managemen sdm (analisis dan rancangan jabatan) · presentasi tugas kelompok i de: 1. penilaian...
TRANSCRIPT
Penempatan PegawaiSchool of Communications & Business
Managemen SDM
(Analisis dan Rancangan Jabatan)
Week 2
Penempatan PegawaiSchool of Communications & Business
Fakultas Komunikasi dan BisnisInspiring Creative Innovation
R P S
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
1. Pendahuluan / Perkembangan SDM
2. Analisis dan Perancangan Jabatan
3. Perencanaan SDM
4. Rekrutasi, Seleksi dan Penempatan SDM
5. Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan
6. Perencanaan Karir dan Manajemen Talent
7. Presentasi Tugas Kelompok I
Perio
de
UT
S :
1. Penilaian Kinerja
2. Kompensasi
3. Hubungan Industrial
4. Pension & Exit System
5. Audit SDM & HR MIS
6. Presentasi / Guest Speaker
7. Presentasi Tugas Kelompok II
Perio
de
UA
S :
Bobot Penilaian
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
1. Tugas mingguan: Membuat Mind map materi kuliah (dikumpulkan padapertemuan minggu berikutnya)
2. Niliai UTS/UAS = (Nilai Murni UTS/UAS + Nilai rata-rata Mind map UTS/UAS) dibagi 2
3. Nilai Rata-rata Mind Map = (Nilai ke 1 + ke 2……….. + ke 7) dibagi 7
4. Mahasiswa aktif diskusi (bertanya atau menjawab), mendapat bonus point untuk nilai UTS/UAS
1. UTS : 30 % (Hasil UTS + Tugas Individu Mingguan)
2. UAS : 30 % (Hasil UAS + Tugas Individu Mingguan)
3. Tugas Non-Mingguan : 40 %
-. Pra UTS → Tugas Kelompok I : 20 %-. Pra UAS → Tugas Kelompok II: 20 %
Tugas I (Bobot Nilai 20%)
1. Buat Resume Jurnal tentang SDM
2. Materi Tentang Manajemen SDM, diutamakan tentang
Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan SDM
1. Dipresentasikan dan dikumpulkan pada minggu ke-7
2. Power point diprint out dalam bentuk Hand out.
3. Anggota kelompok yang tidak ikut dalam presentasinilai akan dikurangi 30%
Bobot Penilaian
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Analisis & Rancang Jabatan
1stWeekProgram studi Administrasi Bisnis Tel-U7
Fungsi / Kegiatan MSDM :
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
2. Fungsi Pemeliharaan SDM :
• Penilaian kinerja karyawan
• Pelatihan dan pengembangan karyawan
• Kompensasi, benefit dan layanan
• Karir
• Hubungan karyawan
1. Fungsi Penyediaan SDM :
• Perencanaan kebutuhan karyawan
• Rekrutment calon karyawan
• Seleksi calon karyawan
• Orientasi / induksi karyawan baru
• Penempatan karyawan
Siklus Kegiatan MSDM
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Job analysis (Analisis Jabatan)
“The systematic process of collecting information used to make decisions about jobs.
Job analysis identifies the tasks, duties, and responsibilities of a particular job”
(“Proses pengumpulan informasi secara sistematis untuk membuatkeputusan tentang pekerjaan.
Analisis jabatan mengidentifikasikan tugas-tugas, kewajiban dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan tertentu”)
Pentingnya Analisis Jabatan
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
10
Informasi dalamAnalisis Jabatan
Deskripsi Jabatan (job description)
“ A document that states the job title, describes theresponsibilities of the position, the direct supervisoryrelationships with other staff and the skills and qualificationsrequired for the position”
(Suatu dokumen yang memuat nama jabatan, menguraikantanggung jawab jabatan, hubungan supervisi langsung denganstaff lainnya, dan keterampilan kualifikasi yang disyaratkanuntuk posisi tersebut)
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
11
Informasi dalamAnalisis Jabatan
Spesifikasi jabatan (job specification):
“ Description of the knowledge, skill, abilities necessary for successful performance of the essential functions of a position”
(Uraian tentang pengetahuan, keterampilan, kemampuan, yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi sebuahjabatan)
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
12
Job Standards
Job Standards are a key part of any control system (standards, measures, correction, and
feedback) which have two functions:
first; become the targets for employee efforts, second; used as criteria against which job success is measured.
It’s a target as well as criteria
13
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Tujuan analisis jabatan adalah memperolehJawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini:
1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja?
2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan?
3. Dimana pekerjaan itu harus dilakukan?
4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu?
5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan?
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
14
Mengkaji Organisasi dan kesesuaian tiap jabatan
Menentukan bagaimana informasi analisis jabatan akan digunakan
Memilih jabatan-jabatan yang akan digunakan
Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu
Menyiapkan uraian jabatan
(Job Description)
Menyiapkan spesifikasi
jabatan
(Job Specification)
Menggunakan informasi di atas untuk: Perancangan jabatan, PerencanaanSDM, Rekrutmen dan seleksi, Pelatihan dan pengembangan, Penilaiankinerja, Kompensasi, Kepatuhan pada regulasi.
Langkah dalam proses analisis jabatan
(Ivancevich, Human resources management, 10th ed, 2007)
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
15
Deskripsi/Uraian jabatan berisi informasi:
❑ Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/ bagian,
hubungan pelaporan, nomor/ kode jabatan)
❑ Tanggal analisis jabatan
❑ Ringkasan jabatan
❑ Tugas-tugas yang dijalankan
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
16
Spesifikasi jabatan berisi informasi:
❑ Persyaratan pendidikan
❑ Pengalaman
❑ Sifat-sifat kepribadian
❑ Kemampuan fisik
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
17
Beberapa gambaran situasi yang memerlukan analisis jabatan
yaitu:
▪ Pada saat organisasi dibentuk atau didirikan
▪ Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru
▪ Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan.
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
18
Tasks
(Tugas2)
Responsibilities
(Tanggungjawab)
Duties
Job
Analysis
Job Descriptions
Job Specifications
Knowledge Skills Attitudes
• Human Resource Planning
• Recruitment
• Selection
• Training and Development
• Performance Appraisal
• Compensation and Benefits
• Safety and Health
• Employee and Labor Relations
• Legal Considerations
• Job Analysis for Teams
Job Standards
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
19
Tasks : kelompok element (aktivititas yg berkaitan) bg seorangkaryawan,Duties: 1 atau lebih tasks yg berkaitan dalam rangka melaksanakantanggungjawab pekerjaan
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
20
Tanggung jawab adalah tingkat akuntabilitas seorangkaryawan untuk beberapa tugas yang harus dilakukan
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
21
Contoh Job description: Marketing
1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk
(baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus
agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.
2) Identitas Jabatan
1.Nama jabatan : Sales Jasa
2.Atasan langsung : Supervisor Jasa
3.Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
4.Departemen / bidang : Marketing
3) Tugas dan tanggung jawab utama:
1.Mencari pelanggan (customer) baru
2.Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
3.Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi
tanggung jawabnya
4.Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer)
sesuai dengan waktu yang telah disepakati
4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas
otoritasnya.
5) Hubungan kerja:
1.Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
2.Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai
latar belakang
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
22
Contoh job spesifikasi: Marketing
1) Identitas Jabatan:
1.Nama jabatan : Sales Jasa
2.Atasan langsung : Supervisor Jasa
3.Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
4.Departemen / bidang : Marketing
2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:
1.Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3
2.Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun
3.Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)
3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):
1.Inisiatif
2.Percaya diri
3.Kemampuan komunikasi
4.Pengambilan keputusan
Perancangan jabatan dapat diartikan “the process oforganizing work into tasks required to perform aspecific job”(“Proses menata pekerjaan ke dalam tugas-tugas yangdiperlukan untuk menjalankan sebuah pekerjaantertentu”)
Rancang jabatan menjelaskan rincian tentang sebuahjabatan, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenangseseorang dengan pekerjaan dan jabatannya terhadaporganisasi
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Perancangan Jabatan
23
Organizational elements
Environmental elements
Behavioral elements
Job design Productive and
satisfying job
Feedback
Transformation Output
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Perancangan Jabatan
Input24
1. Unsur-unsur organisasi (Organizational Elements)
Lebih mengarah kepada efektifitas dan efisiensi dalam pemenuhan tujuanorganisasi.
Untuk efektifitas dan efisiensi dapat dipenuhi dengan pendekatan-pendekatan berikut:
❖ Pendekatan mekanistik
Meminimalkan upaya fisik, waktu, tenaga dan biaya pelatihan dengan
mengarahkan pekerja kepada spesialisasi
❖ Aliran kerja
Mengatur setiap urutan-urutan dalam melaksanakan pekerjaan,
biasanya terdapat dalam pengelolaan barang dan jasa
❖ Ergonomika
Ilmu yang mempelajari mengenai rancangan jabatan dan peralatan kerja agar
jabatan dan peralatan cocok dengan kemampuan fisik individu supaya dapat
lebih mudah dikerjakan
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Perancangan Jabatan
25
2. Unsur-unsur lingkungan (Enviromental Elements)
Penekanan pada perhatian terhadap kemampuan dan ketersediaankaryawan serta harapan masyarakat (ekspektasi sosbud)
1. Kemampuan dan ketersediaan karyawan
Perancangan sebuah tugas harus dapat disesuaikan dengankemampuan karyawan, misal: tugas customer service online 24 jam.
Dalam ketersediaan karyawan lebih menekankan kepada apakah
karyawan tersebut dapat melakukan tugas-tugas yang sudah dirancang.
2. Ekspektasi Sos-bud
Perancangan pekerjaan harus disesuaikan dengan budaya setempat, hal ini diterapkan untuk meminimalisir kerugian akibat konflik yang akan terjadi melalui perselisihan paham antara karyawan dan perusahaan
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Perancangan Jabatan
26
3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements)
1. Keragaman keterampilan
ex: seorang satpam di perbankan yang tidak hanya memiliki kemampuan secara
fisik, tapi juga kemampuan bersosialisai dengan para nasabah.
2. Identitas tugas
ex: seorang desain interior yang memiliki tugas untuk mencari setiap
peralatan ruangan, tata letak dan pencahayaan dalam sebuah ruangan yang
sempurna.
3. Signifikansi/ arti penting tugas
ex: seorang kepala negara yang mempunyai tanggung jawab yang berat dan
wewenang yang besar untuk dipergunakan bagi kehidupan bernegara.
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Perancangan Jabatan
27
3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements)
4. Otonomi
ex: seorang karyawan yang memiliki dedikasi terhadap
pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dengan
cara-caranya sendiri
5. Umpan balik
ex: seorang karyawan yang mampu untuk menjalankan
sebuah pekerjaan dan mengevaluasinya secara pribadi
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Perancangan Jabatan
28
JOB REDESIGN
UNDERSPECIALIZATION
OVERSPECIALIZATION
▪ Job rotation
▪ Job enlargement
▪ Job enrichment
▪ Autonomous work teams
▪ Work simplification
▪ Reengineering
JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)
29
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
• Job enrichment - Basic changes in the content and levelof responsibility of a job, so as to provide greaterchallenge to the worker
• Job enlargement - Changes in the scope of a job toprovide greater variety to the worker
•
JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)
30
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
(Perubahan mendasar dalam konten dan tingkat tanggung jawab
pekerjaan, sehingga memberikan tantangan yang lebih besar kepada
pekerja)
(Perubahan lingkup pekerjaan untuk menyediakan variasi yang lebih
besar bagi pekerja)
• Reengineering - Fundamental rethinking and radicalredesign of business processes to achieve dramaticimprovements in critical, contemporary measures ofperformance, such as cost, quality, service and speed
JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)
31
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
(Reengineering - Pemikiran mendasar dan redesign radikal
dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis
dalam ukuran kinerja kontemporer yang kritis, seperti biaya,
kualitas, layanan, dan kecepatan)
Autonomous work teams include all aspects of self-
directed work teams, with the addition of significant human
resource management responsibilities.
(Tim kerja otonom mencakup semua aspek tim kerjamandiri, dengan tambahan tanggung jawab manajemensumber daya manusia)
PLAN
DO
CONTROL
JOB REDESIGN (Rancang Ulang Pekerjaan)
Contoh:
32
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Tantangan yg lebih besar
Variasi yg lebih besar
Buat secara Individu :
“Mind Mapping”
(Materi Kuliah Minggu ini)
Persyaratan
1. Maksimal 1 (satu) halaman
2. Informatif (dapat diberi gambar, warna, symbol, dll
ilustrasi)
3. Tidak Pakai Cover (cukup menulis nama dan NIM di
lembar Mind Map)
4. Ditulis tangan atau diprint (menggunakan software
Mind Map)
5. Tidak boleh copy paste (harus unik Individual)
6. Dikumpulkan saat kuliah manajemen SDM
7. Terlambat mengumpulkan perhari didenda 0,5
33 Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Tugas Mingguan (Individu)
Terimakasih
34 Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Program studi Administrasi Bisnis Tel-U
Pentingnya Analisis Jabatan
35
Tugas adalah bagian kecil dari pekerjaan yang harus dilakukan dalam waktu,
keadaan, dan / atau tempat tertentu.
Tugas adalah kewajiban bagi karyawan untuk melakukanbeberapa tugas tertentu sebagaimana ditugaskankepadanya oleh organisasi dari waktu ke waktu sebagaibagian dari pekerjaannya.
Tanggung jawab adalah tingkat akuntabilitas seorangkaryawan untuk beberapa tugas yang harus dilakukan