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Jornadas Archivando: Jornadas Archivando: usuarios, retos y usuarios, retos y oportunidadesoportunidades
León, España10 y 11 de noviembre 2016
El enfoque sistémico en el El enfoque sistémico en el tratamiento archivístico para el tratamiento archivístico para el acceso a los fondos documentales acceso a los fondos documentales de los Padres Sacramentinos en de los Padres Sacramentinos en España.España.
Dr. Edison Yamir Toledo Díaz (Ph.D)Archives Nationales de Luxembourg
Cuestionamientos iniciales• ¿Es el enfoque sistémico en el tratamiento
archivístico una idea sabida? • ¿Constituye el enfoque sistémico en el
procesamiento o tratamiento archivístico lo llamado como una verdad de Perogrullo? • ¿Es reconocido el enfoque sistémico en el
procesamiento archivístico por la bibliografía archivística?
Aclarando posiciones
• Procesamiento• Tratamiento• Técnicas• Proceso• Metodología• Sistema • Gestión archivística
Todos, en tanto secuencia de pasos o
tareas
Posibilitan no hacer distinciones entre
ellos en este estudio
Problemática realNecesidad expresa de los Padres Sacramentinos de España de acceder a los documentos de sus Archivos
ACCESO
Necesidad expresa de los Padres Sacramentinos de España de acceder a los documentos de sus Archivos
TRATAMIENTOARCHIVÍSTICO
?
Congregación del Santísimo Sacramento
• Instituto religioso del clero regular de la Iglesia Católica.• Fundado por San Pedro Julián Eymard en 1856.• Misión: celebrar la Eucaristía en la verdad e
interiorizada en una oración de adoración y de contemplación. • Son llamados “Sacramentinos” e identificados
con las siglas “sss” (Societatis Sanctissimi Sacramenti).
La Congregación en España1907 Comunidad de Tolosa
1943 Comunidad de Madrid I
1946 Comunidad de Pamplona
1946 Vice-Provincia de España
Provincia de San Pedro Apóstol
1949 a
2011
Comunidades en Villaro, Bilbao (I y II), Madrid (II y III) Barcelona,
Écija, La Habana, Bogotá, Popayán, Medellín, Cali y Caguas
2012 Delegación de España Comunidades en Tolosa, Madrid (I y II) y Pamplona
Metodología general del trabajo en los Archivos
ACCESO A LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO•Identificación Archivística•Valoración Archivística•Organización Archivística•Descripción Archivística
Enfoque sistémico
Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico
Fase de Identificación archivística:o Estudio de la institución, sus actividades y
relaciones. o Estudio de la normativa de la institución y de
la autorización de sus funciones. o Determinación de la estructura
organizacional. o Estudio de la producción documental, series,
tipologías documentales y fechas extremas.
Fondo Identificado
Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 2
Fase de Valoración archivística:o Correspondencia entre la producción
documental y las funciones de la institución.o Estudio de posibles series.o Determinación del valor primario o secundario
de cada serie o incluso de documentos por el tipo de Archivos de que se trata.
Fondo Valorado
Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 3
Fase de Organización archivística:o Realizar la clasificación documental.o Orgánico-funcional.
o Ordenación de los documentos.o Cronológica y alfabética.
o Instalación de los documentos.o Colocación de signaturas.
Fondo Organizado
Enfoque sistémico en el tratamiento archivístico 4
Fase de Descripción archivística:o Realización de la descripción multinivel y
normalizada.o Confección de los instrumentos de
descripción.o Publicación y/o difusión de los instrumentos
de descripción para su consulta por los usuarios.
Fondo Descrito
En resumen…Subsistema / Sistema Nuevas propiedadesIdentificación Fondo IdentificadoValoración Fondo ValoradoOrganización Fondo organizadoDescripción Fondo descritoTRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
FONDO ACCESIBLE
Algunos resultados Totales en el
Sistema de ArchivosReorganizaciónReorganización 2 011-2 0162 011-2 016FondosFondos 2121SeriesSeries 1 1771 177Total de documentosTotal de documentos 136 140136 140Fecha inicialFecha inicial 1 8811 881Fecha finalFecha final 2 0162 016DescripcionesDescripciones 2 3592 359AccesosAccesos ≈ ≈ 6/mes6/mes
SISTEMA: GESTIÓN DEL ARCHIVO:SERVICIO ARCHIVÍSTICO
Relatividad del sistema:
Subsistema: Subsistema: Tratamiento archivístico:
Acceso
Subsistema: Subsistema: Conservación-Restauración: Preservación
Subsistema: Subsistema: Difusión
archivística: Visibilidad
Subsistema:Subsistema: Digitalización documental: Conservación
Subsistema: Subsistema: Logística:
Administración de los Recursos
A modo de conclusioneso El rescate del enfoque sistémico al
procesamiento archivístico, es solo eso, un rescate.
o No se considera por este autor que haya habido un descubrimiento del enfoque sistémico dentro del tratamiento archivístico.
o La novedad radica en haberlo sistematizarlo teóricamente.
o Sí, se trataba de una verdad de Perogrullo.o Una verdad que contribuye a establecer metas
más eficaces y eficientes.