docflow: un'azienda del terzo millennio

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DocFlow e Microsoft Milano, 19 maggio 2010

DOCFLOWUNA AZIENDA DEL TERZO MILLENNIO

Carlo Petti PresidenteCarlo Petti – Presidente

w w w . d o c f l o w . c o m

MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 DocFlow e MicrosoftSoluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

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La sopravvivenza dell'impresa è La sopravvivenza dell impresa è strettamente legata alla sua capacità di saper rigenerare attraverso forme saper rigenerare attraverso forme innovative, quel profitto che il mercato, con l d f ila concorrenza, tende a far scomparire.

(16/01/2009) Mario Draghi Governatore Banca d’Italia


MICROSOFT SHAREPOINT, SAP e DOCFLOW ‐ EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI 19 MAGGIO 2010 DocFlow e MicrosoftSoluzioni innovative per integrare dati, processi e conoscenza

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DocFlow : un’azienda del terzo millennio



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www.docflow.comL’azienda del terzo millennio

UNA ORGANIZZAZIONEUNA ORGANIZZAZIONEAGILE




SPECIALIZZATASPECIALIZZATA




ll il di

Processi collaborativi

nello sviluppo di

PROCESSICOLLABORATIVI




LIBERARE ENERGIEorientati a LIBERARE ENERGIE




per salire nella SCALA DEL VALOREper salire nella SCALA DEL VALORE




senza limiti di

SPAZIOTEMPO




ClientiDipendenti

IntimitàUfficialità(internet)

Impresa

(intranet)(internet)

Fornitori

Confidenzialità(extranet)

Azienda Rete



www.docflow.comI processi nel terzo millennioDalla “catena di montaggio” all’isola del Valore

Modello 1.0 Modello 2.0 (P2P)

Dalla “catena di montaggio” all’isola del Valore:

Production Ogni attore produce un Valore prestabilitola produzione del Valore nasce dalla compartecipazione di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali contribuisce secondo dinamiche mutevoli nel tempo

Governance Ogni processo ha un solo owner Ogni processo ha più di un owner

Property La proprietà degli strumenti è chiaramente attribuita, ed è vincolante verso chi li utilizza La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro utilizzo

Fonti: Wikipedia, Socialphysics.org

La fatturazione secondo il Modello 1.0 La fatturazione secondo il Modello 2.0

Il fornitore produce la fattura e la trasmette Il fornitore produce la fattura, la trasmette e partecipa alla

Un esempio: La fatturazione

ProductionIl fornitore produce la fattura e la trasmetteIl cliente contabilizza la fattura, la verifica e la mette a pagamento

p , p pcontabilizzazione e alla risoluzione di possibili non conformitàIl cliente partecipa alla produzione della fattura e alla risoluzione di non conformità complesse

N 'è di ti i tt t i l tti i l i iGovernance Il processo è spezzato su 2 viste (ciclo attivo e ciclo passivo),

ciascuna delle quali ha un chiaro owner.

Non c'è una distinzione netta tra ciclo attivo e ciclo passivo: i due attori hanno l'ownership condivisa sul processo di fatturazione (e pagamento)

I dati e gli strumenti per il ciclo attivo di fatturazione sono del I d ti li t ti il di f tt i



Property

I dati e gli strumenti per il ciclo attivo di fatturazione sono del Fornitore.I dati e gli strumenti per il ciclo passivo di fatturazione sono del Cliente.

I dati e gli strumenti per il processo di fatturazione sono indistintamente del Fornitore o del Cliente, o sempre più spesso di terze parti.

www.docflow.comSocietà BancariaGestione Grandi Patrimoni

Un caso reale

Il Bisogno Gli IndicatoriKPIs KPOs

Gestione Grandi Patrimoni

Aumentare l’efficienza del processo di acquisizione della clientela, garantendo conformità di legge e rispetto delle procedure Worldwide sulla segretezza

1. Tempo di latenza tra deposito degli effetti e il loro impiego

2. Grado di conformità della documentazione

‐80% della precedente soglia

‐ 100%

Condizioni essenziali:Break even inferiore a 12 mesiEsposizione alle procedure interne e alle normative fiscali e giuridiche

3. Accuratezza delle informazioni raccolte

4. Riservatezza dei dati della clientela

‐ 100% delle informazioni essenziali

divieto assoluto di accesso, allarmeeffrazioni e cautela da infedeltà

Il Processo 2.0 L’Impresa 2.0

5. Cash flow

6. Break Even0,2% da impieghi più tempestivi

12 mesi

• Il nuovo processo sostiene gli asset manager nella intervista del Cliente e redazione della proposta di sottoscrizione, in tempo reale

• La documentazione viene stampata seduta stante, già validata per non conformità delle clausole e accuratezza delle informazioni

• La sottoscrizione guidata ha azzerato i difetti di underwriting e il rischio di adozione della modulistica obsoleta

• L’orchestrazione del processo di accettazione abbatte il richio di fuga di notizie riservatissimenon conformità delle clausole e accuratezza delle informazioni

• La firma del Cliente è raccolta seduta stante, unitamente al primo assegno

• Nel contempo si avvia in automatico il processo di accettazione d ll t t i i ll’i i

fuga di notizie riservatissime

• La raccolta immediata della firma sulla Proposta riduce il disagio della Clientela e i costi per un secondo appuntamento



della proposta e autorizzazione all’impiego

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www.docflow.comMultinazionale Agroalimentare

€ 4b f 2007

Un caso reale

Il Bisogno Gli IndicatoriKPIs KPOs

€ 4b fatturato 2007

Ridurre i costi dei processi amministrativi per ciclo passivo e gestione del credito

Condizione essenziale: break even inferiore a 12 mesi

1. Costo gestione fatture passive

2. Tempo medio attraversamento fattura

‐30% del costo

‐ 70% del tempoCondizione essenziale: break even inferiore a 12 mesi

3. Valore minimo convenienza contenzioso

4. Cash flow

50% soglia precedente

2% da compensazione IVA

Il Processo 2.0 L’Impresa 2.0

5. Break Even8 mesi

• Il nuovo processo permette ai fornitori di partecipare attivamente, liberando il personale di Cliente dalle operazioni a scarso valore

• Ogni fornitore invia le proprie fatture nel formato e con il

• Il processo si svolge senza soluzione di continuità tra fornitore e Cliente. Il contenimento del Clup ha restituito profittabilità a linee di prodotto con margini di contribuzione negativi

• Anche senza coercizione i fornitori si orientano a modalità meno• Ogni fornitore invia le proprie fatture nel formato e con il canale più congeniale, viene informato dell’eventuale blocco al pagamento per presenza di squadrature, e attiva l’iter di gestione del contenzioso.

• La registrazione e contabilizzazione avvengono in modalità

• Anche senza coercizione, i fornitori si orientano a modalità meno esposte ad errori di trascrizione delle scritture contabili, aumentando l’efficacia complessiva del sistema

• Le risorse umane sgravate da attività a scarso valore si dedicano al contenzioso con maggiore efficacia



g gassistita e il personale di Cliente si concentra sulle operazioni non codificate

al contenzioso con maggiore efficacia

• 100 tonnellate/anno di CO2 in minori emissioni di gas‐serra

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www.docflow.comCarlo Petti ‐ PRESIDENTEgrazie

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