revisiÓn por la direcciÓn ii semestre 2013

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

II SEMESTRE 2013FONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD


REFLEXIONES

¿Quién es más capaz de descubrir cómo prevenir los defectos que las personas

especialmente hábiles para detectarlos?

¿Quién mejor que la gente que conoce el proceso que ocasionó los defectos?

Calidad es más, mucho más, que la ausencia de defectos.

Para poder hacer algo bien hay que saber que está mal; y las personas que están en

mejor posición para saberlo son las que participan directamente en el proceso.

La calidad es mucho menos costosa que las alternativas. Es mucho menos costoso

prevenir desde el comienzo los defectos, que tener personas produciéndolos, otras

hallándolos y otras corrigiéndolos.

LIBRO ÉRASE UNA VEZ UNA FÁBRICA

JOHN GUASPARI


INSUMOS REVISION POR LA DIRECCIÓN1. Resultados de auditorías

Auditorías Internas de Seguimiento y Evaluación Independiente

Auditorías Médicas

Auditorías Educación Especial

2. Retroalimentación del Usuario

3. Desempeño de los Procesos

4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5. Conformidad del Producto y/o Servicio

6. Cambios que podrían afectar el Sistema Integral de Gestión

7. Política y Objetivos de Calidad

8. Necesidades de Recursos

9. Oportunidades de Mejora o Casos de Éxito

10. Recomendaciones para la mejora


RESULTADOS DE AUDITORÍAS


AUDITORIAS INTERNAS DEL FPS

II SEMESTRE DE 2013

TIPO AUDITORÍANo. AUDITORÍAS

PROGRAMADAS

No. AUDITORÍAS

EJECUTADASCUMPLIMIENTO

CALIDAD 15 15

100%SEI 53 53

SEGUIMIENTO 11 11


CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

II SEMESTRE DE 2013

No. NOMBRE DE LOS PROCESOSNO

CONFORMIDADES%

NO

CONFORMIDADES

POTENCIALES

%TOTAL NO

CONFORMIDADES%

1 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 6 17,6 7 17,9 13 17,8

2 ATENCIÓN AL CIUDADANO 3 8,8 4 10,3 7 9,6

3 GESTIÓN DOCUMENTAL 3 8,8 4 10,3 7 9,6

4 GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4 11,8 3 7,7 7 9,6

5 GESTIÓN DE BIENES TRANSFERIDOS 5 14,7 1 2,6 6 8,2

6 PRESTACIONES ECONÓMICAS 3 8,8 3 7,7 6 8,2

7 ASISTENCIA JURÍDICA 2 5,9 2 5,1 4 5,5

8 MEDICIÓN Y MEJORA 1 2,9 3 7,7 4 5,5

9 GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN 2 5,9 2 5,1 4 5,5

10 GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 1 2,9 2 5,1 3 4,1

11 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

INDEPENDIENTE1 2,9 2 5,1 3 4,1

12 GESTIÓN DE COBRO 1 2,9 2 5,1 3 4,1

13 GESTIÓN DE TIC'S 0 0 2 5,1 2 2,7

14 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 1 2,9 1 2,6 2 2,7

15 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1 2,9 1 2,6 2 2,7

TOTAL 34 100 39 100 73 100


INFORMES PRESENTADOS

II SEMESTRE DE 2013

SEGUIMIENTO A PLANESPORCENTAJE DE

CUMPLIMIENTO

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (CGR,

CALIDAD Y CONTROL INTERNO).48%

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 58%

MEDICION A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS A TRAVÉS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN

DE ACCIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE DE 2013.82%

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES

ESTRATÉGICOS.90%

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR

PROCESOS.93%

AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG. 47%

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO82%

TRAMITES GENERALES 48%

TRAMITES ENTIDADES 88%


AUDITORÍAS MÉDICAS


RESULTADOS AUDITORÍAS MÉDICAS

II SEMESTRE DE 2013

VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS

VISITAS DE AUDITORIA

REALIZADAS

VISITAS DE AUDITORIA

PROGRAMADAS

PORCENTAJE DE

CUMPLIMIENTO

961 961 100%

Adicionalmente se realizaron 48 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número realizado en

algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de atención de servicios de saluden forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a dificultades en la prestación de losmismos

RESULTADO EVALUACIÓN INDICADORES

TRIMESTRENo. MUNICIPIOS

AUDITADOS

RESULTADO EVALUACIÓN

No. INDICADORES

EVALUADOS

No. INDICADORES

CALIFICACIÓN ADECUADA

No. INDICADORES

CALIFICACIÓN

INADECUADA

% INDICADORES

CALIFICACIÓN

INADECUADA

III 51 841 675 166 19.74%

IV 39 676 549 127 18.79%


INDICADORES NO CUMPLIDOS POR CIUDAD

II SEMESTRE DE 2013

TRIMESTRE CIUDAD

No. INDICADORES

CALIFICACION

INADECUADA

% INDICADORES

CALIFICACION

INADECUADA

III TRIMESTRE

BARRANQUILLA 2 6,90%

BUENAVENTURA 21 72,41%

ARMENIA 9 56,25%

CALI 15 62,50%

CARTAGO 8 47,06%

DAGUA 1 11,11%

BUGA 7 46,67%

MANIZALES 4 26,67%

PALMIRA 6 33,33%

PASTO 1 20,00%

PEREIRA 6 42,86%

POPAYAN 3 23,08%

TULUA 4 26,67%

YUMBO 2 25,00%

ZARZAL 6 40,00%

CARTAGENA 2 6,90%

MEDELLIN 2 7,41%

BELLO 2 13,33%

TUMACO 3 12.5%

BUCARAMANGA 16 55,17%

BARRANCABERMEJA 12 50,00%

SABANA DE TORRES 7 70,00%

PTO WILCHES 2 25,00%

SAN GIL 10 62,50%

GAMARRA 3 30,00%

AGUACHICA 7 29,17%

PAILITAS 2 20,00%

PELAYA 2 22,22%

TAMALAMEQUE 2 20,00%

TRIMESTRE CIUDAD

No. INDICADORES

CALIFICACION

INADECUADA

% INDICADORES

CALIFICACION

INADECUADA

IV TRIMESTRE

CARTAGENA 1 3,45%

MEDELLIN 2 7,14%

CARACOLI 1 11,11%

GIRARDOTA 1 9,09%

BUENAVENTURA 23 79,31%

BARRANQUILLA 2 6,90%

TUMACO 3 12.5%

ARMENIA 8 53,33%

CALI 13 54,17%

CARTAGO 9 52,94%

DAGUA 1 11,11%

BUGA 12 75,00%

MANIZALES 11 73,33%

PALIMRA 11 68,75%

PASTO 1 20,00%

PEREIRA 6 42,86%

POPAYAN 10 71,43%

TULUA 3 21,43%

YUMBO 2 22,22%

ZARZAL 750,00%


PLANES DE MEJORAMIENTO

II SEMESTRE DE 2013III TRIMESTRE

CIUDAD FECHAPORCENTAJE

CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

CALI NOVIEMBRE 18 DE 2013 5%

OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE

CALI

BUENAVENTURA OCTUBRE 18 DE 2013 7%


CALI Y TRASLADO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL IV TRIMESTRE

TUMACO OCTUBRE 18 DE 2013 0%


CALI

BARRANQUILLA OCTUBRE 16 DE 2013 100%

CARTAGENA OCTUBRE 23 DE 2013 100%

MEDELLINNO ENVIO PLAN DE

MEJORAMIENTO NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO SE INFORMO CON

OFICIO 20143400008253 DE ENERO 30 DE 2014

BUCARAMANGAENVIO ACTA FIRMADA SOLAMENTE

POR EL MEDICO DEL FPSFCN


PLANES DE MEJORAMIENTO

II SEMESTRE DE 2013IV TRIMESTRE

CIUDAD FECHAPORCENTAJE

CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

CALI

MEDIANTE OFICIOS DPAC-20143440000803 DE FEBRERO 17 DE 2014 Y 20143440000253 DE 21

DE ENERO DE 2014 LA DRA. ISABEL C GALLO INFORMA NO ASIITENCIA DE FUNCIONARIO A

REALIZAR ACTA PLAN DE MEJORAMIENTO

BUENAVENTURA

FEBRERO 27 DE 2014

PENDIENTE MARZO 15

MEDIANTE OFICIO GSSBT011 DE ENERO 10 DE 2014 LA DRA SANDRA MORENO UNFORMA QUE CSC NO CUENTA CON

COORDINADOR MEDICO PARA REALIZAR PLAN DE MEJORAMIENTO

TUMACO

ENERO 7 DE 2014

0%

MEDIANTE OFICIO GSST-28 DE MARZO 6 DE 2014 LA DRA YOLANDA ZUÑIGA INFORMA NO CUMPLIMIENTO DE LOS

COMPROMISOS PLANTEADOS EN PLAN DE MEJORAMIENTO

BARRANQUILLA ENERO 23 DE 2014 100%

CARTAGENA ENERO 14 DE 2014 100%

MEDELLIN

NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO SE INFORMO CON OFICIO 20143400008253 DE

ENERO 30 DE 2014

BUCARAMANGA

NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO CORREO ELECTRONICO DE FEBRERO 25 DE 2014 Y DE

MARZO 12 DE 2014


AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIAL


EDUCACIÓN ESPECIAL

II SEMESTRE DE 2013Se presto servicio integral en educación y rehabilitación a 159 beneficiarios en las ciudades de Cartagena, Santa

Marta, Barranquilla y Bogotá. Para lo cual se contrataron 10 instituciones acreditadas para prestar dicho servicio.

CIUDADES No. DE INSTITUCIONES BENEFICIARIOS

CARTAGENA 4 119

BARRAQUILLA 2 10

SANTA MARTA 2 28

BOGOTA 2 2

TOTAL 10 159


EDUCACIÓN ESPECIAL

II SEMESTRE DE 2013Se programa 1 auditoría en el segundo semestre del año, con el fin de constatar que los servicios prestados fueran los contratados y

se cumplieron a cabalidad con calidad, eficiencia, efectividad y eficacia a la población con discapacidad y a su vez se implemento el

formato de actas de auditoria firmado por los participantes y aplicación de encuestas para medir el nivel de satisfacción de los

beneficiarios; se realizo acompañamiento por parte de un funcionario del Ministerio de salud y protección Social a los centros que

nos prestan el servicio.

Las actividades desarrolladas en la auditoría fueron las siguientes:

VERIFICACIÓN REQUISITOS ESENCIALES (Equipo de profesionales, especializada en servicios, recursos físicos, programas de calidad educativa,

requisitos legales)

REUNIONES PADRES DE FAMILIA

VERIFICACIÓN DE LOS LOGROS ALCANZADOS TANTO EN EL PROCESO EDUCATIVO COMO TERAPEUTICO DE CADA BENEFICIARIO.


RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO


TOTAL QUEJAS PRESENTADAS AL FPS

II SEMESTRE DE 2013

TOTAL QUEJAS QUEJAS RESUELTAS QUEJAS EN TRAMITE

1729 1459 270

ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER

103 47 594 696 289


DESCRIPCIÓN DE QRS PRESENTADAS

II SEMESTRE DE 2013

SERVICIO TOTAL %QUEJAS

RESUELTAS

QUEJAS

EN

TRAMITE

QUEJAS EN

TRAMITE

ANTIOQUIA

QUEJAS

EN

TRAMITE

CENTRAL

QUEJAS EN

TRAMITE

MAGDALENA

QUEJAS

EN

TRAMITE

PACIFICO

QUEJAS EN

TRAMITE

SANTANDER

CONSULTA EXTERNA 460 27% 403 57 4 1 4 9 39

HOSPITALIZACIÓN 16 1% 15 1 1 0 0 0 0

CIRUGÍA 156 9% 115 41 9 0 4 13 15

URGENCIAS 13 1% 11 2 1 0 0 0 1

MEDICAMENTOS 647 37% 564 83 4 1 11 52 15

COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO

Y TERAPÉUTICO 214 12% 174 40 3 0 3 21 13

ADMINISTRATIVAS 29 2% 24 5 0 0 0 3 2

VALORACIONES MÉDICO

LABORALES1 0% 1 0 0 0 0 0 0

QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 77 4% 47 30 0 0 0 0 30

ATENCIÓN A LOS USUARIOS

POR PARTE DE FUNCIONARIOS

DEL FPS

3 0% 3 0 0 0 0 0 0

AFILIACIONES 3 0% 3 0 0 0 0 0 0

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE

EDUCACIÓN ESPECIAL

PUERTOS

0 0% 0 0 0 0 0 0 0

RECONOCIMIENTO DE AUXILIO

FUNERARI A PENSIONADOS Y

SUSTITUTOS PUERTOS

0 0% 0 0 0 0 0 0 0

EXPEDICIÓN DE ACTOS

ADMINISTRATIVOS PARA

RECONOCIMIENTO DE

BENEFICIOS

1 0% 1 0 0 0 0 0 0

OTRO 109 6% 98 11 0 0 1 8 2

TOTAL QUEJAS 1729 100% 1459 270 22 2 23 106 117


SERVICIO ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER

CONSULTA EXTERNA 20 17 185 125 113

HOSPITALIZACIÓN 5 1 6 4 0

CIRUGÍA 26 3 48 46 33

URGENCIAS 3 3 4 2 1

MEDICAMENTOS 10 4 235 361 37

COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y

TERAPÉUTICO 33 5 57 104 15

ADMINISTRATIVAS 2 0 8 17 2

VALORACIONES MÉDICO LABORALES 0 0 1 0 0

QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 1 0 0 0 76

ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE

FUNCIONARIOS DEL FPS0 1 1 0 1

AFILIACIONES 0 1 1 0 1

CARNETIZACIÓN 0 0 0 0 0

CONTROL DE RECAUDOS 0 0 0 0 0

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN

ESPECIAL PUERTOS0 0 0 1 0

RECONOCIMIENTO DE AUXILIO EDUCATIVO

PUERTOS0 0 0 0 0

RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARI A

PENSIONADOS Y SUSTITUTOS PUERTOS 0 0 0 0 0

RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARIO A

BENEFICIARIOS DE PUERTOS0 0 0 0 0

PAGOS 0 0 0 0 0

REGISTRO DE NOVEDADES EN LA NÓMINA

DE PENSIONADOS0 0 0 0 0

RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES

ECONÓMICAS 0 0 0 0 0

DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA 0 0 0 0 0

EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

PARA RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS0 0 0 0 0

OTRO 3 12 48 36 10

TOTAL QUEJAS 103 47 594 696 289

QRS RECIBIDAS CLASIFICADAS POR SERVICIOS EN LAS DIVISIONES

II SEMESTRE DE 2013


DIVISIONESIII TRIMESTRE

2013

IV TRIMESTRE

2013

ANTIOQUIA 55 48

CENTRAL 19 28

MAGDALENA 319 275

PACIFICO 354 342

SANTANDER 181 108

TOTAL 928 801

QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS RECEPCIONADAS

II SEMESTRE DE 2013

En la tabla anterior se presentan el III y IV trimestre correspondientes al segundo semestre del 2013, evidenciando el total de las quejas,

reclamos, y sugerencias por regionales, de las cuales durante el tercer trimestre se presentó un mayor número de quejas debido a que en la

división pacífico se presentaron problemas con el contratista por el incumplimiento de los términos de referencia.


CONSOLIDADO POR PROCESO DE LAS PETICIONES RADICADAS

II SEMESTRE DE 2013

PROCESO O DEPENDENCIA

ENCARGADOTOTAL

DERECHO DE PETICIÓN

RESUELTOS

DERECHO DE PETICIÓN EN

TRAMITEGESTIÓN SERVICIO DE SALUD 173 118 55

GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS 240 214 26

PATRIMONIOS 242 168 74

G.I.T. GESTIÓN CONTABILIDAD 2 1 1

G.I.T. GESTIÓN TESORERÍA 3 2 1

G.IT. GESTIÓN BIENES Y COMPRAS Y

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 9 6 3

ARCHIVO GENERAL 228 198 30

DIRECCIÓN GENERAL 44 29 15

SECRETARIA GENERAL 0 0 0

SUB DIRECCIÓN PRESTACIONES SOCIALES 3 3 0

G.I.T GESTIÓN TALENTO HUMANO 4 4 0

TOTAL 984 743 205


COMPARATIVO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

II SEMESTRE DE 2013 VS I SEMESTE DE 2013

En el segundo semestre 2013 se recepcionaron un total de mil setecientos veinte y nueve (1729) quejas, reclamos y sugerencias (QRS), frente a

dos mil setecientos treinta y cuatro (2734) con respecto al primer semestre , evidenciándose un aumento del 36,8% debido a la gestión por parte

de Entidad para que se cumplan con los términos de referencia pactados con los contratista .

Se evidencia que se presentó un aumento significativo en la División Antioquia ya que pasa de 11,65% a 13,18% de las solicitudes que fueron

radicadas respecta a esta división en el II semestre del año 2013, seguida la División Magdalena que pasa de 0,53% a 5,9%; aumentando el

5,35%. Se refleja una disminución considerable en la División Pacífica de un 76,3% y Santander de un 8,44% con respecto a las quejas radicadas

en dichas Divisiones.

DIVISIONESII SEMESTRE

2013I SEMESTRE 2013

VARIACIÓN Y/ O

DIFERENCIA

PENDIENTES II

SEMESTRE 2013

PENDEINTES I

SEMESTRE 2013

ANTIOQUIA 103 91 12 22 5

CENTRAL 47 54 7 2 3

MAGDALENA 594 561 33 23 41

PACIFICO 696 1642 -946 106 40

SANTANDER 289 386 -97 117 68

TOTAL 1729 2734


COMPARATIVO DE PETICIONES

II SEMESTRE DE 2013 VS I SEMESTE DE 2013

PETICIONESII SEMESTRE

2013I SEMESTRE 2013

VARIACIÓN Y/ O

DIFERENCIA

PENDIENTES II SEMESTRE 2013

PENDEINTES I SEMESTRE 2013

TOTAL 948 3178 -2230 2051671 +69

Observados

En el II semestre del año 2013 se radicaron 948 Peticiones, frente a 3178 en el I semestre del año 2013, demostrando una

disminución significativa del 70,16%.


DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS


CUMPLIMIENTO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

II SEMESTRE DE 2013

INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO

<50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100


CUMPLIMIENTO INDICADORES POR PROCESO

II SEMESTRE DE 2013

INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO

<50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100


RESULTADO INDICADORES OPERATIVOS PLAN DE ACCIÓN

II SEMESTRE DE 2013 VS II SEMESTRE 2012

El Plan de Acción de la Entidad, para el II semestre del 2013 mostró un cumplimiento del 83%, ubicándose dentro de un rango

de calificación “Aceptable”; correspondiente a la ejecución de 180 productos programados.


ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS


ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

II SEMESTRE DE 2013ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

PROCESONO CONFORMIDADES

RACCIONES C METAS A P SI T C % CUMPLIMIENTO

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO7 10 10 6 3 3 4 4 66%

ATENCION AL CIUDADANO 17 21 23 10 5 5 13 13 70%

GESTION SERVICIOS DE SALUD 4 3 3 3 1 2 0 0 29%

GESTION PRESTACIONES

ECONOMICAS8 10 9 5 5 0 4 4 76%

GESTION BIENES TRANSFERIDOS 15 21 27 23 2 21 4 4 28%

GESTION SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS12 20 21 17 8 9 4 4 39%

TALENTO HUMANO 4 3 3 0 0 0 4 C 100%

COMPRAS Y CONTRATACION 6 11 14 10 4 6 4 4 56%

GESTION RECURSOS FINANIEROS 20 33 37 26 12 14 10 10 42%

GESTION DE COBRO 6 8 8 0 0 0 8 8 100%

ASISTENCIA JURIDICA 2 3 3 1 1 0 2 2 93%

GESTION DOCUMENTAL 13 19 22 7 2 5 15 15 82%

GESTION TICS 4 5 5 2 2 0 3 3 84%

MEDICION Y MEJORA 3 3 3 1 0 1 2 2 67%

SEGUIMIENTO Y EVALUACION I 5 7 11 5 0 5 6 5 55%

TOTAL 126 177 199 116 45 71 83 78 66%


ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

II SEMESTRE DE 2013

PROCESONo de Riesgo en el Plan de

Manejo

Acciones

Preventivas Abiertas (SI, P) Cerradas (100%)

Acciones Preventivas

vencidas

Cumplimiento Total del

Plan

Direccionamiento Estratégico 9 10 4 5 8 77%

Gestión de Tic's 8 8 6 2 6 55%

Medición y Mejora 14 14 10 4 11 51%

Seguimiento y Evaluación

Independiente2 2 1 1 0 100%

Gestión de Talento Humano 3 3 1 2 1 100%

Gestión Documental 6 7 4 1 4 60%

Atención al Ciudadano 11 11 3 8 8 100%

Gestión Servicios de Salud 7 7 2 5 7 71%

Gestión de Cobro 12 12 3 9 10 90%

Gestión de Recursos Financieros 11 11 5 6 9 83%

Asistencia Jurídica 4 4 0 4 3 100%

Gestión de Servicios

Administrativos10 10 10 0 10 26%

Gestión de Bienes Transferidos 1 1 1 0 0 0%

Gestión Prestaciones

Económicas6 6 4 2 5 69%

Gestión de Compras y

Contratación4 4 1 3 3 100%

TOTAL 108 110 55 52 85 72,13%


CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO


PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO OCURRENCIA

GESTIÓN DOCUMENTAL

La Dirección registrada en el programa de

correspondencia “Orfeo” no coincide con la

indicada por el usuario

Se realizó corrección de la dirección en el

programa de correspondencia Orfeo.16

Los datos del municipio y/o departamento

registrado en el programa Orfeo no coinciden con

los informados por el usuario en la solicitud

Se realizó corrección de los datos del

municipio o departamento en el programa de

correspondencia Orfeo.

6

TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS 22

PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

II SEMESTRE DE 2013


CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA

POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

NECESIDADES DE RECURSOS

OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO


RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA



II SEMESTRE DE 2013

No. PROCESO RECOMENDACIÓN

1Direccionamiento

Estratégico

Actualizar el Procedimiento ESDESDIGPT02 “REVISION POR LA DIRECCION” en el cual se incluya fecha límite para realizar la revisión por la Dirección.

Establecer un plan de contingencia para la actualización de todos los procedimientos del FPS en el cual se evidencie el avance trimestral de la

actualización de estos documentos.

Actualizar el Procedimiento ESDESOPSPT05”AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICION DE CUENTAS”, estableciendo tiempos.

2 Gestión de Tic's

La actualización de los procedimientos que están generando riesgos; y la actualización de todos los link’s de las normas que se encuentran en el

nomograma institucional para su correcta visualización.

Actualización de los manuales de Dinámica Gerencial y Safix y su respetiva socialización

Asignar los documentos a los link’s del Normograma Institucional que no se encuentran habilitados.

Programar el software de seguridad PC SECURE para que realice la recolección de la información de software en los equipos que se encuentran en las

divisiones fuera de Bogotá.

3 Medición y Mejora

Establecer lineamiento para la presentación del informe del análisis al mapa de riesgos que cumplan con los requerimientos del Grupo de Trabajo de

Control Interno.

Establecer plazos y metas alcanzables para la actualización de los procedimientos del proceso.

Revisar y modificar los indicadores del proceso, de manera que estos midan la gestión propia del proceso y no sea dependiente del cumplimiento de los

otros procesos.

Capacitar a los funcionarios del FPS, sobre el reporte de los planes institucionales.

Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas).

Presentar oportunamente los informes establecidos en la Matriz Primaria y Secundaria



II SEMESTRE DE 2013No. PROCESO RECOMENDACIÓN

4

Seguimiento y

Evaluación

Independiente

Presentar durante el primer trimestre de 2013 los procedimientos PESEIGCIPT05 INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO, PESEIGCIPT06 PARA

LA REALIZACIÓN DE LOS INFORMES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, PESEIGCIPT29 ELABORACIÓN INFORME EJECUTIVO ANUAL DE EVALUACIÓN

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO para su respectiva aprobación y adopción al Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD.

Redefinir los Indicadores del proceso Seguimiento y Evaluación Independiente.

5 Talento Humano

Una vez la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas adopte la nueva metodología para la Formulación de Indicadores, revisar con la asesoría de ellos, los Indicadores por Proceso y

Estratégicos de nuestro proceso y solicitar su actualización a que haya lugar.

Controlar la aplicación del procedimiento de Copias de Seguridad por parte de los funcionarios y trabajadores del Proceso Gestión de Talento Humano, a fin de evitar desgaste

administrativo y sobrecargas de trabajo.

Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que las actividades relacionadas con fijación y evaluación de los compromisos laborales de los funcionarios de planta y de los

Directivos de la entidad a través de Acuerdos de Gestión, sean incluidos en los planes de acción de los procesos que lideran los funcionarios y/o trabajadores directamente

responsables.

6 Gestión Documental

Asignación de equipos de cómputo y escaneo para digitalizarlas unidades documentales del archivo central con el fin de crear espacio para archivar nuevos documentos que se

reciben en gestión documental por parte de todos los procesos y divisiones del Fondo Pasivo Social.

Generar una cultura del buen uso del programa ORFEO, con el objetivo de aprovechar al máximo las herramientas que este nos ofrece para que sean aplicadas al buen manejo de la

información institucional.

Actualizar toda la documentación que permita mantener actualizado el sistema de calidad de la Entidad y que el proceso mejore su eficacia

Realizar el acta de socialización del procedimiento APGDOSGEPT08 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA, APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE

RESOLUCIONES EN BOGOTA, con el fin de dar a conocer a todos los funcionarios de Secretaría General los cambios y actualizaciones de este procedimiento

7 Atención al Ciudadano

Realizar los ajuste del procedimiento MIAAUGUDPT05 Administración de los mecanismos de participación Ciudadana y Guía de Participación Ciudadana para estos sean aprobados

mediante acto administrativo.

Socializar la Guía de Orientación y Formación al ciudadano para continuar con las actividades con el plan GEL.



8Servicios de

Salud

Para el caso de la actividad REALIZAR REVISION DE LOS PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES SOCIALES, se estableció como acción de mejora que se

procederá a dar cumplimiento a la misma en el I semestre de 2014

Para el hallazgo correspondiente a REVISAR Y ACTUALIZAR LOS INDICADORES DEL PROCESO no se documentó el hallazgo por dificultades de tiempo de los funcionarios a cargo en el proceso y

posteriormente por incapacidad del funcionario encargado de Planeación y Sistemas. La documentación del hallazgo se realizó en el mes de febrero de 2014.

ACTUALIZAR PROCEDIMIENTO TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD que se encuentra en el antiguo SIP: La Subdirección de Prestaciones Sociales debe realizar los trámites para aprobación del

procedimiento TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD

9Gestión de

Cobro

Como resultado de la autoevaluación semestral las oportunidades de mejora para el proceso fueron aplicadas, resultando un nivel de cumplimiento del: Plan de Acción, Indicadores por Proceso,

Indicadores Estratégico, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento, Plan de Fortalecimiento del SIG, superior al 95%.

10Recursos

Financieros

Establecer plan de contingencias para armonizar los procedimientos faltantes a la implementación y normatividad del sistema de información financiera, estableciendo nuevamente responsables y

definiendo dentro de los compromisos laborales de cada funcionario este componente susceptible de calificación.

Cada responsable de actualizar un procedimiento debe tener especial cuidado en establecer las listas de chequeo si son necesarias, así mismo el compromiso de que los procedimientos aprobados y

adoptados sean socializados oportunamente.

Designar en cada Grupo de Trabajo el responsable para el cumplimiento en la documentación de las Acciones Preventivas y/o Correctivas.

Corregir el incumplimiento remitiendo a Talento Humano la calificación y concertación de objetivos del Funcionario Sergio Martínez.

Para la ejecución de ingresos que reporta un grado de avance del 94% con corte al 30 de noviembre de 2013, el cierre de la vigencia fiscal 2013 el Ministerio de Hacienda otorga tiempo límite de reporte

hasta el 20 de enero del año siguiente, por consiguiente no se alcanzó a reportar la ejecución del mes de diciembre dentro del indicador debido a la fecha la Oficina de Planeación y Sistemas estableció

para el reporte, por tanto como acción de mejora se debe redefinir la fecha de corte para el reporte de este indicador y revisar todos los indicadores del proceso y estratégicos con el fin de establecer de

manera eficaz indicadores que revelen la gestión del proceso

Establecer acta de compromiso con los responsables de realizar conciliación contable con los distintos procesos, estableciendo cronograma y seguimiento al mismo, para lograr tanto la conciliación entre

proceso y como consecuencia obtener la depuración contable.

Presentar las diferentes partidas que se encuentran registradas en las cuentas contables y que deben ser objeto de saneamiento contable para que sean estudiadas por el Subdirector Financiero para

luego ser remitida al comité de sostenibilidad.

Intensificar las reuniones del Comité de Sostenibilidad Financiera, presentándole periódicamente registros contables debidamente documentados, que requieran ser revisados y analizados por el Comité,

con el fin de logar la depuración al 100% de la totalidad de los saldos contables.

Mantener actualizada de manera adecuada la Matriz Primaria y Secundaria de Gestión Recursos Financieros, de acuerdo con el procedimiento.

Para el incumplimiento a las acciones trazadas para la conciliación de saldos con entidades liquidadas para la comercialización de bienes muebles e inmuebles (CUENTA FERROVÍAS), el Coordinador

del GIT de Contabilidad, convocará a los procesos que interactúan con esta cuenta ( Secretaría General – Oficina Asesora Jurídica - Servicios Administrativos ) y revisar nuevamente las acciones a

seguir.



11 Asistencia Jurídica

Identificar los procesos que esta por fuera de la página del Sistema Único de Información Litigiosa del Estado Colombiano y solicitar mediante oficio a

los apoderados externos, las dificultades presentadas que impidieron el registro del 100% de los procesos judiciales en el LITIGOB.

Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y secundaria para presentar los informes.

12Servicios

Administrativos

Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas)

Actualizar la documentación del sistema integral de gestión

Vender los elementos inservibles y destruir bienes o incinerados.

Avaluar los bienes para dar de baja y a si se puede determinar cuáles bienes son para la venta o para destruirlos o incinerarlos

Actualizar el procedimiento APGBTGADPT03 "

Solicitar capacitación para la elaboración de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación

Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central

Socializar los procedimientos una vez sea aprobado.

Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central

Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.

Realizar en su totalidad los planes de mejoramiento individual.

13 Bienes Transferidos

Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas).

Actualizar la documentación del sistema integral de gestión

Socializar los procedimientos una vez sean aprobados

Reunirse semanalmente con el Ministerio de Transporte

Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.

Comercializar bienes inmuebles y muebles

Realizar visitas físicas de los bienes inmuebles para determinar los ocupantes

Iniciar acciones de recuperación los bienes inmuebles


II SEMESTRE DE 2013

GRACIASFONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA


revisiÓn por la direcciÓn ii semestre 2013

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