0

Proceso administrativo Investigación documental

Concepto, importancia, enfoque y elementos.

3-12-2013

Dirección General de Educación Superior Tecnológica Instituto Tecnológico Superior de Champotón

Carrera

Ingeniería en Administración

Investigación Documental

“Proceso Administrativo”

Alumnos:

Matrícula Nombre (s)

131080098 Huicab Koh Katherin de Jesús

131080107 Soto Arellano Jesús Alejandro

Champotón, Campeche, Diciembre 2013

Dedicado a nuestros compañeros.

Introducción

El proceso administrativo es una secuencia de pasos dirigidas a un solo fin: el

éxito de una empresa. Conocerlo nos da una ventaja sobre los demás ya que no

solo puede ser utilizado en el trabajo sino también en la vida diaria, solo escuchar

las etapas de este nos hace ver los problemas de otra forma, planeación,

organización, dirección y control.

Esta investigación reúne cinco puntos básicos en la comprensión de un nuevo

tema, primero conoceremos el concepto, luego, el porque es importante, seguido

de una explicación de cómo se compone, pasando por una explicación de cómo el

proceso administrativo no es exclusivo de los profesionales, una vez que llega a

aplicarse afecta a todo un sistema.

4

Contenido Introducción ....................................................................................................................................... 3

1. Concepto de proceso administrativo ..................................................................................... 5

2. Importancia del proceso administrativo ................................................................................ 6

3. Fases y elementos del proceso administrativo .................................................................... 7

4. Enfoque sistémico del proceso administrativo ..................................................................... 8

5. Funciones administrativas ..................................................................................................... 10

Anexos ............................................................................................................................................. 12

Bibliografía ....................................................................................................................................... 16

5

1. Concepto de proceso administrativo

Para entender de una mejor manera el concepto de proceso administrativo es

correcto descomponer el título en sus palabras, dicho con otras palabras, llegar a

su esencia por medio de su definición nominal.

Para comenzar, proceso se define como la secuencia de pasos requeridos para

llevar a cabo una función o actividad. (Münch, 2006)

Seguimos tomando la definición a la que llego Wilburg Jiménez Castro sobre la

administración: “Una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya

aplicación a conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de

esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos

comunes que individualmente no se logran en los organismos sociales.”

(Hernández, 2002, p.195)

Ya conociendo la definición por separado podemos considerar al proceso

administrativo, en una forma breve y concisa, como los pasos a seguir para llevar

a cabo un propósito, claro, una definición mejor estructurada la encontramos del

autor Sergio Hernández y Rodríguez el cual lo define de esta forma:

“Pasos para sistematizar la operación de una empresa en forma efectiva, desde

su presión —para la fijación de objetivos claros— planeación, organización,

integración, dirección y control de sus actividades, que permiten el adecuado

aprovechamiento de sus recursos y la máxima motivación del elemento humano

que la conforma.” (2002, p.195)

6

2. Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo puede asimilarse desde cualquier punto

porque al ser una secuencia de pasos se le puede considerar como una guía, ya

que al observar cualquier estructura organizacional se pueden visualizar todos los

componentes del proceso administrativo, entonces, al conocerlo uno obtiene una

herramienta que permite conocer mejor el funcionamiento de la organización y así

poder obtener los mejores resultados. (Hernández, 2002).

Algo muy importante en el proceso administrativo lo menciona Weihrich y Koontz

(2007):

En el proceso de la administración se postula que hay un núcleo central de

conocimientos administrativos que atañen exclusivamente a este campo.

Temas como personal de línea y de apoyo (staff), división en departamentos,

evaluación de gerentes y diversas técnicas de control administrativo remiten a

conceptos y teorías que solo se encuentran en las situaciones que competen a

los administradores. Además, este método toma y asimila conocimientos de

otros campos, como la teoría de sistemas, conceptos de calidad y reingeniería,

teoría de las decisiones, teorías de la motivación y el liderazgo, comportamiento

de individuos y grupos, sistemas sociales, cooperación y comunicaciones, así

como la aplicación de análisis y conceptos. (p.22)

No importa qué tipo de organización se pretenda administrar, el proceso

administrativo surtirá efecto. (Montana, 2002)

7

3. Fases y elementos del proceso administrativo

Münch (2006) utiliza la semejanza de una organización social con el

funcionamiento de un organismo vivo, un animal, para hacer referencia al proceso

administrativo; en su comparación nos dice que al observar el desarrollo de

cualquier ser vivo se pueden notar dos fases o etapas primordiales, una de

estructuración y otra de operación. En la primera se puede observar como las

células se acomodan para formar membranas, tejidos, órganos, etc., que luego

tendrán una función. En la segunda etapa todos los elementos formados antes

desempeñan su función. En el organismo social ocurre lo mismo, en la primera

fase forman las ideas, procedimientos y las asignaciones que se requieren para

alcanzar el fin u objetivo, y en la segunda se ejecutan.

“A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la

administración.” (Münch, 2006, p.36)

Cuadro sinóptico de las fases del proceso administrativo

Fuente: (Münch, 2006, p.36)

Administración

Mecánica

Dinámica

Planeación

¿Cómo se ha

realizado?

Ver que se haga.

¿Qué se

quiere hacer?

¿Qué se va a

hacer?

Control

Dirección

Organización ¿Cómo se va a

hacer?

8

4. Enfoque sistémico del proceso administrativo

Como se mencionó antes, el proceso administrativo es una secuencia de pasos a

seguir, por tanto es correcto pensar en llevarla paso a paso, es decir paso uno,

paso dos, paso tres, etc., Hernández (2002) lo ejemplifica con el diseño de una

casa, antes de construir la primera planta hay que hacer los cimientos y ya de ahí

avanzar en la obra, primera planta, segunda, tercera y así seguir en forma

secuencial; aunque el proceso administrativo puede ser visto de esta forma hay

que tener en cuenta que funciona como un sistema, en el que mientras algo acurre

en una etapa avanzada le afecta a una inicial y viceversa, mejor dicho en otras

palabras, lo que ocurra en una parte del proceso administrativo le afecta a todo, no

solo hablando del proceso en sí, sino también a todo lo que le rodea, en este caso,

la empresa.

Habiendo dicho que el proceso administrativo afecta tal como un sistema no sería

incorrecto hacer mención de la teoría de sistemas en palabras de Montana (2002):

La teoría de sistemas es un enfoque más contemporáneo y complejo parar la

solución de problemas, el cual supone que estos son complejos y están

relacionados con una situación, que las soluciones no solo resuelven el

problema, sino que también influyen en el resto de la empresa y deben ser

evaluadas en función de que tan bien resuelven el problema (resultado

pretendido) y afectan a toda la empresa (resultados no calculados), y además,

ni problema ni soluciones son constantes: las situaciones cambian, los

problemas evolucionan y se necesitan soluciones nuevas de manera constante.

(p.102)

Entonces, una empresa no es inmutable a su ambiente, sino es parte de algo más

y esto la afecta, Weihrich y Koontz (2007) hablan de la industria, el sistema

económico y la sociedad, en fin, todo su ambiente externo; hablan también de

como una empresa toma los insumos del medio externo, los transforma y luego los

9

devuelve al entorno como productos (anexos figura 1), esto confirma lo

mencionado anteriormente, también indican que al ser transformados son

sometidos al proceso administrativo, es decir, pasan por las funciones

administrativas de planeación, organización, dirección y control.

Figura. El enfoque del proceso administrativo u operativo.

La teoría y la ciencia administrativas como un sistema que trae consigo otras

áreas de conocimiento organizado. La figura muestra como la teoría y la ciencia

administrativa-operacional, encerradas en un círculo, tienen un núcleo de

ciencias y teorías básicas y recurren a otros campos de conocimiento

pertinentes para el entendimiento de la administración. La administración básica

es, así, un compuesto ecléctico de ciencia y teoría. (Fuente: Weihrich y Koontz,

2007, p.23)

Sistemas sociales cooperativos

Comportamiento en grupo

Comportamiento social

El marco de las siete eses

Administración de la calidad total

Experiencia administrativa

destilada y análisis de los papeles

administrativos (empíricos y

administrativos)

Teoría de la contingencia

"Ciencia administrativa"

Elección y decisiones racionales

Reingeniería

Teoría aplicada de sistemas

Sistemas sociotécnicos

CIENCIA Y TEORÍA

ADMINISTRATIVAS

BASICAS DEL ENFOQUE

DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

U OPERACIONAL.

10

5. Funciones administrativas

Ya que son muchos los autores que han contribuido con las fases en el proceso

administrativo se puede decir que es la corriente o escuela de administración más

difundida pero esto, además de intensificar las formas en que se implementa,

también ha provocado una gran variedad de estilos que varían solamente en

forma pues en fondo siguen siendo lo mismo. En lo que la mayoría de ellos

coincide es en separarlo en etapas, de las cuales casi todos incluyen la previsión o

planeación, la organización, la dirección y el control. (Hernández, 2006)

Un ejemplo, por mencionar alguno, es el que señala Montana (2002) en su libro:

EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

I. PLANEACIÓN

A) Planeación estratégica

1. Fijación de metas

B) Planeación de operaciones

1. Definición de objetivos

2. Diseño de la organización de la mejor manera para conseguir

las metas y los objetivos

3. Asignación de responsabilidades

4. Asignación de recursos

5. Diseño de controles organizacionales (agendas y medidas del

desempeño de la organización como un todo)

II. CONTROL

A) Control de la administración (para asegurar un uso de recursos

eficiente y eficaz)

1. Desarrollo de estándares individuales

2. Diseño de control de proyectos (como planes de trabajo,

gráfica de eventos significativos)

3. Motivación

4. Supervisión

5. Análisis del progreso

6. Solución de problemas

7. Capacitación y asesoría

8. Evaluación del desempeño

B) Control de operaciones (asegura que las tareas específicas se

realicen con eficacia y eficiencia)

1. Programación

2. Establecimiento de procedimientos

11

III. EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN DEL PRÓXIMO CICLO

p.122

Como puede verse, cuenta con tres funciones básicas, planeación, control y

evaluación, sin embargo al estudiarlas a fondo uno descubre que estas incluyen

las cuatro básicas del proceso, planeación, organización, dirección y control pero

muy al estilo de este autor.

“No hay ideas, resultados de investigación ni técnicas que no encuentren

fácilmente un lugar en la clasificación de la planeación, organización, integración

de personal, dirección y control.” (Weihrich y Koontz, 2007, p.27)

En la tabla 5.1 de los anexos se comparan los principales autores del proceso

administrativo.

12

Anexos

Figura 1.1 Modelo de insumos y productos.

Fuente: (Weihrich y Koontz, 2007, p.24)

Revitalizar el sistema

Producción Insumos

Medio externo

Proceso de

información

13

Figura 5.1 CUADRO 12.1 Cuadro comparativo de autores

del proceso administrativo

Previsión Planeación Organización Integración Ejecución Dirección Coordinación Control

HENRY FAYOL

“Gobernar es prever”. Calcular el porvenir y programarlo. Articular los programas de acción, instrumento de la previsión.

Proveer la empresa de todo lo útil para su funcionamiento: herramientas, capital y personal. Organizar es saber constituir el cuerpo social.

Arte de manejar a los hombres. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspecciones periódicas del cuerpo social.

Armonizar los actos, hacer que converjan los esfuerzos. Adaptar los medios al objeto. Dar a las cosas y los hechos las proporciones convenientes.

Comprobar si todo ocurre conforme a los programas adaptados a las órdenes dadas y a los principios emitidos. Se realiza controles administrativos, financieros, técnicos, comerciales, de seguridad.

HAROLD KOONTZ

Selección de misión y objetivos, acciones necesarias para cumplirlos. Toma de decisiones. Elección de cursos futuros de acción.

Establecer estructuras de los papeles que los individuos deben desempeñar en la empresa. Asignar tareas necesarias para el cumplimiento.

El diseño de la estrategia personal debe poner la mira en aprovechar las fortalezas y en superar las debilidades para concretar las oportunidades laborales.

Influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Liderazgo. Comunicación.

Medir y corregir el desempeño individual y colectivo en la organización. Garantizar que los hechos se apeguen a los planes.

GEORGE R. TERRY

Determinar los objetivos y los cursos de acción que deben tomarse. ¿Qué se necesita? ¿Qué cursos de acción deben adoptarse? ¿Cómo y cuándo realizarlos? Terry incluye la previsión aquí.

Distribuir el trabajo entre el grupo. Establecer y reconocer la autoridad necesaria. ¿Quién y cuándo realizar el trabajo?

Es el análisis del porque y el cómo se ejecutan las tareas por los miembros del grupo para que se realicen con entusiasmo.

Controlar las actividades para conformarlas con los planes.

14

JAMES F. STONER

Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuados para alcanzarlas.

Proceso para comprender a dos o más personas para que trabajen de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Proceso para dirigir e influir en las actividades de los grupos o de una organización entera con respecto a una tarea.

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.

DAVID R. HAMPTON

Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo situarla o proporcionarla en el ambiente. Determinar ambiciones a corto y largo plazo. Definir métodos de realización.

División de la empresa en unidades o departamentos. División de funciones.

Actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización. Valores, estilo, liderazgo, comunicación, motivación.

Vigilar los procesos basándose en los objetivos y las normas obtenidos de la planeación. Comparación, evaluación, ajustes.

AGUSTÍN REYES PONCE

Elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, que determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos de la empresa.

Fijar cursos de acción a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar tiempos y números necesarios para ellos.

Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y actividades de los recursos de una empresa.

Obtener y articular los elementos materiales y humanos de la organización y la planeación.

Lograr la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones directamente o delegando dicha autoridad. Vigilar simultáneamente que se cumplan en forma adecuada las órdenes emitidas.

Es la comparación de lo obtenido con lo esperado.

15

ISAAC GUZMÁN VALDIVIA

Señalar los objetivos que se persiguen, dictar las políticas que orientan el criterio de los subordinados, escoger los procedimientos que deberán aplicarse y elaborar los programas a corto y largo plazo, incluyendo los factores de tiempo y costo.

Coordinar las actividades humanas que se realizan dentro de una empresa para lograr el mejor aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos en el cumplimiento de los fines que a la propia empresa corresponden.

Adquisición, conservación y acrecentamiento de los recursos económicos necesarios para la vida de la empresa. Así como la adquisición, conservación y desarrollo de los hombres que han de cubrir todos los puestos que la estructura orgánica de la empresa requiere para su funcionamiento.

Conjunto de funciones administrativas encaminadas al logro de los resultados que se buscan. El acto de dirigir es un acto de gobierno.

Control de las actividades humanas encaminadas hacia un fin previsto.

JOSÉ A. FDEZ. ARENA

En la planeación se definen los problemas a resolver, se analizan las experiencias pasadas, se esbozan planes y programas a realizar.

La planeación es el punto de partida del esfuerzo humano dentro del proceso administrativo, pero interesa lograr su implementación. Dentro de la implementación, la primera fase se refiere a la decisión, que debe considerar la mejor alternativa de ejecución una vez seleccionado el mencionado plan o programa más adecuado. La implementación se inicia con la decisión. En todos los planes es conveniente tener varias alternativas, para discriminar entre ellas y escoger la mejor.

Por medio del control se compara el resultado con lo que se esperaba obtener y se buscan las causas que pueden haber ocasionado las desviaciones.

SERGIO HERNÁNDEZ Y

RODRÍGUEZ

Visión y previsión.

Planeación y estrategia.

Organización. Integración de equipos de trabajo.

Dirección. Control y evaluación del sistema.

Fuente: (Hernández, 2006, pp.198-199)

16

Bibliografía Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw Hill.

Hernández y Rodríguez, S. (2002). ADMINISTRACIÓN Pensamiento, proceso, estrategia y

vanguardia. México: McGraw Hill.

Koontz, H., & Weihrich, H. (2007). Elementos de administración Un enfoque internacional . México:

McGraw Hill.

Montana, P. J. (2002). Administración. México: PATRIA.

Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de administración. México: Trillas.

Reyes Ponce, A. (2007). Administración de empresas 1: Teoría y práctica. México: Limusa.