Knowledge Discovery and Insight

Praktische toepassingen van Scorecards, Dashboards en Rapporten

Ralf van GellekomPrincipal Consultantralf.van.gellekom@macaw.nlMacaw

Presentatiedoelstellingen

- Informatie overload / underload– Grote hoeveelheden gegevens, complexe applicaties– Nieuwe uitdagingen rondom het gebruik, begrijpen en

managen van deze gegevens– IDC: Werknemers zijn 30% van de tijd bezig met zoeken naar

informatie. Teveel gegevens en vaak te weinig informatie– Bijna iedere BI vraag is het gevolg van informatie overload of

underload

- De rode draad in deze presentatie– U heeft het Microsoft Business Intelligence basisplatform al

in huis, “zet het aan!”– Hou het simpel en faseer, het wordt al snel te groot– Breidt uit op basis van voortschrijdend inzicht– Inzicht geven in de verschillende informatievormen

Op basis van een aantal praktijkvoorbeelden

4

‘Standaard’ Management Informatie problematiek

- Grote hoeveelheden gegevens, verspreid over meerdere:– Applicaties– Bedrijfsonderdelen– Landen

- Kennis verspreid binnen de organisatie bij enkele personen- Excel als belangrijkste ‘gegevensbron’- Handmatig verzamelen van informatie- Complexe worksheets in Excel als bedrijfsrapportage- Allerlei versies van ‘één versie van de waarheid’- Arbeidsintensieve bewerkingen om te komen tot rapportage- Daardoor is informatie vaak al ‘achterhaald’ voor het

gepubliceerd is

Repeteerbaarheid, Consistentie, Eenduidigheid, Actualiteit, Gebruiksgemak, Visualisatie, Verspreidingsvormen

Informatievormen

Scorecards

Dashboards/Analyse

Management/OperationeleRapportages

Strategisch managementGeaggregeerde informatie

Taktisch managementGefilterde informatie

Operationeel managementGedetailleerde informatie

BI Basis Platform

BI Oplossing

Financieel

Proces

Personeel

Scorecard

Reporting Services

Report Builder

Dashboard/Excel

Smurfit Kappa

De Smurfit Kappa Group wil gezien worden als het meest succesvolle papiergebaseerde packaging bedrijf in de door

haar gekozen markten. Om dit te bereiken biedt Smurfit Kappa Group innovatieve packaging oplossingen,

uitmuntende klantservice, lage kosten en blijft zij snel, flexibel en loopt altijd voor op de wijzigende marktvraag,

daarbij tastbare meerwaarde creërend op veel verschillende manieren

Business Case

Het verkrijgen van inzicht in grote investeringen over alle vestigingen binnen Smurfit Kappa, waar dit nu alleen gebeurt

op fabrieksniveau

- Doelstellingen– Potentieel schaalvoordeel en daarmee dus

kostenreductie– Grote uitgaven in de hand houden gebaseerd op het

algemene belang van de organisatie (Cash Flow en Solvabiliteit)

Klantvraag

- Applicatie voor Capital Expenditure- Bundelen van investeringsaanvragen wereldwijd- Monitoren van investeringsaanvragen en het proces daar

omheen- Monitoren van de afhandeling van de aanvragen (Planning vs

Balans)

10

Gebouwde oplossing

- Standaardapplicatie CapEx om investeringsaanvragen te doen

– Op basis van SharePoint als platform hiervoor- Monitoring behoeften gerealiseerd met Reporting Services

– Verschillende rapportages ontwikkeld– Rapportages in applicatie ondergebracht– Applicatiedatabase direct als bron voor rapportages

Management/OperationeleRapportages

Operationeel managementGedetailleerde informatie

11

Voorbeeldrapportages

Projectervaring

- Te vroeg begonnen met de te ontwikkelen ‘specifieke’ rapporten

– Datamodel was nog in beweging- Door vraagstelling monitoring wel invulling applicatie steeds

duidelijker- Autorisatie van rapporten binnen applicatie was een

uitdaging- Steeds meer voorkomende vraag

– Door economisch klimaat en kostenbeheersing in het algemeen

– De applicatie is een 80% oplossing– 20% maatwerk op basis van extra wensen en eisen

Gebruikte BI componenten

Integreren Opslaan

RapporterenAnaliseren

Paris Memorandum Of Understanding

- De organisatieParis MoU bestaat uit 27 deelnemende maritieme administraties en beslaat de wateren van de Europese kuststaten en het Noord Atlantische basin van Noord Amerika tot Europa

- MissieParis MoU richt zich op het elimineren van de operatie van schepen van sub-standaard kwaliteit door een geharmoniseerd systeem van Port State control (scheepscontroles in havens)

- Wat ze doenJaarlijks vinden er meer dan 20.000 inspecties plaats aan boord van buitenlandse schepen in de Paris MoU havens. Hierbij wordt erop gelet dat schepen voldoen aan internationale veiligheids-, beveiligings- en milieustandaarden en dat de bemanning in adequate leef-en werkomstandigheden haar werk kan doen.

Business Case

Verantwoording van de Administratie om te rapporteren aan alle leden over de uitgevoerde inspecties en de daaruit

voortkomende acties

- Huidige werkwijze– Handmatig jaarlijkse inspectiegegevens verzamelen– Talloze excelsheets om grafieken te maken– Opmaak laten maken voor boekwerk (jaarverslag)

- Nadelen– Zeer arbeidsintensief– Slechts één keer per jaar beschikbaar– Alleen in hardcopy en PDF te verkrijgen– Geen mogelijkheid tot ad-hoc vragen– Ontbreken van detail(inspectie)niveau

Klantvraag

- Het automatiseren van gegevensstroom– Vergaren, bewerken, visualiseren en verspreiden

- Voor iedereen– Als ‘hardcopy’ HTML zichtbaar op website– Downloadable PDF vanaf website

- Voor extranetgebruikers– Dynamische rapporten beschikbaar in extranet

- Voor power users– Ad-hoc rapporten samenstellen op basis van beschikbare

gegevens– Analyseren van gegevens

Mogelijkheid voor Paris MoU om zelf voort te bouwen op de basis die is ontwikkeld

17

Gebouwde en gehoste oplossing

- Extractiemechanisme om bestanden uit Frankrijk op te halen en te importeren

- Data Warehouse voor de opslag van gegevens- Kubus om eenduidig dimensies en meetwaarden vast te

leggen voor analyseren en rapporteren- Rapporten, zowel grafisch als tekstueel

Dashboards/Analyse

Management/OperationeleRapportages

Taktisch managementGefilterde informatie

Operationeel managementGedetailleerde informatie

Dynamische rapporten beschikbaar in extranet

Ad-hoc rapportages

Ja

Rot

Analyseren

Uitgangspunten: • Havens, Jaar en Deficiencies (j/n)

zijn dimensies• Cel is aantal Inspecties

20072008

Jaar

20052006

2006 2007

Haven

AmsAnt

147 Inspecties

20072008

20072008

2004

2005

Deficiency

Nee

JaJa

RotRot

“Toon: Aantal Inspecties voor haven Rotterdam in het jaar 2007 - 2008 met Deficiencies”

Analyseren in Excel

22

Projectervaring

- Uitgebreide analysefase vooral op datagebied, functionele wensen waren snel duidelijk

- Ontwikkeltijd van een aantal maanden- Hoge mate van gebruikersparticipatie zorgt voor

– Grotere flexibiliteit– Snellere acceptatie– Betere bewaking van de scope

- Een aantal uitdagingen– Verschillende belanghebbende partijen– Eén klant, meerdere interne klanten en leveranciers– Meerdere aanspreekpunten in verschillende landen– Meer wensen vanuit de klant– Het niet beschikbaar zijn van de databron

Lage licentiekosten, groot resultaat

Integreren Opslaan

RapporterenAnaliseren

Koning Willem I College

- De organisatieHet Koning Willem I College is een vooruitstrevend Regionaal Onderwijscentrum voor beroepsonderwijs, vervolgonderwijs en educatie. Denkend vanuit de behoefte van bedrijfsleven en individu, rekening houdend met de mogelijkheden van nieuwe media en technieken, ontwikkelde het College een nieuwe visie op onderwijs en opleidingen voor de 21e eeuw: de School voor de Toekomst

- MissieDe leerling is de reden van hun bestaan, waarbij ze verder gewoon een goede school willen zijn.

Business Case

Onderwijsinstellingen dienen steeds marktgerichter te werken, daarnaast toenemende verantwoordingsplicht landelijk en europees. Daardoor zowel intern als extern

inzicht te bieden in voor hen relevante succesfactoren. De druk om aan deze marktwerking te voldoen wordt steeds

groter

Het vinden van een oplossing die deze druk verlicht, inzicht biedt in relevante indicatoren en informatie ontsluit op

een overzichtelijke manier voor iedereen die hier belang bij heeft

Informatiebehoefte analyse

- Doelstellingen vanuit de bedrijfsvoering- Verantwoording intern en extern (financiering)

Top-down benadering

- Vertaald naar aandachtsgebieden– Deelnemers– Financieel– Personeel

- Indicatoren per aandachtsgebied

Visualiseren

- Vaste periodieke informatiebehoefte voor CvB- Ad-hoc vragen en detailanalyse te beantwoorden vanuit

management

27

Gebouwde oplossing

- Adapters voor het ontsluiten van bronsystemen- Data Warehouse met verschillende toepassingsgebieden- Kubussen met meetwaarden/dimensies eenduidig vastgelegd- Scorecards voor verschillende benoemde aandachtsgebieden- Gekoppelde dashboards en detailrapportages

Scorecards

Dashboards/Analyse

Management/OperationeleRapportages

Strategisch managementGeaggregeerde informatie

Taktisch managementGefilterde informatie

Operationeel managementGedetailleerde informatie

Voorbeeld Scorecard / Dashboard Financieel

Voorbeeld Scorecard / Dashboard Personeel

Projectervaring

- Onderwijs afhankelijk van externe eisen– Daardoor groot aantal indicatoren– Interne betekenis van indicator niet altijd gelijk aan

externe- Project gefaseerd aangepakt en opgeleverd

– Per aandachtsgebied en bronsysteem- ROC’s werken op allerlei gebieden samen

– Uitwisseling van kennis en ervaring– Delen van ontwikkelde toepassingen– Gebruiken veelal dezelfde bronsystemen

- Onderwijstemplate MIP– Koning Willem 1 College als basis– Functionaliteit op basis van gedeelde inzichten– Uitbreidingen vanwege specifieke wensen en eisen– Groei van de template door samenwerking

Quotes

“De grafische weergave van indicatoren in de scorecard komt goed tegemoet aan de visuele

instelling van mensen en biedt zo een intuïtief overzicht van relevante indicatoren ”

Christ DiepstratenDirecteur Planning en Control

Koning Willem 1 College

“Met de implementatie van het Management Informatie Portaal konden we snel aan de slag. Binnen enkele weken hadden we een

goed werkende BI-omgeving en hebben we nu zeer actueel inzicht in de voortgang van ons college waar we direct op kunnen sturen.”

Rudolf Winius , Hoofd Communicatie Het Friesland College

Gebruikte BI componenten

Integreren Opslaan

RapporterenAnaliseren

Vragen

Voorbeelden van projectinspanning

- Quickstart BI– 10 dagen– Ontsluiting van maximaal 1 bron– 5 dimensies, 5 meetwaarden– 1 kubus, tot 4 rapporten

- Quickstart Dashboard– 14 dagen– Tot 8 dashboard webparts– Tot 4 ondersteunende detailrapporten

- Quickstart Scorecard– 25 dagen– 2 tot 4 KPI’s– Tot 4 kubussen, tot 8 rapporten– Scorecard met maximaal 8 dashboard webparts

35

Voorbeelden van projectinspanning

- Tot maximaal 2 workshops voor bepaling informatiebehoefte- Bronanalyse van de benodigde systemen- Data warehouse inclusief staging area’s ten behoeve van

dataopslag- Extractie, Transformatie en Laadmechanisme om data te

transporteren van bron naar data warehouse- Sharepoint site om elk van de componenten beschikbaar te

stellen

- Geen Proof of Concept die je weggooit na proof– Operationeel bruikbaar– Uitbreidbaar– Ontwikkelt op basis van standaarden