officecentral user manual (bahasa melayu) - modul kewangan

0

OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA – BAHASA MELAYU

© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 2 REVISION 5 (150907)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1

CONTENTS

1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 1

2 - Kewangan .................................................................................................................................................................... 2

Modul Kewangan ...................................................................................................................................................... 3

2.1 TETAPAN (CONFIGURATIONS) ................................................................................................................................. 3

2.2 Tuntutan Pekerja (Claim) ........................................................................................................................................ 7

Tuntutan Pekerja ...................................................................................................................................................... 7

Mengapa? ................................................................................................................................................................. 7

Menambah Claim ...................................................................................................................................................... 7

meluluskan tuntutan (approved claim) .................................................................................................................. 11

2.3 Pendahuluan (Advances) ...................................................................................................................................... 12

Pendahuluan ........................................................................................................................................................... 12

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 12

menambah pendahuluan ........................................................................................................................................ 12

meluluskan permohonan pendahuluan .................................................................................................................. 15

2.4 Permohonan Bayaran (Payment Requisition) ....................................................................................................... 16

Permohonan Bayaran ............................................................................................................................................. 16

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 16

menambah permohonan bayaran .......................................................................................................................... 17

meluluskan permohonan bayaran .......................................................................................................................... 20

2.5 Baucer Pembayaran (Payment Vouchers) ............................................................................................................. 21

Baucer Pembayaran ................................................................................................................................................ 21

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 21

Akses Modul ............................................................................................................................................................ 21

2.6 Baucer Bayaran Tunai Runcit (Petty Cash Vouchers) ............................................................................................ 25

Baucer Bayaran Tunai Runcit .................................................................................................................................. 25

Mengapa? ............................................................................................................................................................... 25

Akses Modul ............................................................................................................................................................ 25

1 - PENGENALAN


OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software)

dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji

(Payroll), Akaun dan Pengurusan Pelanggan (CRM).

OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan

sederhana untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.

Bantuan atas talian

Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas

talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:

http://bantuan.officecentralcloud.com

Hubungi Kami

Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)

906B, Tingkat 2, Blok D

Kompleks Diamond, Bangi Business Park

43650 Bandar Baru Bangi

Selangor, Malaysia.

P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672

E: [email protected]

Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi

kami atau email di [email protected].

Hakcipta Terpelihara

©2015 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

2 - KEWANGAN

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Modul Kewangan (Finance)

MODUL KEWANGAN

OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan seperti

claim dan pembayaran. Pergi ke menu utama dan klik “Finance”. Anda boleh akses modul kewangan seperti berikut:

2.1 TETAPAN (CONFIGURATIONS )

Sebelum menggunakan module Finance dalam OfficeCentral, anda perlu menetapkan atau mengubah beberapa

tetapan. Dengan membuat tetapan awal, anda dapat menyesuaikan OfficeCentral bagi memenuhi keperluan spesifik

anda. Untuk membuat tetapan awal, anda perlu klik pada pautan FINANCE dalam ikon-ikon modul di atas dan terus

ke pautan CONFIGURATIONS. Anda perlu klik pada pilihan yang disediakan. Berikut adalah paparan senarai pilihan

yang telah disediakan dalam pautan Configuration:

Gambar 2.1.1 Menu untuk tetapan

Ini adalah sub menu untuk menu kewangan. Terdapat 5 modul iaitu

Claim(tuntutan), Advances(pendahuluan), Payment Requisition

(permintaan pembayaran), Payment Voucher(baucar bayaran), Petty

Cash Vouchers(baucar tunai) dan termasuk juga

Configuration(Tetapan).


SETTING (KONFIGURASI)

SETTING : Bertujuan untuk menetapkan format nombor rujukan yang akan digunakan dalam keseluruhan transaksi

dalam Modul KEWANGAN. Anda perlu menetapkan format nombor rujukan untuk Payment Voucher Reference No

(Nombor Rujukan Baucer Bayaran) untuk syarikat anda ataupun anda boleh juga menggunakan format rujukan yang

telah disediakan.

Gambar 2.1.2: Gambar untuk tetapan nombor rujukan untuk baucer bayaran

APPROVER (PELULUS)

APPROVER: Bermaksud pelulus yang berfungsi untuk meluluskan setiap transaksi yang telah dilakukan dalam modul

KEWANGAN (FINANCE). Untuk menetapkan siapa yang akan meluluskan transaksi yang dilakukan anda perlu klik

pada APPROVER dan Set Staff Approver. Di dalam senarai yang dipapaparkan di bawah, anda boleh tentukan pelulus

bagi setiap pekerja anda.

Gambar 2.1.3: Gambar senarai pekerja bagi menetapkan pelulus

APPROVER (Pelulus) juga boleh ditentukan untuk beberapa tahap yang bermula pada tahap 1 dan seterusnya. Setiap

transaksi mestilah melepasi setiap tahap dan barulah transaksi tersebut akan disahkan statusnya iaitu telah

diluluskan. Untuk meletakkan APPROVER anda perlu klik pada pautan Add Approver.


Gambar 2.1.4: Gambar senarai untuk menetapkan kelulusan

Paparan dibawah menunjukkan apa yang anda perlu tetapkan untuk CLAIM APPROVER, ADVANCE APPROVER,

PAYMENT REQUISITION APPROVER, PAYMENT VOUCHER APPROVER DAN PETTY CASH VOUCHER APPROVER iaitu

Approver Level (Tahap Pelulus), Approver(Pelulus) dan juga Staff To Be Approved (Pekerja Yang perlu diluluskan)

dan setelah selesai klik pada butang Create.

Gambar 2.1.5: Gambar untuk menetapkan pelulus bagi seseorang pekerja


JENIS TUNTUTAN (CLAIM TYPES)

CLAIM TYPES(Jenis Tuntutan): Bermaksud jenis-jenis tuntutan yang boleh dituntut oleh pekerja anda dan anda perlu

menetapkan jenis tuntutan yang disediakan oleh syarikat anda. Ini bagi membolehkan anda mengasingkan kategori

tuntutan.

Untuk menambah jenis tuntutan yang baru anda perlu ke FINANCE>CONFIGURATIONS>CLAIM TYPES>+ADD seperti

paparan dibawah:

Gambar 2.1.6: Senarai jenis tuntutan

Dan paparan setrusnya memerlukan anda memasukkan nama jenis tuntutan yang anda mahukan:

Gambar 2.1.7: Masukkan jenis tuntutan yang baru


2.2 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM )

TUNTUTAN PEKERJA

Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Claims” untuk mengakses modul Tuntutan Pekerja. Dalam modul

ini, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua

kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah

dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu,

pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu

Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

MENAMBAH CLAIM

Anda ikut aliran berikut:

Gambar 2.2.1: Senarai tuntutan yang telah dihantar

Gambar 2.2.2: Menu untuk menambahkan tuntutan yang baru

A Jika anda ingin menambahkan tuntutan, tekan butang “Add”seperti di atas.

Pengguna boleh memilih

sama ada untuk melihat

details, edit atau padam data.

A

A


Seterusnya anda akan sampai di paparan yang berikut:

Gambar 2.2.3: Maklumat mengenai tuntutan

Keterangan:

1 Sila masukkan jenis tuntutan yang ingin dibuat.

2 Masukkan tajuk yang berkaitan.

3 Masukkan kenyataan jika berkenaan.

4 Masukkan pendahuluan (advance) jika ada. Ruangan ini akan muncul sekirannya anda telah isi

‘Advance’ di Modul Kewangan.

5 Masukkan pergerakan (movement) jika ada. Ruangan ini akan muncul sekirannya anda telah isi

‘Movement’ di Modul HRMS.

6 Masukkan projek (project) jika ada. Ruangan ini akan muncul sekirannya anda telah isi ‘Project’ di

Menu ‘Home’.

7 Masukkan ‘Claim items’ di ruangan ini.

8 Setelah diisi maklumat yang perlu didalam tuntutan ini, Tekan butang ‘Save’.

1 2

31 5

4

6

7

9

Masukkan

tarikh resit Masukkan

jumlah bayaran Nyatakan item

dan penerangan

yang berkenaan

Tekan di sini untuk menambah item

Jumlah tuntutan

bayaran

Masukkan

lampiran jika ada


Nota: Anda wajib penuhi ruang yang bertanda *

Untuk makluman, bagi nombor 4, 5 dan 6 anda boleh memilih “Advance” yang berkaitan sekiranya tuntutan

tersebut adalah untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut

adalah berdasarkan pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih “Movement” yang berkaitan.

Anda juga boleh memilih “Project” sekirannya tuntutan yang ingin dilakukan itu berdasarkan projek.

Gambar 2.2.4: Isikan butiran tuntutan seperti paparan di atas

Paparan dibawah menunjukkan paparan permohonan tuntutan bagi pihak pekerja di bawah anda dan juga bagi pihak

semua pekerja anda.

Gambar 2.2.5: Paparan untuk masukkan tuntutan bagi pihak pekerja

Pilih nama pekerja

Sekiranya anda merupakan seorang “Admin” atau

seorang “Supervisor”, anda juga boleh membuat

tuntutan untuk staf lain dengan menggunakan fungsi

“ADD NEW” dan juga untuk pekerja dibawah anda di

“MY SUPERVISEES”>SUBMIT.


Gambar 2.2.6: Maklumat mengenai tuntutan

Anda boleh melihat senarai tuntutan yang telah dimasukkan di “View List”. Seterusnya, anda boleh klik “Details”

untuk melihat butiran tuntutan anda dan “Edit”untuk melakukan sebarang modifikasi atau “Delete” untuk

memadam data yang salah. Data hanya boleh diubah atau dipadam hanya sekiranya sebarang kelulusan belum

diberikan. Pengguna juga boleh “Download” memuat turun tuntutan yang dibuat dengan menekan salah satu simbol

(PDF,WORD,EXCEL).

“Status” menunjukkan tuntutan anda dalam proses diluluskan dan status “Pending” akan bertukar kepada

“Approved” jika telah diluluskan.

Jika anda lihat di “MY CLAIMS” bahagain Status, anda akan dapati status claim anda

“Pending” dan paparan tahap kelulusan juga keluar. Setiap claim mestilah diluluskan

terlebih dahulu.

Selepas tuntutan tersebut diluluskan, Status “Approved” (diluluskan) dan

“Not Paid” (Belum Dibayar) akan ditunjukkan di senarai tuntutan.

Sekiranya anda (atau “Admin”) membuat bayaran menggunakan modul Payment Voucher atau Petty Cash Voucher, status pembayaran ini akan diubah

secara automatik kepada “Paid”.


MELULUSKAN TUNTUTAN (APPROVED CLAIM)

Untuk meluluskan tuntutan, anda perlu ke FINANCE>CLAIMS>VIEW LIST>STATUS (APPROVE) dan untuk menolak

tuntutan FINANCE>CLAIMS>VIEW LIST>STATUS (REJECT).

Gambar 2.2.7: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan

Sekiranya anda merupakan

seorang “Admin”, untuk

meluluskan “claim”, klik “VIEW

LIST”

.

Disini anda boleh “Approve” atau “Reject” Claim yang

dituntut

Sekiranya anda merupakan seorang “Supervisor”,

untuk meluluskan “claim”, klik “APPROVE CLAIM”


A

Gambar 2.3.2: (Pendahuluan Advances)

2.3 PENDAHULUAN (ADVANCES)

PENDAHULUAN

Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Advances” untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan.

Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda

dan juga pemohonan pendahuluan anda di samping menghantar permohonan pendahuluan untuk anda sendiri,

pekerja di bawah anda dan bagi pihak semua pekerja anda.

Gambar 2.3.1: Pendahuluan

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau

dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua

permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan. Selain

itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu

mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

MENAMBAH PENDAHULUAN

A) Untuk menambah pendahuluan, anda perlu ke FINANCE>ADVANCE dan anda boleh klik butang “ADD”

seperti gambar diatas (untuk permohonan anda sendiri).


Sekiranya anda merupakan seorang “Admin” atau

“Supervisor”, anda juga boleh membuat pendahuluan untuk

pekerja di bawah anda ataupun pekerja lain dengan

menggunakan fungsi “ADD NEW” dan “MY SUPERVISEES >

ADD NEW” di submenu “ADVANCES”

B)

Gambar 2.3.3: Maklumat mengenai pendahuluan (advances)

1 Masukkan nama pendahuluan(Advance) yang ingin dilakukan.

2 Masukkan kenyataan yang berkaitan.

3 Masukkan “Advance items” bagi pendahuluan yang ingin dilakukan.

4 Tentukan jenis pendahuluan yang ingin dilakukan.

5 Pilih projek sekiranya ada.

6 Seterusnya klik butang “Save”.

Nota: anda wajib penuhi maklumat yang bertanda *

1

2

6

3

5

4

MAsukkan penerangan

yang berkenaan

Nyatakan item

Tekan disini untuk menambah item

Jumlah

pendahulan

bayaran


Paparan dibawah menunjukkan paparan permohonan pendahuluan bagi pihak pekerja dibawah anda dan juga bagi

pihak semua pekerja anda.

Gambar 2.3.4: Maklumat mengenai advance

Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi di senarai tuntutan. Seterusnya, anda boleh klik “Details” untuk melihat

butiran tuntutan anda dan “Edit”untuk melakukan sebarang modifikasi atau “Delete”untuk memadam data yang

salah. Pengguna juga boleh “Download” memuat turun tuntutan yang dibuat dengan menekan salah satu simbol

(PDF,WORD,EXCEL). Data hanya boleh diubah atau dipadam hanya sekiranya sebarang kelulusan belum diberikan.



Jika anda lihat di “MY ADVANCES” bahagian Status, anda akan dapati status advance

anda “Pending” dan paparan tahap kelulusan juga keluar.

Pilih nama pekerja yang yang ingin

memohon.


MELULUSKAN PERMOHONAN PENDAHULUAN

Untuk meluluskan pendahuluan, anda perlu ke FINANCE>ADVANCES>VIEW LIST>STATUS (APPROVE) dan untuk

menolak pendahuluan FINANCE>CLAIMS>VIEW LIST>STATUS (REJECT).

Gambar 2.3.5: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan

Pihak yang meluluskan/menolak

boleh melulus/menolak sebarang

pendahuluan yang dipohon oleh

pekerja anda dengan pergi ke

“Approve/Reject Advances” .

Selepas anda meluluskan setiap permohonan paparan Status Approved(diluluskan) dan Not

Paid(Belum Dibayar) di “MY ADVANCES”.

Sekiranya anda (atau “Admin”) membuat bayaran menggunakan modul Payment Voucher atau Petty Cash Voucher, status pembayaran ini akan diubah

secara automatik kepada “Paid”.


2.4 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION)

PERMOHONAN BAYARAN

Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “PAYMENT REQUISITIONS” untuk mengakses modul Permohonan

Bayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja

anda dan juga anda sendiri. Selain itu, anda dan pekerja anda juga dapat memohon untuk permohonan bayaran

dalam modul ini. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon

bayaran untuk pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau

dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua

permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada

penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui

OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos

operasi.


MENAMBAH PERMOHONAN BAYARAN

Untuk menambah permohonan bayaran anda perlu ke FINANCE>PAYMENT REQUISITIONS>SUBMIT (untuk

permohonan anda sendiri).

Gambar 2.4.1: Menu untuk mengakses Permohonan Bayaran

1. Selepas itu, anda pergi ke “PAYMENT REQUISITIONS” dan klik pada “SUBMIT” seperti paparan di atas

ataupun pergi ke “MY PAYMENT REQUISITION”.

2. Tujuannya adalah untuk melihat dan membuat permohonan pembayaran.

Gambar 2.4.2: Senarai permohonan bayaran yang telah dihantar

A menunjukkan butang untuk menambahkan permohonan bayaran yang baru.

A

Pengguna boleh memilih

sama ada untuk melihat

details, edit atau padam data.


Anda juga boleh membuat permohonan pembayaran bagi

pihak pekerja di bawah anda ataupun pekerja lain dengan

menggunakan fungsi “ADD NEW” dan “SUBMIT MY

SUPERVISEES” di submenu “PAYMENT REQUISITIONS”

Gambar 2.4.3: Paparan untuk memasukkan permohonan bayaran

Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut

1 Sila pilih akaun ataupun kepada pekerja anda.

2 Sila pilih nama akaun atau pun nama pekerja anda.

3 Nyatakan tujuan permohonan pembayaran yang dibuat. Contohnya: Pembayaran bil elektrik

4 Nyatakan apa sahaja yang melibatkan permohonan pembayaran yang ingin dibuat.

5 Bagi maklumat bank, kepada siapa pembayaran itu dibuat. Contohnya: Er Global Supplies.

6 Masukkan nama bank. Contohnya: Maybank.

7 Masukkan nombor akaun bank yang terlibat

8 Tekan butang “create” atau butang “save” di bahagian atas penjuru kanan

Nota: Anda wajib penuhi ruang yang bertanda *

2

4

5

6

7

8

3

1

8

Masukkan

jumlah bayaran

Masukkan

nombor

rujukan invoice

Penerangan

tentang

bayaran Tekan disini

untuk

menambah

invoice lain


Gambar 2.4.4: Paparan permohonan bayaran bagi pihak pekerja di bawah anda dan juga bagi pihak semua pekerja

anda.

Gambar 2.4.5: Maklumat mengenai permohonan bayaran

Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi di FINANCE>PAYMENT REQUISITIONS / FINANCE>MY PAYMENT

REQUISITIONS / FINANCE> PAYMENT REQUISITIONS >VIEW LIST. Seterusnya, anda boleh klik “Details” untuk melihat

butiran tuntutan anda dan “Edit”untuk melakukan sebarang modifikasi atau “Delete”untuk memadam data yang

salah. Pengguna juga boleh “Download” memuat turun tuntutan yang dibuat dengan menekan salah satu simbol

(PDF,WORD,EXCEL). Data hanya boleh diubah atau dipadam hanya sekiranya sebarang kelulusan belum diberikan.

Pilih nama pekerja yang yang ingin

memohon.




MELULUSKAN PERMOHONAN BAYARAN

Untuk meluluskan permohonan bayaran, anda perlu ke FINANCE>PAYMENT REQUISITIONS>VIEW LIST>STATUS

(APPROVE) dan untuk menolak pendahuluan FINANCE> PAYMENT REQUISITIONS >VIEW LIST>STATUS (REJECT).

Jika anda lihat di “MY PAYMENT REQUISITIONS” bahagain Status, anda akan

dapati status permohonan bayaran anda “Pending” dan paparan tahap kelulusan juga keluar. Setiap permohonan bayaran mestilah

diluluskan terlebih dahulu.

Selepas anda meluluskan setiap permohonan paparan Status Approved(diluluskan) dan Not Paid(Belum Dibayar) di

“MY PAYMENT REQUISITIONS”. Sekiranya anda (atau “Admin”) membuat bayaran

menggunakan modul Payment Voucher atau Petty Cash Voucher, status pembayaran ini akan diubah secara

automatik kepada “Paid”.

Pihak yang meluluskan/menolak boleh

melulus/menolak sebarang permohonan

bayaran yang dipohon oleh pekerja anda

dengan pergi ke “Approve/Reject” .


2.5 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS )

BAUCER PEMBAYARAN

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “PAYMENT VOUCHERS” untuk mengakses module Baucer

Pembayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja

anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua

kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran

yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan

pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

AKSES MODUL

1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke “Payment Vouchers” dan klik pada “View List”.

2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran.

3. Anda boleh juga membuat bayaran untuk “Payment Requisition”, “Claims” dan “Advances” menggunakan

“Payment Vouchers” tersebut.

Gambar 2.5.1: Senarai Baucer Pembayaran

A Jika anda ingin menambahkan Baucer Pembayaran, tekan butang “Add”seperti diatas.

A


1 Sila pilih bayaran kepada samaada Other/Account/Staf yang ingin dibayar.

2 Masukkan/Pilih Nama yang berkenaan.

3 Masukkan tujuan/huraian kepada PV yang ingin dimohon

4 Bahagian barangan yang anda telah beli.

5 Bagi jenis pembayaran, sila masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih sama ada

tuntutan, pendahuluan, permohonan pembayaran atau selain daripda tiga tersebut.

6 Masukkan kenyataan(remarks) jika berkaitan.

7 Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. Contohnya: Bayaran Khu catering

8 Bagi maklumat bank, sila masukkan nama bank yang ingin digunakan.

9 Setelah diisi kesemua maklumat, Klik “Save”.

Nota: Anda wajib memenuhi maklumat yang bertanda *

Gambar 2.5.2: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran

2

5

8

1

7

4

3

6

9


.

Paparan di bawah menunjukkan butiran Baucer Pembayaran anda dan untuk update Payment Information anda

perlu pilih paid dan tekan Update Payment Status.

Jika anda lihat di ‘Payment Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Pending”. Setiap baucar bayaran yang dibuat

mestilah diluluskan terlebih dahulu dan anda boleh ‘approve’ baucar bayaran tersebut atau ‘reject’ jika anda ingin menolak.

Jika anda lihat di ‘Payment Vouchers’ bahagian Action pula, anda akan dapati butang details (untuk melihat butiran bayaran tersebut), edit(mengubah butiran) dan delete(memadam baucer bayaran

tersebut). Tekan butang PDF/WORD/DELETE untuk memuat turun butiran baucer bayaran tersebut.

Selepas anda meluluskan Baucer Bayaran, anda lihat di ‘Payment Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Approved(Not Paid)”. Untuk mengubah Status

kepada “Approved(Paid)” anda perlu ke Details di bahagian Action dan pastikan butiran adalah betul. Selepas anda semak butiran di dalam baucer bayaran tersebut, anda ke

Payment Information dan masukkan butiran pembayaran kepada siapa dan lain-lain butiran termasuk tukar Payment Status (Status Pembayaran) kepada Paid. Untuk membatalkan

kelulusan (Unapprove) anda boleh pilih Unapprove di bahagian Action.


Paparan dibawah menunjukkan senarai Payment Voucher (Baucer Bayaran) yang telah dibayar kepada pekerja anda

ataupun akaun-akaun pelanggan/pengedar untuk syarikat anda.

Gambar 2.5.3: Senarai Baucer Bayaran


2.6 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS)

BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT

Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Petty Cash Vouchers” untuk mengakses module Baucer Tunai

Runcit. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja

anda.

MENGAPA?

Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali

berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang

telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada

masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.

AKSES MODUL

1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke “PETTY CASH VOUCHERS” dan klik pada “VIEW LIST”.

2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit.

3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil.

Gambar 2.6.1: Senarai baucer petty cash

A Jika anda ingin menambahkan Baucer Bayaran Tunai Runcit, tekan butang “Add”seperti diatas.

A

A


Gambar 2.6.2: Untuk tambah petty cash vouchers

1. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat sama ada Staf, Akaun(CRM) atau Lain-lain.

2. Pilih Account atau nama Pekerja yang berkaitan.

3. Masukkan kenyataan jika berkenaan.

4. Masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih samada tuntutan, pendahuluan atau permohonan

pembayaran.

5. Masukkan perincian bayaran.

6. Masukkan jumlah bayaran.

7. Masukkan tarikh pembayaran dibuat.

8. Tekan butang “Save” untuk simpan data dan “Back to the list” untuk melihat senarai bayaran yang

dibuat.

9. Pilih Projek(Accounting Module) jika berkaitan.

10. Masukkan lain-lain kenyataan.

Nota: Anda wajib memenuhi maklumat yang bertanda *

1

6

2

3

4 5

7

10

9

8


Paparan di bawah menunjukkan butiran Baucer Pembayaran anda dan untuk update Payment Information anda

perlu pilih paid dan tekan Update Payment Status.

Jika anda lihat di ‘Petty Cash Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Pending”. Setiap baucer bayaran tunai runcit

yang dibuat mestilah diluluskan terlebih dahulu dan anda boleh ‘approve’ baucar bayaran tersebut atau ‘reject’ jika anda ingin menolak.

Jika anda lihat di ‘Petty Cash Vouchers’ bahagian Action pula, anda akan dapati butang details(untuk melihat butiran bayaran tersebut), edit(mengubah butiran) dan delete(memadam baucer bayaran tunai

runcit tersebut). Tekan butang PDF/WORD/DELETE untuk memuat turun butiran baucer bayaran tunai runcit tersebut.

Selepas anda meluluskan Baucer Bayaran Tunai Runcit, anda lihat di ‘Petty Cash Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Approved (Not Paid)”. Untuk mengubah Status kepada “Approved (Paid)” anda perlu ke Details di bahagian Action dan pastikan butiran adalah betul. Selepas anda semak butiran di dalam baucer bayaran tunai runcit tersebut, anda ke Payment Information dan masukkan butiran pembayaran kepada

siapa dan lain-lain butiran termasuk tukar Payment Status (Status Pembayaran) kepada Paid. Untuk membatalkan kelulusan (Unapprove) anda boleh pilih Unapprove di bahagian Action.


Paparan dibawah menunjukkan senarai Petty Cash Voucher (Baucer Bayaran Tunai Runcit) yang telah dibayar kepada

pekerja anda atau pun akaun-akaun pelanggan/pengedar untuk syarikat anda.

Gambar 2.6.3: Senarai Petty Cash Voucher

officecentral user manual (bahasa melayu) - modul kewangan

Software