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AYUDA A LAS PYMES A TRAVÉS DE LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD A LA HORA DE DECIDIR EN AMBIENTE DE INCERTIDUMBRE ECONÓMICA

Yolanda Cuesta Altieri

Jefe administración y financiero empresa privada

c/ Ebro 20 La Flecha

47195 Valladolid

Área temática: G) Nuevas tecnologías y Contabilidad. Palabras Clave: Facturae, TIC, Electrónica, EDI, Contabilidad.

81G

AYUDA A LAS PYMES A TRAVÉS DE LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD

A LA HORA DE DECIDIR EN AMBIENTE DE INCERTIDUMBRE ECONÓMICA

Resumen

En este trabajo se explica y se quiere hacer llegar a las PYMES el potencial

que ya esta a su disposición en Internet y el software especifico para ayudarlas a

integrar estas formulas en el día a día del proceso contable y que esto sirva para

lograr información de forma ágil y la tenga disponible para poder tomar de decisiones

en tiempo real y hacérsela llegar a terceros. A partir de la estructura de la cuenta de

Pérdidas y Ganancias vamos a ir viendo herramientas e instrumentos para llevar a

cabo de forma más eficiente, rápida y segura estos procesos.

1.-INTRODUCCION. 2.-DATOS Y ESTADISTICAS 3.-HERRAMIENTAS: GENERALES, CONTABLE-ADMINISTRATIVAS, OTRAS HERRAMIENTAS. 4.-OPCIONES ALGO MAS AVANZADAS. 5.-CASO PRACTICO: PYME PRESTACION SERVICIOS. 6.-SUBVENCIONES Y AYUDAS EXISTENTES AMBITO ESTATAL Y REGIONAL. 7.-CONCLUSIONES. 8.-BIBLIOGRAFIA. 1.-INTRODUCCION Tiempo atrás las tres grandes revoluciones: Agrícola, Industrial y de Servicios

supusieron una renovación de la economía, un cambio en los medios de producción,

en las sociedades,... Hoy en día la nueva revolución en la que estamos inmersos: La

Revolución Tecnológica dará un vuelco a todas las estructuras en las que hoy nos

desenvolvemos.

En este trabajo se explica y quiere hacer llegar a las PYMES el potencial que

ya esta a su disposición en Internet y el software especifico para ayudarlas a integrar

estas formulas en el día a día del proceso contable y que esto sirva para lograr

información de forma ágil y la tenga disponible para poder tomar de decisiones en

tiempo real y hacérsela llegar a terceros. A partir de la estructura de la cuenta de

Pérdidas y Ganancias vamos a ir viendo herramientas e instrumentos para llevar a

cabo de forma más eficiente, rápida y segura estos procesos.

La globalización obligada en el ámbito actual es un hecho en que las PYMES

están ya inmersas. Existen una serie de aspectos en los que dichas empresas han de

realizar esfuerzos en orden a conseguir, no solo la supervivencia en este entorno de

crisis que estamos viviendo, sino también una posición de futuro importante en el

contexto económico.

En el ámbito contable de las empresas de menor tamaño no se debe dejar en

desuso las nuevas tecnologías de la información. Existen mecanismos informáticos

que con una mínima inversión, y en algunos casos totalmente gratuitos, pueden dar

lugar a ahorros de costes y mejora de procesos significativos; lo que conlleva a un

aumento sustancial de la productividad.

Es por ello por lo que los profesionales de la economía debemos fomentar,

formar y ayudar a las Pequeñas Empresas en el cambio a la adopción de las TIC y

trasmitir el uso de nuevas herramientas aplicadas al proceso contable en aras de un

control y un mejor resultado empresarial, ya que muchas veces los instrumentos están

ahí pero el desconocimiento empresarial frena su uso o bien el volumen de

información existente es excesivo y se ha de homogeneizar y agregar.

2.-DATOS Y ESTADISTICAS Uno de los elementos en los que la empresa tiene que hacer mayor incidencia

para alcanzar altas cotas de productividad y competitividad es lograr aumentos en la

innovación.

La innovación tecnológica, la inversión en I+D+I, la puesta en marcha de

procesos basados en las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación,

TIC,... con el fin de dar a los bienes producidos o a los servicios prestados ventajas

diferenciadores del resto de los existentes en el mercado. Este será sin duda uno de

los retos más importantes que deberán lograr las empresas para posicionar sus

productos y servicios en la economía global.

Al respecto a continuación se explican alguna serie de datos y estadísticas en

cuanto a la situación tecnológica de las PYMES en España.

España aun esta retrasada en tecnología según se desprende de un reciente

estudio (2009-2008 ranking) del Foro Económico Mundial sobre la implantación y el

uso de la tecnología de la información y de la comunicación en el mundo.

2008-2009 rank Country/Economy Score

1 Dinamarca 5,85

2 Suecia 5,84

3 Estados Unidos 5,68

4 Singapur 5,67

5 Suiza 5,58

6 Finlandia 5,53

7 Islandia 5,50

8 Noruega 5,49

9 Holanda 5,48

10 Canadá 5,41

11 Corea 5,37

12 Hong Kong 5,30

13 Taiwan, China 5,30

14 Australia 5,29

15 Reino Unido 5,27

34 España 4,50

España ha bajado puestos estando ahora en el puesto 34, de las 134 naciones

evaluadas, habiendo bajado de los puestos 32 y 31 en los años 2007 y 2006

respectivamente.

El índice examina el grado de preparación de los países para usar con

efectividad las tecnologías de la información en tres aspectos: el entorno regulatorio e

infraestructuras; la capacidad de los individuos, las empresas y los gobiernos para

usar y beneficiarse de los avances y la utilización actual de la sociedad de la

información.

En otro informe de abril de 2009, esta vez de la Comisión Europea, se

cuestiona la existencia de una verdadera competencia en las telecomunicaciones

nacionales y se advierte de que los precios son altos en comparación a la media

Europea.

Por tanto es necesario y urgente reducir la brecha digital tanto la que separa a

España de los países mas avanzados del mundo y de la Unión Europea como la

existente entre diferentes áreas territoriales dentro del país y colectivos empresariales

y sociales.

En la empresa española existe una gran diferencia entre las granes y medianas

empresas que ya hacen un uso generalizado de las TIC y las pequeñas empresas y

autónomos donde aun existe un largo camino por recorrer. Mientras que en las

primeras podemos hablar de un 90% de penetración de la banda ancha en la empresa

y del 98% de acceso a Internet, según datos de la Fundación Fundatec (Fundación

para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad), no se esta considerando

el tejido empresarial de micropymes y autónomos que suman 3 millones y que

suponen el 90% de las empresas en donde dichos indicadores no llegan al 70%.

UTILIZACION DE LAS TIC (%). Fuente: INE encuesta sobre el uso de las TIC y

el comercio electrónico.

2007 2006 2005 2004 Empresas que disponen de ordenadores 97,8 98,1 98,4 97,4 Empresas con conexión a Internet 94,9 94,3 92,6 89,9 Empresas con correo electrónico 93,3 92,3 90,4 85,6 Empresas que interactúan con las AAPP por

Internet 67,1 61,7 62,8 61,5

Empresas que obtienen servicios bancarios y

financieros por Internet 86,0 85,7 85,1 90,1

A pesar de los tiempos de crisis que vivimos se prevé un crecimiento

significativo del comercio electrónico rebasando los 5,6 billones de euros según la

empresa analista informática IDC. La banda ancha va a seguir creciendo y el tiempo

de uso en el hogar también gracias a la tarifa plana. Se desplazara a otras opciones

de ocio y según los expertos los consumidores usaran Internet para realizar su compra

dada la facilidad para comparar ofertas unido a la conveniencia de hacerlo desde

casa. Ya durante el año 2008 se alcanzo un aumento significativo con respecto al año

2007 en lo que ha operaciones en Internet se refiere ya que se llegaron a realizar 66,2

millones de operaciones un 41,8% mas que el año previo.

Esta es una oportunidad que hay que aprovechar ya que según datos

recabados por el estudio Las tecnologías de la información y alas comunicaciones de

la ciudad de Madrid realizado por Everis en 2008, en dicho territorio aunque el 46% de

las empresas de la capital realiza de alguna manera transacciones online, solo un

8,8% vende a través de la red. Por tanto hay que mejorar esta situación y adaptarse a

esta nueva forma de comercio para lograr la supervivencia en tiempos difíciles.

3.-HERRAMIENTAS: GENERALES, CONTABLE-ADMINISTRATIVAS, OTRAS HERRAMIENTAS. En empresas de tamaño importante se ha estandarizado la implantación en el

proceso administrativo de las ERPs (Enterprise Resource Planning) o sistemas de

gestión empresarial. Un ERP es un conjunto de aplicaciones que cubren, bajo un

mismo programa, las necesidades de los usuarios en las diferentes áreas de una

empresa: área económico-financiera, logística, comercial, producción y recursos

humanos. Con ello se logra automatizar procesos, realizarlos en menor tiempo y con

mayor precisión.

Para las empresas de tamaño reducido estas aplicaciones suponen un

desembolso a la que difícilmente pueden hacer frente debido a su elevado coste. Pero

no por ello han de quedarse atrás en la innovación y mejora de procesos

administrativos y contables, sino que con la combinación de una serie de herramientas

que a continuación se explican pueden conseguir un procesos de trabajo muy similar

al que consiguen las Grandes Empresas con entornos ERP.

3.1.-HERRAMIENTAS: GENERALES Empezaremos por la World Wide Web, estar conectados nos permite el

acceso a páginas web que abarcan información, no solo el ámbito regional o nacional,

sino también mundial. En relación a la información económica uno de los lugares de

mayor utilidad son las distintas paginas de los medios de prensa, tanto prensa general

como prensa económica. A través de ellas podemos acceder de forma instantánea no

solo a la información más actual, sino también a ejemplares anteriores. Esto nos

permitirá conocer en tiempo real gran diversidad de temas importantes para nuestra

empresa.

También en Internet podremos buscar proveedores y clientes potenciales y

seleccionar los más adecuados para la actividad empresarial que llevemos a cabo.

Otro grupo importante de información lo podemos encontrar en las páginas de

las distintas entidades financieras. En dichas webs se recogen datos acerca de la

situación económica del país y del mundo, la evolución de los distintos indicadores,

por otro lado también es posible realizar la mayoría de operaciones bancarias que

realizamos en nuestra sucursal. Aquí los empresarios pueden entrar en contacto con

los distintos aspectos del ámbito bancario: Financiación, inversión,....., estudiar sus

ventajas e inconvenientes, realizar comparaciones entre las ofertas de dos o mas

entidades etc.

Por otra parte instituciones tanto públicas como privadas reflejan gran cantidad

de información económica en sus webs, por ejemplo los Ministerios, las cámaras de

comercio, diputaciones, ayuntamientos, comunidades autónomas, colegios de

economistas... En estas encontramos información puntual y precisa sobre los aspectos

relevantes del territorio en que se enclavan. Con ello las empresas podrán estudiar y

realizar comparaciones sobre la actividad y características económicas de diferentes

sectores de todo el país, o inclusive de varios países del mundo.

Además existen numerosas páginas web en donde se puede acceder gratis a

formación sobre economía, hay cursos on line sobre contabilidad, fiscalidad, productos

financieros, marketing, herramientas informáticas (muy útiles en el proceso contable)...

Además las PYMES pueden tener su presencia en Internet mediante la

creación de su propia página web en la que permitan al resto de usuarios de la red

conocerles y proporcionarles información acerca de la actividad de negocio que

desarrolla la empresa así como permitirles la realización de pedidos, la venta on

line…. Incluso seria interesante realizar un web con un blog corporativo o realizar

presentaciones y promocionarse en redes sociales como Facebook, Twitter y Xing por

ejemplo, esto es emplear recursos Web 2.0.

También la empresa puede crear su propia Intranet, en donde se utiliza la

tecnología Internet en un entorno cerrado circunscrito al ámbito de una compañía, se

crea un canal de información interno al que tienen acceso los diferentes integrantes

de la organización que les permite tener de forma segura, rápida y accesible

información acerca de diferentes áreas de la organización. Existe otro tipo de web que

es la Extranet es cuando se permite el uso de ese canal que es la Intranet a los

principales agentes externos de la empresa como son: clientes, proveedores,

empresas asociadas,…

En momentos como el que estamos inmersos de crisis económica, el

empresario debe seguir avanzando y potenciar su presencia en Internet ya que es un

medio masivo que consulta prácticamente el 100% de la población y hay que estar

donde esta el consumidor, una pagina web es un anuncio las 24 horas del día,7 días a

la semana, los 365 días del año.

Otro instrumento importante es el correo electrónico, e-mail, nos permite

enviar y recibir en pocos segundos gran cantidad de información. El coste es

considerablemente mas bajo que en otros medios de correo como el correo tradicional,

el correo mediante compañías de correo privadas e incluso que el fax. A esto se une

una ventaja adicional como es la sencillez de su uso.

Aplicado a la empresa en particular tenemos las siguientes aplicaciones:

podemos estar permanentemente en contacto con nuestros proveedores y clientes ya

que no es necesario que en ese momento estén conectados a la red, bastara con que

accedan a su correo en el momento en que enciendan su ordenador. A través de esta

herramienta podemos tanto recibir como enviar pedidos para su tramitación, podemos

preguntar y responder acerca todo tipo de cuestiones al respecto del producto o

servicio demandado u ofertado, podemos imprimir sus respuestas una vez las

hayamos recibido en nuestra dirección de correo, enviar y recibir facturas, podemos

estar en contacto con los otros miembros de la empresa para intercambiar

informaciones,...

Por otro lado el e-mail va a permitirnos mantener una agenda en donde tienen

cabida multitud de direcciones a las cuales remitirnos para pedir cualquier tipo de

información, como pedir actualización de los datos necesarios para un pedido,

podemos utilizarlo como herramienta en la búsqueda nuevos proveedores o clientes

ya que permite enviar solicitudes en el mismo momento a diferentes empresas en un

solo click, esta función se conoce con el nombre de lista de correo.

Dentro del correo electrónico el empresario puede recibir información acerca de

los temas de su interés a través de los grupos de noticias. Se puede suscribir a los

grupos de noticias relacionados con el área del que se necesite información o estar al

día, así instantáneamente recibirá comunicación sobre esta por parte de otros

empresarios con los mismos intereses, igualmente el puede enviar sus aportaciones.

Otra herramienta fundamental: los Chats y/o las Redes Sociales, en

ambos casos se nos permite conversar a través del teclado en tiempo real con

distintos usuarios que en ese momento están conectados a la red. Así podemos

intercambiar con estos todo tipo de información. Por ejemplo con nuestros contactos

comerciales si tenemos acceso a comunicarnos desde este sistema podemos recabar

información sobre diferentes dudas que nos surgen, ampliar información, recabar su

opinión sobre aspectos varios...

También pueden crearse Chats/Redes Sociales de empresarios que persiguen

los mismos intereses para comentar sus inquietudes y contrastar sus opiniones. Así

mismo se pueden conectar a Chats/Redes Sociales donde se debatan temas de

economía como por ejemplo temas acerca de la bolsa, de marketing, de evolución de

la situación económica, de aspectos contables y fiscales etc.

La principal ventaja es que es estas sesiones es obtener una comunicación

fluida y evitar los costes de desplazamiento.

Seguimos con la función File Transfer Protocol, FTP, (Protocolo de

Transferencia de Archivos), con ella se consigue acceder a los diversos programas y

archivos que están en la red y además nos permite copiar estos en el disco duro de

nuestro ordenador o en una memoria Usb. Hay multitud de programas relacionados

con la PYME en la red. Actualmente la copia o descarga de archivos esta mucho mas

simplificada y se puede realizar desde las paginas web mas interesantes a través de

un solo toque en el botón del ratón.

Es importante aquí hablar de la compresión de los ficheros ya que esto nos

dará lugar a tardar menos tiempo en descargárnoslos y por lo tanto a reducir el coste.

Hoy en día existen multitud de recursos gratuitos en la red de compresión y posterior

descompresión de programas y archivos que necesitamos bajarnos para poder realizar

estas funciones cada vez que sea necesario.

Por otra parte conviene apuntar la posibilidad que nos ofrece hoy en día la red

de forma que con las conexiones remotas podemos acceder a nuestro ordenador de la

oficina desde cualquier otro ordenador y trabajar en el sin tener que estar físicamente

en la empresa. Y todo ello de forma gratuita.

Otra herramienta imprescindible: las comunicaciones telefónicas y de fax

vía Web, Vídeo conferencia, al respecto de las comunicaciones es importante

destacar la posibilidad de realizar llamadas telefónicas a través de la web sin coste

añadido con el uso de software específico como es el caso de Skype. Así mismo es

posible el envío de faxes desde el propio ordenador sin necesidad de imprimir el

documento con el consiguiente ahorro.

En una video conferencia se unen sonido e imagen permitiendo en tiempo real

la conexión de diferentes personas, es una verdadera sala virtual en donde pueden

mantener reuniones desde un punto del planeta y ser seguidas a la vez por varias

personas en cualquier parte del mundo. Esta función es uno de los potenciales

instrumentos en la red que mayor seguimiento tendrá en el futuro.

Por ultimo hablamos de Cloud Computing o Computación en la red

(Nube), es un avance informático de los de mayor potencial en estos tiempos de

crisis, consiste en que los servicios y aplicaciones que gestiona internamente la

empresa tales como el e-mail, las copias de seguridad, o las herramientas ofimáticas

se externalicen en empresas que les ofrecen estos servicios a través de Internet; en

otras palabras las aplicaciones se basan en servicios alojados de forma externa en la

propia web. De esta forma se consiguen ahorros importantes a la hora de la

adquisición de hardware y software, así como ventajas de accesibilidad.

3.2.-HERRAMIENTAS: CONTABLE-ADMINISTRATIVAS Contabilización tecnológica Cifra de Negocios

Actualmente existen en el mercado diversas herramientas para llevar a cabo el

trabajo contable en relación a la facturación emitida por la empresa, estas son:

• EDI / XML

• Factura Electrónica

Seguidamente vamos a explicarlas tanto en su concepto como en su aplicación

contable.

• EDI / XML

EDI, (Electronic Data Interexchange), significa Intercambio Electrónico de

Datos. Permite automatizar gran parte de los procedimientos entre proveedores y

clientes, se trata de que tanto los procesos de facturación como de pedidos y otros

muchos sean realizados automáticamente con el formato normalizado EDI entre

diferentes sistemas informáticos evitando errores de tecleado y logrando ahorro de

costes.

Los programas que manejan EDI están conectados con las aplicaciones de

gestión empresarial, entre ellas los principales software contables, de forma que las

transacciones se envían y reciben a través de Internet llegando a su destino y

distribuyéndose entre los distintos programas de gestión.

EDI maneja órdenes de compra, facturas, pedidos, cambios de diseño,

comunicación de resultados etc.

XML, Actualmente EDI esta evolucionando al EDI/XML este es un sistema EDI

a través de Internet que emplea formularios con el lenguaje XML. Sirve para el

intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas entre ellas:

bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo, etc. Permitiendo dicho intercambio

de manera segura, fiable y fácil.

• Factura Electrónica.

La facturación electrónica consiste en la transmisión por medios electrónicos de

las facturas entre emisor y receptor firmados digitalmente mediante una firma

electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Dicha transmisión de un

ordenador a otro deberá recoger el consentimiento de ambas partes va a equivaler y

va a tener la misma validez legal que la factura en papel.

Los formatos validos son EDIFACT, XML, PDF, HTML, doc, xls, gif, jpeg o txt,

entre otros.

El emisor debe conservar una matriz o copia de la factura definida por la

legislación como: “Se entiende por Matriz de una factura: un conjunto de datos, tablas,

base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las

facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas....”

Igualmente es importante en la emisión de facturación electrónica que exista

garantía de accesibilidad completa en cuanto a la visualización, búsqueda selectiva,

copia, descarga en línea e impresión.

Por su parte el receptor ha de verificar los contenidos mínimos exigibles y la

firma electrónica. Debe conservar las facturas electrónicas tras asegurarse de la

legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, de los datos asociados y

de la verificación de la firma que lleva la factura.

En la práctica contable vemos las ventajas al usar estos formatos para lograr

reducir los procesos contables:

*) Normalizando uso paquetes EDI/XML/ Factura electrónica conjuntamente a los

software contables. A la hora de contabilizar los ingresos si estos han sido

generados mediante este tipo de software o convertidos a estos formatos,

teniendo en la aplicación informática contable la posibilidad de importarlos, esta los

“lee”, “interpreta” y realiza los asientos en la contabilidad de la empresa de forma

automática, con lo que en pocos minutos se contabilizan los documentos de ventas

que de la manera tradicional era una de las tareas mas farragosas.

*) Empleo del Excel y OpenOffice

Existe la posibilidad en Excel, programa de Microsoft estándar, de guardar y

abrir documentos XML desde Excel, así como asociar campos XML a las celdas de

una hoja de cálculo de Excel, para poder importar datos desde un archivo

XML o exportar los datos de Excel a un archivo XML. De esta forma conseguimos

la misma funcionalidad que con paquetes EDI pero con un coste menor. La

operativa en relación a la contabilidad una vez generado el archivo XML es igual a

la descrita en el párrafo anterior.

Así mismo Openoffice permite guardar en XML, una vez o generados los

archivos o tras guardar los que teníamos en archivos xls.

Para los no muy iniciados en informática existen programas que nos

convierten los formatos de Excel, XLS, en XML tanto de código abierto como de

pago como “Convertir XLS” que con un coste no muy elevado se puede adquirir

en el mercado de forma sencilla.

Para que estos procesos sean realidad en la práctica debemos presionar a los

fabricantes de software contable para que incorporen como una utilidad más esta

funcionalidad de importar y “traducir”.

Contabilización tecnológica Aprovisionamientos y gastos explotación.

Las herramientas con las que vamos a desarrollar el nuevo proceso contable

en relación a la contabilidad de las operaciones de compra son:

• Lápiz Contable

• Contarapid

Ambos pueden ser usadas en el apartado anterior y viceversa pero en el logro

de un mayor eficacia consideramos mas adecuado esta forma de trabajar.

Lápiz Contable, es una herramienta compuesta por un escáner tipo lápiz y una

aplicación de software que, enlazada con una aplicación de contabilidad, permite crear

los asientos contables, pasando el "lápiz" por encima de los datos que le interesen.

En el programa de esta herramienta la información va apareciendo en pantalla según

se va capturando, y una vez se haya completado, aparece el nuevo asiento.

Terminada la generación de los asientos, se procesan y se ponen a disposición de su

aplicación de contabilidad para que puedan ser importados. Es soportado por la gran

mayoría de aplicaciones contables del mercado español

Contarapid, en este caso se trata de un software que tras escanear los

documentos los contabiliza de forma automática además va a permitir hacer

búsquedas por importe, fecha, proveedor, etc. sin tener que introducir ningún dato de

forma manual. Una vez escaneado se exporta el asiento contable al programa de

contabilidad de la empresa. Únicamente al recibir la primera factura de un nuevo

proveedor, acreedor o cliente, se parametrizan los campos que contiene (Nombre,

NIF, fecha, cuentas contables…). Este proceso no supera los 30 segundos sin que se

requiera la presencia de una persona frente al ordenador, salvo para alimentar el

escáner con facturas.

Contabilización tecnológica Existencias.

Existen muchos recursos fáciles de usar y gratuitos en la Web que nos ayudan

a llevar un control de los inventarios de una manera fácil rápida y segura.

Generalmente nos referimos a programas como Excel o Access.

En la página de Microsoft office online tenemos plantillas para este control.

Igualmente existen otra serie de recursos libres en Internet y por otro lado se

puede diseñar fácilmente un recurso de este estas características por el propio

usuario.

Una vez obtenida la información en estos formatos es fácil hacer el traspaso a

contabilidad para realizar el asiento de valoración de existencias bien de la forma

tradicional o bien empleando las herramientas EDI o XML y configurando el software

contable para que automatice el proceso.

Contabilización tecnológica amortización e inmovilizado.

Al igual que en el apartado anterior si no se encuentra esta herramienta

integrada en el programa contable podemos acudir a plantillas disponibles en la web

con esta utilidad. Así realizaremos el proceso de la amortización de forma rápida

segura en los cálculos y sencilla.

Contabilización tecnológica costes de personal.

En la empresa puede que se realicen directamente las tareas referidas a las

nominas, seguridad social contratación o puede que estén subcontratados con un

tercero, en ambos casos podemos obtener de los programas de gestión laboral los

archivos necesarios para contabilizar los costes de personal sin necesidad de generar

manualmente los asientos.

Por otra parte en el caso de que la empresa lleve directamente las tareas de

recursos humanos, esta cuenta con herramientas imprescindibles como son Sistema

Red, Contrata, etc. Que nos puede ser de utilidad en el departamento contable por

ejemplo a la hora de domiciliar los pagos a la seguridad social o a la hora de elaborar

presupuestos o comparar los gastos de periodos distintos llevando estas

informaciones a una tabla de Excel se puede trabajar con los datos y sacar

conclusiones importantes.

Contabilización tecnológica tesorería.

En relación a la banca electrónica, aspecto relevante es la información de la

que disponemos acerca de todos los productos bancarios existentes como: depósitos,

leasings, préstamos, factoring,… Podemos comparar las ofertas que existen en el

mercado de todas las entidades que nos interesen y así elegir la que mejor se adapte

a nuestras necesidades.

Además los bancos ofrecen a través de la banca electrónica la descarga de

programas de forma gratuita de gestión de remesas tanto de cobro como de pago, de

manera que no es necesario hacerlo de forma manual y nos ayuda también a ser mas

rápidos en este proceso ya que los datos son guardados y no es necesario darlos de

alta cada vez, este útil es muy practico ya que generalmente los proveedores a pagar

y los clientes a cobrar se vienen repitiendo en las PYMES.

Existe otro instrumento al que tenemos acceso desde la banca electrónica que

es de gran utilidad y aplicación en la práctica contable: generar los ficheros

electrónicos de los extractos bancarios mediante la generación desde la página Web

de los bancos de un archivo específico llamado cuaderno 43 que descargarnos el

directamente y en tiempo real a nuestro ordenador y desde nuestro programa contable

atrapamos esa información para que se convierta en asientos automáticamente. Esto

nos va a permitir realizar la conciliación bancaria a la vez que los asientos tanto de

cobro y pago como cualquier otro de una mayor complejidad.

Y como resultado podemos conocer en tiempo real la situación del circulante

de la empresa en un menor tiempo de plazo que hasta ahora para poder prever las

necesidades reales y así optimizar los flujos de tesorería.

Contabilización tecnológica Obligaciones fiscales.

La Agencia Tributaria de España nos ha introducido en el empleo de las

herramientas de las nuevas tecnologías desde tiempo atrás. En su página Web

encontramos la oficina virtual que nos permite acceder, con el correspondiente

certificado digital, a un número importante de trámites e información que nos agiliza

en el proceso diario del contable.

Podemos realizar las declaraciones trimestrales y su pago, consultar

declaraciones, obtener certificados, interposición de recursos, aplazamiento de

deudas,.. la integración de los programas contables con la AEAT es prácticamente

general y total en la mayoría de los software contables del mercado. Estos generan los

ficheros que luego son importados en la página Web de la AEAT y podemos realizar

estos trámites.

Cabe destacar también el trabajo realizado por la AEAT en relación a la

facturación digital y la facilidad y disponibilidad de los documentos y programas al

respecto. Igualmente sin necesidad de certificado las herramientas que pone la

administración tributaria son muy importantes como por ejemplo la descarga de

programas para cumplimentar las declaraciones fiscales desde el programa de renta

de las personas físicas hasta las declaraciones anuales del IVA por poner un par de

ejemplos y por supuesto toda la legislación y consultas tributarias existentes.

Contabilización tecnológica: Legalización libros y Cuentas anuales.

Los Registros Mercantiles ponen a disposición de los usuarios los programas

necesarios para el depósito de cuentas anuales y la legitimación de los libros

contables.

Asimismo es posible presentar estos documentos por vía telemática para ello

generalmente los programas de contabilidad disponen de la posibilidad de crear los

libros contables en formato digital para luego ser remitidos al Registro Mercantil bien

tras copiarlos en un CD para luego llevarlos al Registro pertinente o bien

telematicamente, sin tener que trasladarse, tras obtener el correspondiente certificado

digital del Registro. De igual forma se puede realizar idéntico proceso a la hora de

elaborar y presentar las cuentas anuales.

En ambos casos nos evitamos los farragosos procesos de la impresión de

innumerables páginas y la trascripción de datos, con el consiguiente ahorro de costes

tantos económicos como de tiempo.

3.3.-HERRAMIENTAS: OTRAS HERRAMIENTAS. Muchos programas contables nos proporcionan una serie de informes como

son Balances, cuadros de costes, listados de bienes, etc., si bien algunos casos estos

no son suficientes para el empresario o terceros que muchas veces demandan mayor

información como son ratios, diagramas, comparativas. Para satisfacer estas

necesidades tenemos en la web distintas aplicaciones gratuitas en donde a partir de la

introducción de datos obtenidos del balance de situación y de la cuenta de pérdidas y

ganancias nos realiza varios análisis financiero, de rentabilidad y de gestión.

También existe software especializado y accesible a un coste reducido para la

realización del Cuadro de Mando Integral, (CMI), o Balance Scorecard es un sistema

de gestión estratégica con esta herramienta se nos indica la visión y la estrategia a

todos los niveles de la empresa, complementa los indicadores financieros de los

hechos pasados con indicadores financieros y no financieros de los aspectos clave

que influirán en los resultados del futuro, con ello la empresa gestiona su estrategia a

largo plazo y lleva a cabo procesos decisivos.

4.- OPCIONES ALGO MAS AVANZADAS.

Las PYMES con un tamaño mayor que una pequeña empresa pueden

necesitar de unas herramientas algo más homogéneas en su uso y aplicación. Así

podemos volver a hablar de los ERP s pero de una gama de productos mas sencilla y

mas económica. Ya definimos que un ERP es un conjunto de aplicaciones que

cubren las necesidades de los usuarios en las diferentes áreas de una empresa: área

económico-financiera, logística, comercial, producción y recursos humanos.

¿Que se consigue con estas herramientas?: Tres importantes objetivos que

son:

- Toma de decisiones y compartir la información, se busca obtener una

información contable financiera y de operaciones eficiente, de forma que se

accede a información integra y posibilite y mejore la toma de decisiones.

- Optimización Procesos Integrados: reducción de tiempo y de costes y mejora

de la productividad.

- Mejora del servicio de atención al cliente

Suelen abarcar todas o casi todas las áreas de la empresa, si bien inicialmente

se puede implementar los módulos básicos y luego ir ampliando. Los módulos para el

Área Económico-Financiera son: Módulos de Gestión financiera, Contabilidad de

costes, gestión de inversiones, Tesorería, Informes para el controller. Para el Área

logística: Modulo de logística general, control de materiales, mantenimiento

planificación y control de la producción, control de la calidad, ventas y distribución,

sistemas de gestión de proyectos. Y para el Área de Recursos Humanos: Módulos de

control y gestión nominas, seguros sociales, contratos, etc.

Por ejemplo existen multitud de recursos en la web que nos ofrecen este tipo

de productos de forma totalmente gratuita o bien con un coste de mantenimiento

bastante ajustado tales son los casos de: Abanq, Openbravo, OpenERPSpain,

OpenXpertya.

Así mismo es de destacar el esfuerzo de algunas empresas como es el caso

del periódico Expansión que junto con la empresa de software GoldenSoft en el mes

de abril de 2009 ofertaron a precio realmente asequible un ERP que abarcaba la gran

parte de los módulos descritos: marketing y CRM, Customer Relationship

Management, (sirve para conocer a fondo los clientes de una empresa), Gestión

laboral, Plan contable, Gestión de productos, Software de ventas, Almacén logística e

informes, Software TPV y Gestión de tesorería.

5.- CASOS PRACTICOS: PYME PRESTACION SERVICIOS. El protagonista de nuestro caso práctico es un empresario que se dedica a la

prestación de servicios de limpieza a edificios y locales, actualmente dispone de varios

ordenadores en las oficinas de la empresa. Las tareas que realizan informaticamente

son las básicas: dispone de los programas de oficina mas usuales como son Word y

Excel, un programa de contabilidad estándar. Emplea el correo electrónico

esporádicamente y en cuanto a la banca electrónica se limita a consultar los

movimientos de las cuentas corrientes.

A consecuencia de la grave crisis económica por la que estamos pasando en la

empresa se ha constatado la disminución de las ventas así como un retraso en los

cobros de clientes. El empresario ha decidido dar un impulso a la actividad y para ello

ha pensado en las nuevas tecnologías de la información aplicadas a la administración

empresarial y a la contabilidad.

Para ello gracias a un Asesor Tecnológico al que ha tenido acceso gracias al

proyecto Asesores TIC han realizado las siguientes acciones.

En cuanto a las Herramientas Generales:

Ha creado junto al asesor una pagina web desde la pagina Googlepages así

como ha abierto unas nuevas cuentas de correo gratuitas desde gmail, también ha

realizado un Blog corporativo en Blogger en el que van a ir incorporando noticias

sobre la actividad que realizan.

Además se ha registrado en Facebook con el objeto de pertenecer a una

comunidad virtual en la que reunir a gente con intereses comunes a la empresa.

Por ultimo ha empezado a desarrollar una Tienda on line en la que ofertar sus

productos a un amplio numero de clientes potenciales que están en la red, para ello se

ha decidido por PRESTASHOP que presta esta funcionalidad de forma totalmente

gratuita.

A continuación han seguido adentrándose en la red y con la ayuda de las

funciones de bases de datos que ofrece Excel ha realizado una base de datos de

clientes potenciales así como de proveedores a estudiar.

Con respecto a las entidades financieras ha solicitado el alta de la empresa

para realizar transferencias de forma electrónica así como ha solicitado información

sobre las programas para generar remesas tanto de pago como de cobro. Además se

ha informado de la utilidad de disponer de los extractos bancarios en formato

electrónico.

En relación a los tramites con las Administraciones Publicas se ha procedido a

dar de alta la empresa en las webs de la comunidad autónoma en la que realiza su

actividad y de la Diputación y Ayuntamiento de forma que mediante RSS le suministra

como suscriptor de información la información de su interés actualizada

frecuentemente. Así mismo ha solicitado información en la Cámara de Comercio de su

provincia acerca de que tramites se pueden realizar en Internet en relación a la

Administración Digital y cuales son las oficinas virtuales de las Administraciones que le

corresponden.

En el ámbito de Formación ha encontrado y van a realiza el empresario y sus

trabajadores unos cursos on line gratis sobre los siguientes contenidos: “Organiza la

agenda de tu negocio a través de las herramientas de correo electrónico”, “Utiliza el

procesador de texto para realizar un mailing a tus clientes” y “Nuevas tecnologías en

la Sociedad Digital del conocimiento: Software libre y Web 2.0”.

En cuanto a las comunicaciones ha reorganizado las bandejas de entrada de

las cuentas de la empresa de forma que todos tengan el mismo esquema y sea más

fácil e intuitivo el trabajo con los mensajes electrónicos.

Se ha dado de alta en Skype de forma que ahora puede realizar llamadas

gratis entre usuarios de Skype sin restricciones de tiempo ni si el tipo de llamada sea

local, nacional o internacional, igualmente ha logrado con el uso de este software

abaratar los costes de llamada a teléfonos fijos y móviles gracias a las tarifas que le

han ofertado. Además ha instalado el software de Videollamadas de forma que puede

organizar reuniones virtuales con sus colaboradores sin tener que desplazarse

físicamente.

Por ultimo nuestro empresario se ha registrado y descargado de forma gratuita

el software LogmeinFree (Programa que da soluciones de acceso remoto) de forma

que ahora tiene la posibilidad de acceder y trabajar en el ordenador de la oficina desde

cualquier ordenador que tenga conexión a Internet.

Con todas estas herramientas generales ha conseguido una presencia mucho

mas relevante en el mercado dando a conocer su empresa a una gran cantidad de

usuarios potenciales, así mismo en la búsqueda de la reducción de costes el estudio

que va a realizar sobre proveedores potenciales, si llega a buen puerto, le supondrá

una reducción de costes importantes en relación a las compras, e igualmente va a

lograr una importante reducción en el coste de las comunicaciones. Además la

posibilidad de trabajar con conexión remota le proporciona flexibilidad a la hora de

poder acceder a sus archivos e informaciones mientras esta en casa, en el trayecto de

un viaje, en reuniones fuera de la oficina…Todo ello con un coste prácticamente nulo.

En cuanto a las Herramientas Contable - Administrativas:

Nuestro empresario empieza a realizar cambios en la contabilización de

ingresos y ha decidido estudiar la incorporación de la e-factura en el medio plazo, si

bien asesorado por el técnico en TIC en el corto plazo se ha decidido a automatizar el

trabajo contable. Así se va a implantar el sistema de registro contable de los ingresos

a través del traspaso contable desde el programa de facturación al de contabilidad a

través de la creación de ficheros XML que son importados por el software contable,

para ello han hablado con los proveedores de la solución informática contable y han

logrado implantar ese funcionalidad, de esta forma la laboriosa tarea de contabilizar

los ingresos mensuales queda reducida a unos segundos.

Para la contabilización de los gastos la empresa se decanta por la adquisición

de un software de reconocimiento de facturas de forma que estas se escanean y

automáticamente se crea el asiento contable.

En relación al registro de existencias se ha optado por una de las plantillas

existentes en la pagina de Microsoft office online, allí tenemos varias plantillas útiles

para este cometido por ejemplo en: Página principal > Plantillas > Categorías de

plantillas > Bases de datos > Access 2007 > Trabajo.

Análogamente para el control de los inmovilizados y de sus respectivas

amortizaciones que hasta ahora se venían registrando de forma manual en papel.

Respecto a la contabilización de los costes de personal se ha definido con la

empresa externa que le suministra este servicio los parámetros para que en vez de

recibir la información por papel sea de forma informática y así poder importar los

ficheros para la realización de los asientos de nominas evitando así hacerlo de forma

manual. Esta utilidad estaba presente en el programa contable que tenia la empresa

pero lo desconocían.

Tras hablar con su banco y solicitar las funcionalidades electrónicas existentes,

se generan las remesas con el programa solicitado por el banco logrando un ahorro

de tiempo importante. Así mismo los extractos bancarios se los baja de la pagina web

de su banco con el formato del Cuaderno 43 lo que le va a permitir la conciliación

prácticamente automática a la hora de realizar las tareas de contabilizar los

movimientos de tesorería tanto de cobros como de pagos, prestamos, leasings, etc.

Todo ello gracias a un modulo que existía también en su programa de contabilidad y

en el que no habían reparado nunca.

Si bien la empresa cuenta con el certificado digital y realiza algunas de las

tareas con relación a la Administración Tributaria con esta funcionalidad (básicamente

descarga de impresos y envío de impuestos), el asesor Tic muestra al empresario y a

sus trabajadores nuevas funcionalidades de la pagina Web de la AEAT como son la

consulta integra de declaraciones: Por ejemplo para obtener un certificado de estar al

corriente en las obligaciones tributarias sin necesidad de acudir a solicitarlo ni a

recogerlo a la Delegación: Oficina Virtual – Otros Tramites – Certificaciones tributarias.

Otro ejemplo para consultar sus impuestos e incluso hacérselos llegar a terceros

telematicamente sin necesidad de fotocopiar ni enviar faxes además de lograrlo de

forma mas rápida y segura a través de: Oficina Virtual – Consultas de Declaraciones –

Consulta integra de modelos presentados o el pago de impuestos en línea mediante la

opción: Oficina Virtual – Pago de Impuestos – Pago mediante cargo en cuenta. Estas

son solo algunas de las posibilidades existentes.

Así mismo el empresario junto al asesor acuden a la página Web del Registro

Mercantil y solicitan el certificado para poder enviar las cuentas anuales y los libros

oficiales mediante la opción informática con esto se evita la presencia física en el

registro y el abaratamiento de costes en relación a la impresión de todos estos

documentos.

Por último y con el fin de disponer de informes al respecto de la situación de la

empresa han descargado desde la página siguiente: economia-excel.blogspot.com la

aplicación que les reporta informes económicos y financieros de forma automática tras

introducir los datos de los balances y cuenta de pérdidas y ganancias. También

destacar la información al respecto existente en la página www.ecomur.com en

modelos económicos y financieros con Excel, donde el empresario dispone de

herramientas gratuitas para el cálculo del umbral de rentabilidad o análisis de las

fuentes de financiación entre otros.

Con el ahorro de tiempo que consigue el personal administrativo contable, el

empresario redefine el trabajo de este personal de forma que ahora el trabajo pesado

al haber quedado reducido al máximo permite un ahorro de tiempo que lo van a

dedicar a potenciar la información obtenida por estas herramientas y así poder prestar

mayor atención a aspectos estratégicos de la empresa y a su gestión de forma más

eficaz.

6.- SUBVENCIONES Y AYUDAS EXISTENTES AMBITO ESTATAL Y REGIONAL. En el desarrollo de esta aventura tecnológica los empresarios cuentan con

varias ayudas entre ellas:

• Plan Avanza, Ministerio de Industria Comercio y Turismo: Prestamos ICO Plan

Avanza TIC con tipo de interés cero, cuyo objetivo es: Financia: “Productos

electrónicos, informáticos y de telecomunicaciones, incluyendo hardware, software,

aplicaciones, servicios y contenidos para: Acceso a Internet en banda ancha y los

productos de acceso, incluidos los de seguridad. Presencia en Internet, herramientas

de gestión avanzada: CRM (Sistemas de gestión de clientes), ERP (Sistemas de

gestión empresarial), Sistemas de cadena de suministro, Sistemas de gestión

documental, etc. Comercio electrónico y facturación electrónica. Más información:

http://www.ico.es/web/contenidos/0/272/index.

Otro recurso interesante es el que nos ofrece el Ministerio es el canal

empresarial Dinamízate donde pone a disposición de las pymes y autónomos

información en tecnología en soluciones TIC para distintas áreas de negocio. Por

ejemplo: Como aumentar ventas por Internet o Nuevos modelos para superar la crisis

a través de la Web 2.0 o Internet y la relación con la Administración Publica, todo ello

en: http://www.dinamizate.es.

• Murcia Pymes en RED: La línea de actuación de este programa se toma como

ejemplo de este tipo de planes que se están llevando a cabo desde diferentes

Comunidades Autónomas. En este caso el objetivo es contribuir a la incorporación de

las TIC en los procesos de negocio de las Pymes, Micropymes y Autónomos para

lograr que la productividad de las mismas mejore. Se va a orientar a estas empresas

de forma que lleven a cabo inversiones en TIC para cubrir sus necesidades actuales y

para proporcionarles continuidad en su negocio. Para ello 1.000 de estas entidades de

la Región de Murcia recibirán asesoramiento experto y gratuito prestado por

profesionales TIC dando lugar a un Informe de Diagnostico y a la ejecución de un plan

de mejora.

• Castilla y León: A través de diferentes programas apoya a la PYME, alguno de ellos

en relación al tema que nos ocupa son:

Programa de Apoyo a la Innovación de las Pequeñas y Medianas Empresas

2007-2013 (Programa InnoEmpresa). Apoyar la innovación y la competitividad de las

Pymes mediante la realización de proyectos en los ámbitos: tecnológico, organizativo y

de gestión empresarial. Estimular la adopción de tecnologías y prácticas innovadoras.

Programa Impulso. Crecimiento Empresarial. Invierte en Crecimiento Fomentar

el crecimiento y la modernización tecnológica de las empresas capaces de generar

nuevos puestos de trabajo.

Programa Idea & DecI+de. Asesoramiento y Apoyo a la Innovación Servicios

especializados de asesoramiento y apoyo a la innovación prestados por intermediarios

de innovación cualificados.

• Varios:

Asociación Europea Regional Sociedad Información: http://www.ianis.net/Pages/default.aspx

Asesores TIC: http://www.asesorestic.es/

Red.es: http://www.red.es/index.action.

Empresas en Red: http://www.jornadasempresasenred.es/Main.php?do=gotoAyudas.

Cámaras de Comercio: Programa Adaptación de la Empresa a la Economía Digital

http://www.camaravalladolid.com/Portals/0/pdfs/adaptaciondelaempresa.doc.

Formación en TIC para empresas: http://iniciateonline.jcyl.es/.

http://iniciateonline.jcyl.es/course/index.php.

7.- CONCLUSIONES.

La adaptación de las Pymes a la Economía Digital no va a ser un trabajo fácil y

rápido, requiere de gran esfuerzo y tesón para superar la barrera de resistencia al

cambio que siempre presentamos personas y entidades. Sin embargo es un esfuerzo

ineludible para lograr la supervivencia. Como si de la supervivencia de las especies se

tratara, el entorno ha cambiado y las opciones existentes son lograr adaptarse o el

mercado nos llevara a desaparecer.

El empleo de las TIC en las Pymes, Microempresas y Autónomos y más

concretamente en el ámbito Contable y Administrativo, implican que estas puedan

aprovecharse al acceso de las mismas ventajas que el resto de empresas mayores y

muchas veces aunque lo desconozcamos con herramientas que están a nuestra

disposición a coste cero o muy bajo. Según palabras de Thomas Friedman en su libro

“La tierra es plana: Breve historia del mundo globalizado del siglo XXI”: “Hoy es posible

que colaboren más personas que nunca y que compitan en tiempo real con otra gente,

en más variedad de proyectos, desde más rincones del planeta y en igualdad de

condiciones que en ningún otro momento de la historia del mundo gracias a los

ordenadores, al correo electrónico a las redes de comunicación, a las

videoconferencias y a nuevos y dinámicos programas informáticos”

Este nuevo escenario va a tener una serie de implicaciones a todos los niveles

y podemos y debemos adaptarnos sin dilación.

Para lograrlo deberíamos pedir a los diferentes agentes políticos, económicos y

sociales que desarrollen políticas de educación, de I+D+I, de infraestructuras, de

comunicaciones, información/ formación especifica mas accesible y normativas que

den lugar al impulso que es necesario para situarnos en una posición privilegiada en

el nuevo orden económico mundial. ¿Seremos capaces?.

Estos son, por tanto y en mi opinión, los retos a enfrentarse y no podemos ni

debemos quedar parados, sino actuar como economistas para ayudar a hacer frente

con éxito a la gran transformación que suponen.

8.- BIBLIOGRAFIA.

• Fernández Cancio, J., Cuesta, A., Gómez, R, Goñi, J.J., Gutiérrez, A.,

Gutiérrez, P., Romaní, M., Ruiz, J.L., Segovia, A. “El impacto de las nuevas

etnologías en la vida de la empresa” Ibermatica 2000.

• Muñoz–Seca, B., Riverola, J. “Del buen pensar y mejor hacer: Mejora

permanente y gestión del conocimiento” MC-Graw Hill 2003.

• Friedman, T. “La tierra es plana: Breve historia del mundo globalizado del siglo

XXI”. Ediciones Martínez Roca 2006.

WEBS

• EDI/XML: http://www.edicomgroup.com/

• Convertir XLS: http://www.softinterface.com/Convert-Doc/Documentation/Default.htm

• E-factura AEAT: http://www.facturae.es/Aspectos/FAQ/

• Lápiz Contable:

http://www.catinformacion.es/producto/LapizContable/index.asp?id=adwords&g

clid=CPfBq7jdsZoCFQJ-xgodATJ6bw

• Contarapid: http://www.incarsoft.com/

• Open Office: http://es.openoffice.org/

• Microsoft Office: http://www.microsoft.com/spain/Office/prodinfo.mspx

• Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad,

Fundetec: http://www.fundetec.es/mte/home_fundetec/index.html

• AEAT: http://www.aeat.es/

• Cuadro de mando integral: http://cuadrodemando.unizar.es/

• ERP software libre: http://www.openbravo.com/es/. http://abanq.org/

• Ministerio de Industria, Comercio y Turismo: http://www.mityc.es/es-

ES/Paginas/index.aspx

• Murcia Pymes en Red: http://www.murciapyme.es/

• Junta Castilla y León: http://www.jcyl.es/

• Tecnología Pyme Blog: http://www.tecnologiapyme.com/

26/10/2009 Yolanda Cuesta Altieri 1

XV CONGRESO AECA VALLADOLID SEPTIEMBRE 2009

Ayuda a las PYMES a través de las TIC aplicadas a la contabilidad a la hora de decidir en ambiente de incertidumbre económica.


Punto de partida.Explicar y hacer llegar a las PYMES el potencial de Internet y del software especifico para ayudarlas a integrar estas formulas en el día a día del proceso contable. Con ello lograr información de forma ágil y fácilmente disponible para tomar decisiones en tiempo real y hacérsela llegar a terceros.A partir de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias vemos herramientas e instrumentos para llevar a cabo de forma más eficiente, rápida y segura los procesos contables y administrativos.


Descripción1.-DATOS Y ESTADISTICAS.

2.-HERRAMIENTAS: GENERALES, CONTABLE-ADMINISTRATIVAS.

3.-OTRAS HERRAMIENTAS.

4.-OPCIONES MAS AVANZADAS.

5.-SUBVENCIONES Y AYUDAS EXISTENTES AMBITO ESTATAL Y REGIONAL.

6.-CONCLUSIONES.

7.-SITIOS DE INTERÉS, DOCUMENTOS RELACIONADOS.


DATOS Y ESTADISTICASEspaña aun esta retrasada en tecnología según se desprende de un reciente estudio (2009-2008 ranking) del Foro Económico Mundial sobre la implantación y el uso de la tecnología de la información y de la comunicación en el mundo. En la empresa española existe una gran diferencia entre las granes y medianas empresas que ya hacen un uso generalizado de las TIC y las pequeñas empresas y autónomos donde aun existe un largo camino por recorrer. Mientras que en las primeras podemos hablar de un 90% de penetración de la banda ancha en la empresa y del 98% de acceso a Internet, según datos de la Fundación Fundatec (Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad), no se esta considerando el tejido empresarial de micropymes y autónomos que suman 3 millones y que suponen el 90% de las empresas en donde dichos indicadores no llegan al 70%.


Herramientas Generales


Herramientas GeneralesA pesar de los tiempos de crisis que vivimos se prevé un crecimiento significativo del comercio electrónico rebasando los 5,6 billones de euros según la empresa analista informática IDC. La banda ancha va a seguir creciendo y el tiempo de uso en el hogar también gracias a la tarifa plana. Se desplazara a otras opciones de ocio y según los expertos los consumidores usaran Internet para realizar su compra dada la facilidad para comparar ofertas unido a la conveniencia de hacerlo desde casa. Ya durante el año 2008 se alcanzo un aumento significativo con respecto al año 2007 en lo que ha operaciones en Internet se refiere ya que se llegaron a realizar 66,2 millones de operaciones un 41,8% mas que el año previo.

Esta es una oportunidad que hay que aprovechar ya que según datos recabados por el estudio Las tecnologías de la información y alas comunicaciones de la ciudad de Madrid realizado por Everis en 2008, en dicho territorio aunque el 46% de las empresas de la capital realiza de alguna manera transacciones online, solo un 8,8% vende a través de la red. Por tanto hay que mejorar esta situación y adaptarse a esta nueva forma de comercio para lograr la supervivencia en tiempos difíciles.

Veamos:

World Wide Web

Intranet

Correo electrónico

Chats y/o las Redes Sociales

File Transfer Protocol, FTP

Comunicaciones telefónicas y de fax vía Web,Vídeo conferencia

Cloud Computing


Herramientas Contable -Administrativas

1.-Contabilización tecnológica Cifra de Negocios.2.-Contabilización tecnológica Aprovisionamientos y gastos explotación.3.-Contabilización tecnológica Existencias.4.-Contabilización tecnológica amortización e inmovilizado.5.-Contabilización tecnológica costes de personal.6.-Contabilización tecnológica tesorería.7.-Contabilización tecnológica Obligaciones fiscales.8.-Contabilización tecnológica: Legalización libros y Cuentas anuales.


Contabilización Cifra de Negocios.

EDI / XML.Factura Electrónica.

Normalizando uso paquetes EDI/XML/ Factura electrónica conjuntamente a los software contables. A la hora de contabilizar los ingresos si estos han sido generados mediante este tipo de software o convertidos a estos formatos, teniendo en la aplicación informática contable la posibilidad de importarlos, esta los “lee”, “interpreta” y realiza los asientos en la contabilidad de la empresa de forma automática, con lo que en pocos minutos se contabilizan los documentos de ventas que de la manera tradicional era una de las tareas mas farragosas.


Contabilización Aprovisionamientos y Gastos Explotación.

Lápiz Contable.Contarapid.

Herramienta compuesta por un escáner tipo lápiz el primero y una escáner el segundo junto a una aplicación de software que, enlazada con una aplicación de contabilidad, permite crear los asientos contables, pasando el "lápiz" por encima de los datos que le interesen o escaneando las facturas. La información va apareciendo en el software según se va capturando, y una vez se haya completado, se procesan los datos y se ponen a disposición de su aplicación de contabilidad para que puedan ser importados. Ambos son soportado por la gran mayoría de aplicaciones contables del mercado español.


Contabilización Existencias.

Existen muchos recursos fáciles de usar y gratuitos en la Web que nos ayudan a llevar un control de los inventarios de una manera fácil rápida y segura. Generalmente nos referimos a programas como Excel o Access.En la página de Microsoft office online tenemos plantillas para este control. Igualmente existen otra serie de recursos libres en Internet y por otro lado se puede diseñar fácilmente un recurso de este estas características por el propio usuario.Una vez obtenida la información en estos formatos es fácil hacer el traspaso a contabilidad para realizar el asiento de valoración de existencias bien de la forma tradicional o bien empleando las herramientas EDI o XML y configurando el software contable para que automatice el proceso.


Contabilización Amortización e Inmovilizado.

Al igual que en el apartado anterior si no se encuentra esta herramienta integrada en el programa contable podemos acudir a plantillas disponibles en la web con esta utilidad. Asírealizaremos el proceso de la amortización de forma rápida segura en los cálculos y sencilla.


Contabilización Costes de Personal.

En la empresa puede que se realicen directamente las tareas referidas a las nominas, seguridad social contratación o puede que estén subcontratados con un tercero, en ambos casos podemos obtener de los programas de gestión laboral los archivos necesarios para contabilizar los costes de personal sin necesidad de generar manualmente los asientos.

Por otra parte en el caso de que la empresa lleve directamente las tareas de recursos humanos, esta cuenta con herramientas imprescindibles como son Sistema Red, Contrata, etc. Que nos puede ser de utilidad en el departamento contable por ejemplo a la hora de domiciliar los pagos a la seguridad social o a la hora de elaborar presupuestos o comparar los gastos de periodos distintos llevando estas informaciones a una tabla de Excel se puede trabajar con los datos y sacar conclusiones importantes.


Contabilización Tesorería. Disponemos de datos acerca de todos los productos bancarios existentes como: depósitos, leasings, préstamos, factoring,… Podemos comparar las ofertas de todas las entidades que nos interesen y asíelegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades. Podemos descargar programas de forma gratuita de gestión de remesas tanto de cobro como de pago, no es necesario hacerlo de forma manual y nos ayuda también a ser mas rápidos en este proceso ya que los datos son guardados, es muy practico ya que generalmente los proveedores a pagar y los clientes a cobrar se vienen repitiendo en las PYMES. Otro instrumento al que tenemos acceso desde la banca electrónica que es generar los ficheros electrónicos de los extractos bancarios mediante la generación desde la página Web de los bancos de un archivo específico llamado cuaderno 43 que descargarnos el directamente y entiempo real a nuestro ordenador y desde nuestro programa contable atrapamos esa información para que se convierta en asientos automáticamente. Esto nos va a permitir realizar la conciliación bancaria a la vez que los asientos tanto de cobro y pago como cualquier otro de una mayor complejidad.Como resultado podemos conocer en tiempo real la situación del circulante de la empresa en un menor tiempo de plazo que hasta ahora para poder prever las necesidades reales y así optimizar los flujos de tesorería.


Contabilización Obligaciones Fiscales.

La Agencia Tributaria de España nos ha introducido en el empleo de las herramientas de las nuevas tecnologías desde tiempo atrás. En su página Web encontramos la oficina virtual que nos permite acceder, con el correspondiente certificado digital, a un número importante de trámites e información que nos agiliza en el proceso diario del contable. Podemos realizar las declaraciones trimestrales y su pago, consultar declaraciones, obtener certificados, interposición de recursos, aplazamiento de deudas,.. la integración de los programas contables con la AEAT es prácticamente general y total en la mayoría de los software contables del mercado. Estos generan los ficheros que luego son importados en la página Web de la AEAT y podemos realizar estos trámites.Cabe destacar también el trabajo realizado por la AEAT en relación a la facturación digital y la facilidad y disponibilidad de los documentos y programas al respecto. Igualmente sin necesidad de certificado las herramientas que pone la administración tributaria son muy importantes como por ejemplo la descarga de programas para cumplimentar lasdeclaraciones fiscales desde el programa de renta de las personas físicas hasta las declaraciones anuales del IVA por poner un par de ejemplos y por supuesto toda la legislación y consultas tributarias existentes.


Contabilización Legalización Libros y Cuentas anuales.

Los Registros Mercantiles ponen a disposición de los usuarios los programas necesarios para el depósito de cuentas anuales y la legitimación de los libros contables.

Asimismo es posible presentar estos documentos por vía telemática para ello generalmente los programas de contabilidad disponen de la posibilidad de crear los libros contables en formato digital para luego ser remitidos al Registro Mercantil bien tras copiarlos en un CD para luego llevarlos al Registro pertinente o bien telematicamente, sin tener que trasladarse, tras obtener el correspondiente certificado digital del Registro. De igual forma se puede realizar idéntico proceso a la hora de elaborar y presentar las cuentas anuales.

En ambos casos nos evitamos los farragosos procesos de la impresión de innumerables páginas y la trascripción de datos, con el consiguiente ahorro de costes tantos económicos como de tiempo.


Otras Herramientas. Los programas contables nos proporcionan informes como son Balances, cuadros de costes, listados de bienes, etc., si bien algunos casos estos no son suficientes para el empresario o terceros quemuchas veces demandan mayor información como son ratios, diagramas, comparativas. Para satisfacer estas necesidades tenemos en la web distintas aplicaciones gratuitas en donde a partir de la introducción de datos obtenidos del balance de situación y de la cuenta de pérdidas y ganancias nos realiza varios análisis financiero, de rentabilidad y de gestión.

También existe software especializado y accesible a un coste reducido para la realización del Cuadro de Mando Integral, (CMI), o Balance Scorecard es un sistema de gestión estratégica con esta herramienta se nos indica la visión y la estrategia a todos los niveles de la empresa, complementa los indicadores financieros de los hechos pasados con indicadores financieros y no financieros de los aspectos clave que influirán en los resultados del futuro, con ello la empresa gestiona su estrategia a largo plazo y lleva a cabo procesos decisivos.


Opciones mas avanzadas. Las PYMES con un tamaño mayor que una pequeña empresa pueden necesitar de unas herramientas más homogéneas en su uso y aplicación. Así podemos hablar de los ERP s pero de una gama de productos mas sencilla y mas económica. ERP es un conjunto de aplicaciones que cubren las necesidades de los usuarios en las diferentes áreas de una empresa: área económico-financiera, logística, comercial, producción y recursos humanos.Toma de decisiones y compartir la información, se busca obtener una información contable financiera y de operaciones eficiente, de forma que se accede a información integra y posibilite y mejore la toma de decisiones.Objetivos-Optimización Procesos Integrados: reducción de tiempo y de costes - Mejora de la productividad.- Mejora del servicio de atención al cliente

Existen multitud de recursos en la web que nos ofrecen este tipo de productos de forma totalmente gratuita o bien con un coste de mantenimiento bastante ajustado tales son los casos de: Abanq, Openbravo, OpenERPSpain, OpenXpertya.


Ayudas Existentes. Plan Avanza, Ministerio de Industria Comercio y Turismo: Prestamos ICO Plan Avanza TIC con tipo de interés cero, financia: “Productos electrónicos, informáticos y de telecomunicaciones, incluyendo hardware, software, aplicaciones, servicios y contenidos para: Acceso a Internet en banda ancha y productos de acceso, incluidos los de seguridad. Presencia en Internet, herramientas de gestión avanzada: CRM, ERP, Sistemas de cadena de suministro, Sistemas de gestión documental, etc. Comercio electrónico y facturación electrónica. Otro recurso: canal empresarial Dinamízate pone a disposición de las pymes y autónomos información en tecnología en soluciones TIC para distintas áreas de negocio. Por ejemplo: Como aumentar ventas por Internet o Nuevos modelos para superar la crisis a través de la Web 2.0 y la relación con la Administración Publica.

Murcia Pymes en RED: Este programa se toma como ejemplo de este tipo de planes que se están llevando a cabo desde diferentes CC AA. El objetivo es contribuir a la incorporación de las TIC en las Pymes, Micropymes y Autónomos para lograr que la productividad de las mismas mejore. Se va a orientar a estas empresas para que lleven a cabo inversiones TIC para cubrir sus necesidades actuales y para proporcionarles continuidad en su negocio. Para ello 1.000 de estas entidades recibirán asesoramiento experto y gratuito prestado por profesionales TIC dando lugar a un Informe de Diagnostico y a la ejecución de un plan de mejora.


Ayudas Existentes. Castilla y León: A través de diferentes programas apoya a la PYME, alguno de ellos en relación al tema que nos ocupa son:

Programa de Apoyo a la Innovación de las Pequeñas y Medianas Empresas 2007-2013 (Programa InnoEmpresa). Apoyar la innovación y la competitividad de las Pymes mediante la realización de proyectos en los ámbitos: tecnológico, organizativo y de gestión empresarial. Estimular la adopción de tecnologías y prácticas innovadoras.

Programa Impulso. Crecimiento Empresarial. Invierte en Crecimiento Fomentar el crecimiento y la modernización tecnológica de las empresas capaces de generar nuevos puestos de trabajo.

Programa Idea & DecI+de. Asesoramiento y Apoyo a la Innovación Servicios especializados de asesoramiento y apoyo a la innovación prestados por intermediarios de innovación cualificados.• Varios:Asociación Europea Regional Sociedad Información: http://www.ianis.net/Pages/default.aspxAsesores TIC: http://www.asesorestic.es/Red.es: http://www.red.es/index.action.Empresas en Red: http://www.jornadasempresasenred.es/Main.php?do=gotoAyudas.Cámaras de Comercio: Programa Adaptación de la Empresa a la Economía Digital http://www.camaravalladolid.com/Portals/0/pdfs/adaptaciondelaempresa.doc.Formación en TIC para empresas: http://iniciateonline.jcyl.es/. http://iniciateonline.jcyl.es/course/index.php.


Conclusiones. La adaptación de las Pymes a la Economía Digital no va a ser un trabajo fácil y rápido, requiere de gran esfuerzo y tesón para superar la barrera de resistencia al cambio que siempre presentamos personas y entidades. Sin embargo es ineludible para lograr la supervivencia. El entorno ha cambiado y las opciones existentes son lograr adaptarse o el mercado nos llevara a desaparecer. El empleo de las TIC en las Pymes, Microempresas y Autónomos y más concretamente en el ámbito Contable y Administrativo, implican que estas puedan aprovecharse al acceso de las mismas ventajas que el resto de empresas mayores y muchas veces aunque lo desconozcamos con herramientas que están a nuestra disposición a coste cero o muy bajo. Según palabras de Thomas Friedman en su libro “La tierra es plana: Breve historia del mundo globalizado del siglo XXI”: “Hoy es posible que colaboren más personas que nunca y que compitan en tiempo real con otra gente, en más variedad de proyectos, desde más rincones del planeta y en igualdad de condiciones que en ningún otro momento de la historia del mundo gracias a los ordenadores, al correo electrónico a las redes de comunicación, a las videoconferencias y a nuevos y dinámicos programas informáticos”Para lograrlo deberíamos pedir a los diferentes agentes políticos, económicos y sociales que desarrollen políticas de educación, de I+D+I, de infraestructuras, de comunicaciones, información/ formación especifica mas accesible y normativas que den lugar al impulso que es necesario para situarnos en una posición privilegiada en el nuevo orden económico mundial. Estos son, por tanto y en mi opinión, los retos a enfrentarse y no podemos ni debemos quedar parados, sino actuar como profesionales de la economia para ayudar a hacer frente con éxito a la gran transformación que suponen.


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