ERP (Enterprise Resource Planning) là gì?

Thuật ngữ “ERP” đã và đang thâm nhập vào đời sống doanh nghiệp nhưng vẫn còn rất nhiều người hiểu mơ hồ về nó. Từ thực tiễn của một người làm tư vấn về CNTT, tác giả đã ghi và giải đáp một số điểm băn khoăn mà khách hàng thường đặt ra.

ERP là gì?

Doanh nghiệp có thể đã xem thuyết trình một số giải pháp ERP trong và ngoài nước, nhưng phần lớn thời gian ít ỏi này được công ty Phần Mềm sử dụng để giới thiệu về những “thế mạnh” của giải pháp mà họ sẽ cung cấp. Doanh nghiệp thậm chí còn chưa hiểu được đúng “thế nào là ERP” nên phần lớn không hiểu được hết những gì mà nhà cung cấp muốn thuyết trình. Vậy ERP là gì? Tại sao ERP lại có ý nghĩa đối với doanh nghiệp tới mức doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua ERP?

Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra theo cách đơn giản nhất để bạn có thể hình dung về ERP.

ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP.

Tóm lại, bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều Phần Mềm quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều Phần Mềm quản lý rời rạc khác (như Phần Mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một Phần Mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các Phần Mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối

1 | P a g e

quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty Phần Mềm và cách hiểu về Phần Mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về Phần Mềm thông thường. ERP là Phần Mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các Phần Mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các Phần Mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên Phần Mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Tại sao giá cả các hệ thống Phần Mềm ERP cao?

Đối với các công ty phần mềm, việc xây dựng hệ thống ERP khó hơn rất nhiều so với các Phần Mềm đơn lẻ. Giá trị lớn nhất và cũng là điều khó thực hiện nhất đối với công ty Phần Mềm là xây dựng được tính tích hợp trên phần mềm. ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu của ERP sẽ rất lớn và từ đó đặt ra thêm nhiều khó khăn cho các công ty Phần Mềm (để giải quyết vấn đề lưu trữ và xử lý tốc độ hoạt động của chương trình).

2 | P a g e

   

Trào lưu triển khai ERP của các doanh nghiệp có thể sẽ thực sự được bắt đầu trong năm 2007, khi VN đã chính thức gia nhập WTO. doanh nghiệp nào dũng cảm đi tiên phong sẽ có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ và dù có thành công hay không thì đổi lại doanh nghiệp cũng sẽ có được kinh nghiệm cần thiết. điều cần suy nghĩ là các doanh nghiệp chậm chân hơn rất có thể sẽ phải trả giá cho sự chậm trễ này.

 

Một điểm khó nữa là để xây dựng được Phần Mềm ERP, các công ty Phần Mềm không chỉ cần các kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực tin học mà còn cần am hiểu về hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Thêm nữa, một Phần Mềm ERP tốt cũng chỉ quyết định chưa đến 50% sự thành công của dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp. Yếu tố chủ quan của từng doanh nghiệp (như nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh nghiệp, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên...) quyết định tới trên 50% sự thành bại của dự án. ERP là hệ thống Phần Mềm có phạm vi quản lý rộng trên toàn doanh nghiệp, do đó thời gian triển khai dự án có thể kéo rất dài (thường là từ 6 tháng đến vài năm). Tất cả những yếu tố trên đây đẩy chi phí của công ty Phần Mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp. Do đó giá cả của các hệ thống ERP cao hơn nhiều so với việc trang bị nhiều Phần Mềm đơn lẻ cộng lại.

Băn khoăn của doanh nghiệp

Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin học hoá quản lý doanh nghiệp”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như doanh nghiệp sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì doanh nghiệp chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa doanh nghiệp nay mai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, doanh nghiệp rất sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua Phần Mềm ERP càng nhanh càng tốt!”. Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh nghiệp VN hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.

Một điều nữa làm cho các doanh nghiệp rất băn khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để các doanh nghiệp khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, doanh nghiệp VN nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là doanh nghiệp thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này cũng đã xảy ra với Phần Mềm kế toán trước đây. Và các doanh nghiệp đi tiên phong trong việc áp dụng Phần Mềm kế toán đều là các doanh nghiệp thành công. Tất cả mọi thứ đều có giá của nó!

Phần 1: Hiện trạng triển khai ERP

Bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của 1.322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Các tổ chức được khảo sát thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp (DN) nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, ở khắp thế giới, trong đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương.

Với mục đích xác định hiệu quả cũng như những hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại các tổ chức, bản nghiên cứu đã mang đến cho người đọc cái nhìn

3 | P a g e

tổng quan nhất về hiện trạng ứng dụng ERP trên phạm vi toàn cầu. Nghiên cứu gồm 3 phần, sẽ được lần lượt giới thiệu với bạn đọc kể từ kỳ này.

Thách thức lớn nhất: thiếu nhân sự

Kết quả nghiên cứu của Panorama đã xác định những thách thức lớn nhất mà DN thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP (Hình B). Các ý kiến phản hồi đã chỉ ra việc thiếu hụt nhân sự là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp phải (38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án. 10% còn lại liên quan đến ngân sách.

Đáng ngạc nhiên là không có bất cứ phản hồi nào đề cập đến vấn đề thiếu sự hỗ trợ của ban lãnh đạo. Kết quả này khẳng định những yếu tố như: sự liên kết chặt chẽ của đội dự án, hiệu quả của việc quản lý chuyển đổi và chất lượng đào tạo đội ngũ tham gia chính là chìa khóa quyết định thành công trong tiến trình triển khai ERP. Cũng theo bản nghiên cứu, với các DN coi nhẹ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý chuyển đổi, sẽ thường xuyên gặp phải vấn đề thiếu hụt nhân lực tham gia và kiến thức chuyên môn về ERP. 

  Một số nguyên tắc giúp kiểm soát dự án ERP  

 

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, không chỉ riêng đội CNTT, đều phải tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch. Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của DN) và chi phí tiềm ẩn khi triển khai ERP.2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp. Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các DN nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các DN lớn với hơn 1.000 nhân sự, hay doanh số hàng năm trên 500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.3. Thành lập ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên tham gia sát sao trong quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go-live.4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế. Các DN thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều DN lại cố dự đoán trước khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách hay bị đội lên.5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều DN thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những DN dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

 

98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến

Những người đã từng tham gia triển khai dự án ERP đều biết rằng việc hoàn thành đúng thời gian và ngân sách dự kiến luôn là nhiệm vụ bất khả thi. Các đơn vị triển khai thường không thể hiện thực hóa được mong muốn về thời gian cũng như chi phí cần thiết để vận hành (go-live) hệ thống

4 | P a g e

trong điều kiện các DN luôn muốn tối thiểu hóa rủi ro, đồng thời tối đa hóa các lợi ích thu được.

Theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra. 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, không có bất cứ DN nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch. 

Panorama đã thống kê thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng.

Có một thực tế là hầu hết các đơn vị triển khai ERP không thể đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng về thời gian triển khai dự án. Theo nghiên cứu cũng như kinh nghiệm của Panorama, các dự án ERP triển khai thành công là khi các DN đã đánh giá đúng thời gian cũng như những nỗ lực cần thiết. 

Ngoài vấn đề thời gian, chi phí triển khai bị đội lên cũng thường xuyên xảy ra trong các dự án ERP. Như thống kê trong hình E, 65% các dự án ERP thường vượt ngân sách dự kiến. Trong đó, hơn ¼ số lượng các dự án (27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50% ngân sách. Đây là những thực tế rất đáng báo động.

Các công ty tư vấn vẫn thường cảnh báo khách hàng về các chi phí tiềm ẩn liên quan khi triển khai ERP. Những chi phí này là lý do chính khiến các DN phải chi nhiều hơn kế hoạch dự kiến, có thể là các chi phí: phần cứng, đào tạo, quản lý chuyển đổi, quản lý dự án, thuê nhân sự tạm thời để thay thế các thành viên dự án, và customize hệ thống. Thường thì vấn đề hay bắt nguồn từ các CIO – những người chỉ quan tâm trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không để tâm đến các vấn đề tài chính, trong đó có chi phí triển khai nhiều như thế nào hay tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là bao nhiêu? Ngoài ra, một số DN đôi khi rơi vào “bẫy bán hàng” của các nhà cung cấp ERP khi các nhà cung cấp này luôn tìm cách khiến khách hàng đánh giá thấp vấn đề chi phí.

  8 LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG  

Như số liệu trong hình G, chỉ 57% phản hồi là thỏa mãn hoặc thỏa mãn vừa phải với hệ thống ERP của họ, trái ngược với 43% còn lại. Nhiều DN cho rằng sự thành công hay thất bại phụ thuộc vào giải pháp, tuy nhiên theo Panorama, thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động của đội triển khai dự án. Dưới đây là một số nhân tố chính được đúc rút từ thực tiễn thành công trong triển khai ERP tại các DN:1. Trước hết tập trung vào các quy trình sản xuất kinh doanh và xác định yêu cầu quản lý của DN, không nên quá chú ý vào vấn đề giải pháp, kỹ thuật.2. Tập trung để đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo đánh giá chất lượng triển khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live.3. Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án.4. Cam kết hỗ trợ của ban lãnh đạo DN5. Dành thời gian lập kế hoạch 6. Tập trung vào xử lý các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh...) và tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ7. Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi8. Hiểu rõ mục đích của ERP

Chỉ 21% hiện thực hóa được một nửa lợi ích

5 | P a g e

Theo số liệu nghiên cứu từ bảng F, chỉ 21% DN hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn ½ các DN (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi go-live hệ thống. Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các DN được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP.

Như vậy, bất chấp việc phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP, vẫn không có gì đảm bảo những lợi ích mà DN thu được. Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn có thể gây ra sự xáo trộn trong các hoạt động nghiệp vụ cốt lõi của DN. Đây chính là những nhân tố làm ảnh hưởng đến tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) của dự án ERP.

Phần 2: Triển khai ERP - Sự khác biệt giữa các giải pháp

Nghiên cứu được tiến hành trên phạm vi toàn cầu, bao gồm 670 doanh nghiệp (DN) ứng dụng các giải pháp ERP khác nhau. Ngoài 3 giải pháp phổ biến dành cho DN lớn và vừa là SAP, Oracle và Microsoft (phân khúc 1), còn có các giải pháp dành cho DN vừa và nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và nhiều giải pháp khác.

Nếu như theo Gartner, thương hiệu ERP đang dẫn đầu trên thị trường hiện nay là SAP, tiếp đến Oracle và Microsoft thì điều này hoàn toàn trùng khớp với kết quả nghiên cứu của Panorama. Hơn 70% DN đã triển khai ERP phân khúc I, trong khi 23% còn lại lựa chọn các giải pháp thuộc phân khúc II.

THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ TRIỂN KHAI

Thời gian trung bình để triển khai một dự án ERP từ 18 đến 20 tháng. Trong khi đó thời gian triển khai trung bình các giải pháp SAP, Oracle, Microsoft so với các giải pháp ERP phân khúc II có sự chênh lệch 2 tháng. Số liệu nghiên cứu cũng chỉ ra mức độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của từng giải pháp cũng khác nhau: Ví dụ, Oracle có thời gian triển khai các dự án ổn định nhất, trong khi Microsoft lại chênh lệch nhiều nhất.

Số liệu nghiên cứu trên không bao gồm thời gian triển khai tại các tổ chức lớn, các tập đoàn đa quốc gia. Thời gian triển khai ERP trung bình tại các tổ chức này là 37,2 tháng.

Chi phí triển khai ERP phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố: giải pháp, mức độ tùy chỉnh (customization), quy mô triển khai, phạm vi triển khai, mức độ phức tạp của các quy trình sản xuất kinh doanh, và chiến lược triển khai. Theo khảo sát, có sự chênh lệch đáng kể giữa SAP, Oracle (những giải pháp có chi phí lớn nhất) so với Microsoft và các giải pháp thuộc phân khúc II (chi phí nhỏ nhất). Tổng chi phí triển khai trung bình của một dự án ERP là khoảng 8,5 triệu USD (khoảng 148 tỷ dồng); trong đó sự chênh lệch giữa SAP, Oracle và các giải pháp phân khúc II lên tới 10 triệu USD (khoảng 175 tỷ dồng) (xem bảng 1).

Số liệu trên không bao gồm chi phí triển khai tại các tổ chức đa quốc gia với qui mô cực lớn, ước tính chi phí triển khai trung bình tại các tổ chức này lên tới 34 triệu USD (khoảng 595 tỷ đồng).

  SAP Oracle MicrosoftPhân khúc II

Trung bình

Thời gian (tháng) 20 18,6 17,8 19,8 19,8

Chi phí triển khai (triệu USD)

16,8 12,6 2,6 3,5 8,5

Độ thỏa mãn (%) 73,0 62,0 69,0 70,0 67,0

6 | P a g e

Mức độ rủi ro (%) 50,0 56,9 57,7 61,8 54,0

Bảng 1: Tóm lược kết quả nghiên cứu giải pháp ERP

MỨC ĐỘ THỎA MÃN

Theo như nghiên cứu, 64% phản hồi cho biết họ hài lòng với nhà cung cấp đã lựa chọn và 63% đánh giá dự án ERP của họ đã triển khai thành công.

Nghiên cứu cũng chỉ ra ứng với từng giải pháp, các mức độ thỏa mãn của khách hàng cũng rất khác nhau (xem bảng 2). Độ thỏa mãn được chia làm 2 phần: Độ thỏa mãn của ban lãnh đạo và độ thỏa mãn của nhân viên. Thước đo này cho thấy triển khai SAP đạt được mức thỏa mãn và lợi ích thu được cao nhất, tiếp đó đến các giải pháp phân khúc 2, Microsoft và Oracle. Mức độ rủi ro khi triển khai SAP cũng rất thấp, đây là thước đo quan trọng đối với các DN khi mà họ luôn lo sợ việc xáo trộn hay đình trệ các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh sau khi tiến hành go-live ERP.

KẾT QUẢ TRIỂN KHAI PHÂN TÍCH THEO GIẢI PHÁP

SAP

Ngày 30/07/2008, SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường, tính theo tổng doanh thu của các giải pháp ERP, CRM và SCM. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP đang nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP có thời gian triển khai kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp còn lại (trừ Microsoft)

Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai lớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP không giải pháp nào bằng. Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, (khoảng 294 tỷ đồng) tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp.

Oracle eBusiness Suite (EBS)

Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai trung bình của Oracle là 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng). Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu hàng năm của DN. Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng, độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với các dự án khác nhau không nhiều (ổn định). 

Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP. Tuy nhiên độ thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp khi triển khai Oracle chỉ đạt 60%.

Microsoft Dynamics

Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị phần ERP, tương đương với tổng thị phần của Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage và các giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại. Sự phổ biến của Microsoft có liên quan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với các DN vừa và nhỏ. Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình của Microsoft là 2,6 triệu USD (khoảng 45 tỷ đồng). 

7 | P a g e

Trung bình, DN phải dành ra 18 tháng cho một dự án ERP của Microsoft, với mức độ hài lòng thu được đạt 68%, cao hơn một chút so với mức 65% của các giải pháp khác. Một điều đáng lưu ý là các nhân viên nghiệp vụ dường như rất hài lòng với giải pháp của Microsoft khi tỷ lệ bình chọn là 77% (cao nhất trong các giải pháp). Tuy nhiên, các lãnh đạo lại không cùng quan điểm, chỉ có 65,4% lãnh đạo được hỏi cảm thấy hài lòng với Microsoft, tỷ lệ này thấp hơn so mức trung bình 70,7%.

Các giải pháp phân khúc II

Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác. Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7%. Trong đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao hơn Microsoft. Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án.

Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle , nhưng cao hơn Microsoft (5,0%)

Thời gian triển khai trung bình của phân khúc II cũng ngắn nhất (18 tháng)

TỔNG KẾT

Những số liệu trên đã phần nào làm sáng tỏ sự khác biệt trong việc triển khai các giải pháp ERP tên tuổi trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, phân tích trong bản nghiên cứu này chỉ mang tính chất tham khảo, điều quan trọng nhất với các DN là phải cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn một giải pháp phù hợp với các đặc thù sản xuất kinh doanh của DN mình. Chi phí cho việc triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như yêu cầu công việc tại từng DN ở mỗi quốc gia khác nhau.

  SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Trung bình

Lợi ích thu được 72,2% 58,0% 68,0% 68,6% 65,3%

Độ thỏa mãn lãnh đạo

76,4% 75,9% 65,4% 67,7% 70,7%

Độ thỏa mãn nhân viên

73,6% 60,3% 76,9% 76,5% 67,4%

Độ thỏa mãn chung 73,0% 62,0% 69,0% 70,0% 67,0%

Mức độ rủi ro 50,0% 56,9% 57,7% 61,8% 54,0%

Bảng 2: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP

8 | P a g e

Phần 3: Triển khai ERP & Quy mô doanh nghiệp

Theo định nghĩa của bản nghiên cứu, SMBs là những DN có ít hơn 500 nhân viên và doanh thu dưới 500 triệu USD/năm. DN lớn là các DN có trên 500 nhân viên và doanh thu trên 500 triệu USD/năm, không tính các công ty đa quốc gia và các tổ chức có quy mô cực lớn.

Từ hình bên cho thấy có sự khác biệt nhiều về tỷ lệ thị phần các giải pháp (GP) ERP giữa phân khúc dành cho SMBs với phân khúc dành cho DN lớn. Trong đó, tỷ lệ thị phần GP ERP của Microsoft có sự khác biệt đáng kể nhất. Nếu như với thị trường dành cho DN lớn, Microsoft chỉ chiếm 6% thì trên thị trường SMBs, con số này là 22%. SAP và Oracle tuy tỷ lệ có thay đổi nhưng vẫn giữ vị trí đứng đầu. Theo đó, với thị trường DN lớn, SAP và Oracle lần lượt giữ 43% và 33%, sang thị trường SMBs lần lượt là 30% và 24%.Các GP ERP (phân khúc II-các GP chuyên cho

9 | P a g e

SMBs) chiếm thị phần tương ứng 17% cho DN lớn và 24% cho SMBs. Có cảm giác rằng miếng bánh thị phần trong phân khúc SMBs được chia đều hơn cho các GP ERP.

Tình hình triển khai ERP tại SMBs

Thực tế cho thấy chi phí và thời gian triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như phạm vi triển khai. Theo nghiên cứu, những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP (bảng 1). Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các SMBs. Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài.

Bên cạnh sự chênh lệch thời gian triển khai còn có sự khác biệt lớn về chi phí triển khai giữa các dự án ERP của SMBs so với các dự án của tổ chức lớn. Tổng chi phí triển khai trung bình của các dự án ERP được nghiên cứu là 8,5 triệu USD, nhưng với các dự án ERP cho SMBs chỉ là 3,1 triệu USD. Trong khi đó, các DN quy mô lớn phải chi một con số khổng lồ là 24,1 triệu USD cho một dự án ERP.

Tỷ lệ giữa chi phí cho một dự án ERP và doanh thu hàng năm của DN cũng là một thước đo đáng quan tâm. Kết quả nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ trung bình của tất cả các GP là 9%, với SMBs là 10,5% và với các tổ chức lớn là 4,9%.

Ngân sách và chi phí triển khai 

Chi phí triển khai phụ thuộc vào rất nhiều thành tố như mức độ tùy chỉnh, quy mô, phạm vi triển khai, độ phức tạp của các nghiệp vụ và nhiều thành tố khác. Kết quả nghiên cứu của Panorama cho thấy có 3 phần chính cấu thành nên chi phí triển khai:

Chi phí triển khai liên quan đến kỹ thuật: Bao gồm chi phí bản quyền, cài đặt kỹ thuật, kiểm tra, tích hợp, nâng cấp phần cứng và máy chủ, chi phí vận hành và hỗ trợ hàng năm, chi phí hosting phần mềm.

Chi phí triển khai liên quan đến nội tại DN: Bao gồm chi phí cho các hoạt động quản lý chuyển đổi, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đào tạo, nhân sự cho đội dự án.Các chi phí khác.

Các SMBs và các DN lớn thường tốn trên 70% ngân sách triển khai vào phần kỹ thuật. Chỉ khoảng16% dành cho các vấn đề liên quan trong nội tại DN và chi phí tư vấn cho bên thứ 3. Số liệu nghiên cứu chỉ ra rằng, phần lớn các dự án ERP thất bại hay gặp khó khăn có liên quan đến việc dành quá ít ngân sách cho khoản mục thứ 2 này.

Một điều mà mọi người luôn ngầm hiểu đó là chi phí triển khai ERP thực tế bao giờ cũng lớn hơn kế hoạch ngân sách đặt ra. Bảng 2 cho thấy, chỉ 5,4% các SMBs triển khai ERP với chi phí dưới mức ngân sách dự kiến, trong khi đó với các tổ chức lớn thì không hề có điều này. 35% SMBs và 36% các DN lớn triển khai với chi phí dao động khoảng 5% so với ngân sách.

Dù triển khai vượt ngân sách là vấn đề không mong muốn đối với bất kỳ DN nào, tuy nhiên với các SMBs thì tác động của điều này nghiêm trọng hơn nhiều so với các tổ chức lớn. Như đã chỉ ra trong phần I của bản nghiên cứu, nguyên nhân chính gây ra việc tăng chi phí triển khai bao gồm:

10 | P a g e

Thị phần ERP

việc đánh giá sai trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp, kế hoạch triển khai không sát, không kiểm soát được phạm vi dự án...

Các vấn đề khác trong triển khai ERP

Chúng ta thường thấy các DN lớn đòi hỏi nhiều thành viên (là nhân viên DN) tham gia dự án hơn là các SMBs. Điều này có thể lý giải bởi mức độ phức tạp trong các quy trình nghiệp vụ cũng như phạm vi triển khai. Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là sự khác biệt này cụ thể như thế nào?

Trung bình, tại các DN lớn, cần 28 thành viên tham gia với vai trò nòng cốt, cùng 15 chuyên viên ERP. Ngược lại, tại các SMBs, chỉ có 6 thành viên và 3 chuyên viên ERP. Sự chênh lệch

này còn lớn hơn khi khảo sát cho thấy số lượng các thành viên dự án của đối tác, trung bình trong các dự án ERP tại các SMBs là 3 người, trong khi các DN lớn là 31 người. Những số liệu này lý giải một trong những rủi ro khi triển khai ERP tại SMBs chính là vấn đề nguồn lực dự án. 

Ngoài ra, một yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới chi phí, độ phức tạp cũng như thời gian triển khai của một dự án ERP đó là mức độ tùy chỉnh GP.

Kết luận

Hơn một thập kỷ qua, phân khúc SMBs đã trở thành phân khúc có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất trên thị trường ERP. Có 3 nguyên nhân chính lý giải điều này:

Các nhà cung cấp GP tên tuổi trên thị trường đã chú ý hơn đến phân khúc này với việc đẩy mạnh phát triển các GP với chi phí thấp và tính năng phù hợp với các SMBs.

Ngày càng xuất hiện nhiều các nhà cung cấp GP phân khúc II như Epicor, Infor, Sage...với sự đa dạng về GP giúp các SMBs có thêm nhiều lựa chọn hơn

Các SMBs đang tăng trưởng với tốc độ chóng mặt thời gian gần đây, kèm theo đó là sự mở rộng về qui mô, lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ cũng như yêu cầu về quản trị đòi hỏi phải có các hệ thống hỗ trợ hiệu quả như ERP.

Sơ lược chi phí các giải pháp ERP trên thị trường

Bảng so sánh dưới đây bao gồm số liệu thu thập được từ nghiên cứu của hãng tư vấn Panorama với hơn 1300 doanh nghiệp đã triển khai ERP trên toàn cầu (nghiên cứu này đã được BQT lược dịch và giới thiệu với bạn đọc trong các bài viết trước). Trong bản nghiên cứu này, Panorama đã tiến hành khảo sát và so sánh chi phí, thời gian triển khai cũng như lợi ích và mức độ hài lòng đạt được của các giải pháp ERP hàng đầu trên thị trường hiện nay.

Bảng so sánh các giải pháp ERP

11 | P a g e

  SMBs DN lớn  

Thời gian triển khai (tháng) 18,8 25,2  

Chi phí triển khai (triệu USD) 3,07 24,07  

Chi phí/doanh thu (%) 10,5 4,9  

Vượt dưới 5% ngân sách (%) 40,5 35,9  

Vượt từ 5-100% ngân sách (%) 59,5 64,1  

Thành viên dự án 14 74  

Mức độ chỉnh sửa  Thấp Cao   

Bảng 1: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn  

SAP OracleMicrosoft Dynamics

Các giải pháp ERP phân khúc II

Thời gian triển khai trung bình (tháng)

20 18.6 18 17.8

Chi phí triển khai trung bình (triệu USD)

$16.8M $12.6M $2.6M $3.5M

Median ERP Implementation Cost

$4.5M $2.2M $0.4M $1M

Chi phí đào tạoCao nhất

Cao Trung bình Trung bình

Chi phí bảo trìCao nhất

Cao Trung bình Trung bình

Tổng chi phí sở hữu (TCO)Cao nhất

Cao Trung bình Trung bình

Thời gian hoàn vốn Dàinhất Dài Ngắn hơn Ngắn hơn

Mức độ lợi ích thu được 73.6% 63.8% 61.5% 61.8%

Mức độ tăng hiệu năng hoạt động

68.1% 41.4% 57.7% 52.9%

Mức độ cải thiện quy trình 75.0% 69.0% 80.8% 91.2%

Độ thỏa mãn của lãnh đạo/quản lý

76.4% 75.9% 65.4% 67.6%

Độ thỏa mãn của nhân viên nghiệp vụ

73.6% 60.3% 76.9% 76.5%

Lưu ý: Bảng so sánh này chỉ mang tính chất tham khảo. Các DN khi lựa chọn ERP, ngoài các chỉ tiêu này, cần căn cứ vào các yêu cầu đặc thù trong quản lý sản xuất kinh doanh của DN mình để có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất.

Lê Hưng - PC World Viet Nam

12 | P a g e

So sánh giữa ERP trong nước và ngoài nước

Các hệ thống ERP ngoại, thuận lợi và khó khăn với thị trường Việt nam

ERP là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP có tác dụng tối ưu hoá việc hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại nổi tiếng thế giới như SAP, Oracle... đã vào Việt nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác Việt nam. Triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp là dự án phần mềm lâu dài và "gian khổ". Ngoài chi phí cho bản quyền phần mềm, chi phí cho nhà tư vấn triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức cho việc triển khai ERP. Hiện nay trên thị trường Việt nam đã xuất hiện cả các giải pháp ERP nội địa. Các sản phẩm ERP ngoại có bề dầy lịch sử lâu dài và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Tuy nhiên, tại thị trường Việt nam, so với các sản phẩm nội, các hệ thống ngoại cũng gặp phải rất nhiều cản trở, đó là:

Giá cả (Xem thêm Sơ lược chi phí các giải pháp ERP trên thị trường)

Đây là cản trở đầu tiên vì các hệ thống ERP ngoại rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm nữa. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP ngoại lên rất cao. Đối với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP ngoại thấp nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Hiện nay giá cả có thể là rào cản lớn nhất cho các phần mềm ERP ngoại vào Việt nam.

Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm

Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một module quan trọng là module kế toán tổng hợp. Module này có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách báo cáo theo đúng chế độ kế toán Việt nam khi áp dụng vào các doanh nghiệp Việt nam. Thường thì module kế toán nhận rất nhiều dữ liệu từ các modules khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động. Chính hạch toán tự động này tạo ra sự không tương thích với chế độ kế toán Việt nam của các phần mềm ERP ngoại. Sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các quy trình xử lý và quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh... Các nhà tư vấn triển khai nội địa phải đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ triển khai.

Nhà tư vấn, triển khai không thể chủ động hoàn toàn về kỹ thuật đối với sản phẩm ERP

ERP là phần mềm rất lớn và phức tạp. Nắm được các chi tiết về cách xử sự của phần mềm trong các chức năng và các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn. Biến đổi phần mềm sao cho phù hợp với những yêu cầu nảy sinh hoặc áp vào một doanh nghiệp đặc biệt nào đó lại càng khó khăn hơn. Các nhà tư vấn triển khai các sản phẩm ERP ngoại cần phải có trình độ nghiệp vụ và tin học rất cao. Không như các nhà triển khai ERP nội, các nhà tư vấn triển khai ERP ngoại không có khả năng chủ động thay đổi phần mềm về mặt lập trình nền tảng của sản phẩm. Điều này sẽ tạo khó khăn rất lớn khi bắt buộc phải thay đổi một số quy trình hoạt động cơ bản hoặc nền tảng nào đó trong hệ thống. Vì vậy khi triển khai ERP ngoại, doanh nghiệp thường xuyên phải thay đổi chính mình để phù hợp với phần mềm. Điều này đôi khi tốt cho doanh nghiệp vì có thể đưa vào doanh nghiệp các quy trình quản lý mới nhưng cũng nhiều khi gây khó khăn rất nhiều cho doanh nghiệp khi có những sự không phù hợp với thói quen, cách tổ chức công việc... của doanh nghiệp.

13 | P a g e

Các hệ thống ERP nội (ERP Việt Nam), ưu điểm và nhược điểm

Cho đến giữa năm 2006, trên thị trường Việt nam đã xuất hiện những hệ thống phần mềm ERP nội địa. Tuy các hệ thống này không có được bề dầy kinh nghiệm và được ứng dụng tại nhiều khách hàng ngoài nước như các hệ thống ngoại nhưng những hệ thống này đã tỏ ra rất có tương lai đối với thị trường các công ty vừa và lớn tại Việt nam. Do nhiều ưu điểm riêng đối với thị trường Việt nam mà các hệ thống ERP nội rất có thể sẽ có được vai trò như phần mềm kế toán tại thị trường Việt nam và sẽ dần dần chiếm lĩnh thị trường nội địa trong một vài năm tới đây. Việc các giải pháp nội luôn vượt qua các giải pháp ngoại trong khuôn khổ bình chọn của các giải BitCup do báo PC World VN tổ chức các năm 2004, 2005 và 2006 có thể nói lên xu hướng này.

Các ưu điểm của các hệ thống ERP nội là:

Giá cả

Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của các hệ thống ERP nội đối với thị trường Việt nam so với các sản phẩm ngoại. Do được sản xuất tại chỗ nên các nhà tư vấn triển khai ERP nội thông thường cũng là nhà sản xuất phần mềm nên doanh nghiệp chỉ phải bỏ ra chi phí chỉ cho một đối tác duy nhất cả tiền bản quyền và tiền tư vấn triển khai và tổng 2 khoản tiền này cũng chỉ bằng một phần của chi phí mua các giải pháp ngoại. Giá cả các hệ thống ERP nội thấp chủ yếu cũng là do chi phí sản xuất và chi phí triển khai nhà cung cấp phải bỏ ra thấp hơn nhiều so với chi phí sản xuất, tư vấn và chuyển giao công nghệ đối với các sản phẩm ngoại.

Hiện nay các sản phẩm ERP nội vẫn hàng ngày được hoàn thiện và sắp tới do sự cạnh tranh quyết liệt nên chắc chắn giá cả sẽ còn tiếp tục được giảm tới mức các doanh nghiệp Việt nam sẽ hoàn toàn có thể chấp nhận được.

Hệ thống kế toán Việt nam

Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các giải pháp ERP nội là các quy trình xử lý tài chính kế toán trên phần mềm đều dễ dàng tuân thủ hệ thống kế toán theo chế độ Việt nam. Các giải pháp ngoại vì được xây dựng tại nước ngoài nên không thể có ngay các quy trình và hệ thống báo cáo theo kế toán Việt nam và do đó luôn phải sửa đổi phần mềm khi áp dụng vào thị trường Việt nam. Sự ra đời liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn về các thay đổi của chế độ kế toán cũng ảnh hưởng rất lớn đến các doanh nghiệp áp dụng phần mềm ngoại khi không được hỗ trợ kịp thời.

Sự năng động và dễ dàng trong việc sửa đổi phần mềm

Vì được sản xuất tại Việt nam và được triển khai bởi chính các nhà sản xuất này nên việc chủ động thay đổi phần mềm trong trường hợp cần thiết của các giải pháp ERP nội tỏ ra hơn hẳn các giải pháp ngoại. Phần mềm có thể được bổ sung chức năng mới, module mới hoặc thay đổi cách thức tổ chức, xử lý thông tin theo quy trình riêng của doanh nghiệp. Điều này tạo ra sự năng động trong quá trình triển khai và doanh nghiệp cùng nhà cung cấp có thể dễ dàng thống nhất khi có sự khác biệt giữa quy trình đang áp dụng và quy trình trên phần mềm và do đó tạo thuận lợi cho dự án ERP thành công.

EFFECT Viet Nam

14 | P a g e

Quy trình lựa chọn hệ thống ERP

Ông Phạm Ngọc Hoàng Thanh đang làm việc tại Bộ phận Dịch vụ tư vấn về rủi ro hệ thống thông tin của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán công nghệ thông tin (CNTT)… Ông Thanh có hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực hiện các dự án CNTT sẽ chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn ERP.

ERP có phải đơn giản là lựa chọn một phần mềm?

Hiện nay, khi doanh nghiệp (DN) quan tâm tìm mua một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hệ thống quản lý quan hệ khách hàngCRM hoặc một hệ thống kế toán, họ thường có khuynh hướng chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm. “Gói phần mềm nào có thể tạo ra được các báo cáo tôi cần?” là câu hỏi thường gặp khi các nhà quản lý tìm mua ERP. Thực tế, việc đánh giá và lựa chọn hệ thống ERP phức tạp hơn nhiều và chưa bao giờ là công việc dễ dàng.

Các vấn đề DN thường gặp phải khi lựa chọn hệ thống ERP là mục tiêu dự án không rõ ràng, tính năng hệ thống không đáp ứng yêu cầu, chi phí vượt quá ngân sách, lịch trình triển khai không diễn ra như dự tính, thậm chí còn làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh của DN. Nhằm giúp DN tránh những vấn đề trên, bài viết này sẽ trình bày sơ lược các bước cơ bản trong quy trình lựa chọn hệ thống ERP.

Quy trình nào để DN chọn lựa hệ thống ERP?

Tùy theo điều kiện nội tại của từng DN, quy trình đánh giá, lựa chọn một hệ thống ERP cho các DN khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên, có những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các DN như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP

Để xác định mục tiêu của dự án ERP, chúng ta thường bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của DN. Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp DN nhận diện ra những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP.

Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của DN, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Nếu chiến lược kinh doanh DN đặt ra càng dài hạn thì đời sống hữu ích của hệ thống ERP càng lâu, nguy cơ thay đổi và chỉnh sửa hệ thống ERP càng được giảm thiểu.

Thực tế, nhiều DN hiện nay có mục tiêu khá mơ hồ về dự án triển khai ERP và không đưa ra được các lý do hay mục đích cụ thể để triển khai ERP. Chính vì những mục tiêu mơ hồ này mà kết quả dự án triển khai ERP sau đó của nhiều DN cũng mơ hồ theo. Thông thường, mục tiêu của dự án ERP nên được giao cho một nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tổ chức triển khai thực hiện.

Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống

ERP là một cấu phần của hệ thống, cùng với quy trình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chính sách quản lý, phần cứng và mạng, tạo thành hệ thống thông tin quản lý DN. Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự thích ứng và đồng bộ giữa các cấu phần này với nhau. Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau:

15 | P a g e

Quy trình kinh doanh: cần tìm hiểu và nhận diện quy trình kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên trong DN. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng càng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét lựa chọn ERP.

Cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc các vị trí trong DN.

Hệ thống: bao gồm việc xác định hiện trạng về phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau.

Chính sách kinh doanh: bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.

Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, DN sẽ tìm ra các điểm yếu, điểm tắc nghẽn thông tin trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề khó khăn và thách thức của hệ thống mà nó có khả năng gây ảnh hưởng xấu đến sự thành công chung của DN. Tùy trường hợp, DN còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, giúp nhận diện các cơ hội để cải thiện hiệu năng làm việc và đưa ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống ERP mới mà DN sắp sửa chọn để triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu

Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.

Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.

Thông thường, phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP. Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá và trọng số thường được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.

Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị. Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.

Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ sở quan trọng để DN có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công bằng và nhanh chóng.

16 | P a g e

Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP

Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức. Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các bảng trả lời của nhà cung cấp. Việc đánh giá, tính điểm sẽ dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá được nêu ở bước 4.

Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo). Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được DN xác định.

Trong các tình huống nghiệp vụ phức tạp, nhóm đánh giá ERP có thể phải chuẩn bị các tình huống sử dụng, dùng kiểm tra xem cách thức xử lý của các hệ thống ERP (thực hiện tại buổi demo phần mềm) để xem có đáp ứng được yêu cầu của DN hay không. Sau khi kết thúc, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng tổng kết trên phiếu đánh giá kết quả demo của các nhà cung cấp.

Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của DN với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp.

Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP

Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo DN để lấy ý kiến phê duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo DN, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.

Những điểm cần lưu ý khi áp dụng quy trình:

Ngoài việc đánh giá năng lực của các nhà cung cấp dựa trên hồ sơ dự thầu hay thông qua buổi demo trình diễn phần mềm của nhà cung cấp ERP, nhóm đánh giá ERP nên đến nơi làm việc của họ để có thông tin đánh giá chính xác hơn. Hãy gặp gỡ những người mà có thể bạn sẽ cùng làm việc với họ trong dự án triển khai ERP và xem các tiện nghi làm việc của họ. Liệu họ có đủ nguồn lực và tài năng cần thiết cho việc triển khai ERP tại DN bạn hay không?

Bên cạnh đó, nhóm đánh giá, lựa chọn ERP cần có sự tham gia của những cá nhân đại diện cho các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên trong DN. Người đứng đầu nhóm đánh giá này phải là thành viên trong ban lãnh đạo DN để có thể báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành. Nhiều DN đã sai lầm khi thành lập nhóm đánh giá dự án chỉ là các cán bộ phòng CNTT và giao hết việc đánh giá ERP cho mỗi phòng CNTT thực hiện. Sự tham gia của đại diện các phòng, ban này trong nhóm đánh giá dự án ERP sẽ giúp họ hiểu thêm về công việc của các phòng, ban khác, từ đó giúp họ hiểu được sự quan trọng của việc chia sẻ và tích hợp thông tin trong toàn DN, làm tiền đề tốt cho việc triển khai ERP sau này.

Việc nhận biết một cách chính xác các bước công việc trong quy trình đánh giá, lựa chọn ERP, chuẩn bị thật kỹ lưỡng và tuân thủ các kế hoạch đánh giá có thể giúp DN chọn lựa được một hệ thống ERP thích hợp và hiệu quả. Các DN có thể tự thực hiện quy trình đánh giá, lựa chọn ERP hoặc thuê DN tư vấn độc lập bên ngoài để hỗ trợ thực hiện quá trình này.

EAC Viet Nam

17 | P a g e