padroni del proprio tempo parte03
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Padroni del Proprio TempoGESTIRE LE PRIORITÀ, ELIMINARE LE DISPERSIONI,
AUMENTARE L'EFFICACIA
La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste
nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.
Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli
La perfezione è raggiunta non quando non c’è più
niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da
togliere.Antoine De Saint-Exupery
(autore de Il Piccolo Principe)
I principi: legge di Pareto
Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:
l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause
economia: ◦ l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione.
◦ il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.
qualità: ◦ il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali.
◦ l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.
Legge di Pareto: esempi
Legge di Pareto e il tempo
Tempo:
l’80 % dei risultati deriva dal 20%
dello sforzo e del tempo impiegati;
Da studiare:
Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?
Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?
Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.
Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per
il suo completamento
Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività
aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.
I principi: legge di Parkinson
Pareto + Parkinson
Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro
(Pareto)
+Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale
(Parkinson)
Il tempo: una risorsa finita
Il vaso è pieno ?
In termini di tempo, quale verità ci dimostra questo esperimento?
Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto.
Lo strumento: il calendarioAnalisi del calendario
• Quali strumenti ?
• Calendario di Outlook 2003
• Calendario di Outlook 2007
• Gli appuntamenti
Lo strumento: il calendario
Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?
Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.
Aprire Outlook sul Calendario
http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
Calendario: gli appuntamenti
Appuntamento = Azione
Disattivare i promemoria di default◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
Appuntamenti con sé stessi◦ Altri = contraenti forti
◦ Noi = contraenti deboli
Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine
Vision
Mission
Obiettivi
Categorie
Attività
Azioni
Quadrante 1: Urgente-Importante
crisi, problemi, urgenze, emergenze;
Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;
Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4
Vostri suggerimenti:◦
Quadrante 3: Urgente- Non Importante
Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;
Interruzioni, telefonate, certe riunioni
Vostri suggerimenti:◦
Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante
Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle;
Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.
Vostri suggerimenti:◦
Quadrante 2: Non Urgente - Importante
Regno delle persone efficaci ed efficienti;
Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1
Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4
Vostri suggerimenti:◦
Errori comuni
Applicare il metodo LIFO invece del FIFO
Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);
Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti
Dare priorità a lavori facili
Vostri suggerimenti:◦
Overview
La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommaremolto velocemente dal particolare al generale e viceversa.
“agire locale, ma pensare globale”.
Overview dell’anno
Quando: ◦ 1 mese prima
Cosa fare:◦ Definire il PdA
◦ Check ed Act dell’anno trascorso
◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
Overview del mese
Quando: ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese
Cosa fare:◦ Check ed Act del mese trascorso
◦ Studiare il prossimo mese:
Su quali categorie lavoro ?
Quali attività importanti ?
◦ Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )
Overview della settimana
Quando: ◦ venerdì
Cosa fare:◦ Check ed Act della settimana trascorsa
◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview del giorno
Quando: ◦ La sera, prima di chiudere la giornata
Cosa fare:◦ Check ed Act della giornata trascorsa
◦ Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo
◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Vantaggi della Pianificazione
Permette l’anticipazione mentale
Attiva il SAR
Evita le distrazioni
Stimola l’Eustress
Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio
Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità
Vostri suggerimenti ….
Monitorare le pianificazioni
valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente
Cause frequenti di scostamento:◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto
◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo◦ eccedere il n° di attività◦ eccesso di interruzioni non gestite◦ “altri” che tendono a prevaricarci◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?)
◦ scarsa leadership verso i ns. impegni
The End
Arrivederci e buon lavoro
www.luigimengato.com