KIAT PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI MENUJU AKREDITASI

INTERNASIONAL

J.PRAMANAGENTURSUTAPA

KANTORJAMINANMUTUUNIVERSITASGADJAHMADA

2018

J.P.GENTURSUTAPA2018 1

Self-Assessment (Gaps Analysis)

Where you are Kondisi sekarang Semestinya

Where you want to be Harapan ke depan

How to get there?

Vision QA Standards

Gaps Gaps

Do 2

Ref: T1 AUN-QA at Programme Level J.P.GENTURSUTAPA2018

PENERAPANMANAJEMENMUTU

J.P.GENTURSUTAPA2018 3

Definisi :

• ManajemenMutuadalahsebuahsistemyangbertujuanuntukmeningkatkankepuasaanpelanggandanmemungkinkanperbaikanyangberkelanjutan.

• ManajemenMutuadalahkemampuansuatuorganisasidalammenjagakualitasmutudarijasaataubarangyangdilayankan.

J.P.GENTURSUTAPA2018 4

J.P.GENTURSUTAPA2018 5

6

The Juran philosophy Quality Trilogy – 1.  Quality planning: Process of preparing to meet quality goals. Involves

understanding customer needs and developing product features. 2.  Quality control: Process of meeting quality goals during operations. Control

parameters. Measuring the deviation and taking action. 3.  Quality improvement: Process for breaking through to unprecedented levels of

performance. Identify areas of improvement and get the right people to bring about the change.

J.P.GENTURSUTAPA2018

J.P.GENTURSUTAPA2018 2-7

2 PERAN KARYAWAN DALAM PENINGKATAN MUTU

1.Partisipasidalampenyelesaianmasalah• Karyawantermasukdalammanajemenmutu•  Semuakaryawanmendapatkantambahanpengetahuanuntukdapatmelayanidenganlebihbaik

2.Kaizen•  Semuakaryawanterlibatdalamprosespeningkatanberkelanjutan

EVALUASI DIRI 1.  INSTITUSIKITAADADIMANA?

2.  PARAMETERAPAYANGTELAHKITAPENUHI?

3.  KITAINGINMEMENUHIAPASAJA?

4.  BAGAIMANACARAKITADAPATMEMENUHIYANGKITAINGINKAN?

J.P.GENTURSUTAPA2018 8

7 prinsip manajemen mutu dalam ISO 2015 adalah : 1.  Fokuskepadapelanggan;2.  Kepemimpinan;3.  Keterlibatanorang;4.  Pendekatanproses;5.  Peningkatan;6.  Pengambilankeputusanberbasisbukti;7.  ManajemenJejaring/relasi/hubungan.

J.P.GENTURSUTAPA2018 9

DMAIC

J.P.GENTURSUTAPA2018 10

BENCMARKING • Bencmarkingadalahpendekatansecaraterusmenerusmengukurkeluaranterhadapstandaryangditetapkanolehparapesaingataumerekayangdianggapungguldalambidangtersebutatauprosesmempelajari,mengamatiorangatauorganisasilaindanmengadaptasipraktik-praktikbaikuntukdapatditerapkandalamorganisasisendiri.

11J.P.GENTURSUTAPA2018

BENCHMARKING

KIHADJARDEWANTARA:PRINSIP3N

NITENINIROKENAMBAHI

•  CatatanBenchmarkingbukanlahmengcopyataumenjiplak

12 J.P.GENTURSUTAPA2018

• Melaluibenchmarking,suatuorganisasidapatmengetahuicapaiandanmembandingkannyadenganstandaryanglebihtinggi(baik).

•  Tigapertanyaanmendasardalamprosesbenchmarkingadalah

1.  Seberapabaikkondisikitasekarang?(EvaluasiDiri)2.  Harusmenjadiseberapabaik?(Target)3.  Bagaimanacarauntukmencapaiyangbaik

tersebut?(RencanaTindakan)

13J.P.GENTURSUTAPA2018

BENCHMARKING INTERNAL DAN EKSTERNAL

MENGUKURKESENJANGAN

METRIK

IMPLEMENTASIBENCHMARKING

BAGAIMANAKITADAPATMENUTUPKESENJANGAN

MEMAHAMIPERBEDAAN

PRAKTEK

14J.P.GENTURSUTAPA2018

TOTAL QUALITY MANAGEMENT •  TQMadalahkeinginanbersamauntukmengerjakansesuatudenganbaiksejakawaluntukkepuasanpelanggan.

•  Totalmenunjukkanadanyaketerlibatansegenapsivitasakademika•  Setiaporangadalahmanajerbagipekerjaanyangmenjaditanggungjawabnya

15J.P.GENTURSUTAPA2018

• Acoredefinitionoftotalqualitymanagement(TQM)describesamanagementapproachtolong–termsuccessthroughcustomersatisfaction.

•  InaTQMeffort,allmembersofanorganizationparticipateinimprovingprocesses,products,services,andthecultureinwhichtheywork.

J.P.GENTURSUTAPA2018 16

RISK BASED THINGKING

• Pemikiranberbasisrisikomerupakanhalyangpentinguntukmencapaisistemmanajemenmutuyangefektif.

•  SebagaicontohKonsepdaripemikiranberbasisresikomelaksanakantindakanpencegahanuntukmenghilangkanpotensiketidaksesuaian,menganalisissetiapketidaksesuaianyangterjadi,danmengambiltindakanuntukmencegahterulangnyaefekketidaksesuaian.

J.P.GENTURSUTAPA2018 17

PERTIMBANGAN RESIKO 1.  KEMUNGKINANFREQUENSIRESIKOTERJADI

2.  KERUGIANAPABILARESIKOTERJADI

J.P.GENTURSUTAPA2018 18

PROBABILITYVeryHigh 5 10 15 20 25 LowHigh 4 8 12 16 20 MediumMedium 3 6 9 12 15 HighLow 2 4 6 8 10VeryLow 1 2 3 4 5

VeryLowLow Medium High VeryHighL2 L1 M H1 H2 SEVERITY

INTERNAL QUALITY AUDIT & QUALITY ENHANCEMENT

AMI(IQA)

WithoutFollowup

QualityImprovment

ManagementReviewMeeting

FollowupandQualityenhancement

Useless

KEGIATANMUTUYANGPERLUDILAKUKANPIMPINAN

•  (Sumber:PeterD.MauchQualityManagementtheoryandapplication,CRCPress,2010)

J.P.GENTURSUTAPA2018 20

PENGORGANISASIAN UNTUK MUTU • Untukmengenalkanmutudalamseluruhfungsiorganisasi• Mendiskusikanprosemanajemenmutupendelegasian• Untukmengenalkanperbedaanmutudalamstrukturorganisasi

J.P.GENTURSUTAPA2018 21

PERENCANAAN MUTU

• Untukmenekankanpentingnyaperencanaandalammanajemenmutu

• UntukMembandingkanperencanaaninformaldanformal• Untukmemberikanpendekatanyangsiastematikdalamperencanaan

J.P.GENTURSUTAPA2018 22

KONTROL MUTU • Mendefinisikanmekanismekontroldanpelaporanyangdiperlukan• Memberikanpenghargaanpadamutuprosesdanlayananyangdilaporkan

• Mengenalkanmacammacamstrukturlaporanyangdiperlukan

J.P.GENTURSUTAPA2018 23

PENYUSUNAN STAF/TIM UNTUK MUTU • Menentukankebutuhanstafdanperencanansumberdaya• MengembangkanTUPOKSIdanpersyaratannya• Menjelaskanmacammacamcarapendidikandanpelatihanyangdiperlukan

J.P.GENTURSUTAPA2018 24

MEMBERIKAN MOTIVASI UNTUK PENINGKATAN MUTU • Memberikanpemahamandalamprosesmotivasi• Mengenalkangayakepemimpinandanmanajemenyangditerapkan• Mengetahuiagaimanadampakkualitasdarimotivasi

J.P.GENTURSUTAPA2018 25

IMPLEMENTASI MANAJEMEN MUTU •  APABILAQUALITASadalahtujuandaripelayanankita,maka• MENEJEMENMUTUadalahjalanataupendekatanuntuksampaisana

1.  FOKUSPADAPELANGGAN,kebutuhanpelangganharusdikenalidanharusdipenuhi

2.  FOKUSPADASTRATEGI,manajemenmutumenerapkanstrategiuntukpencapaianvisiinstitusi

3.  FOKUSKEPEMIMPINAN,tanpakomitmentidakadakemajuanmakadalammenerapkanstrategimanajemenketerlibatanpositifsemuastaffsangatdiperlukan

4.  FOKUSPADAPROSES,outcometgerjadikarenaadanyaprosesyangefektif

J.P.GENTURSUTAPA2018 26

5.  FOKUSPADASDM,Tujuantercapaikarenaprosesefektifyangdijalankanstafdengankarakterpositifdanpenuhmotivasi,sertakompeten

6.  FOKUSPADAPENGETAHUAN,prinsipmanajemenmutudijalankandengancarailmiah,berbasisdata,misalmenerapkanPDCA,PPEPP,PDRI,DMAIC

7.  FOKUSPADAPENINGKATANBERKELANJUTAN,INOVASIDANPEMBELAJARAN,secaraprinsifjanganadaatausebaiknyatidakpuasdenganstatusquo,staffsemangatuntukmengupayakancaracarabaruyanglebihbaik

8.  POLAPIKIR,sinergi,melihatsemuasecaraterintegrasi,melihatsemuasecaramenyeluruh

J.P.GENTURSUTAPA2018 27

SEGI TIGA EMAS PARA PEMIMPIN PENGENALAN CARA BARU DALAM BEKERJA

(Introducing "a new way of working“)The function of facilitating, empowering and

enabling strategies

A New Way of Working to be followed daily

Optimum Knowledge

Sharing through

workshops and training

Experience through Works

In Field

GWW

OKS WIF

28J.P.GENTURSUTAPA2018

TRIMAKASIH

J.P.GENTURSUTAPA2018 29