Chương 2:KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

(Presentation Skill)(Presentation Skill)

NỘI DUNG

1. Một số câu hỏi

2. Bước chuẩn bị

3. Đặc điểm của một bài thuyết trình

4. Trình bày bằng phương tiện trực quan

5. Thuyết trình bằng overhead projector

6. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

1. Một số câu hỏi

• Thuyết trình là gì?

• Ai cần ai?

Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đông ngườiThời gian trình bày “ngắn”

Người nói cần người ngheHayNgười nghe cần người nói

2. Bước chuẩn bị

Không chuẩn bị là Chuẩn bị cho thất

bại

2. Bước chuẩn bị

• Xác định tình huống

• Phân tích thính giả và diễn giả

• Xác định mục tiêu

• Thu thập thông tin

• Xây dựng bài thuyết trình

• Tập luyện

Xác định tình huống

• Tại sao có buổi thuyết trình này

• Cái gì được cung cấp cho người nghe

• Kết quả của buổi thuyết trình này như thế nào

• Giới hạn vấn đề• Đánh giá môi trường bên ngoài

•Phân biệt gốc rễ vấn đề•Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số•Đơn giản hóa tình huống•Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện

được

•Thông tin thường xuyên được cập nhật

•Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực

•Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan

•Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế

Phân tích thính giả và diễn giả

• Đánh giá văn hóa tổ chức

• Xác định thính giả

• Phân tích thính giả

• Phân tích diễn giả

Đánh giá văn hóa tổ chức

• Phong cách giao tiếp trang trọng hay không?

• Ăn mặc trang trọng hay không?

• Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động?

• Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc?

• Thái độ an toàn hay mạo hiểm?

Xác định thính giả

• Thính giả vãng lai, bất đắc dĩ– Người gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới …

• Thính giả cơ sở– Người dự để biết là chính

• Thính giả tiềm ẩn– Người dự chưa xác định rõ mục tiêu

• Thính giả quyết định– Người dự mong muốn thật sự đến nội dung

thuyết trình

Phân tích thính giả• Những thông tin về cá nhân người nghe:

độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa.

• Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?: Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào?

• Những mong đợi của người nghe là gì? Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe?

Phân tích diễn giả

• Động cơ, mục đích

• Cảm giác, sự chú tâm

• Sự gần gũi và hấp dẫn

• Sự tin tưởng của thính giả

• Địa vị và quyền lực

Xác định mục tiêu

Chọn chủ đề

• Thính giả muốn nghe

• Có tính mới mẻ

• Mình biết sâu

Mục đích tổng quát

• Thông tin

• Thuyết phục

• Giải trí

Mục tiêu cụ thể

• Phụ thuộc vào mục đích

• Phụ thuộc vào các phân tích

• Phụ thuộc vào yêu cầu của diễn giả

Thu thập thông tin

• Tra cứu (tài liệu, thư viện, Internet …)

• Phỏng vấn

• Điều tra

• Dự giờ

• Quan sát, lắng nghe …

Nói là Bạc,

im lặng là Vàng,

lắng nghe là Kim cương

Xây dựng bài thuyết trình

• Bố cục một bài thuyết trình tốt

• Phân chia nội dung bài thuyết trình

Bố cục bài thuyết trình tốt• Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân. Vào

đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới...)

• Nội dung: Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo:– logic– theo thứ tự thời gian– từ tổng thể tới cụ thể– từ điều đã biết đến cái chưa biết– từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn

• Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?...)

Phân chia bài thuyết trình

• Phần trình bày trên các slide (tài liệu)• Trình bày đẹp, chú ý:

– Loại chữ và kích cỡ chữ, sự phân bố, nền– Dùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽ

• Video, âm thanh

• Phần để nói• Ngôn ngữ cử chỉ, giọng nói, giao tiếp với

người nghe• Hiểu những tài liệu trình bày (tự tin)

Tập luyện

Mẫu bút chì còn hơn trí nhớ tốt

Trí nhớ đậm không bằng nét mực mờ

Tập một mình

Tập trước nhóm nhỏ

Mô phỏng

3. Đặc điểm của một bài thuyết trình

• Ngắn gọn, rõ ràng

• Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp

• Sử dụng hình ảnh, video, âm thanh

• Sử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợ

Ngắn gọn, rõ ràng

• Ngắn và đơn giản nội dung

• Rõ ràng về nội dung, từ ngữ

• Sử dụng màu sắc phù hợp:– Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý

nhưng khó giữ tập trung– Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là

những màu dịu hơn – Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu

khoảng cách > 20 feet– Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp

Quá trình giao tiếp

Ngôn ngữ giao tiếp• Giao tiếp bằng ngôn ngữ:

– Phát âm, giọng nói, tốc độ nói– Phong cách ngôn ngữ:

• Nói thẳng• Nói lịch sự• Nói ẩn ý• Nói mỉa mai, châm chọc

• Giao tiếp phi ngôn ngữ:– Ánh mắt, nét mặt, nụ cười– Ăn mặc, trang điểm, trang sức– Tư thế, động tác– Khoảng cách, vị trí bàn– Quà tặng

Giáo trình Kỹ năng giao tiếp, NXB Hà Nội, 2005

Hình ảnh, video, âm thanh

• Hình ảnh: Rõ ràng, chân thật, mới,

• Video: Ngắn, rõ, sạch, mới

• Âm thanh: Vừa đủ nghe, không tạp âm

(Liên quan đến nội dung trình bày;

Không làm sao lãng thính giả)

Phần mềm và phương tiện

• Phần mềm: – Bản quyền– Dễ sử dụng, nhiều hiệu ứng, đa năng

• Phương tiện: – Dễ có– Dễ sử dụng– Đa năng

4. Trình bày bằng phương tiện trực quan

• Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• Thiết kế để giúp người nghe

• Trình bày trực quan nên…

• Trình bày trực quan tốt là …

• Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày

Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% thời gian

• Lắng nghe nhớ khoảng 12%, còn đọc nhớ khoảng 50%

Hãy nghĩ đến thính giả của bạn

• Vậy:– Thật tôi nghiệp cho người nghe !– Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.

Hiệu quả khi sử dụng hình ảnh Khả năng lưu thông tin

Thiết kế để giúp người nghe• Organize

• Illustrate

• Repeat

Dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có cấu trúc•Cung cấp 1 "jig saw puzzle boxtop" để người nghe tự tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của bạn.•Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày.

Giúp người nghe chuyển data thành thông tin •Vẽ 1 bức hình.•Kể 1 câu chuyện.•Đưa ra những so sánh.Cải thiện sự tiếp thu data đối với người nghe•Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời gian.•Thường xuyên lập lại.

Trình bày trực quan nên…

Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu

truyền đạt

Trình bày trực quan làm phong phú

thông điệp bằng lời nói

Trình bày trực quan nên sử dụng màu

sắc, hình ảnh và âm thanh

Trình bày trực quan tốt là … Visible Clear Simple

Mọi người xem thấy rõ Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet.Cần phải tính

•Độ rộng của màn hình •Khoảng cách từ projector tới màn hình•Khoảng cách của mọi người tới màn hình

Số từ của từng dòng 3 tới 4 là tối ưu 6 tới 7 là tối đaSố dòng của mỗi slide

Ít hơn 10

Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng• Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng• Dùng màu để tập trung trên thông tin

then chốtLiên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạtBổ sung cho thông điệp bằng lời nói• Âm điệu• Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục

Loại ra thông tin không liên quanLàm đơn giản bằng cách dùng bản

phác thảo, màu sắc …

Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày

• Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh…

• Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý nghĩa của màu sắc

• Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc làm biến mất slide …

• Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc chuyển chủ đề mới

• Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)

5. Sử dụng overhead projector

Những tiện lợi của Overhead Projectors Những điểm bất tiện của Overhead

Projectors Các kỹ thuật trình bày với Overhead

Projectors Overhead Projection Survival Kit

Những tiện lợi của Overhead Projectors

Tập trung được sự chú ý của thính giả : Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày. Ngừng sự chú ý lên người nói.

Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày Highlight các điểm quan trọng Viết lên giấy trong như viết lên bảng.

Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt các giấy trong lên nhau.

Giấy trong dễ mang đi.

Những điểm bất tiện của Overhead Projectors

Overhead projector khó vận chuyển. Overhead projection kém “chuyên nghiệp”

hơn slides

Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors

• Chuyển đổi sự chú ý :– Vào màn hình hay vào người trình bày.

• Tắt projector khi không dùng.

• "Chalkboarding" – Dùng projector như bảng đen

• Pointing để nhấn mạnh – Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi

chiếu.

Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors

• Highlighting – Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.

• Che nội dung trình bày – Mở từng chủ đề mỗi lúc. – Hướng chú ý vào phần được mở. – Ngừa sự sao lãng.

• Phủ lấp các giấy trong lên nhau – Làm đơn giản các khái niệm phức tạp. – Từng phần được trình bày từng lúc.

Overhead Projection Survival Kit

Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :– Extension Cord (dây nối).– Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu).– Spare Bulb (bóng dự phòng).– Transparency Pen (bút lông xóa).– Acetate Film (giấy trong).

6. Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây:

Nói Đứng Đối diện Điểm chính

Công cụ Thời gian Diện mạo Chiến lược

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Nói: Nói chứ không phải là đọc bài.– Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác,

không nói quá nhanh hay quá chậm.– Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói.

Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.– Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiều

• Đứng: Đứng và di chuyển– Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói.. – Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên

đứng yên một chỗ– Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp…

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Đối diện: Đối diện cử tọa– Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự

truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào. Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp.

– Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa

• Điểm chính: Trọng tâm– Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết. – Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi

kết thúc bài thuyết trình.

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Công cụ:– Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn,

chính xác– Tránh nói với screen mà nói với cử tọa– Thẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu,

thành ngữ, lời kết ..)

• Thời gian:― Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét

trong và sau khi thuyết trình― Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide― Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất

bài thuyết trình đúng giờ

Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình

• Diện mạo– Buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang

trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe

– Buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng.

• Chiến lược trình bày– Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình,

tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ– Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp– Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp