la gestione economica dell'evento culturale

7/28/2019 La Gestione Economica dell'Evento Culturale

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LA GESTIONE ECONOMICADELLEVENTO CULTURALE

Prof. Marcello Foti


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IntroduzioneIl settore culturale italiano ha assunto negli ultimi anninuove valenze impegnando nuovi orizzonti: non pi soloservizio sociale ed educativo ai cittadini ma importantesettore per lo sviluppo economico produttivo del Paese.

Il riconoscimento della cultura come fattore sviluppoeconomico e sociale un obiettivo strategico di qualsiasigoverno, nazionale e locale, e le molteplici relazioni chelegano i beni culturali alle attivit e ai servizi culturali, aibeni ambientali e paesaggistici, alle attivit economiche e

sociali, hanno determinato lavvio di progetti divalorizzazione di beni e di promozione culturale finalizzatialla valorizzazione delle innumerevoli e variegate risorse dicui dispongono i territori italiani.


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Ogni anno in Italia si organizzano migliaia di eventi culturali(mostre, festival, concerti, spettacoli teatrali, rassegnecinematografiche, premi letterari) molti dei quali grazie al

sostegno finanziario dello Stato centrale e delleamministrazioni locali, ma anche di Fondazioni bancarie edi aziende private interessate ad essere parte attiva nellepolitiche di sviluppo e divulgazione del patrimonio culturaledel nostro Paese.


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Alla vitalit e allattivismo del settore fannoda contrasto le strutturali difficolt di

coordinamento e di programmazione con ilrischio di dispersione delle risorse


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1 - La programmazione

Dal punto di vista della sua realizzazionepratica levento culturale, artistico o dispettacolo presenta una serie di fattoristrutturaliche richiedono una costruzione euna dimensione organizzativa caratterizzateda specificit assoluta e che hanno rilevanti

riflessi sotto il profilo della gestioneeconomica dellevento stesso.


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La prima parte della pianificazione costituitadalla programmazione vera e propria dellevento.

Occorre stabilire quattro condizioni fondamentaliche rispondono a quattro domande basilari:

luogo (dove?)

periodo (quando?)

contesto (in cha ambito?)sinergie (i principali interlocutori?)


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Il luogo

Lindividuazione del luogo e dello spazio devecorrispondere a criteri di:

Funzional i t

Economic i t

Oppor tun i t Capienza

Immagine

Disponib i l i t

Compat ib i l i t

Molto spesso tali criteri possono essere in contrasto tra diloro e determinare complicate ripercussioni nella gestionedellevento


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Il periodoPer la scelta del periodo ideale in cui svolgere levento, a meno di

esegenze legate a termini contrattuali, a date particolari oallinserimento in un contesto particolare, andranno valutati

la permanenza dellevento nello spazo di debutto o in quelli

successivi;

i tempi di preparazione e di esecuzione dellevento;

la disponibilit effettiva dei principali realizzatori coinvolti (artisti,

interpreti)

la concomitanza con festivit o altre manifestazioni

La permanenza di un evento in uno spazio potr essere decisa gi infase di ideazione (spettacolo con x repliche, festival di due settimane,

mostra di tre mesi) o dipender dalla disponibilit dello spazio che si

scelto.


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Il contestoPer contesto si intende un ambito gi organizzatoe predisposto da altri, entro cui levento potrebbeessere inserito (es. spettacolo che entra afa partedi un festival).

Occorre individuare con esattezza qual ilcontesto, chi ne fa parte, chi ne risponde e qualivincoli pone.

Comprendere nel dettaglio questi aspetti aiuta aprogrammare con maggiore attenzione edinserisce nuove variabili di cui tener conto in fasedi pianificazione delle attivit operative dellevento.


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Le sinergieAspetto pi politico e strategico che organizzativo. Occorre comprendere

chi pu essere vantaggioso coinvolgere nellevento, nellinteresse delprogetto dal punto di vista economico-finanziario, di consenso, di prestigioed anche organizzativo e logistico.

Vanno individuati:

Istituzioni pubbliche (patrocini, contributi, finanziamenti)

Societ private (sponsorizzazioni) Enti e istiruzioni locali (finanziamenti, aiuti in servizi o potenziamento deiservizi pubblici)

Associazioni, entri, strutture (colalborazioni, scambi di servizi, apporti co-produttivi)

Organi di informazione, stampa e media (esclusive, interviste e servizi)

Attenzione: realizzare levento in sinergia con altri aumenta risorse evantaggi ma aumenta anche gli obblighi che verranno a prodursi.


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2. Il piano operativo e lagestione organizzativa

Nellorganizzazione di eventi culturali, in particolare di quellilegati allo spettacolo, generalmente non si pianificaabbastanza perch:

si considera la variabile artistica non comprimibile inschemi;

si ritengono sufficienti per lazione lesperienza, laconoscenza pratica delle cose, lintuito e il mestiere;

ci si affida ad un ottimismo di fondo non sempregiustificato;

si lavora in un clima di urgenza e di impellenza


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La pianificazione usata come strumento, invece:

aiuta a prendere decisioni

identifica i problemi e consente di valutare alternative

permette di razionalizzare le azioni

consente di calcolare rischi, opportunit e soluzioni aiuta a pensare in termini di fatti

sviluppa la creativit

abitua a lasciare il meno possibile al caso

abitua ad essere vigili e a gestire gli accadimenti anzichsubirli


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Parole chiave:

flessibilit

e

semplicit


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Il project management il sistema diregole e di strumenti che consentono di

coordinare e controllare le attivit di unprogetto-evento, il quale costituisce unprocesso di creazione di uno specifico

risultato

(Archibald 1994)

Project management


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Le caratteristiche del project management sono: la temporaneit il poter agire in un ambiente complesso e dinamico La concentrazione su un singolo obiettivo La fusione tra attivit operative, direzionali e creative Lefficacia e la rapidit dei sistemi di comunicazione

formale e informale al suo interno Lo snellimento di operazioni e procedure La scarsa formalizzazione dei comportamenti La coordinazione per reciproco adattamento e spirito di

corpo Linterazione di culture e professionalit diverse La facile adattabilit al cambiamento e allinnovazione


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Alcuni principi fondamentali per la redazione

del budget: principio della chiarezza

principio delloculatezza

principio della prudenza

principio delloperativit

principio del collegamento finanziario principio della responsabilit


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Allinterno del budget potremmo avere: costi/ricavi diretti: originati unicamente in conseguenza

dellevento (es. costo scenografia) costi/ricavi indiretti: derivati dal funzionamento e

dallattivit della struttura organizzatrice levento (es.costi legati al funzionamento degli uffici).

A loro volta i costi e i ricavi, diretti e indiretti sono: fissi: valori che rimangono stabili indipendentemente dal

volume di attivit o dallo sfruttamento dellevento (es.scenografia, costumi, copioni)

variabili: essi si incrementano o decrementanoproporzionalmente con laumento o meno dellattivitlegata allevento (es. costi vivi di tourne come diarie,trasporti, allestimenti, viaggi)


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Voci principali di budget:

COSTI

costi inerenti allidea progetto, artistici, diideazione e contenuti

costi tecnico-allestitivi costi logistici costi organizzativi costi di comunicazione quota parte costi di funzionamento

dellorganizzazione e spese generali


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RICAVI

ricavi commerciali

finanziamenti pubblici finanziamenti da privati


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4. La gestione degli aspetti

economico-finanziari

Come finanziare un evento culturale?

finanziamenti pubblici:

finanziamenti concessi dallo Stato finanziamenti concessi dalle regioni

finanziamenti concessi dagli Enti locali e daorganismi ad esso collegati

sponsorizzazioni


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La sponsorizzazione un intervento dicomunicazione aziendale che, accostandomarchio, logo o un prodotto ad un evento,

d luogo ad un ritorno pubblicitario e/odimmagine


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Ai fini della gestione economica di un eventoculturale oltre alle sponsorizzazioni sirilevano anche altre forme di sostegno daparte di privati (interventi di mecenatismo,donazioni, elargizioni liberali) ovvero il fundraising, cha danno luogo a contributi senzaalcuna contropartita per i soggetti

finanziatori.


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Ogni evento culturale contiene risvolti commercialiche possono essere previsti come partedellevento stesso, in termini organizzativi e dibudget, e che ne condizionano leffettiva

realizzazione.Essi sono:fruizione delleventovendita dellevento vendita ed utilizzazione economica di diritti

connessi effettuazione di prestazioni e servizi accessori

5. La gestione commerciale


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Un ulteriore aspetto da non sottovalutare ilpiano delle burocracies. Esso rappresentauno spaccato del piano di produzionegenerale e pu avere significativeripercussioni sulla gestione economicadellevento culturale in ragione di numerosevariabili di natura amministrativa e

burocratica che lo stesso evento richiama.


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Particolare rilevanza hanno le autorizzazioni e ipermessi richiesti per gran parte degli eventiculturali, soprattutto in presenza di avvenimenti chehanno un forte impatto su spazi esterni e chedeterminano variazione sulla funzione di tali spazi.

fondamentale determinare: le autorizzazioni necessarie le normative inerentile procedure e liter di concessione, ottenimento e

rilascio gli uffici abilitati al rilascio i tempi


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Tra le burocracies vanno contemplate anche lepolizze assicurative per la gestione dei rischiinerenti a: persone impegnate nella produzione (infortuni e

responsabilit civile)utenti dellevento (responsabilit civile)

location (lintegrit del luogo, i possibilidanneggiamenti, le polizze fideiussorie materiali e attrezzature (danni, incendio e furto)opere darte (trasporto, imballaggio,

movimentazione) custodia di incasso della vendita di biglietteria

(furto, trasporto valori, restituzione prezzobiglietto per cancellazione evento)


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Al termine dellevento si dovr prestare particolareattenzione e cura alla raccolta delladocumentazione amministrativa e contabile, sia di

costo (fatture, bolle di accompagno, note spese),sia di ricavo (distinte SIAE, border interni) coscome si chieder la restituzione delle rimanenze difondo cassa ai singoli settori.

Ultimati smontaggi, riconsegne e raccoltadocumenti si va alla chiusura amministrativadellevento

6. La chiusura amministrativae finanziaria dellevento

la gestione economica dell'evento culturale

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