manual gpr

Manual de Seguimiento,

Control y Evaluacin a la

Gestin Institucional Sistema

Gobierno por Resultados, para

el Servicio de Contratacin de

Obras - SECOB

Agosto 2014

Si no puedes medir, no puedes administrar --Peter Drucker

II

CONTENIDO DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Pantalla Men Principal GPR ....................................................................... 8

Ilustracin 2: Pantalla opciones Mi Cuenta - GPR ................................................................ 8

Ilustracin 3: Pantalla de Inicio a la herramienta GPR ...................................................... 10

Ilustracin 4: Pantalla de Factores Crticos de xito - GPR ............................................... 11

Ilustracin 5: Pantalla Opciones FCE4 - GPR ...................................................................... 11

Ilustracin 6: Pantalla Proyectos FCE4 - GPR .................................................................... 11

Ilustracin 7: Pantalla de informacin FCE-4 - GPR .......................................................... 12

Ilustracin 8: Pantallas de Factores Crticos de xito - GPR ............................................. 14

Ilustracin 9: Pantalla de Opciones FCE-5 - GPR ............................................................... 14

Ilustracin 10: Pantalla FCE -5 -GPR ................................................................................... 14

Ilustracin 11: Pantalla de informacin FCE-5 - GPR ........................................................ 15

Ilustracin 12: Pantalla de Factor Crtico de xito - GPR .................................................. 17

Ilustracin 13: Pantalla de opciones FCE 8 - GPR .............................................................. 18

Ilustracin 14: Pantalla con la Informacin del Proyecto - GPR. ...................................... 18

Ilustracin 15: Etapas de un proyecto ............................................................................... 19

Ilustracin 16: Pantalla Control de Proyectos - GPR ......................................................... 19

Ilustracin 17: Pantalla de Control de Proyectos - GPR .................................................... 20

Ilustracin 18: Pantalla Fases del Control del Proyecto - GPR.......................................... 20

Ilustracin 19: Pantalla Visualizaciones Grficas - GPR .................................................... 21

Ilustracin 20: Pantalla de Resumen Ejecutivo - GPR ....................................................... 22

Ilustracin 21: Pantalla Crear Resumen Ejecutivo - GPR .................................................. 22

Ilustracin 22: Pantalla para crear Resumen Ejecutivo - GPR .......................................... 22

Ilustracin 23: Pantalla para Agregar Problema - GPR ..................................................... 23

Ilustracin 24: Pantalla para crear un problema - GPR ..................................................... 23

Ilustracin 25: Pantalla agregar accin en un problema ................................................... 24

Ilustracin 26: Proceso para evaluar y monitorear un riesgo. ......................................... 25

Ilustracin 27: Pantalla Agregar Riesgo - GPR. .................................................................. 25

Ilustracin 28: Pantalla para Agregar un riesgo - GPR. ..................................................... 26

Ilustracin 29: Pantalla Agregar Accin - GPR ................................................................... 28

Ilustracin 30: Pantalla Editar Localidades - GPR ............................................................. 29

Ilustracin 31: Panta para Agregar Localidades - GPR ...................................................... 29

Ilustracin 32: Pantalla seleccin de Localidad de impacto - GPR ................................... 29

Ilustracin 33: Pantalla detalle de Hitos - GPR .................................................................. 30

Ilustracin 34: Pantalla de Edicin de Hitos GPR............................................................ 30

Ilustracin 35: Grafico de la relacin de Hitos y Tiempo. ................................................. 32

Ilustracin 36: Pantalla Supervisiones Ejecutivas - GPR ................................................... 33

Ilustracin 37: Pantalla de Presupuesto y Perfil Econmico - GPR .................................. 33

Ilustracin 38: Pantalla presupuesto y perfil econmico - GPR ....................................... 34

Ilustracin 39: Pantalla para Agregar Archivo Anexo -GPR. ............................................. 36

Ilustracin 40: Pantalla anexar documento - GPR ............................................................. 36

Ilustracin 41: Pantalla de documentos anexos - GPR ...................................................... 37

III

Ilustracin 42: pantalla agregar Liga - GPR ........................................................................ 37

Ilustracin 43: Pantalla datos para agregar liga - GPR ...................................................... 38

Ilustracin 44: Pantalla Informacin de Referencia - GPR ................................................ 38

Ilustracin 45: Pantalla equipo del Proyecto - GPR. .......................................................... 38

Ilustracin 46: Pantalla Factores Crticos de xito - GPR .................................................. 39

Ilustracin 47: Pantalla opciones en el FCE9 - GPR ........................................................... 39

Ilustracin 48: Pantalla Visualizacin de Indicadores - GPR ............................................ 40

Ilustracin 49: Pantalla informacin del Indicador - GPR ................................................. 40

Ilustracin 50: Indicadores de desempeo ........................................................................ 41

Ilustracin 51: Pantalla Detalle indicadores - GPR ............................................................ 42

Ilustracin 52: Grafico indicador creciente - GPR .............................................................. 44

Ilustracin 53: Grfico indicador descendente - GPR ........................................................ 44

Ilustracin 54: Pantalla de Simulador - GPR ...................................................................... 46

Ilustracin 55: Pantalla resultados indicadores - GPR ...................................................... 47

Ilustracin 56: Pantalla de cierre de metas de indicadores - GPR .................................... 48

Ilustracin 57: Pantalla Archivo anexo Indicadores - GPR................................................ 48

Ilustracin 58: Pantalla Anexar Archivo Indicador - GPR ................................................. 48

Ilustracin 59: Formato archivo anexo - GPR .................................................................... 48

IV

CONTENIDO DE TABLAS

Tabla 1: Simbologa GPR ........................................................................................................ 4

Tabla 2: Simbologa - GPR ...................................................................................................... 5

Tabla 3: Simbologa - GPR ...................................................................................................... 6

Tabla 4: Simbologa de Umbrales - GPR................................................................................ 7

Tabla 5: Campos para cambios de Clave - GPR .................................................................... 9

Tabla 6: Porcentajes de probabilidad ................................................................................. 26

Tabla 7: Valores del impacto ............................................................................................... 27

Tabla 8: Mapa de Riesgos ..................................................................................................... 27

Tabla 9: Tipos de Accin - GPR ............................................................................................ 28

Tabla 10: Descripcin de las etapas de los Hitos GC GPR ............................................... 31

Tabla 11: Descripcin de las etapas de los Hitos PI - GPR ................................................. 31

Tabla 12: Cronograma de actividades - GPR ...................................................................... 49

1

INTRODUCCIN

El presente Manual es una gua para los funcionarios del SERVICIO DE

CONTRATACIN DE OBRAS - SECOB, en el cual se detalla las directrices

metodolgicas para el seguimiento, control y evaluacin de la gestin institucional

mediante la Herramienta Gobierno Por Resultados GPR.

Cabe recalcar que el presente manual est elaborado de forma didctica detallando

paso a paso las actividades a realizar con recordatorios que sern de gran utilidad

para no olvidar los pequeos detalles que hacen la diferencia en el ingreso de

informacin de calidad.

NORMAS GENERALES

Finalidad

El presente manual tiene como objetivo ser una gua para el seguimiento, control y

evaluacin en la herramienta Gobierno por Resultados GPR y verificar el

cumplimiento a la gestin de cada una de las Coordinaciones y Direcciones que

conforman el Servicio de Contratacin de Obras - SECOB.

Est dirigido a Coordinadores, Directores y operativos para el manejo, monitoreo y

evaluacin de la informacin ingresada en la Herramienta GPR, as como la Direccin

de Planificacin e Inversin, designado como Equipo Metodolgico GPR de la

Institucin frente a la Secretaria Nacional de Administracin Publica SNAP.

Aprobacin

El Presente Manual se encuentra Aprobado por la Mxima Autoridad del SECOB y

revisado por Directora de Planificacin e Inversin, Lder Metodolgica GPR y Jefe de

Seguimiento GPR.

Base Legal

Instrucciones de ingreso de informacin para Proyectos de Inversin -

SENPLADES.

Gua de Uso para indicadores e-Strategia Conslulting Group

Gua de uso de la herramienta operativa - e-Strategia Conslulting Group.

Gua de uso del observatorio ejecutivo - e-Strategia Conslulting Group.

Procedimiento para el Seguimiento a la Supervisin Ejecutiva de Proyectos -

eStrategia Conslulting Group.

2

Direccin de Planificacin e Inversin

Decreto Ejecutivo Nro. 5551

Art. 2: Cumplimiento obligatorio del proyecto Gobierno por Resultados (GPR)

Norma de implementacin y operacin Gobierno por Resultados (GPR)

Captulo II - De las Definiciones de Gobierno Por Resultados2 Art. 6.- Conceptos y definiciones

Art. 7- Calidad de informacin.

Art. 8.- Seguimiento y control.

Captulo IV - De los Planes Estratgicos

Art. 16.- Directrices de la actualizacin de los planes estratgicos.

Art. 17.- Directrices de gestin de resultados de los planes estratgicos.

Art. 18.- Directrices de control de cambios de los planes estratgicos.

Captulo V - De los Planes Operativos

Art. 19.- Directrices para la construccin de los planes operativos.

Art. 20.- Directrices de aprobacin y cierre de los planes operativos.

Art. 21.- Directrices de actualizacin de los planes operativos.

Art. 22.- Directrices de gestin de resultados de los planes operativos.

Art. 23.- Directrices de control de cambios de los planes operativos.

Captulo VI - De la Gestin y Control de Proyectos

Art. 24.- Directrices generales de gestin y control de proyectos en GPR.

Art. 25.- Responsabilidades del lder de proyecto.

Art. 26.- Responsabilidades del patrocinador ejecutivo de proyecto.

Art. 27.-Responsabilidades del Ministerio Coordinador del sector para

proyectos de inversin en GPR.

Art. 28.- Directrices de gestin complementarias para proyectos de inversin

en GPR.

Captulo VII - De la gestin y mejora de Procesos

Art. 29.- Directrices para la gestin y mejora de procesos en GPR.

Captulo VIII - De los Actores de Gobierno Por Resultados

Art. 30.- Equipo institucional GPR.

Captulo IX - Administracin de Consecuencias

Art. 33.- Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados.

Art. 34.- Procedimiento en caso de incumplimiento de las responsabilidades.

Vigencia

El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin y

difusin, en caso de existir alguna modificacin de ndole legal, el presente Manual

deber ser actualizado.

1 Decreto Ejecutivo Nro. 555 2 Norma de Implementacin y Operacin de Gobiernos por Resultados

3


Definicin de Trminos3

Objetivo: son enunciados breves que definen los resultados esperados de la

organizacin/unidad y establecen las bases para la medicin de los logros

obtenidos.

Estrategia: son lineamientos generales de accin que establecen una direccin e

indican la forma de cmo lograr un objetivo.

Indicador: es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el

desempeo necesario para alcanzar una meta determinada.

Indicador agrupado: es un conjunto de indicadores del nivel inferior que estn

subordinados a uno de nivel superior; a estos indicadores subordinados tambin se

les llama indicadores componentes.

Meta: es un valor numrico que se desea alcanzar en un tiempo determinado,

aplicado a un indicador.

Pliego: son aquellos documentos que contienen las condiciones de una licitacin,

un contrato o un permiso administrativo.

Umbral: es un rango de desempeo, pre-establecido y expresado en porcentaje,

que define el comportamiento de los semforos del indicador.

Riesgo: es un evento o una condicin con incertidumbre que, si ocurre

compromete los objetivos planteados.

Proceso: es una serie de tareas definibles, repetibles, predecibles y medibles que

llevan a un resultado til para un cliente interno o externo.

Proyecto: es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio

nico. Los proyectos pueden ser de gasto corriente o inversin:

Proyecto de Inversin: es aquel cuyos recursos provienen del

presupuesto de inversin y que han seguido el ciclo determinado por la

Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo, de aprobacin, prioridad

y presupuesto.

Proyecto de Gasto Corriente: es aquel cuyos recursos no provienen del

presupuesto de inversin y se orientan a obtener una mejora en la

institucin.

Hitos: es un logro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. El avance

fsico de los proyectos se mide a travs del cumplimiento de hitos.

3 Norma de Implementacin y Operacin de Gobiernos por Resultados

4


Definicin de Simbologas4

Tabla 1: Simbologa GPR

4 Gua de uso de la herramienta operativa - e-Strategia Conslulting Group

SMBOLONOMBRE DEL

SMBOLODEFINICIN

Icono Men Se utiliza para regresar a la pantalla principal.

Icono AceptarGuarda la informacin que ha sido capturada en

alguna de las aplicaciones.

Icono RegresarRegresa la pantalla anterior sin registrar los

cambios hechos.

Icono CancelarCarga la informacin original en los campos del

editor.

Detalle del elemento Es una liga a la pantalla de detalle donde puede

consultar y editar la informacin.

Borrar Permite borrar un registro

ClaveIndica que el elemento correspondiente fue

seleccionado como clave.

Campos de fecha con

calendario

Al dar clic en el mismo, se presenta un calendario

en donde el usuario puede seleccionar la fecha.

Seal de atencin

para Avance Fsico

del Proyecto

Se presenta en la columna de avance fsico en los

listados de proyectos que cuentan con vista de

seguimiento fsico cuando:

El proyecto esta completado, pero NO tiene

100% de avance fsico.

El proyecto est en fase de Definicin,

Planeacin, Ejecucin o Cierre y no se han

definido Hitos.

El avance fsico de un proyecto ACTIVO no est

actualizado, al menos hasta el mes inmediato

anterior actual.

El proyecto tiene 100% de avance fsico, pero

no est en avance "COMPLETADO".

ICONOS GPR

5


Tabla 2: Simbologa - GPR

SMBOLONOMBRE DEL

SMBOLODEFINICIN

Riesgo Abiertoindica que el riesgo actualmente se encuentra

abierto

Riesgo Cerrado Indica que el riesgo se encuentra cerrado.

Semforo VerdeEl avance del indicador ya ha alcanzado la meta o

la ha superado.

Semforo Amarillo

El avance del indicador tiene una desviacin

significativa a la meta fijada y hay que considerar

la implantacin de acciones preventivas para

mitigar el riesgo.

Semforo Rojo

El avance del indicador esta lejano a la meta

fijada y es imperativo implementar acciones

correctivas

Semforos con caja

blanca

El indicador tiene metas asignadas pero no ha

sido capturado ningn dato en el ao que

permita establecer el avance del indicador.

Semforos con caja e

icono de candado

El indicador tiene metas cerradas pero an no se

han registrado resultados.

Semforos con guin El indicador ha sido creado pero an no tiene

metas asignadas.

Solicitar Apertura

Indica que se requiere realizar una solicitud para

hacer alguna modificacin en el resultado o meta

cerrada, o borrado de algn indicador.

Apertura PendienteIndica que la solicitud de apertura est pendiente

de aprobar o rechazar

Apertura AprobadaIndica que la solicitud de apertura fue aprobada

ICONOS DE RIESGOS

ICONOS DE ESTADO DE INDICADORES

6


Tabla 3: Simbologa - GPR

SMBOLONOMBRE DEL

SMBOLODEFINICIN

Semforo VerdeHito cumplido a tiempo o hito abierto antes de la

fecha comprometida.

Semforo Amarillo

Hito en riesgo, no se ha cumplido y paso la fecha

comprometida o la fecha estimada es posterior a

la fecha comprometida.

Semforo Rojo Hito cumplido despus de la fecha comprometida.

Semforo Verde 100% Avance fsico real acumulado vs.

Programado acumulado.

Semforo AmarilloEntre 85% y 100% avance fsico real acumulado

vs. Programado acumulado.

Semforo Rojo 85% avance fsico real acumulado vs.

Programado acumulado.

ICONOS DE ESTADO DE AVANCE FISICO

ICONOS DE ESTADO DE HITOS

7


Tipos de Umbrales

Tabla 4: Simbologa de Umbrales - GPR

TIPO DE

INDICADORRESULTADOS VS. LA META SEMFORO

Ascendente 100%

entre 85% y 100%

85%

Descendente 115%

entre 100% y 115%

100%

Banda de

Tolerancia15% (+)

10% (+)

Desviacin 10% (+/-)

10% (-)

15% (-)

Meta

Meta

Meta

8


BARRA DE NAVEGACIN

En las opciones de est barra se pueden observar o modificar lo siguiente:

Ilustracin 1: Pantalla Men Principal GPR

Mi Cuenta

Para acceder a las opciones de MI CUENTA se debe hacer clic en

Ilustracin 2: Pantalla opciones Mi Cuenta - GPR

9


Mis Acciones Claves: muestra el listado de acciones clave que tiene asignado

el usuario actual.

Mis Proyectos: muestra el listado de los proyectos que tiene el usuario.

Mis Indicadores: muestra el listado de los indicadores que tiene

responsabilidad el usuario.

Mi Perfil: detalla los datos del usuario, estos son: nombre, apellido, puesto,

correo electrnico.

Cambiar mi Clave: Esta pantalla permite cambiar la clave del usuario actual

Nota 1: todos los usuarios tienen la capacidad de cambiar su clave

cuando sea necesaria.

Nota 2: se recomienda cambio de clave cada trimestre para mantener la

seguridad de la informacin contenida en GPR.

Nota 3: la clave puede ser de hasta una longitud de 240 caracteres.

Para cambiar la clave se debe llenar los siguientes campos:

CAMPO CRITERIO DE CAPTURA Clave Actual: Ingrese la clave actual del usuario. Clave Nueva: Ingrese la nueva clave deseada.

Confirmacin de Clave: Re-ingrese la nueva clave deseada para confirmar los datos. Tabla 5: Campos para cambios de Clave - GPR

HERRAMIENTA PARA EL SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIN A

LA GESTIN INSTITUCIONAL

Actualizaciones Y Reportes GPR

El Servicio de Contratacin de Obras SECOB, debe actualizar y reportar, de acuerdo a

las responsabilidades de cada Direccin en el Nivel 4 la siguiente informacin:

Nivel 4

Se ingresa a la pgina web http://gpr.administracionpublica.gob.ec/gpr_ecuador/n4

Categora: INSTITUTO Y ORGANISMOS

Entidad: SECOB Servicio de Contratacin de Obras

Unidad: Ingresar a la direccin correspondiente

Usuario: Cdula de Identidad

Clave: la establecida por el usuario.

10


Clic en Iniciar Sesin

*Observacin: El usuario y clave son intransferibles y es de uso y responsabilidad

exclusiva de cada funcionario asignado.

FACTOR CRTICO DE XITO 4 (FCE4)

FACTOR CRTICO DE XITO 4 (FCE4) PROYECTOS DE GASTO CORRIENTE

Son proyectos que representan una serie de acciones puntuales, particulares y

temporales para mejorar las condiciones mediante las que se crea un proceso. En la

mayora de los casos, se requerir hacer una inversin de recursos, sin embargo, este

tipo de proyectos buscan mejorar o innovar la forma en que un proceso se ejecuta

actualmente.

Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Gasto Corriente se siguen

los siguientes pasos.

Ilustracin 3: Pantalla de Inicio a la herramienta GPR

11


1. Hacer clic en FCE4 Proyecto de Gasto Corriente.

Se despliega varias opciones, hacemos clic en Proyecto de Gasto Corriente

Ilustracin 5: Pantalla Opciones FCE4 - GPR

2. Hacer clic en EDITAR, para realizar cambios en los Datos.

3. Si desea Crear un nuevo proyecto, hacer clic en

Ilustracin 4: Pantalla de Factores Crticos de xito - GPR

Ilustracin 6: Pantalla Proyectos FCE4 - GPR

12


4. Para agregar un proyecto de Gasto Corriente se requiere completar la siguiente

informacin:

1. No.: Se inicia con la letra I (Categorizacin de proyectos de Gasto Corriente)

seguido del Nmero de Proyecto.

Nota: el nmero del proyecto es automtico por el sistema.

2. Proyecto de Gasto Corriente: El nombre oficial del proyecto.

3. Descripcin: se detalla el PROPSITO y PRODUCTO del Proyecto.

Nota: debe estar separado con un espacio entre ellos.

4. Tipo de Proyecto: Puede ser, Activos Fijos, Procesos, Brainware Talento

Humano, Comercial, Infraestructura, Organizacin/Cultura y Tecnologa.

5. reas de la unidad: Son las reas de la unidad operativa donde el proyecto es

gestionado, o las reas con las que se vincula.

6. Fecha de Inicio: fecha en la que determina la necesidad de realizar el proyecto

para lograr uno o ms objetivos.

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Ilustracin 7: Pantalla de informacin FCE-4 - GPR

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7. Fecha Fin: Fecha en la que se espera que se completen todas las actividades y

se realice la entrega formal definitiva.

8. Lder del Proyecto: Es el responsable de administrar todo el ciclo de vida del

proyecto con el propsito de que el mismo termine en el tiempo, costo y con la

calidad establecida.

9. Patrocinador Ejecutivo: Es la autoridad responsable de asegurar los recursos

necesarios para la implementacin y ejecucin del proyecto.

10. Beneficios Cualitativos: Se redacta de manera concisa en funcin de los

objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qu busca el

proyecto y en qu medida ayudar a resolver la problemtica para lo que fue

creado.

11. Tipo de Beneficiario: Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que

impactar el proyecto, adems se puede incluir grupos afectados

indirectamente.

12. CUP: Cdigo nico del Proyecto. Es el cdigo que SENPLADES asigna a un

proyecto cuando emite el dictamen de prioridad. En el Proyecto de Gasto

Corriente, no se debe ingresar este campo.

13. Viabilidad Tcnica: Son las capacidades y competencias del lder y equipo del

proyecto para llevar a cabo el mismo. Estos pueden ser Muy Baja, Baja, Media,

Alta y Muy Alta.

14. Restricciones: Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE o

RECURSOS los mismos que limiten las acciones para la ejecucin del proyecto.

15. No. de contrato principal: Para Proyectos de Gastos Corrientes no aplica este

campo.

16. Fecha de firma de contrato: Para Proyectos de Gastos Corrientes no aplica

este campo.

5. Para Grabar al proyecto o cambios realizados hacer clic en

FACTOR CRITICO DE XITO 5 (FCE5)

FACTOR CRTICO DE XITO 5 (FCE5) PROYECTOS DE INVERSIN

Son proyectos que implican una inversin para la creacin, ampliacin o mejora de

cualquier tipo de activo fijo. Su propsito es incrementar la cantidad de activos an y

cuando indirectamente mejoren un proceso.

Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Inversin se siguen los

siguientes pasos.

14


1. Hacer clic en FCE5 Proyecto de Inversin

2. Se despliega varias opciones, hacemos clic en Proyectos de Inversin

Ilustracin 9: Pantalla de Opciones FCE-5 - GPR

3. Hacer clic en EDITAR, para realizar cambios en los Datos.

4. Si desea Crear un nuevo proyecto de Inversin, hacer clic en

Ilustracin 8: Pantallas de Factores Crticos de xito - GPR

Ilustracin 10: Pantalla FCE -5 -GPR

15


5. Para agregar un proyecto de Inversin se requiere completar la siguiente

informacin:

1. Proyectos de Inversin: Incluir al inicio las siglas de la Institucin, para

proyectos de inversin debe constar el mismo nombre del eSIGEF o contrato.

2. Descripcin: debe incluir:

PROPSITO: meta que se desea alcanzar en el proyecto

ALCANCE: que se va a lograr con el proyecto

3. Tipo de Proyecto: Seleccionar a qu tipo de proyecto al que ms se apega.

4. reas de la Unidad: Son las reas de la unidad operativa donde el proyecto es

gestionado, o las reas con las que se vincula.

Ilustracin 11: Pantalla de informacin FCE-5 - GPR

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5. Fecha de Inicio: Es la fecha de inicio que consta en el Acta de Constitucin del

Proyecto.

6. Fecha Fin: Es la fecha de fin que consta en el Dictamen de Prioridad emitido por

SENPLADES. Es la fecha estimada en cual se terminan todas las actividades del

proyecto y se han cerrado todos los hitos.

7. Lder del Proyecto: Funcionario responsable de que el proyecto termine a

tiempo, dentro del costo presupuestado y con la calidad establecida.

Recomendable que sea una persona de la unidad operativa diferente al titular de

la unidad.

8. Patrocinador Ejecutivo: Ejecutivo responsable de proveer el apoyo apropiado

para el proyecto y asegurar la inversin requerida. Generalmente recae en

Subsecretarios o Coordinadores.

9. Beneficios Cualitativos: Deben redactarse de manera concisa en funcin de los

objetivos establecidos para el proyecto. Debe responder a qu busca el proyecto

y en qu medida ayudar a resolver la problemtica para lo que fue creado.

10. Tipo de Beneficiario: Se refiere al grupo focal tanto interno o externo al que

impactar el proyecto, adems se puede incluir grupos afectados

indirectamente.

11. CUP: Cdigo nico del proyecto. Es el cdigo que SENPLADES asigna a un

proyecto cuando emite el dictamen de prioridad.

12. Viabilidad Tcnica: Las capacidades y competencias del lder del proyecto y el

equipo para llevar a cabo el mismo, as como la factibilidad de realizacin del

proyecto por su ubicacin geogrfica, vas de acceso, disponibilidad de

materiales y equipos. Estos pueden ser Muy Baja, Baja, Media, Alta y Muy Alta.

13. Restricciones: Se debe especificar el TIEMPO, COSTO, ALCANCE o RECURSOS

(humanos, materiales, equipos, etc.), los cuales limiten las acciones para la

ejecucin del proyecto.

14. No. de contrato principal: Se detalla el nmero del contrato principal.

15. Fecha de firma de contrato: Indicar fecha de firma del contrato.

6. Para grabar al proyecto o cambios realizados hacer clic en

17


FACTOR CRITICO DE XITO 8 (FCE8)

FACTOR CRTICO DE XITO 8 (FCE8) GESTIN DE PROYECTOS Y PROCESOS

Dentro de este factor existe dos tipos de proyectos, los de Gasto Corriente y de

Inversin.

Para ingresar los datos generales de los Proyectos de Gasto Corriente o Proyectos

de Inversin se realizan los siguientes pasos:

1. Hacer clic en FCE8 en Gestin de Proyecto y Procesos

Nota: Tomar en cuenta que existen datos que no sern llenados en los Proyectos de

Inversin o Viceversa.

Ilustracin 12: Pantalla de Factor Crtico de xito - GPR

18


2. Se despliega varias opciones, hacemos clic en el proyecto que se requiera.

(Proyecto de Inversin o Proyecto de Gasto Corriente).

3. Se abre una pantalla con el listado de los proyectos, se escoge el proyecto deseado

haciendo clic en Editar .

4. Se abre una pantalla con la informacin del Proyecto, la misma que fue llenada en el

FCE 4 o FCE 5 respectivamente.

Ilustracin 13: Pantalla de opciones FCE 8 - GPR

Ilustracin 14: Pantalla con la Informacin del Proyecto - GPR.

19


5. Se debe llenar los siguientes campos

Control de Proyectos

Ilustracin 15: Etapas de un proyecto

Anteproyecto: Se desarrolla el entendimiento de la necesidad que da origen a un

proyecto. Un anteproyecto representa un proyecto potencial que an no est

completamente definido.

Definicin: Se encuentra en este estado una vez que se autoriza el inicio de la

definicin del proyecto y hasta que se recibe la asignacin de recursos y

presupuesto para su ejecucin.

Planeacin: Se encuentra en esta fase una vez que el documento del proyecto ha

sido elaborado por la entidad ejecutora y autorizado por SENPLADES mediante el

Dictamen de Prioridad.

Ejecucin: Se encuentra en este estado una vez que los planes detallados han sido

aprobados y hasta que se realizan todas las actividades programadas y se aceptan

todos los productos del proyecto.

Cierre: Se encuentra en este estado una vez realizadas todas las actividades de

elaboracin de entregables y hasta que se emiten las actas de entrega-recepcin

final o definitiva y el reporte final del proyecto es aceptado.

Completado: Se encuentra en este estado una vez que se haya cerrado

satisfactoriamente el proyecto y se haya completado toda la informacin de la

ficha del proyecto.

Concepto de Solucin

Anteproyecto

Definicin del Proyecto

Definicin

Definicin del Plan de Trabajo

Planeacin

Revisiones Peridicas

Aprobacin de Cambios

Ejecucin

Certificacin de Termino.

Cierre

Objetivo

Ilustracin 16: Pantalla Control de Proyectos - GPR

20


Congelado: Estado de los proyectos que han sido formalmente aplazados por

cualquier motivo y se espera que se reanuden en un futuro. Debe obligatoriamente

anexar el documento formal firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el

cambio de fase.

Cancelado: Estado de los proyectos que han sido cancelados permanentemente

sin haber sido completados. Debe obligatoriamente anexar el documento formal

firmado por el Patrocinador Ejecutivo justificando el cambio de fase.

Para modificar un control de proyectos se sigue los siguientes pasos:

1. Clic en Control de Proyectos

2. Se escoge la fase actual del Proyecto.

3. Finalmente Clic en para grabar la Fase del Proyecto.

Ilustracin 17: Pantalla de Control de Proyectos - GPR

Ilustracin 18: Pantalla Fases del Control del Proyecto - GPR

21


Visualizaciones Grficas

Avance Total del proyecto: El sistema calcula automticamente de acuerdo a los

hitos cumplidos sumando los pesos de cada uno de ellos.

Tiempo Programado: El sistema calcula automticamente en base al tiempo

transcurrido real, arranca en la fecha de inicio y completar el 100% en la fecha de

fin.

Presupuesto Devengado: El sistema calcula automticamente en base al

presupuesto que se ha devengado hasta la fecha (reconocimiento real de la

obligacin) con respecto al presupuesto programado total del ao en cuestin.

Porcentaje Costo Total Devengado: El sistema calcula automticamente en base

al dinero que se ha utilizado (devengado) hasta la fecha con respecto al costo total

del proyecto multianual.

Resumen Ejecutivo

Cada mes se debe crear un resumen ejecutivo para reportar lo ms relevante del mes

anterior, el mismo debe ser claro y conciso.

Para los proyectos de Gasto Corriente o de Inversin debe tener la siguiente

metodologa:

Proyectos de Gasto Corriente

Proyectos de Inversin

*Observacin: en el resumen ejecutivo se debe hacer referencia a un hito o anexo.

Ilustracin 19: Pantalla Visualizaciones Grficas - GPR

MES AO: Descripcin de la actividad ms relevante del mes.

MES AO: 1. Actividades relevantes del mes. 2. Actividades relevantes del mes.

22


Para crear un Resumen Ejecutivo se sigue los siguientes pasos:

1. Clic en Crear Resumen Ejecutivo

2. Escribir el Resumen Ejecutivo. 3. Clic en Cerrar Resumen. 4. Clic en para Guardar el Resumen Ejecutivo

Ilustracin 20: Pantalla de Resumen Ejecutivo - GPR

Ilustracin 21: Pantalla Crear Resumen Ejecutivo - GPR

Ilustracin 22: Pantalla para crear Resumen Ejecutivo - GPR

Nota: una vez Cerrado el Resumen no se puede realizar correcciones.

23


Problema

En este campo se ingresan los problemas que han surgido en el proyecto con su

respectiva accin(es) para resolverlos. Son acciones que el Lder del Proyecto no las

puede gestionar y necesita escalar al Patrocinador Ejecutivo.

De este modo se crea una constancia de los sucesos ocurridos que hayan podido

afectar de cualquier manera el proyecto y la gestin para seguir el plan del mismo.

Para crear un Problema se realizan los siguientes pasos:

1. Clic en agregar problema

2. Se abre una pantalla en la cual se debe llenar de la siguiente informacin

1. Problema: Indicar el problema encontrado.

2. Descripcin: Detallar el problema.

3. Fecha de identificacin: Fecha que se identifica el Problema.

4. Responsable: Funcionario responsable de que el proyecto termine a

tiempo, dentro del tiempo y con la calidad establecida. Recomendable que

Ilustracin 23: Pantalla para Agregar Problema - GPR

Ilustracin 24: Pantalla para crear un problema - GPR

1

2

3

4

5

6 7

8 9

10

11 12

13

24


sea una persona de la unidad operativa diferente al titular. En algunas

instituciones se lo conoce como Lder del Proyecto.

5. Urgencia: Se coloca en escala del 10 al 100 segn la urgencia del caso.

6. Impacto: Se coloca en escala del 10 al 100 el impacto que ha tenido el

problema.

7. Calificacin: el sistema realiza una frmula la cual califica al Problema.

Urgencia x impacto / 100: ms bajo = 1, ms alto = 100.

8. Costo del Impacto: En caso de tener dicha informacin (incluir anexo con

el clculo).

9. Retraso: Das de retraso para dar una solucin.

10. Fecha de impacto: Fecha en la que se present el problema.

11. Hito asociado: Asociar al hito al cual se genere mayor impacto el problema.

12. Estado: Puede ser abierto o cerrado.

Permanece abierto mientras no haya solucin y se cierra una vez

solventado Fecha de cierre: Se ingresa esta fecha cuando el problema haya

sido resuelto.

13. Fecha de Cierre: Fecha en la que el problema ha sido resuelto.

3. Para agregar una accin, Clic en

1. Accin: Indicar la accin que se va a realizar para dar solucin al problema. 2. Fecha Comprometida: fecha que se realizara la accin. 3. Fecha Completada: fecha que se ha concluido la accin.

4. Finalmente Clic en para grabar el problema.

Riesgo

Es un evento o una condicin de incertidumbre que si ocurre tiene un efecto negativo

en al menos uno de los hitos o productos del proyecto. La Sintaxis correcta es:

Ilustracin 25: Pantalla agregar accin en un problema

Evento Impacto CAUSARA

1 2 3

25


Atributos del Riesgo

Es una amenaza Siempre est en futuro Puede tener una o ms causas Si ocurre, puede tener uno o ms impactos negativos.

Evaluacin y Tratamiento de Riesgos

Monitoreo y Control de Riesgos

Ilustracin 26: Proceso para evaluar y monitorear un riesgo.

Para crear un riego se realizan los siguientes pasos:

1. Clic en agregar riesgo

Identificar los riesgos.

Calificar la probabilidad de

ocurrencia.

Calificar el impacto

potencial.

Definir un plan de accin.

Detectar cambios en el

etorno.

Gestionar el Plan de Accin.

Identificar nuevos Riesgos.

Cerrar los riesgos.

Ilustracin 27: Pantalla Agregar Riesgo - GPR.

Recuerda: Que todos los proyectos deben tener mnimo un riesgo, el cual se debe

escoger nicamente entre las categoras a nivel de proyecto.

26


2. Ingresar los siguientes campos

1. Clasificacin (RBS: Risk Breakdown Structure): La clasificacin del riesgo es de acuerdo a Estructura desglosada de Riesgos, para proyectos utilizar la clasificacin 5.

2. Riesgo: Se debe detallar el riesgo y la manera que afectara a la continuidad del

proyecto y debe estar redactado de acuerdo a la siguiente sintaxis.

*Recuerda: Siempre debe ir la palabra CAUSARA con maysculas.

3. Descripcin: Breve resumen de lo que trata el riesgo.

4. Fecha de Identificacin: Fecha que se ha identificado el Riesgo.

5. Responsable: (Lder del proyecto). Es la persona que debe gestionar y buscar la

manera de mitigar el riesgo.

6. Probabilidad: es el porcentaje que mide la probabilidad de que el riesgo pueda

ocurrir durante la ejecucin de proyecto.

PORCENTAJE PROBABILIDAD DETALLE

90% Muy Alta Es casi un hecho que va a ocurrir.

70% Alta

50% Media Estamos en plena duda, las seales detectadas al respecto nos indican

que puede o no ocurrir.

30% Baja Se identific como riesgo, pero no creemos que ocurra, no hay

argumentos para alarmarnos. 10% Muy Baja

Tabla 6: Porcentajes de probabilidad

Ilustracin 28: Pantalla para Agregar un riesgo - GPR.

1

2

3

4

5 6

7 8

10

9

11

12 13

14

27


7. Impacto: es el valor que mide el grado de impacto que tendr el riesgo si llegara a

ocurrir.

IMPACTO PROBABILIDAD DETALLE

90 Muy Alta Habr un perjuicio severo si llega a ocurrir 70 Alta

50 Media Perturbador pero administrable.

30 Baja Mnimo y localizado.

10 Muy Baja Tabla 7: Valores del impacto

8. Calificacin: el sistema califica automticamente, multiplicando la probabilidad

por el grado de impacto. La calificacin ms baja es 1 y la ms alta es 100.

Cuando el riesgo tiene una probabilidad de ocurrencia y grado de impacto, entre

70 90 (es decir con una calificacin superior a 4), se la considera de prioridad 1,

por lo cual se debe definir y gestionar un plan de accin.

Mapa de Riesgo Probabilidad de Ocurrencia

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

Gra

do

de

Im

pa

cto

90

Prioridad 1 80

70

60

50

40

30

20

10 Tabla 8: Mapa de Riesgos

*Frmula: Probabilidad x impacto / 100

9. Costo Potencial del impacto: Es el valor que se requerir en caso de ocurrir el

evento considerado como riesgo.

10. Retraso potencial: Das de retraso para dar una solucin.

11. Fecha estimada de ocurrencia: Es la fecha en que se estima ocurra el riesgo,

debe aproximarse con la fecha del Hito Asociado.

12. Hito asociado: se debe seleccionar el hito que ser afectado en caso de ocurrencia

del riesgo. Asociar al hito al cual se genere mayor impacto el riesgo.

13. Estado: Puede ser abierto o cerrado.

Permanece abierto mientras no haya solucin y se cierra una vez solventado.

28


14. Fecha de cierre: cuando el riesgo haya sido resuelto se debe incluir la fecha.

Para agregar una Accin se debe realizar los siguientes pasos:

3. Clic en Agregar

1. Accin: Plan de accin para mantener bajo control el riesgo. Las acciones

van encaminadas a evitar, prevenir, transferir la amenaza y/o a tener un

plan de contingencia para el riesgo.

2. Tipo de Accin: Existen los siguientes tipos de acciones.

TIPO DE ACCIN DESCRIPCIN

Evitar Accin que evita el riesgo eliminando su causa, o seleccionando acciones alternativas.

Prevenir Accin que disminuye la probabilidad de ocurrencia del riesgo.

Transferir Accin que transfiere y/o comparte el riesgo con un tercero.

Contingencia Accin que reduce el impacto en caso de que ocurra el riesgo.

Tabla 9: Tipos de Accin - GPR

3. Fecha Comprometida: Es la fecha de compromiso de ejecucin de la(s)

accin(es).

4. Fecha Completada: Es la fecha que la accin ha sido ejecutada.

4. Clic en para grabar el Riesgo.

1 2 3 4

Recuerda: En caso de que el riesgo ocurra, afecte negativamente al

cumplimiento del hito y a pesar de haber llevado a cabo todas las acciones

previstas y el plan de contingencia, este deber cerrarse y gestionarse como

problema

Ilustracin 29: Pantalla Agregar Accin - GPR

29


Localidad

En este campo se selecciona el rea o reas focales a las cuales se espera impactar con

el proyecto.

Pasos para editar una localidad

1. Clic en Editar localidades

2. Se abre una pantalla, hacer clic en Agregar

Ilustracin 31: Panta para Agregar Localidades - GPR

3. Seleccionar la localidad de impacto del proyecto.

4. Clic en Aceptar para guardar los cambios.

Ilustracin 30: Pantalla Editar Localidades - GPR

Ilustracin 32: Pantalla seleccin de Localidad de impacto - GPR

30


Hitos

Los Hitos son logros o entregables verificables en el transcurso del proyecto.

Para crear o modificar hitos se realizan los siguientes pasos:

1. Clic en Editar Hitos

2. Se debe detallar la siguiente informacin:

Ilustracin 34: Pantalla de Edicin de Hitos GPR

1 2 3 4 5 6 7 8

Ilustracin 33: Pantalla detalle de Hitos - GPR

31


1. Clic en Agregar para aadir las filas. 2. Escribir los hitos en base a la metodologa

Para los proyectos de Gasto Corriente se debe tomar en cuenta todas

las etapas de un proyecto.

ANTEPROYECTO: Define el proyecto a realizarse.

DEFINICIN: Justificacin de la necesidad del proyecto.

PLANEACIN: Aqu se puede detallar las actividades que se va a realizar en el proyecto como por ejemplo un cronograma.

EJECUCIN: Se detalla las actividades que se van a realizar en el proyecto con sus respectivas fechas de realizacin.

CIERRE: Informe de las actividades realizadas.

COMPLETADO: Documento final que evidencie el cumplimiento del proyecto. Tabla 10: Descripcin de las etapas de los Hitos GC GPR

Para los Proyectos de Inversin, solo se detallan Hitos de ejecucin,

cierre y completado debido a que la institucin es coejecutor de las

obras.

EJECUCIN: Se detalla las actividades que se ejecutaran en la obra (Cronograma Valorado).

CIERRE: Documento del Acta de Entrega Recepcin Provisional.

COMPLETADO: Documento del Acta de Entrega Recepcin Definitiva. Tabla 11: Descripcin de las etapas de los Hitos PI - GPR

*Observacin: Los hitos deben estar directamente relacionados a las actividades del

cronograma valorado del proyecto aprobado por SENPLADES en la fase de ejecucin.

3. Seleccionar la Categora tenga relacin con el Hito, entre ellos tenemos:

Solicitud de Informacin

Publicacin de pliegos

Adjudicacin

Inicio de Trabajo

Entregables intermedios

Acta de Entrega - Recepcin Definitiva

Entregables formales

V- Verificacin ejecutiva

C Compromiso Ministerial

4. Fecha comprometida y Fecha Estimada: En un principio la fecha

comprometida y estimada deben ser las mismas. La fecha comprometida

nunca cambia, sin embargo la fecha estimada debe ser modificada segn la

32


realidad y una vez que se cumpla el hito la fecha estimada se convertir en

fecha real de manera automtica. 5. Fecha Real: Una vez que el hito se cumpla, la fecha estimada se convertir

en la Fecha Real de manera automtica. La edicin de las mismas

depender de los niveles de ceremonia establecidos. Una vez que el

proyecto cambie a su fase de Ejecucin, se debe definir el nivel de

ceremonia previo aprobacin del Ministerio Coordinador o Rector segn

corresponda.

*Observacin: El comportamiento de los semforos est sujeto al cumplimiento o

no de los hitos y si estn o no a tiempo. Entonces, se prender el color:

6. Hito Cumplido: Si el hito se ha cumplido se debe seleccionar SI.

7. Avance Fsico: Se debe asignar un peso a cada hito segn su importancia y

la fase a la que pertenezca, de tal manera que sumados todos los pesos

lleguen a 100. Este peso se ver reflejado como porcentaje de avance fsico

del proyecto a medida que se van cumpliendo los hitos.

3. Clic en para grabar los cambios.

El tiempo requerido para terminar el proyecto.

Definicin Planeacin Ejecucin Cierre

1 2 3 4 5 6 7 HITOS

10% 20% 25

%

50% 70% 90% 100% Avance

Fsico

Ilustracin 35: Grafico de la relacin de Hitos y Tiempo.

33


Supervisiones Ejecutivas

Una Supervisin Ejecutiva es la observacin pertinente a las actividades que se llevan

en un proyecto, para: identificar problemas, retrasos o incumplimientos de la

ejecucin de los programas y proyectos de inversin que se ejecutan, y tomar medidas

correctivas de forma oportuna y eficiente por parte de la institucin pblica ejecutora.

Presupuesto y Perfil Econmico

En este campo se registra el resumen del presupuesto del proyecto cargado en GPR.

Para ingresar el presupuesto del proyecto se realizan los siguientes pasos:

1. Se debe ingresar los campos requeridos:

Ilustracin 36: Pantalla Supervisiones Ejecutivas - GPR

Ilustracin 37: Pantalla de Presupuesto y Perfil Econmico - GPR

34


1 2 3 4 5 6 7

8 9

10

12

14

19

15

16

17

18

13

11

20

21

21

Ilustracin 38: Pantalla presupuesto y perfil econmico - GPR

35


1. Ppto. Programado a Devengar (Mensual): Monto del presupuesto programado a

devengar para pagos en cada mes. La suma del presupuesto programado a

devengar mensual debe cuadrar con el presupuesto codificado en el eSIGEF, es

decir el monto de presupuesto disponible y autorizado para el proyecto en el ao

corriente.

2. Presupuesto Devengado (Mensual): Monto del presupuesto devengado

estipulado en la cdula presupuestaria del proyecto cada mes.

3. Programado a Devengar Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto

Programado durante el periodo definido.

4. Devengado Acumulado: Es la sumatoria acumulada del Ppto Devengado hasta

el ltimo mes actualizado.

5. Avance Acumulado: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relacin

al Programado Acumulado.

6. Estado: Los semforos son un resultado del Avance Acumulado, si ste tiene una

desviacin igual o menor al +/- 10% ser verde, si es menor al +/- 15% ser

amarillo y finalmente si es igual o mayor al +/- 15% ser rojo.

7. Avance Anual: Refleja el porcentaje del Devengado Acumulado en relacin al

Total.

8. Ppto. Planeado: Es el valor que se establece como necesario para llevar a cabo el

proyecto en el AO FISCAL. Es decir, es el valor planeado y solicitado en el ao

correspondiente y que consta en el proyecto SENPLADES y fue aprobado.

9. Razn del Cambio: Cada cambio al presupuesto programado requiere una breve

explicacin de la razn por la que se realiz el cambio.

10. Ppto. Externo Planeado: Si existe presupuesto externo se ingresa el valor y se

especifica de dnde proviene dicho presupuesto.

11. Tipo de Ppto. Externo: Pueden ser Donaciones, Economa mixta, Fideicomiso

Inversionista Internacional, Inversionista Nacional, Obligaciones, Organismo

multilateral, Proveedor.

12. Ppto. Aprobado Inicial: Monto aprobado oficial al inicio de cada ao por la

Asamblea Nacional y se publica en el Plan Anual de Inversiones PAI.

13. Ppto. Codificado: Monto autorizado y codificado en el sistema e-SIGEF,

significando el presupuesto actual vigente del proyecto.

14. Ppto. Comprometido: Estimacin de las obligaciones contradas pendientes de

ejercer con cargo al presupuesto aprobado inicial.

15. Ppto. Codificado 998: Monto autorizado y codificado en el sistema e-SIGEF,

significando el presupuesto actual vigente del proyecto para fuente 998.

16. Ppto. Devengado 998: Monto del presupuesto devengado para fuente 998.

17. Estimado a fin de ao: Pronstico del Lder del Proyecto de cul sera el monto

final devengado a fines de diciembre del presente ao.

36


18. Anticipo Desembolsado: Monto acumulativo del anticipo entregado en la vida del

proyecto.

19. Costo Total: El costo total del proyecto incluyendo todos los aos desde la fecha

de inicio hasta la fecha de fin.

20. Retorno Econmico: Beneficio cuantitativo del proyecto expresado en dinero por

medio de alguna metodologa determinada.

21. TIR: Tasa interna de retorno. Tipo de descuento que iguala, en valor actual, los

flujos de caja positivos y negativos generados por un activo financiero o proyecto

de inversin.

22. VAN: Valor Actual Neto. Es el valor puesto al da de todos los flujos de caja

esperados de un proyecto de inversin.

2. Clic en para guardar los datos en el Presupuesto y Perfil Econmico.

Indicadores

Un indicador es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempeo

necesario para alcanzar una meta determinada.

Para Agregar Indicadores Vase desde la pgina 42 a la 48 Ingreso de

Indicadores FCE9

Archivo Anexos

Para agregar un archivo se realizan los siguientes pasos.

1. Clic en Agregar Archivo Anexo

2. Examinar el Archivo y escribir la descripcin del mismo.

Ilustracin 39: Pantalla para Agregar Archivo Anexo -GPR.

Ilustracin 40: Pantalla anexar documento - GPR

37


Formato y descripcin para el documento:

La descripcin del archivo debe iniciar con la primera letra del abecedario

(A), seguido del nmero correspondiente. Adicionalmente se aade la palabra

Hito o Anexo segn corresponda.

El archivo debe ser en formato pdf o jpg.

El nombre del archivo debe iniciar con la primera letra del abecedario (A),

seguido del nmero correspondiente.

Ejemplo:

3. Clic en para guardar el archivo.

Agregar Liga

En esta opcin permite que el sistema abra una ventana adicional para acceder a la

direccin indicada.

Ilustracin 42: pantalla agregar Liga - GPR

Ilustracin 41: Pantalla de documentos anexos - GPR

38


Pasos para agregar Liga se debe realizar los siguientes pasos:

Ilustracin 43: Pantalla datos para agregar liga - GPR

1. Nombre: Nombre corto de la URL (hipervnculo o enlace externo)

2. Direccin de la URL: Una Direccin de Internet (URL) valida.

Informacin de Referencia

La informacin de referencia fue ingresada en los FCE 4 / FCE 5.

Equipo del Proyecto

Aqu se detalla los funcionarios que aportan con el proyecto

Ejemplo equipo del Proyecto de inversin:

Ilustracin 45: Pantalla equipo del Proyecto - GPR.

Ilustracin 44: Pantalla Informacin de Referencia - GPR

39


FACTOR CRTICO DE XITO 9 (FCE9)

FACTOR CRTICO DE XITO 9 (FCE9) GESTIN DE LA UNIDAD

Dentro de este factor se realiza la actualizacin y revisin de la informacin.

Para dar seguimiento o ingresar informacin en los indicadores se realizan los

siguientes pasos:

1. Hacer Clic en el Factor Crtico de xito 9

2. Se despliega varias opciones, se hace clic en objetivos operativos.

Ilustracin 46: Pantalla Factores Crticos de xito - GPR

Ilustracin 47: Pantalla opciones en el FCE9 - GPR

40


3. Se abre una ventana con la descripcin de cada indicador, hacer clic en

DETALLE, para visualizar.

4. Se abre una pantalla con la informacin del indicador, para actualizar hacer clic

en Editar.

Ilustracin 49: Pantalla informacin del Indicador - GPR

Ilustracin 48: Pantalla Visualizacin de Indicadores - GPR

41


5. Se abre una venta con cuatro pestaas que conforman a los indicadores de

desempeo las cuales son:

Ilustracin 50: Indicadores de desempeo

42


Definicin

1. Tipo de Configuracin: puede ser Modo Manual o Asistido:

Manual: permite al usuario elegir el valor de cada parmetro para

obtener el comportamiento deseado.

Asistido: permite seleccionar configuraciones predefinidas que

corresponden a indicadores tpicos en la mayora de las organizaciones.

2. Indicador: nombre corto del indicador. Este campo es requerido.

3. Descripcin del Indicador: Una breve descripcin del mismo.

4. Line Base: Valor de referencia tomado en un perodo de tiempo

anterior al inicio de medicin del indicador, que se puede usar como

base para definir sus metas.

5. Unidad de Medida: Unidades de medida derivadas del mtodo de

clculo.(ejemplo: porcentaje, das, montos, volmenes, etctera)

6. Fuente: Organismo o sistema de informacin oficial la cual provee

informacin.

7. Mtodo de clculo: La frmula o mecanismo para la obtencin de la

medicin del resultado.

8. Responsable: es la persona encargada de actualizar el Indicador.

9. Jerarqua del indicador: de impacto, resultados, procesamiento o

insumo.

Ilustracin 51: Pantalla Detalle indicadores - GPR

1 2

3

4 5

6

7

8

9

43


1. Comportamiento: Discreto o Continuo.

2. Captura de metas y avances: Indique si el resultado a captura peridicamente

ser el valor acumulado al momento del registro o el valor que se obtuvo en el

periodo de registro.

En un indicador Discreto siempre se captura por perodo, pero en un indicador

acumulado se puede decidir capturar las metas y resultado por perodo o

acumuladas.

3. Fecha de Inicio: esta fecha determinar qu meses aparecen en pantalla

durante el primer ao de vida del indicador. En los aos subsiguientes este

campo no tiene efecto alguno.

Continuo Discreto

Resultado acumulado / Meta

acumulada = % de Avance Resultado del perodo /

Meta perodo = % de Avance

En un indicador Continuo, el

color del semforo y el

porcentaje de cumplimiento

con respecto a la meta en un

perodo dado se ven

influidos por el

comportamiento de los

perodos anteriores.

La grfica de desempeo de

un indicador Continuo es un

grfica de lnea continua.

En un indicador Discreto, el

color del semforo de un

perodo se determina nica

y exclusivamente por el

valor del indicador en ese

perodo.

La grfica de desempeo de

un indicador Discreto es de

barras.

44


No se puede seleccionar una fecha de inicio fuera de la vigencia del

objetivo.

4. Frecuencia de actualizacin: Elija entre las opciones disponibles:

Mensual, Bimestral, Trimestral, Cuatrimestral, Semestral o Anual.

5. Umbrales: Los umbrales definen la forma en que se comportarn los

semforos del indicador.

Los semforos se basan en porcentaje de cumplimiento con respecto a la meta.

En los indicadores crecientes el umbral verde es mayor al umbral rojo.

Se dice que en estos indicadores, si sobrepasamos la meta, es mejor.

En los indicadores descendentes el umbral rojo es mayor al verde.

Se dice que en estos indicadores no es bueno acercarse a la meta.

6. Responsable: el responsable es del Director de cada rea.

7. Banda de Tolerancia: Seleccione Si, cuando el resultado del indicador pueda

fluctuar hacia arriba o hacia abajo con respecto a la meta, es decir, no se

considera un buen desempeo del indicador si:

Se sobrepasa la meta ms all del umbral establecido.

No se alcanza la meta esperada por un margen mayor al umbral

establecido.

Ilustracin 52: Grafico indicador creciente - GPR

Ilustracin 53: Grfico indicador descendente - GPR

45


Al seleccionar banda de tolerancia en un indicador, no se permite definir el

umbral verde mayor que el umbral rojo.

8. Indicador Fraccional: Seleccionar S para ingresar los resultados del

indicador a manera de fraccin: numerador y denominador. Recomendable para

indicadores cuya forma de clculo es mediante divisin, porcentajes, promedios,

ratios, etc. 9. Agrupamiento:

Indicador Agrupado Simple: Las metas y resultados del Indicador

Agrupado se obtienen de la suma o del promedio de las metas o resultados

de sus indicadores componentes.

INDICADOR AGRUPADO COMPONENTES

Meta Suma o promedio de metas de

Indicadores Componentes.

Resultado (Avance) Suma o promedio de Resultados de

Indicadores Componentes.

Indicador Agrupado Ponderado: Se asigna un peso especfico a cada uno

de los Indicadores Componentes. Se pueden generar ponderaciones clsicas

basadas en 100%, en cuyo caso el peso especfico para cada Indicador

Componente se captura en forma decimal (i.e. 25% se captura como 0.25).

Por otro lado, se tiene la flexibilidad para crear ponderaciones cuya suma

sea mayor al 100%.

Tasas en los Indicadores Agrupados: Cuando los Indicadores

Componentes sean tasas (y por lo tanto el Indicador resultante Agrupado

tambin), el Indicador Agrupado ser el resultado de la divisin de las

sumas de sus numeradores y la suma de sus denominadores, no de las

sumas de sus tasas cuando se defina como Suma.

Indicadores Agrupados Fraccionales: Cuando se crea un Indicador

Agrupado Fraccional, cuyo s Indicadores Componentes son fraccionales a su

vez- siempre utilizar el promedio como mtodo de clculo de sus metas y

avances.

El nico efecto de seleccionar acumulamiento tipo suma es para propsitos

de sumar los denominadores y numeradores de sus Indicadores

Componentes.

46


Metas/simulador

Con la finalidad de que el usuario pruebe el comportamiento del indicador, antes de

que sus metas queden grabadas, el sistema permite que se capturen valores de metas

y resultados para que se despliegue la grfica y semforos correspondientes a cada

periodo.

Ingrese las metas y resultados de prueba y de clic en Simular

Ilustracin 54: Pantalla de Simulador - GPR

47


Resultados

Ilustracin 55: Pantalla resultados indicadores - GPR

En esta pestaa se ingresara la informacin requerida en base a la configuracin del

indicador.

Actualizacin y Cierre de Metas

1. Capture o edite informacin en las columnas correspondientes.

2. Haga clic en Aceptar para registrar la informacin.

3. Escribir el comentario mensualmente con los valores del numerador y

denominar. Se debe escribir de forma descendente los meses y con el siguiente

formato:

FEBRERO 2014: En el rea se atendieron 17 memos de 20 memos requeridos.

ENERO 2014: En el rea se atendieron 20 memos de 20 memos requeridos.

48


4. Seleccione la casilla Cerrar Metas y haga clic en Aceptar para registrar la

informacin definitivamente.

Archivos Anexos

Pasos para ingresar un archivo

1. Clic en Agregar

Se debe guardar los archivos con la siguiente metodologa

Nota: para verificar si un indicador se encuentra cerrado se debe visualizar que el candado se encuentre cerrado junto al mes.

Ilustracin 56: Pantalla de cierre de metas de indicadores - GPR

Ilustracin 57: Pantalla Archivo anexo Indicadores - GPR

Ilustracin 58: Pantalla Anexar Archivo Indicador - GPR

Ilustracin 59: Formato archivo anexo - GPR

49


PLAZO PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIN

En base a la RESOLUCIN Nro. SECOB-DG-2014-0056 de fecha 14 de agosto de 2014,

en la cual se describe las Directrices para la utilizacin del sistema Gobierno por

Resultados (GPR) en el Servicio de Contratacin de Obras, Indica:

Art. 3.- Actualizacin de la informacin de proyectos.- Los responsables del GPR

de cada unidad operativa actualizar las Fichas de Proyectos de Gasto Corriente y de

Inversin, las mismas que sern observadas y cumplidas en su totalidad inclusive en

fechas como feriados y fines de semana de la siguiente manera:

1. El reporte financiero ser enviado por la Direccin Financiera el 01 de cada

mes;

2. La actualizacin de las Fichas de Proyectos se realizar el 02 y 03 de cada mes

por cada una de las Direcciones;

3. La Direccin de Planificacin e Inversin revisar metodolgicamente las

fichas en la Herramienta de GPR hasta el 04 de cada mes;

4. La Direccin de Planes, Programas y Proyectos, revisar el perfil econmico de

cada una de las fichas de proyectos de la Herramienta GPR hasta el 04 de cada

mes; y,

5. Posteriormente se notificarn las observaciones por memorando el mismo da

a las Direcciones para que realicen las correcciones hasta el 05 de cada mes.

Art. 4.- Fechas lmites de actualizacin de indicadores.- La fecha lmite para

actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes operativos ser

hasta el da diez (10) de cada mes, misma que sern observadas y cumplidas en su

totalidad inclusive en fechas como feriados y fines de semana.

Detalle de cronograma:

Tabla 12: Cronograma de actividades - GPR

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Reporte Financiero

Actualizacin de Fichas de Proyecto

Revisin metodolgica

Revisin Perfil Econmico

Correcciones

Valores

Comentario

Documentos

Cierre de metas

Mes

Dias

FCE8: Facto de xito 8: Gestin de Proyectos y Procesos

FCE9: Facto de xito 9: Gestin de la Unidad

Factores de xito GPR

Nota: Si alguna de las fechas indicadas coincide con el da sbado o domingo, las

actividades se trasladan al da viernes o lunes, en ese orden.

50


RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL

REPORTE DE LA HERRAMIENTA GPR.

Es responsabilidad de todos los Directores o personal asignado mantener actualizada

su informacin en el Sistema de Gobierno por Resultados GPR, de acuerdo al

cronograma establecido.

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO A LAS RESPONSABILIDADES

Se detalla tabla de incumplimientos que se pueden generar por no tener un

seguimiento en la herramienta.

DETALLE DEL INCUMPLIMIENTO ESCALA DE

PROBLEMAS

Metas y Resultados de indicadores: una vez cerradas las metas de indicadores, o cerrados los resultados de indicadores no pueden ser cambiadas por los usuarios del sistema. En caso de ingreso y cierre de metas o resultados equivocados, ser necesario comunicar a la Secretaria Nacional de Administracin Pblica SNAP, quien puede autorizar la correccin de datos errneos bajo su supervisin y control.

Grave

La fecha lmite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior de los indicadores hasta el diez (10) y en los Proyectos ser hasta el da tres (03) de cada mes.

Grave

Se debe tomar en cuenta que los indicadores no deben estar: Semforos con Guion, Semforos con caja blanca y semforos con caja e icono de candado.

Grave

Responsabilidad de los usuarios: los usuarios son responsables por la no divulgacin de sus claves de acceso a la herramienta GPR, en caso de que se detecte que clave ha sido utilizada por personas no autorizadas, se debe notificar a la Secretaria Nacional de la Administracin Publica.

Grave

Responsabilidades del Lder del Proyecto: Es responsable de administrar todo el ciclo de vida el proyecto con el propsito de que el proyecto termine en tiempo, costo y con la calidad establecida. Especficamente, las principales responsabilidades del lder de proyecto incluyen: - Elaborar el plan del proyecto en conjunto con el equipo de trabajo. - Actualizar en el Portal GPR la informacin bsica del proyecto. - Dirigir y controlar la ejecucin del plan del proyecto. - Determinar y asegurar el cumplimiento de la calidad de los productos. - Identificar, documentar y solicitar autorizacin a los cambios al proyecto al patrocinador ejecutivo y/o al Ministerio Coordinador de ser pertinente. - Elaborar los resmenes ejecutivos de avance. - Dar seguimiento al avance fsico y presupuestal del proyecto. - Dar seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias. - Administrar los riesgos del proyecto. - Coordinar las compras y adquisiciones relacionadas con el proyecto. - Resolver y de ser necesario escalar problemas al patrocinador ejecutivo.

Grave

Documentos Anexos: la herramienta puede almacenar archivos que respalden la informacin almacenada, esta debe estar en el formato establecido.

Leve

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Con lo expuesto segn la NORMA DE IMPLEMENTACIN Y OPERACIN DE

GOBIERNOS POR RESULTADOS en su Captulo IX Administracin de Consecuencias

indica:

Art. 33.- Responsabilidades respecto a Gobierno Por Resultados.-

Ser responsabilidad de los servidores y funcionarios pblicos respecto a la

metodologa y Portal GPR:

a. El ingreso de informacin veraz, completa y actualizada en el Portal GPR;

b. La actualizacin constante del Portal GPR de acuerdo a lo establecido en la

presente norma;

c. La correcta Utilizacin de la informacin que consta en el Portal GPR;

d. La no divulgacin de las claves de acceso al Portal GPR a personas no

autorizadas;

e. La asistencia puntual y completa a los talleres o sesiones de trabajo a los que se

les convoque para la implementacin de Gobierno por Resultados.

f. La utilizacin del Portal GPR en reuniones de gestin tales como: Consejos

Sectoriales, Consejo Nacional de la Administracin Pblica, reuniones de

gestin de los planes estratgicos y de evaluacin del desempeo establecido

en esta norma;

g. La no distribucin y/o reproduccin de los cuadernos de la metodologa GPR

sin autorizacin;

h. La reserva de la informacin respecto a personas o instituciones que no estn

determinadas en el mbito de esta norma;

i. Cualquier otra accin y omisin contraria a lo determinado en el Decreto

Ejecutivo No. 555, R.O.S II No. 331 de 30 de noviembre de 2010.

Art. 34.- Procedimiento en caso de incumplimiento de las responsabilidades.-

El incumplimiento de las responsabilidades establecidas en el Art. 33 de la presente

Norma Tcnica, ser sancionado de acuerdo a lo que establece la Ley Orgnica del

Servicio Pblico.

En caso de que la Secretara Nacional de la Administracin Pblica sea la que detecte

la accin u omisin de los servidores y funcionarios pblicos, inmediatamente dar

aviso a la mxima autoridad de la institucin para que sta aplique las sanciones

administrativas pertinentes, sin perjuicio de que la mxima autoridad proceda

directamente de igual forma.

En ambos casos, se dar conocimiento de las sanciones impuestas a la Secretara

Nacional de la Administracin Pblica.

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INFORMACIN DE CALIDAD

En base a la Gua planteada, cada funcionario debe tomar en cuenta que la

informacin que se ingresa a la herramienta debe ser de calidad, y en base a la

metodologa planteada, ya que dicha informacin es fuente para el clculo de

remuneracin variable por eficiencia.

REMUNERACION VARIABLE POR EFICIENCIA SERVIDORES DE NIVEL

JERARQUICO indica en sus artculos que:

Art. 4.- De la medicin de los Objetivos de Gobierno.- El cumplimiento de los

Objetivos de Gobierno (COG) se medir tomando en cuenta dos indicadores, de

acuerdo a la siguiente frmula:

a) Avances de la programacin anual de las polticas pblicas (APAPP); y,

b) Avances de Gobierno por Resultados (AGPR).

El indicador "avances de Gobierno por Resultados (AGPR)", depender de los

resultados del reporte de metas, y se lo establecer a travs de la medicin del

Sistema de Gobierno por Resultados GPR.

ANEXO

RESOLUCIN No. SECOB-DG-2014-0056 de fecha 14 de agosto de 2014:

Directrices para la utilizacin del sistema Gobierno por Resultados (GPR) en el

Servicio de Contratacin de Obras

manual gpr

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