1

IT Policy and Strategy Management

Noor Cholis Basjaruddin

Pertemuan 1

Pokok Bahasan - 1

• Pendahuluan• Definisi IT Policy• Mengapa perlu IT Policy?• Contoh IT Policy• Definisi Strategy Management• Mengapa perlu Strategy Management?• Contoh Strategy Management• Tugas mandiri dan presentasi :

Mempelajari IT Policy Mempelajari Strategy Management for IT

2

Pendahuluan

Perkembangan IT Komunikasi data dengan lebar pita dan

kecepatan semakin besar Harga piranti keras yang semakin murah Aplikasi pintar yang bermunculan

Munculnya berbagai peluang baru Layanan baru Produk baru Cara baru dalam mengerjakan sesuatu

3

Pendahuluan

Perkembangan IT yang pesat membutuhkan: Infrastruktur yang handal Aturan dan etika dalam penggunaan

Pengembangan infrastruktur perlu dilakukan untuk menjamin kelancaran penggunaan IT, sebagai contoh ketersediaan bandwidth yang cukup dalam akses internet

4

Pendahuluan

Aturan dan etika perlu diberlakukan untuk menjamin pemakai IT dan kehandalan infrastruktur, sebagai contoh:

Bagaimana proteksi terhadap kerahasiaan pribadi (personal privacy)

Bagaimana aturan cyberslacking Bagaimana aturan penggunaan web layanan

umum seperti facebook, twitter, youtube

5

Pendahuluan

Persoalan IT menjadi sangat rumit jika diselesaikan saat persoalan telah muncul.

Persoalan IT yang mungkin muncul seharusnya dipecahkan sejak awal pengembangan

Dibutuhkan IT Policy

6

Definisi IT Policy

Policies

• A policy is a written description of an organisation's stance on particular subjects and its response to specific situations.

• A set of policies are principles, rules, and guidelines formulated or adopted by an organization to reach its long-term goals and typically published in a booklet or other form that is widely accessible.

7

Definisi IT PolicyProcedures

• Procedures are the specific methods employed to express policies in action in day-to-day operations of the organization.

• Procedural guides are a much more detailed version of Policy. They describe, step by step, how Policies should be implemented. There are two types of Procedures:

Guides - suggested approach Rules - compulsory approach8

Definisi IT Policy

Policies and Procedures

• Policies and procedures are designed to influence and determine all major decisions and actions, and all activities take place within the boundaries set by them.

• Together, policies and procedures ensure that a point of view held by the governing body of an organization is translated into steps that result in an outcome compatible with that view.

• http://www.businessdictionary.com/definition/policies-and-procedures.html9

Definisi IT Policy• IT Policy (Kebijakan Teknologi Informasi)

Deskripsi tertulis dari sikap organisasi pada penyelenggaraan dan penggunaan teknologi informasi serta tanggapannya terhadap situasi khusus yang berhubungan.

Prinsip, aturan, dan petunjuk penyelenggaraan dan penggunaan teknologi informasi yang diformulasikan atau diadopsi oleh sebuah organisasi untuk mencapai sasaran jangka panjangnya dan umumnya dipublikasikan dalam bentuk booklet atau bentuk lain yang dapat diakses secara luas.10

Mengapa perlu IT Policy? Top-Down Guidance

Policies identify the key activities and provide a general strategy for decision-makers on how to handle issues as they arise.

Consistency

Established policies and procedures ensure that the organization’s way of doing business doesn’t deviate or deteriorate over time, even if key leaders or other employees leave.

11

Mengapa perlu IT Policy? Accountability

Having well-established policies and procedures can help a company refute allegations of legal or regulatory violations that employees or customers may lodge against them

12

Contoh IT Policy

13

Cornell Universitywww.cornell.edu

Contoh IT Policy University• http://cio.uiowa.edu/policy/• http://www.it.cornell.edu/policies/university/index.cfm

Enterprise• http://

technology.ky.gov/governance/Pages/policies.aspx

ITB• Kebijakan Pengembangan TI

• Kebijakan dan Aturan TI

14

Contoh IT Policy

CIO-060 -- Internet and Electronic Mail Revised August 24, 2010.

Effective May 15, 1996This policy is to define and outline acceptable use of Internet and Electronic mail (E-mail) resources in state government.

15

Contoh IT Policy CIO-061 -- Social Media Policy

Effective July 1, 2011This policy is to define and outline acceptable use of Social Media resources in state government.

CIO-073 -- Anti-Virus PolicyRevised August 22, 2008. Effective June 1, 2002The purpose of this policy is to help protect all computing devices from malicious software (viruses, trojans, worms, hoaxes).16

Definisi Strategy Management

Manajemen strategis adalah ilmu mengenai perumusan, pelaksanaan dan evaluasi keputusan-keputusan lintas fungsi yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya. (Fred R.David, 2004)

Manajemen strategis sebagai suatu seni dan ilmu dalam hal pembuatan (formulating), penerapan (implementing) dan evaluasi (evaluating) keputusan-keputusan strategis antara fungsi yang memungkinkan sebuah organisasi mencapai tujuannya di masa datang. (Husein Umar, 1999)

17

Definisi Strategy ManagementManajemen Strategis adalah sejumlah keputusan dan tindakan yang mengarah pada penyusunan suatu strategi atau sejumlah strategi yang efektif untuk membantu mencapai sasaran perusahaan. (Lawrence R, 1998)

Manajemen strategis adalah suatu kesatuan rangkaian keputusan dan tindakan yang menentukan kinerja perusahaan dalam jangka panjang. Tercakup di dalamnya mengenali dan menganalisa lingkungan, memformulasi strategi, mengimplementasikan strategi dan melakukan evaluasi berikut pengendalian.(Wheelan dan Hunger,1995)

18

Definisi Strategy ManagementManajemen strategi adalah suatu proses pengambilan keputusan dan tindakan yang mengarah kepada pengembangan strategi yang efektif atau yang membantu perusahaan mencapai tujuannya

Manajemen strategi adalah seni dan ilmu penyusunan, penerapan, dan pengevaluasian keputusan-keputusan lintas fungsional yang dapat memungkinkan suatu perusahaan mencapai sasarannya.

19

Definisi Strategy Management

Sesuai definisinya, manajemen strategis berfokus pada: • proses penetapan tujuan organisasi, • pengembangan kebijakan dan perencanaan untuk

mencapai sasaran,• mengalokasikan sumber daya untuk menerapkan

kebijakan dan merencanakan pencapaian tujuan organisasi.

20

Definisi IT Strategy Management

Manajemen strategi TI adalah seni dan ilmu penyusunan, penerapan, dan pengevaluasian keputusan-keputusan lintas fungsional yang dapat memungkinkan suatu perusahaan/institusi mencapai sasaran dalam penggunaan TI

21

Dimensi Manajemen Strategi

1. Dimensi waktu dan orientasi masa depan

2. Dimensi Internal dan Eksternal

3. Dimensi Pendayagunaan Sumber-Sumber

4. Dimensi Keikutsertaan Manajemen Puncak

5. Dimensi Multi Bidang

22

Mengapa perlu Strategy Management?

Strategic management allows organization

• to be more proactive than reactive in shaping its own future;

• it allows an organization to initiate and influence activities and thus to exert control over its own destiny.

• to help organizations formulate better strategies through the use of the more systematic,logical and rational approach to strategic choice.

23

Mengapa perlu Strategy Management?

Financial Benefits:

Improvement in sales.

Improvement in profitability.

Improvement in productivity.

Non-Financial Benefits:

Improved understanding of competitors strategies.

Enhanced awareness of threats.

Reduced resistance to change.

Enhanced problem-prevention capabilities.24

Contoh Strategy Management

U.S. Nuclear Regulatory Commission’s (NRC’s)

pbadupws.nrc.gov/docs/ML0812/ML081270246.pdf

UEA Hotels

UNPAR

25

Definisi Strategy Management

• Manajemen strategi diwujudkan dalam bentuk perencanaan berskala besar mencakup seluruh komponen dilingkungan sebuah organisasi yang dituangkan dalam bentuk rencana strategis (Renstra) yang dijabarkan menjadi perencanaan operasional, yang kemudian dijabarkan pula dalam bentuk program kerja dan proyek tahunan.

• Renstra berorientasi pada jangkauan masa depan.

• Visi, misi, dan tujuan organisasi jangka panjang merupakan acuan dalam merumuskan rencana strategi.

26

Definisi Strategy Management• Renstra dijabarkan menjadi rencana operasional yang antara lain

berisi program-program operasional termasuk proyek-proyek, dengan sasaran jangka sedang

• Penetapan renstra dan rencana operasi harus melibatkan manajemen puncak karena sifatnya sangat mendasar/prinsipil dalam pelaksanaan seluruh misi organisasi, untuk mewujudkan, mempertahankan dan mengembangkan eksistensi jangka sedang termasuk panjangnya.

• Pengimplementasian strategi dalam program-program termasuk proyek proyek untuk mencapai sasarannya masing-masing dilakukan melalui fungsi-fungsi manajemen lainnya yang mencakup pengorganisasian, pelaksanaan, penganggaran dan kontrol.

27