comm collection 16 pourquoi et comment organiser un événement
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Pourquoi et comment organiser un événement
Guide pour les communicateurs fédéraux
COMM Collection - N°16
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“COMM Collection” est une série de guides pratiques à l'intention descommunicateurs fédéraux. Ils sont le fruit de travaux menés par desfonctionnaires fédéraux, actifs dans le domaine de la communication.
Le COMMnetKern, composé des responsables communication des servicespublics fédéraux et présidé par le SPF Personnel et Organisation et le SPFChancellerie du Premier Ministre, en a validé les contenus et est chargéde leur mise en œuvre.
Déjà parus:N° 1 Utilisation efficace du courrier électroniqueN° 2 COMMtrainings Résidence (épuisé)N° 3 Vision et missions de la communication interneN° 4 Identité visuelle des autorités fédérales belgesN° 5 Pourquoi et comment réaliser un rapport annuelN° 6 Les points de contact de l'administration fédéraleN° 7 Prévoir et gérer une communication de criseN° 8 Vision et missions de la communication externeN° 9 Concevoir et diffuser une lettre d'information électroniqueN° 10 Code de déontologie des communicateurs fédérauxN° 11 Pourquoi et comment développer une identité visuelleN° 12 Etablir le plan de communication d’un projetN° 13 Réussir une présentation oraleN° 14 Communiquer durablementN° 15 Evaluer des actions de communication
A savoirLa version électronique de cette brochure est disponible en formatPDF sur www.p-o.be>Information générale>Publications.
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Table des matières
Introduction .......................................................................... 3
1. Définition ......................................................................... 5
2. Avant l’événement ............................................................. 62.1. Objectif et groupe cible ..................................................... 62.2. Choix du type d’événement et du fil rouge .......................... 72.3. Equipe d’organisation ....................................................... 92.4. Planning ......................................................................... 102.5. Choix de la date et du lieu ................................................ 112.6. Elaboration du programme ................................................ 132.7. Budget ............................................................................ 172.8. Plan de communication .................................................... 192.9. Risques .......................................................................... 23
3. Pendant l’événement ......................................................... 253.1. Feuille de route ................................................................ 253.2. Scénario ......................................................................... 263.3. Check-lists ...................................................................... 26
4. Après l’événement ............................................................. 294.1. Démontage et suivi .......................................................... 294.2. Communication ............................................................... 304.3. Evaluation ....................................................................... 30
5. Fiches pratiques ............................................................... 325.1. Stand de salon ................................................................ 335.2. Conférence de presse ....................................................... 385.3. Fête du personnel ............................................................ 455.4. Journée d’étude/séminaire ................................................. 50
6. Conclusion ....................................................................... 56
7. Annexes ........................................................................... 57
8. Bibliographie .................................................................... 70
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Introduction
Cette brochure est composée de deux parties. La première donne unaperçu chronologique des étapes à suivre dans l’organisation d’unévénement: la préparation, le jour de l’événement, l’après-événement etl’évaluation. La deuxième partie comporte des fiches pratiques pourl’organisation de quatre types d’événements que l’on rencontre souventdans l’administration fédérale:
• un stand dans le cadre d’une foire, d’un salon, …• une conférence de presse• une fête du personnel• une journée d’étude ou un séminaire
Quelques remarques préalables importantes.
• Pour les événements internes de plus petite envergure, certaines étapesseront moins élaborées que pour les grands événements.
• L’administration fédérale a une mission d’ordre social. Tous lesfonctionnaires fédéraux participent à l’amélioration du bien-être social.Nos frais de fonctionnement sont payés avec l’argent du contribuable.Lors de l’organisation d’événements, il nous faut donc toujours bienfaire la balance entre les coûts et les “bénéfices”.
• Pensez "développement durable" lors de l'organisation de votreévénement. Cela ne représente pas plus de travail. C'est une autreapproche. Plus d'informations dans la COMM Collection n° 14"Communiquer durablement".
• Lors de l’organisation de votre événement, tenez toujours compte desvaleurs et des normes en vigueur au sein de votre organisation. Parexemple: s’il y a une politique contre l’alcoolisme au travail dans votreorganisation, tenez-en compte au niveau du catering de votreévénement.
• Cette brochure se limite à l’organisation d’événements de petite etmoyenne envergure. Pour les grands événements destinés à accueillirdes milliers de personnes, comme par exemple les fêtes d’ouverturedans le cadre des 175 ans de la Belgique, il est indiqué de faire appelà un organisateur d’événements.
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Ont activement collaboré à l’élaboration de ce document:
Douchka Calcoën Economie, PME, Classes moyennes et EnergieFlorian De Blaere Personnel et OrganisationJona De Leye Santé publique, Sécurité de la chaîne
alimentaire et EnvironnementLawrence de Marneffe Institut national d’assurance maladie-invalidité
(INAMI)Barbara De Raedt Personnel et OrganisationPascale Mégal Santé publique, Sécurité de la chaîne
alimentaire et EnvironnementIsabelle Tegenbos Personnel et Organisation
Merci également à Nathalie Duflos et Danièle Coyette pour leur aide dansla rédaction et la traduction de cette brochure.
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1. Définition
Avant d’entamer le chapitre relatif à l’organisation proprement dite d’unévénement, il est important de connaître la définition de la notiond’"événement".
Qu’est-ce qu’un événement?
Le Petit Larousse le définit comme suit:
"Fait important, marquant".
Il s’agit d’une définition générale et très large.
La définition de Jan Verhaar (2004)1 est plus détaillée et cerne bien lesdifférents aspects d’un événement:
"Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans letemps, planifié intentionnellement par un initiateur (individu, groupe ouorganisation) et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliserun objectif déterminé sous une forme choisie délibérément".
Tous les éléments de cette définition sont importants et serontabondamment explicités dans les chapitres suivants.
Selon leur envergure, nous pouvons classer les événements en troiscatégories:
• petits événements: jusqu’à 500 visiteurs• événements moyens: entre 500 et 5 000 visiteurs• grands événements: plus de 5 000 visiteurs.
1. Verhaar, J., Projectmanagement 1 - Een professionele aanpak vanevenementen, Boom, 2004.
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2. Avant l’événement
Tout événement demande une bonne préparation. Il s’agit en effet dedéterminer quel type d’événement vous souhaitez organiser, de savoir quiorganise l’événement, de choisir une date et un lieu, d’établir unprogramme et un calendrier et de préparer les actions de communication.Une bonne préparation est un gage de réussite.
2.1. Objectif et groupe cible
A l’origine de nombreux événements, on trouve souvent une impulsion dustyle "Il faut qu’on organise quelque chose, ça fait longtemps". Avant devous jeter avec enthousiasme dans les préparatifs, posez-vous lesquestions: "Pourquoi faut-il organiser un événement? Dans quel but? Quelrésultat voulons-nous atteindre?".
L’objectif sera déterminant pour le type d’événement que vous organiserez,l’atmosphère que vous voulez créer et le contenu de votre programme.
Voici quelques objectifs possibles pour vos événements:
• diffuser des informations• échanger des connaissances, des informations, des expériences• établir des contacts avec les utilisateurs• organiser une formation• définir une politique• améliorer une image• favoriser l’esprit d’équipe• développer un réseau• remercier le personnel• motiver le personnel• recruter du personnel• ...
Trois remarques importantes
• L’objectif d’un événement n’est pas toujours identique au motif del’événement!Un exemple: à l’occasion du déménagement de vos services dans unnouveau bâtiment, vous organisez une réception d’inauguration pour les
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membres du personnel et leur famille. Le déménagement est le motif del’événement. L’objectif de celui-ci peut être de remercier le personnel etleur famille pour le travail effectué et les motiver à continuer sur leurlancée à l’avenir.
• Une fois l’objectif défini, il peut arriver que l’on constate quel’organisation d’un événement n’est pas le meilleur moyen d’atteindrecet objectif précis. Si tel est le cas, osez le dire à ce moment-là!
• Outre l’objectif, il importe également de définir l’atmosphère que voussouhaitez créer. La stratégie, les normes et les valeurs de l’organisationont une grande influence sur l’ambiance souhaitée.Un exemple: si l’organisation se positionne comme "partenaire", ilfaudra choisir un événement interactif. Si la stratégie consiste à fournirdes produits et des services de qualité, la qualité devra bien sûrtransparaître lors de l’événement. Si l’organisation entend promouvoir lavaleur "Diversité", votre événement devra être empreint de diversité.
Pour organiser un événement réussi, il vous faut également analyser legroupe cible de l’événement. Les questions suivantes peuvent vous aiderà définir votre groupe cible de manière détaillée:
• qui sont-ils?• qu’est-ce qui les intéresse?• quelles sont leurs attentes?• quelles sont vos attentes à leur égard?• quelles pourraient être leurs résistances?• quelle est leur plus grande préoccupation?• …
2.2. Choix du type d'événement et du fil rouge
Il existe de nombreuses types d’événements. Le tout est de choisir le bon,celui qui répondra le mieux à vos besoins. Essayez de décrire ce que vousvoulez en une seule phrase et veillez à y intégrer tous les éléments décritsau point 2.1.
Exemple: l’objectif consiste à impliquer dans l’organisation, de façoninformelle, les collaborateurs et leur famille. Vous pouvez atteindre cetobjectif en organisant une fête du personnel pour tous les collaborateurset leur famille (groupe cible) et en mettant l’accent sur les aspects"accueil" et "diversité".
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Lorsque vous avez rédigé cette phrase, organisez un mini-brainstormingavec des collègues. Chaque idée formulée sera ensuite confrontée aux élé-ments repris dans la phrase pour vérifier si elle répond à l’objectif de base.
Penchez-vous également sur les types d’événements que vous avezorganisés par le passé. Veillez à ne pas tomber trop vite dans larépétition. Soyez créatifs dans l’organisation d’événements annuelsrécurrents, tels que la réception de Nouvel An ou la journée sportive(changement de lieu, de thème, …).
Quelques exemples d’événements:
• fête du personnel• journée Portes Ouvertes• conférence de presse• bourse/salon• inauguration d’un bâtiment• réception• lunch/dîner• journée sportive• exposition• concert• commémoration• séminaire/journée d’étude/congrès/conférence
Pour cadrer votre événement et faciliter la communication événementielle,il est intéressant de définir un fil rouge ou un thème.
Le fil rouge peut être une image, un logo, un slogan ou même unemétaphore. Le lien avec l’objectif de l’événement doit être évident. Le filrouge pourrait être comparé à un porte-manteau sur lequel accrochervotre événement.
Le fil rouge sera utilisé essentiellement dans la communication:l’invitation, le programme, etc. L’idéal est de définir le fil rouge avant defixer la date et le lieu de l’événement. Vous pourrez ainsi établir un lienentre eux. Le fil rouge pourra aussi être exploité le Jour J: références dansles discours, la décoration, …
Un exemple:Lors de la 3ème Conférence sur la Qualité des Services publics enBelgique, le thème central était "Dialoguer pour s’améliorer". Pour illustrer
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ce thème, les organisateurs avaient choisi une image représentant desparachutistes faisant des figures en chute libre. Ces parachutistessymbolisaient parfaitement le thème "Dialoguer pour s’améliorer": plus lesparachutistes s’exercent, meilleures seront les figures qu’ils pourrontexécuter; ils doivent collaborer, dialoguer pour accomplir correctement leursexercices; ils forment un cercle, ils vont au "centre" des choses, …L’image des parachutistes a été utilisée sur tous les supports decommunication: l’invitation, la farde, l’affiche, le menu, etc. Le thème étaitaussi exploité durant la conférence: référence dans le discours d’ouverture,questionnaire sur les sauts en parachute pendant le lunch, etc.
2.3. Equipe d’organisation
Il est assez difficile d’organiser un événement en solo. Il est préférable deconstituer une équipe multidisciplinaire. Plusieurs rôles peuvent êtreidentifiés au sein de l’équipe:
• le créatif: une personne ayant une grande capacité d’empathie, capablede se mouvoir aisément dans le groupe cible, et d’imaginer un conceptoriginal
• l’organisateur expérimenté: il a déjà organisé plusieurs événements et ilconnaît les différentes étapes. Il a le sens du détail pratique
• le coordinateur: il accompagne tous les membres de l’équipe, il a unevue d’ensemble de qui fait quoi, quand et où; il a une expérience engestion de projet
• le spécialiste du contenu: pour organiser un congrès par exemple, il estpréférable d’avoir dans votre équipe une personne qui maîtrise le sujetdu congrès (rédaction du programme, ...)
• les partenaires externes: ils assurent une partie de l’organisation, parexemple le traiteur qui se charge des boissons et du repas
• le sponsor: un membre du comité de direction qui prend les décisionsles plus importantes.
Souvent, plusieurs rôles seront assurés par une même personne. L’équipene doit pas être trop grande au risque de compliquer la concertation. Ungroupe de 3 à 4 personnes est l’idéal. Pour un événement de plus petiteenvergure, deux personnes suffiront.
Dès le début, définissez une répartition claire des tâches entre lesmembres de l’équipe d’organisation. Organisez aussi régulièrement uneconcertation avec les membres de l’équipe, afin que chacun reste informéde l’état d’avancement global du projet. Plus la date de l'événement est
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proche, plus la concertation doit être intensive. Rédigez un bref compterendu de chaque réunion, avec une liste d’actions pour que chacun sacheles tâches qui lui reviennent. Maintenez un contact régulier avec ledonneur d’ordre.
Veillez toujours à avoir 2 coordinateurs au sein de votre équipe ou aumoins une personne capable de reprendre facilement le rôle decoordinateur. Si le coordinateur tombe malade la veille du Jour J et quevous n’avez pas de remplaçant, c’est la panique assurée.
Vous pouvez également sous-traiter une partie de l’organisation de votreévénement. C’est assez fréquent pour les grands événements complexes.Tenez compte du fait qu’une sous-traitance s’accompagne d’un prix élevé.Un bureau d’événements compte en moyenne 20 à 25% en plus du coûtréel. Cette marge lui permet de payer ses frais fixes (bâtiment,assurances, formation, …), l’avant-projet, etc.
En cas de sous-traitance, respectez la législation sur les marchés publics.Pour plus d’info, consultez le site: http://cpaba.p-o.be.
2.4. Planning
Pour les petits événements, il vaut mieux commencer 3 à 6 mois àl’avance. Pour les événements de plus grande envergure, les préparatifspeuvent débuter jusqu’à un an à l’avance.
Etablissez un rétro-planning (planning de la fin au début). Vous verrezimmédiatement si les délais que vous envisagez sont réalistes. Souvent,une ligne du temps rend votre planning beaucoup plus clair.
Exemple:
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J - 90 J - 75 J - 60 J - 40 J - 20 J - 15 J - 7 J - 5 J - 2 J - 1 Jour J J + 1 J + 10
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Date Activité Responsable Point d’attention
J-90 Décision d’organiser une J. Duboisfête du personnel + composition de l’équipe d’organisation
J-75 Définition du thème de la M. Leblanc Salle pour fête du personnel + 500 réservation de la salle personnes
…Jour J Fête du personnelJ+1 Remerciement des J. Dubois
orateursJ+10 Réunion d’évaluation J. Leblanc
Indiquez les "étapes critiques" dans votre planning. Il s’agit des étapes quiont une influence directe sur le timing d’une autre étape dans votreplanning. Par exemple: si les intervenants ne sont pas connus, vous nepourrez ni rédiger ni envoyer l’invitation. Un retard dans le choix desintervenants occasionnera aussi un retard dans le timing prévu pourl’envoi des invitations.
2.5. Choix de la date et du lieu
La date et le lieu de l’événement sont deux éléments extrêmementimportants pour pouvoir établir le planning. Ces deux éléments exercentégalement une influence mutuelle. Si vous voulez organiser l’événementen un lieu précis, le choix de la date dépendra alors de la disponibilité dulieu. Et si vous souhaitez organiser votre événement à une périodeprécise, le choix de l’endroit pourra s’en trouver réduit.
2.5.1. Date
Pour choisir la date de votre événement, n’oubliez pas de prendre encompte les éléments suivants:
• les périodes de vacances, les jours fériés et les week-ends prolongés nesont généralement pas des périodes indiquées.
• vérifiez que des événements similaires ne sont pas organisés dans lamême période pour le même groupe cible.
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• vérifiez que de grands événements ne sont pas organisés le même jour,comme par exemple la Coupe du monde de football: le risque est grandde voir certains invités décliner votre invitation pour pouvoir regarderune compétition ou l’autre.
• le groupe cible: si vous invitez les conjoints, organisez de préférencevotre événement en soirée. Si vous invitez les enfants, choisissez plutôtun week-end. Si votre groupe cible compte bon nombre de personnesqui travaillent à temps partiel, évitez de planifier votre événement unmercredi ou un vendredi. Les meilleurs jours pour organiser quelquechose en semaine pendant la journée sont le mardi et le jeudi.
• n’oubliez pas de prévoir le montage et le démontage éventuels de votreévénement. Il peut être indiqué de louer l’endroit le jour précédent et lejour suivant.
• si la présence d’un intervenant, d’un animateur, d’un artiste estcruciale pour votre événement, la disponibilité de ce dernier influencerale choix de la date.
La durée et les moments de début et de fin de l’événement serontégalement fixés en même temps que la date. Pendant combien de tempsle groupe cible sera-t-il disponible pour l’événement ?
2.5.2. Lieu
Les éléments suivants vous guideront dans le choix du lieu:
• la capacité d’accueil du lieu: combien d’invités souhaitez-vousaccueillir?
• la nature de l’événement: si vous organisez un séminaire avec desworkshops, vous aurez besoin d’une grande salle pour les séancesplénières et de plusieurs salles plus petites pour les workshops. Dressezune liste du nombre de salles dont vous avez besoin. Pensez aussi àune salle pour la réception et le dîner, un vestiaire, un espace destockage, un bureau pour les organisateurs, …Si vous souhaitez organiser votre événement à l’extérieur, prévoyez aussiune alternative à l’intérieur en cas de mauvais temps. En Belgique, onne sait jamais!
• le groupe cible: choisissez un lieu qui correspond à l’environnement etaux intérêts de votre groupe cible. Soyez originaux. Par exemple: si vousinvitez des enfants, ils apprécieront que l’événement soit organisé dansun parc d’attractions.
• l’équipement du lieu: y a-t-il une cuisine? Un podium? De l’éclairage?Du matériel de projection? Y a-t-il des installations sanitaires
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suffisantes? La salle et le podium sont-ils accessibles aux personnes àmobilité réduite? Si tous les équipements ne sont pas présents surplace, informez-vous au préalable sur le coût des équipements qu’ilvous faudra amener vous-même.Demandez aussi toujours un plan de l’endroit, de préférence avec uneindication des points d’électricité, des points d’accrochage, des sortiesde secours, … La hauteur de la salle peut également s’avérer uneinformation utile. Informez-vous de l’état dans lequel la salle vous seralivrée et de l’état dans lequel la salle doit être restituée. La salle sera-t-elle nettoyée? Si ce n’est pas le cas, il faudra prévoir du temps et de lamain-d’œuvre pour le faire.
• collaboration obligatoire avec des fournisseurs liés à la salle: parfois, ily a un traiteur lié à la salle.
• le prix: informez-vous sur ce qui est compris dans le prix et ce qui nel’est pas.
• l’accessibilité de l’endroit: l’endroit est-il facilement accessible? Par lestransports en commun aussi? Y a-t-il un parking?
• la proximité d’autres lieux d’hébergement: par exemple, y a-t-il deshôtels dans les environs où les intervenants peuvent passer la nuit?
Prévoyez de visiter plusieurs endroits avant de faire votre choix. Si vous-même n’avez pas les compétences techniques nécessaires, faites-vousaccompagner par un spécialiste qui pourra juger des facilités techniquesde la salle.
2.6. Elaboration du programme
Le programme d’un événement se compose généralement de 3 parties:
• accueil• présentation(s)/animations/workshop(s)• pause(s) ou réception/lunch/dîner
Selon la nature de l’événement, ces différentes parties dureront plus oumoins longtemps.
Réalisez dès le début de votre projet une ébauche de programme. Celle-civous donnera une meilleure idée de la durée de votre événement. Amesure que l’événement prendra forme, vous pourrez en peaufiner leprogramme.
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L’événement idéal comporte un apogée. Essayez d’étonner vos invités, enréservant la plus grande surprise pour la fin.
Mettez de la variété dans votre programme. Recherchez dans votreévénement un équilibre entre le travail et la détente, entre la diffusiond’informations et l’occasion d’établir des contacts, entre les momentsgastronomiques et les animations.
Pour alléger votre programme, vous pouvez aussi intégrer quelquesthèmes de fond dans des activités connexes organisées durant les pauses:une campagne d’affichage, des stands, des démonstrations, un coinlittérature, …
Rien n’est plus embêtant qu’un événement qui dure plus longtemps queprévu. Ne chargez donc pas trop votre programme et soyez réaliste dansvotre timing. Dans votre programme, tenez compte également du temps"perdu ou oublié". L’introduction et les remerciements d’un orateur ou d’unartiste prennent facilement 5 minutes. Prenez également en considérationles temps de déplacement, par exemple pour se rendre d’une salle à uneautre. Prévoyez un temps suffisant pour les pauses et le lunch. En cas deretard dans votre programme, cela vous permettra alors de récupérerquelques minutes. Soyez précis également à l’égard des différents orateursquant à la durée de leur intervention.
Lignes directrices pour la durée de quelques d’activités standard (selonLenny Kaarsgaren2):
• accueil et enregistrement: 30 à 45 minutes• intervenants, divertissement: 1,5 heure à maximum 2 heures sans
interruption (par intervenant/divertissement: 20 à 30 minutes)• pause-café: 15 à 30 minutes• lunch: 1 heure à 1,5 heure• réception: 1 heure à 3 heures• dîner assis: 1,5 heure à 3 heures• walking diner: 1,5 heure à 2,5 heures• soirée festive: 3 à 4 heures
142. Kaarsgaren, L., Zakelijke evenementen - Vormgeving en organisatie van
personeelsfeest tot conferentie, Pearson Education Benelux, 2003.
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2.6.1. Intervenants/animateurs
Pour certains événements, il vous faudra faire appel à des orateurs ou desanimateurs. Par exemple:
• orateurs traitant du thème de fond• présentateurs/modérateurs• chanteur/chanteuse, DJ, groupe, orchestre• théâtre, spectacle musical• comédiens, ligue d’improvisation• animateurs de workshops• ...
Les orateurs/animateurs peuvent faire partie intégrante du programme ouêtre utilisés pour en égayer certaines parties, comme par exemplel’accueil ou la pause.
Soyez clairs dans vos arrangements avec les orateurs et animateurs en cequi concerne le matériel dont ils ont besoin: ont-ils besoin d’un projecteurou d’un flipchart? Y a-t-il des exigences spéciales en termes d’acoustique?Ont-ils besoin d’une loge? … Prévoyez aussi des boissons et des repas àleur intention.
Contactez les orateurs/animateurs quelques jours avant l’événement pourpasser en revue tout ce qui a été convenu: où ils doivent se rendre, àquelle heure, réservez éventuellement un taxi pour les amener de l’hôtel àla salle, etc. Donnez-leur un numéro de GSM pour qu’ils puissentcontacter quelqu’un en cas d'imprévu ou s’ils ont des questions. Veillezégalement à leur demander leur numéro de GSM.
Faites venir les orateurs ou animateurs étrangers un jour avant votreévénement et réservez-leur une chambre d’hôtel. Vous vous assurerezainsi de leur présence au moment voulu.
Pour certaines représentations, il peut s’avérer nécessaire d’organiser unerépétition générale la veille de votre événement. Testez toutes lesinstallations techniques (projection, son, éclairage, ...). Si vous organisezun congrès avec des orateurs qui ne sont pas habitués à parler en public,organisez des séances d’exercice pour eux. De préférence dans la salle oùse tiendra votre événement, afin qu’ils puissent s’en imprégner à l’avance.Vous pouvez également leur donner quelques conseils.
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N’oubliez pas d’accueillir les orateurs et les animateurs. Tant le jour del’événement que la veille (s’ils viennent de l’étranger par exemple). Vousne pouvez pas toujours attendre des orateurs ou des animateurs qu’ils semêlent au public de la journée. En outre, ils préfèrent peut-être sepréparer en toute tranquillité.
Informez-vous au préalable du surcoût d’une éventuelle prolongation de lareprésentation. Si vous jugez la performance excellente, vous pouvezdemander de prolonger d’une demi-heure par exemple. Prévoir cetteéventualité dans votre budget, facilitera les choses au moment même.
N’oubliez pas de remercier les orateurs/animateurs et offrez-leur un petitcadeau: des fleurs, du vin, …
2.6.2. Catering
Du pain et des jeux, c’est ce qu’il faut en Belgique pour réussir unévénement. Veillez donc à prévoir suffisamment de boissons et denourriture, sans lésiner sur la qualité.
Les boissons alcoolisées ne sont pas toujours un must. Vous pouvez aussiproposer une large palette de jus de fruits, jus de légumes, eaux, softdrinks, milk-shakes, … Evitez les boissons fortes. Vous risqueriez d’avoiraffaire à quelques invités ivres qui seraient une charge supplémentaire.
En ce qui concerne la nourriture (en-cas ou mets plus élaborés), il estpréférable de prévoir un choix de viandes et de poissons. Prévoyez aussice qu’il faut pour contenter les végétariens. Les mets exotiques et lesbuffets thématiques ont beaucoup de succès actuellement, par exempledes buffets de sushis ou des buffets internationaux: mexicain, espagnol,italien, oriental, africain, …
Tenez compte de la dimension “développement durable” pour le catering:limitez au maximum la production de déchets, choisissez de préférenceun traiteur qui fait de l'économie sociale, utilisez des couverts, desassiettes et des verres réutilisables (ni en plastique, ni en carton).
Pour les grands événements, vous pouvez demander au traiteur de goûterles plats à l’avance, ainsi que le vin. Avec certains traiteurs, il est possibleégalement d’amener le vin vous-même, le plus souvent moyennant un"droit de bouchon". Prévoyez-le suffisamment tôt afin de pouvoir l’inscriredans votre budget.
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Selon le type d’événement, le timing, le nombre d’invités et le budget, lecatering sera différent.
Voici un aperçu des formules les plus fréquentes en termes de catering:
• café, thé et biscuits• buffet petit déjeuner• lunch sandwiches• lunch assis• réception: boissons et amuse-gueules uniquement• réception dînatoire: avec bouchées chaudes• walking diner avec buffets• souper assis avec service à table• souper assis avec buffets.
Convenez avec le traiteur au préalable du nombre de personnes qu’ilemploiera. Rien n’est plus embêtant qu’une réception où il faut attendredes heures pour avoir une boisson. Si vous faites le choix d’un dîner avecbuffets, prévoyez d’installer différents buffets. Vous éviterez ainsi leslongues files d’attente. Veillez également à convenir du profil du personnelavec le traiteur. Si vous organisez un événement bilingue, les serveursseront de préférence également bilingues. Si vous organisez un événementsur le thème de la diversité, veillez à ce que le personnel incarne cettediversité.
Les traiteurs travaillent souvent avec deux types de prix: un prix forfaitairepar personne ou un prix selon la consommation. Soyez attentifs à ce quiest compris dans le prix: les tables et les chaises, le service, le linge detable, la décoration des tables, le personnel, …?
Le nombre d’invités à votre événement ne sera connu que lorsque lesinscriptions seront clôturées. Le plus souvent, les chiffres définitifs nedoivent être communiqués au traiteur qu’une semaine à l’avance.
2.7. Budget
Dès le début de votre projet, vous devriez déjà avoir une indicationbudgétaire. Disposez-vous d’un budget de 10 000 ou de 100 000 euros?Cette information est indispensable pour savoir quelles sont les optionsenvisageables.
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Conservez toutes les données budgétaires des événements que vousorganisez. Elles vous aideront à réaliser une première estimation dubudget dont vous avez besoin pour vos événements futurs.
Dès que les grandes lignes de votre événement sont connues, vouspouvez évaluer votre budget. Faites une estimation du coût des différentesparties de votre événement: salle, technique et son, catering, impression,orateurs, animation, hôtesses, transport, etc. Prévoyez aussi une rubrique"frais imprévus" correspondant à environ 10% du budget prévu. Il y atoujours des choses auxquelles on oublie de penser …
Lors des réunions avec l’équipe d’organisation, passez toujours le budgeten revue. Cela vous permet d’éviter les dépassements importants etd’apporter les actions correctrices nécessaires.
Vous pouvez utiliser le tableau suivant pour tenir à jour l’état de votrebudget. S’il y a des rentrées, comme un droit d’inscription par exemple,vous pouvez rajouter une colonne "Rentrées".
Service/Produit Budget estimé Offre/Facture Différence
La colonne "Différence" vous fournit une information intéressante pour labudgétisation de votre prochain événement.
Attention: votre budget est-il TVA comprise ou hors TVA? Cela fait unegrande différence. Tenez compte du fait qu’il y a plusieurs taux de TVA:6% pour certains travaux d’impression par exemple et 21% pour leshôtesses et les intervenants.
Veillez à prévenir les fournisseurs des règles comptables et des délais depaiement de l’Etat.
A la fin de votre événement, calculez le coût global, mais aussi le coûtpar participant. Ce sont des indications qui vous seront utiles à l’avenir.
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2.8. Plan de communication
Pour chaque événement que vous organisez, veillez à réaliser un plan decommunication. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujetdans la COMM Collection n° 12 "Etablir le plan de communication d’unprojet". Nous vous présentons ci-dessous quelques actions de commu-nication spécifiques à mettre en place avant et pendant l’événement.
Trois conseils importants:
• si vous travaillez avec un fil rouge ou si vous avez créé un logo pourvotre événement, utilisez-le dans toutes les actions de communication:l’invitation, l’affiche, les menus, les communiqués de presse, etc.Vérifiez si vous devez tenir compte de l’identité visuelle de votreorganisation
• la plupart du matériel de communication doit être imprimé. Prévoyez àcet effet un délai suffisant dans votre planning. Prenez contact avec unimprimeur à temps. Tenez également compte du temps nécessaire auxtraductions et validations de textes
• pensez à la protection de l'environnement lors de l'élaboration de votreplan de communication (invitations par courrier électronique, fardes encarton recyclé, ...).
2.8.1. Avant l’événement
L’invitation
L’invitation détermine la première impression que les invités auront devotre événement et, à ce titre, elle est extrêmement importante.L’invitation doit interpeller et susciter l’intérêt et la curiosité. Les invitésdoivent avoir envie de venir à votre événement. Ils doivent vouloir yparticiper absolument. Les événements sont nombreux, votre invitationdoit donc sortir du lot!
Le processus d’invitation se déroule, le plus souvent, en quatre phases:
• l’annonce, un "teaser"• l’invitation proprement dite• le rappel• la confirmation.
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L’annonce
Il s’agit d’un premier avis, qui ne donne pas encore tous les détails del’événement. Il est destiné à susciter la curiosité. Il est envoyé 1 à 2semaines avant l’invitation proprement dite.
L’invitation proprement dite
L’invitation est envoyée de 3 mois à 6 semaines avant l’événement. Si lesinvités ont un agenda fort chargé, envoyez l’invitation le plus tôt possible.L’invitation est toujours personnelle. Vous pouvez l’envoyer par courrier oupar e-mail, ou en associant ces deux canaux de communication. N’oubliezpas de budgétiser les frais d’envoi si vous faites le choix d’envoyer votreinvitation par la poste. Une invitation par courriel est gratuite etrespectueuse de l'environnement. Si vous optez pour une invitation papier,privilégiez le papier recyclé.Dans le cas d’une invitation envoyée par e-mail, vous pouvez prévoir unlien vers un site web où les participants pourront s’inscrire en ligne àl’événement.
Si vous comptez aussi les conjoints et les enfants parmi les invités,envoyez de préférence votre invitation au domicile du participant.
Les éléments suivants doivent figurer sur l’invitation:
• quand: date, heure de début et de fin • quoi: quelques mots d’explication sur le programme, le nom des
orateurs ou artistes principaux, y a-t-il un déjeuner ou un dîner, … • où: nom et adresse de l’endroit• qui organise: nom et adresse éventuelle de l’organisateur • qui invite, qui sont les invités? Si les conjoints et les enfants sont aussi
invités, il faut le préciser clairement• pourquoi: la raison de l’événement • comment les invités doivent-ils réagir? S'ils doivent s’inscrire, précisez
clairement comment ils doivent le faire, auprès de qui et pour quelledate. Joignez un talon-réponse ou un formulaire d'inscription, celaencourage l'inscription. Les inscriptions peuvent aussi se faire en ligne,par le biais d’un formulaire d’inscription sur votre site web. Associez-yune banque de données, afin de ne pas devoir traiter plusieurs fois lesmêmes données. Demandez aux invités qui ne pourront pas êtreprésents de le préciser aussi
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• personne de contact et/ou adresse de contact à laquelle les invitéspeuvent s’adresser pour des informations complémentaires
• participation aux frais/frais d’inscription (le cas échéant) • éventuellement, conseil sur la tenue vestimentaire: pour une soirée de
gala, une tenue de soirée est indiquée; pour un événement sportif, unetenue sportive est recommandée.
Certains éléments de l’événement peuvent être une surprise pour lesinvités, par exemple le lieu. Dans ce cas, il ne faut pas le préciser dansl’invitation.
Le rappel
Vous pouvez envoyer un rappel aux invités qui n’ont pas encore confirméleur participation deux semaines avant l’événement. Ce rappel estgénéralement envoyé par e-mail.
La confirmation
Une fois les invités inscrits, envoyez-leur une confirmation. Ils sont alorscertains que leur place est réservée. Vous pouvez joindre d’autresdocuments au courrier de confirmation: un plan, une carte de parking,une description des transports en commun à utiliser (horaires des trains,arrêts et horaires des bus, ...), les cartes d’accès, un numéro detéléphone qu’ils peuvent joindre le jour de l’événement s’ils ne trouventpas le chemin par exemple, ou s’ils sont en retard, ...
Tenez compte du fait qu’environ 10 à 20% des personnes inscrites ne seprésentent pas le jour de l’événement. En cas d’événement payant, le pour-centage sera inférieur; en cas d’événement gratuit, il pourra être supérieur.
Autre matériel de communication
Plus nombreux seront les invités présents, plus grand sera le succès devotre événement. Il faut donc attirer le plus grand nombre de personnes.Pour ce faire, utilisez plusieurs moyens ou canaux de communication.
Quelques exemples:
• affiches• brochures-programmes• dépliants
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• annonces, articles dans des périodiques, des journaux, des lettresd’information électroniques
• communiqué de presse• site web• bannières sur d’autres sites web• annonces orales lors de réunions• …Si vous organisez un événement externe, c’est-à-dire un événement quin’est pas destiné à vos propres membres du personnel, n’oubliez paségalement la communication interne. Expliquez pourquoi vous organisezcet événement, quel en est l’objectif, quels membres du personnel serontéventuellement présents et pourquoi. Cela vous permet de créer uneassise interne pour votre événement et cela évite les réactions négativestelles que: "Pourquoi ne peut-on pas venir?" ou "Ils ont trop d’argent", etc.
2.8.2. Pendant l’événement
Vous utiliserez aussi du matériel de communication pendant l’événement.Tout ce matériel contribue à l’image et à la qualité de votre événement.Consacrez-y donc une attention suffisante.
Quelques exemples:
• badges: avec le nom et l’organisation des invités. Prévoyez égalementquelques badges vierges pour les invités imprévus
• brochures-programmes avec éventuellement un plan (utile s’il y abeaucoup de salles ou d’endroits différents)
• brochures: sur le thème de votre événement, par exemple un nouveauproduit, un nouveau bâtiment, etc.
• fardes: pour y glisser des documents• gadgets: gadgets classiques tels que bloc-notes, bics, post-it,
mallettes, … Vous pouvez également faire le choix d’un gadget plusoriginal, qui correspond par exemple au fil rouge de votre événement
• signalisation: veillez à prévoir une signalisation suffisante, en grandscaractères et placez-la à des endroits visibles. Pour les grandsévénements, il peut être utile de prévoir une signalisation urbainejusqu’à la salle: sur les grands axes, dans les gares proches, etc.N’oubliez pas de bien indiquer également les emplacements de parking(s’il y en a)
• template PowerPoint utilisé pour les présentations: si tous lesintervenants utilisent le même template, cela donnera un bel ensembleuniforme
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• journal de l’événement: il peut être distribué à la fin de l’événement. Laplupart des textes peuvent être préparés à l’avance
• drapeaux, affiches: à utiliser à la fois dans la salle et en dehors decelles-ci
• fardes de presse: pour les journalistes, avec communiqué de presse,coordonnées et éventuellement des informations relatives au thème dela journée
• petites pancartes avec le nom des intervenants: pour la table desconférenciers sur le podium. Veillez à ce que les noms soient aussilisibles au fond de la salle
• menus• formulaires d’évaluation: un formulaire d’évaluation (concis) peut vous
donner des informations utiles quant au succès de votre événement.Pour rassembler autant de formulaires que possible, prévoyez d’offrir unpetit cadeau aux personnes qui complètent le formulaire.
2.9. Risques
Pendant l'événement, beaucoup de choses peuvent déraper. Certainessont prévisibles, d’autres non. Il est impossible de prévoir un pland’urgence pour tout. Deux règles vous aideront à garder la tête froide encas d'imprévus:
• lorsque quelque chose dérape, en général on se fâche. Essayez toutefoisde rester calme, acceptez la situation et cherchez une solution le plusvite possible. Souvent, c’est le coordinateur qui veut résoudre lesproblèmes. Ce n’est pas une bonne chose. Le coordinateur doit déléguerl’incident, il doit garder une vue d’ensemble. Il doit donc autant quepossible déléguer les tâches à un autre membre de l’équiped’organisation.
• il ne faut pas nécessairement trouver une solution à chaque problèmequi se pose. La non résolution d’un problème peut parfois s’avérer plusutile qu’une solution de secours. L’absence d’un orateur vaut parfoismieux qu’un remplacement au pied levé.
S’il y a du matériel coûteux dans la salle, prévoyez la surveillancenécessaire. Pas seulement pendant l’événement, mais aussi le jour et/oula nuit au cours desquels le matériel sera monté et démonté. Lasurveillance du vestiaire et du parking n’est pas non plus un luxe superflu.
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Demandez au loueur de la salle de quels permis et assurances il dispose.Examinez avec le service juridique de votre organisation s’il est nécessairede prendre des assurances complémentaires.
Si des intervenants ou des artistes importants sont prévus, il peutégalement être utile de prévoir une surveillance policière. Si voussouhaitez placer une signalisation, demandez-en l’autorisation à la policelocale. En cas de grand événement, la présence d’un service de secourstel que la Croix-Rouge peut aussi être obligatoire. Informez-vous à cesujet.
A faire
• Faites une bonne analyse de l’objectif et du groupe cible. Ilsdéterminent le type d’événement que vous organisez.
• Un fil rouge renforce le message de votre événement.• Veillez à constituer une équipe multidisciplinaire. N’organisez pas
l’événement tout seul.• Commencez à temps. Pour les petits événements, 3 à 6 mois
suffisent. Pour les grands projets, la préparation peut commencer unan ou plus à l’avance. Faites un rétro-planning.
• La date et le lieu sont des étapes cruciales pour la suite despréparatifs de votre événement.
• Etablissez un programme varié mais pas trop chargé. Prévoyez unapogée.
• Prenez des arrangements concrets avec les intervenants/lesanimateurs.
• Prévoyez toujours des boissons et en-cas de qualité.• Evitez les mauvaises surprises en établissant un bon budget, et en
organisant un bon suivi budgétaire.• Attachez beaucoup d’importance à l’invitation. Elle donne la première
impression de votre événement.• Les autres moyens de communication ont aussi leur importance. Ils
influencent l’image et la qualité de votre événement.• Organisez une répétition générale pour les événements importants.• Veillez à disposer des permis, assurances et services de surveillance et
de secours nécessaires.
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3. Pendant l’événement
Le grand jour est enfin arrivé! Les invités sont là. Tout le travail accomplidurant des mois avec votre équipe d’organisation va porter ses fruits.
Une bonne feuille de route, un scénario parfait et des check-listscomplètes vous permettront de faire face. En tant qu’organisateur, vousn'êtes pas censé participer à la fête. Il vous faut rester alerte jusqu’à ladernière minute, car les choses peuvent "déraper" jusqu’au bout.
3.1. Feuille de route
Au chapitre 2, nous vous conseillions de dresser une liste d’actions aprèschaque réunion de l’équipe d’organisation. Cette liste d’actions se fait plusdétaillée à mesure que l’événement approche. Dans les semaines quiprécèdent l’événement, on ne parle plus de liste d’actions, mais de "feuillede route".
La feuille de route est une liste de tous les faits et arrangements pris dansle cadre de l’événement. Vous y faites figurer toutes les activités quidoivent encore avoir lieu, leur échéance, la personne responsable et leséventuels points d’attention liés à chaque activité.
Exemple de feuille de route
Echéance Activité Responsable Point d’attention
Vous pouvez organiser votre feuille de route chronologiquement ou parsujet, par exemple catering, décoration de la salle. Pour le Jour J, le plusutile est d’avoir une feuille de route chronologique. Décomposez autantque possible les activités, afin de ne rien oublier et afin que chacun sacheclairement ce dont il/elle est responsable.
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Il est judicieux de suivre la feuille de route une demi-heure en avance surle programme: si le premier intervenant commence à 11 heures, vérifiez à10h30 s’il est présent dans la salle, s’il a son micro ou si sa présentationest prête sur l’ordinateur, etc. La feuille de route est votre point de repère,votre fil rouge. Elle vous aidera à garder la tête froide et à rester calmependant les jours et les heures qui précèdent l’événement.
Veillez à ce que toutes les personnes qui contribuent activement à votreévénement reçoivent une copie de la feuille de route. Insérez égalementdans la feuille de route une liste des numéros de téléphone de toutes lespersonnes concernées, des numéros de GSM de préférence. Les numérosde la police, des pompiers, de l’hôpital le plus proche, d’un service detaxi, … peuvent également s’avérer utiles.
3.2. Scénario
Dans le scénario, il faut détailler ce qui se passera sur la scène. Qui serasur le podium, quand et pour quoi faire? Quels moyens techniques sontnécessaires: lumière, son, présentation PowerPoint, etc.?
Exemple de scénario
Heure Heure Action Qui Matériel technique: Remarquede début de fin son, vidéo, ppt, …
Parcourez le scénario au préalable avec les personnes chargées du son, dela lumière, etc. De la sorte, vous vous assurerez qu’ils ont tout compris etque chacun sait ce qu’il doit faire et à quel moment.
3.3. Check-lists
Avec une bonne feuille de route et un bon scénario, vous êtes fin prêtpour votre événement.
Pour vérifier si vous n’avez rien oublié, vous pouvez encore parcourir leslistes de contrôle ci-dessous. Elles concernent la journée de montage et leJour J.
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Retenez la règle d’or suivante: ne partez pas du principe que quelquechose est fait, vérifiez si c’est fait!
3.3.1. Journée de montage
• Organisez un dernier briefing avec les membres de l’équiped’organisation
• Préparez l’aménagement de la salle et du podium• Donnez déjà le matériel visuel et sonore à la régie• Passez le scénario en revue avec la régie• Organisez une répétition générale• Placez la signalisation dans la salle• Décorez la ou les salle(s)• Installez les plantes et les fleurs• Préparez le vestiaire• Installez le comptoir d’accueil et déposez-y déjà tout le matériel
nécessaire (badges, fardes, gadgets, …)• Vérifiez si les cadeaux destinés aux intervenants sont déjà arrivés• Contrôlez si les toilettes sont en ordre et si tout le matériel nécessaire y
est présent (papier de toilette, savon, essuie-mains, …)• Contrôlez l’accessibilité des lieux.
3.3.2. Jour J
• Organisez un briefing avec les hôtes/hôtesses et les responsables desparkings: ce qu’ils doivent faire, quand, … Donnez-leur aussi desinformations telles que l’emplacement des toilettes, du vestiaire, desdifférentes salles, … Les hôtes et hôtesses seront le premier point decontact de vos invités
• Contrôlez le podium: boissons, pupitre, micros, …• Placez des cartons sur les places réservées dans la salle• Contrôlez la décoration de la salle• Placez les cadeaux destinés aux orateurs à proximité du podium• Placez la signalisation en dehors de la salle• Contrôlez la signalisation dans la salle• Vérifiez si les badges sont rangés par ordre alphabétique • Vérifiez si les fardes sont prêtes • Vérifiez si les hôtes et hôtesses sont prêts au comptoir d’accueil• Contrôlez l’espace d’accueil des VIP, des artistes, de la presse, …• Préparez les fardes de presse pour les journalistes• Contrôlez l’arrangement des tables, les menus, …
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• Accueillez et recevez les intervenants. Parcourez encore brièvementavec eux les points importants de la journée
• Contrôlez le catering pour les artistes et les intervenants• Contrôlez le catering pour les invités• Contrôlez régulièrement les divertissements pendant l’événement: le son
est-il optimal, la lumière est-elle OK, …
A faire
• Veillez à fournir à tous les membres de l’équipe d’organisation unefeuille de route avec une liste de numéros de téléphone.
• Etablissez un scénario détaillé que vous passerez en revue avec larégie.
• Ne partez pas du principe que quelque chose est fait, vérifiez!• En tant qu’organisateur, vous n’êtes pas censé participer à
l'événement. Vous devez rester alerte jusqu’à la dernière minute. Leschoses peuvent "déraper" à tout moment.
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4. Après l’événement
Quand les portes de l’événement se referment, le travail n’est pas terminé.Les invités sont partis certes, mais il vous reste encore du pain sur laplanche: vider la salle, payer les factures, traiter les formulairesd’évaluation, etc. Souvent, la phase de suivi et l’évaluation sont bâclées.Pourtant, ces dernières étapes peuvent vous fournir des informationscruciales pour le succès de votre prochain événement.
4.1. Démontage et suivi
Tout ce que vous avez installé sur les lieux, comme le vestiaire, lepodium, la décoration, etc. doit être démonté. Tous les gadgets, les fardeset les brochures que vous n’avez pas distribués doivent être ramenés aubureau. Prévoyez du personnel en suffisance pour assurer ce démontage.Prévoyez également le nécessaire pour le transport du matériel. Avertissezaussi les fournisseurs externes à ce sujet. Le plus souvent, le démontagedoit se faire le jour même. Si vous ne le faites pas ce jour-là, il y aura unsurcoût pour la location des lieux. Pensez-y à l’avance et réservez la salleun demi-jour supplémentaire si nécessaire.
Le plus rapidement possible, envoyez un mot de remerciement à toutesles personnes qui ont collaboré à l’événement: les collègues, lespartenaires externes, les intervenants, … Un "merci" ne coûte rien et faittoujours plaisir! Vous pouvez ainsi espérer pouvoir à nouveau faire appel àeux à l’avenir. Pour l’équipe d’organisation, vous pouvez éventuellementorganiser une réception ou un dîner. Invitez la direction à remercier elle-même l’équipe d’organisation. C’est toujours très apprécié.
Contrôlez et payez les dernières factures. Si vous n’êtes pas satisfait desproduits ou services d’un fournisseur, rédigez une lettre de plainte et faitesadapter la facture. Vous pourrez ensuite clôturer votre budget, encalculant éventuellement le coût par participant.
Classez et archivez tous les documents, feuilles de route, contrats etfactures. Ils pourront en effet vous être utiles pour un prochainévénement.
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4.2. Communication
Le travail de communication se poursuit après l’événement.
Si votre événement avait "valeur d’actualité", envoyez un communiqué depresse une fois l’événement terminé. Mentionnez-y les coordonnées d’unepersonne de contact que les journalistes pourront solliciter pour obtenirdes informations complémentaires. Faites un récapitulatif de tous lesarticles qui sont parus dans la presse. Le nombre d’articles et leur tonconstituent déjà un premier input pour l’évaluation.
Si vous avez organisé un congrès ou une journée d’étude, vous pouvezenvoyer une farde de documents aux personnes qui n’étaient pasprésentes. Vous pouvez également placer tous les documents et lesprésentations sur le site web afin que chacun puisse y avoir accès.Attention au copyright: pour publier un texte sur votre site web, vousdevez avoir l’autorisation écrite de l’auteur.
Publiez un article sur l’événement dans le journal du personnel de votreorganisation, sur l’intranet, sur le site web, … C’est agréable pour lespersonnes qui étaient présentes mais aussi pour celles qui ne l’étaientpas. Vous pouvez aussi utiliser les canaux de communication internespour remercier une nouvelle fois les collaborateurs qui ont participé àl’événement.
Faites développer les photos prises. Si vous filmez certaines parties del'événement, vous pouvez réaliser un montage. Les photos et les filmspeuvent aussi se retrouver sur le site web.
Vous pouvez envoyer aux participants un compte rendu de l’événementqu’ils pourront garder en souvenir. Ce compte rendu peut se présentersous différentes formes: un recueil de toutes les présentations, unreportage photo ou un petit journal spécial sur l’événement, avec desarticles de fond, des interviews et des illustrations.
4.3. Evaluation
La dernière étape de votre événement est l’évaluation. Le nombre departicipants présents (par rapport au nombre d’inscriptions), votre propresentiment, les réactions reçues pendant l’événement, l’attention desmédias, … constituent les premiers inputs pour votre évaluation.Complétez ces informations par une évaluation plus structurée.
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Vous pouvez travailler avec un formulaire d’évaluation à faire compléterpar les participants à la fin de l’événement. Vous trouverez au chapitre 7des exemples de formulaires d’évaluation. Vous pouvez aussi organiserune enquête par téléphone quelques jours après l’événement. Pour plusd’informations sur les méthodes d’évaluation, consultez la COMMCollection n°15 "Evaluer des actions de communication".
Planifiez toujours une réunion d’évaluation avec les principaux acteurs: ledonneur d’ordre, l’équipe d’organisation, les partenaires externes, … Lespoints suivants peuvent y être abordés:
• les objectifs ont-ils été atteints? Pourquoi?• qu’est-ce qui s’est bien passé? Pourquoi?• qu’est-ce qui s’est mal passé? Pourquoi? Comment aurait-on pu l’éviter?• qu’est-ce qui peut être amélioré pour la prochaine fois? Quels
enseignements tirer?
Les trois dernières questions peuvent se poser pour chaque partie del’événement: la préparation, l’événement et le suivi et l’évaluation.
Reportez tous les éléments de l’évaluation dans un rapport, les pointsnégatifs aussi bien que les points positifs. Un bon rapport d’évaluation estune source d’informations pour vous-même, pour les collèguesorganisateurs et pour l’organisation. Il vous aide à vous améliorer dansl’organisation d’un prochain événement. Faites parvenir ce rapportd’évaluation aux membres de l’équipe d’organisation ainsi qu’à ladirection.
A faire
• Prévoyez du personnel en suffisance pour le démontage.• Conservez tout: feuille de route, évaluation, budget, … Ce sont des
informations utiles pour un prochain événement.• Communiquez: communiqué de presse, rapport, …• Réalisez une évaluation structurée avec toutes les parties concernées.
Soyez également attentifs aux choses qui se sont bien déroulées.
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5. Fiches pratiques
Cette partie comprend des fiches pratiques pour l’organisation de 4 typesd’événements que l’on rencontre souvent au sein de l’administrationfédérale:
• un stand de salon/foire/bourse (5.1)• une conférence de presse (5.2)• une fête du personnel (5.3)• une journée d’étude/un séminaire (5.4)
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5.1. Stand de salon
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35
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36
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41
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fr 2
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42
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nes
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voye
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, …
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 42
43
Prév
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 43
44
• Ve
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Veill
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i sur
vot
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Suiv
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uatio
n•
Faite
s un
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s ar
ticle
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suite
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fére
nce
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(cfr 4
.)Ve
illez
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er u
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e, m
ais
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i qua
litat
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artic
les,
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icle
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f, né
gatif
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.•
Si v
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équi
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anis
atio
n.
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 44
45
5.3 Fête du personnelO
bjec
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Ras
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e, v
oire
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tout
e un
e or
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satio
n, p
eut
avoi
r tr
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(cfr 2
.1.)
obje
ctifs
:•
fête
r un
évé
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(Sai
nt-N
icol
as,
Nou
vel A
n, …
)•
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ière
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er (
cfr
choi
x de
l’ac
tivité
).
Gro
upe
cibl
eIl
faut
pré
cise
r, dè
s le
dép
art,
si:
(cfr 2
.1.)
• le
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tivité
s s’
adre
ssen
t un
ique
men
t au
x co
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urs
• le
s fa
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ipen
t au
ssi.
La t
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si,
dès
que
l’on
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grou
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Q
uel q
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endr
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âge,
les
aspe
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ées,
…),
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il s’
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d’un
e si
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e fê
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cfr
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x de
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tivité
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ix d
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Cho
isis
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une
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ui p
eut
se d
éclin
er s
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 45
46
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 46
47
Equi
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Les
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.4.)
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 47
48
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 48
49
• So
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ivité
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(cfr 2
.9.)
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nnel
(c
fr 4
.)
• Pr
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t.
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 49
5.4. Journée d’étude/séminaire
50
Obj
ectif
Les
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ctifs
d’u
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.1.)
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es,
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chir,
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inis
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(cfr 2
.1.)
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.
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ou
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lète
bie
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con
tenu
de
votr
e jo
urné
e d’
étud
e. C
e th
ème
(cfr 2
.2.)
pour
ra ê
tre
utili
sé p
our
l’inv
itatio
n, la
déc
orat
ion,
les
gadg
ets,
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Cel
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tre
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valu
e.
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stitu
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orga
nisa
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gani
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nre
spon
sabi
lité
délim
itée.
Dan
s to
us le
s ca
s, v
eille
z à
dési
gner
un
(cfr 2
.3.)
resp
onsa
ble
“log
istiq
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qui
se
char
gera
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ent
de l’
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pem
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, et
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rgan
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min
imum
. Fa
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un b
on r
étro
(cfr 2
.4.)
plan
ning
.
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 50
51
Dat
e et
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Dat
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fr 2
.5.)
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’eux
.•
Vérif
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s’il
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• Ev
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pério
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Les
jour
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doi
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sem
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. Ev
itez
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ts e
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aine
et
les
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• Il
peut
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• O
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Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 55
56
6. Conclusion
Chaque chapitre se terminant déjà par quelques conseils, nous nouslimiterons dans cette conclusion à six règles pratiques à appliquer pourfaire de votre événement une réussite.
1. De nombreux événements sont organisés. N’organisez pas unévénement juste pour l’organiser et y participer. Réfléchissez toujoursbien à l’objectif. Quel est le résultat que voulez-vous atteindre avecvotre événement?
2. Faites preuve d’originalité et de créativité. Prenez le temps de trouverun fil rouge. Utilisez ce fil rouge tout au long de l’événement et de sespréparatifs: depuis l’invitation jusqu’à la décoration de la salle. Soyezcréatif également dans le contenu de votre programme.
3. Commencez à temps et établissez un planning réaliste. Ne sous-estimez pas les aspects logistiques de votre événement. Dès le début,veillez à avoir une idée claire du budget disponible.
4. Prévoyez toujours des en-cas et des boissons de bonne qualité. Si laqualité n’y est pas, cela s’en ressentira sur l’appréciation globale desinvités … quelle que soit la qualité du reste.
5. Soignez la communication jusque dans les moindres détails. Rédigezdès le départ un bon plan de communication.
6. Etablissez une feuille de route soignée et complète. Il s’agit du guidepratique de l’ensemble de l’équipe d’organisation. En réfléchissant àl’avance à tous les points d’attention, vous pouvez vous concentrer surla coordination durant l’événement.
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57
7. Annexes
Exemples de formulaire d'évaluation
1. Formulaire général2. Réunion du réseau COMMnet 8 mars 20073. 3ème Conférence belge sur la Qualité, 17 et 18 octobre 20054. Journée du Développement durable au SPF Santé publique, Sécurité de
la chaîne alimentaire et Environnement
1. Formulaire général
Formulaire d’évaluation Titre de l’événement(Orateur(s) - Date)
1. Quelle est votre impression générale de l’événement?O Très bonne O Bonne O Moyennement bonne O Mauvaise
Commentaires:....................................................................................
.........................................................................................................
2. Les exposés correspondaient-ils à vos attentes?O Tout à fait O En grande partie O Partiellement O Pas du tout
Commentaires:....................................................................................
.........................................................................................................
3. Exposés des orateurs: que pensez-vous de la structure et du contenu(citez nominativement les orateurs)?
O Très clair O Clair O Peu clair O Pas clair du tout
Commentaires:....................................................................................
.........................................................................................................
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 57
4. Exposés des orateurs: emploi de la langue (citez nominativement lesorateurs)?
O Très clair O Clair O Peu clair O Pas clair du tout
Commentaires: ...................................................................................
.........................................................................................................
5. Comment avez-vous trouvé la session questions-réponses?O Très intéressante O Intéressante O Peu intéressante O Pas intéressante du tout
Commentaires: ..................................................................................
.........................................................................................................
6. Comment avez-vous trouvé l’organisation (communication, salle,sandwiches, acoustique, …)?
O Très bonne O Bonne O Moyennement bonne O Mauvaise
Commentaires: ..................................................................................
.........................................................................................................
7. Avez-vous des suggestions à nous faire (ex. des sujets possibles)?
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
.........................................................................................................
Merci!
58
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 58
59
2. Réunion du réseau COMMnet 8 mars 2007
� � ☺
1. Etes-vous satisfait de cette réunion?
............................................................................... � � �
2. Les contenus des présentations étaient-ils intéressants?
Titre et orateur présentation 1 .................................... � � �
Titre et orateur présentation 2 .................................... � � �
3. Les présentations étaient-elles dynamiques?
Titre et orateur présentation 1 .................................... � � �
Titre et orateur présentation 2 .................................... � � �
4. Avez-vous acquis de nouvelles idées pour votre pratique quotidienne?
Titre et orateur présentation 1 .................................... � � �
Titre et orateur présentation 2 .................................... � � �
5. Autres remarques et/ou suggestions?
....................................................................................................
................................................................……………………………
....................................................................................................
....................................................................................................
Merci!
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 59
3. 3ème Conférence belge sur la Qualité, 17 et 18 octobre 2005
EVALUATION PROGRAMME I:CAF ET INSTRUMENTS DE QUALITE
Remettez ce formulaire complété aux hôtesses d’accueil, le mardi 18octobre, à l’issue de la conférence. Vous recevrez en remerciement uneclé USB contenant l’ensemble des présentations PowerPoint de laconférence, ainsi que la méthodologie CAF 2002 et la 2ème Etude surl’application du CAF dans les administrations publiques européennes.Merci de votre participation!
DONNEES PERSONNELLES
1. Je suis un(e)
� Homme/Femme politique� Fonctionnaire dirigeant(e)/manager public� Agent d’un service public� Responsable d’établissement scolaire� Enseignant(e)� Etudiant(e)� Consultant(e)� Académique� Représentant(e) d’un syndicat � Autre: précisez s.v.p. ....................................................
2. Je travaille pour le niveau de pouvoir suivant:
� Fédéral � Province� Communauté � Commune � Région � Autre
3. Je travaille dans une organisation comprenant:
� 1 à 49 membres du personnel� 50 à 200 membres du personnel� 200 à 499 membres du personnel� 500 à 999 membres du personnel� 1 000 membres du personnel ou plus
60
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 60
61
4. Je suis actif dans le domaine de la gestion de la qualité et/ou dudéveloppement de l’organisation depuis:
� < 1 an � 6-10 ans� 1-2 ans � > 10 ans� 3-5 ans � Non pertinent
5. J’ai participé aux Conférences Qualité précédentes:
� 1ère Conférence belge (2001)� 2 ème Conférence belge (2003)� 1ère Conférence européenne (Lisbonne, 2000)� 2ème Conférence européenne (Copenhague, 2002)� 3ème Conférence européenne (Rotterdam, 2004)� Non pertinent
6. J’ai participé à cette Conférence 2005 comme:
� Participant � Orateur à la séance plénière� Orateur dans la présentation d’une bonne pratique� Orateur pendant un infoshop� Président de programme
7. J’ai appris l’organisation de cette conférence par:
� Une invitation personnelle� l’Intranet de mon organisation� La revue du personnel de mon organisation� Une affiche� www.publicquality.be� 4Instance� P&O Horizon� Fedra� Un collègue� Autre: précisez s.v.p. ....................................................
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page 61
62
Nos symboles:Très insatisfait ��Insatisfait �Ni satisfait, ni insatisfait �Satisfait ☺Très satisfait ☺☺
IMPRESSION GENERALE
�� � � ☺ ☺☺ 1. Quelle est votre appréciation � � � � �
générale de la conférence?
2. La conférence a-t-elle répondu à vos attentes? � � � � �
3. Quelle est votre meilleure expérience durant la conférence?
........................................................................................................
LES SEANCES PLENIERESVotre impression sur les orateurs
�� � � ☺ ☺☺• Les présentateurs de la conférence � � � � �
• Elke Loeffler, Governance International � � � � �
• Ralph Heintzman, Fonction publique du Canada � � � � �
• Katju Holkeri, 4ème Conférence Qualité Européenne � � � � �
Autres remarques ...............................................................................
Votre impression sur le débat entre les ministres�� � � ☺ ☺☺
• Le thème du CAF comme fil conducteur du débat � � � � �
• La façon dont il a été mené par les modérateurs � � � � �
• La qualité de l’échange d’idées � � � � �
• La plus-value du débat pour vous-même � � � � �
• L’opportunité de sa reconduite dans la prochaine � � � � �conférence
Autres remarques ...............................................................................
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VOTRE PROGRAMME
PROGRAMME: CAF ET INSTRUMENTS DE QUALITE
1. Contenu des présentations�� � � ☺ ☺☺
Président de programme Willy De Weirdt � � � � �
Infoshop: L’auto-évaluation avec le CAF (J-M Dochot) � � � � �
BP: Exercice CAF et plan d’action: le développement � � � � �et la mise en œuvre d’un Balanced ScoreCard (SPP IS)
BP: Les Balanced ScoreCards du Service � � � � �public fédéral Mobilité et Transports
Infoshop: Plan de gouvernement électronique du � � � � �Ministère de la Communauté française: une application des Tableaux de bord prospectifs (JP Palante)
Infoshop: ISO 9001 et EFQM (M Gernaey) � � � � �
BP: Le processus central de l’AFSCA: de l’évaluation � � � � �du risque et de la programmation planifiée à l’exécution et au rapportage
Autres remarques ...............................................................................
2. Forme des présentations (façon de présenter, slides,…)�� � � ☺ ☺☺
Président de programme Willy De Weirdt � � � � �
Infoshop: L’auto-évaluation avec le CAF (J-M Dochot) � � � � �
BP: Exercice CAF et plan d’action: le développement � � � � �et la mise en œuvre d’un Balanced ScoreCard (SPP IS)
BP: Les Balanced ScoreCards du Service � � � � �public fédéral Mobilité et Transports
Infoshop: Plan de gouvernement électronique du � � � � �Ministère de la Communauté française: une application des Tableaux de bord prospectifs (JP Palante)
Infoshop: ISO 9001 et EFQM (M Gernaey) � � � � �
BP: Le processus central de l’AFSCA: de l’évaluation � � � � �du risque et de la programmation planifiée à l’exécution et au rapportage
Autres remarques ..............................................................................
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IMPACT SUR VOTRE TRAVAIL ET VOTRE ORGANISATION
1. Avez-vous acquis de nouvelles idées pour votre propre organisation, parexemple des bonnes pratiques ou des outils, que vous voudriez mettreen œuvre? � Oui � Non
Si oui, lesquelles ...........................................................................
2. Etes-vous entré en contact avec des participants que vous avezrencontrés à la conférence?� Oui � Non
3. CAFAvez-vous déjà utilisé l’instrument dans votre service?� Oui � NonSinon, comptez-vous l’utiliser d’ici un an?� Oui � Non
4. Autres instruments de qualitéEn avez-vous déjà utilisé dans votre service? Si oui, le(s)quel(s)?� EFQM� Balanced Scorecard� Enquête de satisfaction « usagers »� Enquête de satisfaction « personnel »� Amélioration des processus� Stratégie et planification� AutreLequel? .......................................................................................
5. Participeriez-vous à une 4ème Conférence sur la Qualité des Servicespublics en Belgique?� Oui � Non
6. Participeriez-vous à la 4th Quality Conference for PublicAdministrations in Europe (Finlande, 2006)?� Oui � Non
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ORGANISATION
�� � � ☺ ☺☺La brochure programme � � � � �
La façon de s’inscrire � � � � �
Le contact avec les organisateurs � � � � �
L’accueil � � � � �
La musique � � � � �
Le lunch 17/10 � � � � �
Le cocktail dînatoire 18/10 � � � � �
Le thème de l’affiche (parachutistes) � � � � �
La Ligue d’Impro � � � � �
Le site www.publicquality.be � � � � �
Le livre “175 ans au service de tous” � � � � �
Autres remarques ...............................................................................
Merci de votre participation!
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4. Journée Développement durable au SPF Santé publique,Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement
FORMULAIRE D’EVALUATION
Des idées à garder, d’autres à améliorer … Nous avons en tout cas besoinde vos commentaires pour une prochaine édition. Prenez donc 5 minutesde votre temps pour répondre à ces quelques questions. Pour chaquesujet, vous avez une échelle de cotation, ainsi que la possibilité d’ajouterdes remarques et suggestions:
0 1 2 3mauvais acceptable bien excellent
1. J’ai participé à la Journée du Développement durable: OUI/NON
Que pensez-vous de:
• L’organisation globale (en ce compris la préparation)0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• La communication (planning, qualité)0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• Les inscriptions (planning, qualité)0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
Remarques/Suggestions: ………………………………………………………
2. J’ai participé au petit déjeuner: OUI/NON
Que pensez-vous de:
• L’organisation 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
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67
• Le local 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• La qualité de la nourriture 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
Remarques/Suggestions: ………………………………………………………
3. J’ai participé à une des promenades: OUI/NON
Spécifiez le n°................................
Que pensez-vous de:
• L’activité (impression générale) 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• La qualité du guide 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• L’ambiance dans le groupe 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
Remarques/Suggestions: ………………………………………………………
4. J’ai participé au buffet: OUI/NON
Que pensez-vous de:
• L’activité (impression générale) 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• Le local 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
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• Les boissons 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• La nourriture 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
• La musique 0 1 2 3
mauvais acceptable bien excellent
Remarques/Suggestions: ………………………………………………………
5. A propos du développement durable
a) Parmi les mots suivants, lequel évoque, pour vous, le plus ledéveloppement durable (entourez 1 choix) :
ENVIRONNEMENT – SOLIDARITE – SOCIAL – ENJEUX ECONOMIQUES –
AMUSEMENT – GENERATIONS – MONDE – EQUITE – CLIMAT - RECYCLAGE
b) En une phrase (‘slogan’), dites ce que vous avez retenu de la Journéedu Développement durable :
…………………………………………………………………………………
……….........................................................................................…
6. Parmi les activités organisées en marge de la Journée duDéveloppement durable, que pensez-vous de la collecte au profit desPetits Riens
� Je trouve que c’est une bonne initiative� Je trouve que c’est inutile� Je n’ai pas d’avis sur la question
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7. Mon avis sur une prochaine programmation:
� Je suis d’accord de programmer le même type de journée� Je préférerais revenir à la formule d’une journée uniquement
sportive� J’ai davantage apprécié la Journée Santé 2005 basée sur un
questionnaire-découverte de la ville
Remarques/Suggestions: ………………………………………………………
8. Avez-vous d’autres idées d’activités pour une prochaine journée?
……………………………………………………………………………..……
………………………………………………………………………………..…
………………………………………………………………………………..
9. Sur le principe, je suis volontaire pour participer de plus près àl’organisation d’un tel événement: OUI/NON
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8. Bibliographie
Bouman, J., Het organiseren van bedrijfsevenementen – een praktischehandleiding, Kuwer, 2002
Delecourt, N., Happe-Durieux, L., Comment organiser un événement,Editions du puits fleuri, 2001
du Moulin de Labarthète, A., La communication événementielle, Leséditions Demos, 2001
SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°12 "Etablir le plan decommunication d’un projet", 2006, www.p-o.be > Information générale> Publications
SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°14 “Communiquerdurablement”, 2006, www.p-o.be > Information générale > Publications
SPF Personnel et Organisation, COMM Collection n°15 “Evaluer desactions de communication”, 2006, www.p-o.be > Information générale >Publications
Kaarsgaren, L., Zakelijke evenementen – vormgeving en organisatie vanpersoneelsfeest tot conferentie, Pearson Education Benelux, 2003
Tissoires, D., Guide pratique à l’usage des organisateurs de colloques,journées d’étude, séminaires, …, Editions du puits fleuri, 2002
Toerisme Vlaanderen, Veel volk en mooi weer! - Draaiboek voor eengeslaagd evenement, 2007, www.toerismevlaanderen.be
Verhaar, J., Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak vanevenementen, Boom, 2004
www.france-congres.org/index.htmwww.congres-saint-etienne.com/pdf/Guide-Organisateur.pdfwww.eventsplanet.comwww.eventnet.bewww.agjpb/publicaties.php > Hoe organiseer ik een persconferentie?
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SPF Chancellerie du Premier MinistreDirection générale Communication externeRue de la Loi 16 1000 BruxellesTél.: 02/501.02.11E-mail: [email protected] www.belgium.be
SPF Personnel et OrganisationDirection générale Communication interneRue de la Loi 511040 BruxellesTél.: 02/790.58.00E-mail: [email protected]
Editeur responsable: Jacky Leroy • rue de la Loi 51 • 1040 BruxellesDépôt légal: D/2007/7737/27
Septembre 2007
Brochure COMM 16 F 8/29/07 6:22 PM Page d