plan estratégico de la oficina nacional de defensa pública

1Plan Estratgico de la Oficina Nacional de Defensa Pblica 2015-2019

2Plan Estratgico de la Oficina Nacional de Defensa Pblica 2015-2019 Plan Estratgico de la Oficina Nacional de Defensa Pblica 2015-2019

PLAN ESTRATGICO DE LA OFICINA NACIONAL DE DEFENSA PBLICA

2015-2019

500 ejemplares

Edicin preparada por:

Coordinacin General

Dra. Laura Hernndez Romn

Consultor Internacional

Javier Vallejo Poza

Supervisin

Lic. Dkinson Duverg Tejeda

Diseo, Portada y Maquetacin

Paulette Martnez Bonseor

Impresin

Santo Domingo, Repblica Dominicana

Agosto 2015


ndicePresentacin..........................................................................................................5Introduccin ........................................................................................................7Antecedentes y Contextualizacin.......................................................................9Justif icacin.........................................................................................................17Aspectos metodolgicos....................................................................................21

Recopilacin de informacin y anlisis documental....................................24Definicin de grupos focales.........................................................................25Entrevistas y reuniones participativas de diagnstico institucional............26Taller de Diagnstico......................................................................................27Taller de Planif icacin Estratgica.................................................................28Definicin de indicadores..............................................................................29

Diagnstico.........................................................................................................31Diagnstico institucional................................................................................31Factores crticos.............................................................................................38Anlisis de problemas....................................................................................41

Filosofa institucional.........................................................................................49Objetivos Estratgicos.......................................................................................53


PresentacinLa Defensa Pblica de la Repblica Dominicana cuenta con 12 aos ininterrumpidos brindado servicio a toda la socie-dad dominicana. Al comenzar este ambicioso proyecto, de dotar a nuestro pas de una Defensa Pblica Oficial, fue todo un reto, pues en el pasado existieron otras iniciativas fallidas. Pero ms de un decenio ms tarde, lo que comen-z como un sueo, es toda una realidad.

Con el paso del tiempo se fue extendiendo el servicio de defensa a nuevas jurisdicciones, se fueron estableciendo nuevas estructuras y procedimientos de trabajo, modelo de gestin. Lo que comenz con mucha iniciativa y com-promiso, se transform en una institucin en constante crecimiento y mejora.Desde sus inicios la otrora Oficina Nacional de Defensa Judicial contaba con planif icacin estratgica y plan operativo anual. Lo que entendemos ha sido fundamental para el desarrollo institucional.

Los resultados del trabajo realizado estn a la vista de todos. Pero el xito pasado no se puede convertir en un escollo para plantearnos nuevos retos, o mirar algunos que permanecen latentes. Tal como seala Harold MacMillan: Deberamos util izar el pasado como trampoln y no como sof.

El Plan Estratgico de la Defensa Pblica 2015-2019 constituye un verdadero reto para todos y cada uno de los miembros de la institucin. Haberlo ela-


borado y que la sociedad en su conjunto lo conozca nos compromete con la ejecucin y con el logro de cada uno de los objetivos generales y especf icos consignados.

Existe un compromiso de la Defensa Pblica con el desarrollo institucional y la excelencia en el servicio. Pero tambin este Plan Estratgico se constituye en un llamado a cada hombre y mujer que labora en la institucin a trabajar con la mstica y la vocacin de servicio que nos ha distinguido. Y al termino del 2019 podamos sentirnos satisfechos por haber cumplido con los logros y metas que nos trazamos para los prximos cinco (5) aos.

Quiero agradecer al consultor Javier Vallejo por llevarnos de la mano en el proceso de elaboracin del presente Plan Estratgico. Y esperamos que la Defensa Pblica pueda contar con el concurso del Poder Ejecutivo y el Poder Legislativo, a f in de que le sea asignado el presupuesto necesario para el cum-plimiento a cabalidad del presente Plan.

Muchas gracias.

Dra. Laura Hernndez RomnDirectora de la Oficina Nacionalde Defensa Pblica


Introduccin

E l presente documento contiene el Plan Estratgico de la Defensa Pbli-ca de la Repblica Dominicana para el perodo 2015-2019. Un Plan que comprende los grandes objetivos que guiarn la accin institucional y las lneas de intervencin a travs de las cuales se profundizar en las contri-buciones, siempre pensando en la mejora del servicio y en la generacin de impactos que generen mejoras tangibles.

El documento est estructurado a partir de los siguientes temas:

Antecedentes y contextualizacin.

Justif icacin del Plan y del proceso de elaboracin del mismo.

Detalle de la metodologa adoptada y de las herramientas util izadas.

Diagnstico de la Defensa Pblica de la Repblica Dominicana

Filosofa institucional: misin, visin, valores.

Descripcin del Plan: objetivos generales, objetivos especf icos y l neas de intervencin.


Antecedentes y Contextualizacin

L a Repblica Dominicana est impulsando en los ltimos tiempos una mar-cada apuesta hacia el rigor en los procesos de planif icacin, como he-rramienta decisiva para una gestin eficaz y eficiente. As, desde el ao 2006 se viene desarrollando una profunda agenda de reformas que incluye, en-tre otros aspectos, la introduccin de un nuevo marco legal para los sistemas transversales de planif icacin y gestin f inanciera integrada, que abarca los sub-sistemas de Inversin Pblica, Presupuesto, Tesorera, Crdito Pblico, Compras y Contrataciones entre otros, y proporciona un modelo conceptual que orienta el trnsito desde un modelo tradicional y burocrtico de la admi-nistracin del Estado hacia un modelo moderno de gestin pblica orientada a resultados.

Una de las grandes contribuciones de esta reforma es la Ley N 498-06 de Sis-tema Nacional de Planif icacin e Inversin Pblica, que junto con los decretos No. 493-07 y 231-07, establecen que todas las instituciones del Estado deben preparar los planes estratgicos institucionales que servirn de base para la elaboracin y actualizacin del Plan Nacional Plurianual del Sector Pblico. Estas disposiciones legales definen las lneas generales de los procesos per-manentes del Sistema Nacional de Planif icacin, que delimitan el marco con-ceptual general para el esquema de la planif icacin estratgica que debern abordar las diferentes instituciones. El proceso global puede sintetizarse del modo que sigue:

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Plan Estratgico de la Oficina Nacional de Defensa Pblica 2015-2019 Plan Estratgico de la Oficina Nacional de Defensa Pblica 2015-2019

Establecimiento de prioridades estratgicas y directrices generales

El Poder Ejecutivo elabora una Estrategia Nacional de Desarrollo que contiene la Visin de Nacin a largo plazo, que es convertida en ley por el Congreso Nacional. Sobre esa base el Poder Ejecutivo iniciar el proceso de definicin o ajuste del Plan de Gobierno.

Asignacin estratgica del gasto con base en prioridades y resultados estratgicos

Se identif ican prioridades y resultados estratgicos alineados con la Vi-sin de Nacin y con la Estrategia Nacional de Desarrollo, y se procede a la asignacin del gasto por grandes agregados, definiendo el marco f inanciero a travs del Plan Nacional Plurianual de Inversin Pblica.

Elaboracin del Plan Plurianual del Sector Pblico

Anualmente se actualiza este Plan Plurianual y se acompaa de la defini-cin de la poltica presupuestaria, incluyendo topes de gasto por captulo y organismo, que constituirn parmetros fundamentales para la elabo-racin de los anteproyectos de presupuesto en las instituciones pblicas.

Elaboracin del Plan Estratgico y el presupuesto de las instituciones

Es un proceso que parte del respeto a la poltica presupuestaria antes f ijada y de los topes institucionales de gasto (esto es, ninguna institucin podr en principio exceder su cantidad asignada a la hora de plantear proyectos e iniciativas en su planif icacin). De este modo cada institu-cin debe disponer de su Plan Estratgico -para cuya elaboracin exis-ten tambin unas disposiciones que han de respetarse, siempre en aras

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Plan Estratgico de la Oficina Nacional de Defensa Pblica 2015-2019

de la eficiencia y homogeneidad de los procesos- y tambin de un ante-proyecto de Presupuesto institucional. La planif icacin operativa repre-senta el trnsito desde la planif icacin estratgica hacia el presupuesto.

La Ley N 1-12 de la Estrategia Nacional de Desarrollo determina que los planes estratgicos institucionales deben ser consistentes con esta, con el Plan Na-cional Plurianual del Sector Pblico y con los Planes Estratgicos Sectoriales. Establece adems que cada gestin de Gobierno deber contribuir a la im-plementacin de la Estrategia a travs de las polticas pblicas plasmadas en el Plan Nacional Plurianual del Sector Pblico, en los planes institucionales, sectoriales y territoriales y los presupuestos nacionales y municipales, deter-minando explcitamente la articulacin de dichas polticas con los Objetivos y Lneas de Accin de la Estrategia Nacional.

El Servicio Nacional de la Defensa Pblica est vinculado a la Estrategia Na-cional de Desarrollo 2010-2030 por:

El Primer Eje Estratgico, que procura un Estado Social y Democr- tico de Derecho, con instituciones eficientes y transparentes, al servicio de una ciudadana responsable y participativa, que garantiza la seguridad y promueve el desarrollo y la convivencia pacf ica.

El Objetivo General 1.2, relativo al imperio de la ley y seguridad ciudadana.

El Objetivo General 2.3, relativo a la igualdad de derechos y oportunidades.

El Objetivo Especf ico que alude a garantizar la aplicacin de la ley y la no impunidad mediante un sistema judicial gil, accesible y ef i- ciente.

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La Defensa Pblica de la Repblica Dominicana es una institucin relativa-mente reciente: el Servicio Nacional de Defensa Pblica de la Repblica Do-minicana se crea como tal en el ao 2004 a travs de la aprobacin de la ley N 277 -04, aunque ya desde enero de 2003 se vena brindando el servicio a travs de dos oficinas en el pas, una ubicada en el Distrito Nacional y la otra en Santiago.

Anteriormente exista la f igura del abogado de oficio que se encontraba adscri-to a un determinado tribunal y era asignado a quien lo solicitara en la fase de juicio. Y hubo algn intento de proyecto piloto de asistencia legal gratuita, que no obstante apenas persever por falta de f inanciamiento.

Ya a principios de la dcada de 2000, el Poder Judicial, entendiendo que la defensa, ms que constituir un principio en s misma, es a travs de la cual se garantizan los dems principios bsicos que estructuran el propio sistema procesal penal, decide asumir la creacin de un sistema institucionalizado de asistencia legal gratuita. As, el pleno de la Suprema Corte de Justicia, hacien-do uso de la facultad establecida en el Art. 77 de la Ley nm. 327, de Carrera Judicial de 1998, aprob mediante Resolucin nm. 512, de fecha 19 de abril del 2002, la creacin de la Oficina Nacional de Defensa Judicial, a f in de orga-nizar, dirigir y garantizar la prestacin de servicio de defensa tcnica, prestada de manera eficaz, oportuna, gratuita y permanente, a personas de escasos recursos econmicos. Esta oficina fue creada dentro del rgano judicial, con dependencia administrativa, pero independencia tcnica y funcional.

La posterior entrada en vigor de la Ley N 277-04 cambi la denominacin de la Oficina Nacional de Defensa Judicial por la actual de Oficina Nacional de Defensa Pblica (ONDP). En dicha ley se plante tambin la autonoma fun-cional, administrativa y f inanciera de la institucin dentro del Poder Judicial, permaneciendo dentro de este durante los primeros cinco aos para adquirir

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independencia total pasado ese plazo. Tambin cre la carrera del defensor pblico, no ya como auxiliar de la justicia sino como responsable del rol de lograr la solucin ms favorable al imputado.

La reciente nueva Constitucin de la Repblica Dominicana del ao 2010 en su artculo 176 consagr la institucionalidad de la Defensa Pblica como rgano independiente, administrativa y presupuestariamente, responsable de la tutela efectiva del derecho de defensa, que ha de ser proporcionado atendiendo a los criterios de gratuidad, fcil acceso, eficacia y calidad, para las personas que por cualquier causa no estn asistidas por abogado. Desde siempre la institucin se ha caracterizado por un servicio con elevados niveles de calidad, siempre orientado a la consecucin del respeto a los derechos fundamentales y el debido proceso, y ha adquirido un importante prestigio y reconocimiento tanto internacional como entre los diferentes operadores del sistema.

El ejercicio de elaboracin de un Plan Estratgico no constituye una experien-cia novedosa para la Defensa Pblica, que ya previamente haba diseado e implementado un plan estratgico para el perodo 2011-2015.

De hecho desde sus inicios, la Defensa Pblica ha contado con planif icacin estratgica y sus correspondientes planes operativos. La institucin es plena-mente consciente de que estos procesos constituyen un medio fundamental para transformar la realidad y permiten orientar acciones de cambio hacia el logro de metas u objetivos, estableciendo itinerarios e indicadores de segui-miento y monitoreo y asignando recursos y esfuerzos, atendiendo a criterios de racionalidad. En ese sentido, el nuevo Plan Estratgico 2015-2019 represen-ta una herramienta de continuidad y un instrumento para la profundizacin en los procesos y en los procedimientos que han de llevar a la consolidacin de la institucin y al cumplimiento de aquellos elementos de mejora que tengan un importante impacto e incidencia.

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El Plan Estratgico 2011-2015 defini tres grandes lineamientos estratgicos:

Consolidar la autonoma institucional

Mejorar los servicios de asistencia judicial en materia penal

Generar un sistema de asistencia legal y judicial

Cada uno de estos lineamientos se habra de concretar en varios objetivos especf icos y en varias lneas de accin prioritarias. Los objetivos especf icos fueron los siguientes:

Consolidar la autonoma institucional Fortalecer las relaciones interinstitucionales polticas y secto riales tanto nacionales como internacionales. Fortalecer la estructura organizacional y funcional de la ONDP. Lograr el aumento del presupuesto de la ONDP.

Mejorar los servicios de asistencia judicial en materia penal Mejorar las distintas reas de recursos humanos. Expandir la cobertura. Mejorar la atencin de usuarios en todas las reas del sistema penal (sistema policial, judicial y penitenciario). Mejorar los sistemas de administracin y organizacin de la institucin.

Generar un sistema de asistencia legal y judicial Levantar informacin por medio de estudios de campo para identif icar las reas que requieren de asistencia legal y judicial. Disear el sistema de gestin funcionamiento y organizacin

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de los nuevos servicios. Diseo de los instrumentos normativos y soporte reglamentario de estas nuevas funciones. Diseo y generacin de un plan piloto para la instalacin gradu- al de los nuevos servicios.

Fue un Plan Estratgico que responda al reciente reconocimiento institucional y que se gest en un proceso en el cual tambin se revisaron la misin y la visin, adaptndolas a la nueva caracterizacin de la Defensa Pblica. Un Plan adaptado a las circunstancias y a las particularidades propias de una institu-cin incipiente, an en pleno proceso de consolidacin.

En el momento actual, la Defensa Pblica se enfrenta al reto de la consolida-cin, una vez asentada su independencia y afirmado su rol en el contexto del sistema de justicia. El Plan Estratgico 2015-2019 pretende ser un Plan cuyos enfoques fundamentales se centren en el usuario del servicio de la Defensa Pblica la administracin de justicia y en la mejora de la gestin, y desde esa perspectiva intentar dar cabida a todos los desafos. Por ello todo el proceso de elaboracin del Plan est orientado a la definicin de unos objetivos realis-tas, alcanzables, rigurosos, bien estructurados, pero unos objetivos, en suma, que permitan contribuir a la generacin de verdaderos impactos que redunden en un mejor servicio de tutela efectiva.

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Justificacin

H oy en da la planif icacin estratgica es un proceso decididamente con-sustancial al desempeo de cualquier institucin madura y fortalecida. Y es que la planif icacin proporciona un marco de referencia slido para toda la actividad organizacional, permitiendo concentrarse en lo esencial y facilitando la definicin de un horizonte en el que toda accin est encami-nada hacia la generacin de logros o resultados que contribuyan a los objeti-vos establecidos como expresin f inal del escenario hacia el que se pretende confluir.

Cuando no existe planif icacin aparecen varias consecuencias indeseables:

Tendencia hacia una actuacin informal centrada en la inmediatez, con frecuente desconexin entre programacin y ejecucin.

Abuso de la centralizacin como manera de soslayar la escasez de procedimientos claramente definidos.

Ausencia de procesos de priorizacin sistematizados.

El proceso de aprobacin y puesta en marcha de actividades concre- tas adolece de cierta falta de sistematizacin y se desconecta con frecuencia de la programacin formulada.

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La ejecucin presupuestaria queda desligada de la formulacin del Plan Operativo, de modo que no todo lo que se planifica es finalmente implementado.Falta de comunicacin y retroalimentacin hacia los departamentos y oficinas y escasa coordinacin entre las mismas.

Carencia de un sistema de evaluacin y seguimiento que permita me- dir los avances y contrastar las expectativas.

De ah que, la profundizacin en el vnculo entre planif icacin y ejecucin se haga imprescindible, de tal manera que desde las primeras etapas exista un compromiso hacia una programacin vinculante en la que lo que se hace es, esencialmente, lo que previamente se ha planif icado.

El Plan Estratgico es la base sobre la que se asienta toda la planif icacin institucional. Marca el camino por el cual se propone transitar una institucin y constituye el pilar sobre el que se asienta la orientacin de la accin institu-cional.

Con esta consideracin, el Plan Estratgico debe necesariamente adoptarse como fuente de gua e inspiracin y como referente permanente de todo pro-ceso encaminado a llevar a la prctica acciones concebidas para la obtencin de objetivos y resultados. La planif icacin estratgica constituye un medio fundamental para transformar la realidad: se trata de un sistema integrado de decisiones que permite orientar un proceso de cambio hacia el logro de deter-minadas metas u objetivos. La planif icacin estratgica proporciona la nece-saria direccionalidad al cambio deseado, estableciendo itinerarios y asignando recursos y esfuerzos atendiendo a criterios de racionalidad. Todo Plan Estrat-gico se presenta como una herramienta fruto del consenso institucional, cuya pretensin principal es enmarcar y orientar las iniciativas que en los prximos

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aos se pondrn en marcha para avanzar hacia la consecucin de las metas que la institucin se ha f ijado como prioritarias y esenciales.

La planif icacin estratgica se concretar posteriormente en la planif icacin operativa, pues esta ltima representa el trnsito desde las lneas estratgicas hasta la ejecucin de las actividades programadas para contribuir al logro de los objetivos propuestos. A travs del proceso de planif icacin operativa se ponen en marcha la visin y la estrategia, de ah la importancia de habilitar un proceso que asegure la eficacia y eficiencia a la hora de disear la programa-cin de cada ao.

As, la planif icacin operativa debe estar plenamente vinculada a las lneas de intervencin y a los objetivos estratgicos, de forma que todas las actuaciones de la institucin se encuentren referenciadas al Plan Estratgico y alineadas con sus objetivos. De este modo se consolida el vnculo entre los contenidos del Plan Estratgico y la accin cotidiana institucional, y se garantiza que dicha accin est al servicio del cumplimiento de los objetivos estratgicos que se han marcado.

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Aspectos metodolgicos

E l punto de partida para la definicin de las metodologas viene determi-nado por la consideracin del resultado que se desea obtener, que no es otro que disponer de un documento claro y bien estructurado que delimite un marco de referencia para la definicin de las acciones que la Ofi-cina Nacional de la Defensa Pblica va a acometer en los prximos aos y los logros y objetivos a que espera contribuir con tales acciones.

Este marco de referencia se organiza a partir de la siguiente estructura:

PERFIL INSTITUCIONALQu es el F PB y qu le caracteriza?

PRINCIPIOS RECTORES n qu creemos? / alores de la institucin

VISIN qu aspiramos? / ontribucin a la sociedad

MISIN ebilidades

OBJETIVOS ESTRATGICOS GENERALES Y

OBJETIVOS ESPECFICOSQu queremos lograr?

LNEAS DE INTERVENCIN mo lo lograremos?

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Al mismo tiempo, desde el primer momento se tuvo consciencia de que la Ofi-cina Nacional de la Defensa Pblica no deba limitarse a asumir un rol pasivo en el proceso, un papel donde el input principal- el Plan Estratgico- le viniera dado, sino que deseaba en todo momento:

Ser protagonista de todo el proceso, implicndose activamente en el proceso de identif icacin, diseo y estructuracin de los objetivos estratgicos.

Capacitarse sobre las herramientas y metodologas que se habran de aplicar en ese proceso.

Empoderarse para poder emprender, con pleno sentido de apropiacin, cualquier proceso similar de manera autnoma en el futuro (si bien siempre en estos ejercicios resulta oportuno y conveniente el apoyo y la participacin de alguien externo).

En coherencia con lo planteado, en las metodologas y las dinmicas disea-das para desarrollar las distintas etapas del proceso de elaboracin del Plan Estratgico se ha tenido muy en cuenta, desde el principio, la bsqueda de la mxima empata e implicacin del personal de la Oficina Nacional de la Defen-sa Pblica. Y se ha optado por una participacin intensiva, participacin esta que ha concedido a un grupo clave de la institucin la oportunidad clara de aportar sus valoraciones y percepciones y en definitiva de contribuir tanto al diagnstico como a la definicin de los diferentes contenidos del Plan. Cabe destacar en este punto la especial participacin de los coordinadores. Los coordinadores de todo el pas han tenido ocasin de concurrir activa-mente en este proceso, a travs de una participacin decisiva en el taller de diagnstico. Igualmente ha sido intensa la participacin de la Direccin, los

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principales departamentos y coordinadores de la Oficina principal, con una implicacin estrecha en todas las etapas de elaboracin del presente Plan.

En todo momento se estimul vivamente la participacin y para ello el primer compromiso es la informacin: los participantes se involucran ms profun-damente si se siente partcipes y protagonistas de un proceso, si conocen el contexto global en el que se enmarca el ejercicio en el que se les conmina a tomar parte y si entienden con claridad tanto el proceso como el ejercicio del que forman parte. Conocer los pormenores y la justif icacin de cada etapa del proceso de formulacin del Plan Estratgico y sentirse parte activa de dicho proceso refuerza el sentido de pertenencia institucional y favorece la implica-cin en el resultado (y en los posteriores planes operativos que lo concreten). Desde la perspectiva del Plan, contar con el mayor nmero posible de insumos y aportaciones es positivo y enriquecedor; as se refuerza adems la implica-cin y apropiacin por parte de quienes han contribuido.

Por todo ello, en la metodologa adoptada se consider un enfoque caracteri-zado por:

Implicacin e involucracin del mayor nmero de protagonistas en el proceso, con especial atencin hacia una destacada participacin de los coordinadores y de los responsables de los departamentos ms representativos de la institucin.

Estrecha colaboracin con la Direccin General, la Sub-direccin Tcnica y la Coordinacin de Carrera y Desarrollo, respetando su liderazgo y aprovechando su experiencia y capacidades.

Espritu participativo e integrador, en busca de un Plan Estratgico slido que constituya una gua consensuada para el accionar institucional.

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Aplicacin de herramientas y mtodos exhaustivos y r igurosos con vistas a la obtencin de una informacin completa y de calidad, propor- cionando datos cualitativos y cuantitativos a partir de tcnicas riguro- sas y de una apuesta decidida por la implicacin y la participacin.

Utilizacin de metodologas contrastadas para la definicin de los objetivos y lneas del Plan Estratgico, con especial atencin a las tcnicas desarrolladas en los diferentes talleres y entrevistas.

Desde el inicio de los trabajos hubo una interaccin intensa con la Direccin de la institucin, con f ines tanto de organizacin y coordinacin general de todas las etapas como de validacin y ajuste de las diferentes metodologas y pro-puestas. Esta interaccin fue una constante a lo largo de todo el proceso que ha llevado a la elaboracin del presente Plan Estratgico y permiti disponer de una retroalimentacin y un aporte de valor aadido importante.

Este enfoque se concret en la aplicacin de distintos instrumentos e iniciati-vas:

Recopilacin de informacin y anlisis documentalEl primer paso consiste necesariamente en proceder al repaso y recopilacin de la informacin relevante necesaria para profundizar en el contexto y el mar-co de referencias actual del Servicio Nacional de la Defensa Pblica, informa-cin entre la que destaca:

Constitucin de la Repblica Dominicana del 2010.

Ley No. 1-12 sobre la Estrategia Nacional de Desarrollo 2030.

Ley N 498-06 del Sistema Nacional de Planificacin e Inversin Pblica.

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Ley N 277-04, que crea el Servicio Nacional de Defensa Pblica.

Reglamentos de desarrollo.

Plan Estratgico de la Defensa Pblica 2010-2014.

Documentos de planif icacin operativa.

Organigrama y manuales de procedimientos y de funciones.

Cdigo de comportamiento tico del Servicio Nacional de la Defensa Pblica.

Otros documentos relativos a procedimientos institucionales. Posteriormente se sistematiz la informacin, ordenando y estructurando aquellos contenidos imprescindibles para de ese modo disponer de un marco contextual slido de cara al desarrollo de los distintos procesos y a la propia elaboracin del Plan Estratgico.

Definicin de grupos focalesDe cara especialmente a la labor previa de anlisis y diagnstico de la si-tuacin del Servicio Nacional de la Defensa Pblica, imprescindible antes de iniciar la definicin estricta del Plan Estratgico, resultaba importante conocer la percepcin y valoracin no solamente de los defensores y del personal de la propia institucin y de sus departamentos ms directamente implicados en los procesos de planif icacin sino tambin de usuarios y otros actores tanto del sistema de administracin de justicia como externos- que por su conexin o conocimiento de la actividad de la Defensa Pblica estaban en disposicin de aportar perspectivas e inputs de util idad para la elaboracin de este Plan Estratgico.

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Para ello se procedi a la definicin de grupos focales, resultando dos grandes bloques principales:

Actores del sistema de administracin de justicia: Poder Judicial y Procuradura General de la Repblica/Ministerio Pblico.

Actores externos: asociaciones y organizaciones de la sociedad civil, destacando por su especial vinculacin la Fundacin Institucionalidad y Justicia.

Con relacin a estos dos grupos se procedi a la organizacin y realizacin de entrevistas individuales.

Entrevistas y reuniones participativas de diagnstico institucionalCon la f inalidad de reunir el mayor nmero de informaciones y percepciones posibles, relativas al contexto y al estado actual de la Defensa Pblica, as como sobre sus retos y prioridades ms inminentes, se celebraron numerosas entrevistas y reuniones participativas, en el marco del proceso que habra de conducir al diagnstico y a obtener una primera orientacin sobre los proble-mas cuya resolucin o mitigacin tendra un mayor impacto o incidencia sobre el servicio.

Estas entrevistas se desarrollaron de forma semi-estructurada, y en ellas se trataron los avances ms signif icativos en la Defensa Pblica en los ltimos aos, los retos principales a que se enfrenta, las debilidades y fortalezas ms representativas, los elementos que ms conviene reforzar o los riesgos y ame-nazas del contexto y el entorno.

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Taller de DiagnsticoSe celebr un taller participativo orientado hacia el diagnstico y la reflexin institucional. Dicho taller cont con una participacin de ms de 40 personas, entre las cuales estaban los distintos coordinadores y los responsables de los principales departamentos de la ONDP.

El objetivo fundamental de este taller, enmarcado en el contexto del proceso de elaboracin del nuevo Plan Estratgico, fue que los integrantes de la ins-titucin pudieran transmitir de manera directa su percepcin sobre los pro-blemas y necesidades del entorno en el que deben desempear sus diversas funciones y competencias. De este modo se podran generar aportes valiosos encaminados a encontrar soluciones a las dif icultades que pudieran enfrentar en el ejercicio de sus labores, as como ideas orientadas a mejorar la gestin y el funcionamiento de la propia institucin.

Para ello era importante disear dinmicas idneas que garantizasen que el proceso de participacin fuera interactivo y gil, de manera que los participan-tes se implicasen en la contribucin al nuevo Plan Estratgico y queden empo-derados para potenciar su idoneidad y eficacia. Estas dinmicas se pusieron al servicio de los siguientes bloques de trabajo:

Deteccin de factores crticos

Diagrama de implicaciones

Identif icacin y anlisis de problemas

Diagnstico interno y externo

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Taller de Planificacin EstratgicaEl Taller de Planif icacin Estratgica ha sido el eje fundamental del proceso participativo para la elaboracin del Plan Estratgico y en l se procedi a va-lidar y completar el diagnstico (incluyendo la relacin de factores crticos y de problemas principales conectados con ellos), a revisar y por consenso modif i-car la f i losofa institucional llegando a la definicin de una nueva misin, visin y valores, y a definir la estructura bsica de objetivos estratgicos y objetivos deseables de intervencin.

El Taller cont con una participacin muy representativa, que se caracteriz por su intensa implicacin y colaboracin. Las dinmicas desarrolladas per-mitieron trabajar sobre los apartados siguientes:

Validacin de factores crticos Partiendo de las informaciones generadas en el taller de diagnstico y en las entrevistas individuales, se procedi a validar los factores cri- res crticos resultantes, esto es, la relacin de aspectos que presentan un mayor impacto o incidencia y sobre los cuales ser posible articular lneas de mejora que redunden decididamente en impactos tangibles.

Anlisis y estructuracin de problemas e implicaciones Al igual que en el apartado anterior, se parti de la relacin de proble- blemas ya detectados, procediendo a su validacin y priorizacin y profundizando en sus implicaciones, sin perder la conexin con los factores crticos y con los elementos susceptibles de generar mayor impacto.

Definicin de objetivos estratgicos Para ello se cont con la base de la sistematizacin de los insumos ya obtenidos:

Diagnstico institucional

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Retroalimentacin de las entrevistas individuales Aportaciones recibidas en el taller de diagnstico Informacin recopilada a partir del trabajo de gabinete Factores crticos detectados Problemas principales

Dichos insumos fueron sistematizados para obtener una agrupacin por m-bitos temticos o estructurales, a partir de los cuales se trabaj, procurando obtener una estructura representativa y slida, en la definicin de objetivos.

Orientacin sobre lneas de intervencinUtilizando tcnicas de planif icacin en cascada se profundiz en cada uno de los objetivos estratgicos resultantes, procurando obte-ner orientaciones sobre los objetivos de intervencin que habrn de conducir a la consecucin de los mismos. De este modo los partici-pantes del taller proporcionaron, a travs de su intensa implicacin y aportaciones, la base para la estructura del nuevo Plan Estratgico, que se habra de perfilar posteriormente a partir de diferentes mati-zaciones y ajustes.

Definicin de indicadoresUna de las tareas ms complejas, a la par que fundamental, fue la elaboracin de los indicadores para determinar el grado de cumplimiento del Plan Estra-tgico, destacando las metas reveladoras del logro de los objetivos definidos. Para proceder a su definicin se formul una propuesta por parte del consul-tor que fue posteriormente revisada y validada, con el objetivo de contar con indicadores claros, slidos, sostenibles, que dispongan de una lnea de base y de fuentes de verif icacin definidas y que no tengan excesiva sensibilidad a factores exgenos.

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Diagnstico

Diagnstico institucionalTodo proceso de planif icacin institucional debe partir de un conocimiento exhaustivo, riguroso y actualizado del estado en que se encuentra la orga-nizacin. En definitiva, es imprescindible desarrollar un diagnstico que de-termine cul es la situacin, tanto interna como de contexto, sobre la cual se articularn las acciones resultantes del proceso de diseo y estructuracin del Plan Estratgico -a travs de su concrecin en los documentos posteriores de planif icacin operativa- y cules son las lneas susceptibles de mejora que conviene abordar.

La herramienta clsica para desarrollar estos diagnsticos es la matriz FODA, cuyo objetivo consiste en identif icar las debilidades y fortalezas actuales, as como las amenazas y las oportunidades concurrentes. En unos casos sern los elementos facilitadores y palanca para avanzar (las fortalezas), en otros los referentes de las direcciones a tomar (las oportunidades). Del mismo modo, las debilidades indican los elementos a corregir o mejorar, siendo por ltimo las amenazas el conjunto de aspectos a mitigar o reducir.

Con la f inalidad de configurar una matriz lo ms completa posible tuvo lugar un taller de diagnstico y varias entrevistas individuales, como ya se describi en el apartado relativo a los aspectos metodolgicos.

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En todo momento se busc la mxima participacin para obtener una impor-tante representatividad y la mejor expresin de las percepciones. De este modo se pudo trabajar sobre debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, enumerando los elementos que a su juicio permitan delimitar el contexto y la caracterizacin de la Defensa Pblica. Una vez elaborados estos diagnsticos, se procedi a una priorizacin por consenso para determinar qu aspectos habran de configurar el diagnstico global de la institucin, validando los que suscitaban cierta adhesin y relegando aquellos cuya incidencia o considera-cin no generaba acuerdo. En todo momento se opt por un enfoque extre-madamente participativo y dinmico que estimulara el debate y la interaccin.

Los apartados de la matriz quedan completados del modo que sigue:

Fortalezas

Caractersticas Internas que favorecen y potencian la accin de la Defensa Pblica

Oportunidades

Elementos externos que facilitan o pueden facilitar el accionar de la Defensa Pblica

Amenazas

Elementos externos que repercuten o pueden repercutir negativamente en el accionar de la Defensa Pblica

Debilidades

Caractersticas Internas que dificultan la accin de laDefensa Pblica

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La Oficina Nacional de la Defensa Pblica presenta numerosas caractersticas y elementos internos que pueden ser aprovechados de cara al cumplimiento de los objetivos y resultados. Los principales elementos que cabe conceptualizar como fortalezas son los siguientes:

Reconocimiento y rango constitucional y legal.

Independencia administrativa y funcional.

Lineamientos institucionales definidos.

Transparencia institucional.

Credibilidad en el marco del sistema de Justicia.

Consolidacin del modelo de gestin.

Personal altamente capacitado, comprometido y entregado.

Sistema de carrera definido.

Modalidad de acceso transparente y rigurosa.

Evaluacin del desempeo y sistema de consecuencias.

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Estructura organizativa actualizada y aprobada por el MAP.

Slido sistema de integridad institucional.

Credibilidad ante los usuarios.

Tambin concurren caractersticas y elementos internos susceptibles de me-jora, cuya concurrencia limita o dif iculta el accionar de la Defensa Pblica y la consecucin de impactos y resultados. Los objetivos y lneas de intervencin del Plan Estratgico incidirn precisamente en la mejora de estas debilidades, para que su correccin, junto con el aprovechamiento de las fortalezas, permita favorecer una gestin exitosa que genere todas las contribuciones deseadas.

Las principales debilidades derivadas del diagnstico son las siguientes:

Insuficiente cobertura a nivel nacional.

Falta de personal.

Excesiva desercin y renuncia en el personal de carrera.

Excesiva carga laboral.

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Falta de supervisin suficiente.

Limitacin muy clara de espacios fsicos.

Dbil conciencia funcional.

Escasa proactividad en la aplicacin de lo aprendido.

Poca disposicin de una parte del personal hacia la mejora.

Necesidad de mayor formacin continua.

Debilidad de capacidad gerencial en los mandos medios.

Falta de cumplimiento de todos los lineamientos institucionales.

Procedimientos administrativos muy complejos.

Poco uso de acciones constitucionales.

Como elementos externos principales que pueden coadyuvar a un desempeo positivo en el accionar de la Defensa Pblica, susceptibles de ser aprovecha-

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dos para adquirir un mayor impulso y eficacia, caben citar los siguientes:

Marco legal institucional.

Obligatoriedad del derecho de defensa.

Reconocimiento y validacin por parte de organismos internacio-nales.

Capacidad para interponer acciones masivas o colectiva de ndole constitucional.

Reconocimiento del servicio de la O NDP por los actores del siste-ma de justicia y la ciudadana.

Acuerdos interinstitucionales.

Creacin de mesas de coordinacin interinstitucional.

Capacidad legal de asesora jurdica a las cmaras legislativas.

Acceso de capacitacin en la Escuela Nacional de la Judicatura y otras.

Posibilidad de aumentar la cobertura.

Posibilidad de prestar asistencia en otras reas o asumir asistencia a vctimas.

Mayor acercamiento a la ciudadana.

Posibilidad de disponer de locales en los Palacios de Justicia.

Elevada demanda y baja oferta laboral en el campo del Derecho.

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Los principales elementos externos susceptibles de dif icultar el desarrollo de-seado en el accionar de la Defensa Pblica seran los siguientes:

Limitada asignacin presupuestaria.

Debilidad institucional frente a los rganos de gobierno.

Conformacin obsoleta del Consejo de la ONDP.

Escaso inters de las estructuras polticas por la defensa pblica.

Resistencia de otros operadores del sistema hacia el servicio.

Debilidad del Estado de Derecho (populismo jurdico).

Posibilidad sancionadora de los jueces a los defensores pblicos (Ley N 10-15, artculo 134).

Percepcin negativa y distorsionada del rol y la labor de la defensa pblica.

Desconocimiento del rol de la ONDP por parte de los medios de di-fusin.

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Presin meditica.

Populismo de los medios de comunicacin en casos emblemticos.

Captacin de defensores por otros operadores del sistema.

Factores crticosEl Plan Estratgico 2015-2019 del Servicio Nacional de Defensa Pblica de la Repblica Dominicana pretende ser un plan realista, claro y concentrado en la generacin de impactos sobre la calidad con que se desempean las fun-ciones. Tanto los objetivos estratgicos como las lneas de intervencin deben estar enfocados a la generacin de impactos positivos que representen una repercusin tangible, evitando las formulaciones endogmicas o alambicadas y procurando que exista una diferenciacin clara entre los niveles de objetivo, de resultado y de accin (estos ltimos ya propios de la planif icacin operativa que se inspira y encuentra gua en el presente Plan).

Para ello se hace imprescindible que el diagnstico no solamente contemple la valoracin general institucional sino que descienda a la consideracin de los elementos y problemas que ms estn incidiendo sobre la calidad del des-empeo. Y aqu es donde primeramente entra la reflexin sobre los factores crticos que ms impacto generan sobre el servicio y donde posteriormente se habr de profundizar, una vez analizados los principales problemas que concu-rren en relacin con dichos factores crticos, sobre las lneas de mejora que si se llevan a cabo habrn de garantizar que, en efecto, se est actuando sobre aquellos aspectos de verdadera incidencia y de signif icativa repercusin.

Con el f in de estructurar la identif icacin de tales factores se pueden articular seis grandes ejes o bloques fundamentales, dentro de los cuales se puede adscribir todo el devenir institucional. Tales ejes son los siguientes:

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Cuatro ejes que cubren toda la secuencia del servicio:

Acceso al servicio de Defensa Pblica.

Preparacin y eficiencia del proceso.

Presentacin de recursos.

Asistencia en la ejecucin de la pena.

Y dos ejes como factores ms transversales:

Organizacin y gestin tanto administrativa como de recursos humanos.

Comunicacin y relacin con la sociedad y con otros actores del sistema.

Dentro de cada uno de esos ejes crticos se pueden enumerar a su vez diver-sos factores que de nuevo se caracterizan por su especial trascendencia en tanto que si se incide sobre ellos se generar un impacto representativo sobre la calidad del servicio y, en definitiva, sobre el usuario.

Acceso al Servicio

FACTORES CRTICOS

Accesibil idad f sica y geogrf ica Informacin y orientacin al usuario Atencin al usuario

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Preparacin y eficiencia del Proceso

Presentacin de Recursos

FACTORES CRTICOS

Coordinacin de estrategias Uti l izacin de las unidades de apoyo Gestin del expediente Dil igencia oportuna Cumplimiento de plazos Seguimiento de los casos

FACTORES CRTICOS

Fundamentacin de los recursos Estructura y aspectos formales

Asistencia en la ejecucin de la pena

FACTORES CRTICOS

Seguimiento de la asistencia

Organizacin y gestin

FACTORES CRTICOS

Cumplimiento de los l ineamientos institucionales

Organizacin y distr ibucin de la carga de trabajo

Planif icacin y gestin Motivacin de los Recursos Humanos Supervisin y coordinacin Comunicacin f luida interna

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Anlisis de problemasLa ltima etapa del diagnstico nos lleva a profundizar, una vez definidos los ejes y los factores crticos que concurren en cada uno de ellos, en la identif i-cacin y el anlisis de los problemas que presenta el Servicio Nacional de la Defensa Pblica con relacin a dichos factores crticos. Esta secuencia de trabajo facilita que los problemas detectados verdaderamente se concentren en aquellos elementos que tienen impacto sobre el servicio, que tienen reper-cusin para el usuario.

As, los principales problemas detectados en relacin con los factores crticos previamente identif icados son los siguientes:

ACCESO AL SERVICIO DE DEFENSA

Accesibilidad fsica y geogrfica (presencia de la Defensa Pblica) Falta de cobertura a nivel nacional. Insuficiente nmero de defensores de carrera. Falta de personal administrativo. Limitacin de espacios. Carencia de medios de transporte. Falta de cobertura de asistencia legal en otras reas jurisdiccionales.

Comunicacin y relacin

FACTORES CRTICOS

Interaccin con la ciudadana Coordinacin interinstitucional Conocimiento del rol de la Defensa P- blica

Informacin sobre el servicio

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Informacin y orientacin al usuario Falta de informacin oportuna y efectiva. Poca accesibilidad de la informacin. Carencias de informacin sobre el servicio especialmente en los centros de detencin. Ausencia de mecanismos suficientes de divulgacin. Escasa difusin de las orientaciones acerca de los servicios de la Defensa Pblica.

Atencin al usuario Deficiencia en el trato. Ausencia de especif icidad y personalizacin. Horarios insuficientes. No se proporciona suficiente atencin va telefnica o vir tual. Ausencia de evaluacin de la calidad de la atencin.

PREPARACIN Y EFICIENCIA DEL PROCESO

Coordinacin de estrategias con el imputado Debilidad en la comunicacin efectiva. Disminucin de visitas carcelarias. Incumplimiento del primer contacto. Falta de acompaamiento. Escasa conciencia funcional. Abuso de las terminologas jurdicas que no comprende el imputado. Falta de adaptacin en la transmisin de informacin hacia el imputado.

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Utilizacin de las unidades de apoyo Escasa util izacin de la unidad de investigacin y trabajadores sociales. Falta de unidades en algunos departamentos. Dbil efectividad. Dilacin en el tiempo de respuesta. Falta de iniciativa. Ausencia de supervisin. Dif icultades logsticas.

Gestin del expediente Uso inadecuado y escaso de los formularios institucionales. Escaso recurso a las herramientas para agilizar los procesos del Cdigo Procesal Penal. Ausencia de gestin de entrega de las decisiones jurisdiccionales. Falta de estudio oportuno de las piezas del expediente. Dbil canalizacin de los medios de prueba oportunos. Pocas ejecuciones de libertad por acuerdos plenos. Falta de interposicin de acciones constitucionales.

Diligencia oportuna Ausencia de los defensores en algunos departamentos. Excesivo tiempo transcurrido entre el primer contacto y el seguimiento. Deficiencias en la presencia oportuna del defensor en la audiencia. Dificultades de comunicacin con el imputado en procesos de sustitucin. Falta de agendas sincronizadas. Limitaciones en la comunicacin previa a la audiencia.

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Cumplimiento de los plazos Incumplimiento de plazos en las gestiones procesales. Retrasos en la intimacin al Ministerio Pbico para representar actos consultivos. Dificultades con el cese y con la revisin obligatoria de la prisi- sin preventiva. Falta de aprovechamiento del plazo para la investigacin.

Seguimiento de los casos No instalacin e implementacin del sistema de casos. Falta de acciones para reducir la prisin preventiva. Ausencia de acciones masivas contras las malas prcticas. Escasa colaboracin entre oficinas. Dbil seguimiento de las decisiones que ordenan nuevos juicios. No revisar las medidas de coercin. Incumplimientos del reglamento de sustituciones.

PRESENTACIN DE RECURSOS

Fundamentacin de los recursos Confusin en la identif icacin de motivos. Mal uso de doctrinas y jurisprudencias pertinentes Manejo adecuado de la argumentacin jurdica. Escasa util izacin del recurso de apelacin de medidas de coercin y de casacin.

Estructura y aspectos formales Incumplimiento de plazos de interposicin. Incoherencias en la redaccin. Falta de seguimiento en la tramitacin, f i jacin, conocimiento y decisin.

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Confusin en la estructuracin del recurso de casacin con el de apelacin de sentencia. Falta de informacin al usuario sobre la realizacin y resultados del recurso.

ASISTENCIA EN LA EJECUCIN DE LA PENA

Seguimiento de la asistencia Poca efectividad de las visitas carcelarias. Falta de organizacin de visitas institucionales. Deficiente recoleccin de los documentos de ejecucin de las penas. Falta de control sobre el respeto de los DDHH de los condenados. Escaso seguimiento de la ejecucin de la libertad condicional. Dficit en cuanto a la realizacin de acciones oportunas.

ORGANIZACIN Y GESTIN

Cumplimiento de los lineamientos institucionales Baja conciencia funcional. Incumplimiento de las instrucciones generales. Debilidad en la aplicacin del sistema de consecuencias. Reducido cumplimiento de las pautas mnimas de gestin de los casos. Falta de seguimiento al cumplimiento de directrices.

Organizacin y distribucin de la carga de trabajo Saturacin de carga de trabajo. Desequilibrios en las asignaciones. Insuficiencia de personal. Desercin laboral.

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Planif icacin y gestin Debilidades en la implementacin de algunas pautas del modelo de gestin. Consejo de Direccin con constitucin obsoleta. Necesidad de actualizar y revisar el modelo de gestin. Inexistencia de un departamento especf ico de Planif icacin.

Motivacin de los Recursos Humanos Clima laboral insatisfactorio. Escasez de mecanismos de motivacin. Carencia de estmulos, incentivos y reconocimientos. Falta de empoderamiento y capacitacin de los coordinadores en estos aspectos. Oportunidades externas de carrera.

Supervisin y coordinacin Excesivo paternalismo. Falta de personal en tareas de supervisin. Ausencia de equipos de apoyo para la supervisin. Confusin de algunos coordinadores sobre su rol. Falta de capacitacin especf ica de los coordinadores sobre gestin. Comunicacin poco asertiva y oportuna. Escasa continuidad en la labor de supervisin. Falta de seguimiento de las medidas post-evaluatorias.

Comunicacin f luida interna Ausencia de mecanismos y canales institucionalizados. Falta de f idelidad en la transmisin de informaciones. Retraso en las respuestas ante requerimientos.

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No se recurre al acuse de recibo de correos. Excesivo nmero de llamadas no contestadas o devueltas.

RELACIN CON LA SOCIEDAD Y CON OTROS ACTORES DEL SISTEMA

Interaccin con la ciudadana No hay mecanismos institucionales que aseguren una adecuada relacin o comunicacin con la sociedad. Falta de canales de comunicacin permanente para interactuar con la ciudadana. Escasa promocin y comunicacin.

Coordinacin interinstitucional Escasa aplicacin de los acuerdos y convenios de cooperacin Insuficiente conocimiento y delimitacin de roles. Falta de conciencia de pertenencia global al sistema de administracin de justicia. Escasa institucionalizacin de las mesas de coordinacin.

Conocimiento del rol de la Defensa Pblica Poca presencia en los medios de comunicacin. Escasa difusin de informaciones relevantes en casos emblemticos. Desconocimiento y confusin sobre los roles de los diferentes actores del sistema. Percepcin negativa del ciudadano sobre el papel de la Defensa Pblica.

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Filosofa institucional

E n el marco de este proceso de planif icacin estratgica no ha estimado oportuno proceder a ninguna revisin de la misin, visin y los valores de la institucin, estimando la consideracin de su vigencia dado que su definicin es relativamente reciente y responde a la caracterizacin y a los principios, pretensiones, responsabilidades y retos fundamentales que delimi-tan lo que es hoy el Servicio Nacional de la Defensa Pblica de la Repblica Dominicana. La f ilosofa institucional, por tanto, sigue definida del modo que sigue:

MISIN

Asistimos, asesoramos y representamos de manera permanente y con-tinua a las personas que no tienen abogado por carecer de recursos econmicos o cualquier otra circunstancia, mediante asistencia legal y judicial, brindada de manera tcnica y efectiva por un personal altamente calif icado, confiable y con vocacin de servicio, que promueve el acceso a la justicia, el respeto a los derechos fundamentales y el debido proceso

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Consolidamos una institucin ntegra e independiente con altos estn-dares de calidad, que coloca el sistema de administracin de justicia al servicio de las personas conforme a las exigencias de un Estado Social y Democrtico de Derecho.

Vocacin de servicio: implica conviccin de la importancia del servi-cio brindado, lo cual debe proporcionar disposicin y entrega para dar oportuna y esmerada atencin a los requerimientos y trabajos encomen-dados; apertura y receptividad para encausar cortsmente las peticiones, demandas, quejas y reclamos del pblico, as como dar una respuesta rpida y oportuna a los mismos.

Efectividad: el servicio que se ofrece debe ser brindado con mxima calidad, de forma oportuna e intentando el mejor resultado en provecho de los usuarios.

VALORES

VISIN

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Confiabilidad: confianza generada en el usuarios de recibir un servicio de mxima calidad, que le ser brindado con el supremo inters de bus-car la proteccin de los derechos, el acceso a la justicia, el debido pro-ceso, el respeto a la dignidad y la solucin ms favorable a la situacin presentada.

Disciplina: actuar con la observancia y estricto cumplimiento de la ley, las normas administrativas y los reglamentos internos, con el propsito de brindar una asistencia efectiva y el correcto funcionamiento de la ins-titucin.

Respeto: dispensar un trato corts a los ciudadanos que recurran en so-licitud de atencin o demanda del servicio, a los operadores del sistema y ciudadanos en sentido general. De igual modo implica que no existirn diferencias en el trato por razones de vestimenta, apariencia fsica, grado de escolaridad o cualquier peculiaridad de la persona.

Procurar el respeto de los derechos fundamentales: implica gestio-nar el acatamiento de las garantas imprescindibles de las personas en conflicto con la ley, establecidas en todas las normativas nacionales e internacionales de aplicacin interna, sin importar la instancia ante la cual deba demandarse y sin escatimar esfuerzos para llegar hasta las ltimas consecuencias si fuere necesario.

Ser garante del acceso a la justicia: velar por que no se limiten los derechos de los asistidos y actuar para eliminar los obstculos que pu-

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dieran presentarse en cualquier circunstancia y momento, as como ante cualquier autoridad. Esto implica que debe procurarse que las acciones no slo sean tomadas, sino que las mismas se hagan en el momento oportuno y reuniendo las condiciones que las hagan efectivas, pues rea-lizarlas fuera de plazo es igual que no hacerlas ya que se convierten en inadmisibles.

Capacitacin tcnica: brindar un servicio por un personal altamente calif icado signif ica el compromiso de actualizar cada da los conocimien-tos tcnicos requeridos para lograr un excelente desempeo de las fun-ciones asignadas.

Mstica: deseo y entusiasmo de realizar el trabajo encomendado, ms all del simple cumplimiento de una labor especf ica. Es tomar concien-cia de que la labor de cada uno es indispensable para hacer posible el cumplimiento de la misin de la institucin, y de este modo, brindar a los usuarios un servicio oportuno y de calidad.

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Objetivos Estratgicos

Objetivos Estratgicos

L a Defensa Pblica se plantea para el perodo 2015-2019 tres grandes objetivos o ejes estratgicos generales. Estos objetivos estratgicos permitirn delimitar las metas que incidirn sobre los ejes crticos de ms transcendencia detectados en el diagnstico, ejes generarn impactos positivos sobre la calidad del servicio y sobre el desempeo de las funciones.

OG1. FACILITAR EL ACCESO A LA DEFENSA PBLICA

OG2. MEJORAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS

OG3. REFORZAR LA GESTIN Y COORDINACIN INSTITUCIONAL

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Estos tres objetivos estratgicos generales se concretan a su vez en diferentes objetivos especf icos, que profundizan en la contribucin esperada, delimitan-do metas que aspiran a generar una mejora en el servicio de Defensa Pblica y un claro impacto positivo sobre el mismo. Estos objetivos especf icos estn inspirados en los factores crticos detectados en el diagnstico, factores cuya incidencia sobre el usuario y la calidad del servicio es muy relevante y en con-secuencia fundamental para la habilitacin de estrategias de mejora.

Posteriormente, de cada objetivo especf ico emanan unas lneas de interven-cin. Dichas lneas, que tienen su origen en el diagnstico institucional y los factores crticos, constituyen orientaciones o pautas de accin que habrn de presidir y alumbrar los procesos de planif icacin operativa, estructurando y definiendo iniciativas que permitan la consecucin de resultados que ayuden a avanzar hacia la consecucin de los objetivos que se han f ijado.

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Facilitar el Acceso a la Defensa PblicaOG1

1.1. EXPANSIN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO DE DEFENSA PBLICA 1.1.1: Abrir y poner en funcionamiento oficinas en los distritos judiciales donde an no existen.1.1.2: Aumentar la cantidad de defensores pblicos de carrera.1.1.3: Extender los servicios de la Defensa Pblica a otras reas a travs de asistencia legal.

1.2. AMPLIACIN Y ADECUACIN DE LAS ESTRUCTURAS FSICAS1.2.1: Redistribuir algunos espacios para una mejor organizacin.1.2.2: Remodelar las estructuras fsicas en mal estado.1.2.3: Promover la ampliacin de espacios de oficina cuando sea necesario.

OE 1.1. EXPANSIN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO DE DEFENSA PBLICA

OE 1.2. AMPLIACIN Y ADECUACIN DE LAS ESTRUCTURAS FSICAS

OE 1.3. MEJORA DE LA INFORMACIN Y ATENCIN AL USUARIO

OE 1.4. POTENCIAR LA COMUNICACIN E INTERACCIN CON LA CIUDADANA

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1.3. MEJORA DE LA INFORMACIN Y ATENCIN AL USUARIO1.3.1: Reforzar los puntos de atencin y orientacin al usuario.1.3.2: Sensibilizar de manera permanente al personal de la ONDP acerca de la importancia de la adecuada atencin al usuario.1.3.3: Informar sobre los mecanismos de acceso al servicio, especialmente en los centros de detencin y privacin de libertad.1.3.4: Reforzar la comunicacin oportuna, asertiva y efectiva entre defensor pblico y usuarios.

1.4. POTENCIAR LA COMUNICACIN E INTERACCIN CON LA CIUDADANA1.4.1: Definir y aplicar una poltica de comunicacin con estrategia de imagen y difusin del rol de la ONDP.1.4.2: Facilitar canales de comunicacin y de retroalimentacin de informacin.1.4.3: Aprovechar las herramientas tecnolgicas y los mecanismos de divulgacin.1.4.4: Ampliar las presencia de la ONDP en los medios de comunicacin.

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2.1. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIN Y DEL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS

2.1.1: Concienciar acerca de la importancia de una adecuada preparacin de estrategia de defensa.2.1.2: Reforzar la presencia del defensor en los centros de detencin.2.1.3: Estimular la proactividad y eficiencia en la gestin de los expedientes.2.1.4: Incrementar la intensidad y eficiencia de las visitas carcelarias.2.1.5: Promover la interposicin y seguimiento de recursos.2.1.6: Fortalecer la estructura formal y la fundamentacin de los recursos.2.1.7: Potenciar la eficiencia de las actuaciones en la fase de ejecucin de la pena.2.1.8: Impulsar el seguimiento de los imputados privados de libertad.

Mejorar la calidad de los serviciosOG2

OE 2.1. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIN Y DEL SEGUIMIENTO DE LOS

PROCESOS

OE 2.2. REFUERZO DE LAS CAPACIDADES DE APOYO

OE 2.3. INCREMENTO DE LA CUALIFICACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

OE 2.4. INTENSIFICACIN DE LA COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL

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2.2. REFUERZO DE LAS CAPACIDADES DE APOYO2.2.1: Redisear el funcionamiento y la estructura de las unidades de apoyo tcnico.2.2.2: Reforzar la interaccin entre los defensores pblicos y las unidades de apoyo tcnico.

2.3. INCREMENTO DE LA CUALIFICACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

2.3.1: Impulsar programas de capacitacin orientados a mitigar las debilidades detectadas en la evaluacin del desempeo.2.3.2: Reforzar la capacitacin continua de los defensores pblicos.2.3.3: Favorecer la adquisicin de conocimientos especializados, tanto tcnicos como sobre liderazgo y gestin.

2.4. INTENSIFICACIN DE LA COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL2.4.1: Impulsar las mesas de coordinacin interinstitucional.2.4.2: Reforzar la coordinacin de aspectos operativos prcticos.

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3.1. CONSOLIDACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS INS- TITUCIONALES

3.1.1: Impulsar los mecanismos de gestin y supervisin efectiva por parte de los coordinadores.3.1.2: Fortalecer los departamentos de supervisin tcnica.3.1.3: Subrayar la aplicacin del sistema de consecuencias.

3.2. MEJORA DE LA ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN DE LOS RECURSOS4.2.1: Revisar y adaptar la organizacin y distribucin de los recursos y cargas de trabajo.4.2.2: Reestructurar el sistema de asignacin de casos para facilitar la equidad en la carga de trabajo.4.2.3: Incrementar la dotacin de personal para ajustarla a las necesidades laborales.

Reforzar la gestin y coordinacin institucionalOG3

OE 3.1. CONSOLIDACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS

INSTITUCIONALES

OE 3.2. MEJORA DE LA ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN DE LOS RECURSOS

OE 3.3. FORTALECIMIENTO DE LA COORDINACIN Y LA COMUNICACIN INTERNA

OE 3.4. ESTIMULAR UNA MAYOR MOTIVACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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4.2.4: Adaptar el modelo de gestin de la ONDP para adecuarlo a los requerimientos actuales.

3.3. FORTALECIMIENTO DE LA COORDINACIN Y LA COMUNICACIN INTERNA

4.3.1: Clarif icar y mejorar los mecanismos, herramientas y canales de coordinacin y comunicacin.4.3.2: Desarrollar una poltica de comunicacin interna y de circulacin de la informacin.4.3.3: Promover la colaboracin efectiva entre las diferentes oficinas.

4.3. ESTIMULAR UNA MAYOR MOTIVACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS4.4.1: Impulsar la aplicacin de mecanismos y acciones de motivacin personal.4.4.2: Promover el cumplimiento de los principios y valores ticos.4.4.3: Definir mecanismos de estmulo, compensacin y reconocimiento.4.4.4: Actualizar el sistema de evaluacin del desempeo.

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Indicadores El Plan Estratgico se completa con la definicin de un conjunto de indicado-res y fuentes de verif icacin, cuya funcin principal sea conocer en cada mo-mento los avances en la contribucin hacia dicho Plan, detectando desviacio-nes y permitiendo la correccin de las mismas de forma gil y efectiva. Estos indicadores deben ser representativos de la medida del logro y se determinan para cada objetivo del Plan. La siguiente tabla proporciona una definicin de las variables sobre las cuales podran cuantif icarse y estimarse temporalmente las metas:

OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES

(variable del posible indicador)FUENTES DE

VERIFICACIN

OG1. FACILITAR EL

ACCESO A LA DEFENSA

PBLICA

OE 1.1.

EXPANSIN DE LA CO-

BERTURA DEL SERVICIO

DE DEFENSA PBLICA

% de distr itos judiciales con presencia de

defensores pblicos.

Nmero de defensores pblicos por habitante.

% defensores pblicos de carrera versus

abogados contratados para el servicio.

Nmero de reas en las que se presta asis-

tencia legal por par te de la ONDP.

OE 1.2.

AMPLIACIN Y ADECUA-

CIN DE LAS ESTRUCTU-

RAS FSICAS

Nmero de of icinas remodeladas.

Nmero de reorganizaciones acometidas.

Incremento en la cantidad de metros cuadra-

dos de of icina disponibles.

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OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES


VERIFICACIN

OE 1.3.

MEJORA DE LA INFOR-

MACIN Y ATENCIN AL

USUARIO

Nmero de canales de informacin hacia los

usuarios.

Nmero de usuarios atendidos en las Oficinas

de la Defensa Pblica.

Nmero de consultas recibidas.

Nmero de consultas atendidas.

Porcentaje de la poblacin que conoce los

servicios de la Defensa Pblica.

Porcentaje de ciudadanos que conocen sus

derechos de tutela efectiva.

Porcentaje de ciudadanos informados sobre

el acceso al servicio.

Porcentaje de personas atendidas que reco-

nocen haber recibido informacin clara y en-

tendible.

Porcentaje de personas atendidas que re

conocen haber recibido una atencin amable

y oportuna.

Nmero de empleados capacitados y sensi-

bil izados sobre atencin al pblico.

OE 1.4.

POTENCIAR LA COMUNI-

CACIN E INTERACCIN

CON LA CIUDADANA

Existencia de documentos estratgicos de

comunicacin y poltica comunicacional.

Nmero de canales a travs de los cuales se

ejerce la comunicacin de la Defensa Pblica.

Nmero de intervenciones o noticias publica-

das en prensa y otros medios de comunicacin.

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OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES


VERIFICACIN

Nmero de entrevistas ofrecidas por portavo-

ces autorizados.

Nmero de conferencias informativas reali-

zadas.

Nmero de visitas a la pgina web.

Grado de conocimiento de la ciudadana so-

bre el rol y las funciones de la Defensa Pblica.

Mejora de la valoracin sobre la Defensa P-

blica por par te de la ciudadana.

OG2. MEJORAR LA CALI-

DAD DE LOS SERVICIOS

OE 2.1.

FORTALECIMIENTO DE LA

GESTIN Y EL SEGUIMIEN-

TO DE LOS PROCESOS

% casos ganados.

% errores en la clasif icacin por tipos penales.

% incorrecciones en la instrumentacin de

expedientes.

% reduccin de errores procesales.

Reduccin del tiempo transcurrido para el

primer contacto.

Nmero de visitas a los centros de detencin.

% incremento de ejecuciones de l iber tad por

acuerdos plenos.

Nmero de acciones constitucionales inter-

puestas.

Reduccin % inasistencia del defensor en

audiencia.

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OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES


VERIFICACIN

Reduccin % incumplimiento de plazos pro-

cesales.

Nmero de recursos interpuestos.

% de recursos ganados.

Nmero de visitas a imputados privados de

l iber tad durante la ejecucin de la pena.

OE 2.2.

REFUERZO DE LAS CAPA-

CIDADES DE APOYO

Existencia de una nueva estructura de unida-

des de apoyo.

% de departamentos que cuentan con unida-

des de apoyo.

% incremento en el nmero de per f i les ela-

borados por los trabajadores sociales.

Nmero de investigaciones dir igidas.

% casos ganados en relacin con los casos

investigados.

% unif icacin de criterios de investigacin.

Nmero de reuniones de coordinacin entre

defensores y unidades de apoyo.

OE 2.3.

INCREMENTO DE LA

CUALIFICACIN DE LOS

RECURSOS HUMANOS

Nmero de defensores y empleados admi-

nistrativos capacitados.

Grado de aprovechamiento de los cursos de

capacitacin continua y especializada.

Mejora de las calif icaciones en la evaluacin

del desempeo del personal capacitado.

Cantidad de empleados que asisten a cursos

de especializacin.

Incremento de la productividad por emplea-

do despus de capacitacin.

65


OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES


VERIFICACIN

OE 2.4.

INTENSIFICACIN DE LA

COORDINACIN INTE-

RINSTITUCIONAL

Nmero de reuniones de la mesa de coordi-

nacin interinstitucional.

Nmero de acuerdos o iniciativas resultantes.

Nmero de actividades conjuntas l levadas a

cabo con otros actores del sistema de justicia.

OG3. REFORZAR LA

GESTIN Y COORDINA-

CIN INSTITUCIONAL

OE 3.1.

CONSOLIDACIN DEL

CUMPLIMIENTO DE LOS

LINEAMIENTOS INSTITU-

CIONALES

Grado de cumplimiento de los protocolos ad-

ministrativos.

% de procedimientos que no se cumplen.

% de ejecucin de los proyectos del Plan

Operativo Anual.

% de procesos estandarizados.

Incremento nmero de horas dedicadas a la

bores de supervisin.

Aumento nmero de personas en el departa-

mento de supervisin.

Creacin de un departamento de planif ica-

cin.

% incremento del nmero de medidas post-

evaluatorias dictadas.

% seguimiento de medidas post-evaluatorias.

% aplicacin del sistema de consecuencias.

66


OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES


VERIFICACIN

OE 3.2.

MEJORA DE LA ORGANI-

ZACIN Y DISTRIBUCIN

DE LOS RECURSOS

Nmero de casos (carga de trabajo) por de-

fensor.

% incremento en el nmero de empleados.

% aplicacin del modelo de gestin.

Reduccin del nmero de empleados que re-

conoce extender su jornada laboral.

% reduccin de la desercin laboral.

Nmero de coordinadores capacitados sobre

aspectos relacionados con la gestin.

OE 3.3.

FORTALECIMIENTO DE LA

COORDINACIN Y LA CO-

MUNICACIN INTERNA

Nmero de canales y procedimientos de co-

municacin def inidos y en funcionamiento.

% incremento de la f iabil idad de las informa-

ciones transmitidas.

Tiempo medio de respuesta ante solicitudes

y requerimientos.

Reduccin del nmero de correos o l lama-

das no respondidos.

Nmero de comunicaciones entre diferentes

of icinas.

OE 3.4.

ESTIMULAR UNA MAYOR

MOTIVACIN DE LOS RE-

CURSOS HUMANOS

Nmero de acciones de motivacin acome-

tidas.

% mejora de satisfaccin laboral reconocida

por los empleados.

Nmero de coordinadores capacitados sobre

aspectos relacionados con la motivacin de

equipos y personas.

Porcentaje de personal ascendido de acuerdo

do con los procedimientos regulados.

67


OBJETIVOS

ESTRATGICOS

INDICADORES


VERIFICACIN

Nmero de parmetros cualitativos que se

valoran en la evaluacin del desempeo.

Reduccin del retraso acumulado en la reali-

zacin de la evaluacin del desempeo.

Porcentaje de empleados que se declaran

satisfechos con el sistema de evaluacin del

desempeo.

Reduccin del nmero de quejas relacionadas

con la evaluacin del desempeo.

Nmero de incentivos y reconocimientos pro-

porcionados.

% tasa de rotacin/desercin de empleados.

68


plan estratégico de la oficina nacional de defensa pública

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