Helsingin yliopisto / Palmenia

2012

Kirjaston Helmi -intranetin

käyttäjäkokemukset

Proseminaarityö

Maisa Korhonen

1

Sisällysluettelo 1 Johdanto .................................................................................................................................. 2

2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa ......................................................................................... 3

2.1 Yhteisö- ja organisaatioviestintä ....................................................................................... 3

2.2 Sisäinen viestintä ja markkinointi ...................................................................................... 3

2.3 Viestinnän arviointi ............................................................................................................ 4

2.4 Intranet sisäisen viestinnän kanavana .............................................................................. 5

2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteet ...................................................................................... 6

2.6 Käyttöliittymä .................................................................................................................... 7

2.7 Helsingin kaupunginkirjasto .............................................................................................. 8

2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi .................................................................. 8

3 Menetelmät ............................................................................................................................ 10

4 Tutkimustuloksia .................................................................................................................... 11

4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan ........................................................ 11

4.2 Helmin käyttö .................................................................................................................. 12

4.3 Helmin hyväksi koetut puolet .......................................................................................... 12

4.4 Helmin huonoksi koetut puolet ........................................................................................ 13

4.5 Haastateltavien muutostoiveita ....................................................................................... 15

4.6 Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt ................................................................... 17

4.7 Visuaaliset muutostoiveet ............................................................................................... 19

5 Päätelmiä ............................................................................................................................... 20

5.1 Kirjaston Helmin ongelmat .............................................................................................. 20

5.2 Ratkaisuehdotuksia ........................................................................................................ 21

Lopuksi ......................................................................................................................................... 23

6 Lähteet: .................................................................................................................................. 24

7 Liitteet .................................................................................................................................... 25

7.1 Kysymysrunko ................................................................................................................ 25

2

1 Johdanto

Tämä proseminaarityö käsittelee Helsingin kaupunginkirjaston ”Helmi” –intranetin käyttöä.

Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, millaisia käyttäjäkokemuksia kirjaston henkilöstöllä on

Helmistä. Käyttäjäkokemusten tutkimisen tavoitteena on saada selville, mitä hyvin toimivia ja mitä

huonosti toimivia puolia Helmissä on ja tätä kautta selvittää, miten Helmi -intranetia voisi kehittää,

jotta siitä tulisi toimiva viestintäkanava koko kaupunginkirjaston väelle. Tutkimuksessa keskitytään

erityisesti kirjaston Helmin ongelmiin sekä niiden ratkaisemiseen.

Tutkimusta lähdettiin tekemään Helsingin kaupunginkirjaston viestintäosaston toiveesta.

Viestintäosastolla on tavoitteena Helmin kehittäminen, mutta kaksi vuotta käytössä olleen kirjaston

Helmin käyttöä ei ole vielä tutkittu. Eri yhteyksissä viestintäosastolle on kuitenkin kiirinyt palautetta

erityisesti Helmin käyttöön liittyvistä ongelmista.

Helmi-intranet otettiin käyttöön Helsingin kaupunginkirjastossa keväällä 2010 ja se on osa

Helsingin kaupungin eri virastoissa käytössä olevaa yhteistä intranet-järjestelmää. Kaupungin

kaikilla virastoilla on käytössään samanlainen alusta, jota voidaan profiloida paikallisesti eri

virastoissa.

Tämä tutkimus on toteutettu kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimus voi toimia

tutkimuspohjana ja suuntaa antavana selvityksenä laajemmalle tutkimukselle.

3

2 Teoriataustaa ja muuta taustatietoa

2.1 Yhteisö- ja organisaatioviestintä

Yhteisöviestintää tai organisaatioviestintää voi lähestyä monella tavalla. Kokonaisuutena se

tarkoittaa kuitenkin työyhteisössä ja organisaatiossa tapahtuvaa sisäistä ja ulkoista viestintää.

Yhteisöviestintään perehtyneen professori Elisa Juholin (2009a, 141-145) mukaan

yhteisöviestintää voi lähestyä lääkeruiskumallin tai prosessimallin kautta sekä organisaation yhden

kokonaisuuden, viestintäkulttuurin kautta.

Uuden työyhteisöviestinnän agenda on Juholinin mukaan vastuullista dialogia ja vuoropuhelua:

”Viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset toimivat ja missä he tuottavat ja vaihtavat tietoa ja

kokemuksia vastuullisesti ja itseohjautuvasti”. Juholinin mukaan kuusi uuden työyhteisöviestinnän

peruspilaria ovat:

1. isoja ja merkityksellisiä asioita käsitellään yhdessä vuorovaikutteisesti 2. ajantasainen tieto on sitä tarvitsevien saatavilla 3. tunnelma on rento ja vapaamuotoinen 4. osallistuminen ja vaikuttaminen on mahdollista jokaiselle 5. yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilöitä ja yhteisöä 6. työnantajamaine on jokaisen työtä

Juholinin mukaan organisaation jokainen jäsen on viestijä (2009a, 156). Johdon ja johtoryhmän

tärkein tehtävä on sen sijaan strategisesti elintärkeiden asioiden saattaminen kaikkien tietoon sekä

niistä keskustelu. Johtamisen työkaluna viestintä on erittäin tärkeä tekijä ja viestintä liittyy

johtamiseen kiinteästi.

Sisäisen viestinnän foorumeita ja niiden täydentäjiä on paljon. Fyysinen työtila on keskeinen

viestintäpaikka, jossa työskennellään, vietetään taukoja ja kommunikoidaan. Erilainen

viestintäteknologia, kuten internet, intranet, sähköposti ja mobiilit viestintäverkot toteuttavat myös

nykyaikaista yhteisöviestintäkulttuuria. Uutena viestintävälineenä toimii sosiaalinen media, joka

myös edistää verkostoitumista. Somessa olennaista on kasvokkaisviestintääkin kuvaava

osallistuminen ja vuorovaikutus sekä se, että käyttäjät voivat luoda ja muokata sisältöjä.

2.2 Sisäinen viestintä ja markkinointi

Työyhteisön viestintä on pääosin henkilöstöviestintää ja sen merkitys on kasvanut jatkuvasti.

Yhteisön sisäiseen viestintään kuuluu yhteystoiminta (yhteydenpito henkilöstön kanssa) ja tiedotus

(sanomien ja tiedon välittäminen henkilöstölle). Siukonsaari (2002, 66) katsoo, että sisäiseen

viestintään kuuluvat:sisäinen yhteystoiminta.

4

sisäinen yhteystoiminta,

sisäinen tiedotus,

sisäinen markkinointi,

perehdyttäminen,

luotaus ja

työtiedotus.

Sisäinen viestintä on Åbergin (1993, 107) mukaan ensisijaisesti sosiaalistamista, kuten työhön ja

organisaatioon perehdyttämistä, ja toissijaisesti informoimista ja perustoimintojen sekä työn

tukemista. Sisäistä viestintää ohjataan viestintästrategialla, joka nojaa vahvasti organisaation

strategiaan. Tämän lisäksi sisäistä viestintää ohjataan vuosisuunnitelmalla sekä

hankesuunnitelmilla. Sisäisellä viestinnällä, kuten koko yhteisön viestinnälläkin, pyritään koko

yhteisön menestymiseen.

Yhteystoiminta ja kommunikaatio tuovat johdon ja työntekijät vuorovaikutuksen kautta lähemmäksi

toisiaan ja luo koko organisaation väestä yhteisöryhmän. Tiedotuksella välitetään tärkeää tietoa,

pidetään koko henkilökunta ajan tasalla, viestitään muutoksesta ja kirkastetaan yhteisön kuvaa.

Myös johtamis- ja esimiesviestintää toteutetaan sisäisessä tiedotuksessa.

Sisäinen markkinointi tarkoittaa yksinkertaistetusti työyhteisön toiminta-ajatuksen, arvojen, tapojen,

perusviestien, kampanjoiden yms. markkinointia henkilöstölle. Sisäisen markkinoinnin tavoitteena

on mm. työilmapiirin luominen ja parantaminen sekä organisaation asettamien tavoitteiden

saavuttaminen. (Siukonsaari, 2002, 122 - 124).

Sisäisessä viestinnässä ja markkinoinnissa täytyy muistaa, että tietojen muuttamiseen riittää

asiallinen tiedote tai uutinen, mutta asenteiden muuttamiseen tarvitaan henkilökohtaista

vaikuttamista (Åberg, 1993, 51).

2.3 Viestinnän arviointi

Elisa Juholinin (2010, 15) mukaan viestinnän arviointi ei ole ollut viestintäihmisten vahvinta aluetta.

Tämän takia viestintätyössä on tärkeää huomata, että yhteisöviestintää täytyy parantaa tarttumalla

epäkohtiin, tekemällä tutkimusta ja ratkaisemalla ongelmia. Myös jatkuva palautteen seuraaminen

on tärkeää. Kaiken yhteisöviestinnän täytyy tukea koko organisaation strategiaa ja sen täytyy olla

osa kaikkea organisaation toimintaa.

Arvioinnin avulla selvitetään, ”ovatko viestinnän tavoitteet linjassa koko organisaation strategian

kanssa, miten toimitaan, missä määrin asetetut tavoitteet on saavutettu ja missä on eniten

parantamisen varaa” (Juholin, 2010, 29). Arviointia (evaluation, assessment) on käytetty Juholinin

mukaan perinteisesti ainakin taloutta, tilivelvollisuuksia, laatua ja panos-tuotosta seuratessa.

5

Yksinkertaisimmillaan arviointi on kuitenkin tutkimista, tuloksen ja muutoksen seuraamista

suhteessa tavoitteisiin.

Viestintää voidaan Juholinin (2010, 30-33) arvioida monesta eri näkökulmasta, kuten

velvollisuuksien, kehittämisen tai tietohallinnon näkökulmasta. Arviointi voi olla sidottu tavoitteisiin

tai niistä irrallista. Arviointi vaatii kuitenkin aina tutkimusta ja siinä katsotaan sekä taaksepäin että

eteenpäin. Arviointi lähtee organisaation päättäjien tai esimerkiksi sidosryhmien tarpeista tai

tavoitteista. Se voi olla lyhytkestoista tai tilannekohtaista, mutta myös pitkäkestoista: pitkäkestoinen

arviointi liitetään yleensä viestintästrategiaan ja viestinnän seurantaan. Arviointi on aina

suhteellista ja vertailevaa, koska absoluuttisia totuuksia ei tässäkään asiassa ole. Arviointiin

voidaan käyttää monenlaisia menetelmiä, joiden käyttöä on hyvä pohtia suhteessa arvioinnin

tavoitteeseen.

Digitaalisen ja verkkoviestinnän arvioinnissa voidaan käyttää apuna myös web-analytiikkaa, joka

on verkkosivun käyttäjätiedon hyödyntämistä siten, että verkkosivukävijöiden liikkumista, viipymistä

ja toimintaa seurataan tilastoista (Juholin, 2010, 136). Intranetinkin käyttöä voidaan seurata

käyttötilastoista.

2.4 Intranet sisäisen viestinnän kanavana

Intranet on ”sisäisen viestinnän verkko, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä” (Juholin, 2009a, 176).

Se on ”suora tie ihmiseltä toiselle, asiasta toiseen ja tilanteessa kuin tilanteessa” (Juholin, 2009a,

265). Intranetin hyötynä viestintäkanavana voidaan nähdä muun muassa se, että se on ainakin

osittain vähentänyt sähköpostin käyttöä.

Suhtautuminen intranetiin vaihtelee: osalle ihmisistä intranetin lukeminen on päivittäinen toiminto ja

rutiini sekä ajantasaisen tiedon päivittämisen kanava. Toisille se on taas turhauttava kokemus,

josta on vaikea löytää tietoa ja jonka hidas päivittyminen vie mielenkiintoa. (Juholin, 2009b, 77).

Intranetin osuutta yhteisöviestinnässä määrittelee digitaalisen viestinnän yläotsikko. Digitaalinen

viestintä on pääasiassa organisaation verkkoviestintää, jossa intranet on yksi merkittävänä

kanavana. Verkkoviestinnän tuleminen osaksi yhteisöviestintää ei ollut ratkaisu kaikkeen, vaan toi

mukanaan uusia ongelmia ja ennalta arvaamattomia tilanteita. Digitaalinen viestintä edellyttää

organisaatiossa esimerkiksi uudentyyppisten taitojen ja osaamisen kehittämistä: se vaatii

ominaislaatunsa mukaisen kerronnan ja ilmaisun ymmärrystä eli medialukutaitoa sekä mediatajua.

Digitaalinen viestintä on kuitenkin mahdollisuuksiltaan merkittävä ja se voi tukea tärkeällä tavalla

organisaation päivittäistä toimintaa ja strategiaa. (Luukkonen, 2009, 252-257).

6

Sisäisen viestinnän kanavana verkko on ”lyömätön” (Luukkonen, 2009, 265). Se laajenee yhden

käyttäjän näpyttelemästä viestistä koko organisaatioon. Intranet mullistaa myös organisaation

viestintärakennetta käyttäjäkeskeiseksi laadittuna: käyttäjän tulisikin tuntea intranet omaksi

työkalukseen ja työkaluvalikoimakseen. Intranetin hyötyjä muihin organisaation sisäisen viestinnän

kanaviin verrattuna ovat kattavuus, nopeus ja tosiaikainen kohdistettavuus. Muun muassa

näistäkin syistä intranet on toimiva kanava organisaation strategian viestimiseen. Johdon on

sitouduttava intranetin käyttöön strategiansa kanavana ja heidän vastuullaan on kertoa sellainen

tarina, johon yhteisö voi luottaa ja uskoa. (Kuivalahti&Luukkonen, 2003, 46-49).

Intranetille viestinnän kanavana on olennaista, että se sisältää hyvin kattavasti organisaation kaikki

toiminnot: dokumentinhallinnan, henkilöstöhallinnon, henkilöstön kehittämisen, osaamisen

kehittämisen, tietojohtamisen ja niin edelleen. Intranetissä on myös mahdollisuus käyttää erilaisia

mediaelementtejä ja interaktiivisuutta. Julkaisu- ja sisällönhallintajärjestelmien infrastruktuuri

kehittyy koko ajan uusien sovellusten tullessa. Uusien elementtien mahdollisuuksia ja vaikutuksia

täytyy punnita tarkoin. Tällä hetkellä yleisimmin intraneteissa käytössä olevia mediaelementtejä

ovat (Kuivalahti&Luukkonen, 2009, 19):

teksti

ääni

valokuva

grafiikka

animaatio

video.

tietokanta

online-yhteydet.

Intranetin käytössä organisaatioviestinnän yhtenä kanavana tärkeää on Kuivalahden ja Luukkosen

(2009, 51) mukaan:

oikea-aikaisuus

hyvä käytettävyys

viestinnällisesti perusteltu toteutustapa ja

yhdenmukainen tekninen infrastruktuuri.

Luukkosen (2009, 266) mukaan intranetin tietoarkkitehtuurin ja toiminnallisuuden on palveltava

yksittäisen työntekijän tarpeita ja organisaation toiminnan realiteetteja. Sen täytyy palvella myös

organisaation muutosten onnistunutta läpiviemistä: intranet on muutosviestinnän tärkeä ja tehokas

väline.

2.5 Intranetin tulevaisuus ja haasteet

Intranetista on Luukkosen (2009, 266) mielestä alkanut muodostua myös aivan uudenlainen

virtuaalinen ympäristö, jossa työskennellään, opiskellaan, suunnitellaan, tehdään yhteistyötä ja

luodaan uutta tietoa sekä ajatuksia. Intranet voi siis saada jatkossa sosiaalisen median piirteitä, jos

niitä ei jo nyt ole.

7

Intranetin tulevaisuudessa voidaan nähdä monenlaisia haasteita. Kuivalahden ja Luukkosen

mukaan (2009, 53-58) teknologiset haasteet liittyvät teknisiin erityispiirteisiin ja tekniseen

toteutukseen. Myös osaamisen haasteet liittyvät teknologiaan sekä työntekijöiden tietoteknisiin

valmiuksiin. Organisaation prosessien haasteet ovat haasteita, joita tulee, kun organisaation

prosesseja uudistetaan: jos prosessitalkoiden lopputulemat eivät päädy intranetratkaisujen osaksi,

on vaara, että ne jäävät käyttämättömiksi.

Tietohallinnon haasteet liittyvät erityisen tärkeänä osana intranetiin. Tietojohtamisen kanavana

intranet on erittäin tärkeä kanava: organisaatiot saavat kilpailuetua hallitsemalla organisaation

tietovirtoja. Haasteita liittyy luonnollisesti myös viestinnälliseen ilmaisuun: intranet edellyttää

sisällöntuottajilta osaamista ja hyvää mediatajua, mutta myös esimerkiksi keskusteluihin

osallistuvilta työntekijöiltä nettietikettiä.

Johtamiskulttuuriin liittyviä haasteita liittyy myös intranetiin. Intranetiin liittyvissä hankkeissa

johdolla on tärkeä rooli, mikäli viestintä halutaan saada onnistumaan: esimerkkijohtaminen on

hyvää johtamista intranetiinkin liittyen. Johdon läsnäoloa kaivataan intranetissa samalla tavalla

kuin fyysisessäkin työympäristössä. Organisaation johtamisen kannalta on tärkeää, että intraan

luodaan toimintoja, jotka liittyvät olemassa oleviin prosesseihin ja työn todellisuuteen. Toisin

sanoen, intranet täytyy olla osa organisaation viestintää sekä sen kaikkia toimintoja.

2.6 Käyttöliittymä

Käyttöliittymällä tarkoitetaan esimerkiksi internet-sivun tai matkapuhelimen rajapintaa käyttäjän

kanssa: näyttöä, näppäimistöä jne. Se koostuu kahdesta tasosta: visuaalisesta sekä

vuorovaikutustasosta. Käyttöliittymää suunnitellessa kiinnitetään huomiota visuaalisuuteen,

vuorovaikutuselementteihin sekä arkkitehtuuriin. Hyvä käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja

käyttäjäystävällinen. Hyvän käyttöliittymän käyttö sujuu nopeasti, sen käyttämiseen ei tarvita

koulutusta, sovellus ei sisällä turhia ominaisuuksia vaan on yksinkertainen ja johon käyttäjät ovat

tyytyväisiä, koska käyttäjäkokemus on positiivinen. (Jokela, 2011, 10-11). Käytettävyyttä

arvioitaessa voidaan tarkastella käytettävyystutkimuksen perusperiaatteita (Rouvari, 2012):

1. opittavuus ja muistettavuus: miten helppo tuotetta tai palvelua on käyttää ja miten helposti sen käytön oppii

2. sisäinen tehokkuus: miten nopeasti käyttäjä voi löytää haluamansa tiedon 3. virhealttius: miten helposti virheen tekemisestä selviää ja auttaako systeemi siinä 4. käytön tyytyväisyys: miten hyvin tuote tyydyttää käyttäjiä ja heidän tarpeitaan.

Käyttäjät ovat aina erilaisia monilta eri ominaisuuksiltaan ja sen vuoksi käytettävyyttä voi olla

vaikea tutkia. Käyttäjillä on erilaiset tarpeet, erilaiset tiedon tarpeet, erilainen käyttötarkoitus,

8

erilainen sosioekonominen asema ja koulutus sekä erilaiset käytön tavoitteet ja seuraukset.

Käyttäjä kuitenkin on tärkeä henkilö tutkittaessa käyttöliittymää: erityisesti käyttäjän ja systeemin

vuorovaikutus on tärkeä asia tutkia. (Chu, 2010, 185-191).

Chu:n (2010, 185-191) mukaan tiedonhaun tutkimista kannattaa tarkastella käyttäjän kannalta.

Käyttäjäystävällisyyttä voi tutkia erityisesti komentokielen, menu-valikoiden ja graafisen

vuorovaikutuksen kannalta. Muita tarkastelun kohteita ovat myös hakutermien käytön,

hyperlinkkien ja kielen tarkastelu. Käyttäjä-systeemi -vuorovaikutusta voi Chu:n mukaan tutkia

tiedon hakemiseen kuluneen ajan, käyttönopeuden, käyttäjävirheiden määrän ja

käyttötyytyväisyyden tutkimisen avulla.

Tässä tutkimuksessa käsittelen käyttöliittymää vain pinnallisesti, koska pohja kirjaston Helmin

käyttöliittymään tulee kaupungilta ja kirjaston intranetin pohjaan voi tehdä muutoksia vain

profiloimalla sitä.

2.7 Helsingin kaupunginkirjasto

Helsingin kaupunginkirjasto on Helsingin kaupungin itsenäinen hallintokunta ja virasto eli osa

Helsingin kaupunkia. Helsingin kaupunginkirjasto on myös osa HelMet –kirjastojärjestelmää, johon

kuuluvat pääkaupunkiseudun metropolialueen kaupunginkirjastot (Espoo, Helsinki, Kauniainen ja

Vantaa). Kaupunginkirjastossa työskentelee noin 500 työntekijää. Kirjastoja on yhteensä 37 ja

tämän lisäksi kaupunginkirjastolla on kaksi kirjastoautoa sekä 11 laitoskirjastoa, kotipalvelu,

kohtaamispaikka Lasipalatsissa sekä verkkokirjastoyksikkö. Kaikki eri toimipisteet, ovat

hajaantuneet maantieteellisesti koko Helsingin kaupungin alueelle. (www.lib.hel.fi/organisaatio).

Organisaatiotasolla Helsingin kaupunginkirjaston viestintä koostuu kolmesta eri yksiköstä:

viestintäyksiköstä, tapahtuma- ja markkinointiyksiköstä sekä verkkokirjastoyksiköstä.

Kaupunginkirjastossa ei ole rakennettu omaa viestintästrategiaa, mutta sellainen on tarkoitus tehdä

vuoden 2012 aikana. Tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että intranetille ei ole tällä hetkellä tarkasti

määriteltyjä tehtäviä tai tarkoitusta.

2.8 Kaupungin Helmi ja kaupunginkirjaston Helmi

Helmi on Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä eli kaupungin intranet-järjestelmä. Helmi kokoaa

yhteen kaupungin yhteisen intranetin ja virastojen omat intrat. Helmi tarjoaa myös hakupalveluja,

joilla tietoa voi etsiä eri osioista. Järjestelmä tarjoaa perinteisen intran lisäksi välineitä myös

yhteistyöhön ja verkostoitumiseen eli työtilat ja extranetin. (Tietoa järjestelmästä, 2012).

9

Jokaisella virastolla, kuten Helsingin kaupunginkirjastollakin, on sisällöltään profiloitu Helmi eli

“oma” Helmi. (Ks. kuva seuraavalla sivulla.) Helsingin kaupunginkirjastossa Helmi -intranet otettiin

käyttöön keväällä 2010: nykyinen intranet on ollut siis käytössä kaksi vuotta. Vanha intranet,

”Kaivo”, oli käytössä kirjaston intranetina vuodesta 2002 ja se oli Sininen Meteoriitti Oy:n

SiteKit/Windows –julkaisujärjestelmä. Kaivo uudistettiin vuonna 2006, jolloin se alkoi toimia saman

yhtiön Meteor/Windows –järjestelmänä. Ennen Kaivoa käytössä oli ollut vuodesta 1996 lähtien

Linux-pohjainen intranet. (Taarasti, 2008).

Helsingin kaupunginkirjastossa on tehty vuonna 2007 sisäisen viestinnän analyysi, jossa selvitettiin

erityisesti intranetin roolia ja asemaa organisaatiossa. Tuolloin todettiin myös, että ”kirjastossa ei

ole laadittu virastoa koskevia toimintaohjelmia intran merkityksestä esimerkiksi johtamisen,

visioiden, ja tavoitteiden jalkauttamisen tai kehittämisen näkökulmasta” (Taarasti, 2007).

Kaupunginkirjaston Helmi -intranetin etusivua 10.7.2012.

10

3 Menetelmät

Tämä proseminaarityöhön tehty tutkimus on toteutettu laadullisena eli kvalitatiivisena

tutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä on käytetty interpersoonallista teemahaastattelua sekä

sähköpostihaastattelua. Haastattelujen analysoinnissa ja tulkinnassa on käytetty laadullisen

tutkimuksen tapaan haastateltavien kokemusten ja havaintojen typologisointia ja koodaamista.

Ennen tutkimuksen aloittamista käytiin viestintätyössä työskentelevien työntekijöiden kanssa

keskusteluja kirjaston Helmistä ja kuunneltiin heidän näkemyksiään Helmistä ja sen ongelmista.

Näitä näkemyksiä sekä viestintäosastolle tullutta palautetta käytettiin hyväksi tutkimuskysymyksen

muovaamisessa sekä tutkimushaastattelujen suunnittelussa.

Haastateltaviksi valittiin työntekijöitä eri ikäryhmistä, koulutustasoilta ja työtehtävistä:

haastateltavien joukossa oli työntekijöitä kirjastovirkailijasta informaatikkoon sekä esimies- ja

johtotason työntekijöihin. Haastateltavia oli yhteensä kuusi henkilöä, joiden joukossa oli sekä naisia

että miehiä. Tutkimushaastatteluun osallistunutta kuutta henkilöä on haastateltu vain yhdellä

menetelmällä. Kahdenlaisen haastattelumenetelmän käytöllä pyrittiin välttämään yhteen

menetelmään liittyviä ongelmia. Sähköpostihaastattelun käyttäminen toi myös oman

mahdollisuutensa intranetin käyttöliittymän tutkimiseen haastatteluun vastattaessa.

Interpersoonallinen teemahaastattelu tehtiin neljälle tutkimukseen osallistuvalle ja kaksi tehtiin

sähköpostihaastatteluna.

Tutkimukseen osallistuneille haastateltaville kerrottiin, ettei heidän henkilöllisyyttä paljasteta.

Interpersoonalliset haastattelut olivat kestoltaan noin puoli tuntia. Haastattelun aluksi kysyttiin

avoimia kysymyksiä Helmistä, jotta haastateltava saattoi kertoa ajatuksistaan ja kokemuksistaan

avoimesti. Avointen kysymysten jälkeen kysyttiin tarkentavia kysymyksiä haastateltavan

vastauksiin sekä muita tarkempia kysymyksiä. Haastattelun lopuksi haastateltavan kanssa

katsottiin Helmiä tietokoneelta ja käytiin läpi haastateltavan ajatuksia ja kokemuksia samalla, kun

haastateltava käytti Helmiä ja teki haastateltavalle tavanomaisia toimiaan Helmissä.

Sähköpostihaastattelut toteutettiin samankaltaisella tavalla. Kysymykset lähetettiin

haastateltaville sähköpostitse ja haastateltavat vastasivat kysymyksiin vastaussähköpostissa.

Sähköpostissa annettiin ohjeet vastaamiseen ja tutkimuskysymykset esitettiin niin, että

sähköpostin alussa kysyttiin avoimia kysymyksiä ja lopussa tarkempia kysymyksiä. Sähköpostiin

vastaamiseen annettiin kaksi viikkoa vastausaikaa.

11

4 Tutkimustuloksia

4.1 Haastateltavien toiveet kirjaston intranetia kohtaan

Haastateltavien toiveita tiedusteltiin haastattelujen aluksi kysymällä heiltä, ”mitä sinä toivoisit

kirjaston intranetilta?” ja ”mitä mieltä olet kirjaston Helmistä?”. Lähes kaikkien haastateltavien

vastauksissa tuli esille neljä toivetta:

1. että tietoa löytyisi helposti, 2. että vuorovaikutus ja yhteys muihin kirjastoihin sekä niiden työntekijöihin toimisi, 3. että intranet olisi ajan tasalla ja 4. että turhaa sisältöä poistettaisiin tai että sisältöä olisi vähemmän.

Tiedon hakeminen oli koettu hankalaksi ja asia tuli esille jo haastateltavien ensimmäisessä

kysymyksessä, joka ei edes koskenut Helmin negatiivisia puolia: moni vastaaja toi asian esille

ensimmäisenä asiana, joka tuli mieleen toiveista kirjaston intranetia kohtaan. Asia koettiin myös

hyvin turhauttavana, hankalana sekä aikaa vievänä. Ensimmäinen asia, joka monille Helmistä tuli

mieleen, oli siis negatiivinen.

Kaikki haastateltavat halusivat, että erityisesti työssä tarvittavat lomakkeet ja kaavakkeet löytyisivät

helpommin. Ongelma koski myös tiedonhaun ammattilaisia, jotka työskentelevät

tietopalvelutyössä:

”Toivoisin, että tieto, kuten asiakirjat ja yhteystiedot, löytyisivät helposti.”

”Haluaisin, että Helmi eläisi ajassa ja että tarvittavat dokumentit löytyisivät helposti.”

”Toivon ennen kaikkea hyviä hakuominaisuuksia ja löydettävyyttä.”

Vuorovaikutusta eri kirjastojen sekä johdon ja työntekijöiden välillä pidettiin tärkeänä.

Haastateltavat kokivat, että intranet on tärkeä paikka keskustelulle ja hengen luomiselle kirjastoon:

”Tämä on iso talo ja yhteinen keskustelu on tärkeä hengen luoja.”

”Osallistun keskusteluun melkein joka päivä, ainakin pari kertaa viikossa.”

”Toivon intranetilta toimivaa interaktiivisuutta.”

Kaksi vuotta käytössä ollut kirjaston Helmi koettiin edelliseen intranetiin, Kaivoon, verrattuna sekä

parempana että huonompana:

”Nykyisessä Helmissä on paljon mahdollisuuksia, mutta ihan kaikkia ei ole saatu

käyttöön.”

”Helmi on nykyaikaisempi ja siinä on paljon uusia ominaisuuksia, mutta Kaivosta oli

helpompi löytää tietoa, kun sisältö oli jaettu loogisemmin. Keskustelukin sujui

12

paremmin, kun sitä ei ollut jaettu niin moneen eri paikkaan. Esimerkiksi X-foorumi

tuntuu jotenkin väkisin luodulta paikalta keskustelulle.”

4.2 Helmin käyttö

Haastateltavat kertoivat käyttävänsä kirjaston intranetia ajankohtaisten asioiden ja uutisten

seuraamiseen, tiedon hakemiseen sekä keskusteluun ja vuorovaikutukseen:

” Käytän Helmiä asioiden seuraamiseen ja tarkistamiseen, yhteystietojen etsimiseen.”

”Haen ohjeita, tietoa ja dokumentteja, seuraan keskusteluja.”

”Luen uutisia ja Helmitaulun tiedotteita. Seuraan myös koulutuskalenteria.”

Kaikkien haastateltavien vastauksissa tuli esille samanlaisia käyttötarkoituksia. Esimies- ja

johtotason työntekijät kertoivat tarvitsevansa Helmiä enemmän tiedonhakuun, kuin virkailijatason

työntekijät. Keskustelut ja tiedotusasiat koettiin tärkeinä riippumatta työpaikasta tai tehtävästä.

Kaikki haastateltavat kertoivat myös lukevansa Helmiä ainakin kerran työpäivän aikana, useat

sanoivat tarkastavansa uutisia ja tiedotteita pari tai kolmekin kertaa työpäivän aikana. Helmi

koettiin tärkeäksi paikaksi kirjaston yhteisenä keskustelufoorumina.

4.3 Helmin hyväksi koetut puolet

Helmin hyviksi puoliksi koettiin nykyaikaisuus. Käyttöliittymä koettiin suhteellisen onnistuneeksi.

Osa haastatelluista oli myös sitä mieltä, että kirjaston Helmin visuaalinen puoli oli pirteä, osa halusi

parempaa visuaalista puolta:

”Tämä vaikuttaa interaktiivisemmalta, kuin edellisen työpaikkani intranet, joka tuntui

aika viralliselta.”

”Kyllä tästä huomaa, että [intranetin] pohja [käyttöliittymä] tulee kaupungilta. Voi olla,

että kirjaston intra olisi ollut surkeampi, jos se olisi ollut vain kirjastolle tehty. Pohja on

ihan pirteä.”

”Ihan toimiva tuo [käyttöliittymä] on, mutta epälooginen ja tiedonhaku on vaikeaa, kun

otsikot ja sisältö eivät vastaa toisiaan.”

”Visuaalisesti ihan pirteä, mutta kuvat ovat monesti melko harrastelijamaisia.

Ylimääräiset tilpehöörit, kuten liekinkuvat keskusteluissa, ovat ihan ylimääräisiä.

Hyvillä kuvilla saisi paljon mukavamman näköisen sivun.”

Oman kirjaston keskustelupalsta koettiin myös tärkeänä vuorovaikutus- ja tiedotuspaikkana:

”Käyn katsomassa parikin kertaa päivässä meidän kirjaston palstan. Tietää sitten,

mitä on tapahtunut ja missä mennään.”

13

”Oman kirjaston keskustelupaikka on hyvä tiedottamiseen ja asioista keskusteluun.”

”Helmitaulusta löytää aina tärkeimmät asiat.”

4.4 Helmin huonoksi koetut puolet

Tiedonhaku

Lähes jokaisen tutkimuksen osallistuneen haastateltavan vastauksissa kävi ilmi jo ensimmäisessä

vastauksessa voimakas turhautuminen tiedon vaikeaan löytymiseen kirjaston Helmistä:

”Helmistä ei löydä mitään.”

”Ei tiedä, mistä lähtee tietoa hakemaan.”

”Helmistä saa kaivaa tietoa tosi kauan ja lopulta yrittää käyttää hakukonetta, joka

sekään ei toimi kunnolla.”

”Helmi on melko epälooginen. Otsikot ja sisällöt eivät vastaa toisiaan.”

”Liikaa tavaraa, tulee infoähky.”

Tiedonhaun vaikeudet ovat vaikuttaneet uuden intranetin myötä käyttäjien ajatuksiin jo omista

tiedonhaun taidoista. Myös tiedonhakemisen strategioita on joutunut epäloogisuuden takia

miettimään:

”Monesti mietin, kun tietoa ei löydy, että onko vika minussa tai enkö vain ymmärrä.”

”Tietoa hakiessa pitää alkaa miettiä, mikä yksikkö on tuottanut tiedon tai lomakkeen.

Jos ei tiedä, kuka tiedon tuotti, ei varmastikaan löydä sitä.”

”Joskus menen jopa Y-asemalle hakemaan tietoa.”

Vuorovaikutus ja keskustelu

Lähes kaikki haastatellut kokivat vuorovaikutuksen yhdeksi tärkeimmäksi toiveeksi kirjaston

intranetia kohtaan. Haastateltavat halusivat keskustelua, jotta yhteys muihin kirjastoihin, muihin

työntekijöihin sekä johtajiin ja alaisiin pysyisi yllä, mutta keskustelu koettiin hankalaksi muun

muassa liian monen eri palstan takia hankalaksi: oman kirjaston keskustelupalstan lisäksi ollut

aikaa ja energiaa seurata useita eri palstoja:

”Kaivoon verrattuna keskustelu tuntuu kuihtuneen, jotenkin jäykistyneen, vaikka noita

keskustelualueita on Helmissä enemmän.”

”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.”

”Haluaisin enemmän keskustelua, ettei etäänny alaisista.”

”Kaivossa keskusteltiin joskus niin, että tuli kymmeniä kommentteja. Helmissä ei näe

sellaista.

”Keskustelua tuskin syntyy sillä, että kirjoitetaan keskustelunotsikkoon ”täällä ei

tarvitse olla shh”. Se varmaan tappaakin keskustelua, on jotenkin holhoavaa. Ja jos

14

ei tiedä, mihin noista palstoista oman aiheensa laittaa, niin sitä ei laita sitten

ollenkaan.”

”Pitäisi luoda sellainen ilmapiiri, ettei tarvitsisi miettiä, uskaltaako laittaa jonkin asian

keskusteluun. Keskusteluetikettiä pitäisi tosin noudattaa ja keskustelun pitäisi minun

mielestäni olla positiivisempaa silloinkin, kun laitetaan jotain palautetta, joskus kun

näkee aika ikävälläkin sävyllä kirjoitettuja kommetteja. ”

”Olisi kiva saada Helmiin sellainen Facebook-keveys, jotta tulisi matala kynnys

osallistua keskusteluun.”

Sisällön määrä

Kirjaston Helmin suurin osa haastatelluista koki sisällöltään liian isoksi. Kun sisältöä on jo

etusivulla noin kolmen alas skrollatun ruudullisen verran, Helmin lukijalle tulee infoähkyä sisällön

paljoudesta:

”Etusivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.”

”Helmissä on ihan tosi paljon kaikkea. Joskus mietin, onko tämä kaikki ihan

tarpeellista.”

”Liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita, kaikkea kun ei

voi noteerata.”

”Kaikkea on liikaa ja asiat on hajautettu epäloogisesti.”

”Turhaa ja päällekkäistä sisältöä voisi karsia pois, tulisi varmaan toimivampi paketti.”

Otsikointi ja sisällön rakenteellinen jäsentäminen

Usea haastateltava mainitsi, että Helmin pääotsikot olivat sisällöltään epäselviä, että otsikoiden

sisältö ei vastannut otsikkoa ja että sisältö oli jaettu epäloogisesti:

”Yläotsikot eivät ole loogisia, otsikot eivät vastaa sisältöä.”

”Tarvitaan selkeää ja yksinkertaista ryhmittelyä eri aiheisiin, näppäristä otsikoista ei

ole iloa, jos asia ei löydy.”

”Otsikoiden alta ei yleensä löydy minun logiikkani mukaan sitä, mitä otsikko kertoo.”

”Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku

kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?”

Sisällön päällekkäisyys, se, että sama tieto tai lomake löytyy useammasta kuin yhdestä paikasta,

hämäsi myös tiedonhakijoita:

”Vaikea sanoa, että onko täällä päällekkäistä sisältöä, kun ei koskaan muista, mistä

viimeksi löysi jonkun dokumentin. Luulen kyllä että on.”

”Olisi selkeämpää, jos yksi asia löytyisi vain yhdestä paikasta.”

”Harvemmin muistaa, että mistä löysi edellisen kerran jonkun tiedon.”

15

Visuaalinen puoli ja taitto

Kirjaston Helmin visuaalinen puoli tyydytti suurta osaa haastatelluista. Visuaalinen puoli sai

kuitenkin osalta haastatelluista palautetta:

”Tämä pohja on visuaalisesti ihan mukava, mutta pienet tilpehöörit häiritsevät.

Valokuvien tasoa pitäisi parantaa, koska niillä se visuaalisuus paranee.”

”Olen ihmetellyt, miksi tuossa paraatipaikalla on tuo kuva, joka ei edes vaihdu

melkein koskaan. Vähän ärsyttää myös tuo markkinointilause, se on hieman liian

alleviivaava.”

”Sininen väri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla enemmän,

jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on aina isolla

otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.”

”Visuaalisesti on vähän platku. Vähän kiinnostavampi voisi olla. Isompia kuvia ja

enemmän ihmisiä kuvin.”

4.5 Haastateltavien muutostoiveita

Tiedonhaun parantamiseen liittyviä muutosehdotuksia tuli erityisesti tietopalvelutyössä

työskenteleviltä työntekijöiltä ja tietoteknisesti suuntautuneilta haastateltavilta. Muutostoiveet

liittyivät erityisesti otsikoiden kieleen, sisällön jakamiseen otsikoiden alle sekä turhan sisällön

vähentämiseen: lähes kaikki haastateltavat kaipasivat informatiivisesti muotoiltuja otsikoita, vaikka

ne olisivatkin tylsiä: asioista haluttiin otsikko asioiden oikeilla nimillä. Osa vastaajista halusi, että

haettua asiaa täytyisi voida hakea samojen otsikoiden alta, missä ne on julkaistukin. Hakukoneen

avulla kukaan ei kertonut löytävänsä erityisen hyvin hakemaansa asiaa.

”Otsikoita voisi miettiä uudelleen. Myös vähemmän on enemmän –periaate käyttöön.

Esim. Blogit ja juttusarjat ja Vastaa IGS-kysymykseen voisi jättää pois: sivu on liian

täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.”

” Näppäristä otsikoista ei ole iloa, jos asia ei löydy.”

”Otsikoita pitäisi muuttaa informatiivisemmiksi. Otsikosta pitää käydä selkeästi ilmi,

mitä sen alla on.”

”Sisällön pitäisi vastata otsikkoa. Nyt se ei vastaa, ja sen takia tietoa on vaikea

löytää.”

”Miksiköhän esimerkiksi kaikki lomakkeet eivät kuitenkaan löydy kohdasta ”lomakkeet

ja asiointi”? Tällainen epäloogisuus johtaa tiedonhakijan harhaan. Sitten esimerkiksi

laarissa on noita dokumentteja, mutta niitäkään ei ole jaettu minkäänlaisiin luokkiin.”

” Pitäisi voida etsiä (vanhaa koulutusta, uutista tai asiaa) samojen otsikoiden alta,

missä ne on julkaistukin.”

16

Toisiinsa sekoittuvat otsikot hämäsivät haastateltavia. He toivoivat selkeyttämistä erityisesti

”Asiakaspalvelu” , ”Työn tueksi” sekä ”Kirjastolaiset” otsikoille uusia nimiä, koska ne menevät

sekaisin. Tilalle toivottiin hyvin yksiselitteisiä otsikoita, joista kävisi heti ilmi otsikon alla oleva

sisältö.

Kirjastotyöntekijät ovat luokituksen ja asiasanoituksen mestareita ja he ovat oppineet lokeroimaan

sisällöt luokitusjärjestelmän mukaan. Voi olla, että erityisesti tämän takia kirjaston työntekijät eivät

ymmärrä epäloogisella tavalla järjestettyä sisältöä:

”Luokitukset täytyisi järjestää aiheen mukaan, niin kirjaston väki ajattelee.”

”Asiasanoitus voisi auttaa.”

”Aakkosellinen luettelo otsikoiden lisäksi voisi auttaa.”

” Yksiselitteinen ryhmittelymerkintä jokaiseen viestiin auttaisi löytämään asian

myöhemmin saman otsikon alta.”

Toinen tärkeä muutostoive oli haastattelujen perusteella sisällön määrän vähentäminen, koska

sisällön suuri määrä aiheutti hahmottamisen vaikeutta ja tuotti informaatioähkyä:

tiedonhakutilanteessa haastateltavat kertoivat usein turhautuvansa suuren tietomäärän edessä ja

lopulta närkästyvänsä, kun tietoa ei löydy helposti ja nopeasti. Haastateltavien mielestä

epäloogisen sisällön jakamisen takia tietoa ei myöskään opi löytämään, koska reittejä tiedon

lähteelle ei opi muistamaan.

”Seuraavalla kerralla ei enää muista, mistä tiedon löysi.”

”Helmille tarvittaisiin innostunut toimittaja.”

Hakukoneeseen toivottiin myös parannusta, jotta tietoa löytyisi paremmin erityisesti silloin, kun sitä

ei löydy suoraan tietolähteeseen pyrittäessä. Hakukoneeseen toivottiin erityisesti sitä, että haku

voitaisiin rajata vain kirjaston Helmin sisältöön. Hakua toivottiin myös kaikkeen kirjaston Helmin

sisältöön, myös dokumentteihin:

” Kaikkia asioita pitäisi voida etsiä (ja löytää).”

”Pitäisi olla hyvä ”Helmi-Google”, joka löytäisi kaiken.”

Sisältöä haastateltavat halusivat karsia etenkin etusivulta, koska liian suuri sisällön määrä koettiin

ahdistavaksi, turhauttavaksi ja sen todettiin aiheuttavan hahmottamisen vaikeutta.

”Poistaisin etusivulta tavaraa. Yhdistäisin myös keskustelufoorumeita, niitä on nyt

ehkä liian monta.”

17

”Mikä tuo Huom! -kohta on? En ole koskaan tajunnut sen funktiota. Koulutukset on

toinen epäselvä kohta: en ymmärrä, miten ne kulkevat ja vaihtuvat. Tarvitaankohan

niitä etusivulla?”

”Blogit ja juttusarjat sekä Vastaa IGS -kysymykseen voisi jättää pois.”

Helmin etusivun alareunassa uutisten alla sijaitsevaan mediaseurantaan oltiin pääosin tyytyväisiä:

mediaseurantaan tulee sekä Helsingin kaupunginkirjastoa sekä muita kirjastoja ja kirjallisuuden

alan toimijoita koskevia uutisia eri medioista. Uutislinkit koettiin tarpeellisiksi, koska niistä pystyy

helposti seuraamaan alan uutisia ja kehitystä.

Mediaseurantaan toivottiin kuitenkin juttuarkistoa, koska haastateltavien mielestä monesti tulee

tilanteita, joissa jotain vanhaa uutista tarvitsisi etsiä. Osaa haastateltavista mediaseurannan

otsikoiden liikkuminen ei miellyttänyt, vaan Helmin etusivusta haluttiin staattinen.

4.6 Tärkeimmät sisällöt ja turhiksi koetut sisällöt

Kirjaston Helmin koko koettiin turhan isoksi. Monen haastateltavan mielestä huomio ei riittänyt

kaikkeen sisältöön ja jotkut sanoivat, että jo Helmin etusivun koko tuntui ahdistavalta:

”Etusivua täytyy skrollata jonkun kerran, että pääsee alas. Tavaraa on vähän liikaa.”

”Mikä on laari? Ja mitä ovat kaikki nämä muut pienet otsikot? Tuntuu, että näitä

linkkejä ja nippeleitä on liian paljon.”

” Sivu on liian täynnä, se vaikeuttaa hahmottamista.”

”Helmissä on liian paljon sisältöä, että huomaisi oleellisen ja voisi erotella asioita.”

Haastateltavien toiveissa oli, että sisältöä vähennettäisiin ja yhdistettäisiin yläotsikoiden alle. Eri

sisältöjä koettiin tärkeiksi, toisia taas vähemmän tärkeiksi.

Tärkein sisältö

Haastateltavat kokivat Helmitaulun kaikkein tärkeimmäksi sisällöksi. Helmitaulusta pystyy

haastateltavien mukaan seuraamaan tärkeimpiä, koko organisaatiota koskevia ajankohtaisia

asioita. Toinen tärkeä paikka olivat oman kirjaston keskustelupaikat, joista seurataan oman

kirjaston tapahtumia ja tiedotteita.

”Helmitaulusta näkee heti, mitä kirjastossa tapahtuu.”

”Helmitaululle tulee aina tärkeimmät arkipäivän työhön liittyvät tiedoteasiat.”

Kirjaston omia uutisia haluttiin seurata myös ja ne tuntuivat asettuvan loogiselle paikalle etusivulla.

Kirjaston linkit -kohta koettiin nopeaksi ja helpoksi tavaksi siirtyä suoraan usein käytettyihin

osoitteisiin ja niitä haastateltavat kertoivat käyttävänsä ahkerasti.

18

Puhelinluettelo koettiin tärkeäksi tietolähteeksi:

”Merexiä käytän jatkuvasti.”

Vähemmän tärkeäksi koettu sisältö

Vähemmän tärkeitä ja turhaksi koettuja sisältöjä oli jokunen. Moni haastateltava koki sivun

oikeassa yläreunassa olevan Huom! -kohdan turhaksi ja jokseenkin epäselväksi sisällöksi, jonka

tarkoitus ei käynyt erityisen hyvin selväksi haastatelluille.

”Huom! on aika outo ja hieman epäselvä kohta. Ilmaantuuko se siihen aina joskus?”

”En oikein tiedä, kenelle ja mihin se on tarkoitettu.”

Useat kokivat myös IGS -kysymyksen tarpeettomana, koska verkkotietopalveluun vastaavat

henkilöt näkevät kaikki kysymykset kirjautuessaan sisään. Niille, jotka eivät tee verkkotietopalvelu-

ja tietopalvelutyötä, IGS -kysymyksen sisältö jäi myös turhaksi sisällöksi: yksittäinen

tietopalvelukysymys ei ylitä kiinnostuskynnystä.

”Koska en tee tietopalvelutyötä, se [IGS -kysymys] ei anna minulle oikein mitään.”

Pari haastateltavaa ehdotti myös blogeja turhana ja tapahtuma- ja koulutuskalenterikaan ei

erityisemmin kiinnostanut haastateltavia:

”En lue blogeja, koska en saa niistä paljon. En tiedä, lukeeko niitä monikaan.”

”Onkohan tuon koulutuskalenterin oltava etusivulla? Sehän voisi olla jonkun otsikon

alla, koska jos joku haluaa koulutukseen, niin hän kyllä hakee koulutustietoa.”

Moni haastateltava sanoi, että eri keskustelupalstoja täytyisi yhdistää, koska useaa

keskustelupalstaa ei jaksa seurata. Kaikki eri kirjastoissa työskentelevät kirjastotyöntekijät lukevat

ensisijaisesti Helmitaulua sekä oman kirjastonsa palstaa: näiden lisäksi ei jaksettu kiinnittää

paljonkaan huomiota muihin palstoihin.

”Tarvitaankohan näitä palstoja näin monta?”

”On aika epäselvää, mitä voi kirjoittaa helmitauluun ja mitä X-foorumille.”

””Mikä ihmeen ”X-foorumi”? Mitä se X siinä oikein tarkoittaa? Tulee ihan mieleen joku

kielletty. Miksei se voi olla ihan reilusti vain ”Keskustelupalsta”?”

”Keskustelupalstan ei tarvitsisi olla tuossa etusivulla, koska siinä on jo Helmitaulu,

johon tulee myös keskusteluja. X-foorumi voisi olla tuolla yläotsikon takana niille,

jotka haluavat sitten keskustella jostain kevyemmästä asiasta, joka ei liity työhön. Tai

sitten voisi olla vain Helmitaulu, johon tulisi sitten ne työkeskustelutkin.”

”Minusta tuo kuuma linja on hyvä ja tarpeellinen varsinkin kaikissa

ongelmatilanteissa, mutta X-foorumin paikka ei ole mielestäni etusivulla.”

19

Osa haastateltavista poistaisi myös ”Kuuman linjan”:

”Miksi on erikseen kuuma linja? Kyllähän esimiehet ja johtokin lukevat Helmitaulua ja

voivat vastata siihen. Minusta tämän voisi poistaa.”

”Kaikki keskustelut voisi yhdistää ja Helmitaulussa voisi olla, no, nuo arkityötä

koskevat ilmoitukset, niin kuin tuossa lukeekin.”

”Mielestäni yksi iso, Facebook -tyylinen keskustelupalsta olisi hyvä.”

4.7 Visuaaliset muutostoiveet

Visuaalinen puoli kirjaston Helmissä koettiin pääosin hyvänä, mutta yksinkertaistamista ja selkeyttä

kaivattiin siihenkin. Turhista merkeistä ja symboleista kaivattiin eroon. Myös dynaamisempaa otetta

valokuviin toivottiin:

”Sininen pohjaväri on mukavan rauhoittava. Isompia valokuvia saisi kyllä olla

enemmän, jotain pirteitä kuvia. Vähän niin kuin verkkolehdissä, joissa tärkeä juttu on

aina isolla otsikolla ja isolla kuvalla varustettu.”

” Vähän ärsyttää tuo piirroskuvan markkinointilause, se on hieman liian alleviivaava.

Kuvan paikallahan voisi olla aina kirjaston uusin uutinen.”

20

5 Päätelmiä

Tämän tutkimuksen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmi koetaan tärkeäksi viestinnän

kanavaksi, jota käytetään paljon vuorovaikutukseen koko organisaation tasolla ja oman kirjaston

tasolla sekä erilaisen tiedon hakemiseen. Kirjaston Helmistä seurataan myös ajankohtaisia asioita

ja uutisia sekä tiedotteita koko kirjaston sekä oman kirjaston tasolla.

Haastateltavien kokemuksissa ja kommenteissa kävi kuitenkin ilmi, että negatiivinen kokemus ja

erityisesti tiedon hakemisen vaikeus on monelle ensimmäinen asia, joka tulee mieleen kirjaston

Helmistä: moni haastateltava koki ensimmäisenä mielikuvanaan turhautumisen ja ahdistuksen

kokemuksia ajatellessaan kirjaston omaa intranetia. Tilanne vaikutta tämän vuoksi vaikealta,

erityisesti kun kirjastossa työskentelee tiedonhaun ammattilaisia, joilla on näkemystä ja kokemusta

tiedonhakemisesta, tiedonhakujärjestelmistä sekä tietosisältöjen haravoinnista.

Tiedonhaun ongelma aiheuttaa hankaluuksia arkipäiväiseen työskentelyyn, katkaisee työtehtävät

ja vie työaikaa turhaan. Tiedonhaun ongelmasta johtuva negatiivinen asenne voi vähentää myös

työntekijöiden osallistumista yhteiseen viestintään intranetissa.

Negatiivinen mielikuva voi ajan kuluessa siirtyä henkilökunnan asenteeseen intranetia kohtaan,

joillakin se tuntuu jo siirtyneen. Tämä voi aiheuttaa pahimmillaan hankaluuksia organisaation

sisäiseen viestintään ja tätä kautta myös ulkoiseen viestintään, joka toimii tiiviissä yhteydessä

sisäisen viestinnän kanssa. Ongelma voi olla erityisen hankala sen vuoksi, että intranet on ehkä

tärkein koko työyhteisön hengen luoja.

Ahdistavaa tunnetta ja informaatioähkyä aiheutti myös kirjaston Helmin suuri koko ja

haastateltavista liian laajalta tuntunut sisällön määrä: noin kolmen näytön mittaisella etusivulla on

niin paljon sisältöä, että intranetin käyttäjä ei pysty enää hahmottamaan sisältöä.

5.1 Kirjaston Helmin ongelmat

Tämän tutkimuksen haastattelujen perusteella näyttäisi siltä, että kirjaston Helmin pahimmat

ongelmat ovat:

1. tiedon hakemiseen liittyvät ongelmat 2. intranetin sisällön suuri määrä 3. sisältörunko ja sisällön jäsennys 4. keskusteluun ja vuorovaikutukseen liittyvät ongelmat sekä 5. pienimuotoiset visuaaliset ongelmat.

21

Lähes kaikki ongelmista liittyvät läheisesti myös toisiinsa, vaikka ne voidaan eritellä myös omiksi

ongelmikseen. Ratkaisuja haettaessa kaikkia on hyvä pohtia sekä yhdessä että erikseen.

5.2 Ratkaisuehdotuksia

Haastateltavilta tuli tutkimuksessa monia hyviä ehdotuksia kirjaston Helmin ongelmien

ratkaisemiseksi:

1. Menu-valikon otsikot täytyisi muuttaa informatiivisiksi. Otsikoihin ei kaivattu sanoilla leikittelyä

vaan yksinkertaisia ja selkeitä sanoja. Otsikon alla oleva sisältö tulisi aueta jokaiselle yhdellä

lukemalla. Esimerkiksi:

Etusivu

Henkilöstö

Johtaminen

Keskustelu

Haastateltavat ehdottivat myös, että otsikot muotoiltaisiin niin, ettei niiden sisältöä voisi sekoittaa

toisiinsa, koska tietoa hakiessa joutuu etsimään hakemaansa tietoa kahdesta tai useammasta

paikasta.

2. Haastateltavat ehdottivat, että turhaa sisältöä karsittaisiin. Erityisesti etusivua haluttiin

pienemmäksi, koska hahmottaminen oli vaikeaa ja koska liika sisältö aiheutti informaatioähkyä.

Myös päällekkäistä sisältöä haluttiin karsia pois. Poistattavaksi ehdotettiin:

Vastaa IGS-kysymykseen

Blogit ja juttusarjat

Keskusteluja yhdistettäisiin

Kuvituskuvan tilalle ehdotettiin uutisen paikkaa.

3. Haastateltavat ehdottivat, että sisältöä tulisi jäsentää uudelleen ja loogisemmin aiheen

mukaan. Erityisesti haastateltavia hämäsivät otsikoiden ”Asiakaspalvelu”, ”Kirjastolaiset”,

”Suunta ja tavoite” ja ”Työn tueksi” otsikoiden sisällöt. Niissä oli haastateltavien mukaan

epäloogisuutta ja päällekkäisyyttä.

4. Keskustelu koettiin tärkeäksi, mutta haastateltavien mukaan se toimi hyvin vain oman yksikön

keskustelussa. Lähes kaikki haastateltavat ehdottivat, että yksi yhteinen keskustelupalsta

riittäisi koko organisaatiolle. Ratkaisuksi tuli erilaisia ehdotuksia:

pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu

pidetään oman kirjaston palstan lisäksi Helmitaulu ja Kuuma linja.

22

5. Graafista vuorovaikutusta voisi parantaa yksinkertaisilla muutoksilla. Sisällön

yksinkertaistamisen lisäksi haastateltavat ehdottivat intranetin visuaalisen puolen

yksinkertaistamista poistamalla turhaksi koettuja symboleja ja merkkejä. Osa haastateltavista

toivoi isompia kuvia ja esimerkiksi nykyisen kuvituskuvan muuttamista isoksi uutiseksi.

23

Lopuksi

Tämä proseminaarityö oli pieni tutkimus, jonka tarkoituksena oli kuulla kirjaston Helmin käyttäjäkokemuksia: mitä hyviä ja mitä huonoja puolia Helmissä on ja miten tutkimustulosten perusteella kirjaston Helmiä voisi kehittää. Tutkimuksella saatiin samanlaisia tuloksia, kuin viestintäosastolle tulleessa palautteessa oli saatu, mutta myös arvokkaita parannusehdotuksia. Kirjaston Helmin on ollut käytössä kaksi vuotta ja tutkimukseen osallistuneet haastateltavat ovat päässeet jo yli muutoksen aiheuttamasta muutosvastarinnasta: tämän vuoksi palautteeseen olisi hyvä suhtautua vakavasti. Erityisesti tiedonhaun ongelmaan olisi ehdottomasti hyvä puuttua, koska se aiheuttaa hankaluutta arkipäivän työhön ja muuttaa työntekijöiden kokemusta ja mielikuvaa intranetista negatiiviseksi. Tällä hetkellä kirjaston Helmin käytettävyys ei ole tässä suhteessa mainittavan hyvä: intranetia olisi hyvä kehittää palvelemaan paremmin käyttäjien tarpeita. Haastateltavilta saatiin sekä hyviä että huonoja kokemuksia ja ratkaisuehdotuksia Helmin ongelmiin. Monet ehdotukset ovat toimivia ja toteutettavissa sellaisenaan, toisia ehdotuksia voisi tutkia tarkemmin muun muassa tutkimalla Helmin käyttölukuja. Tiedonhakuongelmia voisi lähteä tutkimaan myös lisää kokoamalla esimerkiksi pienen, muutaman kerran kokoontuvan työryhmän kaupunginkirjaston tietoammattilaisista: kirjastossa työskentelevät ihmiset on koulutettu tiedonhallintaan ja tiedonhakemiseen, joten heiltä voisi saada myös hyviä ratkaisuja. Kirjaston Helmin kehittämisessä tulisi ottaa huomioon kirjaston strategia sekä tuleva viestintästrategia, jossa olisi hyvä määritellä myös sisäisen viestinnän ja intranetin tavoitteet ja suunta, jotka sitten ohjaisivat kirjaston Helmin sisältötyötä. Suuria muutoksia ei mielestäni kannata lähteä tekemään, ennen kuin viestintästrategia on saatu ohjaamaan koko sisäisen viestinnän työtä sekä intranetia. Kirjaston Helmiä voisi mahdollisuuksien mukaan kehittää myös ottamalla käyttöön enemmän sosiaalisen median piirteitä ja työkaluja, koska tällä hetkellä näyttää siltä, että somen erilaiset sovellukset ovat muuttaneet ihmisten tapaa hahmottaa verkkomedioita ja koska somen eri sovelluksista voi löytyä monia hyödyllisiä sovelluksia yhteisöviestintään, oppimiseen, ryhmä- ja projektitöihin sekä erityisesti koko työyhteisön väliseen vuorovaikutukseen.

Kirjaston Helmillä on hyvä ja toimiva tulevaisuus kirjaston tärkeimpänä sisäisen viestinnän kanavana, jos sen kehittämiseen suunnataan työtunteja, voimavaroja ja energiaa.

24

6 Lähteet:

Chu, Heting (2003). Information Representation and Retrieval in the Digital Age. ASIS&T.

Jokela, Timo (2010). Navigoi oikein käytettävyyden vesillä. Opas käytettävyysohjattuun vuorovaikutussuunnitteluun. Väylä-Yhtiöt Oy

Juholin, Elisa (2009a). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.

Juholin, Elisa (2009b). Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. WSOY.

Juholin, Elisa (2010). Arvioi ja paranna. Viestinnän mittaamisen opas. Infor.

Luukkonen, Jussi (2009). Digitaalinen viestintä. Teoksessa Juholin, Elisa (2009): Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Infor.

Rouvari, Ari (2012). Digitaaliset kirjastot ja tietovarannot -kurssin luentomoniste. Helsingin yliopisto / Palmenia.

Säteri, Riitta, Hosiokoski, Tiina (2008). Opas: Sisäisen viestinnän abc. TIedoteDeski Finland Oy. Luettavissa: http://tiedottaja.fi/pdf/sisaisen_viestinnan_abc.pdf

Tietoa järjestelmästä. Helmi. Helsingin kaupungin sähköinen työpöytä. Luettu 4.6.2012

Taarasti, Riitta (2007). Helsingin kaupunginkirjaston sisäisen viestinnän analyysi. Tarkastelussa kaupunginkirjaston intranetin tila ja kehittämistarpeet. WERCOM –verkkoviestinnän opintokokonaisuus. Helsingin yliopiston viestinnän laitos ja Palmenia 5.5.2007.

Taarasti, Riitta (2008). Näin käytät Kaivoa. Taustaa. Helsingin kaupunginkirjaston käyttöohje Kaivo-intranetissa.

Siukonsaari, Anssi (2002). Yhteisöviestinnän opas. 2. tarkistettu painos. Tietosanoma.

Åberg, Leif (1993). Riemua johtamiseen! Esimiehen viestintäopas. Tietopaketti Oy.

25

7 Liitteet

7.1 Kysymysrunko

1. Mitä toivoisit kirjaston intranetilta?

2. Mitä sinulle tulee mieleen kirjaston Helmistä?

3. Mitä mieltä olet kirjaston Helmistä?

4. Mitä pidät kirjaston Helmin visuaalisesta puolesta?

5. Mihin käytät kirjaston Helmiä?

6. Mitä toivoisit kirjaston Helmiltä?

7. Mitkä ovat kirjaston Helmin hyvät puolet?

8. Mikä on parasta kirjaston Helmissä?

9. Mitkä ovat kirjaston Helmin huonot puolet?

10. Mikä on huonointa kirjaston Helmissä?

11. Mitä parannettavaa Helmissä on mielestäsi?

12. Mitä muuttaisit kirjaston Helmissä?

13. Mikä on tärkeintä tai oleellisinta sisältöä kirjaston Helmissä?

14. Mikä ei ole tärkeää tai oleellista sisältöä kirjaston Helmissä?

15. Onko tiedon hakeminen kirjaston Helmistä helppoa?

16. Mikä vaikeuttaa tiedonhakua kirjaston Helmistä?

17. Mikä helpottaisi tiedonhakua kirjaston Helmistä?

18. Miten itse ratkaisisit kirjaston Helmin tiedonhaun ongelmia?