1. Helsingin yliopisto / PalmeniaKirjaston Helmi -intranetinkyttjkokemuksetProseminaarityMaisa Korhonen 2012

2. Sisllysluettelo1 Johdanto .................................................................................................................................. 22 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa ......................................................................................... 3 2.1 Yhteis- ja organisaatioviestint ....................................................................................... 3 2.2 Sisinen viestint ja markkinointi ...................................................................................... 3 2.3 Viestinnn arviointi ............................................................................................................ 4 2.4 Intranet sisisen viestinnn kanavana .............................................................................. 5 2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteet ...................................................................................... 6 2.6 Kyttliittym .................................................................................................................... 7 2.7 Helsingin kaupunginkirjasto .............................................................................................. 8 2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi .................................................................. 83 Menetelmt ............................................................................................................................ 104 Tutkimustuloksia .................................................................................................................... 11 4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan ........................................................ 11 4.2 Helmin kytt .................................................................................................................. 12 4.3 Helmin hyvksi koetut puolet .......................................................................................... 12 4.4 Helmin huonoksi koetut puolet ........................................................................................ 13 4.5 Haastateltavien muutostoiveita ....................................................................................... 15 4.6 Trkeimmt sisllt ja turhiksi koetut sisllt ................................................................... 17 4.7 Visuaaliset muutostoiveet ............................................................................................... 195 Ptelmi ............................................................................................................................... 20 5.1 Kirjaston Helmin ongelmat .............................................................................................. 20 5.2 Ratkaisuehdotuksia ........................................................................................................ 21Lopuksi ......................................................................................................................................... 236 Lhteet:.................................................................................................................................. 247 Liitteet .................................................................................................................................... 25 7.1 Kysymysrunko ................................................................................................................ 25 1

3. 1 JohdantoTm proseminaarity ksittelee Helsingin kaupunginkirjaston Helmi intranetin kytt.Tutkimuksen tarkoituksena on selvitt, millaisia kyttjkokemuksia kirjaston henkilstll onHelmist. Kyttjkokemusten tutkimisen tavoitteena on saada selville, mit hyvin toimivia ja mithuonosti toimivia puolia Helmiss on ja tt kautta selvitt, miten Helmi -intranetia voisi kehitt,jotta siit tulisi toimiva viestintkanava koko kaupunginkirjaston velle. Tutkimuksessa keskitytnerityisesti kirjaston Helmin ongelmiin sek niiden ratkaisemiseen.Tutkimusta lhdettiin tekemn Helsingin kaupunginkirjaston viestintosaston toiveesta.Viestintosastolla on tavoitteena Helmin kehittminen, mutta kaksi vuotta kytss olleen kirjastonHelmin kytt ei ole viel tutkittu. Eri yhteyksiss viestintosastolle on kuitenkin kiirinyt palautettaerityisesti Helmin kyttn liittyvist ongelmista.Helmi-intranet otettiin kyttn Helsingin kaupunginkirjastossa kevll 2010 ja se on osaHelsingin kaupungin eri virastoissa kytss olevaa yhteist intranet-jrjestelm. Kaupunginkaikilla virastoilla on kytssn samanlainen alusta, jota voidaan profiloida paikallisesti erivirastoissa.Tm tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimus voi toimiatutkimuspohjana ja suuntaa antavana selvityksen laajemmalle tutkimukselle. 2

4. 2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa2.1 Yhteis- ja organisaatioviestintYhteisviestint tai organisaatioviestint voi lhesty monella tavalla. Kokonaisuutena setarkoittaa kuitenkin tyyhteisss ja organisaatiossa tapahtuvaa sisist ja ulkoista viestint.Yhteisviestintn perehtyneen professori Elisa Juholin (2009a, 141-145) mukaanyhteisviestint voi lhesty lkeruiskumallin tai prosessimallin kautta sek organisaation yhdenkokonaisuuden, viestintkulttuurin kautta.Uuden tyyhteisviestinnn agenda on Juholinin mukaan vastuullista dialogia ja vuoropuhelua:Viestint tapahtuu siell, miss ihmiset toimivat ja miss he tuottavat ja vaihtavat tietoa jakokemuksia vastuullisesti ja itseohjautuvasti. Juholinin mukaan kuusi uuden tyyhteisviestinnnperuspilaria ovat: 1. isoja ja merkityksellisi asioita ksitelln yhdess vuorovaikutteisesti 2. ajantasainen tieto on sit tarvitsevien saatavilla 3. tunnelma on rento ja vapaamuotoinen 4. osallistuminen ja vaikuttaminen on mahdollista jokaiselle 5. yhdess oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilit ja yhteis 6. tynantajamaine on jokaisen tytJuholinin mukaan organisaation jokainen jsen on viestij (2009a, 156). Johdon ja johtoryhmntrkein tehtv on sen sijaan strategisesti elintrkeiden asioiden saattaminen kaikkien tietoon sekniist keskustelu. Johtamisen tykaluna viestint on erittin trke tekij ja viestint liittyyjohtamiseen kiintesti.Sisisen viestinnn foorumeita ja niiden tydentji on paljon. Fyysinen tytila on keskeinenviestintpaikka, jossa tyskennelln, vietetn taukoja ja kommunikoidaan. Erilainenviestintteknologia, kuten internet, intranet, shkposti ja mobiilit viestintverkot toteuttavat mysnykyaikaista yhteisviestintkulttuuria. Uutena viestintvlineen toimii sosiaalinen media, jokamys edist verkostoitumista. Somessa olennaista on kasvokkaisviestintkin kuvaavaosallistuminen ja vuorovaikutus sek se, ett kyttjt voivat luoda ja muokata sisltj.2.2 Sisinen viestint ja markkinointiTyyhteisn viestint on posin henkilstviestint ja sen merkitys on kasvanut jatkuvasti.Yhteisn sisiseen viestintn kuuluu yhteystoiminta (yhteydenpito henkilstn kanssa) ja tiedotus(sanomien ja tiedon vlittminen henkilstlle). Siukonsaari (2002, 66) katsoo, ett sisiseenviestintn kuuluvat:sisinen yhteystoiminta. 3

5. sisinen yhteystoiminta, perehdyttminen, sisinen tiedotus, luotaus ja sisinen markkinointi, tytiedotus.Sisinen viestint on bergin (1993, 107) mukaan ensisijaisesti sosiaalistamista, kuten tyhn jaorganisaatioon perehdyttmist, ja toissijaisesti informoimista ja perustoimintojen sek tyntukemista. Sisist viestint ohjataan viestintstrategialla, joka nojaa vahvasti organisaationstrategiaan. Tmn lisksi sisist viestint ohjataan vuosisuunnitelmalla sekhankesuunnitelmilla. Sisisell viestinnll, kuten koko yhteisn viestinnllkin, pyritn kokoyhteisn menestymiseen.Yhteystoiminta ja kommunikaatio tuovat johdon ja tyntekijt vuorovaikutuksen kautta lhemmksitoisiaan ja luo koko organisaation vest yhteisryhmn. Tiedotuksella vlitetn trke tietoa,pidetn koko henkilkunta ajan tasalla, viestitn muutoksesta ja kirkastetaan yhteisn kuvaa.Mys johtamis- ja esimiesviestint toteutetaan sisisess tiedotuksessa.Sisinen markkinointi tarkoittaa yksinkertaistetusti tyyhteisn toiminta-ajatuksen, arvojen, tapojen,perusviestien, kampanjoiden yms. markkinointia henkilstlle. Sisisen markkinoinnin tavoitteenaon mm. tyilmapiirin luominen ja parantaminen sek organisaation asettamien tavoitteidensaavuttaminen. (Siukonsaari, 2002, 122 - 124).Sisisess viestinnss ja markkinoinnissa tytyy muistaa, ett tietojen muuttamiseen riittasiallinen tiedote tai uutinen, mutta asenteiden muuttamiseen tarvitaan henkilkohtaistavaikuttamista (berg, 1993, 51).2.3 Viestinnn arviointiElisa Juholinin (2010, 15) mukaan viestinnn arviointi ei ole ollut viestintihmisten vahvinta aluetta.Tmn takia viestinttyss on trke huomata, ett yhteisviestint tytyy parantaa tarttumallaepkohtiin, tekemll tutkimusta ja ratkaisemalla ongelmia. Mys jatkuva palautteen seuraaminenon trke. Kaiken yhteisviestinnn tytyy tukea koko organisaation strategiaa ja sen tytyy ollaosa kaikkea organisaation toimintaa.Arvioinnin avulla selvitetn, ovatko viestinnn tavoitteet linjassa koko organisaation strategiankanssa, miten toimitaan, miss mrin asetetut tavoitteet on saavutettu ja miss on enitenparantamisen varaa (Juholin, 2010, 29). Arviointia (evaluation, assessment) on kytetty Juholininmukaan perinteisesti ainakin taloutta, tilivelvollisuuksia, laatua ja panos-tuotosta seuratessa. 4

6. Yksinkertaisimmillaan arviointi on kuitenkin tutkimista, tuloksen ja muutoksen seuraamistasuhteessa tavoitteisiin.Viestint voidaan Juholinin (2010, 30-33) arvioida monesta eri nkkulmasta, kutenvelvollisuuksien, kehittmisen tai tietohallinnon nkkulmasta. Arviointi voi olla sidottu tavoitteisiintai niist irrallista. Arviointi vaatii kuitenkin aina tutkimusta ja siin katsotaan sek taaksepin etteteenpin. Arviointi lhtee organisaation pttjien tai esimerkiksi sidosryhmien tarpeista taitavoitteista. Se voi olla lyhytkestoista tai tilannekohtaista, mutta mys pitkkestoista: pitkkestoinenarviointi liitetn yleens viestintstrategiaan ja viestinnn seurantaan. Arviointi on ainasuhteellista ja vertailevaa, koska absoluuttisia totuuksia ei tsskn asiassa ole. Arviointiinvoidaan kytt monenlaisia menetelmi, joiden kytt on hyv pohtia suhteessa arvioinnintavoitteeseen.Digitaalisen ja verkkoviestinnn arvioinnissa voidaan kytt apuna mys web-analytiikkaa, jokaon verkkosivun kyttjtiedon hydyntmist siten, ett verkkosivukvijiden liikkumista, viipymistja toimintaa seurataan tilastoista (Juholin, 2010, 136). Intranetinkin kytt voidaan seuratakytttilastoista.2.4 Intranet sisisen viestinnn kanavanaIntranet on sisisen viestinnn verkko, johon ulkopuolisilla ei ole psy (Juholin, 2009a, 176).Se on suora tie ihmiselt toiselle, asiasta toiseen ja tilanteessa kuin tilanteessa (Juholin, 2009a,265). Intranetin hytyn viestintkanavana voidaan nhd muun muassa se, ett se on ainakinosittain vhentnyt shkpostin kytt.Suhtautuminen intranetiin vaihtelee: osalle ihmisist intranetin lukeminen on pivittinen toiminto jarutiini sek ajantasaisen tiedon pivittmisen kanava. Toisille se on taas turhauttava kokemus,josta on vaikea lyt tietoa ja jonka hidas pivittyminen vie mielenkiintoa. (Juholin, 2009b, 77).Intranetin osuutta yhteisviestinnss mrittelee digitaalisen viestinnn ylotsikko. Digitaalinenviestint on pasiassa organisaation verkkoviestint, jossa intranet on yksi merkittvnkanavana. Verkkoviestinnn tuleminen osaksi yhteisviestint ei ollut ratkaisu kaikkeen, vaan toimukanaan uusia ongelmia ja ennalta arvaamattomia tilanteita. Digitaalinen viestint edellyttorganisaatiossa esimerkiksi uudentyyppisten taitojen ja osaamisen kehittmist: se vaatiiominaislaatunsa mukaisen kerronnan ja ilmaisun ymmrryst eli medialukutaitoa sek mediatajua.Digitaalinen viestint on kuitenkin mahdollisuuksiltaan merkittv ja se voi tukea trkell tavallaorganisaation pivittist toimintaa ja strategiaa. (Luukkonen, 2009, 252-257). 5

7. Sisisen viestinnn kanavana verkko on lymtn (Luukkonen, 2009, 265). Se laajenee yhdenkyttjn npyttelemst viestist koko organisaatioon. Intranet mullistaa mys organisaationviestintrakennetta kyttjkeskeiseksi laadittuna: kyttjn tulisikin tuntea intranet omaksitykalukseen ja tykaluvalikoimakseen. Intranetin hytyj muihin organisaation sisisen viestinnnkanaviin verrattuna ovat kattavuus, nopeus ja tosiaikainen kohdistettavuus. Muun muassanistkin syist intranet on toimiva kanava organisaation strategian viestimiseen. Johdon onsitouduttava intranetin kyttn strategiansa kanavana ja heidn vastuullaan on kertoa sellainentarina, johon yhteis voi luottaa ja uskoa. (Kuivalahti&Luukkonen, 2003, 46-49).Intranetille viestinnn kanavana on olennaista, ett se sislt hyvin kattavasti organisaation kaikkitoiminnot: dokumentinhallinnan, henkilsthallinnon, henkilstn kehittmisen, osaamisenkehittmisen, tietojohtamisen ja niin edelleen. Intranetiss on mys mahdollisuus kytt erilaisiamediaelementtej ja interaktiivisuutta. Julkaisu- ja sisllnhallintajrjestelmien infrastruktuurikehittyy koko ajan uusien sovellusten tullessa. Uusien elementtien mahdollisuuksia ja vaikutuksiatytyy punnita tarkoin. Tll hetkell yleisimmin intraneteissa kytss olevia mediaelementtejovat (Kuivalahti&Luukkonen, 2009, 19): teksti animaatio ni video. valokuva tietokanta grafiikka online-yhteydet.Intranetin kytss organisaatioviestinnn yhten kanavana trke on Kuivalahden ja Luukkosen(2009, 51) mukaan: oikea-aikaisuus hyv kytettvyys viestinnllisesti perusteltu toteutustapa ja yhdenmukainen tekninen infrastruktuuri.Luukkosen (2009, 266) mukaan intranetin tietoarkkitehtuurin ja toiminnallisuuden on palveltavayksittisen tyntekijn tarpeita ja organisaation toiminnan realiteetteja. Sen tytyy palvella mysorganisaation muutosten onnistunutta lpiviemist: intranet on muutosviestinnn trke ja tehokasvline.2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteetIntranetista on Luukkosen (2009, 266) mielest alkanut muodostua mys aivan uudenlainenvirtuaalinen ymprist, jossa tyskennelln, opiskellaan, suunnitellaan, tehdn yhteistyt jaluodaan uutta tietoa sek ajatuksia. Intranet voi siis saada jatkossa sosiaalisen median piirteit, josniit ei jo nyt ole. 6

8. Intranetin tulevaisuudessa voidaan nhd monenlaisia haasteita. Kuivalahden ja Luukkosenmukaan (2009, 53-58) teknologiset haasteet liittyvt teknisiin erityispiirteisiin ja tekniseentoteutukseen. Mys osaamisen haasteet liittyvt teknologiaan sek tyntekijiden tietoteknisiinvalmiuksiin. Organisaation prosessien haasteet ovat haasteita, joita tulee, kun organisaationprosesseja uudistetaan: jos prosessitalkoiden lopputulemat eivt pdy intranetratkaisujen osaksi,on vaara, ett ne jvt kyttmttmiksi.Tietohallinnon haasteet liittyvt erityisen trken osana intranetiin. Tietojohtamisen kanavanaintranet on erittin trke kanava: organisaatiot saavat kilpailuetua hallitsemalla organisaationtietovirtoja. Haasteita liittyy luonnollisesti mys viestinnlliseen ilmaisuun: intranet edellyttsisllntuottajilta osaamista ja hyv mediatajua, mutta mys esimerkiksi keskusteluihinosallistuvilta tyntekijilt nettietiketti.Johtamiskulttuuriin liittyvi haasteita liittyy mys intranetiin. Intranetiin liittyviss hankkeissajohdolla on trke rooli, mikli viestint halutaan saada onnistumaan: esimerkkijohtaminen onhyv johtamista intranetiinkin liittyen. Johdon lsnoloa kaivataan intranetissa samalla tavallakuin fyysisesskin tyympristss. Organisaation johtamisen kannalta on trke, ett intraanluodaan toimintoja, jotka liittyvt olemassa oleviin prosesseihin ja tyn todellisuuteen. Toisinsanoen, intranet tytyy olla osa organisaation viestint sek sen kaikkia toimintoja.2.6 KyttliittymKyttliittymll tarkoitetaan esimerkiksi internet-sivun tai matkapuhelimen rajapintaa kyttjnkanssa: nytt, nppimist jne. Se koostuu kahdesta tasosta: visuaalisesta sekvuorovaikutustasosta. Kyttliittym suunnitellessa kiinnitetn huomiota visuaalisuuteen,vuorovaikutuselementteihin sek arkkitehtuuriin. Hyv kyttliittym on helppokyttinen jakyttjystvllinen. Hyvn kyttliittymn kytt sujuu nopeasti, sen kyttmiseen ei tarvitakoulutusta, sovellus ei sisll turhia ominaisuuksia vaan on yksinkertainen ja johon kyttjt ovattyytyvisi, koska kyttjkokemus on positiivinen. (Jokela, 2011, 10-11). Kytettvyyttarvioitaessa voidaan tarkastella kytettvyystutkimuksen perusperiaatteita (Rouvari, 2012): 1. opittavuus ja muistettavuus: miten helppo tuotetta tai palvelua on kytt ja miten helposti sen kytn oppii 2. sisinen tehokkuus: miten nopeasti kyttj voi lyt haluamansa tiedon 3. virhealttius: miten helposti virheen tekemisest selvi ja auttaako systeemi siin 4. kytn tyytyvisyys: miten hyvin tuote tyydytt kyttji ja heidn tarpeitaan.Kyttjt ovat aina erilaisia monilta eri ominaisuuksiltaan ja sen vuoksi kytettvyytt voi ollavaikea tutkia. Kyttjill on erilaiset tarpeet, erilaiset tiedon tarpeet, erilainen kytttarkoitus, 7

9. erilainen sosioekonominen asema ja koulutus sek erilaiset kytn tavoitteet ja seuraukset.Kyttj kuitenkin on trke henkil tutkittaessa kyttliittym: erityisesti kyttjn ja systeeminvuorovaikutus on trke asia tutkia. (Chu, 2010, 185-191).Chu:n (2010, 185-191) mukaan tiedonhaun tutkimista kannattaa tarkastella kyttjn kannalta.Kyttjystvllisyytt voi tutkia erityisesti komentokielen, menu-valikoiden ja graafisenvuorovaikutuksen kannalta. Muita tarkastelun kohteita ovat mys hakutermien kytn,hyperlinkkien ja kielen tarkastelu. Kyttj-systeemi -vuorovaikutusta voi Chu:n mukaan tutkiatiedon hakemiseen kuluneen ajan, kyttnopeuden, kyttjvirheiden mrn jakytttyytyvisyyden tutkimisen avulla.Tss tutkimuksessa ksittelen kyttliittym vain pinnallisesti, koska pohja kirjaston Helminkyttliittymn tulee kaupungilta ja kirjaston intranetin pohjaan voi tehd muutoksia vainprofiloimalla sit.2.7 Helsingin kaupunginkirjastoHelsingin kaupunginkirjasto on Helsingin kaupungin itseninen hallintokunta ja virasto eli osaHelsingin kaupunkia. Helsingin kaupunginkirjasto on mys osa HelMet kirjastojrjestelm, johonkuuluvat pkaupunkiseudun metropolialueen kaupunginkirjastot (Espoo, Helsinki, Kauniainen jaVantaa). Kaupunginkirjastossa tyskentelee noin 500 tyntekij. Kirjastoja on yhteens 37 jatmn lisksi kaupunginkirjastolla on kaksi kirjastoautoa sek 11 laitoskirjastoa, kotipalvelu,kohtaamispaikka Lasipalatsissa sek verkkokirjastoyksikk. Kaikki eri toimipisteet, ovathajaantuneet maantieteellisesti koko Helsingin kaupungin alueelle. (www.lib.hel.fi/organisaatio).Organisaatiotasolla Helsingin kaupunginkirjaston viestint koostuu kolmesta eri yksikst:viestintyksikst, tapahtuma- ja markkinointiyksikst sek verkkokirjastoyksikst.Kaupunginkirjastossa ei ole rakennettu omaa viestintstrategiaa, mutta sellainen on tarkoitus tehdvuoden 2012 aikana. Tm tarkoittaa kuitenkin sit, ett intranetille ei ole tll hetkell tarkastimriteltyj tehtvi tai tarkoitusta.2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston HelmiHelmi on Helsingin kaupungin shkinen typyt eli kaupungin intranet-jrjestelm. Helmi kokoaayhteen kaupungin yhteisen intranetin ja virastojen omat intrat. Helmi tarjoaa mys hakupalveluja,joilla tietoa voi etsi eri osioista. Jrjestelm tarjoaa perinteisen intran lisksi vlineit mysyhteistyhn ja verkostoitumiseen eli tytilat ja extranetin. (Tietoa jrjestelmst, 2012). 8

10. Jokaisella virastolla, kuten Helsingin kaupunginkirjastollakin, on sisllltn profiloitu Helmi elioma Helmi. (Ks. kuva seuraavalla sivulla.) Helsingin kaupunginkirjastossa Helmi -intranet otettiinkyttn kevll 2010: nykyinen intranet on ollut siis kytss kaksi vuotta. Vanha intranet,Kaivo, oli kytss kirjaston intranetina vuodesta 2002 ja se oli Sininen Meteoriitti Oy:nSiteKit/Windows julkaisujrjestelm. Kaivo uudistettiin vuonna 2006, jolloin se alkoi toimia samanyhtin Meteor/Windows jrjestelmn. Ennen Kaivoa kytss oli ollut vuodesta 1996 lhtienLinux-pohjainen intranet. (Taarasti, 2008).Helsingin kaupunginkirjastossa on tehty vuonna 2007 sisisen viestinnn analyysi, jossa selvitettiinerityisesti intranetin roolia ja asemaa organisaatiossa. Tuolloin todettiin mys, ett kirjastossa eiole laadittu virastoa koskevia toimintaohjelmia intran merkityksest esimerkiksi johtamisen,visioiden, ja tavoitteiden jalkauttamisen tai kehittmisen nkkulmasta (Taarasti, 2007).Kaupunginkirjaston Helmi -intranetin etusivua 10.7.2012. 9

11. 3 MenetelmtTm proseminaarityhn tehty tutkimus on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisenatutkimuksena. Tutkimusmenetelmn on kytetty interpersoonallista teemahaastattelua sekshkpostihaastattelua. Haastattelujen analysoinnissa ja tulkinnassa on kytetty laadullisentutkimuksen tapaan haastateltavien kokemusten ja havaintojen typologisointia ja koodaamista.Ennen tutkimuksen aloittamista kytiin viestinttyss tyskentelevien tyntekijiden kanssakeskusteluja kirjaston Helmist ja kuunneltiin heidn nkemyksin Helmist ja sen ongelmista.Nit nkemyksi sek viestintosastolle tullutta palautetta kytettiin hyvksi tutkimuskysymyksenmuovaamisessa sek tutkimushaastattelujen suunnittelussa.Haastateltaviksi valittiin tyntekijit eri ikryhmist, koulutustasoilta ja tytehtvist:haastateltavien joukossa oli tyntekijit kirjastovirkailijasta informaatikkoon sek esimies- jajohtotason tyntekijihin. Haastateltavia oli yhteens kuusi henkil, joiden joukossa oli sek naisiaett miehi. Tutkimushaastatteluun osallistunutta kuutta henkil on haastateltu vain yhdellmenetelmll. Kahdenlaisen haastattelumenetelmn kytll pyrittiin vlttmn yhteenmenetelmn liittyvi ongelmia. Shkpostihaastattelun kyttminen toi mys omanmahdollisuutensa intranetin kyttliittymn tutkimiseen haastatteluun vastattaessa.Interpersoonallinen teemahaastattelu tehtiin neljlle tutkimukseen osallistuvalle ja kaksi tehtiinshkpostihaastatteluna.Tutkimukseen osallistuneille haastateltaville kerrottiin, ettei heidn henkilllisyytt paljasteta.Interpersoonalliset haastattelut olivat kestoltaan noin puoli tuntia. Haastattelun aluksi kysyttiinavoimia kysymyksi Helmist, jotta haastateltava saattoi kertoa ajatuksistaan ja kokemuksistaanavoimesti. Avointen kysymysten jlkeen kysyttiin tarkentavia kysymyksi haastateltavanvastauksiin sek muita tarkempia kysymyksi. Haastattelun lopuksi haastateltavan kanssakatsottiin Helmi tietokoneelta ja kytiin lpi haastateltavan ajatuksia ja kokemuksia samalla, kunhaastateltava kytti Helmi ja teki haastateltavalle tavanomaisia toimiaan Helmiss.Shkpostihaastattelut toteutettiin samankaltaisella tavalla. Kysymykset lhetettiinhaastateltaville shkpostitse ja haastateltavat vastasivat kysymyksiin vastausshkpostissa.Shkpostissa annettiin ohjeet vastaamiseen ja tutkimuskysymykset esitettiin niin, ettshkpostin alussa kysyttiin avoimia kysymyksi ja lopussa tarkempia kysymyksi. Shkpostiinvastaamiseen annettiin kaksi viikkoa vastausaikaa. 10

12. 4 Tutkimustuloksia4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaanHaastateltavien toiveita tiedusteltiin haastattelujen aluksi kysymll heilt, mit sin toivoisitkirjaston intranetilta? ja mit mielt olet kirjaston Helmist?. Lhes kaikkien haastateltavienvastauksissa tuli esille nelj toivetta: 1. ett tietoa lytyisi helposti, 2. ett vuorovaikutus ja yhteys muihin kirjastoihin sek niiden tyntekijihin toimisi, 3. ett intranet olisi ajan tasalla ja 4. ett turhaa sislt poistettaisiin tai ett sislt olisi vhemmn.Tiedon hakeminen oli koettu hankalaksi ja asia tuli esille jo haastateltavien ensimmisesskysymyksess, joka ei edes koskenut Helmin negatiivisia puolia: moni vastaaja toi asian esilleensimmisen asiana, joka tuli mieleen toiveista kirjaston intranetia kohtaan. Asia koettiin myshyvin turhauttavana, hankalana sek aikaa vievn. Ensimminen asia, joka monille Helmist tulimieleen, oli siis negatiivinen.Kaikki haastateltavat halusivat, ett erityisesti tyss tarvittavat lomakkeet ja kaavakkeet lytyisivthelpommin. Ongelma koski mys tiedonhaun ammattilaisia, jotka tyskentelevttietopalvelutyss: Toivoisin, ett tieto, kuten asiakirjat ja yhteystiedot, lytyisivt helposti. Haluaisin, ett Helmi elisi ajassa ja ett tarvittavat dokumentit lytyisivt helposti. Toivon ennen kaikkea hyvi hakuominaisuuksia ja lydettvyytt.Vuorovaikutusta eri kirjastojen sek johdon ja tyntekijiden vlill pidettiin trken.Haastateltavat kokivat, ett intranet on trke paikka keskustelulle ja hengen luomiselle kirjastoon: Tm on iso talo ja yhteinen keskustelu on trke hengen luoja. Osallistun keskusteluun melkein joka piv, ainakin pari kertaa viikossa. Toivon intranetilta toimivaa interaktiivisuutta.Kaksi vuotta kytss ollut kirjaston Helmi koettiin edelliseen intranetiin, Kaivoon, verrattuna sekparempana ett huonompana: Nykyisess Helmiss on paljon mahdollisuuksia, mutta ihan kaikkia ei ole saatu kyttn. Helmi on nykyaikaisempi ja siin on paljon uusia ominaisuuksia, mutta Kaivosta oli helpompi lyt tietoa, kun sislt oli jaettu loogisemmin. Keskustelukin sujui 11

13. paremmin, kun sit ei ollut jaettu niin moneen eri paikkaan. Esimerkiksi X-foorumi tuntuu jotenkin vkisin luodulta paikalta keskustelulle.4.2 Helmin kyttHaastateltavat kertoivat kyttvns kirjaston intranetia ajankohtaisten asioiden ja uutistenseuraamiseen, tiedon hakemiseen sek keskusteluun ja vuorovaikutukseen: Kytn Helmi asioiden seuraamiseen ja tarkistamiseen, yhteystietojen etsimiseen. Haen ohjeita, tietoa ja dokumentteja, seuraan keskusteluja. Luen uutisia ja Helmitaulun tiedotteita. Seuraan mys koulutuskalenteria.Kaikkien haastateltavien vastauksissa tuli esille samanlaisia kytttarkoituksia. Esimies- jajohtotason tyntekijt kertoivat tarvitsevansa Helmi enemmn tiedonhakuun, kuin virkailijatasontyntekijt. Keskustelut ja tiedotusasiat koettiin trkein riippumatta typaikasta tai tehtvst.Kaikki haastateltavat kertoivat mys lukevansa Helmi ainakin kerran typivn aikana, useatsanoivat tarkastavansa uutisia ja tiedotteita pari tai kolmekin kertaa typivn aikana. Helmikoettiin trkeksi paikaksi kirjaston yhteisen keskustelufoorumina.4.3 Helmin hyvksi koetut puoletHelmin hyviksi puoliksi koettiin nykyaikaisuus. Kyttliittym koettiin suhteellisen onnistuneeksi.Osa haastatelluista oli mys sit mielt, ett kirjaston Helmin visuaalinen puoli oli pirte, osa halusiparempaa visuaalista puolta: Tm vaikuttaa interaktiivisemmalta, kuin edellisen typaikkani intranet, joka tuntui aika viralliselta. Kyll tst huomaa, ett [intranetin] pohja [kyttliittym] tulee kaupungilta. Voi olla, ett kirjaston intra olisi ollut surkeampi, jos se olisi ollut vain kirjastolle tehty. Pohja on ihan pirte. Ihan toimiva tuo [kyttliittym] on, mutta eplooginen ja tiedonhaku on vaikeaa, kun otsikot ja sislt eivt vastaa toisiaan. Visuaalisesti ihan pirte, mutta kuvat ovat monesti melko harrastelijamaisia. Ylimriset tilpehrit, kuten liekinkuvat keskusteluissa, ovat ihan ylimrisi. Hyvill kuvilla saisi paljon mukavamman nkisen sivun.Oman kirjaston keskustelupalsta koettiin mys trken vuorovaikutus- ja tiedotuspaikkana: Kyn katsomassa parikin kertaa pivss meidn kirjaston palstan. Tiet sitten, mit on tapahtunut ja miss mennn. 12

14. Oman kirjaston keskustelupaikka on hyv tiedottamiseen ja asioista keskusteluun. Helmitaulusta lyt aina trkeimmt asiat.4.4 Helmin huonoksi koetut puoletTiedonhakuLhes jokaisen tutkimuksen osallistuneen haastateltavan vastauksissa kvi ilmi jo ensimmisessvastauksessa voimakas turhautuminen tiedon vaikeaan lytymiseen kirjaston Helmist: Helmist ei lyd mitn. Ei tied, mist lhtee tietoa hakemaan. Helmist saa kaivaa tietoa tosi kauan ja lopulta yritt kytt hakukonetta, joka sekn ei toimi kunnolla. Helmi on melko eplooginen. Otsikot ja sisllt eivt vastaa toisiaan. Liikaa tavaraa, tulee infohky.Tiedonhaun vaikeudet ovat vaikuttaneet uuden intranetin myt kyttjien ajatuksiin jo omistatiedonhaun taidoista. Mys tiedonhakemisen strategioita on joutunut eploogisuuden takiamiettimn: Monesti mietin, kun tietoa ei lydy, ett onko vika minussa tai enk vain ymmrr. Tietoa hakiessa pit alkaa mietti, mik yksikk on tuottanut tiedon tai lomakkeen. Jos ei tied, kuka tiedon tuotti, ei varmastikaan lyd sit. Joskus menen jopa Y-asemalle hakemaan tietoa.Vuorovaikutus ja keskusteluLhes kaikki haastatellut kokivat vuorovaikutuksen yhdeksi trkeimmksi toiveeksi kirjastonintranetia kohtaan. Haastateltavat halusivat keskustelua, jotta yhteys muihin kirjastoihin, muihintyntekijihin sek johtajiin ja alaisiin pysyisi yll, mutta keskustelu koettiin hankalaksi muunmuassa liian monen eri palstan takia hankalaksi: oman kirjaston keskustelupalstan lisksi ollutaikaa ja energiaa seurata useita eri palstoja: Kaivoon verrattuna keskustelu tuntuu kuihtuneen, jotenkin jykistyneen, vaikka noita keskustelualueita on Helmiss enemmn. On aika epselv, mit voi kirjoittaa helmitauluun ja mit X-foorumille. Haluaisin enemmn keskustelua, ettei etnny alaisista. Kaivossa keskusteltiin joskus niin, ett tuli kymmeni kommentteja. Helmiss ei ne sellaista. Keskustelua tuskin syntyy sill, ett kirjoitetaan keskustelunotsikkoon tll ei tarvitse olla shh. Se varmaan tappaakin keskustelua, on jotenkin holhoavaa. Ja jos 13

15. ei tied, mihin noista palstoista oman aiheensa laittaa, niin sit ei laita sitten ollenkaan. Pitisi luoda sellainen ilmapiiri, ettei tarvitsisi mietti, uskaltaako laittaa jonkin asian keskusteluun. Keskusteluetiketti pitisi tosin noudattaa ja keskustelun pitisi minun mielestni olla positiivisempaa silloinkin, kun laitetaan jotain palautetta, joskus kun nkee aika ikvllkin svyll kirjoitettuja kommetteja. Olisi kiva saada Helmiin sellainen Facebook-keveys, jotta tulisi matala kynnys osallistua keskusteluun.Sislln mrKirjaston Helmin suurin osa haastatelluista koki sisllltn liian isoksi. Kun sislt on joetusivulla noin kolmen alas skrollatun ruudullisen verran, Helmin lukijalle tulee infohky sisllnpaljoudesta: Etusivu on liian tynn, se vaikeuttaa hahmottamista. Helmiss on ihan tosi paljon kaikkea. Joskus mietin, onko tm kaikki ihan tarpeellista. Liian paljon sislt, ett huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita, kaikkea kun ei voi noteerata. Kaikkea on liikaa ja asiat on hajautettu eploogisesti. Turhaa ja pllekkist sislt voisi karsia pois, tulisi varmaan toimivampi paketti.Otsikointi ja sislln rakenteellinen jsentminenUsea haastateltava mainitsi, ett Helmin potsikot olivat sisllltn epselvi, ett otsikoidensislt ei vastannut otsikkoa ja ett sislt oli jaettu eploogisesti: Ylotsikot eivt ole loogisia, otsikot eivt vastaa sislt. Tarvitaan selke ja yksinkertaista ryhmittely eri aiheisiin, npprist otsikoista ei ole iloa, jos asia ei lydy. Otsikoiden alta ei yleens lydy minun logiikkani mukaan sit, mit otsikko kertoo. Mik ihmeen X-foorumi? Mit se X siin oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain Keskustelupalsta?Sislln pllekkisyys, se, ett sama tieto tai lomake lytyy useammasta kuin yhdest paikasta,hmsi mys tiedonhakijoita: Vaikea sanoa, ett onko tll pllekkist sislt, kun ei koskaan muista, mist viimeksi lysi jonkun dokumentin. Luulen kyll ett on. Olisi selkemp, jos yksi asia lytyisi vain yhdest paikasta. Harvemmin muistaa, ett mist lysi edellisen kerran jonkun tiedon. 14

16. Visuaalinen puoli ja taittoKirjaston Helmin visuaalinen puoli tyydytti suurta osaa haastatelluista. Visuaalinen puoli saikuitenkin osalta haastatelluista palautetta: Tm pohja on visuaalisesti ihan mukava, mutta pienet tilpehrit hiritsevt. Valokuvien tasoa pitisi parantaa, koska niill se visuaalisuus paranee. Olen ihmetellyt, miksi tuossa paraatipaikalla on tuo kuva, joka ei edes vaihdu melkein koskaan. Vhn rsytt mys tuo markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava. Sininen vri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyll olla enemmn, jotain pirteit kuvia. Vhn niin kuin verkkolehdiss, joissa trke juttu on aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu. Visuaalisesti on vhn platku. Vhn kiinnostavampi voisi olla. Isompia kuvia ja enemmn ihmisi kuvin.4.5 Haastateltavien muutostoiveitaTiedonhaun parantamiseen liittyvi muutosehdotuksia tuli erityisesti tietopalvelutysstyskentelevilt tyntekijilt ja tietoteknisesti suuntautuneilta haastateltavilta. Muutostoiveetliittyivt erityisesti otsikoiden kieleen, sislln jakamiseen otsikoiden alle sek turhan sisllnvhentmiseen: lhes kaikki haastateltavat kaipasivat informatiivisesti muotoiltuja otsikoita, vaikkane olisivatkin tylsi: asioista haluttiin otsikko asioiden oikeilla nimill. Osa vastaajista halusi, etthaettua asiaa tytyisi voida hakea samojen otsikoiden alta, miss ne on julkaistukin. Hakukoneenavulla kukaan ei kertonut lytvns erityisen hyvin hakemaansa asiaa. Otsikoita voisi mietti uudelleen. Mys vhemmn on enemmn periaate kyttn. Esim. Blogit ja juttusarjat ja Vastaa IGS-kysymykseen voisi jtt pois: sivu on liian tynn, se vaikeuttaa hahmottamista. Npprist otsikoista ei ole iloa, jos asia ei lydy. Otsikoita pitisi muuttaa informatiivisemmiksi. Otsikosta pit kyd selkesti ilmi, mit sen alla on. Sislln pitisi vastata otsikkoa. Nyt se ei vastaa, ja sen takia tietoa on vaikea lyt. Miksikhn esimerkiksi kaikki lomakkeet eivt kuitenkaan lydy kohdasta lomakkeet ja asiointi? Tllainen eploogisuus johtaa tiedonhakijan harhaan. Sitten esimerkiksi laarissa on noita dokumentteja, mutta niitkn ei ole jaettu minknlaisiin luokkiin. Pitisi voida etsi (vanhaa koulutusta, uutista tai asiaa) samojen otsikoiden alta, miss ne on julkaistukin. 15

17. Toisiinsa sekoittuvat otsikot hmsivt haastateltavia. He toivoivat selkeyttmist erityisestiAsiakaspalvelu , Tyn tueksi sek Kirjastolaiset otsikoille uusia nimi, koska ne menevtsekaisin. Tilalle toivottiin hyvin yksiselitteisi otsikoita, joista kvisi heti ilmi otsikon alla olevasislt.Kirjastotyntekijt ovat luokituksen ja asiasanoituksen mestareita ja he ovat oppineet lokeroimaansisllt luokitusjrjestelmn mukaan. Voi olla, ett erityisesti tmn takia kirjaston tyntekijt eivtymmrr eploogisella tavalla jrjestetty sislt: Luokitukset tytyisi jrjest aiheen mukaan, niin kirjaston vki ajattelee. Asiasanoitus voisi auttaa. Aakkosellinen luettelo otsikoiden lisksi voisi auttaa. Yksiselitteinen ryhmittelymerkint jokaiseen viestiin auttaisi lytmn asian myhemmin saman otsikon alta.Toinen trke muutostoive oli haastattelujen perusteella sislln mrn vhentminen, koskasislln suuri mr aiheutti hahmottamisen vaikeutta ja tuotti informaatiohky:tiedonhakutilanteessa haastateltavat kertoivat usein turhautuvansa suuren tietomrn edess jalopulta nrkstyvns, kun tietoa ei lydy helposti ja nopeasti. Haastateltavien mielesteploogisen sislln jakamisen takia tietoa ei myskn opi lytmn, koska reittej tiedonlhteelle ei opi muistamaan. Seuraavalla kerralla ei en muista, mist tiedon lysi. Helmille tarvittaisiin innostunut toimittaja.Hakukoneeseen toivottiin mys parannusta, jotta tietoa lytyisi paremmin erityisesti silloin, kun sitei lydy suoraan tietolhteeseen pyrittess. Hakukoneeseen toivottiin erityisesti sit, ett hakuvoitaisiin rajata vain kirjaston Helmin sisltn. Hakua toivottiin mys kaikkeen kirjaston Helminsisltn, mys dokumentteihin: Kaikkia asioita pitisi voida etsi (ja lyt). Pitisi olla hyv Helmi-Google, joka lytisi kaiken.Sislt haastateltavat halusivat karsia etenkin etusivulta, koska liian suuri sislln mr koettiinahdistavaksi, turhauttavaksi ja sen todettiin aiheuttavan hahmottamisen vaikeutta. Poistaisin etusivulta tavaraa. Yhdistisin mys keskustelufoorumeita, niit on nyt ehk liian monta. 16

18. Mik tuo Huom! -kohta on? En ole koskaan tajunnut sen funktiota. Koulutukset on toinen epselv kohta: en ymmrr, miten ne kulkevat ja vaihtuvat. Tarvitaankohan niit etusivulla? Blogit ja juttusarjat sek Vastaa IGS -kysymykseen voisi jtt pois.Helmin etusivun alareunassa uutisten alla sijaitsevaan mediaseurantaan oltiin posin tyytyvisi:mediaseurantaan tulee sek Helsingin kaupunginkirjastoa sek muita kirjastoja ja kirjallisuudenalan toimijoita koskevia uutisia eri medioista. Uutislinkit koettiin tarpeellisiksi, koska niist pystyyhelposti seuraamaan alan uutisia ja kehityst.Mediaseurantaan toivottiin kuitenkin juttuarkistoa, koska haastateltavien mielest monesti tuleetilanteita, joissa jotain vanhaa uutista tarvitsisi etsi. Osaa haastateltavista mediaseurannanotsikoiden liikkuminen ei miellyttnyt, vaan Helmin etusivusta haluttiin staattinen.4.6 Trkeimmt sisllt ja turhiksi koetut sislltKirjaston Helmin koko koettiin turhan isoksi. Monen haastateltavan mielest huomio ei riittnytkaikkeen sisltn ja jotkut sanoivat, ett jo Helmin etusivun koko tuntui ahdistavalta: Etusivua tytyy skrollata jonkun kerran, ett psee alas. Tavaraa on vhn liikaa. Mik on laari? Ja mit ovat kaikki nm muut pienet otsikot? Tuntuu, ett nit linkkej ja nippeleit on liian paljon. Sivu on liian tynn, se vaikeuttaa hahmottamista. Helmiss on liian paljon sislt, ett huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita.Haastateltavien toiveissa oli, ett sislt vhennettisiin ja yhdistettisiin ylotsikoiden alle. Erisisltj koettiin trkeiksi, toisia taas vhemmn trkeiksi.Trkein sisltHaastateltavat kokivat Helmitaulun kaikkein trkeimmksi sisllksi. Helmitaulusta pystyyhaastateltavien mukaan seuraamaan trkeimpi, koko organisaatiota koskevia ajankohtaisiaasioita. Toinen trke paikka olivat oman kirjaston keskustelupaikat, joista seurataan omankirjaston tapahtumia ja tiedotteita. Helmitaulusta nkee heti, mit kirjastossa tapahtuu. Helmitaululle tulee aina trkeimmt arkipivn tyhn liittyvt tiedoteasiat.Kirjaston omia uutisia haluttiin seurata mys ja ne tuntuivat asettuvan loogiselle paikalle etusivulla.Kirjaston linkit -kohta koettiin nopeaksi ja helpoksi tavaksi siirty suoraan usein kytettyihinosoitteisiin ja niit haastateltavat kertoivat kyttvns ahkerasti. 17

19. Puhelinluettelo koettiin trkeksi tietolhteeksi: Merexi kytn jatkuvasti.Vhemmn trkeksi koettu sisltVhemmn trkeit ja turhaksi koettuja sisltj oli jokunen. Moni haastateltava koki sivunoikeassa ylreunassa olevan Huom! -kohdan turhaksi ja jokseenkin epselvksi sisllksi, jonkatarkoitus ei kynyt erityisen hyvin selvksi haastatelluille. Huom! on aika outo ja hieman epselv kohta. Ilmaantuuko se siihen aina joskus? En oikein tied, kenelle ja mihin se on tarkoitettu.Useat kokivat mys IGS -kysymyksen tarpeettomana, koska verkkotietopalveluun vastaavathenkilt nkevt kaikki kysymykset kirjautuessaan sisn. Niille, jotka eivt tee verkkotietopalvelu-ja tietopalvelutyt, IGS -kysymyksen sislt ji mys turhaksi sisllksi: yksittinentietopalvelukysymys ei ylit kiinnostuskynnyst. Koska en tee tietopalvelutyt, se [IGS -kysymys] ei anna minulle oikein mitn.Pari haastateltavaa ehdotti mys blogeja turhana ja tapahtuma- ja koulutuskalenterikaan eierityisemmin kiinnostanut haastateltavia: En lue blogeja, koska en saa niist paljon. En tied, lukeeko niit monikaan. Onkohan tuon koulutuskalenterin oltava etusivulla? Sehn voisi olla jonkun otsikon alla, koska jos joku haluaa koulutukseen, niin hn kyll hakee koulutustietoa.Moni haastateltava sanoi, ett eri keskustelupalstoja tytyisi yhdist, koska useaakeskustelupalstaa ei jaksa seurata. Kaikki eri kirjastoissa tyskentelevt kirjastotyntekijt lukevatensisijaisesti Helmitaulua sek oman kirjastonsa palstaa: niden lisksi ei jaksettu kiinnittpaljonkaan huomiota muihin palstoihin. Tarvitaankohan nit palstoja nin monta? On aika epselv, mit voi kirjoittaa helmitauluun ja mit X-foorumille. Mik ihmeen X-foorumi? Mit se X siin oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain Keskustelupalsta? Keskustelupalstan ei tarvitsisi olla tuossa etusivulla, koska siin on jo Helmitaulu, johon tulee mys keskusteluja. X-foorumi voisi olla tuolla ylotsikon takana niille, jotka haluavat sitten keskustella jostain kevyemmst asiasta, joka ei liity tyhn. Tai sitten voisi olla vain Helmitaulu, johon tulisi sitten ne tykeskustelutkin. Minusta tuo kuuma linja on hyv ja tarpeellinen varsinkin kaikissa ongelmatilanteissa, mutta X-foorumin paikka ei ole mielestni etusivulla. 18

20. Osa haastateltavista poistaisi mys Kuuman linjan: Miksi on erikseen kuuma linja? Kyllhn esimiehet ja johtokin lukevat Helmitaulua ja voivat vastata siihen. Minusta tmn voisi poistaa. Kaikki keskustelut voisi yhdist ja Helmitaulussa voisi olla, no, nuo arkityt koskevat ilmoitukset, niin kuin tuossa lukeekin. Mielestni yksi iso, Facebook -tyylinen keskustelupalsta olisi hyv.4.7 Visuaaliset muutostoiveetVisuaalinen puoli kirjaston Helmiss koettiin posin hyvn, mutta yksinkertaistamista ja selkeyttkaivattiin siihenkin. Turhista merkeist ja symboleista kaivattiin eroon. Mys dynaamisempaa otettavalokuviin toivottiin: Sininen pohjavri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyll olla enemmn, jotain pirteit kuvia. Vhn niin kuin verkkolehdiss, joissa trke juttu on aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu. Vhn rsytt tuo piirroskuvan markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava. Kuvan paikallahan voisi olla aina kirjaston uusin uutinen. 19

21. 5 PtelmiTmn tutkimuksen perusteella nyttisi silt, ett kirjaston Helmi koetaan trkeksi viestinnnkanavaksi, jota kytetn paljon vuorovaikutukseen koko organisaation tasolla ja oman kirjastontasolla sek erilaisen tiedon hakemiseen. Kirjaston Helmist seurataan mys ajankohtaisia asioitaja uutisia sek tiedotteita koko kirjaston sek oman kirjaston tasolla.Haastateltavien kokemuksissa ja kommenteissa kvi kuitenkin ilmi, ett negatiivinen kokemus jaerityisesti tiedon hakemisen vaikeus on monelle ensimminen asia, joka tulee mieleen kirjastonHelmist: moni haastateltava koki ensimmisen mielikuvanaan turhautumisen ja ahdistuksenkokemuksia ajatellessaan kirjaston omaa intranetia. Tilanne vaikutta tmn vuoksi vaikealta,erityisesti kun kirjastossa tyskentelee tiedonhaun ammattilaisia, joilla on nkemyst ja kokemustatiedonhakemisesta, tiedonhakujrjestelmist sek tietosisltjen haravoinnista.Tiedonhaun ongelma aiheuttaa hankaluuksia arkipiviseen tyskentelyyn, katkaisee tytehtvtja vie tyaikaa turhaan. Tiedonhaun ongelmasta johtuva negatiivinen asenne voi vhent mystyntekijiden osallistumista yhteiseen viestintn intranetissa.Negatiivinen mielikuva voi ajan kuluessa siirty henkilkunnan asenteeseen intranetia kohtaan,joillakin se tuntuu jo siirtyneen. Tm voi aiheuttaa pahimmillaan hankaluuksia organisaationsisiseen viestintn ja tt kautta mys ulkoiseen viestintn, joka toimii tiiviiss yhteydesssisisen viestinnn kanssa. Ongelma voi olla erityisen hankala sen vuoksi, ett intranet on ehktrkein koko tyyhteisn hengen luoja.Ahdistavaa tunnetta ja informaatiohky aiheutti mys kirjaston Helmin suuri koko jahaastateltavista liian laajalta tuntunut sislln mr: noin kolmen nytn mittaisella etusivulla onniin paljon sislt, ett intranetin kyttj ei pysty en hahmottamaan sislt.5.1 Kirjaston Helmin ongelmatTmn tutkimuksen haastattelujen perusteella nyttisi silt, ett kirjaston Helmin pahimmatongelmat ovat: 1. tiedon hakemiseen liittyvt ongelmat 2. intranetin sislln suuri mr 3. sisltrunko ja sislln jsennys 4. keskusteluun ja vuorovaikutukseen liittyvt ongelmat sek 5. pienimuotoiset visuaaliset ongelmat. 20

22. Lhes kaikki ongelmista liittyvt lheisesti mys toisiinsa, vaikka ne voidaan eritell mys omiksiongelmikseen. Ratkaisuja haettaessa kaikkia on hyv pohtia sek yhdess ett erikseen.5.2 RatkaisuehdotuksiaHaastateltavilta tuli tutkimuksessa monia hyvi ehdotuksia kirjaston Helmin ongelmienratkaisemiseksi:1. Menu-valikon otsikot tytyisi muuttaa informatiivisiksi. Otsikoihin ei kaivattu sanoilla leikittely vaan yksinkertaisia ja selkeit sanoja. Otsikon alla oleva sislt tulisi aueta jokaiselle yhdell lukemalla. Esimerkiksi: Etusivu Henkilst Johtaminen KeskusteluHaastateltavat ehdottivat mys, ett otsikot muotoiltaisiin niin, ettei niiden sislt voisi sekoittaatoisiinsa, koska tietoa hakiessa joutuu etsimn hakemaansa tietoa kahdesta tai useammastapaikasta.2. Haastateltavat ehdottivat, ett turhaa sislt karsittaisiin. Erityisesti etusivua haluttiin pienemmksi, koska hahmottaminen oli vaikeaa ja koska liika sislt aiheutti informaatiohky. Mys pllekkist sislt haluttiin karsia pois. Poistattavaksi ehdotettiin: Vastaa IGS-kysymykseen Blogit ja juttusarjat Keskusteluja yhdistettisiin Kuvituskuvan tilalle ehdotettiin uutisen paikkaa.3. Haastateltavat ehdottivat, ett sislt tulisi jsent uudelleen ja loogisemmin aiheen mukaan. Erityisesti haastateltavia hmsivt otsikoiden Asiakaspalvelu, Kirjastolaiset, Suunta ja tavoite ja Tyn tueksi otsikoiden sisllt. Niiss oli haastateltavien mukaan eploogisuutta ja pllekkisyytt.4. Keskustelu koettiin trkeksi, mutta haastateltavien mukaan se toimi hyvin vain oman yksikn keskustelussa. Lhes kaikki haastateltavat ehdottivat, ett yksi yhteinen keskustelupalsta riittisi koko organisaatiolle. Ratkaisuksi tuli erilaisia ehdotuksia: pidetn oman kirjaston palstan lisksi Helmitaulu pidetn oman kirjaston palstan lisksi Helmitaulu ja Kuuma linja. 21

23. 5. Graafista vuorovaikutusta voisi parantaa yksinkertaisilla muutoksilla. Sislln yksinkertaistamisen lisksi haastateltavat ehdottivat intranetin visuaalisen puolen yksinkertaistamista poistamalla turhaksi koettuja symboleja ja merkkej. Osa haastateltavista toivoi isompia kuvia ja esimerkiksi nykyisen kuvituskuvan muuttamista isoksi uutiseksi. 22

24. LopuksiTm proseminaarity oli pieni tutkimus, jonka tarkoituksena oli kuulla kirjaston Helminkyttjkokemuksia: mit hyvi ja mit huonoja puolia Helmiss on ja miten tutkimustulostenperusteella kirjaston Helmi voisi kehitt. Tutkimuksella saatiin samanlaisia tuloksia, kuinviestintosastolle tulleessa palautteessa oli saatu, mutta mys arvokkaita parannusehdotuksia.Kirjaston Helmin on ollut kytss kaksi vuotta ja tutkimukseen osallistuneet haastateltavat ovatpsseet jo yli muutoksen aiheuttamasta muutosvastarinnasta: tmn vuoksi palautteeseen olisihyv suhtautua vakavasti. Erityisesti tiedonhaun ongelmaan olisi ehdottomasti hyv puuttua,koska se aiheuttaa hankaluutta arkipivn tyhn ja muuttaa tyntekijiden kokemusta jamielikuvaa intranetista negatiiviseksi. Tll hetkell kirjaston Helmin kytettvyys ei ole tsssuhteessa mainittavan hyv: intranetia olisi hyv kehitt palvelemaan paremmin kyttjientarpeita.Haastateltavilta saatiin sek hyvi ett huonoja kokemuksia ja ratkaisuehdotuksia Helminongelmiin. Monet ehdotukset ovat toimivia ja toteutettavissa sellaisenaan, toisia ehdotuksia voisitutkia tarkemmin muun muassa tutkimalla Helmin kyttlukuja.Tiedonhakuongelmia voisi lhte tutkimaan mys lis kokoamalla esimerkiksi pienen, muutamankerran kokoontuvan tyryhmn kaupunginkirjaston tietoammattilaisista: kirjastossa tyskentelevtihmiset on koulutettu tiedonhallintaan ja tiedonhakemiseen, joten heilt voisi saada mys hyviratkaisuja.Kirjaston Helmin kehittmisess tulisi ottaa huomioon kirjaston strategia sek tulevaviestintstrategia, jossa olisi hyv mritell mys sisisen viestinnn ja intranetin tavoitteet jasuunta, jotka sitten ohjaisivat kirjaston Helmin sislttyt. Suuria muutoksia ei mielestni kannatalhte tekemn, ennen kuin viestintstrategia on saatu ohjaamaan koko sisisen viestinnn tytsek intranetia.Kirjaston Helmi voisi mahdollisuuksien mukaan kehitt mys ottamalla kyttn enemmnsosiaalisen median piirteit ja tykaluja, koska tll hetkell nytt silt, ett somen erilaisetsovellukset ovat muuttaneet ihmisten tapaa hahmottaa verkkomedioita ja koska somen erisovelluksista voi lyty monia hydyllisi sovelluksia yhteisviestintn, oppimiseen, ryhm- japrojektitihin sek erityisesti koko tyyhteisn vliseen vuorovaikutukseen.Kirjaston Helmill on hyv ja toimiva tulevaisuus kirjaston trkeimpn sisisen viestinnnkanavana, jos sen kehittmiseen suunnataan tytunteja, voimavaroja ja energiaa. 23

25. 6 Lhteet: Chu, Heting (2003). Information Representation and Retrieval in the Digital Age. ASIS&T. Jokela, Timo (2010). Navigoi oikein kytettvyyden vesill. Opas kytettvyysohjattuun vuorovaikutussuunnitteluun. Vyl-Yhtit Oy Juholin, Elisa (2009a). Communicare! Viestint strategiasta kytntn. Infor. Juholin, Elisa (2009b). Viestinnn vallankumous. Lyd uusi tyyhteisviestint. WSOY. Juholin, Elisa (2010). Arvioi ja paranna. Viestinnn mittaamisen opas. Infor. Luukkonen, Jussi (2009). Digitaalinen viestint. Teoksessa Juholin, Elisa (2009): Communicare! Viestint strategiasta kytntn. Infor. Rouvari, Ari (2012). Digitaaliset kirjastot ja tietovarannot -kurssin luentomoniste. Helsingin yliopisto / Palmenia. Steri, Riitta, Hosiokoski, Tiina (2008). Opas: Sisisen viestinnn abc. TIedoteDeski Finland Oy. Luettavissa: http://tiedottaja.fi/pdf/sisaisen_viestinnan_abc.pdf Tietoa jrjestelmst. Helmi. Helsingin kaupungin shkinen typyt. Luettu 4.6.2012 Taarasti, Riitta (2007). Helsingin kaupunginkirjaston sisisen viestinnn analyysi. Tarkastelussa kaupunginkirjaston intranetin tila ja kehittmistarpeet. WERCOM verkkoviestinnn opintokokonaisuus. Helsingin yliopiston viestinnn laitos ja Palmenia 5.5.2007. Taarasti, Riitta (2008). Nin kytt Kaivoa. Taustaa. Helsingin kaupunginkirjaston kyttohje Kaivo-intranetissa. Siukonsaari, Anssi (2002). Yhteisviestinnn opas. 2. tarkistettu painos. Tietosanoma. berg, Leif (1993). Riemua johtamiseen! Esimiehen viestintopas. Tietopaketti Oy. 24

26. 7 Liitteet7.1 Kysymysrunko 1. Mit toivoisit kirjaston intranetilta? 2. Mit sinulle tulee mieleen kirjaston Helmist? 3. Mit mielt olet kirjaston Helmist? 4. Mit pidt kirjaston Helmin visuaalisesta puolesta? 5. Mihin kytt kirjaston Helmi? 6. Mit toivoisit kirjaston Helmilt? 7. Mitk ovat kirjaston Helmin hyvt puolet? 8. Mik on parasta kirjaston Helmiss? 9. Mitk ovat kirjaston Helmin huonot puolet? 10. Mik on huonointa kirjaston Helmiss? 11. Mit parannettavaa Helmiss on mielestsi? 12. Mit muuttaisit kirjaston Helmiss? 13. Mik on trkeint tai oleellisinta sislt kirjaston Helmiss? 14. Mik ei ole trke tai oleellista sislt kirjaston Helmiss? 15. Onko tiedon hakeminen kirjaston Helmist helppoa? 16. Mik vaikeuttaa tiedonhakua kirjaston Helmist? 17. Mik helpottaisi tiedonhakua kirjaston Helmist? 18. Miten itse ratkaisisit kirjaston Helmin tiedonhaun ongelmia? 25