DocTrix DocFlow 2013:

документооборот на SharePoint

Содержание

• DocTrix Product Line – инструменты автоматизации процессов

• DocTrix DocFlow 2013: Основные компоненты

• Простота использования

• Простота внедрения

• Простота эксплуатации и развития

• Показатели работы СЭД с большими объёмами данных

• Правовые вопросы

• О компании Ай-сис Лабс

DocTrix Product Line

DocTrix Product Line это ряд тиражируемых программных решений, созданных

компанией i-Sys на платформе Microsoft SharePoint.

DocTrix DocFlow 2013

DocTrix DocFlow 2013 - это система электронного документооборота, построенная по стандартам делопроизводства и документационного обеспечения.

Модульный принцип организации системы и широкие возможности по её настройке позволяют с автоматизировать процессы делопроизводства государственных и холдинговых структур, а также небольших коммерческих компаний.

Входящая и

исходящая

корреспонденция

Контроль

исполнительской

дисциплины

Внутренняя

корреспонденция

Договора

Электронный

архив

Организационно-

распорядительные

и нормативные

документы

Функциональные преимущества

Наличие типовых модулей, соответствующих стандартам делопроизводства.

Возможность создания собственных маршрутов обработки документов силами профильных специалистов. Удобный конструктор.

Поддержка холдинговых структур с отсутствием дублирования ввода информации. Распределение доступа к документам в разрезе юр. лиц или филиалов

Создание карточек документов по шаблонам

Улучшенный личный кабинет пользователя с возможностью настройки представлений для разных ролей.

Создание и настройка печатных форм документов силами администраторов СЭД.

Технические преимущества

• Поддержка работы с большим количеством документов;

• Развитая система управления доступом (преодолевающая ограничения SharePoint);

• Дополнительные возможности поиска с учётом большого количества документов;

• Возможность интеграции с внешними системами

Электронная подписьШтрихкодирование и потоковый ввод

Дополнительные модули СЭД:

Внешний вид системы

DocTrix DocFlow 2013: главная страницаГлавная страница и меню пользователя гибко настраиваются и

отображаются в соответствии с ролью пользователя в Системе

Оргструктура

Функциональные возможности DocTrix DocFlow ориентированы на обеспечение потребностей как крупных холдинговых компаний с развитой организационной структурой, так и компаний среднего и малого бизнеса.

Компонент «Оргструктура» позволяет учитывать юридическую и фактическую иерархию в компании.

«Оргструктура» может быть интегрирована с внешней HR-системой

Карточка документа

Универсальная эргономичная карточка документа, включающая в себя всю необходимую информацию связанную с документом.

Предусмотрено создание карточек документов по шаблону (из ранее созданных), возможность выгрузки информации из карточек в MS Word.

Виды документов

Добавление новых видов документов без привлечения разработчиков, например, юристы могут добавлять новые виды договоров со своими маршрутами согласования, кадровая служба –свои внутренние процессы и т.п

Привязка маршрутов обработки документов к видам, удобный конструктор маршрутов согласования.

Контроль исполнения

Информация о выполненных и просроченных поручениях представляется в виде отчетов в формате Excel с различными фильтрами и группировками

Цветовая индикация задач в списке по настроенным условиям

Контроль исполнительской дисциплины путём направления заданий по документам, а также поставки их на контроль.

Контроль исполнения

Задача может быть назначена конкретному сотруднику, группе сотрудников или адресована на роль в системе.

Возможность назначать ответственных исполнителей и соисполнителей, создавать дочерние поручение, запрашивать изменение сроков исполнения.

Проверка выполнения поручений автором или контролером с возможностью возврата на доработку

Мониторинг

Отслеживание хода обработки документа в визуальном редакторе.

Возможность автоматизации процессов для новых видов документов силами администратора СЭД с помощью графического редактора

Поиск

Удобный поиск документов

в списке и выгрузка

найденных данных в Excel.

При выгрузке сохраняются

все фильтры и условия,

которые были настроены

для отображения данных в

системе.

Мобильный клиент

Используйте iOS устройства для работы с задачами в

любых системах на платформе DocTrix. Приложение

совместимо с SharePoint Foundation и SharePoint Server

2010/2013, а также поддерживает работу с задачами

Nintex Workflow.

• Текущие задачи видны сразу после авторизации

• Поиск по задачам и вложенным документам

• Отображение вложенных файлов (docx, xlsx, pdf, jpg и

прочие

• Поддержка различных типов задач, в том числе задач

Nintex Workflow

• Мгновенная синхронизация с сервером

Простота

использования…

Возможность работы с Системой как внутри сети, так и удаленно

через различные браузеры. В том числе через Safari на iPad

Удобный web-интерфейс

Оповещения через почтового клиента

Простота использования

Отслеживание хода обработки документа через почту. Уведомления

и напоминания о необходимости выполнения действия.

Возможность работы с системой через мобильные устройства iPad

и iPhone с помощью специализированного приложения

Поддержка мобильных пользователей

Возможность согласования, рецензирования, исполнения и

ознакомления с документом через почтового клиента без входа в СЭД

Принятие решений по почте

Простота

внедрения…

Возможность быстрого развертывания коробочной версии системы с

преднастроенными процессами, готовыми к тестовой эксплуатации

Коробочная версия системы

Наличие документации к Системе

Простота внедрения

Документация позволяет быстро освоить работу пользователей с СЭД,

а также провести предварительную настройку для тестирования

По результатам тестовой эксплуатации каждого модуля Системы

формируются требования к модернизации, с последующей

реализацией и внедрением.

Итерационный подход к внедрению

Простота

эксплуатации и развития…

Возможность гибкой модернизации карточек документов и

организационной структуры в процессе эксплуатации системы

силами Администраторов системы

Построен на базе платформы DocTrix Platform

Графический редактор бизнес-процессов

Простота эксплуатации и развития

Возможность настройки логики рабочих процессов Системы с

помощью графического редактора Nintex Workflow без

специализированных знаний разработки

Возможность расширения функционала Системы и интерфейса за счет

построения на базе API SharePoint, а также наличия точек расширения

и API для DocTrix и Nintex

Расширение функций Системы внешними разработчиками

СЭД на SharePoint для крупных Компаний

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Динамика активности использования DocTrixза период с 20.02.2012 по 20.04.2012

Количество пользователей Количество документов Количество задач

Дополнительные материалы

Описание Ссылка

Сайт продуктовой линейки DocTrix http://doctrix.ru

Форум продуктов DocTrix (вопросы экспертам,

обсуждение этапов внедрений и т.п.)http://doctrix.ru/forums/

Видео канал DocTrix: демонстрации, презентации

и репортажи о Системахhttp://www.youtube.com/user/DocTrixPL

Документация DocTrix DocFlow http://doctrix.ru/support/

Примеры выполненных проектов http://doctrix.ru/projects/

Преимущества нашего подхода к созданию систем DocTrix

Все преимущества SharePoint

• Решения построены на Microsoft

SharePoint 2013, что позволяет

объединить функциональные

преимущества платформы с

возможностями разработанного на ней

программного продукта.

Мультибраузерность

• Работа осуществляется через браузер, в

том числе и с мобильных устройств.

Установки дополнительного клиентского

ПО не требуется.

Простое начало работы

• Пользователи легко смогут начать работу

с любым продуктом DocTrix, т.к. их

интерфейс удобен и построен по

аналогии с офисными программами от

Microsoft

Расширение функционала

• Nintex Workflow и Doctrix Platformпредоставляют администраторам широкие

возможности по расширению

функционала систем, перенастройке

логики бизнес-процессов без

привлечения разработчиков; это

существенно снижает совокупную

стоимость владения.

Правовые вопросы

• DocTrix DocFlow передается по лицензионному договору

• Nintex Workflow передается по лицензионному договору

• На Software Assurance оформляется договор на услуги

• Уникальные разработки, сделанные под требования Заказчика не могут быть проданы другим Компаниям. Данный пункт может быть прописан в договоре.

Техническая поддержка

Software Assurance, гарантийная поддержка

Инцидентно-консультационная поддержка

Возможность получения обновлений и/или новых версий лицензированных продуктов DocTrix.

Поддержка по техническим проблемам, включая установку и настройку системы.

Ответы на вопросы по функциональности продуктов как от технических, так и от бизнес-пользователей.

При первом приобретении лицензий на любой продукт DocTrix техническая поддержка SoftwareAssurance на один год является обязательной.

Консультирование с более высоким приоритетом обслуживания,

Право на получение трёх годовых лицензий для разработчиков.

Консультации и решение вопросов с продуктами DocTrix, Nintex Workflow , SharePoint 2010/2013.

Это платная программа поддержки, котораяприобретается дополнительно к программе Software Assurance.

О компании i-Sys

завершённых проектов в Италии,Португалии, России, Казахстане.

i-Sys это…

лет в ИТ бизнесе

проектных офиса в Самаре,Москве, Киеве и Астане.

центра разработки в Оренбурге, Самаре и Тольятти

высококвалифицированных и опытных инженеров.

12

150+

4

3

140+

Действительно большая команда разработчиков

Команда

Project Managers

Business Analysts

Java/J2EE Certified

Specialists

.NET, DB Developers

8

17

10

50

Команда

Java Developers

Microsoft Certified

Professional

Support specialists

19

10

8

30

QA

Specialists

Экспертиза

i-Sys

Автоматизация бизнес-процессов и

порталыМобильные

решения

Электронное правительство

Интеграционные проекты

Системы для телекоммуника-

ционных компаний

1С Автоматизация

Техническая поддержка

Финансовые и инвестиционные

системы

Доверие клиентов

Контакты

Дополнительные источники информации:

• Посетите наши сайты http://doctrix.ru и http://www.i-sys.ru

• Наш видеоканал периодически пополняется новыми роликами о системе.

sales@doctrix.ru

Самара: +7 (846) 3411411

Москва: +7 (916) 0928274