muuttuva ja ketterä tietovarasto tiedolla johtamisen tukena
TRANSCRIPT
Tietojohtamisen kehittäminen
Muuttuva ja ketterä tietovarasto tiedolla johtamisen tukena
#VisionDaysFI
12.11.2015 Päivi Sannola
1. Tiedolla johtaminen kaupunkiorganisaatiossa• Lähtötilanne• Tietojohtamisen kehittämisen historiaa Turussa
2. Tiedon johtaminen mahdollistaa tiedolla johtamisen• Tietojohtamisen peruskäsitteet ja kehittämisperiaatteet• Mitä on jo tehty?• Tietojohtamisen kehittämiskokonaisuudet ja niiden
pääsisällöt
3. Ketterä toteutusmalli hyötyjen mahdollistajana• Tiedonhallintamalli• Ketterä kehittämismalli
Sisällysluettelo
Tiedolla johtaminen kaupunkiorganisaatiossa1.
• Yleinen taloudellinen epävarmuus, rahoitusmahdollisuuksien kiristyminen, väestön ikääntymisen tuoma palvelutarpeen kasvu sekä asiakkaiden odotusten muuttuminen asettavat kuntien toiminnalle suuria haasteita.
• On etsittävä uusia toimintamalleja, joilla toiminnan tuottavuutta saadaan parannettua.
• Muutoksen aikaansaaminen edellyttää paitsi vahvaa johtajuutta ja strategista näkemystä, myös luotettavaa ja ajantasaista tietoa kaupungin omasta toiminnasta ja toimintaympäristöstä.
• Kun päätöksenteossa on käytettävissä laadukasta tietoa palvelujen kysynnästä ja tuottamisen kustannuksista, voidaan palvelut mitoittaa ja järjestää siten, että rajalliset voimavarat saadaan parhaaseen käyttöön.
Lähtökohtana on tarve oikein mitoitetuille palveluille, jotka tuotetaan mahdollisimman kustannustehokkaasti
Tietojohtamisen kehityskaari Turun kaupungissa
Viitekehyksen tarkastelu Turku 2029 –strategian näkökulmasta:
Tietojohtaminen keskeisenä tavoitekokonaisuutena
Menestymisen keskeinen elinehto on, että talous pidetään tasapainossa. Tietoon perustuvalla johtamisella kyetään toimimaan taloudellisemmin ja tehokkaammin. Jotta kaikki voivat arvioida tuloksiaan ja onnistumisiaan, taustatietojen tulee olla avoimesti käytettävissä ja päätösten perustua parhaaseen mahdolliseen tietoon. Päätöksenteon tulee olla läpinäkyvää ja johdonmukaista.
Palvelujen uudistamisen edellytyksenä on, että kaupunki tuntee asukkaansa ja asiakkaansa.
2.1.2 Lisätään tuottavuutta tekemällä ehkäisevästä työstä kaiken toiminnan kivijalka
Kehitetään asiakkuuksien hallintaa parantamalla asiakastiedon hyödyntämistä palveluprosessien kehittämisessä.
2.3.3 Aktiivista elämäntapaa edistävät palvelut kohdennetaan hyödyntämällä paremmin asiakas- ja asukastietoa
Lisätään asukas- ja asiakastiedon hyödyntämistä osana suunnittelu-, arviointi- ja kehittämistyötä.
3.2.4 Parempaa johtamista ja päätöksentekoa tuetaan tiedonhallintaa parantamalla
Asiakkaat segmentoidaan ja palvelut tuotteistetaan. Kustannus- ja tuotelaskentaa kehitetään siten, että ne tukevat paremmin sovittujen tavoitteiden seurannan ja johdon päätöksenteon tuen tarpeita. Luodaan valtakunnallisen yhteistyön kautta
yhtenäinen kaupunkitason toiminta- ja tietoarkkitehtuuri, joka mahdollistaa prosessien ja tietojen yhteentoimivuuden. Otetaan käyttöön asiakkuuksien ja palveluprosessien hallintaa sekä toiminnan ohjausta tukevat tietojärjestelmät. Laaditaan analyysimalli
toimintaympäristön muutosten arviointiin ja tuotetaan siihen perustuen säännöllisesti laadukasta tietoa johtamisen tueksi.
Strategiset ohjelmat
1.4 Strategian toimeenpanon keskeiset osa-alueet
Strategian toimeenpanoa on johdettava ja seurattava systemaattisesti. Menestyksekäs johtaminen perustuu tietoon, ja siksi tiedonhallintaan liittyvien menetelmien sekä työvälineiden kehittäminen on avainasemassa.
Strategian seuranta ja
arviointi
Asiakkuuksien hallinta
Tiedon saatavuus ja
avoimuus
Tietotekniikka
Palvelujen kehittäminen
Asiakkuuksien hallinta
Asiakkuuksien hallinta
Palvelujen järjestäminen
Ydintietojen hallinta
Tietovirtojen hallinta
Tietotekniikka
Analytiikka
Raportointi
Kaupunkistrategia
Tiedon johtaminen mahdollistaa tiedolla johtamisen
2.
Tietojohtamisen peruskäsitteet
• Tietojohtaminen kattaa tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen.
• Tiedonhallinnalla luodaan edellytykset tiedolla johtamiselle.
• Tiedolla johtaminen on tiedonhallinnalla tuotetun tiedon hyödyntämisestä strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa.
Tietojohtaminen
Tiedonhallinta Tiedolla johtaminen
TIETOTUOTANNON OHJAAMINEN JA TIEDON
TUOTTAMINEN
TIEDON HYÖDYNTÄMINEN
Tietojohtamisen viitekehys – perusta hankkeen rajaukselle ja käytettävälle käsitteistölle
Taustajärjestelmät
Strategian seuranta ja arviointi
Toiminnan ja talouden suunnittelu
ja seuranta - Sopimusohjaus
Tietovarastointi
Asiakas- ja toimintaympäristöanalyysi
Tiedonsiirto
Palvelujen kysynnän arviointi
Palvelujen johtaminenStrateginen johtaminen
Palvelujen tarjonnan suunnittelu
Tiedonhallinta - Tietotuotannon ohjaaminen ja tietojen tuottaminen
Toiminta- ja tietoarkkitehtuuri* Ydintietojen hallinta
Toiminnan ohjaustietojen hallinta
Tiedon ohjaus
Tietojohtaminen
Toiminnan ja toiminta-
ympäristön kehittäminen
Kehittämisen johtaminen
Tietohallinto ja tietotekniikka
*Prosessit, käsitteet, tietovarannot, tietovirrat
Raportoinnin ja analytiikan ratkaisut (BI)
Tiedon avaamista koskevat periaatteet
Tiedolla johtaminen - tiedon hyödyntäminen
Osaamisen hallinta
Tavoitteena on luoda toimintamalli, jolla tiedon muodostumista ohjataan
Tietovarannot
Tiedon integrointi
Analysointi
Strateginen ja operatiivinen suunnittelu
Strateginen ja operatiivinen johtaminen
Osa
amin
en
Koke
mus
, ym
mär
rys
Käsite- ja tietomallit
Raportointi ja visualisointi
Tiedon hyödyntäminen
Tiedon tuottaminen
TIEDON ARVOKETJU
• Yhtenäinen mittaristo ja tiedolla johtamisen toimintatapa tehostavat strategista johtamista ja parantavat strategian toimeenpanon edellytyksiä.
• Lisääntynyt näkyvyys toimintaympäristön muutoksiin ja asiakkaiden palvelutarpeisiin parantaa toiminnan ja talouden suunnittelun laatua sekä ennakointikykyä.
• Kyky tunnistaa eniten kehittämistä vaativat palvelut ja arvioida luotettavasti näistä kehittämiskohteista saatavia hyötyjä ja kustannuksia paranee.
• Saadaan jatkuvaa ja ajantasaista tietoa palvelutoiminnan asiakasryhmäkohtaisesta tuottavuudesta ja vaikuttavuudesta sekä sen perusteella voidaan ohjata ja tehdä korjaavia toimenpiteitä entistä nopeammin ja taloudellisemmin.
• Samalla resurssit kyetään suuntaamaan tuottavimpiin ja vaikuttavimpiin palveluihin ja kehittämiskohteisiin.
Tietojohtaminen tehostaa johtamista
1. Tietojohtaminen kytketään osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää ja johdon pitää omassa toiminnassaan sitoutua siihen.
2. Tietojohtamisen tietotarpeiden tulee periytyä kaupungin strategisista tavoitteista sekä muista tavoitteista, joiden määrittämisestä ja edistämisestä johto on vastuussa.
3. Tavoitteet ja niistä johdetut mittarit sisällytetään toimialojen strategisiin ja operatiivisiin sopimuksiin, jotka muodostavat tavoitteiden seurannan ja arvioinnin perustan.
4. Mittariston tulee sisältää sekä taloudellisia että reaaliprosesseja ja asiakasnäkökulmaa kuvaavia perustoiminnan tunnuslukuja.
Tietojohtamisen kehittämisperiaatteet5. Mittarien pohjalta tapahtuvan
seurannan ja arvioinnin pitää johtaa toiminnan muutoksiin, jotka suunnitellaan ja toteutetaan kaupungin kehittämismallin mukaisesti. Tuottavuus voi kasvaa ainoastaan kun toiminta muuttuu.
6. Tietojohtamisen kehittämisessä ennakointikyvykkyyden kasvattamisen tulee olla alusta saakka keskeisellä sijalla. Tämä edellyttää suorite- ja taloustietojen yhdistämistä ja tätä tukevia tietoteknisiä ratkaisuja.
7. Kaupunki osallistuu aktiivisesti valtakunnallisiin tietojohtamisen kehittämishankkeisiin pyrkien edelläkävijän asemaan.
8. Koulutus ja viestintä• Tietopalveluasiantuntijoiden koulutus• Loppukäyttäjien koulutus• Johdon koulutus• Tuloksista tiedottaminen
Tietojohtamisen kahdeksan kehittämiskokonaisuutta ja niiden pääsisällöt
6. Toiminta- ja tietoarkkitehtuurin kuvaaminen• Käsitteiden listaus ja määrittely• Yhteisten perustietojen määrittely• Tietojen omistajuudesta sopiminen
7. Tietojärjestelmä- jateknologia-arkkitehtuurin kuvaaminen• Tietojärjestelmäarkkitehtuuri• Tietovarastoarkkitehtuuri• Integraatiot ja rajapinnat• ICT-infrastruktuuri
3. Palvelujen johtaminen
• Tuotosten määrittely asiakas- ja toimintaympäristö-analyysiin, palvelujen
kysynnän arviointiin sekä palvelujen tarjonnan
suunnitteluun• Prosessit tuotosten
aikaansaamiseksi• Tietojen standardointi• Kustannuslaskennan
kehittäminen
5. Raportointipalvelun perustaminen• Roolien, vastuiden ja osaamistarpeiden määrittely
• Tehtävien organisointi• Muutoshallinta
• Tietovarasto- ja raportointiratkaisun toteuttaminen• Perustietojen hallinnan ratkaisun toteuttaminen
• Käyttäjähallinnan toteuttaminen
2. Strateginen johtaminen
• Strategian seurannan ja arvioinnin edelleen
kehittäminen• Kaupunkialgoritmin
määrittely • Strategisiin ja operatiivisiin
sopimuksiin sisällytettävien mittarien täsmentäminen
4. Kehittämisen johtaminen
• Innovaatioprosessin määrittely ja käyttöönotto
osana kaupungin kehittämismallia
• Prosessia tukevan työvälineen määrittely ja
käyttöönotto
1. Tietojohtamisen organisointi• Tietojohtamisen roolien ja vastuiden määrittely
• Tietojohtamisen organisointi ja kytkentä johtamisjärjestelmään
Mitä on jo saatu aikaan?
Hyvinvointitoimialalla käytössä tietovarastointiin perustuva
raportointi. Kehitystyötä tehty vuodesta 2009.
Turku 2029-strategia laadittu. Seuranta ja arviointi aloitettu.
Sopimusohjaus käytössä. Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta
uudistettu.
Kuntatieto-ohjelman pilotti toteutettu
sivistystoimialalla. Toteutettu
tietovarasto ja 40 kpl raportteja.
Raportointiportaali, jossa hyvinvointitoimialan ja Arkean sekä Paikalla-palautepalvelun raportointi.
Raportointipalvelun suunnittelu on
aloitettu.
Kaupungin kehittämismallin ja sitä tukevan työvälineen käyttöönotto menossa.
Tietojohtamisen visio kuvattu.
Asioinnin hallinta ja asiakkaiden palveluohjaus;
palvelutori, palveluseteli
Strategiaa jalkautetaan sopimusohjauksen kautta
KV
KH
Lautakunta
Toimiala
Palvelualue
Tulosyksikkö
Kaupungin strategia
Strateginen sopimus
Operatiivinen sopimus
• Hyvinvoinnin ja kilpailukyvyn muutosta kuvaavat strategiset indikaattorit
• Strategisten ohjelmien toteutumista kuvaavat toimialakohtaiset mittarit
• Perustoiminnan tunnusluvut
Tiedon kumuloituminen
• Strategisista sopimuksista johdetut palvelualuekohtaiset mittarit
• Palvelualuekohtaiset tunnusluvut
• Kehittämismallin johdonmukainen käyttö lisää kehittämisen tuloksellisuutta.
Turun kaupungin kehittämismalli yhtenäistää kehittämiseen liittyvät käsitteet, rakenteet ja työtavat
• Kaikki kaupunki- ja toimialatason hankkeet ja projektit sisällytetään sovittuihin salkkuihin.
• Tämä tarkoittaa, että yhtään hanketta tai projektia ei jatkossa saa edistää salkkurakenteesta irrallaan.
• Kehittämissalkun hallintaa toteutetaan samoilla työtavoilla ja –välineillä koko kaupungissa.
• Salkkurakenteen muutoksista päättää kaupunginjohtaja.
Kehittämistä johdetaan kaupunginhallituksen vahvistamien kehittämissalkkujen kautta
Hyvinvointi ja aktiivisuus
Yrittävä ja osaava kaupunki
Vaikuttava ja uudistuva kaupunki
Rakentuva kaupunki ja ympäristö
Kaupunginjohtajan kehittämissalkku
Kaupungin kärkihankesalkku
Toimialojen salkut
Palvelualuekohtaiset salkut
Salkkurakenne
Kilp
ailu
kyky
ja k
estä
vä k
asvu
Palvelujen ohjauksen tavoitteena on varmistaa, että palvelut järjestetään ja tuotetaan kustannustehokkaalla tavalla
Palvelujen mitoitus
Resurssit
Palvelujen tarve
Palvelujen mitoitus
Resurssit
Palvelujen tarve
NYKYTILA• Tieto on hajallaan• Suoritetietoja ei kyetä kaikilta osin
yhdistämään taloustietoon• Tiedonhallinta ei tue tiedon
kumulointia yli organisaatiorajojen
TAVOITE• Kustannusrakenteen
läpinäkyvyys• Palvelutarpeen
ennakoitavuus• Resurssien tehokas käyttö
”Tarvitaan tietorakenteita ja tietovarastoja, jotka mahdollistavat riittävän tarkalla tasolla tapahtuvan asiakkaita, palveluja ja resurssien käyttöä koskevien tietojen yhdistelyn ja analysoinnin. Lähtökohtana on
kustannuslaskennan (johdon laskentatoimen) kehittäminen siten, että ymmärretään mitkä ovat kaupungin palvelutuotteet ja miten toiminnasta syntyvät kustannukset niille kohdistetaan.”
Yhtenäinen tekninen ratkaisu käyttöön koko kaupungissa
Tapahtumatiedottoimialojen perus-järjestelmissä
Yhteiskäyttöisetperustiedot• Henkilöstö• Talous• Tilat• Muut perustiedot
Hyvi
nvoi
ntito
imia
la
Sivi
stys
toim
iala
Vapa
a-ai
kato
imia
la
Ympä
ristö
toim
iala
Kiin
teist
ötoi
mia
la
Kons
erni
yhte
isöt
Kons
erni
halli
nto
Raportointiportaali
Tiedolla johtaminen
Raportointipalvelu
Tiet
oark
kite
htuu
ri
Ketterä toteutusmalli hyötyjen mahdollistajana3.
Tiedonhallinta
ToimialaIT-palvelut
Toimittajat
Konserni-hallinto
Strateginen johtaminen, tulosohjausTiedolla johtamisen kehittämishanke
Kokonaisarkkitehtuuri
TietotarpeetTietotekniset ratkaisutInfra
Tekninen toteutusAsiantuntijat
TietopalvelumalliRatkaisujen
kehittäminenJatkuvat palvelut
ToimintatavatOrganisointi, vastuu
MenetelmätTyökalut
ToimialatToimialat
Toimialat
Tietopalvelumalli• Tietopalvelumalli on palvelukokonaisuus, jolla tarjotaan eri
tietojärjestelmissä olevia tietoja suunnittelun, ohjauksen, seurannan ja päätöksenteon tueksi yhtenäisillä ratkaisuilla ja toimintatavoilla Turun kaupungin organisaatioille
• Palvelukokonaisuus kattaa palvelut kaikissa ratkaisun elinkaaren vaiheissa: ratkaisujen kehittäminen ja käyttöönotto, jatkuva käyttö, tuki ja ylläpito
• Tietopalvelu tarjoaa toimialakohtaisesti tietoa sekä kaupungin yhteisistä tietojärjestelmistä (Talous, HR) että toimialakohtaisista asiakas- ja muista järjestelmistä
• Yhteisten ratkaisujen ja toimintamallien avulla voidaan systemaattisesti ja kustannustehokkaasti kehittää tietojohtamisen ratkaisuja sekä tuottaa laadukasta tietoa
Ketterä kehittämismalli
Tietopalvelumalli
Tietojohtamisen hallintamalli Tiedon
käyttö-tapaukset
BI-kehitys-alusta
Mittarit
Käsitemalli
Tietotarve
Nykymittarit ja tavoitteetDatan laatu,
saatavuus, jne.
Mittari-määritykset
Prosessit ja päätietoryhmät
Nykyinentietopohja
Toiminta
TietoJärjestelmät
Laskenta-mallit
Toimintamalli
Fyysinen tietomalli
