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DocFlow OnAirdematerializzare la cartao il modo di lavorare?

come rendere moderno l’Ufficio Posta e snellire i processi di customer care, vendite, risorse umane e fatturazione.

SolUzioni agili Per imPreSe agili

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DocFlow OnAirdocFlow aiuta le organizzazioni a ripensare i loro processi collaborativi individuando i colli di bottiglia che non consentono all’azienda di operare con agilità, efficacia, sostenibilità, governabilità e in conformità alle normative.docFlow onair si presenta come lo strumento it ideale per risparmiare ai dipendenti la perdita di tempo in attività a scarso valore aggiunto. oggi la gestione documentale può diventare un asset importante per quelle realtà che non vogliono allentare la loro reattività nonostante lo scambio quotidiano di grandi volumi di informazioni e contenuti non destrutturati. occorre allora adottare sistemi in grado di control-lare e gestire i processi documentali nelle fasi di creazione, fruizione, distribuzione, gestione e conser-vazione.docFlow offre strumenti intuitivi di collaboration, che portano con sé compliance e control senza per questo appesantire l’operatività quotidiana.

la SolUzionen docFlow on airn cosa propone docFlown cos’è docFlow onairn a chi si rivolgen cosa fan Si può attivare per gradin Ha impatti sui sistemi gestionalin Quali sono i motivi per adottare docFlow onairn Perché onairn la filosofia alla basen cosa permette di fare docFlow onairn mailroom onairn operations onairn compliancen come si attiva il servizio

la voce dei clienti nelle caSe HiStoryn arca vitan autoguidovien e.onn Sea - aeroporti di milano

PoSta elettronica Pec e conServazione

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Abbatti le pareti aziendali con DocFlow OnAir E

siste un modo per far lavora-re le persone in maniera più semplice, rapida ed efficien-te: docFlow onair.il punto di partenza è la de-materializzazione dei proces-

si aziendali: la carta sulle scrivanie e i faldoni negli archivi sono un chiaro sintomo del disa-gio sentito dalle persone, costrette a lavorare con sistemi antiquati e con metodi destruttu-rati pensati quando il mondo non era ancora digitale, né tantomeno sensibile alle temati-che di impatto ambientale e paperless.docFlow italia è un’azienda italiana specializ-zata nella dematerializzazione dei processi di lavoro complessi e la sua mission è mettere ordine nei flussi documentali per aiutare le imprese nella gestione ‘strategica’ dei con-tenuti. ciò vuol dire dotarsi di un sistema ef-ficiente per generare, fruire, modificare, con-dividere e conservare tutti i documenti, non solo quelli cartacei.

Cosa propone DocFlow

il vero obiettivo non è trasporre in digitale la carta che si produce, bensì trovare il modo per ridurre i tempi di lavoro di una pratica, ad esempio per non far perdere tempo alla per-sona che sta svolgendo attività di controllo a tappeto, oppure sta sollecitando il collega che deve redigere l’allegato tecnico, o il proprio capo a concedere l’approvazione alla pratica in corso. grazie alle soluzioni docFlow, la di-mensione collaborativa dei processi aziendali si semplifica, consentendo alle procedure di giungere a conclusione del loro percorso sen-za interventi inutili, ridondanti e dispendiosi. con l’automatizzazione dei processi collabo-rativi anche una semplice e-mail si trasforma automaticamente nel documento su carta in-testata, vistato e firmato, così come richiesto dalla procedura per concludere quella praticadi lavoro.le applicazioni offerte da docFlow sono flessi-bili e aiutano a strutturare ciò che oggi le per-sone fanno in modo non strutturato.

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Cos’è DocFlow OnAir

È l’ambiente web unificato dove le procedure d’ufficio si svolgono in forma digitale, favoren-do la collaborazione proattiva tra le persone e migliorandone produttività, tempestività e cli-ma aziendale.

A chi si rivolge

alle organizzazioni dove il lavoro è strutturato per procedure di evasione delle pratiche, caratteriz-zato da un flusso continuo di documenti, infor-mazioni, quesiti, conferme tra fornitori e clienti.

Cosa fa

docFlow onair fa da assistente personale a ciascun individuo, sia esso un impiegato qua-dro o dirigente. raccoglie la corrispondenza in arrivo e spe-disce quella in partenza, tiene in ordine le pratiche di lavoro e le trasferisce ai vari uffici, avverte se ci sono novità importanti, sollecita i collaboratori perché concludano i propri iter, gestisce la lista delle cose da fare.

Si può attivare per gradi

Si, è proprio previsto un approccio graduale che beneficia dei guadagni e dei risparmi otte-nuti dalle fasi precedenti.

Ha impatti sui sistemi gestionali

non per forza. docFlow onair è completa-mente web based e quindi trasparente ai si-stemi aziendali. in alcuni casi può essere van-taggioso integrare i sistemi gestionali con la soluzione.l’architettura tecnologica di docFlow onair è basata su standard microsoft, con compati-bilità sia verso i dBmS SQl, sia con oracle. completamente web based, adotta gli stan-dard di interoperabilità Soa e Web Services, mediante i quali si integra e interagisce con i sistemi terzi.

docFloW onair È la SolUzione ideale Per l’ottimizzazione dei ProceSSi collaBorativi in UFFicio“ ”

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ma andiamo a scoprire nel dettaglio cosa per-mette di fare la soluzione docFlow onair.innanzitutto consente l’automatizzazione delle attività human-intensive a scarso valore ag-giunto (es. consegna della corrispondenza agli uffici/sedi). ma non solo, perché gestisce an-che la corrispondenza in arrivo e in partenza come email, Pec, fax, posta ibrida, in automa-tico senza nessun intervento umano.

Quali sono i motivi per adottare DocFlow OnAir

Quando:• il telefonosquilladicontinuoe interrompeil

lavoro;• lacasellaemailscoppiadirichiestechesem-

brano tutte urgenti;• afinegiornatasihal’impressionechesiano

di più le cose da fare che quelle fatte;• sifaticaarincorrereicolleghi;• c’èsempreunallegatoinritardochevanifica

i nostri sforzi; • si organizzano riunioni chepoi restanode-

serte;• nonsiconosconoleprocedure.

Ci scambiamo pratiche di lavoro, ma:• tradocumentisucarta,email,fax,fileelettro-

nici e appunti volanti si fatica a tenere il filo;• perchiudereunapraticaoccorre farepres-

sione sui colleghi;• sprechiamo tempo a stampare documenti

ed email da mettere nel dossier sperando di non doverlo mai più riaprire;

• percapireunapraticalavoratainpassatolacosa migliore è riprenderla in mano;

• nonc’ètracciadellacronologiadelleattivitàeseguite da noi e dai colleghi;

• spessoidocumentiegliallegatidiunapra-tica arrivano con ritardi importanti (quando arrivano).

docFloW onair È la PiattaForma cHe conSente di dematerializzare ProceSSi comPleSSi, BaSata SU tecnologia WeB avanzata cHe geStiSce FlUSSi docUmentali nelle FaSi di generazione, FrUizione, diStriBUzione, FaScicolazione e conServazione“ ”

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Disponiamo di Report, Cruscotti, Dashboard, ma:• appenaliriceviamosonogiàobsoleti;• riconciliarefontidiversenonèmaifacile.

Tutti in ufficio, ma…• openSpaceaffollatidicolleghirumorosi;• riunionisemprepiùspessoaltelefonoevia

web;• ogni giorno tempo e denaro sprecati per

andare a parlare, scrivere, firmare, leggere e stampare.

Perché OnAir

la disponibilità di collegamenti internet quasi in ogni luogo del mondo ha fatto superare le barriere geografiche e portato la concorrenza a livello globale.instant messaging, video conferenza, porta-li web ed email sono strumenti tanto familia-ri quanto ormai preziosi per potersi tenere in contatto, condividere informazioni, collaborare e mantenere alta la produttività delle nostre or-ganizzazioni per garantirne la prosperità. docFlow onair è lo stesso ambiente di lavoro che le persone usano sia quando si trovano in ufficio sia quando sono altrove, uno strumento che consente di tenere sotto controllo il flusso di pratiche e documenti anche quando siamo lontani dalla scrivania.

La filosofia alla base

docFlow onair aiuta le persone a concentrarsi sulle attività importanti del loro lavoro andando oltre la sostituzione degli archivi fisici, fino alla dematerializzazione dei processi aziendali.

l’esperienza d’uso che ne trae l’utilizzatore di docFlow onair è simile a quella di poter conta-re su un assistente sempre in ufficio che svolge al nostro posto attività noiose e ripetitive come la raccolta della posta e la fascicolazione degli

dematerializzare la corriSPondenza vUol dire velocita’ nel Fare e caPacita’ di controllare“ ”

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allegati, lo smistamento e la trasmissione dei documenti che approviamo, o anche il solle-cito ai colleghi che non hanno ancora fornito il proprio contributo.

Cosa permette di fare DocFlow OnAir

docFlow onair è modulare e scalabile, offre un ecosistema di applicazioni che superano di gran lunga le funzionalità dei normali sistemi di corrispondenza elettronica. mette ordine a quel caos che contraddistingue la corrispon-denza che le organizzazioni scambiano conti-nuamente, trasformandola in informazioni utili all’ottimizzazione dei processi.con docFlow onair si può:

ricevere• corrispondenza da tutti i canali possibili; trasmettere• documenti e pratiche; protocollare e fascicolare• i documenti ricevuti; sollecitare• l’evasione delle pratiche; sottoporre• i documenti alla firma del diri-gente;conservare• in regime sostitutivo; autorizzare• l’accesso ai documenti archi-viati;controllare• il grado di conformità alle pro-cedure e alle leggi;ricordare• le attività in scadenza.

grazie a docFlow onair tutto quello che oc-corre si trova in un unico luogo sicuro, acces-sibile via internet e a portata di mano sia da Pc che da tablet o smartphone.

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MailRoom OnAir

Pensata specificamente per dematerializza-re le procedure dell’Ufficio Posta tradizionale, mailroom onair mette ordine nella corrispon-denza che quotidianamente parte o arriva alla casella postale o tramite il postino, i corrieri, il fax, le caselle email pubbliche o assegnate, e le caselle di posta elettronica certificata. la circolazione della corrispondenza all’interno dell’organizzazione si svolge completamente dentro la piattaforma mailroom onair. grazie a questa soluzione la corrispondenza è a no-stra disposizione in un unico luogo web, dove poterla ricercare, consultare, modificare e inol-trare a chi vogliamo.

Operations OnAir

Svolge per noi il lavoro di routine, filtra le prio-rità e cerca la nostra attenzione solo quando c’è la necessità di approvare o firmare un do-cumento. le aree di processo in cui attenderci un valido aiuto da operations onair sono:

risorse umane •operazioni commerciali •modello qualità •amministrazione fornitori•amministrazione clienti•strategie•

docFlow onair è lo strumento irrinunciabile per far interagire le persone, dovunque esse siano e con la necessaria flessibilità che viene spesso negata dalle applicazioni gestionali. da computer, smartphone e tablet, la perso-na che serve a far evolvere una pratica di la-voro viene coinvolta e motivata ad agire solo quando le condizioni sono mature per il suo intervento. operations onair si prende cura di informarci, notificare, avvisarci, sollecitare, ri-cordare, segnalare e annotare i processi colla-borativi in azienda.

con l’aUtomatizzazione dei ProceSSi della corriSPondenza ancHe Una SemPlice mail diventa Un docUmento UFFiciale Per la conclUSione di Una tranSazione di BUSineSS“ ”

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Compliance

Spesso le organizzazioni, per rimanere al pas-so con le disposizioni di legge e le normative di settore, tendono a raddoppiare le attività la-vorative creando onerose procedure manuali di verifica e di controllo in linea da parte del di-rigente Preposto di quanto fatto dal personale impiegato. Per docFlow esiste però un’altra via meno onerosa e almeno altrettanto sicura, che consiste nell’automatizzare le procedure di verifica e controllo in linea segnalando al di-rigente Preposto le potenziali non conformità che meritano approfondimenti investigativi. con docFlow onair l’azienda non solo può di-sporre del contenuto in modo totalmente indi-pendente dalla forma in cui è espresso, ma ha sempre traccia di chi ha fatto qualcosa quan-do e come, ottemperando così agli obblighi di controllo e verifica espressi dalle normative.Se le procedure per il rispetto della compliance possono distrarre energie preziose, la soluzio-ne onair di docFlow consente invece alle or-ganizzazioni di risparmiare e di avvantaggiarsi rispetto alla concorrenza.

Come si attiva il servizio

Può essere attivato gradualmente attraverso 5 semplici step in cui il cliente è accompagnato dai consulenti docFlow.1) identificazione delle aree di processo che si

intende automatizzare.2) Personalizzazione rapida dei diagrammi di

processo predefiniti, grazie all’utilizzo di uno strumento di design visuale, che permette alle persone di business di ‘raccontare’ agli esperti docFlow la loro giornata tipo.

3) attivazione delle caselle email, dei canali fax, delle aree FtP e di ogni altro canale di interazione con gli attori, e definizione dei testi delle email che dovranno essere invia-te in funzione delle situazioni operative che si presenteranno. in questo step vengono inoltre approvvigionati i certificati di firma qualificata residenti.

4) Formazione degli utenti, mediante la risolu-zione di casi ed esercizi verosimili.

5) acquisizione dei dati e dei documenti pre-gressi, per dare avvio al servizio.

CONFORME ALLE NORME:

• Protocollo Informatico liv. AAAB -aiPa

• Protocollo-DPR445/2000• Privacy-DLgs196/2003• Conservazionesostitutiva -DeliberaCNIPA11/04

• Conservazionedellescritture-Codi-ceCivileArt.2220

• Responsabilitàdellepersonegiuridi-che-D.Lgs231/03

• Codicedell’amministrazionedigitale• RegolamentoPostaCertificata-DPR11febbraio2005,n.68

• Regole tecnicheper ilprotocollo in-formatico-DPCM31ottobre2000

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caSe HiStory

ARCA VITAdocFloW ged inHoUSe Per aUtomatizzare le ProcedUre di arcHiviazione dei docUmenti e l’integrazione dei dati con i SiStemi geStionali

L’aziendaArca Vita inizia la sua attività nel 1987 con lo scopo di fornire prodotti assicurativi a un grup-po di Banche Popolari. Dal 22 giugno 2010arca è controllata da Unipol gruppo Finanzia-rio Spa che detiene il 60%delle società as-sicurativa. gli altri due principali azionisti della compagniasonoEm.RoPopolareSpa(20%)– controllata da Banca Popolare emilia roma-gna – e Banca Popolare di Sondrio che detie-neil15%diquote.il business di Arca Vita è focalizzato sulla ven-dita di polizze danni (dall’auto alla gestione della casa) e polizze vita attraverso il canale bancario. arca stipula infatti contratti di distri-buzione per la vendita dei suoi prodotti con le due banche (sopra citate) che detengono una buona parte delle quote azionarie e con altre 30banchesututtoilterritorioitaliano.Laso-cietàoperagrazieall’appoggiodi1250spor-telli appartenenti al canale bancario, attraverso i quali vende i prodotti assicurativi ai clienti.

L’esigenzaArca Vita aveva l’esigenza di strutturare un sistema documentale destinato alla raccolta della documentazione delle polizze assicura-tive, integrato e a supporto del sistema crm del cliente.l’intervento ha permesso di abilitare procedu-re automatiche di archiviazione dei documenti in arrivo all’assicurazione da diverse fonti: po-sta, email, fax.inoltre ha previsto accessi personalizzati dell’utente secondo particolari sistemi di pro-filazione, permettendo anche la gestione di documentazione non strettamente legata alle polizze.Una seconda fase ha visto l’introduzione di un servizio di dematerializzazione dei tabulati fiscali e amministrativi.

La soluzionePer l’area del ‘customer care’ la soluzione progettata ad hoc – chiamata ‘ged inHouse’ – ha permesso di automatizzare le procedure di archiviazione dei documenti e l’integrazione dei dati con i sistemi gestionali.Per l’area amministrativa la soluzione imple-mentata ha consentito la conservazione in service grazie al disegno di un workflow volto all’approvazione dei documenti e all’apposi-zione delle firme. l’output di questo lavoro si concretizza con la dematerializzazione dei ta-bulati fiscali. il processo si conclude poi con la conservazione sostitutiva dei documenti.i vantaggi: per il ‘customer care’ la possibilità di gestire in un unico sistema automatizzato le procedure di archiviazione dei dati da inserire nel crm. Si migliora così la percezione della customer experience da parte dei clienti.

Il progettoil primo progetto ha avuto come obiettivo la realizzazione di un sistema documentale multi dipartimentale di semplice utilizzo e destina-to alla raccolta della documentazione delle polizze assicurative, una soluzione integrata e a supporto del sistema crm del cliente. il processo prevede procedure automatiche di archiviazione dei documenti messi a disposi-zione da fonti diverse. la seconda fase ha visto l’introduzione di un servizio di dematerializzazione dei tabulati fi-scali e amministrativi con la modellazione di un processo di Workflow per la verifica, il controllo e la firma digitalizzata dei documenti da parte dei dirigenti preposti e alla conseguente pro-cedura di conservazione sostitutiva delegata a docFlow.il processo – che deve seguire rigide regole di compliance – è monitorato da Arca Vita trami-te un dashboard parametrizzato.

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caSe HiStory

L’aziendaAutoguidovie è una società privata di trasporto pubblico locale su gomma. È presente diretta-mente o tramite società controllate, gestite, par-tecipate, o in associazioni temporanee d’impre-sa, nelle province di milano, cremona, Bergamo, Brescia, reggio emilia. gestisce direttamente i servizi urbani nei comuni di San donato, San giuliano milanese, Peschiera Borromeo e melzo. Autoguidovie collabora con alcune aziende lom-barde per le quali svolge servizio trasporto dipen-denti da e per le loro sedi di lavoro (ala e Beta viaggi). Forte di un know how consolidato, è in grado di offrire alle aziende un servizio su misura per lo spostamento dei dipendenti da e per le loro sedi di lavoro.

L’esigenzaAutoguidovie si è rivolta a docFlow per demate-rializzare la mole di documenti presenti nei faldoni dell’amministrazione. con diverse sedi distacca-te in lombardia i documenti cartacei rischiavano di non giungere a destinazione in tempo e per la loro gestione spesso si producevano diseco-nomiche ridondanze. il bisogno si è manifesta-to all’indomani della presa in carico di un nuovo servizio di trasporto. con la crescita della società si erano create nuove strutture delocalizzate, con segreterie amministrative che operavano in modo disomogeneo causando una gestione documen-tale ingombrante e poco tempestiva.diventava necessario un sistema specializzato nella gestione dei documenti amministrativi, in grado di archiviare i documenti in ingresso, sia cartacei sia elettronici e i documenti emessi dal sistema gestionale supportando processi am-ministrativi e collaborativi. era necessario auto-matizzare la gestione della corrispondenza sia in entrata sia in uscita tramite un processo di assegnazione e smistamento della documenta-zione gestito tramite un modello organizzativo gerarchico.

AUTOGUIDOVIEdocFloW Per l’arcHiviazione SoStitUtiva delle FattUre e Per la geStione aUtomatizzata della corriSPondenza

nell’ambito dell’ufficio del personale occorreva garantire una soluzione di continuità organizza-tiva preesistente, sfruttando le potenzialità di un sistema digitalizzato, individuando le varie aree di attività, ognuna delle quali corrispondente a precise informazioni.

La soluzionePer le esigenze che si presentavano in ambito amministrativo è stata scelta da docFlow una soluzione che ha consentito di trasformare in formato digitale l’immensa mole cartacea che soffocava le segreterie all’indomani della delo-calizzazione. oggi un documento acquisito dalle segrete-rie periferiche (unità di Business) è immediata-mente disponibile in sede centrale e viceversa, mantenendo una tracciabilità puntuale di chi e di quando ha preso visione del documento. il ciclo attivo e quello passivo delle fatturazioni seguono ora processi più snelli e automatizzati. digitale è diventato anche il cedolino paga, sog-getto ad archiviazione ottica sostitutiva.

Il progettoin poco meno di due anni dall’implementazio-ne del progetto sono stati dematerializzati più di 8 mila documenti relativi alla corrispondenza in entrata/uscita,quasi30miladocumentiammi-nistrativiealtri30miladocumentidelPersonale,50milaverbaliecirca8milaordini.il progetto sulla gestione documentale ha avuto da subito un riscontro positivo per l’azienda, e in tempi davvero rapidi ha portato risultati. con il vecchio sistema si producevano complessiva-mente mezzo milione di pagine di carta in un anno,dicuicirca100milainutilizzate.Ognido-cumento veniva duplicato fino a 15 volte. analisi di mercato condotte da enti terzi stimano che il costo di trattamento di una fattura cartacea è circa18euroecheil3%deidocumentifiniscearchiviato erroneamente.

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caSe HiStory

E.ONdocFloW imProve correSPondence Per migliorare le attività di relazione con il cliente

L’aziendaGruppo E.ONènatonel2000dallafusionetraveBa e viag, due delle maggiori realtà indu-striali tedesche, ed è oggi tra i più grandi grup-pi energetici privati al mondo. Sede principa-le a dusseldof, in germania, l’organizzazione comprende 5 global units, 12 regional units e 5 support functions. in italia, dove la società opera dal 2000 nelmercato della vendita dienergia ai grandi clienti industriali, E.ON conta su una capacità installata che supera i 6 gW dafontitradizionaliei900MWdafontirinno-vabili.Circa900.000clientiitaliani,traenergiaelettrica e gas, fanno di E.ON uno dei principali playerenergeticidelPaese,quartooperatorenella generazione e vendita di energia elettricae nella vendita di gas.

L’esigenzale attività di relazione con il cliente delle azien-de di pubblica utilità sono caratterizzate da uno scambio elevato di informazioni destrutturate e da esigenze, sempre crescenti, di multicana-lità e semplicità di gestione dei documenti pro-dotti. È normale per l’area crm di un’azienda delsettoreutilitygestireannualmentecentina-ia di migliaia di pratiche cliente composte da decine di documenti eterogenei. nel caso di E.ON si tratta di un migliaio di comunicazioni cartacee ogni giorno, che sommate alle e-mail portanoacirca2000idocumentiinseritiquo-tidianamente nel sistema informatico. alle pra-tiche predefinite e ricorrenti (ad es. attivazioni di contratto, subentri concordati, subentri, di-sdetta di contratto, duplicati fatture), si affian-ca la gestione di transazioni meno standard, ma caratterizzate ugualmente da un numero elevato di scambi documentali. Parte di queste attività trovava risposta puntua-le nei workflow delle piattaforme crm esistenti (net@SiU e Siebel), ma serviva un’integrazione con una funzione che permettesse di gestire i

dossier dei documenti raccolti ed elaborare le informazioni destrutturate. obiettivo di E.ON era un sistema documentale unificato che funzionasse come punto di con-vergenza delle informazioni in entrata e fonte delle informazioni oggetto di ricerca.

La soluzionela scelta di docFlow improve corresponden-ce come risposta alle esigenze di E.ON si è concretizzata a valle di un processo di sele-zione ‘sul campo’ che ha spaziato dalla valu-tazione della soluzione all’esame, con succes-siva condivisione, della ‘filosofia’ di docFlow in tema di gestione documentale. docFlow improve correspondence ha offerto a E.ON la possibilità di far fronte a necessità sia mani-feste sia latenti, con una soluzione tecnologi-ca provvista di funzionalità innovative (ad es. il motore semantico) che hanno consentito di andare oltre l’esigenza iniziale di ottimizzazio-ne del processo dei reclami.

Il progettonella definizione di un sistema documentale ‘unico’ sono emersi elementi correlati impor-tanti, come per esempio l’eliminazione della carta. Seguendo un percorso fatto di micro-progetti in micro-ambiti e la politica dei piccoli passi, E.ON ha fatto di docFlow improve cor-respondence il repositorydi tutte le informa-zioni relative ai clienti, ma anche ai fornitori, da e verso le diverse aree aziendali: dalle opera-tion alla vendita, alla contabilità.la possibilità di riconoscere e indirizzare tem-pestivamente i reclami grazie al motore se-mantico è stata considerata particolarmente importante da E.ON nell’ottica di ottempera-re alle richieste del regolatore e di migliorare il servizio al cliente.

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tutti i moduli della suite Hr di SEA) in grado di snellire ed efficientare i processi secondo le specifiche esigenze aziendali. la scelta è ca-duta su docFlow improve Hr per tre motivi: l’esistenza di referenze importanti e di relativi giudizi favorevoli, l’integrabilità proattiva con il gestionale SaP, la facilità di utilizzo da parte degli utenti. a detta degli stessi responsabili di SEA, l’impatto positivo di docFlow improve Hr sul miglioramento dei processi è risultato evidente nel giro di breve tempo. la soluzio-ne ha permesso innanzitutto di automatizzare una serie di processi di natura collaborativa e l’ingresso dell’area Hr nella prospettiva pa-perless.

Il progetto l’inizio ha riguardato la razionalizzazione dei flussi di gestione tipicamente basati su carta, così da permettere alla direzione Personale e organizzazione di ottimizzare le attività people intensive. alcuni processi collaborativi davano vita a cicli approvativi lenti e imprecisi, con uno scarso livello di controllo sulle informazioni cor-relate. la gestione delle ferie e dei permessi è stata l’oggetto del progetto pilota di docFlow improve Hr su una popolazione inizialmente ridotta, con riscontri importanti fin da subito nella velocità e nella facilità di implementazione della soluzione, e nella forte integrazione con gli ambienti già esistenti. le fasi successive hanno invece riguardato più da vicino la ge-stione dei processi di sviluppo Hr, dall’analisi dei sistemi di valutazione delle competenze e della prestazione alla pianificazione dei percor-si formativi e di carriera, al monitoraggio della struttura organizzativa volto al ridisegno degli organigrammi.

caSe HiStory

SEA AEROpORTI DI MIlANOdocFloW imProve Hr: la SolUzione Per ProceSSi Snelli cHe valorizzano le comPetenze, la PaSSione e il SenSo di aPPartenenza

L’azienda SEA aeroporti di milano gestisce e sviluppa il sistema aeroportuale milanese in base alla con-venzione, di durata quarantennale, sottoscritta nel2001traSEA(84,56%ComunediMilano,14,58%ProvinciadiMilano,0,88%altrisoci)ed enac. tale sistema comprende gli aero-porti di malpensa 1 e 2 e di linate, dove SEA e le società del gruppo garantiscono: l’approdo e la partenza degli aeromobili, la gestione della sicurezza aeroportuale, le prestazioni di han-dling passeggeri e merci e lo sviluppo di servizi commerciali a passeggeri, operatori e visitat-tori attraverso un’offerta ampia e differenziata. L’esigenza negli ultimi anni SEA ha investito molto nell’area Hr, con interventi che in buona parte hanno ri-guardato gli aspetti tecnologici in chiave di mi-glioramento dell’operatività e delle relazioni tra lepersone.Moltidei5100dipendentidiSEA hanno una funzione operativa e non dispon-gono di una postazione fissa, il che rende par-ticolarmente importante l’aspetto dell’accesso e della condivisione delle informazioni in mobi-lità. la direzione Personale e organizzazione è articolata in diverse funzioni che interfacciano le varie aree aziendali e si pone come crocevia di richieste amministrative, processi di svilup-po e formazione, relazioni sindacali e di altri aspetti importanti come la cura della sicurez-za del luogo di lavoro. in questo scenario era di fondamentale importanza approcciare una serie di processi basati su documenti carta-cei, senza dimenticare la centralità e l’unicità delle informazioni contenute nel master data anagrafico.

La soluzione SEA ha iniziato la ricerca sul mercato di una piattaforma facilitante del proprio sistema ge-stionale basato su SaP erp (comprendente

aPProFondimento

la posta elettronica certificata permette di dare alla posta elettronica la stessa efficacia delle raccomandate con ricevuta di ritorno tra-dizionali.come conservare questi messaggi che, in molti casi, devono poter essere utilizzati in se-guito per dare evidenza di atti o fatti giuridica-mente rilevanti?Per la posta cartacea la conservazione non è un problema, si mette in un raccoglitore, si allegano al messaggio originario le ricevute di consegna alle poste e quella di ricezione che arriva qualche settimana dopo. Per la posta elettronica il discorso si fa un po’ più complicato, infatti i messaggi di posta elet-tronica, di qualunque tipo, sono documenti informatici e come tali devono essere conser-vati utilizzando le regole previste dal codice dell’amministrazione digitale per la conserva-zione sostitutiva dei documenti informatici.

PEC, la conservazione della posta diventa digitalein molte aziende la posta elettronica viene trat-tata, a tutti gli effetti, come se fosse un fax e la mail, che è opportuno conservare, viene stam-pata e archiviata su carta, in altri casi viene la-sciata sui Pc degli utenti e null’altro viene fatto per preservarla.nella stampa del messaggio di posta elettroni-ca non vengono riportate una serie di informa-zioni che sono invece presenti nel messaggio trasmesso e ricevuto e che permettono a un esperto di eseguire una perizia.Utilizzando la Pec (Posta elettronica certifica-ta) sono presenti nel messaggio e nelle rice-vute firme elettroniche che non sono verifica-bili se riprodotte su carta, quindi, a maggior ragione, per la posta elettronica certificata, la stampa, come metodo di conservazione, non è adeguato.

i gestori di Pec sono tenuti a conservare i regi-stri dei messaggi di posta elettronica certificata inviata e trasmessi, ma tale registro è conser-vato solo per trenta mesi e inoltre non contiene il testo del messaggio ma solo i dati descrittivi come mittente, destinatario, oggetto, data e ora, esito, ecc. inoltre la sua consultazione av-viene solo su richiesta dell’autorità giudiziaria.i messaggi di posta elettronica inviati da un dominio di posta elettronica possono essere impegnativi per l’azienda e la loro efficacia va oltre la permanenza delle persone in azienda. lasciare che importanti comunicazioni azien-dali siano riposte nei portatili dei singoli impie-gati e che vengano considerati personali e non aziendalièunapolicychedeveessereattenta-mente valutata prima di essere adottata.

DocFlow OnAir, il sistema intelligente per gestire la corrispondenzadocFlow onair è in grado di gestire la corri-spondenza in qualunque forma si presenti, po-sta elettronica in generale o posta elettronica certificata in particolare. Per la gestione della corrispondenza occorre dotarsi di un sistema di gestione che sia in grado di ‘catturare’ i mes-saggi in ingresso e uscita o che consenta di scegliere quali messaggi conservare. i docu-menti selezionati sono poi sottoposti al proces-so di conservazione sostitutiva assieme a tutte le ricevute allegate al messaggio originario.il sistema consente di costruire i fascicoli te-nendo insieme tutti i documenti relativi a un particolare affare e quindi avere insieme le im-magini dei documenti cartacei, le mail, i fax e i documenti interni. il metodo di conservazione sostitutiva di docFlow garantisce una comoda consultazione ed esibizione in ogni momento, soddisfacendo tutti gli obblighi legali, previsti dalle varie norme, relativi alla conservazione dei documenti.

Posta elettronica Pec e conservazione a norma

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cHi È

le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l’erP, per la sua stessa natura, non è in grado di supportare. le soluzioni docFlow sono invece in grado di organizzare in maniera efficace ed efficiente i processi collaborativi e documentali, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’agilità del business a partire dai processi. le soluzioni, disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progetta-zione che la società propone sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze spe-cifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendali e i settori merceologici.

processi documentali integrati

l’obiettivo di docFlow è orchestrare i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra processi, documenti presenti nel sistema documentale e dati dei sistemi erP, crm eLegacy.Per questa integrazione docFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti, ‘plasma’ le applicazioni sulla base della specificità del business.Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di bu-siness e le possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra docFlow e l’azienda clienteeunfortecoinvolgimentodeikeyuser.Lafaseimplementativainiziaconunprogettopilotacheviene ampliato per abbracciare tutte le aree di interesse. il contributo di docFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue con un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto, per un miglioramento continuo. Questo spiega perché docFlow sia menzionata da gartner tra le aziende ‘ecm vendor’ per la regione emea.tra le aree che possono essere migliorate grazie a docFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enebled in ambito customer care. in tutti questi ambiti docFlow riesce a colmare il gap tra le transa-zioni dei gestionali e le reali necessità del processo collaborativo.

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