Nulla si crea Nulla si distrugge

Ma tutto si conserva

Innovazione e

flessibilitàSfruttando l’esperienza acquisita da CST

Consulting nell’ambito della gestione

documentale e della conservazione sostitutiva,

Dockeeper dispone di un’ampia gamma di

configurazioni. Per questo motivo è facilmente

adattabile a differenti realtà aziendali e

consente di gestire in maniera semplice ed

affidabile tutte le tipologie di documenti che

possono essere sottoposte a conservazione

sostitutiva. Inoltre, ha la possibilità di essere

integrato con differenti sistemi di gestione

documentale.

I processi gestiti da Dockeeper sono stati

studiati per adattarsi alle principali sorgenti

dati, garantendo alta flessibilità e azzerando

o riducendo al minimo l’intervento sui sistemi

legacy aziendali.

Affidabilità e

sicurezzaI processi di verifica dei documenti da

conservare e di apposizione della firma digitale

sono perfettamente conformi alle norme

vigenti.

Dockeeper consente inoltre la ricerca profilata

e la consultazione sicura dei documenti,

offrendo in aggiunta funzioni di controllo ed

alerting via e-mail.

La sicurezza è garantita sia da meccanismi di

Autenticazione e Autorizzazione, sia da

protocolli sicuri per il trasporto dei dati

attraverso la rete. Sono infine previste

funzionalità di mirroring e back up con lo

scopo di ridurre al minimo il rischio di perdita

dei dati stessi.

Dockeeper è la suite di conservazione

sostitutiva che gestisce l’intero processo

dalla semplice firma digitale alla completa

fatturazione elettronica e conservazione

sostitutiva dei documenti, secondo

quanto previsto dalla normativa italiana.

Dockeeper consente la Fatturazione Elettronica a norma di legge

Step principali

Archiviazione Fatture

Una volta eseguita la generazione delle fatture secondo gli standard previsti dalla legge, queste vengono

importate automaticamente sul sistema CST Dockeeper.

Apposizione Firma

Le fatture archiviate vengono sottoposte al processo di firma digitale.

Invio Fatture

Il sistema invia le fatture attive ai rispettivi destinatari/clienti (in caso di PA, la fattura viene inviata al sistema di

interscambio SID Sogei, invece se il destinatario è un privato l’invio sarà effettuato via PEC).

Archiviazione Ricevute

Eseguito l’invio delle fatture, il sistema archivia in maniera automatica le ricevute e le collega alla fattura.

Conservazione Fatture a norma di legge

Le fatture archiviate e inviate vengono sottoposte al processo di conservazione secondo la normativa.

Consultazione

I documenti archiviati vengono resi disponibili agli utenti mediante l’interfaccia web di ricerca e visualizzazione

del sistema.

Dockeeper dispone infatti di una console di consultazione web-based e un applicativo di ricerca. Tali strumenti

rispondono puntualmente alle svariate esigenze normative. Inoltre, è in grado di produrre report di processo e

statistiche a livello di gruppo, di società/ente, di area e di tipologia documentale.

È infine prevista una gestione dinamica della sicurezza di ogni singolo documento, creando una profilazione

ad hoc all’interno del sistema documentale.

“Una stima dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione indica

che grazie all’introduzione della Fatturazione Elettronica verso la PA si potrebbero

ottenere risparmi diretti pari a oltre 1 miliardo di euro l’anno, se consideriamo

solo gli impatti interni alle PA e circa 1,6 miliardi di euro l’anno considerando

anche i potenziali effetti positivi sui fornitori della PA stessa.”

conclusione il lungo percorso

legislativo partito con la Legge

Finanziaria 2008.

Il decreto impone tempistiche ben

definite entro cui Ministeri, agenzie

fiscali, enti di previdenza e

assistenza sociale sono obbligati

a ricevere e pagare le fatture

solo in formato elettronico. Si

stimano risparmi diretti pari a oltre

1 miliardo di euro.»

PDF/A

Dockeeper supporta nativamente il

formato PDF/A quale standard ISO per

la conservazione di documenti

elettronici nel lungo periodo (ISO

19005-1:2005). Tale formato consente

ai file di rimanere visibili e alle firme di

essere immediatamente verificabili, a

differenza di altri formati di

memorizzazione.

Integrazione con

sistemi documentali

Dockeeper è nativamente integrato con

IBM FileNet P8, piattaforma leader in

ambito di gestione documentale e di

processo e può essere integrato con i

principali sistemi documentali.

Grazie all’integrazione è possibile

effettuare ricerche profilate e

consultazioni in tempo reale su tutti i

documenti conservati.

Hardware Security

Module (HSM)

Dockeeper oltre a supportare dispositivi

crittografici customer come lettori di

SmartCard e Token USB, consente

l’utilizzo di dispositivi hardware

enterprise per la generazione, la

memorizzazione e la protezione

sicura di chiavi crittografiche.

L’uso di HSM offre infatti elevati

standard di sicurezza, garantendo al

contempo elevate prestazioni in termini

di apposizione di firma digitale.

Infine, ciascun dispositivo può

contenere differenti certificati di firma,

consentendo così una maggiore

flessibilità di utilizzo.

«È stato pubblicato sulla Gazzetta

Ufficiale n.118 del 22 maggio

2013 ed è entrato in vigore il 6

giugno 2013 il Decreto

Ministeriale contenente le regole

tecniche per la gestione dei

processi di Fatturazione

Elettronica verso le

Amministrazioni Pubbliche.

Con la pubblicazione in Gazzetta

Ufficiale giunge finalmente a

“L'emanazione del decreto, attesa da anni, rappresenta un importante

passo avanti per l'intero sistema economico nel senso dell'efficienza e

della trasparenza”

Multipiattaforma

Dockeeper è scritto in linguaggio Java

Enterprise e può funzionare su

svariati sistemi come Windows, Linux

e AIX.

L’interfaccia amministrativa è web-

based e non necessita di alcun client

installato (zero download).

Infine, è un prodotto totalmente

indipendente dall’application server

utilizzato così come dalla base dati.

Utility

Dockeeper offre strumenti che

semplificano l’utilizzo delle tecnologie

crittografiche e della firma digitale

anche al di fuori dell’ambito della

Conservazione Sostitutiva:

• utilizzo della firma mediante

dispositivi crittografici collegati a

Dockeeper tramite sistemi server e

con l’uso di certificati ad essi

connessi;

• utilizzo della firma tramite Token USB

personale - dispositivi client (zero-

install);

• DVD autoconsistenti.

Osservatorio Fatturazione Elettronica e

Dematerializzazione – Politecnico di Milano

Dockeeper racchiude al suo interno

il nocciolo delle funzionalità legate

al ciclo di vita dei documenti nel

processo di conservazione.

Esistono infatti quattro fasi

fondamentali in DocKeeper.

ArchiviazioneRappresenta la fase in cui il

sistema recepisce fisicamente i

documenti e i pochi dati necessari

alla loro identificazione univoca.

Questa fase può essere estesa con

semplici moduli custom per

differenti modalità di ricezione dati.

Il prodotto, di base, è in grado di

operare su cartelle di file system

locali o remote e anche tramite

protocollo SMB. Oltre a ciò sono

stati abilitati i protocolli FTP e

SFTP.

Per l’archiviazione di singoli

documenti è consentito inoltre

l’invio di file attraverso interfaccia

web.

Arricchimento Rappresenta la fase in cui è

possibile associare ulteriori dati

di indicizzazione al contenuto

destrutturato che il sistema ha

ricevuto o riceverà nelle fasi di

archiviazione.

Questa fase può essere estesa

con semplici moduli custom per

integrare sistemi esterni e differenti

modalità di ricezione dati.

Il prodotto, di base, è in grado di

recepire dati in formato CSV e

XML tramite i medesimi canali

sfruttati dalle funzioni di

archiviazione.

E’ inoltre possibile effettuare

interrogazioni su database per

reperire dati mediante query.

Controllo conformitàSi tratta di una fase propedeutica

alla conservazione, in cui vengono

effettuate delle verifiche sui dati

per garantire la possibilità di

conservarli secondo le normative

vigenti.

Inoltre, in questa fase si effettua

anche la lottizzazione dei

documenti su base cronologica.

ConservazioneRappresenta il processo finale

nella trattazione dei documenti. In

questa fase i documenti stessi

subiscono il processo di

conservazione vero e proprio,

differenziato sulla base della

tipologia.

E’ inoltre prevista la possibilità di

verbalizzare un’anomalia e di

conservare il verbale stesso.

Infine, è possibile applicare firme

multiple su un documento.

È utile precisare che…

• In fase di archiviazione ed

arricchimento, vengono gestite

operazioni customizzate, permettendo

ad esempio, di creare copie fac-simile

dei documenti trattati.

• I processi possono essere pianificati,

invocati da applicazioni esterne con

logiche event-driven o lanciati in

tempo reale dalla console

amministrativa.

• I processi di archiviazione ed

arricchimento possono essere gestiti

anche mediante code di lavoro. I file e i

dati possono quindi essere inviati al

sistema in modo completamente

asincrono. I metodi di riconciliazione

garantiscono poi l’allineamento

automatico.

• La normativa vigente ha introdotto

l’obbligatorietà dell’invio delle impronte

all’agenzia delle entrate attraverso la

generazione di un apposito “Archivio

informatico”.

“Il documento sottoposto a Conservazione Sostitutiva alla fine del

processo potrà essere utilizzato a fini legali e sarà opponibile a terzi”

Come funziona?

Un documento sottoposto a Conservazione Sostitutiva presenta i seguenti attributi:

Firma digitale: un particolare tipo di

firma elettronica basata su un sistema

di chiavi crittografiche contenute in un

dispositivo fisico sicuro, in grado di

rendere manifesta e di verificare la

provenienza e l’integrità di un

documento informatico.

Impronta: un set di caratteri che

corrispondono ad un “riassunto

univoco” del documento ottenuto

applicando un algoritmo matematico

(Hash). L’impronta può essere anche

ricavata su un insieme di documenti

(lotto) o su un insieme di impronte e

una minima variazione al documento si

traduce in una evidente variazione

dell’impronta.

Marca Temporale: un procedimento

informatico con cui si appone al

documento o lotto la data e l’ora in cui

viene ultimata la conservazione e che

ne certifica l’esistenza in un dato

istante.

Se abbinato alla firma, rende il

documento opponibile a terzi.

Riduzione costi: consistente risparmio nei costi di

stoccaggio dei documenti all’interno dei magazzini.

Risparmi da non stampa: salvaguardia ambientale

attraverso il riciclo della carta già stampata e apertura verso la

nuova strada della ‘non stampa’ mantenendo tutto su supporto

digitale.

Qualità: la copia informatica non subisce deterioramenti ma

resta sempre uguale nel tempo.

Sicurezza: il costo di duplicazione di un archivio informatico è

molto basso e ogni copia di documenti conservati in modalità di

Conservazione Sostitutiva è di fatto un originale.

Reperibilità: lo stesso documento può essere

istantaneamente reperito da qualsiasi locazione e

contemporaneamente consultato da più persone, le quali

disporranno tutte dell’originale.

Facilità d’uso: in caso di ispezioni ufficiali, le verifiche

sono più rapide e, in caso di servizio in outsourcing, si

svolgono presso l’outsourcer.

Per chi volesse approfondire…

Benefici della soluzione

Con oltre 110 professionisti, CST

Consulting si propone come Service

Provider leader nel mercato IT,

specializzato su tematiche EIM e SAP.

CST Consulting S.r.l. Headquarter: via Manara, 2 – 20812 Limbiate (MB)

Sedi: Milano – Bergamo – Lugano

Centralino unico

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