errores tipicos gestión proyectos

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ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

ALEJANDRO ALBERCA MANZANEQUE

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INFORME STANDISH

31% Proyectos Cancelados 53% Proyectos Problemáticos 16% Proyectos Exitosos

64% Funcionalidades no usadas 16% Funcionalidades usadas rara vez 20% Funcionalidades usadas

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PROBLEMAS FRECUENTES

Percepción equivocada del problema a resolver.

Diseño equivocado. Tecnología equivocada. Planificación demasiado optimista. Mala comunicación. Análisis deficiente de riesgos.

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PROBLEMAS FRECUENTES

Sobrecostes. Pruebas insuficientes. Deficiente seguimiento y control periódicos

del proyecto.

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Percepción equivocada del problema a resolver

Todo proyecto necesita resolver un problema o una necesidad

Causas:– No se está tratando correctamente el problema– Los pasos para solucionar el problema no se abordan

de forma realista. – No se comprende la dimensión del problema debido a

que cada equipo implicado tiene su propia visión de la misma o bien hay conflictos de intereses entre ellos.

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Percepción equivocada del problema a resolver

Soluciones:– Comprender bien la forma de resolver el

problema– Realizar seguimiento periódico de lo que se

está haciendo, cómo se está haciendo y qué resultados se están obteniendo

– Garantizar que el proyecto corresponde a las necesidades del cliente.

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Diseño Equivocado

Causas:– Hay ocasiones en las que los equipos de trabajo

realizan el diseño de forma errónea.

– Si el cliente no se ha involucrado lo suficiente en las fases iniciales del proyecto, puede ocurrir que haya detalles que se hayan omitido e invaliden el diseño.

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Diseño Equivocado

Soluciones:– Invitar a la participación del cliente.

– Ralentizar o parar el proyecto para asegurarse de que el diseño cumple las expectativas y necesidades del cliente.

– Utilizar prototipos para validar el diseño con respecto al cliente.

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Tecnología equivocada

Causas:– Se utilizan tecnologías novedosas cuya eficacia

y/o rendimiento no haya sido claramente demostrada en entornos de Producción.

– Se utilizan tecnologías que no se integran correctamente con la arquitectura actual del sistema del proyecto.

– Se utilizan tecnologías en las que el personal no tiene el manejo necesario para abordar el proyecto.

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Tecnología equivocada

Soluciones:– Evitar tecnologías novedosas que no tengan eficacia,

seguridad y rendimiento probados y contrastados. – Garantizar que los paquetes de software cumplen con

las necesidades de la empresa. – Asegurar que el personal que vaya usar la tecnología

tenga las aptitudes necesarias para manejarla. En caso de que no, formarlos para que sí las tengan.

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Planificación demasiado optimista

Causas:– Se realiza una planificación que no tiene el

suficiente nivel de detalle. – Hay demasiado trabajo para abordar y por

necesidades del cliente y/o del mercado las fechas son inamovibles.

– No se tienen en consideración el personal necesario así como las dependencias entre las tareas a realizar

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Planificación demasiado optimista

Soluciones:– Revisar periódicamente la agenda de ejecución del proyecto

con los miembros del equipo. – Definir con claridad las tareas, el suficiente detalle de éstas,

el tiempo necesario para su ejecución así como la interconexión entre ellas.

– Distinguir claramente la importancia y la urgencia de las tareas teniendo cuenta las necesidades del cliente así como la dependencia entre éstas.

– Realizar hitos periódicos para comprobar el avance de las tareas.

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Conflictos en el equipo de trabajo

Un equipo de trabajo bien organizado es aquel en el que cada miembro comprende su papel en la ejecución del proyecto y lo desempeña de forma adecuada.

Causas – Las responsabilidades no están claras en el equipo– Hay problemas personales entre los miembros del

equipo.

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Soluciones:– Reunir a puerta cerrada a todo el equipo para que la

situación vuelva a la normalidad. – Reunir a puerta cerrada a los miembros del equipo

problemáticos para que la situación vuelva a la normalidad.

– Si fuera necesario, reunir a puerta cerrada a los miembros del equipo problemáticos de forma individual para que la situación vuelva a la normalidad.

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Soluciones (cont.):– La mejor solución para un conflicto en un equipo

es aquella que busca que ambas partes salgan beneficiadas. Si no fuera posible, entonces que el beneficio de una de las partes sea el mayor posible teniendo en cuenta que el perjuicio de la otra parte sea mínimo.

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Mala comunicación

Causas:– No se está comunicando adecuadamente dentro del proyecto. – Si frecuentemente se realizan preguntas que ya han sido

explicadas, algo falla en la comunicación.– No se usan los medios más apropiados para determinadas

comunicaciones: Exceso de reuniones Uso de llamadas telefónicas para temas que podrían / deberían

solucionarse mediante correos electrónicos. Uso de correos electrónicos sin llamar por teléfono para temas

especialmente importantes.

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Mala comunicación

Soluciones:– Hay que definir un buen plan de comunicación. – Hay que identificar el público objetivo y definir que es lo

que va a necesitar comunicar, con qué frecuencia y cómo se le va a comunicar.

– Realizar una matriz de comunicaciones que identifique el público objetivo, el tipo de comunicaciones que va a recibir y realizar, el propósito de la comunicación, quién la emite, quien la recibe, la frecuencia de las comunicaciones y el medio que se utilizará (e-mail, reunión u otros)

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Análisis deficiente de los riesgos

Toda incertidumbre que pueda ser un obstáculo para alcanzar los objetivos de un proyecto se tiene que considerar como un riesgo.

Causas:– Subestimar determinados riesgos. – No realizar acciones para minimizar determinados

riesgos. – No tener un plan de contingencia para determinados

riesgos.

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Análisis deficiente de los riesgos

Soluciones:– Realizar un Plan de Riesgos lo más completo y lo más

eficaz posible. – Realizar acciones que minimicen o eliminen los riesgos

más peligrosos para la consecución de los objetivos del proyecto.

– Realizar acciones que minimicen los riesgos menos importantes.

– Preparar planes de contigencia para hacer frente a los riesgos más importantes en el caso de que sucedan.

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Sobrecostes

Causas:– Realizar trabajos imprevistos no planificados.– Desglose de tareas planificadas deficiente. – No contabilizar periódicamente qué cantidad del

fondo de emergencia ha sido ya invertida.

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Sobrecostes

Soluciones:– Aprender a decir 'no' a determinadas situaciones

que puedan poner en peligro la planificación y el presupuesto del proyecto.

– Mayor detalle en los trabajos y las tareas que han de realizarse para la consecución de los objetivos del proyecto.

– Seguimiento y control periódicos del estado, presupuesto y planificación del proyecto.

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Pruebas insuficientes

Causas:– A veces debido a una mala planificación no hay tiempo

suficiente para hacer las suficientes pruebas para garantizar el buen uso del sistema resultante del proyecto.

– Los documentos de pruebas del proyecto no tienen el suficiente nivel de detalle.

– Hay casos de prueba que faltan en los documentos de pruebas. – En ocasiones se asigna personal de forma adicional al proyecto

para realizarlas pero no tienen el suficiente conocimiento para realizarlas adecuadamente.

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Pruebas insuficientes

Soluciones:– Hacer un Plan de Pruebas exhaustivo y detallado. – Los documentos de Pruebas han de estar detallados y cubrir todos

los casos posibles. – Dedicar todo el tiempo que sea necesario para las pruebas. – Si el personal que va a realizar las pruebas no tiene el conocimiento

necesario, dárselo antes de que las realicen. – Especificar en los documentos de pruebas el suficiente nivel de

detalle para que las pruebas se puedan realizar adecuadamente. – Relacionar los casos de pruebas con la persona que los va a probar

para aumentar el compromiso en la realización de las pruebas.

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Deficiente seguimiento y control periódicos del proyecto

Por pequeño que sea el proyecto, se tiene que realizar un seguimiento y control continuo y periódico para poder medir los resultados del proyecto en plazos, costes y objetivos de forma qué siempre se conozca el estado en el que se encuentra.

No realizarlo o realizarlo sin la suficiente periodicidad implica empeorar las situaciones problemáticas anteriores expuestas, pudiendo llegar a impedir la supervivencia del proyecto si se detectan demasiado tarde.

Realizarlo adecuadamente ayuda a anticipar, a minimizar y a eliminar la mayor parte de los problemas que puedan presentarse en el proyecto lo antes posible.

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Preguntas?


26

Muchas gracias por vuestra atención


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