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Metodología Análisis FODA(Fuerzas, Oportunidades, Debilidades

y Amenazas)

Gerencia de Transporte y Distribución de Hidrocarburos, MNE

Mayo de 2012

Subdirección de Distribución y Comercialización

Contenido

¿Qué es el Análisis FODA?

Proceso del Análisis FODA

Procesos de la GTDH-MNE

FODA realizado en el 2007

¿Qué es el Análisis FODA?

Es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma, a efectos de determinar sus Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

La situación interna se compone de dos factores controlables: Fortalezas y Debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: Oportunidades y Amenazas.

Antes de tomar cualquier decisión estratégica, es imprescindible realizar un diagnóstico de la organización. El análisis FODA es el método más sencillo y eficaz para decidir sobre el futuro. Nos ayudará a plantear las acciones que deberíamos poner en marcha para aprovechar las oportunidades detectadas y a preparar a nuestra organización contra las amenazas teniendo conciencia de nuestras debilidades y fortalezas.

Proceso del Análisis FODA

Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis FODA se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:

¿Cómo se puede explotar cada fuerza? ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad? ¿Cómo se puede detener cada debilidad? ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?

El objetivo del análisis FODA es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve, ayudando a la organización a encontrar sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en ellos los cambios organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades, y eliminando o reduciendo las amenazas.

El análisis consta de cuatro pasos:Análisis Externo Análisis Interno Definición de la matriz FODA Determinación de la estrategia a emplear

Análisis Externo

La organización no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de ese entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organización.

El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar de la siguiente manera:

A.- Estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o podrían tener alguna relación con la organización.

B.- Determinando cuáles de esos factores podrían tener influencia sobre la organización en términos de facilitar o restringir el logro de objetivos. O sea, hay circunstancias o hechos presentes en el ambiente que a veces representan una buena OPORTUNIDAD que la organización podría aprovechar, ya sea para desarrollarse aún más o para resolver un problema. También puede haber situaciones que más bien representen AMENAZAS para la organización y que puedan hacer más graves sus problemas.

Análisis Externo

De carácter político:•Estabilidad política del país. •Sistema de gobierno. •Relaciones internacionales. •Restricciones a la importación y exportación.

De carácter legal:1. Tendencias fiscales

•Impuestos sobre ciertos artículos o servicios.

•Forma de pago de impuestos. •Impuestos sobre utilidades.

2. Legislación•Laboral. •Mejoramiento del ambiente. •Descentralización de empresas en las zonas urbanas.

3. Económicas•Deuda pública. •Nivel de salarios. •Nivel de precios. •Inversión extranjera.

De carácter social:•Crecimiento y distribución demográfica. •Empleo y desempleo. •Sistema de salubridad e higiene.

De carácter tecnológico:•Rapidez de los avances tecnológicos. •Cambios en los sistemas.

A.- Estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o podrían tener alguna relación con la organización. Estos pueden ser:

Análisis Externo

B.- Oportunidad y Amenazas:

Oportunidades Amenazas

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que, una vez identificadas, pueden ser aprovechadas, pero si no son reconocidas a tiempo significa una pérdida de ventaja competitiva.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa? ¿De qué tendencias del mercado se tiene información? ¿Existe una coyuntura en la economía del país? ¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado? ¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando? ¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?

Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden poner en peligro la supervivencia de la organización, si dichas amenazas son reconocidas a tiempo pueden esquivarse o ser convertidas en oportunidades, ante lo cual es necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.


¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa? ¿Qué están haciendo los competidores? ¿Se tienen problemas de recursos de capital? ¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

Análisis Interno

Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores, entre otros.

El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta el ente.

Para realizar el análisis interno deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar qué atributos le permiten a la organización generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.

Análisis Interno

Fortalezas Debilidades

Las Fortalezas describen los recursos y las destrezas que ha adquirido la empresa, son todos aquellos elementos internos positivos que nos diferencian de la competencia


¿Qué ventajas tiene la empresa? ¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra? ¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso? ¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza? ¿Qué elementos facilitan obtener una venta?

Las Debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes en los cuales poseemos una posición desfavorable respecto a la competencia y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: Aspectos del Servicio que se brinda, Aspectos Financieros, Aspectos de Mercadeo, Aspectos Organizacionales, Aspectos de Control.

Las Debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

Haciendo un análisis de recursos, de actividades y de riesgos, se pueden realizar algunas de las preguntas siguientes con el fin de contribuir al desarrollo:

¿Qué se puede mejorar? ¿Que se debería evitar? ¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad? ¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto ?

Matriz FODA

Análisis

FODAFortalezas Debilidades

AnálisisInterno

• Capacidades distintas

• Ventajas naturales

• Recursos superiores

• Recursos y capacidades escasas

• Resistencia al cambio

• Problemas de motivación del personal

Oportunidades Amenazas

AnálisisExterno

• Nuevas tecnologías

• Debilitamiento de competidores

• Posicionamiento estratégico

• Altos riesgos

• Cambios en el entorno

Determinación de la estrategia a emplear

La matriz FODA, permite visualizar y resumir la situación actual de la empresa de tal forma que:

De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las potencialidades, las cuales señalan las líneas de acción más prometedoras para la organización.

Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia.

Mientras que los riesgos (combinación de fortalezas y amenazas) y los desafíos (combinación de debilidades y oportunidades), determinados por su correspondiente combinación de factores, exigirán una cuidadosa consideración a la hora de marcar el rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable.

Determinación de la estrategia a emplear

Con estos resultados la empresa deberá definir una estrategia, existen diferentes tipos de estrategia empresarial:

Defensiva: La empresa está preparada para enfrentarse a las amenazas. Si su producto o servicio ya no se considera líder, ha de resaltar lo que le diferencia de la competencia. Cuando baje la cuota de mercado, ha de buscar clientes que le resulten más rentables y protegerlos. Ofensiva: La empresa debe adoptar una estrategia de crecimiento. Cuando las fortalezas son reconocidas por sus clientes, es posible atacar a la competencia para resaltar las ventajas propias. Cuando el mercado está maduro es posible tratar de “robar” clientes lanzando nuevos modelos o servicios. Supervivencia: La empresa se enfrenta a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para luchar contra la competencia. Es aconsejable dejar las cosas tal y como están hasta que se asienten los cambios que se producen. Reorientación: Aparecen oportunidades que se pueden aprovechar, pero la empresa carece de la preparación adecuada. Será necesario cambiar de política o de producto o servicio porque los actuales no están dando los resultados esperados.

Procesos de la GTDH-MNE

Proceso de Transporte y Distribución• Proceso de Hidrocarburos• Distribución de Hidrocarburos• Medición y Calidad de Fluidos• Automatización e Instrumentación• Sistemas y Tecnologías de Información• IngenieríaProceso de Comercialización

Proceso de Mantenimiento• Planeación del Mantenimiento• Programación del Mantenimiento• Ingeniería del Mantenimiento• Ejecución del Mantenimiento

Evaluación, Administración y Finanzas y Otros• Administración, Administración de Activos, Finanzas, Costos, Contabilidad• Auditoría y Control Interno• Calidad y Mejora de Procesos• Contratación• Desarrollo Organizacional• Tecnologías de Información• Legislación y Normatividad• Planeación• Seguridad Industrial y Protección Ambiental

Proceso de Transporte y Distribución

DISTRIBUCIÓN DE HIDROCARBUROS

7. Transporte de aceite8. Terminales marítimas9. Programación y distribución de gas

condensado10. Programación y distribución de Aceite11. Transporte de gas y condensado

MEDICIÓN Y CALIDAD DE FLUÍDOS

12. Medición de aceite13. Medición de gas y condensado14. Calidad de aceite15. Calidad de gas y condensado

PROCESO DE HIDROCARBUROS

1. Segregación y mezclas de aceite2. Deshidratación almacenamiento y

bombeo de aceite3. Simulación de acondicionamiento y

transporte de hidrocarburos4. Estaciones de compresión5. Acondicionamiento de gas y condensados6. Almacenamiento subterráneo de

hidrocarburos en domos salinos7. Procesamiento de Gas

Proceso de Transporte y Distribución

AUTOMATIZACIÓN E INSTRUMENTACIÓN

16. Automatización de instalaciones y ductos

17. Sistemas de monitoreo

SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

18. Sistemas de información

INGENIERÍA19. Diseño de Instalaciones Costa Afuera y

Terrestres

Proceso de Comercialización

PROCESOS DE COMERCIALIZACIÓN

1. Administración de los contratos de compraventa de hidrocarburos

2. Estrategias para la comercialización de gas natural y condensado.

3. Estrategias para la comercialización de petróleo crudo.

4. Mercado y comercialización de petróleo crudo.

5. Mercado y comercialización gas natural y condensado.

6. Transacciones comerciales por la compraventa de hidrocarburos y servicios asociados.

Proceso de Mantenimiento

INGENIERÍA DEL MANTENIMIENTO

3. Ingeniería de mantenimiento 4. Administración de información del

mantenimiento5. Análisis de integridad de ductos e

instalaciones6. Confiabilidad operacional7. Gestión y control del mantenimiento

PLANEACIÓN DEL MANTENIMIENTO

1. Planeación del mantenimiento

PROGRAMACIÓN DEL MANTENIMIENTO

2. Programación del mantenimiento

Proceso de Mantenimiento

EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO

8. Corrosión9. Mantenimiento de equipos dinámicos10. Mantenimiento de equipos estáticos11. Mantenimiento equipos de

instrumentación12. Inspección de ductos e instalaciones13. Mantenimiento a válvulas14. Mantenimiento de derechos de vía15. Rehabilitación de ductos16. Mantenimiento Eléctrico17. Mantenimiento Electrónico18. Mantenimiento a Sistemas Integrados de

Seguridad19. Mantenimiento Mecánico

Evaluación, Administración y Finanzas y Otros

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

1. Seguimiento y control de contratos de suministros

2. Administración de base de datos

LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

1. Consultoría laboral2. Incorporación de personal3. Normatividad y procedimientos

administrativos4. Normatividad y procedimientos

presupuestales5. Normatividad y procedimientos de

seguridad, protección ambiental y calidad6. Retiro de personal

PLANEACIÓN

1. Análisis de negocios2. Evaluación y control3. Evaluación y control de proyectos (SIDOE)4. Planeación estratégica5. Planeación operativa6. Administración de proyectos7. Administración por procesos8. Evaluación del desempeño9. Investigación de mercados


ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

1. Costo ciclo de vida

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

1. Administración de archivos2. Atención de auditorías o revisiones de

control3. Programas gubernamentales4. Seguimiento y control de

recomendaciones5. Control interno SAF

ADMINISTRACIÓN

1. Administración de Recursos

2. Administración patrimonial

3. Administración de programas de

capacitación

4. Administración de recursos humanos

5. Administración del conocimiento


CALIDAD Y MEJORA DE PROCESOS

1. Capital estructural SAF

2. Conocimiento operacional

3. Evaluación y control GPE

4. Evaluación y mejora de procesos SAF

5. Gestión de servicios al personal

6. Orientación al cliente

7. Sistemas de gestión de la calidad10. Conocimiento de proceso E & P11. Sistemas de gestión en seguridad y

salud en el trabajo (SIDOE)12. Evaluaciones económicas

CONTABILIDAD

1. Activo fijo

2. Administración de pagos, descuentos y

prestaciones


CONTRATACIÓN

1. Administración de contratos

2. Contratación de obras, bienes,

arrendamientos y servicios

3. Seguimiento y control de contratos de

suministros

COSTOS 1. Análisis de costos

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

1. Administración de competencias

2. Comunicación organizacional


SEGURIDAD INDUSTRIAL Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

1. Análisis de Riesgos en los Procesos2. Administración de la salud del personal3. Seguridad y sentido ecológico

FACTOR CONDUCTUAL

1. Administración basada en Valores2. Seguridad y Sentido Ecológico3. Trabajo en Equipo

HABILIDADES GERENCIALES

1. Análisis de Decisiones2. Negociación 3. Solución de Problemas4. Liderazgo5. Relaciones estratégicas6. Trabajo en equipo

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

DEBILIDADES AMENAZAS

• Personal comprometido y competente en los procesos, con seguridad y respeto al entorno.

• Visión Integral del Negocio

• Estándares internacionales de confiabilidad en la integridad de los ductos para transporte de hidrocarburos

• Exportación de crudo bajo estándares internacionales con sistemas de medición certificados, laboratorios acreditados así como con operaciones confiables y seguras en la carga de buquetanques, operando bajo el código PBIP.

• Confiabilidad operativa y segura de instalaciones y ductos de los sistemas de transporte y distribución de crudo, gas y condensados.

• Coordinación eficiente y eficaz de las operaciones regionales de transporte y distribución de hidrocarburos.

• Procesamiento de gas costa fuera como insumos para la producción de crudo pesado.

• Mejorar servicios de mantenimiento estático, construcción y logística

• Aplicación sistemática de metodologías de confiabilidad operacional.

• Reclutamiento, capacitación, adiestramiento y actualización del recurso humano.

• Plan de carrera

• Falta cubrir 22 plazas de la plantilla autorizada para el mantenimiento en la UPG (Akal-C7/C8)

• Aprovechamiento de la energía térmica de los gases de escapes para la generación de energía eléctrica

• Dependencia, insuficiencia y falta de oportunidad en la asignación presupuestal de inversión y operación.

• Planeación a largo plazo en función de requerimientos de las Regiones.

• Especialización de acondicionamiento de crudo, y eliminación del nitrógeno en el gas.

• Desarrollo de competencias.

• Falta de cobertura de las ausencias en plazas especializadas sindicalizadas.

• Sabotajes.

• Cambios continuos en políticas de seguridad y mantenimiento (SIASPA, SAM, SSPA, SUMA).

• Desatención de actividades sustantivas por atender un exceso de auditorias y visitas técnicas en instalaciones operativas.

• Altos inventarios de crudo en los sistemas de almacenamiento para comercializar.

• Posibles daños en ductos por transportar crudos con altos contenidos de agua y sal a la TM DB

• Acondicionamiento de infraestructura para el manejo de crudos extrapesados.

• Falta de planes contingentes para contratar servicios de mantenimiento de los sistemas de ductos e instalaciones incluidos en los Sistemas 1 y 2, por retrasos en la asignación de éstos contratos

FODA 2007

FORTALEZAS• Coordinación eficiente y eficaz de las operaciones regionales de

transporte y distribución de hidrocarburos

• Coordinación operativa efectiva

• Liderazgo operativo

• Personal comprometido y competente en los procesos, con seguridad y respeto al entorno.

• Personal con experiencia en el negocio operativo y comercial.

• Personal comprometido y disciplinado

• Sentido de seguridad y Protección Ambiental

• Visión Integral del Negocio

• Confiabilidad operativa y segura de instalaciones y ductos de los sistemas de transporte y distribución de crudo, gas y condensados.

• Conocimiento de instalaciones.

• Operación y mantenimiento eficiente de instalaciones estratégicas.

• Estándares internacionales de confiabilidad en la integridad de los ductos para transporte de hidrocarburos

• Exportación de crudo bajo estándares internacionales con sistemas de medición certificados, laboratorios acreditados así como con operaciones confiables y seguras en la carga de buquetanques, operando bajo el código PBIP.

• Sistemas efectivos de medición y laboratorios.

• Medición confiable en puntos de venta

• Procesamiento de gas costa fuera como insumos para la producción de crudo pesado.

• NUEVOS A ADPTAR.

• Conocimiento de los requerimientos del cliente en base a relación con los mismos.

• Disponibilidad del mapa estratégico.

• Información operativa inmediata

• Capacidad para ejecutar y elaborar proyectos de mejora de los procesos de Transporte y Distribución de Hidrocarburos.

FODA 2007

DEBILIDADES

• Falta de cobertura de las ausencias en plazas especializadas sindicalizadas.

• Falta de personal

• Dependencia, insuficiencia y falta de oportunidad en la asignación presupuestal de inversión y operación.

• Falta de autonomía de gestión administrativa (presupuesto)

• Insuficiente presupuesto para infraestructura estratégica.

• Planeación a largo plazo en función de requerimientos de las Regiones

• Planeación insuficiente para proyectos de mejora de acuerdo a las estrstégicas.

• Especialización de acondicionamiento de crudo, y eliminación del nitrógeno en el gas.

• Desarrollo de competencias.

• Falta plan de carrera

• Nuevos a ADOPTAR

• Falta optimizar las instalaciones

• Falta un programa estratégico o rectos

• Diseño y ejecución de proyectos deficiente.

• Excesivos cambios en la estructura organizacional (ajustes)

• Perdida de especialización

• Falta de un área de planeación

FODA 2007

OPORTUNIDADES


• Nuevas tecnologías de mejora

• Mejorar servicios de mantenimiento estático, construcción y logística

• Aplicación sistemática de metodologías de confiabilidad operacional.

• Reclutamiento, capacitación, adiestramiento y actualización del recurso humano.

• Plan de carrera

• Falta cubrir 22 plazas de la plantilla autorizada para el mantenimiento en la UPG (Akal-C7/C8)


• Nuevos a ADOPTAR

• Reducción de costos de operación

• Automatización de ductos

FODA 2007

AMENAZAS

• Sabotajes.

• Cambios continuos en políticas de seguridad y mantenimiento (SIASPA, SAM, SSPA, SUMA).

• Desatención de actividades sustantivas por atender un exceso de auditorias y visitas técnicas en instalaciones operativas.

• Altos inventarios de crudo en los sistemas de almacenamiento para comercializar.

• Posibles daños en ductos por transportar crudos con altos contenidos de agua y sal a la TM DB

• Acondicionamiento de infraestructura para el manejo de crudos extrapesados.

• Falta de planes contingentes para contratar servicios de mantenimiento de los sistemas de ductos e instalaciones incluidos en los Sistemas 1 y 2, por retrasos en la asignación de éstos contratos

FODA 2007

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