leaddesk tiiminvetäjän käsikirja¤jän käsikirja.pdf · 4 huom! kun leaddesk on käytössä...

0

LeadDesk Tiiminvetäjän

käsikirja

1

Sisällysluettelo

1. OHJELMAN ASENNUS .................................................................................................................................... 3

2. YLEISNÄKYMÄ ................................................................................................................................................ 4

2.1 Yleistä ...................................................................................................................................................... 4

2.2 Agentti ..................................................................................................................................................... 4

2.3 Agenttiryhmä ........................................................................................................................................... 5

2.4 Kampanja ................................................................................................................................................. 6

2.5 Aktiivisuuslogi .......................................................................................................................................... 6

2.6 Soitot ....................................................................................................................................................... 7

2.7 Soittopyynnöt .......................................................................................................................................... 8

2.8 Kaupat ...................................................................................................................................................... 9

2.9 Etsi.. ....................................................................................................................................................... 10

3. RAPORTIT ..................................................................................................................................................... 11

3.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 11

3.2 Raportin tekeminen ............................................................................................................................... 11

4. KAMPANJAT ................................................................................................................................................. 12

4.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 12

4.2 Kampanjan luominen ............................................................................................................................. 13

4.3 Kampanjan muokkaaminen ................................................................................................................... 14

4.4 Kampanjan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .............................................................. 14

4.5 Tärkeää huomioitavaa ........................................................................................................................... 14

5. AGENTTIRYHMÄT ......................................................................................................................................... 15

5.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 15

5.2. Agenttiryhmän luominen ..................................................................................................................... 16

5.3 Agenttiryhmän muokkaaminen ............................................................................................................. 16

5.4 Agenttiryhmän poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) ........................................................ 16


6. AGENTIT ....................................................................................................................................................... 18

6.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 18

6.2. Agentin luominen ................................................................................................................................. 19

6.3 Agentin muokkaaminen ........................................................................................................................ 19

6.4 Agentin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .................................................................... 20

2


6.6 Agentin käyttöoikeudet ......................................................................................................................... 20

7. SOITTOLISTAT .............................................................................................................................................. 21

7.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 21

7.2. Soittolistan luominen ........................................................................................................................... 22

7.2.1 Soittolistavelho............................................................................................................................23

7.2.2 Soittolistan jakaminen.................................................................................................................24

7.3. Puhelinnumeroiden muoto .................................................................................................................. 25

7.4 Soittolistan nimen muokkaaminen ........................................................................................................ 25

7.5 Soittolistan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ!) ............................................................. 25

7.6 Soittolistan kierto .................................................................................................................................. 26

8. TUOTTEET .................................................................................................................................................... 27

8.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 27

8.2 Uuden tuotteen luominen ..................................................................................................................... 28

8.3 Tuotteen muokkaaminen ...................................................................................................................... 29

8.4 Tuotteen poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .................................................................. 29


9. Yleisasetukset .............................................................................................................................................. 30

9.1 Yleistä .................................................................................................................................................... 30

9.2 Aktiviteettihallinta ................................................................................................................................. 30

9.3 Aktiviteetin luominen ............................................................................................................................ 31

9.4 Aktiviteetin muokkaaminen .................................................................................................................. 31

9.5 Aktiviteetin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) .............................................................. 31

9.6 Asiakassivut ........................................................................................................................................... 32

9.7 Viestipohjat ............................................................................................................................................ 32

9.8 Viestipohjan luominen ........................................................................................................................... 32

9.9 Kontaktihallinta ..................................................................................................................................... 33

3

1. OHJELMAN ASENNUS

Vähimmäisvaatimukset

Windows käyttöjärjestelmä

Internet Explorer 8 selain (tai uudempi)

Toimiva internet yhteys

PIN-koodin kysely pois modeemin SIM-kortista

Soitonsiirto tehty modeemin SIM-kortille

Headset missä ääniasetukset on laitettu kuntoon tietokoneen ohjauspaneelista

Kun SIM-kortti on valmi, voit laittaa sen USB-modeemin päässä olevaan “kelkkaan”.

1. LEAD DESK

1. Lataa ohjelma osoitteesta download.leaddesk.com/setup308.exe (käyttäjätunnus: cdb, salasana:

install)

2. Asenna ohjelma painamalla “OK” tai “Seuraava” jokaisessa vaiheessa.

2. MODEEMIN ASENNUS

1. Laita USB-modeemi johonkin tietokoneen USB-porteista

2. ÄLÄ asenna mitään mitä aukeaa automaattisesti tietokoneen tunnistettua modeemin. Sulje pop-up

ikkuna ruksista.

3. Lataa tiedosto download.leaddesk.com/x64.zip (käyttäjätunnus: cdb salasana: install) ja pura tiedostot

kansioon (voit esim. luoda työpöydälle uuden kansion nimeltään ”x64” , josta tiedostot on helppo

löytää).

4. Asenna DataCard_Setup64.exe (jos Windows koneellasi on 64 bittinen) tai DataCard_Setup.exe (Jos

Windows koneellasi on 32 bittinen) kansiosta, jonka loit kohdassa 3. HUOM! 64 bittinen asennus ei ole

mahdollista 32 bittiseen Windowsiin Tietokone antaa vikailmoituksetn mikä estää vääräntyyppisen

asennuksen. Joten jos et ole varma kumpi vaihtoehto on oikea, testaa ensin 64 bittistä. Jos vikailmoitus

ilmaantuu, Windows on 32 bittinen.

5. ÄLÄ avaa ”Mobiililaajakaista” sovellusta. Asennuksen lopussa ota ruksi pois ruudusta ”Avaa

mobiililaajakaista”.

6. Asennuksen jälkeen (n. 10-60 sekuntia) Windows alkaa löytämään ajureita modeemille (5-6 kappaletta,

jotka näkyvät alapalkissa kellon vieressä). Kun tietokone on käynyt ajurit läpi, laite on valmis

käytettäväksi. Jos ajurit eivät lähde pyörimään automaattisesti, asenna DataCard_Setup.exe uudelleen.

4

HUOM!

Kun LeadDesk on käytössä ”Mobiililaajakaista” –sovellusta ei tule käyttää missään olosuhteissa. Sitä

ei tulisi koskaan käynnistää ja voit jopa poistaa pikakuvakkeen työpöydältäsi.

Modeemeja ei tulisi siirrellä koneesta toiseen. LeadDeskia käytettäessä modeemin tulee olla aina

kytkettynä samaan USB-porttiin, kuin mihin se on alunperin asennettu!

2. YLEISNÄKYMÄ

HUOM! Hallintapaneelissa tuetaan ainoastaan Mozilla Firefoxia. Joten aina, kun menet hallintapaneeliin

mene Firefoxin kautta ja kirjoita osoiteriville kokonaisuudessaan: http://login.leaddesk.com/, jottei selain

ohjaa vanhojen linkkien kautta ohjelman vanhoihin versioihin.

Jos koneellasi ei ole Mozilla Firefox internetselainta, saat sen ladattua ilmaiseksi tästä osoitteesta:

http://www.mozilla.org/fi/firefox/fx/

2.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Yleisnäkymä on pikakuvaus tämän päivän tilanteesta. Siellä seurataan tämän hetkistä

tilannetta eri osa-alueiden, kuten agenttien, agenttiryhmien ja kampanjoiden, osalta.

Milloin käytetään? Yleisnäkymää käytetään, kun halutaan katsoa nopeasti, miten esimerkiksi agenttien

työnteko sujuu juuri kyseisellä hetkellä. Yleisnäkymässä voidaan myös muuttaa soitettu puhelu tilaukseksi,

kuunnella ääninauhoja ja etsiä yksittäisen puhelun tietoja.

Mitä sisältää? Yleisnäkymä sisältää seuraavat alatoiminnot: Agentti, Agenttiryhmä, Kampanja,

Aktiivisuuslogi, Soitot, Soittopyynnöt, Kaupat ja Etsi

2.2 Agentti

1

2

3

4

http://login.leaddesk.com/

http://www.mozilla.org/fi/firefox/fx/

5

TOIMINTOJA

1. Toimistokohtainen agenttinäkymä. Valitse tiputusvalikosta tarkasteltava toimisto

2. Etsi agentti. Kirjoita agentin nimi ”Etsi”- tekstikenttään

3. Viestin lähettäminen. Lähetä valitsemallesi agentille pikaviesti painamalla agenttirivin perässä

olevaa kirjekuori –nappia.

4. Näytä. Määrittele montako tulosta on näkyvissä / sivu.

SELITYKSIÄ

Värikoodit. Paras kolmasosa työntekijöistä näkyy vihreällä ja heikoin kolmasosa työntekijöistä

näkyy keltaisella.

Kaupat / Läpiviedyt.Prosenttiluku, joka kertoo moniko läpiviedyistä puheluista on päätynyt

kaupaksi. Lasketaan kaupat/läpiviedyt

2.3 Agenttiryhmä

TOIMINTOJA

1. Toimistokohtainen agenttinäkymä. Valitse tiputusvalikosta ”Toimisto” haluttu toimisto, jota

tarkastellaan

2. Etsi agenttiryhmä. Kirjoita agenttiryhmän nimi ”Etsi”- tekstikenttään.

3. Viestin lähettäminen. Lähetä valitsemallesi agenttiryhmälle pikaviesti painamalla ryhmän rivin

perässä näkyvää kirjekuori -nappia. Kun haluat, että viesti häviää agenttien etusivulta, paina

”Tyhjennä” Huom! Viesti näkyy ryhmällä niin kauan, kunnes se tyhjennetään tekstikentästä.

1 2

3

6

2.4 Kampanja

TOIMINTOJA

1. Toimistokohtainen kampanjanäkymä. Valitse tiputusvalikosta ”Toimisto” tarkasteltava toimisto

2. Etsi kampanja. Kirjoita kampanjan nimi ”Etsi”- tekstikenttään

SELITYKSIÄ

Numerot soittolistassa. Kertoo montako numeroa kampanjan soittolistoissa on alun perin

Numerot jäljellä. Kertoo kuinka monta numeroa kampanjan soittolistoissa on vielä soittamatta

2.5 Aktiivisuuslogi

1 2

1

2

7

TOIMINTOJA

1. Toimistokohtainen työseuranta. Valitse tiputusvalikosta haluttu tarkasteltava toimisto

2. Etsi agentti. Kirjoita agentin nimi ”Etsi”- tekstikenttään

SELITYKSIÄ

Toiminta. Seuraa agenttikohtaisesti onko agentti kyseisellä hetkellä soittamassa listaa vai ei.

Alkaa / Loppuu. Seuraa agenttikohtaisesti miten agentti on ollut kirjautuneena järjestelmään.

2.6 Soitot

TOIMINTOJA

1. Suodata näkymä. Voit määrittää eri tiputusvalikoista mitä tietoja haluat tarkastella. Määriteltyäsi

suodatuksen kriteerit, paina painiketta ”Käytä”

2. Äänitteen kuuntelu. Paina ”Linkki”-painiketta, kun haluat kuunnella puhelun äänitteen.

3. Tilauksen luominen. Luo tilaus jälkikäteen painamalla ”Luo tilaus” –linkkiä. Ruudulle avautuu

tilauslomake, mihin täydennetään tilaustiedot.

4. Vaihda puhelun päättymisen syytä. Klikkaa ”Tulos” sarakkeessa näkyvää puhelun päättymisen

syytä, jolloin pääset vaihtamaan sen toiseen.

1

2

3

4

8

2.7 Soittopyynnöt

TOIMINTOJA

1. Yksityinen soittopyyntö julkiseksi. Painamalla tummansinistä nuolta, muutat yksityisen

soittopyynnön julkiseksi.

2. Soittopyynnön siirtäminen toiselle agentille. Painamalla vaaleansinistä kaksoisnuolta avautuu

ikkuna, jossa voit valita toisen agentin kenelle haluat kyseisen soittopyynnön siirtää.

3. Soittopyynnön poistaminen Painamalla punaista ruksia poistat soittopyynnön kokonaan.

1 2 3

9

2.8 Kaupat

TOIMINTOJA

1. Suodata näkymä. Voit määrittää eri tiputusvalikoista mitä tietoja haluat tarkastella. Määriteltyäsi

suodatuksen kriteerit, paina painiketta ”Käytä”

2. Äänitteen kuuntelu. Paina ”Linkki”-nappia, kun haluat kuunnella puhelun koko nauhoitteen tai

äänikuitin.

3. Muokkaa tilausta. Painamalla ”Katso/Muokkaa” –linkkiä, avautuu tilausruutu muokattavaksi.

4. Poista kauppa. Painamalla ”Poista”-linkkiä poistat kaupan pysyvästi.

1

2 3

4

10

2.9 Etsi

TOIMINTOJA

1. Etsi puhelu, tilaus tai asiakas. Etsi haluttu puhelu, tilaus tai asiakas kirjoittamalla tekstikenttään

joko asiakkaan nimi, puhelinnumero tai yritys.

2. Poista puhelinnumero / asiakas. Poista asiakas / numero soittolistalta painamalla ”Asiakkaat”

otsikon alla olevien rivien perässä olevaa ”Poista puhelinnumero” linkkiä.

3. Merkitse vastatuksi. Merkitse puhelinnumero vastatuksi painamalla “Asiakkaat” otsikon alla

olevien rivien perässä olevaa “Merkitse vastatuksi” linkkiä.

4. Katso / Muokkaa. Voit katsoa ja muokata tilauksia painamalla “Tilaukset” otsikon alla olevien rivien

päässä olevaa “Katso/Muokkaa” linkkiä.

5. Kuuntele. Voit kuunnella puhelunauhoitteita painamalla “Puhelut” otsikon alla olevien rivien

perästä löytyvää “Linkki” linkkiä.

1

2

3

4

5

11

3. RAPORTIT

3.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Raportit ja tilastot välilehdellä muodostetaan nimensä mukaisesti erilaisia raportteja ja

tilastoja. Raportteja voidaan muodostaa rajaamalla haku eri kriteereihin. Lisäksi voidaan määritellä miltä

aikaväliltä raportti muodostetaan.

Milloin käytetään? Toimintoa käytetään, kun halutaan tarkastella toimintoja historiallisesti, tai kun

halutaan koota yhteen esimerkiksi kaikki päivän tilaukset.

Mitä sisältää? Raportit ja tilastot sisältävät lukuisia yleishyödyllisiä raporttipohjia, joita voidaan muodostaa

johtamisen tueksi. Kaikki raportit voidaan myös tuoda Excel-tiedostoon, josta tiedot on helppo kopioida

omiin raportteihin.

3.2 Raportin tekeminen

1. Määrittele mistä kampanjasta haluat tehdä raportin

2. Määrittele miltä aikajaksolta haluat raportin.

3. Määritä muut mahdolliset kriteerit vetovalikoista

4. Valitse tiputusvalikosta raportin tyyppi

5. Kun kohdat 1-4 on määritelty, luo raportti valitsemalla alimmasta vetovalikosta raportin muoto

ja painamalla tämän jälkeen ”Näytä” –nappia.

1

2 3

4

12

4. KAMPANJAT

4.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Kampanjahallinnassa määritellään, minkälaisia tuotteita myydään tai mitä kysymyksiä

kysytään. Lisäksi määritellään, mitkä agenttiryhmät rupeavat läpikäymään kampanjaa ja mitä soittolistoja

heille annetaan käyttöön. Kampanjanhallinnassa kootaan yhteen kaikki osatekijät, mitä tulee ottaa

huomioon kampanjan/projektin suorittamiseksi.

Milloin käytetään? Kampanjahallintaa käytetään aina, kun aloitetaan uusi kampanja tai halutaan muokata

olemassa olevaa kampanjaa. Uusi kampanja luodaan kun

myydään samaa tuotetta, mutta halutaan eriyttää soitettava materiaali kahteen eri ryhmään

soitetaan oleellisesti eri tuoteportfolioita, kuin olemassa olevissa kampanjoissa

Muussa tapauksessa muokataan olemassa olevia kampanjoita mm. lisäämällä tai poistamalla kampanjaan

kytkettyjä agenttiryhmiä ja/tai soittolistoja

Mitä sisältää? Kampanjahallinnassa voidaan luoda uusi kampanja, kopioida olemassa olevan kampanja

uuden kampanjan pohjaksi, muokata kampanjaa tai poistaa kampanja.

1

2

13

4.2 Kampanjan luominen

1. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle (edellisen sivun ylempi kuva)

2. Paina sivun alareunasta ”Luo Uusi”-painiketta TAI valitse sivun alareunan vetovalikosta valmis

kampanja, jonka haluat kopioida pohjaksi ja paina ”Kopioi” –painiketta (edellisen sivun alempi

kuva)

3. Kirjoita kampanjalle haluttu nimi kenttään ”Kampanjan nimi”

4. Valitse oma toimistosi, johon haluat kampanjan luoda

5. Voit lisätä lyhyen kuvauksen kampanjasta

6. Valitse kiinnitetyt agenttiryhmät, soittolistat, sekä tuotteet laittamalla rastin ruutuun

7. Määritä sallitut soittotavat

8. Luo puhelun päättymisen syyt kohdasta ”Puhelutulokset” painamalla ”lisää uusi” tai kopioi

olemassa oleva syy listalta. Nimeä syy ja määrittele, että palautetaanko numero takaisin

soittolistalle vai poistetaanko se soittolistalta, kun agentti valitsee ko. puhelun päättymisen syyn.

9. Luo Kampanja painamalla ”Luo”-painiketta

3

4

5

6

7

8

9

14

4.3 Kampanjan muokkaaminen

1. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle

2. Paina halutun kampanjan kohdalla lehtiö-painiketta tai paina kampanjan nimen kohdalta.

3. Muokkaa haluttuja kenttiä.

4. Tallenna painamalla ”Tallenna”.

4.4 Kampanjan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)

1. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle

2. Paina halutun kampanjan kohdalla punaista rasti-painiketta.

3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.

4. Poistettu kampanja poistuu näkymästä lopullisesti.

HUOM! Poistettuja kampanjoita ei voi palauttaa eikä niistä saa enää poistamisen jälkeen raportteja!

4.5 Tärkeää huomioitavaa

Kampanja. Kampanjat tulee nimetä järjestelmällisesti ja niin lähelle oikeita nimiä kuin mahdollista.

Tekstiviestivahvistus. Ennen tekstiviestivahvistuksen käyttöönottoa tulee asia tarkistaa ComDashboardin asiakaspalvelusta

Navigointi. Kampanjahallinta-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston kampanjat ovat näkyvissä ja montako kampanjaa näytetään kerralla per sivu. Sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmassa olevista numeroista.

Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi kampanjan nimi.

15

5. AGENTTIRYHMÄT

5.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Agenttiryhmähallinnassa määrittelet ketkä agentit kuuluvat mihinkin agenttiryhmään.

Agentti voi kerrallaan kuulua vain yhteen agenttiryhmään. Agenttiryhmä tarkoittaa joukkoa agentteja, jotka

soittavat samanaikaisesti samaa kampanjaa ja siihen kytkettyä soittolistaa.

Milloin käytetään? Agenttiryhmähallintaa käytetään aina, kun halutaan luoda uusi agenttiryhmä tai vaihtaa

agentteja ryhmästä toiseen.

Mitä sisältää? Agenttiryhmähallinnassa määritellään ryhmän nimi, kuvaus ja ryhmään kuuluvat agentit.

Agenttiryhmiä voidaan luoda, muokata tai poistaa järjestelmästä lopullisesti. HUOM! Yksi agentti voi kuulua

vain yhteen agenttiryhmään.

TOIMINTOJA

1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agenttiryhmän nimi

1

2

3

16

2. Luo uusi agenttiryhmä. Luo uusi agenttiryhmä painamalla ”Luo uusi” –nappia

3. Muokkaa agenttiryhmää. Muokkaa valitsemasi agenttiryhmän tietoja painamalla ”kynä-paperi”

–nappia

5.2. Agenttiryhmän luominen

1. Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle

2. Lisää uusi agenttiryhmä painamalla sivun alareunasta ”Luo uusi”-painiketta

3. Kirjoita haluttu agenttiryhmän nimi kenttään ”Ryhmän nimi”

4. Valitse tiputusvalikosta mihin toimistoon agenttiryhmä kuuluu

5. Kiinnitä halutut agentit ryhmään laittamalla rasti ruutuun. HUOM! vain ”vapaana olevat” agentit

ovat valittavana. (Agentti voi kuulua vain yhteen agenttiryhmään kerrallaan)

6. Luo agenttiryhmä painamalla ”Luo”

5.3 Agenttiryhmän muokkaaminen


2. Paina halutun agenttiryhmän kohdalla ”kynä-lehtiö” –painiketta.



5.4 Agenttiryhmän poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)


2. Paina halutun agenttiryhmän kohdalla punaista rasti-painiketta.

1

2

3

4

17


4. Poistettu agenttiryhmä poistuu näkymästä pysyvästi.


Navigointi. Agenttiryhmä-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston agenttiryhmät ovat näkyvissä ja montako agenttiryhmää näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmasta.

Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi.

Poistaminen. Poistettua agenttiryhmää ei voida palauttaa eikä siitä voida muodostaa raportteja.

18

6. AGENTIT

6.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Agenttihallinnassa luodaan uudet agenttitunnukset, joiden avulla agentti voi kirjautua

soittojärjestelmään sekä hallitaan luotujen agenttien käyttöoikeuksia.

Milloin käytetään? Agenttihallintaa käytetään normaalisti, kun luodaan uudelle työntekijälle

käyttäjätunnus ja salasana. Agenttihallinnassa voi myös muuttaa agenttien tietoja, esimerkiksi silloin, jos

agentti vaihtaa toimistoa ja asettaa käyttöoikeuksia eri kampanjoille tai toimistoille.

Mitä sisältää? Agenttihallinnassa määritellään agentille minimissään nimi, käyttäjätunnus, salasana ja

toimisto. Agenttihallinnassa voidaan lisätä uusi agentti, muokata olemassa olevan agentin tietoja, muokata

käyttöoikeuksia tai poistaa agentti järjestelmästä lopullisesti.

TOIMINTOJA

1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi

2. Luo uusi agentti. Luo uusi agentti painamalla ”Luo uusi” –nappia

3. Muokkaa agentin tietoja. Muokkaa valitsemasi agentin tietoja painamalla ”kynä-paperi” –

nappia

4. Poista agentti. Poista agentti painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

1

2

3

4

19

6.2. Agentin luominen

1. Mene hallintapaneelista AGENTIT välilehdelle

2. Lisää uusi agentti painamalla ”Luo uusi” painiketta (ylempi kuva)

3. Täytä agentille vähintään seuraavat tiedot. Käyttäjätunnus, Salasana, Koko nimi ja Toimisto.

HUOM! Älä käytä nimessä välilyöntiä, ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä!

4. Määritä saako agentti itsenäisesti vaihtaa agenttiryhmää ja nähdä eri ryhmien tietoja.

5. Luo agentti painamalla ”Luo” –nappia.

6.3 Agentin muokkaaminen

1. Mene hallintapaneelista AGENTTI –välilehdelle

2. Paina halutun agentin kohdalla ”kynä-lehtiö”-painiketta.



3

5

4

20

6.4 Agentin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)

1. Mene hallintapaneelista AGENTIT välilehdelle

2. Paina halutun agentin kohdalla punaista rasti-painiketta.


4. Poistettu agentti poistuu näkymästä lopullisesti ja siitä ei voida enää muodostaa raportteja.


Navigointi. Agentti-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston agentit ovat näkyvissä ja montako agenttia näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmasta.

Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi.

Poistaminen. Poistettua agenttia ei voida palauttaa. ÄLÄ siis poista agenttia järjestelmästä, vaan voit esim. luoda uuden agenttiryhmän nimellä ”Lopettaneet” ja siirtää agentin sinne myöhempiä raportteja ajatellen.

6.6 Agentin käyttöoikeudet

Agentin käyttöoikeuksissa voit määrittää mitkä kampanjat ovat agentin käytössä. Jos agentin nimen kohdalla on vihreä täppä ”Täydet käyttöoikeudet”, näkee hän kaikki kampanjat, jotka ovat kyseisen toimiston alla sekä myös sellaiset kampanjat joihin ei ole toimistoa määritelty.

Punainen täppä merkitsee sitä, että agentti näkee vain sen kampanjan tiedot missä hän kyseisellä hetkellä työskentelee. Klikkaamalla agentin sarakkeesta kampanjoiden kohdalla olevaa ruutua voit lisätä agentille oikeuksia useampaan kampanjaan. Kun klikkaat punaista täppää muuttuu se vihreäksi ”Täydet käyttöoikeudet” –täpäksi ja päinvastoin. Alla vielä kuva havainnollistamaan asiaa:

21

7. SOITTOLISTAT

7.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Soittolistahallinnassa tehdään uusia soittolistoja ja määritellään montako kertaa yhteen

numeroon soitetaan.

Milloin käytetään? Soittolistahallintaa käytetään, kun halutaan nähdä kuinka montako numeroa

soittolistalta on käytetty tai kuinka monta numeroa on vielä soittamatta.

Mitä sisältää? Soittolistahallinnassa voidaan luoda uusi soittolista, lisätä soittokertoja soittolistan

asiakkaille tai sekoittaa soittolistalla olevien puhelinnumeroiden järjestystä. Soittolistoja voidaan paitsi

luoda, myös muokata ja poistaa.

TOIMINTOJA

1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi soittolistan nimi

2. Lataa soittolistapohja. Lataa valmis excel-pohja soittolistoja varten. HUOM! Kaikki ohjelmaan

ladattavat soittolistat tulisi ensin muokata pohjan mukaiseen sarakejärjestykseen

3. Luo uusi soittolista. Luo uusi soittolista painamalla ”Luo uusi” –nappia

4. Vie Exceliin. Vie haluamasi soittolista exceliin painamalla ”paperi-nuoli” –nappia

5. Poista soittolista. Poista soittolista painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

1 2

3

4 5

22

7.2. Soittolistan luominen

- Muokkaa asiakaskontaktit sisältävä Excel-tiedosto soittolistapohjan mukaiseen järjestykseen

(Soittolistapohjan saat ladattua: Hallintapaneeli Soittolistat).

- Tallenna tiedosto.

- Mene hallintapaneelista SOITTOLISTAT –välilehdelle (Kuva yllä)

1. Syötä kenttään ”Soittolistan nimi” haluttu nimi soittolistalle

2. Määritä tähän kenttään montako soittoyritystä haluat / asiakas (oletusarvo 3)

3. Valitse vetovalikosta toimisto, mihin haluat soittolistan liittää.

4. Paina ”Selaa”-nappia, josta pääset hakemaan .csv tiedoston koneeltasi

5. Paina nappia ”Luo” luodaksesi soittolistan

1

2

3

4

5

23

7.2.1 Soittolistavelho

Tämä työkalu on luotu helpottamaan soittolistan viemistä järjestelmään. Jos siis alkuperäisessä Excel-

tiedostossasi on sarakkeet väärässä järjestyksessä tai esimerkiksi otsikkorivi puuttuu, tulee apuun

”Soittolistavelho”. Sen avulla voit yksinkertaisesti raahata hiirellä oikeat tiedot oikeille paikoilleen.

TOIMINTOJA

1. Raahaa. Klikkaa hiirellä haluamaasi tietokenttää ruudun oikealta puolelta (Tiedoston

tietokentät), pidä hiiren nappi pohjassa ja raahaa tieto vasemmalle (Soittolistan tiedot) oikeaan

kenttään. Toimi näin jokaisen oikealla olevan tiedon kohdalla (Helsinki Kaupunki, Anna

Etunimi jne.)

2. Luo soittolista. Kun olet siirtänyt kaikki tiedot oikealta vasemmalle oikeisiin ruutuihin, voit

luoda soittolistan painamalla ”Luo soittolista” –nappia.

3. Peruuta. Jos huomaat, että listassa / tiedoissa on jotain vikaa tai et muusta syystä halua luoda

soittolistaa, voit peruuttaa toimenpiteen ”Peruuta” –napista.

1

2 3

24

7.2.2 Soittolistan jakaminen

Voit halutessasi siirtää olemassa olevasta soittolistasta tietyn määrän kontakteja uuteen soittolistaan.

Kontaktimäärän saa valita itse ja kontaktit valikoituvat listan lopusta (esim. 50 viimeistä numeroa). Tämän

jälkeen ohjelma luo valituista kontakteista uuden soittolistan. Nimeäminen tapahtuu vanhan listan

perusteella, eli jos esim. alkuperäisen soittolistan nimi on Lista 1 ja siirrät tästä 50 numeroa uudelle listalle,

tulee uuden listan nimeksi Lista 1 #1. Jos haluat alkuperäisestä listasta siirtää edelleen 50 numeroa ja tehdä

toisen uuden listan, tulee sen nimeksi Lista 1 #2.

Lisäksi ohjelma automaattisesti luo soittolistalle samannimisen kampanjan ja agenttiryhmän. Eli esimerkissä

kampanjan nimeltä Lista 1 #1 ja agenttiryhmän nimeltä Lista 1 #1. Tämän jälkeen voit lisätä agenttiryhmään

haluamasi agentit ja voit myös vaihtaa ryhmän ja kampanjan nimen. Alla esimerkki vielä kuvien kera:

1. Valitse hallintapaneelista ”Soittolista” välilehti

2. Etsi lista, jonka haluat jakaa soittolistoista

3. Paina rivin perässä olevaa jaettua nuolta

4. Syötä avautuvaan tekstikenttään listasta irroitettavien kontaktien määrä ja paina ”OK”

25

5. Lista on luotu ja se löytyy edellä mainitun nimeämistavan mukaan (esim. Lista 1 #1)

7.3. Puhelinnumeroiden muoto

Puhelinnumerot voi pääsääntöisesti syöttää järjestelmään missä tahansa formaatissa. Joitakin poikkeuksia

kuitenkin on. Seuraavasta taulukosta selviää yleisimmät esimerkit sallituista ja ei sallituista

numeroformaateista.

ERIKOISUUS ESIMERKKI EXCELISSÄ

PUHELINNUMERO CMP:SSA

SOITTOLISTALLE kyllä/ei

etunolla puuttuu 503711003 0503711003 Kyllä

tyhjiä välejä numeroiden välissä 050 37 1100 3 0503711003 Kyllä

väliviiva suuntanumeron jälkeen 09-123123 09123123 Kyllä

sulkeet numeron ympärillä (09) 4321 094321 Kyllä

maakoodi +358435362533 +358435362533 Kyllä

kirjain numeroiden välissä 094321x67 09432167 kyllä

maakoodi ilman plus-merkkiä 358435362533 0358435362533

Kyllä, mutta numero on virheellinen

kirjaimia numeroiden tilalla abc Ei

lyhyt numero 12345 ei

7.4 Soittolistan nimen muokkaaminen

1. Mene hallintapaneelista SOITTOLISTAT välilehdelle

2. Klikkaa muutettavaa soittolistaa sen nimen kohdalta

3. Vaihda nimi, kirjoittamalla soittolistan uusi nimi kohtaan ”Soittolistan nimi”.

4. Tallenna painamalla ”Tallenna”, kumoa muutokset painamalla ”Resetoi”.

7.5 Soittolistan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ!)

1. Paina halutun soittolistan kohdalla punaista rasti-painiketta.


3. Poistettu soittolista poistuu näkymästä.

26

7.6 Soittolistan kierto

Järjestelmä soittaa soittolistan aina soittolistasta järjestyksessä riviltä 1 viimeiseen riviin. Yksittäisen listan

soittojärjestyksen pystyy sekoittamaan Soittolistat-välilehdeltä, soittolistan perässä olevasta napista:

”Sekoita soittojärjestys”.

Jos soittolistoja on useampi, esim. Kampanjaan lisätty Lista A & Lista B. Järjestelmä soittaa listat

järjestyksessä kierros kerrallaan. Esim.

Kierros 1: Lista A Kierros 1: Lista B Kierros 2: Lista A Kierros 2: Lista B Kierros 3: Lista A Kierros 3: Lista B POIKKEUS! UUDEN LISTAN LISÄÄMINEN, KUN VANHOISSA ON VIELÄ SOITETTAVAA Jos järjestelmään lisää uuden listan (Lista C) ja A ja B listoissa on vielä soitettavaa, tulee uusi lista heti seuraavaksi soittoon ja täsmälleen siihen väliin mihin listan on lisännyt. Esim. Listasta A & B on soitettu ensimmäiset kierrokset edellisen esimerkin mukaan ja tämän jälkeen ehditään soittamaan kaksi puhelua listan A toiselta kierrokselta. Jos tässä kohtaa lisää listan C, tulee sen ensimmäinen kierros heti soittoon, jonka jälkeen tulee A listan toisen kierroksen loput, jonka jälkeen B:n toinen kierros, jonka jälkeen taas A:sta kaksi puhelua kolmannelta kierrokselta, C:n toinen kierros, A:n kolmannen loput, B:n kolmas kierros jne. Alla vielä esimerkki:

27

8. TUOTTEET

8.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Tuotehallinnassa määrittelet, minkälaisia tietoja myyjä kerää, kun puhelun lopputulos

on onnistunut. Oli kysymyksessä sitten lehtitilaus, liittymän ostaminen, näkyvyys yrityskatalogissa,

ajanvaraus myyntitilaisuuteen, puhelinhaastattelu tai jotain ihan muuta, puhelussa kerättävä tieto

määritellään tuotehallinnassa.

Milloin käytetään? Tuotehallintaa käytetään aina, kun aloitetaan uuden tuotteen myyminen. Luotuja

tuotteita voidaan käyttää useassa kampanjassa, joten kun ne on kerran luotu, voidaan uusia kampanjoita

avata helposti.

Mitä sisältää? Tuotehallinnassa määritellään tuotteen nimi, kuvaus, hinta- ja komissiotiedot,

käyttöoikeudet sekä tilauslomake. Tuotteita voidaan paitsi luoda, myös muokata ja poistaa.

TOIMINTOJA

1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi tuotteen nimi

2. Luo uusi tuote. Luo uusi tuote painamalla ”Luo uusi” –nappia

3. Muokkaa tuotetta. Muokkaa tuotetta painamalla ”kynä-lehtiö” –nappia

4. Poista tuote. Poista tuote painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

1

2

3

4

28

8.2 Uuden tuotteen luominen

1. Mene hallintapaneelin TUOTTEET välilehdelle

2. Paina ”Luo uusi” –nappia. (ylempi kuva)

3. Kirjoita haluttu tuotteen nimi.

4. Määrittele toimisto mihin tuote kuuluu

5. Kirjoita tuotteen tiedot.

- Tuotekoodi. Kirjoitetaan ilman välilyöntejä tai erikoismerkkejä etc.

- Myyntihinta (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 7.95). Jos myyntihintaa ei ole, merkitään hinnaksi 1.0.

- Tuntipalkka (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 4.50)

- Provisio/tilaus (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 4.000)

- Tavoite/tunti (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman € -merkkiä (esim. 14.044).

6. Lisää lomakekentät. Voit lisätä niin monta kenttää kuin haluat. Lisää kentät painamalla ”Lisää kenttä” nappia. Jokaisen kentän kohdalla kirjoita kenttään liittyvä kysymys tai otsikko. Lisäksi valitse ja määrittele, minkä tyyppiset valinnat myyjä näkökulmasta kyseiseen kenttään liittyy:

- Datetime. Tällöin kentän kohdalla myyjälle aukeaa kalenterinäkymä, josta hän voi valita päivämäärän (esim. tilauksen alkamis- ja päättymisajankohta)

- Dropdown. Kentän kohdalla on myyjällä pudotusvalikko, josta voidaan valita yksi määritellyistä vaihtoehdoista. Erottele vaihtoehdot kenttää luodessa painamalla ENTER –rivinvaihtoa ja laittamalla vaihtoehdot allekkain.

- Text. Kentän kohdalla on myyjällä tyhjä lyhyehkö tekstilaatikko, joka voidaan täyttää millä tahansa tekstillä.

3

4

5

6

7

29

- Multiselect. Kentän kohdalla on myyjällä valikko näkyvissä, joista voidaan valita yksi tai monta vaihtoehtoa.

- Textarea. Kentän kohdalla on myyjällä tyhjä pitkähkö tekstilaatikko, joka voidaan täyttää millä tahansa tekstillä.

- Static text. Kentän kohdalla myyjälle näkyy tuotetta luotaessa määritelty teksti. Käytetään harvoin.

7. Tallenna painamalla ”Luo”.

8.3 Tuotteen muokkaaminen

1. Mene hallintapaneelista TUOTTEET välilehdelle

2. Paina halutun tuotteen kohdalla lehtiö-painiketta.

3. Muokkaa haluttuja kenttiä. Lomakekenttiä voit poistaa tyhjäämällä kentän nimen.


8.4 Tuotteen poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)

1. Mene hallintapaneelista TUOTTEET välilehdelle

2. Paina halutun tuotteen kohdalla punaista rasti-painiketta.

3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Cancel”.

4. Poistettu tuote poistuu näkymästä pysyvästi.


Tuotteiden erittely. Aina, kun jossain tuotteessa/tuotevalinnassa on toisesta poikkeava myyntihinta tai provisio, tulee tällaisille tuotteille/tuotevalinnalle tehdä kokonaan uusi tuote.

Nimet. Tuotteet tulee nimetä järjestelmällisesti ja niin lähelle oikeita nimiä kuin mahdollista.

Tuotekoodit. Tuotekoodien on oltava täsmälleen samat kuin oikeastikin.

Hinnat. Tuotteisiin liittyvät hinnat tulee merkitä tarkasti. Desimaalilukujen välimerkki on piste.

Provisio. Mikäli joissain tuotteissa ohjeissa on annettu provisio prosentteina (esim. 5%) myyntihinnasta (esim. 100e), tulee provisio silti merkitä aina euromääräisenä, eli tässä tapauksessa se saadaan helposti laskemalla 5 % x 100e = 5e

Navigointi. Tuotehallinta-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston tuotteet ovat näkyvissä ja montako tuotetta näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmasta.

Poistaminen. Poistettua tuotetta ei voida palauttaa.

30

9. Yleisasetukset

9.1 Yleistä

Mistä on kysymys? Yleisasetuksissa voidaan määritellä yleisiä taustatekijöitä, kuten esimerkiksi agenttien

statukset ja viestipohjat (SMS tai Sähköposti). Lisäksi Yleisasetusten asiakassivuille voidaan liittää

räätälöityjä tuotteita asiakkaan toiveiden mukaan.

Milloin käytetään? Jos haluat luoda uuden viestipohjan (SMS tai sähköposti), haluat muuttaa agenttien

statuksien merkityksiä tai lisätä ja päivittää kontakteja. Sisältää alasivut: Aktiviteettihallinta, Asiakassivut,

Viestipohjat ja Kontaktihallinta.

9.2 Aktiviteettihallinta

Aktiviteettihallinnassa voidaan luoda agentin statuksia, joita agentti voi itse määritellä työskentelyn aikana

(esim. tauolla, koulutuksessa, aktiivisena, passiivisena jne.). Hallinnassa voidaan määritellä laskutetaanko

tehtävä (esim. jos agentti tekee tuntiveloituksena laskutettavaa raporttia asiakkaalle, mutta ei soita sinä

aikana puheluita).

TOIMINTOJA

1. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi aktiviteetin nimi

2. Luo uusi aktiviteetti. Luo uusi tuote aktiviteetti painamalla ”Luo uusi” –nappia

3. Muokkaa aktiviteettia. Muokkaa aktiviteettia painamalla ”kynä-lehtiö” –nappia

1

2

3 4

31

4. Poista aktiviteetti. Poista aktiviteetti painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

9.3 Aktiviteetin luominen

1. Mene hallintapaneelin TUOTTEET välilehdelle

2. Paina ”Luo uusi” –nappia.

3. Kirjoita aktiviteetin nimi ”Nimi” –kenttään.

4. Laita rasti ruutuun, jos aktiviteetti on laskutettava

5. Tallenna painamalla ”Luo” –nappia

9.4 Aktiviteetin muokkaaminen

1. Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti AKTIVITEETTIHALLINTA

2. Paina halutun aktiviteetin kohdalla ”kynä-lehtiö” –painiketta. 3. Muokkaa haluttuja kenttiä 4. Tallenna painamalla ”Tallenna

9.5 Aktiviteetin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)

1. Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti AKTIVITEETTIHALLINTA

2. Paina halutun tuotteen kohdalla punaista rasti-painiketta. 3. Vahvista painamalla ”OK” tai peruuta painamalla ”Peruuta”.

4. Poistettu aktiviteetti poistuu näkymästä pysyvästi.

3 4

5

2

32

9.6 Asiakassivut

Asiakassivuille voidaan räätälöidä asiakkaan itse haluamia toimintoja.

9.7 Viestipohjat

Kohdassa ”Viestipohjat” voit luoda haluamiasi SMS- ja sähköpostipohjia.

TOIMINTOJA

1. Valitse. Valitse vetovalikosta haluamasi viestipohja.

2. Luo uusi viestipohja. Luo uusi tuote viestipohja painamalla ”Luo uusi pohja” –linkkiä

3. Muokkaa viestipohjaa.Valitse ensin vetovalikosta pohja, mitä haluat muokata ja paina sen

jälkeen ”Muokkaa” –nappia

9.8 Viestipohjan luominen

1 2

3

3 4

5

6

7

8

33

1. Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti VIESTIPOHJAT 2. Luo uusi viestipohja painamalla linkkiä ”Luo uusi pohja” 3. Valitse viestipohjan tyyppi (SMS tai Sähköposti) 4. Nimeä viestipohja vapaaseen tekstikenttään ”Viestipohjan nimi”

5. Nimeä viestipohjan lähettäjä vapaaseen tekstikenttään ”Viestipohjan lähettäjä”

6. Valitse vapaa muuttuja tekstin sisään. Kenttä sisältää soittolistapohjaan syötetyt kentät. Käytetään esim. ”Hei (asiakkaan etunimi) ! Lähetämme tuotteenne osoitteeseen (asiakkaan osoite) noin kolmen viikon kuluessa”. Tällöin kyseiseen kohtaan täydentyvät tiedot suoraan asiakaskortista.

7. Kirjoita viesti

8. Tallenna painamalla ”Luo” –nappia

9.9 Kontaktihallinta

Kontaktihallinnassa voit lisätä ja päivittää kontakteja olemassa oleviin listoihin. Voit tehdä tämän, joko

lataamalla kontaktit järjestelmään erillisellä .csv tiedostolla, tai kirjoittamalla lisättävät / päivitettävät

kontaktit yksitellen niille varattuun kenttään.

1

5

4

3

2

6

34

TOIMINTOJA

1. Lisää / päivitä kontakteja tuomalla .csv tiedosto. Painamalla ”Selaa / Browse” näppäintä

pääset valitsemaan haluamasi tiedoston tietokoneeltasi.

2. Lisää / päivitä kontakteja syöttämällä numerot yksitellen. Syötä lisättävät / päivitettävät

kontaktinumerot tähän kenttään pilkuilla erotettuna

3. Valitse hakuprioriteetti. Laita täppä siihen kohtaan, mitä prioriteettia haluat haussa käyttää

(puhelinnumero / hlötunnus / Y-tunnus).

4. Hakua vastaavien kontaktien toiminto. Valitse vetovalikosta mitä haluat hakua vastaaville

kontakteille tehtävät (Päivitetään, Päivitetään ja merkitään käytetyksi vai Poistetaan).

5. Valitse päivitettävä lista. Valitse vetovalikosta lista, johon haluat päivitykset / lisäyksen tehdä.

6. Suorita. Kun olet valmis valintojesi kanssa, paina ”Suorita” –nappia, niin ohjelma suorittaa

päivityksen / lisäyksen.

leaddesk tiiminvetäjän käsikirja¤jän käsikirja.pdf · 4 huom! kun leaddesk on käytössä...

Documents