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8/19/2019 Dropbox for Business Admin Guide Pt BR

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Guia de administração do DropboxBusiness

Visão geral

Se você só tiver alguns minutos para se familiarizar com o Dropbox Business, não deixe de conferir estes

artigos para aprender o essencial.

Faça um tour pelo Painel de controle de administração


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Aprenda sobre nossa seção de Administração para gerenciar sua equipe de maneira eficaz. Você pode

gerenciar a entrada e saída de membros, criar relatórios de atividades, monitorar as ações de

compartilhamento da equipe na seção de Administração, além de exigir que sua equipe configure

medidas extras de segurança, como a verificação em dois passos.

Encontre mais informações neste artigo sobre a seção de Administração.

Conheça as permissões de pastas compartilhadas


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Dedique um tempinho para se familiarizar com o compartilhamento através de pastas compartilhadas.

Como as pastas do Dropbox são privadas por padrão, você pode permitir que cada membro acesse

apenas o que você julgar necessário. Como administrador, você pode controlar a forma como a equipe

compartilha pastas e decidir se, por padrão, quem não pertence à equipe pode participar das pastas

compartilhadas pela equipe.

Confira o artigo sobre a configuração de permissões para pastas para saber mais sobre o recurso.

Rastreamento das atividades da equipe

Como administrador, você pode monitorar quem compartilha o quê, quem faz login e muito mais. Você

pode dar uma olhada rápida no registro de atividades, criar relatórios completos referentes a um dado

período ou até baixar relatórios sobre as atividades de um membro específico.

Confira o artigo sobre como acompanhar as atividades da equipe para saber mais sobre esses

controles.

Dicas de implementação

Antes de mais nada, pense em como implementar o Dropbox Business para sua equipe.

O Dropbox se esforçou muito para simplificar a implementação do Dropbox Business, mas é sempre

bom você fazer uma pausa e considerar alguns aspectos mais amplos antes de lançar uma nova


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solução para sua equipe.

Quem é convidado?

Deixar todos em sincronia é o principal objetivo do Dropbox Business, mas quem deve fazer parte da

equipe? Recomendamos que você convide os colegas que trabalham em maior proximidade, para que

vocês comecem logo a colaborar usando os mesmos arquivos.

Se você estiver configurando o Dropbox Business para outra equipe ou departamento, confira com

esses outros colegas quem precisa de licença para garantir que ninguém fique de fora.

Quem já sabe usar o Dropbox?


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Se os membros da sua equipe não tiverem experiência com o Dropbox, não deixe de pedir que

confiram nosso Guia Introdutório para Novos Usuários do Dropbox Business, onde eles encontram

diversos vídeos e artigos para ajudar sua equipe a começar com tudo em cima.

Se a equipe já tiver especialistas no assunto, peça ajuda a essas pessoas para ensinar os outros a usar

o Dropbox. Você pode até configurar vários usuários como administradores se quiser uma ajuda extra

na hora de convidar membros e monitorar atividades.

Como organizar os dados da sua equipe?


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Por exemplo, você quer criar a estrutura inicial de pastas para a equipe, ou prefere deixar que as

equipes criem pastas compartilhadas organicamente?

Além disso, nunca é demais começar organizando suas pastas antes de adicionar arquivos da equipe.

Assim, você pode testar diferentes fluxos de trabalho com mais facilidade. Encontre mais dicas sobre

como configurar suas pastas neste artigo da Central de ajuda.

Como transferir os dados da sua equipe para o Dropbox?

Na maioria dos casos, para adicionar dados ao seu Dropbox, você só precisa arrastar e soltar arquivos

na pasta do Dropbox no seu computador, que lida com arquivos e pastas de qualquer tamanho e em

qualquer quantidade. E o melhor de tudo: se o computador perder a conexão com a internet durante a

sincronização, o Dropbox retoma exatamente de onde parou quando a conexão for restabelecida.

No entanto, se você tiver muitos dados ou se estiver preocupado com a largura de banda sendo

monopolizada durante a sincronização inicial, confira estas dicas:

Use nosso recurso Sincronização seletiva para mover pastas grandes do computador para o site

Dropbox.com.

Tente transferir seus arquivos ativos primeiro. Dessa forma, sua equipe não perde o embalo.

Quando chegar a hora dos arquivos mais antigos, faça a transferência para o Dropbox em etapas.

Algumas equipes preferem sincronizar grandes lotes de documentos à noite ou no fim de semana.

Confira opções de provedores de migração de dados terceirizados.Com uma rápida pesquisa na

internet, você pode achar alguns fornecedores de confiança que ajudam empresas a transferir

dados para serviços em nuvem como o Dropbox.


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Convidar sua equipe

Faça com que os membros da equipe entrem na sua conta Dropbox Business.

Membros convidados vão criar contas que utilizam o armazenamento compartilhado da sua equipe e

oferecem a você maior controle e visão sobre o compartilhamento de arquivos do trabalho.

Você pode enviar convites tanto para usuários que ainda precisam criar uma conta do Dropbox quanto

para aqueles que já têm uma!

Atenção: Novos membros devem entrar na sua equipe usando o mesmo endereço de e-mail que você

inseriu na seção de Administração. Para evitar confusão mais tarde, é melhor enviar os convites para a

equipe usando endereços de e-mail profissionais em vez dos pessoais.

Como convidar membros para a sua equipe


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Apenas administradores da equipe e de gerenciamento de usuário podem convidar membros para sua

conta do Dropbox para Empresas. Cada membro convidado usa uma das licenças do seu plano.

Caso um membro de equipe já tenha uma conta do Dropbox, não precisa se preocupar. Membros

convidados podem migrar suas contas existentes para o Dropbox Business ou mantê-la como uma

conta separada que pode se conectar à conta profissional para acesso rápido entre uma e outra em

todos os dispositivos.

Para começar a convidar membros para a equipe:

1. Faça login em sua conta de administrador vinculada ao Dropbox.

2. Clique no Painel de controle de administração na barra lateral esquerda.

3. Na página Membros, clique no botão Convidar membros no canto superior direito.

4. Insira os endereços de e-mail dos membros da equipe que gostaria de convidar e adicione uma

mensagem opcional.

5. Clique em Convidar para equipe.

Membros da equipe vão receber um e-mail nosso, convidando-os para entrar na sua equipe. Como

alternativa, eles pode aceitar o convite acessando a guia Equipe na barra lateral esquerda do site doDropbox. Quando eles aceitarem o convite, detectamos automaticamente quem já tem uma conta

existente vinculada ao endereço de e-mail:

Caso eles não tenham uma conta vinculada ao endereço de e-mail para o qual você enviou o

convite, basta que criem uma. Você pode ver como é o processo aqui.

Caso eles tenham uma conta vinculada ao e-mail, então vão ter que escolher se desejam migrar

seus arquivos para a conta recém-criada do Dropbox para Empresas ou mover tudo para sua conta

pessoal do Dropbox. Você pode ver como é o processo aqui.


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Uso de Membros sugeridos para convidar membros para sua equipe

O recurso Membros sugeridos apresenta sugestões de outras pessoas que podem ser adicionadas a

sua equipe do Dropbox Business. Veja o que você pode fazer com o recurso Membros sugeridos:

1. Tenha melhor controle sobre os dados, com recursos como exclusão remota e transferência de

conta para qualquer membro do Dropbox Business.

2. Tenha mais espaço para os membros da equipe, recursos de colaboração aprimorados e

recuperação ilimitada de itens excluídos.

3. Na página Membros, clique no botão Convidar membros no canto superior direito.

4. Aumente a produtividade da equipe.

Para ser sugerido, um membro deve contemplar estes três critérios:

1. O membro sugerido compartilha o mesmo domínio de e-mail do administrador do Dropbox

Business.

2. O membro sugerido é um membro atual de uma pasta compartilhada na equipe da conta Dropbox

Business.

3. O membro sugerido ainda não pertence à equipe do Dropbox Business.

Você tem duas maneiras de convidar membros sugeridos para sua equipe do Dropbox Business:

Acesse o Console para ver membros sugeridos e convidá-los a integrar sua equipe

Acesse a aba Membros, em seu Painel de controle de administração e clique em "Convidar

membros"

Aumente sua equipe com solicitações de participação

As solicitações de participação ajudam administradores a expandir uma equipe com facilidade. Com as

solicitações, candidatos a membros podem pedir para entrar em uma equipe do Dropbox Business ou

em uma equipe gratuita, e o administrador pode simplesmente aceitar as solicitações.

Com as solicitações de assinatura, qualquer usuário do Dropbox com um endereço de e-mail verificado

em um domínio institucional pode solicitar o ingresso em uma equipe.

Solicitação para participar de uma equipe do Dropbox Business

Se um domínio institucional tiver uma equipe do Dropbox Business, usuários do Dropbox Basic e

Dropbox Pro podem pedir para entrar na equipe. Se um domínio tiver mais de uma equipe, os usuários


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veem todas as equipes disponíveis, mas só podem entrar em uma delas.

Quando um usuário pede para entrar em uma equipe do Dropbox Business, o administrador da equipe

do Dropbox Business recebe um e-mail com a solicitação para aprová-la ou recusá-la. Se o

administrador aprovar a solicitação, a equipe do Dropbox Business é faturada por uma licença extra.

Os administradores do Dropbox Business também podem aprovar ou recusar manualmente

solicitações pendentes na guia Membros, na seção de Administração.

Posso permitir que candidatos a membros entrem automaticamente em minha equipe do Dropbox

Business?

Como administrador de uma equipe do Dropbox Business, você também pode permitir que novos

membros participem sem precisar de sua aprovação. Para fazer isso, acesse a guia Autenticação na

Administração e alterne a opção Configurações de aprovação de assinatura.

Adicionar níveis de administração

Facilite o trabalho de gerenciamento de equipes delegando funções cotidianas para diferentes funções

administrativas

Os níveis de administração do Dropbox Business permitem que equipes tenham mais de um

administrador, cada um com diferentes permissões. O uso de níveis de funções administrativas

permite que as equipes trabalhem de forma mais eficiente e que os administradores da equipe tenhamum controle mais detalhado sobre as responsabilidades.

Adicionar novos membros, redefinir senhas, criar relatórios de atividades - com níveis administrativos,

os administradores de equipe não precisam gerenciar funções cotidianas e podem se concentrar em

mais tarefas de nível alto.

As três funções administrativas, e o que podem fazer:


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1. Os administradores de equipe podem definir permissões de segurança e compartilhamento

válidas para toda a equipe, criar administradores e gerenciar membros. Apenas os administradores

de equipe podem conceder funções de administrador a outros membros da equipe e alterá-las.

Cada conta Dropbox Business deve ter sempre pelo menos um administrador de equipe.

2. Os administradores de gerenciamento de usuários podem lidar com a maioria das tarefas de

gerenciamento da equipe, inclusive adicionar e remover membros, gerenciar Grupos e acessar o

feed de atividades da equipe. Qualquer membro da equipe pode ter a função de administrador de

gerenciamento de usuários.

3. Os administradores de atendimento podem gerenciar senhas e aspectos básicos de segurança da

conta, além de criar registros de atividades de membros da equipe. Os administradores deatendimento respondem a solicitações comuns da equipe, como restaurar arquivos excluídos ou

ajudar um membro que não esteja conseguindo acessar a conta por causa da verificação em dois

passos. Qualquer membro da equipe pode ter a função de administrador de atendimento.

Adicionar ou alterar permissões administrativas para membros da equipe

1. Acesse a conta pelo site do Dropbox e abra a seção de Administração

2. Selecione a guia Membros

3. Na guia Membros, clique no ícone da engrenagem no canto direito da coluna de cada membro e

então clique em Adicionar permissões administrativas (caso o membro ainda não seja

administrador) ou Alterar permissões de administrador (caso o membro ainda não seja

administrador)


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O acesso ao trabalho de sua equipe é determinado pasta a pasta. Por padrão, todas as pastas são

privadas, e você vai precisar convidar usuários para acessar as pastas compartilhadas. Caso uma

pasta não seja compartilhada com outros usuários, eles não saberão que ela existe.

Você pode criar uma pasta compartilhada e convidar membros específicos da equipe ou grupos de

membros. Depois que os membros aceitarem seu convite, todos os arquivos da pasta que qualquer

pessoa alterar e também os arquivos que forem acrescentados à pasta sincronizarão automaticamente

para todos os participantes, que terão acesso às versões mais atualizadas. Por exemplo, você pode criar

uma pasta chamada "Contabilidade", convidar os membros da equipe de contabilidade e começar a

adicionar e alterar arquivos. Ninguém perde a sincronia.

Para criar uma pasta compartilhada:

1. Acesse sua conta no website do Dropbox.

2. Clique no ícone "Compartilhar uma pasta..." no canto superior direito:

3. Escolha entre compartilhar uma pasta existente ou criar uma nova.

4. Escolha a pasta que deseja compartilhar ou crie um nome para a pasta que deseja criar.

5. Adicione os endereços de e-mail do grupo e dos usuários que você quer na sua pasta compartilhada

e, se quiser, escreva uma mensagem para eles.

6. Clique em Compartilhar pasta.

Atenção: Você também pode criar pastas de equipe, que são pastas compartilhadas especiais. Pastas

de equipe aparecem automaticamente no Dropbox de cada membro, promovendo em instantes a

integração de grandes grupos. Lembre-se de que tudo que estiver em uma pasta de equipe é


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compartilhado com toda a equipe. Elas estão disponíveis apenas para membros da equipe, então

pessoas que não pertencem à equipe não podem ser convidadas. Prefira utilizar uma pasta

compartilhada comum, caso precise convidar um membro que não pertence à equipe.

Para criar uma nova pasta de equipe, acesse a guia Pasta de equipe dentro do Painel de controle de

administração.

Compartilhamento de pastas e subpastas

Para garantir a simplicidade das configurações de permissões e compartilhamentos, o Dropbox não

permite que você compartilhe uma subpasta dentro de uma pasta compartilhada.

Você pode compartilhar a pasta principal ou suas subpastas, mas nunca ambas.

Em geral, é mais fácil organizar arquivos considerando quem precisa de acesso a eles. Veja estas duas

estruturas de pastas baseadas em fluxos de trabalho comuns:

Organização por equipe


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Organize suas pastas por departamento, para que os membros da equipe só acessem os documentos

relacionados ao trabalho deles.

Organização por projeto ou cliente

Quando você cria uma pasta compartilhada para cada projeto ou cliente, os membros da equipe

podem coordenar tarefas com membros específicos sem se preocupar em dar acesso à pessoa errada.


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Inclusão de arquivos da equipe

Mova seus arquivos para o Dropbox para mantê-los em segurança, e comece a compartilhar com sua

equipe.

É fácil adicionar arquivos ao Dropbox, especialmente com o aplicativo para desktop. Basta arrastar e

soltar arquivos e pastas em sua pasta do Dropbox, e vamos cuidar do resto.

Tudo o que você armazena em seu Dropbox é privado, até que você esteja pronto para compartilhar.

Adicionando arquivos ao Dropbox

O melhor e mais fácil jeito de enviar grupos de arquivos para o Dropbox é com o aplicativo para

desktop. Ele pode lidar com arquivos e pastas de qualquer tamanho e em qualquer quantidade, e

mesmo se você ficar sem conexão com a internet ou precisar desligar seu computador, o envio vai

continuar de onde parou quando você se conectar novamente.

Veja como começar:

1. Baixe e instale o aplicativo para desktop.

2. Siga as instruções para fazer login em sua conta do Dropbox.

3. Arraste e solte seus arquivos nas pastas do Dropbox recém-criadas.

4. Pronto! O resto fica por nossa conta.

Quando você adiciona arquivos à sua pasta do Dropbox, começamos a sincronizá-los com o nosso site.


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Você pode acompanhar o progresso da sincronização pelo ícone do Dropbox na bandeja do sistema ou

na barra de menu do computador, ou então verificar pastas e arquivos específicos. Se um arquivo ou

pasta ainda estiver sincronizando, haverá um ícone azul com setas brancas ao lado. Quando a

sincronização estiver concluída, seus arquivos terão um pequeno ícone de visto verde ao lado.

Dicas para migrar grandes quantidades de dados

Na maioria dos casos, para adicionar dados ao seu Dropbox, você só precisa arrastar e soltar arquivos

na pasta do Dropbox no seu computador, que lida com arquivos e pastas de qualquer tamanho e em

qualquer quantidade. E o melhor de tudo: se o computador perder a conexão com a internet durante a

sincronização, o Dropbox retoma exatamente de onde parou quando a conexão for restabelecida.

Atenção: Caso você esteja transferindo grandes quantidades de dados para a pasta, a sincronização

inicial pode demorar um pouco, dependendo de sua conexão com a internet. Seja paciente!

Veja algumas dicas caso esteja preocupado que a sincronização inicial monopolize sua banda e o

armazenamento no HD:

Tente transferir seus arquivos ativos primeiro. Dessa forma, sua equipe não perde o embalo.

Quando chegar a hora dos arquivos mais antigos, faça a transferência para o Dropbox em etapas.

Algumas equipes preferem sincronizar grandes lotes de documentos à noite ou no fim de semana.

Confira opções de provedores de migração de dados terceirizados. Com uma rápida pesquisa na

internet, você pode achar alguns fornecedores de confiança que ajudam empresas a transferir

dados para serviços como o Dropbox.


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Use a Sincronização seletiva para mover arquivos do seu HD para o site do Dropbox (veja abaixo).

Como economizar espaço no HD com a Sincronização seletiva

Quando você começa a salvar no Dropbox, esses arquivos ocupam espaço no disco rígido, da mesma

forma que arquivos comuns ocupam espaço. Se estiver preocupado em ficar sem espaço no disco

rígido ao migrar dados para o Dropbox, use nosso recurso de Sincronização seletiva.

A Sincronização seletiva é o modo como você escolhe quais pastas serão sincronizadas ao seu

computador. Aqui estão algumas coisas importantes para se ter em mente:

Por padrão, suas pastas são salvas em nosso site e em seu computador. Assim como qualquer

pasta, ela ocupa espaço em seu disco rígido.

Com a Sincronização seletiva, você pode escolher algumas pastas para não serem sincronizadas no

seu computador. Elas não serão exibidas em sua pasta do Dropbox, mas ainda estarão disponíveis

no site do Dropbox.

A Sincronização seletiva precisa ser configurada em cada computador individualmente. Desse

modo, você pode escolher quais arquivos ficam acessíveis em cada máquina ou dispositivo.

Recomendamos o uso da Sincronização seletiva para arquivos e pastas que você não acessa com

frequência. Esse recurso também é indicado para mover grandes quantidades de arquivos para o

Dropbox durante a migração inicial.

Para liberar espaço no HD usando a Sincronização seletiva:

1. Adicione seus arquivos e pastas ao Dropbox e aguarde que eles sejam sincronizados (veja acima


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mais detalhes).

2. Clique no ícone do Dropbox em sua bandeja do sistema ou barra de menu.

3. Clique no ícone de engrenagem e selecione Preferências.

4. Acesse a guia Conta e selecione qual conta (pessoal ou profissional) você gostaria de gerenciar.

5. Encontre a seção "Sincronização seletiva" e clique em Alterar configurações.... Você verá uma lista

de todas as pastas em seu Dropbox. Por padrão, elas sempre terão uma caixa de seleção ao lado de

seus nomes, indicando que estão salvas no computador e em nosso site.

6. Desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da pasta se desejar removê-la de seu disco rígido.7. Quando você clica em Atualizar, os arquivos serão automaticamente removidos do seu

computador, mas ainda estarão disponíveis em nosso site.

Importante: Se você excluir arquivos de sua pasta do Dropbox em vez de usar a Sincronização seletivapara liberar espaço, eles serão excluídos de seus outros dispositivos vinculados, assim como dos

dispositivos de qualquer pessoa com quem tiver compartilhado. Tenha cuidado!

Transferir dados de um servidor

Se você estiver mudando de um servidor tradicional para o Dropbox Business, sua equipe está prestes a


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levar uma vida muito mais fácil. Os membros da equipe poderão acessar dados a qualquer hora e de

qualquer lugar.

Se não tiver muitos arquivos para mover, cada membro pode simplesmente copiar e colar seus

arquivos para a pasta do Dropbox no desktop. Encontre mais informações neste artigo sobre como

adicionar arquivos da equipe.

Pontos-chave:

Comunicação é fundamental - diga à sua equipe que você está transferindo dados do servidor para

o Dropbox. Durante a transição, todos devem evitar fazer alterações em arquivos.

Pense em como priorizar seus arquivos (sejam eles ativos ou cópias de segurança antigas) para a

migração. Com uma estratégia de migração, é mais fácil o processo correr tranquilamente.

Recomendamos a movimentação de dados em lotes. Tente iniciar o processo à noite ou num fim de

semana, quando for menos provável sua equipe precisar de acesso a arquivos.

Na transferência inicial de dados, o Dropbox salva uma cópia de cada arquivo no disco rígido local.

Verifique se seu computador tem espaço suficiente para lidar com a migração do servidor para o

Dropbox. Depois da transferência inicial, você pode usar o recurso Sincronização seletiva para

liberar espaço no disco rígido.

Observação: o objetivo deste artigo é explicar como mover dados de um único computador servidor

para o Dropbox. Se você for transferir arquivos que estão armazenados em mais de um computador ou

servidor, recomendamos instalar o Dropbox em vários computadores e sincronizar os dados dessa

forma.

Transferência de dados de um servidor


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Observação importante: só recomendamos instalar o Dropbox num servidor durante o processo de

migração e não recomendamos a instalação do Dropbox num servidor para uso contínuo.

1. Instale o Dropbox no seu computador servidor. Você precisa de acesso direto ao servidor, em vez de

login remoto.

2. Faça login no aplicativo do Dropbox para desktop com sua conta de administrador. Essa ação criará

uma pasta do Dropbox vazia na unidade principal do computador.

3. Agora que a pasta do Dropbox foi criada no computador servidor, comece a criar suas pastas.

4. No computador servidor, copie ou mova as pastas que você quer sincronizar com o Dropbox paradentro das pastas que você acabou de criar. Comece com os arquivos que sua equipe acessa com

frequência e copie (ou mova) dados em lotes.

5. Mantenha seu login ativo continuamente no computador servidor até o fim da migração. Não faça

logout, altere configurações ou desligue o dispositivo durante a migração. O aplicativo do Dropbox

para desktop só funciona enquanto você está com login ativo. Você pode verificar o status da

sincronização a qualquer momento pelo aplicativo para desktop.

6. Quando o processo de migração terminar, sua equipe pode deixar de acessar arquivos pelo servidor

e passar a usar o aplicativo do Dropbox.

7. Por fim, desvincule sua conta do computador servidor.

Perguntas mais frequentes

Como sincronizar meus dados com o Dropbox o mais rápido possível?

A velocidade de migração depende de sua conexão com a internet e largura de banda. Recomendamos


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iniciar o processo de migração à noite ou antes de um fim de semana, para que você tenha tempo

suficiente para transferir todos os arquivos sem interromper a produtividade da equipe.

Se quiser sincronizar dados com mais rapidez, você pode aumentar suas configurações de largura de

banda, o que permite que o Dropbox use mais largura de banda de sua internet.

Observação: seja paciente, pois a sincronização inicial pode demorar um pouco. A sincronização de

arquivos é um processo complexo que envolve algumas etapas nos bastidores:

Em primeiro lugar, cada arquivo é fragmentado e comprimido para depois ser transferido,

criptografado e armazenado em nossos servidores.

O status de sincronização do Dropbox mostra uma velocidade agregada em kB/s que inclui esse

processo.

Depois da transferência dos arquivos para nossos servidores, a sincronização de todas as

atualizações ou alterações nos arquivos será muito mais rápida.

Qual é a melhor maneira de me manter produtivo enquanto os arquivos estão sendo transferidospara o Dropbox? Posso usar arquivos que já foram enviados ao Dropbox enquanto a migração

ainda está em andamento?

Cada empresa funciona de uma maneira um pouco diferente. Algumas equipes acham que faz sentido

transferir primeiro os arquivos arquivados. Para outras, pode fazer mais sentido começar pelos

arquivos ativos.

De qualquer forma, recomendamos que você mova arquivos em lotes, de preferência quando os dados

não estão sendo acessados. Assim, o processo de sincronização do Dropbox será mais rápido e

tranquilo.

Para evitar versões duplicadas de arquivos ou alguma outra confusão, observe o seguinte:

Evite editar qualquer arquivo dentro de pastas que ainda estejam em sincronização com o Dropbox

ou com o computador de algum usuário.

Às vezes, o Dropbox não consegue sincronizar arquivos que foram deixados abertos em certos

aplicativos. Se isso acontecer, feche os aplicativos para que o Dropbox retome a sincronização

desses arquivos.

Quando uma pasta aparecer para todos os usuários com um ícone redondo verde e um sinal devisto, a equipe pode usar os arquivos de dentro dessa pasta com segurança.

Posso replicar minha estrutura de arquivos do servidor no Dropbox Business?

Se você tiver uma grande quantidade de dados, recomendamos que crie uma estrutura de arquivos no

Dropbox Business primeiro. Use pastas em branco e etiquetas como espaços reservados para seus

dados.


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Depois de compartilhar essas pastas vazias com a equipe, comece a mover os dados para as pastas.

Observação: o Dropbox não permite o compartilhamento de uma pasta que esteja dentro de outra

pasta compartilhada. Essa restrição simplifica as configurações de permissão e compartilhamento.

Encontre mais dicas para a criação de uma estrutura para suas pastas neste artigo sobre configuração

de pastas.

E se eu não tiver espaço suficiente no disco rígido para sincronizar meus dados com o Dropbox?

Se você não tiver espaço suficiente no disco rígido local, siga estas instruções:

1. Mova arquivos em lotes.

2. Espere que cada lote sincronize com o Dropbox.

3. Use o recurso Sincronização seletiva para remover esses arquivos do disco rígido local.

4. Repita o processo até sincronizar todos os seus arquivos com o Dropbox.

Observação: você pode usar o Dropbox com uma unidade externa, mas a unidade nunca pode serdesconectada. A unidade deve estar fisicamente conectada, não como uma unidade do tipo Network

Attached Storage (NAS), e precisa ser formatada corretamente para o sistema operacional do

dispositivo conectado.

Preciso de ajuda. Vocês oferecem atendimento ou assistência?

Algumas empresas preferem usar um provedor terceirizado para ajudar no processo de migração de

dados.

SkySync integra sua rede ou sistemas de armazenamento ECM existentes com o Dropbox. Mova ou

sincronize arquivos, permissões e propriedades automaticamente no Dropbox e outros sistemas.


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Mover oferece migração de dados e cópias de segurança para qualquer provedor de armazenamento

na nuvem. A empresa também ajuda com a migração e backup de todos os dados no Dropbox

Business para outro local de armazenamento on-line ou local.

Se quiser falar com um técnico especializado, você pode fazer o seguinte:

Ligue para nossa central de atendimento ao vivo ou converse conosco via chat diretamente da sua

seção de Administração.

Enviar solicitação de atendimento

Principais aspectos de compartilhamento

Saiba mais sobre os três métodos de compartilhamento disponíveis para administradores do Dropbox

Business.

Como toda equipe tem seu próprio fluxo de trabalho, oferecemos três métodos para compartilhar

arquivos e pastas. Leia estes rápidos resumos sobre cada método e então confira os outros artigos

nesta categoria para mais detalhes.


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Compartilhar uma pasta

Criar uma pasta compartilhada é como criar um espaço de trabalho compartilhado para sua equipe

atuar em determinado projeto. Quando alguém entra numa pasta compartilhada, ela aparece no

Dropbox da pessoa e sincroniza automaticamente em seus dispositivos vinculados. Todos os arquivos

de projeto de sua equipe estarão em um local central para que os membros da pasta possam acessar,

editar e salvar com facilidade.

Usuários também podem configurar permissões para definir se membros de pastas compartilhadas

podem editar ou apenas visualizar o conteúdo das pastas. Além disso, você pode controlar se as pastas

podem ser compartilhadas com usuários que não pertencem à equipe.

Saiba mais sobre permissões de pastas compartilhadas aqui.

Enviar um link

Links são uma ótima forma de enviar cópias de seu trabalho para clientes e membros da equipe. Esse

método é ideal para envio de trabalhos em rede mais do que para colaboração, pois caso o destinatário

faça alterações no arquivo após ter feito o download, as mudanças não vão aparecer na sua versão.

Com os links, seus clientes podem visualizar ou fazer download da versão mais recente dos arquivos

em segundos, mesmo se não tiverem uma conta do Dropbox.

Usuários podem configurar senhas e prazos de validade em links compartilhados para proteger dados

sensíveis. Além disso, você pode limitar o acesso aos links apenas para pessoas da sua equipe.

Saiba mais sobre como gerenciar links aqui.

Pastas de equipe

Pastas de equipe são tipos especiais de pastas compartilhadas que aparecem automaticamente no

Dropbox de todos os membros, o que torna fácil permitir a entrada de grandes grupos.

Lembre-se de que tudo dentro de uma pasta de equipe é compartilhado com toda a equipe, e que elas

estão disponíveis apenas para membros. Caso você precise convidar uma pessoa que não seja membro

da equipe, ou se apenas deseja convidar algumas pessoas para a pasta, utilize uma pasta


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compartilhada.

Para criar uma nova pasta de equipe, acesse a guia Pasta de equipe dentro da seção de Administração.

Configuração de permissões para pastas

Pastas compartilhadas são o centro da colaboração no Dropbox, então invista algum tempo para se

familiarizar com seu funcionamento.

Como administrador, seu trabalho é se certificar que as pessoas certas têm acesso aos arquivos certos.

Uma vez que o acesso aos arquivos é determinado pasta a pasta, você pode ficar tranquilo sabendo

que os membros da equipe estão vendo apenas os arquivos que precisam ver, e nada além.

Este artigo busca fornecer um rápido panorama de como funcionam as permissões de pasta no

Dropbox Business. Caso queira saber mais sobre pastas compartilhadas, não deixe de ler o artigo

Colaborar com pastas compartilhadas no Guia de usuário do Dropbox Business.

Compreendendo a configuração padrão: todas as pastas são privadas

Cada membro da equipe (incluindo os administradores) tem seu próprio espaço de trabalho privado no

Dropbox. Tudo que for armazenado no Dropbox é privado por padrão. Então você pode ficar tranquilo

sabendo que outras pessoas só poderão acessar os arquivos que você escolher compartilhar com elas.


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Quando o trabalho estiver pronto, os membros podem convidar colaboradores para compartilhar

pastas. Ou podem enviar cópias do trabalho para outras pessoas utilizando os links compartilhados.

Permissões para pastas compartilhadas

Qualquer pessoa na equipe pode criar uma pasta compartilhada. Elas são criadas enviando convites

para o endereço de e-mail de usuários do Dropbox. Uma vez que o usuário aceite o convite, a pastacompartilhada aparece dentro de suas pastas do Dropbox e seus conteúdos são automaticamente

sincronizados com seus computadores e dispositivos móveis vinculados.

Administradores, como qualquer membro da equipe do Dropbox Business, podem acessar apenas as

pastas para as quais forem convidados.

Há três funções para membros de uma pasta compartilhada:

Proprietário pode alterar permissões de visualização/edição, convidar mais pessoas e transferir a

propriedade para outro usuário. Essa é uma função padrão para quem quer que compartilhe

inicialmente uma pasta.

Editor pode adicionar, editar ou excluir arquivos na pasta como qualquer proprietário. Caso o

proprietário permita, o editor também pode convidar pessoas para a pasta, remover outros

membros e alterar suas funções. Editor é uma configuração padrão para pessoas que você convida.

Visualizador é a função mais limitada, e não pode adicionar/editar/excluir arquivos da pasta. Um

visualizador sabe se tem permissão de somente visualização se um ícone de cadeado aparecer na

pasta compartilhada:


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Para mais informações sobre pastas compartilhadas, não deixe de ler a seção Colabore com pastas

compartilhadas no Guia de usuário do Dropbox Business.

Como restringir o acesso externo às pastas da sua equipe

Administradores de equipe podem decidir configurações de compartilhamento para toda a equipe. Por

exemplo, se os membros podem compartilhar pastas com pessoas que não pertencem à equipe ou se

podem entrar em pastas criadas por essas outras pessoas.

Para ajustar essas configurações:

1. Acesse sua conta no Dropbox com sua conta de administrador e clique em Painel de controle de

administração na barra lateral esquerda.

2. Clique na guia Compartilhamento na lateral esquerda da página.

3. Responda Sim ou Não para as perguntas na seção "Configurações de pasta compartilhada".


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No entanto, caso você permita que sua equipe tenha a flexibilidade de compartilhar pastas com

pessoas que não pertencem à equipe, ainda é possível criar individualmente pastas compartilhadas

somente com a equipe, caso necessário. Desse modo, sua equipe pode compartilhar com parceiros que

não estão na sua equipe, mas ainda restringir o acesso a pastas sensíveis analisando pasta a pasta.

Para saber mais sobre pastas compartilhadas, confira a seção Colaborar com pastas compartilhadas

no Guia de usuário do Dropbox Business.

Como monitorar pastas compartilhadas

Administradores de equipe e de gerenciamento de usuário podem monitorar a atividade de

compartilhamento usando o registro de auditoria de compartilhamento.

O registro de auditoria de compartilhamento permite que você acompanhe como os dados são

compartilhados dentro e fora da sua empresa. O Dropbox grava todas as ações de compartilhamento

externas e internas, incluindo a criação de pastas compartilhadas e as alterações feitas nas permissões


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de compartilhamento das pastas.

Eventos da pasta compartilhada são registrados quando alguém:

Cria uma pasta compartilhada

Convida uma pessoa para uma pasta

Entra numa pasta

Remove uma pessoa de uma pastaAltera a função de outra pessoa na pasta (de "editor" para "visualizador", por exemplo)

Transfere a propriedade de uma pasta para outra pessoa

Cancela o compartilhamento de uma pasta

Altera as permissões de compartilhamento em uma pasta

Altera as permissões de compartilhamento gerais para pastas compartilhadas no painel de controle

de administração

Altera as permissões de compartilhamento em uma pasta

Move uma pasta compartilhada de um Dropbox profissional para um Dropbox pessoal (ou vice-

versa), mais especificamente quando tanto as configurações da pasta quanto as de toda a equipe

permitem compartilhamento com pessoas que não pertencem à equipe.

Para monitorar atividades de compartilhamento:



2. Clique na guia Atividade na lateral esquerda da página.

3. Clique no menu suspenso no topo da página e selecione Compartilhamento.

O registro de compartilhamento rastreia cada ação de compartilhamento em sua conta do Dropbox

Business. A visualização na seção de Administração não exibe cada detalhe, mas você pode criar um

relatório completo de compartilhamento caso precise de informações mais detalhadas.


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Gerenciamento de links compartilhados

Links compartilhados são perfeitos para enviar cópias do seu trabalho para clientes e membros da

equipe.

Pontos-chave:

Links compartilhados permitem o envio de arquivos para outras pessoas, mesmo se elas não

tiverem uma conta do Dropbox.

Você pode compartilhar arquivos ou pastas de qualquer tamanho por meio dos links

compartilhados.

Você pode limitar quem pode acessar um link compartilhado configurando uma senha e/ou um

prazo de validade.

Administradores podem estabelecer padrões de configuração de acesso a novos links

compartilhados para toda a equipe.

Administradores podem remover links compartilhados por membros da equipe.

Este artigo apresenta uma rápida visão geral de links compartilhados no Dropbox Business. Se quiser

saber mais, não deixe de ler o artigo Enviar links para seu trabalho no Guia do usuário do Dropbox

Business.

Entendendo os links compartilhados


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Qualquer pessoa em sua equipe pode criar links compartilhados para arquivos ou pastas em seu

Dropbox. Links compartilhados são semelhantes a anexos de e-mail, mas são mais versáteis.

Veja alguns poucos detalhes importantes para lembrar sobre links compartilhados:

Eles são dinâmicos, o que significa que sempre que forem acessados on-line, vinculam-se à versão

mais atual de seu arquivo ou pasta.Eles não tem limites de tamanho de arquivo, de modo que podem ser vinculados a arquivos

bastante grandes ou até mesmo pastas inteiras.

Você pode estabelecer senhas e/ou prazos de validade para eles.

O acesso a um link pode ser restringido apenas a membros da equipe.

Leia mais sobre como criar links compartilhados no artigo Enviar links para seu trabalho no Guia de

usuário do Dropbox Business.

Controlando acesso aos links compartilhados

Todos os usuários do Dropbox Business têm alguns modos de restringir acesso aos links

compartilhados que criam:

É possível limitar as pessoas que podem visualizar os links restringindo acesso apenas aos

membros da equipe, ou configurando uma senha para o link.


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É possível adicionar um prazo de validade ao link para que o acesso seja removido após

determinado período de tempo.

Leia mais sobre criação e configuração de permissões de links compartilhados no artigo Enviar links

para seu trabalho no Guia de usuário do Dropbox Business.

Administradores da equipe podem configurar acesso a toda a equipe para novos links compartilhados

a partir da seção de Administração.

Você pode decidir se membros de sua equipe poderão ou não compartilhar links com pessoas que

não pertencem à sua conta do Dropbox Business.

Caso permita o compartilhamento externo, você também pode estabelecer padrões de

configuração de privacidade para novos links.

Leia mais sobre configurações de compartilhamento para toda a equipe no artigo Definir configurações

de compartilhamento neste guia.

Monitorando links compartilhados

Administradores de equipe e de gerenciamento de usuários podem monitorar quando pessoas criam

links compartilhados usando a guia Atividade na seção de Administração.

Para monitorar atividades de compartilhamento:


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2. Clique na guia Atividade na lateral esquerda da página.

3. Clique no menu suspenso no topo da página e selecione Compartilhamento.

O registro de compartilhamento rastreia cada ação de compartilhamento em sua conta do Dropbox

Business. A visualização na seção de Administração não exibe cada detalhe, mas você pode criar um

relatório completo de compartilhamento caso precise de informações mais detalhadas.

Remover links compartilhados

Administradores podem remover links compartilhados por membros de suas equipes do Dropbox

Business por meio da seção de Administração ou pela página de pré-visualização do link

compartilhado.

Para remover um link da seção de Administração:

1. Acesse sua conta no Dropbox com sua conta de administrador e clique em Painel de controle deadministração na barra lateral esquerda.

2. Clique na guia Membros na lateral esquerda da página.

3. Selecione o membro cuja atividade de compartilhamento deseja visualizar.

4. Clique em "remover link" escrito em azul abaixo do link que deseja remover.


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Para remover um link de uma página de pré-visualização do link compartilhado:

1. Clique no pequeno botão azul-claro com três pontos no lado superior direito da tela.

2. Clique em "remover link criado por [Membro da equipe]".

Configurações de compartilhamento

Configure permissões de compartilhamento padrão para toda a sua equipe pelo Painel de controle de

administração.

Caso sua equipe trabalhe com muitos materiais confidenciais, administradores da equipe podem

configurar regras padrão para definir se os membros da equipe podem ou não compartilhar com


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pessoas que não pertencem à equipe. Essas regras serão aplicadas a todas as pessoas em sua conta

do Dropbox para Empresas.

Pontos-chave:

Apenas administradores da equipe podem ajustar regras de compartilhamento padrão.

Essas regras serão aplicadas a todas as pessoas em sua conta do Dropbox para Empresas.

Caso você permita o compartilhamento de pastas com pessoas que não pertencem à equipe, suaequipe ainda poderá designar pastas individualmente pastas restritas à equipe.

Caso você permita o compartilhamento de links com pessoas que não pertencem à equipe, você

ainda pode controlar o padrão de configurações em novos links compartilhados.

Como escolher configurações padrão para novas pastas e links

compartilhados

Para gerenciar permissões para toda a equipe, basta seguir estas instruções:



2. Clique na guia Compartilhamento na lateral esquerda da página e então responda às seguintes

perguntas:

3. Em "Configurações de pastas compartilhadas", responda Sim ou Não para as seguintes perguntas:

Permitir que membros compartilhem com quem não pertence à equipe [nome da sua equipe]?


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Permitir que membros da equipe participem de pastas compartilhadas fora da equipe [nome da

sua equipe]? Essas pastas não estão sujeitas às suas configurações da equipe.

4. Em "Configurações de links compartilhados", responda Sim ou Não para as seguintes perguntas:

Permitir que pessoas na minha equipe compartilhem com quem não pertencem à equipe [nome

da sua equipe]?

Caso positivo, escolha o nível de acesso padrão para novos links compartilhados: eles estarão

acessíveis para qualquer pessoa com o link a menos que alterado manualmente, ou será o

contrário?

Solicitações de arquivos

Com o recurso solicitação de arquivos, membros de sua equipe podem coletar e receber arquivos

(grandes ou pequenos) de qualquer pessoa diretamente no Dropbox. As solicitações de arquivos são

ideais para receber arquivos muito grandes ou em quantidade, e para pedir que clientes e colegas de

trabalho enviem arquivos.

Pontos-chave:

As solicitações de arquivos permitem receber arquivos de qualquer pessoa, mesmo que ela não

tenha conta do Dropbox.

Com solicitações de arquivos, fica mais fácil receber arquivos grandes. Você pode receber arquivos

de até 2 GB (em contas Dropbox Basic) ou até 10 GB (em contas Dropbox Pro ou Dropbox

Business). Os arquivos enviados precisam caber em sua cota de armazenamento do Dropbox.

Com o recurso solicitação de arquivos, você pode organizar tudo num único lugar. Todos os

arquivos recebidos são organizados automaticamente numa pasta do Dropbox.Você pode usar solicitações de arquivos para manter arquivos privados. Quem enviar arquivos como

resposta à sua solicitação não pode acessar seu Dropbox, e você é a única pessoa que pode ver os

arquivos enviados por outros (a menos que decida compartilhá-los).

Como administrador do Dropbox Business, você pode administrar solicitações de arquivos para sua

equipe destas duas maneiras:

1. Vendo as atividades de solicitação de arquivos da equipe.

2. Os administradores da equipe e administradores de gerenciamento de usuários podem ver certas


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Visão geral de segurança do Dropbox Business

Manter seus dados em segurança é nossa maior prioridade. Faça dela a sua também.

Pontos-chave:

Pense na segurança de sua equipe desde o começo

Use o Dropbox com ferramentas de segurança existentes ou personalizadas

Eduque sua equipe sobre boas práticas de segurança

Saiba mais sobre como proteger suas informações

Pense na segurança de sua equipe desde o começo

Ajude a proteger suas contas seguindo estas três orientações simples assim que executar o Dropbox

Business:

Exija que sua equipe habilite a verificação em dois passos.

Personalize as configurações para pastas e links compartilhados. Configurações para toda a equipe

incluem proibir usuários de compartilhar com pessoas que não pertencem à equipe, ou proibi-los deentrar em pastas compartilhadas fora de sua equipe.

Receba registros de atividade regularmente. Você pode acessá-los manualmente da seção de

Administração ou tirar proveito da análise de registro automática com aplicativos de gerenciamento

de eventos (SIEM) líderes no mercado, como o Splunk e o GAT+Geo.

Use o Dropbox com ferramentas de segurança existentes oupersonalizadas

Fizemos parcerias com provedores de soluções líderes no mercado para sermos compatíveis com uma

vasta gama de processos de TI e cumprir as normas de conformidade do setor, incluindo:

Gerenciamento de eventos e informações de segurança (SIEM): Permite que os administradores

do Dropbox Business visualizem e gerenciem a atividade dos funcionários e o acesso a dados

sensíveis por meio da página de administração.


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Prevenção de perda de dados (DLP): Protege dados sensíveis como PII e PCI armazenados em

contas do Dropbox Business.

eDiscovery e retenção legal: Permite a busca segura e a coleta e preservação de informações

armazenadas eletronicamente (ESI) em contas do Dropbox Business.

Gerenciamento de direitos digitais (DRM): Fornece criptografia de terceiros para dados

empresariais armazenados em contas do Dropbox Business.

Migração de dados e armazenamento local: Auxilia na transferência de grandes quantidades de

dados entre locais, protegendo informações sensíveis com back-up de dados realizado no própriolocal.

Gerenciador de identidade: Permite que empresas mantenham suas equipes do Dropbox Business

autenticadas com um provedor de identidade externo, como o Active Directory

Caso deseje personalizar seu fluxo de trabalho ainda mais, sua equipe pode usar nossa API do Dropbox

Business para desenvolver aplicativos internos que integram o Dropbox aos seus processos

empresariais. Leia mais sobre nossos parceiros na página Aplicativos e integrações ou confira nossa

Página de desenvolvedores para mais detalhes sobre como desenvolver seu próprio aplicativo

personalizado.

Eduque sua equipe sobre boas práticas de segurança

Recomendamos que você encoraje seus membros de equipe a seguirem boas práticas de segurança,

como:

Escolher uma senha forte e nunca repetir senhas entre contas diferentes.

Colocar códigos em seus dispositivos móveis.

Habilitar a verificação em dois passos para adicionar uma camada extra de segurança ao acessar

sua conta.

Fazer a Exclusão remota de dispositivos que forem perdidos ou roubados.

Saiba mais sobre como proteger suas informações


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Exigindo a verificação em dois passos para membros da equipe

Administradores de equipe podem exigir a verificação em dois passos para todos ou para alguns

membros da equipe. Uma vez que esteja tudo configurado, novos membros da equipe serão

requisitados a configurar a verificação em dois passos durante o processo de criação de conta.

Membros já existentes receberão esta solicitação toda vez que acessarem suas contas do Dropbox.

1. Acesse sua conta pelo site do Dropbox usando sua conta de administrador do Dropbox para

Empresas

2. Abra a seção de Administração

3. Clique em Autenticação

4. Selecione Exigir verificação em dois passos

5. Selecione se gostaria de exigir a verificação em dois passos para todos ou para alguns membros da

equipe

6. Caso tenha escolhido a opção Exigir de membros específicos, digite o endereço de e-mail desses

membros e clique em Avançar

7. A verificação em dois passos será ativada agora, e você verá reflexo disso na página Autenticação

Atenção:


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A solicitação da verificação em dois passos não desconectará os membros da sua equipe de seus

dispositivos ou sessões na web, e não vai interromper seus fluxos de trabalho

Membros da equipe não estarão protegidos pela verificação em dois passos até que eles a tenham

configurado. Administradores da equipe podem acompanhar o progresso em sua guia Membros

Redefinindo a verificação em dois passos para um membro da equipe

Caso um de seus membros da equipe perca o dispositivo, você pode rapidamente redefinir a

verificação em dois passos para a conta do Dropbox dele:

1. Abra a seção de Administração.

2. Clique na guia Membros

3. Localize o membro da equipe e clique no ícone de engrenagem ao lado do nome da pessoa

4. Clique em Redefinir verificação em dois passos

Exclusão remota A exclusão remota permite que você exclua a conta profissional do Dropbox do dispositivo vinculado de

um membro da equipe.

A Exclusão remota coloca você no controle dos dados da empresa. É perfeita para lidar com

dispositivos perdidos ou com a remoção de membros da equipe.

Uma vez que você desvincule um dispositivo e selecione a opção de exclusão remota, o processo de


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sincronização será imediatamente interrompido. O Dropbox tentará excluir a pasta inteira do Dropbox

profissional do dispositivo uma vez que ele esteja conectado à internet e o aplicativo do Dropbox

estiver sendo executado. O Dropbox sempre realiza a exclusão remota quando você desvincula um

dispositivo móvel.

Como excluir o Dropbox profissional de um membro em um dispositivoperdido

Caso um membro de equipe perca um dispositivo, você pode se certificar de que seus dados não caiam

em mãos erradas. Você pode excluir remotamente a conta profissional do Dropbox de um membro,

mas não sua conta pessoal.

1. Faça login no Dropbox com sua conta de administrador.


3. Escolha o nome do membro cujo dispositivo você quer desvincular.4. Selecione o dispositivo que você quer desvincular em Dispositivos e clique no X ao lado do

dispositivo.

5. Na janela pop-up, selecione a opção para Excluir o Dropbox profissional deste computador na

próxima vez que ficar on-line e clique em Desvincular.


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Como excluir o Dropbox profissional de um membro ao removê-lo da

equipe

Apenas administradores de equipe e administradores de gerenciamento de usuário podem remover

membros da equipe e excluir remotamente seus dispositivos.


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3. Clique no ícone de engrenagem à direita do nome do membro e selecione a opção Remover

usuário do menu.

4. Na janela pop-up, escolha usar transferência de contas agora ou depois e, em seguida, selecione

Sim para a opção de excluir os arquivos dos dispositivos do usuário da próxima vez que ficar on-

line.

Como verificar o status de uma exclusão remota


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O Dropbox exibe o status de Exclusão de cada dispositivo em que você usou o recurso de exclusão

remota. Estes são os indicadores de status que você pode ver:

Pendente: o dispositivo não voltou a ficar on-line e/ou o aplicativo do Dropbox não está sendo

executado. O Dropbox só pode apagar a pasta quando essas duas condições forem atendidas.

Em andamento: o Dropbox se conectou com o dispositivo e está excluindo a pasta no momento.

Concluída: A pasta do Dropbox foi excluída por completo de um dispositivo.

Falha: Se o Dropbox não conseguir excluir algum arquivo da pasta do Dropbox, fornecemos um

relatório com o nome de cada arquivo que não foi excluído e a falha ocorrida. Para ver nosso

relatório, clique no link erros e selecione Baixar relatório na janela pop-up.

Para verificar o status de uma exclusão remota:



3. Clique no nome do membro na guia Membros. Ou, se você tiver excluído da equipe a conta do

usuário e optado por usar o recurso exclusão remota, clique na guia Membros excluídos e no nome

do usuário.

4. Na seção Exclusão em andamento, localize o dispositivo e confira o Status do dispositivo.

Configuração do recurso SSO (logon único)

Se sua empresa já usar um provedor de identidade ou Active Directory, o recurso SSO (logon único)

facilita a vida de todos e deixa sua empresa mais segura.


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O Dropbox usa o padrão seguro e amplamente adotado pela indústria chamado SAML 2.0 (Security

Assertion Markup Language 2.0), o que significa que a nossa implementação de SSO se integra

facilmente a qualquer provedor de identidade grande que seja compatível com o padrão SAML 2.0.

Também comportamos AD FS.

O Dropbox tem parceria com vários provedores de identidade, como Ping Identity, OneLogin, Okta e

Centrify, para oferecer aplicativos pré-configurados e fáceis de usar.

É claro, como o Dropbox usa SAML 2.0, você pode usar o recurso SSO com qualquer provedor de

identidade que seja compatível com o SAML, e pode até criar sua própria solução de SSO.

Atenção: Apenas administradores de equipe podem configurar o logon único (SSO).

Configuração do SSO com um parceiro do Dropbox

Para começar, acesse o site do provedor de identidade e siga as instruções para configurar o SSO.

Veja a lista de nossos parceiros provedores de identidade.

Depois de seguir as instruções de configuração do provedor de identidade, faça o seguinte:



2. No Painel de controle de administração, clique em Autenticação na barra lateral.

3. Em SSO (logon único), selecione a caixa Habilitar SSO (logon único) .

4. Escolha se você prefere tornar o SSO opcional ou obrigatório.


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5. Digite a URL de acesso à conta que você recebeu do seu provedor de identidade.

6. Clique no botão Escolher certificado. Envie o arquivo .PEM do certificado X.509 que você recebeu

do provedor de identidade.

7. Clique no botão Salvar alterações.

Uso do SSO

Depois que você configurar o SSO, confira estas informações importantes sobre o recurso:

Preparação dos usuários

Se você optar por exigir o uso do SSO (logon único), o Dropbox notificará os membros da equipe por e-

mail automaticamente. Se deixar o SSO como recurso opcional, você é quem deve notificá-los. Para

isso, pode baixar um modelo de e-mail na seção do SSO no Painel de controle de administração.

Acesso ao site

Quando o SSO estiver habilitado, os usuários podem digitar apenas seus respectivos endereços de e-

mail e deixar o campo de senha em branco para acessar o Dropbox. Eles serão redirecionados para a

página de login do provedor de identidade, onde devem digitar suas credenciais do trabalho.

Como parte da configuração do SSO, você receberá uma URL personalizada do Dropbox. Com essa

URL, os usuários que já tiverem feito login no provedor de identidade têm acesso direto à conta do

Dropbox.


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Vínculo de computadores e dispositivos móveis

Todos os computadores e dispositivos móveis que no momento estiverem vinculados a contas do

Dropbox continuam funcionando normalmente. Se não tiverem feito login no provedor de identidade,

os usuários serão redirecionados automaticamente e também precisarão tomar outras providências

simples:

Quando os usuários vinculam um computador, o Dropbox os direciona para copiar um código delink especial do site e colá-lo no aplicativo.

Quando os usuários vinculam um dispositivo móvel, eles são solicitados a conectar o aplicativo às

suas contas.

Configuração do SSO com outro provedor de identidade

Se você quiser configurar sua própria solução ou usar um provedor de identidade diferente, confira

estes parâmetros necessários:

O Dropbox usa SAML2 com o HTTP Redirect vinculando os provedores de serviço (SP) aos

provedores de identidade (IdP) e espera que o HTTP Post vincule o IdP com o SP.

A URL postback do Dropbox (também chamada de URL de Declaração de serviço ao consumidor) é

https://www.dropbox.com/saml_login

O Dropbox requer que o NameID contenha o endereço de e-mail do usuário. Tecnicamente, isto é o

que buscamos: Format=""urn:oasis:names:tc:SAML:1.1:nameid-format:emailAddress".

Seu provedor de identidade pode perguntar se você deseja assinar a declaração SAML, a resposta

SAML ou ambas. O Dropbox precisa que a resposta SAML seja assinada. Você pode escolher entre


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a declaração SAML assinada ou não assinada.

Você vai precisar encontrar duas informações para fornecer ao Dropbox:

Uma página de URL de acesso à conta (também chamada de URL de login).

Um certificado X.509, que é um certificado de segurança que você geralmente consegue com seu

provedor de identidade e deve estar em formato .PEM.

Use o conector do Active Directory para manter sua equipe em sincronia

com o Dropbox Business

Economize tempo com o conector do Active Directory (Conector AD). O Conector AD pode fazer

inclusões e exclusões de licenças na sua equipe do Dropbox Business, além de gerenciar a sincronização

automaticamente.

Pontos-chave:

Todos os membros da equipe devem ser membros ativos de um único ambiente e floresta para usar

o Conector AD

PowerShell 4.0 ou superior é necessário

Windows Server 2008 (ou superior) é necessário

Recomendamos que você crie um único grupo chamado ”Dropbox” que contenha todos os

membros que você gostaria de incluir. Você pode colocar tanto usuários quanto grupos no grupoDropbox.

O Conector AD somente sincroniza alterações originadas do AD. Recomendamos instalar o

Conector AD em um servidor com acesso somente leitura.

Comece a usar o Conector AD

Primeiro, baixe o Conector AD. Em seguida:

1. Localize e execute o instalador Dropbox-AD-Connector.msi.2. Clique em Seguinte para prosseguir com o assistente de instalação.

3. Marque a caixa para aceitar os termos e clique em Seguinte.

4. Clique em Seguinte para instalar no caminho padrão.

5. Clique em Instalar e escolha Sim se aparecer uma mensagem do Controle da Conta do Usuário

(UAC).

6. Como começar está selecionado por padrão. Se você já estiver com essa guia aberta, desmarque-a.

7. Selecione Concluir para finalizar a instalação.

8. Clique em Feito para enviar os convites por e-mail e voltar para a tela Solicitações de arquivo.


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Exclusão permanente de arquivos

Impeça que os membros da equipe excluam permanentemente arquivos ou pastas e garanta um histórico

de arquivos mais completo para sua empresa.

Normalmente, a pessoa que envia um arquivo, ou o proprietário de uma pasta compartilhada, tem a

capacidade de excluir arquivos permanentemente no Dropbox. Entretanto, o administrador de uma

equipe do Dropbox Business pode restringir a capacidade de exclusão permanente de arquivos apenas

aos administradores da equipe.

Como permitir que apenas administradores da equipe excluam arquivos permanentemente:

1. Acesse o site do Dropbox com suas credenciais de administrador.

2. Abra a guia Autenticação, na Administração do Dropbox.3. Em Exclusão permanente, selecione Não.

4. Os membros da equipe deixarão de ver a opção para excluir arquivos permanentemente.

Observação: Os administradores da equipe ainda poderão excluir arquivos permanentemente, mesmo

que a configuração Exclusão permanente esteja configurada como Não.


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Rastreamento das atividades da equipe

Fique por dentro de tudo o que está acontecendo na sua conta Dropbox para Empresas.

Administradores de equipe e administradores de gerenciamento de usuário podem acessar uma visão

geral das atividades da equipe pela guia Atividades na seção de Administração. Essas ações incluem

logins, alterações de senhas, compartilhamentos recentes e inclusões recentes de dispositivos

vinculados.

Supervisão da atividade da equipe


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Você pode gerar um relatório completo de atividades de um período específico em sua conta doDropbox para Empresas clicando em Criar relatório completo no canto superior direito.

Cada linha do registro de atividade mostra o nome do membro que fez a ação, o endereço IP do

dispositivo de origem da ação e a hora em que ocorreu.

Use o menu suspenso para filtrar a lista segundo alguma atividade específica (como mudança de

senha).

O registro de Atividades grava:

Compartilhamento: Alguém participa de um evento de compartilhamento, como o envio de um link

para um arquivo ou a entrada em uma pasta.

Senhas: um membro da equipe altera a senha ou as configurações de verificação em dois passos.

Acessos: um membro da equipe acessa o site do Dropbox ou tenta fazer login sem sucesso.

Ações de administradores: Você ou outro administrador altera configurações no painel de controle

de administração, como permissões de pastas compartilhadas.

Aplicativos: um membro da equipe vincula um aplicativo de terceiro à conta do Dropbox.

Dispositivos: um membro da equipe vincula um computador ou dispositivo móvel à conta do

Dropbox.

Equipe: alguém entra na equipe ou é removido.

Atenção: A página Atividade não inclui exclusões de arquivos ou pastas. Você pode acessar um

histórico de exclusões (inclusive em pastas compartilhadas de sua propriedade) na página Lixeira .


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omo visua izar ativi a es recentes os mem ros

Para visualizar as atividades recentes de um membro específico:

1. Selecione a guia Membros, na barra lateral esquerda do Painel de controle de administração.

2. Clique no nome do membro na lista.

3. Você verá uma seção de Atividades recentes na página do membro da equipe.


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Como monitorar alterações em arquivos e pastas


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A guia Lixeira no site do Dropbox mostra um cronograma de todas as exclusões de arquivos na sua

pasta do Dropbox. Você só pode ver as alterações nos seus arquivos que estão nas pastas

compartilhadas às quais você pertence.

Como restaurar arquivos excluídos:

1. Acesse sua conta no website do Dropbox.

2. Clique na guia Lixeira, no lado esquerdo da tela.

3. Clique no nome de um arquivo para ver os detalhes do evento.4. Clique em “Restaurar“ (para um único arquivo) ou “Restaurar todos os arquivos“ (para vários

arquivos).

Clicar nos nomes dos arquivos e pastas vai direcionar você para o arquivo ou pasta em questão em seu

Dropbox.

Atenção: Cada exclusão que acontece no Dropbox é registrada, inclusive quando grupos de arquivos

são excluídos.

Transferência de conta

Minimize interrupções no fluxo de trabalho de sua equipe transferindo o trabalho de um usuário excluído

para a pasta do Dropbox de outro membro da equipe.

Quando alguém deixa sua equipe do Dropbox Business, administradores da equipe e de


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gerenciamento de usuário podem transferir imediatamente os arquivos em sua conta para a de outro

membro da equipe. Também podem aguardar e transferir os dados mais tarde.

Todas as pastas e arquivos no Dropbox profissional de um membro excluído ficarão com o destinatário

que você escolher. O Dropbox também tentará preservar as relações de compartilhamento. Por

exemplo, caso o usuário excluído fosse proprietário de uma pasta compartilhada, o Dropbox vai

transferir a propriedade da pasta para o destinatário.

Transfira imediatamente os dados de um membro excluído

Ao remover um membro da equipe, você pode transferir seus dados para outra pessoa, de modo que

nenhum trabalho importante seja perdido durante a mudança.


2. Clique no Painel de controle de administração na barra lateral esquerda.3. Na guia Membros excluídos, clique no ícone da engrenagem para a pessoa que deseja excluir e

selecione Excluir usuário no menu.

4. Na janela pop-up, deixe marcada a opção Sim para transferir de imediato os arquivos do Dropbox

do usuário removido para outro membro da equipe. Digite o nome ou e-mail do destinatário. O

destinatário deve pertencer à sua equipe do Dropbox para Empresas.

5. Escolha se quer ou não usar a opção de Exclusão remota e então clique em Excluir.


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Transferir dados de um membro já excluído


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Armazenamos os arquivos do Dropbox de um membro, mesmo após ele ter sido removido da equipe.

Você pode transferir os arquivos de um membro excluído para outro membro da equipe a qualquer

momento.



3. Na guia Membros excluídos, encontre o ex-membro cujos arquivos você quer transferir.

4. Clique no ícone de engrenagem à direita do nome do membro e selecione a opção Gerenciar

arquivos do menu.5. Selecione a opção Transferir para outro membro da equipe.

6. Digite o nome ou e-mail do destinatário e clique em Enviar. O destinatário deve pertencer à sua

equipe do Dropbox Business.

Conheça a seção de Administração


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Dedique um tempinho para conhecer os principais recursos do Painel de controle de administração.

O Painel de controle de administração é o lugar central onde você pode tratar de integração de

membros, monitoramento de atividades, configuração de opções de segurança da equipe e

gerenciamento das informações de faturamento.

Conheça o Painel de controle de administração

Dependendo de seu Nível de administrador, você verá diferentes guias em sua seção de Administração.

Leia um resumo rápido de cada parte da seção de Administração e de quem pode visualizá-las.

Painel - colete informações importantes sobre atividades da equipe, acesse atalhos para

importantes ações de administração e encontre membros rapidamente para gerenciar suas contas.

(Todos os administradores)Membros - adicione/exclua membros da equipe, monitore as atividades e tome medidas rápidas

(como redefinir senhas ou adicionar membros como administradores). (Todos os administradores)

Atividades - acesse eventos específicos ou crie relatórios completos para períodos específicos a fim

de monitorar toda a sua equipe. Clique no nome de um membro para ter informações mais

detalhadas. (Apenas administradores da equipe e de gerenciamento de usuário)

Autenticação - configure o recurso SSO (logon único) para permitir que os membros da equipe

façam login usando as credenciais da empresa, ou exija o uso da verificação em dois passos para

acrescentar uma camada de segurança ao login. (Apenas administradores da equipe)


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Compartilhamento - decida se as novas pastas compartilhadas e os novos links compartilhados são

"restritos à equipe" ou acessíveis também a quem é de fora. (Apenas administradores da equipe)

Pastas de equipe - use uma pasta de equipe para compartilhar conteúdo automaticamente com

toda a equipe. Apenas administradores podem criar ou excluir uma pasta de equipe. (Apenas

administradores da equipe)

Grupos - Com os grupos, os membros da equipe podem criar listas de pessoas que podem ter

acesso aos mesmos arquivos e pastas (como departamentos, equipes ou funções). (Todos os

administradores)Conta - adicione licenças ao plano, consulte detalhes do seu plano atual, atualize as informações de

faturamento e acompanhe seu histórico de faturamento. (Apenas administradores da equipe)

Ajuda - acesse nossos recursos de autoatendimento (como nossa Central de ajuda e este guia) ou

fale com a equipe de atendimento responsável pela sua conta para conseguir mais assistência.

(Todos os administradores)

Gerencie e controle grupos

Os Grupos ajudam as equipes a gerenciarem o acesso às suas pastas compartilhadas. Como

administrador, você pode visualizar e gerenciar todos os grupos em sua equipe, assim como controlar

quem pode criá-los.

Com os grupos, os membros da equipe podem criar listas de pessoas que podem ter acesso aos

mesmos arquivos e pastas (como departamentos, equipes ou funções). Qualquer novo membro

adicionado ao grupo será automaticamente colocado em todas as pastas compartilhadas às quais o

grupo foi convidado.

Criar grupos facilita a colaboração para sua equipe. Por exemplo, em vez de convidar cada membro da

equipe de marketing para uma nova pasta de projeto por vez, seu gerente de marketing pode convidar

todo o grupo "Marketing". Uma vez convidados, todos no grupo receberão automaticamente um convite

para entrar na nova pasta.

Pontos-chave:

Visualizar todos os grupos de sua equipe.

Adicione ou remova membros da equipe dos grupos conforme necessário.

Restrinja a criação de grupos apenas para administradores em sua equipe.

Criar grupos


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Por padrão, tanto Administradores quanto membros da equipe podem criar grupos.Clique aqui para

acessar as instruções sobre como os membros da equipe podem criar grupos.

Para criar um grupo pela seção de Administração:

1. Acesse sua conta do Dropbox Business.

2. Clique em Administração.3. Na barra lateral esquerda, clique em Grupos.

4. Na lateral direita da página, clique no botão Novo grupo.

5. Digite um nome para seu grupo. Esse será o nome que todos os membros da equipe irão ver e usar

para convidar o grupo para novas pastas compartilhadas. Note que, como proprietário do grupo,

você pode alterar o nome do grupo a qualquer momento.

6. Clique no botão Criar grupo.

Atenção: Nomes de grupos não podem ser usados duas vezes na mesma equipe. Uma vez que um

grupo seja criado por uma equipe, as outras receberão uma mensagem de erro caso tentem criar um

novo grupo com o mesmo nome.

Visualizar e gerenciar os grupos de sua equipe

Se você é o administrador de uma conta do Dropbox Business, você pode visualizar e gerenciar todos


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os grupos dentro de sua equipe.

Como visualizar os grupos da equipe:

1. Acesse sua conta do Dropbox Business.

2. Clique em Administração.

3. Na barra lateral esquerda, clique em Grupos. Todos os grupos criados por qualquer membro da sua

equipe estarão listados nesta página.

Atenção: Você atua automaticamente como proprietário de cada grupo dentro de sua equipe e, desse

modo, pode gerenciá-los. Crie um novo grupo clicando no botão Criar grupo. Para editar um grupo,

selecione o nome daquele que deseja alterar.

Visualizar e gerenciar grupos de um membro

Como administrador, você também pode visualizar e gerenciar os grupos de qualquer membro da

equipe. Isso pode ser útil na integração de novos funcionários, uma vez que você pode adicioná-los

com facilidade a todos os grupos aplicáveis. Da mesma forma, quando um funcionário trocar de setor,

você só precisa ajustar seus grupos.

Para visualizar os grupos de um membro da equipe:

1. Acesse a seção de Administração e clique em Membros na barra lateral esquerda.2. Clique no nome da conta do membro da equipe que deseja visualizar.

3. Em Associação ao grupo, você verá uma lista de todos os grupos dos quais o membro é integrante.

Restringir a criação de grupos

Por padrão, os membros da equipe têm permissão para criar grupos. No entanto, você pode restringir

esta capacidade apenas para administradores, caso deseje.

Para restringir a capacidade de criar grupos apenas para administradores:

1. Acesse a seção de Administração e clique em Grupos na barra lateral esquerda.

2. Em "Membros da minha equipe podem criar seus próprios grupos?" selecione Não.


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Acessar informações de faturamento

A guia Conta na seção de Administração é o local central para todas as suas necessidades de

faturamento.

Administradores de equipe podem verificar datas de renovação, atualizar informações de faturamento

e fazer download de faturas diretamente da guia Conta.

Verificação da data de renovação da equipe

Para encontrar sua data de renovação, acesse a guia Conta.

Sua conta Dropbox para Empresas renovará automaticamente a cada mês ou ano (dependendo do seu

ciclo de faturamento). No caso de contas anuais, enviamos avisos aos administradores 30 dias antes da


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data de renovação.

Atualização das informações de faturamento

Para ver e alterar suas informações de faturamento, acesse a guia Faturamento dentro da seção Conta

no Painel de controle de administração.

Os dados de cartão de crédito são vinculados ao administrador que efetuou a última transação. Se

você for outro administrador da equipe e quiser fazer uma compra, terá que inserir novas informações

de faturamento.

Obtenção de faturas

Se você tiver pago com cartão de crédito e precisar de um recibo ou nota fiscal referente à sua conta

Dropbox Business,

1. No Painel de controle de administração, acesse a guia Conta.

2. Clique na guia Faturamento.

3. Na seção Histórico de faturamento, você encontra uma lista de todas as transações da sua conta.

4. Se precisar de um recibo, encontre a transação correspondente e clique no link "Recibo", que

resultará num recibo em PDF para você imprimir ou salvar em seus registros.

Obtenha acesso antecipado

O Dropbox está cada vez melhor. Os clientes do Dropbox para Empresas têm acesso prioritário a novos

recursos através do nosso programa de acesso antecipado. Não se esqueça de optar por participar.

Estamos sempre nos esforçando para melhorar ainda mais o Dropbox e, para isso, precisamos da sua

ajuda.

Administradores de equipe podem optar pelo acesso antecipado a nossos recursos mais inovadores

antes que os lancemos para um público maior. Você também terá a oportunidade de nos enviar sua

opinião sobre como podemos melhorar esses novos recursos.


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Acesso antecipado

1. Faça login em sua conta de administrador.

2. Clique em Painel de controle de administração na barra lateral esquerda.

3. Selecione a guia Conta na barra lateral esquerda.

4. Clique na guia Acesso antecipado e selecione "Obter acesso antecipado".

Atendimento

Se nossos guias de produtos e nossa Central de ajuda não esclarecerem suas dúvidas, você pode falar

com a equipe responsável pela sua conta pelo Painel de controle de administração.

Para encontrar respostas imediatas às suas dúvidas, recomendamos o seguinte:

Use nossa ferramenta de resolução de problemas para ajudar a diagnosticar o problema.

Busque respostas mais detalhadas na nossa Central de ajuda.

Se você não conseguir resolver alguma questão com nossos recursos de autoatendimento, fale com a

nossa equipe de atendimento.

Contato com nossa equipe de atendimento

As contas Dropbox para Empresas têm acesso ao atendimento prioritário pela guia Ajuda no Painel de

controle de administração:

1. Faça login em sua conta de administrador.2. No Painel de controle de administração, acesse a guia Ajuda.

Oferecemos três formas de falar com nossa equipe responsável pela sua conta:

Envio de pedido de ajuda por e-mail

Clique no botão Envie um e-mail para nós para preencher um formulário de solicitação.

Responderemos o mais rápido possível!


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Chat com pessoal do atendimento

Clique no botão Converse conosco.

O atendimento por chat está disponível para todas as equipes do Dropbox Business. Consulte a aba

Ajuda para ver os idiomas e horários de atendimento à disposição.

Se o atendimento não estiver disponível, você verá um botão cinza e a mensagem O atendimento

via chat está fechado neste momento.

Atendimento por telefone

Ligue para o número listado para falar com nossa equipe de atendimento.

Se ninguém atender, pedimos que deixe um recado para retornarmos a ligação o mais rápido

possível.

Veja na aba Ajuda nossos atuais horários de atendimento e números de telefone locais à disposição.

dropbox for business admin guide pt br

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