Peningkatan Level Kapabilitas APIP Inspektorat Badan POM melalui skema Internal Audit Capability Model (IA-CM)

Diajukan sebagai syarat Pendidikan Pelatihan PIM IV

Angkatan IIITahun 2015

Ali Yudhi HartantoBPOM

Badan POM Inspektorat

Struktur Organisasi

Perumusan kebijakan, rencana dan program

pengawasan

Pengawasan Internal Pengusutan pengaduan,

penyimpangan atau penyalahgunaan

Pelaksanaan tata usaha

T U P O K S I

Analisis Komparasi Proyek Perubahan

Xn Yn

SW

O T

Z

Analisis SWOT - Strategi

Diagnosis Organisasi

Kekuatan (Strengths - S)• Auditor dengan Sertifikasi JFA• Pedoman Operasi Baku/ISO 9001:2008 dan pedoman

pengawasan lainnya• Komitmen pimpinan • Kewenangan yang telah dimiliki Inspektorat

Kelemahan (Weaknesses –W)• Jumlah SDM kurang memadai• Kompetensi teknis belum memadai • Inspektorat setingkat Eselon II dan miskin struktur • Sumber dana kurang memadai• Belum adanya sistem informasi pengawasan. • Lemahnya kemampuan koordinasi dan komunikasi publik• Kapasitas kelembagaan IA-CM pada level 1

SWOT ANALYSISDiagnosis Organisasi

Peluang (Opportunities – O)• Political will pemerintah untuk mewujudkan good governance• Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang SPIP• Perubahan paradigma pengawasan internal (sebagai consultant

partner)• Adanya satgas SPIP Pusat dan satgas Laporan Keuangan (LK)• Teknologi informasi untuk mempermudah fungsi pengawasan. • Partisipasi masyarakat meningkat

Ancaman (Threats – T )• Penurunan opini atas Laporan Keuangan Badan POM• Mitra kerja yang kurang memahami peran pengawasan

internal.• Belum adanya undang-undang terkait pengawasan internal• Sistem birokrasi pemerintah berorientasi pada aspek

perencanaan, penganggaran dan pelaksanaan, • Penerapan SPIP belum optimal dalam pelaksanaanya

SWOT ANALYSISDiagnosis Organisasi

No. STRATEGI INTERNAL STRATEGI YANG LEBIH URGENT

A B C D E F G H I J TOTAL BOBOT (%)

Strategi S + O

A Melaksanakan pengawasan secara optimal dengan dukungan peraturan perundangan-undangan dan kebijakan pemerintah.

X B C D E F G H A J

1 2,2

B Mengoptimalkan teknologi dan sistem informasi untuk mengembangkan mekanisme pengawasan by report, by system dan by audit;

B X B B E F B B B B

7 15,6

C Manfaatkan tingginya animo dan apresiasi para pemangku kepentingan/ stakeholders terhadap peranan Inspektorat dalam pengawasan.

C B X D E F G H I J

1

2,2

Strategi W + O

D Melaksanakan prioritas pengawasan dengan risk base audit

D B D X D F D H D J 5 11,1

E Tingkatkan kompetensi para Pejabat Fungsional Pengawasan melalui pendidikan dan pelatihan

E E E D X F E E E J

6 13,3

F Peningkatan Kapasitas kelembagaan model Internal Audit Capability Model (IA-CM)

F F F F F X F F F F

9 20,0

Strategi S + T

G Melibatkan auditor dalam mengawal pelaksanaan program dan kegiatan serta penyusunan laporan keuangan.

G B G D E F X H G J

3 6,7

H Melibatkan peran aktif manajemen dalam Implementasi SPIP

H B H H E F H X H J 5 11,1

Strategi W + T

I Bekerjasama dengan kementerian/ lembaga pemerintah lainnya untuk menunjang keberhasilan pengawasan.

A B I D E F G H X J

1

2,2

J Pemberdayaan satgas SPIP dan satgas LK sebagai bagian dari three lines of defence

J B J J J F J J J X 7 15,6

1 7 1 5 6 9 3 5 1 7 45 100

F. Peningkata

n Kapasitas

kelembagaan Internal

Audit Capability

Model (IA-CM)

METODE KOMPARASI

Diagnosis Organisasi

Mengga

mbarka

n

Ka

pa

bilitas

API

P t

ersta

ndar

Mengapa IA – CM penting?

Model universal yang didesain untuk membangun internal audit sektor publik yang efektif dan sebagai road map bagi perbaikan kapabilitas secara bertahap.

Tiga variabel yang dipertimbangkan dalam konsep IACM aktivitas audit internal. lingkungan organisasi di mana unit audit internal

bernaung, dan lingkungan sektor publik di suatu

negara/pemerintahan.

Terdiri dari 5 level dimana setiap level menggambarkan karakteristik dan kapabilitas unit audit internal pada level tersebut.

Level IACM bersifat progresif, makin tinggi levelnya semakin baik kapabilitasnya dan level rendah merupakan pondasi bagi level lebih tinggi.

Konsep I A – C M

Level 1 - Initial

Level 2 - Infrastructure

Level 3 - Integrated

Level 4 - Managed

Level 5 - Optimizing

Tidak ada praktik yang tetap, tidak ada kapabilitas yang berulang dan tergantung kepada knerja individu

Proses audit dilakukan secara tetap (rutin) dan berulang- pembangunan infrastruktur

Unit audit internal telah menjadi unit yang terus belajar baik dari dalam maupun dari luar organisasi

untuk perbaikan berkelanjutan

Unit audit internal telah mengintegrasikan semua informasi

di seluruh organisasi untuk memperbaiki tata kelola

(governance) dan manajemen risiko (risk management)

Praktik profesional daan audit internal telah ditetapkan secara seragam

Level

I A – C M

MATRIKS

I A – C M

Proses

Produk

Pelayanan

Hubungan Kerja

Strategi

INOVASI

Inovasi proses, dengan menyusun sejumlah prosedur sebagaimana diamanatkan dalam skema IA-CM.

Inovasi produk, penegakan jaminan pelaksanaan pengawasan internal yang sesuai dengan standar.

Inovasi pelayanan, melibatkan stakeholder utama dalam pelaksanaan pengawasan internal.

Inovasi hubungan kerja, memformalkan mekanisme koordinasi dan pelaporan hasil pengawasan.

Inovasi strategi, melibatkan komitmen pimpinan dalam pelaksanaan pengawasan internal.

Key Partners: (Who helps You?) – Auditor Madya – Auditor Muda – Auditor Pertama

Key Activities: (What You Do) – Sosialisasi. – Penetapan Tim. – Mapping – Area of improvement – Konsultasi – Plan of Action – Action. – Pelaporan. – Verifikasi dan validasi.

Value Provided: (How You Help) – Menjamin pelaksanaan

audit ketaatan – Identifikasi dan rekrutmen

SDM yang kompeten – Pengembangan profesi

individu – Perencanaan pengawasan

berdasarkan prioritas pemangku kepentingan

– Membangun kerangka kerja praktik professional (Cth. SOP, IK, norma)

– Menyusun perencanaan kegiatan

– Menyediakan anggaran – Pengelolaan Organisasi – Membangun hubungan

pelaporan pengawasan – Menjamin akses terhadap

informasi oganisasi, aset dan SDM

Customer Relationships: (How You Interact)

– Komunikasi; – Rapat / diskusi; – Sosialisasi; – Pelaporan

Customers: (Who You Help) – Kepala Badan POM – Sekretaris Utama – Inspektur – Mitra audit

Key Resources: (Who you are & what you have) – Kasubbag Tata Usaha – Fungsional Umum

Channels: (How they know you, and how you deliver?) – Diskusi; – Sosialisasi; – Membuat data kebutuhan

diklat teknis.

Cost: (What You Pay) – Biaya Rapat Rp.5.000.000,- – Biaya Transpor Rp.1.200.000,- – Biaya Honor Rp.3.500.000,- – Biaya ATK Rp.2.000.000,-

Benefits (what you get) – Stakeholder mampu menilai tingkat kematangan

aktivitas pengawasan intern (maturity level); – Penjaminan mutu atas pelaksanaan pengawasan

internal (quality assurance) sehingga program dan kegiatan BPOM dilaksanakan secara transparan, akuntabel dan berkinerja;

– Perbaikan berkelanjutan atas pelaksanana pengawasan internal (continous improvement);

– Mendukung secara langsung peningkatan penilaian area perubahan dalam reformasi birokasi, terutama pada area perubahan (1) Pengawasan, dengan hasil

Risiko: – Keengganan unit kerja untuk terlibat langsung

dalam penyusunan dan pentahapan IA-CM. – Kurangnya SDM yang terlibat dalam assessment

IA-CM. – Tidak terdapat batas waktu yang pasti. – Ketidaktaatan pada Rencana Aksi yang telah

ditetapkan. – Kendala koordinasi dengan BPKP. – Kendala anggaran tidak tersedia.

Stakeholder mampu menilai tingkat kematangan aktivitas pengawasan intern (maturity level);

Penjaminan mutu atas pelaksanaan pengawasan internal (quality assurance) sehingga program dan kegiatan BPOM dilaksanakan secara transparan, akuntabel dan berkinerja;

Perbaikan berkelanjutan atas pelaksanaan pengawasan internal (continous improvement);

Mendukung secara langsung peningkatan penilaian area perubahan dalam reformasi birokasi, terutama pada area perubahan (1) Pengawasan, dengan hasil meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKN dan area perubahan (2) Akuntabilitas dengan hasil yang diharapkan meningkatnya kapasitas dan kapabilitas kinerja birokrasi.

MANFAAT

• Benchmarking• Konsultasi dengan

BPKP• Mapping Scema IA -

CM• Area of

improvement

Get the

vision Right

•Penetapan Tim Kerja

Building

Guiding Teams

•Sosialisasi IA - CM

Increase

Urgency

STRATEGY PERUBAHAN KOTTER

• Menciptakan short term win

Create Short –

term win

• Menyusun Plan of action

• Melaksanakan plan of action

Enable Action

• Komunikasikan kepada stakeholder

Communication for

buy-in

•Koordinasi - konsolidasi•Konsultasi pelaksanaan

Don’t

let up

Make it

stick

Creating Climate for Change

Engaging & enabling the organization

Implementing & Sustaining the change

IV I II III IV I II III IV V

Mar Apr Apr Apr Apr Mei Mei Mei Mei Mei

27 3 10 17 24 1 8 15 22 27

Increase Urgency Sosialisasi IA - CM

Building Guiding Teams Penetapan Tim Kerja

Benchmarking

Konsultasi dengan BPKP

Komunikasikan kepada stakeholder

Mapping Scema IA - CM

Area of improvement

Menyusun plan of action

Skilled People Identified and Recruited

Individual Professional Development

IA Operating Budget

Managing within the IA Activity

Reporting Relationships Established

Full Access to the Organization’s Information, Assets, and People

Koordinasi - konsolidasi - Evaluasi

Hasil asessment mandiri

Pelaporan kepada BPKP.

Verifikasi dan validasi oleh BPKP.

Simpulan level kapabilitas

Periode Proyek Perubahan

Agst Okt Nov Des

Tahap Pelaporan

Tahap Pelaksanaan

Tahap Persiapan

Periode Extended

Juni Juli

Enable Action

Don’t let up

Sep

Audit Plan Based on Management/ Stakeholder Priorities

Professional Practices and Processes Framework

IA Business Plan

Tahapan kerjaTahapan Perubahan

skema kotter

TAHAPAN

Melaksanakan plan of action

Compliance Auditing

Get the vision Right - Communication for buy-

in

PENTAHAPAN

STAKEHOLDERS

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan

Pelaku Usaha

Badan Pemeriksa Keuangan RI

Kementerian Keuangan

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Masyarakat

IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

Primary Stakeholders

Kepala Biro Renkeu

Kepala Biro Umum

Kepala Biro Hukmas

IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

Unknow Little / No Importance

Some Importance

Significant Importance

Significant Influence

Somewhat Influence

Little / No Influence

Unkonwn

Monitor

Low Priority Protect

Good Relations

Influ

ence

of S

take

hold

er

Importance of Stakeholder

Kemenpan RBKemenkeu

BPK RI

InspekturAuditor

Kepala BiroBPKP

Pelaku Usaha/Mitra Rekanan PBJ

STAKEHOLDER MATRIKS

TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

POTENSI KENDALA• Keengganan anggota tim kerja

untuk terlibat langsung dalam penyusunan, pentahapan dan pelaksanaaan IA-CM.

• Kurangnya SDM yang terlibat dalam assessment IA-CM.

• Tidak terdapat batas waktu yang pasti.

• Ketidaktaatan pada plan of action yang telah ditetapkan.

• Aktifitas pengawasan internal yang dilaksanakan Inspektorat cukup menyita waktu kerja anggota tim.

• Lemahnya koordinasi dengan stakeholder, terutama BPKP.

• Anggaran tidak tersedia.

PENDUKUNG KEBERHASILAN• Dukungan dari Mentor dan Coach.• Kesamaan pengetahuan dan

pemahaman tim kerja proyek perubahan tentang konsep IA-CM.

• Komitmen dari seluruh tim kerja proyek perubahan untuk melaksanakan dan menyelesaikan setiap tahapan penugasan.

• Identifikasi area of improvement dan menyusun plan of action dengan target output yang terukur.

• Kesesuaian pelaksanaan plan of action dikaitkan dengan rutinitas kerja di Inspektorat.

• Dukungan stakeholder terkait dengan pelaksanaan peningkatan kapabilitas Inspektorat sesuai skema IA-CM.

• Tersedianya anggaran yang memadai.

KENDALA VS KEBERHASILAN

. Kriteria keberhasilan jangka pendek dan jangka menengah, apabila setiap tahapan dilaksanakan dan memperoleh output yang sesuai.

Kriteria keberhasilan jangka panjang, apabila level IA-CM Inspektorat meningkat menjadi level 2

KENDALA VS KEBERHASILANKRITERIA KEBERHASILAN