Lean and Continuous Improvement - ?· Lean and Continuous Improvement ... professionalism and specialization…

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<ul><li><p>Ufficio Lean </p><p>Phone: 0577-586597 </p><p>Mail: lean@ao-siena.toscana.it </p><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Lean and Continuous </p><p>Improvement Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Ing. Caterina Bianciardi </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Agenda </p><p>About us </p><p>Our strategy and approach </p><p>Case Study 1: Patient with acute </p><p>ischemic stroke: Reduction of door to </p><p>needle time </p><p>Case Study 2: Kaizen Event in </p><p>Microbiology and Virology Laboratory </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Azienda Ospedaliera Universitaria </p><p>Senese Mission: Improve the service level provided offering high </p><p>professionalism and specialization </p><p> Area occupied 152.200 </p><p>m </p><p> People received daily (health personnel, patients, students, visitors) 8000 </p><p> Annual hospitalizations 35.000 </p><p> Health services annually 3.200.000 </p><p> Patients treated by the Emergency Department annually 50.000 </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Lean Team </p><p>Jacopo Guercini </p><p>Daniele Lenzi </p><p>Caterina Bianciardi </p><p>Lucia Bellandi </p><p>Vincenzo Mezzatesta </p><p>VISION </p><p>To become a great place to work </p><p>MISSION </p><p>A working environment where employees fight against wastes </p><p>GOALS </p><p>Training on the job, train the trainer and create Lean Thinkers. </p><p>Lean Team </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Our Strategy </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Management Consulting </p><p>Project Management </p><p>Our activities </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Training </p><p>From February 2013 From September </p><p>2013 </p><p>From April 2014 2015 </p><p>Lean </p><p>1 Level </p><p>Lean </p><p> 5S </p><p>Lean </p><p>2 Level </p><p>Lean </p><p>3 Level </p><p>0</p><p>200</p><p>400</p><p>600</p><p>800</p><p>1000</p><p>1200</p><p>1400</p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Management Consulting </p><p>1 Lean Day 2013 </p><p>34 projects developed by our employees </p><p>2 Lean Day 10th December 2014 </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Management Consulting </p><p>8 </p><p>6 </p><p>228,6 12,1 </p><p>46,8 </p><p>65% </p><p>Projects impacting </p><p>on service quality </p><p>Projects impacting on </p><p>organizational </p><p>wellness </p><p>Waiting hours </p><p>eliminated for </p><p>patients </p><p>Kilometers per week </p><p>eliminated for employees </p><p>NVA hours </p><p>eliminated </p><p>Lead </p><p>Time </p><p>reduction </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Main Projects </p><p>Emergency Department </p><p>- 40 min/ orthopedic </p><p>patient </p><p>- 2682 h/year NVA </p><p>- 3825 km/ </p><p>year employees </p><p>Medical Department </p><p>- 2,5 days lenght of stay </p><p>(2013) </p><p>- 1,5 days lenght of stay (respiratory diseases) </p><p>Surgical Department </p><p>Visual boards </p><p>New bed management </p><p>tools </p><p>Surgical Planning Tools </p><p>41 projects launched </p><p>-216 mt/day employees </p><p>16 SOP 5S </p><p>Methodology </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Next steps </p><p> Lean in Radiology </p><p> Lean Supply Chain </p><p> Master Lean Healthcare </p><p> Lean 3 Level </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Case Study Patient with acute ischemic stroke: </p><p>Reduction of door to needle time </p><p>TIME IS BRAIN! Each minute, patients with acute ischemic stroke lose: </p><p>- 1,9 million neurons </p><p>- 14 billion synapses </p><p>- 12 km myelinated fibers Jeffrey L. Saver, MD, UCLA Stroke Center, Los Angeles </p><p>Reduce the delay between arriving at hospital and initiation of </p><p>systemic thrombolysis to median below 40 minutes for at least half </p><p>of all patients </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Steps </p><p>VSM as-is </p><p>Data Analysis </p><p>Improvement Actions </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Results </p><p>76 69 62 50 </p><p>0</p><p>20</p><p>40</p><p>60</p><p>80</p><p>2013 jan-may2014</p><p>june-july2014</p><p>june-july2014 (8-20)</p><p>Average Door to Needle Time Systemic Thrombolysis </p><p>TIME IS BRAIN! It means that every patient saves </p><p>- 49,4 million neurons </p><p>- 364 billion synapses </p><p>- 312 km myelinated fibers Jeffrey L. Saver, MD, UCLA Stroke Center, Los Angeles </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Case Study Kaizen Event in Microbiology and Virology </p><p>Laboratory </p><p> Ring definition </p><p> Training and planning </p><p> Main areas interested by the </p><p>project </p><p> Measurement </p><p> Data Analysis </p><p> Kaizen Event (3 Days) </p><p>Rapid improvement event that involves key process </p><p>partecipants focusing on eliminating wastes </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Main Areas </p><p>Internal communication </p><p>Stocks </p><p>Unnecessary calls </p><p>Urgent samples processing time </p><p>Samples storage </p><p>1 month measurements </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Results </p><p>BEFORE AFTER </p><p>Semplification of samples storage SOP No. 1 Istruzioni per procedura operativa Versione 1 Data: 17 giugno 2014</p><p>Attivit Descrizione attivit Punti chiave Motivazioni/Diagrammi</p><p>Presa in carico </p><p>dell'infermiere</p><p>I sieri verso il laboratorio di Microbiologia possono </p><p>essere inviati secondo orari e modalit variabili riportati </p><p>in tabella</p><p>Contrassegno con </p><p>adesivo giallo del </p><p>campione </p><p>URGENTE</p><p>I campioni URGENTI devono essere contrassegnati da un </p><p>adesivo in giallo posto sulla provetta cos da consentire </p><p>una facile individuazione in laboratorio.</p><p>L'adesivo giallo deve </p><p>essere posto in modo </p><p>da non coprire </p><p>l'etichetta</p><p>Team GOALS</p><p>Gestione dei campioni urgenti-Microbiologia</p><p> 08:00-13:00 13:00-20:00 20:00-08:00 LUNED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA </p><p>DISPONIBILITA </p><p>MARTED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA </p><p>MERCOLED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA </p><p>GIOVED ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA </p><p>VENERD ORDINARIO+URGENTE URGENTE PRONTA DISPONIBILITA </p><p> 08:00-14:00 14:00-08:00 </p><p>SABATO ORDINARIO+URGENTE PRONTA DISPONIBILITA </p><p>DOMENICA PRONTA DISPONIBILITA </p><p>PRONTA DISPONIBILITA </p><p>Easier identification of urgent </p><p>samples </p><p>Semplification of working shifts </p><p>Easier supplying process </p><p>BEFORE AFTER </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>SOP No. 1 SOP No. 4 Versione 1 Data: 17 giugno 2014</p><p>Attivit Descrizione attivit Responsabile Punti chiave Motivazioni/Diagrammi</p><p>Rifornimento </p><p>magazzino-frigo</p><p>Il tecnico di turno in Sierologia 1 rifornisce il frigo </p><p>ponendo i materiali secondo l'ordine definito</p><p>Tecnico di turno in </p><p>Sierologia 1</p><p>I materiali pi nuovi </p><p>devono essere messi </p><p>in coda a quelli pi </p><p>vecchi</p><p>Aggiornamento </p><p>rifornimento</p><p>Il tecnico di turno in Sierologia 1 rifornisce il frigo una </p><p>volta al mese ed aggiorna il foglio dove viene riportato </p><p>il numero di scatole presenti per tipologia di reagente </p><p>(es: arrivano 3 scatole di HBS II, barro 3 caselle)</p><p>Tecnico di turno in </p><p>Sierologia 1</p><p>Barrare le caselle </p><p>corrispondenti a </p><p>ciascun codice</p><p>Aggiornamento </p><p>consumato</p><p>Ogni qualvolta si preleva una scatola, si barra ad "X" </p><p>una casella</p><p> (es: prelevo 2 scatole di aHBS 2, barro 2 caselle)</p><p>Tecnico di turno in </p><p>Sierologia 1</p><p>Team GOALS</p><p>Gestione delle scorte</p><p>Cambio foglio </p><p>mensile</p><p>Il foglio per la gestione delle scorte ha durata mensile. </p><p>All'arrivo dell'ordine del mese successivo, si trascrive </p><p>nel nuovo foglio il materiale rimanente, barrando tante </p><p>caselle quante sono le scatole rimanenti</p><p>Tecnico di turno in </p><p>Sierologia 1</p><p>NOME CODICE 1 2 3 4 5</p><p>HBS II AA24FMD</p><p>aHBS 2 AA239KV</p><p>NOME CODICE 1 2 3 4 5</p><p>HBS II AA24FMD</p><p>aHBS 2 AA239KV</p><p>NOME CODICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15</p><p>HBS II AA24FMD</p><p>aHBS 2 AA239KV</p><p>REAGENTI</p><p>CENTAURMESE DI MAGGIO 2014</p><p>NOME CODICE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15</p><p>HBS II AA24FMD</p><p>aHBS 2 AA239KV</p><p>REAGENTI</p><p>CENTAURMESE DI GIUGNO 2014</p><p>No more time wasted for inventories </p><p>Results </p><p>Safer workplace </p><p>Organizational wellbeing! </p></li><li><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Our contacts: </p><p>Azienda Ospedaliera Universitaria Senese </p><p>Ufficio Lean </p><p>Phone: +39 0577 586597 </p><p>Mail: lean@ao-siena.toscana.it </p></li></ul>

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