buku 1 pedoman penyusunan standar ... pedoman...menyusun sop di uptd air limbah di masing-masing...

BUKU 1PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR UPTD PENGELOLAAN

AIR LIMBAH DOMESTIK

BAGAIMANA

SEHINGGA PELAYANAN BERKELANJUTAN

TUGAS

DENGAN BENAR

DILAKSANAKAN

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYATDIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYADIREKTORAT PENGEMBANGAN PENYEHATAN LINGKUNGAN PERMUKIMAN

BUKU 1PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR UPTD PENGELOLAAN

AIR LIMBAH DOMESTIK

i

PENGANTAR

Penyelenggaraan pengelolaan air limbah domestik bertujuan untuk meningkatkan akses pelayanan air lim-bah domestik yang ramah lingkungan, sehingga tercapai peningkatan kualitas kehidupan masyarakat dan lingkungan yang lebih baik dan sehat. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah, menyatakan bahwa pengelolaan air limbah termasuk dalam urusan wajib Pemerintah Daerah dan merupakan pelayanan dasar bagi masyarakat. Selan-jutnya dalam Peraturan Presiden Nomor 2 tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional 2015–2019 juga menyatakan pencapaian universal akses sanitasi pada tahun 2019.

Menjawab tantangan universal sanitasi tersebut, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat bersama Pemerintah Daerah berkomitmen untuk meningkatkan akses air limbah domestik berupa pembangunan infrastruktur air limbah di kabupaten/kota yang meliputi sistem pengelolaan air limbah setempat (on-site system), sistem pengelolaan air limbah terpusat (off-site system) dan pembangunan Instalasi Pengolahan Lumpur Tinja (IPLT). Agar sistem pengelolaan air limbah ini dapat berkelanjutan maka harus disertai dengan komponen pendukung yaitu regulasi air limbah domestik, institusionalisasi layanan, penyadaran perubahan perilaku masyarakat dan promosi pelayanan, serta kebijakan pendanaan maupun penagihan retribusi pelanggan.

Dalam rangka peningkatan institusionalisasi layanan air limbah domestik, Direktorat Pengembangan Penyehatan Lingkungan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya bersama mitra melakukan pendampingan kepada Pemerintah Daerah, sehingga diharapkan terbentuk operator air limbah domestik dalam bentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). UPTD yang telah

“Dalam rangka peningkatan institusionalisasi layanan air limbah domestik, Direktorat Pengembangan Penyehatan Lingkungan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya bersama mitra melakukan pendampingan kepada Pemerintah Daerah, sehingga diharapkan terbentuk operator air limbah domestik dalam bentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD).”

ii

Jakarta, Maret 2016 Direktur Jenderal Cipta KaryaKementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Dr. Ir. Andreas Suhono, M.Sc

terbentuk perlu dibina sehingga terjadi peningkatan kompetensi dan kapasitas baik itu sumberdaya manusia, manajemen operasi asset, manajemen pelanggan dan manajemen pendapatan.

Untuk meningkatkan kompetensi dan kapasitas UPTD air limbah domestik tersebut, Direktorat Pengembangan PLP bersama IUWASH telah menyusun sejumlah materi referensi berdasarkan pengalaman implementasi lapangan, berupa, antara lain: 1) Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur UPTD Pengelolaan Air Limbah Domestik, 2) Flipchart dan Buku Saku Sistem Pengelolaan Air Limbah Domestik Setempat, 3) Flipchart dan Buku Saku Sistem Pengelolaan Air Limbah Domestik Terpusat - Skala Permukiman, 4) Panduan Pengelolaan Air Limbah Domestik Perkotaan. Selain UPTD, materi ini dapat juga dipergunakan oleh dinas terkait maupun pemangku kepentingan lainnya dalam menyelenggarakan pengelolaan air limbah domestik masing-masing wilayah serta dapat disesuikan dengan kondisi dan karekteristiknya daerah masing masing.

Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada para pihak yang telah membantu menyusun materi ini. Semoga materi ini memberikan manfaat bagi peningkatan kualitas lingkungan dan kesehatan masyarakat Indonesia secara menyeluruh.Terima kasih.

iii

PENGANTAR

UPTD PAL yang telah dibentuk diberbagai Kota/Ka-bupaten memiliki tanggung jawab yang cukup besar dalam mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki

septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah do-mestik (skala kecil dan besar), serta mengawasi pembinaan dan membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal. Pada akhirnya, UPTD ini juga diharapkan dapat menjamin keberlanjutan teknis dan keuangan dari semua fasilitas-fasilitas sanitasi yang diba ngun oleh Pemerintah Indonesia dan mitra-mitra lainnya.

Untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab UPTD PAL ke depan, IUWASH telah berkomitmen akan memperkuat tanggung jawab UPTD-PAL melalui beragam pendamping an teknis, pelatihan staf UPTD-PAL, pemodelan tarif dan pengelolaan pendapatan, juga pembuatan rencana usaha, termasuk pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah seba-gai referensi bagi UPTD PAL dan untuk membentuk data base contoh meliputi SOP Administrasi/Prosedur maupun SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu/Tata Kerja Penggunaan Alat yang dapat dijadikan rujukan bagi UPTD yang akan menyusun SOPnya sendiri, pada lingkup aspek-aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL seperti Manajemen Administrasi Lembaga Operator, Sumber Daya Manusia, Manajemen Operasi Aset, Manajemen Pelanggan, Manajemen Pendapatan.

Selain merujuk kepada standar ISO sebagai kesepakatan Internasional dalam manajemen mutu, memenuhi peratur-an perundang-undangan yang berlaku merupakan sebuah keniscayaan. UPTD PAL juga harus menerapkan/meng-ikuti aturan penyusunan dan penerapan tentang SOP yang sifatnya “mandatory”. Saat ini telah terbit Permendagri no 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur

"Tujuan dari Penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah sebagai salah satu referensi/database contoh SOP bagi UPTD dalam menyusun SOP di UPTD Air Limbah di masing-masing daerah. "

iv

di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota maupun Permenpan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).

Dari proses penerjemahan tujuan dan identifikasi terha-dap potensi sumber daya pendukung UPTD PAL yang ada, serta proses diskusi dengan stakeholder IUWASH, disim-pulkan ada 28 SOP prioritas yang harus disusun dan telah diselesaikan sebagaimana disajikan daftarnya pada Bab 3 dan hasilnya pada lampiran dokumen SOP.

Format Dokumen SOP yang dihasilkan ini menggunakan pendekatan ISO. Dalam penerapannya di masing-masing UPTD PAL nanti, perbedaan format ini kami pandang tidak terlalu signifikan, sebagaimana dijelaskan dalam Bab 2 buku laporan ini. Penyesuaian Dokumen dan Format SOP akan relatif mudah dilakukan, karena pada intinya hasil penyu-sunan SOP ini sudah kami upayakan seumum/se”generic” mungkin, sebelum diadopsi oleh masing-masing UPTD, sementara bentuk struktur organisasi UPTD PAL yang ada belum ada yang rigid dan seragam di semua UPTD PAL.

Penyusun mengakui bahwa dari hasil penyusunan ini masih banyak sekali hal-hal yang harus disempurnakan. Kami membuka peluang saran dan masukan untuk kebaikan kita bersama.

Jakarta, 1 Februari 2016Penyusun,

USAID IUWASH

2. DAFTAR ISI

v

2. DAFTAR ISI

Pengantar i

BAB 1 PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan dan Sasaran 2

1.3 Rujukan Penyusunan SOP 3

1.4 Pengertian 4

1.5 Manfaat 5

1.6 Prinsip 6

1.6.1 Prinsip Penyusunan SOP 6

1.6.2 Prinsip Pelaksanaan SOP 7

BAB 2 JENIS , FORMAT, DOKUMEN & PENETAPAN SOP 9

2.1 JENIS 9

2.1.1 SOP berdasarkan Sifat Kegiatan 9

2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/ 9

Tata Kerja Individu

2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur 10

2.2 FORMAT 12

2.2.1 Format Umum SOP 12

2.2.1.1 Langkah Sederhana (simple Steps) 12

2.2.1.2 Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) 13

2.2.1.3 Grafik (Graphic) 13

2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts) 13

2.2.2 Format SOP UPTD PAL 14

2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang

(Branching Flowcharts) 15

vi

2.2.2.2 Penggunaan 5 Simbol Flowcharts 15

2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari kegiatan 16

2.3 DOKUMEN SOP UPTD PAL 17

2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun

(pendekatan ISO) 17

2.3.1.1 Format Narasi Prosedur 17

2.3.1.2 Diagram Alir Prosedur 19

2.3.2 Dokumen SOP UPTD PAL

pengembangan (Permenpan RB 35/2012) 19

2.3.2.1 Unsur Dokumentasi 20

2.3.2.1.1 Halaman Judul (Cover) 20

2.3.2.1.2 Keputusan Pimpinan

Kementrian/Lembaga/Pemda 20

2.3.2.1.3 Daftar isi dokumen

SOP UPTD PAL 20

2.3.2.1.4 Penjelasan singkat penggunaan 21

2.3.2.2 Unsur Prosedur 21

2.3.2.2.1 Bagian Identitas 21

2.3.2.2.2 Bagian Flowchart 23

2.4 PENETAPAN DOKUMEN SOP AP 24

PETUNJUK PEMAKAIAN 25

CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL

BAB 3 DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP UPTD PAL 29 LAMPIRAN 1. Lampiran 1: Daftar SOP UPTD PAL

2. Lampiran 2: Dokumen SOP UPTD PAL

1

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari pemerintah daerah, IUWASH telah memperkenalkan konsep pembentukan UPTD PAL sebagai bagian integral dari kebijakan sanitasi berkelanjutan. UPTD PAL ini akan bertanggung jawab mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah (skala kecil dan besar), serta mengawasi dan membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal.

UPTD ini juga berfungsi sebagai operator fasilitas-fasilitas sanitasi di tingkat kabupaten dan melapor pada kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bertanggung jawab mengelola UPTD PAL (SKPD Induk). Pada akhirnya, UPTD ini diharapkan dapat menjamin keberlanjutan teknis dan keuangan dari semua fasilitas-fasilitas sanitasi yang dibangun oleh Pemerintah Indonesia dan mitra-mitra lainnya.

Kerangka Kerja Layanan Air Limbah Domestik

Sumber: Materi Prebid Meeting - IUWASH, 21 Mei 2015

GAMBAR 1: KERANGKA KERJA PENGELOLAAN AIR LIMBAH DOMESTIK PERKOTAAN

2

Kebijakan Sanitasi berkelanjutan sendiri merupakan kebijakan yang mengintegasikan hubungan sistem dan sub sistem air limbah berupa layanan Sistem Setempat (San 1), Sistem Komunal (San 2), Sistem Terpusat (San 3) maupun Pengelolaan Lumpur Tinja Terpadu (San 4) dengan Institusi Penanggung Jawab Pengelolaan Air Limbah/UPTD PAL, upaya Pemicuan Perubahan Perilaku serta Penegakan Peraturan dan Hukum dalam sektor Air limbah. Gambaran hubungan tersebut sebagaimana tertuang dalam gambar Kerangka Kerja Layanan Air Limbah Domestik dibawah ini.

UPTD PAL diharapkan akan berkontribusi pada pembuatan kebijakan dan penarikan retribusi untuk layanan penyedotan lumpur tinja terjadwal, UPTD PAL juga akan menjamin keberlangsungan fasilitas-fasilitas sanitasi yang dibangun oleh pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya. Sejalan dengan hal itu, IUWASH telah berkomitmen akan memperkuat tanggung jawab UPTD-PAL melalui beragam pendampingan teknis, pelatihan staf UPTD-PAL, pemodelan tarif dan pengelolaan pendapatan, juga pembuatan rencana usaha, termasuk pembuatan standar operasional prosedur (SOP).

Dalam konteks UPTD, Standar Operasional Prosedur UPTD PAL yang disusun harus mencerminkan/dapat menggambarkan profil dan perilaku SDM UPTD PAL negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan.

1.2 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah untuk membentuk data base contoh meliputi SOP Administrasi/Prosedur maupun SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu/Tata Kerja Penggunaan Alat yang dapat dijadikan rujukan bagi UPTD yang akan menyusun SOP pada lingkup

3

1. PENDAHULUAN

aspek-aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL sebagai berikut: 1. Manajemen Administrasi Lembaga Operator 2. Sumber Daya Manusia 3. Manajemen Operasi Aset 4. Manajemen Pelanggan 5. Manajemen Pendapatan

SOP-SOP hasil penyusunan ini dapat dirujuk secara selektif oleh masing-masing UPTD disesuaikan dengan struktur organisasi UPTD PAL yang ada, jumlah penduduk yang harus dilayani, serta fasilitas-fasilitas air limbah yang telah dimiliki maupun yang akan dikembangkan.

Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah: 1. Setiap UPTD PAL setidaknya secara selektif dapat menggunakan hasil kegiatan penyusunanan SOP ini sebagai bahan untuk mengembangkan SOPnya masing-masing sesuai prioritas, skala pelayanan, fasilitas serta sumber daya yang dimilikinya. 2. Terjadinya penyempurnaan proses penyelenggaraan tata kelola pemerintahan; 3. Terjadinya peningkatan ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; 4. Terjadinya peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

1.3. Rujukan Penyusunan SOP

Untuk mencegah adanya perbedaan pemahaman dan variasi format dokumen SOP yang dihasilkan, meskipun pada hakekatnya tidak ada bentuk SOP yang rigid/kaku, kegiatan penyusunan yang diselesaikan pada awal bulan Februari 2016 dan rencana implementasi SOP di lingkungan UPTD PAL ini mengacu kepada referensi umum ISO 9001 : 2008 dan update ISO 9001: 2015 serta dua referensi/rujukan khusus sebagai berikut:

4

1. Permendagri no 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 2. Permenpan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).

Penggunaan beberapa rujukan diatas dimaksudkan untuk dapat memperoleh manfaat dari masing-masing rujukan, pedoman dan peraturan, misalnya dalam hal kesederhanaan format, jumlah simbol yang dipakai, dan lain sebagainya.

1.4. Pengertian

1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan; 2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 3. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah; 4. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan; 5. SOP teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

"Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan."

5

1. PENDAHULUAN

1.5. Manfaat

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan SDM UPTD PAL dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya; 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang SDM UPTD PAL dalam melaksanakan tugas; 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual dan organisasi UPTD PAL secara keseluruhan; 4. Membantu SDM UPTD PAL menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari; 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas; 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan SDM UPTD PAL cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan; 7. Memastikan pelaksanaan tugas SDM UPTD PAL dapat berlangsung dalam berbagai situasi; 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur; 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh SDM UPTD PAL dalam melaksanakan tugasnya; 10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi SDM UPTD PAL; 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh SDM dalam melaksanakan t ugasnya; 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi SDM dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;

6

14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan- kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

1.6. Prinsip 1.6.1. Prinsip Penyusunan SOP a) Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua SDM UPTD PAL bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya; b) Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas; c) Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait; d) Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya; e) Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan; f) Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna; g) Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;

7

1. PENDAHULUAN

h) Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi SDM UPTD PAL atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

1.6.2. Prinsip Pelaksanaan SOP a) Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan; b) Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi; c) Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif; d) Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; e) Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh SDM UPTD PAL melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika SDM UPTD PAL tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan; f) Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

"Prinsip Pelaksanaan SOP, Konsisten, Komitmen, Perbaikan Berkelanjutan, Mengikat, Terdokumentasi dengan baik dan melibatkan unit-unit terkait."

15

"Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari pemerintah daerah, IUWASH telah memperkenalkan

konsep pembentukan UPTD PAL sebagai bagian integral dari kebijakan sanitasi berkelanjutan. UPTD PAL ini

akan bertanggung jawab mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah (skala kecil dan besar), serta mengawasi dan

membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal."

9

2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP

2.1 Jenis

Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan adalah seperti pada uraian berikut ini.

2.1.1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu

Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan: 1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau

satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;

2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang

10

dilaksanakan oleh pelaksanatunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP Pengagendaan Surat dan SOP Pemberian Disposisi.

SOP teknis ini merupakan kebutuhan organisasi

Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP yang bersifat administratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.

2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur SOP administratif adalah prosedur standar yang

bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:

1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu SDM UPTD PAL atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;

2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

11

SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan yang

dilakukan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Melayani Penyedotan Lumpur Tinja, SOP Menangani Keluhan Pelanggan, SOP Mencetak, mendistribusikan & Menerima Pembayaran Rekening Tagihan.

"SOP Administratif digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran dan lainnya atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan adminsitrasi pemerintahan."


12

Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP.

2.2 Format

Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah: 1) Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur; 2) Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur; 3) Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; dan 4) Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.

2.2.1 Format Umum SOP Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan

ke dalam empat jenis, yaitu:

2.2.1.1 Langkah sederhana (Simple Steps), Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP ini biasanya digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.

13

2.2.1.2 Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simple steps. Format ini digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam hierarchical steps, langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

2.2.1.3 Grafik (Graphic) Format Grafik (graphic) dipilih, jika prosedur

yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram. Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi (pemohon).

2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts merupakan format yang biasa

digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti: jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Simbol-


14

simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarkan dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri dari 4 (empat) simbol, yaitu simbol kapsul (terminator), simbol kotak (process), simbol belah ketupat (decision) dan anak panah (arrow).

Format SOP dalam bentuk flowcharts ini terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu: Linear Flowcharts (diagram alir linier) dan Branching Flowcharts (diagram alir bercabang).

Linear Flowcharts dapat berbentuk vertikal dan horizontal. Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah ada unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksananya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat di dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya dipakai pada SOP yang bersifat teknis.

Sedangkan Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang. Dalam format ini simbol yang digunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegiatan yang merupakan pengambilan keputusan (simbol “decision” atau belah ketupat). SOP format ini umumnya dipergunakan untuk SOP Administratif.

2.2.2 Format SOP UPTD PAL Format SOP UPTD PAL lebih mengacu kepada format

SOP Administrasi Pemerintahan dari sisi penggambaran diagram alirnya, namun dalam narasinya menggunakan format umum (ISO 9001:2008) dengan pertimbangan kemudahan dan pemahaman didalam proses

"Format SOP dalam bentuk flowcharts terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu : Linear Flowcharts (diagram Alir Linier) dan Branching Flowcharts (diagram alir bercabang)."

15

penyusunannya, terutama bagi institusi/SDM yang baru pertama kali menyusun sebuah SOP.

2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP UPTD PAL adalah sebagaimana SOP AP yakni format diagram alir bercabang (branching flowcharts). Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi UPTD PAL adalah identik dengan instansi Pemerintah Daerah yang akan memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak.

2.2.2. Menggunakan hanya Lima Simbol

Flowcharts Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri

dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:

1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;

2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;

3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;

4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);

5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP adalah:

1) SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatankegiatan yang dilaksanakan oleh lebih


16

dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang

2) bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;

3) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);

4) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);

5) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;

6) Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP UPTD PAL ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.

17

Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.

2.3 Dokumen SOP UPTD PAL Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akan berbeda. Informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur Prosedur.

2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun Dokumen SOP yang telah kami susun ini adalah

dokumen SOP umum yang disusun melalui pendekatan ISO 9001:2008, diperbaharui ISO 9001:2015

2.3.1.1 Format Narasi Prosedur Penulisan format Narasi Prosedur sebagaimana yang

telah dihasilkan dalam penyusunan SOP UPTD PAL ini secara konsisten menggunakan format sebagai berikut:


18

Bagian Header dari format tersebut memuat identitas prosedur.

› Judul Prosedur › Unit Kerja yang menjadi penanggung jawab

prosedur › Tanggal Pengesahan › Nomor revisi

Sedangkan kerangka Narasi Prosedur terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut.

1. Unit Kerja Terkait, mencakup unit kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur dan unit lain yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur.

2. Tujuan, bisa merupakan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan Prosedur atau tujuan dari penyusunan prosedur. Tujuan dituliskan sebagai kalimat aktif yang dimulai dengan kata kerja.

3. Ruang Lingkup, cakupan dalam prosedur, bisa berupa gambaran kapan dimulai hingga berakhirnya kegiatan dalam prosedur atau unit kerja tempat Prosedur berlaku.

4. Referensi, berupa kebijakan organisasi, standar-standar, atau perundangan yang berlaku.

5. Definisi, pengertian istilah-istilah yang digunakan dalam penulisanProsedur agar mudah dipahami.

6. Batasan, persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan prosedur. 7. Prosedur, urutan langkah pelaksanaan aktivitas.

Kalimat yang mencerminkan langkah-langkah prosedur. Biasanya diawali dengannama unit kerja sebagai subyek dan diikuti dengan kata kerja aktif.

8. Dokumen Terkait, mencakup dokumen Sistem Tata Kerja yang terkait, formulir yang relevan dengan Prosedur yang ditulis, atau bentuk rekaman yang menjadi bukti pelaksanaan Prosedur.

9. Indikator keberhasilan, dapat berupa jenis dan kualitas input proses, waktu penyelesaian satu siklus Prosedur, atau jenis, kualitas dan jumlah otput proses yang diinginkan.

"Narasi Prosedur terdiri dari unsur-unsur: Unit kerja terkait, tujuan, ruang lingkup, referensi, definisi, Batasan, Prosedur, Dokumen Terkait, Indikator Keberhasilan dan Lampiran."

19

10. Lampiran, biasanya terdiri dari Diagram Alir dan dokumen terkait lainnya, misalnya blangko formulir yang digunakan pada prosedur tersebut, contoh surat terkait Prosedur, dll.

2.3.1.2 Diagram Alir Prosedur Bagian Diagram Alir ini berupa flowcharts yang

menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan.

Sebagai institusi yang baru lahir, sebagaimana yang sudah dijelaskan dalam latar belakang diatas, Penyusun maupun satu UPTD PAL belum bisa melakukan benchmarking terhadap UPTD PAL yang lain yang terbilang mapan/sudah berpengalaman/matang dalam penerapan SOP. Oleh sebab itu pengisian MUTU BAKU pada diagram alir prosedur pada SOP-SOP yang kami susun direkomendasikan untuk dilakukan sendiri oleh masing-masing UPTD PAL pada tahap implementasi, untuk kemudian dievaluasi secara berkala.

2.3.2 Dokumen SOP Pengembangan SOP Pengembangan yang harus diterapkan oleh

UPTD PAL ke depan adalah SOP-SOP yang secara spesifik harus memenuhi ketentuan yang berlaku, contohnya Permenpan RB 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).

Sesuai Pedoman Penyusunan Unsur dokumentasi

merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses

"Diagram Alir Prosedur menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan."


20

pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP UPTD PAL antara lain mencakup:

2.3.2.1 Unsur Dokumentasi

2.3.2.1.1 Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama

sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai: › Judul SOP AP; › Instansi/Satuan Kerja; › Tahun pembuatan; › Informasi lain yang diperlukan.

2.3.1.1.2 Keputusan Pimpinan Kementerian/ Lembaga/Pemda

Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk

melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapan dokumen SOP AP.

2.3.1.1.3 Daftar isi dokumen SOP UPTD PAL

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

21

2.3.1.4 Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi

manual, maka dokumen SOP UPTD PAL memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

2.3.2.2 Unsur Prosedur Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen

SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

2.3.2.2.1 Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Logo dan Nama Instansi/Satuan

Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;

2) Nomor SOP AP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;

3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;

4) Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya SOP AP yang bersangkutan;

5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;


22

6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi;

7) Judul SOP AP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;

8) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya;

9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).

10) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinankemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;

11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal.

23

12) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.

13) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

2.3.2.2.2 Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai

langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu

"Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan."


24

baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.

Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

2.4 Penetapan Dokumen SOP

Penetapan SOP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap organisasi/satuan/unit kerja di Lingkungan Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah diharapkan dapat diaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkatan organisasi yang mandiri baik di tingkat pusat maupun di instansi vertikal yang ada di daerah, demikian pula halnya dengan Dokumen SOP UPTD PAL ini perlu ditetapkan oleh Ka SKPD Induk dari UPTD PALnya itu sendiri.

25

PETUNJUK PEMAKAIAN CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL

A. Prasyarat dan pemahaman sebelum menerapkan SOP

Masalah utama dalam menerapkan hasil penyusunan SOP UPTD PD PAL ini adalah ketidak sesuaian antara Stuktur Organisasi UPTD eksisting di Kota/Kabupaten dengan Pelaksana/Unit Kerja yang disarankan ada dalam (menjalankan) SOP. Oleh karena itu pimpinan UPTD PAL/SKPD lnduk sebelum berniat menerapkan SOP-SOP (secara selektif) hasil kegiatan penyusunan ini, dapat melakukan pemetaan personil dan mendistribusikan tanggung jawab pelaksanaan SOP maupun pelaksana lain/unit kompetensi lain yang terlibat dalam SOP. SOP yang ada dalam buku ini merupakan salah satu referensi dalam penyusunan SOP, diperlukan improvisasi dan penyesuaian sesuai dengan keadaan UPTD (sumber daya manusia, ketersediaan sarana-prasarana/asset dan lainnya).

Penggunaan istilah “Unit Kompetensi” yang diartikan sebagai pelaksana aktifitas/unit kerja dalam langkah-langkah prosedur dan dipakai untuk memudahkan serta menghindari kebingungan yang mungkin timbul akibat istilah fungsi sudah dipakai dalam Struktur UPTD PAL yang ada.

Dalam prakteknya 1 personil bisa saja menjadi penanggung jawab dari 1 satu satuan “unit kompetensi” atau lebih, hal ini dapat disesuaikan dengan potensi dan kecakapan personil yang bersangkutan.

B. Cara Pengisian Format SOP

Bagian Header dari Format SOP tersebut memuat atau harus diisi dengan identitas sbb:1. Judul Prosedur2. Unit Kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur3. Tanggal Pengesahan4. Nomor revisi

26

Bagian Badan (body) dari Format SOP yang harus diisi, tidak harus semuanya namun menyesuaikan dengan karakteristik SOPnya sendiri, antara lain adalah sbb:

Mencakup unit kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur dan unit lain yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur,

Bisa merupakan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan Prosedur atau tujuan dari penyusunan prosedur, Tujuan dituliskan sebagai kalimat aktif yang dlmulai dengan kata kerja.

Cakupan dalam prosedur, bisa berupa gambaran kapan dimulai hingga berakhirnya kegiatan dalam prosedur atau unit kerja tempat Prosedur berlaku.

Berupa kebijakan organisasi, standar-standar, atau perundangan yang berlaku.

Pengertian istilah-istilah yang digunakan dalam penulisan Prosedur agar mudah dipahami.

Persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan prosedur.

Urutan langkah pelaksanaan aktivitas. Kalimat yang mencerminkan langkah-langkah prosedur. Biasanya diawali dengan nama unit kerja sebagai subyek dan diikuti dengan kata kerja aktif.

Mencakup dokumen Sistem Tata Kerja yang terkait, formulir yang relevan dengan Prosedur yang ditulis, atau bentuk rekaman yang menjadi bukti pelaksanaan Prosedur,

Unit Kerja Terkait

Tujuan

Ruang Lingkup

Referensi

Definisi

Batasan

Prosedur

Dokumen Terkait

27

Dapat berupa jenis dan kualitas input proses, waktu penyelesaian satu siklus Prosedur, atau jenis, kualitas dan jumlah otput proses yang diinginkan.

Biasanya terdiri dari Diagram Alir dan dokumen terkait lainnya, misalnya blangko formulir yang digunakan pada prosedur tersebut, contoh surat terkait Prosedur, dll.

C. Contoh SOP

Contoh SOP yang terisi lengkap adalah sebagaimana terlampir dalam laporan Akhir Penyusunan SOP UPTD PAL.

D. Petunjuk membaca SOP

Contoh-contoh SOP yang ada di dalam buku ini disusun terdiri dari : narasi, diagram alir dan dokumen pendukung berupa blangko dan formulir, karena itu kepada pengguna buku ini mohon memperhatikan beberapa hal berikut : 1. Bacalah terlebih dahulu narasi SOP dan instruksi kerja

yang ada secara bertahap meliputi, unit kerja terkait, tujuan, ruang lingkup, procedur, indicator keberhasilan dan lampiran yang menyertai. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari ketidaktepatan atau kesalahan interpretasi dari SOP yang ada.

2. Setelah itu barulah dilanjutkan dengan membaca diagram alir yang menyertai dalam bentuk flow chart. Pada diagram alir ini akan terlihat dengan mudah tahapan kegiatan serta pelaksana atau unit kompetensi yang terlibat dalam sebuah SOP

3. Perhatikan apakah SOP tersebut juga dilengkapi dengan dokumen pendukung berupa blangko atau formulir dan lainnya untuk mendukung SOP yang ada.

Lampiran

lndikator keberhasilan

PETUNJUK PEMAKAIAN CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL

35

SOP yang ada dalam buku ini merupakan salah satu referensi dalam penyusunan SOP,

diperlukan improvisasi dan penyesuaian sesuai dengan keadaan UPTD (sumber daya

manusia, ketersediaan sarana-prasarana/asset dan lainnya).

29

3. DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP

DAFTAR SOP UPTD PAL BERDASARKAN KELOMPOK ASPEK STRATEGIS PENGELOLAAN UPTD PAL

NO NO SOP MANAJEMEN & ADMINISTRASI OPERATOR 1 1.A.1 SOP Menyusun Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL 2 1.A.2 SOP Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD PAL 3 1.B.1 SOP Memonitor dan Mengevaluasi Pengelolaan UPTD PAL 4 1.B.1.1 TKI Penyiapan Pelaksanaan Monev 5 1.C.1.1 SOP Menerima Surat Masuk 6 1.C.1.2 SOP Menyiapkan Surat Keluar 7 1.C.1.3 TKI Pengiriman Surat Keluar 8 1.C.2 SOP Mengusulkan Pemeliharaan Gedung & Kantor 9 1.C.3 SOP Mengusulkan Pemeliharaan Kendaraan Dinas 10 1.D.1 SOP Mengajukan Uang Muka Kerja 11 1.D.2 SOP Mengajukan Pembayaran Pihak ke-3 SUMBER DAYA MANUSIA 12 2.A.1 TKI Cara Menyusun SOP 13 2.B.1 TKI Cara Penyusunan Uraian Kerja (Job Description) 14 2.D.1 SOP Perekrutan Tenaga Kerja 15 2.D.1.1 SOP Proses Seleksi 16 2.E.1 TKI Melakukan Asesmen Kinerja Tenaga Kerja

30

NO NO SOP

ASET OPERASI 17 3.D.1 TKI Mengoperasikan & Memelihara Truk Tinja 18 3.D.2 SOP Melayani Penyedotan Tinja 19 3.D.2.1 TKI Menyedot Lumpur Tinja 20 3.D.2.2 TKI Mengangkut & Membuang Lumpur Tinja 21 3.D.4 SOP Menyiapkan Administrasi & Teknis LLTT 22 3.D.5 SOP Menyedot Lumpur Tinja LLTT 23 3.D.6 SOP Mengangkut dan Membuang Lumpur Tinja LLTT

MANAJEMEN PELANGGAN 24 5.A.2 SOP Mengisi dan Memutakhirkan Data Pelanggan 25 5.A.3 SOP Menerima Pelanggan Baru LLTT 26 5.B.1 TKI Komunikasi dengan Pelanggan menggunakan Telepon 27 5.C.1 SOP Menangani Keluhan Pelanggan

PENDAPATAN 28 6.C.1 SOP Mencetak, Mendistribusikan & Menerima Pembayaran Rekening Tagihan

MANAJEMEN & ADMINISTRASI OPERATOR

Book SOP Template rev.indd 1 3/14/16 8:53 PM

UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.A.1/SOP/Adm/bulan/tahun

REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3

PROSEDUR

JUDUL : MENYUSUN RENCANA KERJA & ANGGARAN

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT 1) Tim Kerja (ad Hoc) 2) Administrasi Umum 3) Tata Usaha 4) Ka UPTD PAL 5) Ka SKPD Induk

II. TUJUAN

Memberikan panduan langkah-langkah yang harus ditempuh kepada unit kompetensi terkait di lingkungan UPTD dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi langkah penyiapan & pemberitahuan kepada seluruh unit kompetensi di lingkungan UPTD melalui pengarahan pimpinan dan pemberitahuan/perintah tertulis, pembentukan TIM Kerja, proses penyusunan Rencana Kerja & Anggaran oleh Tim Kerja dan proses persetujuan Ka SKPD Induk.

IV. PROSEDUR

1. Ka UPTD PAL memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD untuk menyusun Rencana Kerja & Anggaran sesuai Renstra SKPD Induk dan memerintahkan Tata Usaha untuk menyiapkan konsep Surat Perintah Penyusunan.

2. Tata Usaha menyiapkan konsep Surat Perintah Penyusunan Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD dan menyerahkan ke Ka UPTD

3. Ka UPTD PAL meneliti konsep surat. Bila perlu perbaikan, konsep surat dikembalikan ke Tata Usaha. Bila sudah setuju dgn usulan, maka Ka UPTD PAL menandatangani Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL dan menyerahkannya kepada Tata Usaha.

4. Tata Usaha menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk didistribusikan ke Administrasi Umum.

5. Administrasi Umum mendistribusikan Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL kepada Tim Kerja


Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:

Tata Usaha Ka UPTD Ka UPTD PAL

Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun


Tata Usaha Ka UPTD Ka SKPD Induk


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.A.1/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENYUSUN RENCANA KERJA & ANGGARAN

LOGO UPTD PAL

6. Tim Kerja menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran Ka UPTD PAL dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Rencana Kerja & Anggaran mengacu pada usulan program-program teknis yang diterima dari Unit Kompetensi yang ada di UPTD

7. Ka UPTD memeriksa dan memproses persetujuan draft Usulan Rencana Kerja & Anggaran. Bila masih diperlukan perbaikan, maka draft usulan akan dikembalikan ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft usulan sudah dianggap baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL.

8. Ka. UPTD menyerahkan Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL kepada Ka SKPD Induk

9. Ka SKPD Induk menerima Usulan Rencana Kerja dan Anggaran UPTD PAL. Bila masih memerlukan perbaikan, maka berkas usulan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka akan diproses pada tahapan berikutnya.

10. Proses pengusulan RK&A UPTD selesai.

V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

1. Proses penyusunan & pengusulan Rencana Kerja & Anggaran tepat waktu

VI. LAMPIRAN

1. Diagram alir Prosedur Menyusun Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL


DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

YUSU

N R

ENCA

NA

KER

JA &

AN

GG

ARA

N U

PTD

PA

LSO

P N

o: 1

.A.1

/SO

P-RK

A/A

DM

/bul

an/t

ahun

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

KEL

ENG

KA

PAN

WA

KT

UO

UT

PUT

No

Keg

iata

nT

im K

erja

(Ad

Hoc

)A

dmin

istr

asi

Um

umTa

ta U

saha

Ka

UPT

DPA

LK

a SK

PD

Indu

k

1 2 3 4 5 6 7 8 109

Mem

berik

an a

raha

n ke

pada

uni

t-un

it ko

mpe

tens

i di U

PTD

un

tuk

men

yusu

n RK

&A

ses

uai R

enst

ra S

KPD

Indu

k da

n m

emer

inta

hkan

Tat

a U

saha

unt

uk m

enyi

apka

n ko

nsep

Su

rat P

erin

tah.

1. D

raft

Sur

at

Perin

tah;

2.

Jadw

al

Peny

usun

an

RK&

A U

PTD

PA

L

Usu

lan

RK&

A

UPT

D P

AL

Usu

lan

RK&

A d

i ttd

Ka

UPT

D P

AL

1. S

urat

Per

inta

h Pe

nyus

unan

RK

&A

dita

nda

tang

ani K

a U

PTD

PA

L;

2. A

gend

a Pe

nyus

unan

RK

&A

UPT

D P

AL

di ta

nda

tang

ani

Men

yiap

kan

kons

ep S

urat

Per

inta

h Pe

nyus

unan

Usu

lan

Renc

ana

Kerja

& A

ngga

ran

UPT

D.

Men

eliti

kon

sep

sura

t. Bi

la p

erlu

per

baik

an, k

onse

p su

rat

dike

mba

likan

ke

Tata

Usa

ha. B

ila s

udah

set

uju

dgn

usul

an,

mak

a Ka

UPT

D P

AL

men

anda

tang

ani S

urat

Per

inta

h Pe

nyus

unan

Ren

cana

Ker

ja &

Ang

gara

n U

PTD

PA

L.

Men

erim

a Su

rat P

erin

tah

Peny

usun

an R

enca

na K

erja

&

Ang

gara

n U

PTD

yg

suda

h di

tand

a ta

ngan

i Ka

UPT

D P

AL

untu

k di

dist

ribus

ikan

.

Men

dist

ribus

ikan

Sur

at P

erin

tah

Peny

usun

an R

enca

na K

erja

&

Ang

gara

n U

PTD

PA

L ke

pada

Tim

Ker

ja.

Men

erim

a S

urat

Per

inta

h Pe

nyus

unan

Ren

cana

Ker

ja &

A

ngga

ran

Ka

UPT

D P

AL

dari

Adm

inis

tras

i Um

um d

an

men

yusu

n dr

aft u

sula

n Re

ncan

a Ke

rja &

Ang

gara

n m

enga

cu

pada

usu

lan

prog

ram

-pro

gram

tekn

is y

ang

dite

rima

dari

Uni

t-un

it Ko

mpe

tens

i yan

g ad

a di

UPT

D.

Mem

erik

sa d

an m

empr

oses

per

setu

juan

dra

ft U

sula

n Re

ncan

a Ke

rja &

Ang

gara

n. B

ila m

asih

dip

erlu

kan

perb

aika

n,

mak

a dr

aft u

sula

n ak

an d

ikem

balik

an k

e Ti

m K

erja

unt

uk

diko

reks

i. Bi

la d

raft

usu

lan

suda

h di

angg

ap b

aik,

mak

a Ka

U

PTD

men

yetu

jui d

enga

n m

enan

da ta

ngan

i Usu

lan

Renc

ana

Kerja

& A

ngga

ran

UPT

D P

AL.

Men

yera

hkan

Usu

lan

Renc

ana

Kerja

& A

ngga

ran

UPT

D P

AL

kepa

da K

a SK

PD In

duk.

Pros

es p

engu

sula

n RK

&A

UPT

D s

eles

ai.

Men

erim

a U

sula

n Re

ncan

a Ke

rja d

an A

ngga

ran

UPT

D P

AL.

Bi

la m

asih

mem

erlu

kan

perb

aika

n, m

aka

berk

as u

sula

n di

kem

balik

an k

e Ka

UPT

D. B

ila d

iset

ujui

, mak

a ak

an d

ipro

ses

pada

taha

pan

berik

utny

a.

MU

LAI

PER

BA

IKA

N

SET

UJU

SELE

SAI

TID

AK

X

SET

UJU

✔

✔

SET

UJU

✔

TID

AK

X

2

3

4

5

6

7 8

9

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

4

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1. A.2/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENYUSUN LAPORAN KINERJA TRIWULANAN

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT 1) Tim Kerja (Ad Hoc) 2) Administrasi Umum 3) Tata Usaha 4) Ka UPTD PAL 5) Ka SKPD Induk

II. TUJUAN

1) Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait yang terlibat dalam kegiatan menyusun Laporan Triwulanan agar dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2) Kegiatan penyusunan Laporan Triwulanan terselenggara tepat waktu.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi langkah penyiapan & pemberitahuan kepada seluruh unit kompetensi di lingkungan UPTD melalui pengarahan pimpinan dan pemberitahuan/perintah tertulis, pembentukan TIM Kerja, proses penyusunan Laporan Triwulanan oleh Tim Kerja dan proses persetujuan Ka SKPD Induk.

IV. REFERENSI

V. DOKUMEN TERKAIT

VI. DEFINISI

VII. PROSEDUR

1. Ka. UPTD PAL memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD agar menyusun Laporan Kinerja UPTD dan memerintahkan Kepala Tata Usaha untuk menyiapkan konsep Surat Perintah dari Ka UPTD

2. Tata Usaha menerima perintah menyiapkan konsep Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan dan SK Pembentukan TIM Kerja dari Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

3. Tata Usaha menyerahkan Konsep Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dan Konsep SK TIM Kerja

4. Ka UPTD meneliti konsep surat perintah menyusun laporan Kinerja Triwulanan dan konsep SK TIM. Bila perlu perbaikan, konsep surat dikembalikan ke Tata Usaha. Bila sudah setuju dgn draft, maka Ka UPTD PAL menandatangani Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja UPTD PAL dan SK TIM Penyusun.

5. Tata Usaha menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dan SK Tim Penyusun yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk didistribusikan.

6. Administrasi Umum mendistribusikan Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dan SK Tim kepada seluruh anggota Tim Kerja

7. Tim Kerja menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Laporan Kinerja Triwulanan UPTD mengacu pada laporan kinerja dari setiap unit kompetensi yang ada di UPTD

8. Ka UPTD memeriksa dan memproses persetujuan draft Laporan Kinerja UPTD. Bila masih diperlukan perbaikan, maka draft Laporan Kinerja akan dikembalikan ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft Laporan Kinerja sudah dianggap baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Laporan Kinerja UPTD PAL.

9. Ka UPTD menyerahkan Laporan Kinerja UPTD PAL kepada Kepala SKPD Induk

10. Ka SKPD Induk menerima Laporan Kinerja UPTD PAL. Bila masih memerlukan perbaikan, maka berkas usulan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka akan diproses pada tahapan berikutnya.

11. Proses menyusun Laporan Kinerja Triwulanan selesai.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

Penyerahan laporan kinerja Triwulanan dapat dilakukan tepat waktu.

IX. LAMPIRAN

1. Diagram alir SOP Penyusunan Laporan Kinerja


Tata Usaha Ka UPTD Ka SKPD Induk



SOP

No:

1.A

.2/S

OP-

LTW

/AD

M/b

ulan

/tah

unD

IAG

RAM

ALI

R PR

OSE

DU

R M

ENYU

SUN

LA

PORA

N K

INER

JA T

RIW

ULA

NA

N U

PTD

PA

L

Kel

engk

apan

Wak

tuO

utpu

tN

oK

egia

tan

Tim

Ker

ja(A

d H

oc)

Adm

inis

tras

iU

mum

Tata

Usa

haK

a U

PTD

PAL

Ka

SKPD

In

duk

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Mem

berik

an a

raha

n ke

pada

uni

t-un

it ko

mpe

tens

i di U

PTD

aga

r men

yusu

n La

pora

n Ki

nerja

UPT

D d

an m

emer

inta

hkan

Kep

ala

Tata

Usa

ha u

ntuk

m

enyi

apka

n ko

nsep

Sur

at P

erin

tah

dari

Ka U

PTD

1. D

raft

Sur

at P

erin

tah;

2. Ja

dwal

Pen

yusu

nan

Lapo

ran

TRW

U

PTD

PA

L

1. S

urat

Per

inta

h Pe

nyus

unan

La

pora

n TR

W

1. S

urat

Per

inta

h Pe

nyus

unan

La

pora

n TR

W d

i tt

d Ka

UPT

D P

AL

Men

erim

a pe

rinta

h m

enyi

apka

n ko

nsep

Sur

at P

erin

tah

Men

yusu

n La

pora

n Ki

nerja

Triw

ulan

an d

an S

K Pe

mbe

ntuk

an T

IM K

erja

dar

i Ka

UPT

D P

AL

Men

yera

hkan

Kon

sep

Sura

t Per

inta

h M

enyu

sun

Lapo

ran

Kine

rja T

riwul

anan

U

PTD

dan

Kon

sep

SK T

IM K

erja

. (D

iusu

lkan

set

iap

pert

enga

han

bula

n M

aret

, Jun

i, Se

ptem

ber &

Des

embe

r)

Men

eliti

kon

sep

sura

t per

inta

h m

enyu

sun

lapo

ran

Kine

rja T

riwul

anan

dan

ko

nsep

SK

TIM

. Bila

per

lu p

erba

ikan

, kon

sep

sura

t dik

emba

likan

ke

Tata

U

saha

. Bila

sud

ah s

etuj

u dg

n dr

aft,

mak

a Ka

UPT

D P

AL

men

anda

tang

ani

Sura

t Per

inta

h M

enyu

sun

Lapo

ran

Kine

rja U

PTD

PA

L da

n SK

TIM

Pen

yusu

n.

Men

erim

a Su

rat P

erin

tah

Men

yusu

n La

pora

n Ki

nerja

Triw

ulan

an U

PTD

da

n SK

Tim

Pen

yusu

n yg

sud

ah d

itand

a ta

ngan

i Ka

UPT

D P

AL

untu

k di

dist

ribus

ikan

.

Men

dist

ribus

ikan

Sur

at P

erin

tah

Men

yusu

n La

pora

n Ki

nerja

Triw

ulan

an

UPT

D d

an S

K Ti

m k

epad

a se

luru

h an

ggot

a Ti

m K

erja

Men

erim

a S

urat

Per

inta

h M

enyu

sun

Lapo

ran

Kine

rja T

riwul

anan

UPT

D

dari

Adm

inis

tras

i Um

um d

an m

enyu

sun

draf

t usu

lan

Lapo

ran

Kine

rja

Triw

ulan

an U

PTD

men

gacu

pad

a la

pora

n ki

nerja

dar

i set

iap

unit

kom

pete

nsi y

ang

ada

di U

PTD

Mem

erik

sa d

an m

empr

oses

per

setu

juan

dra

ft L

apor

an K

iner

ja U

PTD

. Bila

m

asih

dip

erlu

kan

perb

aika

n, m

aka

draf

t Lap

oran

Kin

erja

aka

n di

kem

balik

an

ke T

im K

erja

unt

uk d

ikor

eksi

. Bila

dra

ft L

apor

an K

iner

ja s

udah

dia

ngga

p ba

ik, m

aka

Ka U

PTD

men

yetu

jui d

enga

n m

enan

da ta

ngan

i Lap

oran

Kin

erja

U

PTD

PA

L.

Men

yera

hkan

Lap

oran

Kin

erja

UPT

D P

AL

kepa

da K

epal

a SK

PD In

duk

MU

LAI

PER

BA

IKA

N

SET

UJU

✔

PER

BA

IKA

N

SET

UJU

✔

10M

ener

ima

Lapo

ran

Kine

rja U

PTD

PA

L. B

ila m

asih

mem

erlu

kan

perb

aika

n,

mak

a be

rkas

usu

lan

dike

mba

likan

ke

Ka U

PTD

. Bila

dis

etuj

ui, m

aka

akan

di

pros

es p

ada

taha

pan

berik

utny

a.

11Pr

oses

men

yusu

n La

pora

n Ki

nerja

Triw

ulan

an s

eles

ai.

SELE

SAI

PER

BA

IKA

N

SET

UJU

✔

2 3 5

6

7

8 9

10

4

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

9

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.B.1/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MEMONITOR DAN MENGEVALUASI PENGELOLAAN UPTD PAL

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT 1) Tata Usaha 2) Tim Monitoring & Evaluasi 3) Ka UPTD PAL 4) Ka SKPD Induk

II. TUJUAN

1) Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam menyelenggarakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi terhadap penyelenggaraan pengelolaan UPTD PAL

2) Untuk memastikan bahwa tata kelola yang dilakukan di UPTD PAL diselenggarakan dengan prinsip efektif dan efisien

3) Untuk memastikan : a. Kesesuaian kegiatan dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku

b. Pencapaian target dalam konteks rencana tahunan 4) Perbaikan sistem dapat dilakukan secara berkelanjutan dan dapat dilaksanakan

sesuai rekomendari Monitoring dan Evaluasi.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi mulai dari penyusunan program Monev termasuk indikatornya, penetapan anggota Tim, pelaksanaan Kegiatan Monev dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan.

IV. REFERENSI

V. DOKUMEN TERKAIT

VI. DEFINISI

VII. PROSEDUR

1) Ka SKPD Induk memerintahkan pelaksanaan Monev ke KA UPTD dengan indikator yang sudah ditentukan, beserta usulan anggota Tim




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

2) Ka UPTD menerima perintah pelaksanaan kegiatan Monev dari Ka SKPD Induk dan memerintahkan Fungsi Bagian TU untuk mempersiapkan Pelaksanaan program Monitoring & Evaluasi dengan membuat draft SK TIM beserta juklak-juknisnya.

3) Tata Usaha membuat draft SK TIM dengan indikator yang akan diperiksa tertuang dalam SK TIM, dilengkapi dengan Juklak & Juknis pelaksanaan Monev.

4) Ka UPTD PAL memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan akan dikembalikan ke Fungsi Bagian TU. Bila sudah setuju, maka Ka UPTD akan memaraf draft SK TIM MONEV dan menyerahkannya ke SKPD Induk.

5) Ka SKPD Induk memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan akan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila sudah setuju, maka diproses selanjutnya.

6) Ka SKPD Induk menerbitkan/menanda tangani SK Pembentukan Tim Monev 7) Tim Monev menjalankan TKI Penyiapan Kegiatan Monev (TKI 1.B.1.1) 8) Tim Monev melakukan pertemuan perkenalan dengan unit-unit kompetensi

UPTD PAL 9) Tim Monev melaksanakan kegiatan Monev sesuai Surat Tugas dan indikator

yang mau diperiksa. 10) Tim Monev melakukan analisa kesesuaian pelaksanaan prosedur (Juklak &

Juknis kegiatan Monev serta Peraturan, Pedoman, SOP, TKI yang berlaku di lingkungan UPTD PAL) dan pencapaian hasil Monitoring Evaluasi dibandingkan dengan Rencana Tahunan UPTD.

11) Tim Monev mempelajari hasil analisa. Bila diperlukan verifikasi, maka tim Monev membuat dan menyerahkan Laporan Temuan Awal kepada UPTD dan memberikan waktu kepada pihak UPTD untuk memberikan klarifikasi/penjelasan kepada TIM MONEV. Bila tidak diperlukan verifikasi, maka langsung menuju proses penyusunan Laporan Hasil Temuan (LHP)

12) Ka UPTD PAL menerima Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi 13) Ka UPTD PAL menindak lanjuti Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi

dengan melakukan tindakan koreksi dan klarifikasi kepada TIM MONEV, sebelum Penyusunan Laporan Hasil Monitoring & Evaluasi difinalkan.

14) Tim Monev menyusun hasil temuan final ke dalam LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) dan menyerahkan Laporan Hasil Pemeriksaan kepada Ka SKPD Induk dengan tembusan disampaikan kepada Ka UPTD PAL.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

15) Ka SKPD Induk memeriksa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari TIM MONEV. Bila tidak setuju dengan LHP, SKPD Induk akan mengembalikan laporan ke Tim Monev, bila setuju dengan LHP, Pelaksanaan Monev selesai.

16) Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi selesai


Tim Monev dapat menemukan hasil temuan yang dapat dijadikan acuan dalam upaya pembenahan pengelolaan berkesinambungan.

IX. LAMPIRAN

1. Diagram Alir Prosedur Monitoring dan Evaluasi


Tata Usaha Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk



SOP

No:

1.B

.1/S

OP-

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEM

ON

ITO

R D

AN

MEN

GEV

ALU

ASI

PEN

GEL

OLA

AN

UPT

D P

AL

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Kel

engk

apan

Wak

tuO

utpu

tN

oK

egia

tan

Tata

Usa

haT

im M

onev

Ka

UPT

D P

AL

Ka

SKPD

Indu

k

1 2 3 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15

Mem

erin

tahk

an p

elak

sana

an M

onev

ke

KA U

PTD

den

gan

indi

kato

r yan

g su

dah

dite

ntuk

an, b

eser

ta u

sula

n an

ggot

a Ti

m.

Men

erim

a pe

rinta

h pe

laks

anaa

n ke

giat

an M

onev

dar

i SKP

D In

duk

dan

mem

erin

tahk

an

Ka T

U u

ntuk

mem

pers

iapk

an P

elak

sana

an p

rogr

am M

onito

ring

& E

valu

asi d

enga

n m

embu

at d

raft

SK

TIM

bes

erta

jukl

ak-ju

knis

nya.

(Pro

gram

Mon

ev d

ilaku

kan

min

imal

2x

dala

m s

etah

un).

Mem

buat

dra

ft S

K TI

M d

enga

n in

dika

tor y

ang

akan

dip

erik

sa te

rtua

ng d

alam

SK

TIM

, di

leng

kapi

den

gan

Jukl

ak &

Jukn

is p

elak

sana

an M

onev

. (Pe

nyeb

utan

ang

gota

tim

te

rmas

uk p

enda

mpi

ng (f

asili

tato

r) d

ari U

PTD

)

Mem

erik

sa d

an m

enel

iti d

raft

SK

TIM

, bila

mas

ih a

da k

ekur

anga

n/pe

rlu p

erba

ikan

, mak

a dr

aft S

K TI

M a

kan

dike

mba

likan

ke

Kepa

la T

U. B

ila s

udah

set

uju,

mak

a Ka

UPT

D a

kan

mem

araf

dra

ft S

K TI

M M

ON

EV d

an m

enye

rahk

anny

a ke

SKP

D In

duk.

Mem

erik

sa d

an m

enel

iti d

raft

SK

TIM

, bila

mas

ih a

da k

ekur

anga

n ak

an d

ikem

balik

an k

e Ka

UPT

D. B

ila s

udah

set

uju,

mak

a di

pros

es s

elan

jutn

ya.

Men

erbi

tkan

/men

anda

tang

ani S

K Pe

mbe

ntuk

an T

im M

onev

Men

jala

nkan

Tat

a Ke

rja In

divi

du (T

KI) P

enyi

apan

Keg

iata

n M

onev

(TKI

1.B

.1.1

)

Mel

akuk

an p

erte

mua

n pe

rken

alan

den

gan

unit-

unit

kom

pete

nsi U

PTD

PA

L

9M

elak

sana

kan

kegi

atan

Mon

ev s

esua

i Sur

at T

ugas

dan

indi

kato

r yan

g m

au d

iper

iksa

10M

elak

ukan

ana

lisa

kese

suai

an p

elak

sana

an p

rose

dur (

Jukl

ak &

Jukn

is k

egia

tan

Mon

ev

sert

a Pe

ratu

ran,

Ped

oman

, SO

P, TK

I yan

g be

rlaku

di l

ingk

unga

n U

PTD

PA

L) d

an

penc

apai

an h

asil

Mon

itorin

g Ev

alua

si d

iban

ding

kan

deng

an R

enca

na T

ahun

an U

PTD

.

Mem

pela

jari

hasi

l ana

lisa.

Bila

dip

erlu

kan

verifi

kasi

, mak

a tim

Mon

ev m

embu

at d

an

men

yera

hkan

Lap

oran

Tem

uan

Awal

kep

ada

UPT

D d

an m

embe

rikan

wak

tu k

epad

a pi

hak

UPT

D u

ntuk

mem

berik

an k

larifi

kasi

/pen

jela

san

kepa

da T

IM M

ON

EV. B

ila ti

dak

dipe

rluka

n ve

rifika

si, m

aka

lang

sung

men

uju

pros

es p

enyu

suna

n La

pora

n H

asil

Tem

uan

(LH

P)

Men

erim

a La

pora

n Te

mua

n Aw

al d

an R

ekom

enda

si

Men

inda

k la

njut

i Lap

oran

Tem

uan

Awal

dan

Rek

omen

dasi

den

gan

mel

akuk

an t

inda

kan

kore

ksi d

an k

larifi

kasi

kep

ada

TIM

MO

NEV

, seb

elum

Pen

yusu

nan

Lapo

ran

Has

il M

onito

ring

& E

valu

asi (

final

).

Men

yusu

n ha

sil t

emua

n fin

al k

e da

lam

LH

P (L

apor

an H

asil

Pem

erik

saan

) dan

m

enye

rahk

an L

apor

an H

asil

Pem

erik

saan

kep

ada

Ka S

KPD

Indu

k de

ngan

tem

busa

n di

sam

paik

an k

epad

a Ka

UPT

D P

AL.

Mem

erik

sa L

apor

an H

asil

Pem

erik

saan

(LH

P)da

ri TI

M M

ON

EV. B

ila ti

dak

setu

ju d

enga

n LH

P, SK

PD In

duk

akan

men

gem

balik

an la

pora

n ke

Tim

Mon

ev, b

ila s

etuj

u de

ngan

LH

P, Pe

laks

anaa

n M

onev

sel

esai

.

16Pe

laks

anaa

n M

onito

ring

& E

valu

asi s

eles

ai

MU

LAI

PER

BA

IKA

NSE

TU

JU

PER

BA

IKA

N

TK

I 1.B

.1.1

SET

UJU

✔

PER

LUT

IDA

K P

ERLU

TID

AK

SELE

SAI

✔

YA✔

X

X

✔

X

X

2

3

4

5 6

8 9 10 11

12

13

14

15

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

14

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TIM MONITORING & EVALUASI NOMOR : 1.B.1.1/TKI/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENYIAPAN PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

1) Memastikan bahwa pelaksanaan setiap tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi disiapkan dengan baik, terencana dan terarah.

2) Menyiapkan alat bantu pelaksanaan monitoring dan evaluasi berupa formulir-formulir yang diperlukan pada setiap tahapan proses

3) Menjaga kesinambungan manajemen perbaikan berkesinambungan, karena selalu menggunakan format baku, terdokumentasikan dengan baik dan selalu dapat dibandingkan dari waktu ke waktu.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi mulai dari tahapan penyusunan program & penetapan anggota Tim, persiapan dan pelaksanaan Kegiatan Monev, pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan.

III. REFERENSI

IV. DOKUMEN TERKAIT

SOP No. 1.B.1 tentang Prosedur Monitoring dan Evaluasi Manajemen Pengelolaan UPTD PAL

V. DEFINISI

VI. PROSEDUR

6.1. Pembuatan Program Monitoring Evaluasi 1) Program Monitoring Evaluasi dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan

Formulir Indikator Program Monitoring Evaluasi (FR-01), disetujui oleh Ka UPTD PAL dan disahkan oleh Ka SKPD Induk

2) Program Monitoring Evaluasi menguraikan Indikator-indikator yang akan diperiksa masing-masing fungsi/unit kerja dan waktu pelaksanaannya.

3) Tim Monitoring Evaluasi yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak berbenturan kepentingan dengan fungsi/unit kerja yang diperiksa

4) Sasaran pemeriksaan oleh Tim Monitoring Evaluasi adalah seluruh unit kompetensi yang berada di organisasi UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

5) Tim Monitoring Evaluasi minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim Monitoring Evaluasi dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kompetensi yang akan diperiksa.

6) Lingkup kegiatan Monitoring Evaluasi disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit-unit kompetensi dalam Struktur dan Tupoksi organisasi UPTD PAL.

6.2. Persiapan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi 1) Ketua Tim Monitoring Evaluasi menyusun rencana pada Formulir Jadwal

Monitoring Evaluasi (FR-02) yang disampaikan ke unit kompetensi yang akan diperiksa paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.

2) Tim Monitoring Evaluasi menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Monitoring Evaluasi (FR-03) dan peralatan pemeriksaan lain yang diperlukan.

3) Berdasarkan rencana Monitoring Evaluasi yang telah diterima, unit kompetensi yang akan diperiksa menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggung jawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diperiksa untuk mendampingi Tim Monitoring Evaluasi selama pelaksanaan pemeriksaan.

6.3. Pelaksanaan Monitoring Evaluasi 1) Kegiatan Monitoring Evaluasi diawali dengan mengadakan pertemuan

pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Monitoring Evaluasi dan unit kompetensi yang akan diperiksa, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal Monitoring Evaluasi.

2) Kegiatan Monitoring Evaluasi dilaksanakan berdasarkan jadwal Monitoring Evaluasi yang telah disepakati Tim Monev dengan unit kompetensi yang akan diperiksa, antara lain meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan unit kompetensi yang diperiksa atau pekerja dan observasi di lapangan.

3) Temuan pemeriksaan dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada unit kompetensi yang diperiksa pada saat pelaksanaan Monitoring Evaluasi dan dicatat dalam Formulir Temuan Monitoring Evaluasi (FR-06) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07).

4) Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), Tim Monitoring Evaluasi menjelaskan hasil temuan pemeriksaan yang ditemukan kepada unit kerja yang diperiksa.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

6.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi 1) Laporan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi (FR-04) disusun Ketua Tim

Monitoring Evaluasi paling lambat 3 (tiga) hari setelah pemeriksaan berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Monitoring Evaluasi (FR-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07) yang dibuat oleh Tim Monitoring Evaluasi yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau ketidak sesuaian (FR-05).

2) Laporan disampaikan kepada Ka UPTD PAL dan Unit Kompetensi yang diperiksa, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen.

3) Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR - 07) yang dibuat oleh Tim Monitoring Evaluasi, disimpan dan dipelihara oleh Tata Usaha.

6.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan 1) Tim Monitoring dan Evaluasi memantau pelaksanaan hingga tindak lanjut

temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan unit kompetensi yang diperiksa untuk dilaporkan kepada Ka UPTD PAL.

2) Unit Kompetensi yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Tim Monitoring Evaluasi dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, unit kompetensi yang diperiksa menyampaikan kepada Tim Monitoring Evaluasi untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh Tim Monev.

3) Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR- 05) dinyatakan tertutup/selesai.

4) Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kompetensi yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-07) yang baru dan disampaikan kepada Tim Monitoring Evaluasi.

5) Ketua Tim Monitoring Evaluasi memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan Tindak lanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-05).




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL


TIM MONEV Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk


VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

Penggunaan alat bantu (formulir-formulir) yang disediakan berhasil memudahkan kerja Tim Monev dalam menyelenggarakan kegiatan Monev secara efisien dan efektif.

VIII. LAMPIRAN 1. Formulir Program Monitoring & Evaluasi (Indikator Monev) (FR-01) 2. Formulir Jadwal Monitoring & Evaluasi (FR-02)

3 Formulir Checklist Monitoring & Evaluasi (FR-03) 4. Formulir Laporan Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi (FR-04) 5. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan/Ketidaksesuaian (FR-05) 6. Formulir Temuan Monitoring & Evaluasi (FR-06) 7. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-07) 8. Formulir Daftar Hadir (FR-08)


TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R PR

OG

RAM

MO

NIT

ORI

NG

& E

VALU

ASI

(FR-

01)

Ket

eran

gan:

NO

IND

IKA

TO

R M

ON

ITO

RIN

G

& E

VALU

ASI

PRO

GR

AM

MO

NIT

OR

ING

& E

VALU

ASI

TAR

GET

PEN

CA

PAIA

N (

HA

SIL

KU

AN

TIT

AT

IF)

KES

ESU

AIA

N K

EGIA

TAN

DG

N

PED

OM

AN

/SO

P/JU

KLA

K (

HA

SIL

KU

ALI

TAT

IF)

A20

1825

3015

2030

3510

390

114%

1 2 B

Sedo

t (C

ON

TOH

IND

IKAT

OR

)

Pena

giha

n

TAH

UN

SEB

ELU

M

No.

Dok

umen

: FR

-01

Tang

gal T

erbi

t

:R

evis

i

: 0

Hal

aman

:

TAH

UN

INI

JUM

LAH

TAR

GET

PEN

CA

PAIA

N (

%)

KET

ERA

NG

AN

TR

IWU

LAN

TR

IWU

LAN

II

IIII

IIIIII

IVIV

JUM

LAH

Dis

etuj

ui o

leh:

(

)

Tang

gal:

Dip

erik

sa o

leh:

(

)

Tang

gal:

Dib

uat

oleh

:

(

)

Tang

gal:

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

20

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R JA

DW

AL

MO

NIT

ORI

NG

& E

VALU

ASI

(FR-

02)

NO

KEG

IATA

NU

NIT

KO

MPE

TEN

SIPE

MER

IKSA

LOK

ASI

WA

KT

UH

AR

ITA

NG

GA

L

JAD

WA

L M

ON

ITO

RIN

G E

VALU

ASI

No.

Dok

umen

: FR

-02

Tang

gal T

erbi

t

:R

evis

i

: 0

Hal

aman

:

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

21

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R CH

ECKL

IST

MO

NIT

ORI

NG

& E

VALU

ASI

(FR-

03)

NO

ITEM

CEK

/VER

IFIK

ASI

LOG

O U

PTD

PA

L

REF

EREN

SIT

ERPE

RIK

SA

HA

SIL

(*)

SESU

AI

TID

AK

SES

UA

IK

ETER

AN

GA

N

JAD

WA

L M

ON

ITO

RIN

G E

VALU

ASI

No.

Dok

umen

: FR

-03

Tang

gal T

erbi

t

:R

evis

i

: 0

Hal

aman

:

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

22

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R LA

PORA

N P

ELA

KSA

NA

AN

MO

NIT

ORI

NG

EVA

LUA

SI

LOG

O U

PTD

PA

LLA

POR

AN

PEL

AK

SAN

AA

N M

ON

ITO

RIN

G E

VALU

ASI

No.

Dok

umen

: FR

-04

Tang

gal T

erbi

t

:

Rev

isi

: 0

Hal

aman

:

1.

Tan

ggal

Pel

aksa

naan

Mon

itor

ing

Eval

uasi

:

s/

d

2.

S

usun

an T

im M

onit

orin

g Ev

alua

si

K

etua

:

A

nggo

ta

:

A

nggo

ta

:

3.

Has

il M

onit

orin

g Ev

alua

si

:

NO

AK

TIF

ITA

S YA

NG

DIP

ERIK

SAR

EFER

ENSI

KET

ERA

NG

AN

HA

SIL

(*)

SESU

AI

TID

AK

SES

UA

I

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

23

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R PE

MA

NTA

UA

N T

IND

AK

LAN

JUT

PERM

ASA

LAH

AN

/KET

IDA

K SE

SUA

IAN

KET

ERA

NG

AN

(*)

: DIIS

I DEN

GA

N T

INJA

UA

N M

AN

AJE

MEN

/ HA

SIL

PEM

ERIK

SAA

N L

AIN

NYA

FOR

MU

LIR

PEM

AN

TAU

AN

TIN

DA

K L

AN

JUT

PE

RM

ASA

LAH

AN

/KET

IDA

K S

ESU

AIA

N

No.

Dok

umen

: FR

-05

Tang

gal T

erbi

t

:R

evis

i

: 0

Hal

aman

:

1.

Sta

tus

per

tang

gal:

Sum

ber

(*)

:

NO

UR

AIA

N

KET

IDA

K S

ESU

AIA

N/P

ERM

ASA

LAH

AN

REN

CA

NA

TIN

DA

K L

AN

JUT

TAR

GET

WA

KT

U

PEN

YEL

ESA

IAN

PEN

AN

GG

UN

GJA

WA

BST

AT

US

LOG

O U

PTD

PA

L

Dib

uat

oleh

:

(

)

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

24

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R PE

MA

NTA

UA

N T

IND

AK

LAN

JUT

PERM

ASA

LAH

AN

/KET

IDA

K SE

SUA

IAN

LOG

O U

PTD

PA

LFO

RM

ULI

R P

ERM

INTA

AN

TIN

DA

KA

N

PER

BA

IKA

N &

PEN

CEG

AH

AN

No.

Dok

umen

: FR

-07

Tang

gal T

erbi

t

:R

evis

i

: 0

Hal

aman

:

NO

UR

AIA

N K

ETID

AK

SES

UA

IAN

/PE

RM

ASA

LAH

AN

TAR

GET

WA

KT

U P

ENY

ELES

AIA

NPE

NA

NG

GU

NG

JAW

AB

STA

TU

SK

ETER

AN

GA

N

Dib

uat

oleh

:

(

)

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

25

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R PE

MA

NTA

UA

N T

IND

AK

LAN

JUT

PERM

ASA

LAH

AN

/KET

IDA

K SE

SUA

IAN

(*):

Ber

ikan

tan

da (√)

pad

a ko

lom

yan

g se

suai

LOG

O U

PTD

PA

LFO

RM

ULI

R T

EMU

AN

MO

NIT

OR

ING

EVA

LUA

SIN

o. D

okum

en

: F

R-0

6Ta

ngga

l Ter

bit

:

Rev

isi

: 0H

alam

an

:

Loka

si P

emer

iksa

an:

Tang

gal:

NO

UN

IT K

OM

PET

ENSI

UR

AIA

N T

EMU

AN

KA

TEG

OR

I TEM

UA

N (

*)

KET

IDA

KSE

SUA

IAN

OB

SERV

ASI

REF

EREN

SI K

LAU

SUL/

ELEM

EN/D

OK

UM

ENK

ETER

AN

GA

N

Dib

uat

oleh

:

(

)

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

26

3/14

/16

8:5

3 PM

TKI N

o: 1

.B.1

.1/T

KI-P

enyi

apan

Mon

ev/A

DM

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R D

AFT

AR

HA

DIR

TIM

MO

NIT

ORI

NG

& E

VALU

ASI

(FR-

08)

DA

FTA

R H

AD

IR

KEG

IATA

N

:

HA

RI/T

AN

GG

AL

:

TEM

PAT

:

NO

NA

MA

LEN

GK

AP

& G

ELA

R

TIM

MO

NEV

TER

PER

IKSA

JAB

ATA

N

KET

UA

TIM

MO

NEV

AN

GG

OTA

TIM

MO

NEV

AN

GG

OTA

TIM

MO

NEV

NIP

GO

LH

PTA

ND

A T

AN

GA

N

1 2 3 4 5 6 7 8

Dib

uat

oleh

:

(

)

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

27

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.1/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENERIMA SURAT MASUK

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses Penerimaan Surat Masuk ke UPTD PAL

II. UNIT KERJA TERKAIT

1. Pencatat Surat (Administrasi Umum) 2. Tata Usaha 3. Ka.UPTD PAL

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas proses menerima surat masuk sampai kepada pendistribusian dan pendelegasian untuk menindak lanjuti surat masuk tersebut.

IV. REFERENSI

1. Peraturan Pembentukan beserta jabaran Tupoksi/SOTK UPTD PAL 2. Pedoman Kebijakan Jaminan Kualitas Layanan UPTD PAL (belum ada)

V. DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Penyiapan Surat Keluar UPTD PAL 2. Instruksi Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar UPTD PAL 3. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)

VI. REFERENSI

1. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)

VII. PROSEDUR

1. Fungsi Pencatat Surat (Staf Administrasi & Umum) menerima surat dari luar UPTD PAL/Nota Dinas dari Ka UPTD.

2. Pencatat Surat (Administrasi & Umum) mencatat nomor surat pada Form 01: Agenda Surat Masuk.


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.1/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENERIMA SURAT MASUK

LOGO UPTD PAL


Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL


3. Pencatat Surat (Staf Administrasi & Umum) mengisi Informasi Dasar (asal surat, nomor surat, perihal) pada lembar disposisi (Form 03: Lembar Disposisi Ka. UPTD PAL) dan meneruskan berkas Surat Masuk kepada Tata Usaha

4. Tata Usaha memeriksa dan meneliti kelengkapan berkas Surat Masuk, serta memaraf lembar disposisi.

5. Ka UPTD PAL menerima berkas Surat Masuk, meneliti serta menuangkan pendelegasian/arahan/petunjuk untuk merespon Surat Masuk dimaksud ke dalam Lembar Disposisi yang telah disiapkan.

6. Tata Usaha mendistribusikan berkas Surat Masuk sesuai Disposisi Ka UPTD PAL


1. Seluruh Surat Masuk dipastikan sampai, direspon dengan baik dan tepat 2. Tidak ada komplain dari Stake holder terkait respon terhadap materi/substansi

termaktub dalam Surat Masuk

IX. LAMPIRAN

1. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Surat Masuk


SOP

No:

1.C

.1.1

/SO

P-SM

/AD

M/b

ulan

/tah

unD

IAG

RAM

ALI

R PR

OSE

DU

R M

ENER

IMA

SU

RAT

MA

SUK

Kel

engk

apan

W

aktu

Out

put

PEL

AK

SAN

A/U

NIT

KO

MP

ETEN

SI

MU

TU

BA

KU

MU

LAI

SELE

SAI

1 3 4 5 6

Men

erim

a Su

rat d

ari l

uar U

PTD

PA

L/N

ota

Din

as d

ari K

a SK

PD

Indu

k

2M

enca

tat n

omor

sura

t ke

dala

m b

uku

Agen

da S

urat

Mas

uk

Men

yiap

kan,

men

gisi

info

das

ar d

an p

oin

pent

ing

dari

isi s

urat

pa

da L

emba

r Dis

posi

si K

a U

PTD

.

Mem

erik

sa d

an m

enel

iti k

elen

gkap

an b

erka

s Sur

at M

asuk

, ser

ta

mem

araf

lem

bar d

ispo

sisi

Men

erim

a be

rkas

Sur

at M

asuk

, men

eliti

sert

a m

enua

ngka

n pe

ndel

egas

ian/

arah

an/p

etun

juk

untu

k m

eres

pon

Sura

t Mas

uk

dim

aksu

d ke

dal

am L

emba

r Dis

posi

si y

ang

tela

h di

siap

kan.

Men

dist

ribus

ikan

ber

kas S

urat

Mas

uk se

suai

Dis

posi

si K

a U

PTD

PA

L. (A

ltern

atif

disp

osis

i : 1

. Ars

ipka

n Su

rat;

2. Ja

lank

an S

OP

No

1.C.

1.2

(Men

yiap

kan

Sura

t Kel

uar))

No

K

egia

tan

Penc

atat

Sura

t (A

dm &

Um

umTa

ta

Usa

haK

a. U

ptd

Pal

1. S

urat

Dar

i Lua

r/N

ota

Din

as K

a D

inas

/Ka.

Ba

dan;

2: D

ispo

sisi

Ka

Din

as/K

a Ba

dan

(LD

01)

1. A

gend

a Su

rat M

asuk

1. L

emba

r Dis

posi

si K

a U

PTD

(LD

02)

2 3

4

5

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

31

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1. 2/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENYIAPKAN SURAT KELUAR

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Unit Kompetensi Terkait 2. Pencatat Surat (Administrasi Umum) 3. Tata Usaha 4. Ka UPTD PAL

II. TUJUAN

Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses Penyiapan Surat Keluar dari UPTD PAL

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas proses menyiapkan Surat Keluar, dari pembuatan draft Surat Keluar oleh Unit Kompetensi Terkait atau Tata Usaha sampai surat ditanda tangani oleh Ka UPTD PAL. Pendistribusian surat keluar diatur dalam Instruksi Kerja tersendiri.

IV. REFERENSI

1. Peraturan Pembentukan beserta jabaran Tupoksi/SOTK UPTD PAL 2. Pedoman Kebijakan Jaminan Kualitas Layanan UPTD PAL 3. Pedoman Korespondensi UPTD PAL

V. DOKUMEN TERKAIT

1. Instruksi Kerja Pendistribusian Surat Keluar

VI. DEFINISI

VII. REFERENSI

1. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

VIII. PROSEDUR 1. Ka UPTD memberikan disposisi/memerintahkan unit kompetensi terkait

menyiapkan surat keluar, melalui Tata Usaha 2. Tata Usaha menerima disposisi dari Ka UPTD untuk dijalankan/didistribusikan 3. Mendistribusikan perintah mengkonsep surat dari Ka UPTD 4. Mengkonsep Surat Keluar sesuai disposisi Ka UPTD PAL dan membubuhkan paraf.

5. Menerima dan mencatat Konsep Surat Keluar, lalu meneruskan ke Tata Usaha atau menerima hasil koreksi Konsep Surat Keluar untuk dikembalikan ke Unit Kompetensi terkait pengkonsep surat.

6. Mengkonsep Surat Keluar sesuai perintah Ka UPTD PAL 7. Meneliti konsep Surat Keluar

8. Menilai Konsep Surat Keluar, bila masih perlu perbaikan, bisa dikembalikan ke Pencatat Surat untuk diperbaiki oleh konseptor Surat Keluar, membubuhkan paraf bila konsep Surat Keluar sudah dianggap baik serta meneruskannya ke Ka UPTD PAL

9. Menilai dan meneliti Konsep Surat Keluar. Koreksi bila diperlukan. Bubuhkan tanda tangan bila Konsep Surat sudah dianggap baik.

10. Menerima Konsep Surat Keluar yang sudah ditanda tangani Ka UPTD. Lakukan penomoran, tuliskan tanggal dan Cap/Stempel UPTD PAL serta catat dalam buku agenda Surat Keluar.

11. Menjalankan Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar (TKI No. I.C.1.3) 12. Mengarsipkan tanda terima pengiriman Surat Keluar.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

IX. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

1. Seluruh Surat Keluar dari Ka UPTD disiapkan dgn baik oleh staf yang kompeten. 2. Tidak ada keluhan dari Stake holder terkait respon terhadap materi/substansi

termaktub dalam Surat Keluar

X. LAMPIRAN

1. Diagram Alir Prosedur Penyiapan Surat Keluar


Petugas Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL



SOP

No:

1.C

.1.2

/SO

P-Py

SK/A

DM

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

STA

ND

AR

OPE

RASI

& P

ROSE

DU

R PE

NYI

APA

N S

URA

T KE

LUA

R

MU

LAI

SELE

SAI

Kel

engk

apan

W

aktu

Out

put

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

1 4

Mem

berik

an d

ispo

sisi

/mem

erin

tahk

an u

nit k

ompe

tens

i m

enyi

apka

n su

rat k

elua

r, m

elal

ui Ta

ta U

saha

2M

ener

ima

Dis

posi

si d

ari K

a U

PTD

unt

uk d

ijala

nkan

/did

is-

trib

usik

an

3M

endi

strib

usik

an p

erin

tah

men

gkon

sep

sura

t dar

i Ka

UPT

D

Men

gkon

sep

Sura

t Kel

uar s

esua

i dis

posi

si K

a U

PTD

PA

L da

n m

embu

buhk

an p

araf

.

5

Men

erim

a da

n m

enca

tat K

onse

p Su

rat K

elua

r, la

lu

men

erus

kan

ke Ta

ta U

saha

ata

u m

ener

ima

hasi

l kor

eksi

Ko

nsep

Sur

at K

elua

r unt

uk d

ikem

balik

an k

e U

nit K

ompe

-te

nsi t

erka

it pe

ngko

nsep

sura

t.

6M

engk

onse

p Su

rat K

elua

r ses

uai p

erin

tah

Ka U

PTD

PA

L

7M

enel

iti k

onse

p Su

rat K

elua

r

8

Men

ilai K

onse

p Su

rat K

elua

r, bi

la m

asih

per

lu p

erba

ikan

, bi

sa d

ikem

balik

an k

e Pe

ncat

at S

urat

unt

uk d

iper

baik

i ole

h ko

nsep

tor S

urat

Kel

uar,

mem

bubu

hkan

par

af b

ila k

onse

p Su

rat K

elua

r sud

ah d

iang

gap

baik

sert

a m

ener

uska

nnya

ke

Ka

UPT

D P

AL.

9M

enila

i dan

men

eliti

Kon

sep

Sura

t Kel

uar.

Kore

ksi b

ila

dipe

rluka

n. B

ubuh

kan

tand

a ta

ngan

bila

Kon

sep

Sura

t su

dah

dian

ggap

bai

k.

10

Men

erim

a Ko

nsep

Sur

at K

elua

r yan

g su

dah

dita

nda

tang

ani K

a U

PTD

. Lak

ukan

pen

omor

an, t

ulis

kan

tang

-ga

l dan

Cap

/Ste

mpe

l UPT

D P

AL

sert

a ca

tat d

alam

buk

u ag

enda

Sur

at K

elua

r.

11M

enja

lank

an Ta

ta K

erja

Indi

vidu

Pen

girim

an S

urat

Kel

uar

(TKI

No.

I.C.

1.3)

12M

enga

rsip

kan

tand

a te

rima

peng

irim

an S

urat

Kel

uar

N

o

Keg

iata

nU

nit

Kom

pete

nsi

Terk

ait

Penc

atat

Sur

at

(Adm

& U

mum

)Ta

ta U

saha

Ka.

Upt

d Pa

l

1: D

ispo

sisi

Ka

UPT

D (L

D02

) kep

ada

Uni

t/St

af u

ntuk

men

yiap

kan

Sura

t Ke

luar

; 2. B

erka

s Sur

at M

asuk

1. A

gend

a Su

rat K

elua

r

1. Ta

nda

Terim

a Su

rat K

elua

r dar

i Kur

ir U

PTD

ata

u Ta

nda

Terim

a da

ri Ja

sa

Peng

irim

TK

I N

o. 1

.C.1

.3

ALT

.1

KOR

EKSI

KOR

EKSI

SET

UJU

SET

UJU

ALT

.2

2

4

5

7 8

9

10

3

✔

✔

X

X

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

36

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.3/IK/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENGIRIMAN SURAT KELUAR

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

Memastikan Surat Keluar yang berasal dari UPTD PAL terdistribusi dan sampai ke alamat intitusi/individu yang dituju.

II. INSTRUKSI KERJA

1. Menerima surat keluar yang sudah ditandatangani Ka. UPTD PAL 2. Menomori surat keluar dan membubuhkan stempel UPTD sesuai ketentuan yang berlaku. 3. Mengcopy surat 4. Mencatat No Surat Keluar pada Agenda Surat Keluar 5. Menyimpan/mengarsipkan hasil copian surat tersebut. 6. Mencetak alamat dan memasukkan surat ke dalam amplop 7. Memutuskan cara pengiriman surat, memakai jasa pengiriman atau tidak (pilih salah satu) 8. Membuat tanda terima surat keluar dan menyerahkannya ke Kurir UPTD, bila diputuskan tidak memakai jasa pengiriman 9. Menuliskan resi pengiriman dan menyerahkan ke perusahaan jasa pengiriman 10. Menerima bukti pengiriman dari kurir/jasa pengiriman


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.3/IK/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENGIRIMAN SURAT KELUAR

LOGO UPTD PAL


Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL


III. LAMPIRAN

1. Diagram Alir Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar


SOP

No:

1.C

.1.3

TKI

PEN

GIR

IMA

N S

URA

T KE

LUA

R/SD

M/b

ulan

/tah

unD

IAG

RAM

ALI

R TA

TA K

ERJA

IND

IVID

U P

ENG

IRIM

AN

SU

RAT

KELU

AR

SELE

SAI

Kel

engk

apan

W

aktu

O

utpu

t

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

1M

ener

ima

Sura

t Kel

uar y

ang

suda

h di

tand

atan

gani

Ka

UPT

D

2M

enom

ori s

urat

kel

uar d

an m

embu

buhk

an st

empe

l UPT

D s

esua

i ket

entu

an

yang

ber

laku

.

3M

engc

opy

sura

t

4M

enca

tat N

o Su

rat K

elua

r pad

a Ag

enda

Sur

at K

elua

r

5M

enyi

mpa

n/m

enga

rsip

kan

hasi

l cop

ian

sura

t ter

sebu

t.

6M

ence

tak

alam

at d

an m

emas

ukka

n su

rat k

e da

lam

am

plop

7M

emut

uska

n ca

ra p

engi

riman

sura

t, m

emak

ai ja

sa p

engi

riman

ata

u tid

ak (p

ilih

sala

h sa

tu)

8M

embu

at ta

nda

terim

a su

rat k

elua

r dan

men

yera

hkan

nya

ke K

urir

UPT

D, b

ila

dipu

tusk

an ti

dak

mem

akai

jasa

pen

girim

an

9M

enul

iska

n re

si p

engi

riman

dan

men

yera

hkan

ke

peru

saha

an ja

sa p

engi

riman

10M

ener

ima

bukt

i pen

girim

an d

ari k

urir/

jasa

pen

girim

an

No

K

egia

tan

Penc

atat

Sur

at

MU

LAI

YA✔T

IDA

KX

2 3 4 5 6 7 8 9

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

40

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.2/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN GEDUNG & KANTOR

LOGO UPTD PAL


1) Operator Pemeliharaan Umum 2) Pelayanan Teknis 3) Pencatat Barang Inventaris (Staf Adm & Umum) 4) Kas & Pembukuan 5) Tata Usaha 6) Ka UPTD

II. TUJUAN

Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait dalam kegiatan pengusulan Pemeliharaan/perawatan Gedung & Kantor

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan usulan, hingga pencairan biaya pelaksanaan perawatan/pemeliharaan Gedung

IV. REFERENSI

Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana UPTD (belum ada)

V. DOKUMEN TERKAIT

VI. PROSEDUR

1) Operator Pemeliharaan mempersiapkan berkas pengajuan usulan Pemeliharaan Gedung dengan mengisi Form Permohonan Pemeliharaan Gedung, untuk ditanda tangani Pelayanan Teknis.

2) Pelayanan Teknis mengusulkan kegiatan Pemeliharaan Gedung & Kantor dan menyerahkan usulan kepada Tata Usaha.

3) Memeriksa usulan apakah sesuai program dan pagu anggaran pada Rencana Kegiatan & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak sesuai, berkas dikembalikan untuk dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun berjalan menuju proses berikutnya.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

4) Melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan yang diusulkan dibandingkan dengan kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan dituangkan dalam lembar pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan dalam berkas untuk diserahkan kepada Kas dan Pembukuan

5) Kas & Pembukuan menerima berkas dari Pencatat Barang dan menyiapkan voucher/cheque sesuai besaran biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada Tata Usaha.

6) Kepala UPTD memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan Teknis

7) Kas & Pembukuan membayar usulan Biaya Pemeliharaan yg telah disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan Gedung.

8) Pelayanan Teknis menerima Pencairan dana untuk Pembiayaan Pemeliharaan Gedung & Kantor


1) Proses administrasi pengajuan pemeliharaan/perawatan gedung dan kantor berlangsung dengan tertib, lancar, efektif dan efisien.

2) Kerusakan Gedung & Kantor dapat diminimalisir dengan program perawatan berkala dan rutin

3) Umur pakai Sarana dan Prasarana UPTD dapat dicapai secara optimal




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL


Adm & Umum Tata Usaha Ka UPTD PAL


VIII. LAMPIRAN

1) Diagram Alir SOP Pengajuan Usulan Pemeliharaan Gedung & Kantor


SOP

No:

1.C

.2/S

OP-

PmG

d/A

DM

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

GU

SULK

AN

PEM

ELIH

ARA

AN

GED

UN

G &

KA

NTO

R

TID

AK

SES

UA

I RP&

A

SESU

AI R

P&A

DIT

OLA

K/D

IPER

BA

IKI

BER

KA

SLE

NG

KA

P

DIT

OLA

K

DIS

ETU

JUI

SELE

SAI

SELE

SAI

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Wak

tuO

utpu

tK

elen

gkap

anK

a. U

ptd

Tata

U

saha

1

Mem

pers

iapk

an b

erka

s pen

gaju

an u

sula

n Pe

mel

ihar

aan

Ged

ung

deng

an m

engi

si F

orm

Pe

rmoh

onan

Pem

elih

araa

n G

edun

g, u

ntuk

di

tand

a ta

ngan

i Pel

ayan

an Te

knis

.

2M

enan

da ta

ngan

i usu

lan

kegi

atan

Pem

elih

araa

n G

edun

g &

Kant

or d

an m

enye

rahk

an u

sula

n ke

pada

Tat

a U

saha

3

Mem

erik

sa u

sula

n ap

akah

sesu

ai p

rogr

am d

an

pagu

ang

gara

n pa

da R

enca

na K

egia

tan

& A

ng-

gara

n ta

hun

berja

lan.

Bila

tida

k se

suai

, ber

kas

dike

mba

likan

unt

uk d

ikor

eksi

. Bila

tela

h se

suai

dg

n RP

&A ta

hun

berja

lan

men

uju

pros

es b

eri-

kutn

ya.

4

Mel

akuk

an p

enge

ceka

n ke

sesu

aian

item

pek

er-

jaan

yan

g di

usul

kan

diba

ndin

gkan

den

gan

kond

isi fi

sik

di la

pang

an. H

asil

peng

amat

an

ditu

angk

an d

alam

lem

bar p

emer

iksa

an/v

erifi

kasi

da

n di

tam

bahk

an d

alam

ber

kas u

ntuk

dis

erah

-ka

n ke

pada

Kas

dan

Pem

buku

an.

5M

ener

ima

berk

as d

ari P

enca

tat B

aran

g da

n m

enyi

apka

n vo

uche

r/ch

eque

sesu

ai b

esar

an

biay

a ya

ng d

iusu

lkan

unt

uk d

iser

ahka

n ke

pada

Ta

ta U

saha

.

6

Men

erim

a da

n m

emer

iksa

kel

engk

apan

ber

kas

dari

Kas &

Pem

buku

an. B

ila k

elen

gkap

an d

an

pers

yara

tan

belu

m se

suai

, ber

kas d

ikem

balik

an

ke P

elay

anan

Tekn

is. B

ila k

elen

gkap

an d

an

pers

yara

tan

suda

h se

suai

, ber

kas d

ipar

af u

ntuk

di

sera

hkan

kep

ada

Kepa

la U

PTD

.

7

Mem

erik

sa u

sula

n. B

ila se

tuju

mak

a Ka

. UPT

D

mem

berik

an ta

nda

tang

an p

erse

tuju

an p

ada

do-

kum

en (u

sula

n da

n vo

uche

r Bia

ya).

Bila

Ka.

UPT

D

men

olak

usu

lan,

ber

kas u

sula

n di

kem

balik

an k

e Pe

laya

nan

Tekn

is.

8

Mem

baya

rkan

usu

lan

Biay

a Pe

mel

ihar

aan

yg

tela

h di

setu

jui K

a. U

PTD

PA

L ke

pada

Pel

ayan

an

Tekn

is u

ntuk

mem

biay

ai k

egia

tan

Pem

elih

araa

n G

edun

g.

N

o

Keg

iata

nO

pera

tor

Pem

elih

araa

nU

mum

Pela

yana

nTe

knis

Penc

atat

Bar

ang

Inve

ntar

is (

Adm

&

Um

um)

Kas

& P

embu

kuan

MU

LAI

9M

ener

ima

penc

aira

n da

na u

ntuk

Pem

biay

aan

Pem

elih

araa

n G

edun

g &

Kant

or

1. F

orm

Pe

mel

ihar

aan

Ged

ung

Lem

bar

Pem

erik

saan

/ve

rifika

si la

pang

an

1. B

lang

ko V

ouch

er/

Cheq

ue

Vouc

her/

Cheq

ue y

g su

dah

diis

i bes

aran

da

n pe

nerim

anya

se

rta

suda

h di

tand

a ta

ngan

Ka

UPT

D P

AL

Bukt

i pen

caira

n Vo

uche

r/Ch

eque

Penc

aira

n Vo

uche

r/C

hequ

e

2

3

4

59

6

7

✔

✔ ✔

X

X

X

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

45

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES




PROSEDUR

JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN KENDARAAN DINAS

LOGO UPTD PAL


1) Operator Pemeliharaan Umum 2) Pelayanan Teknis 3) Pencatat Barang Inventaris (Staf Adm & Umum) 4) Kas & Pembukuan 5) Tata Usaha 6) Ka UPTD

II. TUJUAN

Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait dalam kegiatan pengusulan Pemeliharaan/perawatan Kendaraan Dinas

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan usulan, hingga pencairan biaya pelaksanaan perawatan/pemeliharaan Kendaraan Dinas

IV. REFERENSI

Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana UPTD (belum ada)

V. DOKUMEN TERKAIT

VI. PROSEDUR

1) Operator Pemeliharaan Umum mempersiapkan berkas pengajuan usulan Pemeliharaan Kendaraan Dinas dengan mengisi Form Permohonan Pemeliharaan Kendaraan Dinas, untuk ditanda tangani Pelayanan Teknis.

2) Pelayanan Teknis menanda tangani usulan kegiatan Pemeliharaan Kendaraan Dinas dan menyerahkan usulan kepada Tata Usaha

3) Tata Usaha menerima dan memeriksa usulan apakah sesuai program dan




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

pagu anggaran pada Rencana Program & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak sesuai, berkas dikembalikan untuk dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun berjalan menuju proses berikutnya.

4) Pencatat Barang Inventaris melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan yang diusulkan dibandingkan dengan kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan dituangkan dalam lembar pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan dalam berkas untuk diserahkan kepada Kas dan Pembukuan.

5) Kas dan Pembukuan menerima berkas dari Pencatat Barang dan menyiapkan voucher/cheque sesuai besaran biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada Tata Usaha.

6) Tata Usaha menerima dan memeriksa kelengkapan berkas dari Kas & Pembukuan. Bila kelengkapan dan persyaratan belum sesuai, berkas dikembalikan ke Pelayanan Teknis. Bila kelengkapan dan persyaratan sudah sesuai, berkas diparaf untuk diserahkan kepada Kepala UPTD.

7) Ka UPTD memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan Teknis.

8) Kas dan Pembukuan membayarkan usulan Biaya Pemeliharaan yg telah disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan Kendaraan Dinas.

9) Pelayanan Teknis menerima pencairan dana untuk Pembiayaan Pemeliharaan Kendaraan Dinas.


1) Proses administrasi pemeliharaan/perawatan Kendaraan Dinas berlangsung dengan tertib, lancar, efektif dan efisien.

2) Kerusakan Kendaraan Dinas dapat diminimalisir dengan program perawatan berkala dan rutin

3) Umur pakai Kendaraan Dinas dapat dicapai secara optimal




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL


Operator Pemeliharaan Umum Tata Usaha Ka UPTD PAL


VIII. LAMPIRAN

1) Diagram Alir SOP Mengusulkan Pemeliharaan Kendaraan Dinas


SOP

No:

1.C

.3/S

OP-

PKD

/AD

M/b

ulan

/tah

unD

IAG

RAM

ALI

R ST

AN

DA

R O

PERA

SI &

PRO

SED

UR

MEN

GU

SULK

AN

PEM

ELIH

ARA

AN

KEN

DA

RAA

N D

INA

S

TID

AK

SES

UA

I RP&

A

SESU

AI R

P&A

DIT

OLA

K/

DIP

ERB

AIK

IBE

RK

AS

LEN

GK

AP

SELE

SAI

SELE

SAI

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

anK

a. U

PTD

Tata

U

saha

1

Mem

pers

iapk

an b

erka

s pen

gaju

an u

sula

n Pe

mel

ihar

aan

Ged

ung

deng

an m

engi

si F

orm

Pe

rmoh

onan

Pem

elih

araa

n G

edun

g, u

ntuk

dita

nda

tang

ani P

elay

anan

Tekn

is.

2M

enan

da ta

ngan

i usu

lan

kegi

atan

Pem

elih

araa

n G

edun

g &

Kant

or d

an m

enye

rahk

an u

sula

n ke

pada

Ta

ta U

saha

3

Men

erim

a da

n m

emer

iksa

usu

lan

apak

ah se

suai

pr

ogra

m d

an p

agu

angg

aran

pad

a Re

ncan

a Pr

o-gr

am &

Ang

gara

n ta

hun

berja

lan.

Bila

tida

k se

suai

, be

rkas

dik

orek

si. B

ila te

lah

sesu

ai d

gn R

P&A

tahu

n be

rjala

n m

enuj

u pr

oses

ber

ikut

nya.

4

Mel

akuk

an p

enge

ceka

n ke

sesu

aian

item

pek

erja

an

yang

diu

sulk

an d

iban

ding

kan

deng

an k

ondi

si fi

sik

di la

pang

an. H

asil

peng

amat

an d

ituan

gkan

dal

am

lem

bar p

emer

iksa

an/v

erifi

kasi

dan

dita

mba

hkan

da

lam

ber

kas u

ntuk

dis

erah

kan

kepa

da K

as d

an

Pem

buku

an

5M

ener

ima

berk

as d

ari P

enca

tat B

aran

g da

n m

enyi

ap ka

n vo

uche

r/ch

eque

sesu

ai b

esar

an b

iaya

ya

ng d

iusu

lkan

unt

uk d

iser

ahka

n ke

pada

Tata

Usa

ha

6

Men

erim

a da

n m

emer

iksa

kel

engk

apan

ber

kas

dari

Kas &

Pem

buku

an. B

ila k

elen

gkap

an d

an

pers

yara

tan

belu

m se

suai

, ber

kas d

ikem

balik

an k

e Pe

laya

nan

Tekn

is. B

ila k

elen

gkap

an d

an p

ersy

arat

an

suda

h se

suai

, ber

kas d

ipar

af u

ntuk

dis

erah

kan

kepa

da K

epal

a U

PTD

.

7

Mem

erik

sa u

sula

n. B

ila se

tuju

mak

a Ka

. UPT

D m

em-

berik

an ta

nda

tang

an p

erse

tuju

an p

ada

doku

men

(u

sula

n da

n vo

uche

r Bia

ya).

Bila

Ka.

UPT

D m

enol

ak

usul

an, b

erka

s usu

lan

dike

mba

likan

ke

Pel

ayan

an

Tekn

is.

8

Mem

baya

rkan

usu

lan

Biay

a Pe

mel

ihar

aan

yg te

lah

dise

tuju

i Ka.

UPT

D P

AL

kepa

da P

elay

anan

Tekn

is

untu

k m

embi

ayai

keg

iata

n Pe

mel

ihar

aan

Kend

-ar

aan

Din

as.

No

K

egia

tan

Ope

rato

r Pe

mel

ihar

aan

Um

um

Pela

yana

nTe

knis

Penc

atat

Bar

ang

Inve

ntar

is (

Adm

&

Um

um)

Kas

& P

embu

kuan

MU

LAI

9M

ener

ima

penc

aira

n da

na u

ntuk

Pem

biay

aan

Pem

elih

araa

n Ke

ndar

aan

Din

as

1. F

orm

Pem

elih

araa

n G

edun

g

Lem

bar P

emer

iksa

an/

verifi

kasi

lapa

ngan

1. B

lang

ko V

ouch

er/

Cheq

ue

Vouc

her/

Cheq

ue y

g su

dah

diis

i bes

aran

da

n pe

nerim

anya

sert

a su

dah

di ta

nda

tang

an

Ka U

PTD

PA

L

Bukt

i pen

caira

n Vo

uche

r/Ch

eque

2

3

4

5

6

7

8D

ISET

UJU

I✔

✔ DIT

OLA

KX

XX

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

50

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.D.1/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENGAJUKAN UANG MUKA KERJA

LOGO UPTD PAL


1) Operator Pemeliharaan 2) Operator IPLT 3) Pelayanan Teknis 4) Kas & Pembukuan 5) Tata Usaha 6) Ka UPTD

II. TUJUAN

Memberikan panduan proses yang harus ditempuh kepada unit kompetensi terkait dalam pengusulan Uang Muka Kerja Kegiatan

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan usulan, hingga Pembayaran Uang Muka Kerja untuk biaya pelaksanaan kegiatan.

IV. PROSEDUR

1) Operator Pemeliharaan/Operator IPLT menyiapkan berkas usulan Pengajuan Uang Muka Kerja

2) Pelayanan Teknis mengajukan Uang Muka Kerja dengan mengisi dan menandatangani Form Uang Muka Kerja serta melengkapi dengan berkas usulan

3) Tata Usaha memeriksa kelengkapan berkas usulan. Bila masih ada kekurangan/perlu perbaikan berkas dikembalikan. Bila berkas sudah lengkap, maka Tata Usaha memerintahkan Kas dan Pembukuan utuk menyiapkan voucher/cheque .

4) Kepala UPTD memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Fungsi Bag. Pelayanan Teknis. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen Permohonan Uang Muka Kerja.

5) Tata Usaha menerima berkas dan membubuhkan paraf serta menyerahkan




PROSEDUR

JUDUL : MENGAJUKAN UANG MUKA KERJA

LOGO UPTD PAL


Kas dan Pembukuan Tata Usaha Ka UPTD PAL


berkas pengajuan Uang Muka Kerja ke Ka UPTD. 6) Ka UPTD Memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan

dikembalikan ke Kepala Pelayanan Teknis. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen Permohonan Uang Muka Kerja.

7) Pelayanan Teknis menerima berkas usulan Uang Muka Kerja yang sudah disetujui dan mengajukan pencairan UM Kerja ke Kas dan Pembukuan

8) Kas dan Pembukuan membayarkan Uang Muka Kerja kepada Pelayanan Teknis 9) Pelayanan Teknis menerima Uang Muka Kerja untuk kegiatan yang dilakukan

Operator Pemeliharaan/Operator IPLT

V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN 1) Terjaganya jadwal pencairan biaya kegiatan sesuai kemajuan (Uang Muka

sebagai bagian dari rencana tahapan kegiatan)

VI. LAMPIRAN 1) Diagram Alir SOP Pengajuan Uang Muka Kerja


SOP

No:

1.D

.1/S

OP-

UM

K/A

DM

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

STA

ND

AR

OPE

RASI

& P

ROSE

DU

R M

ENG

AJU

KAN

UA

NG

MU

KA K

ERJA

(UM

K) SET

UJU

DIT

OLA

K

KOR

EKSI

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

anK

a. U

PTD

Tata

Usa

ha

1

Mem

pers

iapk

an b

erka

s pen

gaju

an

usul

an P

emel

ihar

aan

Ged

ung

deng

an m

engi

si F

orm

Per

moh

onan

Pe

mel

ihar

aan

Ged

ung,

unt

uk d

itand

a ta

ngan

i Pel

ayan

an Te

knis

.

2M

enga

juka

n U

ang

Muk

a Ke

rja d

enga

n m

engi

si d

an m

enan

data

ngan

i For

m

Uan

g M

uka

Kerja

sert

a m

elen

gkap

i de

ngan

ber

kas u

sula

n

3

Mem

erik

sa k

elen

gkap

an b

erka

s usu

lan.

Bi

la m

asih

ada

kek

uran

gan/

perlu

pe

rbai

kan

berk

as d

ikem

balik

an. B

ila

berk

as su

dah

leng

kap,

mak

a Ta

ta U

saha

m

emer

inta

hkan

Kas

dan

Pem

buku

an

utuk

men

yiap

kan

vouc

her/

cheq

ue .

4

Men

erim

a be

rkas

dan

men

yiap

kan

vouc

her/

cheq

ue u

ntuk

dita

nda

tang

ani

Ka U

PTD

. Men

yera

hkan

ber

kas k

e Ta

ta

Usa

ha

5M

ener

ima

berk

as d

an m

embu

buhk

an

para

f ser

ta m

enye

rahk

an b

erka

s pen

ga-

juan

Uan

g M

uka

Kerja

ke

Ka U

PTD

.

6

Mem

erik

sa u

sula

n. B

ila K

a. U

PTD

men

o-la

k us

ulan

, ber

kas u

sula

n di

kem

balik

an

ke K

epal

a Pe

laya

nan

Tekn

is. B

ila se

tuju

m

aka

Ka. U

PTD

mem

berik

an ta

nda

tang

an p

erse

tuju

an p

ada

doku

men

Pe

rmoh

onan

Uan

g M

uka

Kerja

.

7M

ener

ima

berk

as u

sula

n U

M k

erja

yan

g su

dah

dise

tuju

i dan

men

gaju

kan

pen-

caira

n U

M K

erja

ke

Kas d

an P

embu

kuan

8M

emba

yark

an U

ang

Muk

a Ke

rja k

e-pa

da P

elay

anan

Tekn

is

N

o

Keg

iata

nO

pera

tor

Pem

elih

araa

n/O

pera

tor

Iplt

Pela

yana

nTe

knis

Kas

& P

embu

kuan

MU

LAI

9M

ener

ima

Uan

g M

uka

Kerja

1. B

lang

ko F

orm

U

ang

Muk

a Ke

rja;

2. U

sula

n Ke

giat

an y

ang

suda

h di

setu

jui

Ka. U

PTD

PA

L; 3

. Jad

wal

Pe

laks

anaa

n Ke

giat

an;

4.

lapo

ran

Pela

ksan

aan

kegi

atan

sebe

lum

nya.

Berk

as u

sula

n U

ang

Muk

a Ke

rja le

ngka

p

Berk

as u

sula

n U

ang

Muk

a Ke

rja le

ngka

p da

n su

dah

diva

lidas

i Ka

Bag

TU

Penc

aira

n U

ang

Muk

a Ke

rja

Berk

as u

sula

n U

ang

Muk

a Ke

rja le

ngka

p da

n su

dah

dise

tuju

i/ACC

Ka

UPT

D P

AL

SELE

SAI

SELE

SAI

2

3

4

5

6

7

8

✔

X

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

54

3/14

/16

8:5

3 PM



PROSEDUR

JUDUL : MENGAJUKAN PEMBAYARAN PIHAK KE-3

LOGO UPTD PAL


1) Pihak Ke-3 2) Kas & Pembukuan 3) Tata Usaha 4) Ka UPTD

II. TUJUAN

Memberikan panduan kepada Pihak Ke-3 dan unit kompetensi internal terkait dalam proses pembayaran tagihan Pihak ke-3

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi proses pengajuan penagihan, validasi kebenaran pengajuan sesuai dokumen kontrak yang syah, persetujuan pembayaran, hingga pencairan tagihan.

IV. REFERENSI

V. DOKUMEN TERKAIT

1. Contoh Invoice Penagihan 2. Surat Perintah Membayar

VI. PROSEDUR

1) Pihak Ke-3 mengajukan penagihan kepada Ka UPTD PAL 2) Ka UPTD menerima Tagihan dari Pihak Ke-3, meneliti dan mendisposisikan

kepada Tata Usaha untuk pemrosesan berikutnya. 3) Tata Usaha memeriksa kelengkapan berkas penagihan dan kesesuaian antara

usulan dengan jadwal pencairan dalam Kontrak. Bila ada catatan/ketidak sesuaian antara berkas penagihan dengan isi kontrak maka Tata Usaha melampirkan catatan rekomendasi penangguhan/penolakan proses.

4) Kas dan Pembukuan menyiapkan Voucher/Cheque Pembayaran Tagihan Pihak ke-3 untuk dilampirkan dalam berkas tagihan



Kas & Pembukuan Tata Usaha Ka UPTD PAL




PROSEDUR

JUDUL : MENGAJUKAN PEMBAYARAN PIHAK KE-3

LOGO UPTD PAL

5) Kepala UPTD memeriksa berkas tagihan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada Surat Persetujuan Pencairan dan menandatangani voucher pembayaran/cheque. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas tagihan dikembalikan ke Pihak Ke-3.

6) Kas dan Pembukuan menerima berkas Persetujuan Pembayaran Tagihan serta membayarkannya pada pihak Ke-3 serta menyimpan bukti pembayaran kepada Pihak Ke-3

7) Pihak Ke-3 menerima pembayaran.


1) Proses pengajuan administrasi tagihan berlangsung tertib dan dapat dipertanggung jawabkan

2) Waktu penyelesaian kewajiban kepada Pihak ke-3 berlangsung secara optimal

VIII. LAMPIRAN

1) Diagram Alir SOP Pembayaran kepada Pihak ke-3


SOP

No:

1.D

.2/S

OP-

BP3/

AD

M/b

ulan

/tah

unD

IAG

RAM

ALI

R PR

OSE

DU

R M

ENG

AJU

KAN

PEM

BAYA

RAN

PIH

AK

KE-3

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

anK

a. U

ptd

1M

enga

juka

n pe

nagi

han

kepa

da

Ka U

PTD

2M

ener

ima

Tagi

han

dari

Piha

k Ke

-3,

men

eliti

dan

men

disp

osis

ikan

ke

pada

Tata

Usa

ha u

ntuk

pe

mro

sesa

n be

rikut

nya.

3

Mem

erik

sa k

elen

gkap

an b

erka

s pe

nagi

han

dan

kese

suai

an a

ntar

a us

ulan

den

gan

jadw

al p

enca

iran

dala

m K

ontr

ak.

Bila

ada

ket

idak

se

suai

an a

ntar

a be

rkas

pen

agih

an

deng

an is

i kon

trak

mak

a Ta

ta

Usa

ha m

elam

pirk

an C

atat

an

reko

men

dasi

pen

angg

uhan

/pe

nola

kan

pros

es

4M

enyi

apka

n Vo

uche

r/Ch

eque

Pe

mba

yara

n Ta

giha

n Pi

hak

ke-3

un

tuk

dila

mpi

rkan

dal

am b

erka

s

5

Mem

erik

sa b

erka

s tag

ihan

. Bi

la

setu

ju m

aka

Ka. U

PTD

mem

beri-

kan

tand

a ta

ngan

per

setu

juan

pa

da S

urat

Per

setu

juan

Pen

caira

n da

n m

enan

data

ngan

i vou

cher

pe

mba

yara

n/ch

eque

. Bila

Ka.

U

PTD

men

olak

usu

lan,

ber

kas

tagi

h an

dike

mba

likan

ke

Piha

k Ke

-3.

6

Men

erim

a be

rkas

Per

setu

juan

Pe

mba

yara

n Ta

giha

n se

rta

mem

-ba

yark

anny

a pa

da p

ihak

Ke-

3 se

rta

men

yim

pan

bukt

i pem

baya

ran

kepa

da P

ihak

Ke-

3

7M

ener

ima

pem

baya

ran.

N

o

Keg

iata

nPi

hak

Ke-

3K

as &

Pem

buku

anTa

ta U

saha

1. K

ontr

ak/S

urat

Per

inta

h Ke

rja; 2

. Ber

ita A

cara

Pr

esta

si P

eker

jaan

yg

suda

h di

tand

a ta

ngan

i ol

eh P

elay

anan

Tekn

is

mau

pun

Peng

awas

Pe

kerja

an/J

asa

Piha

k ke

-3

1. D

ispo

sisi

Ka

UPT

D

kepa

da K

epal

a TU

1. S

urat

Per

setu

juan

Pe

ncai

ran;

2.

Cat

atan

ala

san

pena

nggu

han/

peno

laka

n pr

oses

Vouc

her/

cheq

ue se

suai

te

rmin

Kon

trak

1. B

ukti

Pem

baya

ran

Piha

k Ke

-3

MU

LAI

SELE

SAI

SELE

SAI

LEN

GK

AP/

SESU

AI

KON

TR

AK

TID

AK

LEN

GK

AP

DIT

OLA

K/D

ITA

NG

GU

HK

AN

SET

UJU

2

3

4

5

6

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

57

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


SUMBER DAYA MANUSIA


UNIT KERJA : TIM PENYUSUN SOP NOMOR : 2.A.1/TKI/SDM/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENYUSUN SOP

LOGO UPTD PAL


1) Ka SKPD Induk 2) Ka UPTD 3) Tata Usaha 4) Pelayanan Teknis 5) Tim Penyusun SOP

II. TUJUAN

Prosedur Penyusunan SOP ini dibuat untuk menghasilkan SOP yang menggambarkan keterkaitan proses antar unit kompetensi di dalam UPTD PAL maupun dengan stake holder lain. Manfaat SOP antara lain sebagai berikut :

1. Menjamin kepastian/konsistensi proses, waktu yang dibutuhkan, proses internal maupun layanan eksternal.

2. Memudahkan pengendalian kegiatan, karena proses kerja antar unit kompetensi sudah disepakati.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi kegiatan penetapan proses, ruang lingkup, jenis dokumen SOP yang akan dibuat sesuai kebutuhan operasional UPTD, pendefinisian penanggung jawab proses, hingga proses penulisan SOP nya serta diikuti dengan langkah uji coba pemahaman, perbaikan hingga pengesahan SOP untuk diterapkan.

IV. DEFINISI

V. PROSEDUR

1. Menetapkan proses yang akan dibuat SOPnya serta definisikan batasan lingkup SOPnya

2. Kumpulkan data dan referensi pendukung, termasuk apakah sudah ada/sudah memiliki SOP?

3. Bila sudah ada SOP, gunakan SOP eksisting sebagai rujukan 4. Bila belum pernah dibuat SOPnya, cari rujukan/ referensinya




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

5. Tentukan batasan lingkup proses 6. Tentukan jenis dokumen yang akan dibuat 7. Susun definisi istilah-istilah yang akan digunakan 8. Definisikan penanggung jawab proses, pihak terkait dan pihak yang menyetujui

SOP 9. Tetapkan input, output dan urutan langkah proses 10. Tetapkan faktor pengambil keputusan dalam proses 11. Tetapkan indikator keberhasilan 12. Buat draft Diagram Alir Proses 13. Wawancara dengan individu yang terlibat dan pihak terkait. 14. Buat Diagram Alir Detail 15. Buat Narasi Dokumen 16. Uji kesesuaian dengan kondisi lapangan lagi. Apakah diagram alir sudah sesuai

dengan proses yang terjadi ? Bila tidak, lakukan wawancara dengan individu yang terlibat atau pihak terkait lainnya.

17. Bila sudah sesuai, dokumen disahkan oleh Pejabat berwenang.

VI. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

1) SOP tersedia untuk seluruh proses bisnis yang terjadi di dalam UPTD PAL 2) SOP yg telah disyahkan telah melalui tahapan uji implementasi, sehingga semua

unit/fungsi di dalam UPTD sudah mampu membaca & memahami dokumen SOP dan melaksanakan kegiatan sebagaimana tertuang dalam SOP.



Tim Penyusun SOP Ka Sub Bag TU Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

VII. LAMPIRAN

1) Diagram alir Instruksi Kerja Penyusunan SOP


SOP

No:

2.A

.1/T

IK-S

OP/

SDM

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

MEN

YUSU

N S

OP

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

1M

enet

apka

n pr

oses

yan

g ak

an d

ibua

t SO

Pnya

sert

a de

finis

i-ka

n ba

tasa

n lin

gkup

SO

Pnya

8M

ende

finis

ikan

pen

angg

ung

jaw

ab p

rose

s, pi

hak

terk

ait

dan

piha

k ya

ng m

enye

tuju

i SO

P

2M

engu

mpu

lkan

dat

a da

n re

fere

nsi p

endu

kung

, ter

mas

uk

apak

ah su

dah

ada/

suda

h m

emili

ki S

OP?

9M

enet

apka

n in

put,

outp

ut d

an u

ruta

n la

ngka

h pr

oses

3Bi

la su

dah

ada

SOP,

guna

kan

SOP

eksi

stin

g se

baga

i ruj

ukan

10M

enet

apka

n fa

ktor

pen

gam

bil k

eput

usan

dal

am p

rose

s

4Bi

la b

elum

per

nah

dibu

at S

OPn

ya, c

ari r

ujuk

an/ r

efer

ensi

nya

11M

enet

apka

n in

dika

tor k

eber

hasi

lan

5M

enen

tuka

n ba

tasa

n lin

gkup

pro

ses

12M

embu

at d

raft

Dia

gram

Alir

Pro

ses

15M

embu

at N

aras

i Dok

umen

6M

enen

tuka

n je

nis d

okum

en y

ang

akan

dib

uat

13M

elak

ukan

waw

anca

ra d

enga

n in

divi

du y

ang

terli

bat d

an

piha

k te

rkai

t.

16

Uji

kese

suai

an d

enga

n ko

ndis

i lap

anga

n la

gi. A

paka

h di

agra

m a

lir su

dah

sesu

ai d

enga

n pr

oses

yan

g te

rjadi

? B

ila

tidak

, lak

ukan

waw

anca

ra d

enga

n in

divi

du y

ang

terli

bat

atau

pih

ak te

rkai

t lai

nnya

.

7M

enyu

sun

defin

isi i

stila

h-is

tilah

yan

g ak

an d

igun

akan

14M

embu

at D

iagr

am A

lir D

etai

l

17Bi

la su

dah

sesu

ai, d

okum

en d

isah

kan

oleh

Pej

abat

ber

-w

enan

g.

N

o

Keg

iata

nT

im P

enyu

sun

Sop

Daf

tar S

OP

yg

dibu

tuhk

an

Dra

ft 2

Dia

gram

Alir

Pr

oses

Dra

ft 1

Dia

gram

alir

pr

oses

Dat

a SO

P ya

ng su

dah

ada

MU

LAI

SELE

SAI

TID

AK

YA

TID

AK

SESU

AI

2 3

4

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

✔

X

X

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

63

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.B.1/TKI/SDM/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENYUSUNAN URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)

LOGO UPTD PAL


Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan bagaimana cara menyusun dan menuangkan penulisan Uraian Jabatan (job description) di lingkungan UPTD PAL, yang manfaatnya antara lain diharapkan sebagai berikut : 1) Memberi kekuatan dan kepastian tentang hak dan kewenangan suatu jabatan. 2) Untuk keperluan Perencanaan SDM 3) Untuk Proses Recruitmen dan seleksi SDM 4) Penilaian Kinerja 5) Training dan pengembangannya

II. RUANG LINGKUP

Dalam prosedur ini penyusunan uraian jabatan harus bisa memberikan jawaban atas kebutuhan SDM di lingkungan UPTD sesuai dengan tujuan yang disebutkan di dalam butir-butir tujuan di atas.

III. REFERENSI

IV. DOKUMEN TERKAIT

SOP 2.A.1 tentang Perekrutan SDM di lingkungan UPTD PAL

V. PROSEDUR

Dalam menulis dan menuangkan Uraian Jabatan di lingkungan UPTD PAL, maka unsur-unsur/elemen yang harus ada antara lain adalah sebagai berikut : 1. Nama Jabatan, contohnya Supir, Tenaga Pemasaran Sanitasi, dlsb.

2. Kode Jabatan (Job Code), hal ini dibutuhkan apabila manajemen SDM sudah menerapkan sistem pengelolaan SDM yang terkomputerisasi.

3. Lokasi Jabatan: di unit/fungsi mana atau di bagian mana jabatan tersebut berada. 4. Supervisor/Koordinator jabatan tersebut: Kepada siapa tugas-tugas jabatan

tersebut harus dilaporkan. 5. Posisi Jabatan dalam Struktur Organisasi 6. Fungsi Jabatan



Unit/Fungsi Terkait Ka UPTD Ka SKPD Induk




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

7. Tugas Pokok Jabatan, menguraikan pekerjaan-pekerjaan utama dan umum yang harus dilakukan dalam jabatan yang bersangkutan.

8. Persyaratan Jabatan 9. Tanggal disusunnya uraian jabatan tersebut dan versi dokumen

10. Nama penyusun Uraian Jabatan (author), untuk keperluan pelacakan dalam rangka memberikan penjelasan bila dibutuhkan.

11. Pengesahan (approval) oleh Pejabat yang berwenang.

VI. LAMPIRAN

Lampiran 1: Contoh penulisan Uraian Jabatan




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

Lampiran 1: Contoh Penulisan Uraian Jabatan

IDENTITAS JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Tata Usaha 2. Kode Jabatan : (sesuai nomenklatur sistem kepegawaian UPTD PAL/DINAS yang berlaku) 3. Tingkat Jabatan: (sesuai nomenklatur sistem kepegawaian UPTD PAL/DINAS yang berlaku) 4. Unit Kerja : Kantor Pusat Bagian : Tata Usaha 5. Supervisor : Kepala UPTD PAL

6. Posisi Jabatan:Kepala UPTD PAL

Staf FungsionalAdm/Keu/UmumStaf Fungsional

Adm/Keu/UmumStaf FungsionalAdm/Keu/Umum

Staf FungsionalAdm/Keu/Umum

Staf Fungsional Teknis

Staf Fungsional TeknisStaf Fungsional

TeknisStaf Fungsional Teknis

Jabatan Fungsional

Kepala Tata Usahaè

7. Fungsi Jabatan Mengkoordinasikan dan mengendalikan Staf Administrasi, Staf Keuangan dan Staf Umum

8. Tugas Pokok a) Menyusun Rencana Kerja Tata Usaha b) Menyusun rencana operasional staf Administrasi, Keuangan dan Umum




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

c) Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan operasional manajemen kas, akuntansi dan perpajakan. d) Melaksanakan pencairan anggaran di UPTD PAL sesuai batas kewenangannya. e) Merencanakan dan menjaga tersedianya dana untuk kepentingan operasional UPTD PAL f) Menyelenggarakan kegiatan tata usaha UPTD PAL g) dst....

9. Tanggung Jawab Jabatan: 9.1. Tanggung Jawab Administrasi: a) Menanda tangani dokumen-dokumen sesuai kewenangannya b) Memberikan paraf pada dokumen yang menjadi kewenangan Kepala UPTD PAL 9.2 . Tanggung Jawab Keuangan : a) Memberikan otorisasi pengeluaran dan penerimaan kas/bank sesuai batas kewenangannya 9.3. Tanggung Jawab Supervisi : a) Kas dan Pembukuan b) Pengelola Rekening Tagihan c) Administrasi dan Umum d) Pengelola SDM 10. Persyaratan Jabatan 10.1. Pendidikan Formal Sarjana S-1 semua disiplin ilmu, diutamakan akuntansi/ekonomi/manajemen 10.2. Pelatihan yang relevan a) Diklat Kepemimpinan b) Manajemen Keuangan tingkat lanjut c) Budgeting d) Manajemen Perpajakan e) dst. 10.3. Pengalaman Jabatan yang diperlukan a) Sesuai ketentuan pola pengembangan karir yang berlaku 10.4. Pengalaman Kerja/Penugasan yang diperlukan a) Masa kerja sebagai PNS minimal 10 tahun b) dst.


UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1/SOP/SDM/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MEREKRUT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

LOGO UPTD PAL


1. Pengelola SDM 2. Tata Usaha 3. Kepala UPTD PAL

II. TUJUAN

Mendapatkan SDM yang memenuhi ketentuan didalam Uraian Jabatan (Job Description) dan kebutuhan formasi SDM

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas mendata kebutuhan SDM di tiap Unit Kompetensi UPTD PAL, memvalidasi usulan kebutuhan, memutuskan di level pimpinan (Ka. UPTD PAL), yang mempertimbangkan representasi dari unsur-unsur calon pemakai.

IV. REFERENSI

V. DOKUMEN TERKAIT

Standar Operasi Prosedur Proses Seleksi SDM (SOP 2.D.1.1)

VI. DEFINISI

VII. PROSEDUR

1. Pengelola SDM Mempersiapkan proses perekrutan berdasarkan program yang telah dibuat dalam Rencana Kerja & Anggaran tahun berjalan atau berdasarkan arahan pimpinan.

2. Pengelola SDM menyusun daftar kebutuhan/formasi dari setiap Unit kerja untuk dijadikan Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL

3. Tata Usaha memvalidasi data & daftar/buku kebutuhan/formasi serta Juklak Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM yang disusun Pengelola SDM, untuk diserahkan dan mendapatkan penetapan dari KA UPTD PAL.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

4. KA UPTD PAL Meneliti berkas usulan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta usulan Juklak Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM UPTD PAL yang berasal dari Tata Usaha. Bila ditolak/membutuhkan perbaikan usulan, berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka Ka UPTD PAL menetapkan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta Juklak Proses Pelaksanaan Rekruitmen SDM UPTD PAL.

5. Tata Usaha menerima mandat pelaksanaan proses rekruitment SDM untuk diteruskan ke Pengelola SDM

6. Pengelola SDM menerima mandat melaksanakan Proses Rekruitment dengan cara membentuk Tim Seleksi

7. Pengelola SDM menjalankan SOP Proses Menyeleksi SDM (SOP 2.D.1.1) 8. Pengelola SDM melakukan pemberkasan dan mengirim bahan usul penerbitan

SK dan penetapan NIP bagi pelamar yang dinyatakan lulus seleksi. 9. Tata Usaha selaku ketua Tim Seleksi melaporkan hasil proses seleksi ke Ka

UPTD, sekaligus mengusulkan penetapan Calon Pegawai hasil seleksi. 10. KA UPTD PAL meneliti berkas laporan dan usulan. Bila ditolak/membutuhkan

perbaikan usulan, berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk dikembalikan/diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka Ka UPTD PAL menetapkan Hasil Proses Seleksi dan menerbitkan Surat Pemberitahuan Pemanggilan Calon Pegawai UPTD PAL bagi Pelamar yg lulus seleksi.

11. Pengelola SDM menyampaikan Surat Pemanggilan Calon Pegawai 12. Pengelola SDM menempatkan Calon Pegawai pada formasi jabatan sesuai Surat

Keputusan Penempatan Pegawai Baru yg telah ditetapkan oleh Ka. UPTD PAL. 13. Pengelola SDM memantau dan membimbing Pegawai Baru menjalani Masa

Orientasi di lingkungan kerja UPTD PAL.


1. Terpilihnya SDM yang memenuhi kebutuhan untuk mengelola UPTD PAL secara profesional.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

IX. LAMPIRAN

1. Diagram Alir SOP Perekrutan SDM


Staf Administrasi Ka Sub Bag TU Ka UPTD PAL



SOP

No:

2.D

.1/S

OP-

RKT/

SDM

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MER

EKRU

T SU

MBE

R D

AYA

MA

NU

SIA

(SD

M)

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

1M

empe

rsia

pkan

pro

ses p

erek

ruta

n be

rdas

arka

n pr

ogra

m y

ang

tela

h di

buat

da

lam

Ren

cana

Ker

ja &

Ang

gara

n ta

hun

berja

lan

atau

ber

dasa

rkan

ara

han

pim

pina

n.

2M

enyu

sun

daft

ar k

ebut

uhan

/for

mas

i dar

i set

iap

Uni

t ker

ja u

ntuk

dija

dika

n D

afta

r Ke

butu

han

SDM

UPT

D P

AL

3M

emva

lidas

i dat

a &

daft

ar/b

uku

kebu

tuha

n/fo

rmas

i ser

ta Ju

klak

Pel

aksa

naan

Pr

oses

Per

ekru

tan

SDM

yan

g di

susu

n Pe

ngel

ola

SDM

, un

tuk

dise

rahk

an d

an

men

dapa

tkan

pen

etap

an d

ari K

A U

PTD

PA

L

4

Men

eliti

ber

kas u

sula

n Bu

ku D

afta

r Keb

utuh

an S

DM

UPT

D P

AL

bese

rta

usul

an

Jukl

ak P

elak

sana

an P

rose

s Per

ekru

tan

SDM

UPT

D P

AL

yang

ber

asal

dar

i Tat

a U

saha

. Bila

dito

lak/

mem

butu

hkan

per

baik

an u

sula

n, b

erka

s dik

emba

likan

ke

Tata

Usa

ha u

ntuk

dip

erba

iki.

Bila

usu

lan

dise

tuju

i, m

aka

Ka U

PTD

PA

L m

enet

apka

n Bu

ku D

afta

r Keb

utuh

an S

DM

UPT

D P

AL

bese

rta

Jukl

ak P

rose

s Pe

laks

anaa

n Re

krui

tmen

SD

M U

PTD

PA

L.

8M

elak

ukan

pem

berk

asan

, dan

men

girim

bah

an u

sul p

ener

bita

n SK

dan

pe

neta

pan

NIP

bag

i pel

amar

yan

g di

nyat

akan

lulu

s sel

eksi

.

5M

ener

ima

man

dat p

elak

sana

an p

rose

s rek

ruitm

ent S

DM

unt

uk d

iteru

skan

ke

Pe

ngel

ola

SDM

9M

elap

orka

n ha

sil p

rose

s sel

eksi

ke

Ka U

PTD

, sek

alig

us m

engu

sulk

an p

enet

a-pa

n Ca

lon

Pega

wai

has

il se

leks

i.

6M

elak

sana

kan

Pros

es R

ekru

itmen

t ata

u de

ngan

car

a m

embe

ntuk

Tim

Sel

eksi

10

Men

eliti

ber

kas l

apor

an d

an u

sula

n. B

ila d

itola

k/m

embu

tuhk

an p

erba

ikan

usu

-la

n, b

erka

s dik

emba

likan

ke

Tata

Usa

ha u

ntuk

dip

erba

iki.

Bila

usu

lan

dise

tuju

i, m

aka

Ka U

PTD

PA

L m

enet

apka

n H

asil

Pros

es S

elek

si d

an m

ener

bitk

an S

urat

Pe

mbe

ritah

uan

Pem

angg

ilan

Calo

n Pe

gaw

ai U

PTD

PA

L ba

gi P

elam

ar y

g lu

lus

sele

ksi.

7

Men

jala

nkan

SO

P Pr

oses

Men

yele

ksi S

DM

(SO

P 2.

D.1

.1)

(Mel

aksa

naka

n pr

oses

sele

ksi,

yakn

i dia

wal

i den

gan

Peng

umum

an le

wat

mas

m

edia

, mel

akuk

an p

enda

ftar

an, s

elek

si a

dmin

istr

asi,

tes t

ertu

lis, t

es p

siko

tes

dan

waw

anca

ra.)

11M

enya

mpa

ikan

Sur

at P

eman

ggila

n Ca

lon

Pega

wai

12M

enem

patk

an C

alon

Peg

awai

pad

a fo

rmas

i jab

atan

sesu

ai S

urat

Kep

utus

an

Pene

mpa

tan

Pega

wai

Bar

u yg

tela

h di

teta

pkan

ole

h Ka

. UPT

D P

AL.

13M

eman

tau

dan

mem

bim

bing

Peg

awai

Bar

u m

enja

lani

Mas

a O

rient

asi d

i lin

g-ku

ngan

ker

ja U

PTD

PA

L.

N

o

Keg

iata

nPe

ngel

ola

SDM

Tata

Usa

haK

a. U

PTD

PA

L

MU

LAI

SELE

SAI

SOP

2.D

.1.1

KOR

EKSI

SET

UJU

Daf

tar k

ebut

uhan

tena

ga/f

orm

asi d

i Lin

g-ku

ngan

UPT

D P

AL

1. D

raft

Buk

u da

ftar

keb

utuh

an te

naga

/fo

rmas

i di L

ingk

unga

n U

PTD

PA

L; 2

. dra

ft

Jukl

ak P

elak

sana

an R

ecru

itmen

SD

M

Form

asi K

ebut

uhan

SD

M &

Jukl

ak P

rose

s Re

crui

tmen

di t

td K

a U

PTD

PA

L

Pani

tia S

elek

si te

rben

tuk

(Ket

ua: K

a Ba

g.

TU, a

nggo

ta:

1. K

a Ba

g Pe

laya

nan

Tekn

is,

2. F.

Pen

gelo

la S

DM

)

2

3

4

5

6 8

9

10

11 12

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

72

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1.1/SOP/SDM/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PROSES MENYELEKSI SDM

LOGO UPTD PAL


1. Pelamar 2. Pengelola SDM/TIM Seleksi 3. Tata Usaha (selaku Calon Pengguna SDM) 4. Pelayanan Teknik (selaku Calon Pengguna SDM) 5. Kepala UPTD PAL

II. TUJUAN

Prosedur ini dimaksudkan untuk menjamin obyektifitas proses seleksi.

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas proses seleksi; yang terdiri dari Wawancara Pendahuluan, mengisi formulir aplikasi, Tes potensi, minat dan kepribadian, wawancara lanjutan, pemeriksaan kesehatan dan keputusan lulus tidaknya.

IV. REFERENSI

V. DOKUMEN TERKAIT

Prosedur Merekrut SDM (SOP No. 2.D.1)

VI. PROSEDUR

1. Pengelola SDM/Tim seleksi mulai melaksanakan Proses Seleksi dengan melakukan Wawancara Pendahuluan (Preliminary Interview) secara singkat.

2. Pelamar mengisi Formulir aplikasi tentang Data Pribadi dan Informasi lainnya, antara lain tentang tingkat pendidikan, pekerjaaan, kegiatan -kegiatan yang pernah dilakukan, minat, agama dlsb.

3. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan pengecekan tentang diri pelamar kepada para pihak Pemberi Referensi yg dirujuk pelamar dalam Formulir Aplikasi.

4. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan Tes Psikologis yang antara lain meliputi Aptitude test (potensi/kapasitas), Interest Test (tes minat), Inteligence test (tes kecerdasan) dan Personality Test (tes Kepribadian).



Pengelola SDM Tata Usaha Ka UPTD PAL


UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1.1/SOP/SDM/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PROSES MENYELEKSI SDM

LOGO UPTD PAL

5. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan wawancara lanjutan berdasarkan hasil isian aplikasi dan hasil tes Psikologis (Employment Interview)

6. Calon pengguna SDM melakukan wawancara terakhir kepada Calon Pegawai 7. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan Pemeriksaan Kesehatan sesuai

spesifikasi formasi jabatan. 8. Pengelola SDM/Tim Seleksi menyimpulkan hasil proses seleksi dan

menginformasikannya kepada Calon Pegawai. 9. Calon Pegawai yang dinyatakan LULUS mengikuti proses selanjutnya (lihat

SOP 2.D.1.).


1. Terpilihnya SDM yang memenuhi kebutuhan untuk mengelola UPTD PAL secara profesional.

VIII. LAMPIRAN

1. Diagram Alir SOP Proses Seleksi SDM


SOP

No:

2.D

.1.1

/SO

P-SL

K/SD

M/b

ulan

/tah

unD

IAG

RAM

ALI

R SO

P PR

OSE

S M

ENYE

LEKS

I SD

M

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

1M

elak

ukan

Waw

anca

ra P

enda

hulu

an (P

relim

inar

y In

terv

iew

) sec

ara

sing

kat

2

Men

gisi

For

mul

ir ap

likas

i ten

tang

Dat

a Pr

ibad

i da

n In

form

asi l

ainn

ya, a

ntar

a la

in te

ntan

g tin

gkat

pe

ndid

ikan

, pek

erja

aan,

keg

iata

n -k

egia

tan

yang

pe

rnah

dila

kuka

n, m

inat

, aga

ma

dlsb

.

3M

elak

ukan

pen

gece

kan

tent

ang

diri

pela

mar

ke

pada

par

a pi

hak

Pem

beri

Refe

rens

i yg

diru

juk

pela

mar

dal

am F

orm

Apl

ikas

i (bi

sa m

elal

ui li

san

mau

pun

tert

ulis

)

4

Mel

akuk

an Te

s Psi

kolo

gis y

ang

anta

ra la

in m

elip

uti

Apt

itude

tes

t (po

tens

i/kap

asita

s), I

nter

est T

est

(tes m

inat

), In

telig

ence

test

(tes

kec

erda

san)

dan

Pe

rson

ality

Test

(tes

Kep

ribad

ian)

8M

enyi

mpu

lkan

has

il pr

oses

sele

ksi d

an

men

ginf

orm

asik

anny

a ke

pada

Cal

on P

egaw

ai

5M

elak

ukan

waw

anca

ra la

njut

an b

erda

sark

an h

asil

isia

n ap

likas

i dan

has

il te

s Psi

kolo

gis (

Empl

oym

ent

Inte

rvie

w)

9M

engi

kuti

pros

es se

lanj

utny

a (li

hat S

OP

2.D

.1.)

6M

elak

ukan

waw

anca

ra te

rakh

ir ke

pada

Cal

on

Pega

wai

7M

elak

ukan

Pem

erik

saan

Kes

ehat

an se

suai

sp

esifi

kasi

form

asi j

abat

an.

N

o

Keg

iata

nPe

lam

arPe

ngel

ola

Sdm

/ T

im S

elek

si

Cal

on P

engg

una

Sdm

(T

u/Pe

laya

nan

Tekn

is/K

a U

ptd)

SELE

SAI

SELE

SAI

GU

GU

R

LULU

S

MU

LAI

2

3 4 5

6

7 8

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

76

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.E.1/SOP/SDM/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MELAKSANAKAN ASESMEN PEGAWAI

LOGO UPTD PAL


Prosedur ini dibuat untuk mengetahui hal-hal sebagai berikut: • Mengetahui kemampuan orang/staf dalam kaitan pengembangan SDM UPTD PAL

sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam Uraian Jabatan (Job Description) • Mempersiapkan SDM dalam rangka promosi jabatan di lingkungan UPTD PAL

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi kegiatan penilaian kompetensi SDM yang dilakukan oleh Tim yang dibentuk atau dibantu oleh Lembaga Asesmen untuk mengetahui kemampuan sesuai dengan Job Description.

III. DEFINISI

1) Kesanggupan/kemampuan kerja (Depandability) Kesanggupan/kemampuan melaksanakan tugas2 yang dibebankan; menuruti

petunjuk2, tidak banyak memerlukan pengawasan langsung; secara teratur hadir di tempat pekerjaan

2) Mutu Pekerjaan (Quality) Membuat sedikit kesalahan; selalu mampu memperbaiki kesalahan; memenuhi

hasil kerja yang sudah ditentukan mutunya 3) Jumlah Hasil Pekerjaan (Quantity)

Jumlah pekerjaan yang diselesaikan sesuai dengan yang ditetapkan dengan tingkat ketelitian yang dipersyaratkan selalu terpelihara.

4) Kesanggupan melaksanakan beberapa tugas (Versality) Mampu melaksanakan bermacam2 pekerjaan; mau menerima tugas baru

5) Kerja sama (Cooperation) Mau mengikuti petunjuk-petunjuk; kerjasama baik dengan teman sejawat dan

atasan; sopan 6) Ketrampilan (Resourcefulness)

Memiliki pengetahuan tentang pekerjaan sehingga mampu menentukan cara yang paling tepat untuk mengatasi masalah2 yang dihadapi




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

7) Perhatian/Minat (Interest) Berminat pada pekerjaannya dan meningkatkan kemampuannya; berinisiatif.

8) Kemampuan Fisik (Physical Endurance) Kecocokan keadaan jasmani untuk pekerjaan ini.

IV. PROSEDUR

4.1 Fungsi Pengelola SDM menyiapkan pelaksanaan asesmen dengan membentuk Tim Asesmen sesuai kebutuhan organisasi.

Tim Asesmen minimal terdiri dari unsur sbb: 1) Atasan Langsung staf yang dinilai 2) Atasan Calon Pengguna staf 3) Fungsi Pengelola SDM

Dalam hal keterbatasan tenaga penilai atau adanya kebutuhan khusus, maka bila diperlukan pekerjaan ini dapat didelegasikan kepada konsultan Asesmen SDM

4.2 Tim asesmen melaksanakan Penilaian dalam skala angka 1-5 terhadap faktor-faktor kunci yang terukur dengan skala penilaian kuantitatif sederhana. Angka 5 adalah nilai yang paling tinggi menurun sampai di angka 1 yang paling rendah. Faktor-faktor yang dinilai dalam prosedur ini adalah: 1) Kesanggupan/kemampuan kerja (Depandability) 2) Mutu Pekerjaan (Quality) 3) Jumlah Hasil Pekerjaan (Quantity) 4) Kesanggupan melaksanakan beberapa tugas (Versality) 5) Kerja sama (Cooperation) 6) Keterampilan (Resourcefulness) 7) Perhatian/Minat (Interest) 8) Kemampuan Fisik (Phisical Endurance)

4.4 Tim asesmen merangkum hasil penilaian Asesmen ke dalam Formulir Hasil Asesmen SDM



Pengelola SDM Tata Usaha Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL


Fungsi Pengelola SDM dapat menggunakan hasil asesmen untuk mengisi formasi kebutuhan staf di lingkungan UPTD PAL

VI. LAMPIRAN

1) Formulir Ringkasan Hasil Asesmen SDM


Formulir Hasil AsesmenSTAF UPTD PALTahun............../..............

LOGO UPTD PAL

Tanggal :

NIP/NPP :

Nama :

Jabatan : Berapa Unit

lama: Kompetensi

Tugas/ :

Uraian Jabatan :

Beri tanda O (lingkaran) pada kotak skala nilai dibawah ini, sesuai dengan penilaian Saudara:

FAKTOR-FAKTOR Luar biasa Sangat Memenuhi Memenuhi Gagal Memuaskan Memuaskan Segala syarat Syarat Minimal Memenuhi Syarat (BS) (B) (C) (K) (KS)

1. KESANGGUPAN/ 5 4 3 2 1

KEMAMPUAN KERJA

Kesanggupan/kemampuan melaksanakan tugas2 yang dibebankan; menuruti petunjuk2, tidak banyak memerlukan pengawasan langsung; secara teratur hadir di tempat pekerjaan.

Sangat dapat diandalkan dan memberi semangat orang2 lain.

Senantiasa menonjol.

Senantiasa melampaui ukuran standard.

Selalu dapat diandalkan dalam banyak hal.

Kadang2 menonjol.

Seringkali melampaui ukuran standard.

Seringkali dapat diandalkan.

Selalu memuaskan.

Selalu memenuhi ukuran standard yang ditetapkan.

Sekali-kali tidak dapat diandalkan.

Biasanya dapat diterima.

Seringkali di bawah ukuran standard yang ditetapkan.

Sering tidak dapat diandalkan.

Seringkali tidak memuaskan.

Senantiasa di bawah ukuran standard yang ditetapkan.

2. MUTU PEKERJAAN Membuat sedikit kesalahan; selalu mampu memperbaiki kesalahan; memenuhi hasil kerja yang sudah ditentukan mutunya.

3. JUMLAH HASIL PEKERJAAN Jumlah pekerjaan yang diselesaikan sesuai dengan yang ditetapkan, ketelitian selalu terpeli-hara mutunya.


Mampu melaksanakan bermacam2 pekerjaan; mau menerima tugas2 baru.

Mau mengikuti petunjuk2; kerja sama baik dengan teman sejawat dan atasan; sopan.

Memiliki pengetahuan tentang pekerjaan sehingga mampu menentukan cara yang paling tepat untuk mengatasi masalah2 yang dihadapi.

Berminat pada pekerjaannya dan meningkatkan kemampuannya; berinisiatif.

Mampu mengerjakan pekerjaan lain dengan baik (yang tidak ada hubungannya dengan bidangnya.

Menumbuhkan semangat kerja sama yang baik.

Dapat menduga dan berhasil sepenuhnya mengatasi keadaan darurat dengan perencanaan yang baik.

Sangat besar minatnya; Self Starter (berinisiatif sendiri).

Hasil kerjanya pada pekerjaan lain (yang tidak ada hubungannya dengan bidangnya) dapat diterima.

Cepat menyediakan diri untuk bekerja sama dan membantu orang lain; gembira.

Biasanya menemukan jalan dan cara2 untuk mengatasi keadaan darurat sendirian saja.

Bersemangat melakukan cara baru, mengajukan saran2.

Mampu mengerjakan beberapa pekerjaan yang erat hubungannya dengan bidangnya.

Pada umumnya bekerja sama baik dan membantu orang2 lain; selalu gembira.

Sekali2 menciptakan cara2 untuk mengatasi keadaan yang luar biasa.

Menunjukkan minat yang normal. Belajar cara2 baru.

Mampu mengerjakan pekerjaan lain yang erat hubungannya dengan bidangnya.

Jarang sekali bekerja sama atau membantu orang lain; selalu menggerutu.

Jarang dapat menyelesaikan penyimpangan2 sendirian saja.

Pekerja rutin, bekerja hanya bila diminta.

Hanya mampu dalam bidang pekerjaannya sendiri.

Tidak mau bekerja sama atau membantu orang lain; selalu menggerutu.

Selalu memerlukan bantuan untuk menyelesaikan setiap penyimpangan dalam pekerjaan.

Tidak perduli.


4. KESANGGUPAN 5 4 3 2 1

MELAKSANAKANBEBERAPA TUGAS

5. KERJA SAMA 5 4 3 2 1

6. KETRAMPILAN 5 4 3 2 1

7. PERHATIAN/ 5 4 3 2 1MINAT


Kecocokan keadaan jasmani untuk pekerjaan ini.

Tenaga dan daya tahan luar biasa.

Senantiasa penuh tenaga dan daya tahan.

Effisiensi kadang2 terhambat oleh keadaan fisiknya.

Seringkali kekurangan tenaga dan daya tahan yang dibutuhkan.

Jelas terhambat oleh karena terganggunya kesehatan jasmani.


8. KEMAMPUAN 5 4 3 2 1FISIK

9. PENILAIAN 5 4 3 2 1POTENSI & KINERJASECARAKESELURUHAN

10. KOMENTAR:

PENILAIAN INI DIBICARAKAN DENGAN STAF YANG BERSANGKUTAN :

Nama Tanda Tangan Tanggal

Staf yang bersangkutan

Penilai (atasan)

Anggota Tim Asesmen

Fungsi Pengelola SDM


ASET OPERASI


UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.1/TKI/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN TRUK TINJA

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja untuK melakukan kegiatan operasi dan pemeliharaan Truk Tinja.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup aktifitas yg harus dilakukan oleh Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja berupa teknis operasionalisasi Truk Tinja di lapangan serta bagaimana melakukan perawatannya.

III. REFERENSI

Buku Manual Pengoperasian dan Perawatan Truk Tinja dari Pabrikan

IV. PROSEDUR

A. PENGECEKAN RUTIN SEBELUM KENDARAAN DIOPERASIKAN Sebelum Vacuum Truck dioperasikan (start) perlu diperiksa bagian demi bagian atau

masing-masing komponen maupun perlengkapannya antara lain: 1) Periksa isi oli pada Kompresor Udara, lakukan penambahan oli bila diperlukan

atau lakukan penggantian oli secara berkala setiap 10.000 km 2) Periksa tekanan angin pada ban, kondisi dan ketebalan ban, lakukan penambahan

angin bila diperlukan, lakukan penggantian ban bila diperlukan. 3) Periksa klem penjepit slang penyedot dan pembuangan serta klem oli pelumas

ke pompa vacuum. 4) Periksa perlengkapan kendaraan (Kunci roda, dongkrak, segitiga pengaman, ban

cadangan, peralatan P3K, dll.)

B. PERSIAPAN UNTUK OPERASI 1) Hentikan kendaraan pada tempat yang rata dan keras 2) Lakukan pengereman menggunakan rem tangan

3) Hidupkan mesin kendaraan pada putaran rendah/idle. Selama operasi berlangsung, jangan menginjak pedal gas kendaraan secara berlebihan.

4) Hidupkan pompa vakum ketika akan digunakan. Bila operasi penggunaan sistem pompa vacuum selesai maka mesin vacuum harus dimatikan


UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.1/TKI/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN TRUK TINJA

LOGO UPTD PAL

C. CARA KERJA PENYEDOTAN Pada saat akan melakukan penyedotan, langkah prinsip yang harus dilakukan pada terdiri dari: 1) Lakukan langkah-langkah dalam “PERSIAPAN UNTUK OPERASI” seperti diatas. 2) Siapkan lubang Manhole tangki septik yang akan disedot. 3) Masukkan selang penyedotan / penghisap ke dalam tangki septik. 4) Tutuplah katup (valve) penyedot dan pembuangan / discharge. 5) Buatlah pompa dalam keadaan “vacuum” dengan bantuan pompa 6) Pastikan hubungan antara tangki dan pompa vakum dalam kondisi normal

7) Tunggu sesaat, apabila manometer (pressure gauge) menunjukkan angka Vacuum ( 0 bar), yaitu minus (-40 psi s/d–0 psi), maka buka valve penyedot / suction valve.

8) Perhatikan tanda masuknya lumpur ke tangki melalui sight glass, apabila ketinggian sudah mencapai maksimum, tutup kembali valve penyedot.

9) Kemudian matikan pompa vakum 10) Sebelum kembali dari Kegiatan Penyedotan, periksa kelengkapan kendaraan

untuk persiapan perjalanan berikutnya/pulang, gulung selang penyedot pada posisinya semula, untuk kemudian kendaraan dapat segera dijalankan.


1) Kendaraan Truk Tinja terjaga dalam kondisi selalu siap pakai 2) Tidak ada Keluhan Pelanggan terkait dengan kelancaran operasi penyedotan

yang disampaikan ke UPTD PAL


Pelayanan Teknis Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL



NOTES


UNIT KERJA : TIM SEDOT LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2/SOP/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MELAYANI PENYEDOTAN LUMPUR TINJA

LOGO UPTD PAL


1. Pelanggan 2. Pelayanan Pelanggan 3. Tata Usaha 4. Tim Sedot Lumpur Tinja 5. Pelayanan Teknis

II. TUJUAN

1) Memberikan Layanan Penyedotan Lumpur Tinja

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas menerima permintaan layanan dari pelanggan, mencatat/mendokumentasikan permintaan layanan sampai melaksanakan penyedotan, menagih biaya, melaksanakan pengangkutan dan pembuangan di IPLT, mencatat dan melaporkan hasil pelayanan.

IV. REFERENSI

V. DOKUMEN TERKAIT

1) Tata Kerja Individu Operasi & Pemeliharaan Truk Tinja (TKI 3.D.1) 2) Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI 3.D.2.1) 3) Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2)

VI. PROSEDUR

1) Pelanggan mengajukan permohonan Pelayanan Sedot Tinja 2) Pelayanan Pelanggan menerima dan mencatat permohonan pelayanan

penyedotan tinja serta menyiapkan Surat Perintah Penyedotan Tinja untuk di tanda tangan Fungsi

Ka Bag TU 3) Ka Bag TU memvalidasi dan memaraf Permohonan Pelayanan Sedot Tinja dari Pelanggan




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

4) Ka Bag Pelayanan Teknis memerintahkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan menanda tangani Surat Perintah Penyedotan Tinja kepada Tim Penyedot Tinja (Supir Truk Tinja)

5) Tim Penyedot Tinja melaksanakan Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI 3.D.2.1) sesuai Surat Perintah Penyedotan Tinja

6) Tim Sedot Tinja menagihkan biaya pelayanan penyedotan tinja 7) Pelanggan membayar Biaya Pelayanan dan menerima Bukti Pembayaran

8) Tim Sedot Tinja menjalankan Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2)

9) Tim Penyedot Tinja melaporkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan mengisi Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan menyerahkannya kepada Ka Bag Pelayanan Teknis.

10) Bagian Pelayanan Teknis memvalidasi Laporan Hasil Pelayanan dengan menanda tangani Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja.

11) Bag TU menerima laporan pelaksanaan penyedotan berupa Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja

12) Pelayanan Pelanggan menerima salinan Laporan Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan mencatat/mengarsipkannya.

13) Proses Pelayanan Selesai


1) Permintaan Pelayanan Sedot Tinja dapat diselesaikan secara cepat dan memuaskan. 2) Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Penyedotan Tinja



Tim Sedot Tinja Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

VIII. LAMPIRAN

1) Diagram Alir Prosedur Pelayanan Penyedotan Tinja


SOP

No:

3.D

.2/S

OP-

Pel-

Sdt-

Tnj/

ASE

T/bu

lan/

tahu

nD

IAG

RAM

ALI

R PR

OSE

DU

R M

ELAY

AN

I PEN

YED

OTA

N L

UM

PUR

TIN

JA

MU

LAI

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

anPe

laya

nan

Tekn

is

1M

enga

juka

n pe

rmoh

onan

Pel

ayan

an S

edot

Tin

ja

2M

ener

ima

dan

men

cata

t per

moh

onan

pel

ayan

an p

enye

dota

n tin

ja se

rta

men

yiap

kan

Sura

t Per

inta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja u

ntuk

di

tand

a ta

ngan

Fun

gsi B

ag T

U

3M

emva

lidas

i den

gan

mem

araf

Per

moh

onan

Pel

ayan

an S

edot

Ti

nja

dari

Pela

ngga

n

4M

emer

inta

hkan

pel

ayan

an P

enye

dota

n Ti

nja

deng

an m

enan

da

tang

ani S

urat

Per

inta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja k

epad

a Ti

m P

enye

dot

Tinj

a (S

upir

Truk

Tin

ja)

8M

enja

lank

an Ta

ta K

erja

Indi

vidu

Pen

gang

kuta

n &

Pem

buan

gan

Lum

pur T

inja

(TKI

3.D

.2.2

)

12M

ener

ima

salin

an L

apor

an P

elak

sana

an P

enye

dota

n Ti

nja

dan

men

cata

t/m

enga

rsip

kann

ya.

5M

elak

sana

kan

Tata

Ker

ja In

divi

du P

enye

dota

n Ti

nja

(TKI

3.D

.2.1

) se

suai

Sur

at P

erin

tah

Peny

edot

an T

inja

9M

elap

orka

n pe

laya

nan

Peny

edot

an T

inja

den

gan

men

gisi

For

m

Pela

ksan

aan

Peny

edot

an T

inja

dan

men

yera

hkan

nya

kepa

da K

a Ba

g Pe

laya

nan

Tekn

is.

13Pr

oses

Pel

ayan

an S

eles

ai

6M

enag

ihka

n bi

aya

pela

yana

n pe

nyed

otan

tinj

a

10M

emva

lidas

i Lap

oran

Has

il Pe

laya

nan

deng

an m

enan

da ta

ngan

i Fo

rm P

elak

sana

an P

enye

dota

n Ti

nja.

7M

emba

yar B

iaya

Pel

ayan

an d

an m

ener

ima

Bukt

i Pem

baya

ran

11M

ener

ima

lapo

ran

pela

ksan

aan

peny

edot

an b

erup

a Fo

rm

Pela

ksan

aan

Peny

edot

an T

inja

N

o

Keg

iata

nPe

laya

nan

Pela

ngga

nPe

lang

gan

Tata

Usa

haO

pera

tor

Sedo

t Tin

ja

1. S

urat

Per

moh

onan

Lay

anan

Se

dot T

inja

; 2. S

urat

Per

inta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja

1. S

urat

Per

moh

onan

La

yana

n Se

dot T

inja

dita

nda

tang

ani P

elan

ggan

; 2. S

urat

Pe

rinta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja

disi

apka

n

1. S

urat

Per

moh

onan

La

yana

n Se

dot T

inja

dita

nda

tang

ani P

elan

ggan

; 2. S

urat

Pe

rinta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja

dita

nda

tang

ani

1. S

urat

Per

moh

onan

La

yana

n Se

dot T

inja

dita

nda

tang

ani P

elan

ggan

; 2. S

urat

Pe

rinta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja

disi

apka

n

1. S

urat

Per

moh

onan

La

yana

n Se

dot T

inja

; 2. S

urat

Pe

rinta

h Pe

nyed

otan

Tin

ja

1. F

orm

Pel

aksa

naan

Pe

nyed

otan

Tin

ja

SELE

SAI

TK

I Pen

yedo

tan

Lum

pur T

inja

(T

KI 3

.D.2

.1)

TK

I Pen

gang

kuta

n &

Pem

buan

gan

Lum

pur T

inja

(T

KI 3

.D.2

.2)

2

3

4

6

7

9

10

11

12

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

91

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.1/TKI/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PENYEDOTAN TANGKI SEPTIK

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pelayanan penyedotan kepada pelangganMemastikan sikap dan perilaku Petugas Penyedotan Tinja yang sopan ketika berhubungan dengan pelanggan.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup aktifitas terdiri dari kegiatan pemberian layanan penyedotan, menyampaikan tagihan dan menerima pembayaran jasa pelayanan sedot tinja yang telah selesai dilaksanakan.

III. DOKUMEN TERKAIT

SOP No. 3.D.2 tentang Pelayanan Penyedotan Lumpur TinjaTKI No. 3.D.3 tentang Pengangkutan Lumpur Tinja

IV. PROSEDUR

1) Tim/Petugas Penyedotan menuju lokasi Pelanggan 2) Tim/Petugas Penyedotan memberikan salam, memperkenalkan diri dan

menyebutkan asal instansi (UPTD PAL), memperlihatkan Surat Tugas dan menanyakan Kartu Pelanggan, serta menyampaikan kuitansi pembayaran

3) Tim/Petugas Penyedotan meminta ijin masuk rumah kepada Pelanggan. 4) Tim/Petugas Penyedotan menanyakan letak tangki septik dan meminta ijin

untuk didampingi Pelanggan menuju ke lokasi tangki septik. 5) Tim/Petugas Penyedotan melakukan pengecekan keberadaan akses untuk

menyedot tinja. Petugas mengenakan perlengkapan APD/K3, Bila sudah ada akses, buka tutup Septik Tank dan cek kondisi kepadatan lumpur tinja.

6) Bila tidak ada akses untuk menyedot tinja, Tim/Petugas Penyedotan minta ijin untuk melakukan pembongkaran. Buat lubang untuk buka tutup Septik Tank. Bila sudah ada akses, cek kondisi kepadatan lumpur tinja.

7) Jika diperlukan, Tim/Petugas Penyedotan melakukan pengenceran Lumpur Tinja dengan mengaduk menggunakan bambu/kayu dan menyemprot menggunakan air.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

8) Tim/Petugas Penyedotan melakukan penyedotan menggunakan sarana tangki vakum 9) Tim/Petugas Penyedotan membersihkan sekitar tempat dan selang penyedotan. 10) Tim/Petugas Penyedotan menutup kembali tangki septik

11) Menerima pembayaran biaya jasa pelayanan penyedotan tinja dan menyerahkan bukti pembayaran (slip 1) ke Pelanggan

12) Meminta Pelanggan menandatangani Surat Tugas dan Kartu Pelanggan. 13) Tim/Petugas Penyedotan mengucapkan Terima Kasih, menerima kembali Surat

Tugas dan Kartu Pelanggan 14) Tim/Petugas Penyedotan meninggalkan rumah pelanggan, menuju IPLT


1) Pelanggan merasakan puas dilayani oleh petugas yang sopan dan dapat menyelesaikan Penyedotan Lumpur Tinja dengan cepat

2) Tidak ada Keluhan Pelanggan yang disampaikan ke UPTD PAL



Staf Pelayanan Teknis Ka Bag Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

VI. LAMPIRAN

1) Diagram alir Tata Kerja Individu Penyedotan Tangki Septik


SOP

No:

3.D

.2.1

/SO

P-TN

K/A

SET/

bula

n/ta

hun

TATA

KER

JA IN

DIV

IDU

TIM

/PET

UG

AS

PEN

YED

OTA

N T

AN

GKI

SEP

TIK

1M

enuj

u lo

kasi

Pel

angg

an. (

Truk

dip

arki

r di r

umah

pel

angg

an, p

ada

posi

si y

ang

tidak

m

enga

nggu

lalu

lint

as.)

2M

embe

rikan

sala

m, m

empe

rken

alka

n di

ri da

n m

enye

butk

an a

sal i

nsta

nsi (

UPT

D P

AL)

, m

empe

rliha

tkan

Sur

at T

ugas

dan

men

anya

kan

Kart

u Pe

lang

gan,

sert

a m

enya

mpa

ikan

ku

itans

i pem

baya

ran.

3M

emin

ta ij

in m

asuk

rum

ah k

epad

a Pe

lang

gan.

4M

enan

yaka

n le

tak

tang

ki se

ptik

dan

mem

inta

ijin

unt

uk d

idam

ping

i Pel

angg

an m

enuj

u ke

lo

kasi

tang

ki se

ptik

.

8La

kuka

n pe

nyed

otan

men

ggun

akan

sara

na ta

ngki

vak

um

12M

emin

ta P

elan

ggan

men

anda

tang

ani S

urat

Tug

as d

an K

artu

Pel

angg

an.

5M

elak

ukan

pen

gece

kan

kebe

rada

an a

kses

unt

uk m

enye

dot t

inja

, mem

asan

g pe

rleng

kapa

n A

PD/K

3,Bi

la su

dah

ada

akse

s, bu

ka tu

tup

Sept

ik Ta

nk d

an c

ek k

ondi

si k

epad

atan

lum

pur t

inja

.

9M

embe

rsih

kan

seki

tar t

empa

t da

n se

lang

pen

yedo

tan.

13M

engu

capk

an Te

rima

Kasi

h, m

ener

ima

kem

bali

Sura

t Tug

as d

an K

artu

Pel

angg

an

14M

enin

ggal

kan

rum

ah p

elan

ggan

, men

uju

IPLT

6

Bila

tida

k ad

a ak

ses u

ntuk

men

yedo

t tin

ja, m

inta

ijin

kep

ada

Pela

ngga

n un

tuk

mel

akuk

an

pem

bong

kara

n. B

uat l

uban

g un

tuk

buka

tutu

p Se

ptik

Tank

. Bila

suda

h ad

a ak

ses,

cek

kond

isi

kepa

data

n lu

mpu

r tin

ja. (

Unt

uk Ta

ngki

Sep

tik y

g di

bong

kar,

penu

tupa

n ke

mba

li de

ngan

m

empe

rtim

bang

kan

akse

s unt

uk p

enye

dota

n be

rikut

nya.

)

10M

enut

up k

emba

li ta

ngki

sept

ik

7Jik

a di

perlu

kan,

laku

kan

peng

ence

ran

Lum

pur T

inja

den

gan

men

gadu

k m

engg

unak

an

bam

bu/k

ayu

dan

men

yem

prot

men

ggun

akan

air.

11M

ener

ima

pem

baya

ran

biay

a ja

sa p

elay

anan

pen

yedo

tan

tinja

dan

men

yera

hkan

buk

ti pe

mba

yara

n (s

lip 1

) ke

Pela

ngga

n

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu(M

enit

)K

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Ope

rato

r Pe

nyed

otan

Petu

gas

Peny

edot

an 1

(S

upir

)Pe

tuga

s Pe

nyed

otan

2

(Ken

ek)

Tang

ki v

akum

kos

ong,

Sur

at

Tuga

s, K

artu

Pel

angg

an, B

ukti

Pem

baya

ran

Sura

t Tug

as, K

artu

Pel

angg

an,

Bukt

i Pem

baya

ran

Ala

t APD

/K3

Mem

baw

a pe

rala

tan

(ling

gis)

, Ba

mbu

/ kay

u

Bam

bu/ k

ayu

Tang

ki v

akum

, kon

disi

kos

ong

Tang

ki v

akum

, kon

disi

kos

ong

Air

Seki

tar t

angk

i sep

tik d

an

sela

ng b

ersi

h

Tang

ki s

eptik

terb

uka

Tang

ki s

eptik

tert

utup

Uan

g pe

mba

yara

n se

suai

re

trib

usi

Uan

g pe

mba

yara

n se

suai

re

trib

usi

Sura

t Tug

as d

an K

artu

Pel

angg

anSu

rat T

ugas

dan

Kar

tu

Pela

ngga

n su

dah

di T

TD

Truk

tinj

a m

enuj

u IP

LTTr

uk ti

nja

sam

pai d

i IPL

T

Tang

ki s

eptik

bis

a di

buka

se

besa

r sla

ng p

enye

dot.

Sura

t Tug

as, K

artu

Pel

angg

an,

Bukt

i Pem

baya

ran

dite

rima

pela

ngga

n

Petu

gas

tiba

di ru

mah

pe

lang

gan

MU

LAI

SELE

SAI

2 3 4 5 6 7

8

9 10 11 12 13

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

96

3/14

/16

8:5

3 PM



PROSEDUR

JUDUL : PENGANGKUTAN & PEMBUANGAN LUMPUR TINJA

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja melakukan Pengangkutan dan Pembuangan Lumpur Tinja ke Instalasi Pengolahan Lumpur Tinja (IPLT)

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup aktifitas terdiri dari pengangkutan dari rumah pelanggan, pendataan asal dan volume Lumpur Tinja di IPLT, pembuangan Lumpur Tinja sampai meninggalkan IPLT.

III. REFERENSI

IV. DOKUMEN TERKAIT

SOP No. 3.D.2 tentang Pelayanan Penyedotan Lumpur TinjaTKI No. 3.D.2.1 tentang Petugas Penyedotan Lumpur Tinja

V. DEFINISI

VI. PROSEDUR

1) Tim/Petugas Penyedotan berangkat dari Rumah Pelanggan terlayani menuju IPLT

2) Tim/Petugas Penyedotan menunjukkan Surat Tugas dan menginformasikan data truk dan asal penyedotan kepada Petugas Pencatat di IPLT

3) Tim/Petugas Penyedotan mengarahkan truk menuju ke bangunan penerima Lumpur Tinja di IPLT sesuai dengan arahan petugas IPLT

4) Tim/Petugas Penyedotan melakukan pembuangan/pengosongan lumpur tinja dengan cara membuka Kran Pembuangan.

5) Tim/Petugas Penyedotan membersihkan ceceran lumpur dan selang, menggunakan selang air yang diperuntukkan untuk itu di lokasi IPLT

6) Tim/Petugas Penyedotan meninggalkan IPLT



Tim/Petugas Sedot Tinja Ka Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL




PROSEDUR

JUDUL : PENGANGKUTAN & PEMBUANGAN LUMPUR TINJA

LOGO UPTD PAL


1) Pengangkutan dan Pembuangan Lumpur Tinja tercatat dan dilaksanakan secara benar di lokasi IPLT

2) Tidak ada Keluhan Pelanggan yang disampaikan ke UPTD PAL

VIII. LAMPIRAN

1) Diagram alir Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja


SOP

No:

3.D

.2.2

/SO

P-A

NK/

ASE

T/bu

lan/

tahu

nTA

TA K

ERJA

IND

IVID

U (T

KI) T

IM P

ENYE

DO

TAN

DA

LAM

MEL

AKS

AN

AKA

N P

ENG

AN

GKU

TAN

& P

EMBU

AN

GA

N L

UM

PUR

TIN

JA

1Be

rang

kat d

ari R

umah

Pel

angg

an te

rlaya

ni te

rakh

ir m

enuj

u IP

LT

2

Men

unju

kkan

Sur

at T

ugas

dan

men

ginf

orm

asik

an d

ata

truk

dan

asa

l pe

nyed

otan

kep

ada

Petu

gas

Penc

atat

di I

PLT.

(Pe

ncat

atan

: N

opol

, nam

a su

pir,

volu

me

tang

ki, a

sal p

enye

dota

n (n

ama

kom

plek

s, a

tau

jala

n, d

an

kelu

raha

n)

3M

enga

rahk

an tr

uk m

enuj

u ke

ban

guna

n pe

nerim

a lu

mpu

r tin

ja d

i IPL

T se

suai

den

gan

arah

an p

etug

as IP

LT

4M

engo

song

kan

tang

ki lu

mpu

r tin

ja

5M

embe

rsih

kan

truk

dan

per

leng

kapa

nnya

den

gan

air y

ang

ada

di

loka

si IP

LT

6M

enin

ggal

kan

IPLT

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu

(Men

it)

Kel

engk

apan

N

o

Keg

iata

nO

pera

tor

Peny

edot

an

Petu

gas

Peny

edot

an 1

(S

upir

)Pe

tuga

s Pe

nyed

otan

2

(Ken

ek)

Buku

pen

cata

tan

Dat

a tr

uk d

an a

sal

peny

edot

an te

rcat

at d

i Buk

u

Posi

si b

ak p

engu

mpu

l di

bela

kang

truk

.

Tang

ki k

oson

g

Truk

Ber

sih

truk

, den

gan

tang

ki te

risi

penu

h

Kran

Tan

gki s

iap

dibu

ka

Air

pem

bers

ihan

MU

LAI

SELE

SAI

2

3

4 5

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

99

3/14

/16

8:5

3 PM

NOTES


UNIT KERJA : PELAYANAN TEKNIS NOMOR : 3.D.4/SOP/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : PERSIAPAN ADMINISTRASI & TEKNIS LLTT

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Pelayanan Teknis 2. Operator Penyedotan Tinja 3. Pelanggan 4. Operator IPLT

II. TUJUAN

Mempersiapkan dan melengkapi persyaratan administrasi dan teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan LLTT

III. RUANG LINGKUP

Lingkup persiapan administratif meliputi kegiatan sbb: 1) Pembuatan Jadwal Bulanan Penyedotan Lumpur Tinja 2) Menerbitkan Berita Acata Sedot Tinja per pelanggan 3) Menerbitkan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja.

Lingkup persiapan teknis meliputi hal-hal sbb: 1) Penentuan kendaraan dan petugas, 2) Mengecek kesiapan operator dan peralatan; 3) Mendiskusikan Rencana Kerja Harian Operator Penyedotan Tinja; 4) Mengkonfirmasi kesiapan pelanggan via telepon; 5) Mengkonfirmasi kesiapan IPAL/IPLT; 6) Menetukan rute perjalanan truk tinja; 7) Menyerahkan BA Sedot Tinja dan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja

IV. REFERENSI

Pedoman Layanan Lumpur Tinja Terjadwal




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

V. DOKUMEN TERKAIT 1) SOP Penyedotan Lumpur Tinja LLTT (SOP 3.D.5) 2) SOP Pembuangan Lumpur Tinja LLTT (SOP 3.D.6)

VI. PROSEDUR 1) Pelayanan Teknis menentukan kendaraan dan petugas lapangan yang akan menjalankan tugas. 2) Pelayanan Teknis memeriksa hal-hal sbb: a. petugas lapangan dalam kondisi sehat dan siap bekerja, b. kendaraan sedot tinja dalam kondisi baik c. volume tangki dalam kondisi tidak penuh. • Jika siap, lanjutkan, • Jika tidak siap, diskusikan ulang.

3) Operator Penyedotan Tinja memastikan kelengkapan dan berfungsinya peralatan/ perlengkapan kerja

4) Pelayanan Teknis mendiskusikan rencana kerja harian sesuai Berita Acara Sedot Tinja

5) Operator Penyedot Tinja mengkonfirmasi kesiapan pelanggan, khususnya untuk jadwal, pembukaan tutup tangki septik, ketersediaan air dan aksesibilitas kendaraan. • Jika siap, lanjutkan, • Jika tidak siap, diskusikan ulang.

6) Operator Sedot Tinja mengkonfirmasi kesiapan IPAL, khususnya menyangkut jadwal penerimaan. • Jika siap, lanjutkan, • Jika tidak siap, diskusikan ulang.

7) Operator Sedot Tinja menentukan rute perjalanan

8) Pelayanan Teknis memerintahkan perjalanan dan menyerahkan Berita Acara Sedot




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

Tinja dan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja.


1. Pelayanan Sedot Tinja berlangsung sesuai jadwal yang telah disepakati dengan pelanggan 2. Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Penyedotan Tinja LLTT

VIII. LAMPIRAN

1) Diagram Alir Prosedur Persiapan LLTT

Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh: Operator Penyedotan Pelayanan Teknis, Ka UPTD PAL Lumpur Tinja



SOP

No:

3.D

.4/S

OP-

Pers

iapa

n A

dm &

Tek

nis

-Sed

ot L

T/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

YIA

PKA

N P

ENYE

DO

TAN

LU

MPU

R TI

NJA

DA

LAM

LLT

T (A

DM

INIS

TRAT

IF)

Men

yiap

kan

Jadw

al P

enye

dota

n Lu

mpu

r Tin

ja se

suai

Si

stem

Info

rmas

i Man

ajem

en L

ayan

an L

umpu

r Tin

ja

Terja

dwal

(SIM

-LLT

T)

(Jad

wal

dib

uat s

ebul

an se

kali)

1

Men

ghub

ungi

pel

angg

an u

ntuk

men

jela

skan

tuju

an, h

ak &

ke

waj

iban

pel

angg

an, s

erta

men

gum

pulk

an in

form

asi t

angk

i se

ptik

, kon

firm

asi a

lam

at &

jala

n ak

ses

2

Mem

astik

an k

esia

pan

pela

ngga

n un

tuk

men

erim

a la

yana

n se

dot t

inja

. • J

ika

pela

ngga

n si

ap, l

anju

tkan

. • J

ika

pela

ngga

n tid

ak si

ap, g

anti

pela

ngga

n la

in.

3

Mem

astik

an ja

dwal

pel

aksa

naan

sedo

t tin

ja se

suai

kes

epak

atan

de

ngan

pel

angg

an L

LTT.

4

Mem

buat

daf

tar p

elan

ggan

yan

g ak

an m

empe

role

h la

yana

n se

dot t

inja

dal

am re

ntan

g w

aktu

1 b

ulan

.5

Men

erbi

tkan

Ber

ita A

cara

Sed

ot T

inja

unt

uk ti

ap p

elan

ggan

ya

ng si

ap m

ener

ima

laya

nan

sedo

t tin

ja.

6

Men

erbi

tkan

Kar

tu K

enda

li Tr

ansp

orta

si L

umpu

r Tin

ja.

7

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Pela

yana

n Te

knis

Pela

ngga

n

Tele

pon

10 m

enit/

pela

ngga

n

SIM

LLT

T5

men

it

Pela

ngga

n pa

ham

hak

&

kew

ajib

anny

a

Pela

ngga

n m

enya

taka

n si

ap d

ilaya

ni

Jadw

al p

elak

sana

an d

isep

akat

i

Daf

tar p

elan

ggan

yan

g ak

an

dila

yani

Berit

a Ac

ara

sedo

t tin

ja

BA &

Kar

tu K

enda

li Tr

ansp

orta

si LT

Tele

pon

5 m

enit/

pela

ngga

n

Tele

pon

5 m

enit/

pela

ngga

n

Daf

tar p

elan

ggan

se

paka

t dila

yani

60 m

enit

Daf

tar p

elan

ggan

yan

g ak

an d

ilaya

ni30

men

it

BA &

Kar

tu K

enda

li Tr

ansp

orta

si LT

5 m

enit

MU

LAI

SELE

SAI

22

3 4 5 6

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

10

43/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

3.D

.4/S

OP-

Pers

iapa

n A

dm &

Tek

nis

-Sed

ot L

T/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

YIA

PKA

N P

ENYE

DO

TAN

LU

MPU

R TI

NJA

DA

LAM

LLT

T ( T

EKN

IS)

1

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

OU

TPU

TW

AK

TU

KEL

ENG

KA

PAN

N

O

KEG

IATA

NPE

LAYA

NA

N

TEK

NIS

OPE

RAT

OR

PE

NY

EDO

TAN

T

INJA

PELA

NG

GA

NO

PER

ATO

R IP

LT/IP

AL

Men

entu

kan

kend

araa

n da

n pe

tuga

s lap

anga

n ya

ng a

kan

men

jala

nkan

tuga

s. (D

ilaku

kan

haria

n)

2

Mem

erik

sa k

ondi

si a

) pet

ugas

lapa

ngan

dal

am

kond

isi s

ehat

dan

siap

bek

erja

, b) k

enda

raan

se

dot t

inja

dal

am k

ondi

si b

aik

dan

c) v

olum

e ta

ngki

dal

am k

ondi

si ti

dak

penu

h.• J

ika

siap

, lan

jutk

an,

• Jik

a tid

ak si

ap, d

isku

sika

n ul

ang.

(Dila

kuka

n ha

rian)

3M

emas

tikan

kel

engk

apan

dan

ber

fung

siny

a pe

rala

tan/

per

leng

kapa

n ke

rja. (

Dila

kuka

n ha

rian)

4M

endi

skus

ikan

renc

ana

kerja

har

ian

sesu

ai

Berit

a Ac

ara

Sedo

t Tin

ja. (

Dila

kuka

n ha

rian)

5

Men

gkon

firm

asi k

esia

pan

pela

ngga

n,

khus

usny

a un

tuk

jadw

al, p

embu

kaan

tutu

p ta

ngki

sept

ik, k

eter

sedi

aan

air d

an a

kses

ibili

tas

kend

araa

n.• J

ika

siap

, lan

jutk

an,

• Jik

a tid

ak si

ap, d

isku

sika

n ul

ang.

(Dila

kuka

n ha

rian)

6

Men

gkon

firm

asi k

esia

pan

IPA

L, k

husu

snya

m

enya

ngku

t jad

wal

pen

erim

aan.

• J

ika

siap

, lan

jutk

an,

• Jik

a tid

ak si

ap, d

isku

sika

n ul

ang.

(Dila

kuka

n ha

rian)

7M

enen

tuka

n ro

ute

perja

lana

n. (D

ilaku

kan

haria

n)

8M

emer

inta

hkan

per

jala

nan

dan

men

yera

hkan

Be

rita

Acar

a Se

dot T

inja

dan

Kar

tu K

enda

li Tr

ansp

orta

si L

umpu

r Tin

ja. (

Dila

kuka

n ha

rian)

Chec

klis

t Kes

iapa

n Te

knis

5 m

enit

Sura

t tug

as

15 m

enit

Chec

klis

t dita

ndai

30 m

enit

Renc

ana

kerja

har

ian

dise

paka

ti

5 m

enit

Pela

ngga

n si

ap

5 m

enit

IPLT

/IPA

L si

ap

15 m

enit

Rute

dite

ntuk

an

5 m

enit

Berit

a Ac

ara

dan

Kart

u Ke

ndal

i di

tang

an p

etug

as la

pang

an

10 m

enit

Chec

klis

t dita

ndai

Chec

klis

t Kes

iapa

n Te

knis

Chec

klis

t Kes

iapa

n Te

knis

Berit

a Ac

ara

Sedo

t Ti

nja

Tele

pon

Tele

pon

Berit

a Ac

ara

Sedo

t Tin

ja

Berit

a Ac

ara

dan

Kart

u Ke

ndal

i Tra

nspo

rtas

iSE

LESA

I

MU

LAI

TID

AK

YA

YA

YA

YA

TID

AK

TID

AK

3

3

3

33

3 3

3

✔✔

✔

✔

X

X

X

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

10

53/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.5/SOP/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENYEDOT LUMPUR TINJA LLTT

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

1) Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pelayanan penyedotan kepada pelanggan LLTT

2) Memastikan sikap dan perilaku Petugas Penyedotan Tinja LLTT yang sopan ketika berhubungan dengan pelanggan.

II. PELAKSANA YANG TERLIBAT

1) Operator Penyedotan LLTT 2) Pelanggan LLTT

III. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup aktifitas terdiri dari kegiatan pemberian layanan penyedotan Lumpur Tinja bagi Pelanggan LLTT

IV. DOKUMEN TERKAIT

SOP No. 3.D.4 tentang Persiapan Administrasi dan Teknis LLTTSOP No. 3.D.6 tentang Pembuangan Lumpur Tinja LLTT

V. PROSEDUR

1) Menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan route perjalanan yang disepakati

2) Menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang aman dan tidak mengganggu lalu lintas sekelilingnya

3) Mencatat waktu kedatangan di Berita Acara Sedot Tinja (BAST). 4) Menemui pemilik bangunan atau wakilnya, memastikan dia adalah pelanggan

yang dituju serta menunjukkan Surat Identitas Petugas LLTT dan BAST 5) Menjelaskan tujuan kedatangan, hak dan kewajiban pelanggan (termasuk

volume lumpur tinja yang akan disedot) serta kerjasama yang diharapkan dari pelanggan (khususnya air bersih).

6) Memohon persetujuan pelanggan untuk bekerja sama, • Jika setuju, lanjutkan. • Jika tidak setuju, langkah 28.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

7) Men-scan barcode pelanggan LLTT 8) Mendatangi tangki septik dan memastikan lubang tangki sudah dalam kondisi

terbuka, • Jika sudah terbuka, lanjutkan. • Jika belum terbuka, minta pelanggan membukanya. 9) Pelanggan membuka tutup lubang tangki, • Jika terbuka, lanjutkan. • Jika tidak dapat terbuka, langsung ke langkah 26. 10) Menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yaitu sepatu bot karet, kacamata

pelindung, sarung tangan dan topi. 11) Memeriksa kedalaman isi tangki septik dan ketebalan endapan di dasar tangki.

Gunakan tongkat pengukur kedalaman dan senter. 12) Menentukan jalur selang sedot tinja. 13) Memindahkan kendaraan sedot tinja ke posisi yang lebih baik dan mempermudah

penyedotan lumpur tinja 14) Memasang rambu pelaksanaan operasi di sekitar kendaraan sedot tinja. 15) Menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja dan memasukkan ke dalam

tangki septik sampai mencapai 80% kedalaman tangki. 16) Memperkirakan posisi level ketinggian isi tangki kendaraan saat volume

penyedotan tercapai. 17) Menghidupkan pompa sedot tinja dan memastikan terjadinya aliran lumpur

tinja dengan baik 18) Memantau penyedotan lumpur tinja, • Jika level ketinggian tercapai, penyedotan dihentikan. • Jika level ketinggian belum tercapai, penyedotan diteruskan. 19) Mengisi Formulir Inspeksi Tangki Septik, termasuk mengambil foto (jika

dibutuhkan). 20) Melepaskan selang sedot tinja setelah memastikan tidak ada lagi lumpur tinja

tertinggal di dalam selang. 21) Membersihkan selang sedot tinja dengan air bersih di tempat yang tidak

mengganggu sampai bersih. 22) Menggulung selang sedot tinja dan mengembalikannya ke tempatnya di

kendaraan sedot tinja. 23) Membersihkan permukaan sekitar lubang tangki septik dan bekas lokasi jalur

selang sedot tinja. 24) Melepas APD dan mengembalikanya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

25) Melengkapi isian BAST termasuk volume lumpur tinja yang disedot dan waktu penyelesaian pekerjaan

26) Meminta pelanggan ikut menandatangani BAST (petugas lapangan dan pelanggan).

27) Mengembalikan semua rambu dan barang-barang lainnya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja.

28) Menjalankan kendaraan meninggalkan bangunan pelanggan menuju IPAL / IPLT atau pelanggan selanjutnya.


1) Pelanggan LLTT merasa puas dilayani oleh petugas yang sopan dan dapat menyelesaikan Penyedotan Lumpur Tinja dengan cepat 2) Tidak ada Keluhan Pelanggan LLTT yang disampaikan ke UPTD PAL

VII. LAMPIRAN

1) Diagram alir Prosedur Menyedot Tangki Septik LLTT


Staf Pelayanan Teknis Ka Bag Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL



SOP

No:

3.D

.5/S

OP-

Peny

edot

an T

S/LL

TT/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

POSE

DU

R M

ENYE

DO

T LU

MPU

R TI

NJA

LLT

T (1

)

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu

(Men

it)K

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Ope

rato

r Pe

nyed

otan

Pela

ngga

nPe

tuga

s Pe

nyed

otan

1

(Sup

ir)

Petu

gas

Peny

edot

an 2

(K

enek

)

1M

enja

lank

an k

enda

raan

sed

ot ti

nja

sesu

ai re

ncan

a da

n ro

ute

perja

lana

n ya

ng d

isep

akat

i

2M

engh

entik

an k

enda

raan

sed

ot ti

nja

di te

mpa

t yan

g am

an d

an

tidak

men

ggan

ggu

lalu

lint

as s

ekel

iling

nya.

3M

enca

tat w

aktu

ked

atan

gan

di B

erita

Aca

ra S

edot

Tin

ja (B

AST

).

7

Men

-sca

n ba

rcod

e pe

lang

gan

LLTT

. (M

elal

ui p

emba

caan

“b

arco

de” ,

dat

a pe

lang

gan

dan

keda

tang

an p

etug

as s

ecar

a ot

omat

is te

rlapo

rkan

ke

dala

m s

iste

m)

(Mel

alui

pem

baca

an “

barc

ode”

, da

ta p

elan

ggan

dan

ked

atan

gan

petu

gas

seca

ra o

tom

atis

terla

pork

an k

e da

lam

sis

tem

4M

enem

ui p

emili

k ba

ngun

an a

tau

wak

ilnya

, m

emas

tikan

dia

ad

alah

pel

angg

an y

ang

ditu

ju s

erta

men

unju

kkan

Sur

at Id

entit

as

Petu

gas

LLTT

dan

BA

ST.

8

Men

data

ngi t

angk

i sep

tik d

an m

emas

tikan

luba

ng ta

ngki

sud

ah

dala

m k

ondi

si te

rbuk

a,• J

ika

suda

h te

rbuk

a, la

njut

kan.

• Jik

a be

lum

terb

uka,

min

ta p

elan

ggan

mem

buka

nya.

5

Men

jela

skan

tuju

an k

edat

anga

n, h

ak d

an k

ewaj

iban

pel

angg

an

(ter

mas

uk v

olum

e lu

mpu

r tin

ja y

ang

akan

dis

edot

) ser

ta

kerja

sam

a ya

ng d

ihar

apka

n da

ri pe

lang

gan

(khu

susn

ya a

ir be

rsih

).

9Pe

lang

gan

mem

buka

tutu

p lu

bang

tang

ki,

• Jik

a te

rbuk

a, la

njut

kan.

• Jik

a tid

ak d

apat

terb

uka,

lang

sung

ke

lang

kah

26.

6M

emoh

on p

erse

tuju

an p

elan

ggan

unt

uk b

eker

ja s

ama,

• J

ika

setu

ju, l

anju

tkan

.• J

ika

tidak

set

uju,

lang

sung

ke

lang

kah

28.

10

Men

ggun

akan

Ala

t Pel

indu

ng D

iri (A

PD).

(APD

= A

lat P

elin

dung

D

iri: y

aitu

sep

atu

bot k

aret

, kac

amat

a pe

lindu

ng, s

arun

g ta

ngan

da

n to

pi.)

(APD

= A

lat P

elin

dung

Diri

: yai

tu s

epat

u bo

t kar

et, k

acam

ata

pelin

dung

, sar

ung

tang

an d

an to

pi. *

-BAST

10-3

0 m

enit

Kend

araa

n be

rjala

n

BAST

Tuju

an d

icap

ai5

men

it

BAST

Wak

tu te

rcat

at5

men

it

BAST

, Sur

at Id

entit

as d

iriPe

tuga

s di

kena

li5

men

it

BAST

Pela

ngga

n m

emah

ami

keda

tang

an15

men

it

-Pe

lang

gan

siap

ker

jasa

ma

5 m

enit

Smar

tpho

ne, B

arco

deBa

rcod

e te

r-sc

an2

men

it

-Ta

ngki

sep

tik te

rbuk

a5-

30 m

enit

APD

APD

dig

unak

an5

men

it

MU

LAI

28 26

TID

AK

YA

SUD

AH

BEL

UM

TID

AK

2

3 4 5

6

87

9

10

✔

X

X

* be

rlanj

ut k

e ha

lam

an b

erik

utny

a

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

11

03/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

3.D

.5/S

OP-

Peny

edot

an T

S/LL

TT/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

POSE

DU

R M

ENYE

DO

T LU

MPU

R TI

NJA

LLT

T (2

)

* be

rlanj

ut k

e ha

lam

an b

erik

utny

a

* la

njut

an

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu

(Men

it)K

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Ope

rato

r Pe

nyed

otan

Pela

ngga

nPe

tuga

s Pe

nyed

otan

1

(Sup

ir)

Petu

gas

Peny

edot

an 2

(K

enek

)

11M

emer

iksa

ked

alam

an is

i tan

gki s

eptik

dan

ket

ebal

an e

ndap

an d

i da

sar t

angk

i. G

unak

an to

ngka

t pen

guku

r ked

alam

an d

an s

ente

r.

12M

enen

tuka

n ja

lur s

elan

g se

dot t

inja

.

13M

emin

dahk

an k

enda

raan

sed

ot ti

nja

ke p

osis

i yan

g le

bih

baik

da

n m

empe

rmud

ah p

enye

dota

n lu

mpu

r tin

ja

Sent

er, T

ongk

at U

kur

5 m

enit

Kond

isi i

si ta

ngki

sep

tik

dike

tahu

i

-Ja

lur s

elan

g di

tent

ukan

5 m

enit

-Ke

ndar

aan

di p

osis

inya

5 m

enit

17M

engh

idup

kan

pom

pa s

edot

tinj

a da

n m

emas

tikan

terja

diny

a al

iran

lum

pur t

inja

den

gan

baik

.

14M

emas

ang

ram

bu p

elak

sana

an o

pera

si d

i sek

itar k

enda

raan

se

dot t

inja

.

18M

eman

tau

peny

edot

an lu

mpu

r tin

ja,

• Jik

a le

vel k

etin

ggia

n te

rcap

ai, p

enye

dota

n di

hent

ikan

.• J

ika

leve

l ket

ingg

ian

belu

m te

rcap

ai,

peny

edot

an d

iteru

skan

.

15M

engh

ubun

gkan

sel

ang

dari

kend

araa

n s

edot

tinj

a da

n m

emas

ukka

n ke

dal

am ta

ngki

sep

tik s

ampa

i men

capa

i 80%

ke

dala

man

tang

ki.

19M

engi

si F

orm

ulir

Insp

eksi

Tan

gki S

eptik

, ter

mas

uk m

enga

mbi

l fo

to (j

ika

dibu

tuhk

an).

16M

empe

rkira

kan

posi

si le

vel k

etin

ggia

n is

i tan

gki k

enda

raan

saa

t vo

lum

e pe

nyed

otan

terc

apai

.

20M

elep

aska

n se

lang

sed

ot ti

nja

sete

lah

mem

astik

an ti

dak

ada

lagi

lu

mpu

r tin

ja te

rtin

ggal

di d

alam

sel

ang.

21M

embe

rsih

kan

sela

ng s

edot

tinj

a de

ngan

air

bers

ih d

i tem

pat

yang

tida

k m

engg

angg

u sa

mpa

i ber

sih.

Ram

bu o

pera

siRa

mbu

terp

asan

g5

men

it

Sela

ng s

edot

tinj

aSe

lang

terp

asan

g di

jalu

rnya

15 m

enit

-Sa

sara

n le

vel t

angk

i di

keta

hui

2 m

enit

-Po

mpa

hid

up2

men

it

-Lu

mpu

r tin

ja d

ised

ot s

esua

i vo

lum

e ya

ng d

iingi

nkan

5-10

men

it

Air

bers

ih, e

mbe

r, si

kat

Sela

ng b

ersi

h5

men

it

-Se

lang

terle

pas

5 m

enit

Form

ulir

insp

eksi

tang

ki

sept

ikFo

rmul

ir te

risi

5 m

enit

22M

engg

ulun

g se

lang

sed

ot ti

nja

dan

men

gem

balik

anny

a ke

te

mpa

tnya

di k

enda

raan

sed

ot ti

nja.

*-

5 m

enit

Sela

ng d

item

patn

ya

11 12

13 14

15

16 17 18

19 20 21 22

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

11

13/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

3.D

.5/S

OP-

Peny

edot

an T

S/LL

TT/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

POSE

DU

R M

ENYE

DO

T LU

MPU

R TI

NJA

LLT

T (3

)

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu

(Men

it)K

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Ope

rato

r Pe

nyed

otan

Pela

ngga

nPe

tuga

s Pe

nyed

otan

1

(Sup

ir)

Petu

gas

Peny

edot

an 2

(K

enek

)

23M

embe

rsih

kan

perm

ukaa

n se

kita

r lub

ang

tang

ki s

eptik

dan

be

kas

loka

si ja

lur s

elan

g se

dot t

inja

.

24M

elep

as A

PD d

an m

enge

mba

likan

ya k

e te

mpa

tnya

di k

enda

raan

se

dot t

inja

.

25M

elen

gkap

i isi

an B

AST

term

asuk

vol

ume

lum

pur t

inja

yan

g di

sedo

t dan

wak

tu p

enye

lesa

ian

peke

rjaan

26M

emin

ta p

elan

ggan

ikut

men

anda

tang

ani B

AST

ber

sam

a (o

pera

tor p

enye

dota

n da

n pe

lang

gan)

.

27M

enge

mba

likan

sem

ua ra

mbu

dan

bar

ang-

bara

ng la

inny

a ke

te

mpa

tnya

di k

enda

raan

sed

ot ti

nja.

28M

enja

lank

an k

enda

raan

men

ingg

alka

n ba

ngun

an p

elan

ggan

m

enuj

u IP

AL

/ IPL

T at

au p

elan

ggan

sel

anju

tnya

.Ke

ndar

aan

perg

i

Air

bers

ih, e

mbe

r, si

kat

Loka

si b

ersi

h5

men

it

APD

APD

dite

mpa

tnya

5 m

enit

BAST

BAST

teris

i5

men

it

BAST

teris

iBA

ST d

itand

atan

gani

15 m

enit

Ram

buRa

mbu

dite

mpa

tnya

2 m

enit

* la

njut

an

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

11

23/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


UNIT KERJA : OPERATOR PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.6/SOP/Aset/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENGANGKUT & MEMBUANG LUMPUR TINJA LLTT

LOGO UPTD PAL

I. PELAKSANA YANG TERLIBAT

1) Operator Penyedotan Lumpur Tinja LLTT 2) Operator IPLT/IPAL

II. TUJUAN

1) Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pengangkutan dan pembuangan Lumpur Tinja dalam pola Layanan Lumpur Tinja Terjadwal (LLTT)

2) Memastikan bahwa LLTT melaksanakan pembuangan Lumpur Tinja di IPLT/IPAL resmi, sehingga seluruh data yang tercatat dapat dipergunakan sebagai sumber hitungan pelayanan air limbah kota yang bersumber dari layanan Lumpur Tinja.

III. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini terdiri dari kegiatan mengangkut lumpur tinja dari (sejumlah) Pelanggan LLTT, mendatangi IPLT/IPAL, mendata asal, jumlah volume Lumpur Tinja dan kendaraan yang dipergunakan, serta prosedur teknis operasional lainnya terkait dengan penggunaan alat serta sarana dan prasarana.

IV. DOKUMEN TERKAIT

1) SOP No. 3.D.4 tentang Prosedur Menyiapkan Administrasi dan Teknis LLTT 2) SOP No. 3.D.5 tentang Prosedur Menyedot Lumpur Tinja LLTT

V. PROSEDUR

1) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan route perjalanan yang disepakati

2) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang ditentukan dan aman.

3) Operator Penyedotan Lumpur Tinja mencatat waktu kedatangan di Kartu Kendali Transportasi (KKT).




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

4) Operator IPLT/IPAL memeriksa keabsahan kendaraan Sedot Tinja yang datang. Bila kendaraan resmi/syah, maka bisa lanjut ke proses berikutnya. Bila kendaraan yang datang tidak resmi/ bukan kendaraan yang syah maka dipersilahkan keluar kembali.

5) Operator IPLT/IPAL men-scan barcode kendaraan Truk Tinja. 6) Operator IPLT/IPAL memastikan unit penerima pembuangan Lumpur Tinja

siap menerima pembuangan dari Truk Tinja yang datang. 7) Operator Penyedotan Lumpur Tinja memastikan diri telah menggunakan alat

pelindung diri (APD) yaitu sepatu bot karet, kacamata pelindung, sarung tangan dan topi.

8) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja dengan bagian inlet IPLT atau tangki penerima IPAL

9) Operator Penyedotan Lumpur Tinja mencatat volume lumpur tinja yang akan dibuang dari kendaraan sedot tinja ke IPLT / IPAL.

10) Operator Penyedotan Lumpur Tinja membuka katup pembuangan truk tinja. 11) Operator Penyedotan Lumpur Tinja memantau pembuangan lumpur tinja (dari

kaca level tangki kendaraan sedot tinja), • Jika level terendah tercapai, pembuangan dihentikan. • Jika level terendah belum tercapai, pembuangan diteruskan. 12) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menutup katup pembuangan truk tinja 13) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melepaskan selang sedot tinja setelah

memastikan tidak ada lagi lumpur tinja tertinggal di dalam selang. 14) Operator Penyedotan Lumpur Tinja membersihkan selang sedot tinja dengan

air bersih di tempat yang tidak mengganggu. 15) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menggulung selang sedot tinja dan

mengembalikannya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja 16) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melepas APD dan mengembalikannya ke

tempatnya di kendaraan sedot tinja. 17) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melengkapi isian KKT termasuk volume

lumpur tinja yang dibuang dan waktu penyelesaian pekerjaan. 18) Operator Penyedotan Lumpur Tinja dan Operator IPLT/IPAL menandatangani

KKT. 19) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menjalankan kendaraan meninggalkan

IPAL / IPLT.



Operator Penyedotan LT Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL


Kesesuaian antara hasil pencatatan jumlah volume Lumpur Tinja yang masuk ke dan diolah di IPLT/IPAL dengan besaran proyeksi beban air limbah kota.

VII. LAMPIRAN

Diagram alir prosedur mengangkut dan Membuang Lumpur Tinja LLTT


SOP

No:

3.D

.6/S

OP-

Ang

kut-

Buan

g LT

/LLT

T/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

GA

NG

KUT

DA

N M

EMBU

AN

G L

UM

PUR

TIN

JA L

LTT

(1)

MU

LAI

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu(M

enit

)K

elen

gkap

an N

o

Keg

iata

nO

pera

tor

Peny

edot

anO

pera

tor

IPLT

Petu

gas

Peny

edot

an 1

(S

upir

)Pe

tuga

s Pe

nyed

otan

2

(Ken

ek)

8M

engh

ubun

gkan

sel

ang

dari

kend

araa

n se

dot t

inja

de

ngan

bag

ian

inle

t IPL

T at

au ta

ngki

pen

erim

a IP

AL

2M

engh

entik

an k

enda

raan

sedo

t tin

ja d

i tem

pat y

ang

dite

ntuk

an d

an a

man

.

9M

enca

tat v

olum

e lu

mpu

r tin

ja y

ang

akan

dib

uang

dar

i ke

ndar

aan

sedo

t tin

ja k

e IP

LT /

IPA

L.

3M

enca

tat w

aktu

ked

atan

gan

di K

artu

Ken

dali

Tran

spor

tasi

(KKT

).

10M

embu

ka k

atup

pem

buan

gan

truk

tinj

a.

4

Mem

erik

sa k

eabs

ahan

ken

dara

an S

edot

Tin

ja y

ang

data

ng. B

ila k

enda

raan

resm

i/sya

h, m

aka

bisa

lanj

ut k

e pr

oses

ber

ikut

nya.

Bila

ken

dara

an y

ang

data

ng ti

dak

resm

i/ bu

kan

kend

araa

n ya

ng sy

ah m

aka

dipe

rsila

hkan

ke

luar

kem

bali.

11

Mem

anta

u pe

mbu

anga

n lu

mpu

r tin

ja (d

ari k

aca

leve

l ta

ngki

ken

dara

an se

dot t

inja

),• J

ika

leve

l ter

enda

h te

rcap

ai, p

embu

anga

n di

hent

ikan

.• J

ika

leve

l ter

enda

h be

lum

terc

apai

, pe

mbu

anga

n di

teru

skan

.

5M

en-s

can

barc

ode

kend

araa

n Tr

uk T

inja

.

12M

enut

up k

atup

pem

buan

gan

truk

tinj

a

6M

emas

tikan

uni

t pen

erim

a pe

mbu

anga

n Lu

mpu

r Ti

nja

siap

men

erim

a pe

mbu

anga

n da

ri Tr

uk T

inja

yan

g da

tang

.

13M

elep

aska

n se

lang

sedo

t tin

ja se

tela

h m

emas

tikan

tid

ak a

da la

gi lu

mpu

r tin

ja te

rtin

ggal

di d

alam

sela

ng.

7M

emas

tikan

diri

tela

h m

engg

unak

an A

lat P

elin

dung

D

iri/A

PD.

(APD

= A

lat P

elin

dung

Diri

: yai

tu se

patu

bot

ka

ret,

kaca

mat

a pe

lindu

ng, s

arun

g ta

ngan

dan

topi

.

14M

embe

rsih

kan

sela

ng se

dot t

inja

den

gan

air b

ersi

h di

te

mpa

t yan

g tid

ak m

engg

angg

u.*

1M

enja

lank

an k

enda

raan

sedo

t tin

ja se

suai

renc

ana

dan

rout

e pe

rjala

nan

yang

dis

epak

ati.

(KKT

=Kar

tu K

enda

li Tr

ansp

orta

siKK

T2

men

itKe

ndar

aan

berja

lan

KKT

2 m

enit

Tuju

an d

icap

ai

KKT

5 m

enit

Wak

tu te

rcat

at

-15

men

itKe

ndar

aan

mas

uk IP

AL/

IPLT

Smar

tpho

ne2

men

itBa

rcod

e te

r-sc

an

-2

men

itIP

T/IP

AL

siap

men

erim

a

Sela

ng s

edot

tinj

a15

men

itSe

lang

terp

asan

g

KKT

2 m

enit

Volu

me

buan

gan

terc

atat

-2

men

itLu

mpu

r tin

ja m

enga

lir k

elua

r

-5-

10 m

enit

Lum

pur t

inja

terb

uang

ses

uai

voul

ume

yang

diin

gink

an

-2

men

itLu

mpu

r tin

ja te

rhen

ti

-5

men

itSe

lang

terle

pas

Air

bers

ih5

men

itSe

lang

ber

sih

APD

5 m

enit

APD

dig

unak

an

TID

AK

YA

19

✔

X

2

3

4 5 6

7 8 9

10 11 12

13 14

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

11

73/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

3.D

.6/S

OP-

Ang

kut-

Buan

g LT

/LLT

T/A

SET/

bula

n/ta

hun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

GA

NG

KUT

DA

N M

EMBU

AN

G L

UM

PUR

TIN

JA L

LTT

(2)

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tu(M

enit

)K

elen

gkap

an N

o

Keg

iata

nO

pera

tor

Peny

edot

anO

pera

tor

IPLT

Petu

gas

Peny

edot

an 1

(S

upir

)Pe

tuga

s Pe

nyed

otan

2

(Ken

ek)

15M

enja

lank

an k

enda

raan

sedo

t tin

ja se

suai

renc

ana

dan

rout

e pe

rjala

nan

yang

dis

epak

ati.

(KKT

=Kar

tu K

enda

li Tr

ansp

orta

siEm

ber,

sika

t

16M

engh

entik

an k

enda

raan

sedo

t tin

ja d

i tem

pat y

ang

dite

ntuk

an d

an a

man

. -

5 m

enit

Sela

ng d

i tem

patn

ya

17M

enca

tat w

aktu

ked

atan

gan

di K

artu

Ken

dali

Tran

spor

tasi

(KKT

).A

PD5

men

itA

PD d

i tem

patn

ya

18

Mem

erik

sa k

eabs

ahan

ken

dara

an S

edot

Tin

ja y

ang

data

ng. B

ila k

enda

raan

resm

i/sya

h, m

aka

bisa

lanj

ut k

e pr

oses

ber

ikut

nya.

Bila

ken

dara

an y

ang

data

ng ti

dak

resm

i/ bu

kan

kend

araa

n ya

ng sy

ah m

aka

dipe

rsila

hkan

ke

luar

kem

bali.

5 m

enit

KKT

KKT

teris

i

19M

en-s

can

barc

ode

kend

araa

n Tr

uk T

inja

.KK

T Te

risi

5 m

enit

KKT

dita

nda

tang

ani

SELE

SAI

15 16

17 1818

* la

njut

an

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

11

83/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


MANAJEMEN PELANGGAN


UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.A.2/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENGISI & MEMUTAKHIRKAN DATA PELANGGAN

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Kepala UPTD 2. Pelayanan Pelanggan 3. Surveyor 4. Tata Usaha 5. Pelanggan

II. TUJUAN

1) Mengumpulkan dan menperbaharui (update) data pelanggan sesuai format data base 2) Mengelola kepentingan pelanggan secara efisien dan efektif

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas pendataan maupun memperbaharui (updating) data pelanggan menggunakan format isian baku, agar data yang dimiliki UPTD PAL selalu valid dan terkini.

IV. REFERENSI

Pedoman penyusunan data base (belum ada)

V. PROSEDUR

1) Ka UPTD PAL memerintahkan Tata Usaha untuk melakukan pencarian/pengisian/pemutakhiran data pelanggan

2) Tata Usaha menyiapkan Surat Tugas survei yang ditujukan ke Surveyor 3) Surveyor menerima Surat Tugas survei. 4) Surveyor melakukan survei data pelanggan menggunakan format isian yang tersedia 5) Pelanggan mengisi Formulir Isian sesuai jenis layanan yang diterima

6) Surveyor mengecek hasil isian Pelanggan dan menyerahkan datanya ke Pelayanan Pelanggan

7) Pelayanan Pelanggan menerima data hasil survei (data fisik). 8) Pelayanan Pelanggan memasukkan data hasil survei ke data base pelanggan

(proses data entry).



Pelayanan Pelanggan Tata Usaha Ka UPTD PAL


UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.A.2/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENGISI & MEMUTAKHIRKAN DATA PELANGGAN

LOGO UPTD PAL

9) Tata Usaha melakukan verifikasi/pengecekan kelengkapan data fisik maupun data elektronik, bila data kurang lengkap atau perlu diperbaiki, maka akan dikembalikan untuk diperbaiki atau dilengkapi. Bila sudah lengkap dan tidak ada yang perlu diperbaiki, maka dilanjutkan pada proses berikutnya.

10) Tata Usaha melaporkan hasil kegiatan kepada Ka UPTD 11) Ka UPTD meneliti laporan, bila ada perbaikan, laporan dikembalikan, bila sudah

dianggap memadai maka menuju proses selanjutnya. 12) Pelayanan Pelanggan mengarsipkan Data Fisik & data elektronik tentang

Pelanggan


1. Data base pelanggan handal dan selalu diperbaharui 2. Data base dikelola minimal secara manual (fisik) dan digital (belum memakai

sistem), 3. Data base dikelola menggunakan Sistem Informasi Data Pelanggan (Misalkan

: Sistem Informasi Pelanggan, Customer Relation Management, Geogrhapical Information System) pada saat sumber daya yang diperlukannya sudah memadai.

VII. LAMPIRAN

1) Diagram Alir Prosedur Mengisi dan Memutakhirkan Data Pelanggan (updating) 2) Format isian Data Pelanggan Sistem Perpipaan 3) Format isian data pelanggan LLTT & Non LLTT


SOP

5.A

.2 P

ENG

ISIA

N D

AN

PEM

UTA

KHIR

AN

DAT

A P

ELA

NG

GA

ND

IAG

RAM

ALI

R PR

OSE

DU

R M

ENG

ISI D

AN

MEM

UTA

KHIR

KAN

DAT

A P

ELA

NG

GA

N

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an N

o

Keg

iata

nPe

laya

nan

Pela

ngga

nK

epal

a U

PTD

Tata

Usa

haSu

rvey

orPe

lang

gan

1M

emer

inta

hkan

Tata

Usa

ha u

ntuk

mel

akuk

an

penc

aria

n/pe

ngis

ian/

pem

utak

hira

n da

ta p

elan

ggan

Dra

ft S

K TI

M &

Sur

at T

ugas

Su

rvey

orD

raft

SK

TIM

& S

urat

Tug

as

Surv

eyor

dita

nda

tang

ani

Form

Isia

n D

ata

Pela

ngga

nFo

rm Is

ian

Dat

a Pe

lang

gan

teris

i

7M

ener

ima

data

has

il su

rvei

(dat

a fis

ik)

4M

elak

ukan

surv

ei d

ata

pela

ngga

n m

engg

unak

an

form

at is

ian

yang

ters

edia

10M

elap

orka

n ha

sil K

erja

Tim

kep

ada

Ka U

PTD

2M

enyi

apka

n SK

Tim

Pen

gisi

an &

Pem

utak

hira

n D

ata

Pela

ngga

n da

n Su

rat T

ugas

surv

ei y

ang

ditu

juka

n ke

Su

rvey

or

8M

emas

ukka

n da

ta h

asil

surv

ei k

e da

ta b

ase

pela

ngga

n (p

rose

s dat

a en

try)

5M

engi

si F

orm

ulir

Isia

n se

suai

jeni

s lay

anan

yan

g di

terim

a

11M

enel

iti la

pora

n, b

ila a

da p

erba

ikan

, lap

oran

di

kem

balik

an, b

ila su

dah

dian

ggap

mem

adai

mak

a m

enuj

u pr

oses

sela

njut

nya.

3M

ener

ima

Sura

t Tug

as su

rvei

9

Mel

akuk

an v

erifi

kasi

/pen

gece

kan

kele

ngka

pan

data

fisi

k m

aupu

n da

ta e

lekt

roni

k, b

ila d

ata

kura

ng le

ngka

p at

au p

erlu

dip

erba

iki,

mak

a ak

an

dike

mba

likan

unt

uk d

iper

baik

i ata

u di

leng

kapi

. Bila

su

dah

leng

kap

dan

tidak

ada

yan

g pe

rlu d

iper

baik

i, m

aka

dila

njut

kan

pada

pro

ses b

erik

utny

a.

6M

enge

cek

hasi

l isi

an P

elan

ggan

dan

men

yera

hkan

da

tany

a ke

Fun

gsi P

elay

anan

Pel

angg

an.

12M

enga

rsip

kan

Dat

a Fi

sik

& da

ta e

lekt

roni

k te

ntan

g Pe

lang

gan

MU

LAI

SELE

SAI

PER

BA

IKA

N

PER

BA

IKA

N

OK

2

3 4

5

6 7 8

9 10

11

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

33/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

5.A

.2 P

ENG

ISIA

N D

AN

PEM

UTA

KHIR

AN

DAT

A P

ELA

NG

GA

ND

IAG

RAM

ALI

R PR

OSE

DU

R M

ENG

ISI D

AN

MEM

UTA

KHIR

KAN

DAT

A P

ELA

NG

GA

N

I. D

ATA

PEM

OH

ON

I.1. D

ata

Pem

ilik

Bang

unan

1. N

ama

:

2. P

eker

jaan

/ Ja

bata

n :

3. P

erus

ahaa

n :

4. A

lam

at

:

RT

/RW

Ke

lura

han

:

Keca

mat

an

:

Ko

ta/K

ab.

:

5.

Kod

e Po

s :

6. N

omor

Tele

phon

e :

7.

Nom

or F

ax

:

8.

Em

ail

:

I.2.

Dat

a Pe

ngel

ola

Bang

unan

1. N

ama

:

2. P

eker

jaan

/ Ja

bata

n :

3.

Per

usah

aan

:

4.

Ala

mat

:

RT

/RW

Ke

lura

han

:

Keca

mat

an

:

Ko

ta/K

ab.

:

5.

Kod

e Po

s :

6. N

omor

Tele

phon

e :

7.

Nom

or F

ax

:

8.

Em

ail

:

FOR

MU

LIR

DA

TA P

ELA

NG

GA

NSI

STEM

PER

PIPA

AN

- U

PTD

PA

L K

OTA

/KA

BU

PAT

EN...

......

...

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

43/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

5.A

.2/S

OP-

Upd

ate_

Pipa

/PEL

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R D

ATA

PEL

AN

GG

AN

SIS

TEM

PER

PIPA

AN

- U

PTD

PA

L KO

TA/K

ABU

PATE

N (I

I)

II. D

ATA

BA

NG

UN

AN

1.

Nam

a Ba

ngun

an

:

2.

Ala

mat

Ban

guna

n :

RT

/

RW

Ke

lura

han

:

Keca

mat

an

:

Kota

/Kab

.

:

3.

No.

Tgl

. IM

B

:

4. P

erun

tuka

n Ba

ngun

an *

)

Gol

onga

n :

I.

❑

Rum

ah T

angg

a Ka

tego

ri:

I ❑

II.

❑

Nia

ga K

ecil

II

❑

III.

❑

Nia

ga B

esar

III

❑

IV

. ❑

So

sial

IV

❑

V.

❑

Indu

stri

V

❑

5. D

ata

Pend

ukun

g La

inny

a

1. L

uas

Laha

n

m

2

2.

Lua

s Ba

ngun

an

m2

3.

Jum

lah

Lant

ai

Lant

ai

4. E

leva

si L

anta

i Ter

enda

h

m

(di a

tas /

baw

ah

**

Perm

ukaa

n Ja

lan)

5.

Tin

gkat

Hun

ian

6.

Jum

lah

Peng

huni

O

rang

(Unt

uk R

umah

Tang

ga)

7. Ju

mla

h Pe

g./K

arya

wan

O

rang

(Unt

uk N

on R

umah

Tang

ga)

8.

Jum

lah

Kam

ar

Kam

ar (U

ntuk

Hot

el &

Apa

rtem

en)

� T

ingk

at H

unia

n

%

(Rat

a-ra

ta p

er B

ulan

)

9. Ju

mla

h Te

mpa

t Tid

ur

Kam

ar (U

ntuk

Rum

ah S

akit

/ Klin

ik)

� T

ingk

at H

unia

n

%

(Rat

a-ra

ta p

er B

ulan

)

10. J

umla

h Si

swa

O

rang

(U

ntuk

Sek

olah

/Kam

pus)

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

53/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

5.A

.2/S

OP-

Upd

ate_

Pipa

/PEL

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R D

ATA

PEL

AN

GG

AN

SIS

TEM

PER

PIPA

AN

- U

PTD

PA

L KO

TA/K

ABU

PATE

N (I

I)

III. P

EMA

KAIA

N A

IR B

ERSI

H

1. S

umbe

r dan

Pem

akai

an A

ir Be

rsih

❑

PDA

M

m3

(rat

a-ra

ta p

er b

ulan

)

(Lam

pirk

an C

opy

Tagi

han

PAM

bul

an te

rakh

ir)

❑

Sum

ur B

or

m3

(rat

a-ra

ta p

er b

ulan

)

(Lam

pirk

an C

opy

Tagi

han

Din

as P

erTa

mb.

bul

an te

rakh

ir)

❑

Sum

ur D

angk

al

m3

(rat

a-ra

ta p

er b

ulan

)

❑ La

in-L

ain

m3

(rat

a-ra

ta p

er b

ulan

)

2. K

eper

luan

Air

Bers

ih

❑

Man

di

❑ C

uci M

obil

/ Ben

gkel

❑

Toi

let /

Urin

our /

Was

tafe

l ❑

Sira

m T

anam

an

❑ C

uci P

akai

an /

Laun

dry

❑ L

abor

atiu

m

❑ D

apur

/ Re

stor

an /

Kant

in

❑ P

emad

am K

ebak

aran

❑

Pen

ggel

onto

ran

/ Flu

shin

g ❑

Rua

ng O

pera

si

❑

Lai

n-la

in, S

ebut

kan

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

IV. D

ATA

AIR

LIM

BAH

, SA

NIT

ASI

& K

EBU

TUH

AN

PEN

YAM

BUN

GA

N

1.

Jum

lah

Ala

t Plu

mbi

ng /

Plum

bing

Fix

ture

Uni

t :

1.

1 Kr

an b

ak m

andi

/ ba

thub

Buah

1.

2 S

how

er

Buah

1.3

Was

tafe

l

Bu

ah

1.4

Urin

oir

Buah

1.

5 Kr

an /

Fauc

et

Buah

1.

6 B

idet

Bu

ah

1.

7 F

loor

Dra

in

Buah

1.8

Clo

set

Buah

*)

Peru

ntuk

an b

angu

nan

sesu

ai d

enga

n G

olon

gan

/ Kat

egor

i Pel

angg

an y

ang

te

rcan

tum

dal

am S

K G

uber

nur/

SK

Bupa

ti/ S

K W

alik

ota;

**)

Core

t yan

g tid

ak p

erlu

2. D

alam

air

limba

h te

rkan

dung

lim

bah

kate

gori

B3

❑

Ya,

Sum

ber …

……

……

……

……

….

Kuan

titas

: …

……

……

……

❑

Tid

ak

Je

nis T

reat

men

t / P

re-t

reat

men

t air

limba

h ya

ng a

da

❑

Tid

ak a

da

❑ G

reas

e tr

ap

❑

Air

Flot

atio

n

❑

RBC

❑

Ext

ende

d Ae

ratio

n

❑ D

esin

feks

i

❑

Lai

n-la

in, s

ebut

kan

Kebu

tuha

n Pe

nyam

bung

an

4.1

No.

Man

hole

terd

ekat

4.

2 P

ipa

tarik

an

❑

Per

lu

❑ T

idak

per

lu

4.3

Pan

jang

Pip

a Ta

rikan

m

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

63/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

5.A

.2/S

OP-

Upd

ate_

Pipa

/PEL

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R D

ATA

PEL

AN

GG

AN

SIS

TEM

PER

PIPA

AN

- U

PTD

PA

L KO

TA/K

ABU

PATE

N (I

I)

V. D

ATA

YA

NG

PER

LU D

ILA

MPI

RKA

N P

EMO

HO

N

1. F

oto

copy

KTP

Pem

ohon

/ Pe

mili

k / Y

ang

Dib

eri K

uasa

2.

Fot

o Co

py IM

B

3.

As

Build

Dra

win

g Si

stem

Pla

mbi

ng B

angu

nan,

Tre

atm

ent /

Pre

-Tre

atm

en d

an

Si

stem

San

itasi

Yan

g Ad

a.

VI.

PERN

YATA

AN

KES

AN

GG

UPA

N

1. M

elak

sana

kan

pem

asan

gan

dan

peny

ambu

ngan

sal

uran

/ pi

pa p

embu

anga

n ai

r lim

bah

dari

gedu

ng k

e Ba

k In

spek

si /

Insp

ectio

n ch

ambe

r (1C

) dan

dik

erja

kan

oleh

kon

trak

tor y

ang

diak

ui /

terd

afta

r seb

agai

reka

nan

di U

PTD

PA

L KO

TA/

KABU

PATE

N...

... a

tas

beba

n / b

iaya

pem

ohon

.

2. M

emba

yar B

iaya

Pen

yam

bung

an (B

P) d

an ja

sa p

elay

anan

pem

buan

gan

air

limba

h se

suai

den

gan

kete

ntua

n ya

ng b

erla

ku.

3. M

emel

ihar

a da

n m

ence

gah

terja

diny

a ga

ngua

n pa

da s

alur

an a

ir lim

bah.

4. T

idak

mem

buan

g sa

mpa

h / p

adat

an /

baha

n ki

mia

lain

nya

ke d

alam

pip

a /

salu

ran

yang

dal

am w

aktu

sin

gkat

ata

u pe

rlaha

n-la

han

akan

men

yeba

bkan

te

rgan

ggun

ya d

an /

atau

rusa

knya

sis

tem

jarin

gan

mau

pun

peng

olah

an li

mba

h

5.

Men

gijin

kan

petu

gas

UPT

D P

AL

KOTA

/KA

BUPA

TEN

......

mem

asuk

i are

al lo

kasi

pe

lang

gan

untu

k m

enga

daka

n pe

mer

iksa

an ja

ringa

n / p

ipa

air l

imba

h da

n ut

ilita

s la

in y

ang

berk

aita

n de

ngan

sis

tem

pem

buan

gan

air l

imba

h.

6. S

emua

air

limba

h ya

ng m

asuk

ke

jarin

gan

pipa

UPT

D P

AL

KOTA

/KA

BUPA

TEN

......

m

emen

uhi k

eten

tuan

yan

g ad

a da

lam

SK

Gub

enur

/ SK

Bupa

ti/ S

K W

alik

ota

te

ntan

g Ba

ku M

utu

Air

Lim

bah

Sist

em P

erpi

paan

Sem

ua in

form

asi d

alam

form

ulir

ini a

dala

h be

nar d

an le

ngka

p. S

aya

deng

an in

i mem

beba

skan

UPT

D P

AL

KOTA

/KA

BUPA

TEN

......

dar

i seg

ala

tunt

utan

dan

/ at

au g

ugat

an d

ari p

ihak

ket

iga

bila

te

rjadi

sen

gket

a ya

ng ti

mbu

l de

ngan

kei

kuta

nser

taan

men

jadi

pel

angg

an s

iste

m

perp

ipaa

n

Kota

/Kab

upat

en...

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

..,

Pem

ohon

Pe

mili

k / P

enge

lola

/ Pe

nang

gung

Jaw

ab B

angu

nan

(.....

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

......

)

Mat

erai

yan

g

berla

ku

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

73/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

5.A

.2/S

OP-

Upd

ate_

LLTT

/PEL

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R CH

ECK

LIST

SEP

TIK

TAN

K

K

unju

ngan

aw

al

C

alon

Pel

angg

an,

P

etug

as S

urve

i,

(..

......

......

......

......

......

......

)

(..

......

......

......

......

......

......

) (..

......

......

......

......

......

......

)

Kun

jung

an la

njut

an

C

alon

Pel

angg

an,

P

etug

as S

urve

i,

(.....

......

......

......

......

......

...)

(.....

......

......

......

......

......

...)

(..

......

......

......

......

......

......

)

FOR

MU

LIR

CH

ECK

LIS

T S

EPT

IK T

AN

K

Nam

a C

alon

Pel

angg

an

:

A

lam

at

:

:

N

omor

Iden

titas

Cal

on P

elan

ggan

:

K

unju

ngan

Aw

al

:

Kun

jung

an L

anju

tan

:

(Bila

ada

Ren

ovas

i) Pe

tuga

s Su

rvei

:

Pe

tuga

s Su

rvei

:

Tang

gal s

urve

i

:

Ta

ngga

l sur

vei

:

No.

J E

N I

S I

N F

O R

M A

S I

H

A S

I L

P E

N D

A T

A A

N

A

RA

DIU

S LA

YAN

AN

1

Jara

k Lo

kasi

Pel

angg

an k

e IP

LT/IP

AL

km

, wak

tu t

empu

h....

......

......

.....j

am,..

......

......

......

men

it

2 Ja

rak

Loka

si P

elan

ggan

ke

Pool

Ken

dara

an

km

, wak

tu t

empu

h....

......

......

.....j

am,..

......

......

......

.men

it

.

B

BEB

AN

AIR

LIM

BA

H

1

Jum

lah

Peng

huni

dal

am 1

rum

ah

...

......

......

......

.... j

iwa

2

Ju

mla

h K

lose

t da

lam

1 r

umah

......

......

......

......

. bua

h

C

AK

SES

MO

BIL

/MO

TO

R S

EDO

T T

INJA

1

Ja

rak

rum

ah C

apel

ke

loka

si p

arki

r M

obil

Peny

edot

Tin

ja y

g di

mun

gkin

kan

❑ <

25

m

❑ 2

5-50

m

❑ >

50

m2

Je

nis A

lat/

kend

araa

n yg

har

us d

igun

akan

❑ M

obil

❑ M

otor

❑

lain

nya,

......

......

......

......

. (se

butk

an)

D

KO

ND

ISI &

KEL

ENG

KA

PAN

SEP

TIK

TA

NK

(T

ERB

AR

U)

1 Ba

tas

Fisi

k K

eber

adaa

n Se

ptik

Tan

k

❑ t

erlih

at

❑ T

idak

ter

lihat

2

Are

a di

atas

ban

guna

n Se

ptik

Tan

k

❑ b

ebas

❑

ter

hala

ng b

angu

nan

perm

anen

❑

ter

hala

ng b

angu

nan

non-

perm

anen

❑ t

idak

ber

sedi

a m

eren

ovas

i ❑

tid

ak b

erse

dia

mer

enov

asi

3

Dim

ensi

Sep

tik T

ank

(p x

l x

t)

pa

njan

g

(

m)

leba

r.....

......

......

.....(

m)

❑ t

ingg

i/ked

alam

an (

m)

4

Volu

me

Tang

ki S

eptik

......

......

......

......

......

.. m

3

5 M

etod

a pe

rhitu

ngan

hasi

l pen

guku

ran

perk

iraa

n C

alon

Pel

angg

an &

Pet

ugas

Suv

ei

6

Luba

ng P

engu

rasa

n/Pe

nyed

otan

❑ a

da

❑ t

idak

ada

, nam

un P

elan

ggan

❑

ber

sedi

a m

eren

ovas

i

❑ t

idak

ber

sedi

a m

eren

ovas

i

Kon

disi

❑ b

isa

dibu

ka/t

utup

❑

ter

tutu

p pe

rman

en, n

amun

Pel

angg

an

❑ b

erse

dia

mer

enov

asi

❑

tid

ak b

erse

dia

mer

enov

asi

7

Luba

ng V

entil

asi

❑

ada

❑

tid

ak a

da

❑ b

erse

dia

mer

enov

asi

❑

tid

ak b

erse

dia

mer

enov

asi

E

KES

IMPU

LAN

❑ B

isa

lang

sung

dila

yani

❑

Bis

a di

laya

ni s

etel

ah r

enov

asi

❑ T

idak

Bis

a D

ilaya

ni

Je

nis

Laya

nan

❑

LLT

T

Tang

gal p

erki

raan

sur

vei l

anju

tan

: .

......

......

......

......

......

......

......

......

....

❑

Non

LLT

T

Tang

gal p

erki

raan

sur

vei l

anju

tan

: .

......

......

......

......

......

......

......

......

....

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

83/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

5.A

.2/S

OP-

Upd

ate_

LLTT

/PEL

/bul

an/t

ahun

FORM

ULI

R S

KETS

A D

ENA

H L

OKA

SI C

ALO

N P

ELA

NG

GA

N

Petugas Survei, Calon Pelanggan, (......................................) (......................................)

Nama Calon Pelanggan :

Alamat :

:

Nomor Identitas Calon Pelanggan :

Petugas Survei :

Tanggal survei :

SKETSA DENAH LOKASI CALON PELANGGAN

SKETSA DENAH LOKASI

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

12

93/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGANNOMOR : 5.A.3/SOP/Adm/bulan/tahunREVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4

PROSEDUR

JUDUL : MENERIMA PELANGGAN BARU LLTT

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Calon Pelanggan 2. Pelayanan Pelanggan3. Petugas Survai/Perencana4. Pengelola Rekening

II. TUJUAN

1. Memberikan gambaran kepada Unit/Fungsi terkait tentang proses dan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menjadi Pelanggan Layanan Lumpur Tinja Terjadwal (LLTT)

2. Memastikan kondisi teknis Septik Tank Calon Pelanggan memenuhi standar dan persyaratan yang diperlukan untuk dilayani dengan LLTT

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas proses pengisian persyaratan administratif, memastikan ketersediaan layanan melalui proses validasi teknis, hingga penilaian kelayakan teknis atas fasilitas yg dimiliki Calon Pelanggan untuk mendukung LLTT

IV. PROSEDUR

1) Calon Pelanggan Mengisi dan menyerahkan Formulir Pendaftaran LLTT 2) Memeriksa kelengkapan pengisian formulir pendaftaran, • Jika lengkap, lanjutkan • Jika belum lengkap, kembalikan

3) Mengisi informasi calon pelanggan ke dalam database SIM LLTT dan memberikan Tanda Bukti Pendaftaran ke Calon Pelanggan.

4) Petugas Survei menjalankan Instruksi Kerja Individu: Survei Calon Pelanggan 5) Mengirim Surat Perintah Verifikasi Calon Pelanggan LLTT.

6) Melakukan survey ke calon pelanggan untuk memverifikasi informasi dalam formulir pendaftaran.

7) Membuat rekomendasi status keberlangganan dari calon pelanggan (terkait status penerimaan, kesiapan layanan dan waktu pelayanan)





UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGANNOMOR : 5.A.3/SOP/Adm/bulan/tahunREVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4

PROSEDUR

JUDUL : MENERIMA PELANGGAN BARU LLTT

LOGO UPTD PAL

8) Menetapkan status keberlangganan calon pelanggan, • Jika diterima, lanjutkan • Jika tidak diterima, lanjutkan ke langkah 11 9) Menetapkan klasifikasi, nomor dan atribut pelanggan LLTT bagi calon pelanggan

yang diterima 10) Aktivasi rekening pelanggan LLTT dimana informasi pelanggan masuk ke dalam

sistem penagihan rekening. Selanjutnya, informasi mulai ditagihkannya Rekening Tagihan disampaikan ke Fungsi Pelayanan Pelanggan untuk diteruskan ke Pelanggan

11) Mengirimkan Surat Pemberitahuan Keberlangganan LLTT ke pelanggan untuk menginformasikan status keberlangganannya, baik diterima maupun tidak

12) Pelanggan menerima informasi status kepelangganan


1. Waktu proses penerimaan Calon Pelanggan LLTT menjadi Pelanggan secara keseluruhan berlangsung maksimal 7 hari.

2. Calon Pelanggan selalu terinformasikan oleh Petugas Pelayanan Pelanggan tentang status proses permohonannya.

VI. LAMPIRAN

1. Diagram Alir SOP Penerimaan Pelanggan Baru LLTT


SOP

5.A

.3 M

ener

ima

Pela

ngga

n Ba

ru L

LTT

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

ERIM

A P

ELA

NG

GA

N B

ARU

LLT

T

LEN

GK

AP

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Cal

on

Pela

ngga

n LL

TT

Pela

yana

n Pe

lang

gan

Pere

ncan

a/Su

rvey

orPe

ngel

ola

Rek

enin

g

1M

engi

si d

an m

enye

rahk

an F

orm

ulir

Pend

afta

ran

LLTT

(lam

pira

n 2)

.

7

Men

etap

kan

stat

us k

eber

lang

gana

n ca

lon

pela

ngga

n,• J

ika

dite

rima,

lanj

utka

n• J

ika

tidak

dite

rima,

lanj

utka

n ke

lang

kah

11

4M

engi

rim S

urat

Per

inta

h Ve

rifika

si C

alon

Pe

lang

gan

LLTT

.

10M

engi

rimka

n Su

rat P

embe

ritah

uan

Kebe

rlang

gana

n LL

TT k

e pe

lang

gan

untu

k m

engi

nfor

mas

ikan

stat

us k

eber

lang

gana

nnya

, ba

ik d

iterim

a m

aupu

n tid

ak.

2M

emer

iksa

kel

engk

apan

pen

gisi

an fo

rmul

ir pe

ndaf

tara

n,• J

ika

leng

kap,

lanj

utka

n • J

ika

belu

m le

ngka

p, k

emba

likan

8M

enet

apka

n kl

asifi

kasi

, nom

or d

an a

trib

ut

pela

ngga

n LL

TT b

agi c

alon

pel

angg

an y

ang

dite

rima.

5M

elak

ukan

surv

ey k

e ca

lon

pela

ngga

n un

tuk

mem

verifi

kasi

info

rmas

i dal

am fo

rmul

ir pe

ndaf

tara

n

11M

ener

ima

info

rmas

i sta

tus k

epel

angg

anan

ya

ng b

ersa

ngku

tan.

3M

engi

si in

form

asi c

alon

pel

angg

an k

e da

lam

da

taba

se S

IM L

LTT

dan

mem

berik

an T

anda

Bu

kti P

enda

ftar

an k

e Ca

lon

Pela

ngga

n.

9

Akt

ivas

i rek

enin

g pe

lang

gan

LLTT

dim

ana

info

rmas

i pel

angg

an m

asuk

ke

dala

m si

stem

pe

nagi

han

reke

ning

. Sel

anju

tnya

, inf

orm

asi

mul

ai d

itagi

hkan

nya

Reke

ning

Tagi

han

disa

mpa

ikan

ke

Pela

yana

n Pe

lang

gan

untu

k di

teru

skan

ke

Pela

ngga

n

6

Mem

buat

reko

men

dasi

stat

us k

eber

lang

gana

n da

ri ca

lon

pela

ngga

n (te

rkai

t sta

tus

pene

rimaa

n, k

esia

pan

laya

nan

dan

wak

tu

pela

yana

n).

MU

LAI

SELE

SAI

TID

AK

YA

TID

AK

YA

33 4

5 6 7 8

9

10

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

13

33/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.B.1/TKI/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN MENGGUNAKAN SARANA TELEPON

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

1) Menjamin komunikasi menggunakan sarana telepon yang terjadi dengan Pelanggan berlangsung secara sopan, ramah dan efektif.

2) Meningkatkan citra profesionalisme UPTD PAL terhadap para pelanggannya

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas komunikasi dengan pelanggan baik berupa kegiatan melakukan sambungan telepon ke pelanggan atau menerima telpon dari pelanggan .

III. REFERENSI

Pedoman Komunikasi di lingkungan UPTD PAL (belum ada)

IV. PROSEDUR

A. PERSIAPANSebelum melakukan aktivitas komunikasi dengan pelanggan menggunakan pesawat telepon, siapkan peralatan sebagai berikut: 1. Buku Telepon 2. Memo Telepon 3. Alat tulisLetakkan peralatan tersebut berdekatan dengan pesawat telepon.

B. MENELEPON KELUAR : 1. Siapkan nomor telepon tujuan. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar untuk

menghindari salah sambung. 2. Pencet nomor tujuan. 3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3 - 4 kali,

jika tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon tersebut. Jika ingin mengulang, hubungi kembali setelah 5 - 10 menit lagi.

4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa/memberikan salam, menyebutkan nama perusahaan kemudian menyebutkan dengan siapa penelepon berbicara.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

5. Jawab salam dari penerima telepon. 6. Sebutkan nama diri dan UPTD PAL sebagai institusi asal saudara. 7. Sampaikan kepada siapa anda ingin berbicara. Sebutkan nama orang (kepada

pelanggan perorangan) dan jabatan atau bagiannya (bila pelanggan berasal dari suatu instansi resmi) serta sampaikan maksud dan tujuan menelepon secara singkat.

8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan atau diminta untuk menunggu beberapa saat.

9. Setelah bisa bicara dengan orang yang anda tuju secara langsung, sampaikan pesan sesuai keperluan. Waktu bicara usahakan antara 3 - 5 menit.

10. Apabila orang yang dicari tidak ada, maka mungkin akan ditanyakan apakah ada pesan kepada orang yang dicari.

11. Sampaikan pesan sesuai keperluan. 12. Berbicaralah dengan sopan. Gunakan volume suara secukupnya, tidak terlalu keras

dan tidak terlalu pelan. 13. Akhiri percakapan dengan mengucapkan terimakasih dan menutup telepon

terlebih dahulu.

C. MENERIMA TELEPON 1. Pada saat telepon berdering, segera angkat gagang teleponnya sebelum berdering

untuk ke-3 kalinya. 2. Setelah mengangkat telepon, segera ucapkan salam dan beritahukan identitas diri

(nama dan posisi anda sebagai Fungsi Pelayaan Pelanggan UPTD PAL) kemudian tanyakan keperluan penelepon.

3. Pastikan anda berbicara dengan nada yang sopan dan ramah serta dengan volume suara yang tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu pelan.

4. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.

5. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi kembali.

6. Apabila anda tidak memahami/tidak jelas dengan perkataan penelepon, maka mintalah penelepon untuk mengulang kata-kata tersebut atau menggunakan teknik mengeja. (Alpha = A, Beta = B, dst)




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

7. Ucapkan salam dan terima kasih setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon.

8. Letakkan gagang telepon setelah yakin pihak penelepon telah meletakkan gagang telepon terlebih dahulu.


1. Tidak ada keluhan Pelanggan mengenai kemudahan menghubungi UPTD PAL 2. Tidak ada keluhan Pelanggan atas tingkat kesopanan Fungsi Pelayanan Pelanggan

UPTD PAL dalam menerima atau menelpon Pelanggan.





NOTES


UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.C.1/SOP/Adm/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENANGANI KELUHAN PELANGGAN

LOGO UPTD PAL

I. TUJUAN

1) Menjamin komunikasi menggunakan sarana telepon yang terjadi dengan Pelanggan berlangsung secara sopan, ramah dan efektif.

2) Meningkatkan citra profesionalisme UPTD PAL terhadap para pelanggannya

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas komunikasi dengan pelanggan baik berupa kegiatan melakukan sambungan telepon ke pelanggan atau menerima telpon dari pelanggan .

III. REFERENSI

Pedoman Komunikasi di lingkungan UPTD PAL (belum ada)

IV. PROSEDUR

A. PERSIAPANSebelum melakukan aktivitas komunikasi dengan pelanggan menggunakan pesawat telepon, siapkan peralatan sebagai berikut: 1. Buku Telepon 2. Memo Telepon 3. Alat tulisLetakkan peralatan tersebut berdekatan dengan pesawat telepon.

B. MENELEPON KELUAR : 1. Siapkan nomor telepon tujuan. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar untuk

menghindari salah sambung. 2. Pencet nomor tujuan. 3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3 - 4 kali,

jika tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon tersebut. Jika ingin mengulang, hubungi kembali setelah 5 - 10 menit lagi.

4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa/memberikan salam, menyebutkan nama perusahaan kemudian menyebutkan dengan siapa penelepon berbicara.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

5. Jawab salam dari penerima telepon. 6. Sebutkan nama diri dan UPTD PAL sebagai institusi asal saudara. 7. Sampaikan kepada siapa anda ingin berbicara. Sebutkan nama orang (kepada

pelanggan perorangan) dan jabatan atau bagiannya (bila pelanggan berasal dari suatu instansi resmi) serta sampaikan maksud dan tujuan menelepon secara singkat.

8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan atau diminta untuk menunggu beberapa saat.

9. Setelah bisa bicara dengan orang yang anda tuju secara langsung, sampaikan pesan sesuai keperluan. Waktu bicara usahakan antara 3 - 5 menit.

10. Apabila orang yang dicari tidak ada, maka mungkin akan ditanyakan apakah ada pesan kepada orang yang dicari.

11. Sampaikan pesan sesuai keperluan. 12. Berbicaralah dengan sopan. Gunakan volume suara secukupnya, tidak terlalu keras

dan tidak terlalu pelan. 13. Akhiri percakapan dengan mengucapkan terimakasih dan menutup telepon terlebih

dahulu.

C. MENERIMA TELEPON 1. Pada saat telepon berdering, segera angkat gagang teleponnya sebelum berdering

untuk ke-3 kalinya. 2. Setelah mengangkat telepon, segera ucapkan salam dan beritahukan identitas diri

(nama dan posisi anda sebagai Fungsi Pelayaan Pelanggan UPTD PAL) kemudian tanyakan keperluan penelepon.

3. Pastikan anda berbicara dengan nada yang sopan dan ramah serta dengan volume suara yang tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu pelan.

4. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.

5. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi kembali.

6. Apabila anda tidak memahami/tidak jelas dengan perkataan penelepon, maka mintalah penelepon untuk mengulang kata-kata tersebut atau menggunakan teknik mengeja. (Alpha = A, Beta = B, dst)

7. Ucapkan salam dan terima kasih setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon.




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

8. Letakkan gagang telepon setelah yakin pihak penelepon telah meletakkan gagang telepon terlebih dahulu.


1. Tidak ada keluhan Pelanggan mengenai kemudahan menghubungi UPTD PAL 2. Tidak ada keluhan Pelanggan atas tingkat kesopanan Fungsi Pelayanan Pelanggan

UPTD PAL dalam menerima atau menelpon Pelanggan.







PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

FORM KELUHAN PELANGGANNo. Keluhan :Tanggal Keluhan :Nama Pelanggan :Alamat :

No. Kontak Pelanggan :

Jenis Keluhan :

Petugas yang menangani,

(.......................................)

Pelanggan,

(.......................................)

Jenis Keluhan : Adm & Keu, Teknis

Tindak Lanjut :


SOP

No:

5.C

.1/S

OP-

KLH

/PLG

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

AN

GA

NI K

ELU

HA

N P

ELA

NG

GA

N (I

)

* be

rlanj

ut k

e ha

lam

an b

erik

utny

a

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Pela

ngga

nPe

laya

nan

Pela

ngga

nTa

ta U

saha

Pela

yana

n Te

knis

Ka.

UPT

D P

AL

1M

enya

mpa

ikan

kel

uhan

den

gan

bert

atap

muk

a la

ngsu

ng

atau

mel

aui m

edia

kom

unik

asi/k

ores

pond

ensi

tele

pon,

sura

t, fa

ksim

ile, e

-mai

l ata

u m

edia

sosi

al la

inny

a

7M

enan

gani

dan

men

yele

saik

an k

eluh

an a

dm &

Keu

sesu

ai h

asil

anal

isa

send

iri m

aupu

n se

suai

ara

han/

kebi

jaka

n/pe

tunj

uk

Ka U

PTD

PA

L.

4

Men

erus

kan

Kelu

han

Pela

ngga

n. A

pabi

la k

eluh

an m

enya

ngku

t pe

rsoa

lan

“adm

inis

tras

i dan

keu

anga

n” s

erta

tida

k da

pat

lang

sung

dis

eles

aika

n, m

aka

kelu

han

pela

ngga

n di

teru

skan

ke

Tata

Usa

ha. A

pabi

la k

eluh

an m

enya

ngku

t per

soal

an “t

ekni

s”

tidak

dap

at la

ngsu

ng d

isel

esai

kan,

mak

a ke

luha

n pe

lang

gan

dite

rusk

an k

e Pe

laya

nan

Tekn

is

2

Men

erim

a, m

engk

lasi

fikas

ikan

, men

cata

t jen

is k

eluh

an se

rta

mem

inta

aga

r Pel

angg

an m

embu

buhk

an ta

nda

tang

an

keda

lam

For

m K

eluh

an P

elan

ggan

apa

bila

PEL

AN

GG

AN

had

ir la

ngsu

ng d

i kon

ter p

elay

anan

/Kan

tor U

PTD

PA

L.(1

. For

mul

ir Ke

luha

n Pe

lang

gan;

2. D

atab

ase

Kelu

han

Pela

ngga

n; 3

. Cop

y Id

entit

as y

g be

rlaku

8M

enca

tat p

rose

s pen

anga

nan

& pe

nyel

esai

an k

eluh

an

pela

ngga

n.

5

Men

erim

a &

men

elaa

h ke

luha

n yg

dik

lasi

fikas

ikan

jeni

s Ad

min

istr

asi &

Keu

anga

n. A

pabi

la m

embu

tuhk

an a

raha

n/ke

bija

kan

dilu

ar k

ewen

anga

n Ta

ta U

saha

, mak

a be

rkas

kel

uhan

di

teru

skan

ke

KA. U

PTD

PA

L. A

pabi

la su

dah

bisa

lang

sung

di

tang

ani,

mak

a ke

luha

n di

sele

saik

an.

(alte

rnat

if 1)

3

Men

jaw

ab se

suai

Buk

u “P

edom

an M

enja

wab

Per

tany

aan

Yang

Pal

ing

Serin

g D

itany

akan

Pel

angg

an”/

Freq

uent

ly A

sked

Q

uest

ion

(FAQ

), se

hing

ga k

eluh

an P

elan

ggan

lang

sung

dap

at

dise

lesa

ikan

. Apa

bila

kel

uhan

tida

k da

pat d

isel

esai

kan,

mak

a m

elan

gkah

ke

taha

p be

rikut

nya.

(1

. Ped

oman

FAQ

Lay

anan

)

6M

ener

ima

kelu

han

Adm

inis

tras

i dan

Keu

anga

n,se

rta

mem

berik

an a

raha

n/ke

bija

kan

peny

eles

aiaa

nnya

.

1. F

orm

ulir

Kelu

han

Pela

ngga

n;

2.

Dat

abas

e Ke

luha

n Pe

lang

gan;

3. C

opy

Iden

titas

yg

berla

ku

(SIM

/KTP

)

MU

LAI

SELE

SAI

9M

ener

ima

info

rmas

i pen

yele

saia

n ke

luha

n (K

eluh

an

Adm

inis

trat

if da

n Ke

uang

an.*

SELE

SAI

YA

TID

AK

Alt.

2 (K

eluh

an T

ekni

s)A

lt.1

(Kel

uhan

Adm

& K

euan

gan)

Butu

h ar

ahan

/keb

ijaka

n

Ara

han/

kebi

jaka

n

Tid

ak d

ibut

uhka

n ar

ahan

/keb

ijaka

n

2 3 4

5

6

7

8

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

14

33/

14/1

6 8

:53

PM

SOP

No:

5.C

.1/S

OP-

KLH

/PLG

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

AN

GA

NI K

ELU

HA

N P

ELA

NG

GA

N (I

I)

* la

njut

an

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Pela

ngga

nPe

laya

nan

Pela

ngga

nTa

ta U

saha

Pela

yana

n Te

knis

Ka.

UPT

D P

AL

10M

ener

ima

& m

enel

aah

kelu

han

yg d

ikla

sifik

asik

an k

eluh

an

Tekn

is. A

pabi

la m

embu

tuhk

an a

raha

n/ke

bija

kan

dilu

ar

kew

enan

gan

Tata

Usa

ha, m

aka

berk

as k

eluh

an d

iteru

skan

ke

KA. U

PTD

PA

L. A

pabi

la su

dah

bisa

lang

sung

dita

ngan

i, m

aka

kelu

han

dita

ngan

i pad

a ta

hap

berik

utny

a (a

ltern

atif

2)

13M

enca

tat p

rose

s pen

anga

nan

& pe

nyel

esai

an k

eluh

an

pela

ngga

n.

11M

ener

ima

kelu

han

Tekn

is se

rta

mem

berik

an a

raha

n/ke

bija

kan

peny

eles

aiaa

nnya

.

14 M

ener

ima

info

rmas

i pen

yele

saia

n ke

luha

n (K

eluh

an Te

knis

).

12M

enan

gani

dan

men

yele

saik

an k

eluh

an te

knis

sesu

ai h

asil

anal

isa

send

iri m

aupu

n se

suai

ara

han/

kebi

jaka

n/pe

tunj

uk K

a U

PTD

PA

L .

SELE

SAI

Butu

h ar

ahan

/ke

bija

kan

Ara

han/

kebi

jaka

n

Tid

ak d

ibut

uhka

n ar

ahan

/keb

ijaka

n

10

11

12

13

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

14

43/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


PENDAPATAN


UNIT KERJA : PENGELOLA REKENING NOMOR : 6.C.1/SOP/PDPT/bulan/tahun


PROSEDUR

JUDUL : MENCETAK, MENDISTRIBUSIKAN & MENERIMA PEMBAYARAN REKENING TAGIHAN

LOGO UPTD PAL

I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Pelanggan 2. Perbankan (mitra kerja sama UPTD PAL) 3. Pengelola Rekening Tagihan 4. Perpajakan, Kas & Pembukuan 5. Tata Usaha

II. TUJUAN

1) Rekening Tagihan Pelanggan dapat tertagih tepat waktu 2) Pelanggan mendapatkan kemudahan pelayanan dalam melakukan pembayaran

rekening tagihan

III. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup aktivitas mencetak, mendistribusikan rekening tagihan serta memberikan pelayanan pembayaran rekening tagihan sesuai pilihan pelanggan.

IV. PROSEDUR

1) Pengelola Rekening mempersiapkan pencetakan & pendistribusian rekening tagihan. 2) Pengelola Rekening menginput data tagihan Rekening Pelanggan LLTT &/ Sistem Perpipaan. 3) Pengelola Rekening mencetak rekening Pelanggan LLTT dan/ Pelanggan Sistem Perpipaan.

4) Perpajakan, Kas & Pembukuan memeriksa dan menyiapkan kelengkapan perpajakan yang berlaku sesuai jumlah nominal tagihan (faktur pajak &/ pembubuhan materai yg sesuai).

5) Tata Usaha menanda tangani Rekening Tagihan yang tercetak 6) Penagih mendistribusikan Rekening Tagihan ke Pelanggan




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

7) Pelanggan Membayar tagihan sesuai Alternatif pilihan tempat & cara pembayaran yang tersedia (Alternatif 1. Melalui Penagih yang datang ke rumah; Alternatif 2. Melalui loket di UPTD PAL; Alternatif 3. Melalui fasilitas Perbankan Mitra Kerjasama UPTD, misalkan fasilitas Virtual Acount Pelanggan/Cash Management dari Perbankan, Menggunakan ATM dalam jaringan ATM Bersama, Internet Banking dan lain-lain.)

8) Penagih menerima pembayaran tagihan alternatif 1 dari Pelanggan. 9) Perpajakan, Kas & Pembukuan selaku Petugas Loket menerima pembayaran

tagihan Alternatif 2/ secara tunai dari Pelanggan melalui loket di UPTD 10) Mitra Perbankan menerima pembayaran tagihan Alternatif 3/lewat Mitra Perbankan

dari Pelanggan UPTD 11) Perpajakan, Kas & Pembukuan mencatat/membukukan Pembayaran Tagihan oleh

Pelanggan dan atau melakukan rekonsiliasi penagihan dengan Mitra Perbankan. 12) Pengelola Rekening menerima laporan rekapitulasi Pelanggan yang sudah melakukan

pembayaran


1. Rekening Tagihan tercetak dan terdistribusi tepat waktu. 2. Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Pembayaran

Rekening Tagihan



Pengelola Rekening Tata Usaha Ka UPTD PAL




PROSEDUR


LOGO UPTD PAL

VI. LAMPIRAN

1) Diagram Alir Prosedur Mencetak, mendistribusikan dan menerima pembayaran Rekening Tagihan


SOP

No:

6.C

.1/S

OP-

CET

AK/

PDPT

/bul

an/t

ahun

DIA

GRA

M A

LIR

PRO

SED

UR

MEN

CETA

K, M

END

ISTR

IBU

SIKA

N &

MEN

ERIM

A P

EMBA

YARA

N R

EKEN

ING

TA

GIH

AN

JA

SA L

AYA

NA

N U

PTD

PA

L

1M

empe

rsia

pkan

pen

ceta

kan

&

pend

istr

ibus

ian

reke

ning

tagi

han

7

Mem

baya

r tag

ihan

sesu

ai A

ltern

atif

pilih

an

tem

pat &

car

a pe

mba

yara

n ya

ng te

rsed

ia

(Alte

rnat

if 1.

Mel

alui

Pen

agih

yan

g da

tang

ke

rum

ah; A

ltern

atif

2. M

elal

ui lo

ket d

i UPT

D

PAL;

Alte

rnat

if 3.

Mel

alui

fasi

litas

Per

bank

an

Mitr

a Ke

rjasa

ma

UPT

D, m

isal

kan

fasi

litas

Vi

rtua

l Aco

unt P

elan

ggan

/Cas

h M

anag

emen

t da

ri Pe

rban

kan,

Men

ggun

akan

ATM

dal

am

jarin

gan

ATM

Ber

sam

a, In

tern

et B

anki

ng d

an

lain

-lain

.)

4M

emer

iksa

dan

men

yiap

kan

kele

ngka

pan

perp

ajak

an y

ang

berla

ku se

suai

jum

lah

nom

inal

tagi

han

(fakt

ur p

ajak

&/

pem

bubu

han

mat

erai

yg

sesu

ai)

10M

ener

ima

pem

baya

ran

tagi

han

Alte

rnat

if 3/

lew

at M

itra

Perb

anka

n da

ri Pe

lang

gan

UPT

D

2M

engi

nput

dat

a ta

giha

n Re

keni

ng P

elan

ggan

LL

TT &

/ Sis

tem

Per

pipa

an

8M

ener

ima

pem

baya

ran

tagi

han

alte

rnat

if 1

dari

Pela

ngga

n (m

elal

ui P

enag

ih)

5M

enan

da ta

ngan

i Rek

enin

g Ta

giha

n ya

ng

terc

etak

11M

enca

tat/

mem

buku

kan

Pem

baya

ran

Tagi

han

oleh

Pel

angg

an d

an a

tau

mel

akuk

an

reko

nsili

asi p

enag

ihan

den

gan

Mitr

a Pe

rban

kan

12M

ener

ima

info

rmas

i sta

tus k

epel

angg

anan

ya

ng b

ersa

ngku

tan.

3M

ence

tak

reke

ning

Pel

angg

an L

LTT

dan/

Pe

lang

gan

Sist

em P

erpi

paan

9M

ener

ima

pem

baya

ran

tagi

han

Alte

rnat

if 2/

se

cara

tuna

i dar

i Pel

angg

an m

elal

ui lo

ket d

i U

PTD

6M

endi

strib

usik

an R

eken

ing

Tagi

han

ke

Pela

ngga

n

PELA

KSA

NA

/UN

IT K

OM

PET

ENSI

M

UT

U B

AK

U

Out

put

Wak

tuK

elen

gkap

an

No

K

egia

tan

Pela

ngga

nM

itra

Pe

rban

kan

Pena

gih

Peng

elol

a R

eken

ing

Perp

ajak

an, K

as

& P

embu

kuan

Tata

Usa

ha

MU

LAI

SELE

SAI

Alt.

1

Alt.

2

Alt.

3

Rek

onsi

liasi

2 3

4

5

6

7

8

9

10

11

Book

SO

P Te

mpl

ate

rev.

indd

15

03/

14/1

6 8

:53

PM

NOTES


2. DAFTAR ISI

INDONESIA URBAN WATER SANITATION AND HYGIENEMayapada Tower 10th Fl

Jln. Jend. Sudirman Kav.28Jakarta 12920

Tel. +62-21 522 - 0540Fax. +62-21 522 - 0539

www.iuwash.or.id

buku 1 pedoman penyusunan standar ... pedoman...menyusun sop di uptd air limbah di masing-masing...

Documents