max hamberg: valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta

Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta17.5.2016 I Max HambergValtio Expo

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi2

Valtioneuvosto tiedon käsittelijänä

Verkostomainentyöskentely

Viralliset prosessit

Valmistelun ”vuo”

Reaaliaikainen,turvallisesti avoin

tieto

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi

Valtioneuvosto < 2015

Toimintaa on sähköistetty kolmella tasolla:

1. Koko valtion taso (VM; mm. henkilöstö-ja taloushallinto)

2. Valtioneuvoston taso (VNK; päätöksenteko, EU –asiat, hanketietojen julkaisu, sähköinen säädöskokoelma (OM))

3. Ministeriötaso (kukin ministeriö; asianhallinta, viestintä)

Yhteisiä prosesseja on ovat olleet:

• Päätöksentekoprosessi (PTJ 1995)

• EU-asiat (EUTORI 2002)

• Hanketietojen julkaiseminen (Hare 1999)

• Sisäisen viestinnän ja tiedonkulun tietotukijärjestelmä (Senaattori 1998)

Ministeriö- / hallinnonalakohtaisia ovat olleet:

• Asian- ja asiakirjahallinnon prosessit ja järjestelmät

• Ulkoisen viestinnän prosessit ja järjestelmät

• Tietotekniikka suurelta osin

3


• 1.3.2015 lähtien valtioneuvoston yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen johtovastuu, voimavarat ja tehtävät on koottu valtioneuvoston kansliaan.

• Tämän myötä suurempi osa digitaalisen valtioneuvoston kehittämistä nähdään yhteiseksi

4

Valtioneuvosto 2015 >

• Aiemmin nähtiin yhteiseksi:

• Päätöksenteko

• EU -asiat

• Hanketiedot

• Sisäinen viestintä (osin)

• Nyt nähdään yhteiseksi lisäksi mm.

• Asianhallinta

• Asiakirjahallinto

• Sisäinen viestintä (laajalti)

• Tietotekniikka

• Korkean turvallisuuden tehtävät


• Tavoitteena on tiedon ja tietovarantojen laaja-alainen, reaaliaikainen hyödyntäminen sekä uudistetut, yhtenäiset ja asiakaslähtöiset toimintatavat, sulavoitetut prosessit ja päällekkäisten työn karsinta.

• Yhtenäinen digitaalinen työskentely-ympäristö luo edellytykset toimintakulttuurin yhtenäistämiselle.

• Toiminnankehittämislähtöisyys, tekniikka mahdollistajan roolissa.

• Paikkariippumattoman ja reaaliaikainen työskentelyn mahdollistaminen, tiedon jakaminen ja löytyminen organisaatiorakenteista riippumatta.

• Ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn edistäminen

• Työskentelyn joustavuutta haetaan erilaisin keinoin (toimitilat/henkilöstöpolitiikka/ICT)

• Turvallisuuden ja tietoturvallisuuden riittävä huomioiminen (”Turvallisesti avoin”)

5

Valtioneuvoston digitalisoinnin tavoitteita


• Valtioneuvostossa on käytössä noin 15 erillistä asianhallintajärjestelmää, joista osa on ohittanut elinkaarensa pään.

• Tämä aiheuttaa järjestelmien ylläpidossa päällekkäisiä kustannuksia.

• Asian- ja dokumentinhallinnan käytännön toteutus ei ole yhdenmukaista prosessienkaan tasolla; kaikki toimintatavat eivät tue nykyaikaista käsitystä asianhallinnasta.

• Asianhallinnan yhtenäistyessä yhtenäistyvät myös asianhallintaa sivuavat prosessit, kaikissa ministeriöissä – tarkoittaa laajaa muutosta toiminnassa!

• Tulevaisuudessa virkamiehet voivat keskittyä substanssiin; asianhallintajärjestelmä tuntee prosessin ja eri vaiheiden tuotokset

6

Asianhallinta valtioneuvostossa


Asianhallintaa sivuavat prosessit

Reaaliaikainen,turvallisesti avoin

tieto

Yleinen asianhallinta

Istuntoprosessi

Säädösvalmisteluprosessi

LausuntoprosessiEU-asianhallinta

Hallinnonalan ohjaus

Valtionavustus

Ym.jne.ym.jne


• Asianhallinta ulottuu jokaisen valtioneuvoston virkamiehen arkeen – sitä riittää kirjaamoista ministeriöiden substanssiprosesseihin• Valtioneuvostossa toimii yhteinen kirjaamo; sen työ tehostuu ja

yhdenmukaistuu

• Tiedonohjaussuunnitelma antaa selkärangan yhteisille asianhallinnon prosesseille

• Jokaisen virkamiehen työ tulee muuttumaan asianhallinnan menettelyjen uudistuessa!

8

Työ uudistuu kaikkialla ministeriöissä!


• Keskiössä tulee olemaan tieto – ei organisaatio, järjestelmä tai yksittäinen virkamies

• Yhteiset asianhallinnan menettelyt, toimintatavat ja prosessit

• Yksi ja yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu

• Kokonaistaloudellinen ratkaisu9

Valtioneuvoston uuden asianhallinnan lähtökohtia…


Valtioneuvoston uuden asianhallinnan lähtökohtia…• Uudessa ratkaisussa

huomioidaan:• Kokonaisten prosessiketjujen

toteuttaminen VAHVAan

• Käyttöönottomahdollisuus myös valtioneuvoston ulkopuolella

• Rajapinnat ministeriöiden ja hallinnonalan välillä

• Käytettävyys eri päätelaitteilla

10


Valtioneuvoston asianhallinnan toimintaympäristö

Syötteet Tulokset•EU-säädökset, •Kansainväliset

suhteet•Politiikka, •Hallintoasiat

• Hallintopäätös• Hallituksen

esitys• Kansainväliset

sopimukset• Valtion tulo-

ja menoarvio

Henkilöstön hallinta

Talouden hallinta

Toimitilojen hallinta

Tietotekniikan hallinta

Toiminnan kehittäminen

Kansainvälinen tilanne

Kehys- ja talousarvio-prosessi

JohtaminenKv-asiat

Säädös-valmistelu

Poliittinen ohjaus


VAHVA -hankkeen tehtävät• Toimintatapojen ja prosessien

kehittäminen valtioneuvostossa

• Yhteisen ja käyttäjälähtöisen asianhallintaratkaisun kehittäminen

• Tietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto

• Yhtenäisen palvelukokonaisuuden kehittäminen

12


VAHVA -ratkaisun toiminnallisuudet• Perusasianhallinta (sis. sähköinen

allekirjoitus)

• Välineet prosessien kuvaamiseen ja automatisointiin

• Keskeisimmät asianhallintaan liittyvät prosessit (vaiheistetusti):

• Yleinen asianhallinta (vaihe 1)

• Istuntoprosessi (vaihe 2)

• Säädösvalmisteluprosessi (vaihe 2)

• Lausuntoprosessi (vaihe 2)

• EU-asianhallinta (vaihe 2)

• Hallinnonalan ohjaus (vaihe 3)

• Valtionavustus (vaihe 3)

13


• Toimintamallia ja prosesseja on määritelty esiselvityksen jälkeen 3 / 2015 alkaen

• Tietojärjestelmän hankinta toteutetaan helmikuussa 2016 - tammikuussa 2017

• VAHVA-toteutus tapahtuu kolmessa vaiheessa:

• Vaihe 1: Perustoiminnot (2017)

• Vaihe 2: Säädösvalmisteluprosessin tukeminen (PTJ, EUTORI) (2018)

• Vaihe 3: Hallinnon alan ohjaus, valtionavustukset (2019)

• Käyttöönotot:

• Toteutetaan organisaatioittain periaatteella ”kiireelliset ensin”

• PTJ ja EUTORI korvataan kaikille vaiheen 2 myötä

14

Hankkeen vaiheistus ja aikataulu


2015 2016 2017 2018 2019

Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Hankinnan valmistelu ja tekninen vuoropuhelu Toteutus 1

Toteutus 3V1,

Perusversion käyttöönotto

Käyttöönotto, 1 Käyttöönotto 3

V2 V3

PLM;

OM

YM STM

PTJ

MAHTI-ministeriötUM

OKM

SM

MMM

TPK

Integraatiot, Versio 1



Eutori

Versio 1Versio 2 +

VersionnostotVersio 3 +

versionnostot

POCToteutus 2

Käyttöönotto 2

Kilpailutus

VAHVA hankkeen kokonaisaikataulu


VAHVA:n rajaus


VAHVAnvaihe

Aikataulu, viimeistään

VAHVAn toiminnalli-suudet, vähintään

VAHVAn integraatiot, vähintään Käyttöönotto, vähintään

Versio 1 Q4/2017 - Perusasianhallinta: TOS, seulonta ja hävitys, perusraportointi ja haku. - Asioiden, asiakirjojen ja dokumenttien käsittely, toimeksiannot, sähköinen allekirjoitus.- ST III ja ST IV sekä julkinen aineisto.- Prosessit: Yleinen asianhallinta

Tuotantokäyttö

Office, sähköposti, käyttöoikeus-ja käyttäjätiedot, Virtu, JUHO-ontologia

PLM, OM, YM

Versio 2 Q3/2018-Q1/2019

- Arkistointi (rajapinta)- Prosessimoottori (työnkulkujen hallinta, mallinnus ja automatisointi), automatisoitu jakelu.- Kokoustenhallinta- Mobiilikäyttö- Haku- ja raportointiominaisuudet.- Prosessit: Istuntoprosessi, lainsäädäntöprosessi, lausuntoprosessi

Vaski (Eduskunta), EU CouncilExtranet, eTrustX, Painotalo (Finlex), Kansallinen palveluväylä ja VIA, Pysyväissäilytys (SAPA), Sähköinen työpöytä, YJA,Hanketieto, Buketti, Sähköisen asioinnin palvelut, lausunnot.fi, Kääntäjien työkalut

- Eutori-käyttäjät- MAHTI-käyttäjät: VNK, VM, LVM, TEM, OKV- STM- PTJ-käyttäjät

Versio 3 Q4/2019 - Sopimustenhallinta- Prosessit: Hallinnonalan ohjaus, Valtionavustus

Valtiolle.fi, ulkoisetyhteystietovarannot, ulkoiset ryhmätyöpalvelut, Kieku, Kilpailutusratkaisu, UM AHA

UM, SM, TPK, OKM, MMM


• VAHVA hanke kävi läpi tietohallintolain mukaisen lausuntomenettelyn

• Valtiovarainministeriö edellytti, että ratkaisua voidaan hyödyntää valtioneuvostoa laajemmin.

• Hankinta tullaan toteuttamaan yhteistyössä Valtorin kanssa:• Yksi menettely, yksi hankintapäätös ja kaksi hankintasopimusta

• Valtori voi myöhemmin omalla sopimuksellaan tuotteistaa ratkaisun koko valtiolle

• Valtioneuvoston osalta toteutusta ohjaa omalla sopimuksellaan valtioneuvoston kanslia

• Hankintamalli on haastava; Hansel tukee hankinnassa sekä juridisesti että hankintateknisesti

18

Hankintayhteistyö (VNK/Valtori/Hansel)


• Toiminnan uudistaminen tietojenkäsittelyä hyödyntäen edellyttää aina mittavia, tuottavuutta tehostavia investointeja

• Yhteiset tietojärjestelmät hyötyvät yhtenäisestä perustietotekniikasta!

• Yhtenäisen valtioneuvoston kehittämisen johtovastuu oltava selkeä

• VNHY tehtävänä on keskittyä VN -kokonaisuuden uudistamiseen ja yhtenäistämisen edistämiseen

• Olennaista on myös ministeriöiden kyky sopeutua yhteisiin prosesseihin!

• Kumppaniyhteistyön onnistuminen korostuu

• Valtorin osaamisen ja asiakaslähtöisyyden keskeinen merkitys sekä yhteistyö kilpailutettujen palvelutuottajien kanssa!

• Tietoturvan oikean tason tunnistaminen suhteessa toimintaan ja kustannuksiin!

19

Onnistumisen edellytykset

Kiitos!• Lisätietoja: [email protected]

[email protected]

max hamberg: valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta

Government & Nonprofit