Rechtswirksam Unterschreiben

auf Tablets und Smartphones

Geschäftsprozesse mit hoher Beweiskraft gestalten

Hannover, 17. März 2015 – BITKOM ECM Forum – Version des Foliensatzes für Slideshare

Jörg-M. Lenz Kofax E-Signature Solutions

Kurzer Themenüberblick

2

In den nächsten 25 Minuten streifen wir u.a. diese Themen

Gängigste Vorurteile rund um das papierlose Unterschreiben

Vertrauenswürdige Erfassung von Unterschriften

Rechtliche Rahmenbedingungen

Gestaltung beweiskräftiger Prozesse

Ermittlung der Wirtschaftlichkeit

Akzeptanz bei Kunden und Mitarbeitern

Vermeidbare Fehler bei der Auswahl von Erfassungsgeräten

Technik-Trends bei Hardware und Software

Softpro - ein Kofax-Unternehmen

Die SOFTPRO GmbH ist

seit September 2014 Teil von Kofax

NASDAQ KFX

Hauptsitz Irvine, CA, USA

Mitarbeiter 1,400+

in über 30 Ländern

Lösungspartner 800+ in 70 Ländern

Kunden 20,000+

Verarbeitete

Dokumente ~525 Milliarden / Jahr

ERP, CRM, LOB

Integrationen 10,000+

Fokus auf Innovation:

14% der Softwareumsätze fließen in F&E

3

Unterschriften: Wichtiger Teil im Prozess-Management

4

ERP / CRM / LoB

Electronic

Content

Management

&

Schriftgut-

Verwaltung

Datenbanken

&

andere

Archive

IT & Telekommunikations-

Infrastruktur

Speicher-Systeme

Unternehmens-Anwendungen

mit Fokus auf internen

Gebrauch

Prozess-ManagementInteraktions-Systeme

Mittel zur Verarbeitung von

Kommunikation, präferiert in

Echtzeit

Smartphones & Tablets

Emails

Datenströme (XML / EDI)

Dateien (MS Office / PDF / TIFF / JPG )

Web-Portale

Faxe

ScannerMultifunktionsgeräte

Papier Multikanal-Interaktion

Vollständige

Erfassung & Verarbeitung

Elektronische Unterschrift &

Unterschriftenprüfung

Daten-Integration

Business-Intelligenz & Analyse

Collaboration

Unterschriften: Nur ein Bremsklotz für digitale Prozesse?

5

Stimmt das

wirklich?

In den meisten

Fällen lässt sich

eine elektronische

Unterschrift

anwenden.

Report AIIM Industry Watch: Paper Wars

– An Update from the Battlefield, 2014

Kostenloser Download:

http://goo.gl/YR1cLo

Umfrage des ECM-Verbandes AIIM: Warum wird in Geschäftsprozessen immer noch so

viel Papier verwendet?

44% vermuten den Grund in der Erfordernis von Unterschriften auf Papier.

EU: Grad der Regulierung im Vertragswesen

6

Anforderungen für

Signatur-Verfahren

durch Gesetzgeber

hinsichtlich Gültigkeit

und Durchsetzbarkeit

Qualifizierte

Elektronische Signatur

vom Gesetzgeber

vorgeschrieben*

Keine spezifischen

Anforderungen

durch Gesetzgeber

hinsichtlich Gültigkeit

und Durchsetzbarkeit

80 % 15 % 5 %

Formfreie

Vereinbarungen;

Gewillkürte

Schriftform

* in DE vorwiegend,

wenn Schriftform

erforderlich ist

Schätzung des Regulierungsgrads von Prof. Dr.

Patrick van Eecke, DLA Piper – veröffentlicht in

Whitepaper der Fa. Wacom, 2014

Einsatzfelder der Elektronischen Unterschrift

Banken: Kontoeröffnung, Daueraufträge, Freistellungsaufträge,

Beratungsprotokolle,...

Versicherungen: Anträge, Beratungsprotokolle, Schadensdokumentation,

Gutachten,…

Handel: Bezahlvorgänge (Lastschriften), Empfangsbestätigungen am Point

of Sale oder Point of Delivery, Abonnements, …

Telko: Verträge (Mobilfunk, DSL, Kabel, etc.), Serviceberichte, …

Energie: Verträge (Strom, Gas etc.), Anträge für

Kundenbindungsprogramme, ..

Industrie: Protokolle, Prüfberichte, Empfangsbestätigungen, …

Ersatz für gewillkürte Schriftform auf Papier bei formfreien Vereinbarungen

7

Beichte über konkrete Anwendungsbeispiele

auf Anfrage beim referenten

ECM-Trends 2015: Topthema Mobility

8

*

Quelle: BITKOM 7. ECM-Barometer – Frühjahr 2015, 17.03.15

Tablet-Fakten 2014/15

Tablets in Deutschland

Deutsche über 14 Jahren, die ein

Tablet verwenden in 2014: Jan: 18

Mio. Aug: 24 Mio. 4)

42 % der Deutschen zwischen 30 bis

49 nutzten im Aug 2014 ein Tablet. 4)

Jeder vierte Bundesbürger wollte zu

Weihnachten 2014 ein Tablet

verschenken oder für sich selbst

anschaffen. 5)

Quellen:

1) BITKOM-Presseinfo 07.10.13 http://goo.gl/e39Eph &

18.06.14 http://goo.gl/obQtDB

2) Für 2015: Hochrechnung des Referenten

3) Quartalsberichte Apple & Hochrechnung des Referenten

4) BITKOM-Presseinfo 24.02.14 http://goo.gl/Mklm2f &

24.08.14 http://goo.gl/iOiUfm

5) BITKOM-Presseinfo 28.11.14 http://goo.gl/4WIKj5

2010 2011 2012 2013

0,8

2,1

4,4

8,0

+163%

+122%

Absatz iPads 2010 bis Dez 2014

Weltweit: > 260 Mio. 3)

Viele neue Tablets zielen auf

„Professionals“, weniger auf

Consumer (wie bislang viele Media-

Tablets)

9,2

2014

+81%

+15%

1)

9

10

2015

2)

Smartphone-Fakten 2014/15

Schnellere Prozessoren, größere und

höher aufgelöste Displays, immer

bessere Fotosensoren …

Smartphones und Tablets übernehmen

zusehends Aufgaben, die bislang mit

PCs ausgeführt wurden.

„Phablets“ (Mischung zwischen Phone &

Tabets - mit Bildschirmen zwischen 5 bis

7 Zoll – z.B. Samsung Galaxy Note &

iPhone 6 Plus

Diverse Geräte auch für beweiskräftiges

elektronisches Signieren geeignet

2010 2011 2012 2013

10,4

15,9

21,6

26,4

29,6

2014

In 2013 waren 97% aller

verkauften Handys in

Deutschland

Smartphones

1)

10

Quelle:

1) BITKOM-Presseinfo 14.02.14 http://goo.gl/on0A4w

5 Jahre iPad-Effekte

11

ursprünglich als Media-Tablet

konzipiert

zunächst vor allem wahrgenommen

als Gadget

immer öfter als Arbeitsinstrument

verwendet, teils als PC-Ersatz

Dritt-Gerät - neben Notebook &

Smartphone, meist intensiv benutzt,

ist häufig „Lieblingsgerät“, und immer

noch Incentive für Mitarbeiter

(Statussymbol)

Tablet-Nutzung verstärkt IT-Trends

Cloud Computing

BYOD

Prosumerization („Professional“ trifft

„Consumer“ = Arbeits- und Privatwelt

wachsen zusammen)

Foto: © Nils Durner für Kofax

Tablet-Nutzung in Unternehmen

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Geschäftliche Nutzung: bislang primär

Lesen & Präsentieren

Zunehmend gefragt: Dokumente

fallabschließend bearbeiten – als

Mitarbeiter und/oder Kunde

Kernfragen für Projekte rund um die Unterschrift (1)

Aus welchen Gründen wird ein Auftrag vom Kunde unterschrieben?

Gesetzliche Vorschrift

Betriebswirtschaftliche Gründe - z.B. als Beweismittel

Vertriebliche Gründe - z. B. bewusstes, gewohntes Abschlusserlebnis

Welche operationale Risiken gilt es zu berücksichtigen?

Wieviele Schadensfälle und in welcher Höhe gibt es mit Unterschriften bislang

im papierbasierten Prozess?

Welche Angriffsszenarien sind für den elektronischen Prozess realistisch?

Wie wahrscheinlich ist ein Rechtsstreit?

Zu diesen und weiteren Fragen sind umfangreiche Erfahrungen von Instituten, die elektronische

Unterschriften einsetzen, verfügbar.

13

Kernfragen für Projekte rund um die Unterschrift (2)

14

Welche Prioritäten haben folgende Ziele für Sie beim Einsatz elektronischer

Unterschriften?

Workflow beschleunigen (z.B. von Antrag bis Vertragsdokument)

Kosten senken (durch minimierten Papiereinsatz)

Dokumente absichern (z.B. für Archivierung)

Das Ranking dieser und - eventuell weiterer Ziele - hat entscheidenden Einfluß

auf die Auswahl passender Lösungen.

Pen Computing: Evolution von stationär zu mobil

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Tablets &

Smartphones

Windows

Tablet PCs

Tablets in Verbindung mit PC

/ Notebook

stationär mobil Vorwiegender Einsatzbereich

Trend 2015: Geräte in 10/11-Zoll für stationäre Nutzung

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Schäfere Displays für mehr Details

bei der Anzeige zu signierender

Dokumente - bis zu Full HD bei

CeBIT-Neuheit Wacom DTU-1141

im Vergleich zu interaktiven

Stifttabletts für Grafikanwender

optimiert für Einsatz am POS und

Signieren von Dokumenten:

Geräte dieser Kategorie sind

Multitalente:

Gesicherte Datenübertagung

Besonders robuste Bauweise

Diebstahlsicherung

Foto: © Nils Durner für Kofax

Geräte dieser Kategorie sind Multitalente:

Aktive Nutzung: Skizzieren, notieren und

unterschreiben

Passiver Einsatz: Informieren und werben

Platz zur Dokumentenanzeige je nach Bedarf

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Komplexere Verträge

12,2“ 10,1“ 8,0“ 5,7“

Einfache Belege

~ DIN A4 ~ DIN A6

Displaygrößen in Zoll

Gewicht in Gramm

750 g 535 g 330 g 176 g

Kofax SignDoc: Eine Signatur-Plattform für alle Gerätetypen

Einsatz

primär mobil Rechner im Gerät

SignPads5“

Interaktive

Stiftdisplays10 – 24“

Interaktive

Stiftdisplays mit

Zusatz-Funktionen z.B. Leser für

Magnetstreifen & Chipkarten

TabletsiPad, Android, Windows 8, Windows RT

Einsatz

primär stationärin Verbindung mit PC

Smartphones

& „Phablets“

Detachables /

TwistablesWindows 8 Pro Tablets mit Tastatur zum anstecken oder auf den Rücken drehen

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Self-Service / Stand-Alone

oder Integration via SDK

Kofax SignDoc Mobile

Hybride App zum Unterschreiben & Verschlüsseln von PDF-

Dokumenten auf mobilen Geräten, insbesondere Tablets

Erhältlich im App Store von Apple, Google und Microsoft

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Anzeigen des Dokumentes

Unterschriftenfelder hinzufügen

Ausfüllen eines interaktiven

Formularfeldes

Handunterschriften erfassen

Foto via Kamera

Versenden per E-Mail

Dokumente archivieren

MOBILE

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Vielen Dank für Ihr Interesse am Foliensatz zu diesem Referat. Über Slideshare

stellen wir Ihnen einen Ausschnitt des Vortrags zur Verfügung. Den Foliensatz

aktualisieren wir laufend mit neuen Fakten, Bildern und Verweisen.

Die komplette Version mit allen Aktualisierungen erhalten Sie auf Anfrage.

Infos zur Anforderung auf nächster Folie

Informieren Sie sich im kompletten Foliensatz über:

Schriftform: Funktion und für welche Prozesse sie vorgeschrieben ist

Prozesse für die qualifizierte elektronische Signaturen zwingend sind

Neue EU-Verordnung (eIDAS): neue Begriffsdefinitionen

Gewährleistung von Authentizität und Integrität in signierten Dokumenten

Zulassung signierter Dokumenten als Beweismittel

Bewertung der Beweiskraft signierter Dokumente

Bedeutung von Stiften für Qualität der Erfassung von Unterschriften

Trends in Hardware und Software

Kurzprofile bestehenden Anwendungen mit iPads & Android-Tablets

Smartphones als Pad-Alternative

Ausführliche Version dieser Präsentation – Jetzt anfordern !

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Gerne übermittle ich Ihnen den vollständigen Foliensatz als PDF-Datei und

beantworte Ihre individuellen Fragen rund um elektronische Unterschriften.

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Jörg-M. Lenz