eslu seura-akatemia
TRANSCRIPT
Seuran viestintä
Ampumaurheiluliiton seurajohtajakoulutus
©Esko Hatunen 2012
ESLU Seura-akatemiaHelsinki 13.9.2012
SEURAVIESTINNÄN LÄHTÖKOHTIA
Viestintä tukee toimintaa, johtamista, tavoitteita, motivoitumista ja sitoutumista.
Sillä on aina tarkoitus, päämäärä, tavoite ja suunnitelma ja se on strategian suuntaista.
Vastuut ja resurssit on jaettu ja kirjattu toimintasuunnitelmaan.
Viestintä on osa seuran ”näkymätöntä” toimintaa.
©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELU
Kaikki lähtee siitä, että tiedämme keitä olemme, mitkä ovat arvomme, missiomme ja visiomme.
”Carry On Cowboy Ry/Rf (COW) on vuonna 2011 perustettu SRL-alainen ratsastusseura, jonka tarkoituksena on edistää lännenratsastusta
Lounais-Suomessa.”
” ..seuran tarkoituksena on saada aikaiseksi muutos ja innostaa ihmisiä rohkeasti kokeilemaan lännenratsastusta.”
”Carry On Cowboy on ratsastusseura, jonka jäsenet haluavat tehdä muutakin kuin ratsastaa. Ratsastajan kunnonkohotus maasta käsin
työskentelyllä onkin yksi tärkeä toiminnan alue..”
http://carryoncowboy.com©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELU
●Mieti mihin seurasi viestintä perustuu ja mitkä ovat sen tavoitteet.
● Listaa seuran toiminnat ja tapahtumat ja pohdi, kenelle niistä pitäisi viestiä.
● Kirjaa viestinnän arvot, periaatteet ja tavoitteet.
Mieti asiat sisäisen ja ulkoisen sekä kriisiviestinnän ●näkökulmista.
©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELUOrganisointi
● Kuka johtaa viestintää ja on vastuullinen siitä?
● Onko erikseen nimetty tiedottaja, ketkä muut ovat viestinnässä mukana?
● Vastuun jakaminen: johto, toimihenkilöt, valmentajat, toimihenkilöt, urheilijat
● Jaa resurssit ja vastuualueet
©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELUSisäinen viestintä
●Määrittele mitä sisäinen viestintä seurassanne tarkoittaa
● Kirjaa ketkä ovat sisäisen viestinnän kohderyhmiä ja millä välineillä heidät tavoittaa
● Arvioi kriittisesti välineiden luotettavuus ja toimivuus omassa seurassasi
●Mitä asioita sisäisesti viestitään?
©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELUSisäinen viestintä - välineet
● Säännölliset kokoontumiset ja palaverit Internet-sivut●
Sähköposti● Sisäinen tiedote● Sosiaalinen media●
Jäsen- / seurajulkaisu printtinä tai verkossa● Puhelinsoitot, tekstiviestit●
Perinteinen tai ● sähköinen ilmoitustaulu Sähköinen kalenteri●
● Intranet ● Sähköinen materiaalipankki
©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELUSisäinen viestintä - pohdittavaa
● Mieti kohderyhmät ja niille välineet.
● Muista resurssit!
● Valitse vain muutama mahdollisimman tarkoituksen mukainen kanava, jotka tavoittavat mahdollisimman usean ihmisen kohderyhmästä.
Mieti välittääkö viesti seurasi sanomaa ja ●tukeeko toimintaa?
©Esko Hatunen 2012
VIESTINNÄN SUUNNITTELUSosiaalinen media
ohjeita (VVM, sosiaalisen median tietoturvaohjeita s. 36)
● Sosiaalisen median sisällöistä vastaa yhteisön ylläpitäjä.
● Sisältöä pitää valvoa ja reagoida, jos keskusteluun ilmestyy negatiivisia piirteitä
● Rooli sosiaalisessa mediassa:- Jos henkilökohtaisessa profiilissa ilmoittaa
työnantajansa / taustayhteisönsä, toimii tällöin organisaation (epävirallisena) edustajana myös
yksityishenkilönä©Esko Hatunen 2012
KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA
©Esko Hatunen 2012
KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA
Onko ohjeistusta kuvaamiseen (valo- ja videokuvaus) seuran toiminnan puitteissa ja kuvien julkaisuun?
©Esko Hatunen 2012
Yleisesti ottaen julkisella paikalla tai julkisessa tilaisuudessa ihmisten
kuvaaminen on sallittua ellei sitä ole erikseen kielletty. Kuvan voi julkaista
niin, ettei yksittäinen henkilö ole tunnistettavissa.
©Esko Hatunen 2012
Jos kuvassa on henkilö / henkilöitä, joka / jotka on tunnistettavissa, pitää
periaatteessa jokaiselta tällaiselta henkilöltä saada kuvan julkaisulupa.
Käytännössä asian voi hoitaa esimerkiksi ilmoittamalla kuvauksesta
etukäteen ja pyytämällä niitä, jotka eivät halua tulla kuvatuksi, siirtymään
taka-alalle tai sivummalle.
©Esko Hatunen 2012
KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA
Täytyykö kysyä lupaa huoltajilta lasten kuvaamiseen em. tahoihin
tapauskohtaisesti vai riittääkö yleinen lupa?
©Esko Hatunen 2012
Alaikäisiä kuvattaessa on hyvä olla tarkkana lain lastensuojelullisten
pykälien puitteissa. Tämä on ratkaistu monissa urheiluseuroissa samoin kuin
kouluissa. Kauden alussa lasten vanhemmilta pyydetään kirjallinen
lupa alaikäisten kuvaamiseen ja kuvien käyttöön seuran viestinnässä. Tässä
tapauksessa on hyvä mainita, jos kuvia luovutetaan ulkopuolisten, esimerkiksi
median käyttöön.©Esko Hatunen 2012
Yksityisellä alueella ja –tilassa ihmisten kuvaaminen ilman lupaa on kielletty.
Lisäksi pukukopissa otetun kuvan julkaisemiseen ei riitä pelkkä tilan haltijan lupa, vaan se täytyy saada myös kaikilta kuvassa esiintyviltä
tunnistettavilta henkilöiltä.
©Esko Hatunen 2012
Valokuvia, piirroksia, sarjakuvia tai muita toisten
luomia sisältöjä ei saa käyttää ilman tekijän tai oikeuksien omistajan
lupaa. Selvitä aina, mistä kuva on peräisin, saako sitä käyttää ja kuka sen
on ottanut ja jos käytät kuvaa, mainitse aina kuvaajan nimi.
(Urheiluseuran viestintäopas, SLU-julkaisusarja 1-2011)
©Esko Hatunen 2012
KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA
Voiko kotisivujen sisältöä käyttää mediassa?
Miten tällainen lupa pitäisi esittää?
©Esko Hatunen 2012
KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA
Kotisivuilla julkaistavaa materiaalia voi luovuttaa median käyttöön: teksti, kuva,
video, ääni, kun huolehtii tekijänoikeuksista sekä julkisuuslakiin
liittyvistä luvista.Medialle luvan sisällön käyttöön voi
antaa vaikkapa maininnalla tiedotteessa, nettisivuilla tai ilmoittamalla siitä
tiedotustilaisuudessa.
©Esko Hatunen 2012
Seuran ulkoinen viestintä
• Seuran identiteetin rakentaminen ja tukeminen
• Yhteiskunta- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpito
• Myynnin ja markkinoinnin tuki• Kysynnän luominen:
harrastusmahdollisuudet ja tapahtumat
• Erottuminen• Toiminnan näkyväksi tekeminen
• Mediasuhteet
©Esko Hatunen 2012
Seuran ulkoinen viestintäkanavia ja välineitä
• Tiedotteet ja tiedotustilaisuudet • Verkkosivut
• Mainokset ja ilmoitukset • Julisteet ja A4:t
• Kirjoitukset ja artikkelit • Sosiaalinen media
• Medianäkyvyys • Tapahtumat ja tilaisuudet
©Esko Hatunen 2012
Kriisiviestintä
- Kun sattuu ja tapahtuu..
©Esko Hatunen 2012
Seura x:n lasten ja nuorten ohjaajaa epäillään pedofiliasta.
Asia on noussut esiin lasten kautta heidän vanhempiensa
keskusteluissa, Facebookissa ja Suomi 24:ssä. Paikallinen lehti on päässyt jutun jäljille ja poliisi on
saanut vihjeen.
©Esko Hatunen 2012
Mitä tehdä ???
©Esko Hatunen 2012
Seuran hallituksen puheenjohtaja, toiminnanjohtaja
ja junioripuolen vastaava kokoontuvat pikaisesti.
©Esko Hatunen 2012
Selvitetään tosiasiat: mitä tapahtuneesta on tiedossa, mistä
epäilyt ovat peräisin, ketä syytetään ja mistä.
©Esko Hatunen 2012
Yhteys poliisiin ja kerrotaan kaikki mitä tapauksesta on kuultu. Sovitaan yhteydenpidosta
jatkossa ja kerrotaan miten seura aikoo toimia.
©Esko Hatunen 2012
Seura tiedottaa jäsenistölleen sisäisesti, mitä tosiasioita on
tapauksesta on tiedossa, mitä on tehty, miten toimitaan jatkossa ja
miten lasten ja heidän vanhempiensa pitää toimia.
©Esko Hatunen 2012
Seuran jäsenistölle kerrotaan mikä tilanne on poliisin
näkökulmasta, onko tapaus ylittänyt esitutkintakynnyksen ja mitkä on poliisin ohjeet asiasta
jotakin tietäville.
©Esko Hatunen 2012
Seuran toiminnanjohtaja on yhteydessä asiasta kuulleeseen
paikallismediaan ja päivittää heidän tietonsa. Samalla sovitaan
miten asiaa käsitellään julkisuudessa.
©Esko Hatunen 2012
Tapaus ratkeaa, syyllinen tuomitaan, seura kehittää
toimintatapojaan varmistaakseen lasten- ja nuorten parissa
työskentelevien taustat sekä ohjeistaa jäsenensä sekä
toiminnassa mukana olevat lapset ja aikuiset.
©Esko Hatunen 2012
Vaihtoehto:Hyssytellään asiaa kunnes poliisi aloittaa esitutkinnan. Asia päätyy
aikanaan syyllisen tuomioon. Paikallismedia käsittelee asiaa ilman seuran mukanaoloa ja seura joutuu kyseenalaiseen
valoon.©Esko Hatunen 2012
Avoin, tosiasioihin perustuva vuoropuhelu ennakoimattoman tilanteen sattuessa on parasta kriisin hoitoa. Kaikki
seurassa tietävät kuka tilanteessa on vastuussa ja hoitaa kriisiin liittyvän
viestinnän ja yhteydenpidon. Tapahtunut käsitellään seurassa, toimintaa ja
kriisivalmiutta kehitetään kokemuksen pohjalta.= IDEAALI
©Esko Hatunen 2012
Kriisiviestintä
• Yllättävät tilanteet• Riskien ennakointi• Vastaavat henkilöt
• Toimintaohjeet• Kenelle viestitään ja miten• Tosiasioita ei spekulointia
• Miten ongelma hoidetaan ja miten toimitaan jatkossa
• Jälkihoito
©Esko Hatunen 2012
Viestinnän kysymyksiä suunnitelmia laadittaessa:
• Kuka?• Mitä?
• Kenelle?• Milloin?• Miksi?• Miten?
©Esko Hatunen 2012
Viestinnän vähimmäisvaatimukset:
• Säännöllinen viestintä jäsenille riittävän usein
• Kerrotaan päätöksistä sekä myös valmisteltavista asioista
• Ilmoitetaan tärkeistä tapahtumista ja kutsutaan ajoissa mukaan
• Kerrotaan ja muistutetaan seuran arvoista ja pelisäännöistä
©Esko Hatunen 2012
MITÄ ONNISTUNEELLA VIESTINNÄLLÄ VOI SAADA AIKAAN
• Toiminnan vakaus ja suunnitelmallisuus
• Organisaation hyvinvointi ja virtaviivaisuus
• Olemassaolon perustelu ympäristölle
• Vision ja mission suuntaisia tuloksia ja vaikutuksia
• Resursseja toimintaan
©Esko Hatunen 2012
Voiko julkisuutta hallita ???
©Esko Hatunen 2012
Voiko julkisuutta hallita ???
EIja toisaalta
KYLLÄ
©Esko Hatunen 2012
Suunnitelmallisella, pitkäjänteisellä ja
ajantasaisella viestinnällä toiminta voi saavuttaa mahdollisimman hyvän
tuloksen.
©Esko Hatunen 2012
Viestintä ei ole itseisarvo, vaan ihmisten välistä
kommunikointia, joka antaa mahdollisuuden saavuttaa
tuloksia ja toimia suunnitellusti.
©Esko Hatunen 2012