kursus pengurusan latihan upm
TRANSCRIPT
KURSUS PENGURUSAN LATIHAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
17 – 18 Oktober 2012 Dewan OSH, UPM
Anjuran: Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
Pejabat Pendaftar
Getting Started…
OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN
Pada akhir kursus ini, peserta dapat:
• Memahami teori dan asas pengurusan latihan
• Memahami kepentingan dan keperluan latihan di UPM
• Melaksanakan analisis keperluan latihan dan menyediakan takwim latihan PTJ
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
OBJEKTIF/HASIL PEMBELAJARAN
• Menjalankan penilaian keberkesanan latihan
• Mengurus rekod latihan secara berkesan
• Memahami keperluan MS ISO 9001:2008 berkaitan latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
TENTATIF PROGRAM
Hari Pertama (17 Oktober 2012)
Sesi 1: 9.00 pagi – 10.30 pagi
• Pengenalan
Sesi 2: 11.00 pagi – 12.30 t/hari
• Pengurusan Latihan di UPM
Sesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang
• Analisis Keperluan Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
TENTATIF PROGRAM
Hari Kedua (18 Oktober 2012)
Sesi 1: 9.00 pagi – 10.30 pagi
• Penilaian Latihan
Sesi 2: 11.00 pagi – 12.30 t/hari
• Rekod Latihan
Sesi 3: 2.30 petang – 5.00 petang
• Persediaan Audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 1: ‘Icebreaking & Takeaway’
Pengenalan
Definisi Latihan
Usaha terancang oleh sesebuah organisasi untuk menyelaras
pembelajaran staf bagi meningkatkan kompetensi
berkaitan kerja
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Definisi Latihan
Proses sistematik membangunkan pengetahuan, kemahiran dan sikap
bagi membolehkan staf menjalankan tugas pada standard
yang diperlukan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kepentingan Latihan Kepada Organisasi
• Produktiviti – prestasi, motivasi
• Pembaziran – kewangan, bakat
• Persaingan – kualiti, keuntungan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Faktor Mempengaruhi Prestasi
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pembangunan Bakat
(Latihan, Laluan Kerjaya, Bimbingan,
Maklumbalas)
Persekitaran
(Komunikasi, Sumber, Persekitaran Fizikal,
Kerjasama, Kepimpinan)
Manfaat
(Gaji, Bonus, Cuti, Kemudahan)
Jenis Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kognitif
Afektif
Psikomotor
Knowledge/Pengetahuan
Skill/Kemahiran
Attitude/Sikap
Jenis Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pengetahuan
Kemahiran
Sikap
KOMPETENSI
Kaedah Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
On The Job Training
• Dalam suasana kerja
• Penyelia/Pegawai berpengalaman
• Belajar sambil bekerja
• Kos efektif
Off The Job Training
• Di luar suasana kerja
• Penceramah/Fasilitator
• Pembelajaran yang fokus
• Kos tinggi
Kaedah Latihan
• Kandungan latihan ditentukan oleh pelanggan atau peserta berdasarkan keperluan latihan
• Peserta bertanggungjawab terhadap latihan yang diikuti, penceramah hanya membantu
• Komunikasi pelbagai hala: penceramah –peserta – peserta lain
• Pelbagai teknik latihan digunakan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kaedah Latihan
• Peserta dicabar dengan idea-idea, pengetahuan dan kemahiran baharu
• Latihan dijalankan dalam kumpulan kecil, dengan persekitaran kurang formal dan dengan kurikulum yang terancang (tetapi fleksibel)
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
ADDIE Model
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Analysis
• Ada keperluan? Siapa? Kemahiran yang diperlukan? Jurang kemahiran?
• Hasil analisis
Design
• Objektif latihan
• Kandungan Latihan
Develop
• Bangunkan modul
Implement
• Jalankan latihan mengikut perancangan
Evaluate
• Pencapaian objektif latihan
• Peningkatan kompetensi
ADDIE Model
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
A
D
D I
E E
A
D
D
I
Persoalan Dalam Penentuan Latihan • Adakah latihan perlu dijalankan? • Siapa yang perlu dilatih? • Apakah objektif latihan berkenaan? • Apakah pengetahuan/kemahiran
yang diperlukan? • Apa kandungan latihan yang akan
dijalankan? • Apa bentuk latihan yang sesuai? • Siapa yang akan melaksanakan
latihan? • Bagaimana keberkesanan latihan
ditentukan?
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pengurusan Latihan di UPM
Kategori Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Latihan
Pembelajaran
Pembelajaran Kendiri
Aktiviti 2: ‘Kategori Latihan’
Struktur Pengurusan Latihan UPM
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
JAWATANKUASA LATIHAN UNIVERSITI
PEJABAT PENDAFTAR
PELAKSANA LATIHAN
PTJ
• Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
• Penyelaras Latihan Staf UPM
• Seksyen Latihan (Akademik/Bukan Akademik)
• Pej. Bendahari, CADe, PPKKP, iDEC, TPU, Pej. TNCPI, PPPA
• TPLS/Staf Pelaksana Latihan
• TPLS/Staf Pelaksana Latihan
Peranan TPLS/Staf Pelaksana
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Dokumen Rujukan Latihan
Dokumen rujukan latihan utama di UPM:
• Pekeliling Perkhidmatan Awam Bil. 6 Tahun 2005
• Program Pembangunan Profesional Staf UPM
• Dokumen Kualiti
• Standard MS ISO 9001:2008
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 3: ‘Dokumen Rujukan Latihan’
Analisis Keperluan Latihan (TNA)
Analisis Keperluan Latihan
Proses sistematik mengumpul dan menganalisis maklumat bagi
menambahbaik prestasi individu atau organisasi. Kaedah untuk menentukan apa latihan yang perlu dilaksanakan dan siapa
yang perlu menghadiri latihan.
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kaedah Pelaksanaan TNA
• Kaji Selidik
• Temubual
• Pemerhatian
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Penolong Pegawai Sains
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Menyelenggara peralatan makmal secara dalaman
Kemahiran Menjalankan kalibrasi peralatan makmal
Desired Level (DL) 5
Current Level (CL) 1
Gap 4 (DL – CL)
Importance To Job (ITJ) 3
Training Priority (TP) 12 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan Kursus Kalibrasi Peralatan Makmal
Kaedah Pelaksanaan TNA
Skala DL/CL
Skala ITJ
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
1 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar
2 Menjalankan kerja dengan tunjuk ajar yang minima
3 Berkemahiran tanpa tunjuk ajar
4 Berkemahiran dan boleh memberi tunjuk ajar
5 Kemahiran yang tinggi
1 Kurang Penting
2 Penting
3 Sangat Penting
Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Pegawai Tadbir
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Menjadi setiausaha mesyuarat jawatankuasa
Kemahiran Menulis minit mesyuarat
Desired Level (DL) 5
Current Level (CL) 2
Gap 3 (DL – CL)
Importance To Job (ITJ) 3
Training Priority (TP) 9 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan Kursus Penulisan Minit Mesyuarat
Kaedah Pelaksanaan TNA
Contoh: Pemandu
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Kemahiran Berbahasa Inggeris
Desired Level (DL) 4
Current Level (CL) 1
Gap 3 (DL – CL)
Importance To Job (ITJ) 2
Training Priority (TP) 6 (Gap x ITJ)
Kursus Dicadangkan Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA
Gap Analysis: Individu
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Berbahasa Inggeris
4 1 3 2 6 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA
Gap Analysis: Staf/Penyelia
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas
Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus
1 2 Avg
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Berbahasa Inggeris
4 3 1 2 2 2 4 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Kaedah Pelaksanaan TNA
Gap Analysis: Kumpulan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Senarai Tugas
Kemahiran DL CL Gap ITJ TP Kursus
1 2 3 4 Avg
Memberi penerangan kepada tetamu luar negara berkenaan UPM
Berbahasa Inggeris
4 1 2 2 1 1.5 2.5 2 5 Kursus Bahasa Inggeris Untuk Pemandu
Penyediaan Takwim Latihan
Lampiran
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Pemantauan Takwim Latihan
Lampiran
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 4: ‘TNA Staf Pelaksana Latihan’
Aktiviti 5: ‘Recap!’
Penilaian Latihan
Model Kirkpatrick
Empat Peringkat Penilaian Latihan
(Four Levels of Evaluation Model)
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Reaction/Reaksi
Learning/Pembelajaran
Behaviour/Tingkah laku
Result/Keputusan
Peringkat 1
• Pandangan dan perasaan peserta terhadap latihan yang dijalankan
• Dijalankan sebaik sahaja latihan tamat
• Data mudah diperolehi & dianalisis
• Borang maklumbalas/ survey, lisan
• Kos rendah
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Reaction
Peringkat 2
• Peningkatan pengetahuan dan keupayaan peserta setelah menjalani latihan
• Dijalankan sebelum dan selepas latihan
• Sukar dijalankan bagi latihan kompleks
• Ujian sebelum/selepas, temubual
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Learning
Peringkat 3
• Aplikasi pembelajaran dan kemahiran yang diperolehi selepas latihan dalam tugas
• Dijalankan selepas latihan bagi memberi masa bagi proses aplikasi berlaku
• Pemerhatian/temubual bagi menilai perubahan
• Memerlukan kerjasama penyelia/pegawai
• Penilaian selepas latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Behaviour
Peringkat 4
• Menilai kesan/impak yang diberikan oleh peserta kepada organisasi (perniagaan/ persekitaran)
• Memerlukan usaha dan masa yang banyak untuk dilaksanakan dan dibuktikan
• ROI, produktiviti, masa, aduan, penjimatan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Result
Penilaian Keberkesanan Latihan
Program yang perlu dijalankan penilaian:
• Latihan formal: Kursus, Bengkel, Seminar, Forum, Simposium, Kolokium, Konvensyen dll.
Pengecualian:
• Pengurusan universiti, Ketua PTJ, pegawai akademik (bidang kepakaran), bengkel kerja, subjektif, tidak melibatkan tugas hakiki.
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Penilaian Keberkesanan Latihan
• Penilaian dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh latihan
• Analisis penilaian keberkesanan latihan (lampiran)
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 6: ‘Latihan Yang Perlu Dinilai’
Rekod Latihan
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Borang Latihan
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Sistem Pengurusan Latihan
• Log in menggunakan id putra
• TPLS/Staf Pelaksana diberi kuasa khas memasukkan/edit latihan/semak status latihan PTJ
• Mozilla Firefox
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Template Pengurusan Latihan
Lampiran
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Aktiviti 7: ‘Fail Latihan’
Persediaan Audit
Penemuan Audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
• Analisis keperluan latihan tidak dijalankan
• Takwim PTJ tidak disediakan/diluluskan
• Takwim PTJ tidak dimaklumkan kepada staf
• Latihan tidak dijalankan mengikut takwim
• Penilaian program tidak dijalankan
• Penilaian keberkesanan tidak dijalankan
• Tiada rekod kehadiran latihan
• Aktiviti latihan tidak dimaklumkan kepada TPLS
Penemuan Audit
Seksyen Latihan (Bukan Akademik) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
• Staf tidak diberi latihan teknikal/tidak kompeten
• Staf baharu tidak diberi latihan
• Staf kurang faham tentang SPK/Prosedur latihan
• Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur
• Tiada tindakan terhadap staf yang tidak cukup 7 hari latihan
• Fail tidak diwujudkan/tiada dokumen
• Surat tawaran lewat dikeluarkan
Aktiviti 8: ‘Checklist Audit’
Aktiviti 9: ‘Log Pembelajaran’