pejabat bendahari no. semakan: 01 prosedur...
TRANSCRIPT
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 1/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer bagi staf UPM.
2.0 SKOP Merangkumi semua jenis pembayaran pinjaman/pembiayaan kenderaan dan komputer
untuk staf tetap dan kontrak. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Laman Web e-Hakmilik (http://www.fis.com.my/)
Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/
Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.
Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/
Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa.
Kertas Lembaga: LPU 69/98
Minit mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang memberi kelulusan pembiayaan komputer kepada staf kontrak (Petikan Minit Mesyuarat ke-4; Lembaga Pengarah Universiti pada 28/11/98)
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
Kenderaan : Merangkumi van, motosikal, kereta dan pacuan empat roda Komputer : Pembelian komputer termasuk perkakasan dan perisiannya
atau pembelian perkakasan dan perisian bagi tujuan peningkatan komputer
B : Bendahari PK : Pegawai Kewangan yang bergred W41 sehingga gred Jusa C di
bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan PTK : Pembantu Tadbir Kewangan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 2/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
JPJ : Jabatan Pengangkutan Jalan JPJ K3 : Borang penyata pertukaran milikan kenderaan motor secara
sukarela oleh pemunya berdaftar daripada Jabatan Pengangkutan Jalan
JKR : Jabatan Kerja Raya PUSPAKOM : Pusat Pemeriksaan Kenderaan Berkomputer SAGA : “Standard Accounting for Government Agencies” IHRMS
: Intergrated Human Resources Management System
5.0 TANGGUNGJAWAB
Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 3/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
6.0 CARTA ALIR
Mula
Hantar Borang Permohonan
Terima Borang Permohonan
Rekod Di Dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan
Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakkan?
Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan
Kelulusan
Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan
Sedia Fail Peminjam
Terima Jawapan
Penyediaan / Penyerahan Surat Perjanjian Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
Terima Surat Perjanjian Daripada Pemohon
Tandatangan surat perjanjian
Setem surat perjanjian
Penyediaan Baucar Bayaran
Penyediaan / Pengedaran cek
Kemaskini Fail Peminjam
Tamat
Tidak Lengkap / tidak layak
Lengkap / Layak
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
7.15
7.16
7.17
7.18
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 4/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Hantar Borang Permohonan
7.2.1 Lengkapkan borang permohonan pinjaman / pembiayaan seperti berikut:-
Pemohon
a) Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR032/BYR )
atau
b) Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM (SOK/KEW/BR019/BYR)
7.2.2 Dapatkan sokongan / pengesahan daripada Ketua Pusat Tanggungjawab dan hantar borang berkenaan ke Pejabat Bendahari
7.3 Terima Borang Permohonan
7.3.1 Terima dan cop tarikh terima pada borang permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan
PA/PTK
7.3.2 Serah pengakuan penerimaan permohonan pinjaman / pembiayaan yang berkenaan kepada pemohon mengikut format di Lampiran A pada borang permohonan berkenaan.
7.4 Rekod Di Dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan
7.4.1 Rekod penerimaan borang permohonan yang diterima ke dalam Buku Daftar Pinjaman / Pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan
PA/PTK
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 5/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR)
7.5 Semak Maklumat Permohonan Dan Kelayakkan
7.5.1 Semak borang permohonan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR)
PA/PTK
7.5.2 Bagi permohonan yang lengkap dan layak, teruskan ke langkah 7.6
7.5.3 Bagi permohonan yang tidak lengkap / tidak layak, kembalikan kepada pemohon dengan menggunakan Memo Pemulangan Borang Permohonan Pinjaman / Pembiayaan (OPR/BEN/DF048/BYR) untuk tindakan pembetulan
7.6 Pengesahan Maklumat Permohonan dan Kelayakan
7.6.1 Dapatkan pengesahan maklumat permohonan dan kelayakan permohonan daripada pegawai yang bertanggungjawab
PA/PTK
7.7 Kelulusan
7.7.1 Dapatkan kelulusan permohonan daripada Bendahari atau pegawai yang diberikuasa.
BENDAHARI
7.7.2 Semua permohonan yang lengkap dan layak akan diluluskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terima borang permohonan
7.8 Penyediaan / Penyerahan Surat Kelulusan Pinjaman / Pembiayaan
7.8.1 Sediakan surat kelulusan pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).
PA/PTK
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 6/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
7.8.2 Serah surat kelulusan beserta Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN /DF038/BYR) kepada pemohon
7.9 Sedia Fail Peminjam
7.9.1 Sediakan fail peminjam setelah surat kelulusan dan tawaran pinjaman/pembiayaan dikeluarkan kepada peminjam
PA/PTK
7.9.2 Dokumen-dokumen yang perlu ada didalam fail peminjam adalah seperti berikut:-
a) Senarai Semak Dokumen Fail Individu Bagi Pinjaman/Pembiayaan kenderaan (OPR/BEN/SS003/BYR);
atau
b) Senarai Semak Dokumen Fail Peminjam Bagi Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/SS004/BYR)
7.10 Terima Jawapan
7.10.1 Terima jawapan tawaran melalui Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN/DF038/BYR)
PA/PTK
7.10.2 Bagi pembelian / pembiayaan kenderaan baru dan komputer, teruskan ke langkah 7.11
7.10.3 Bagi pembelian kenderaan terpakai, pastikan pemohon mengemukakan dokumen-dokumen seperti didalam Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayan Kenderaan dan Komputer (OPR/BEN/DF038/BYR)
7.11
Penyediaan / Penyerahan Surat Perjanjian Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 7/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
7.11.1 Sediakan surat perjanjian pinjaman / pembiayaan berpandukan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).
PA/PTK
7.11.2 Serah surat perjanjian pinjaman/ pembiayaan kepada pemohon untuk dilengkapkan.
7.12 Terima Surat Perjanjian Daripada Pemohon
7.12.1 Bagi surat perjanjian yang telah lengkap, teruskan ke langkah 7.13
PA/PTK
7.12.2 Bagi surat perjanjian yang tidak lengkap, kembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.
7.13 Tandatangan surat perjanjian
7.13.1 Tandatangani surat perjanjian yang telah dilengkapkan oleh pemohon.
Pegawai Yang Diberi Kuasa
7.13.2 Serah surat perjanjian yang telah ditandatangani kepada pemohon.
7.14 Setem surat perjanjian
7.14.1 Setem Surat Perjanjian yang lengkap berdasarkan Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).
Pemohon
7.14.2 Kembalikan Surat Perjanjian yang telah di setemkan ke Pejabat Bendahari.
7.15 Penyediaan Baucar Bayaran
7.15.1 Semua permohonan pinjaman / pembiayaan kenderaan yang diluluskan hendaklah di bayar dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh terima surat perjanjian yang telah
PA/PTK
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 8/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
disetemkan.
7.15.2 Sedia dan proses baucar bayaran untuk pinjaman/ pembiayaan berdasarkan Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK/KEW-BYR/P009) dan Manual Penyediaan Baucar Bayaran Pinjaman Kenderaan/ Pembiayaan Komputer Melalui Modul Staf Loan (M015).
7.16 Penyediaan / Pengedaran cek
7.16.1 Rujuk prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) untuk tatacara penyediaan dan pengedaran cek.
PTK Seksyen Kewangan
Perakaunan
7.16.2 Cek diserahkan kepada peminjam beserta Daftar Format Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/DF052/BYR) atau Daftar Format Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/DF057/BYR)
7.17 Kemaskini Fail Peminjam
7.17.1 Kemaskini Fail peminjam mengikut Garis Panduan Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan (OPR/BEN/GP011/BYR) atau Garis Panduan Pembiayaan Komputer (OPR/BEN/GP012/BYR).
PA/PTK
7.18 Tamat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 9/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1.
2.
3.
4.
5.
Buku Daftar Batching Baucar/Jernal (Baucar Pembayaran Asal) (Salinan Baucar Pembayaran) Salinan Multiple Jernal (asal) UPM/SKS/IC/KDK@KDM/TAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN Fail Pinjaman Individu
SOK/KEW/BR032/BYR Borang Permohonan Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan Bagi Pegawai UPM
OPR/BEN/DF050/BYR Surat Kelulusan Pembiayaan Pembelian Kenderaan Secara Islam (Al-Bai’ Bithamin Ajil)
atau OPR/BEN/DF051/BYR Surat Kelulusan Pinjaman Kenderaan Secara Biasa (konvensional)
OPR/BEN/DF038/BYR
PTK
PTK Seksyen Kewangan
Perakaunan
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
PTK
Pejabat Bendahari
1 tahun
Pejabat Bendahari
7 tahun
Pejabat Bendahari
2 tahun
Pejabat Bendahari 25 tahun
Pejabat
Bendahari Tidak
kurang daripada 2
tahun selepas
pinjaman selesai
PK
Arkib Negara
PK/Ketua Seksyen
Jawatankuasa Pelupusan
Arkib Negara
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 10/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
6.
Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan Dan komputer
OPR/BEN/DF039/BYR Perjanjian Pinjaman kenderaan
atau OPR/BEN/DF040/BYR Perjanjian Al-Bai’ Bithaman ‘Ajil Untuk Skim Pembiayaan kenderaan Kakitangan UPM
OPR/BEN/DF052/BYR Penyerahan Cek Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer
OPR/BEN/DF053/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan
UPM/SKS/IC / COMTAHUN-BIL MENGIKUT TAHUN
SOK/KEW/BR019/BYR Borang Permohonan Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai UPM
OPR/BEN/DF046/BYR Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Komputer
OPR/BEN/DF038/BYR Jawapan Tawaran Pinjaman / Pembiayaan
PTK
PTK
Pejabat Bendahari
Tidak kurang
daripada 2 tahun
selepas pinjaman
selesai
Arkib Negara
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 11/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
Kenderaan Dan komputer
OPR/BEN/DF041/BYR Memorandum Penerimaan / Perjanjian Skim Pembiayaan Komputer Bagi Pegawai Universiti Putra Malaysia
OPR/BEN/DF057/BYR Penyerahan Cek Pembiayaan Komputer
OPR/BEN/DF037/BYR Arahan Potongan Gaji Pinjaman / Pembiayaan Kenderaan/Komputer
OPR/BEN/DF056/BYR Peringatan Penyerahan Dokumen-Dokumen Pembiayaan Komputer
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/OPR/BEN-BYR/P004
Halaman: 12/12
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMBAYARAN PINJAMAN / PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN KOMPUTER
Tarikh: 22/08/2011
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disediakan dan
Disemak
Diluluskan/ Diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama
Untuk Satu Persijilan
Bendahari WP 03/01/2011
02 01 OPR (10032)
02/2011
Mesyuarat Pengurusan
kali ke-5/2011
Bendahari WP 22/08/2011