Curso-Taller

SUPERVISION

EFECTIVA

Grupo Integrado para el Desarrollo de la Empresa

Instructor: Roberto Benfele D.

Comprender el trabajo de supervisión para integrar el conocimiento, las técnicas, las destrezas administrativas, y la sensibilidad en las relaciones con los subalternos.

•Entender de que manera ven las personas su trabajo para poder crear y mantener condiciones que proporcionen la mayor satisfacción.

LA FUNCION DEL SUPERVISOR

Y SU IMPORTANCIA

Estar conscientes de la individualidad y las distintas necesidades de los trabajadores para motivarlos según sea el caso.

Reconocer el poder y la influencia del grupo para encausar su energía hacia fines productivos.

•Aceptar la existencia de conflitos y saber minimizarlos para crear un ambiente propicio.

OBJETIVO FUNDAMENTAL DE

LA FUNCION DEL SUPERVISOR

• Que cada miembro del equipo haga lo que tiene que hacer.

Que cada quien haga “bien” lo que tiene que hacer.

Que cada quien haga siempre “bien” lo que tiene que hacer.

Que cada quien haga cada vez “mejor” lo que tiene que hacer.

Que cada quien haga “a tiempo” lo que tiene que hacer.

CARACTERISTICAS

FUNDAMENTALES DE UN

SUPERVISOR ALTAMENTE

EFECTIVO

Habilidades comunicacionales

Potencial para el liderazgo

Facilidad para establecer buenas relaciones interpersonales

Ser organizado y ordenado

Capaz de influir positivamente

Capacidad para analizar, razonar y tomar decisiones

Conocimiento y habilidades técnicas para el trabajo

Ser proactivo, creativo y tener iniciativas

Poseer formación sobre técnicas para supervisar

EL FORTALECIMIENTO DE

COMPETENCIAS PARA LA

SUPERVISION

HABILIDADES COMUNICACIONALES

Barreras idiomáticas

Diferencias educacionales

Actitudes de las segundas personas

MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA EJERCER LA FUNCION DE SUPERVISOR

Comunicación directa individual (person to person)

Comunicación indirecta individual ( A traves de terceros)

Comunicación directa grupal (Reuniones, mesas de trabajo, entrenamiento)

Demostración directa ( Mostrar personalmente)

Demostración indirecta ( Mostrar a traves de terceros)

Comunicación por escrito Comunicación telefónica

POTENCIAL PARA EL LIDERAZGO

Don de mando

Capacidad de persuasión

Seguridad y Confianza en sí mismo

Coherente y consistente

CAPAZ DE INFLUIRPOSITIVAMENTE

Dando el buen ejemplo

Mostrando el optimismo

Siendo entusiasta

Siendo exigente y poco conformista

CAPACIDAD PARA ANALIZAR Y TOMAR DECISIONES

Ser detallista y no omitir en los analisis de hechos, fenómenos o situaciones

No aceptar como verdadero lo que no esta comprobado.

Trate de ir siempre a las causas y no los síntomasNo demore la decisión por temor a equivocarse o a

las posibles efectos de su decisión.

CONOCIMIENTO DEL TRABAJO

El conocimiento que debe tener un buen supervisor no solo se debe limitar a la habilidad teórica y práctica que este posee en relación a su

trabajo,sino también al conocimiento acerca de las características de aquellos que ejecutan las

tareas (subalternos) en terminos de destrezas, experiencias y preparación para las actividades

que realizan .

RELACIONES INTERPERSONALES

Ser justos y comprensivos

Flexible cuando se justifique

Solidarios

Amable y amistoso

ORGANIZADO Y ORDENADO

•Establecer el alcance del plan.

•Determinar los objetivos fundamentales.

•Definir políticas y estrategias a seguir.

•Identificar actividades y diseñar procesos.

•Asignar responsabilidades segun funciones.

SER PROACTIVO, CREATIVO Y TENER INICIATIVA

Todo supervisor debe enriquecercontinuamente su espíritu

proactivo a los fines de proponer, sugerir y hacer continuamente planteamiento

que representen nuevos aportes.

FORMACION SOBRE TECNICAS DE SUPERVISION

Técnicas para motivar a los subalternosTécnicas para delegar funciones

Técnicas para administrar el tiempoTécnicas para asignar responsabilidades

Otras técnicas

CONSIDERACIONES PARA UN BUEN USO

DE LAS TECNICAS DE SUPERVISION

MOTIVECE A USTED MISMO

•Escoja un objetivo que quiera y desee alcanzar.

•Señale las fuerzas que lo impulsen a cambiar.

•Identifique las limitantes existentes

•Trate de coordinar ambas fuerzas tratando que las impulsadoras superen a las limitantes.

MOTIVE A SUS SUBORDINADOS

Según los expertos los factores motivadoresde un individuo dentro del ámbito laboral

pueden ser y de hecho son de distinta naturaleza

COMO ADMINISTRAR EL TIEMPO

RECOMENDACIONES1) Haga una lista de sus metas a corto y mediano

plazo (6 meses)2) Ordene las metas en orden de prioridades.

3) Haga una lista diaria de lo que va hacer. Mantenga siempre una sola lista.

4) Clasifique sus prioridades asignándole una (A) a la más importante (B) a la medianamente importante y

(C) a la menos importante.5) Aplique el Principio de Pareto 20/80 (A = 20 /B=80)

IMPLICACIONES DEL MAL USO DEL TIEMPO

La mala utilización del tiempo genera diversas situaciones que debemos controlar.

¿COMO SABER CUANDO SUFRIMOS DE PRESION EN EXCESO?

Si usted responde afirmativamente alguna de estas preguntas seguramente sufre de dicha tensión:

Preguntas para medir la tensión laboral:

• ¿ Se esta volviendo irritable y le molestan cosas nuevas del personal subalterno?

• ¿Le aquejan ciertas molestias físicas como insomnio, dolores en el cuello o espalda, migraña etc.?

• ¿Esta adquiriendo hábitos indeseables tales como comer, fumar o tomar mucho?

• ¿Se le pierde continuamente las cosas personales (llaves, anteojos, bolígrafos, carteras, teléfono celular)?

¿CUAL PODRIA SER EL ORIGEN DE LA TENSION?1) El ambiente laboralEsto incluiría cosas típicas de la práctica cotidianacomo podría ser:- La situación de una maquinaria que no funciona correctamente.- El eventual incumplimiento de la entrega por parte de un proveedor. - La poca colaboración del equipo en momentos cruciales. - La excesiva exigencia por parte del jefe inmediato.

2) Usted mismo.Aquí podrían estar presente factores como:- Pérdida de confianza en sí mismo- Exceso de sensibilidad ante las críticas u observaciones- Dudas sobre su capacidad para lograr

hacer las cosas - Temor al fracaso.

3) Las relaciones interpersonalesEstas combinan los elementos críticos de las anteriores fuentes de presión por cuanto las actividades de trabajo suponen algún grado de interrelación con otras personas o unidades y en este sentido la conducta del supervisor será crucial.

¿COMO ALIVIAR LA TENSION?

•Elimine la ambigüedad de los resultados del trabajo que le solicitan.

•Asegure la obtención de los recursos necesarios para el cumplimiento de su función.

•Resuelva aquellas situaciones en donde se producen órdenes cruzadas y a veces contradictorias provenientes de instancias diferentes.

COMO DELEGAR FUNCIONES

•Analice sus tareas e identifique aquellas que una vez liberadas no proporcionan tiempo adicional.

•Seleccione a la persona para realizar la tarea.

•Pida un feedback para asegurarse que todo esté claro.

•Dele al subalterno la oportunidad de hacer preguntas.

•Permita que el empleado seleccionado tenga libertad para ejercer su nueva tarea durante unos cuantos días.

COMO ASIGNAR RESPONSABILIDADES

Selecione la persona más adecuada para la tarea según sus habilidades y destrezas.

Evalue las competencias existentes en la persona e identifique sus posibles potencialidades y fortalezas así

como también posibles debilidades.Tenga cuidado de no asignar cargas de trabajo por

encima de las capacidades del trabajador.Una vez asignada la nueva responsabilidad hágale saber

al trabajador que se encuentra en período de prueba.

LA AUTORIDAD COMO ELEMENTO CLAVE PARA CONDUCIR EL EQUIPO

LIMITES DE AUTORIDAD

ALTO (Autoridad completa)El supervisor puede tomar decisiones inherentes al cargo que ocupa y dentro del ámbito de su función sin consultar a ningún superior.que ocupa.

MEDIO ( Autoridad relativamente limitada)El supervisor está facultado para actuar y tomar decisiones sólo en algunas situaciones inherentes a su cargo, pero para el resto de las cosas del cual también es responsable, este debe consultar y esperar instruciones de instancias superiores.

BAJO ( Autoridad limitada)El supervisor no puede tomar ninguna decisión ni adelantar acciones sin autorización, a pesar de estar

actuando dentro del ámbito de su función y del cargo

LA SUPERVISION

EN ACCION

-Coloque los objetivos a alcanzar como el norte de la actividad a realizar.

-Canalize la energía del equipo hacia la búsquedad de -logros concretos relacionados con sus propias metas.

-Suministre continuamente una buena dosis de ánimo -y optimismo.

-Mantenga siempre los intereses de su organización por sobre sus propios intereses.

-Diseñe los procesos de manera coherente y asegúrese que cada actividad a ejecutar responda a una acción previamente planificada.

-Establezca pautas para coordinar el trabajo de su -equipo con los equipos de otras áreas funcionales.

-Seleccione los indicadores para evaluar y medir los resultados de su plan de acción y descarte o elimine aquellas alternativas que no contribuyan ni aportanbeneficios para los fines particulares de su funcióny para los objetivos generales de la organización.

- Desarrolle su capacidad y disposición para enseñar.

Gracias por su Atención...

Curso-Taller

PREPARACION

PARA

SUPERVISORES

Grupo Integrado para el Desarrollo de la Empresa

Instructor: Roberto Benfele D.