apostila do mastercompras

5/7/2018 Apostila Do MasterCompras - slidepdf.com

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MasterCompras

Apresentação

O Sistema MasterCompras, juntamente com os outros sistemas da Linha Administrativa-Mastermaq, éum programa voltado para o gerenciamento do almoxarifado de sua empresa.

Neste módulo, o objetivo é o controle das atividades de compras do estabelecimento. Este sistemapermite todo o acompanhamento dos processos, desde a geração dos pedidos de cotação de preços até aemissão do pedido de compra ao fornecedor

Visando solucionar agilmente suas dúvidas, este "Help" (leia Ajuda ao Usuário) descreve todos osrecursos oferecidos pelo software, além de seus respectivos procedimentos de utilização.



1 - Entrada no Sistema

Logo que se aciona o sistema, aparecerá a tela de entrada no sistema (abaixo). Nesta tela, estará alogomarca da Linha Administrativa, o nome do sistema em que se está entrando e sua versão.

Os dados a serem selecionados são:Empresa: deve-se selecionar com qual empresa se deseja trabalhar, uma vez que o sistema tem a

capacidade de trabalhar com múltiplas empresas; caso só exista uma, ela já estará selecionada;

Nome: nome do usuário;Senha: senha do usuário.

Em alguns dos sistemas nem todos estes campos serão solicitados, conforme o sistema necessite ounão de cada campo.

Somente usuários cadastrados podem acessar os sistemas. O cadastro de usuários é feito no sistemaMasterGerencial. Quando se instala o sistema, já vem um usuário cadastrado, cujo nome é "nome" e cujasenha é "senha"; atente para digitar a palavra "senha" usando somente letras minúsculas.

Exemplo de Tela de Entrada :



2 – Cadastro

Nesse Menu iremos ver todas as rotinas de cadastro do sistema MasterCompras.

2.1 – Centro de Custo

Neste cadastro, cadastramos o Centro de Custo, que são as contas referentes aos processos decompra, se não houver a integração com o MasterFinanceiro, caso aja o sistema assumirá o Centro de Custodo Financeiro.

2.2 – Unidades Administrativas

Neste cadastro, cadastramos as Unidades Administrativas, que pode ser utilizada de varias formas,como por exemplo:

Como Filiais, obras de uma construtora, setores de uma empresa, etc...



2.3 – Estoque

2.3.1 – Locais de Estoque

Neste cadastro, cadastramos o local correspondente ao Almoxarifado, se a empresa possui doisalmoxarifados, teremos que cadastrar dois Locais de Estoque. Se trabalhamos com o MasterEstoque integradoe possuímos um local de estoque diferenciado de um Almoxarifado, não marcaremos a opção “Local destinadoa Almoxarifado”.

2.4 – Fornecedores

2.4.1 – Grupo de Fornecedores

Esta rotina tem por objetivo agrupar os Clientes e Fornecedores, o que permitirá que o sistema façauma classificação dos mesmos e obtenha mais recursos de relatórios e filtros de pesquisas. É importante notarque estes grupos têm de estar diretamente ligados as necessidades da empresa, veja alguns exemplos de

grupos;• Clientes fora do Estado• Fornecedor de Materiais de Escritório• Fornecedor de Materiais de Construção• Clientes Transportadoras• Clientes Construtoras

2.4.2 – Cadastro de Fornecedores

Neste cadastro, cadastramos todos os nossos fornecedores, que serão utilizados para darmos aentrada dos produtos com a nota fiscal.



2.4.3 – Consulta

Nesta rotina, podemos consultar o cadastro de Fornecedores, filtrando por Grupo.

2.5 – Materiais

Neste menu iremos cadastrar todos os materiais que seram utilizados nos processos de compras dentrodo MasterCompreas.

2.5.1 – Grupo de Materiais

Esta rotina tem por objetivo agrupar os materiais, o que permitirá que o sistema faça uma classificaçãodos mesmos e obtenha mais recursos de relatórios e filtros de pesquisas. É importante notar que estes grupostêm de estar diretamente ligados as necessidades da empresa, veja alguns exemplos de grupos e subgrupos;

1. MonitoresMonitor 14”Monitor 15”

2. MousesMouse OpticoMouse sem Fio



2.5.2 – Unidade de Medida

Deve se levantar todas as unidades de medidas utilizadas pela empresa, como exemplo; ( Pç, Mt, Lt,Cx, Um e etc.)

2.5.3 – Fabricante

Deve-se levantar todos os fabricantes (Fornecedores) e cadastra-los afim de se obter mais recursos derelatórios e pesquisas no sistema.

2.5.4 – Classe

Este cadastro permitirá ao sistema diferenciar materiais de um mesmo tipo e vários modelos ou poderáser utilizada como marca no cadastro de materiais, veja exemplo;

1. Caneta esferográfica ...............classe/marca: Paper/Azul2. Caneta esferográfica ...............classe/marca: Paper/Vermelha3. Caneta esferográfica ...............classe/marca: Bic/Azul4. Caneta esferográfica ...............classe/marca: Bic/Vermelha

2.5.5 – Ordem

Este campo serve para identificar a localização do material no estoque, o mesmo será utilizado nocadastro de materiais.

2.5.6 – Tabela Preço

Na tabela de preço, cadastra-se o percentual de venda no atacado, varejo, promoções e descontos etc.

2.5.7 – Informações Fiscais

Nesta rotina encontra-se , os códigos fiscais, código tributário e classificação fiscal reduzida.

2.5.8 - Cadastro de Materiais

A partir de todos os cadastros anteriores, motivo pelo qual é importante seguir esta sequência,passaremos a cadastrar os materiais. Este cadastro deverá ser muito criterioso, não podendo ser omitidonenhum campo pois se assim procedermos, com certeza teremos sucesso no processo de implantação denossos clientes. É importante notar que aqui usaremos todos os cadastros feito anteriormente, como locais deestoque , alíquotas de impostos , grupos/subgrupos, fabricante etc.



2.5.9 – Grade de materiais

A grade de materiais possibilita, cadastrar uma quantidade “x” de materiais do mesmo modelo,distinguindo apenas a cor , tamanho, modelo e marca etc.

2.5.10 – Relatórios

Esta rotina, possibilitará tirar um relatório de assistente de lista de materiais , filtrando através defabricante, subgrupo, grupo, ordem e classe etc ; devido a forma e estrutura que o próprio cliente determina etambém emitirá uma lista de material especifico.

2.5.11 – Etiquetas

Esta rotina será utilizada para emissão de etiquetas de códigos de barra, de acordo com o modeloadotado pelo cliente.

2.5.12 – Requerentes

Nesta rotina cadastraremos todos os requerentes (Pessoas que solicitam os produtos junto aoAlmoxarifado da empresa) para ser utilizado nos lançamentos das requisições.



3 – Movimentações

No menu movimentações ocorrerá todo o processo de compras do sistema.

3.1 – Processos de Compra

Nesta rotina se inicia-se um processo de compra, ao mandar incluir, o sistema colocará um códigosequencial do processo, descrevemos o nome do processo a data e logo em seguida o valor alocado que é ovalor autorizado para compra. Na mesma tela mais abaixo informaremos os requerentes e os itens de cadarequerente, após gravar essas informações execute o botão COTAÇÕES, e primeiramente defina osfornecedores do processo, no botão na tela no lado esquerdo inferior. Terminando a definição, iremos editar orodapé da(s) Solicitação(ões), e terminando imprimimos a(s) Solicitação(ões) de Cotação de Preços.

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Após termos em mãos a(s) Solicitação(ões) já preenchidas, partiremos para a segunda tela, Digitaçãoda SCP, nesta tela teremos que selecionar o fornecedor referente a cotação a ser digitada, e logo aparecerá ositens da cotação para ser digitado os valor, ao terminar um fornecedor teremos que marcar o próximo e fazer omesmo procedimento.

Na próxima tela o sistema irá processar de duas formas:

1ª Selecionar Manualmente/Visualizar SCPNesta opção podemos marcar e desmarcar os fornecedores e itens a ser impresso.

2ª Selecionar Automaticamente



Nesta opção temos duas escolhas Selecionar a Cotação de menor preço Global(Fornecedor com todosos itens somados que totalizou em menor preço) ou Selecionar os Produtos de menor Preço em cada Cotação(Mostra todas as cotações com os itens de menor preço desmarcados para serem impressos nas autorizaçõesde compra, podemos também dar dois cliques para desmarcar algum item que queria imprimir também naautorização).

Obs.: Esta opção Selecionar automaticamente, após o processamento escolha a opção SelecionarManualmente/Visualizar SCP para se fazer algum ajuste para a impressão da autorização de compra.

No tab Autorizações, temos o botão Editar textos da Autorização de Fornecimento - Neste botão iremoseditar o cabeçalho e o rodapé da autorização de fornecimento. Ao terminar a edição de um fornecedor teremosque marcar o próximo fornecedor e fazer o mesmo procedimento.

No próximo botão Gerar Autorizações de Fornecimento, ao executar o sistema gerará uma autorizaçãopara cada fornecedor em forma de pedido de compra. E logo em seguida temos o botão Imprimir Autorizaçõesde Fornecimento, que ao executar imprimirá uma autorização para cada fornecedor pertencente a cotação.No último Tab, lista todos os itens da cotação.



4 – RelatóriosEncontraremos nesse menu, todos os relatórios disponivéis no sistema MasterCompras.

4.1 – Preços de Compra

Este relatório nos mostra os itens com os seus últimos preços de compra.

4.2 – Processos de Compra sem A.F.

Este relatório nos mostra todos os processos que ainda não foram gerado as autorizações de defornecimento.

4.3 – Financeiro dos Processos de Compra

Este relatório nos mostra todos os processos com os seus valores alocados (Valores que sãoautorizados para a compra), o que foi gasto e o valor a restituir.

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