Lublin, 9 czerwca 2006 r.

RIO-II-60/13/2006

Pan Adam GrzesiukWójt gminy Puchaczów

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 18 stycznia do 15 marca 2006 r. - inspektorzy kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie - Paweł Bogusz, Jolanta Łuszczak, Anna Kiraj – Knap, Joanna Przednowek i Marian Stachyra - przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Puchaczów.

Protokół kontroli podpisano 10 kwietnia 2006 r. Do ustaleń zawartych w protokole kontroli pismem Nr BPP/39/2006 z 13 kwietnia 2006 r. złożono dodatkowe wyjaśnienia, których treść, w niektórych przypadkach, uwzględniono przy formułowaniu tego wystąpienia.

Kontrola ujawniła szereg uchybień i nieprawidłowości, które wywarły ujemny wpływ na gospodarkę finansową gminy.

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych, a zwłaszcza przy realizacji zamówienia pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów”, gdzie ustalenia kontroli wskazują m.in. na niekorzystne dla zamawiającego dokonanie zmian postanowień zawartej umowy. Za rażące naruszenie prawa uznać należy dokonanie zapłaty wykonawcy wynagrodzenia w wysokości wynikającej z umowy, mimo niezrealizowania robót budowlanych na kwotę co najmniej 266.664,09 zł.

Do istotnych nieprawidłowości zaliczyć należy również nieterminowe regulowanie zobowiązań wobec budżetu państwa, skutkujące koniecznością zapłaty odsetek i opłaty prolongacyjnej.

Ustalenia kontroli wskazują na nieprawidłowości w zakresie udzielania ulg żołnierskich oraz zwolnień z tytułu nabycia gruntów na utworzenie bądź powiększenie gospodarstwa już istniejącego. Zastrzeżenia budzi podejmowanie decyzji w sprawie udzielania ulg w zapłacie podatków. Należy pamiętać, że zasadą jest płacenie podatków, natomiast umorzenia zaległości podatkowych, a także odroczenia i rozłożenia zaległości na raty, są instytucjami nadzwyczajnymi. Ich stosowanie jest oparte na swobodnym uznaniu organu podatkowego, jednak w każdym przypadku powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego. Stwierdzono również nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2004 r., z powodu m.in. braku procedur kontroli w tym zakresie.

W zakresie dokonywania wydatków bieżących uwagę należy zwrócić na bezpodstawne wypłacenie w 2003 r. ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno – organizacyjnych:

1.1. Niekompletne ustalenie procedur kontroli finansowej w wyniku nieokreślenia systemu obiegu dokumentów dotyczących mienia komunalnego.

Uzupełnić procedury kontroli finansowej, obejmujące procesy związane z gospodarowaniem mieniem, stosownie do przepisów art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.  o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W szczególności określić zasady i terminy przekazywania dokumentów między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi (m.in. dokumenty OT „Protokół przyjęcia środka trwałego” i PT „Protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego”), z przypisaniem personalnej odpowiedzialności za terminowy obieg tych dowodów, mając na uwadze „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13).

Ponadto rozważyć ustalenie w przepisach wewnętrznych terminów rozliczeń inkasentów z organem podatkowym, w przypadku poboru przez nich zaległości

2

podatkowych w wysokości nieprzekraczającej 1.000 zł, celem zapewnienia prawidłowej

gospodarki w zakresie gromadzenia środków publicznych, w tym zabezpieczenia przed przetrzymywaniem przez inkasentów zainkasowanej gotówki, stosownie do przepisów art. 47 ust. 3 w związku z art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 42, 43 55 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej:

2.1. Przypadki niezachowania zasady ujmowania operacji gospodarczych porządku systematycznym.

Przestrzegać obowiązku dokonywania – na kontach księgi głównej – zapisów o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowość, co oznacza, że zapisy zdarzeń gospodarczych winny być ujmowane na odpowiednich kontach, przewidzianych w zakładowym planie kont, zgodnie z zasadami ich funkcjonowania, zawartymi w przepisach wewnętrznych oraz w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.), zwanego w dalszej części tego wystąpienia rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. a w szczególności:a) operacje dotyczące wpływu w grudniu części oświatowej subwencji ogólnej na

styczeń następnego roku ujmować na kontach księgi głównej budżetu:- wpływ subwencji:

Wn 133 „Rachunek budżetu”,Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

- przeksięgowanie tej subwencji na dochody budżetu gminy w roku następnym:Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,Ma 901 „Dochody budżetu”,

b) operacje dotyczące naliczenia i zapłaty odsetek od pożyczki ujmować: w księdze głównej budżetu gminy:

- naliczenie odsetek:Wn 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,Ma 260 „Zobowiązania finansowe”,

- zapłata odsetek:Wn 902 „Wydatki budżetu”,Ma 133 „Rachunek budżetu”,

i jednocześnie

3

Wn 260 „Zobowiązania finansowe”,Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”,

w księdze głównej Urzędu Gminy:- zapłata odsetek:

Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”;

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2004 r. – str. 7 - 10 protokołu.

2.2. Nieujęcie w księgach rachunkowych operacji wpływu na rachunek Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 30 grudnia 2004 r. dotacji (w wysokości 340.000 zł), a następnie wypływu tej kwoty z tego rachunku na rachunek Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w dniu 30 grudnia 2004 r.,Nieujęcie zobowiązania wobec budżetu państwa w kwocie ogółem 1.586.230 zł z tytułu wpłat z przeznaczeniem na zwiększenie części podstawowej subwencji ogólnej.

Przestrzegać obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną, tak aby zapisy w nich dokonane odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do przepisów art. 4 ust. 2 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 10, 14, 24 protokołu.

2.3. Niesporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” oraz Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” Urzędu Gminy, skutkiem czego zbiorcze sprawozdania z wykonania planu dochodów i wydatków budżetowych sporządzono na podstawie sprawozdań jednostkowych złożonych przez inne niż Urząd Gminy jednostki organizacyjne oraz na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych.

Sporządzać jednostkowe sprawozdania Urzędu Gminy: Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” oraz Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, zgodnie z przepisami § 4 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426). Przestrzegać obowiązku sporządzania zbiorczych sprawozdań budżetowych na podstawie sprawozdań jednostek podległych gminie oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do przepisów § 6 ust.1 pkt 3 tego rozporządzenia - str. 8, 12 protokołu.

4

2.4. Wykazanie w sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych:1) w zbiorczym sprawozdaniu Rb–27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie budżetowych

wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego” za okres od początku roku do 31 grudnia 2004 r.:- w dz. 700, rozdz. 7005 § 0750 – wykazano zaniżone zaległości o 22.526 zł oraz

nadpłaty o 70 zł,- w dz. 756, rozdz. 75601 § 0350 – wykazano zaniżone zaległości o kwotę 1.534 zł,- w dz. 756, rozdz. 75615 § 0500 – wykazano zawyżone zaległości o 1.534 zł,

2) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności za okres od początku roku do 31 grudnia 2004 r.” – wykazano należności zawyżone o 3.016 zł (oraz niewykazano należności w wysokości 22.526 zł),

3) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2004 r.” oraz w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu Gminy Rb Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” kwoty zobowiązań wymagalnych wobec budżetu państwa w wysokości 1.171.570 zł oraz kwoty odsetek 414.660 zł, które nie były ujęte w ewidencji księgowej Urzędu Gminy.

Sprawozdania budżetowe sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz wykazywać w nich kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej - str. 13, 14 protokołu.

2.5. Przypadki nieterminowego regulowania zaciągniętych zobowiązań, w tym w 2002 r. -wobec budżetu państwa, skutkujące koniecznością zapłaty odsetek i opłaty prolongacyjnej (według pisma Ministerstwa Finansów ST6-4802/180/2004/1740 z 25 listopada2004 r. kwota główna 1.171.510,51 zł; według decyzji Urzędu Skarbowego PE-4405/2/05 z 15 lutego 2005 r. odsetki za zwłokę w wysokości 414.659,80 zł i opłata prolongacyjna w wysokości 122.228,40 zł).

Przestrzegać - wynikających z przepisów prawa i zawartych umów - terminów regulowania zobowiązań, stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 i ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Wpłat do budżetu państwa, z przeznaczeniem na część równoważącą subwencji ogólnej dla gmin, dokonywać w dwunastu równych ratach, w terminie do 15 dnia każdego miesiąca, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 z późn. zm.) – str. 13, 14, 22, 23, 24 protokołu.

5

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprawidłowości w gospodarce kasowej, polegające na:- sporządzaniu raportów kasowych za okresy dłuższe, niż określone w przepisach

wewnętrznych, - przypadku niezachowania zgodności zapisów na koncie 101 „Kasa” z zapisami

w raporcie kasowym (na koncie 101 „Kasa” nieujęto obrotów raportu kasowego nr 17 z 21.04.2005 r.).

Raporty kasowe sporządzać za okresy nie dłuższe niż 5 dni, zgodnie z postanowieniami § 5 ust. 4 „Instrukcji w sprawie zasad prowadzenia gospodarki kasowej”, wprowadzonej zarządzeniem wójta gminy Nr 24/02 z 27 grudnia 2002 r..

Zapewnić zgodność zapisów na kontach księgi głównej z zapisami na kontach ksiąg pomocniczych, zgodnie z przepisami art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 16 protokołu.

3.2. Przypadki niezamieszczania na dowodach księgowych miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację stwierdzającą zakwalifikowanie dowodu do ujecia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 18 protokołu.

3.3. Niezamieszczanie - na dowodach źródłowych, ujętych pod wyciągiem bankowym - numeru tego wyciągu.

Na dowodach źródłowych ujętych pod wyciągiem bankowym zamieszczać numer tego wyciągu, zgodnie z postanowieniami § 7 ust. 1 pkt 5 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych”, stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 27/05 wójta gminy Puchaczów z 30 września 2005 r., w celu zapewnienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 18 protokołu.

3.4. Dokonywanie zapisów w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe”, bez wskazania rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz niepowiązanie zapisów w ewidencji analitycznej z zapisami w ewidencji syntetycznej.

6

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać ze wskazaniem rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu, z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Zapewnić powiązanie zapisów w ewidencji analitycznej z zapisami w ewidencji syntetycznej, podając np. pozycję księgi głównej, pod którą ujęty został dowód źródłowy, w celu umożliwienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 20-21 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. Nieopodatkowanie lokalu zajętego na prowadzenie sklepu spożywczo-przemysłowego i lokalu zajętego na prowadzenie domu weselnego w budynkach komunalnych, usytuowanych na działkach nr 315 i 1024 w miejscowości Wesołówka.

Ustalić osoby, na których ciąży obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. „sklep spożywczo-przemysłowy” i „dom weselny” w budynkach komunalnych, usytuowanych na działkach nr 315 i 1024 w miejscowości Wesołówka, a następnie opodatkować te osoby, stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. „a” ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 z późn. zm.) z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosownie do przepisów art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) i z uwzględnieniem okresu przedawnienia prawa do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, określonego w przepisach art. 68 Ordynacji podatkowej.

Wezwać podatników - ujętych pod poz. 9 i 10 załącznika Nr IV/1/8 do protokołu kontroli - do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień w zakresie wykazanych „gruntów pozostałych”, pamiętając, że zgodnie z ustawową definicją gruntów i budynków związanych z działalnością gospodarczą, zawartą w przepisach art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, za grunty i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uznaje się grunty i budynki będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. – str. 58-60 protokołu.

7

4.2. Przypadki braku zgodności pomiędzy danymi w ewidencji geodezyjnej a danymi figurującymi w ewidencji podatkowej.

Zapewnić zgodność danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów, celem zapewnienia ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem od nieruchomości; zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr 240 poz. 2027) podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków – str. 34-37 protokołu.

4.3. Dokonanie przypisu należności z tytułu podatków należnych od osób fizycznych za 2005 r. pod datą 1 stycznia 2005 r., zamiast pod datą doręczenia decyzji wymiarowych.

Przypisu należnych gminie dochodów z tytułu podatków od osób fizycznych dokonywać na podstawie skutecznie doręczonych decyzji wymiarowych, gdyż zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji, stosownie do przepisów art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej w związku z § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50 poz. 511 z późn. zm.) – str. 37-38 protokołu.

4.4. Niewystąpienie do samorządowego kolegium odwoławczego o wyznaczenie organu właściwego do załatwiania spraw podatkowych wójta gminy.

Wystąpić do właściwego samorządowego kolegium odwoławczego o wyznaczenie organu podatkowego właściwego do załatwiania spraw dotyczących zobowiązań podatkowych wójta gminy, stosownie do przepisów art. 132 § 1 i 3 Ordynacji podatkowej – str. 38 protokołu.

4.5. Przypadki niepobierania odsetek od nieterminowych wpłat należności podatkowych (np. z tytułu podatku od środków transportowych od dwóch podatników w kwocie 636,09 zł) i opłaty eksploatacyjnej. Przypadki nieprzerachowywania nieterminowych wpłat podatków na należność główną i odsetki za zwłokę, w sytuacji gdy wpłata nie pokrywała kwoty należności głównej wraz z odsetkami za zwłokę. Przypadki nieegzekwowania od inkasentów podatków obowiązku terminowego dokonywania wpłat przyjętej gotówki na rachunek budżetu gminy.

Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, pamiętając że - zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej, w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2005 r. - nie nalicza się odsetek, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez

8

„Pocztę Polską” za polecenie przesyłki listowej. Jeżeli dokonana przez podatnika wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej.

Dokonać takiego rozliczenia wniesionych bez odsetek za zwłokę wpłat zaległości podatkowych oraz opłaty eksploatacyjnej, do której stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej, zgodnie z przepisami art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz.U. z 2005 r. Nr 228, poz. 1947 z późn. zm.).

Egzekwować od inkasentów podatków obowiązek terminowego wnoszenia na rachunek bankowy budżetu gminy zainkasowanych kwot podatków oraz pobierać odsetki za zwłokę od rat podatków niewpłaconych przez nich w terminie, stosownie do przepisu art. 51 § 3 w związku z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, bowiem raty podatków niewpłacone przez inkasenta w terminie traktuje się jako zaległość podatkową, od której należy pobrać odsetki za zwłokę. Terminem płatności dla inkasenta jest dzień następujący po ostatnim dniu, w którym, zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, lub termin późniejszy wyznaczony przez radę gminy, stosownie do przepisów art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej – str. 38-41, 71, 83 protokołu.

4.6. Nieprawidłowości przy stosowaniu ulg i zwolnień ustawowych określonych w ustawie o podatku rolnym, polegające na:- udzielaniu ulg inwestycyjnych, ulg żołnierskich i zwolnień z tytułu nabycia gruntów na

niewłaściwy okres,- udzieleniu ulgi inwestycyjnej w nieprawidłowej wysokości (zawyżonej o 14,60 zł),

w wyniku przyjęcia do obliczenia poniesionych przez podatnika wydatków wynikającej z korekty faktury kwoty zwróconej podatnikowi,

- odbieraniu od podatników oświadczeń, stanowiących w postanowieniu podatkowym dowody potwierdzające określone fakty, niezłożonych pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.

Udzielane na wniosek podatnika ulgi inwestycyjne, ulgi żołnierskie oraz zwolnienia z tytułu nabycia gruntów, stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został złożony wniosek podatnika o przyznanie tej ulgi, stosownie do przepisów art. 13 d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.). Ulgę z tytułu tej samej inwestycji stosować nie dłużej niż przez 15 lat, zgodnie z przepisami art. 13 ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Do jej obliczenia przyjmować poniesione przez podatnika

9

wydatki udokumentowane rachunkami nakładów inwestycyjnych, stosownie do przepisów art. 13 ust. 2 tej ustawy.

Ulgę żołnierską stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba wymieniona w art. 13 a ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o podatku rolnym została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, zgodnie z przepisami art. 13a ust. 3 tej ustawy.

Zwolnienia od podatku rolnego gruntów nabytych na utworzenie nowego lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego udzielać na 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy, zgodnie z przepisami art. 12 ust. 1 pkt 4 i ust. 3 ustawy.

Jeżeli dowodem potwierdzającym określone fakty jest oświadczenie podatnika - odbierać je pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej.

Sprostować z urzędu - w drodze postanowienia - błąd rachunkowy w wydanej decyzji nr 2/04 z 16.12.2005 r. w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym, stosownie do przepisów art. 215 § 1 Ordynacji podatkowej.

Zawiadomić właściwe samorządowe kolegium odwoławcze o podjęciu decyzji o udzieleniu w 2004 r. ulg żołnierskich z rażącym naruszeniem prawa, celem wszczęcia z urzędu postępowania o stwierdzenie ich nieważności, stosownie do przepisów art. 247 § 1 pkt 3 i art. 248 §1 i § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej – str. 31, 44-47 protokołu.

4.7. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg w zapłacie podatków, polegające na:- podejmowaniu decyzji o umorzeniu odsetek za zwłokę oraz odroczeniu terminu

płatności podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, a także o umorzeniu zaległości w podatku od środków transportowych bez zebrania takiego materiału dowodowego, który wskazywałby na przeprowadzenie wnikliwego postępowania wyjaśniającego, uzasadniającego zastosowanie ulgi,

- przypadkach podejmowania decyzji o rozłożeniu na raty (zaległości) podatku od środków transportowych i odroczeniu terminu płatności tego podatku bez zebrania materiału dowodowego, wskazującego na przeprowadzenie wnikliwego postępowania wyjaśniającego,

- niezamieszczaniu w niektórych decyzjach o umorzeniu zaległości podatkowych uzasadnienia faktycznego,

- nieterminowym wydawaniu decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych (przypadki),- umorzeniu XII raty podatku od nieruchomości od osób prawnych, niebędącej w dniu

złożenia podania zaległością podatkową.

10

Niezweryfikowanie wniosku o udzielenie pomocy publicznej – złożonego w 2005 r. przez …… – w celu ustalenia, czy planowana pomoc dla tego przedsiębiorcy jest pomocą de minimis.Przy udzielaniu ulg w zapłacie podatków przestrzegać zasad:- podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, odsetek za

zwłokę, odroczenia terminu płatności podatku, po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku, określone w przepisach art. 67a § 1 pkt 1 i 3 Ordynacji podatkowej. Wydanie decyzji powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy), w celu ustalenia, czy istnieje ważny interes podatnika lub interes publiczny, uzasadniający uwzględnienie wniosku. Decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, jednak powinny być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego. Właściwa ocena występowania, bądź braku występowania, ustawowych przesłanek do zastosowania umorzenia lub zaniechania poboru podatku może być dokonana po wszechstronnym i wnikliwym rozważeniu dowodów i okoliczności występujących w sprawie, poprzedzać zaś ją powinno wyczerpujące zebranie materiału dowodowego oraz dokładne wyjaśnienie wszystkich okoliczności faktycznych. Orzecznictwo sądów dotyczące podejmowania decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych za ważny interes podatnika uważa sytuację, w której z powodu nadzwyczajnych, losowych przypadków, podatnik nie jest w stanie zaległości podatkowych uregulować, np. wskutek utraty majątku lub możliwości zarobkowania. Interes publiczny to sytuacja, gdy zapłata zaległości podatkowej spowoduje konieczność sięgania przez podatnika do środków pomocy państwa, gdyż nie będzie on w stanie zaspakajać swoich potrzeb materialnych. Umorzenie zaległości podatkowych i odroczenie są instytucjami nadzwyczajnymi i mogą mieć miejsce w wypadkach uzasadnionych ważnymi interesami podatnika lub interesem publicznym, albowiem zasadą jest płacenie podatków. To oznacza, że umorzenie podatku stosuje się w wypadkach wyjątkowych, w przypadku znacznego ograniczenia możliwości płatniczych podatnika, spowodowanego zdarzeniami losowymi (wyrok NSA z 22.04.1999 r. SA/Sz 850/98 niepublikowane). Umorzenie zaległości podatkowej (odroczenie, rozłożenie na raty) jest szczególnego rodzaju ulgą podatkową, stanowiącą odstępstwo od zasady równości i powszechności opodatkowania, a zatem jej stosowanie może mieć miejsce w okolicznościach nadzwyczajnych, z reguły od podatnika niezależnych. Kontrola legalności decyzji o udzieleniu ulgi w zapłacie podatku, mającej charakter uznania administracyjnego, sprowadza się do badania, czy w procesie dochodzenia do tej decyzji organ

11

podatkowy uwzględnił wszystkie okoliczności faktyczne mające wskazywać na ważnych interes podatnika lub ważny interes społeczny uzasadniający udzielenie ulgi oraz czy w ramach swego uznania nie naruszył on zasady swobodnej oceny dowodów (wyrok NSA z 13.05.1999 r. SA/Sz 1031/98 niepublikowane). Swobodna ocena dowodów nie może oznaczać arbitralności i dowolności. Podlega ona kontroli według określonych zasad wyłączających dowolność. Ustalenia dokonane w wyniku oceny dowodów muszą opierać się na określonym uzasadnieniu, znajdują tu więc zastosowanie podstawowe pojęcia dotyczące uzasadnienia twierdzeń. Stosując zasadę swobodnej oceny dowodów według własnego uznania, należy przestrzegać zasad logicznego rozumowania, wyciągając z zebranego materiału dowodowego tylko wnioski logicznie uzasadnione. Jednocześnie informuję, że - zgodnie z przepisami art. 187 § 3 Ordynacji podatkowej - fakty znane organowi podatkowemu (które nie wymagają dowodu) należy zakomunikować stronie, a w związku z zasadą pisemnego załatwiania spraw podatkowych (art. 126 Ordynacji podatkowej), informacje takie należy zawierać w uzasadnieniu decyzji (art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej).

- zamieszczania w decyzjach w sprawie ulg podatkowych wszystkich elementów określonych w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, w tym uzasadnienie faktyczne, stosownie do art. 210 § 1 pkt 6 ustawy, zawierające wskazanie faktów, które organ podatkowy uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności (art. 210 § 4 tej ustawy). Zgodnie z przepisami art. 210 § 5 Ordynacji podatkowej można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony, nie dotyczy to jednak decyzji, na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku (a taką ulgą jest m.in. umorzenie zaległości, odroczenie, rozłożenie na raty),

- załatwiania spraw podatkowych niezwłocznie, a w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu miesiąca od wszczęcia postępowania, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu 2 miesięcy od wszczęcia postępowania, stosownie do przepisów art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie – zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, zgodnie z art. 140 § 1 tej ustawy,

- umarzania wyłącznie zaległości podatkowych, tj. podatków, dla których upłynął termin płatności, stosownie do przepisów art. 67a § 1 pkt 3 i art. 51 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku wszczęcia postępowania podatkowego na wniosek podatnika o umorzenie zaległości podatkowej, w sytuacji gdy w dniu wniesienia podania podatek nie jest jeszcze zaległością podatkową, wydawać decyzję o umorzeniu postępowania, z uwagi na jego bezprzedmiotowość, stosownie do przepisów art. 208 § 1 Ordynacji podatkowej.

12

Ponadto, udzielając - na wniosek podatnika prowadzącego działalność gospodarczą - ulg w spłacie zobowiązań podatkowych, określonych w przepisach art. 67a Ordynacji podatkowej, które stanowią pomoc publiczną de minimis, uwzględniać przepisy ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. Nr 123 poz. 1291) w związku z art. 67b § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. W myśl art. 37 ust. 1 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, od podmiotów ubiegających się o pomoc de minimis należy egzekwować obowiązek przedstawienia, wraz z wnioskiem o udzielenie pomocy, wszystkich zaświadczeń o pomocy de minimis, jakie podmiot otrzymał w ciągu trzech ostatnich lat poprzedzających dzień wystąpienia z wnioskiem o udzielenie pomocy. Do czasu przekazania tych zaświadczeń pomoc nie może być udzielona, w myśl art. 37 ust. 5 tej ustawy. W przypadku, gdy przedsiębiorca występuje z wnioskiem o udzielenie pomocy, weryfikować ten wniosek w celu ustalenia, czy planowana pomoc dla przedsiębiorcy jest pomocą de minimis na zasadach określonych w przepisach art. 63 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. W sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzymuje pomoc publiczną i ubiega się o umorzenie zaległości podatkowej, w decyzji o umorzeniu zaległości podatkowej podawać wysokość umorzonych odsetek za zwłokę – takie stanowisko zajął ostatnio Departament Finansów Samorządu Terytorialnego w Ministerstwie Finansów w piśmie z 16 maja 2006 r. nr ST1-4834-514/2006/740. Ponadto, przy udzielaniu pomocy publicznej, uwzględniać przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy publicznej udzielanej w różnych formach (Dz. U. Nr 194, poz. 1983), z którego wynika m.in., że pomoc publiczna może być udzielana w różnych formach, np. w postaci ulgi podatkowej, dokapitalizowania przedsiębiorcy ubiegającego się o pomoc przez nabywanie lub obejmowanie udziałów (akcji), w postaci pożyczki lub kredytu udzielanego na warunkach korzystniejszych od oferowanych na rynku, poręczeń udzielanych przedsiębiorcom na warunkach korzystniejszych od oferowanych na rynku. Przy udzielaniu tej pomocy uwzględniać przepisy rozdziału 2 „Postępowanie notyfikacyjne” ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, pamiętając że projekty pomocy indywidualnej, projekty programu pomocowego i projekty pomocy indywidualnej na restrukturyzację podlegają notyfikacji (art. 7 ust. 1 ustawy). – str. 48-51, 72, 75-82, 169-175 protokołu.

4.8. Nieujmowanie - w ewidencji wystawianych upomnień - daty ich doręczenia. Ewidencję wysłanych upomnień prowadzić wg wzoru stanowiącego załącznik

Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

13

(Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.), zamieszczając w niej m. in. daty doręczenia upomnień – str. 52 protokołu.

4.9. Nieegzekwowanie w 2004 r. obowiązku złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości i podatek rolny od podmiotów, zwolnionych z tych podatków uchwałą Rady Gminy.

Wezwać podatników, korzystających ze zwolnień z podatku od nieruchomości zastosowanych przez Radę Gminy, do złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, i art. 6a ust. 9 ustawy o podatku rolnym. Dane z tych deklaracji są niezbędne m. in. do obliczenia skutków zastosowanych zwolnień, a także skutków obniżenia górnych stawek podatku w celu rzetelnego wypełniania obowiązków sprawozdawczych – str. 56- 58 protokołu.

4.10. Przyjmowanie od podatników deklaracji na podatek od środków transportowych na 2005 r. wypełnionych niekompletnie, bez podania niezbędnych informacji, mających wpływ na wysokość podatku. Niedokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających deklaracji podatkowych za 2005 r., w wyniku czego opodatkowano niektóre środki transportowe z zastosowaniem nieprawidłowych stawek podatkowych.

Egzekwować od osób fizycznych i prawnych, będących właścicielami środków transportowych, obowiązek składania deklaracji na ten podatek na dany rok podatkowy, sporządzonych według ustalonego wzoru i zawierających szczegółowe dane niezbędne do ustalenia właściwej stawki podatku, stosownie do przepisów art. 9 ust. 6 pkt 1 w związku z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2004 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. Nr 252, poz. 2523 z późn. zm.) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Dokonywać czynności sprawdzających przedkładanych deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Czynnościami sprawdzającymi w deklaracjach na podatek od środków transportowych obejmować prawidłowość zastosowanych stawek podatkowych dla danego rodzaju pojazdów, zwracając szczególną uwagę na fakt, że w przypadku środków transportowych stanowiących zespoły pojazdów – ciągniki siodłowe i balastowe wraz z naczepami lub przyczepami - podstawą opodatkowania jest dopuszczalna masa całkowita zespołu pojazdów wyrażoną w tonach, stosownie do przepisów art. 8 pkt 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Stanowisko takie wyrażone zostało również w piśmie Ministerstwa Finansów Lk-244/LP/02/KM z dnia 21.03.2002r. (Biuletyn Skarbowy 2002/2/23) dotyczącym przedmiotu opodatkowania w podatku od środków transportowych.

14

W razie stwierdzenia - w przypadkach wymienionych w protokole kontroli - zastosowania niewłaściwych stawek podatkowych, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku korekty nie przekracza kwoty 1.000 zł, dokonać korekty deklaracji, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, stosownie do przepisów art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Podatnikowi doręczyć uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, w myśl przepisów art. 274 § 2 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku korekty przekracza kwotę 1.000 zł - wezwać składającego deklarację do jej skorygowania oraz złożenia niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość, stosownie do przepisów art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. W razie niezłożenia deklaracji - przeprowadzić postępowanie podatkowe i określić decyzją prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej – str. 63-69 protokołu.

4.11. Nieprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie przyczyn niezłożenia deklaracji na podatek od środków transportowych za okres styczeń – marzec 2005 r. przez podatnika ujętego pod poz. 8 zał. nr IV/A/10 do protokołu kontroli, będącego do 14 marca 2005 r. właścicielem środka transportowego. Niewyegzekwowanie obowiązku korekt deklaracji na podatek od środków transportowych od podatnika tego podatku, w sytuacji zaistnienia okoliczności, mających wpływ na wygaśnięcie obowiązku podatkowego w związku ze zbyciem w czerwcu 2005 r. dwóch środków transportowych.

Wezwać podatnika ujętego pod poz. 8 zał. nr IV/A/10 do protokołu kontroli, będącego do 14 marca 2005 r. właścicielem środka transportowego, do złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji na podatek od środków transportowych na 2005 r. W przypadku ustalenia, że podatnik zobowiązany był złożyć tę deklarację - wezwać go do jej złożenia, na podstawie przepisów art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezłożenia deklaracji, określić - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - wysokość zobowiązania w tym podatku, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej. Wyegzekwować obowiązek podatkowy w podatku od środków transportowych od podatnika wymienionego w protokole kontroli, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. W sytuacji zaistnienia okoliczności mających wpływ na wygaśnięcie obowiązku podatkowego – w związku, np. ze sprzedażą środka transportowego - egzekwować obowiązek dokonania korekty deklaracji na podatek od środków transportowych, stosownie do

15

przepisów art. 9 ust. 6 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i na podstawie korekty deklaracji dokonywać odpisów na kontach podatników, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50 poz. 511 z późn. zm.) – str. 68-69 protokołu.

4.12. Opodatkowanie podatkiem leśnym gruntów oznaczonych w ewidencji geodezyjnej symbolem „Lz” - grunty zadrzewione i zakrzewione.

Podatkiem leśnym opodatkowywać grunty będące lasami w rozumieniu przepisów art. 1 ust. 2 ustawy o podatku leśnym, tj. grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako lasy (symbol „Ls”). Grunty, oznaczone w ewidencji gruntów symbolem „Lz”, stanowiące grunty zadrzewione i zakrzewione - są zwolnione od podatku od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku i opłatach lokalnych oraz od podatku rolnego - stosownie do przepisów art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym – str. 33-34 protokołu.

4.13. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do 31 grudnia 2004 r., polegające na:- przyjęciu do naliczenia skutków obniżenia górnych stawek w podatku rolnym od osób

fizycznych powierzchni gruntów bez odliczenia ulg i zwolnień z tytułu nabycia gruntów,

- przyjęciu do naliczenia danych w zakresie skutków obniżenia górnych stawek w podatku rolnym i w podatku od nieruchomości bez uwzględnienia korekt deklaracji i wszystkich zmian geodezyjnych, jakie miały miejsce w trakcie 2004 r. i skutków zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z podjętej uchwały Rady Gminy, wskutek czego skutki obniżenia górnych stawek w podatku rolnym od osób prawnych zaniżono co najmniej o kwotę 16 zł, a w podatku od nieruchomości o kwotę 2.626 zł,

- niewykazaniu skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych w kwocie ogółem 25.727 zł,

- zawyżeniu skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku rolnym o kwotę 910 zł i w podatku leśnym o kwotę 767 zł,

- zaniżeniu skutków udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości co najmniej o kwotę 365.045 zł i w podatku od środków transportowych o kwotę 25.830 zł.

W sprawozdaniu Rb–PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy”, a także w sprawozdaniu Rb–27S

16

„Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki: udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, zwolnień oraz obniżek stawek podatków, stosownie do przepisów § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej; w szczególności w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” – wykazywać narastająco, od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, na podstawie danych księgowości podatkowej - kwoty stanowiące różnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe a dochodami, jakie uzyskała, stosując niższe stawki uchwalone przez Radę Gminy, przemnożoną przez podstawę opodatkowania, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9 oraz § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego” stanowiącej załącznik Nr 32 do rozporządzenia.

Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2004 r. oraz przekazać je – również w formie elektronicznej – Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Lublinie Zespół Zamiejscowy w Chełmie, w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta została dokonana z uwzględnieniem wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO.

Uzupełnić procedury kontroli finansowej o wskazanie osób odpowiedzialnych za przygotowanie danych w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez gminę ulg, umorzeń i zwolnień wykazywanych w sprawozdaniu Rb-PDP, stosownie do przepisów art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 84-96 protokołu.

4.14. Nieegzekwowanie - od podatników podatku od nieruchomości, zwolnionych z tego podatku uchwałą Rady Gminy, będących osobami fizycznymi - obowiązku składania „informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych”. Nieegzekwowanie od niektórych podatników podatku rolnego obowiązku składania „informacji o gruntach”.

Od wszystkich podatników, będących osobami fizycznymi zobowiązanymi do składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, a także „informacji o gruntach” - egzekwować obowiązek ich składania, na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku w podatku od nieruchomości i podatku rolnym, stosownie do przepisów art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym. W przypadku niezłożenia informacji - wzywać do ich składania, stosownie do przepisów art. 274 a § 1 Ordynacji podatkowej (zgodnie z przepisami art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej informacja o nieruchomościach

17

i obiektach budowlanych jest również deklaracją podatkową) oraz rozważyć skorzystanie z prawa – wynikającego z cytowanych przepisów - żądania od podatników złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyny niezłożenia informacji. – str. 28, 29, 86 protokołu.

4.15. Przypadki niezamieszczania daty wpływu na dokumentach wpływających do Urzędu Gminy (w tym na deklaracjach na podatek od środków transportowych, informacjach o gruntach oraz na ofercie na realizację zadania publicznego w ramach dotacji).

Przestrzegać zasady zamieszczania - na każdej wpływającej do Urzędu Gminy na nośniku papierowym korespondencji - pieczątki określającej datę wpływu, stosownie do postanowień § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 28, 63-65, 119 protokołu.

4.16. Nieokreślenie - w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży - terminu do składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości.

W podawanym do publicznej wiadomości wykazie nieruchomości komunalnych przeznaczonych do sprzedaży określać termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. 2004  r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.), zgodnie z przepisami art. 35 ust. 2 pkt 12 tej ustawy - str. 96-101 protokołu.

4.17. Nieprawidłowe ustalenie, w ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości, terminu wnoszenia wadium.

W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości komunalnych termin wnoszenia wadium przez osoby przystępujące do przetargu ustalać w taki sposób, aby umożliwić komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty, zgodnie z przepisami § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) – str. 97-101 protokołu.

18

4.18. Ustalenie ceny nieruchomości zbywanej w drodze przetargu, który odbył się w 2003 r., na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego w operacie szacunkowym sporządzonym w listopadzie 2001 r., mimo braku potwierdzenia przez rzeczoznawcę aktualności tego operatu.

Przestrzegać zasady ustalania ceny sprzedawanej nieruchomości na podstawie jej aktualnej wartości, określonej przez rzeczoznawcę majątkowego, zgodnie z przepisami art. 67 ust. 1 w związku z art. 156 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Opinia rzeczoznawcy o wartości nieruchomości, sporządzona w formie operatu szacunkowego, może być wykorzystywana do celu, dla którego operat został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia, chyba że wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do przepisów art. 156 ust. 3 ustawy. Operat szacunkowy może być wykorzystywany po upływie tego okresu, po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego, przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie szacunkowym przez rzeczoznawcę, który go sporządził, stosownie do przepisu art. 156 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 100 protokołu.

4.19. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych opłat z tytułu czynszu za dzierżawę oraz najem lokali mieszkalnych i użytkowych (w badanej próbie w kwocie co najmniej 233,45 zł.

Od nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego oraz czynszu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych pobierać odsetki w wysokości wynikającej z zawartych umów, a w przypadku braku uregulowań umownych, w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 2 w związku z art. 359 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Od dzierżawców i najemców wymienionych w protokole kontroli wyegzekwować odsetki od nieterminowych wpłat – str. 103, 104, 109-111, 113, 114 protokołu.

4.20. Niedoręczanie najemcom faktur za zwrotnym potwierdzeniem ich odbioru, przy jednoczesnym określeniu terminu płatności na „14 dni od daty otrzymania faktury”.

W celu umożliwienia sprawowania kontroli finansowej w zakresie terminowości wpłat czynszu najmu, doręczać najemcom faktury za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub określić w umowach inny termin płatności, stosownie do przepisów art. 35 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 103 protokołu.

19

4.21. Zarządzanie nieruchomościami komunalnymi i pobieranie z nich pożytków przez jednostkę pomocniczą gminy, mimo braku uchwały Rady Gminy w sprawie przekazania jednostce tych nieruchomości.

Podjąć działania mające na celu uregulowanie formy władania przez jednostkę pomocniczą gminy – sołectwo Wesołówka - nieruchomościami komunalnymi. Zgodnie z przepisami art. 48 § 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) jednostka pomocnicza zarządza i korzysta z mienia komunalnego oraz rozporządza dochodami z tego źródła w zakresie określonym w statucie. Rada Gminy, uchwałą Nr XVIII/125/04 z dnia 31 sierpnia 2004 r. w sprawie uchwalenia statutu sołectwa Wesołówka, upoważniła sołectwo do zarządzania i korzystania z mienia komunalnego przekazanego na podstawie uchwały rady, jednak nie podjęła uchwały w sprawie przekazania określonych składników mienia.

Poinformować sołtysa sołectwa Wesołówka o prawie wystąpienia, po uzyskaniu akceptacji Zebrania Wiejskiego, z wnioskiem o przekazanie mienia komunalnego do korzystania i zarządzania, zgodnie z treścią pkt. 2 działu V „Zasady korzystania z mienia komunalnego” statutu tego sołectwa – str. 105-107 protokołu.

4.22. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez:- zawyżenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2004 r. o kwotę

556,55 zł, w wyniku nieprawidłowego ustalenia faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych,

- nieprzekazanie do 31 maja 2004 r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kwoty 75% równowartości naliczonego odpisu na ten fundusz.

Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Podstawę naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w roku kalendarzowym, liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, stosownie do przepisów § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.). Przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym obliczać dodając przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieląc przez 12, zgodnie z przepisami § 2 ust. 1 tego rozporządzenia.

20

Równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu - w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, stosownie do przepisów art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – str. 117, 118 protokołu.

4.23. Nieopublikowanie w dzienniku lokalnym ogłoszenia o otwartym konkursie ofert na realizację zadania własnego gminy w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert na realizację zadań publicznych określonych w przepisach art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) zamieszczać zgodnie z przepisami art. 13 ust. 3 tej ustawy, tj. oprócz siedziby Urzędu Gminy i Biuletynu Informacji Publicznej, także, w zależności od rodzaju zadania, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym – str. 118, 119 protokołu.

4.24. Bezpodstawne wypłacenie w 2003 r. ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (w kwocie 3.409,50 zł).

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacać w przypadku niewykorzystania przez pracownika przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, stosownie do przepisów art. 171 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Wystąpić do pracownika o zwrot bezzasadnie wypłaconego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop; w przypadku odmowy dochodzić tej kwoty od osób odpowiedzialnych za jej wypłacenie, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy – str. 120, 121 protokołu.

4.25. Nieprawidłowe ustalenie i wypłacenie w 2003 r. ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w wyniku przyjęcia do jego obliczenia wynagrodzenia przysługującego w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, zamiast w miesiącu nabycia do niego prawa.

Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop ustalać w oparciu o wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, stosownie do przepisów § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz

21

ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – str. 121, 122 protokołu.

4.26. Niewłaściwe określenie przedmiotu zamówienia, w postępowaniach na: „Budowę kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów”, oraz „Remont dachu na budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Puchaczowie”, przez zawarcie w przedmiarach niedokładnych opisów robót, w których brakowało szeregu istotnych informacji i danych technicznych mających wpływ na wycenę, powodujących, że oferty opracowane w oparciu o te przedmiary mogły być nieporównywalne.

Przedmiot zamówienia opisywać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, stosownie do art. 29 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz. 177 z późn. zm.).

Przedmiot zamówienia opisywać w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji, stosownie do przepisów art. 29 ust. 2 oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 cytowanej ustawy. W szczególności, przedmiot zamówienia określać precyzyjnie, w celu zagwarantowania potencjalnym oferentom uzyskania takich samych informacji co do przedmiotu i warunków zamówienia oraz wyeliminowania przypadków składania nieporównywalnych ofert.

Z art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy wynika, że przekazywana wykonawcom specyfikacja powinna zawierać opis przedmiotu zamówienia. Należy go określać za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, a w odniesieniu do robót budowlanych - za pomocą dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, sporządzonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. Nr 202, poz. 2072 z późn. zm.), stosownie do postanowień przepisów art. 31 ust. 1 i 4 ustawy.

Dostarczenie wykonawcom wszystkich informacji potrzebnych do właściwego przygotowania ofert zapewni właściwy przebieg postępowania i złożenie ofert porównywalnych, gwarantując wybór obiektywnie najkorzystniejszej oferty – str. 123-125, 141-142 protokołu.

4.27. Naruszenie zasad dotyczących ustalenia i pobrania zabezpieczenia należytego wykonania umowy, przy udzieleniu zamówienia na „Budowę kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów”, przez:

22

- dopuszczenie we wzorze umowy – załączniku do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w zawartej umowie, możliwości wniesienia zabezpieczenia w formie częściowych potrąceń należności z faktur wykonawcy, w sytuacji, kiedy niespełniony był warunek dopuszczający taką możliwość tworzenia zabezpieczenia (okres realizacji zamówienia dłuższy niż rok), określony przepisami § 6 ust. 1 - obowiązującego w trakcie prowadzenia postępowania - rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 r. w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 115, poz. 1002),

- mimo ustalenia takiej formy zabezpieczenia – niedokonywanie częściowych potrąceń należności z faktur wykonawcy, wskutek czego od wykonawcy nie pobrano 70 % zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

- niepobranie od wykonawcy nowego zabezpieczenia w sytuacji, gdy termin realizacji umowy został przedłużony, a 30 % zabezpieczenia wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowej straciło ważność, przez co dopuszczono do zwolnienia zabezpieczenia przed zakończeniem i odbiorem robót,

- niepobranie od wykonawcy tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wbrew postanowieniom zawartej umowy, żadnej kwoty na zabezpieczenie roszczeń z tytuły gwarancji i rękojmi.

Przestrzegać zasad ustalania i pobierania zabezpieczenia należytego wykonania umowy określonych w przepisach art. 147 – art. 151 Prawa zamówień publicznych, postanowieniach specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz umowach zawartych z wykonawcami zamówień publicznych, w szczególności: - dopuszczać możliwość tworzenia zabezpieczenia w formie potrąceń z należności za

częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane, jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, pamiętając, że w takim przypadku, wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później niż do połowy okresu, na który została zawarta umowa, stosownie do przepisów art. 150 ust. 3 i 6 ustawy,

- przestrzegać obowiązku zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez cały okres jej obowiązywania - w sytuacji, w której zostaje przedłużony termin realizacji umowy, a zabezpieczenie wniesione przez wykonawcę posiada określony termin obowiązywania krótszy niż (przedłużony) termin realizacji umowy - żądać od wykonawcy wniesienia nowego zabezpieczenia, obejmującego cały okres trwania umowy. Zgodnie z art. 151 ust. 1 ustawy, zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane, co oznacza, że zwolnienie zabezpieczenia, również wskutek upływu okresu jego obowiązywania, nie może nastąpić przed odbiorem końcowym robót przez zamawiającego,

- przestrzegać obowiązku pobierania od wykonawcy pełnej kwoty zabezpieczenia

23

należytego wykonania umowy (obejmującej zabezpieczenie należytego wykonania umowy i roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości) nie dopuszczając do stanu, w którym brak jest materialnej gwarancji zgodnego z umową wykonania robót oraz pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia,

- na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji jakości pozostawiać kwotę ustaloną przez strony w umowie - do wysokości 30 % zabezpieczenia, stosownie do przepisów art. 151 ust. 2 ustawy – str. 125, 126, 136 protokołu.

4.28. Nieprawidłowości dotyczące oceny złożonych ofert:a) w postępowaniach o udzielenie zamówień na: „Budowę kanalizacji sanitarnej

ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów” (unieważnionym) oraz na „Dostawę pojemników na odpady wykonanych z tworzyw sztucznych” - polegające na odrzuceniu ofert, zamiast wykluczenia z postępowania wykonawców, którzy złożyli te oferty, w sytuacji kiedy wykonawcy ci nie złożyli wszystkich dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub złożone przez nich dokumenty nie były aktualne,

b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia na „Remont dachu na budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Puchaczowie”, polegające na nieodrzuceniu obu złożonych ofert, z uwagi na to, że zawierały określenie robót innych niż określone w przedmiarze robót – załączniku do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz na nieunieważnieniu postępowania, w sytuacji kiedy nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu.

Przed dokonaniem oceny i porównania złożonych ofert badać, czy wszyscy wykonawcy spełniają warunki podmiotowe określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w zaproszeniu do składania ofert, w szczególności czy złożyli wymagane oświadczenia i dokumenty. Wykonawców, którzy nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków lub złożone dokumenty zawierają błędy, wykluczać z postępowania, a ich oferty uznawać za odrzucone, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 pkt 3 i ust. 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych, z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 tej ustawy, w brzemieniu nadanym przepisami art. 1 pkt 17 i 19 ustawy z dnia 7 kwietnia 2006r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 79, poz. 551).

W myśl art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym od 25 maja 2006r., zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawców -

24

którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy - do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że, mimo ich uzupełnienia, konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Odrzucać oferty, których treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stosownie do przepisów art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego – niezależnie od trybu – unieważniać, jeżeli odrzuceniu podlegają wszystkie złożone oferty, stosownie do przepisów art. 93 ust. 1 pkt 1, 2 lub 3 Prawo zamówień publicznych – str. 126, 141-142, 145 protokołu.

4.29. Niesprawdzenie, w trakcie badania i oceny ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia na „Budowę kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów”, czy złożenie jednej z nich nie naruszało zasad uczciwej konkurencji, co mogłoby skutkować jej odrzuceniem na podstawie art. 27 a ust. 1 pkt 3 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, w sytuacji dużego (nawet 10-krotnego) zróżnicowania cen ofertowych na dostawę analogicznych urządzeń oczyszczalni ścieków.

W przypadku zaistniałych wątpliwości co do treści złożonych ofert, żądać od wykonawców wyjaśnień, stosownie do art. 87 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

W celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwracać się w formie pisemnej do wykonawców o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, stosownie do przepisu art. 90 ust. 1 tej ustawy. Jeśli wykonawca nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia – odrzucać ofertę, zgodnie z przepisami art. 90 ust. 3 i art. 89 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 127 protokołu.

4.30. Naruszenie przepisów Prawa budowlanego w trakcie budowy kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów, przez:- wykonanie remontu gminnej drogi dojazdowej żużlowej bez zgłoszenia wykonania tych

robót do organu nadzoru budowlanego,- dokonanie zmian mających charakter istotnego odstąpienia od zatwierdzonego

projektu budowlanego i pozwolenia na budowę, bez uzyskania decyzji o zmianie pozwolenia na budowę.

Dokonywać zgłoszenia do właściwego organu nadzoru budowlanego robót,

25

których wykonanie nie wymaga pozwolenia na budowę, stosownie do przepisów art. 30 ust.1 pkt 2 i ust. 5, w związku z art. 29 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r. nr 207, poz. 2016 z późn. zm.). Roboty budowlane polegające na przebudowie lub remoncie dróg, rozpoczynać jeżeli w terminie 30 dni od dnia doręczenia zgłoszenia właściwy organ nadzoru budowlanego nie wniesie, w drodze decyzji, sprzeciwu.

Przestrzegać przepisów art. 36 a. Prawa budowlanego, z których wynika, że istotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu budowlanego lub innych warunków pozwolenia na budowę jest dopuszczalne jedynie po uzyskaniu decyzji o zmianie pozwolenia na budowę. W przypadku wątpliwości co do charakteru planowanego odstąpienia od projektu oraz pozwolenia, wystąpić do organu nadzoru budowlanego, dołączając opinię projektanta, o udzielenie informacji, czy odstąpienie wymaga uzyskania decyzji o zmianie pozwolenia na budowę. Nieudzielanie informacji przez organ nadzoru w terminie 14 dni od dnia przedstawienia planowanych zmian jest równoznaczne z uznaniem planowanego odstąpienia za nieistotne – str. 129, 138 protokołu.

4.31. Nieprzedkładanie skarbnikowi gminy, celem uzyskania kontrasygnaty, umów zawieranych z wykonawcami zamówień publicznych.

Umowy i inne czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, celem ich kontrasygnaty, stosownie do przepisów art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.). Powołany przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący; brak kontrasygnaty skarbnika powoduje nieskuteczność czynności prawnej - co oznacza, że czynność ta nie jest dotknięta wadą nieważności, nie może jednak wywoływać skutków prawnych – str. 129, 143protokołu.

4.32. Nieprawidłowości związane z prowadzeniem dziennika budowy kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów, polegające na:- niedokonaniu w dzienniku żadnych wpisów dotyczących przebiegu realizacji inwestycji

w zakresie robót elektrycznych i drogowych,- poświadczeniu w dzienniku stanu niezgodnego ze stanem faktycznym przez kierownika

budowy informującego o zakończeniu robót oraz inspektora nadzoru robót sanitarnych, który potwierdził zakończenie tych robót, pomimo ich niezakończenia.

Dziennik budowy prowadzić zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące

26

bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia (Dz. U. z 2002 r. Nr 108 poz. 953 z późn. zm.), w związku z art. 45 ustawy – Prawo budowlane.

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia w dzienniku budowy rejestrować, w formie wpisów, przebieg robót budowlanych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania i mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonania budowy, rozbiórki lub montażu – str. 130-133, 138 protokołu.

4.33. Dokonanie niekorzystnych dla zamawiającego zmian postanowień zawartej umowy na budowę kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów, przy uwzględnieniu których należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta. Zmiany polegały na nieuzasadnionym przesunięciu terminu zakończenia robót - w sytuacji, kiedy termin wykonania był jednym z kryteriów wyboru ofert - oraz na zmianie zasad rozliczania wynagrodzenia za roboty, przez umożliwienie składania faktur częściowych do wartości 98 % wynagrodzenia umownego, podczas gdy umowa podstawowa dopuszczała 80 %.

Dokonując zmian w umowie z wybranym wykonawcą przestrzegać przepisów art. 144 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którymi zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności , których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego – str. 129, 131, 135 protokołu.

4.34. Nieprawidłowości dotyczące odbioru wykonanych robót:a) przy zamówieniu na budowę kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie

Ukaz Gm. Puchaczów, polegające na potwierdzeniu przez członków komisji, w protokole końcowego odbioru robót, wykonania inwestycji zgodnie z projektem i zawartą umową, pomimo niezakończenia robót w terminie oraz dokonania znacznych odstępstw od zakresu robót stanowiącego umowny przedmiot zamówienia,

b) przy zamówieniu na remont dachu na budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Puchaczowie, polegające na zapłacie wykonawcy całości wynagrodzenia umownego, pomimo niedokonania odbioru końcowego robót, co skutkowało też nieokreśleniem terminu rozpoczęcia biegu okresu gwarancji.

Dokumenty dotyczące odbioru robót budowlanych (protokoły odbioru robót) sporządzać w sposób niebudzący wątpliwości co do ich wiarygodności i rzetelności. W protokołach zamieszczać dane w zakresie ilości, jakości i terminów realizacji robót faktycznie wykonanych, odebranych i przekazanych do użytkowania. Odbiór robót to

27

element procesu inwestycyjnego dla obydwu stron tego procesu. Dla wykonawcy protokół odbioru robót stanowi potwierdzenie wykonania (lub niewykonania) robót oraz podstawę do żądania wynagrodzenia, natomiast dla zamawiającego protokół ten stanowi podstawę do kontroli wykonywanych przez wykonawcę postanowień umowy w zakresie ilości zamówionych i wykonanych robót, terminowości ich realizacji oraz stwierdza ewentualne wady i usterki. Tym samym protokół odbioru stanowi dla zamawiającego podstawę dochodzenia kar umownych lub żądania usunięcia wad przedmiotu zamówienia stwierdzonych przy odbiorze oraz wyznacza początek biegu terminów rękojmi za wady – str. 131-133, 138, 143 protokołu.

4.35. Nieprzestrzeganie postanowień umownych w zakresie potwierdzania odbioru, fakturowania oraz zapłaty wynagrodzenia za wykonane roboty przy budowie kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów, polegające na:a) przyjęciu 29 stycznia 2004 r. faktury na kwotę 999.999,53 zł wystawionej przez

wykonawcę 30 stycznia 2004 r. z zakresem robót potwierdzonym przez inspektora nadzoru jako wykonanym, pomimo tego, że umowę z wykonawcą zawarto 27 stycznia 2004 r., a roboty wskazane w protokole odbioru załączonym do faktury nie były jeszcze rozpoczęte, co potwierdzają: wpis w dzienniku budowy o rozpoczęciu robót 9 lutego 2004 r. oraz zawiadomienie wykonawcy złożone do Powiatowego Inspektoratu Budowlanego w Łęcznej informujące o rozpoczęciu robót z dniem 5 lutego 2004 r.,

b) przyjęciu 9 marca 2004 r. faktury na kwotę 290.200,00 zł wystawionej przez wykonawcę 27 lutego 2004 r. z zakresem robót potwierdzonym przez inspektora nadzoru jako wykonanym, pomimo tego, że ten sam inspektor nadzoru wpisem do dziennika budowy potwierdził rozpoczęcie tych robót 27 lutego 2004 r.,

c) zapłacie wykonawcy wynagrodzenia w kwocie 197.591,03 zł za wybudowanie oczyszczalni ścieków, pomimo jej niewybudowania,

d) zapłacie wykonawcy wynagrodzenia w kwocie 67.462,46 zł za niewykonane roboty elektryczne, tj.:1. linie kablowe NN zalicznikowe zasilane z pompowni PE,2. linie kablowe NN zalicznikowe zasilane z pompowni PD,

e) zapłacie wynagrodzenia w wysokości umownej za wykonanie zasilania energetycznego pompowni przydomowych, w sytuacji, gdy dokonano zmiany systemu zasilania tych pompowni (rozwiązań projektowych) z centralnego (wg umowy) na indywidualne zasilanie z gospodarstw, przy których budowano te pompownie - bez rozliczenia tych robót i zapłaty za roboty wykonane faktycznie,

f) zapłacie wynagrodzenia w wysokości umownej za wykonanie zasilania energetycznego pompowni PC i PE, w sytuacji wykonania tych robót w oparciu

28

o zamienne rozwiązania projektowe opracowane w trakcie realizacji inwestycji - bez rozliczenia tych robót i zapłaty za roboty wykonane faktycznie,

g) zapłacie wynagrodzenia w kwocie 1.610,60 zł za roboty dodatkowe, w sytuacji, gdy nie było podstaw do dokonania tej zapłaty.

Przestrzegać postanowień zawartych umów w zakresie terminów składania przez wykonawców dokumentów rozliczeniowych dotyczących wykonanych robót oraz obowiązku prawidłowego rozliczania inwestycji, dokonując wydatków w oparciu o zasady ustalone w umowie o udzieleniu zamówienia, stosownie do przepisów art. 35 ust. 3 pkt 1 i 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 647 Kodeksu cywilnego.

Zmiany zasad obliczania i wypłacania wynagrodzenia, stanowiące niekorzystne dla zamawiającego zmiany postanowień zawartej umowy, są niedopuszczalne na mocy art. 144 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Wystąpić do wykonawcy budowy kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia w łącznej kwocie 266.664,09 zł; w przypadku odmowy skierować sprawę na drogę sądową.

Dokonać rozliczenia robót elektrycznych, które zostały wykonane w zakresie odmiennym od przyjętego w zawartej umowie. Jeżeli w efekcie rozliczenia wyniknie nadpłata - wystąpić do wykonawcy o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, w odmiennym przypadku dokonać dopłaty wynagrodzenia, pod warunkiem uprzedniego wyegzekwowania od wykonawcy nienależnie wypłaconej kwoty za niewykonane roboty – str. 133-139 protokołu.

4.36. Niedostateczna kontrola kosztorysów - stanowiących podstawę do określenia wynagrodzenia wykonawcy budowy kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów - przez inspektora nadzoru inwestorskiego oraz brak kontroli tych kosztorysów przez zamawiającego, co spowodowało, że zamawiający dokonał zapłaty za roboty niewykonane, w wyniku czego nadpłacono wykonawcy kwotę 266.664,09 zł.

Bezwzględnie przestrzegać obowiązku rzetelnego rozliczania wykonawców robót budowlanych, egzekwując przestrzeganie tego obowiązku także od inspektorów nadzoru.

W przypadku ustalenia dokonywania rozliczeń w oparciu o kosztorysy, dokonywać weryfikacji tych kosztorysów pod kątem ich rzetelności. Przestrzegać zasady dokonywania zapłaty jedynie za roboty faktycznie wykonane i znajdujące potwierdzenie w dokumentacji projektowej i powykonawczej.

Przestrzegać obowiązku dokonywania kontroli wykonania umów przed dokonaniem wypłaty wynagrodzenia wynikającego z tych umów. Zasady przeprowadzania tych kontroli określać na podstawie art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

29

W przypadku przekazania, w drodze umowy, obowiązku dokonania rozliczenia finansowego inspektorom nadzoru - dokonywać weryfikacji działań inspektorów w tym zakresie. Od inspektora nadzoru inwestorskiego egzekwować obowiązki wynikające z przepisów art. 25 ustawy Prawo budowlane. Wystąpić do właściwego organu nadzoru budowlanego o wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do inspektora sprawującego nadzór nad budową kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów, z tytułu odpowiedzialności zawodowej w budownictwie, stosownie do art. 95 pkt 2 i 4 tej ustawy - str. 133 - 139 protokołu.

4.37. Udzielenie 14 września 2004 r. - przy realizacji budowy kanalizacji sanitarnej ciśnieniowej dla m. Nadrybie Ukaz Gm. Puchaczów - zamówienia na roboty dodatkowe w trybie z wolnej ręki, w sytuacji, gdy komisja odbioru w protokole odbioru końcowego robót z 29 września 2004 r. potwierdziła wykonanie robót zgodnie z zawartą umową podstawową z zaznaczeniem, że roboty dodatkowe nie wystąpiły.

Podjęcie każdego postępowania o udzielenie zamówienia powinno być poprzedzone dokonaniem oceny celowości wydatku i podjęciem odpowiedniej decyzji, stosownie do art. 47 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Zamówienia na roboty dodatkowe w trybie z wolnej ręki udzielać tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w przepisie art. 67 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, poprzedzając zawarcie umowy określeniem przedmiotu i ustaleniem wartości zamówienia oraz przeprowadzeniem negocjacji, stosownie do art. 66 ustawy. Przestrzegać obowiązku zawierania na piśmie wszystkich umów o roboty budowlane przed rozpoczęciem robót. Stosownie do przepisów art. 648 § 1 Kodeksu cywilnego i zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych, wszystkie umowy wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności – str. 131-132, 136-139 protokołu.

4.38. Nieprawidłowe sporządzanie kosztorysu inwestorskiego na remont dachu na budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Puchaczowie, polegające na nieujęciu szeregu istotnych elementów oraz informacji mających znaczenie przy określaniu wartości szacunkowej zamówienia.

W kosztorysie inwestorskim zawierać wszystkie elementy wskazane w przepisach § 7 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 130, poz. 1389).

Elementy wchodzące w skład kosztorysu inwestorskiego zawarte w § 7

30

rozporządzenia, mają znaczenie przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia publicznego, zgodnie z art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych – str. 140 protokołu.

4.39. Niewłaściwe sformułowanie wymagań, jakie winny spełniać dokumenty potwierdzające spełnienie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawę pojemników na odpady wykonanych z tworzyw sztucznych, przez żądanie złożenia oryginałów dokumentów, z wyłączeniem możliwości składania kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem. Nieokreślenie sposobu dokonywania oceny spełniania wymaganych warunków w oparciu o żądane dokumenty.

Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców określać zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605).

Zaprzestać ograniczania prawa wykonawców do wyboru formy składanych dokumentów. W myśl § 4 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia, dokumenty te mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, a zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna bądź budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

Ustalając warunki udziału w postępowaniu, zamawiający winien ustalić jednoznaczne, minimalne wymogi, dostosowane do wielkości i stopnia skomplikowania zamówienia oraz do realnej sytuacji na rynku potencjalnych wykonawców. Sprecyzowanie konkretnych wymogów odnośnie poziomu wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego i kadrowego oraz sytuacji ekonomicznej umożliwi zamawiającemu miarodajną ocenę możliwości wykonawcy co do należytego wykonania zamówienia – str. 144-145 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami komunalnymi przez jednostki organizacyjne gminy.

Uregulować formę władania nieruchomościami będącymi w posiadaniu jednostek organizacyjnych gminy, przekazując jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej - w trwały zarząd, również w częściach ułamkowych, z określeniem sposobu korzystania z tej nieruchomości przez poszczególne jednostki organizacyjne - w drodze decyzji nieruchomości będące

31

własnością gminy, niezbędne do wykonywania przez te jednostki ich statutowej działalności, stosownie do przepisów art. 43 ust. 5, 45 ust. 1 i art. 49a pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Instytucjom kultury, które zarządzały nieruchomościami w dniu 5 grudnia 1990 r. - wydać decyzję w sprawie nieodpłatnego nabycia, z mocy prawa, prawa użytkowania wieczystego gruntów i prawa własności położonych na nich budynków, innych urządzeń i lokali, stosownie do przepisów art. 202 ustawy o gospodarce nieruchomościami; w przeciwnym wypadku uregulować formę władania nieruchomościami gminnymi, przez wynajęcie lub użyczenie lokali, z których korzystają, zgodnie z przepisami art. 18 tej ustawy – str. 146, 147 protokołu.

5.2. Nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji analitycznej środków trwałych, pozostałych środków trwałych oaz wartości niematerialnych i prawnych, polegające na:- dokonywaniu zapisów bez wskazania numeru identyfikacyjnego dowodu źródłowego,

będącego podstawą zapisu oraz jego daty,- nieokreśleniu w ewidencji analitycznej miejsca znajdowania się poszczególnych

środków trwałych lub osób za nie odpowiedzialnych,- przypadkach niebieżącego ujmowania w ewidencji operacji dotyczących przychodu

i rozchodu środków trwałych,- przypadkach dokonywaniu zapisów w sposób nietrwały.

Ewidencję analityczną do kont 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” prowadzić tak, by stanowiła aktualny wykaz posiadanych składników majątkowych, zapewniając rzetelność ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w szczególności:- zapisów w ewidencji analitycznej dokonywać z podaniem rodzaju i numeru

identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz jego daty, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości,

- wskazywać miejsca znajdowania się środków trwałych lub osób za nie odpowiedzialnych, stosownie do zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.,

- przestrzegać obowiązku bieżącego – w miesiącu dokonania operacji – ujmowania operacji dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- zapisów w księgach rachunkowych dokonywać w sposób trwały, zgodnie z przepisami art. 23 ust.1 ustawy o rachunkowości – str. 152, 153, 157, 158 protokołu.

32

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, sprawozdania z jego realizacji oczekuję – w formie pisemnej i elektronicznej (np. na dyskietce lub plik w formacie Microsoft Word (.doc) lub Rich Text Format (.rtf) na adres wkgf@lublin.rio.gov.pl) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:Rada Gminy Puchaczów

33