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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA —DAI—

GUATEMALA, OCTUBRE 2020

GUATEMALA, ABRIL 2020

CONTENIDO

I. OBJETO DEL MANUAL ......................................................................................................................... 1

II. BASE LEGAL ......................................................................................................................................... 2

III. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL .............................................................................................. 2 IV. DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA ................................................................................................. 3

A. Director de Auditoría Interna ........................................................................................................... 4

1. Funciones del Puesto MOF ..................................................................................................... 4

2. Procedimientos ....................................................................................................................... 6

B. Jefe de Auditoría Administrativa ................................................................................................... 21

1. Funciones del Puesto MOF ................................................................................................... 21

2. Procedimientos ..................................................................................................................... 22 C. Jefe de Auditoría Financiera ......................................................................................................... 26

1. Funciones del Puesto MOF ................................................................................................... 26

2. Procedimientos ..................................................................................................................... 27

V. ANEXOS .............................................................................................................................................. 31

A. Glosario de Términos ................................................................................................................... 31

B. Definición de Códigos de Procedimientos ..................................................................................... 32 VI. REGISTRO DOCUMENTAL ................................................................................................................. 33

1

Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad Uso Interno Nombre del Documento Código Versión

Manual de Normas y Procedimientos DAI MNP-DAI 1

I. OBJETO DEL MANUAL

Desde su aprobación en el año 2008, la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad –

LMSNS-, Decreto Número 18-2008, en su artículo 38, crea la Inspectoría General del

Sistema Nacional de Seguridad –IGSNS-, siendo esta la institución responsable de velar

por el cumplimiento de los controles internos del Sistema Nacional de Seguridad, debiendo

rendir informes permanentes al Consejo Nacional de Seguridad.

De acuerdo a lo regulado, la IGSNS debe coordinar funcionalmente su trabajo con las

instancias de control e inspectorías de los ministerios e instituciones que conforman el

SNS, para garantizar la eficacia y la eficiencia de la organización, el respeto a la legalidad

en sus actividades y la transparencia en el empleo de los recursos asignados.

Para garantizar las funciones de la IGSNS, de conformidad con la normativa y exigencias

nacionales e internacionales en materia de seguridad, en este manual se describe el

conjunto de normas y procedimientos interrelacionados que le corresponden.

Este manual es un instrumento administrativo de referencia por medio del cual se norman

o regulan los procedimientos institucionales, a fin de evitar o reducir la aplicación de

diversos criterios que provoquen confusión en las personas que intervienen en el mismo,

puesto que, en cada uno de ellos, se describe en forma clara y precisa quién, qué, cómo,

cuándo, dónde, con qué y para qué se realiza cada uno de los pasos requeridos,

pretendiendo que este documento sea un instrumento de consulta efectivo y funcional para

las personas que laboran en la institución.

El detalle de las aptitudes, perfil de puestos, escala de responsabilidades y demás

generalidades de los requisitos de cada puesto, se detallan en el manual específico que,

para el efecto, dispone la Subdirección de Recursos Humanos de la institución.

2



II. BASE LEGAL

Normativa en la cual se sustenta el presente manual:

1. Constitución Política de la República de Guatemala.

2. Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, Decreto Número 18-2008;

3. Ley de Servicio Civil, Decreto Número 1748;

4. Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad. Acuerdo

Gubernativo 166-2011;

5. Reglamento de la Ley de Servicio Civil Acuerdo Gubernativo Número 18-98;

6. Reglamento de la IGSNS, Acuerdo Gubernativo Número 177-2011;

7. Norma General 1.10 de Control Interno Gubernamental CGC; Manuales de

Funciones y Procedimientos.

8. Instrumentos de Seguridad de la Nación y normativas que tengan relación con las

funciones de la IGSNS.

III. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

El presente manual es de observancia obligatoria para todo el personal que labora en la

IGSNS y debe servir de guía para el desarrollo de las actividades que le competen a cada

colaborador de la institución.

3



IV. DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

DIRECTORDE AUDITORÍA

INTERNA

JEFEDE AUDITORÍA FINANCIERA

JEFE DE AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

INSPECTOR

GENERAL

SUB INSPECTOR

GENERAL

4



A. DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA

1. Funciones del Puesto MOF

FUNCIONES MOF

1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar las labores técnico-administrativas de la Dirección de Auditoría Interna de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.

2. Dar seguimiento y cumplir con la ejecución del Plan Anual de Auditoría Interna -PAA-.

3. Elaborar instrumentos para la evaluación de los sistemas de control interno, que comprendan acciones permanentes, periódicas y aleatorias.

4. Examinar, vigilar, supervisar y fiscalizar que los registros y controles de las operaciones presupuestarias, contables y de tesorería se lleven a cabo en cumplimiento con las normas de control interno.

5. Evaluar la estructura de organización, funciones y objetivos de las áreas técnicas, administrativas y financieras, con el fin de optimizar el funcionamiento de los mismos, debiendo elaborar y presentar para el efecto, las recomendaciones pertinentes.

6. Velar por el cumplimiento de los procedimientos de control administrativo y financiero, presentando las recomendaciones correspondientes.

7. Evaluar la oportunidad, utilidad y calidad de la información financiera y administrativa que es centralizada en la unidad de administración financiera y otras unidades, establecidos por el Sistema Integrado de Administración Financiera y Control, para satisfacer los requerimientos de información de los diferentes usuarios en la toma de decisiones.

8. Informar al Despacho Superior, los hallazgos determinados en las auditorías y evaluaciones del sistema de control interno, presentando recomendaciones y dando el seguimiento respectivo.

9. Asesorar a las autoridades de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad en la corrección de las deficiencias que se detecten como producto de la aplicación de normas y procedimientos.

10. Verificar la correcta aplicación y cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos de control interno, leyes y regulaciones relacionadas con las funciones de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad, en sus operaciones administrativas y financieras, como medio para asegurar la consecución de los objetivos.

11. Investigar deficiencias establecidas, mediante la aplicación del Sistema de Control Interno, o bien por las denuncias presentadas, facilitando el curso de acción que debe seguirse, para enmendar la deficiencia o errores incurridos.

12. Elaborar informes de auditoría, dictámenes, resoluciones, oficios, providencias y otros documentos relacionados con el sistema de control interno institucional que le sean solicitados por el Despacho Superior.

5



13. Elaborar los manuales de funciones y de procesos inherentes a su Dirección, remitiéndolos a DASI para su integración y revisión.

14. Elaborar los informes que le sean solicitados. 15. Realizar otras actividades que le asigne el Despacho Superior.

6



2. Procedimientos

CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DAI-DIR-01 Elaboración y aprobación del Plan Anual de Auditoría Interna

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO

FUNCIONAL DESCRIPCIÓN

1 Despacho Superior

El Despacho Superior de la IGSNS instruye al Director -DAI- en cuanto a la

elaboración de la propuesta del Plan Anual de Auditoría Interna, con base a la

proyección de las auditorías administrativas financieras que realizará la

Dirección de Auditoria Interna; tomando en consideración el período de tiempo

a ejecutar, periodo de tiempo a evaluar, horas a utilizar, análisis de riesgo, áreas

o procesos a evaluar, calendarización de cada una.

2 Director DAI Elabora, Revisa, analiza, evalúa la Propuesta del Plan Anual de Auditoría Interna

para presentarla al Inspector General para su análisis, aprobación o modificación

del mismo.

3 Despacho Superior

Recibe, la Propuesta del Plan Anual de Auditoría Interna para su análisis,

aprobación o modificación. Si debe ser modificada se remite al Director de

Auditoría Interna para realizar los cambios pertinentes.

4 Director DAI Aprobado el Plan Anual de Auditoría el Director de la Dirección de Auditoría

Interna procede a realizar las auditorías autorizadas.

DAI-DIR-01 - Elaboración y aprobación del Plan Anual de Auditoría Interna

DS Director DAI

Fase

Instruye elaboración de Plan Anual

Elabora Plan Anual de Auditoría Interna

Aprueba Plan Anual Realiza auditorías

7




DAI-DIR-02 Nombramientos de auditoría.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Despacho Superior

El Inspector General y/o Supervisor de Auditoría Interna, designan al Director

de la Auditoría Interna, quien realizará la auditoría (Financiera,

Administrativa, Examen Especial y Actividades Administrativas) de

conformidad con el Plan Anual de Auditoría para el presente Ejercicio Fiscal.

2 Director DAI En el SAG-UDAI: Vincula la auditoría según el Código Único de Auditoría

(CUA), con el Auditor Interno y Supervisor de Auditoría; así como, las áreas

a auditar.

3 Supervisor de

Auditoría Interna.

Elabora el nombramiento en el Sistema de Auditoria Gubernamental para

Auditoría Interna, imprime, firma y sella el mismo.

4 Supervisor de

Auditoría Interna.

Traslada al Director de Auditoría Interna para ejecutar la Auditoría o Actividad

Administrativa para que reciba conforme el nombramiento de auditoría.

5 Director DAI Recibe los nombramientos, los lee, firma y sella de enterado de la Auditoría.

DAI-DIR-02 Nombramientos de auditoría.

DS Director DAISupervisor de Auditoría

Interna

Fase

Instruye auditoríasVincula

auditorías en SAG UDAI

Elabora nombramiento

Recibe nombramiento

8




DAI-DIR-03 Ejecución de auditorías financieras.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Director DAI Recibe el nombramiento de auditoría financiera, firma y sella de enterado.

2 Director DAI Elabora oficio de presentación de la Auditoría Financiera dirigido a la Dirección

Administrativa y Financiera, involucrada con las áreas auditar, dando el visto

bueno al oficio de presentación de la auditoría financiera.

3 Director DAI El Director de Auditoría interna inicia la reunión y apertura de la Auditoría dando

a conocer los términos de la misma, elaborando el requerimiento de

información y documentación a evaluar.

4 Director DAI Redacta a través del SAG-UDAI y traslada al Supervisor de Auditoría para

revisión, los documentos siguientes: Cédula Narrativa. Memorando de

Planificación. Programa de Auditoría. Cuestionarios de Control Interno de las

Áreas de Presupuesto, Inventarios, Recursos Humanos, Almacén, Viáticos y

Caja Chica de Gastos Emergentes.

5 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Aprueba o rechaza a través del SAG-UDAI los siguientes documentos: Cédula

Narrativa. Memorando de Planificación. Programa de Auditoría. Cuestionarios

de Control Interno de las Áreas de Presupuesto, Almacén, Inventarios, Viáticos

y Caja Chica de Gastos Emergentes y lo remite al Director de Auditoría Interna

para su corrección, quien lo remite nuevamente al Supervisor de Auditoría

Interna. Si aprueba lo remite al Director -DAI-.

6 Director DAI Evalúa la documentación de soporte de las áreas o rubros objeto de evaluación, realizando las actividades siguientes: Realiza arqueo sorpresivo del Fondo de Caja Chica de Gastos Emergentes. Evalúa la administración de los Fondos de Caja Chica y de gastos emergentes; verifica los registros, liquidaciones correspondientes y documentación de legítimo abono en original. Evalúa la ejecución presupuestaria y sus registros. Analiza las compras de materiales, suministros, bienes y contratación de servicios, efectuados a través de los procesos de compra, bajo las modalidades de baja cuantía, compra directa y cotización. Analiza los gastos efectuados que se consideren relevantes correspondientes al periodo objeto de evaluación. Verifica que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y atribuciones. Obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de pruebas sustantivas, de cumplimiento y de control; así como, aplicar las técnicas y procedimientos alternos que le permitan fundamentar razonablemente las observaciones y deficiencias o los hallazgos que formule respecto a las áreas o rubros auditados. Verifica una muestra de las tarjetas de responsabilidad de colaboradores de la Institución. Realiza otras verificaciones y análisis que considere necesario en el desarrollo

de la auditoría financiera para darle un mejor alcance a la misma.

9



7 Director DAI Elabora Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría en base a ISSAI. GT

(Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores) para

documentar y respaldar la auditoría Financiera.

8 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Revisa, aprueba o rechaza los Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría. Si

los documentos son rechazados los remite al Director -DAI- para su corrección.

9 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Supervisa el avance de la Auditoría, de conformidad con el Cronograma del

Memorando de Planificación y el Programa de Auditoría elaborado para el

efecto.

10 Director DAI Redacta Notas de Auditoría durante el desarrollo de la Auditoría Financiera,

para comunicar a las autoridades de la Institución y al personal responsable,

las deficiencias de control interno establecidas, con el propósito de subsanar

las mismas e implementar las recomendaciones en forma oportuna e

inmediata.

11 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Da el visto bueno de las Notas de Auditoría.

12 Director DAI Notifica a las Direcciones involucradas las Notas de Auditoría.

13 Director DAI Elabora Informe Preliminar en base a la evaluación a la documentación,

redacta los posibles hallazgos de control interno de incumplimiento de las

leyes.

14 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Autoriza o rechaza el visto bueno al informe preliminar conteniendo los

hallazgos de control interno de incumplimiento de las leyes. Si se rechaza el

informe preliminar lo remite al Auditor -DAI- para hacer las correcciones.

15 Director DAI Notifica el informe preliminar a las áreas involucradas, con el anterior informe

se adjunta un oficio en el cual se detalla fecha y hora de la discusión de los

posibles hallazgos, en el mismo se requiere también que las áreas

Involucradas presenten sus pruebas de descargo para desvanecer los posibles

hallazgos.

16 Director DAI Reunión de discusión de posibles hallazgos en la cual los involucrados

presentan pruebas de descargo.

17 Director DAI Evalúan las pruebas de desvanecimiento de los posibles hallazgos, se llega a

un consenso que hallazgos se confirman y cuáles no.

18 Director DAI Elabora el Informe Final con los hallazgos confirmados.

19 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Autoriza o rechaza el visto bueno en el SAG-UDAI del informe final. Si rechaza

lo remite al Director -DAI- para su corrección.

20 Director DAI Se procede a imprimir el informe final aprobado y proceden a firmar, tanto el

Auditor como el Supervisor.

10



DAI-DIR-03 Ejecución de auditorías financieras.

Director DAISupervisor de Auditoría

Interna

Fase

Recibe nombramiento

Elabora oficio de presentación

Elabora en SAG UDAI la cédula

narrativa

Aprueba los documentos

Evalúa documentos

Elabora papeles de trabajo

Aprueba papeles de trabajo

Da visto bueno a las notas

Supervisa avances de auditoría

Redacta notas de auditoría

Notifica acta preliminar

Reunión de discusión

Evaluación de pruebas de

desvanecimiento

Elabora informe final de hallazgos

Aprueba informe final

Firma informe

11




DAI-DIR-04 Ejecución de auditorías administrativas.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Despacho Superior

Reciben el Nombramiento del Supervisor, firman y sellan de enterados.

2 Director DAI Elabora oficio de presentación de la Auditoría Administrativa dirigido a las áreas

involucradas a auditar (Dirección Financiera, Dirección Administrativa, Dirección

de Recursos Humanos entre otras), Al mismo documento se debe adjuntar

fotocopia del Nombramiento de Auditoría Administrativa.

3 Director DAI Inicia la reunión de apertura de la Auditoría y da a conocer los términos de la

misma.

4 Director DAI Elabora Requerimiento de Información y documentación a Evaluar.


revisión, los documentos siguientes: Memorando de Planificación. Cédula

Narrativa. Programa de Auditoría. Cuestionario de Control Interno.

6 Supervisor de

la Auditoría

Interna.

Aprueba o rechaza a través del SAG-UDAI los siguientes documentos:

Memorando de Planificación. Cédula Narrativa. Programa de Auditoría.

Cuestionario de Control Interno del área a auditar.

7 Director DAI Evalúa la documentación de soporte de las áreas objeto de evaluación, realizando las actividades siguientes: Evalúa el control interno a través de los registros administrativos e identifica áreas críticas; además, determina el grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo. Realiza inventario de existencias en el Almacén de Materiales y Suministros. Verifica las compras y registros de ingresos y egresos de materiales, suministros, Activos Fijos y Bienes Fungibles, contra la Forma 1-H, Constancia de Ingreso al Almacén e Inventario; así como, utilización, control y resguardo de los mismos de acuerdo a los preceptos legales aplicables. Verifica los registros de activos fijos y bienes fungibles, en tarjetas de responsabilidad y resguardo de bienes, para determinar la razonabilidad de las cifras mostradas entre los mismos. Realiza inventario físico de Activos Fijos y Bienes Fungibles. Comprueba que todos los registros se hayan realizado oportunamente. Verifica que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y atribuciones; así como, el descuento de Fianza a quien corresponda. Obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de

pruebas sustantivas, de cumplimiento y de control; así como, procedimientos

alternos que le permitan fundamentar razonablemente los posibles hallazgos que

formule respecto a las actividades auditadas.

8 Director DAI Elabora Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría en base a ISSAI. GT (Normas

Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores) para documentar y

respaldar la auditoría Administrativa.

9 Supervisor de

la Auditoría

Interna.

Revisa, aprueba o rechaza los Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría.

12



10 Supervisor de

la Auditoría

Interna.


Memorando de Planificación y el Programa de Auditoría elaborado para el efecto.

11 Director DAI Redacta Notas de Auditoría durante el desarrollo de la Auditoría Administrativa,

para comunicar a las autoridades de la Institución y al personal responsable, las

deficiencias de control interno establecidas, con el propósito de subsanar las

mismas e implementar las recomendaciones en forma oportuna e inmediata.

12 Supervisor de

la Auditoría

Interna.

Da el visto bueno de las Notas de Auditoría.

13 Director DAI Elabora Informe Preliminar en base a la evaluación a la documentación, redacta

los posibles hallazgos de control interno o hallazgos monetarios o de

incumplimiento de leyes.

14 Supervisor de

la Auditoría

Interna.

Da el visto bueno al informe preliminar conteniendo los hallazgos de control

interno o hallazgos monetarios o incumplimiento de leyes.

15 Director DAI Reunión de discusión de posibles hallazgos en la cual los involucrados presentan

pruebas de descargo.

16 Director DAI Evaluación de las pruebas de desvanecimiento de los posibles hallazgos, se llega

a un consenso que hallazgos se confirman y cuáles no.

17 Director DAI Elabora el informe final con los hallazgos confirmados.

18 Supervisor de

la Auditoría

Interna.

Da el visto bueno en el SAG-UDAI del informe final de auditoría.

19 Director DAI Impresión del Informe Final aprobado y proceden a firmar, Supervisor y Director

de Auditoria Interna.

13



DAI-DIR-04 Ejecución de auditorías administrativas


Interna

Fase

Recibe nombramiento



narrativa


Evalúa documentos









desvanecimiento



Firma informe

14




DAI-DIR-05 Ejecución de auditorías de exámenes especiales.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Despacho Superior Recibe el Nombramiento del Supervisor, firman y sellan de enterados.

2 Director DAI Elabora oficio de presentación de Auditoría Examen Especial, dirigido a las

áreas involucradas: Dirección Administrativa y Financiera, Subdirección de

Recursos Humanos, entre otras; en el mismo documento se hace una

invitación al personal del área auditada, a una reunión de apertura de la

Auditoría Examen Especial.

3 Director DAI El Director de Auditoría interna inicia la reunión de apertura de la Auditoría y

da a conocer los términos de la misma.

4 Director DAI Elabora requerimiento de información y documentación a evaluar.


revisión, los documentos siguientes: Cuestionario de Control Interno.

Memorando de Planificación. Cédula Narrativa. Programa de Auditoría.

6 Supervisor de la Auditoría Interna

Aprueba o rechaza a través del SAG-UDAI los documentos siguientes:

Cuestionario de Control Interno del área a auditar. Memorando de

Planificación. Cédula Narrativa. Programa de Auditoría. Si rechaza envía los

documentos al Director -DAI- quien realiza las correcciones y reenvía al

Supervisor de Auditoría Interna.

7 Director DAI Evalúa la documentación de soporte del área o rubro especial objeto de

evaluación, realizando las actividades siguientes:

Evalúa el control interno a través de los registros administrativos e identifica

áreas críticas; además, determina el grado de confiabilidad, con el objeto de

fortalecerlo.

Comprueba que todos los registros se hayan realizado oportunamente.

Verifica que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las

disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y

atribuciones.

Obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación

de pruebas sustantivas, de cumplimiento y de control; así como,

procedimientos alternos que le permitan fundamentar razonablemente los

posibles hallazgos que formule respecto a las áreas auditadas.

8 Director DAI Elabora Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría en base a ISSAI. GT


documentar y respaldar la Auditoría Examen Especial.

9 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Revisa, aprueba o rechaza los Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría

Examen especial.

10 Supervisor de la

Auditoría Interna.



efecto.

11 Director de

Auditoría Interna.

Redacta Notas de Auditoría durante el desarrollo de la Auditoría Examen

Especial, para comunicar a las autoridades de la Institución y al personal

15



responsable, las deficiencias de control interno establecidas, con el propósito

de subsanar las mismas e implementar las recomendaciones en forma

oportuna e inmediata.

12 Supervisor de la

Auditoría Interna. Da el visto bueno de las Notas de Auditoría.

13 Director DAI Elabora Informe Preliminar en base a la evaluación de la documentación,

redacta los posibles hallazgos de control interno o hallazgos monetarios o de

incumplimiento de leyes.

14 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Da el visto bueno al informe preliminar conteniendo los hallazgos de control

interno o hallazgos monetarios o incumplimiento de leyes.

15 Director DAI Se procede a la reunión de discusión de posibles hallazgos en la cual los

involucrados presentan pruebas de descargo.

16 Director DAI Evalúan las pruebas de desvanecimiento de los posibles hallazgos, se llega

a un consenso que hallazgos se confirman y cuáles no.

17 Director DAI Elabora el Informe Final con los hallazgos confirmados.

18 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Da el visto bueno en el SAG-UDAI del Informe Final de Auditoría.

19 Director DAI Aprueba el Informe Final de la Auditoria Especial.

20 Director DAI Se procede a imprimir el Informe Final aprobado y proceden a firmar, el

Auditor y Supervisor.

21 Director DAI Notifica al Inspector General, el informe Final de la Auditoría.

16



DAI-DIR-05 Ejecución de auditorías de exámenes especiales.


Interna

Fase

Recibe nombramiento



narrativa


Evalúa documentos









desvanecimiento



Firma informe

17




DAI-DIR-06 Seguimiento de informes de auditorías emitidos por la dirección de

auditoría interna.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Despacho Superior

En los 10 días hábiles a partir de notificado el Informe Final de parte de la

dependencia específica de la Contraloría General de Cuentas por medio de oficio

a la Dirección de Auditoría Interna en específico al Auditor interno institucional, el

Despacho Superior instruye para dar seguimiento a las recomendaciones

formuladas.

2 Director DAI Realiza por medio de oficio el seguimiento a las recomendaciones y hallazgos

detectados en la Auditoría Gubernamental de Contraloría General de Cuentas.

3 Director DAI Entrega el oficio de seguimiento a las áreas involucradas.

4 Áreas

involucradas.

Por medio de oficio devuelven el seguimiento a las recomendaciones o hallazgos

detectados.

5 Director DAI Evalúa el grado de avance o la implementación definitiva de las observaciones

detectadas en la auditoria, elaborando el informe respectivo.

DAI-DIR-06 Seguimiento de informes de auditorías emitidos por la dirección de auditoría interna

Director DAIDespacho Superior Áreas Involucradas

Fase

Instruye seguimiento

Realiza seguimiento

Devuelve seguimiento

Evalúa avance

18




DAI-DIR-07 Seguimiento de informes de auditorías emitidos por la comisión de

auditoría de la CGC.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Despacho Superior

En los 10 días hábiles a partir de notificado el Informe Final de parte de la Comisión

de Auditoría Gubernamental de Contraloría General de Cuentas y que la Dirección

Ejecutiva lo notifique por medio de oficio a Dirección de Auditoría Interna e

específico al Auditor interno institucional, el Despacho Superior instruye al Director

DAI- para dar seguimiento a las recomendaciones formuladas.

2 Director DAI Realiza oficio de seguimiento a los hallazgos, deficiencias y recomendaciones

vertidas en el Informe Final de la Comisión de Auditoría Gubernamental de

Contraloría General de Cuentas, trasladándolo a las áreas involucradas.

3 Áreas

involucradas.

Dan seguimiento a la implementación de las recomendaciones efectuadas según

los oficios recibidos.

4 Áreas

involucradas.

Proceden a trasladar por medio de oficio el detalle de la implementación de las

recomendaciones de la Comisión de Auditoría Gubernamental de la Contraloría

General de Cuentas.

5 Director DAI Analiza, evalúa y consolida toda la información del seguimiento e implementación

de las recomendaciones en un solo documento, tanto físico como digital.

6 Director DAI Procede a realizar un informe circunstanciado de los avances de la implementación

de las recomendaciones de la Auditoria Gubernamental, para enviarlo a la

Contraloría General de Cuentas.

7 Director DAI Por medio de un oficio y adjuntando al mismo un informe circunstanciado de la

implementación de las recomendaciones, notifica a Contraloría General de

Cuentas.

19



DAI-DIR-07 Seguimiento de informes de auditorías emitidos por la comisión de auditoría de la CGC

Director DAIDespacho Superior Áreas InvolucradasFa

se

Instruye seguimiento

Realiza seguimiento

Devuelve seguimiento

Evalúa la información

Realiza informe circunstanciado

Notifica a la CGC

20




DAI-DIR-08 Cierre del plan anual de auditoría interna.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Despacho Superior Aprobado el informe final de la auditoría asignada, el Despacho Superior

instruye al Director de Auditoría Interna a describir el avance del -PAA-.

2 Director DAI Procede a levantar acta en la cual describa el avance del -PAA-, el

número y descripción de auditorías ejecutadas durante el presente

Ejercicio Fiscal y demás puntos a agregar de conformidad al criterio del

Director de la Auditoría Interna.

3 Director DAI Procede a Adjuntar al Plan Anual de Auditoría -PAA- el acta de cierre

del mismo.

DAI-DIR-08 Cierre del plan anual de auditoría interna.

Director DAIDespacho Superior

Fase

Instruye describir avance

Levanta acta de avance

Adjunta acta al PAA

21



B. JEFE DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


FUNCIONES MOF

1. Efectuar auditorías administrativas, solicitando el apoyo del Jefe de Auditoría Financiera cuando lo considere conveniente.

2. En la ejecución de auditorías administrativas, observar las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, así como leyes afines aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administración de los recursos asignados.

3. En cada auditoría administrativa elaborar: Cuestionario de Control Interno, Cédula Narrativa, Memorando de Planificación y Programa de trabajo, de conformidad con las actividades de la organización.

4. Coordinar la realización de Auditorías de Procesos Administrativos en casos especiales, ordenadas por el Director de Auditoría Interna o el Inspector General.

5. Presentar al Director los informes de las auditorías ejecutadas para su aprobación. 6. Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones presentadas en cada

informe. 7. Establecer y mantener registro y control de la ejecución de las auditorías

practicadas, para informar oportunamente a las autoridades que las soliciten. 8. Asesorar en asuntos de su competencia. 9. Elaborar los informes que le sean solicitados.

10. Realizar las demás actividades que le asigne el Director.

22



2. Procedimientos


DAI-JAA-01 Nombramientos de auditoría.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Director DAI Designa al Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa, quien realizará

auditoría administrativa, examen especial y/o actividades administrativas de

conformidad con el Plan Anual de Auditoría para el presente Ejercicio Fiscal.

2 Director DAI En el SAG-UDAI: Vincula la auditoría según el Código Único de Auditoría

(CUA), con el Auditor Interno; así como, las áreas a auditar.

3 Director DAI Elabora el nombramiento para el Jefe del Departamento de Auditoría

Administrativa, imprime, firma y sella el mismo.

4 Director DAI Traslada al Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa para que

ejecute la Auditoría o Actividad Administrativa para que reciba conforme el

nombramiento de auditoría.

5 Jefe de Auditoría Administrativa.

Recibe el nombramiento, lo lee, firma y sella de enterado.

DAI-JAA-01 Nombramientos de auditoría.

Jefe de Auditoría Administrativa

Director DAI

Fase

Designa al Jefe de auditoría

Vinvula en SAG UDAI al jefe


Recibe nombramiento

23




DAI-JAA-02 Ejecución de auditorías administrativas.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Jefe de Auditoría

Administrativa.

Recibe el nombramiento del Director de Auditoría Interna, firma y sella de

enterado.


Administrativa.

Elabora oficio de presentación de la Auditoría Administrativa dirigido a las

áreas involucradas a auditar (Dirección Administrativa y Financiera,

Subdirección de Recursos Humanos entre otras).


Administrativa.

Inicia la reunión de apertura de la Auditoría y da a conocer los términos de la

misma.


Administrativa.

Elabora Requerimiento de Información y documentación a Evaluar.


Administrativa.

Redacta a través del SAG-UDAI y traslada al Director de Auditoría Interna,

para su revisión los documentos siguientes: Memorando de Planificación.

Cédula Narrativa. Programa de Auditoría. Cuestionario de Control Interno.

6 Director DAI Aprueba o rechaza los siguientes documentos: Memorando de Planificación.

Cédula Narrativa. Programa de Auditoría. Cuestionario de Control Interno del

área a auditar.

7 Director DAI Envía los siguientes documentos: Memorando de Planificación. Cédula

Narrativa. Programa de Auditoría. Cuestionario de Control Interno, para su

autorización en el SAG UDAI.

8 Supervisor de

Auditoría Interna

Autoriza o rechaza los siguientes documentos: Memorando de Planificación.

Cédula Narrativa. Programa de Auditoría. Cuestionario de Control Interno,

para su autorización en el SAG UDAI.


Administrativa.

Evalúa la documentación de soporte de las áreas objeto de evaluación, realizando las actividades siguientes: Evalúa el control interno a través de los registros administrativos e identifica áreas críticas; además, determina el grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo. Realiza inventario de existencias en el Almacén de Materiales y Suministros. Verifica las compras y registros de ingresos y egresos de materiales, suministros, Activos Fijos y Bienes Fungibles, contra la Forma 1-H, Constancia de Ingreso al Almacén e Inventario; así como, utilización, control y resguardo de los mismos de acuerdo a los preceptos legales aplicables. Verifica los registros de activos fijos y bienes fungibles, en tarjetas de responsabilidad y resguardo de bienes, para determinar la razonabilidad de las cifras mostradas entre los mismos. Realiza inventario físico de Activos Fijos y Bienes Fungibles. Comprueba que todos los registros se hayan realizado oportunamente. Verifica que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y atribuciones; así como, el descuento de Fianza a quien corresponda. Obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación

de pruebas sustantivas, de cumplimiento y de control; así como,

procedimientos alternos que le permitan fundamentar razonablemente los

posibles hallazgos que formule respecto a las actividades auditadas.

24




Administrativa.

Elabora Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría en base a ISSAI. GT


documentar y respaldar la auditoría Administrativa.

11 Director DAI Revisa, aprueba o rechaza los Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría.

12 Director DAI Supervisa el avance de la Auditoría, de conformidad con el Cronograma del


efecto.


Administrativa.

Redacta Notas de Auditoría durante el desarrollo de la Auditoría

Administrativa, para comunicar a las autoridades de la Institución y al

personal responsable, las deficiencias de control interno establecidas, con el

propósito de subsanar las mismas e implementar las recomendaciones en

forma oportuna e inmediata.

14 Director DAI Da el visto bueno de las Notas de Auditoría.


Administrativa.

Elabora Informe Preliminar en base a la evaluación a la documentación,

redacta los posibles hallazgos de control interno o de incumplimiento de

normas y leyes.

16 Director DAI Da el visto bueno al informe preliminar conteniendo los hallazgos de control

interno o incumplimiento de normas y leyes.



18 Director DAI Evaluación de las pruebas de desvanecimiento de los posibles hallazgos, se

llega a un consenso que hallazgos se confirman y cuáles no.


Administrativa.

Elabora el informe final con los hallazgos confirmados y procede a ingresarlo

al SAG UDAI.

20 Director DAI Da el visto bueno o rechaza informe final de auditoría.


Administrativa.

Procede a ingresar el informe al SAG UDAI.

22 Supervisor de la

Auditoría Interna.

Procede a aprobar el informe en el SAG UDAI.

23 Director DAI Entrega el informe al Inspector General.

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DAI-JAA-02 Ejecución de auditorías administrativas

Jefe de Auditoría Administrativa

Supervisor de Auditoría Interna

Director DAI

Fase

Recibe nombramiento



narrativa


Evalúa documentos






Elabora informe preliminar



desvanecimiento



Remite informe a DS

Indica reunión de apertura

Elabora requerimientos de

información


Da el visto bueno al informe


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C. JEFE DE AUDITORÍA FINANCIERA


FUNCIONES MOF

1. Efectuar auditorías financieras, solicitando el apoyo del Jefe de Auditoría Administrativa cuando lo considere conveniente.

2. En la ejecución de auditorías financieras, observar las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, así como leyes afines aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administración de los recursos asignados.

3. En cada auditoría financiera elaborar: Cuestionario de control interno, Cédula narrativa, Memorando de planificación y Programa de trabajo, de conformidad con las actividades de la organización.

4. Coordinar la realización de Auditorías de Procesos Financieros en casos especiales, ordenadas por el Director de Auditoría Interna o el Inspector General.

5. Presentar al Director los informes de las auditorías ejecutadas para su aprobación. 6. Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones presentadas en cada

informe. 7. Establecer y mantener registro y control de la ejecución de las auditorías

practicadas, para informar oportunamente a las autoridades que las soliciten. 8. Asesorar en asuntos de su competencia. 9. Elaborar los informes que le sean solicitados.

10. Realizar las demás actividades que le asigne el Director.

27



2. Procedimientos


DAI-JAF-01 NOMBRAMIENTOS DE AUDITORÍA.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Director DAI Designa al Jefe del Departamento de Auditoría Financiera, quien

realizará la auditoría financiera, examen especial y/o actividades

financieras de conformidad con el Plan Anual de Auditoría para el

presente Ejercicio Fiscal.

2 Director DAI

En el SAG-UDAI:

Vincula la auditoría según el Código Único de Auditoría (CUA), con el

Auditor Interno; así como, las áreas a auditar.

3 Director DAI Elabora el nombramiento para el Jefe del Departamento de Auditoría

financiera, imprime, firma y sella el mismo.

4 Director DAI Traslada al Jefe del Departamento de Auditoría financiera para que

ejecute la Auditoría o Actividad financiera para que reciba conforme el

nombramiento de auditoría.


Financiera.

Recibe el nombramiento, lo lee, firma y sella de enterado.

DAI-JAF-01 Nombramientos de auditoría.

Jefe de Auditoría Financiera

Director DAI

Fase

Designa al Jefe de auditoría

Vinvula en SAG UDAI al jefe


Recibe nombramiento

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DAI-JAF-02 EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS FINANCIERAS.

PROCEDIMIENTO

No. PUESTO


1 Director DAI Director de Auditoría Interna, designan al Jefe del Departamento Financiero,

quien realizará la auditoría en los aspectos de presupuesto, inventarios,

almacén, recursos humanos, vehículos, combustibles, viáticos y caja chica de

gastos emergentes.


Financiera.

Recibe el nombramiento de auditoría financiera, firma y sella de enterado.


Financiera.

Elabora oficio de presentación dirigido a la Dirección Administrativa y

Financiera, involucrada con las áreas a auditar, con el visto bueno de la

Dirección.


Financiera.

Inicia la reunión y apertura de la Auditoría dando a conocer los términos de la

misma, elaborando el requerimiento de información y documentación a

evaluar.


Financiera.

Redacta a través del SAG-UDAI y traslada al Director de Auditoría para

revisión, los documentos siguientes: Cédula Narrativa. Memorando de

Planificación. Programa de Auditoría. Cuestionarios de Control Interno de las

Áreas de Presupuesto, Inventarios, Recursos Humanos, Almacén, Vehículos,

Combustibles, Viáticos y Caja Chica de Gastos Emergentes.

6 Director DAI Revisa o rechaza los siguientes documentos: Cédula Narrativa. Memorando

de Planificación. Programa de Auditoría. Cuestionarios de Control Interno de

las Áreas de Presupuesto, Almacén, Inventarios, Vehículos, Combustibles,

Viáticos y Caja Chica de Gastos Emergentes, de estar conforme le da el visto

bueno, para revisión y aprobación del supervisor de auditoria en el SAG-UDAI

7 Supervisor de

Auditoría Interna

Rechaza o aprueba la Cédula Narrativa. Memorando de Planificación y

Programa de Auditoría en el SAG UDAI.


Financiera.

Evalúa la documentación de soporte de las áreas o rubros objeto de evaluación, realizando las actividades siguientes: Realiza arqueo sorpresivo del Fondo de Caja Chica de Gastos Emergentes. Evalúa la administración del fondo de caja chica y de gastos emergentes; verifica los registros, liquidaciones correspondientes y documentación de legítimo abono en original. Evalúa la ejecución presupuestaria y sus registros. Analiza las compras de materiales, suministros, bienes y contratación de servicios, efectuados a través de los procesos de compra, bajo las modalidades de baja cuantía, compra directa y cotización. Analiza los gastos efectuados que se consideren relevantes correspondientes al periodo objeto de evaluación. Verifica que las personas objeto de fiscalización, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeño de sus funciones y atribuciones. Obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicación de pruebas sustantivas, de cumplimiento y de control; así como, aplicar las técnicas y procedimientos alternos que le permitan fundamentar

29



razonablemente las observaciones y deficiencias o los hallazgos que formule respecto a las áreas o rubros auditados. Verifica una muestra de las tarjetas de responsabilidad de colaboradores de la Institución. Realiza otras verificaciones y análisis que considere necesario en el desarrollo

de la auditoría financiera para darle un mejor alcance a la misma.


Financiera.

Elabora Papeles de Trabajo y Cédulas de Auditoría en base a ISSAI. GT


documentar y respaldar la auditoría Financiera.

10 Director DAI Revisa, aprueba y/o rechaza los papeles de trabajo y cédulas de auditoría,

para su corrección.

11 Director DAI Supervisa el avance de la Auditoría, de conformidad con el Cronograma del


efecto.


Financiera.

Redacta notas de auditoría durante el desarrollo de la auditoría financiera, para

comunicar a las autoridades de la Institución y al personal responsable, las

deficiencias de control interno establecidas, con el propósito de subsanar las

mismas e implementar las recomendaciones en forma oportuna e inmediata.

13 Director DAI Da el visto bueno de las Notas de Auditoría.

14 Director DAI Notifica a las Direcciones involucradas de las Notas de Auditoría.


Financiera.

Elabora Informe Preliminar en base a la evaluación a la documentación,

redacta los posibles hallazgos de control interno de incumplimiento de las

leyes.

16 Director DAI Autoriza o rechaza el informe preliminar conteniendo los hallazgos de control

interno de incumplimiento de las leyes. Si se rechaza el informe preliminar lo

remite al Jefe del Departamento de Auditoría Financiera para hacer las

correcciones.

17 Director DAI Notifica el informe preliminar a las áreas involucradas, en el cual se detalla

fecha y hora de la discusión de los posibles hallazgos, en el mismo se requiere

también que las áreas Involucradas presenten sus pruebas de descargo para

desvanecer los posibles hallazgos.



19 Director DAI Evalúan las pruebas de desvanecimiento de los posibles hallazgos, se llega a

un consenso que hallazgos se confirman y cuáles no.


Financiera.

Elabora el Informe Final con los hallazgos confirmados.

21 Director DAI Autoriza o rechaza el informe final. Si rechaza lo remite al Jefe del

Departamento de Auditoría Financiera para su corrección.


Financiera.

Procede a ingresar el informe al sistema SAG UDA, para su aprobación.

23 Supervisor de la

Auditoría

Interna.

Procede aprobar el informe final.

24 Director DAI Entrega el informe final al Inspector General.

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DAI-JAF-02 Ejecución de auditorías Financieras

Jefe de Auditoría Financiera

Supervisor de Auditoría Interna

Director DAI

Fase

Recibe nombramiento



narrativa


Evalúa documentos






Elabora informe preliminar



desvanecimiento



Remite informe a DS

Indica reunión de apertura

Elabora requerimientos de

información


Da el visto bueno al informe


31



V. ANEXOS

A. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ACRÓNIMO SIGNIFICADO

AESN Agenda Estratégica de Seguridad de la Nación

CAP Comisión de Asesoramiento y Planificación

CNS Consejo Nacional de Seguridad

DAF Dirección Administrativa y Financiera

DAI Dirección de Auditoría Interna

DAJ Dirección de Asesoría Jurídica

DASI Dirección de Análisis y Seguimiento Interno

DIGRDC Dirección de Inspectoría de Gestión de Riesgo y Defensa Civil

DIIE Dirección de Inspectoría de Inteligencia de Estado

DISE Dirección de Inspectoría de Seguridad Exterior

DISI Dirección de Inspectoría de Seguridad Interior

DS Despacho Superior.

DTP Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN

IGSNS Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad

INEES Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad

MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas

MOF Manual de Organización y Funciones

MOPF Manual de Organización, Puestos y Funciones

NOG Número de Operación Guatecompras

PEI Plan Estratégico Institucional

PESN Plan Estratégico de Seguridad de la Nación

PGG Política General de Gobierno

PNS Política Nacional de Seguridad

POA Plan Operativo Anual

POM Plan Operativo Multianual

SDRRHH Subdirección de Recursos Humanos

SEGPLAN Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia

SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada del MINFIN

SIGES Sistema Informático de Gestión del MINFIN

SNI Sistema Nacional de Inteligencia

SNS Sistema Nacional de Seguridad

STCNS Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad

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B. DEFINICIÓN DE CÓDIGOS DE PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO PUESTO

DAI-DIR Director de Auditoría Interna

DAI-JAA Jefe de Auditoría Administrativa

DAI-JAF Jefe de Auditoría Financiera

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VI. REGISTRO DOCUMENTAL

Versión Fecha Aprobación Número de

Acuerdo Estado

1 27 octubre 2020 037-2020 Vigente

manual de normas y procedimentosmanual de normas y procedimientos dai mnp-dai 1 13. elaborar los...

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