email tips 寫作使用技巧
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E-mail Tips by 沾沾 / James Wang
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讓⼈人⼜又愛⼜又恨的存在......
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1. 寫作注意事項2. 使⽤用禮儀3. 使⽤用技巧4. 操作上的 Tips
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寫作注意事項
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1. 最先加⼊入附加檔案
Do’s
- 因為這是最容易忘記的
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2. 最後再去填寫收件者
Do’s
- 避免未完成就寄出信件
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3. 主旨勤練⼀一⾏行⼒力
Do’s
「時間點+動詞 與 事件」
X「重要提醒!國泰林先⽣生來電」 ○「國泰林先⽣生,請你下午4點以前回電
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Do’s
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4. 附件檔案名⽤用時間標⽰示+主題標⽰示清楚
Do’s
X「「企劃書更新版」「最後修改版」「2.0版」 ○「企劃書1025更新」
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5. 內⽂文要簡潔有⼒力 - 條列式佳
Do’s
「⼈人事時地物」
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Do’s
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1. 最先加⼊入附加檔案 2. 最後再去填寫收件者 3. 附件檔案名⽤用時間標⽰示4. 勤練⼀一⾏行⼒力
5. 內⽂文要簡潔有⼒力 - 條列式佳
Do’s Take Away
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1. 主旨不明:其中包括「不禮貌」「不明確」兩種狀況
Don’ts
X「無法接受你的建議」(不禮貌) ○「經過討論,沒有採⽤用你的建議」
X 「⼤大事發⽣生了,請你⽴立刻回覆」(不明確) ○「最新開會決議,請在3點以前回覆」
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2. 措辭不當
Don’ts
X「難道你沒收到?需要我再次提醒你嗎?」 ○「x⽉月x號寄出的郵件,請問你收到了嗎?」
X「你說你有附件,為何我沒收到?」 ○「我並沒有收到你的附件」
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3. 不合禮儀
Don’ts
X「限3天內交出報表」 ○「請在星期⼆二之前給我報表」
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4. 客套過度
Don’ts
X「誠⼼心的邀請,不知道有沒有這個榮幸可以……」 ○「邀請你參加……」
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5. 雙重否定造成困擾
Don’ts
X「我不能接受沒有授權的申請書」 ○「我需要授權到xx層級的申請書」
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6. 語意含糊
Don’ts
X「請盡快給我……」「如果你可以的話,在周三之前給我……」 ○「周三以前需要你的xx數據,做為會議資料」
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7. 形容太抽象
Don’ts
X「給我⼀一份完整的報告」 ○「給我⼀一份包含供應商基本資料、報價數據、 供貨期間分配圖的報告」
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8. 過多問句
Don’ts
X「不知你是否可以給我那份報價?報價是通⽤用的嗎?」 ○「我想知道這份報價是不是兩邊通⽤用的?」
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9. 內容太多情緒敘述
Don’ts
X「我其實很信任你,但是不敢相信你答應要給我的數據竟然不給我, 害我企畫書做不完,客⼾戶對我抱怨、⽼老闆也指責我……」
○「上次會議中提到你要提供報價數據,但我還沒收到, 請你在星期⼀一之前給我,⽼老闆很關⼼心這份資料」
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使⽤用禮儀
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2. 保持簽名檔簡單3. 刪去過⻑⾧長的內⽂文4. 寄錯了⾺馬上聯絡對⽅方
1. 避免個⼈人情緒影響⽂文字
5. 不管任何狀況下都不要轉寄連鎖信
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6. 儘速的回應信件
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使⽤用技巧
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1. Dear已過時
Hi, 或者知道姓名直接稱呼對⽅方名字
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2. “先謝謝了”很惹⼈人厭 Thank you in advance
意味著對⽅方已經同意你的要求,讓看信的⼈人不舒服
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3. Best Regards 已⽼老
Regards, Sincerely 系列都是
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4. 記得使⽤用 Reply all
回報主管進度 ,同步更新資訊
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5. 為主旨打上”系列Tag”
• 幫助⾃自⼰己與他⼈人事後搜尋與整理
• ⼀一眼及分辨此封 mail ⽤用途
e.g. [專訪], [SHOP活動]
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操作 Tips
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1. 善加利⽤用”副本”,”密件副本”功能
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2. 不點擊來路不明的 mail 與 連結
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3. 善⽤用通訊錄
將收件者分群管理
優點:節省納⼊入收件者的時間 避免漏寄信件給應該寄的⼈人
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4. 善⽤用”條件篩選” (filter )與顏⾊色管理區分信件
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5. 善⽤用 Google Drive 管理附件
優點:雲端跨平台管理, ⼤大量檔案可⼀一次性下載免多⼀一步解壓縮
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嘿嘿嘿
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6. 更多邪惡的⼩小東⻄西
• Streak• Rapportive
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• Streak - 收信者再也不能乎弄你了!
https://www.streak.com/
優點:1. 安裝⽅方便, 與 Gmail 整合2. 個⼈人使⽤用 - FREE !!!
3. 可追蹤收信者開信與否與時間
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安裝後,寄出的信件被有顆眼睛被收信⼈人開信後呈綠⾊色
信件打開,右邊可以看詳細 tracking 內容
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• Rapportive - 客⼾戶底細清清楚楚https://rapportive.com/
優點:1. 安裝⽅方便, 與 Gmail 整合2. 個⼈人使⽤用 - FREE again !!!
3. 可追蹤使⽤用者的 LinkedIn Profile ( ⺫⽬目前只能追蹤這⼀一項,不過如果對⽅方是很國際化的⼈人,⼀一定有 LinkedIn 的 profile )
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在信件的右⽅方,
外掛會主動去找尋
此 Email 連結的
LinkedIn 個⼈人檔案
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寄出之前多想三件事
✓收件者能輕鬆確認主旨嗎?
✓表達是否夠清楚簡單?
✓該附上的檔案, 該轉寄, 該回覆的⼈人是否完備?
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Thank YOU