MODUL 1

OSNOVNI POJMOVI

JAP-Zajednički memorandum o prioritetima politike zapošljavanja RH (Joint Assessment of the Employment Policy Priorities of the Republic of Croatia - JAP), pripremljen je u okviru Predpristupne strategije Europske unije za Republiku Hrvatsku na području zapošljavanja i socijalnog uključivanja, a nastao je suradnjom Europske komisije (Opće uprave za zapošljavanje, socijalna pitanja i jednake mogućnosti) i Vlade RH (Ministarstva gospodarstva, rada i poduzetništva).

JIM- Ministarstvo zdravstva i socijalne skrbi koordinator je predpristupnih aktivnosti suradnje Republike Hrvatske s Europskom unijom u području socijalnog uključivanja čiji je rezultat izrada Zajedničkog memoranduma o socijalnom uključivanju (Joint Inclusion Memorandum/JIM).

GUIDELINES FOR APPLICANTS (GFA)-upute za prijavitelje, iza njega opširniji program grant shema

CALL FOR PROPOSALS (CFP)-poziv na dostavu projektnih prijedloga

BACKGROUND- pozadina

OBJECTIVS-ciljevi

MEASURES-mjere, element prioriteta čija je svrha usredotočiti se na prioritete iz ciljeva komisije

ACTIONS-aktivnosti

PRIORITIES-prioriteti

APLICANT-podnositelj prijave

TARGET GROUPS-ciljne skupine skupine/subjekti na koje će projekt izravno pozitivno utjecati na razini svrhe projekta.

SUB-TARGET GROUP-ciljna podskupina, posebna pod skupina na koju se cilja

TARGET BENEFICIARES-krajnji korisnici, tijelo ili poduzeće, u javnom ili privatnom vlasništvu, nadležno za pokretanje odnosno za pokretanje i provedbu operacija. U kontekstu programa pomoći, krajnji su korisnici javna ili privatna poduzeća koja provode pojedine projekte i primaju pomoć iz javnih sredstava.

CONCEPT NOTE-sažetak

FULL APLICATION FORM-završni obrazac, obrazac prijave, pomoću njega predstavljamo projekt, popunjava se kad je projekt osmišljen

LOG FRAME- logička matrica

BUDGET- buđet

PRAG EU –za dnevnice

CLARIFICATION-opis aktivnosti

1

JUSTIFICATION- gdje smo našli ponudu, opravdanost

PRAG (PRACTICAL GUIDE)- praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoću EU za vanjske aktivnosti, biblija EU, mijenja se 2 puta godišnje, vrste projekata i oblici natječaja, sadrži opća pravila nabave, za vrste ugovora i vrijednosti, opis postupka i vremenski rokovi, obrasci za razl faze postupka.

UNEMPLOYED- nezaposleni

SUBCONTRACT-podugovaranje-provedba elemenata projekta od organizacije koja nije prijavitelj ili partner

SOCIAL EXCLUSION-socijalna isključenost pojedinca ili skupine iz aktivnosti zbog ekonomskih ili socijalnih čimbenika

SIGNIFICANT CHANGE-značajna promjena-kad se rezultati promijeneu odnosu na prijavu zbog unutarnjih ili vanjskih čimbenika

RISK-rizik- mogučnost gubitka zbog odluke ili djelovanja

REVENUE-prihod- dohodak ostvaren kroz projekt

PRO-RATED-razmjerno određivanje- podjela troškova na poštenoj i pravičnoj osnovi

PROJECT FILE- spis projekta-zbir dokumeneta koji se odnose na projekt

PROGRAMME-program-dokument gdje je utvrđena aktivnost koja ispunjava uvjete za financiranje u odnosu na određeni cilj

PRIORITY- prioritet- ciljevi koji se ostvaruju kroz mjere

OUTPUT OR OUTCOME-rezultat ili ishod projekta, poput kvalifikacija

OPERATIONAL PROGRAMME-operativni program, dokument u kojem je utvrđeno koko će financijska sredstva biti usmjerena

SECTORAL MONITORING COMMITTE-sektorski nadzorni odbor-nadzire programe, osoblje vladinih resora i ostali partneri

IN KIND-u naravi, iznos troškova koji nije bio na teret podnositelja prijave

INTERVENTION RATE-intervencijska stopa-postotak izdatka koji se osigurava iz IPA sredstava(85%)

INELIGIBLE COSTS-neprihvatljivi trošak-za njih se ne može tražiti naknada

FUNDING-financijska sredstva-navac na raspolaganju za projekt

FINAL CLAIM-završni obrazac što ga popunjava organizacija radi davanja informacija za projekt

EXPENDITURE-izdatci- za robu ili usluge

EUROPEN SOCIAL FOND-europski socijalni fond, cilj poboljšati stanje zaposlenosti u EU

EMPLOYABILITY SKILLS-vještine zapošljavanja- stručne kvalifikacije

2

ELIGIBLE COSTS-prihvatljiv trošak-dopušteni troškovi projekta

ELIGIBILITY-prihvatljivost-ispunjeni uvjeti za uvrštenje u projekt financiran EU sredstvima

EARLY LEAVERS-osobe koje prerano napuste projekt

ADDED VALUE-dodana vrijednost- Dodatni izlazni rezultati ostvareni zbog činjenice da je projekt

financiran europskim sredstvima, povrh koristi ostvarenih zbog financiranja iz ostalih izvora.

ADVANCE PAYMENT-predujam- Isplata izvršena podnositelju projektnog prijedloga nakon što se potvrdi da je projekt započeo.

APPLICATION-prijava- Podnošenje formalnog dokumenta od strane pojedinca ili organizacije koja se

prijavljuje za financiranje projekta.

ATTRIBUTABLE-pripisiv- Radnja ili izdatak koji se odnosi na projekt ili aktivnost.

AUDIT-revizija- Pregled sustava i financijskih evidencija projekta radi provjere točnosti, pouzdanosti i prihvatljivosti zahtjeva za financiranje.

BENEFICIARY-korisnik- Osoba ili organizacija koja prima potporu iz projekta financiranog europskimsredstvima.

BENEFITS IN –KIND-davaje u naravi. Nefinancijska potpora koja se daje za potrebe projekta, na primjer vrijeme osoblja koje radi na projektu. Ova potpora mora biti mjerljiva u financijskom smislu.

BUDGET ALLOCATION-odobrena proračunska sredstva. Sredstva dodijeljena za potrebe projekta, koja će se upotrijebiti u svrhu već naznačenu u projektnom prijedlogu.

CLAIM-zahtjev. Obrazac što ga popunjava organizacija radi davanja financijskih i nefinancijskih informacija koje se odnose na određeno razdoblje. Pod time se podrazumijeva i potraživanje novčanog iznosa plativog za projekt.

COMMISION EC-komisija ek- Europska komisija

CONTROL-kontrolirati Provjeriti, potvrditi ili regulirati elemente projekta, odnosno vršiti kontrolu nad politikom neke organizacije.

DEPRECIATION-amortizacija. Obračunati gubitak vrijednosti imovine zbog starosti, trošenja zbogkorištenja, kvara ili zastarjelosti.

EMPLOYMENT DIRECTORATE GENERAL- opća uprava za zapošljavanje u eu komisiji. Nadležna za razvoj politike, ocjenu i korištenje sredstava ESF-a.

FINANCIAL CONTROL DIRECTORATE GENERAL- opća uprava za financijsku kontrolu u eur.komisiji. Nadležna za djelotvornu i učinkovitu financijsku kontrolu sredstava Europske komisije.

DISABILITY-invaliditet- Osoba ima invaliditet ako ima "tjelesno ili duševno oštećenje koje, u značajnoj mjeri i dugotrajno, ima nepovoljan učinak na njezinu sposobnost obavljanja uobičajenih svakodnevnih aktivnosti"

3

PROGRAM- znači Operativni program za razvoj ljudskih potencijala.( CARDS, PHARE,IPA)

POMOĆ- je riječ koja obično označava dodjelu sredstava iz programa IPA: projektu se dodjeljuje pomoć iz programa IPA.

CARDS,TACIS- za treće zemlje

PHARE, ISPA, SAPARD,IPA-zemlje kandidatkinje

ZEMLJE ČLANICE-strukturni i kohezijski fondovi, programi zajednice

CIP-program za konkuretnost i inovacije

FP7-sedmi okvir programa za istraživanja i tehnološki razvoj

HELTH-javno zdravlje

PROGRESS-zapošljavanja, ljudska prava

VIABILITY-održivost

CONTRACT-ugovor, provedba projekta, nabava robe, Ugovor-je ključ provedbe

PROJEKT(action)

To je niz aktivnosti čiji je cilj ostvarenje ciljeva unutar određenog vremenskog roka s određenim proračunom. On je jedinstven, provodi se samo jednom za rješavanje jednog ili više jasno definiranih problema da bi nastupila promjena u organizaciji, društvu ili gospodarstvu. Projekt-skup aktivnosti kojim se postiže svrha projekta unutar određenog vremenskog okvira. Program –skup projekata čiji ciljevi doprinose zajedničkom općem cilju poboljšanja situacije u određenom sektoru.

Njegov sažetak-mora imati ciljne skupine, krajnje korisnike, definirane ciljeve, vremenski okvir, definirano upravljanje ljudima i financiranje, sustav monitoringa i evaluacije, te razinu financijske i ekonomske analize koja će pokazati da će dobrobiti od projekta biti veće od troškova. Ciljevi moraju biti SMART:

S-SPECIFIC-točno određeni

M-MEASURABLE- mjerljivi

A-ADEQUATE- prikladni

R-REALISTIC-realistični

T-TIMED-vremenski određeni

SUDIONICI- provoditelji ili aplikanti su org ili instit koja je odgovorna za provedbu aktivnosti i ostvarenje rezultata. Partneri inst ili org neposredno sudjeluju u provedbi odgovorni su aplikantu. Ciljne skupine grupa pod pozitivnim utjecajem projekta. Krajnji korisnici dugoročno imaju korist od projekta.

Osnovni sadržaj projekta je- rok, cilj, resursi

Upravljanje projektima- je primjena određenih znanja, vještina, alata u provedbi aktivnosti projekta, a kako bi se zadovoljili zahtjevi ciljeva projekta. To uključuje identificiranje potrebe, postavljanje jasnih i dostižnih ciljeva, balans opsega posla, vremena i troškova, prilagodbu pristupa i planova zahtjevima dionika. GTZ za upravljanje projektima.

4

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM

Metodologija –sustav procesa i tehnika u određenoj disciplini, sadrži ponovljiva najbolja iskustva, predloške i prethodno znanje, stvara okolinu koja omogućava veću šansu za uspijeh. Koristi se za- bolj, brže i jeftinije projektno izvršenje kroz ponovljive procese, manje grešaka, standardne planske aktivnosti, lakši transfer znanja. Usvojila ju je EK 1992g, UPC (upravljanje projektnim ciklusom) je alat za izradu i upravljanje projektima koja se temelji na metodi analiza pod nazivom Logički okvir. Cilj UPC-a je poboljšati upravljanje aktivnostima vanjske suradnje na projektima i programima svih vrsta. UPCje osnovni alat EU za provedbu svih programa i projekata.

PROJEKTNI CIKLUS- utvrđuje ključne odluke potrebne informacije u svakoj fazi, faze su progresivne , svaka treba biti dovršena prije nego sljedeća počne. Svaki se ciklus oslanja na evaluaciju iskustava iz prijašnjih projekata.

1. PROGRAMIRANJE- analiza situacije na nacionalnoj, regionalnoj ili sektorskoj razini. Identifikacija problema, mogučnosti, glavnih ciljeva, prioriteta. Pruža jasan okvir za pripremu projekta. Osnovni dokument je: smjernice za prijavitelje.

2.IDENTIFIKACIJA-ident projektnih ideja koji su u skladu sa prioritetima na nacionalnoj, regionalnoj i EU razina. Procjena relevatnosti i izvedivosti projektnih ideja. Dokumenti su: matrica dionika, problemsko stablo, ciljevi, rezultati, aktivnosti.

3.FORMULACIJA- potvrditi relevantnost i izvedivost ideje , pripremiti izradu projekta. Dokumenti: logička matrica, studija izvedivosti, obrazac za prijavu, proračun.

4. FINANCIRANJE-odluka evaluacijskog odbora o finan projekta, čošćenje proračuna, potpisivanje ugovora o bespovratnim sredstvima. Dokument : ugovor o dodjeli brspovratnih sredstava

5.PROVEDBA-provedba aktivnosti u skladu s ugovorom, izvještavanje donatora(EK) o napretku, sekundarna nabava. Dokumenti : kvartalni izvještaj, izvj s monitoring posjeta, dokumentacija sekundarne nabave.

6.EVALUACIJA-objektivna procjena projekta, identif vanjskog evaulatora, odrediti relevantnost projekta, ispunjenje ciljeva, odrediti daljnje korake. Dokumenti : evaluacijski izvještaj.

PREDUVJET ZA ULAZAK U PROJEKT-Institucionalna sposobnost nositelja projekta tj iskustvo u sektoru u kojem se prijavljuje projekt, tehnički i financijski kapacitet. Prihvatljivost projektne ideje tj da ideja doprimosi prioritetima regionalnih politika u sektoru, da se ideja uklapa u smjernice za prijavitelje, da je potrebna zajednici. Prihvatljivost troškova tj troškovi se mogu uklopiti u limite programa darovnice Vanjski preduvjeti tj donesen zakon, provedena evaluacija.

EU FONDOVI

RH ima pravo na njih zbog zajedničkih interesa od kad je postala kandidat za članstvo u EU, da služi javnom a ne privatnom interesu, radi pripreme za članstvo, pomoć u pregovorima za članstvo(aquis om), da obuči ljudske resurse, uspostavi procese u upravi. Fondovi su sredstva poreznih obveznika građana EU. Dio zajedničkog proračuna EU 126 mil eura-2011. Prosječno godišnje za RH 150 mil eura. Za razvoj zemalja članica, kandidatkinja i trećih zemalja. Oni služe javnom a ne privatnom interesu.

STRUKTURNI FONDOVI- instrument za regionalne strukturne kohezijske politike koja osigurava sredstve za nerazvijene regije,sufinanciranje javnih projekata od strane nacionalnih i regionalnih vlasti.

Pretpostavke-uspostavljen sustav za provedbu fondova, postojanje kapaciteta za izradu i provedbu natječaja, interes za provedbu natječeja, financijski kapacitet koji prati provedbu projekata.

5

RAZLIKE IPA I STRUKTURNI FONDOVI

IPA STRUKTURNI FONDOVI7 godišnje planiranje Godišnje planiranjeProračun EU Vanjski proračunRazvoj i konkurentnost regija Izgradnja institucijasufinanciranje izdašnost

RAZLIKA IPA I PROGRAMI

IPA PROGRAMIZa pojedinačne zemlje Za čitavu EUNacionalni interes Nadnacionalni interesPRAG Pravila programa zajednice

ŠTO JE IPA

IPA, kratica za Instrument za predpristupnu pomoć koji je uspostavljen u srpnju 2006., novi je financijski alat putem kojega se zemljama kandidatkinjama pruža pomoć u izgradnji institucionalnih sposobnosti za učinkovitu provedbu pravne stečevine EU-a (zajednička prava i obveze koje obvezuju sve države članice EU-a), te za pripremu za upravljanje strukturnim fondovima. 7-godišnje planiranje.

Cilj- financirati sve akcije koje će pomoći zemlji da dosegne kriterije , pravila koja postoje na razini EU

PRIORITETI- reforma državne uprave, demokratizacija prava, gospodarske i socijalne reforme, regionalna i prekogranična suradnja, pripreme za upravljanje kohezijskom politikom(smanjenje razlika).

Osnove- veća uloga resornih tijela, upravljanje, prošireno, višegodišnje programiranje, partnerstvo, N+3 pravilo( 3 god da se ulože sredstva ili se ona vračaju u EU)

IPA se sastoji od pet komponenti:

1. komponenta: Pomoć u tranziciji i izgradnja institucija-nema dvojnika u SF(prijenos Acquis-a, popia dostupnih radnih mjesta).

2. komponenta: Prekogranična suradnja-eu fond za reg razvoj(ERDF)

3. komponenta: Regionalni razvoj( promet, zaštita okoliša, regionalna konkurentnost)ERDF i kohezijski fond

4. komponenta: Razvoj ljudskih potencijala- eu socijalni fond

5. komponenta: Ruralni razvoj- eu poljop fond za ruralni razvoj

1. POMOĆ U TRANZICIJI I IZGRADNJA INSTITUCIJA- nastavak PHARE programa , akt usmjerene na izgradnju i jačanje institucionalnog okvira vezanog za usvajanje i provedbu stečevine EU. Korisnici su tijela državne uprave i tijela u javnom vlasništvu. Nema operativnog programa, sažeci su definirani u Financijskom sporazumu.

Nadležno tijelo:SDURF-središnj državni ured za razvojnu strat i koord fondova EU

Provedba: SAFU-središnja agencija za financiranje i ugovaranje

2.PREKOGRANIČNA SURADNJA-akt vezane uz suradnju sa zemljama članicama i korisnicama programa IPA. Prioriteti-prekogr suradnja, razvoj okoliša, gospodarski razvoj, poboljšanje kvalitete života u graničnim područjima, izgradnja institucija za provrdbu EU programa.

6

Nadležno tijelo: MMTPR-Ministarstvo mora, turizma, prometa i razvitka

Provedba : SAFU, ARR-agencija za regionalni razvoj

3. REGIONALNI RAZVOJ- infrastrukturni projekti u sektorima zašitite okoliša i promete, poticanje konkur i reg razvoja( nastavak-ISPA, PHARE)

a)zaštita okoliša-ispunjenje uvjeta iz Heavy Investment Directives u područjima upravljanja vodama, gospodarenje otpadom, kvaliteta zraka

Nadležno tijelo:MZOPUG – min zaštite okoliša, prirode gradit i prostornog uređenja

MRRŠVG- Min reg razvoja, šumarstva, vodnog gospodarstva

Provedba : HR VODE, SAFU, FZOEU-fond za zaštitu okoliša i energetsku učinkovitost

b)promet-sredstva za uravnoteženje

Nadležno tijelo:MMTPR-min mora,turizma, prometa, razvitka

Provedba:HŽ INFRASTRUKTURA, SAFU

c)regionalna konkurentnost-uklanjanje razvojnih poteškoća u slabije razvijenim regijama, mjere jačanja gosp konkur, stvaranje boljih uvjeta poslovanja, potpore malim i srednjim poduzetnicima

Nadležno tijelo:MZOPUG, MRRŠVG,MZOŠ-min znanosti, obrazovanja i športa

Provedba:SAFU

4.RAZVOJ LJUDSKOH POTENCIJALA- mjere usmjerena na poticanje zapošljavanja, obrazovanja, usavršavanja te socijalno uključivanje. Programi- očuvanje postojećih te pov broja novih radnih mjesta. Privlačenje i zadržavanje ljudi u zaposlenosti pov ulaganjem u ljudski kapital, jačanje socijalnog uključivanja.

Nadležno tijelo: MZPŠ, MZSS-min zdravstva i socij skrbi,MINGORP-min gosp, rada i poduzet RH

Provedba:HZZ, ASO-agencija za strukovno obrazovanje odraslih

5. RURALNI RAZVOJ- nastavak programa SAPARD, podupire pripremen aktivnosti za sudjelovanje u zajed poljoprivrednoj politici te ruralni razvoj. Korisnici su-jedinice lokalne samouprave, poljpriv gospod, fizički/pravne osobe ovisno o prioritetnim mjerama. Sad je IPARD-pripremne radnje za provedbu, poboljšanje tržišne učinkovitosti i provedba standarada unije.

Nadležno tijelo: MPŠVG-min poljopriv, ribarstva, ruralnog razvoja

Provedba:IPARD agencija-agen za plačanja u poljop, rib, ruralnom razvoju

VRSTE PROJEKATA 1. Veliki –korisnik je tijelo državne uprave, usluge ugovori, nabave robe i opreme, građevinski radovi. Mali ili sekundarni-grantovi bespovr sred, pozivi za dostavu projektnih prijedloga.

VRSTE UGOVORA-1. Izvršenje radova-građ radovi, ceste, vodovod, kanal. 2. Nabava opreme-opremanje često se vežu uz ugovor o uslugama i radovima. 3.uslugama-konzultantske usluge, edukacija , studije, analize. 4.twinning-ugovori za koje ne postoji tržišna ponuda, vezani su uz prijenos iz EU , službenik kao konzul dolazi u zemlju korisnicu(policija, carina). 5. Bespov sred/darovnice ili grat-promiču politiku iz pravne stečevine EZ i pridonosi općem interesu, direktno finan neprofitne akt

7

krajnjeg korisnika, udruge, komore,mali i srednji poduz, lokalna samoup, instituti, projekt predložen od strane krajnjeg korisnika spada u njegove regularne aktivnosti.

GRANT- za područje razvoja civilnog društva, zapošljavanja, obrazovanja. Najava natječaja annual workprogram for grants in xx year ima jedan krug ali 4 koraka ocjenjivanja. Kriteriji su u guidlines for aplicants. Pobjeđuju niz projekata prema kriterijima prihvatljivosti i akt u uputama za prijavitelje. Objavljuju se pobjednici natječaja award notice.

IPA 1-razvoj civilnog društva, mjere antikorupcija

IPA 2-prekogr suradnja sa srbijom, bih, crna gora, italija, slovenija ,mađarska-prekogr aktiv, zaštita okoliša, socijalna povezanost

IPA3-razvoj poslovne infrastr, bespovr pomoć malom i srednjem poduz, povećanje konkur i pov izvoza

IPA4-lokalna partn za zapošljavanje, mladi na tržištu rada, žene na trž rada, invalidi, zapošljavanje dugotr nezap visokoobraz osoba

MOGUČNOSTI IT FONDOVA-nadzor nad građ uslugama, korisnik granta, partner na projektu granta, korisnik poricaja iz programa IPARD, računovođa, finan savjetnik, voditelj projekta, ciljna skupina.

CALL FOR PROPOSALS-programira državna uprava, zadana tema, traže se prijedlozi projekta koji mogu doprinijeti ciljevima natječaja, iz 1 natj izađe više grant ugovora, svaki ugovor nudi na natječaju problem i rješenje.

GUIDLINES FOR APLICANTS-najvažniji dokument natječaja, definirani kriteriji za dostavu proj prijedloga, i način selekcije projekata, usklađenost proj prijedloga s ciljevima(relev.), prih aplikanata i partnera po vlastitoj procjeni, ciljne skupine, koje dokum treba popuniti, kriterij odabira, upute za slanje.

KAKO PRISTUPITI UPUTAMA- identif natječaj, upoznati se sa uputama ta prijavitelje, proučiti ciljeve, skupinu, aktivnosti, pregled projektne dokum za prijavu, dogovor o partnerstvu, sastavljanje tima, slanje projektne prijave

SADRŽAJ UPUTA-osnova za dodjelu sredstava, ciljevi i prioriteti, raspodjrla finan sredstava, kriterij prihvatljivosti,prihvatljivi podnositelj, partnerstva, prihvatljive aktivnosti, prihv troškova, kako se prijaviti i popratne procedura, obrazac prijave, gdje i koko poslati, rok za podnošenje, dodatne informacijeo prijavi, ocjena i odabir prijava

EVALUACIJSKI ODBOR-provedbena agencija (koordinira), assesor(ocjenjivač), jedinica za provedbu projekta. Agencija obavještava o odluci.

MODUL 2

Kako je nastao pristup logičke matrice- Od 1950-ih provedba razvojnih projekata

Problemi u provedbi: Neopipljivi rezultati, bez utjecaja i održivosti, visoki projektni troškovi, loše upravljanje projektima, nedovoljno sudjelovanje korisnika/dionika u dizajnu , nepovezanost problema i aktivnosti i dr....Potreba za boljim upravljanjem razvojnim projektima.

Povijest pristupa logičke matrice- USAID – alat za evaluaciju projekata od 1970-ih, GTZ – alat za bolje upravljanje projektima, Europska Komisija – zahtjev za korištenjem pristupa logičke matrice od 1992.

8

Što je pristup logičke matrice- Pristup logičke matrice (PLM/LFA) je analitički proces i skup alata koji se koriste za planiranje, provedbu, praćenje i evaluaciju projekata. Strukturirani i skraćeni prikaz svih informacija važnih za projekt. Omogućuje stalnu provjeru logike i argumentacije projekta te nam daje priliku za ispravljanje pogrešaka.Okvir za razmišljanje o projektu.

Koraci u pristupu logičke matrice- Analiza dionika, Analiza problema, Analiza ciljeva, Analiza strategije.

ŠTO JE LOGIČKA MATRICA- PLM kao analitički proces i logička matrica kao proizvod analitičkog procesa. Logička matrica je završni produkt analitičkog procesa i u naravi je jednostavni alat koji sažeto prikazuje sve ključne komponente projekta.Tablica koja sažeto prikazuje sve segmente projekta.Logička matrica izrađuje se na temelju analiza dionika, problema, ciljeva i strategije te sadrži slijedeće elemente:Opis projektnih ciljeva prikazan hijerarhijski odnosno intervencijsku logiku projekta. Ključni vanjski čimbenici važni za uspjeh projekta (pretpostavke). Način na koji ćemo pratiti i vrednovati dostignuća projekta (pokazatelji uspjeha i izvori provjere. Sredstva za provedbu projekta (ljudi, alati, materijali, oprema i sl.) i troškovi projekta

Tablica-opis projekta(opći cilj, svrha, rezultati, aktivnosti), pokazatelji(kako sve to mjerimo i sredstva), izvor provjere(kako će se prikupljati infor., troškovi), pretpostavke(pretpost da je sve postignuto).

U fazi identifikacije: Definiranje razvojnog problema/ problema koje želimo rješavati ili prilike - početna projektna ideja .Testiranje valjanosti naše ideje, njene relevantnosti u odnosu na stvarne probleme koje želimo rješavat.i Alat za uvid u postojeće stanje u sektoru, regiji, zajednici.Ispitivanje mogućih ciljeva i strategija.Daje jasnu sliku što želimo postići, pomaže nam definirati naše ciljeve te ukazuje koji je najbolji put odnosno strategija koja vodi prema cilju.

U fazi formulacije:Omogućuje definiranje plana projekta s jasnim ciljevima, mjerljivim rezultatima i pozitivnim učincima na ciljnu skupinu, aktivnostima, pokazateljima uspjeha, proračunom, upravljačkom strukturom i strategijom upravljanja rizicima .Dokazuje izvedivosti u određenom vremenu i s određenim resursima .

U fazi provedbe -Glavni alat za upravljanje i praćenje projekta

U fazi evaluacije: Po završetku provedbe logička matrica nam služi za vrednovanje provedbe projekta jer sadrži sažeti opis onoga što je planirano, koji se uspoređuje s onim što je stvarno provedeno. Osnova za ocjenu učinaka i utjecaja . USAID alat za evauaciju.l

Participativno planiranje-Uključiti dionike u razradu projekta.Osigurava objektivnost i relevantnost za ciljne skupine.Vlasništvo projekta u rukama lokalnih dionika.Radionice participativnog planiranja uz sudjelovanje svih relevantnih dionika. Cilj radionica participativnog planiranja je izaći s razrađenim okvirom projekta odnosno konsenzusom svih sudionika oko ciljeva i rezultata projekta.

PLM PREDNOSTI-stavlja projekt u širi kontekst, sustavno analizira probleme, logička veza između problema i ciljeva projekta, jasno definira tko će imati koristi od projekta, sažeto prikazuje projekt.

PLM MANE-svođenje ciljeva na jednostavan sljed umjesto stvarne povezanosti,radi se mehanički samo da se ispuni obrazac,problematičan za ljude koji ne razumiju osnovne pojmove.

GLAVNE FAZE-Tijekom faze analize ocjenjuje se i vrši pregled trenutne situacije u području kojim se želimo baviti u našem projektu, a kako bi se kreirala vizija budućeg željenog stanja. Analiza dionika, problema, ciljeva, strategije.

U fazi planiranja projektna ideja razvija se do operativne razine, s uključenim detaljnim popisom aktivnosti i proračunom. Priprema logička matrice,razrada aktivnosti projekta, izrada proračuna.

9

1.FAZA ANALIZE

ANALIZA DIONIKA-Jednostavan analitički proces. Omogućuje provoditeljima projekata prepoznavanje dionika projekta, njihovih interesa i mogućih mjera s kojima možemo osigurati bolju potporu projektu ili smanjiti negativan utjecaj na provedbu projekta. Bolje definiranje naše projektne ideje te dizajniranje projekta usmjerenog prema stvarnim potrebama ljudi i okruženja koje ciljamo našim aktivnostima.

Dionici su pojedinci, organizacije, institucije ili skupine ljudi koji mogu imati značajan interes za uspjeh ili neuspjeh projekta i na koje projekt može utjecati svojim rezultatima, bilo pozitivno ili negativno ili oni mogu utjecati na provedbu projekta, pozitivno ili negativno. Razne društvene skupine imaju različite probleme, sposobnosti, afinitete i interese koje mogu utjecati na provedbu projekta

Ključni dionici su oni koji značajno utječu na ili su neophodni za uspjeh projekta. To su najčešće projektni partneri.

Primarni dionici su osobe ili skupine koji su izravno uključeni u aktivnosti i na koje rezultati projekta izravno ili neizravno utječu. Ovdje je većinom riječ o ciljnim skupinama i krajnjim korisnicima projekta.

Sekundarni dionici su sve ostale osobe, skupine ili institucije koje imaju nekog udjela ili interesa u projektu i na koje projekt izravno ili neizravno utječe svojim aktivnostima i rezultatima (pozitivno ili negativno). Ovdje je većinom riječ o donatoru, ugovornim tijelima, relevantnim institucijama koje provode politike i mjere iz projektnog područja, najvažnijim pružateljima usluga ili proizvođačima, udrugama civilnog društva u projektnom području i sl.

Korisnici: su oni koji imaju koristi na bilo koji način od provedbe projekta i mogu se podijeliti na:

Ciljna/e skupina/e su skupine ili organizacije na koje će projekt neposredno pozitivno utjecati na razini svrhe projekta. Može uključivati i djelatnike partnerskih organizacija

Krajnji korisnici su skupine ili organizacije koji imaju korist od projekta dugoročno na razini društva ili sektora

Projektni partneri su organizacije i/ili institucije koje su odgovorne za provedbu projekta. Ujedno su i dionici, a mogu biti i ciljna skupina

ZAŠTO ANALIZA DIONIKA- Interese svih dionika koji mogu utjecati na projekt ili mogu biti, posredno ili neposredno, pod utjecajem projekta. Potencijalne konflikte i rizike koji mogu ugroziti provedbu projekta. Mogućnosti za povezivanje s dionicima tijekom provedbe projekta kako bi smo olakšali postizanje ciljeva.Skupine koje je potrebno motivirati na sudjelovanje u različitim fazama izrade i provedbe projekta Načine rješavanja sukoba među suprotstavljenim interesnim skupinama.Načine kako unaprijediti projekt i reducirati negativne utjecaje na skupine u nepovoljnom položaju u društvu.

PROVEDBA ANALIZE DIONIKA-Analiza dionika najčešće se radi na početku procesa izrade projekta odnosno u fazi analize, ali i kasnije u fazi detaljnog planiranja te u provedbi, praćenju i evaluaciji projekta. Sudjelovanje ključnih dionika i/ili svih dionika ako je riječ o kompleksnom projektu. Tri osnovne metode: radionice, fokus grupe i individualni razgovori . Radionica participativnog planiranja-najčešća metoda .

Ključni koraci:Definirati razvojnu temu kojom ćemo se baviti .Identificirati sve one skupine koje imaju značajan interes za potencijalni projekt.Procijeniti njihove potencijalne uloge u projektu,

10

interese i snagu utjecaja na projekt .Utvrditi mogućnosti suradnje i potencijalne sukobe među dionicima te osigurati rješenja za upravljanje dionicima .Analizirati dobivene informacije i ugraditi ih u dizajn projekta.

ALATI ZA IZRADU Matrica analize dionika( dionik i njegove uloge, očekivanja od projekta, kapacitet motivacije, problemi, potrebe, mjere za rješavanje interesa).Vennovi dijagrami(poslodavci, lokalna samouprava, udruge, instit za zapoš) .Matrica važnosti i utjecaja(dionik, utjecaj na projekt, interes) .SWOT analiza(prednosti, slabosti, mogučnosti, prijetnje).

Primjena analize dionika u aplikacijskom obrascu-Kod koncepta (sažetka) – preduvjet za daljnje ocjenjivanje: opis ciljne skupine/krajnjih korisnika, njihovih potreba i ograničenja te relevantnosti projekta za njihove potrebe i ograničenja; participativni postupak; skupine dionika, njihov stav prema projektu i konzultacije s njima. Kod pune aplikacije – poboljšanje stanja ciljne skupine/ krajnjih korisnika (rezultati); dužnosti dionika kod provedbe aktivnosti; sudjelovanje dionika u projektu i razlozi za to.

ANALIZA PROBLEMA-Ključan alat za dizajn i upravljanje projektom. Prikaz negativne slike postojećeg stanja i utvrđuje odnose uzroka i posljedice između identificiranih problema.

Problemska analiza omogućuje nam slijedeće:Bolje razumijevanje uzroka i posljedica razvojne teme/problema kojim se bavimo. Pomaže nam odrediti stvarnu veličinu problema i potencijalne resurse za njegovo rješavanje. Dobro postavljena analiza problema predstavlja jasan temelj za određivanje relevantnih i usmjerenih ciljeva projekta.

Provedba analize-Tri temeljna koraka: Definiranje okvira i predmeta analize tj. definiranje razvojne teme kojom ćemo se baviti (određivanje okvira za našu projektnu ideju). Određivanje glavnih problema s kojima se suočavaju ciljne skupine i korisnici. Vizualizacija problema u obliku dijagrama „problemsko stablo“ koji hijerarhijski prikazuje probleme i stavlja ih u međusobni uzročno-posljedični odnos .

Problemsko stablo je jednostavan dijagram koji prikazuje glavni problem kojeg ćemo rješavati našim projektom, posljedice glavnog problema (prikazuju se iznad glavnog problema) i uzroke (prikazuju se ispod glavnog problema).Između različitih razina problema uspostavljaju se uzročno-posljedične veze. Izrađuje se uz sudjelovanje svih dionika i nezavisnog facilitatora .

Ps koraci- Otvorena rasprava među dionicima o prioritetnim problemima vezanim uz projektnu ideju ili razvojnu temu koja se obrađuje.Ispisivanje pojedinačnih problema na listove papira i na temelju ispisanih problema identificirati početni ili središnji problem kojeg će rješavati naš projekt.Pronaći probleme koji su povezani sa središnjim problemom i započeti s uspostavom hijerarhije uzroka i posljedica.Problemi koji uzrokuju središnji problem navode se ispod glavnog problema dok se problemi koji su posljedica središnjeg problema navode iznad.Ukoliko postoji više uzroka nekog problema onda ih je potrebno staviti na istu razinu u problemskom stablu.Povezati probleme pomoću strelica uzroka i posljedica i na taj način pokazati njihove međuovisnosti.Provjeriti logiku dijagrama i provjeriti s dionicima jesu li obuhvaćeni svi relevantni problemi. Analiza u aplikacijskom obrascu- koncept je temelj za relevantnost koja je uvjet ta daljnji prolaz, jedan od najvažnijih dijelova projekta.

ANALIZA CILJEVA-Dok problemska analiza prikazuje negativne aspekte postojeće situacije, analiza ciljeva predstavlja buduću željenu situaciju koja će se dogoditi provedbom našeg projekta. Negativne

11

tvrdnje, problemi izraženi u problemskom stablu preformuliraju se u pozitivne tvrdnje odnosno rješenja ili ciljeve. Prikaz željene situacije nastale nakon provedbe projektaPomaže nam odrediti ciljeve projekta i za to potrebna indikativna sredstva. Jasno definiran odnos problem-cilj/intervencija.

Stablo ciljeva-Prikazuje pozitivna dostignuća odnosno ciljeve .Konceptualizira se kao pozitivna zrcalna slika problemskog stabla .Hijerarhija uzroci - posljedice postaje hijerarhija sredstva - ciljevi.Provjera valjanosti problemskog stabla. Cilj: pronaći uzroke nečemu što nam se čini glavnim problemom, kako bi se rješavanjem uzroka uklonile ili ublažile štetne posljedice na višim razinama problema.Okupiti glavne dionike koji će sudjelovati na radionici participativnog planiranja. Proučiti ponovno analizu dionika i problemsko stablo. Sve probleme odnosno negativna stanja iz problemskog stabla preformulirati u pozitivna stanja koja su poželjna i realno ostvariva.

ANALIZA STRATEGIJE-Završni je korak u fazi analize .Uključuje odabir strategije koja će nam pomoći da na najbolji mogući način dođemo do željenih ciljeva.Tijekom analize strategije, projektni partneri i ostali dionici odlučuju što će biti uključeno u projekt, a što će ostati izvan fokusa projekta.Definira se obujam projekta: cilj, rezultati i aktivnosti projekta.Što je moguće u danom trenutku provesti uz ograničene resurse i vrijeme.Odlučujemo koji će ciljevi biti UKLJUČENI u projekt. Odlučujemo koji će ciljevi biti ISKLJUČENI iz projekta. Utvrđujemo opći i specifični cilj/ svrhu projekta.Treba utvrditi kriterije za odabir strategije.Uzeti različite moguće strategije u obzir za postizanje željenog cilja.Odlučiti se za jednu strategiju koja će biti naš projekt.

Kako se provodi-Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke?Koje su mogućnosti prepoznate u SWOT analizi, a na kojima bi se trebao graditi projekt?Kojom kombinacijom intervencija ćemo najvjerojatnije postići rezultate i ostvariti koristi?Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad projektnim rezultatima?Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te tehničke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo?Koja opcija je najisplativija?Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja (politike uključivanja, zaštite okoliša i sl.)?

Iz nje dobivamo-Opći cilj, kojim objašnjavamo kako ćemo pridonijeti društvu/ specifičnom cilju programa. Specifičan cilj (svrhu projekta) koji rješava temeljni problem kojim se naš projekt bavi.

2.FAZA PLANIRANJA

Na temelju analitičke faze, projekt se u fazi planiranja detaljno razrađuje,Izrada logičke matrice,Detaljiziranje aktivnosti ,Definiranje detaljnog proračuna .

Logička matrica - Vertikalna logika projekta prikazana u logičkoj matrici pokazuje što se projektom namjerava postići, razjašnjava uzročno-posljedične veze i ističe najvažnije pretpostavke nužne za ostvarenje ciljeva projekta, a koje su izvan kontrole provoditelja projekta.Horizontalna logika projekta prikazuje kako će se mjeriti uspjeh projekta kroz objektivno provjerljive pokazatelje i izvore provjere.

1 stupac (četiri reda): intervencijska logika projekta - Prikazuje hijerarhiju ciljeva i rezultata te aktivnosti koje je potrebno poduzeti kako bi smo proizveli rezultate projekta. Opisuje točne ishode projekta, svrhu naše intervencije te način kako projekt doprinosi ciljevima sektorskih politika .Kada se hijerarhija ciljeva u prvom stupcu logičke matrice čita od dna prema gore, onda se ona može izraziti na slijedeći način (ako-onda kauzalnost):AKO se osiguraju odgovarajući unosi/resursi, ONDA se aktivnosti mogu poduzeti;AKO se aktivnosti poduzmu, ONDA se rezultati mogu proizvesti;AKO se

12

rezultati proizvedu, ONDA će se svrha postići; iAKO se svrha postigne, ONDA bi to trebalo doprinijeti općem cilju.Obrnutim slijedom, možemo reći da:AKO želimo doprinijeti općem cilju, ONDA moramo postići svrhu ,AKO želimo postići svrhu, ONDA moram ostvariti navedene rezultate, AKO želimo ostvariti rezultate, ONDA navedene aktivnosti moraju biti provedene; iAKO želimo provesti navedene aktivnosti, ONDA moramo primijeniti utvrđene unose/resurse .

Opći ciljevi: Predstavljaju doprinos projekta prioritetima politika u nekom sektoru te prikazuju u kojoj je mjeri projekt značajan za društvo s aspekta dugoročne koristi za krajnje korisnike. doprinjeti

Specifičan cilj/svrha projekta: Svrha ili cilj projekta se postiže provedbom projekta, te se očekuje da će njegovi efekti imati održive i dugotrajne koristi za ciljane skupine projekta. Svrha projekta rješava jedan središnji problem te se definira u smislu održivih koristi za ciljnu skupinu projekta. Mora se postići do kraja provedbe projekta. Povećana, poboljšana

Rezultati:Rezultati su "proizvodi"odnosno ishodi poduzetih aktivnosti, kombinacijom kojih će se postići cilj ili svrha projekta. Ostvaren, razvijen

Aktivnosti:Aktivnosti odnosno zadaci koji se moraju poduzeti da bi se postigli rezultati projekta. Educirati, razviti, istražiti.

4. stupac – logičke matrice-Faktori izvan izravne kontrole projekta odnosno voditelja projekta, ali koji su od presudne važnosti za postizanje rezultata aktivnosti, cilja projekta i općih ciljeva,Pretpostavke su vanjski faktori koji moraju biti zadovoljeni da bi projekt mogao polučiti uspjeh i ostvariti dugotrajnu korist ciljnim skupinama,Identificiraju se i preduvjeti koje je nužno ostvariti da projekt uopće krene s provedbom. Pretpostavke se većinom identificiraju tijekom analitičke faze. Analiza dionika i analiza problema nam u ranoj fazi ukazuju na vanjske utjecaje na provedbu projekta kao što su zakonodavni okvir, tehničke i ekonomske mogućnosti te politički aspekti nad kojima projekt neće moći uspostaviti kontrolu, a pretpostavke su za ostvarenje željenih rezultata i cilja.Samo pretpostavke koje će se vjerojatno pokazati istinitim uključujemo u logičku matricu. Na uključene pretpostavke projektni tim ne može utjecati, ali mora pažljivo pratiti njihovo ostvarivanje i planirati potencijalne aktivnosti koje mogu umanjiti rizike od neostvarivanja pretpostavki. Opisuju nužne unutarnje i vanjske okolnosti kako bi se zajamčilo da aktivnosti postignu određene rezultate, a rezultati specifične ciljeve.

2 stupac logičke matrice-Opisuju ciljeve projekta u mjerljivim terminima, kao što su količina, kvaliteta i vrijeme

Pokazatelji nam služe za provjeru izvedivosti ciljeva i rezultata te su osnovni alat za praćenje provedbe projekta kao i za vrednovanje njegovih trajnih učinaka. Trebali bi biti SMART.Svi ciljevi u intervencijskoj logici projekta moraju imati minimalno jedan objektivno provjerljivi pokazatelj.

3 stupac LM- Izvor provjere-Označavaju gdje se i u kojem obliku mogu pronaći informacije o postizanju cilja projekta i rezultata koje opisuju objektivno mjerljivi pokazatelji. Izvori provjere trebaju sadržavati tri temeljne informacije: Kako se prikupljaju informacije npr. iz projektnih izvještaja, evidencije dolazaka na osposobljavanja, posebne studije, istraživanja, službene statistike, potvrde o izvršenim radovima i sl. Tko bi trebao prikupljati/pružati informacije (projektni tim, podugovoreni stručnjaci, nadležni statistički uredi i sl.) Kada/koliko redovito treba osigurati prikupljanje podataka.

3. MODUL

13

Objava natječaja (smjernica i prateće dokumentacije), U relativno kratkom roku (nekoliko tjedana) organiziraju se informativne radionice (pojašnjenje smjernica, osnove pristupa logičke matrice),Pitanja (sva osim prihvatljivosti aplikanta, partnera ili projekta) dostavljaju se mailom ili faksom 21 dan prije roka za predaju projekta.Ponekad se nekoliko tjedana prije roka za predaju projekta organiziraju tzv. “projektne klinike” – stručnjaci pregledavaju logframe ,11 dana prije roka objavljuju se na web stranicama ugovornog tijela odgovori na pitanja. U međuvremenu mogu se objaviti corrigendum-i – izmjene natječaja – redovno pregledavati web stra. Strogo poštivati rok i

načine dostave – proučiti smjernice 1. korak – administrativna provjera: je li poslana sva dokumentacija – i ocjenjivanje concept note-a (min. 30 bodova, rang lista) – dopis i zahtjev za

predaju pune aplikacije – rok! 2. korak – ocjenjivanje aplikacije (min. 12 na financijskom i

operativnom kapacitetu – kriterij odabira + rang lista – kriterij dodjele) – dopis. 3. korak – predaja

dodatne dokumentacije aplikanta i partnera (rok!) - ocjenjivanje prihvatljivosti – dopis. Čišćenje proračuna .Potpisivanje ugovora (tek tada možete biti sigurni da ste dobili projekt).Provedba počinje dan nakon datuma kad je zadnja stranka potpisala ugovor.

Concept note-Izuzetno važan za prolazak projekta – prvi kvalitativni prag koji Vaš projekt mora proći. Prvi korak u ocjenjivanju projekta nakon administrativne provjere. Od ukupno 50 bodova mogućih, treba dobiti minimalno 30. Od projekata s minimalno 30 bodova poredanih po broju bodova, stavlja se crta ispod dvostrukog iznosa ukupno raspoloživih sredstava programa.Sažetak projekta, ograničen na 5 stranica (1 + 3 + 1), minimalnog fonta Arial 10, s marginama od 2 cm na svakoj strani – veliki izazov tako predstaviti projekt!Prije se pisao zadnji (nakon aplikacije), a sada se treba predati prije predavanja aplikacije – procijenjeni proračun koji u konačnici (aplikaciji) ne smije imati varijacije veće od 20% u dijelu sufinanciranja EU-a

Relevantnost-Najvažniji dio concept note-a , Ukupno nosi 30 bodova – teoretski dobra relevantnost s maksimalnim bodovima može omogućiti prolaz u sljedeću fazu, Temelj za projekt, razlog za njegovo iniciranje, rezultat procesa analize, Važno je odgovoriti na sva pitanja!

Kontrolni popis concept note-a-Ispuniti tablicu podacima o prijavitelju i partnerima , Ispuniti popis (“Yes”) s pitanjima o tome jeste li sve napravili što se tražilo, Izjava prijavitelja - pročitati, potpisati, staviti pečat, napisati ime potpisnika i datum potpisivanja, Isprintati concept note, 1 original + 3 preslike, svaki komplet uvezan te snimiti concept note (konačnu verziju koju printate) na CD koji ide kao prilog – ne šalju se logička matrica, proračun niti ostatak aplikacije, Zapakirati, točno adresirati i poslati na vrijeme.

Aplikacijski obrazac-Ako vaš projekt uđe u uži izbor, o tome vas obavještavaju; nakon toga imate 45 dana za predaju cjelokupne aplikacije. Aplikacijski paket: Aplikacijski obrazac (narativni), Logička matrica, Proračun- Ne šalje se nikakva dodatna dokumentacija, bez obzira koliko bi vam mogla ići u

prilog (pisma namjere, članci iz tiska i sl.) Puna aplikacija ne smije se razlikovati od concept note-a

niti u kojem elementu koji je ocijenjen u njemu (relevantnost, ciljevi, rezultati, ciljna skupina, glavne aktivnosti i sl.)Iznos sufinanciranja EU-a ne smije varirati za više od 20% od onog navedenog u concept note-u (postotak sufinanciranja može se mijenjati unutar zadanih pragova kako bi se to postiglo).

14

Metodologija- Uloga i sudjelovanje u projektu različitih aktera i dionika (lokalnih partnera, ciljnih skupina, lokalnih vlasti, itd.) i razloge zašto su im dodijeljene te uloge;Organizacijska struktura i tim predložen za provedbu projekta (po funkciji: nije potrebno uključivati imena pojedinaca);Glavna sredstva predložena za provedbu projekta (oprema, materijali i roba koja se treba nabaviti ili iznajmiti);Stavovi svih dionika prema projektu općenito i aktivnostima posebno;Planirane aktivnosti kako bi se osigurala vidljivost projekta i financiranja EU-a.

Održivost-Objasnite kako će se održivost osigurati nakon završetka projekta. To može uključivati aspekte neophodne za daljnje aktivnosti, ugrađene strategije, vlasništvo, komunikacijski plan, itd. U tome razlikujte sljedeće 3 dimenzije održivosti:financijska održivost (financiranje aktivnosti koje će uslijediti nakon završetka, troškovi održavanja, izvori tog financiranja)institucijska održivost (koje strukture će dozvoliti nastavak rezultata, pitanje vlasništva)politička održivost (poboljšanje legislative, strategije, planova, metoda),okolišna održivost (utjecaj na okoliš, izbjegavanje negativnih učinaka na okoliš).

Opis predlagatelja-Vrlo važan dio aplikacije, Dokazujete svoju operativnu i financijsku sposobnost (kapacitet), Maksimalni broj bodova: 20; potrebno je minimalno 12 da se aplikacija ne odbaciRegistracija u PADOR-u je poželjna, ali još ne obvezna.Podaci o prijavitelju:Javni subjekt – osnovalo ga je neko javno tijelo ,Privatni subjekt – osnovale su ga privatne osobe (npr. udruga građana je privatni subjekt jer su je osnovale privatne osobe). Financijski podaci za zadnja 3 godine, ulupni prihodi, dugoročne i kratkoročne obveze(iz bilance), ukupna bilanca. Broj zaposlenika, članovi upravnog odbora.

Partneri nadopunjuju kapacitete i iskustvo predlagatelja, Partneri aktivno sudjeluju u provedbi aktivnosti, imaju pravo na nadoknadu troškova, Suradnici sudjeluju / pomažu u provedbi projekta, nemaju pravo na nadoknadu troškova, osim putnih troškova i dnevnica, Detaljno navesti podatke o zaposlenicima, ostalim resursima, iskustvu (nadopunjuju predlagatelja), Važno da su partneri sudjelovali u izradi projekta, Važno da su partneri aktivno angažirani u provedbi projekta, a ne samo da statiraju,Potpisane i pečaćene partnerske izjave.

Predlagatelj ispunjava i provjerava dokumentaciju pomoću kontrolnog popisa, Predlagatelj čita, nadopunjuje (projektima koje je predao EU-u za financiranje ili će ih upravo predati) i potpisuje izjavu predlagatelja, Aplikacija se printa, šalje se 1 original + 3 preslike (cjelokupni paket: aplikacija, logička matrica, proračun - uvezani) – kontrolni popis i izjava prijavitelja se odvojeno spaja i prilaže svakom primjerku, Snima se CD s cijelom dokumentacijom: aplikacijom (odvojeni dokument), logičkom matricom (odvojeni dokument) i proračunom (odvojeni dokument), Sve se pakira u kovertu, ispravno adresira (pogledati upute u smjernicama) i šalje/dostavlja na vrijeme.

4. MODUL

Aktivnosti-Prvi put osmišljavamo glavne aktivnosti kod izrade logičke matrice,Aktivnosti vode k rezultatima, rezultati k ciljevima,U sažetku ponovo navodimo glavne aktivnosti, povezujemo ih s rezultatima, definiramo output-e (neposredne rezultate) i vremenski okvir provedbe,U aplikacijskom

obrascu detaljno ih razrađujemo. Aktivnosti i zadaci izriču se GLAGOLIMA.(izraditi, procijeniti,

nabaviti, otvoriti, promijeniti, uvesti, postaviti).Svaka glavna aktivnost ima pod-aktivnosti.

15

U svakom projektu imat ćete sljedeće glavne aktivnosti:Upravljanje/ vođenje projekta – praćenje, koordinacija partnera, izvještavanje, evaluacija. Vidljivost projekta – aktivnosti kojima ćete javnost obavijestiti tko financira projekt (nije isto kao same promidžbene aktivnosti u projektu u svrhu postizanja cilja, npr. tiskanje priručnika s opisom metoda koje ste primijenili u projektu) – ugovorna obveza.Uloga i sudjelovanje u projektu različitih dionika (partnera…..) i razlog zašto su im te uloge dodijeljene. Organizacijska struktura i tim predložen za provedbu projekta. Glavna sredstva predložena za provedbu (oprema, materijali, roba – kupljena ili iznajmljena). Outputi . DOSLJEDNOST kroz cijeli opis projekta .

Vremenski tijek- Trajanje projekta u mjesecima (navedeno i u concept note-u), Ne upisuje se datum početka projekta (to će biti datum potpisa ugovora o financiranju projekta bespovratnim sredstvima). Trajanje pojedinih aktivnosti – realna procjena. Aktivnosti moraju biti u korelaciji s detaljnim aktivnostima iz poglavlja 2.2.1. Upisuje se aplikant/ partner odgovoran za provedbu.

Financiranje-Obrazac sadrži 3 dijela / lista, 1. dio: detaljni proračun (po godinama), 2. dio: obrazloženje troška i same cijene, 3. dio: izvori financiranja . moraju biti-Prihvatljivi (prema uputama za prijavitelje / program), Nužni / potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti, Izraženi u eurima, Visina troška treba se temeljiti na realnim cijenama , Izbjegavati “lump-sums”, dakle treba detaljno razbiti sve troškove, Iznosi su bez PDV-a, Eventualne doprinose u naravi ne upisuje se u proračun.

Neprihvatljivi -porezi i davanja koja odlaze u državni proračun (PDV, carine i sl.);globe, kazne, parnice;operativni troškovi (koji se u praksi najčešće podmiruju iz stavke 'Administrativni troškovi' i to u onom udjelu u kojem projekt čini dio sveukupnih aktivnosti organizacije);rabljena oprema:bankovni troškovi ;tečajne razlike,kamate;doprinosi u naravi/naturi.Neprihvatljiv trošak znači da se on ne može uključiti u proračun projekta.

List 1- 6 glavnih kategorija (budget headings, I razina) i podkategorije (II razina), Glavne kategorije i podkategorije se ne smiju mijenjati / dodavati nove, Sve proračunske stavke moraju biti numerirane, Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proračunsku stavku gdje ima više različitih nabava.Ljudski resursi,, Putni troškovi, Oprema, Lokalni ured, Vanjski troškovi / usluge, Ostali vanjski troškovi (kao građevinski radovi), Rezerva (contingency) može biti maksimalno 5% ukupnih prihvatljivihtroškova (ako postoje građevinski radovi i slične visokorizične aktivnosti). Administrativni troškovi - ne mogu iznositi više od 7% ukupnih prihvatljivih troškova, to su indirektni troškovi koji nisu pokriveni ni jednom drugom proračunskom stavkom (troškovi hladnog pogona, uredskog materijala itd.)

List 2-Treba jasno objasniti svaki trošak , Lijeva kolona tablice (Expenses)- mora biti identična onoj u Sheet 1, Srednja kolona tablice (Clarification of a budget line) je opis troška i uvijek se potrebno referirati na naziv aktivnosti iz aplikacije, Desna kolona tablice (Justification of expenses, estimation) je opis cijene i uvijek se treba pozvati na konkretne iznose / ponudu (u slučaju većih usluga/radova/opreme sugerira se potražiti ponudu)

List 3-Tablica u kojoj se navode izvori financiranja projekta, Applicant’s financial contribution - iznos sufinanciranja aplikanta i partnera ako ih ima, Svakoga treba navesti zasebno s iznosom i postotkom sufinanciranja, Navodi se traženi iznos granta (Commission/EDF contribution sought in this application) , Percentage of total – formatirati kolonu u postotke i 2 decimalna mjesta. Upisuje se redom: ukupni trošak projekta, pa postoci sufinanciranja, i onda formule izračunaju iznose.

16

Zaokruživanje decimala u Excel-u nije prihvatljivo. Ove iznose prepisati u prvi dio aplikacije (ne smije biti odudaranja).

Sufinanciranje-Minimalni (obično 50% - glavni donator) i maksimalni iznos sufinanciranja ,nije dozvoljeno sufinanciranje u naturi (in kind) → dodjeljivanje financijske vrijednosti opremi, uredu ili volonterima koje ćete koristiti u projektu bez naknade,sufinanciranje u naturi se ne unosi u proračun, ali se navodi u opisu projekta kod angažmana partnera i sl.

5.MODUL

Uloge u provedbi-Delegacija Europske Unije u Zagrebu / Europska KomisijaUgovorno tijelo / provedbena agencija.Korisnik bespovratnih sredstava, Partneri na projektu, Ciljna skupina, Podugovaratelji ,Ostali dionici.

S ugovornim tijelom: Potiče se PISMENA komunikacija (vezana uz tehnička, financijska, pitanja nabave, izmjene ugovora itd) Potiče se pismena komunikacija jer ostavlja referentan trag i za korisnike i za ugovorno tijelo .

S partnerima i ostalim dionicima:Središnji projektni tim / širi tim, Mjesečni sastanci, Steering Committee ,Bilješke sa sastanka i potpisne liste ,Odgovorna osoba (management reports).

GRANT UGOVOR-Pravni (ugovorni) odnos , Osnova je projektna prijava (samo dio I. Projekt - Action) Samo je prijavitelj pravno / financijski odgovoran ugovaratelju (partneri nisu) .Opis projekta (s logičkom matricom) ,Opći uvjeti koji se primjenjuju na ugovore o bespovratnim sredstvima za programe za treće zemlje koje financira Europska zajednica ,Proračun projekta , Postupci dodjele ugovora ,Standardni zahtjev za plaćanje i obrazac financijske identifikacije ,Obrazac narativnog i financijskog izvješća ,Obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis posla za verifikaciju izdataka ugovora o bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje financira EZ .

Finalni izvještaj: narativni i financijski, Mogući su dodatni izvještaji: Kvartalno izvješće o napretku projekta (narativno i financijsko), Mjesečni narativni izvještaj, Narativni kvartalni izvještaj.

Vođenje dokumentacije- Glavni registrator (ugovor, tablica tima projekta opisi poslova, detaljni plan rada itd.), Outputi projekta. Sastanci, visibility . Financije (prema proračunu – budget headingu) sa svim popratnim ugovorima, putnim nalozima i ostalima. Izvještaji projekta i sva službena komunikacija uključujući realokacije, Nabava, dokumenti(zapisnici, prezentacije,izvješća, fotografija,potpisne liste).Čuvaju se 7 godina u registratorima. Mora se promicati vidljivost financiranja sa naljepnicana EU i slično. Novac koji nije potrošen vraća se. Time shitove ispunjavaju svi koji rade manje od 100%. Dokazi o isplati plaće.

Putovanja- obrazac za putni nalog iz narodnih novina, EU dnevnice pokrivaju hranu, smještaj, lokalni prijevoz. Izvještaj s putovanja, putni list s kilometrima

Administrativni troškovi-neizravni troškovi, 7%, ne prikazuju se u kvartalnom izvješću, to su uredski materijal, struja, telefon. Moraju biti evidentirani u računovodstvu.

PDV-PDV nije prihvatljiv trošak, osim ako ga korisnik (ili njegovi partneri) ne može povratiti,Korisnik bespovratnih sredstava bi tad trebao pripremiti preslike primljenih Posebnih uvjeta za svakog

17

podizvođača i ovjeriti ih svojim službenim pečatom svaki puta kada oslobađa dobavljača od PDV-a. Korisnik bespovratnih sredstava mora voditi evidenciju o tome koje je sve dobavljače oslobodio PDV-a i predati informaciju nadležnom ministarstvu temeljem izvještaja koji se nalazi u Pravilniku odnosno u provedbenom paketu, Rok za slanje: do kraja svake kalendarske godine, Pogledati Pravilnik i Obrazac tog izvještaja.

Plačanja na projektu-Avans: 80% od troškova prve godine, Interim plaćanja: ako projekt traje duže od godinu dana, Finalno plaćanje: 20% od granta, Ovisno o ugovornom tijelu, programu i sl., tranše plaćanja se razlikuju, Plaćanja izvršava ugovorno tijelo, Rok za plaćanje je 45 dana od primitka valjanog zahtjeva (i odobrenog financijskog izvještaja). Uplata za pred-financiranje će pokriti dio troškova, ali ne i od samog početka projekta, Svi troškovi moraju nastati (datum na fakturi) prije završetka trajanja projekta (osim revizije, evaluacije i troškova povezanih sa završnim izvješćivanjem). Svi se troškovi moraju platiti prije slanja finalnog izvještaja ugovornom tijelu.

Obveza izvješćivanja-Narativni dio treba sadržavati detaljni opis svih aktivnosti . Financijski dio treba pokrivati sve troškove nastale od početka provedbe projekta do kraja izvještajnog razdoblja.

Vrste izvještaja-Kvartalni) interim i finalni,Privremeno (interim) narativno i financijsko izvješće pokriva prvih 12 mjeseci od početka provedbe projekta,Primjenjuje se samo na projekte koji traju 12 mjeseci ili više (ili ako je tako definirano u Posebnim uvjetima ugovora),Rok za slanje je mjesec dana nakon završetka razdoblja (do kraja 13-og mjeseca provedbe).Završno narativno i financijsko izvješće i prilozi su obvezni na kraju SVAKOG projekta.

Kvartalni izvještaj-U prva 3 reda treba unijeti: broj aktivnosti i ime aktivnosti,Vrijeme planirane provedbe, Outputi koji se trebaju ostvariti,Planirane ciljne skupine,povezane rizike.

Financijski izvještaj- Detaljni – po svakom trošenju (čl. 2.1 općih uvjeta ugovora)Zbirni (per item) prema predlošku dodatka VI, Svaki financijski izvještaj koji je predmetom traženja plaćanja od ugovornog tijela mora pregledati revizor (svaki interim/final izvještaj). Iznos trošenj će biti poznat na kraju,do tad unijeti prosječni tečaj.

Promjene ugovora-Promjene ugovora mogu biti: male i značajne, Kad su promjene male: korisnik je slobodan provesti malu promjenu i o tome obavijestiti ugovorno tijelo e-mailom,Ukoliko korisnik nije siguran da li je promjena koju ima velika ili mala, može konzultirati ugovorno tijelo prije provođenja promjene.a velika promjena se može provesti na dan kad zadnja strana potpiše dodatak ugovoru.Addendum ugovora: izmjena trajanja projekta, proračunske izmjene iznad 15%, značajne izmjene aktivnosti projekta itd.

Nedozvoljene promjene- Iznos bespovratnih sredstava definiran u ugovoru se ne može povećati tokom provedbe,Nisu dozvoljene retroaktivne promjene,Osnovna svrha ugovora ne smije se mijenjati,Zahtjev ne smije prouzročiti promjene prvobitnih uvjeta natjecanja !!!

Prilozi izvještajima-Neposredni rezultati projekta (uključujući vidljivosti).Računi i ostale dokazne isprave.Dokazi o svim plaćanjima.Platne liste zaposlenih, evidencije radnog vremena (time sheets), ugovori.Putni nalozi (travel sheets), odnosno liste kilometara službenih vozila.Preslika svih dokumenata iz javne nabave i dokazi o primitku usluga, dobara i radova nabavljenih u sklopu projekta te uvjerenje o podrijetlu opreme, ako je primjenjivo. Izvješće o reviziji (potpisani izvornik), ako je

18

potrebno.Izjava o nastalim kamatama (izvornik kojeg je potpisala banka).Izjava o nastalim prihodima (izvornik kojeg je potpisao korisnik) .Informacije o smještaju opreme (članak 7.3. Općih uvjeta): Izjava o prijenosu opreme ili status vlasništva nad opremom/dobrima, izjavu potpisuju prijavitelj i svi partneri. Evaluacija uspjeha projekta, ako je projekt imao vanjsku evaluaciju.

JAVNA NABAVA-Svi korisnici ugovora o bespovratnim sredstvima smatraju se obveznicima javne nabave. ugovor s financijskim interesom sklopljen u pisanom obliku između ponuditelja i naručitelja čiji je predmet nabave izvođenje radova, isporuka robe ili pružanje usluga naručitelj je dužan javno objaviti nabavu i odabrati ponuditelja u odnosu na pristigle ponude a ne u odnosu na vlastiti izbor ili preferencije.

Nabava financirana iz ugovora o bespovratnim sredstvima naziva se sekundarna nabava.Javna nabava na EU financiranim projektima utvrđena je Praktičnim vodičem kroz procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG) .PRAG propisuje oblik nabave, procedure nabave i načela koja se moraju poštivati prilikom pisanja natječajne dokumentacije i provedbe javne nabave.PRAG zamjenjuje nacionalna pravila javne nabave! ako se javna nabava utvrdi neprihvatljivom, novac se vraća u EU a korisnik sam snosi troškove te nabave.

Vođena je procedurama definiranim u dodatku IV grant ugovora (Annex IV) i principima koji se moraju poštovati u provedbi definiranih procedura. Dodatne poveznice na javnu nabavu navode se u Općim pravilima (General Conditions) grant ugovora i PRAG-u (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EU trećim zemljama).

Anex IV-Definira principe koji se moraju poštovati kako bi nabava bila valjana: opći principi, principi prihvatljivosti, pravila zajednička svim natječajnim procedurama .

Ugovor mora biti dodijeljen: Ekonomski najprihvatljivijoj ponudi u odnosu na kvalitetu, Transparentno ,Bez izazivanje tržišne distorzije ,Bez sukoba interesa .

Sukob interesa-Sukob interesa smatra se svaka situacija u kojoj je onemogućeno nepristrano i objektivno funkcioniranje iz razloga koji uključuju obitelj, emotivni život, političke i nacionalne afinitete, ekonomske interese ili bilo koje druge zajedničke interese sa korisnikom.

Principi prihvatljivosti- Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria):Teritorijalni pristup (Nationality): natječaj je otvoren svim pravnim i fizičkim osobama, pod jednakim uvjetima, iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programa. Ne primjenjuje se na fizičke osobe predložene od strane tvrtke.oprema mora potjecati iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programa. Certifikat o podrijetlu mora se dostaviti za sve komade opreme čija je jedinična cijena veća od 5000 €.

Što je porijeklo?- Derogacija od pravila je potrebna kada se oprema ne proizvodi u navedenim zemljama a zamjena traženog modela nije adekvatna prethodno odobrenje ugovornog tijela.

Natjecatelj mora biti isključen iz natječajne procedure ako je bankrotirao, ako su im poslovi predmet

sudskog postupka, ukoliko postoji sukob interesa; ukoliko je natjecatelj pružio lažne podatke ili nije

dostavio dokaze.

19

Pravila natječajnih procedura-Natječajna dokumentacija mora biti napisana u skladu sa najboljom međunarodnom praksom. Vrijeme predviđeno za dostavu ponuda mora biti dostatno dugo kako bi zainteresirani ponuditelji mogli pripremiti i dostaviti svoje ponude. Svi zahtjevi za sudjelovanjem u natječaju i sve ponude koje se pokažu zadovoljavajuće moraju biti evaluirane i rangirane od strane

odbora za ocjenjivanje ponuda. Evaluacijski odbor: najmanje tri člana (neparan broj), tehnički i

administrativni kapacitet dostatan za davanje mišljenja o ponudama.

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA- dokumentacija koju sastavlja ugovaratelj (tj. grant korisnik) sadrži sve dokumente potrebne za pripremu i dostavljanje ponude ,uključuje opise posla (usluge), tehničke specifikacije (oprema), troškovnike (radovi).

ŠTO NIJE NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA? - Tender / natječaj NIJE pojedinačna proračunska linija iz ugovora o bespovratnim sredstvima , Natječaj je skup stavki koje se mogu kupiti na jednom mjestu (generičkih sličnih stavaka) , umjetno dijeljenje natječaja kako bi se izbjegla pravila nabave je ZABRANJENO .

ANALIZA TRŽIŠTA- Potrebno je dokazati:prihvatljivost ponuditelja (teritorijalni pristup), prihvatljivost opreme (pristup podrijetla) , prosječnu cijenu tražene opreme/radova.Analiza tržišta omogućuje da se usporedi tržišna cijena nabave i cijenu jedne takve potencijalne ponude sa aneksom III. grant ugovora .

Natječajna dokumentacija radovi-Tehničke specifikacije NE SMIJU:sadržavati imena proizvođača (tzv. brand) pogodovanje određenim dobavljačima (kršenje načela fer tržišnog natjecanja), biti krojene specifično za nekog proizvođača (kršenje načela fer tržišnog natjecanja), biti suviše restriktivne definirati minimum kriterija koje tržište može ponuditi a zadovoljava vaše potrebe, Sugestija: kod operativnih sustava i sličnih nabava koristiti izraz „or equivalent”.

Opis poslova treba: Sadržavati sve relevantne informacije potrebne ponuditelju da procijeni svoj input i cijenu, Sadržavati opis projekta (grant), opis traženih usluga (sekundarni ugovor), vremenski period izvršenja, obveze izvještavanja, način komunikacije s korisnikom, područje izvršenja (zemljopisno), …Najvažniji dio opisa poslova (načela javne nabave) su zahtjevi u odnosu na stručnjake: kvalifikacije i vještine kriteriji koje ponuditelj mora ispuniti paziti da ne budu „tailor made” realno procijeniti koja su znanja potrebna da se određeni posao iznese (diploma vs. certifikati?).

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA mora sadržavati osnovne informacije:Rok za dostavu ponuda, Tražene usluge (predmet natječaja) i datume izvršenja,Kriterije za sudjelovanjem u natječaju (nacionalnost, podrijetlo, pravo isključenja ponuditelja/ponuda),Kriterije za dodjelu natječaja,Sadržaj ponude,Uvijete natječaja (pojašnjenje natječajnih uvjeta.

VAŽNO: Sve osobe koje su sudjelovale u izradi natječajne dokumentacije MORAJU potpisati Izjavu o objektivnosti i povjerljivosti!Obrazac Izjave, PRAG/ugovorno tijelo, Ukoliko obrazac nije pohranjen u dokumentaciji projekta, potrebno je dokazati odsustvo sukoba interesa! čuvati zajedno sa natječajnom dokumentacijom 7 godina (revizori).

JAVNA NABAVA

20

1nabava- Najjednostavnija procedura (za sve vrste nabava ispod 10.000 eura), korisnik podugovara dobavljača/izvođača prema svom izboru načelo najveće vrijednosti za novac, načela prihvatljivosti dobavljača/izvođača i načelo prihvatljivosti podrijetla opreme mora se poštovati .

3 ponude - Natječaj nije javno objavljen.Pozivaju se direktno tri natjecatelja po izboru korisnika šalje im se potpuna natječajna dokumentacija.ocjenjivanje se provodi na isti način kao i kod svih drugih natječaja (administrativna, tehnička i financijska provjera) .ukoliko pristigne samo jedna ponuda koja ispunjava tražene kriterije natječajne dokumentacije, ugovor se može zaključiti .

Objava natječaja-Natječaj je javno objavljen (oglas u novinama, internet stranica) – publicitet,lokalni vs. međunarodni (mjesto objave),natječajna dokumentacija na engleskom jeziku,natječaj se sastoji od dva dijela: obavijest o nabavi (Procurement Notice) i natječajna dokumentacija (Tender Dossier),Može biti jednostupanjski (oprema i radovi) ili dvostupanjski natječaj (usluge).

Jednostupanjski natječaj (oprema i radovi): istovremeno se objavljuje obavijest o nabavi (PN) i natječajna dokumentacija (TD), ponuditelji dostavljaju dokaze o zadovoljenju selekcijskih kriterija i svoju ponudu istovremeno.Dodjela natječaja: ponuditelj koji je zadovoljio kriterije i koji je dostavio najjeftiniju ponudu (minimum kriterija iz TS je zadovoljen).

Dvostupanjski natječaj (usluge):objavljuje se obavijest o nabavi (PN): predmet nabave, cijena nabave i selekcijski kriteriji – rok za dostavu iskaza interesa, ponuditelji dostavljaju dokaze o zadovoljenju selekcijskih kriterija , procjenjuju se dostavljeni iskazi interesa i kriteriji (prvi stupanj evaluacije) samo ponuditelji koji su zadovoljili kriterije pozvani su na daljnje sudjelovanje u natječaju (šalje im se cijela natječajna dokumentacija),drugi stupanj evaluacije pristigle ponude i odabir ponuditelja u odnosu na cijenu i kvalitetu .

Trajanje procedura- Dovoljno dugo da zainteresirani ponuđači stignu pripremiti ponudu”.poštovati minimum rokova kako ih propisuju financijska regulativa Europske unije i PRAG (ne ispod 30 dana).

Koraci u javnoj nabavi - Evaluacijski odbor, najmanje tri člana (neparan broj), tehnički i administrativni kapacitet dostatan za davanje mišljenja o ponudama, predsjedavajući (+ tajnik) – bez prava glasa,Evidencija životopisa članova evaluacijskog odbora. Zaprimanje ponuda sve ponude moraju biti zaprimljene/registrirane (točan datum i vrijeme pristizanja ponude),sačuvati sve dokaze o zaprimanju ,ne otvarati do evaluacije, Zašto?,Predmet provjere revizije.

Evaluacija ponuda -Prije sastanka za otvaranje ponuda:, članovi bi trebali biti upoznati sa procedurama i načelima EU javne nabave.upoznati sa predmetom natječaja, odnosno sa natječajnom dokumentacijom,sve ponude pristigle zabilježene,Nije obavezno: pripremni sastanak

članova i predsjedavajućeg. Svi članovi evaluacijskog odbora moraju potpisati Izjavu o

nepristranosti i povjerljivosti!PRAG obrazac.

Administrativna procjena ponuda-utvrđivaje ispravnosti ponuda- prije roka .prihvatljive nacionalnosti/podrijetla.deklaracija ponuditelja potpisana i dostavljena (sukob interesa),dodatni dokumenti (ukoliko se tražilo) dostavljeni.Koristi se administrative compliance grid (yes/no) samo administrativno ispravne ponude mogu ići u korak 2 evaluacije!

21

Tehnička procjena ponuda-tehnička ponuda zadovoljava minimum kriterija iz natječajne dokumentacije, sve tražene usluge su ponuđene,Koristi se evaluation grid (yes/no) jedan „ne” dovoljan je da se odbaci cijela ponuda.Razlika u vrsti nabave: Usluge: ocjenjuje se metodologija i cijena. Radovi/oprema: samo tehnički ispravne ponude mogu ići u korak 3 evaluacije!

Financijska procjena ponuda-Otvaranje financijske omotnice za ponude koje su tehnički usuglašene,Ispravak aritmetičkih grešaka,Odabir ponude -Usluge:ocjenjuje se metodologija i cijena dodjeljuje se ugovor na temelju omjera cijene i kvalitete.Radovi/oprema: kriterij je ISKLJUČIVO najniža cijena tehnički prihvatljive ponude (minimum kriterija iz TS).

Izvještaj s ocjenjivanja-evaluacijski izvještaj sadrži sve detalje postupka ocjenjivanja i sve anekse, prati 3 koraka ocjenjivanja,potpisan je od svih članovi odbora.Ako su dodatna pojašnjenja tražena od ponuditelja u bilo kojoj fazi postoji pisani trag, dostatni vremenski rok za odgovor .CILJ: onome koji čita mora biti jasno kako je donesena odluka (revizija) .

Na što treba pripaziti-nelogičan slijed datuma (datum ponude ne bi smjeo datirati prije poziva na podnošenje ponuda ili nakon roka za podnošenje ponuda, sve ponude nose isti datum, datum ponude ne odgovara popratnim dokumentima…) neobične podudarnosti u ponudama (isti font ponuda, ista zaglavlja, identične cijene, iste “pisane” greške,…)ponude spadaju pod istu konzorcijsku grupu. korištenje fotokopija umjesto originala,rukom dodane “promjene” na originalnim dokumentima.

Dokazivanje prihvatljivosti ponuditelja -Dokumentarni dokazi koji se moraju dostaviti prije potpisa ugovora - dokazuje Deklaraciju ponuditelja (PRAG 3.2.2),izvod iz sudskog registra (nacionalnost),potvrda o nekažnjavanju, potvrda solventnosti, potvrda od Porezne ispostave o plaćenim porezima/doprinosima.U slučaju da se tražila izvedbena/post-prodajna garancija- garancija.

Prije potpisa ugovora, odnosno već pri samoj evaluaciji, voditelj projekta mora još jednom utvrditi da li se ponuda uklapa u proračun projekta.Ukoliko se ne uklapa, može se razmotriti dostatnost sredstava u ostatku proračuna.Ako je realokacija moguća, treba obavijestiti ugovorno tijelo redovnim putem.Ako sve ovo nije moguće – razmatraju se pregovori o cijeni ili ponavljanje natječaja.

Provedba sekundarnog ugovora-nakon potpisa ugovora, potrebno je poslati pisma neuspješnim ponuditeljima ,postupak oslobađanja od PDV-a ,provjera isporučene robe, usluga ili radova

(odgovaraju li narudžbi što se tiče kvalitete). oprema odgovara u potpunosti opremi iz ponude

(provjeriti!) stručnjaci su dostavili „outpute” do roka navedenog ugovorom, plaćanje je izvršeno tek NAKON (svih) traženih usluga, Isporučene usluge / oprema / radovi se moraju koristiti za potrebe projekta .Primitak uvjerenja o podrijetlu najkasnije s prvom uplatom .Izvršavanje plaćanja.

Dokumentiranje isporuke-Potpisani ugovor.Time-sheets i izvještaji konzultanta.Dokazi o izvedbi usluge.Certifikati o porijeklu (ako dobavljač ne može isporučiti, korisnik ne smije izvršiti plaćanje)Dokazi o dostavi opreme / radova.Dokazi o isporuci trenin.Fotografije .

22

23