handleiding ivl - bo hr maart 2011

Handleiding‘HR-managementinformatie voor leidinggevenden’

© www.Loesje.nL

Inhoud

1. INLEIDING ..................................................................................................................................................................... 2

2. INHOUDELIJK KADER .............................................................................................................................................. 3

2.1 .................................................................................................................................... 3 Programma PAOLA2.2 .............................................................. 3 Project ‘Informatievoorziening voor leidinggevenden’:2.3 .......................................................................................................................................... 4 Kernindicatoren2.4 ...................................................................................................................................................... 4 Structuur

3. HR-MANAGEMENTINFORMATIE RAPPORTEN............................................................................................. 6

3.1 ............................................................................................................................... 6 Aflopende contracten3.2 .................................................................................................................................... 6 Personeelsomvang3.2.1 ........................................................................................................................................... 6 Functieopbouw3.2.2 ................................................................................................................................................. 7 Focusgebied3.2.3 .................................................................................................................................................. 7 Geldstroom3.2.4 ................................................................................................................................................. 7 Nationaliteit3.3 ............................................................................................................................................. 8 Ziekteverzuim3.3.1 ................................................................................................................................................... 8 Percentage3.3.2 .................................................................................................................................... 8 Duur en frequentie3.4 ........................................................................................................................................ 9 B&O gesprekken3.5 ..................................................................................................................................................... 10 Mobiliteit3.6 ................................................................................................................................................ 10 Opleidingen

4. PRIVACY EN AUTORISATIE ................................................................................................................................ 11

4.1 ......................................................................................................................................................... 11 Privacy4.2 .................................................................................................................................................. 11 Autorisatie

5. DATAVERKEER ........................................................................................................................................................... 14

BIJLAGE I: GEBRUIKERSINSTRUCTIE ............................................................................................................... 15

1. ...................................................................................................................................................... 15 Inloggen2. ............................................................................................................................................... 16 Startscherm3. ................................................................................................................................................... 16 Navigeren3.1 ................................................................................................................... 16 Het zoeken van rapporten3.2 ................................................................................................................................ 17 Rapporten bekijken3.3 .......................................................................................................................................................... 18 Drillen3.4 ............................................................................................................... 19 Een momentopname maken3.5 ................................................................................................................................... 19 Scherm vergroten4. ............................................................................................................................ 19 Afdrukken en opslaan4.1 ......................................................................................................................... 19 Het afdrukken/ opslaan4.2 ............................................................................ 20 Rapporten toevoegen aan de Favorietenfolder4.3 ................................................................................................................................................. 20 Helpfunctie

BIJLAGE II: FAQ ............................................................................................................................................................. 21

Versie 2.0 maart 2011 Pagina 1

1. Inleiding

Waarom HR-managementinformatie voor leidinggevenden? In het kader van het strategisch plan 2005-2009 en de startnotitie Verbetering Dienstverlening P&O/HRM (vastgesteld op 28 augustus 2007 door het College van Bestuur) is het programma ‘PAOLA’ opgezet. Een van de projecten die daaronder ressorteert is het project ‘Informatievoorziening voor leidinggevenden’. Het doel van het project ‘Informatievoorziening voor leidinggevenden’ is het realiseren van uniforme en eenduidige HR-managementinformatie voor leidinggevenden op alle managementlagen van de Universiteit Utrecht. Door deze juiste en betrouwbare HR-managementinformatie te implementeren binnen de Universiteit Utrecht, kunnen leidinggevenden sturen op kengetallen en deze gebruiken bij het realiseren van hun HR-doelstellingen.

In hoofdstuk 2 van deze handleiding wordt het inhoudelijk kader nader beschreven. Wat is het doel van deze handleiding? De handleiding dient als een handvat en fungeert als een naslagwerk voor gebruikers om cijfers in HR-managementrapportages te kunnen genereren, interpreteren en hanteren. Voor wie is deze handleiding geschreven? Gebruikers van HR-managementinformatie door middel van Business Objects (zie hoofdstuk 4 voor de autorisatieprocedure):

Leidinggevenden (functioneel) HR adviseurs (inhoudelijk deskundig) Informatiemakelaars en controllers (technisch/cijfermatig/financieel deskundig)

Hoe is de handleiding opgebouwd? De inhoud van de HR-managementinformatie rapporten in onderliggende handleiding, is zowel inhoudelijk als technisch onderbouwd; dit wil zeggen dat behandeld wordt hoe de cijfers geïnterpreteerd kunnen worden en welke stappen genomen moeten worden om deze cijfers zichtbaar te maken in een rapport. Na een korte beschrijving van het in hoofdstuk 2 opgenomen inhoudelijk kader, worden de beschikbare HR-managementinformatie rapporten afzonderlijk besproken en op detailniveau uitgediept. Uitleg over de door de Universiteit Utrecht opgestelde autorisatieprocedure en privacyrichtlijnen wordt in hoofdstuk 4 gegeven. In hoofdstuk 5 is een schema ingevoegd om de datastroom inzichtelijk te maken. Daarnaast wordt in dit hoofdstuk ook het belang van een correcte administratie aangestipt. De gebruikersinstructie voor Business Objects wordt stap voor stap beschreven en ondersteund met screenshots in bijlage I. Vervolgens wordt de handleiding afgesloten met FAQ (bijlage II) waarin de meest voorkomende vragen worden beantwoord.


2. Inhoudelijk kader

2.1 Programma PAOLA

De startnotitie ‘Verbetering Dienstverlening P&O/HRM’ bevat een omschrijving van de gewenste verbeteringen in de dienstverlening van HR door de gehele universiteit en de uitgangspunten daartoe. Deze verbeteringen worden ingezet vanuit het perspectief kwaliteitsverbetering. Nadere (achtergrond)informatie hierover is te vinden op het HR-platform. In de startnotitie ‘Verbetering Dienstverlening P&O/HRM’ zijn de volgende doelstellingen gedefinieerd: verhogen van de kwaliteit van de HR-advisering aan decanen, directeuren en

leidinggevenden versterking en borging van de eenheid van werkgeverschap uniformering en verbetering van de service en de informatievoorziening aan het

personeel efficiency door een inhaalslag in de automatisering van ondersteunende HR-

processen.

2.2 Project ‘Informatievoorziening voor leidinggevenden’:

Projectdefinitie: Het ontwikkelen, implementeren en borgen van de HR-managementinformatie-voorziening voor leidinggevenden.

Doel: Het doel van het project ‘Informatievoorziening voor leidinggevenden’ is het realiseren en ontsluiten van uniforme en eenduidige HR-managementinformatie voor leidinggevenden op alle managementlagen van de Universiteit Utrecht.

Doelstellingen: bekend te maken met het inhoudelijk kader (zie bijlage 1), zodat de HR-

managementinformatie op eenduidige wijze binnen de UU gehanteerd wordt. bekend te laten raken met HR-managementinformatie, zodat zij zelfstandig om

kunnen gaan met het systeem. inzicht laten krijgen in het uitlezen van cijfers (ken- en stuurgetallen) welke uit de

HR-rapportages naar voren komen. inzicht laten krijgen en vaardigheid op laten doen hoe de HR-managementinformatie

uit Business Objects gehanteerd zou kunnen worden.


De projectdoelstellingen met betrekking tot borging zijn om:

een structureel netwerk (kenniskring) op te zetten bestaande uit contactpersonen die faculteiten en diensten vertegenwoordigen onder leiding van de HR-Informatiemakelaar. Deze kenniskring bepaalt of de rapporten (nog) voldoen aan de eisen en formuleert wijzigingen naar de informatiemakelaar.

2.3 Kernindicatoren

1. Verdeling personeel WP-OBP naar vast en tijdelijk

1.1 Percentage vrouwen in hogere functies 2. Verdeling personeel naar Onderwijs en Onderzoek 3. Verdeling personeel naar Nederlands en niet-Nederlands 4. Mobiliteit vast personeel (in-, uit- en doorstroom) 5. Ziekte (frequentie & duur) 6. Percentage B&O gesprekken 7. Opleidingen (BKO, SKO, MD programma) Monitoring van deze kernindicatoren dient met enige regelmaat plaats te vinden, om te bezien of deze bijgesteld dienen te worden.

2.4 Structuur

De structuur van SAP/OM is leidend voor het HR-managementinformatiesysteem (Business Objects). Deze managementlagen van de UU zijn als volgt opgebouwd: Organisatiestructuur faculteiten: Geaggregeerd niveau

Persoonsniveau

Technische lagen in SAP/OM Managementlagen volgens reglement


Organisatiestructuur diensten:

Geaggregeerd niveau

Persoonsniveau

Managementlagen volgens reglement Technische lagen in SAP/OM


3. HR-managementinformatie rapporten Onderstaande rapporten zijn beschikbaar in Business Objects en worden in dit hoofdstuk afzonderlijk besproken. Als kanttekening moet meegegeven worden dat de HR-managementinformatie rapporten gebruikt moeten worden als handvat voor het analyseren van de HR-managementinformatie en deze in de context van de faculteit of dienst geplaatst moet worden. De gebruiker van de HR-managementinformatie rapporten dient op de hoogte te zijn van de HR-historie van de faculteit of dienst om de HR-managementinformatie rapportages op de juiste wijze te kunnen lezen en interpreteren. Daarnaast moet in ogenschouw genomen worden dat medewerkers met een dubbele aanstelling, dit wil zeggen een medewerker met meerdere aanstellingen of functies, dubbel geteld worden in de HR-managementinformatie rapporten. Dit is zichtbaar in de HR-managementinformatie rapporten onder ‘aantal unieke medewerkers’. De dubbele aanstelling heeft geen invloed op het aantal FTE. De weergegeven organisatiehiërarchie is conform de inrichting zoals vastgelegd in SAP/OM.

3.1 Aflopende contracten

In het rapport ‘aflopende contracten’ wordt inzichtelijk gemaakt welke contracten, binnen een bepaalde termijn, aflopen. Aan de hand van deze signaleringslijst kunnen er stappen ondernomen worden in het kader van verlening dan wel ontbinding van de arbeidsovereenkomst tussen partijen. Definitie Aflopende dienstverbanden van tijdelijk en vast personeel (resp. einde contract en uit dienst) onder vermelding van de contractsoort.

3.2 Personeelsomvang

3.2.1 Functieopbouw

Kernindicatoren: ‘Verdeling personeel WP-OBP naar vast en tijdelijk‘ ‘Percentage vrouwen in hogere functies’ Om inzicht te krijgen in de bezetting per afdeling op jaarbasis, kan het HR-managementinformatie rapport ‘functieopbouw’ worden geraadpleegd. In dit HR-managementinformatie rapport is er een onderverdeling gemaakt tussen WP en OBP. Daarnaast wordt onderscheid gemaakt naar contractsoort (vast/tijdelijk). Deze aanstellingsgegevens zijn gekoppeld aan leeftijdscategorieën. Aan de hand van de leeftijdsanalyse kan in kaart gebracht worden hoe het is gesteld met de leeftijdsverdeling. Leeftijdsbewust personeelsbeleid kan gekoppeld worden aan deze analyseresultaten. Is er sprake van vergrijzing en is er een pensioengolf op komst of is er juist sprake van sterke aantrekking van net afgestudeerden? Door deze vragen aan de hand de HR-managementinformatie rapporten met regelmaat te analyseren, kan het personeelsbestand ‘gezond’ gehouden worden. Tevens kan op basis van dit rapport geanalyseerd worden hoe groot het percentage vrouwelijke medewerkers is per functiecategorie.


Definitie FTE aanstelling van actief bezoldigden (inclusief stagiaires, oproepkrachten en exclusief declaranten) per organisatieonderdeel naar:

- Geslacht - WP/OBP (UFO-profiel) - Contractsoort - Leeftijdsklasse

3.2.2 Focusgebied

Het rapport ‘Personeelsomvang naar focusgebied’ geeft de verdeling van het aantal medewerkers naar focusgebied en tevens de vier geldstromen die binnen de Universiteit Utrecht gehanteerd worden. Op deze wijze wordt inzichtelijk gemaakt uit welke geldstroom de vervulde FTE’s worden bekostigd, op basis van toewijzing aan WBS-elementen. Tijdschrijvers worden daar (vooralsnog) niet in meegenomen. Definitie FTE aanstelling van actief bezoldigden (inclusief stagiaires, oproepkrachten en exclusief declaranten) per organisatieonderdeel naar:

- WP/OBP (UFO-profiel) - Contractsoort - Focus en massa (cf WBS-kenmerk uit SAP/PS) - Geldstroom (cf WBS-kenmerk uit SAP/PS)

3.2.3 Geldstroom

Kernindicator: ‘Verdeling personeel naar Onderwijs en Onderzoek’ In het HR-managementinformatie rapport ‘Personeelsomvang naar geldstroom’ wordt vanuit de geldstroom gekeken hoe het aantal FTE is verdeeld naar onderwijs, onderzoek, bestuur & beheer en onderwijs/onderzoek ongedifferentieerd, op basis van toewijzing aan WBS-elementen. Tijdschrijvers worden daar (vooralsnog) niet in meegenomen. Definitie FTE aanstelling van actief bezoldigden (inclusief stagiaires, oproepkrachten en exclusief declaranten) per organisatieonderdeel naar: - WP/OBP (UFO-profiel) - Contractsoort - Soort activiteit (Onderwijs, Onderzoek, Bestuur & Beheer en O&O ongedifferentieerd; cf

WBS-kenmerk uit SAP/PS) - Geldstroom (cf WBS-kenmerk uit SAP/PS)

3.2.4 Nationaliteit

Kernindicator: ‘Verdeling personeel naar Nederlands en niet-Nederlands’ Mede in het kader van de internationalisering van de Universiteit Utrecht is het interessant om te analyseren hoeveel medewerkers wel of niet Nederlands zijn. Het HR-managementinformatie rapport ‘Personeelsomvang naar nationaliteit’ maakt een onderverdeling van WP en OBP, tijdelijk en vast, en laat zien welke nationaliteit de niet-Nederlandse medewerkers bezitten. Het is mogelijk dat een medewerker twee nationaliteiten bezit. In SAP-HR wordt slechts één nationaliteit per medewerker geregistreerd. Welke dat is, is de keuze van de betreffende medewerker.


Definitie Aantal aanstellingen van actief bezoldigden (inclusief stagiaires, oproepkrachten en exclusief declaranten) per organisatieonderdeel naar: - WP/OBP (UFO-profiel) - Contractsoort - Nationaliteit

3.3 Ziekteverzuim

Kernindicator: ‘Ziekte (frequentie & duur)’ Definitie Ziektefrequentie en –duur van actief bezoldigden (inclusief stagiaires, oproepkrachten en exclusief declaranten) per organisatieonderdeel naar: - WP/OBP (UFO-profiel) - Leeftijd - Fulltime/parttime

3.3.1 Percentage

Met het ziekteverzuim rapport in percentages kan gekeken worden naar het verzuimpercentage binnen de organisatorische eenheid. Door het ziekteverzuimpercentage in kaart te brengen en op vaste momenten te monitoren kan er gestuurd worden op het ziekteverzuimbeleid. Daarnaast heeft dit een signaleringsfunctie om verschillen zichtbaar te maken. Definitie verzuimpercentage Het aantal verzuimde dagen gedeeld door het aantal beschikbare dagen (rekening houdend met deeltijdfactor). N.B. wordt per dag geteld

3.3.2 Duur en frequentie

Naast het ziekteverzuimpercentage zijn ook de ziekteduur en meldingsfrequentie in een HR-managementinformatie rapport ondergebracht. Het doel van dit HR-managementinformatie rapport is om in beeld te brengen hoe lang medewerkers gemiddeld ziek zijn en hoe vaak zij zich in een periode ziek melden. Met name het monitoren van langdurig zieken is erg belangrijk. Indien er veel langdurig zieken binnen één afdeling zijn, zal er geanalyseerd moeten worden of dit werkgerelateerde problemen betreffen. Daarnaast dient bij langdurig zieken ook de wet Verbetering Poortwachter gehanteerd te worden en hiervoor kan dit rapport als handvat of als basis fungeren. Definitie ziekteduur - het aantal dagen dat een ziektegeval heeft geduurd. Wordt pas gemeten op het moment van

beter-melding (wordt dus alléén getoond in de periode van beter-melding). - Kort verzuim: ziektegevallen die maximaal 7 kalenderdagen duren. - Middellang verzuim: Ziektegevallen die minimaal 8 en maximaal 42 kalenderdagen

duren, worden meegenomen in de berekening. - Lang verzuim: Ziektegevallen langer dan 42 dagen. - Nulverzuimer: medewerkers zonder verzuim in de gekozen periode. Definitie ziektefrequentie - het aantal malen per jaar (dus waar nodig geëxtrapoleerd!) dat een (groep)

medewerker(s) zich gemiddeld ziek meldt.


- Verzuimfreq. per Leeftijdscategorie: aantal ziekmeldingen in de leeftijdscategorie / het aantal medewerkers binnen de leeftijdscategorie.

Een reden voor het aangaan van een verzuimgesprek met een medewerker kan het frequent ziekmelden met een korte verzuimduur zijn. Het analyseren van de dagen waarop de medewerker zich frequent ziek heeft gemeld, kan hierbij een insteek zijn voor het verzuimgesprek. Het houden van verzuimgesprekken verhoogt de verzuimdrempel, zodat in het vervolg het voor de medewerker een grotere stap zal zijn om zich ziek te melden.

3.4 B&O gesprekken

Kernindicator: ‘Percentage B&O gesprekken’ De status van de jaarlijks te voeren B&O gesprekken worden zichtbaar gemaakt in het HR-managementinformatie rapport ‘B&O gesprekken’. Er is inzichtelijk gemaakt of er een gesprek gepland is en op welke datum, of het gesprek daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en of de uitkomsten van het B&O gesprek zijn verwerkt. Er kan een signaleringslijst worden samengesteld om te bezien welke leidinggevenden nog aangesproken moeten worden op hun uitvoering van het B&O beleid. Niet alleen de status van de lopende B&O-periode kan worden geanalyseerd, ook kan er gekeken worden naar de historie van de afgelopen jaren. De tabbladen in dit rapport functioneren afzonderlijk van elkaar. De drillfunctie dient gebruikt te worden om naar het gewenste niveau te gaan.

Aantal B&O gesprekken


Definitie B&O Het aantal B & O gesprekken actief bezoldigden (exclusief studentassistenten, stagiaires, oproepkrachten en declaranten) ten opzichte van het minimaal aantal te voeren gesprekken, ingedeeld in categorieën naar tijdigheid van de afronding van de verslaglegging van het gesprek. Indien met een medewerker meerdere gesprekken zijn gevoerd, tellen deze allemaal mee. Het betreft medewerkers die op 31 december van het verslagjaar het gehele jaar in dienst zijn geweest. Er worden 3 categoriën onderscheiden:

- B&O gesprek geregistreerd (tijdig, dwz vóór 1 februari in SAP vastgelegd) - B&O gesprek geregistreerd (niet tijdig, dwz ná 1 februari in SAP vastgelegd) - Overige (geen B&O registratie in SAP)

Op het tweede tabblad worden detailgegevens per medewerker getoond (zichtbaar indien daarvoor geautoriseerd). De beschrijving kan de volgende waarden bevatten:

- “Afspraak afgehandeld”: in SAP is geregistreerd dat voor betreffende medewerker een B&O-gesprek heeft plaatsgevonden in gekozen verslagjaar

- “Geen gesprek geregistreerd”: in SAP is geen afgehandeld B&O-gesprek geregistreerd noch een geplande datum om er een te houden

- “Nieuwe afspraak”: in SAP is geregistreerd dat met betreffende medewerker een B&O-gesprek zal worden gehouden in gekozen verslagjaar op een bepaalde datum, registratie van een gehouden B&O-gesprek heeft echter niet plaatsgevonden

3.5 Mobiliteit

Kernindicator: ‘Mobiliteit vast personeel (in-, uit- en doorstroom)’ Het rapport ‘mobiliteit’ laat zowel in unieke medewerkers als in percentages zien hoeveel medewerkers in- uit- en doorstromen. De gemiddelde duur van het dienstverband en de gemiddelde verblijfsduur van de medewerker wordt geanalyseerd. De cijfers laten zien hoe de medewerkers zich binnen de Universiteit Utrecht bewegen. Wordt er alleen geswitcht binnen de faculteit of is er ook mobiliteit tussen de faculteiten. Is er mobiliteit zichtbaar tussen faculteiten en diensten? De antwoorden op deze vragen kunnen inzicht bieden in de ontwikkeling van de medewerkers. Daarnaast kan de vraag gesteld worden of er een trend zichtbaar is in het mobiliteitsbeeld en hoe hierop ingespeeld kan worden. Definitie In-, uit- en doorstroom van actief bezoldigden (exclusief stagiaires, oproepkrachten en declaranten) per organisatieonderdeel (verandering van functie of formatieplaats) naar: - WP/OBP (UFO-profiel) Instroom: van buiten de UU Uitstroom: naar buiten UU Doorstroom in: vanuit een ander organisatieonderdeel of functie binnen de UU Doorstroom uit: naar een ander organisatieonderdeel of functie binnen de UU

3.6 Opleidingen

Eén van de kernindicatoren betreft de door medewerkers genoten opleidingen (BKO, SKO, MD opleiding). Daar de registratie daarvan in het bronsysteem SAP nog niet afdoende is geregeld, is een rapport over dit onderwerp voorlopig niet beschikbaar.


4. Privacy en autorisatie

4.1 Privacy

De HR-managementinformatie rapporten bevatten vertrouwelijke gegevens van alle medewerkers, op alle lagen, van de Universiteit Utrecht. In het kader van het in de CAO opgenomen artikel 1.16 ‘Geheimhouding’ (zie hieronder voor volledige CAO-tekst) is een autorisatieplan opgesteld voor de gebruikers van de HR-managementinformatie rapporten.

Artikel 1.16 Geheimhouding: 1. De werknemer is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem uit hoofde van

zijn functie ter kennis komt, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt of hem uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van het dienstverband.

2. De in lid 1 bedoelde verplichting bestaat niet tegenover hen, die delen in de verantwoordelijkheid voor een goede uitoefening van zijn functie door de werknemer, noch tegenover hen, wier medewerking bij die uitoefening noodzakelijk is te achten, indien en voor zover deze zelf tot geheimhouding verplicht zijn of zich daartoe verplichten. Het in de vorige zin gestelde geldt met inachtneming van wettelijke bepalingen inzake het beroepsgeheim.

3. Onverminderd wettelijke bepalingen die op de werkgever rusten, is de werkgever verplicht informatie over werknemers geheim te houden, tenzij de werknemer toestemming heeft gegeven deze informatie te verstrekken.

4. De verplichting tot geheimhouding laat onverlet het in acht nemen van de academische vrijheid genoemd in artikel 1.6 WHW.

4.2 Autorisatie

De directeur van de faculteit/dienst bepaalt van welk organisatieonderdeel de gebruiker individuele medewerkergegevens mag zien. De directeur maakt een keuze uit de volgende autorisatiemogelijkheden: De gebruiker mag alleen op geaggregeerd niveau HR-managementinformatie van de

eigen faculteit zien. De gebruiker mag de HR-managementinformatie van zijn/haar eigen departement tot

op persoonsniveau zien en op aggregatieniveau de HR-managementinformatie rapporten van zijn collega-departementen binnen de eigen faculteit.

De gebruiker mag alleen de HR-managementinformatie van zijn/haar eigen afdeling tot op persoonsniveau zien en op aggregatieniveau de HR-managementinformatie van zijn collega-afdelingen binnen de faculteit.

De gebruiker wordt geautoriseerd om gebruik te kunnen maken van alle HR-managementinformatie rapporten binnen de faculteit/dienst en deze gebruiker is geautoriseerd om alle gegevens tot op persoonsniveau te mogen zien.

Om het voorgaande inzichtelijk te maken zijn op de hierna volgende pagina’s een drietal autorisatievoorbeelden ingevoegd:



Universiteit Utrecht

Faculteiten Diensten

Facullteit Beta-wetenschappen

Faculteit Diergeneeskunde

Faculteit REBO …Faculteit Geestesweten-

schappenDepartement

Rechtsgeleerdheid

..

Departement Biologie

…

Departement Informatica

Departement USBO

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

MEDEWERKER X

MEDEWERKER Y

MEDEWERKER P

MEDEWERKER Q

MEDEWERKER R

S

S

SSS S S

…

MEDEWERKER Z






schappenDepartement

Rechtsgeleerdheid

..


…


Departement USBO

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

MEDEWERKER X

MEDEWERKER Y

MEDEWERKER P

MEDEWERKER Q

MEDEWERKER R

S

S

SSS S S

…

MEDEWERKER Z

Voorbeeld 2

Geautoriseerd voor het rapport, ongeacht organisatie-autorisatie

Helaas, dit mag u niet en-detailzien

Geautoriseerd voor Departement Biologie






schappenDepartement

Rechtsgeleerdheid

..


…


Departement USBO

…

…

…

……

…

…

…

…

…

…

…

MEDEWERKER X

MEDEWERKER Y

MEDEWERKER P

MEDEWERKER Q

MEDEWERKER R

S S S SS

…

MEDWERKER Z






schappenDepartement

Rechtsgeleerdheid

..


…


Departement USBO

…

…

…

……

…

…

…

…

…

…

…

MEDEWERKER X

MEDEWERKER Y

MEDEWERKER P

MEDEWERKER Q

MEDEWERKER R

S S S SS

…

MEDWERKER Z

Voorbeeld 1



Geautoriseerd voor Faculteit REBO

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2







schappenDepartement

Rechtsgeleerdheid

..


Departement Farmaceutische Wetenschappen


Departement USBO

…

…

Afdeling Farmacologie en Pathofysiologie

…

…

…

…

…

…

…

…

MEDEWERKER X

MEDEWERKER Y

MEDEWERKER P

MEDEWERKER Q

MEDEWERKER R

SSS S S

MEDEWERKER Z

Afdeling Psychofarmacologie






schappenDepartement

Rechtsgeleerdheid

..


Departement Farmaceutische Wetenschappen


Departement USBO

…

…

Afdeling Farmacologie en Pathofysiologie

…

…

…

…

…

…

…

…

MEDEWERKER X

MEDEWERKER Y

MEDEWERKER P

MEDEWERKER Q

MEDEWERKER R

SSS S S

MEDEWERKER Z

Afdeling Psychofarmacologie

Voorbeeld 3



Geautoriseerd voor Afdeling Farmacologie en Pathofysiologie

Voorbeeld 3

5. Dataverkeer Het bronsysteem dat gebruikt wordt om het HR-managementinformatiesysteem te vullen is SAP-HR. In het datawarehouse worden de data iedere nacht ververst (ETL: Extract, Transform, Load). De mutaties die in SAP-HR zijn doorgevoerd, zijn de volgende dag zichtbaar in de HR-managementinformatie rapportages. De datastroom verloopt als volgt:

SAP-HR Datawarehouse Business Objects

HR-managementrapportages

Voor het bereiken van het projectdoel ‘Informatievoorziening voor leidinggevenden’: “het realiseren van uniforme en eenduidige HR-managementinformatie voor leidinggevenden op alle lagen van de Universiteit Utrecht”, is het noodzakelijk dat SAP-HR door haar gebruikers op correcte en éénduidige wijze gevuld wordt.


Bijlage I: Gebruikersinstructie

1. Inloggen

Gebruik Internet Explorer om de site https://www.facts.universiteitutrecht.nl te openen. Via de knop ‘aanmelden’ volgt het inlogscherm van Business Objects.

Figuur 1: welkomstpagina Als standaard inloggevens voor Business Objects dient gebruik gemaakt te worden van de Solis account gebruikersgegevens. Bij Verificatie moet LDAP worden gekozen.

Figuur 2: aanmeldscherm


https://www.facts.universiteitutrecht.nl/

2. Startscherm In figuur 3 is het startscherm van Business Objects weergegeven. Dit scherm is ingedeeld in een koptekst-, werkruimte- en navigatiepaneel.

Figuur 3: startscherm Toelichting knoppen in het koptekstpaneel:

Naar de beginpagina van Business Objects Navigatiepaneel aan- of uitzetten

Vernieuwen van de pagina Maak een eigen selectie van rapporten of definieer mappen

Voorkeursinstellingen, zie toelichting Afmelden bij Business Objects.

Opent de help-functie van Business Objects. Toelichting knoppen in het navigatiepaneel:

Geeft de beschikbare mappen weer Geeft alle categorieën weer

De volgende knoppen zijn niet van belang omdat deze functies betreffen die niet actief/in

gebruik zijn: Met de knop voorkeursinstellingen, kan de weergave van de informatie worden ingesteld.

3. Navigeren

3.1 Het zoeken van rapporten

Als (een deel van) de titel van het rapport bekend is kan in het veld Titel zoeken het rapport direct worden opgezocht. Rapporten kunnen ook worden opgezocht via het linker navigatiepaneel. Standaard wordt links in het navigatiepaneel de boomstructuur van de categorieën

getoond. Door op de + te klikken worden de eventueel onderliggende categorieën zichtbaar gemaakt. Als op de categorienaam wordt klikt, verschijnen in het rechter werkruimtepaneel de rapporten waarvoor u geautoriseerd bent.

Versie 1.1 Pagina 16

Zo vindt u door op de + te klikken onder bedrijfscategorieën één of meerdere van onderstaande subcategorieën Financieel, Onderwijs, Onderzoek en Personeel. Onder persoonlijke categorieën staan geen rapporten, het is ook niet mogelijk om rapporten hieraan toe te voegen. Via de knop wordt de mappenstructuur getoond.

3.2 Rapporten bekijken

Bij het openen van een rapport verschijnt er een scherm (zie figuur 4) waarin gevraagd wordt een peildatum (begin- einddatum zijn gelijk) dan wel peilperiode te kiezen. Let wel de notatie van de datum is afhankelijk van de (taal)instellingen op de PC. Bij een peilperiode wordt het gemiddeld aantal medewerkers over de gekozen periode berekend. Daarnaast wordt gevraagd van welk onderdeel de HR-managementinformatie inzichtelijk gemaakt moet worden. Indien het mogelijk is meerdere waarden te kiezen, kunt u dit doen door de CTRL-knop op het toetsenbord ingedrukt te houden tijdens het selecteren. Klik daarna op Query uitvoeren.

Figuur 4: keuzescherm Een rapport kan meerdere tabbladen bevatten. Onderin het rapport kan genavigeerd worden tussen de tabbladen. Boven het rapport treft u een aantal knoppen aan, zie figuur 5.

Figuur 5: knoppenbalken bij een rapport


Toelichting van de belangrijkste knoppen bij een rapport

Het rapport in een nieuw venster weergeven Rapport sluiten. U keert terug naar het vorige scherm.

Mogelijkheid om het rapport op te slaan Keuze voor andere weergave, via PDF mogelijkheid tot printen

In deze balk worden de analysefilters getoond, waarin een selectie gemaakt kan worden.

Door gebruikmaking van deze knoppen kan gebladerd worden tussen de pagina’s in een HR-managementinformatie rapport.

Door onder “weergeven” voor de “ontwerp-modus” te kiezen kan wordt de bladerfaciliteit omgezet in een scroll-faciliteit. Mogelijkheid om de data verversen en om wijzigingen aan te brengen in

keuzescherm (zie figuur 4).

Toevoegen van beschikbare analysefilters, zie figuur 6 en 7.

Figuur 6: filteropties Figuur 7: filteropties

Aan- of uitzetten analysemodus Momentopname maken, zie toelichting

3.3 Drillen

Het op een ander niveau bekijken van de informatie (bijvoorbeeld faculteit, departement, afdeling, leerstoel) is mogelijk door te “drillen”. Om te drillen klikt u in de tabel of grafiek op een onderstreepte waarde. U krijgt de informatie dan te zien op een lager niveau. Via de knop gaat u weer naar een hoger niveau. Indien vanaf persoonniveau omhoog drillen gewenst is, verschijnt onderstaand keuzescherm (figuur 8). Kies hierbij de tweede optie ‘functie omschrijving’ en klik vervolgens op OK. Alleen in het rapport Mobiliteit heeft de eerste keus zin.


Figuur 8: hiërarchie keuzescherm

3.4 Een momentopname maken

Dit symbool (rechtsboven een WebIntellegence document) geeft aan dat een momentopname van de pagina gemaakt kan worden. Dit betekent dat er een kopie van de huidige pagina gemaakt wordt, zodat waarden van drillfilters bewaard blijven. Vervolgens kunnen in het originele rapport de waarden van de drillfilters weer aangepast worden. Moeten deze ook bewaard blijven dan kan daar weer een momentopname van gemaakt worden. Wilt u dit behouden, dan moet het document op uw eigen computer opgeslagen worden of via het pdf-file uitgedraaid worden. De momentopnamen worden zowel als een extra tabblad als in het linkervenster van het rapport getoond. Als het linkervenster niet zichtbaar is, kan op de knop worden geklikt.

3.5 Scherm vergroten

Er bestaan verschillende mogelijkheden om het scherm te vergroten: - de functietoets F11 gebruiken (algemene IE-werkwijze) - knop in navigatiepaneel activeren - knop in werkruimtepaneel activeren

4. Afdrukken en opslaan

4.1 Het afdrukken/ opslaan

Om een rapport af te drukken, kies boven het document voor Weergeven In PDF-modus vervolgens opent Acrobat en kun je het bestand printen. Let op, indien het rapport meerdere tabbladen omvat dienen de selectiecriteria per tabblad ingesteld te worden (alle tabbladen worden omgezet in de PDF-modus). Om een rapport op te slaan, kies boven het document voor Document Op mijn computer opslaan als en kies vervolgens voor Excel, PDF of CSV. In verband met de privacygevoeligheid van de HR-managementinformatie rapporten, wordt geadviseerd om beveiligd af te drukken.


4.2 Rapporten toevoegen aan de Favorietenfolder

In de mappenweergave staat onder Mijn mappen de folder Favorieten. U kunt zelf snelkoppelingen van rapporten aan uw favorieten toevoegen. Vink daarvoor het vierkantje voor het gewenste rapport aan en klik op . Kies vervolgens voor Toevoegen aan mijn favorieten. Klik in het volgende scherm Favorieten aan en klik op OK.

4.3 Helpfunctie

Een meer uitgebreide Nederlandse technische handleiding, kan geraadpleegd worden in het ‘helpmenu’.


Bijlage II: FAQ 1. Waar kunnen we met onze vragen terecht?

Dit hangt af van de soort vraag. Kloppen de gegevens niet? Bijvoorbeeld: een medewerker komt naar voren in een

HR-managementinformatie rapport met een verkeerde functie of bij een onjuist organisatiedeel. Deze vraag kan neergelegd worden bij de administratie van personeelszaken. Geef door wat er niet klopt en zij kunnen dit wijzigen. De volgende dag is de wijziging zichtbaar in de rapportages.

Hoe werkt het programma Business Objects? Raadpleeg eerst bijlage I van deze

handleiding en de helpfunctie bij Business Objects zelf (zie bijlage I onderdeel 4.3).

Ik krijg niet de HR-managementinformatie in de rapporten te zien die ik nodig

heb. Deze vraag kan neergelegd worden bij HR-informatievoorziening. Mocht het zo zijn dat de vraag wel beantwoord kan worden dan wordt de methode toegevoegd aan deze FAQ. Indien anders wordt de wens opgenomen en afgewogen tegen andere wensen.

2. Wie beheert de cijfers?

De faculteit/dienst beheert zelf haar cijfers in SAP HR.

3. Wie beheert het systeem? Technisch deel: Functioneel beheer Inhoudelijk deel: Directie HR

4. Wat kan wel en niet?

Bestaande rapporten kunt u aan uw wensen aanpassen door filters te gebruiken. Het wijzigen van rapporten, zodanig dat andere typen gegevens weergegeven worden, kunnen enkel de facultaire of universitaire rapportenbouwers. Raadpleeg voor eventuele wensen de contactpersonen van uw faculteit of dienst.

5. Ik zie niet alle rapporten. Hoe kan dat?

Soms zijn er zoveel rapporten dat de inhoud over 2 pagina’s is verdeeld. Rechts onder de lijst met rapporten staan de paginanummers vermeld.

6. Ik zie te weinig medewerkers in het rapport.

Kijk welke drillfilters er aan staan. Boven in de kop van het rapport staat welke selecties gemaakt zijn. Drillfilters worden uitgezet door bij de dropdown menu’s boven in het rapportvenster de waarde <naam van het veld>(all values) te kiezen.

7. Ik zie niet alle afdelingen of departementen.

Bladeren met paginanummers bovenin rapportvenster. Zie 6.3.2.



AANTEKENINGEN

handleiding ivl - bo hr maart 2011

Documents