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Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 1 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017
Die wichtigsten Eckpunkte zu den GoBD mit Hinweisen zu den Registrierkassen
Inhalt
1. Wichtige Eckpunkte zur Archivierung von Daten und elektronischen Belegen
im Sinne der GoBD .......................................................................................................................... 2
1.1. Im Unternehmen eingehende Belege ................................................................................................ 2
1.2. Im Unternehmen mittels Softwareprogrammen (ERP Systeme) erzeugte Daten ...................... 3
1.3. Word und Excel im Sinne der GoBD ................................................................................................. 4
2. Wichtige Eckpunkte - die Verfahrens- und Ablaufdokumentationen / das interne
Kontrollsystem / Datensicherung .................................................................................................. 5
2.1. IKS – internes Kontrollsystem ............................................................................................................. 5
2.2. Datensicherheit ..................................................................................................................................... 5
2.3. Verfahrensdokumentationen ............................................................................................................... 5
3. Wichtige Eckpunkte - Die GoBD und Ihre laufende Buchhaltung ............................................. 7
3.1. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Unternehmen ......................................... 7
3.2. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Steuerberater ........................................ 7
4. Wichtige Eckpunkte – die Unveränderbarkeit von Buchungen ................................................. 9
4.1. Buchungen und Eingaben ................................................................................................................... 9
4.2. Stammdaten .......................................................................................................................................... 9
5. Wichtige Eckpunkte - Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017 ............................... 10
5.1. Allgemein zu dieser Vorschrift .......................................................................................................... 10
5.2. Welche Betriebe können eine Befreiung erlangen? ...................................................................... 11
5.3. Welche Betriebe können sich nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht ab dem
01.01.2017 befreien lassen: .............................................................................................................. 12
5.4. Informationen und Beispiele..................................................................................................... 13
6. Wichtige Eckpunkte zu den Registrierkassen ........................................................................... 15
7. Wichtige Eckpunkte – Was sind Vor- und Nebensysteme? ..................................................... 17
8. Fazit – Warum ist das alles so wichtig? ...................................................................................... 18
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1. Wichtige Eckpunkte zur Archivierung von Daten und elektronischen Belegen
im Sinne der GoBD
Kein Problem in der Praxis stellen üblicherweise Finanzbuchhaltungsprogramme dar. Diese
speichern die Buchungsdaten bereits seit 2002 im sogenannten GDPdU-Format und können für
Zwecke der Betriebsprüfung ausgegeben werden. Sind elektronische Belege an den Buchungen
angehängt, so werden diese ebenso an die Finanzverwaltung mit ausgegeben.
Wie verhält es sich aber bei ERP-Systemen, Faktura-Programmen oder digitalen Belegen?
Es existiert eine im System abgespeicherte Rechnungs-Vorlage zur Rechnungsstellung in Word
oder Excel. Wird eine Rechnung mit einer Word- oder Excel-Vorlage erstellt, ausgedruckt und in
Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, dann handelt es sich um eine Rechnung in
Papierform, die in Papierform aufbewahrt werden muss und darf.
Wird diese Rechnung zusätzlich oder anstatt dem Papierausdruck abgespeichert, liegt ein digitaler
Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.
1.1. Im Unternehmen eingehende Belege
Im Unternehmen gehen Papierbelege, E-Mail mit angehängten Rechnungen ein, es werden Belege
von Plattformen, wie beispielsweise von Amazon, downgeloaded oder es werden Papierbelege zur
weiteren Verarbeitung gescannt.
Auch weiterhin ist es zulässig, dass eingehende Papierbelege vollständig in „Papierform“
abgelegt und aufbewahrt werden. Es besteht keine Pflicht zur Digitalisierung.
Für die Digitalisierung gilt Folgendes:
Per Post oder E-Mail eingehende Belege, die zur digitalen Speicherung gescannt werden und nicht
an die Buchung / Finanzbuchhaltung angehängt werden:
Eine Speicherung dieser Daten beispielsweise im Windows Explorer (Dateiform) genügt nicht
den Anforderungen der GoBD an die revisionssichere Speicherung. Diese Daten können
beispielsweise gelöscht werden.
Ein Ausdruck einer per E-Mail eingegangenen Rechnung erfüllt nicht die Voraussetzung der
GoBD. Die elektronische Rechnung ist in dem Format aufzubewahren, wie diese
eingegangen ist.
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Die E-Mail als solche, nämlich als reiner „Briefumschlag“ ist nicht aufbewahrungspflichtig.
Eine E-Mail ist dann aufbewahrungspflichtig, wenn in der E-Mail selbst Inhalte mit steuerlicher
Relevanz enthalten sind. Dies kann beispielsweise bei einem Schriftwechsel über eine
Rechnungskorrektur der Fall sein.
Per Post oder E-Mail eingehende Belege, die zur digitalen Speicherung gescannt werden und an
die Buchung / Finanzbuchhaltung angehängt werden:
Wird das ersetzende Scannen betrieben und die Belege werden dem Buchungssatz in der
Buchhaltung „angehängt“ – so findet in aller Regel eine revisionssichere Speicherung der Daten
in einem Archivsystem statt. Die Papierbelege dürfen vernichtet werden.
Für beide Varianten ist zwingend ein Archivsystem einzurichten. Mit dem Archivsystem und dem
ersetzenden Scannen müssen sogenannte Verfahrens- und Ablaufdokumentationen erstellt
werden. Im Ergebnis muss beschrieben werden – wer wann was an Tätigkeiten verrichtet, dass ein
Abgleich der gescannten Belege mit dem Papierbeleg vorgenommen wird und das entsprechende
Sicherheitsvorkehrungen gegen Verlust, Löschung oder Fehler getroffen werden.
1.2. Im Unternehmen mittels Softwareprogrammen (ERP Systeme) erzeugte
Daten
Hier ist darauf zu achten, dass alle eingesetzten Softwareprogramme wie ERP-Systeme,
Hotelverwaltungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssystem den GoBD
entsprechen und damit die Daten fiskalfähig gespeichert sind sowie einen Zugriff möglich
machen. Hier gibt es bei auf dem Markt erhältlichen Programmen nach wie vor Lücken in der
Speicherung oder dem Datenzugriff. Daher muss der Unternehmer direkt bei seinen Herstellern
anfragen, denn gesetzliche Zertifikate gibt es (noch) nicht.
DER TIPP - Werden Schriftwechsel, E-Mails, Angebote, Rechnungen usw. in der ERP-Software
erzeugt und dort in elektronischer Form vorgehalten, so kann nur dringend zur einer Anbindung
an ein gängiges revisionssicheres Archivierungssystem bzw. DMS-System geraten werden.
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1.3. Word und Excel im Sinne der GoBD
Bei der Rechnungsstellung mittels Word oder Excel - liegt eine elektronische Rechnung vor, die
dem Grundsatz der Unveränderbarkeit unterliegt. Dies ist dann der Fall, wenn mittels einer Vorlage
die Rechnung geschrieben wird und je Kunden auch gespeichert wird.
Eine Ausnahme besteht nur, wenn mittels der Vorlage eine Rechnung geschrieben und gedruckt
wird – diese Datei aber nicht gespeichert wird. Es ist also nur die Vorlage gespeichert, die für jede
Rechnung überschrieben wird. Dies dürfte die Ausnahme darstellen.
Ist die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die Online-Archivierung
wirklich der einzige Weg, die Unveränderbarkeit sicherzustellen?
Laut den GoBD genügt die Speicherung von digitalen Belegen in einem normalen Dateisystem
nicht. In einem (Windows) Dateimanager kann eine unveränderbare Historisierung nicht hergestellt
werden. Dies kann auch nicht durch die Einrichtung von Berechtigungen umgangen werden, da der
Administrator selbst immer löschen und verändern könnte. Die Ablage der elektronischen Belege
muss daher zwingend in einem DMS erfolgen, was die Unveränderbarkeit und Historisierung
garantiert.
Wird eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem „File-System“ gespeichert, so gilt sie als
elektronisches Dokument, welches unveränderbar gespeichert werden muss. Auf den weiteren
Verfahrensweg – per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.
Zu der Frage, ob dieses System in der Hard- und Software des Anwenders oder in einer Cloud-
Lösung implementiert wird, treffen die GoBD keine Aussage. Jedoch ist auch bei Cloud-Lösungen
darauf zu achten, dass diese Daten 10 Jahre lang vollständig verfügbar sind. Es gelten hierbei die
gleichen gesetzlichen Vorschriften wie bei im Haus gespeicherten Daten, auch was den Schutz vor
Verlust oder Vernichtung betrifft.
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2. Wichtige Eckpunkte - die Verfahrens- und Ablaufdokumentationen / das
interne Kontrollsystem / Datensicherung
2.1. IKS – internes Kontrollsystem
Um alles „richtig“ zu machen, hat der Unternehmer Kontrollen einzurichten, durchzuführen und zu
protokollieren. Im Wesentlichen handelt es sich um:
Zugangs- und Berechtigungskontrollen – wer darf was, wie und wann?
Erfassungskontrollen und Verarbeitungskontrollen der tätigen Personen
Vorbeugung von bewussten und unbewussten Abänderungen von Daten, Programmen oder
Dokumenten – zum Beispiel: Wer darf stornieren?
Der Umfang eines IKS ist abhängig von der Größe und Struktur sowie der Ausrichtung des
Unternehmens – eine Analyse der Betriebsabläufe muss möglich sein.
2.2. Datensicherheit
Der Unternehmer ist verantwortlich, um seine IT vor Verlust, Vernichtung, Unauffindbarkeit oder
Diebstahl zu sichern. Hat der Unternehmer seine Daten nicht per Datensicherung gesichert, ist
das ein schwerwiegender formaler Mangel, der Sicherheitszuschläge bewirken kann.
Bei höherer Gewalt wie Hochwasser entscheidet der Einzelfall über die Folgen, also ob sich der
Unternehmer ausreichend abgesichert hat.
Das Finanzamt interessiert keine Zertifikate und Testate, der Unternehmer haftet aktuell für die
Fiskalfähigkeit und Datensicherheit.
2.3. Verfahrensdokumentationen
Verfahrensdokumentationen bilden den Aufbau, Ablauf und die Ereignisse des DV-Verfahrens und
sämtliche Handbücher im Allgemeinen ab. Diese Dokumentation umfasst in aller Regel:
Die Anwenderdokumentation muss alle Informationen enthalten, die für eine sachgerechte
Bedienung des DV-Systems erforderlich sind.
Die Technische Systemdokumentationen trifft Aussagen über Netzinfrastruktur, Software-
Standardkomponenten und individuelle Software
Die Betriebsdokumentation beschreibt Berechtigungen, Arbeitsabläufe, Datensicherungs-
verfahren, Verfahrens- und Freigabeverfahren
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Die hierfür zur Verfügung stehenden Mustervorlagen müssen auf die Abläufe und Bedürfnisse in
den Unternehmen individuell angepasst werden.
Einer Verfahrensdokumentation soll erhebliche Bedeutung beigemessen werden, da der Prüfer sich
damit in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können soll.
Für die Praxis gesprochen – das sind Unterlagen für die Prüferakte, die schlichtweg Fleißarbeit und
unliebsamen Papierkram bedeuten. Vorschriften zu Inhalt und Form gibt es aktuell nicht. Es ist auch
unklar, was geschieht, wenn diese Dokumente nicht vorhanden sind. Gerade in bargeldintensiven
Betrieben dürfte dies aber schwerwiegende Folgen haben. Dies gibt auch die aktuelle
Rechtsprechung wieder, wonach das Fehlen einer Bedienungsanleitung für eine Kasse ein
schwerwiegender formaler Mangel ist – Folge Sicherheitszuschläge.
Die Mustervorlage einer Verfahrensdokumentation und die Checkliste GoBD /
Verfahrensdokumentation Kasse finden Sie auf unserer Homepage im
Downloadbereich – Rubrik „GoBD“.
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3. Wichtige Eckpunkte - Die GoBD und Ihre laufende Buchhaltung
Die GoBD treffen nicht nur Aussagen darüber, wie Belege elektronischer Art vorgehalten werden
müssen, sondern auch darüber, wie die Buchhaltung beschaffen sein und vor allem in zeitlicher
Hinsicht erstellt werden muss.
Bislang konnten Sie als Unternehmer sagen – das macht der Steuerberater, „ich liefere nur Belege“.
Wobei auch bislang eine „willkürliche Belegsammlung“ nicht den gesetzlichen Anforderungen
entsprach und damit verworfen werden konnte.
3.1. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Unternehmen
Sinngemäß darf ein Beleg nicht zu lange in der Schwebe bleiben, also nicht der Buchhaltung
oder Verarbeitung zugeführt werden.
Daher muss die „Verarbeitung“ innerhalb von 10 Tagen erfolgen, durch Erfassung,
Nummerierung oder geordnete Belegablage. Letzteres dürfte der Praxisfall sein für
Unternehmen, die keine Buchhaltung im Haus führen.
Für Unternehmen, die selbst buchen gilt - alle Buchungen müssen nach den neuen GoBD zum
Ende des nächsten Monats festgeschrieben sein. Die gewährte Dauerfristverlängerung oder
die Quartalsbuchhaltung nimmt dabei keinen Einfluss.
Alternativ kann die Bereitstellung und Erfassung der Belege auf Portalen wie beispielsweise auf
DATEV Unternehmen online erfolgen. Es handelt sich hierbei um die Plattform zum
Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und unserer Kanzlei.
Die Kasse muss insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben immer täglich geführt werden.
Dies gilt für die offene Ladenkasse wie auch für elektronische Kasse- und Wiegesysteme.
Wird das Belegwesen nicht zeitnah geführt, gilt die Buchhaltung als formal nicht korrekt und kann
verworfen werden. Beispiel: Eine von Ihnen beanstandete Rechnung vom Mai wird erst nach
Einigkeit mit dem Lieferant im August in die Buchhaltung eingereicht.
3.2. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Steuerberater
Alle Buchungen müssen nach den neuen GoBD zum Ende des nächsten Monats
festgeschrieben sein. Dauerfristverlängerung oder Quartal nimmt dabei keinen Einfluss. Ob
dies praxisnah ist, sei aktuell dahingestellt. Im Ergebnis werden hier Gerichte über die
Zumutbarkeit und Machbarkeit entscheiden müssen.
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Der Steuerberater muss die Buchhaltung endgültig und damit unveränderbar festschreiben und
zuvor ordentlich erstellen, was bei einer „Schuhkartonbuchhaltung“ nicht möglich ist.
Es empfiehlt sich daher Belege soweit als möglich digital zu übermitteln, Vorerfassungssysteme
zu nutzen und Daten aus Vorsystemen mittels Schnittstellen in die Buchhaltung einzulesen.
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4. Wichtige Eckpunkte – die Unveränderbarkeit von Buchungen
4.1. Buchungen und Eingaben
Überall dort, wo elektronische Daten erfasst werden, müssen diese Daten „fiskalfähig“ erfasst
und festgeschrieben werden.
Dies bedeutet: Diese Buchungen, beispielsweise in einer Kasse oder in der Finanzbuchhaltung,
dürfen nicht veränderbar sein.
Natürlich muss trotzdem noch etwas korrigiert werden können, dies muss systemseitig aber
erkennbar und gespeichert werden. Tragen Sie in einem elektronischen Fahrtenbuch eine Fahrt
versehentlich mit 80 KM statt mit 8 KM ein, so muss die Ursprungseingabe festgeschrieben
sein. Mit der Korrektur wird die Zeile vorher erkenntlich durchgestrichen und es wird eine
Korrekturzeile eingefügt. Das ist fiskalfähig.
Buchungen in der Buchhaltung müssen festgeschrieben werden. Die Festschreibung hat bis
zum Ende des nächsten Monats, welcher der Buchung folgt, zu erfolgen. Eine Buchung für eine
Eingangsrechnung vom 03.05.2017 ist daher bis zum 30.06.2017 auf endgültig zu setzen.
Elektronische Registrierkassen müssen die erfassten Daten in unveränderbarer Form
speichern. Wir sprechen von Kassen mit „Datenhaltung“. Der Ausdruck eines Z-Bons
interessiert das Finanzamt nicht, sondern nur der Zugriff auf die elektronischen Kassendaten.
Das Entstehen der Buchung ist prüfungsrelevant, nicht der Ausdruck.
4.2. Stammdaten
Auch der Artikelstamm eines Kassensystems oder ERP Programmes muss eine Historie
abbilden. Es muss erkennbar sein, wann eine Preiserhöhung im Artikelstamm erfolgte, sich ein
Name oder eine Adresse im Lieferanten- oder Kundenstamm geändert hat.
In elektronischen Aufzeichnungssystemen (Kasse) sind die Benutzer mit Namen anzulegen, um
beispielsweise zu erkennen, wer etwas verändert oder korrigiert hat. Gleiches gilt auch für
Stornierungen in den jeweiligen System, vor allem in Registrierkassen.
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5. Wichtige Eckpunkte - Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017
5.1. Allgemein zu dieser Vorschrift
Zum 01.01.2017 wurden mehr oder weniger öffentlichkeitswirksam die Vorschriften zur
Einzelaufzeichnung gravierend geändert. Hierfür muss der entsprechende Gesetzestext zitiert
werden.
§ 146 Abs. 1 der Abgabenordnung - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für
Aufzeichnungen
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig,
zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich
festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei
Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.
Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des
§ 146a verwendet.
Die Aufzeichnungspflichten treffen Bilanzierende und Einnahme-Überschuss-Rechner
Die gesetzliche Neuregelung trifft damit vor allem Dienstleister, die bisher eine „offene Ladenkasse“
geführt und die Summe der Tageseinnahmen mittels Tageskassenbericht ermittelt haben. Sie sind
nunmehr ausdrücklich zur Einzelaufzeichnung jedes Umsatzes verpflichtet, ohne unter die enge
Ausnahmeregelung zu fallen.
In vielen Branchen ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse damit seit 01.01.2017 mit
erheblichen Risiken behaftet. Es wird daher der Einsatz fiskalfähiger Kassen dringend empfohlen.
Denn mit der Einzelaufzeichnungspflicht ist ein Tageskassenbericht nicht mehr zulässig, da dieser
eben nicht die einzelnen Einnahmen dokumentiert.
Die Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht ist möglich, wenn vier Voraussetzungen
erfüllt sind:
1. Verkauf von Waren (also nicht Dienstleistungen)
2. Vielzahl von Verkäufen
3. Nicht bekannte Personen
4. Barzahlung
Die Befreiung greift nicht, wenn ein elektronisches System verwendet wird.
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5.2. Welche Betriebe können eine Befreiung erlangen?
Automatengeschäfte (Vorsicht: liegt beim BFH)
Bäckerei
Bäckerei mit Lebensmitteleinzelhandel
Blumenladen
Bratwurstbude (reiner Straßenverkauf)
Dönerbude (reiner Straßenverkauf)
Einzelhandelsgeschäfte
Einzelhandel mit Kurzwaren
Einzelhandel mit Lebensmitteln
Einzelhandel mit Schreibwaren
Einzelhandel mit Tabakwaren
Kioske
Marktstände mit Verkauf von Waren
Metzgerei
Obst- und Gemüsehändler
Selbstbedienungsläden
Supermärkte
Teilbereiche von Betrieben wie Passagengeschäfte und Ramschtische
Verkaufswagen
Warenverkauf bei besonderen Anlässen wie Stoßgeschäft und
Schlussverkauf
vergleichbare Berufsgruppen, die allgemein Waren an ihnen der Person nach
unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen
Wichtig: Dies ist nur eine kleine, nicht abschließende, Auflistung.
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5.3. Welche Betriebe können sich nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht
ab dem 01.01.2017 befreien lassen:
Änderungsschneiderei
Ärzte
Aufzeichnung von Videoaufnahmen
Autoverleih
Bar
Bauarbeiten und Reparaturarbeiten
Café
Dachdeckerei
Dienstleistungsbranchen allgemein
Diskothek
Eisdiele
Fahrrad-Reparaturwerkstatt
Fahrzeugreinigung
Fensterreinigung
Friseure
Gartenbaubetrieb
Gaststätten
Gerüstbauer
Gipserarbeiten
Handwerker allgemein
Heilpraktiker
Hotel
Hüten von Haustieren
Kfz-Werkstatt
Krankengymnast
Malerbetrieb
Mannequindienste für Werbe- und
verkaufsfördernde Zwecke
Nagelstudio
Omnibusunternehmen
Personalvermittlung
Physiotherapeut
Reinigungsbetrieb (Kleidung)
Reiseunternehmen
Schifffahrtsbetrieb
Schreibbüro
Spielcasino
Spielhallen
Stehbierhallen
Tierarzt
Vermietung von Verkaufsständen
Vermietung von Werbeflächen
Waschanlage
Wellnessmassage
Werbeagentur
Zustelldienste
Wichtig: Dies ist nur eine kleine, nicht abschließende, Auflistung.
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5.4. Informationen und Beispiele
Das Deutsche Patent- und Markenamt (www.dpma.de) hat zum 01.01.2017 eine 20-seitige
alphabetische Liste „Dienstleistungen" herausgegeben. Diese Auflistung ist zwar nicht für das
Steuerrecht maßgebend, bietet aber trotzdem hilfreiche Infos.
Die Liste kann unter folgender Internetadresse abgerufen werden:
https://www.dpma.de/service/klassifikationen/nizzaklassifikation/
Die Befreiung ist auf Antrag auch rückwirkend möglich, wenn die Aufzeichnungs- und
Aufbewahrungspflicht eine Härte mit sich bringt.
Ein Beispiel wäre die Einzelaufzeichnung von Kundennamen und Adressen.
Auch Nutzer der offenen Ladenkasse müssen damit neuerdings die Einnahmen und Ausgaben
einzeln aufzeichnen.
Umfang der Einzelaufzeichnung
Datum
Bruttobetrag
Umsatzsteuersatz
Inhalt des Geschäftes (Leistungsbeschreibung)
Name des Kunden (abhängig vom Einzelfall)
Adresse des Kunden (abhängig vom Einzelfall)
Erfüllung durch
Händische Quittungen
Einzelaufzeichnung im Kassenbuch
Erfassung in der Registrierkasse
Aus der Einzelaufzeichnung muss sich der zutreffende und vollständige Geschäftsvorfall ergeben.
Gerade bei elektronischen Registrierkassen kann bzw. muss die genaue Aufzeichnung zutreffend
erfüllt werden.
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Wichtige Eckpunkte – Bespiele für Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017
Textileinzelhandel
1 Herrenhemd extra gestärkt, uni blau, Größe 42 – 49,95 EUR (richtig)
1 Herrenhemd – 49,95 EUR (falsch)
Metzgerei
100 g Pfeffersalami – 2,75 EUR
1 ungarische geräucherte Paprikawurst, 500 g – 14,50 EUR (richtig)
Salami – 2,75 EUR
1 x Stückpreis – 14,50 EUR (falsch)
Gastronomie
Forelle im Salzmantel – 21,50 EUR (richtig)
Diverse Küche – 21,50 EUR (falsch)
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6. Wichtige Eckpunkte zu den Registrierkassen
Die schärfsten Veränderungen sind sicherlich im Bereich der Kassen- und Wiegesysteme
eingetreten, also vor allem für die Branchen Metzgerei, Gastronomie und Hotellerie.
Zu beachten sind insbesondere:
Einsatz fiskalfähiger Kassen und Wiegesysteme ab dem 01.01.2017. Wer dagegen verstößt,
missachtet auf gröbste Weise formelle Vorschriften und es drohen Hinzuschätzungen oder im
schlimmsten Falle Steuerstrafverfahren.
Diese Kassen müssen die Daten speichern und ausgeben können – auf die Dauer der
gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Die Kassen sind zum 31.12.2019 auf vom Bundesamt für Sicherheit zertifizierte Kassen
aufzurüsten.
Bedienungsanleitungen, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung,
die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern.
Bei Einsatz einer Registrierkasse und Waagen gilt eine Mindestdokumentation.
Geräteunterlagen, Protokolle, Einsatzorte und Zeiträume sowie Handbücher / Anweisungen
müssen vorliegen.
Die Kassen sind täglich zu führen.
Tägliches Auszählen des Bargeldbestandes und Abgleich mit dem Soll-Bestand laut Kasse.
Dabei muss kein „amtliches Zählprotokoll“ verwendet werden – wie Sie zählen und das Ergebnis
dokumentieren ist Ihnen überlassen.
Keine Kassenfehlbeträge.
Stornos sind lückenlos sowie einzeln dokumentiert und der Grund ist am besten systemseitig
hinterlegt.
Das Zustandekommen und die Zusammensetzung der Tageseinnahmen nach einzelnen Artikel
muss sich ergeben.
Zum 01.01.2018 wird die Kassennachschau in Kraft treten. Ein Prüfer darf damit wie bei einer
Zoll-Prüfung unangekündigt sich von ordnungsgemäßen Führung der Kassensysteme
überzeugen. Verstöße können mit Geldbußen ab 2.500 EUR geahndet werden.
Tipp: Ist alles korrekt gespeichert, ist ein Ausdruck der Z-Bons bzw. der
Tagesabschlüsse nicht erforderlich.
Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 16 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017
Tipps für die Kassenführung
Das Kassenbuch auf dem zertifizierten DATEV Unternehmen täglich online führen. Diese Daten
werden täglich festgeschrieben
In der Registrierkasse einen Kellner für Mitarbeiteressen und Getränke anlegen, die umsonst
ausgereicht werden. Dieser Haus- oder Mitarbeiterbon ermöglicht die Verbuchung der Artikel
mit dem Wert 0 sowie eine extra Dokumentation. Im Gespräch mit dem Betriebsprüfer hilft es,
wenn dieser bemängelt, dass der Wareneinsatz zu hoch sei oder der Umsatz vermeintlich zu
niedrig.
In der Registrierkasse einen Kellner für Gäste / Lieferanten / Geschäftspartner (Freibon)
anlegen, die bspw. ein Getränk umsonst erhalten. Das hilft ebenso bei der Nachkalkulation.
Bei Stornos in der Kasse den Stornogrund eingeben oder handschriftlich vermerken mit
Namen des Stornierenden bspw. bei Reklamationen, Rückgaben von Bestellungen oder echten
Stornierungen. Damit ist jede Abweichung perfekt dokumentiert und es zudem gibt
Kassensysteme, mit denen der Stornogrund auf den Bon gedruckt werden kann. Falls die Kasse
diese Möglichkeit nicht hat, lassen Sie den Bon von der Servicekraft abzeichnen und vermerken
alles handschriftlich. Diese Bons dann zu der Tagesabrechnung heften.
Keine Saldierungen von Stornos!
Wer im Außenbereich seiner Gastronomie keine extra Registrierkasse aufstellen kann oder will,
kann sich so behelfen - einfach eine Strichliste pro Artikel führen und die draußen verkauften
Produkte (nachträglich oder parallel) an diesem Tag in die elektronische Kasse einbuchen, am
besten auch auf einen extra Kellner. Dies gilt insbesondere bei einmaligen oder nicht ständig
wiederkehrenden Anlässen.
Wenn bspw. Kartonage für Essensreste eingekauft und ausgereicht werden – in der Kasse
erfassen, entweder umsonst oder bspw. für 50 Cent. – Grund ist die Verpackungskalkulation
bei Pizzerien und vergleichbaren Betrieben. Dies gilt vor allem dann, wenn Speisen auch außer
Haus mit Kartonage verkauft wird.
Unregelmäßigkeiten wie Stornos, Diebstahl, Abweichungen, Verderb oder
Wechselgelddifferenzen sind dokumentiert.
Einzelne Wochenkarte anlegen, Artikel und Saisonprodukte nicht einfach überschreiben oder
löschen. Jedes Produkt hat einen eigenen Artikel und wird bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert.
Achtung! Ein Artikel „Diverse“ darf nicht mehr verwendet werden.
Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 17 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017
7. Wichtige Eckpunkte – Was sind Vor- und Nebensysteme?
Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen
Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente
erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden
Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme
Also die Finanzbuchhaltung im Allgemeinen,
elektronische Aufzeichnungssystem im Allgemeinen mit besonderen Bestimmungen für
elektronische Kassensysteme
und sonstige Nebensysteme wie die Zeiterfassung oder ERP-Software
Hier eine beispielshafte Auflistung der in Frage kommenden Systeme
Lohnbuchhaltung Registrierkasse Warenwirtschaft
Zahlungsverkehr Geldspielgeräte Elektronische Waagen
Materialwirtschaft MS Office, also E-Mails, Word
und Excel
Fakturierung
Zeiterfassungssystem Archivsysteme DMS
Fahrtenbücher PC Kassensystem Taxameter
Zahlungsverkehrssysteme Rückstellungsberechnungen Internet/Cloud zur
Datenhaltung
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8. Fazit – Warum ist das alles so wichtig?
Die neuen GoBD Vorschriften ersetzen den GoBD-Erlass vom 07.11.1995. Schon damals wurde
für die „Papierbuchhaltung“ durch den Gesetzgeber definiert, welche formalen Anforderungen durch
eine Buchhaltung oder ein Kassensystem zu erfüllen sind. Ebenso wie die Belege abzulegen sind
oder Kontierungen zu erfolgen haben.
Mit den neuen GoBD wird dies auf vollkommen neue Grundlagen gestellt und dem digitalen Zeitalter
angepasst. Und dies mit einer Fülle an Regelungen, wie Sie unschwer den heute übermittelten
Informationen entnehmen können.
Wichtig sind diese Vorschriften deswegen, da die formalen Voraussetzungen und deren Erfüllung
mehr denn je Prüfungsschwerpunkt einer jeden Betriebsprüfung sind.
Die Buchungen müssen zudem einzeln aufgezeichnet werden und die Buchungen dürfen
nicht ohne Kenntlichmachung verändert werden können. Ausdrucke interessieren das
Finanzamt nicht, man will die „Rohdaten“ prüfen.
Um es zu verdeutlichen – werden die formalen Voraussetzungen innerhalb der eingesetzten
elektronischen Aufzeichnungssystem, ERP-Programme, der Belegablage usw. nicht erfüllt – kann
die Buchhaltung verworfen werden. Dies bedeutet, dass diese Zahlen der Besteuerung nicht
zugrunde gelegt werden können und dann die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden oder den
Fehlern mittels empfindlichen Sicherheitszuschlägen Rechnung getragen wird. Dramatisch wird es,
wenn hierzu materielle Fehler wie negative Kassenfehlbeträge, fehlende Einnahmen und
dergleichen kommen.
Je nach Schwere der Fehler in formeller und materieller Hinsicht können standardisiert
Sicherheitszuschläge bzw. Zuschätzungen von bis zu 10 % der erklärten Umsätze erhoben werden,
welche dann der Besteuerung in allen Steuerarten unterliegen. Meist kommen dann noch Zinsen
von 6 % pro Jahr hinzu. Diese 10 % stellen aber keine Obergrenze da, je nach Sachverhalt kann
dies individuell niedriger oder höher ausfallen.