kela: tietovarasto ja raportointi operatiivisen toiminnan ... · kela: tietovarasto ja raportointi...

Kela: Tietovarasto ja raportointi operatiivisen toiminnan tukena

Heidi Kainulainen, Jenni Kesonen

TDWI 26.11.2015

Sisältö

• Kansaneläkelaitos – Kela

• Kelan tietovarasto

• Operatiivinen tieto tietovarastossa

• Operatiivisen tiedon lähdejärjestelmä, Oiwa

• Case: Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu

• Raportit ja suunnittelutyöpöytä

• Aineisto

• Käyttäjät ja käyttömäärät

2

Kansaneläkelaitos – Kela

3

Kaikkien Kela

Asema ja hallinto

• Kela on itsenäinen julkisoikeudellinen

laitos, joka toimii eduskunnan

valvonnassa

• Hallintoa ja toimintaa valvovat edus-

kunnan valitsemat 12 valtuutettua ja

heidän valitsemansa 8 tilintarkastajaa

• Toimintaa johtaa ja kehittää 10-jäseninen

hallitus, jonka valtuutetut valitsevat

kolmeksi vuodeksi kerrallaan

• Kelan asema, hallinto ja tehtävät on

säädetty laissa

• Henkilöstömäärä v. 2014 yhteensä 6 008

Tehtävät

• Kela huolehtii Suomessa asuvien

sosiaaliturvasta eri elämäntilanteissa

• Kelan asiakkaita voivat olla kaikki Suomen

sosiaaliturvaan kuuluvat henkilöt

• Lapsiperheiden tuet, sairausvakuutus,

opintotuki, työttömän perusturva, asumisen

tuet, vähimmäiseläkkeet, kuntoutus,

vammaisetuudet, sotilasavustus,

maahanmuuttajan tuki

• Sosiaaliturvan toimeenpanon lisäksi Kela

• tiedottaa etuuksista ja palveluista

• tekee tutkimusta sosiaaliturvan kehittämisestä

• laatii etuuksien ja toiminnan ennakoinnissa ja

seurannassa tarvittavia tilastoja, arvioita ja

ennusteita (mm. lainsäädännön muutoksia ja

budjetti- ja kehyslaskelmia varten)

• tekee ehdotuksia sosiaaliturvaa koskevan

lainsäädännön kehittämisestä

4

Kelalainen keskimäärin (v. 2014)

• oli 46 vuotias (nuorin 17 v.,

vanhin 70 v.)

• jäi eläkkeelle 63 vuotiaana

Miesten osuus henkilöstöstä 17,5 %

Kelan tehtävät vuodesta 1937 nykypäivään

5

2017 Perus-

toimeentulotuki

Kela numeroin (v. 2014)

6

Rahoitus 14,5 mrd. €

• valtio 69 %

• vakuutetut 14 %

• työnantajat 12 %

• kunnat 5 %

Kulut 14,5 mrd. €

• etuudet 97 %

• toimintakulut 3 %

Kelan etuuksien

osuus kaikista

sosiaalimenoista:

21,2 % (20 % ilman

opintoetuuksia)

Kelan palvelukanavien käyttö vuonna 2014

7

186 toimistoa ja

1 sivuvastaanotto

www.kela.fi/asiointi

…………………………

149 yhteispalvelu-

pistettä

Apteekit,

lääkäriasemat,

taksimatkat

Sosiaalinen media:

Twitter, Facebook

…………………………

…………………………

…………………………

…………………………

…………………………

Kelan ja muiden julkisten organisaatioiden

yhdessä ylläpitämä palvelupiste

Valtakunnalliset

palvelunumerot

Kelan tietovarasto

8

Kelan tietovarasto

Tilastointitiedostoista tietovarastoon

• Kelan tietovaraston rakentaminen

aloitettiin 2013 ja otettiin

tuotantokäyttöön 2014

• Tietovarasto sisältää sisäisten

toimintojen prosessitiedon ja HR-

tietojen lisäksi tietoa, joka liittyy

Kelan myöntämiin etuuksiin ja

Kelassa asiointiin

• Ennen tietovarastoa käytössä on

ollut noin 120 tilastointitietokantaa

>> Tietojen yhdistely haastavaa

Tietovaraston välineet

• Tietokanta:

• IBM PureData for Analytics

powered by Netezza

• ETL-väline:

• Informatica PowerCenter

• Raportointiväline:

• IBM Cognos -tuoteperhe

Ympäristöt: kehitys, testi,

hyväksymistesti, tuotanto

9

Operatiivinen tieto tietovarastossa

10

Operatiivinen tieto tietovarastossa

• Kelan tietovarastoon on tallennettu

tai tullaan tallentamaan ainakin

seuraavia operatiivisia tietoja:

− Kelan etuustyön ja

asiakaspalvelun hallinnan tiedot

− Kelan lakisääteisen

valvontatehtävän tiedot

− projektitoiminnan tiedot

− ICT-palvelutoiminnan tiedot

− asiakaspalvelukanavien

toimintatiedot

− henkilöstö- ja

taloussuunnittelutiedot

− asiakas- ja henkilöstöpalautteet

• Tietovarastohankkeen projektissa

kehitettiin operatiivisen toiminnan

tueksi raportointia, joka toteutettiin

Kelan yhteisestä tietovarastosta

• Toteutus perustuu Kelan etuustyön

ja asiakaspalvelun hallinnan tietoon

(Oiwa) ja tukee päivittäisen

toiminnan johtamista työtilanteen

hallinnassa

• Toteutus, nk. päivittäisjohtamisen

raportoinnin tukiratkaisu, korvasi

erilaisia manuaalisesti päivitettyjä

suunnittelu-Exceleitä

11

Operatiivinen tieto

Päivittäisjohtamisen raportoinnin

tukiratkaisu

Operatiivisen tiedon lähdejärjestelmä, Oiwa

12

Operatiivisen tiedon lähdejärjestelmä, Oiwa

• Oiwassa hallitaan tietoa etuustöistä, yhteydenotoista ja asiakirjoista, jotka

syntyvät Kelan asiakkaiden etuushakemuksista ja niihin liittyvistä

selvitystöistä

• Etuuksia koskevat työt ovat Oiwassa yksikkökohtaisissa työjonoissa (esim.

yksiköittäin, etuuksittain ja työtyypeittäin), joista ne tehdään mm.

kiireellisyyden mukaan

13

Asiakirja Työ Yhteydenotto

Alityö

Asia - Etuusasia - Perintäasia - Muu asia

Oiwa

Etuusjärjestelmät

• Tietovarastoon ladataan

etuustyön prosessidataa noin

150 milj. riviä kuukaudessa

• Näistä muodostuu noin 13 milj.

faktariviä etuustyölle (luodut,

avoimet, valmiit etuustyöt)

Kelan työjonohierarkia

• Sosiaaliturvaetuuksien ratkaisua koskeva päätöksenteko on hajautettu

vakuutuspiirien toimistoihin, ja osa etuuspäätöksistä tehdään erikoistuneissa

yksiköissä >> Yksikkökohtaiset työjonot

14

IB K

K LL O

TPRQ

ETT Ä

A

IB K

KLL O

TPRQ

ETT

ÄA

.

.

.

Kela

Espoon vakuutuspiiri

Etelä-Karjalan vakuutuspiiri

Etelä-Pirkanmaan

vakuutuspiiri

Etelä-Pohjanmaan vakuutuspiiri

Yhteyskeskus

Etelä-Savon vakuutuspiiri

...

Varsinais-Suomen vakuutuspiiri

Vammaisten tulkkauspalvelu-

keskus

Työkyvyttömyyseläkkeiden

ratkaisukeskus

Perintäkeskus

Opintotukikeskus

Kela Ahvenanmaa Kansainvälisten

asioiden keskus

IB

KK

LL

OT

PR

QE

TTSelv.a

siat...

IB

KK

LL

OT

PR

QE

TT

Selv

...

IB

KK

LL

YBSelv.a

siat...

IBKK

LLOT

PR

QETT

ÄA

...

IBKK

LLOT

PRQE

TT ÄA

...

IB

KK

LL

OT

PR

QE

TT

Selv

...

Asiantuntijat

Lääkärit

Muutoksenhaku

Selv.asiat

...

IBKK

LL

YB

Selv

...

As.tunt

Korkeak

OL

OT

Selv

...

As.tunt

Ulosotto

TArk

Perintä...

Selv.asiat

TUVälityskeskus

Eläkkeet

KuntoutusOpintoetuu

detRuotsinkielis

et...

VAKUUTUSPIIRITERITYISYKSIKÖT

(ja muut työjonoyksiköt)

TYÖJONO ETUUDEN JA/TAI

TYÖTYYPIN MUKAAN

Case: Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu

1. Työtilanteen tiedot

2. Työmäärä ja resurssit

2.1 TM1-suunnittelutyöpöytä

2.2. Raportti

- Aineisto

- Käyttäjät ja käyttömäärät 15

Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisu

Päivittäisjohtamisen raportit ja resurssien suunnittelutyökalu

• Päivittäisjohtamisen raportoinnin tukiratkaisulla tarjotaan yhtenäistä

tukea ja apua työjonojen työtilanteen hallintaan,

työmääräennusteisiin ja resurssitarpeiden suunnitteluun

• Tukiratkaisu on osa operatiivisen raportoinnin kokonaisuutta

• Ensimmäinen ratkaisu tietovarastosta. Käytössä on myös muista

tietokannoista tuotettuja operatiivisia raportteja


− Raportti työjonojen työtilanteen seurantaan

− Ad hoc -käyttö


2.1. Suunnittelutyöpöytä (TM1) työjonoyksiköiden työmäärien ja

resursoinnin suunnitteluun

2.2 Raportti suunnittelutietojen katseluun 16





2.2. Raportti

- Aineisto


1. Työtilanteen tiedot -raportti

Raportin avulla vakuutuspiirit voivat ajantasaisesti:

• seurata työjonojen työtilannetta ja työmäärää etuuksittain ja

työtyypeittäin

>> Ruuhkan ennakointi

• seurata aktiivisten ja odottavien etuustöiden määrää ja kehitystä

>> Kuinka paljon on tehtäviä töitä ja kuinka moni työ odottaa

lisäselvityksiä?

• seurata etuustöiden tavoiteajassa pysymistä ja kehitystä

>> Voidaan reagoida ajoissa, ettei tavoiteajat ”karkaa”

• nähdä kuinka vanhoja töitä on tekemättä

>> Kiireellisyys: pysytäänkö tavoiteajoissa?

• verrata eri vakuutuspiirien työtilanteen ruuhkaisuutta keskenään

>> Ruuhkan purku / ruuhka-apu toiselta piiriltä? 18

Työtilanteen tiedot -raporttinäkymä 1/2

19

Kokonaistilanne!


20

Ruuhkaa?

Ruuhkan purku/

ruuhka-apu?


21

Aktiiviset työt

Kuinka paljon

tehtävissä?

Onko piirissä

keskimääräistä

enemmän

töitä?

Aktiiviset työt

Ovatko

tavoiteajassa?


22

Odottavat työt

Kuinka paljon

tulossa tehtäviä

töitä?


23

Kuinka

vanhoja töitä ja

kuinka paljon?

Ovatko vanhat

työt aktiivisia

vai odottavia?

Onko

pysytty/

pysytäänkö

tavoite-

ajoissa?





2.2. Raportti

- Aineisto


2.1. Työmäärä ja resurssit -TM1-suunnittelutyöpöytä

TM1-suunnittelutyökalun avulla

työvuorosuunnittelijat voivat:

• ennustaa ja suunnitella työjonojen

tulevien viikkojen työmäärää ja

resurssitarpeita

• muuttaa sovelluksen antamia

ennusteita ja arvioita >>

tarkastella muutosten vaikutusta

tuleviin viikkoihin

Työpöydältä saadaan viikkotason

ennusteita ja arvioita tuleville viikoille

• Ennusteet uusien töiden määrästä

• Ennusteviikolla tehtävät työt

• Käsittelyyn kuluva aika

• Töihin tarvittavat resurssit

Tietojen alin taso on yksikön työjonon

työtyyppi

25

Uusien töiden ennustemalli

• Ennustemalli on määritelty ja toteutettu itse

• Ennustelaskennassa huomioidaan aikasarjaan (kuluva + 2 edellistä vuotta) liittyen

trendi ja vuoden sisäinen kausivaihtelu. Haasteena eri etuuksien erilaiset jakaumat

• Ennustelaskennan komponentteja on parametrisoitu >> Mahdollistaa mallin

muokkaamisen >> Laskentaparametrien hallinta pääkäyttäjätasolla

2.2. Työmäärä ja resurssit -raportti

Raportin avulla voidaan katsella TM1-suunnittelutyöpöydän tietoja

(ilman suunnitteluoikeutta)

• Alimman tason tiedot (yksikön työjonon työtyyppi)

• Konsolidoidut tiedot alimmalta tasolta aina koko Kelan tasolle asti

(esim. yksikön työjonon kaikki työtyypit tai yksikön kaikki työjonot)

Lisäksi raportilla on aikasarjatietoa edellisiltä vuosilta suunnittelutietojen

laskennan perusteena olevista tiedoista

1) Uudet työt (asiakkaan impulssi) + toteuman vertailu ennusteisiin

2) Tehdyt työt (sisäinen työprosessi)

3) Avoimet työt (sisäinen työprosessi)

4) Käsittelyajat (sisäinen työprosessi)

• Resursoinnin lisäksi myös muu päivittäisjohtaminen voi hyödyntää

aikasarjatietoa työtilanteen hallinnassa

26

Työmäärä ja resurssit -suunnittelutyöpöytänäkymä (TM1)

27

Ennuste

Työtahti

Käsittely-

aika

Omat

arviot

Resurssit

Työmäärä ja resurssit -raporttinäkymä

28

Uudet työt

+ ennusteet

Tehdyt työt

Käsittelyaika

Kuluva ja

2 edellistä

vuotta





2.2. Raportti

- Aineisto


Raporttien ja suunnittelutyöpöydän aineisto


• 2 dynaamista kuutiota ja virtuaalinen kuutio (noin 85 milj. solua)

• Kuutiot lukevat rajatuista näkymistä

− 2 näkymää, suodatettu ajan mukaan

2.1 Työmäärä ja resurssit -TM1-suunnittelutyöpöytä

• Kuutio: 2 700 milj. solua

• Työpöytä lukee rajatusta näkymästä: noin 40 milj. solua

2.2 Työmäärä ja resurssit -raportti

• TM1-raportointikuutio: noin 70 000 mrd solua (5 vuoden data

ennustelaskentaan ja raportointiin)

− 7 ulottuvuutta (mittarit, aika*3, organisaatio, työjono, työtyyppi)

• Raportti lukee rajatusta näkymästä: noin 280 milj. solua

30

Käyttäjät ja käyttömäärät

Käyttäjät

• Tukiratkaisun eli raporttien ja

suunnittelutyöpöydän käyttäjiä on

tällä hetkellä noin 200 >>

Käyttäjämäärä lisääntyy

• Tukiratkaisua käyttävät mm.:

• vakuutuspiirien ja

erityisyksiköiden johto

• työjonoyksiköiden

työvuorosuunnittelijat

• kentän etuusmaksutiimien

esimiehet

• hallinnolliset suunnittelijat, mm.

osastojen etuussuunnittelijat

Käyttömäärät

31

• Raporttiajoja kuukaudessa

noin 5 000 (ei sisällä TM1:n

käyttöä)

• Eli raportteja ladataan

keskimäärin 250 kertaa

päivässä

Kiitos!

32

Kysymyksiä

Kommentteja

www.kela.fi

kela: tietovarasto ja raportointi operatiivisen toiminnan ... · kela: tietovarasto ja raportointi...

Documents