implementación de un sistema de manejo de inventarios para
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Implementación de un sistema de manejo de inventarios para la empresa
INTERMONTAJES BARRERA LTDA
Amaya Beltrán Jenny Paola
Ballen Barrera Elis Natalia
Gámez Garzón Rubí
Vélez Castillo Paula Andrea
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de ciencias empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2015
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Implementación de un sistema de manejo de inventarios para la empresa
INTERMONTAJES BARRERA LTDA
Amaya Beltrán Jenny Paola
Ballen Barrera Elis Natalia
Gámez Garzón Rubí
Vélez Castillo Paula Andrea
Proyecto de trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título
de: Profesional en Contaduría Pública
Director (a):
Profesor: Nairo Rodríguez
Línea de Investigación:
Aplicada
Grupo de Investigación:
Grupo de Estudios en Gestión Empresarial
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de ciencias empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2015
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Dedicatoria
En primer lugar, dedicamos nuestro esfuerzo a Dios por permitirnos llegar hasta
este momento a nivel profesional.
A nuestros padres por apoyarnos en nuestra educación y en cada etapa de nuestra
vida.
A la Fundación Universitaria Panamericana por ser nuestra fuente de
conocimientos y darnos en cada ciclo la oportunidad de crecer personal y
profesionalmente; así como también a los diferentes docentes que brindaron sus
conocimientos y su apoyo para seguir adelante día a día.
4
Agradecimientos
Damos agradecimientos a los socios de la empresa INTERMONTAJES
BARRERA LTDA quienes aceptaron este proyecto para ser aplicado en su
empresa, nos permitieron entrar a sus instalaciones y nos brindaron la información
suficiente y adecuada para facilitar el desarrollo de nuestro trabajo; de igual forma
agradecemos el apoyo de nuestro docente del grupo de investigación de la
Fundación Universitaria Panamericana, Nairo Yovany Rodríguez, quien siempre
estuvo dispuesto a brindarnos asesorías y orientaciones pertinentes para el
desarrollo de nuestra investigación.
5
Declaración
Certificamos que este trabajo es de nuestra autoría, para su elaboración se han
respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de
la misma forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera
las 400 palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por
similitud ni por identidad. Somos responsables del contenido y de los juicios y
opiniones emitidas.
Autorizamos a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido
del trabajo de investigación titulado “Implementación de un sistema de manejo
de inventarios para la empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA.”
siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus
autores y otros.
Investigadores:
Tutor:
Nairo Rodriguez
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TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
AGRADECIMIENTOS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
DECLARACIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
LISTA DE SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS ------------------------------------------------------------------------- 7
RESUMEN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
ABSTRACT ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
JUSTIFICACIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
INTRODUCCIÓN. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ------------------------------------------------------------------------------- 13
OBJETIVO GENERAL ------------------------------------------------------------------------------------------------ 21
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ------------------------------------------------------------------------------------------- 21
CAPÍTULO 1. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22
1.1. ANTECEDENTES ----------------------------------------------------------------------------------------- 22
1.2. MARCO CONCEPTUAL --------------------------------------------------------------------------------- 30
1.2.1. Conceptos: ----------------------------------------------------------------------------------------- 30
1.2.2. Marco teórico: ------------------------------------------------------------------------------------ 36
1.3. Marco legal. ------------------------------------------------------------------------------------------ 43
CAPÍTULO 2. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47
DISEÑO METODOLÓGICO------------------------------------------------------------------------------------------ 47
2.1 Tipo de diseño o estudio: -------------------------------------------------------------------------- 47
2.2 Sistema de hipótesis y variables: ---------------------------------------------------------------- 47
2.3 Población y muestra: ------------------------------------------------------------------------------- 48
2.4 Instrumentos: ---------------------------------------------------------------------------------------- 48
2.5 Procedimiento: --------------------------------------------------------------------------------------- 49
2.5.1 Estudios de caso-------------------------------------------------------------------------------------- 50
2.6 Consideraciones éticas: ---------------------------------------------------------------------------- 52
CAPÍTULO 3. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 54
RESULTADOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 54
CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 61
COMENTARIOS O DISCUSIÓN (APORTES) ----------------------------------------------------------------------- 63
LISTA DE REFERENCIAS -------------------------------------------------------------------------------------- 64
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Lista de símbolos y Abreviaturas
Abreviatura Término
PEPS Primeras en Entrar Primeras en Salir.
UEPS Últimas en Entras Primeras en Salir.
RETIE Reglamento técnico de instalaciones eléctricas
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Resumen
La presente investigación consiste en la implementación de un sistema de manejo
de inventarios para la empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA, ya que
nunca ha tenido uno y éste es muy necesario para cualquier empresa.
La metodología utilizada se desarrolló en tres fases que comenzaron desde la
visita a las instalaciones de la empresa para obtener información relevante, en
segundo lugar, se hizo el estudio y análisis de la información recolectada, el
estudio de cada uno de los sistemas de inventarios posibles para aplicar a la
empresa, también se indagó sobre otros dos casos que ya habían sido tratados
anteriormente por otros autores, y por último, después de tener claridad en lo
investigado, se escogió el sistema de inventario adecuado para
INTERMONTAJES BARRERA LTDA.
Palabras Claves
Materias Primas, Productos en proceso, Productos terminados, Inventario, Sistema
de Inventario Permanente, Sistema de Inventario Periódico, Métodos de
valoración de inventario, Método del promedio ponderado, Método Peps, Método
Ueps, Método retail.
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Abstract
This research is meant to provide an inventory management system to the
company named “INTERMONTAJES BARRERA LTDA ", since it never has
had that kind of system and it’s necessary for all companies.
Chosen methodology was developed in three phases which began with a visit to
the company’s facility to obtain relevant information. Next, we investigate and
analyze the gathered information from that visit; additionally, an investigation
about two cases from other authors was made. Finally, once having enough clarity
about the information, we chose the best inventory management system for the
company.
Keywords
Raw materials, Products in process, Finish products, Inventory, Permanent
Inventory System, Periodic Inventory System, Inventory Valuation Methods,
Weighted Average Method, PEPS Method, UEPS Method, Retail Method.
10
Justificación
INTERMONTAJES BARRERA LTDA es una empresa que ha obtenido
un aumento económico con el pasar de los años y que trata de seguir creciendo
para llamar la atención de más clientes y ser reconocida en el mercado, por eso,
está obligada a mejorar las falencias existentes en cada una de sus áreas.
La empresa desde el inicio de su actividad ha tenido inconvenientes con el
manejo de los inventarios, pues el manejo de estos ha sido puesto en segundo
plano, por lo cual no ha sido trazada una política o una forma de tratarlos que les
traiga claridad a los socios sobre qué es lo que tienen realmente, o sobre qué valor
está estimado en algún momento determinado.
Este trabajo investigativo se realiza con el fin de encontrar el sistema de
manejo de inventarios adecuado para implementarlo con la autorización de los
socios, en la empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA, así ellos tendrán
claridad con respecto a lo que poseen de este activo y puedan tomar decisiones
claras y concisas, desarrollando un mejor rendimiento en la empresa teniendo un
correcto control de inventarios de los cuales se desprenden y dependen muchas
más áreas.
11
Introducción.
Los inventarios son los bienes que posee una empresa y que garantizan una
actividad constante y fluida de su operación siempre y cuando se les dé una
adecuada gestión. Por esta razón, las empresas se preocupan por implementar
formas para tener un excelente manejo de inventarios ya que se enfrentan a una
alta competitividad en el mercado.
La administración de los inventarios es un punto determinante en el
manejo estratégico de toda organización, ya sea de prestación de servicios o de
producción de bienes.
Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se
relacionan con la determinación de los métodos de registro, la
determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el
modelo de re inventario determinado por los métodos de control (el cual
determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso) (López,
2015).
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:
• Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y
• Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto
en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo (López, 2015).
12
Viendo la importancia que tienen los inventarios como parte del activo en
las empresas y hallando esta falencia en INTERMONTAJES BARRERA LTDA
gracias a el estudio que se hizo en la empresa, se investigó sobre el manejo que le
están dando a esta parte del activo para poder determinar la problemática y
plantear alguna solución.
El trabajo investigativo a aplicar se hará teniendo en cuenta los problemas
encontrados en la empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA, y aplicando
los conocimientos en el área y los adquiridos por medio de las consultas que se
hagan de diferentes fuentes.
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Planteamiento del problema
La empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA se encuentra en una
situación confusa con respecto al manejo de inventarios, en la entrevista realizada
a la Gerente General de la empresa Doris Barrera, ella confesó que lo que siempre
se ha hecho en la empresa al momento de realizar un balance en determinado
momento que se necesita, es estimar el valor de los inventarios ya que cómo no ha
habido la correcta organización de los mismos ni el adecuado manejo, resulta muy
tedioso de un momento a otro comenzar a organizar, contar y clasificar todas las
existencias que hayan; además de determinar su costo.
Entrevista
Buenas tardes ingeniera Doris, primero que todo queremos agradecerle por la
oportunidad de dejar aplicar nuestra tesis de grado en su empresa, también por
su colaboración en facilitarnos la documentación e información necesaria para
avanzar en nuestro proyecto.
1. ¿Nombre de la empresa?
Intermontajes Barrera LTDA
2. ¿A qué se dedica Intermontajes Barrera LTDA?
Nuestra empresa se dedica a realización de montajes electromecánicos, en
obras de construcción y realizar reformas a nivel nacional.
3. ¿Dónde queda ubicada su empresa?
14
Intermontajes Barrera LTDA se encuentra ubicada en Bogotá en la Av.
Cra 72 (Av Boyacá)
4. ¿Desde qué año empieza la actividad en su empresa?
Esta empresa fue fundada el 01 de junio del 2008 pero anteriormente
funcionaba con el nombre de Doris Barrera y/o Intermontajes Barrera
INBA.
5. ¿Tamaño de su empresa?
Intermontajes Barreta LTDA es una microempresa, contamos con 10
empleados donde se encuentra personal administrativo y personal de
mano de obra.
6. ¿Intermontajes Barrera LTDA está cumpliendo con el objetivo de
ventas?
Nuestra empresa consideramos que cumple con el objetivo de ventas ya
que va evolucionando y el crecimiento ha sido satisfactorio y cuenta con
clientes que conocen el desempeño de los productos y servicios que se
ofrecen.
7. ¿Cómo considera usted que se maneja el inventario en su empresa?
La verdad no se maneja un sistema de inventario como tal ya que nunca se
ha tenido una política o una forma de que los socios se den cuenta que es
lo que realmente tienen.
8. ¿De las siguientes actividades, determinación de existencias, análisis de
inventarios, control de producción cual considera usted que la más
importante para administrar un inventario?
15
Pensaría que son la determinación de existencias ya que se debe reducir
al mínimo y asegurar la disponibilidad de existencias en el momento justo.
9. ¿Qué tipo de inventario cree que le aportaría más crecimiento al
patrimonio de su empresa?
Estamos buscando encontrar el sistema de manejo de inventarios
adecuado para implementarlo con autorización de los socios.
10. ¿En qué cree usted que le beneficiaria encontrar el sistema de
inventarios indicado?
Los beneficios que traería es que los socios podrán ver que poseen el
activo y pueden tomar decisiones para obtener un mejor rendimiento en la
empresa teniendo un buen control de inventarios.
11. ¿Cómo se ve posicionada Intermontajes Barrera LTDA en un año?
Intermontajes Barrera LTDA pretende ser líder en servicio de
electromecánica, cumpliendo con los estrictos estándares de calidad y ser
productiva para satisfacer la necesidad de todos nuestros clientes.
12. ¿A la hora de analizar un costo de su inventario cual representaría una
amenaza para su negocio?
El costo que yo veo que me puede afectar es el desperdicio de los
productos que no se venden y quedan estancados se debe llevar un buen
control para que no afecte en mi negocio.
13. ¿Por qué cree que debe manejar inventario en su empresa?
En nuestra empresa es importante saber cómo puedo llevar el bajo nivel
para conservar capital, el alto nivel para reforzar ventas y en la parte
productiva el alto nivel para garantizar proceso.
16
14. ¿Cuál es la importancia del manejo de inventarios para Intermontajes
Barrera LTDA?
Es un elemento muy importante para el desarrollo de nuestra empresa ya
que una mala administración nos puede generar problemas y llevar a la
compañía a la quiebra.
15. Sra. Doris tenemos una duda con respecto al balance de 2012, por qué
el inventario aparece en $0?
No, la verdad nunca ha estado en $0, lo que pasa es que en esa época
hubo cambio de contador y entramos en una situación difícil; se tenía que
sacar un balance con urgencia para la entidad Finandina con la cual
tenemos un crédito y el balance se dejó de esta manera con la obligación
de cambiarlo pero finalmente quedó así.
Teniendo en cuenta el problema encontrado en la empres, se habló con la
Gerente quién ha suministrado información muy útil y necesaria sin problema
alguno, para que la investigación continúe y sea aplicada a su empresa con el fin
de poder tomar decisiones y hacer correcciones y ajustes a lo que sea necesario.
Para ello nos facilitó las instalaciones de su empresa y también dispuso al
Contador Público y a su auxiliar contable por si se tienen dudas o algún
requerimiento de documentos y cualquier información necesaria.
En la visita a las instalaciones se confirmó que a pesar de que las unidades
están ordenadas por referencias y de acuerdo a sus características, no hay claridad
17
de lo que se tiene y además son de fácil acceso para todas las personas que
ingresen, creando un riesgo de pérdidas.
18
Estos inventarios representan una parte importante en su activo según se
puede ver en el comparativo de los Balances de 2014, 2013 y 2012 (Anexo 1) que
nos arrojan cifras significativas. También se aplicaron indicadores financieros que
nos permiten analizar el futuro de la compañía y tenerlo como punto de partida
para la planeación de aquellas operaciones que van a influir sobre el desempeño
de la empresa.
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ACTIVO 2014 2013 2012
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE 36.626.119,52 50.589.973,24 59.716.394,39
Caja 2.500.000,00 2.500.000,00 2.500.000,00
Bancos 33.432.819,69 26.921.411,79 57.216.393,48
Cuentas de Ahorros 693.299,83 21.168.561,45 0,91
DEUDORES 25.270.982,49 39.941.426,02 73.210.062,84
Clientes 1.864.451,49 4.379.388,49 11.629.358,49
Anticipos y Avances 3.803.678,00 1.254.369,00 3.164.989,00
Anticipo de Impuestos y Contribuciones O Saldos A19.286.252,00 17.677.083,53 27.743.672,35
Cuentas Por Cobrar a Trabajadores 176.950,00 2.447.000,00 30.672.043,00
Deudores Varios 139.651,00 14.183.585,00
INVENTARIOS 50.933.219,30 39.794.186,09 -
Mercancías No Fabricadas Por La Empresa 50.933.219,30 39.794.186,09
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 112.830.321,31 130.325.585,35 132.926.457,23
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 22.946.661,49 29.482.449,16 42.858.867,50
Maquinaria y Equipo 22.334.186,00 20.334.186,00 20.334.186,00
Equipo de Oficina 2.080.000,00 2.080.000,00 2.080.000,00
Equipo de Computación y Comunicación 19.604.313,00 18.290.999,00 17.170.999,00
Flota y Equipo de Transporte 32.375.000,00 32.375.000,00 32.375.000,00
Depreciación Acumulada (53.446.837,51) (43.597.735,84) (29.101.317,50)
DIFERIDOS 0 13.588.657,77 900.000,00
Gastos Pagados por Anticipado 0 13.588.657,77 900.000,00
Cargos Diferidos 0 - 900.000,00
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 22.946.661,49 43.071.106,93 43.758.867,50
TOTAL ACTIVO 135.776.982,80 173.396.692,28 176.685.324,73
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS 6.821.491,00 10.003.652,00 35.527.203,00
Bancos Nacionales 6.821.491,00 10.003.652,00 35.527.203,00
PROVEEDORES - 191.035,73 1.235.930,25
Nacionales - 191.035,73 1.235.930,25
CUENTAS POR PAGAR 10.649.957,50 5.659.809,01 5.751.649,81
Costos y Gastos Por Pagar 8.382.802,00 4.400.169,01 3.690.979,76
Retenciones en La Fuente 1.152.149,50 - 122.300,20
Impuesto a las Ventas Retenido 78.960,00 - 174.433,85
Impuesto de Industria y Comercio Retenido 60.466,00 - 57.311,00
Retenciones y Aportes de Nomina 397.860,00 517.960,00 907.675,00
Acreedores Varios 577.720,00 741.680,00 798.950,00
IMPUESTOS 13.936.245,14 - 7.104.752,00
Impuesto Sobre Las Ventas Por Pagar 12.313.245,14 - 6.287.302,90
De Industria y Comercio 623.000,00 - 817.449,10
OBLIGACIONES LABORALES 4.999.083,00 9.314.680,03 6.061.349,48
Salarios Por Pagar 1.744.163,00 2.650.213,00 2.096.490,80
Cesantías Consolidadas 2.920.000,00 5.608.928,89 2.930.600,00
Intereses Sobre Cesantías 344.920,00 673.071,47 351.672,00
Vacaciones Consolidadas - 382.466,67 682.586,68
PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 13.502.760,00 11.949.000,00 4.191.450,00
Para Obligaciones Fiscales 11.912.000,00 11.949.000,00 4.191.450,00
OTROS PASIVOS 8.545.000,00 60.467.568,00 28.536.655,00
Anticipos y Avances Recibidos 8.545.000,00 60.467.568,00 28.536.655,00
TOTAL PASIVO 55.642.595,76 97.585.744,77 88.408.989,54
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL 14.000.000,00 14.000.000,00 14.000.000,00
Aportes Sociales 14.000.000,00 14.000.000,00 14.000.000,00
RESERVAS 5.588.813,62 5.588.813,62 826.178,00
Reservas Obligatorias 5.588.813,62 5.588.813,62 826.178,00
RESULTADOS DEL EJERCICIO 3.974.258,35 5.096.633,32 (36.041.638,91)
Utilidad del Ejercicio 3.974.258,35 5.096.633,32 -
Pérdida del Ejercicio - (36.041.638,91)
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 56.243.133,89 51.125.500,57 109.491.796,10
Utilidades o Excedentes Acumulados 56.243.133,89 51.125.500,57 109.491.796,10
TOTAL PATRIMONIO 79.806.205,86 75.810.947,51 88.276.335,19
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 135.676.982,50 173.396.692,28 176.685.324,73
Balance General
A 31 de Diciembre de 2013 y 2012
(Expresado en pesos colombianos)
20
En síntesis el problema de investigación se plantea a través de la siguiente
pregunta:
¿Cuál Sistema de manejo de inventarios seria el ideal para la empresa
INTERMONTAJES BARRERA LTDA?
21
Objetivo General
Implementar un sistema de manejo de inventarios en la empresa
INTERMONTAJES BARRERA LTDA, con el fin de tener un control constante
de estos y así facilitar la toma de decisiones de los directivos de la compañía.
Objetivos específicos
1. Realizar visitas estratégicas a la empresa para identificar las
falencias existentes en el manejo de los inventarios.
2. Revisar, analizar y organizar la información recolectada sobre el
manejo de los inventarios en la empresa INTERMONTAJES
BARRERA LTDA para determinar el más apropiado para la
empresa.
3. Implementar el sistema de inventario seleccionado para la
empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA.
22
Capítulo 1.
Marco referencial o teórico
1.1.Antecedentes
Para la aplicación del proceso metodológico se seleccionó una compañía
de Ingeniería electromecánica. El nombre de la empresa es INTERMONTAJES
BARRERA LTDA, esta empresa se dedica a la realización de montajes
electromecánicos, en obras de construcción nuevas y también a realizar reformas a
nivel nacional; en los últimos años ha realizado algunas pequeñas incursiones a
nivel internacional en el Ecuador. A continuación presentamos la información
general de la compañía:
- Reseña histórica:
INTERMONTAJES BARRERA LTDA fue fundada el primero(01) de
junio de 2008 como empresa, pero venía funcionando dentro de las mismas
instalaciones desde 2004 bajo la razón social DORIS BARRERA Y/O
INTERMONTAJESBARRERA INBA en la ciudad de Bogotá, la creación de esta
empresa se hace como respuesta a una clara necesidad del mercado de una
empresa integradora que realizara montajes eléctricos incluyendo en ellos
materiales eléctricos que cumplan con el reglamento eléctrico RETIE y personal
calificado; la empresa decide evolucionar y convertirse en sociedad limitada
buscando satisfacer la necesidad de sus clientes que encontraban más cómoda la
23
negociación debido a la cantidad de sobre costos que debe asumir una empresa de
régimen común al negociar con un régimen simplificado, además de la solidez
que genera una empresa de régimen común.
Los cuatro socios fundadores son: Doris Barrera, Hernan Antonio Barbosa,
Oscar Ivan Ballen Barrera y Elis Natalia Ballen Barrera, los cuales decidieron
bajo el liderazgo del socio principal Doris Barrera y ante la posibilidad de la
instalación de la empresa, en un sitio de su propiedad con excelente ubicación;
compraron una casa en la Av. Boyacá 75ª-94. También decidieron retirarse de sus
respectivos empleos y trabajar por el bien común, ya que todos los socios
pertenecen a un mismo núcleo familiar.
Durante los primeros años, el crecimiento fue satisfactorio debido a que la
empresa contaba con clientes que conocían el desempeño de la empresa en el
mercado y su forma de trabajar, el año 2008 y 2009 fueron excelentes con
clientes como POLICIA ANTINARCOTICOS, EMBAJADA DE USA, entre
otros, solo había un problema y era que los clientes trabajaban a través de
subcontratos con un solo cliente, que contrataba directamente y cedía el trabajo a
través de un subcontrato, esta situación en el año 2010 trajo sus consecuencias al
romper relaciones comerciales con dicho cliente ya que la empresa entro en una
profunda crisis, la cual casi la lleva a su disolución.
A partir del 2010 la empresa ha tenido un despertar económico y además
capitalizo sus errores y aprendió de ellos abriendo su mercado a más clientes, por
24
lo cual a pesar de las dificultades en la actualidad cuenta con variedad de clientes
y varios frentes de trabajo a nivel nacional.
Esta nueva situación ha hecho que los socios de la empresa, piensen en
mejorar sus procesos, buscando más calidad de los mismos y en invertir tiempo y
dinero en los procesos administrativos y financieros además de buscar opciones
que le permitan aclarar la situación real de la empresa.
- Misión: Somos una empresa líder del sector electromecánico, que
posibilita el bienestar de nuestros clientes internos y externos; a través de
una oferta integral y oportuna de productos y servicios, automatizando
procesos industriales de alta complejidad como la mejor opción en la
relación calidad - precio, para satisfacer las necesidades de los clientes a
nivel nacional, para ello contamos con la tecnología adecuada y un talento
humano capacitado y comprometido en la construcción de un mejor país.
(Ltda, 2015)
- Visión: Ser líder en Colombia en servicios de electromecánica,
cumpliendo los más estrictos estándares de calidad, productividad y
competitividad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. (Ltda,
2015)
- Productos y servicios:
25
✓ Residenciales: Suministro e instalación de productos eléctricos
para obras nuevas y reformas, diseño de proyectos y trámites
legales ante autoridades concernientes.
✓ Industriales: Suministro e instalación de productos industriales,
Cableado estructurado, diseño, montaje y mantenimiento de redes
de media y baja tensión
✓ Políticas de calidad: Generar una cultura orientada al
mejoramiento continuo de los procesos y a la prevención de
eventos que puedan afectar la seguridad y salud de las persona, la
calidad e inocuidad del producto y el medio ambiente con
capacitación y entrenamiento permanente nos esforzamos por
adquirir conocimientos y habilidad es para satisfacer y generar
confianza a los clientes y trabajadores y a la comunidad a través de
procesos, productos y servicios que cumplen con las normas
internas y legales vigentes. (Ltda, 2015)
Objetivo General:
Prestar servicios electromecánicos de alta calidad en el sector industrial,
comercial y residencial.
Objetivos específicos:
Obtener la satisfacción del cliente
Mantener una mejora continua en nuestro trabajo
26
Disminuir el nivel de producto de no calidad
- Cumplir las medidas de seguridad industrial dentro de la
empresa (Ltda, 2015)
- Reglas generales
✓ Todo el personal debe de observar las reglas de seguridad
establecidas dentro de la empresa.
✓ Los avisos y letreros de seguridad se colocaran para prevenir
accidentes y deben ser obedecidas.
✓ Antes de ejecutar cualquier trabajo desconocido, consulta a tu
supervisor, no improvises
✓ Operar y reparar las maquinas únicamente si tienen autorización
para ello (Ltda, 2015).
- Principios y valores: Los principios y valores de INTEMONTAJES
BARRERA están fundados en:
✓ Seguridad: la seguridad es el prerrequisito para la permanencia y
éxito de nuestro negocio. Gracias al rigor de nuestros
procedimientos técnicos, es posible brindar un servicio puntual,
ágil, y con menores costos.
✓ Respeto: al cliente, traducido en responsabilidad para con él. Ya
que es nuestra prioridad la satisfacción total de nuestros clientes.
✓ Ética: frente a todas y cada una de las personas y actividades que
se llevan a cabo en esta organización.
27
✓ Calidez: es la afectividad, la cordialidad, el respeto y la amabilidad
en el trato con nuestros compañeros y clientes.
✓ Compromiso: surge de la convicción personal entorno a los
beneficios que trae el desempeño responsable de las tareas a cargo.
El compromiso permite pasar de las promesas a los hechos,
generando resultados y beneficios tangibles. (Ltda, 2015)
- Estructura organizacional:
La empresa está clasificada según los parámetros vigentes para clasificar las
empresas por su tamaño y en lo que se reglamenta el artículo 43 de la ley 1450 de
2011 lo que se conoce en Colombia como una MIPYME (micro, pequeñas y
medianas empresas) según ley 590 de 2000 art 2 modificado por la ley 905 de
2004 art 2, ya que cumple las dos condiciones para el tipo de empresa
MICROEMPRESA que son (MINCOMERCIO, 2011):
a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores
b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)
salarios mínimos mensuales legales vigentes. (MINCOMERCIO, 2011)
En la actualidad cuenta con diez (10) personas distribuidas de la siguiente
manera:
Tabla 1. Distribución del personal de Intermontajes Barrera Ltda.
28
DESCRIPCIÓN NUMERO DE PERSONAS
PERSONAL ADMINISTRATIVO 3
PERSONAL EN OBRA 7
TOTAL PERSONAL 10
Fuente: Elaboración propia.
- Ubicación:
La empresa se encuentra ubicada en Colombia en la ciudad de Bogotá, en la zona
noroccidental sobre la Av. Cra 72 (Av. Boyacá) a pocas cuadras de la Av. Calle
80 y Av. Calle 72 (calle 68), en el barrio Bonanza localidad decima de Engativa.
Fuente: Google map
29
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Políticas de calidad claras 2. Misión y visión bien definidas 3. Apoyo financiero de los socios de la empresa. 4. Posibilidad de ajustar el presupuesto de la empresa. 5. Prestigio y credibilidad de la empresa entre los
clientes actuales. 6. Empleados viven cerca de sus sitios de trabajo o
tienen buenas posibilidades de desplazamiento hacia este.
1. Retardos en los pagos de los clientes (cuentas por cobrar)
2. Departamentos dispersos 3. Algunos empleados cumplen funciones de dos o hasta
tres cargos 4. No cuenta con un sistema de inventarios , que le
permita tener claridad del valor de este activo
FORTALEZAS ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (FA)
1. Alto grado de motivación en todos los niveles de la organización
2. La estructura organizativa de la empresa es apropiada
3. Existen buenas relaciones entre el personal de los diferente niveles de la organización
4. Se fomenta el desarrollo de actividades sociales para el personal de la empresa.
5. El ambiente de trabajo es propicio para el desarrollo de las actividades.
6. Existen cronogramas de mantenimiento de los vehículos
7. Existen programas de capacitación del personal
• Aprovechar oportunidades y fortalezas que se disponen para el mejoramiento continuo.
• Aprovechar la ubicación geográfica para expandir y diversificar el mercado objetivo.
• Garantizar el correcto entendimiento de misión visión y objetivos estratégicos de la empresa por parte de los miembros de su estructura organizativa y demás interesados
• Establecer sistemas de formación y adiestramiento del personal, según las necesidades.
• Implementar un sistema de información accesible desde internet que permita el control de las actividades de la empresa, garantizando el cumplimiento de metas e indicadores
• Establecer sistemas permanentes de formación y adiestramiento del personal según las necesidades
• Generar manuales de funciones más ajustados a cada cargo y de ser necesario contratar más personal.
• Implementar un sistema de información accesible desde internet, garantizando el cumplimiento de estándares, metas e indicadores establecidos por la dirección de la empresa
• La empresa apoya la capacitación del personal y los proyectos de estos en pro de la mejora continua, además que invierte en los proyectos de estos de acuerdo a su viabilidad.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS (DO) ESTRATEGIAS (DA)
1. Falta de mecanismos formales de control de gestión en la empresa.
2. Ausencia de planeación formal en la empresa.
3. Posee bajos recursos en mecanismos inmediatos de financiamiento inmediato (caja menor)
• Instaurar mecanismos de control de gestión formales, alimentados tanto como sea posible por sistemas de información para la automatización de procesos que lleva a cabo la empresa y que apoyen la toma de decisiones
• Implantar proyectos de planificación
• Mantener en la caja menor un monto más ajustado a las necesidades de la empresa
• Promover el ajuste del valor de la caja menor para que sea más acorde con las necesidades de las obras
• Establecer mecanismos de control de gestión para registrar controlar, medir y hacer seguimiento para las variaciones que inciden directamente en el éxito
• Realizar evaluaciones de desempeño de los empleados en sus jornadas de trabajo para garantizar el cumplimiento efectivo de las actividades asignadas según cargo y rol asignado.
• Implementar un sistema de detección de necesidades e identificación de oportunidades que promueva la optimización de los procesos
30
1.2.Marco Conceptual
1.2.1. Conceptos:
A continuación, se suministrará al lector la definición de los principales
conceptos y definiciones que se toman como referencia para este trabajo de
investigación.
- Inventarios:
Partida del archivo disponible en el balance general, donde se
contabiliza el nivel de la existencia que el ente económico posee en el
almacén de bodega.
Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros,
productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados
en procesos de transformación, consumo alquiler o venta dentro de las
actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente
económico.
Se incorporan entre otros las siguientes cuentas: materias primas,
productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en
desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y
accesorios e inventarios de tránsito. (Romero, 2003, pág. 381)
- Inventario inicial: “Refleja la cantidad de existencias que el ente
económico posee al iniciar un ejercicio contable, este coincide con el
inventario final del ejercicio contable anterior.” (Romero, 2003, pág. 381)
31
- Inventario Final: “Refleja la cantidad de existencias que el ente
económico tiene al finalizar el ejercicio contable, este coincide con el
inventario inicial del siguiente periodo.” (Romero, 2003, pág. 386)
- Inventarios de Productos Terminados: “Son inventarios de cualquier
bien o producto destinados al consumidor final y que formarán parte de la
cadena de distribución de la organización.” (Jorge E Parada P, 2000)
- Inventarios de Partes de Servicio: “Son partes y repuestos que se
almacenan para ser utilizados como recambio en las tareas de
mantenimiento de un equipo o producto más complejo, Por ejemplo los
inventarios de repuestos de un fabricante de automóviles.” (Jorge E Parada
P, 2000)
- Inventarios de Suministros: “Son inventarios utilizados como apoyo a
las operaciones en fábricas u oficinas y que nunca forman parte del
producto final. Pueden ser suministros de oficina, productos de consumo
en planta o piezas de repuesto para la reparación de la maquinaria de la
planta.” (Jorge E Parada P, 2000)
- Lote Económico: “Es la cantidad de inventario que debe ordenarse, ya
sea para la compra de abastecimiento, o bien que debe de producirse, para
satisfacer una demanda futura de tal manera que el costo total en que se
incurre por: ordenar, mantener el inventario y por pedidos pendientes sea
el mínimo posible.” (Navarro, 1990, pág. 26)
32
- Tiempo de entrega o participación:
Se define como el tiempo que trascurre entre el momento en que se
coloca una orden, y el momento en que se recibe un pedido, siempre y
cuando la orden se haga por medio de una compra.
Cuando el inventario se produce, el tiempo de entrega se define como
el tiempo que trascurre entre el momento en que se coloca la orden de
producción y el momento en que empieza a fabricarse esa orden de
producción. (Navarro, 1990, pág. 26)
- Coste: “Gasto realizado para la obtención o adquisición de un cosa
o servicio.” (Cervera, 2012, pág. 171)
- Existencias de seguridad: “Se define como la cantidad de inventario que
es conveniente almacenar debido a situaciones imprevistas, tales como un
atraso en la entrega de órdenes colocadas, o una demora en el inicio de la
producción, o bien por una demanda más grande de la prevista.” (Navarro,
1990, pág. 26)
- Capacidad de Predicción: “Con el fin de planear la capacidad y establece
un cronograma de producción, es necesario controlar la materia prima,
cuantas piezas cuantos ensambles, se procesan en un momento dado. El
inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se
procesa. (Muller, 2004, pág. 3)
- Control: “Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.
Dominio mando, preponderancia.” (Cervera, 2012, pág. 671)
33
- Protección de precios: “La compra acertada de inventario en los
momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos.
Obsérvese que contratar para asegurar el precio no exige necesariamente
recibir la mercancía en el momento de la compra. Muchos proveedores
prefieren hacer envíos periódicos en lugar de despachar de una vez todo el
suministro completo par aun año, de una unidad particular de existencias.”
(Muller, 2004, pág. 4)
- Finalidad de los inventarios: “Permitir que las operaciones continúen sin
que se produzcan parones por falta de productos o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de
artículos se produce en grandes cantidades, el coste de cada unidad suele
disminuir.
Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los
clientes y que no se queden sin el deseado.” (Miguez Perez & Bastos
Boubeta, 2006, págs. 1-2)
- Importancia de la contabilización de los inventarios: “Reside
precisamente en el cumplimento de sus objetivos, dentro de ellos tenemos:
La determinación de la utilidad.
Identificar el costo total de productos para la venta, así como el costo de su
administración y volumen de operación (rotación)
34
Permite detectar faltantes continuos o sistemáticos, niveles de deterioro,
obsolescencia, etc.; así mismo determinar los responsables.” (Granados ,
La Torre, & Ramirez , pág. 64)
- Stock: “Conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto
aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los
destinados a la venta.”
- Objetivos estratégicos de los inventarios: La eficaz gestión de los
inventarios debe plantearse de tal forma que permita a la empresa alcanzar
cinco objetivos claves:
1. “Generar economías de escala: las compras en cantidades
adecuadas permite a la empresa generar importantes ahorros, tanto
en los precios de compra, en el transporte (por medio de un mejor
uso de la capacidad de los vehículos)” (Marketing Publishing,
2007)
2. “Equilibrar la oferta y la demanda: Es muy difícil preveer las
fluctuaciones que se producen en la demanda de los productos de
una empresa, en este sentido, los inventarios actúan como un
colchón entre el mercado y la producción.” (Marketing Publishing,
2007)
35
3. “Protección contra fluctuaciones en el abastecimiento de materias
primas: las empresas pueden realizar stocks de importancia ante un
inminente aumento de los precios o ante la previsión de una futura
carestía.” (Marketing Publishing, 2007)
4. “Protección contra desajustes entre las áreas que intervienen en el
proceso: fundamentalmente, estos desajustes pueden producirse,
por ejemplo por fallos en los plazos de entrega por parte de los
proveedores, por deficiencias en la programación entre compras y
producción etcétera” (Marketing Publishing, 2007)
5. “Mejorar el servicio al cliente: el mantenimiento de niveles
óptimos de existencias permite por ejemplo, atender rápidamente
una demanda no prevista de un cliente, la reposición inmediata de
productos defectuosos, etcétera.” (Marketing Publishing, 2007)
36
1.2.2. Marco teórico:
En seguida se describirán los sistemas de inventarios existentes y que
serán estudiados para saber cuál es el que más se adopta al tipo de empresa que es
INTERMONTAJES BARRERA LTDA:
Sistemas de inventarios: “Para el control de los inventarios hay 2
sistemas admitidos en Colombia, y tienen que ver básicamente con los registros
necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los
registros contables de las ventas de las mismas” (Siscont, 2013). Los sistemas de
inventarios existentes son:
1. Periódico:
“La característica principal de este sistema es que para obtener el valor del
inventario final de mercancías hay que realizar en determinados periodos un
recuento físico de las existencias de mercancías y asignarle el valor
correspondiente; este se realiza generalmente cada año cuando finaliza el periodo
contable. En el inventario periódico el recuento físico también puede hacerse
semestralmente.” (A, 1981, pág. 79)
Características del Sistema de Inventario periódico:
37
✓ “El costo de la mercancía vendida debe encontrarse por juego de
inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en
compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a
inventario inicial, compras netas e inventario final.” (Siscont, 2013)
✓ “Mientras no se tenga el dato de inventario final (conteo físico y
valoración de las mercancías existentes), no es posible determinar el
resultado del ejercicio (utilidad o pérdida)” (Siscont, 2013).
✓ “Cada vez que se desee conocer el dato del inventario final, de debe
proceder a efectuar un conteo físico, lo cual requiere cerrar el almacén o
punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas”
(Siscont, 2013).
✓ “No mantiene actualizado el dato de inventario de mercancías (cuenta
1435), debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la
del manejo de mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces
la cuenta 6205; en igual forma las devoluciones en compras tampoco se
registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225”
(Siscont, 2013).
✓ “Cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435,
solamente trabaja con 2 datos, uno al iniciar el periodo, conocido como
inventario inicial, y otro al finalizar el periodo como inventario final.”
(Siscont, 2013)
38
✓ “No utiliza tarjetas de kardex discriminadas en costos y cantidades,
solamente lo hace determinando las cantidades.” (Siscont, 2013)
2. Permanente
Este sistema se caracteriza porque al registrar las operaciones de mercancías se
conoce inmediatamente el costo de las mercancías vendidas y también cual es el
costo del inventario final, sin necesidad de cerrar el negocio para realizar un
recuento físico de las existencias; como su nombre lo indica, el valor de los
inventarios se tiene en forma permanente.
“Para efectuar los registros, en este sistema, es necesario utilizar las tarjetas de
control de entradas y salidas de mercancías, generalmente un kàrdex; con este
procedimiento hay un mayor control para evitar robos o pérdidas o errores que se
pueden presentar en el manejo de mercancías.” (Niño, 1981, pág. 79)
El sistema perpetuo ofrece alto grado de control porque los registros de
inventario están siempre actualizados. Anteriormente los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto
costo como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los
administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades
a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al
cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad
disponible ayuda a proteger el inventario (Gil, 2009)
Características del Sistema de Inventario permanente:
39
✓ “El costo de la mercancía vendida se conoce cada vez que se realiza una
venta.” (Siscont, 2013)
✓ “Es posible conocer el costo de ventas (valor de las mercancías vendidas)
en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a realizar un inventario
físico de las mercancías.” (Siscont, 2013)
✓ “El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar
faltantes o sobrantes de mercancías.” (Siscont, 2013)
✓ “Debido a que los registros contables de entradas y salidas se realizan
directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera
que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final."
(Siscont, 2013)
✓ “No necesita discriminar el dato de inventario inicial e inventario final,
porque permanentemente según el kardex se conocen las existencias y su
respectivo costo.” (Siscont, 2013)
✓ “El kardex maneja datos a nivel de cantidades como de precios de costo.”
(Siscont, 2013)
40
Tomada de gerencie.com (Gerencie.com, 2012)
Existen varios métodos de valuación de inventario por el sistema permanente
entre los que sobresalen tres, ya que existe un problema con los valores de las
mercancías, pues éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes,
por lo que es imposible tener una igualdad en los valores de las mercancías
compradas.
41
Para solucionar esto, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes
métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del
tipo de empresa. Estos son:
✓ Peps: Consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia,
puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no
requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir
devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compró al
momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el
valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto
vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el
valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta,
esos productos se les asigno un costo de salida según el método de
valuación de inventarios manejado por la empresa. (Davila, 2005, pág.
144)
✓ Ueps: En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se
compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final
queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un
método muy útil cuando los precios de los productos aumentan
constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias
inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo
que se le da en el método Peps, es decir que se le da salida del
inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es
42
apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pagó a la
hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes
métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas,
ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor
pagado por ellas. En el caso. De la devolución en ventas, estas
ingresan nuevamente al inventario por el valor del costo con el que
salieron al momento de hacer la venta. (Davila, 2005, pág. 145)
✓ Promedio Ponderado: Este método consiste en dividir el total del saldo
entre el número de unidades en existencias. Esta división se debe realizar
cada vez que se haga una compra, o se modifique el saldo, con este
promedio se valuara el costo de ventas del inventario final.
Este es el método más sencillo en su manejo aquí se registran las
entradas y salidas igual que en los dos sistemas anteriores, la
diferencia está en que para calcular el saldo se deber sumar las
entradas o restar las salidas, y el ultimo reglón registrado en el saldo
corresponde al inventario en existencia en el momento respectivo.
Para determinar el costo de la mercancía, se toma el valor total en el
saldo y se divide por la cantidad, para la venta de las mismas se
registra el ultimo costo calculado. (Davila, 2005, pág. 145)
43
1.3.Marco legal.
Para la ejecución de todo inventario se deben tener en cuenta una serie de
bases jurídicas o disposiciones de ley, las cuáles se deben seguir de acuerdo
como estén estipuladas. A continuación se presentarán algunas bases que nos
hablan de inventarios.
- Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas.
30 de agosto de 2013 última modificación, es un reglamento de carácter
obligatorio para todas las empresas que se dedican a las instalaciones
eléctricas, se estableció para garantizar la seguridad nacional, la protección de
la salud o seguridad humana, vida animal y vegetal; también para asegurar la
calidad de las instalaciones y productos que las empresa utilizan para la
correcta presentación de sus servicios, ya sean de origen nacional o
provenientes de otro país que haya suscrito el acuerdo sobre obstáculos
técnicos al comercio.
- Decreto 1333 del 1996
Es de importancia tener en cuenta este decreto ya que la aplicación al sistema
permanente y continuo se establece en el costo de enajenación de los activos
móviles por los sistemas de inventario para poner en práctica dicho sistema y
también la DIAN autorizara a los contribuyentes al uso parcial de los sistemas
de inventarios periódicos de forma combinada con los permanentes para
44
determinar el costo de enajenación y producción de los diferentes tipos de
inventarios.
- Decreto 326 de 1995
Nos indica que a partir del año gravable de 1995 los contribuyentes obligados
a presentar a su declaración de renta firmada por revisor fiscal o contador
público, únicamente pueden determinar el costo de enajenación de los activos
movibles por alguno de los sistemas previstos, para determinar el costo de
enajenación de los activos movibles, debe solicitarse a través de la
Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales que corresponda al
domicilio del contribuyente.
- Artículos 62 al 72 del estatuto tributario
De gran importancia para los inventarios debido a que en estos artículos del
estatuto tributario se plasman los sistemas para establecer los costos de los
activos movibles enajenados, sus limitaciones, la disminución por faltantes,
determinación en el costo de los bienes muebles entre otros muy importantes
temas relacionados con nuestro proyecto.
- Ley 174 de 1994
De gran importancia ya que adiciona y modifica los artículos del estatuto
tributario en los inventarios
- Decreto 2649 de 1993 Capitulo II Sección 1. Artículo 63
45
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios
o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (PCGA).
Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso
normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de
producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van
a ser vendidos.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos
directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o
venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (primeros en entrar,
primeros en salir), UEPS (últimos en entrar, primeros en salir), el de
identificación específica o el promedio ponderado.
- Decreto 2650/1993
Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y
recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de
transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias
del giro ordinario de los negocios del ente económico.
Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: materias primas, productos en
proceso, obras de construcción en curso, cultivos en desarrollo, productos
terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios, así como
inventarios en tránsito.
- Plan Único de cuentas (Rodriguez, 1993)
46
Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico
que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran
disponibles para su enajenación.
Dinámica:
Débitos
1. Por el costo de la mercancía comprada;
2. Por el valor de los ajustes por sobrantes resultantes de la toma física de
inventario;
3. Por el costo de las mercancías devueltas al ente económico;
4. Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando el ente
económico utiliza el sistema periódico.
Créditos
1. Por el costo de la mercancía vendida;
2. Por el valor de las mercancías devueltas a los proveedores;
3. Por el valor de los ajustes originados en faltantes o mercancía dada de
baja;
4. Por la merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse,
siempre que ésta obedezca a causas naturales;
5. Por el valor de las mercancías destinadas al consumo interno del ente
económico, y
6. Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente
económico utiliza el sistema periódico.
47
Capítulo 2.
Diseño Metodológico
A continuación se realizara una descripción de la metodología usada en el
desarrollo de la investigación.
2.1 Tipo de diseño o estudio:
Al ver la necesidad de implementar un sistema de inventario en la empresa
INTERMONTAJES BARRERA LTDA, se comienza a investigar sobre los
sistemas de inventarios que existen y se comienza a indagar sobre cuál sería el
más óptimo para aplicar en la empresa. También se escogen dos estudios de caso
que se consideran que son de gran importancia para aplicar a este proyecto.
2.2 Sistema de hipótesis y variables:
Con la implementación de un sistema de inventario permanente en la
empresa INTERMONTAJES BARRERA LTDA, se podrá conocer en cualquier
momento el saldo exacto de los inventarios, y el valor del costo de venta, pues por
medio de este sistema, se tendrá un control constante de este activo y por ende se
hará el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario, este control se
llevará mediante tarjetas llamadas Kardex, las cuales llevan el registro de cada
48
unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de salida de cada
unidad y la fecha en que se retira del inventario.
Al lograr la ejecución del objetivo de este trabajo, comenzando por tener
un excelente control en el manejo de los inventarios, se espera facilitar a los
socios de INTERMONTAJES BARRERA LTDA, la toma de decisiones para que
puedan seguir creciendo y alcanzar más y mejores niveles en el mercado.
2.3 Población y muestra:
La implementación del sistema de manejo de inventarios se hace de acuerdo a
las falencias encontradas en la empresa, y por ende se ajusta a las necesidades
de los socios.
2.4 Instrumentos:
Uno de los instrumentos utilizados y el más determinante para este proyecto,
fue la entrevista hecha a la gerente general Doris Barrera, donde habla sobre el
desarrollo que ha tenido la empresa a lo largo de este tiempo y dónde explica
su preocupación por la parte de inventarios ya que no se les está dando
ningún manejo, y ella, al igual que todas las empresas considera que es una
parte importante para el buen funcionamiento de la empresa sin necesidad de
entrar en sobrecostos o llegar al momento de necesitar un material con
urgencia y que éste no se encuentre.
49
Instalaciones: Gran parte del tiempo se pasó en las instalaciones de la
empresa, ya que con la autorización de la gerente, cualquier información que
se necesitaba era expedida con gran facilidad
2.5 Procedimiento:
Para poder realizar el estudio correspondiente se dividió la investigación en
tres etapas. La primera consistió en la visita a las instalaciones de la empresa
para identificar las falencias existentes. Después de una serie de estudios y de
la entrevista realizada a la Gerente General, se pudo identificar que el mayor
problema que había en el momento, era que no existía un sistema de manejo
de inventarios, el cual es muy importante.
En segundo lugar, se revisó, analizó y se organizó la información recolectada
sobre el manejo de los inventarios en la empresa para determinar el más
apropiado. También se consultó sobre dos trabajos que se han hecho
anteriormente para tenerlos como modelo y guía (estudios de caso).
Finalmente, después de investigar e indagar sobre los sistemas de inventarios
existentes, se opta por usar el Sistema de manejo de Inventarios Permanente y
se procede a hacer los debidos ajustes para comenzar con la implementación.
50
2.5.1 Estudios de caso
Trabajo 1. “Diseño de un modelo de gestión de inventarios para la empresa
importadora de vinos y licores Global Wine and Spirits Ltda.”
David González Torrado y Germán Sánchez Barajas son los autores del
trabajo mencionado para la universidad Pontificia Javeriana para optar por el
título de ingeniería Industrial en el año 2010. En este trabajo se destaca la
realización de un análisis minucioso de los clientes y productos de la empresa, así
como las roturas de inventario presentes en la cadena de suministro de la empresa
y analizan también los efectos de estas situaciones problemáticas en el desarrollo
económico de la empresa como lo es la falta de liquidez y alto nivel de demanda
insatisfecha.
Para la recolección y el análisis de la información realizaron un
diagnóstico del modelo actual analizando los procesos internos y externos de la
cadena de suministros en busca de oportunidades de mejora.
Además realizaron una investigación de los diferentes sistemas de
inventario a fin de encontrar el sistema más adecuado a la empresa.
En conclusión deciden aplicar a la empresa un sistema de inventario
periódico fijo el cual desde la percepción de los autores de la tesis, la naturaleza y
manejo administrativo de la empresa y de los diferentes análisis realizados, es la
opción idónea para esta.
51
Trabajo 2. “Diseño e implementación del sistema de gestión de inventarios
en la planta Funza de Amcor Rigid plastics de Colombia”
Usbaldo Figueroa Rodriguez es el autor de este trabajo realizado como
tesis de grado para la universidad Eafit presentado como requisito para optar al
título de magister en ingeniería en el año 2012. En este trabajo se destaca un
estudio detallado de una empresa que utiliza un programa contable como base
sólida para el manejo contable, pero en cual no son incluidos los rubros de
inventario de forma específica, lo cual es analizado en forma amplia por el autor
de la tesis, la metodología es la recolección de información fundamental del
manejo de los inventarios dentro de la empresa, para a través de esta realizar un
análisis a través de herramientas como cuadros comparativos y análisis de
periodos similares en diferentes años o meses para contrastar la información.
Utilizando como herramienta una prueba piloto se establece que el
modelo escogido es el adecuado ya que presenta sostenibilidad dentro de la
organización y favorece la robustez del sistema SAP usado por la empresa.
APORTES ESTUDIOS DE CASO
Según lo observado en los estudios de caso, los aportes que consideramos
que sirven en nuestro trabajo son:
✓ Como ya se vio la finalidad de los dos trabajos y lo que aplicaremos al
nuestro es desarrollar una propuesta que permita organizar y analizar los
52
inventarios de la empresa y resolver un problema práctico que enfrentan
miles de compañías y lo ideal es seleccionar el mejor método de
inventarios según lo investigado.
✓ Otro objetivo de los estudios de caso es diseñar un modelo de inventarios
que reduzca el indicador de demanda insatisfecha y de esta forma mejore
la situación financiera de la empresa.
✓ Los 2 estudios de caso optan por diferentes sistemas de manejo de
inventarios que para el de este proyecto no sirve con respecto a las
necesidades de la empresa, pero que son de gran utilidad ya que sirven de
guía para esta investigación.
✓ Para INTERMONTAJES BARRERA LTDA es importante equilibrar qué
artículos se encuentran en exceso o cuales hacen falta, para poder llevar un
control financiero eficiente sobre los inventarios para determinar las
cantidades de artículos con los que cuenta la empresa y no genere perdidas
ni sobrecostos.
2.6 Consideraciones éticas:
Según la investigación realizada a INTERMONTAJES BARRERA LTDA es
importante detectar los problemas que van surgiendo debido a que no se
maneja un sistema de inventario, las reflexiones que se hacen en esta
53
investigación es proponer soluciones a esta empresa e implementar el sistema
más apropiado.
54
Capítulo 3.
Resultados
Se escoge como sistema de manejo de inventarios el permanente y como método
de valuación PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir). A continuación se
evidencian los resultados obtenidos con respecto al análisis financiero en la
empresa, la comparación de los sistemas de manejo de inventarios y la de los
métodos de valuación, gracias a los cuales se determinó cuál sería el más
apropiado para aplicar a la empresa INTERMONTAJES BARRERRA LTDA.
- Inventarios:
Al analizar los estados financieros se verifico que el rubro más representativo del
activo en los periodos 2013 y 2014 es el de mercancía no fabricada por la empresa
(inventarios), el cual para el año 2012 estaba en ceros, por lo tanto hay que mirar
el comportamiento de estos y buscar una solución para no represar mercancía en
el almacén.
- Revisión Inventario Existente
Debido a que INTERMONTAJES BARRERA LTDA no cuenta con un sistema
de inventario estructurado, se realiza un recorrido de campo dentro de la empresa
y en la entrevista hecha a la representante legal y gerente general, se recolectó la
información necesaria para llegar a determinar el sistema de manejo de
inventarios y el método de valuación ideal para la empresa, teniendo en cuenta el
55
gran número de referencias existentes dentro de la bodega y las fluctuaciones en el
valor de compra y venta del inventario.
• El nivel de aceptación y la confianza en que INTERMONTAJES BARRERA
LTDA aceptará esta investigación es tener varios aspectos en cuenta como:
- Asegurar que la empresa cuente con los suministros suficientes
para que las ventas funcionen sin obstáculos.
56
- Mantener la variedad de artículos que se manejan en la empresa
para que estén disponibles al momento de su uso o venta y así
genere utilidades.
Comparación de los sistemas de manejo de inventarios
SISTEMAS DE INVENTARIO
PERMANENTE PERIODICO
VENTAJAS DESVENTAJAS VENTAJAS DESVENTAJAS
Cuando se realiza una
transacción en la
compañía bien sea de
compra o venta
inmediatamente afecta
el libro de los
inventarios.
La tecnología para este
sistema se hace mayor
porque puede requerir
actualizaciones del
sisma constantemente.
La
contabilización
es más sencilla,
porque no se
ejerce mucho
control.
Es necesario hacer
un conteo físico cada
determinado tiempo
Permite mayor control
de los inventarios por
la constante
actualización de los
mismos.
El mantenimiento del
sistema en caso de
presentar errores.
Fiscalmente se
acepta
la disminución
del inventario
final hasta en un
3%.
La empresa no puede
saber con exactitud
la existencia de un
producto en el
momento justo.
Se puede conocer de
manera inmediata el
costo de un producto.
Capacitar a los
empleados para utilicen
de manera adecuada
genera otro costo
adicional.
No se conoce el
costo de un
producto, sino hasta
realizar el conteo
físico al.
Se puede conocer de
manera oportuna la
cantidad de un
producto disponible
(stock) para la
realización de un
proyecto o para la
venta en el almacén.
La mayoría de sistemas
de inventario son
costosos.
Los socios no
pueden tomar
decisiones precisas
con respecto al
inventario
Se pude conocer la
existencia de los
productos obsoletos
según las normas
vigentes.
Facilita el fraude al
no realizar control
constante y la
mercancía se puede
perder.
La toma de decisiones
por parte de los
57
directivos se hace más
precisa.
El sistema
implementado en la
compañía es
económico porque lo
realiza una persona
allegada a la empresa.
Comparación de los métodos de valuación
SISTEMAS DE INVENTARIO
PEPS UEPS PROMEDIO PONDERADO
VENTAJAS DESVENTAJAS VENTAJAS DESVENTAJAS VENTAJAS DESVENTAJAS
Presenta en
el balance
general los
costos de
los
inventarios
más
actuales
Cuando hay
inflación en los
precios, su
efecto en el
cálculo
contable, es
reducir el costo
de las
mercancías
vendidas, inflar
utilidades y el
saldo final del
inventario.
Es el que
mejor
compara el
valor actual
del costo de
las
mercancías
vendidas
con el
ingreso
actual, al
asignar a
este gasto
los costos
más
recientes de
los
inventarios
Aplicación y
manejo de
Kárdex más
complicado que
con los demás
métodos.
De fácil
aplicación
No permite
llevar un control
detallado del
costo de la
mercadería
entrante y
saliente.
58
Funciona
mejor
cuando la
rotación de
mercancía
es acelerada
Que los costos
de inventario
han aumentado
con el tiempo,
tu ingreso
tributable es
típicamente más
alto debido a
que el costo de
inventario
inicial recibido
suele ser
inferior
Es
importante
ya que
asigna los
costos del
inventario
bajo el
supuesto de
mercancías
que se
adquieren
de último
son las
primeras en
utilizarse o
venderse
El inventario
final queda
valuado según
costos antiguos.
Por lo que no
representan
razonablemente
el valor real del
inventario final.
En una
economía
inflacionaria
presenta una
utilidad
razonable ya
que
promedia
costos
antiguos y
actuales.
Teóricamente es
ilógico porque
se basa en la
idea de que las
ventas se
realizan en
proporción a las
compras y que el
promedio
ponderado es
afectado por el
inventario
inicial, las
primeras y las
últimas
adquisiciones, lo
que puede
ocasionar un
retraso entre los
costos de
compra y la
valuación del
inventario, pues
los costos
iniciales pueden
llegar a influir
tanto o más que
los costos
finales
Es un
método
objetivo,
por lo que
manifiesta
el saldo de
inventario
como más
apego a los
costos de
adquisición
actuales q
los otros
métodos
La principal
desventaja de
aplicar esta
técnica radica
en que los
costos de
producción y
ventas bajos que
suelen mostrar,
incrementa las
utilidades,
generando así
un mayor
impuesto
Da como
resultado
pagos más
bajos del
impuesto
sobre la
venta
Como se vende
más inventario,
se trabaja hacia
el inventario
recibido
anteriormente,
generando a
menudo una
discrepancia
grande entre los
precios actuales
del mercado
y la base de los
costos en el
inventario
inicial.
En épocas
donde los
cambios de
precios no
son bruscos,
éste método
limita las
distorsiones
de los
precios en el
corto plazo,
ya que
normaliza
los costos
unitarios en
el periodo.
Aplicación de cada uno de los métodos de valuación simulando una compra y
una venta.
59
MÉTODO PEPS ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS/SALDOS
fecha Detalle cantid
ad
valor
unit valor total
cantid
ad
valor
unit valor total
cantid
ad
valor
unit valor total
24/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 200
$
670,00
$
134.000,00 0 $ -
$
- 200
$
670,00
$
134.000,00
25/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 100
$
680,00
$
68.000,00 0 $ -
$
- 100
$
680,00
$
68.000,00
26/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 0 $ -
$
- 50
$
670,00
$
33.500,00 150
$
670,00
$
100.500,00
100 $
680,00
$
68.000,00
27/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 0 $ -
$
- 150
$
670,00
$
100.500,00 0
$
670,00
$
-
0 $ - $
- 50
$
680,00
$
34.000,00 50
$
680,00
$
34.000,00
50 $
680,00
$
34.000,00
UEPS ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS/SALDOS
fecha Detalle cantid
ad
valor
unit valor total
cantid
ad
valor
unit valor total
cantid
ad
valor
unit valor total
24/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 200
$
670,00
$
134.000,00 0 $ -
$
- 200
$
670,00
$
134.000,00
25/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 100
$
680,00
$
68.000,00 0 $ -
$
- 100
$
680,00
$
68.000,00
60
26/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 0 $ -
$
- 50
$
680,00
$
34.000,00 50
$
680,00
$
34.000,00
200 $
670,00
$
134.000,00
27/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 0 $ -
$
- 50
$
680,00
$
34.000,00 0
$
680,00
$
-
0 $ - $
- 150
$
670,00
$
100.500,00 50
$
670,00
$
33.500,00
50 $
670,00
$
33.500,00
PROMEDIO PONDERADO ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS/SALDOS
fecha Detalle cantid
ad
valor
unit valor total
cantid
ad
valor
unit valor total
cantid
ad
valor
unit valor total
24/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 200
$
670,00
$
134.000,00
$
- 200
$
670,00
$
134.000,00
25/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 100
$
680,00
$
68.000,00
$
- 300
$
675,00
$
202.500,00
26/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 0 $ -
$
- 50
$
680,00
$
34.000,00 50
$
675,00
$
33.750,00
27/04/20
15
Alambre de cobre # 12
THHN rojo 0 $ -
$
- 200
$
680,00
$
136.000,00 200
$
675,00
$
135.000,00
50 $
675,00
$
33.750,00
61
Conclusiones
Después de cumplir con cada uno de los objetivos específicos planteados en este
proyecto, se logra concluir que para la empresa INTERMONTAJES BARRERA
LTDA, el sistema de manejo de inventarios más conveniente y apropiado es el
sistema permanente.
Éste sistema se implementará gracias a los beneficios que presenta para la
empresa entre los cuales se encuentran:
✓ Mantener el sistema de inventario actualizado para poder ofrecer un buen
servicio y mantener a los clientes satisfechos gracias a la disponibilidad de
las unidades.
✓ Facilitar el manejo del inventario y de igual forma reducir el tiempo
necesario a la persona que quede encargada de esta labor.
✓ Mantener un alto grado de control ya que los registros siempre están
actualizados.
✓ La empresa tendrá más información financiera precisa.
✓ Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin
necesidad de practicar inventarios físicos.
62
✓ Se pueden descubrir robos o errores ocurridos en el manejo de las
mercancías.
Adicionalmente, se toma la decisión de realizar la valuación de los inventarios
utilizando el método PEPS ya que este ofrece a la empresa beneficios como:
✓ Fácil aplicación
✓ Como los inventarios vendidos se valoran al costo de las primeras
compras, el costo reconocido en el estado de resultados es menor,
generando una utilidad bruta mayor que la obtenida con los otros métodos.
✓ A pesar de que los impuestos que se tienen que pagar son más altos, lo
cual no es un beneficio; la empresa busca aumentar sus ganancias y
prefiere este método como una manera de mejorar sus márgenes.
✓ Es un método de valuación de inventario permitido en las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Al implementar el sistema de inventarios permanente se garantiza a
INTERMONTAJES BARRERA LTDA poder llevar una excelente administración
de los bienes existentes, que los socios de la empresa obtengan los resultados
esperados, y que la persona encargada de este manejo lleve una buena
63
administración para no correr el riesgo de tener pérdidas, sino que al contrario, se
generen utilidades.
Comentarios o discusión (aportes)
Las recomendaciones para que funcione la implementación del sistema de manejo
de inventarios escogido en INTERMONTAJES BARRERA LTDA son:
✓ Establecer políticas claras y estrictas para el manejo de los inventarios.
✓ Cada vez hallan entradas y salidas de unidades en el inventario, se deben
mantener todos los datos y referencias actualizados para poder llevar un
control de ellos. Lo mejor, es registrar todos los movimientos en el mismo
momento en que sucedan.
✓ Preparar y capacitar al personal que se encargara del control de
inventarios.
✓ Proponer controles para evitar pérdidas o fraudes en los inventarios de la
empresa.
64
LISTA DE REFERENCIAS
Este el listado de las fuentes documentales citadas en el informe técnico final y
que sirvieron de apoyo y fundamentación para la investigación, desde su
planeación hasta la ejecución de la misma, incluyendo al análisis de los
resultados.
brito, J. A. (1999). administacion y control de inventarios. colombia: centro de
contadores 5 edicion.
Cervera, M. L. (2012). GESTION DE INVENTARIOS. Bogota : Ediciones de la U.
Davila, E. L. (2005). contabilidad 2000 plus quinta edicion. colombia: MC
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Granados , I., La Torre, L., & Ramirez , E. (s.f.). Contabilidad Gerencial
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Santos.
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http://www.mipymes.gov.co/publicaciones.php?id=2761
65
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Fundamentos en administracion de inventarios (págs. 3, 19,131). Grupo
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universidad estatal a distancia.
Rodriguez, R. H. (29 de Diciembre de 1993). DECRETO 2650 DE DICIEMBRE
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%20sistemas%20de%20inventarios.html