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  • Ufficio Lean

    Phone: 0577-586597

    Mail: lean@ao-siena.toscana.it

    Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Lean and Continuous

    Improvement Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Ing. Caterina Bianciardi

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Agenda

    About us

    Our strategy and approach

    Case Study 1: Patient with acute

    ischemic stroke: Reduction of door to

    needle time

    Case Study 2: Kaizen Event in

    Microbiology and Virology Laboratory

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Azienda Ospedaliera Universitaria

    Senese Mission: Improve the service level provided offering high

    professionalism and specialization

    Area occupied 152.200

    m

    People received daily (health personnel, patients, students, visitors) 8000

    Annual hospitalizations 35.000

    Health services annually 3.200.000

    Patients treated by the Emergency Department annually 50.000

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Lean Team

    Jacopo Guercini

    Daniele Lenzi

    Caterina Bianciardi

    Lucia Bellandi

    Vincenzo Mezzatesta

    VISION

    To become a great place to work

    MISSION

    A working environment where employees fight against wastes

    GOALS

    Training on the job, train the trainer and create Lean Thinkers.

    Lean Team

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Our Strategy

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Management Consulting

    Project Management

    Our activities

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Training

    From February 2013 From September

    2013

    From April 2014 2015

    Lean

    1 Level

    Lean

    5S

    Lean

    2 Level

    Lean

    3 Level

    0

    200

    400

    600

    800

    1000

    1200

    1400

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Management Consulting

    1 Lean Day 2013

    34 projects developed by our employees

    2 Lean Day 10th December 2014

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Management Consulting

    8

    6

    228,6 12,1

    46,8

    65%

    Projects impacting

    on service quality

    Projects impacting on

    organizational

    wellness

    Waiting hours

    eliminated for

    patients

    Kilometers per week

    eliminated for employees

    NVA hours

    eliminated

    Lead

    Time

    reduction

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Main Projects

    Emergency Department

    - 40 min/ orthopedic

    patient

    - 2682 h/year NVA

    - 3825 km/

    year employees

    Medical Department

    - 2,5 days lenght of stay

    (2013)

    - 1,5 days lenght of stay (respiratory diseases)

    Surgical Department

    Visual boards

    New bed management

    tools

    Surgical Planning Tools

    41 projects launched

    -216 mt/day employees

    16 SOP 5S

    Methodology

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Next steps

    Lean in Radiology

    Lean Supply Chain

    Master Lean Healthcare

    Lean 3 Level

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Case Study Patient with acute ischemic stroke:

    Reduction of door to needle time

    TIME IS BRAIN! Each minute, patients with acute ischemic stroke lose:

    - 1,9 million neurons

    - 14 billion synapses

    - 12 km myelinated fibers Jeffrey L. Saver, MD, UCLA Stroke Center, Los Angeles

    Reduce the delay between arriving at hospital and initiation of

    systemic thrombolysis to median below 40 minutes for at least half

    of all patients

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Steps

    VSM as-is

    Data Analysis

    Improvement Actions

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Results

    76 69 62 50

    0

    20

    40

    60

    80

    2013 jan-may2014

    june-july2014

    june-july2014 (8-20)

    Average Door to Needle Time Systemic Thrombolysis

    TIME IS BRAIN! It means that every patient saves

    - 49,4 million neurons

    - 364 billion synapses

    - 312 km myelinated fibers Jeffrey L. Saver, MD, UCLA Stroke Center, Los Angeles

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Case Study Kaizen Event in Microbiology and Virology

    Laboratory

    Ring definition

    Training and planning

    Main areas interested by the

    project

    Measurement

    Data Analysis

    Kaizen Event (3 Days)

    Rapid improvement event that involves key process

    partecipants focusing on eliminating wastes

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Main Areas

    Internal communication

    Stocks

    Unnecessary calls

    Urgent samples processing time

    Samples storage

    1 month measurements

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Results

    BEFORE AFTER

    Semplification of samples storage SOP No. 1 Istruzioni per procedura operativa Versione 1 Data: 17 giugno 2014

    Attivit Descrizione attivit Punti chiave Motivazioni/Diagrammi

    Presa in carico

    dell'infermiere

    I sieri verso il laboratorio di Microbiologia possono

    essere inviati secondo orari e modalit variabili riportati

    in tabella

    Contrassegno con

    adesivo giallo del

    campione

    URGENTE

    I campioni URGENTI devono essere contrassegnati da un

    adesivo in giallo posto sulla provetta cos da consentire

    una facile individuazione in laboratorio.

    L'adesivo giallo deve

    essere posto in modo

    da non coprire

    l'etichetta

    Team GOALS

    Gestione dei campioni urgenti-Microbiologia

    08:00-13:00 13:00-20:00 20:00-08:00 LUNED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA

    DISPONIBILITA

    MARTED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA

    MERCOLED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA

    GIOVED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA

    VENERD ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA

    08:00-14:00 14:00-08:00

    SABATO ORDINARIO+URGENTE PRONTA DISPONIBILITA

    DOMENICA PRONTA DISPONIBILITA

    PRONTA DISPONIBILITA

    Easier identification of urgent

    samples

    Semplification of working shifts

    Easier supplying process

    BEFORE AFTER

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    SOP No. 1 SOP No. 4 Versione 1 Data: 17 giugno 2014

    Attivit Descrizione attivit Responsabile Punti chiave Motivazioni/Diagrammi

    Rifornimento

    magazzino-frigo

    Il tecnico di turno in Sierologia 1 rifornisce il frigo

    ponendo i materiali secondo l'ordine definito

    Tecnico di turno in

    Sierologia 1

    I materiali pi nuovi

    devono essere messi

    in coda a quelli pi

    vecchi

    Aggiornamento

    rifornimento

    Il tecnico di turno in Sierologia 1 rifornisce il frigo una

    volta al mese ed aggiorna il foglio dove viene riportato

    il numero di scatole presenti per tipologia di reagente

    (es: arrivano 3 scatole di HBS II, barro 3 caselle)

    Tecnico di turno in

    Sierologia 1

    Barrare le caselle

    corrispondenti a

    ciascun codice

    Aggiornamento

    consumato

    Ogni qualvolta si preleva una scatola, si barra ad "X"

    una casella

    (es: prelevo 2 scatole di aHBS 2, barro 2 caselle)

    Tecnico di turno in

    Sierologia 1

    Team GOALS

    Gestione delle scorte

    Cambio foglio

    mensile

    Il foglio per la gestione delle scorte ha durata mensile.

    All'arrivo dell'ordine del mese successivo, si trascrive

    nel nuovo foglio il materiale rimanente, barrando tante

    caselle quante sono le scatole rimanenti

    Tecnico di turno in

    Sierologia 1

    NOME CODICE 1 2 3 4 5

    HBS II AA24FMD

    aHBS 2 AA239KV

    NOME CODICE 1 2 3 4 5

    HBS II AA24FMD

    aHBS 2 AA239KV

    NOME CODICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

    HBS II AA24FMD

    aHBS 2 AA239KV

    REAGENTI

    CENTAURMESE DI MAGGIO 2014

    NOME CODICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

    HBS II AA24FMD

    aHBS 2 AA239KV

    REAGENTI

    CENTAURMESE DI GIUGNO 2014

    No more time wasted for inventories

    Results

    Safer workplace

    Organizational wellbeing!

  • Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Our contacts:

    Azienda Ospedaliera Universitaria Senese

    Ufficio Lean

    Phone: +39 0577 586597

    Mail: lean@ao-siena.toscana.it

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