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equilibra edizioni

MASSIMO FRANCESCHETTI

LA GESTIONE DELLA RIUNIONE

PRESENTAZIONE

In molti anni di lavoro ho accumulato tanti testi tra appunti, dispense, slide. Ad un certo punto ho sentito il bisogno di riunirli, sintetizzarli, prendermene cura in quanto testo scritto. Ho sentito il desiderio di fare il punto, non certo definitivo, su quanto sono andato accumulando in questi anni. Inoltre, volevo condividere con altri quanto ho appreso attraverso la mia esperienza personale, gli studi e le lezioni tenute in aziende, istituzioni o scuole. Vorrei che questi testi brevi fossero un invito alla riflessione e all’azione per coloro che desiderano conoscere e migliorare il proprio comportamento nelle relazioni interpersonali. Sono testi che hanno lo scopo di presentare nozioni, concetti e qualche indicazione pratica. Non vogliono certo esaurire l’argomento, né sostituire le lezioni. Alla fine di ogni testo viene dato qualche riferimento per orientarsi. Generalmente i testi hanno subito un lavoro editing molto superficiale e quindi possono presentare errori di varia natura. Per questo sono sinceramente grato per qualsiasi segnalazione o commento. Per farlo scrivete a: [email protected]

I testi sono di proprietà dell’autore, Massimo Franceschetti, che si assume la responsabilità di quanto scritto. Essi non sono utilizzabili, da terzi, per nessun fine commerciale.

Creative Commons

! Attribuzione - Non commerciale - Non opere derivate CC BY-NC-ND

In copertina, La danse, (1910) di Henry Matisse.

Edizioni Equilibra febbraio 2018

INDICE

Introduzione 5

Perché un “saper fare” per le riunioni 7

Intelligenza ed emozioni positive nelle riunioni 8

La parola nelle riunioni 9 La parola e il valore personale 9

Etica del dialogo 10

Il silenzio nella riunione 11

I ruoli della riunione 12 Il coordinatore 12

Obiettivi 13

Comportamenti 13

Il segretario 14

Obiettivi 14

Comportamenti 14

I partecipanti 15

Obiettivi 15

Comportamenti 15

La preparazione di una riunione 16 È proprio necessaria una riunione? 16

La preparazione del coordinatore 17

Come gestire la riunione 18

Il proprio stato d’animo 19

L’ambiente dove si svolge l’incontro 19

La preparazione del segretario 21

La preparazione dei partecipanti 21

Lo svolgimento di una riunione 23 L’inizio 23

Il centro 25

La fine 26

Il tempo, questo sconosciuto 27

Il dopo-riunione 28

Conclusioni: consapevolezza e volontà 29

Appendice 1. Schema per la verifica della riunione 30

Appendice 2. Preparazione per il Coordinatore 31

Riferimenti 32

Le riunioni sono un paradosso sconcertante. Patrick Lencioni

La gestione delle riunioni

Introduzione

Tanti anni fa, in preda ad una sorta di crisi nervosa, la direttrice di una grande azienda mi chiese di aiutarla per cercare di cambiare quella che riteneva una mania dannosa e pervicace: riunioni lunghe e inutili. Non ne poteva più, mi disse, di partecipare a riunioni preparate male, condotte peggio e totalmente inefficienti. Così mi chiese cosa si potesse fare. Ci penserò, ma in ogni caso, dissi, sarà dura. Sa perché? Mi guardava in attesa della rivelazione. Perché non sanno nemmeno di avere un problema. Lei lo vive perché ha visto un modo diverso di fare. Altrimenti anche lei sarebbe semplicemente rassegnata ad una condotta che riterrebbe inevitabile, come la pioggia, il freddo, la nebbia. Tutte cose fastidiose e inevitabili. Ma siccome lei ha visto riunioni fatte bene, veloci, efficienti, preparate, mirate, a lei tutto questo sembra assurdo, ma a loro no. Soffrono, ma non viene loro in mente, nemmeno per un momento, di modificare qualcosa. Forse, se va bene, ritengono che il problema sia nel carattere delle persone, dopodiché non capendo cosa sia il carattere e come si possa modificare, anzi ritenendo che non si possa modificare, lasciano perdere e siamo punto e a capo. Non era incoraggiante il mio discorso. Ma comunque era abbastanza realistico. Non volevo darle illusioni. Avevo già visto persone che partono in quarta per modificare il modo di fare dentro un’azienda e poi si ritrovavano abbastanza frustrate nel constatare che gli altri non capiscono. Finché le persone non sentono il bisogno di cambiare e finché non hanno fatto esperienza di altre possibilità, è molto difficile fare attecchire nuovi comportamenti. Tuttavia avevo detto che ci avrei pensato e così fu. Iniziammo da noi stessi. Nelle riunioni in cui eravamo io e la direttrice le cose sarebbero andate seguendo le nostre indicazioni. Eravamo noi a condurle, in particolare io, quindi, noi avremmo definito le regole dell’incontro. Senza sconti e senza ossessioni. Piano piano, le persone che partecipavano si accorgevano della differenza di risultato e soprattutto di tempo. Così prendemmo coraggio e di fronte ad una richiesta diretta, passammo a formare i quadri più alti e più sensibili. Per questi corsi iniziai a scrivere testi brevi sui vari argomenti che riguardavano la riunione. Quello che avete sotto mano è la somma, rivista e corretta, di tutti quei testi.

Massimo Franceschetti !5


Riassumo brevemente quanto ho capito, partendo dalla mia esperienza personale sia come organizzatore e conduttore di riunioni, sia come allievo di corsi sulla gestione delle riunioni:

• È possibile svolgere riunioni belle, ordinate, rapide e soddisfacenti • È possibile farlo conoscendo e praticando alcune norme di comunicazione e di

organizzazione. • In genere le persone non conoscono queste regole. • Si ritiene che ognuno di noi sappia come si svolge una riunione e sappia starci,

perciò non si ritiene di aver bisogno di un vero e proprio training sulle riunioni. • Le persone che credono di non aver bisogno di un particolare training in

genere perdono tempo, anche se non se ne rendono conto, perché non hanno termini di paragone e quindi non sanno quanto ne avrebbero potuto guadagnare seguendo delle regole.

• Le persone che non sanno come si gestisce una riunione perdono molto tempo a gestire aspetti derivati dalla non gestione della riunione.

• Le riunioni fatte da persone che non sanno come si fa, a volte sono rapide e divertenti, molto più spesso sono lunghe, noiose e a volte anche inutili.

In sintesi: è possibile, grazie ad alcune regole che organizzano la comunicazione, rendere le riunioni un vero strumento di lavoro: utile, efficace ed efficiente. Il tutto sta nel compiere quel breve tragitto che va dal pensiero che “È tutto evidente e non c’è nulla da imparare” a: “Chissà, forse conoscendo di più, come accade in altri campi, posso migliorare l’efficienza, la produttività, l’umore delle mie riunioni: sarebbe da provare!”. Di seguito vengono fornite le indicazioni di base perché una riunione possa essere una vera risorsa nel lavoro. È chiaro che una volta apprese e praticate, queste regole possano essere “modificate”, personalizzate, rese ancora più divertenti, interessanti, e anche spiritose. Le indicazioni che seguono sono espresse nel modo più schematico possibile per ragioni didattiche. La riunione dev’essere invece fluida, calda, divertente anche se impegnativa. Tutto ciò è possibile quanto più si è praticato e approfondito questi temi.



Perché un “saper fare” per le riunioni

Nonostante tutte le rivoluzioni tecnologiche e la continua invenzione di nuovi strumenti di comunicazione e lavoro di gruppo a distanza, la presenza fisica tra le persone resta la forma (almeno potenzialmente) più soddisfacente di incontro. Per questo motivo la riunione è uno strumento di lavoro prezioso. La complessità della realtà lavorativa in cui viviamo non permette più che si possa perdere tempo o sprecare risorse. Una riunione svolta male fa perdere non solo tempo, ma anche motivazione. In questo modo, la riunione, che doveva far incontrare delle persone, farle lavorare insieme, diviene uno strumento per allontanarle l’una dall’altra. In linea di principio, tutti sono d’accordo: le riunioni sono importanti, vanno calibrate e gestite con attenzione. Tuttavia quando poi si tratta di fare una riunione le cose si complicano. Spesso essa diventa un modo per disperdere energia, produrre disagio e scontentezza, finendo per creare più problemi di quanti ne risolva. Perché? La risposta in molti casi è semplice: l'ignoranza dei partecipanti rispetto agli elementi fondamentali che fanno di una riunione un momento felice ed efficace di lavoro. Si dà per scontato che le riunioni si fanno come si sono viste fare! Inoltre, e questo è in genere l’elemento più complesso da superare, si ritiene che non ci sia bisogno di imparare nulla attorno a questo argomento. Ognuno pensa di saper fare e non ritiene che studiare queste regole possa essere realmente utile. La riunione, invece, ha le sue regole da seguire se si vuole che renda. Se si vuole che il lavoro con gli altri, almeno per ciò che riguarda la riunione, sia un momento di crescita, positivo ed efficiente, è necessario coltivare una competenza anche per ciò che riguarda la riunione. Occorre allora sapere che esistono delle regole da seguire, degli atteggiamenti da tenere e quali sono le responsabilità in gioco da assumersi. Una riunione è un momento molto importante ed anche molto serio del lavoro di ognuno di noi. Così come per altri strumenti – vedi il computer – si sviluppano corsi di formazione, anche nell’ambito delle riunioni – e a maggior ragione – si deve promuovere e favorire una formazione adeguata. La riunione deve diventare oggetto di studio, sperimentazione, pratica e verifica insieme ad altri componenti del lavoro di tutti i giorni.



Perché, dunque, investire tanto nel saper fare una riunione? Perché sempre più il lavoro di gruppo è importante e all’interno del lavoro di gruppo la riunione, o i diversi tipi di riunione, svolge un ruolo importante. Perché una riunione ben fatta significa:

! Guadagnare tempo ! Rendere più efficiente l’azione ! Aumentare le conoscenze delle persone ! Migliorare il clima tra le persone ! Generare motivazioni ! Avere più soluzioni

Per tutti questi motivi è auspicabile che si sviluppi maggiore formazione alla riunione.

Intelligenza ed emozioni positive nelle riunioni

Esistono tanti tipi di riunione a seconda degli scopi che si vogliono raggiungere: creativa, informativa, decisionale ecc. Qui ci occuperemo della riunione nelle sue linee standard, anche se il nostro lavoro si è basato sull’idea di un gruppo di lavoro che si riunisce per decidere insieme. Una riunione per definire una decisione da prendere insieme, dove ognuno porta il suo contributo e alla fine si esce con una soluzione unica. Tranne che in rari casi, in cui una riunione voglia esplicitamente creare un conflitto, tutte le riunioni hanno (o dovrebbero avere) sempre due scopi di ordine generale: accrescere l’intelligenza e la capacità di azione di ogni singolo individuo e del gruppo, accrescere le emozioni positive nei singoli individui e nel gruppo. Lavorare insieme permette di raggiungere obiettivi che, da soli, non sarebbe possibile ottenere. Sedersi attorno ad un tavolo, insieme con gli altri, ha senso se permette ad ognuno di accrescere la propria capacità di azione. Il confronto con gli altri, che ne è una conseguenza ed una necessità, genera un aumento di competenza e di intelligenza, allargando l’orizzonte mentale dei partecipanti. Quante cose non avremmo potuto fare o non avremmo mai pensato senza l’aiuto



degli altri? La riunione è solo uno strumento attraverso il quale le capacità di ognuno di noi crescono e cresce la capacità di fare di un gruppo. Accanto alla dimensione del fare e del pensare, è presente anche un’altra dimensione, altrettanto importante, ed anzi fondamentale – nel senso letterale del termine: la dimensione emotiva . 1

Ci si riunisce, quindi, non solo per agire meglio, ma anche per provare qualcosa di positivo (che permetta poi di agire meglio). Così come occorre che la riunione generi conoscenze o fatti positivi, essa deve anche generare emozioni positive. Senso di appartenenza, coesione, star bene, serenità, fiducia ecc., ecco alcune emozioni che una riunione deve generare. Una riunione ben fatta va misurata non solo per ciò che si raggiunge insieme, ma anche per il tipo di clima, impressione, emozione, che lascia in ognuno.

La parola nelle riunioni

La parola e il valore personale

La parola è lo strumento più importante per raggiungere gli obiettivi generali di una riunione: agire meglio, sentirsi meglio. La parola è profondamente connessa a noi stessi, come l’atto di comunicare è profondamente connesso al nostro bisogno di essere riconosciuti, rispettati e accettati da noi e dagli altri. La parola è uno strumento attraverso il quale si può trasformare non solo il proprio modo di pensare e sentire, ma anche il modo di pensare e sentire degli altri. Per questo, la parola, nella riunione, non solo va presa molto sul serio, ma va anche disciplinata. La parola è uno strumento potente per capire e far capire, provare e far provare. Essa va compresa nella sua capacità di invadere, ferire, essere fraintesa ed essere sentita come minacciosa così come nella sua capacità di dare forza, fiducia, gioia, calore… La parola può fare bene o male. Ognuno di noi quindi deve ricordarsi dell’enorme potere che le parole hanno. E non può non concordare sul fatto che, per la buona riuscita di una riunione, elemento imprescindibile è dare un ordine al discorso, una disciplina alla parola,

Per dimensione emotiva intendiamo in generale quella sfera umana che possiamo chiamare 1

“affettività” e che comprende umori, sentimenti emozioni. La parola “emozioni” in questo caso è utilizzata per coprire la vasta gamma di vissuti affettivi.



un’attenzione particolare al linguaggio, senza i quali è inutile tutto ciò che diremo da qui in avanti. Alla base di una buona riunione, perciò, ci sono alcuni valori fondanti. Le parole di una riunione devono essere sempre :

! Adeguate all’obiettivo della riunione ! Chiare, semplici e brevi ! Rispettose di ognuno e positive

Etica del dialogo

Usare la parola in modo disciplinato significa anche disciplinare il dialogo. Attuare un dialogo costruttivo e produttivo è una delle prerogative della riunione. Un uso scriteriato della parola dà luogo ad una sorta di monologhi paralleli, in cui tutti parlano, nessuno ascolta e tutti, o quasi, escono con un sentimento di frustrazione. Esiste invece un’etica del dialogo all’interno di una riunione. Occorre sapere che il modo di dialogare è altrettanto fondamentale dell’avere risorse finanziarie ed umane sufficienti. Così come ci si accerta della presenza di adeguati fondi o adeguate risorse umane o competenze specifiche, così ci si dovrebbe sincerare che tutti abbiano chiaro come si dialoga in modo da rendere costruttive e positive le riunioni. Un dialogo, infatti, è una situazione all'interno della quale valgono alcune buone regole. Eccone alcune che scritte appaiono banali, ma ognuno in cuor suo sa quanto esse siano poco applicate:

♦ Far sì che i partecipanti si ascoltino senza sovrapporsi ♦ Far sì che tutti si esprimano ♦ Far sì che il diritto di parola sia equamente distribuito ♦ Dare ai diversi punti di vista un’uguale opportunità di essere

valutati e discussi ♦ Essere pertinenti e fare in modo che proprie parole siano limitate

agli obiettivi del dialogo. ♦ Far sì che il dialogo sia sempre positivo, promozionale, attento alle

esigenze altrui.

In linea di principio, una riunione presuppone che le persone stiano lavorando tutte all’interno di una stessa struttura o organizzazione, che condividano



l’interesse per questa struttura, che abbiano fiducia l’uno nell’altro e che ci sia una dovuta attenzione alle rispettive posizione. In linea di principio, ogni componente dovrebbe sforzarsi di comprendere gli altri prima di giudicarli. Capirne le ragioni e perdonare eventuali errori. Sappiamo che questo è molto difficile. Vecchie abitudini prendono subito la mano. Tuttavia se si vuole avere una riunione di un tipo nuovo, efficiente, positiva, costruttiva, occorre che tutti ricordino che si deve tendere verso quei principi enunciati sopra. Il coordinatore della riunione, per i primi tempi, dovrà – lo vedremo anche in seguito – ricordare continuamente queste regole.

Il silenzio nella riunione

Un ruolo importante, nell’etica del dialogo, lo ricopre il silenzio. La parola va disciplinata, abbiamo detto. Disciplinare la parola significa anche saper fare silenzio. Saper non parlare, in determinate occasioni. Si tratta di una esperienza abbastanza sconosciuta nella nostra cultura recente. “Comunicare” è sinonimo di parlare. Esserci in una riunione significa aver parlato molto nella riunione. La qualità di una riunione, spesso, si giudica dalla quantità di parole che ciascuno ha speso. Il silenzio può essere segno di passività, non partecipazione, inesistenza, quasi. L’argomento è di quelli che si prestano a lunghe discussioni. In questo paragrafo vogliamo solo evidenziare un aspetto che riteniamo importante: a volte tacere è molto più produttivo, costruttivo, positivo di parlare. E non perché dobbiamo tacere eventuali disaccordi che condurrebbero a conflitti. Tacere come azione positiva significa: • Fare silenzio su argomenti attinenti, ma secondari; • Fare silenzio su di cose che vengono in mente lì per lì, che non sono state

ponderate; • Fare silenzio (e rimandare) quando il tempo è oramai scarso; • Imparare ad accettare anche altre soluzioni dalle nostre, senza sentirsi sminuiti,

in funzione di altri valori: la rapidità, la coesione. • Risparmiare energia, poiché parlare è impegnare energia, e alla fine essere meno

stanchi e provati.



Si dovrebbe insegnare fin dalle scuole a calcolare i guadagni che si ricavano da certi silenzi, piuttosto che insegnare solo a parlar bene l’italiano. Dire non significa essere. Per il solo fatto di aver detto qualcosa ci sembra di aver partecipato, ma non è così semplice. Dunque, e sembrerebbe un paradosso, ma non lo è, la riunione efficiente, efficace, costruttiva ha bisogno di una disciplina della parola, di un’etica del dialogo e di molto, molto, silenzio.

I ruoli della riunione

In una riunione esistono dei ruoli molto precisi. Rispettare questi ruoli, i compiti che vi sono assegnati, è fondamentale perché la riunione sia produttiva e gratificante. I principali ruoli in una riunione sono: il coordinatore, il segretario, i partecipanti. Tutti questi ruoli sono importanti. Non c’è un ruolo di cui si può fare a meno e non ci sono compiti che siano meno importanti. Vediamo da vicino per ciascun ruolo la definizione, gli obiettivi e i compiti.

Il coordinatore

Il coordinatore, come dice il nome, coordina il lavoro del gruppo. In questo senso egli facilita il lavoro di ognuno. Senza un coordinatore, in un gruppo vige, in modo quasi automatico, la legge del più forte (parlatore), o di colui che è riconosciuto come superiore. Oppure, peggio, del caso e quindi del caos. Il coordinatore è una figura imprescindibile della riunione. Del coordinatore spesso si fa a meno, senza considerare quanto si perde in termini di tempo e di efficienza. I motivi di questa usanza negativa sono dovuti per lo più ad ignoranza (non se ne conosce l’importanza), oppure perché il coordinatore è identificato con il capo, poiché spesso coincide con esso o con un grado superiore, e allora probabilmente nessuno ha il diritto di assumere questo ruolo. Il coordinatore invece è un delegato dal gruppo. Il ruolo di coordinatore andrebbe ricoperto, a turno, da ognuno. Il coordinatore è colui a cui il gruppo ha demandato il compito di organizzare, moderare e delimitare la riunione. Il coordinatore, quindi, non è il “capo” del gruppo e solo colui che deve fare in modo che il lavoro proceda ordinatamente e produttivamente. Per questo compito tuttavia egli deve



godere di piena autorità. Il coordinatore una volta eletto, va rispettato pienamente pena, ancora una volta, il caos. Per il coordinatore è bene sapere che la sua autorevolezza nasce e si coltiva nella riunione stessa. Essa emerge dalla forza dell'impegno percepito nel perseguire il comune obiettivo e dalla capacità ed efficienza nel guidare il gruppo al suo raggiungimento. Non serve imporre il proprio volere. È il volere del gruppo che è importante ricordare a tutti. Se il coordinatore dimostrerà questa attenzione nei confronti del gruppo, allora egli sarà autorevole.

Obiettivi

Gli obiettivi principali del coordinatore sono:

! Preparare la riunione (O.d.G., come gestire i partecipanti ecc. – vedere più avanti)

! Far rispettare l’etica del dialogo ! Far rispettare il tempo complessivo e i tempi di ciascuno ! Aiutare il gruppo a focalizzare l’attenzione sui punti prescelti e far

decidere ! Verificare la produttività del gruppo ! Condurre il gruppo in modo caldo e gratificante per tutti

Comportamenti

I compiti di un coordinatore sono molti e molto delicati. La sua posizione è strategica. Il buon andamento della riunione dipenderà dalla sua capacità di aderire ai propri compiti. Una volta chiari gli obiettivi, egli deve svolgere una serie di compiti annessi. Molte di questi comportamenti, atteggiamenti e predisposizioni si acquisiscono con il tempo, facendo pratica, sbagliando molto. Alcuni comportamenti importanti del coordinatore:

! Spiegare come pensa di svolgere il proprio ruolo ! Ricordare l’ordine del giorno, gli obiettivi e i tempi a disposizione. ! Parlare lo stretto necessario in modo personale



! Fare sintesi del procedere degli interventi e delle discussioni e proporle al gruppo

! Gestire i tu rni di parola in modo che tutti parlino allo stesso modo.

! Ascoltare attentamente tutti ! Sostenere i partecipanti attraverso parole d’incoraggiamento o di

supporto ! Cercare accordi per fasi successive in caso di contrasti ! Proporre la risoluzione finale come espressione della volontà della

maggioranza ! Scaldare il più possibile il gruppo con espressioni positive, con

riconoscimento per il lavoro svolto, con ringraziamenti.

Il segretario

Il segretario è la memoria del gruppo. È colui che s’incarica di tenere a mente di tutto il gruppo cosa sta accadendo durante o cosa è accaduto precedentemente. Per questo esso è molto importante. Così come il coordinatore, tutti dovrebbero fare il segretario in un gruppo e svolgere questa mansione almeno una volta.

Obiettivi

Gli obiettivi del segretario sono i seguenti:

! Tenere memoria (in genere scritta) di ciò che accade durante la riunione ! Aiutare nella sintesi il coordinatore ! Stendere il verbale dell’incontro da far avere a tutti i partecipanti

Comportamenti

Il segretario che vorrà raggiungere i suoi obiettivi dovrà seguire alcuni comportamenti essenziali:

! Ascoltare tutti attentamente ! Cogliere gli aspetti essenziali del discorso di ognuno senza giudicare



! Parlare solo quando è il suo turno ! Scrivere in modo sintetico e chiaro ! Essere rapido nel produrre verbali ! Seguire il coordinatore e aiutarlo nelle sintesi

I partecipanti

I partecipanti ad una riunione sono coloro che sono espressamente invitati, tramite invito corredato da O.d.G., ad essere presenti all’incontro. Il numero di partecipanti ad una riunione non dovrebbe essere mai più di 5-6 persone più coordinatore e segretario. Perciò una riunione non deve contenere mai più di 8 persone. I partecipanti ad una riunione, al di là del coordinatore e del segretario, non sono esenti da obiettivi e particolari comportamenti. Spesso chi partecipa ad una riunione non si prepara a svolgere il proprio compito di partecipante, poiché non è consapevole del ruolo che assume. Chi partecipa ad una riunione ha gli stessi obblighi di preparazione e partecipazione di chi la presiede.

Obiettivi

Chi partecipa ad una riunione ha i seguenti principali obiettivi

! Arrivare preparato all’incontro sul proprio argomento e sui tempi che ha a disposizione

! Collaborare attivamente con il coordinatore per raggiungere l’obiettivo della riunione

! Limitare i suoi interventi ai tempi e agli obiettivi prefissati

Comportamenti

I comportamenti essenziali di chi partecipa ad una riunione sono i seguenti:

! Capire esattamente l’obiettivo dell’incontro ! Capire cosa si richiede a lui in quanto partecipante



! Ascoltare attivamente tutti ! Rispettare le regole del dialogo ! Esprimere in modo aperto e chiaro il proprio eventuale dissenso ! Accettare il dissenso degli altri

La preparazione di una riunione

È proprio necessaria una riunione?

Dipende. Dalla nostra esperienza non sempre le riunioni in cui siamo stati chiamati a partecipare erano utili. Una riunione è uno strumento di lavoro la cui efficacia dipende da come viene preparata, gestita e condotta al termine. Fare una riunione di per sé non significa automaticamente essere produttivi. Una riunione può essere, come molti sanno, una grande perdita di tempo. In linea di massima possiamo individuare i principali motivi che dovrebbero spingere a convocare una riunione:

! Quando è necessario avere idee originali e nuove che scaturiscono dal confronto con gli altri

! Quando tutti devono partecipare ad una decisione su un tema complesso e dividersi poi i compiti.

! Quando è importante condividere obiettivi e/o valori. ! Quando è importante condividere riconoscimenti.

Molte volte una riunione si indice su questioni che potrebbero essere risolte in altro modo: via mail, telefono o altri strumenti. La contemporanea presenza dei partecipanti non sempre è necessaria. A volte è distraente. Un motivo fondamentale per indire una riunione in un contesto di lavoro è la necessità di un’attiva partecipazione di ognuno nel confronto con gli altri. Se l’obiettivo che vogliamo ottenere con la riunione necessita di un’attiva partecipazione di tutti, allora è importante fare una riunione, altrimenti può essere più opportuno trovare altri mezzi.



Una volta deciso che si farà una riunione, il passo successivo è la sua preparazione. La riuscita di una riunione è direttamente proporzionale alla sua preparazione. Perciò se c’è una raccomandazione prioritaria è questa: preparate una riunione! Non è solo una questione di efficienza, ma anche di responsabilità e democrazia. La preparazione di una riunione è una questione molto seria. Prepararsi significa prendere molto sul serio non solo il proprio impegno, ma anche quello degli altri. Prepararsi significa rispettare il tempo di ciascuno e il tempo investito in questo incontro. Prepararsi significa dimostrare che si crede in quello che si sta facendo, negli altri, in se stessi. Prepararsi è segno di responsabilità, quindi. Inoltre è questione di democrazia, perché solo se ognuno si prepara può partecipare e solo se uno partecipa, nel rispetto dei tempi e degli obiettivi, contribuisce alla propria crescita e a quella degli altri. Dunque non fa nessuna differenza se uno è coordinatore o segretario o partecipa: occorre prepararsi al meglio. Vediamo di seguito, per ciascun ruolo, come ci si prepara.

La preparazione del coordinatore

Il coordinatore è il cervello della riunione. Non deve essere per forza colui che la indice o colui che dirige il gruppo. Il coordinatore è colui che è delegato alla gestione della riunione e così anche alla preparazione di una sua parte. La preparazione comprende:

1. Definizione dell’obiettivo dell’incontro in modo chiaro, diretto, breve.

Il coordinatore deve fare in modo che la riunione abbia un obiettivo chiaro, raggiungibile nel tempo prefissato e funzionale all’eventuale percorso di incontri che si sta tenendo. È bene avere un solo ed unico obiettivo. Al massimo due, ma non di più. Non sovrapporre problemi, temi o obiettivi.

2. Definizione ed invio O.d.G.: Definire l’O.d.G. significa comunicare in modo chiaro come il coordinatore prevede di svolgere l’incontro. Esso deve riportare in modo chiaro e leggibile:

♦ Obiettivo dell’incontro: quale argomento e cosa ci aspetta di ottenere alla fine



♦ Cosa ci si aspetta dai partecipanti ♦ Quanto tempo ognuno ha a disposizione per parlare ♦ Data, ora d’inizio e di fine e luogo dell’incontro ♦ Come si svolge l’incontro (struttura dell’incontro) ♦ Richiesta di eventuali modifiche e correzioni all’O.d.G.

L’O.d.G. deve servire affinché ogni partecipante possa sapere esattamente cosa succederà, cosa ci si aspetta da lui su cosa prepararsi e quanto ci si aspetta che parli.

3. Valutare ricezione dell’O.d.G. e svolgere lavoro di preparazione informale

È molto importante che il coordinatore invii l’O.d.G. in un tempo sufficientemente anticipato (almeno una settimana prima) per permettere a ciascuno di poter commentare, chiedere modifiche far presente eventuali errori. È bene che questo non sia mai permesso durante l’incontro se non per motivi validi. Se non si risponde all’O.d.G. significa che lo si accetta e si accetta di preparasi in un determinato modo. Questo permette a ciascuno di partecipare all’O.d.G. senza rubare spazio alla riunione o senza accampare scuse di impreparazione durante la riunione. Inoltre è importante che il coordinatore si accerti che le persone abbiano ricevuto e letto l’O.d.G. Egli deve anche raccogliere, ed eventualmente discutere, eventuali commenti informali cosiddetti di “corridoio”. Il coordinatore deve fare in modo che si arrivi alla riunione con meno problematiche possibili, che tutti abbiano chiaro cosa devono fare e perché. Egli deve avere ben chiaro quali eventuali temi dovrà discutere e o fronteggiare.

Come gestire la riunione

Il coordinatore deve prepararsi al meglio alle dinamiche che possono emergere in un incontro. Se egli conosce i vari partecipanti dovrà immaginare quali abitudini prevarranno e anticiparle. In particolare, egli si dovrà preparare sui seguenti aspetti:



♦ Cosa dire e come dirlo, quanto tempo prendersi per sé. ♦ Cosa rispondere a eventuali obiezioni, contrarietà, difficoltà… ♦ Come far scorrere la riunione se ci sono problemi di un

qualche tipo ♦ Come fermare chi è abituato a prendersi più tempo ♦ Come stimolare chi è abituato a sottrarsi alla discussione.

Il proprio stato d’animo

Il coordinatore deve curare anche il suo stato d’animo. Da esso dipenderà molto dell’andamento della riunione. Calmarsi, astrarsi dalle questioni altre, concentrarsi sull’obiettivo, liberarsi da eventuali pregiudizi o preferenze, essere equo e predisposto all’ascolto. Questi sono alcuni degli aspetti che deve preparare. Soprattutto, un aspetto appare importante: essere positivo e promozionale. Non deve abusare della sua posizione, non deve confondere il coordinamento con il comandare. Egli è lì per il gruppo, non per emergere personalmente. In sintesi il coordinatore deve prepararsi ad essere:

♦ Tranquillo e accogliente ♦ Promozionale con ciascuno ♦ Aperto a tutte le posizioni ♦ Fermo nel far rispettare l’o.d.g. e i diritti di ognuno.

L’ambiente dove si svolge l’incontro

Il coordinatore, nel preparare la riunione, deve tenere presente che due variabili insidiose sono lo spazio ed il tempo. Per “spazio” intendo il luogo in cui ci si riunisce, la disposizione delle sedie e dei partecipanti, il tipo di tavolo…insomma tutto ciò che riguarda l’ambiente dove ha luogo l’incontro. Innanzitutto egli deve scegliere sempre luoghi che possa essere silenziosi, comodi, fuori dalla portata di telefoni, persone o distrazioni varie. L’ambiente cambia radicalmente una riunione. E per il coordinatore può diventare molto problematico gestirla. Anche l’arredamento è molto importante. In particolare le sedie, il tipo di tavolo, le eventuali poltrone o divani. Il coordinatore infatti deve considerare che la sua posizione, rispetto agli altri, può aiutarlo o penalizzarlo nella conduzione della



riunione. Egli deve tenere presente che la sua posizione deve essere unica e capace di vedere ed essere vista da tutte le altre. Inoltre, la capacità di tenere l'attenzione su chi presiede la riunione dipende dalla posizione, dal numero dei soggetti che interagiscono e dalla distanza. La disposizione delle persone attorno ad un tavolo, la loro distanza, possono influenzare profondamente una riunione. Possono anche essere fonte di grande disturbo. Il tavolo circolare, ad esempio, è ottimo per le riunioni "creative", dove le relazioni gerarchiche devono essere annullate e prevale l'espressione della personalità di ognuno. Ma va molto male se si deve condurre le persone a decidere o a discutere su quali decisione ci sono da prendere. Il tavolo rettangolare in cui si occupano solo i due lati contrapposti sottolinea la presenza di due fazioni contrapposte e apre a possibili contrapposizioni psicologiche o ideologiche. Il controllo che si esercita è notevole, ma è diretto solo frontalmente a noi e questo spiega perché ci si dispone a fianco di persone solidali a noi. Nella disposizione frontale su un tavolo rettangolare, quando le persone sono più di 4 si creano posizioni di privilegio. Questa posizione è dovuta alla possibilità di controllo visivo, maggiore, se si è al centro. Il tavolo rettangolare in cui si occupano i due lati maggiori e uno dei lati minori sottolinea una composizione gerarchica in cui chi occupa il lato minore ha una posizione di vantaggio rispetto agli altri. Questa è ancora una volta data dalla possibilità di un agevole controllo visivo. Essa è data inoltre dall'obliquità del rapporto visivo che evita una netta contrapposizione e può quindi escludersi da una eventuale discussione.. Naturalmente, in un tavolo rettangolare, con due posizioni di privilegio, crea le stesse relazioni con un punto focale in più che si ridefinisce ogni volta. Può essere un’utile strategia per dominare una riunione di cui non si è il coordinatore. Certamente tutto questo dipende anche da molti altri fattori: dalle dinamiche in gioco nel gruppo, dal luogo complessivo in cui ci si trova, dal tipo di riunione. È importante tenere presente tuttavia che sedersi attorno al tavolo comporta delle distribuzione di ruoli e compiti e quindi di relazioni tra le persone che partecipano. Il coordinatore deve tenere presente tutto questo e far sì che le persone si distribuiscano e si siedano nella posizione migliore, perché la riunione funzioni al meglio.



La preparazione del segretario

Il segretario ha un compito molto preciso e delimitato. Il suo lavoro più importante si svolge durante l’incontro e subito dopo. Nella fase di preparazione il segretario si prepara come i partecipanti, egli ha le stesse responsabilità, gli stessi doveri dei partecipanti. In più egli deve accertarsi che tutto ciò che serve per la registrazione dell’incontro sia a posto, in ordine e pronto ad essere usato. Vedremo più avanti i compiti del segretario nel dopo riunione.

La preparazione dei partecipanti

I partecipanti hanno il dovere di prepararsi al meglio, come abbiamo detto, sia per una questione di efficienza, sia per una questione di democrazia. Se solo uno dei partecipanti non si prepara come dovrebbe tutto il gruppo ne risente e la riunione è compromessa. Perciò il dovere principale di un partecipante è proprio quello di partecipare al suo meglio, dando tutto il contributo possibile. Per far questo la sua preparazione è necessaria quanto quella del coordinatore. Gli aspetti sul quale il partecipante si deve preparare sono i seguenti:

1. Leggere l’O.d.G., informando, eventualmente, su dubbi, incomprensioni, divergenze

Il partecipante deve leggere attentamente l’O.d.G.. Questo sia per aiutare il coordinatore a cogliere eventuali errori (obiettivo poco chiaro, tempi non realistici i più comuni), sia per comprendere se ci sono delle divergenze o dei dubbi in merito agli scopi o ad altri aspetti della riunione.

2. Comprendere bene l’obiettivo e prepararsi in modo da contribuire a raggiungerlo.

Il partecipante si documenterà o preparare il materiale necessario a dare il proprio contributo rispetto all’obiettivo prefissato. Questo aspetto è molto importante. Il partecipante ha una responsabilità molto alta. Anche nei propri confronti: se vuole che gli altri lo seguano nelle sue idee deve presentarle in modo chiaro, preciso ed ordinato.

3. Essere puntuale



Presupponendo che il coordinatore arrivi puntuale – non è sempre così, ahimè – il partecipante ha il dovere di essere puntuale. La puntualità è segno di rispetto. Essa dimostra attenzione, cura nei confronti del lavoro che si sta svolgendo. Arrivare in ritardo non solo è irrispettoso nei confronti degli altri, ma fa anche perdere tempo a tutti. (vedere capitolo …). Inoltre il partecipante in ritardo dovrà faticare molto per eliminare il disagio di chi lo vede arrivare tardi. La sua persona è in ogni caso, anche se non ci si rende conto, posta in una luce negativa. Per tutto questo la puntualità dei partecipanti è un elemento molto importante per il buon andamento della riunione.

4. Avere uno stato d’animo adeguato Così come il coordinatore, il partecipante deve preparasi anche a livello emotivo. Deve essere aperto, disponibile all’ascolto e a cambiare idea. Deve essere promozionale con gli altri, anche se deve pretendere argomentazioni adeguate per cambiare idea. Non deve cadere nell’animosità, prendere le cose personalmente e non competere. L’animo del partecipante deve essere legato all’obiettivo e aperto nei confronti degli altri e della diversità inevitabile in un incontro.

5. Prepararsi alla gestione del tempo I partecipanti hanno il dovere di prepararsi soprattutto a (e per) rispettare i tempi dell’incontro. Il tempo è allo stesso tempo il motivo per cui ci si prepara (così lo si risparmia) e un aspetto a cui ci si prepara (come fare in modo che l’intervento sia breve). Così ci si deve preparare molto perché la riunione sia breve. E nello stesso tempo ci si prepara ad esporre il proprio punto di vista in modo semplice, chiaro, essenziale e soprattutto breve. Come abbiamo visto nel capitolo 4, parlare non è un atto neutro. Parlare molto, togliere tempo ad altri non è mai giustificato da qualsiasi geniale intuizione noi dobbiamo proporre o, peggio, difendere. Se non siamo in grado di dire le cose in modo semplice e breve, vuol dire che non siamo preparati a sufficienza. Ed è bene non cercare di chiarirsi davanti agli altri o durante la riunione, ma imparare la lezione ed aspettare il prossimo incontro. In questo modo si può contenere il proprio desiderio di parlare a tutti i costi, indirizzando i propri sforzi anche all’ascolto degli altri. I quali probabilmente diranno cose che andranno a completare quello che avremmo voluto dire noi. Dunque prepararsi ad avere



fiducia negli altri! Questo è anche un buon modo per non farsi troppi nemici ed essere accusati di arroganza o prepotenza. Il partecipante deve prepararsi il proprio discorso focalizzando cosa è necessario dire in funzione dell’obiettivo, non in funzione di cosa è giusto dire o si dovrebbe dire o ha voglia di dire.

Lo svolgimento di una riunione

La riunione ha diverse fasi: una fase iniziale, una fase centrale ed un a fase finale. Per ciascuna fase si possono scegliere parole, temi, comportamenti diversi. Ci sono anche delle ouverture, cioè una sorta di fase pre-iniziale, molto importante. E c’è anche un epilogo, una fase post-finale, altrettanto importante. In ciascuna fase il coordinatore svolge un ruolo importante. Egli deve saper distinguere i vari comportamenti da attuare per ciascuna fase e come portare la riunione da una fase all’altra. Così i partecipanti devono essere consapevoli della fase in cui si trovano ed aiutare il coordinatore ad operare per il meglio.

L’inizio

La riunione inizia prima del suo inizio vero e proprio. Inizia nella breve, si spera, pausa di attesa degli altri. Si tratta di un’attesa in cui le persone “chiacchierano”. Questa attesa può essere innocua ed innocente, come può costituire un momento importante, sia in positivo che in negativo. In positivo, perché il coordinatore può, dando le ultime spiegazioni o risposte, preparare le persone all’incontro. Egli ha anche la possibilità di saggiare il clima emotivo delle persone e quindi comprendere prima di iniziare eventuali predisposizioni negative o positive. In negativo, l'attesa che precede la riunione può sfuggire al controllo di chi la presiede e può influenzarla in modo negativo. Le persone possono dirsi qualcosa che non rientra nell’ottica dell’incontro che però può turbarlo ecc… Prima dell’inizio, il coordinatore può anche valutare se il tavolo è al posto giusto, se le sedie ci sono tutte; se acqua, bicchieri ed eventuali materiali ci sono. E anche se il segretario ha tutto ciò che gli serve per la registrazione.



L'inizio dovrebbe collocarsi circa 10 minuti dopo l'orario fissato, senza aspettare nessuno. A partire da questa regola di base, è possibile sia scegliere diversi modi per far sì che le persone comprendano che arrivare tardi non deve diventare un’abitudine. Il tempo è un fattore determinante, per questo gli abbiamo dedicato un paragrafo apposito più avanti. Di fronte a persone che arrivano in ritardo, ci possono essere diverse possibilità: si può chiedere di arrivare puntuali e si può spiegare – ciò che del resto è abbastanza evidente – che arrivare in ritardo, per quanto giustificabile, è un atto di maleducazione, comunica disinteresse, snobismo, poco rispetto per gli altri. In linea di massima tutti hanno molti impegni e tutti importanti. Un’altra possibilità, meno dialogica, ma non per questo meno comunicativa è: iniziare una riunione e non interrompersi quando arrivano i ritardatari, non spiegare, né aggiornare. In questo modo si lancia un messaggio molto preciso: rispetto per chi arriva puntuale e non si favoriscono ritardatari. Ripetete costantemente un tale comportamento per una serie di volte e non derogate mai. Si tratta di comportamenti apparentemente poco piacevoli, ma molte persone non riescono proprio ad essere puntuali e non riescono a vivere questo come un messaggio che inviano agli altri che, tra l’altro, fa male soprattutto a loro. Allora, a volte, il disagio che provoca sentirsi ignorati, senza sapere cosa si sta dicendo ecc. può aiutarli. Un aspetto importante in una riunione in cui non ci si conosce tutti: il coordinatore presenta le persone nuove o chiede loro di presentarsi brevemente. Così come poi, rapidamente può presentare le altre ai nuovi. Insomma, il coordinatore deve fare in modo che tutti sappiano chi sono gli altri, almeno a grandi linee, e perché sono presenti.

A questo punto il coordinatore ha una serie di obblighi importanti di natura comunicativa. Egli deve dire : • Il tema della riunione e l’obiettivo che si prefigge • Le modalità con le quali la riunioni si svolgerà • Il tempo complessivo che si prevede per la riunione • Il tempo che ognuno ha a disposizione • Cosa si aspetta da ognuno. • Invita tutti a tenere a mente le regole del dialogo e fare un buon uso della parola

e dell’ascolto.



La riunione allora prende avvio con il coordinatore che dà la parola a chi deve parlare.

Il centro

Il “centro” può coincidere (tenendo presente le molteplici variabili in gioco) con una fase critica, perché l’attenzione dei partecipanti può calare. Il coordinatore deve tenerlo presente. Può succedere che qualcuno, a questo punto, si sia dimenticato l’obbiettivo dell’incontro, il rispetto dei turni di parola, non ascolti più attentamente ecc. Tutte cose comprensibili, ma che il coordinatore deve prevenire per evitare lungaggini, perdite di tempo, digressioni inutili, contrasti o conflitti. Per questo è molto importante che il coordinatore “spezzi” gli eventuali argomenti e non faccia risultare troppo lungo ogni singolo argomento o gli interventi dei partecipanti. È altrettanto importante che il coordinatore faccia il punto della situazione. Egli, aiutato dal segretario, deve ricordare cosa si è detto, riassumendo le posizioni di ciascuno, ed indicare il passo successivo in modo chiaro. In questo modo riattiva l’attenzione sull’obiettivo e sull’incontro. Il coordinatore durante una riunione deve inoltre tenere le redini della discussione in modo da ricondurre all’obiettivo o al tema eventuali digressioni. Il coordinatore deve fare in modo che i temi vengano eventualmente separati, distinti e programmati per altri momenti.

Un altro aspetto importante è delimitare il tema a ciò che è possibile fare in quel determinato lasso di tempo. Lo ripetiamo il tempo è molto importante. Perciò il coordinatore deve far considerare al gruppo come delimitare la questione. Ancora una volta è importante separare eventuali problemi connessi, distinguerli e riprogrammarli. In ogni caso, il coordinatore s’incarica di mantenere il gruppo all’interno dell’obiettivo prefissato e del tempo prefissato.

I partecipanti hanno una serie doveri e di comportamenti da tenere durante la riunione altrettanto importanti di quelli del coordinatore. Eccone una lista schematica:

♦ Cooperare con gli altri partecipanti e con il coordinatore affinché si raggiunga l’obiettivo nel tempo predisposto.



♦ Ascoltare gli altri senza distrarsi ed eventualmente aiutandoli nell’espressione

♦ Prendere appunti sia per tenere desta l’attenzione e l’ascolto sia per conservare memoria

♦ Partecipare il più possibile mettendo al servizio degli altri le proprie competenze e i propri sentimenti

♦ Accettare di essere messi in discussione dal gruppo in funzione del raggiungimento degli obiettivi

La fine

La fase finale inizia quando il coordinatore annuncia che di lì a 15-20 minuti la riunione terminerà. È molto importante che il coordinatore ricordi i limiti temporali della riunione. A questo punto si deve concludere. I partecipanti hanno il dovere di stringere con i loro interventi in modo da convergere sull’obiettivo prefissato. Il coordinatore, con attenzione al tempo, deve fare in modo che ciascun partecipante abbia espresso tutto ciò che c’era da esprimere e che si sia arrivati ad una sintesi utile all’obiettivo delle posizioni di ciascuno. Se la riunione, al momento del memento del coordinatore, vive un dibattito che si prefigura lungo, il coordinatore deve chiedere se andare avanti (può essere necessario) o che esso sia interrotto e rimandato. Egli può predisporre perché esso continui in un altro momento e in un’altra sede, se è il caso. Il coordinatore invita tutti a rispettare gli eventuali impegni di altri e quindi ad essere puntuali anche nel terminare un incontro. A chiusura dell’incontro, il coordinatore, insieme al segretario, sintetizza ciò che è accaduto e la relazione con gli obiettivi. Verifica se l’obiettivo dell’incontro è stato raggiunto o meno. È molto importante ricordare che nella fase finale di una riunione deve essere particolarmente curata la dimensione emotiva. La riunione deve lasciare un buon ricordo in tutti. In questo senso il coordinatore deve chiudere la riunione valutando il lavoro svolto in termini positivi, ringraziare i partecipanti ed anche esprimere la propria soddisfazione nel come le persone hanno partecipato, nel come si è lavorato, riconoscendo il lavoro di ognuno.



Così, se il coordinatore, sente che è possibile, sarebbe bene lasciare gli ultimi 10 minuti affinché ognuno possa esprimere il proprio stato d’animo, soprattutto quello positivo. Il coordinatore, in questo caso, deve sempre tenersi l’ultima parola e fare in modo di chiudere in un crescendo emotivo l’incontro.

Il tempo, questo sconosciuto

Il tempo è una delle risorse più richieste e meno considerate che esistano. Esso è l’argomento principe di una quantità enorme di chiacchiere fra le persone. Nello stesso tempo è la risorsa meno considerata. Tutti sono attenti alla gestione del denaro, degli spazi, delle risorse umane, pochi si prendono la briga di formarsi o solo approfondire cosa significa e come si gestisce il tempo. Già Seneca lamentava questa stranezza negli esseri umani. Mal disposti quando si tratta di sprecare denaro, dispostissimi quando si tratta di sprecare tempo. A tutt’oggi, nonostante ci sembri che le cose siano molto peggiorate, possiamo dire che nulla è cambiato rispetto a duemila anni fa. Le persone, come si sa, non hanno tempo. Durante la riunione, tuttavia, tutti agiscono come se avessero i millenni a disposizione. Nella mia esperienza personale, i partecipanti si comportano sempre a prescindere dal tempo che hanno. Si decide a che ora inizia una riunione, quasi mai si decide quando debba finire. Si arriva in ritardo, si va via prima. Il tempo di una riunione è relativo, malleabile, in una parola: ininfluente. Nessuno sembra consapevole che l’ora di chiusura è l’unico parametro serio da tenere in considerazione. Invece, il parametro più importante è ciò che ognuno deve (assolutamente) dire. Perciò si vedono riunioni che durano 2 ore, 3 ore anche 4 ore! Tutti hanno parlato, tutti hanno contribuito (se va bene) tutti sono stravolti dalla fatica e nessuno vorrà mai più partecipare ad una riunione. Nessuno sembra consapevole, inoltre, che il modo in cui gestisco il tempo di una riunione, in un gruppo di lavoro, comunica! Io comunico poco rispetto, scarsa educazione, scarso senso di responsabilità se non faccio attenzione al tempo, a quello di inizio, a quello che ho a disposizione, a quello di cui necessito per prepararmi. Il tempo è inoltre un fattore di democrazia, nonché di rispetto e di salute.



In realtà, in una riunione, come in molte altre attività, il tempo è l’unica vera risorsa che si ha. L’unico vero parametro di cui si deve tenere conto. Il coordinatore di una riunione ha soprattutto il compito di attribuire per ciascuno un tempo e farlo rispettare. Egli deve fare in modo che la riunione rispetti un tempo fisiologico di attenzione, di partecipazione, oltre il quale anche la riunione più importante diventa un tormento. Certo, questo se non si cade nella trappola di identificare la fatica di una riunione con la sua efficacia o con la produttività. Una riunione è un momento in un percorso di lavoro lungo. Farne un momento di sofferenza inciderà sul resto del lavoro, sulle persone. Farne un momento di impegno, agile, diretto, chiaro avrà benefici riscontri su tutto il lavoro. Ma raggiungere obiettivi con dispendio di tempo (ed energia superiori alle attese) è comunque segno di una difficoltà e lascia un sottofondo negativo. Meglio fare due brevi riunioni che una lunga. Meglio puntare sulla preparazione che sulla discussione. La sensazione di parlare e risolvere questioni, in modo caldo e intelligente ed in breve tempo è ineguagliabile. Bisogna provarla per crederci. Bisogna uscire dalla mentalità che vuole che il lavoro sia fatica e prostrazione, sacrificio e noia. Il lavoro, la riunione, possono essere invece brevi, efficienti e gratificanti.

Il dopo-riunione

Una riunione non finisce quando termina l’incontro tra le persone. Il lavoro del segretario e del coordinatore continua anche dopo. In breve, esso consiste nei seguenti atti. A pochi giorni dal termine dell’incontro, fate giungere, a tutti i partecipanti, una breve nota riassuntiva della riunione e delle decisioni prese, magari anche con l’espressione di emozioni positive e ringraziamenti. È molto importante accludere anche eventuali nuove scadenze, nonché tutte le indicazioni per reperire il segretario per eventuali commenti al testo inviato. Se è necessario il coordinatore può fare un giro di telefonate per verificare l’effettiva valutazione dei partecipanti della riunione avuta.



Conclusioni: consapevolezza e volontà

Fare una riunione efficiente, costruttiva e positiva è un’arte. Chiede esercizio, attenzione e molta creatività. Occorre assumere abitudini nuove, ed in un certo senso, un nuovo modo di pensare. Perciò non è semplice. Crediamo di aver descritto alcuni degli elementi essenziali che possono permettere alla riunioni, che normalmente vediamo, di diventare qualcosa di utile e piacevole. Non abbiamo scritto tutto e non abbiamo definito ciò che è assolutamente vero o da fare. Tutto quanto qui scritto è esperienza personale, sofferta e gioiosa ad un tempo. Nessuno di noi pensa che scrivere un testo sia sufficiente perché le riunioni siano proprio così come qui si sono delineate. Si tratta di dare delle linee di tendenza. Si può e si deve tendere verso questo modo di fare. L’importante non è se ci si riesce o meno. Probabilmente, a volte sì e a volte no. L’importante è se tutti sono consapevoli dell’esistenza di un modo diverso di fare e sono motivate a tendere verso questo modo di fare. Consapevolezza e volontà sono gli elementi importanti, che devono essere approfonditi e formati. Tutto il resto viene dopo e di conseguenza. Forse alla fine vi state chiedendo cosa ne sia stato della mia direttrice, dei suoi propositi dell’azienda, di quelle riunioni… Beh, siamo andati avanti e qualcosa è rimasto. Alcuni hanno continuato come prima, deridendo anche abbastanza apertamente il nostro lavoro. Pazienza. Altri hanno compreso molto rapidamente il nostro sistema e l’hanno adottato, modificato, adeguato alle loro esigenze (ad esempio, un gruppo di lavoro ha definito un tempo molto breve di riunione - 25’ - entro i quali si dovevano ascoltare tutti i partecipante debitamente preparati e poi ci si aggiornava per un’altra riunione di 30’ in cui si decideva…). Altri ancora hanno iniziato e poi, cambiando il responsabile, hanno perso le buone abitudini. Insomma, non è stato un successo su tutta la linea, ma un nuovo modo di fare ha preso piedi almeno in alcune zone dell’azienda - per altro molto grande. Come sempre, tutto dipende dalle persone, dalla loro voglia di capire, esplorare nuove esperienze, provare a migliorare le cose. In ogni caso è stata una bella esperienza, molto utile ed anche con momenti divertenti. Da allora le cose sono molto migliorate. L’esigenza di incontri ben fatti è sempre più diffusa, gli strumenti si moltiplicano, le esperienze aumentano. Sono convinto che in futuro non lontano organizzare e condurre riunioni in modo efficiente ed efficace sarà un normale modo di lavorare e le persone guarderanno con un sorriso ai tempi in cui le riunione venivano lasciate a loro stesse. Bisogna avere fiducia nella gente.



Appendice 1. Schema per la verifica della riunione

L’odg è arrivato con tempo sufficiente per prepararsi? L’odg è preciso nella definizione di ciò che ci si aspetta dai partecipanti? L’odg è preciso sui tempi di inizio e fine?

Il coordinatore verifica che l’obiettivo (dell’incontro specifico e del lavoro complessivo) sia chiaro? I partecipanti (coordinatore compreso) erano preparati all’incontro?

Il coordinatore gestisce i turni di parola? I partecipanti rispettano i tempi assegnati? I partecipanti rispettano i turni di parola? Il segretario ha fatto un verbale dell’incontro?

L’incontro resta concentrato sull’obiettivo o si divaga (ossia: s’introducono argomenti non previsti e non concordandoli)? Il coordinatore verifica alla fine che tutti abbiano chiaro che cosa devono fare per la prossima volta?

Alla fine dell’incontro si prendono 5’ minuti per dirsi com’è andato l’incontro?

Ascoltando l’impressione di ognuno, verifichi che il clima sia positivo? Se emergono elementi problematici quali sono e perché? Se emerge soddisfazione, perché?

La presente griglia non è un sistema di valutazione, ma una guida per verificare se alcuni aspetti salienti vengono rispettati.



Appendice 2. Preparazione per il Coordinatore

Obiettivo della riunione (delimitato e concreto) [ ] Luogo [ ] Data [ ] Orari di inizio e fine [ ] Definizione dei partecipanti necessari [ ] Richiamo alle regole principali Puntualità [ ] Uso di strumenti di comunicazione [ ] Gestione della parola [ ] Attività di preparazione Aspetti logisitici: scelta locali [ ] organizzazione dello spazio [ ] materiali e audiovisivi (proiettore e audio) [ ] Spedire l’invito con l'agenda (entro una settimana prima massimo) [ ] Recall e conferma tel. dei partecipanti [ ] Far arrivare eventuali materiali utili alla riunione [ ]



Riferimenti

Patrick Lencioni, Morto di riunioni, ETAS, Milano, 2007. Il testo è in realtà un racconto-saggio molto gradevole e utile sui tanti tipi di riunione possibili.

Kennet D. Wason, Meeting that work, A KAW Consulting, (ebook) Manuale pratico, stile americano. Molto semplice ed esaustivo.

In Internet si trovano moltissimi testi sul tema. Dicono più o meno tutti le stesse cose. Speriamo che piano piano qualcuno, almeno in Italia, inizi a praticarle. Perciò: buon lavoro.


la gestione della riunione - … · ... sia come allievo di corsi sulla gestione delle ... la...

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