Ежегодная конференция-выставка по теме электронного документооборота и управления информационными ресурсами

DOCFLOW 201322мая

Москва, Отель Редиссон Славянская

Электронный документооборот Электронный документооборот и основная деятельность и основная деятельность организации. Взаимоотношения. организации. Взаимоотношения. Проблемы. Перспективы. Проблемы. Перспективы. Вадим Ипатов

ИнтерТраст+7 (495) 956 7928Vipatov@inttrust.ru

Управление документами и Управление документами и основная деятельностьосновная деятельность• Управление документами и

контентом:–Фокус на документе–Главная забота – исключение потерь и искажений–Упорядочение и регламентированное хранение–Индивидуальное авторство–Обеспечение долговременной целостности в интересах гарантированного свидетельства и поиска ответственности

•Основная деятельность организации:

–Фокус на взаимодействии–Быстрый доступ к релевантной информации–Форма представления информации не существенна–Коллективное творчество–Использование в границах процесса, сохранение лучших практик

Проблема сближения СЭД с Проблема сближения СЭД с бизнесомбизнесом

•Что важнее? •Достижение результата •Вычисление виновного

•Забота бизнеса – принятие правильных решений и результативное исполнение•Забота СЭД – фиксирование решения, контроль исполнения, согласование и утверждение результата•Согласования и утверждения сохраняются, содержательный ход дела непрозрачен

vsvs

vsvs

Способы организации процессов на Способы организации процессов на базе ЕСМ/СЭДбазе ЕСМ/СЭД

•Организация получения, хранения и предоставления документов, создаваемых в ходе деловых процессов (примитивные хранилища цифрового контента)•Прикладные интерфейсы для обеспечения жизненного цикла документов в ходе деловых процессов (функциональные приложения на базе СЭД/ЕСМ)•Формализация деловых процессов в виде workflow и исполнение workflow «над ЕСМ»•Адаптированный кейс менеджмент

Кейс менеджмент: Кейс менеджмент: Документоориентированный интерфейс к Документоориентированный интерфейс к бизнесубизнесу

•Управление неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами:•с учетом особенностей предметной области;•бизнес-правил, принятых в организации;•особенностей оргструктуры,•без ограничений свободы участников по порядку выполнения бизнес операций

Упоминания о Упоминания о Case Case ManagementManagement

•Янв. 2010: Critical Capabilities for Composite Content Applications: Case Management

•Сент. 2009: Case Management Process Modeling (CMPM) RPF Основной характеристикой кейс-менеджмента является планирование процесса в ходе его исполнения•Дек. 2009: Dynamic Case Management –Прежний подход к автоматизации бизнес-процессов, основанный на концепции промышленного производства, не всегда применим в наши дни для процессов ориентированных на совместную деятельность сотрудников

•Март 2010 (Workflow Management Coalition): В современных бизнес-процессах хорошо очерчены цели и определены стандартные виды деятельности, но не точная последовательность работ, которая может быть разной в каждом конкретном случае

©© Максим Смирнов, Максим Смирнов, «adaptive case management. «adaptive case management. внедорожник длявнедорожник длябизнес-процессов»бизнес-процессов»

Что такое Что такое Case Case ManagementManagement

•Главный акцент делается не на процессе, а на информации по конкретному случаю•Цель процесса является более ясной, чем пути её достижения. Выбор пути будет определяться в ходе достижения цели, а не планироваться заранее•Исполнитель кейса обладает определенной свободой в принятии решения и необходимыми для этого навыками•Обработка кейса требует сотрудничества и коммуникации между различными экспертами•Исполнитель должен реагировать на внешние события

Henk de Man. Case Management: A Review of Modeling Approaches

©© Максим Смирнов, Максим Смирнов, «adaptive case management. «adaptive case management. внедорожник длявнедорожник длябизнес-процессов»бизнес-процессов»

CaseCase – папка и частный случай – папка и частный случай

©© Максим Смирнов, Максим Смирнов, «adaptive case management. «adaptive case management. внедорожник длявнедорожник длябизнес-процессов»бизнес-процессов»

Разновидности кейсовРазновидности кейсов

•Кейсы-досье (папки с документами)•Кейсы-инциденты•Кейсы-услуги•Кейсы-проекты

Примеры кейсовПримеры кейсов

•Оказание государственной услуги •Отработка страхового случая•Выдача кредита•Судебное дело•Управление закупками•Подготовка и проведение мероприятия•Управление процессом продажи•Прием сотрудника на работу•Получение сертификации по ISO 9001•Заключение договора

Реализация концепции кейс Реализация концепции кейс менеджментаменеджмента

•Фазы жизненного цикла:–• Разработка–• Исполнение (наполнение)–• Последующее использование (свидетельства, измерения, изменение шаблонов)

•Реализация кейса:–Выбрать уже готовый шаблон и двигаться по нему–Запланировать только первый этап, описать его и далее действовать в зависимости от результатов этапа –Сразу набросать весь план действий (создать новый шаблон)

С точки зрения среды работы с кейсами С точки зрения среды работы с кейсами необходимо:необходимо:

•Представление кейса на фазе разработки•Представление экземпляра кейса в ходе его исполнения•Представление множества кейсов (навигация, таксономия)•Представление кейса для разных участников (исполнителя, инициатора, наблюдателя и др.)

Типовые функцииТиповые функции•Создание кейса («с нуля, на основании документа, из шаблона)•Создание/добавление элемента•Добавление роли•Назначение сотрудника на роль•Присоединение готового документа•Создание документа в кейсе•Обсуждение элемента кейса•Создание шаблона кейса•Делегирование•Создание отчета по элементу•Завершение элемента•Объединение кейсов

Кейс как групповая социальная сетьКейс как групповая социальная сеть

•Взаимодействие людей и информации в ходе «живого» дела •Нацеленность на достижение результата в любом деле•Простой общий доступ ко всей информации кейса•Динамическое управление рабочим циклом•Изучение опыта на основе анализа прошлых дел

Компоненты «кейсовой сети»Компоненты «кейсовой сети»

•Стадии – разбиение на этапы•Операции – состав работ, памятка задач и действий•Участники – окружение взаимодействия по кейсу•Документы – информационное наполнение кейса, документирование по ходу процесса•События – значимые состояния•Чек-листы - проверка корректности прохождения•Обсуждения, сообщения, отражение хода кейса в ленте. Социальная составляющая кейса

«Друзья» кейса. Социальные коммуникации и «Друзья» кейса. Социальные коммуникации и персональная ответственностьперсональная ответственность•Сотрудник создавший Кейс•Ответственные за выполнение элементов•Эксперты в предметной области •Контрагент «кейсообразующего» документа •Все сотрудники, участвующие в работе по кейсу•Все внешние контакты, участвующие во взаимодействии по кейсу

Документы кейсаДокументы кейса

Таймлайн кейсаТаймлайн кейса

Аналитика по кейсамАналитика по кейсам

•Кейс – носитель разнообразной информации•Фиксация показателей и формирование статистики•Временные показатели•Сравнение плановых и фактических параметров•Поиск экспертизы по участникам•Сохранение лучших практик в шаблонах

Ежегодная конференция-выставка по теме электронного документооборота и управления информационными ресурсами

DOCFLOW 201322мая

Москва, Отель Редиссон Славянская

Вадим ИпатовИнтерТраст+7 (495) 956 7928Vipatov@inttrust.ru

ВопросыВопросы