informe de revisiÓn por la direcciÓn –segundo …

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UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

INFORME REVISION POR LA DIRECCION

ELABORADO POR:

ROSMIRA BOHORQUEZ PEDRAZA

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

SANDRA MILENA FERNANDEZ GOMEZ

PROFESIONAL SOPORTE SIGUTS

Noviembre de 2016

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CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. RESULTADOS DE AUDITORÍAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

2.1. Auditorías Internas

2.2. Auditoria de Otorgamiento

3. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

3.1. Seguimiento PQRSDyF

3.2. Resultados de la Encuesta de Satisfacción Beneficiarios

4. DESEMPEÑO DE PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

4.1. Desempeño de los procesos para asegurar su efectividad, eficacia y eficiencia.

4.2. Resultado Gestión Institucional

4.3. Resultados de seguimiento a indicadores de los procesos

4.4. Resultados en cuanto al control del producto no conforme

5. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN

7. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

8. RESULTADOS DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA

ENTIDAD

9. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

10. CONCLUSIONES DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

11. PLAN DE ACCIÓN FINAL DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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INTRODUCCION

La revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de gestión integral de

la calidad de las UTS, con el objeto que contribuya a la toma de decisiones de la dirección, para

actuar y promover la mejora continua del sistema y de la Institución en sí. Se realiza cada año con

el fin de verificar la adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad para la Institución.

Comprende el período de Noviembre de 2015 a Octubre de 2016 y se estructura dentro del

mantenimiento y mejora del sistema soportado en los Modelos de Gestión según las normas ISO

9001:2008, NTCGP1000:2009 y MECI1000:2014 adoptados por la Institución.

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2. RESULTADOS DE AUDITORÍAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

En la vigencia de 2016 el Sistema de Gestión de Calidad de las UTS, fue objeto de dos revisiones, la

primera evaluación se realizó mediante la realización de Auditorías Internas de Calidad en el

periodo comprendido del 6 al 25 de abril de 2016 y la segunda evaluación realizada por Icontec

Internacional en el mes de Mayo del 2016, dentro de la Auditoria de Certificación o evaluación de

la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con las Normas Técnicas NTCGP 1000:2009 e ISO

9001-2008.

2.1. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

En cumplimiento del numeral 8.2.2 Auditorías internas de la Norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001-2008 y del numeral 3.2.2 Auditorías internas de Modelo Estándar de Control Interno - MECI1000:2014; se realizaron en el primer semestre de 2016 Auditorías Internas de Calidad, a los 18 Procesos del Sistemas de Gestión de la Calidad. Las Auditoria Internas de calidad se desarrollaron en el periodo comprendido del 6 al 25 de abril de 2016, y se evaluaron los dieciocho (18) procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad de las Unidades Tecnológicas de Santander, cuyos objetivos fueron los siguientes:

Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con las disposiciones planificadas.

Determinar la conformidad con los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009 e ISO 9001: 2008 y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad de la institución.

Asegurar que el sistema de gestión de la calidad se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectivo.

Verificar el cierre eficaz de las no conformidades y aspectos por mejorar encontrados, a través de acciones correctivas y preventivas, recopilando las evidencias objetivas necesarias en cada proceso.

Durante el desarrollo del proceso de Auditoría Interna se aplicó el ciclo de mejora continua P-H-V-A (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Se tuvo en cuenta la planificación de los procesos a auditar y los requisitos de la norma GP1000:2009 e ISO 9001:2008 aplicables, las actividades del hacer realizando entrevistas a los auditados para establecer el nivel de conocimiento e implementación del proceso, las actividades del actuar para verificar la conformidad de los procesos con los criterios de auditoria y los requisitos del cliente, legales y reglamentarios y las actividades del actuar para tomar acciones para el mejoramiento continuo de los procesos, el mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y medir su eficacia, eficiencia y efectividad. Se verificó la capacidad de la institución para dar cumplimiento a los requisitos aplicables al sector educativo, conforme a los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional y al Plan Educativo Institucional, así mismo se determinó que el sistema de gestión de la calidad cumple con los requisitos de la norma NTC GP 1000:2009 y la NTC ISO 9001:2008.

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En el proceso de auditoría interna se pudieron detectar seis (6) no conformidades, sobre las cuales se realizaron acciones correctivas con el fin de garantizar la mejora continúa del sistema de gestión de la Calidad. A continuación se relaciona las No Conformidades detectadas y el estado de la acción correctiva aplicada:

PROCESO NO CONFORMIDAD ACCION CORRECTIVA ESTADO

Internationalization

4.2.4 Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad, deben controlarse Evidencia El formato R-CO-07 Solicitud y lista de chequeo para convenios de cooperación no se encuentra codificado en la base documental del proceso de Internacionalización (INT). Así mismo los formatos: R-CO-09: Modelo de acuerdo académico de prácticas profesionales para estudiantes y R-CO-10: Registros de acuerdo de prácticas profesionales son formatos que no están codificados en la base documental y se consideran documentos obsoletos

En virtud del hallazgo detectado, el responsable del proceso procedió a solicitar a la líder de Soporte al Sistema Integrado de Gestión, la creación del formato R-INT-14 Solicitud y lista de chequeo para acuerdos de cooperación para que sea ingresado a la base documental del Sistema de Gestión de la Calidad. Adicionalmente se le informó al líder del proceso que deben eliminar los formatos R-CO-09 y R-CO-10 de todos los computadores y puntos de uso para eliminar el uso no intencionado de documentos obsoletos.

Cierre eficaz

Proyección social 4.2.4 Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la actividad desempeñada los cuales deben controlarse. Evidencia No existe evidencia documentada R-PS-04 Cuestionario para estudio de impacto con empresarios a pesar de formar parte del Procedimiento P-PS-02 Unidad de apoyo y seguimiento al graduado

Para este hallazgo se revisaron los registros R-PS-03 Cuestionario para egresados con los cuales se recopila información general y laboral del graduado, para con ello tabular los cuestionarios y establecer una base de datos que permita realizar los estudios de seguimiento al graduado, posterior a estos estudios se diligencia el formato R-PS-04 que sirve de insumo para los estudios de impacto a el egresado El formato R-PS-04 Cuestionario para empleadores se empezará a utilizar en el mes de Junio de 2016, una vez se terminen los estudios de seguimiento que están en proceso, con el fin de recopilar información para elaborar los estudios de impacto al graduado

Cierre eficaz

Bienestar Institucional 4.2.4 Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de una actividad desempeñada y deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Para solucionar esta no conformidad se debe elaborar una circular informativa y una reunión con todos los docentes para socializarles los formatos de mayor uso como son: R-SS-04 Registro de Asistencia, R-BI-30 Estudiantes matriculados

Cierre eficaz

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Evidencia: Los registros del proceso, especialmente los registro de asistencia R-SS-04, no se está diligenciando en su totalidad, en muchos registros de manera recurrente falta la firma del docente o responsable de la actividad, así mismo el nombre de la dependencia, fecha, expositor entre otros.

en actividad opcional, R-BI-31 Registro de Asistencia Arte, Cultura y Deporte, R-SS-08 Acta de Reunión, los cuales deben ser diligenciados en su totalidad, sin espacios en blanco, sin tachones y enmendadura y con la firma del responsable de la actividad; así mismo estos registros de asistencia se deben entregar máximo los 5 primeros días de cada mes

Gestión Documental 4.2.4 Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. 4.2.3 g) Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad debe controlarse para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. Evidencia No se está usando el formato actualizado para el inventario documental que está en la base del proceso, el cual es el R-GD-01, de los procesos están enviando la información en un formato obsoleto que es el R-TH-012

Se debe elaborar una circular informativa y socializarla a los diferentes procesos sobre los formatos que se manejan en el proceso de gestión documental los cuales son: R-GD-01: Inventario Documental, R-GD-02: Información requerida de otras dependencias y R-GD-03: Reglamento, que deben ser descargados de la base documental del sistema de gestión de la calidad. Recoger los formatos obsoletos para evitar su uso no intencionado.

Cierre eficaz

Gestión Financiera 4.2.3 Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos así como la operación eficaz del sistema de gestión de calidad deben controlarse. Evidencia El formato R-GF-17 Solicitud Descuento de valor de matrícula no se encuentra asociado a un procedimiento del proceso de gestión financiera.

El responsable del proceso solicitó al líder Soporte SIGUTS la modificación del procedimiento P-GF-15 Autorización de derechos pecuniarios en la base documental para asociarlo con el formato R-GF-17 Solicitud de descuento valor de la matrícula. Se revisaron registros de devolución de descuentos por pago de matrícula a los estudiantes Darwin Torres Otero, Germán Alexis Ariza Hernández, y Carlos Raúl Jaimes Dueñas.

Cierre eficaz

Infraestructura y logística

4.2.4 Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos y deben controlarse. Evidencia No se están llevando los registros R-IL-27 Reporte de herramientas y R-IL-28 novedades del estado de las herramientas, los cuales son importantes porque permiten controlar el inventario de las herramientas y evitar su perdida.

En virtud del hallazgo se verificó que se estén llevando los registros R-IL-27 Reporte de herramientas y R-IL-28 novedades del estado de las herramientas del almacén que corresponden a los procesos de Infraestructura y Logística los cuales son importantes porque permiten controlar el inventario de las herramientas y evitar su pérdida.

Cierre eficaz

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Finalmente se detectaron cinco (05) aspectos por mejorar, sobre las cuales se realizaron acciones preventivas con el fin de garantizar la mejora continua del sistema de gestión de la Calidad. A continuación se relaciona los aspectos por mejorar establecidos y el estado de las acciones preventivas aplicadas:

PROCESO

ASPECTO POR MEJORAR ACCION PREVENTIVA ESTADO

Investigaciones

El procedimiento P-IN-04: Procedimiento para la participación del estudian en semilleros de investigación, se observa que los Registros R-IN-06 y R-IN-07, relacionados en la actividad 10 no corresponden a las acciones de semilleros, sino, a actividades de Proyectos de Investigación, en los aspectos de informe de avances e informe final, respectivamente.

El responsable del proceso solicitó a la líder de Soporte al Sistema Integrado de Gestión el cambio de los Registros R-IN- 06 Informe de avances de proyecto de investigación y R-IN-07 Informe final de proyectos de investigación de la actividad 10 del procedimiento P-IN-04 Procedimiento para la participación de estudiante en semillero de Investigación; por el registro Material de presentación (entregable), ya que estos dos registros no tenían relación con el procedimiento P-IN-.04. Se verificó la base documental del proceso de Investigaciones y se evidenció que se hizo el ajuste correspondiente.

Cierre eficaz

Gestión Administrativa

1. Se debe integrar en una sola caracterización de proceso las actividades de Gestión de Talento, Secretaría General y Seguridad y Salud en el Trabajo, ya que el proceso se unificó como Gestión Administrativa, así mismo verificar y actualizar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a este nuevo proceso.

Se hizo la revisión en la base documental para comprobar que se haya integrado en una sola caracterización de proceso las actividades de Gestión de Talento Humano, Secretaría General y Seguridad y Salud en el Trabajo, puesto que el proceso se unificó como Gestión Administrativa, y se verificaron los contenidos de la caracterización.

Cierre eficaz

2. Se debe cambiar la codificación del proceso de Talento Humano (TH) por Gestión Administrativa GA), así mismo actualizar los contenidos y responsables en las actividades de los diferentes procesos teniendo en cuenta que este es un nuevo proceso.

Se revisaron los documentos del proceso de Gestión Administrativa verificado el cambio de la codificación del proceso de Talento Humano (TH) por el de Gestión Administrativa (GA), así mismo se verificó la actualización de los procedimientos documentados, sus responsables y los registros respectivos de cada actividad. Se verificó el cambio de la codificación en los documentos en la caracterización del proceso.

Cierre eficaz

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Gestión de Recursos Físicos

Se debe contar con una carpeta preferiblemente física con una o varias contrataciones realizadas que permitan evidenciar la trazabilidad de los registros de un proceso de compra como son: manifestación plan de adquisiciones, ficha técnica, estudio de mercado, promedio de cotizaciones y certificado de disponibilidad presupuestal.

Se hizo la inspección de una carpeta física del proceso con el siguiente objeto: SUMINISTRO DE ANIMALES VIVOS E INSUMOS PARA LA REALIZACION DE PRACTICAS DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES CON ESTUDIANTES DEL PROGRAMA DE GESTION AGROINDUTRIAL DE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER , en el cual se pudieron verificar los registros: R-RF-14 Manifestación de Plan de Adquisiciones, R-RF-11 Ficha Técnica, el estudio de mercado de las cotizaciones, el promedio de las cotizaciones y el certificado de Disponibilidad Presupuestal dándose cumplimiento al cierre eficaz del aspecto por mejorar.

Cierre eficaz

Gestión del conocimiento.

Se observa que los procedimientos P-GC-01 Gestión del Repositorio Institucional y P-GC-02 Publicación de Contenidos en el repositorio institucional , se están llevando de manera parcial en cuento a registros y ejecución, debido a que el proyecto de repositorio institucional se encontraba en fase de diseño e implementación.

Para suplir este aspecto por mejorar se verificaron las cotizaciones para la gestión de compra del software de identificación de plagio de las marcas ITHENTICATE Y TURNITIN, y se revisó el plan de acción que se tiene planteado por el proceso mientras se realiza la compra de este software, como son entre otras: la asignación de la responsabilidad de la Coordinación del Repositorio institucional, la gestión de la renovación del contrato del Ingeniero de Soporte y la responsabilidad de la Facilitadora del proceso de reactivación del Repositorio institucional.

Cierre eficaz

2.2. AUDITORIA DE OTORGAMIENTO En el periodo comprendido del 20 al 26 de mayo de 2016 se realizó por parte de Icontec Internacional Auditoria de Otorgamiento al Sistema de Gestión de la Calidad de las UTS, para verificar la conformidad del sistema con las Normas Técnicas de Calidad NTCGP 1000:2009 e ISO 9001-2008. La Auditoria comprendió la evaluación de los 18 procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de las UTS y se desarrolló conforme a los siguientes objetivos:

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

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Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión En la Auditoria de Otorgamiento realizada por el Icontec, se establecieron las siguientes conformidades que apoyan el sistema de gestión con los requisitos:

El equipo humano con que cuenta la organización en cuanto a su formación y experiencia, que compone el equipo de trabajo, con lo cual permite una cobertura y seguimiento adecuado al sistema y de los programas.

La infraestructura física de equipos y laboratorios con que cuenta la organización, con lo cual garantiza el buen desempeño de sus actividades para el cumplimiento de los requisitos.

Desarrollo mejoramiento del proceso de investigación en cuanto a los lineamientos, participación desde los programas académicos, así como el desarrollo del reglamento de trabajos de grado mediante acuerdo 01-022 del 25 de noviembre de 2015, que define claramente las modalidades para dichos trabajos.

El haber definido el Reglamento de intercambio y movilidad académica porque deja claro y definido los requisitos para su realización, al tiempo que se define el presupuesto oficial para su desarrollo.

Los planes de mejoramiento de la cafetería, ampliación de la biblioteca, educación virtual, el laboratorio de petróleos y la adquisición de 435 libros para la biblioteca, con lo cual se mejora las condiciones para los estudiantes y el desempeño de la institución

Los procesos de control de evaluación, gestión financiera y gestión jurídica, por su planificación, organización y desempeño, lo cual permite el desarrollo y mejora permanente.

La disposición, competitividad y receptividad del personal de la organización para con el mantenimiento del sistema de gestión de calidad, lo cual permite proyectar mejoras en la organización.

Así mismo dentro de la Auditoria se establecieron Oportunidades de mejora, que conforme a lo dispuesto en el Comité de Control interno y control de la calidad realizado el 20 de Junio de 2016, se determinó efectuar por parte de los líderes de los proceso Acciones de Mejora. A continuación se relacionan las Oportunidades de mejora sobre las cuales se formuló Acción de mejora por parte de los líderes de los procesos.

Procesos Descripción Aspecto por mejorar Responsable Estado actual de la

acción de Mejora

TODOS LOS PROCESOS La implementación de metodologías dirigidas hacia

el fortalecimiento en la identificación y el análisis de

causas de las acciones correctivas y preventivas

Cerrada

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originadas en cada proceso, como herramienta de

mejora para la organización reflejado en la toma de

decisiones para acciones eficaces.

Es conveniente descentralizar del área de calidad, el

manejo de indicadores y la toma de acciones

correctivas y preventivas a cada proceso, de tal

forma que permita una mayor responsabilidad y

dinámica del sistema de gestión.

GESTIÓN TALENTO

HUMANO

PLANEACIÓN

SIGUTS

Es conveniente fortalecer conocimientos en el

personal en uso de indicadores, identificación y

gestión de acciones correctivas y preventivas, para

una mejor dinámica del sistema de gestión

Abierta

El fortalecimiento en el uso de indicadores en los

diferentes procesos, mediante un análisis profundo

de su conveniencia y aplicabilidad, de tal manera

que permitan ser una mejor herramienta para la

mejora continua de sistema de gestión de calidad

Abierta

ODA Es conveniente disponer de un descriptivo de las

etapas de diseño y desarrollo de los currículos, de

tal forma que permita visualizar fácilmente las

actividades, responsables y plazos y evitar

omisiones.

ODA

Se realizó el cambio del

procedimiento.

Cerrada

INVESTIGACIONES El fortalecimiento del empleo de trabajos de grado

de los estudiantes dentro de la misma institución en

temas de medio ambiente y de bienestar estudiantil,

con el fin de fortalecer procesos, al tiempo que

permita campos de aplicación.

INVESTIGACIONES Abierta

INFRAESTRUCTURA La promoción de cultura de la evaluación del cliente

interno por cada uno de los procesos ya que es una

excelente herramienta para la evaluación del

desempeño de los procesos al tiempo que permite

oportunidades para la mejora continua

INFRAESTRUCTURA Cerrada

SIGUTS

PLANEACIÓN

La inclusión de los numerales de la norma en el plan

de auditoría, en cada actividad o proceso a auditar,

de manera tal que permita evidenciar que aspectos

de la norma se tienen en cuenta en cada una de

dichas actividades o procesos. LÍDER DEL SIGUTS Y

AUDITOR DE CALIDAD

Cerrada

Es indispensable considerar en toda su dimensión

los lineamientos de la norma ISO 19011, con miras

a fortalecer el contenido del programa anual de

auditoria y el desempeño de la auditoria interna

como herramienta de seguimiento y mejora del

sistema de gestión.

Cerrada

INVESTIGACIONES El fortalecimiento en la generación de patentes de

los diferentes trabajos de grado, de tal forma que

permita un mayor posicionamiento, al tiempo que

permita obtener provecho de estos. INVESTIGACIONES

Abierta

El fortalecimiento en el desarrollo Implementación

de revistas científicas, con el fin de fortalecer los

procesos de investigación y de divulgación de los

diferentes trabajos realizados por la institución.

Abierta

INVESTIGACIONES,

PROYECCION SOCIAL E

INTERNACIONALIZACION

Es conveniente realizar una mayor articulación entre

investigación con su banco de ideas con proyección

social e internacionalización, con el fin de hacer

mayor sinergia y obtener mayores resultados.

INVESTIGACIONES,

PROYECCION SOCIAL E

INTERNACIONALIZACION

Abierta

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PROYECCION SOCIAL El fortalecimiento en la promoción y presencia de la

las Unidades Tecnológicas de Santander en las

empresas, la generación de mayores estrategias

para su vinculación con el sector empresarial.

PROYECCION SOCIAL Abierta

GESTIÓN TALENTO

HUMANO

SIGUTS

PLANEACIÓN

La presentación del organigrama por medio de

cargos y su divulgación, de tal forma que facilite a

todo el personal su ubicación dentro de la

organización y su interacción con los demás cargos.

GESTION TALENTO

HUMANO Cerrada

El establecimiento de criterios más claros en el tipo

de certificado requerido en la educación y en la

formación para el personal que se establece en el

perfil y diferenciar claramente estos dos requisitos,

con el fin de evitar ambigüedades al momento de la

selección

GESTION TALENTO

HUMANO Cerrada

INFRAESTRUCTURA –

BIBLIOTECA

Un mayor incentivo en los docentes en el uso de los

libros de biblioteca, mayo divulgación y considerar la

incorporación de la codificación QR para el

contenido de libros existentes.

BIBLIOTECA Cerrada

INFRAESTRUCTURA

Es conveniente la incorporación de mecanismos

para la verificación del estado de extintores,

actividades realizadas en la limpieza de los tanques

de almacenamiento de agua potable.

INFRAESTRUCTURA

Abierta

Considerar el establecimiento de las solicitudes de

mantenimientos en forma escrita a través de correo

electrónico y no telefónicamente, con el fin de

despejar la línea telefónica y poder dejar evidencia

de las fechas de solicitud de dicha solicitudes.

Cerrada

Considerar la centralización de las actividades de

mantenimiento de equipos de los laboratorios en el

proceso de infraestructura y logística, con el fin de

descargar esta actividad del área docente, al tiempo

que permita un mayor control.

Abierta

RECURSOS FISICOS Es conveniente en la recepción de compras

especializadas sea incluida una firma del experto

que acompaña para su aceptación, de tal manera

que se formalice y responsabilice de su evaluación.

RECURSOS FISICOS Cerrada

PLANEACION

SIGUTS

Para fortalecer la metodologías de identificación de

acciones preventivas y posibles cambios que

puedan afectar al sistema de gestión de calidad y la

organización conviene consultar la Norma ISO

31000:2009 – Gestión Efectiva del Riesgo. Esta

norma tiene como objetivo ayudar a las

organizaciones de todo tipo y tamaño a gestionar el

riesgo con efectividad.

LÍDER DEL SIGUTS

PROFESIONAL DE

APOYO

REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN

Cerrada

El fortalecimiento del análisis de las conclusiones

derivadas de la auditoria interna y de revisión por la

dirección, con el fin de visualizar fácilmente el

cumplimiento de los objetivos establecidos para

estas actividades.

Cerrada

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3. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

3.1. Seguimiento PQRSDYF

La Oficina de Control interno Disciplinario en la Vigencia 2016, ha rendido dos informes de seguimiento de PQRSDYF, el primero abarca el periodo comprendido del 1 de abril hasta el 20 de Junio de 2016 y el segundo informe el periodo comprendido del 1 de Julio al 30 de Septiembre de 2016.

El consolidado de las PQRSDyF recibidas por cada sede (Bucaramanga, Barrancabermeja, Vélez, Cúcuta, Piedecuesta y San Gil, además de las recibidas directamente por el Grupo de Atención al ciudadano pueden ser observadas en la siguiente tabla contiene allí todos los canales de recepción.

Clase PQRSDyF B/manga B/meja Cucuta Piedecuesta San Gil Velez Total

Derecho de Petición 70 0 1 0 0 0 71

Solicitud de Información

43.313 0 0 0 0 0 43.313

Queja 16 0 0 2 0 0 18

Reclamo 9 0 0 0 0 0 9

Sugerencia 3 0 0 0 0 0 3

Denuncia 1 0 0 0 0 0 1

Felicitación 0 0 0 0 0 0 0

Consulta 0 0 0 0 0 0 0

Buzones 19 N/A N/A N/A N/A N/A 19

Total PQRSDyF 43434

Del total de PQRSDyF recibidas, el 99,72% corresponde a solicitudes de información en cuanto a

temas como entrega de folletos de programas académicos, recibos de liquidación e inscripción y

cambios de contraseña.

Los temas sobre los cuales hacen referencia las Quejas, reclamos y Sugerencia recibidos en su gran

mayoría son:

Calidad en la Atención Telefónica

Calidad en la atención del personal que atiende publico

Funcionamiento de plataforma de ACADEMUSOF

Puntualidad de los docentes en las aulas de clase

Acondicionamiento de las aulas de Clase

Material Bibliográfico disponible en biblioteca

No se presta servicio de Odontología

Analizadas las quejas, reclamos y sugerencias recibidas, se determinó realizar acciones correctivas

sobre un total de 13 quejas en las cuales se vio afectado el servicio prestado por la Institución.

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No. DESCRIPCIÓN PQRSDyF RESPONSABLE ESTADO ACTUAL

ACCIÓN CORRECTIVA

1 No se le ha hecho entrega del acta de grado correspondiente a David Elías Farelo Contreras, profesional graduado de Contaduría Pública.

Admisiones, Registro y Control Secretaría General

Cerrada

2

No se evidencia que la plataforma académica esté en funcionamiento para tener acceso a la revisión de notas del segundo seguimiento de la estudiante Ana Karina Betancourt Henao.

Recursos informáticos Cerrada

3 No se evidencia el nombre de la estudiante Mayra Alejandra Restrepo Jaimes en la página de citaciones para las pruebas Saber PRO.

Docencia/Coordinación Gestión Empresarial

Cerrada

4

En las Unidades Tecnológicas de Santander de la sede San Gil, existe un desorden total por parte del Coordinador y Coordinadores de área en especial el de Contabilidad. Deben poner gente más diligente para este caso.

Coordinación Sede San Gil Cerrada

5 Mejorar la atención de las secretarias y personal que atiende el público.

Coordinación Biblioteca Vivelab

Cerrada

6

El quejoso anónimo considera que el Sr Rector no tiene mujeres dirigiendo la institución, así mismo que no hay participación de mujeres en la mesa principal en las ceremonias de grado

Secretaria General/ Gestión Administrativa de Talento

Humano Cerrada

7 No se cuenta con suficientes ventiladores en los salones de clase.

Infraestructura y Logística Cerrado

8 Se solicita puntualidad de los docentes de las materias básicas de los programa académicos

Decanatura de Ciencias Naturales e Ingeniería

Cerrada

9 No se cuenta con suficientes libros de Algebra de Baldor en Biblioteca.

Vicerrector Académico. Cerrada

10 No se está prestando el servicio de Odontología Bienestar Institucional Abierta

11 Mala atención de la Secretaria de Petróleo y Gas en Superficie

Coordinación de Tecnología de Petróleo y Gas en Superficie

Cerrada

12 Inconformidad en los horarios que establecen a los estudiantes de petróleo y gas.

Coordinación de Tecnología de Petróleo y Gas en Superficie

Abierta

13 La mala atención de la secretaria de Idiomas, no sabe atender al personal y no responde las preguntas

Coordinación de Idiomas Abierta

14

3.2 Resultados de la Encuesta de Satisfacción al usuario.

La revisión y mejora continua de la calidad en el servicio prestado es uno de los objetivos de las UTS, siendo parte del Sistema de Gestión de Calidad como cumplimiento a uno de los requisitos de la norma NTCGP 1000-2009 e igualmente al Modelo Estándar de Control Interno, por tal motivo en el primer y segundo semestre de 2016, se realizó la evaluación del grado de satisfacción de la Comunidad Educativa frente al servicio recibido por parte de las diferentes dependencias, por medio de una encuesta utilizando una herramientas informáticas en línea publicándose en la página Web Institucional y la tabulación de la información mediante GOOGLE DOCS y GOOGLE FORMS.

a) Encuesta a Satisfacción primer Semestre de 2016. En el primer semestre de 2016, la Encuesta fue aplicada en el periodo comprendido del 4 Mayo al 15 de Junio de 2016, la consulta se compuso de veinte (20) temas de nivel general, y con sus diferentes preguntas constituyen un monitoreo a la calidad de la gestión de todas las unidades de la Institución en pro del beneficio de la comunidad educativa, en esta participaron de 665 encuestados, arrojando en total un nivel de satisfacción del 62.19%

A pesar de que el nivel de satisfacción fue mayor al de insatisfacción, fueron identificados aspectos en los cuales el nivel de satisfacción fue inferior al 50%, razón por la cual se implementaron acciones preventivas sobre estos puntos que se relacionan a continuación:

62%

38%

Encuesta a Satisfacion Primer Semestre 2016

SATISFACION INSATISFACION

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CLASE DE ACCION

DESCRIPCION DE LA CAUSAL DE LA ACCION RESPONSABLE ESTADO ACTUAL

ACCION PREVENTIVA

PREVENTIVA Inconformidad en la atención telefónica recibida Secretaría General /Oficina de

atención al ciudadano Cerrada

PREVENTIVA Inconformidad de los espacios físicos de la Biblioteca. Infraestructura y Logística Abierta

PREVENTIVA Inconformidad de los espacios físicos colectivos para aprendizaje y estudio en grupos.

Infraestructura y Logística Abierta

PREVENTIVA Inconformidad de los espacios físicos en los laboratorios, espacios experimentales y su equipamiento

Infraestructura y Logística/Docencia

Abierta

PREVENTIVA

Inconformidad en el aseo, limpieza, orden, iluminación y capacidad de los espacios físicos en biblioteca, aulas, baños, pasillos.

Infraestructura y Logística/ Recursos Físicos

Abierta

PREVENTIVA Inconformidad de los espacios físicos destinados al profesorado para el desarrollo de sus funciones (tutorías)

Infraestructura y Logística Abierta

b) Encuesta a Satisfacción Segundo Semestre de 2016. En el periodo comprendido del 1 de Agosto al 14 de Octubre de 2016, se aplicó la segunda encuesta de Satisfacción al Usuario, la consulta estaba compuesta de veinte (20) preguntas, en esta participaron de 240 encuestados, arrojando en total un nivel de satisfacción del 56%.

En comparación con los resultados obtenidos en la primera encuesta a satisfacción del primer semestre hubo una disminución de 6 puntos de la satisfacción de los usuarios, razón por la cual se

44%

56%

Encuesta a Satisfacion Segundo Semestre 2016

Nivel Insatisfacion Nivel de satisfacion

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implementaron acciones preventivas en las preguntas con un nivel de insatisfacción entre el 40% y 49%, y acciones correctivas en las preguntas con un nivel de insatisfacción entre el 50% y 60%, conforme se relaciona a continuación Acciones Correctivas

CLASE DE ACCION

DESCRIPCION DE LA CAUSAL DE LA ACCION RESPONSABLE

ESTADO ACTUAL ACCION

PREVENTIVA

Correctiva Inconformidad en la atención telefónica recibida Secretaría General/Oficina de

atención al ciudadano Cerrada

Correctiva Inconformidad en la calidad de la atención que ofrece el personal administrativo de la Dirección Financiera

Gestión Financiera Abierta

Correctiva Inconformidad en la calidad de los equipos, materiales e instrumentos de los laboratorios

Docencia/Infraestructura y Logística

Abierta

Correctiva Inconformidad en la calidad de la atención que realiza el personal de las Coordinaciones Académicas.

Docencia /Decanaturas. Abierta

Correctiva Inconformidad en el aseo, limpieza, orden, iluminación y capacidad de los espacios físicos en biblioteca, aulas, baños, pasillos.

Infraestructura y Logística/ Recursos Físicos

Abierta

Acciones Preventivas

CLASE DE ACCION

DESCRIPCION DE LA CAUSAL DE LA ACCION RESPONSABLE

ESTADO ACTUAL ACCION

PREVENTIVA

Preventiva Inconformismo en la calidad de la atención del personal administrativo en Admisiones

Admisiones, registro y control Abierta

Preventiva Calidad de la atención prestada en la Biblioteca Biblioteca Abierta

Preventiva Inconformismo en los mecanismos de comunicación para los diferentes servicios prestados por la Oficina de Bienestar Institucional

Bienestar Institucional Abierta

Preventiva Inconformismo en los horarios establecidos por el Servicio Odontológico para el otorgamiento de citas y la prestación del servicio

Bienestar Institucional Abierta

Preventiva Inconformismo en la información suministrada para los programas de extensión, programas de emprendimiento y apoyo a la inserción laboral

Proyección Social Abierta

Preventiva Inconformismo en los medios que utiliza la oficina de Extensión para comunicar información de interés para los egresados, acerca de los programas de educación continua (diplomados, cursos de extensión, cursos de actualización)

Proyección Social Abierta

17

Nota: Las acciones preventivas y correctivas de la segunda encuesta de satisfacción se encuentran en proceso toda vez que los planes de acción fueron formulados en el mes de Noviembre, una vez se obtuvieron los resultados.

4. DESEMPEÑO DE PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

4.1. Desempeño de los procesos para asegurar su efectividad, eficacia y eficiencia.

La política de calidad de las Unidades Tecnológicas de Santander es la siguiente: “Las Unidades Tecnológicas de Santander están comprometidas con la excelencia académica en la formación de tecnólogos y profesionales en el campo de las Ciencias Socioeconómicas y Empresariales y las Ciencias Naturales Aplicadas, centrada en la calidad de la docencia, con procesos de autoevaluación y autorregulación, mejorando continuamente la infraestructura y el Sistema Integrado de Gestión al servicio del estudiante”. Para su cumplimiento, las UTS formularon los siguientes cuatro objetivos de calidad:

a. Divulgar oportunamente la información pertinente a la comunidad institucional, debidamente validada por la autoridad competente.

b. Ampliar la planta física de acuerdo a las necesidades de los usuarios. c. Ejercer control sobre la documentación mediante el manejo adecuado de la información. d. Evaluar el aprendizaje de los estudiantes teniendo en cuenta los resultados esperados.

La Institución ha realizado el seguimiento a estos objetivos de manera semestral. De acuerdo a los resultados obtenidos en la medición de los indicadores, se ha dado cumplimento a la política y a los objetivos de calidad en el 68.25% de las metas propuestas del primer semestre del año. Gráfica No 1. –Porcentaje de cumplimiento de los Objetivos de la Política de Calidad.

18

El porcentaje de cumplimiento de los objetivos de calidad se evidencia con los siguientes resultados:

a. Divulgar oportunamente la información pertinente a la comunidad institucional,

debidamente validada por la autoridad competente:

Implementación y utilización de mecanismos de consulta y medios de acceso de información con distintos grupos de interés, tales como el PORTAL WEB, Redes Sociales como FACEBOOK, TWITER Y YOUTUBE, los cuales son actualizadas de manera permanente para dar información pertinente y veraz a la comunidad educativa. Emisión semanal del boletín de prensa UTS con información de interés para la ciudadanía en general, tales como proyectos de inversión, logros estudiantiles y noticias trascendentales de la institución.

Actualización de la página WEB institucional conforme a los lineamientos establecidos en la Ley de la Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional (Ley 1712 de 2014) y el Decreto 103 de 2015, realizándose la publicación de la información legal, reglamentaria, presupuestal, académica, de adquisición de bienes, de contratación, de procedimientos y lineamientos, metas e indicadores, Tramites, servicios y atención al Ciudadano, PQR entre otros.

b. Ejercer control sobre la documentación mediante el manejo adecuado de la información.

Realización de diferentes jornadas de capacitación a los líderes de proceso y sus equipos de trabajo sobre los aspectos generales del Sistema de Gestión de calidad y el manejo de la base documental. Así mismo en la PAGINA Web Institucional se implementó un Link de calidad donde se instruye a toda la comunidad educativa respecto del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de las UTS, la política de Calidad, los objetivos de Calidad, la gestión por procesos y el mapa de procesos del sistema.

En cuanto al control sobre la documentación, la Institución cuenta con un acceso directo en la página institucional (DROPBOX), para la búsqueda de todos los registros y documentos actualizados del Sistema, así como instalación directa como segunda alternativa de acceso a base documental.

Mediante el Acuerdo del Consejo Directivo No. 01-006 del 7 de Abril del 2016, se estableció el Reglamento interno para la recepción y el trámite de PQRSYF, así mismo se expidió el Nuevo protocolo de atención al Ciudadano el cual se encuentra publicado en la base documental del sistema de Gestión de las UTS. Otro aspecto por resaltar fue la sistematización de la atención y seguimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones presentados por los usuarios y partes interesadas de las Unidades Tecnológicas de Santander. Actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en 5 fases de acuerdo a lo señalado en el Manual técnico.

19

c. Ampliación y mejoras en la planta física atendiendo las necesidades institucionales. Se han optimizado y adecuado 655 metros cuadrados de infraestructura física, de la siguiente forma: 1. Fortalecimiento del programa de manejo de petróleo y gas en superficie con la adquisición de dos laboratorios Area intervenida 135 m2 2. Ampliación y Mejoramiento de la Biblioteca y sala de estudios de las UTS, ajustado y viabilizado, actualmente en proceso de ejecución. Área intervenida 380 m2 3. Mejoramiento de la Cafetería de las UTS sede Bucaramanga. Área intervenida 140 m2 De otra parte se han realizado arreglos y adecuaciones en aproximadamente 1660 m2 en las siguientes áreas de las UTS: Techos y canales de la Oficina de Planeación y Control Interno (90 m2) Sótano del Edificio C (400 m2) Sala 9 de Inglés piso 2 edificio A (40 m2) Techos y paredes de la Biblioteca Virtual (200 m2) Bodega de Mantenimiento (100 m2) Rectoría (200 m2) Sede Deportiva UTS (200 m2) Coliseo (300 m2) Oficina Talento Humano (20 m2) Coordinación de Aseo (20 m2) Oficina de Bienestar Institucional (70 m2) Control Interno y Disciplinario (20 m2) Adicionalmente se ha realizado mejoramiento físico en aproximadamente 460 m2 en las siguientes áreas de las UTS: Auditorio (300 m2) Decanatura FCSE (80 m2) Coordinación de Administración de Empresas (80 m2)

e. Evaluar el aprendizaje de los estudiantes teniendo en cuenta los resultados esperados. Se implementó un programa de capacitación dirigido a los estudiantes para la presentación de las pruebas saber pro del nivel tecnológico.

20

Se implementó el programa Plan de Acompañamiento Docente PAD aplicándose tres estrategias de acompañamiento: Revisión de herramientas de evaluación, revisiones de planes de aula y acompañamiento en el aula al docente en correlación con el programa de la asignatura. Conforme a los resultados de la prueba diagnóstica practicada a los estudiantes en sus competencias lectoescritoras y de lógica matemática, se implementó un proceso de nivelación como actividad dentro del currículo a los estudiantes, a través de los planes de curso: Procesos Lectoescrituras para todos los estudiantes matriculados en el primer semestre, Pre cálculo para los estudiantes de programas de la Facultad de Ciencias Naturales e Ingeniería y Matemáticas Básicas para los estudiantes de los programas de la Facultad de Ciencias Socioeconómicas y empresariales. Se dio continuidad al programa de acompañamiento al estudiante mediante tutoría abierta estableciendo horas de carga académica a docentes tiempo completo en tutoría, asignación de modulo y matriz horaria, generándose la atención en tutoría a 5.557 estudiantes. Se implementó el programa de Monitoria de Pares beneficiándose de este acompañamiento a 542 estudiantes.

Desempeño de los procesos por los indicadores de Eficiencia, Eficacia y Efectividad. La evaluación del desempeño de los procesos se realiza mediante la medición de las indicadoras eficacia, efectividad y eficiencia que contiene cada uno de los procesos del sistema de gestión. En ese orden de ideas tenemos que en la medición de la política de calidad participan 4 procesos con un total de 4 indicadores; en la medición de la efectividad participan 8 procesos con un total de 9 indicadores; para la medición de la eficiencia participan 9 procesos con un total de 15 indicadores y por último en la medición de la eficacia participan los 18 procesos del sistema con un total de 31 indicadores. Cuadro No 4. -Resultados obtenidos del seguimiento realizado durante el 2013 - 2016.

EFICACIA La eficacia del sistema se realiza en dos mediciones al año, este indicador presentó un resultado en su primera medición del 65% en el primer semestre de 2016, debido al desempeño de los planes de acción, indicadores del proceso, política de la calidad e indicadores de riesgo durante el primer

I-2013 II-2013 I-2014 II-2014 I-2015 II-2015 I-2016

EFECTIVIDAD 70% 73% S/D 52% 74% 62% 62%

EFICIENCIA 71% 100% 64% 94% 71% 86% 94%

EFICACIA 60% 88% 65% 80% 51% 90% 65%

21

semestre. En relación con la medición efectuada en el segundo semestre de 2015 se observa una disminución del 25% debido a que el proceso de gestión documental tuvo una evaluación de 0% en el indicador de la digitalización de los actos administrativos, no obstante lo anterior se resalta que es un proceso relativamente nuevo, con un periodo no superior a un año. EFICIENCIA La eficiencia del sistema arrojó un 94% en el primer semestre de 2016, incrementándose en un 8% el porcentaje obtenido en la anterior medición del II semestre del 2015. EFECTIVIDAD Se presenta un resultado del 62% se mantiene el porcentaje obtenido en la anterior medición del II semestre del 2015. El fomento de la cultura del servicio, el seguimiento y medición de los procesos, productos y servicios, así como la información generada por los mismos debe contribuir a elevar el nivel de efectividad del Sistema en General. Gráfica No 2. -Resultados finales de medición del Sistema Integrado de gestión – SIGUTS.

4.2. Resultado Gestión Institucional

A continuación se presentan los resultados obtenidos de la Evaluación de la Gestión Institucional a

Septiembre 30 de 2016.

22

Cuadro No 1. –Indicadores de Gestión.

La evaluación al Plan de Acción Institucional del 2016, mostró un avance del 71 % en los proyectos

propuestos para el año con respecto a la meta toda vez que con corte a 30 de septiembre del 2016

debía cumplirse un 75%, lo cual indica un nivel sobresaliente de cumplimiento en el año.

M ET A

C UM P LID A

VA LOR A C ION

(R A N GOS)

70% - 75%

50% - 69%

0 A L 49%

Desarrollo de tecnologías Número de prototipos desarrollados 3 75%

Proyectos formulados 3 75%

Proyectos ejecutados y evaluados 0 75%

Número de gestiones realizadas para la

obtención de recursos para la

investigación

4 75%

Alianzas estratégicas Número de convenios en ejecución 1 60%

Creación e innovación en

las cadenas productivas

Número de intervenciones en las

cadenas productivas0 75%

Número de productos de investigación

publicados2 75%

Número de artículos de investigación

publicados en revistas indexadas1 75%

Número de ponencias realizadas 1 60%

Jóvenes investigadores. Número de jóvenes investigadores. 0 75%

Estimular y fortalecer los

semilleros de investigación.Número de semilleros de investigación, 36 75%

Estrategias para el fomento

de la investigación dentro

del aula por programa.

Número de productos desarrollados en

el aula por programa 10 75%

Número de grupos de investigación

visibles nacional o internacionalmente6 75%

Número de grupos de investigación

reconocidos en COLCIENCIAS6 75%

Fortalecimiento de los

grupos de investigación.

Asimilación y desarrollo de

tecnología Banco de proyectos

tecnológicos y de

innovación

Innovación de productos y

servicios

Cultura investigativa

Divulgación del conocimiento

Gestión de la actividad

investigativa

institucional

1. Fortalecimiento

de la investigación,

el desarrollo

tecnológico y la

innovación como

componentes

esenciales de la

cultura de la calidad

educativa de las

UTS

73%

Desarrollo

tecnológico e

innovación

INVESTIGACION

2. Gestión del

conocimiento para

la construcción de

comunidad

académica y

científ ica

Gestión del

Conocimiento

M ET A S 2016

30/ 09/ 2016

GEST ION P OR

P R OC ESOS

P R OGR A M A S D EL P LA N

D E D ESA R R OLLOP R OYEC T O IN D IC A D OR

P OLIT IC A

IN ST IT UC ION A L

% A VA N C E

A N UA L P LA N

D ESA R R OLLO

EJE

EST R A T EGIC O

23

M ET A

C UM P LID A

VA LOR A C ION

(R A N GOS)

70% - 75%

50% - 69%

0 A L 49%

Fortalecimiento e Innovación

Curricular

Informes de evaluación curricular con

ajustes.1 60%

Acompañamiento académico

a los docentes

Número de docentes acompañados en

el aula120 60%

Porcentaje de docentes nuevos

sensibilizados sobre PEI 41% 51%

Porcentaje de docentes antiguos

sensibilizados sobre PEI 23% 58%

Actualización y fortalecimiento

de las capacidades y el perfil

académico y tecnológico de

los profesores

Proyecto institucional de

capacitación y formación

docente

Porcentaje de docentes capacitados

del total de docentes vinculados31% 75%

Número de estudiantes que participan

en cursos de nivelación1080 75%

Número de estudiantes beneficiados

en tutorías abiertas5557 75%

Número de estudiantes beneficiados

en monitoria de pares542 75%

Numero de informes de mortalidad

académica0 50%

Número de asignaturas que utilizan

blogs para acompañar el trabajo

independiente de los estudiantes.

52 75%

Número de asignaturas que utilizan

cursos virtuales para acompañar el

trabajo independiente de los

estudiantes.

14 53%

Asignaturas en modalidad virtual 15 75%

Numero de asignaturas que utilizan

recursos educativos digitales65 75%

Acreditaciòn de alta calidadAcreditación de los

Programas Académicos

Número de programas académicos

acreditados0 75%

Oferta académica para el

Área metropolitana de

Bucaramanga y municipios

de Santander.

Numero de programas académicos

nuevos de pregrado y posgrado

radicados en el SACES

0 50%

Incremento del número de

programas académicos en

modalidad virtual.

Número de programas académicos en

modalidad virtual de la UTS0 50%

Consolidación de la oferta de

programas académicos en los

diferentes niveles de

formación para la región y

otras ciudades del país.

Apropiación del Proyecto

Educativo Institucional.

Acciones académicas para

mejorar el rendimiento

académico y asegurar la

permanencia de los

estudiantes

Acompañamiento académico

a los estudiantes.

Metodologías de enseñanza

basadas en tecnologías de

información y comunicación -

TIC

Acompañamiento y

seguimiento al trabajo

independiente de los

estudiantes mediante el uso

de TIC

3. Evaluación,

autoevaluación y

autorregulación de

los programas

académicos de la

Institución,

orientados a la

actualización y

revisión

permanente del

Proyecto Educativo

Institucional

64% Gestión académica DOCENCIA

Formación centrada en el

desarrollo del ser humano

M ET A S 2016

30/ 09/ 2016

GEST ION P OR

P R OC ESOS



P OLIT IC A

IN ST IT UC ION A L

% A VA N C E

A N UA L P LA N

D ESA R R OLLO

EJE

EST R A T EGIC O

24

M ET A

C UM P LID A

VA LOR A C ION

(R A N GOS)

70% - 75%

50% - 69%

0 A L 49%

Número de docentes vinculados con

formación de maestría y doctorado130 75%

Número de profesores de tiempo

completo, adscritos a los programas,

con la asignación de horas académicas

para la proyección social en la sede

Bucaramanga

26 75%

Número docentes de tiempo completo o

carrera con asignación de horas a la

proyección social para el

fortalecimiento de las Regionales

4 75%

Número de profesores ocasionales de

tiempo completo vinculados a once

meses

93 75%


tiempo completo con horas asignadas

para el fortalecimiento de la

Investigación en Bucaramanga

49 75%


tiempo completo con horas asignada

para el fortalecimiento de la

Investigación en las Regionales

9 75%

Inducción para nuevos

profesores

Número de docentes reciente ingreso

con inducción / total docentes de

reciente ingreso

41% 51%

DOCENCIA Perfeccionamiento docenteNúmero de docentes apoyados para

estudios de formación post gradual22 75%

INVESTIGACION Producción intelectualIncentivos a la producción

intelectual docenteNúmero de docentes distinguidos 0 75%

Porcentaje de estudiantes que

participan en la evaluación docente65% 75%

Porcentajes de docentes

evaluados/porcentaje de docentes

habilitados para evaluar

98% 75%

COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL

Orientación vocacional y

profesional - OVP

Numero de intervenidos en Orientación

Vocacional y Profesional3.870 75%

DOCENCIA

Estrategias académicas que

disminuyan la deserción

estudiantil, mejoren el

rendimiento académico y

aseguren la permanencia y

la graduación de los

estudiantes.

Estrategias académicas

implementadas.2 60%

BIENESTAR

INSTITUCIONAL

Estrategias para la

identif icación y apoyo a la

población de estudiantes

con capacidades diferentes.

Número de actividades desarrolladas

para la atención de población con

capacidades diferentes.

2 75%

Estudio de seguimiento e

impacto de los graduados

en el sector productivo

Número de estudios realizados a los

programa5 63%

Número de estrategias realizadas 1 75%

Número de graduados con empleo a

través de la intermediación12 75%

Número de alianzas estratégicas para

el desarrollo de prácticas comunitarias9 75%

Número de productos en los que se

evidencie la practica comunitaria3 75%

Número de proyectos sociales

formulados4 75%

Número de proyectos sociales

ejecutados como resultado de la

proyección social

2 75%

Numero de ideas de negocio

presentadas30 75%

Numero de ideas convertidas en planes

de negocio para la creación de

empresas de los estudiantes

3 60%

Numero de empresas creadas 0 60%

Educación continua

Gestión de oferta

Institucional en educación

continua.

Número de personas certif icadas en

capacitaciones, talleres, cursos,

diplomados, entre otros.

149 75%

Extensión

Unidad de Emprendimiento y

autogestión empresarial

Gestión para el

emprendimiento

Intervención social directa o

con entidades territoriales

Prácticas comunitarias

Proyectos sociales

Seguimiento a Graduados

Sistema de intermediación

laboral

5. Responsabilidad

Social de las UTS

basada en los

impactos de la

extensión y

proyección social

74%

Proyeccion Social

PROYECCION

SOCIAL

Evaluaciòn docenteSistema de seguimiento y

evaluación docente

Caracterización de los

estudiantes

Fortalecimiento del colectivo

docente.

Acciones administrativas

para la selección y

vinculación de nuevos

profesores.

4. Profesores,

investigadores,

estudiantes y

graduados para el

incremento de la

calidad académica.

Actores

Académicos

Profesores

Estudiantes

Graduados

Cualif icaciòn docente

4. Profesores,

investigadores,

estudiantes y

graduados para el

incremento de la

calidad académica.

72%

Actores

Académicos

Profesores

Estudiantes

Graduados

GESTION DEL

TALENTO

HUMANO

DOCENCIA

PROYECCION

SOCIAL

M ET A S 2016

30/ 09/ 2016

GEST ION P OR

P R OC ESOS



P OLIT IC A

IN ST IT UC ION A L

% A VA N C E

A N UA L P LA N

D ESA R R OLLO

EJE

EST R A T EGIC O

25

M ET A

C UM P LID A

VA LOR A C ION

(R A N GOS)

70% - 75%

50% - 69%

0 A L 49%

Gestión de recursos de

transferencias y aportes del

Estado

Gestionar nuevos recursos

de transferencias de la

Nación, Departamento y

otras entidades.

Recursos de transferencias. 2.926 Millones 75%

Generación Interna de

Recursos

Revisión de la gestión de

ingresos mediante la

evaluación, verif icación y

control.

Porcentaje de los recursos propios

captados en la vigencia.69% 69%

COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL

Inversión tecnológica en

canales de comunicación

internos y externos

Nuevos canales de comunicación

interna y externa0 75%

Inversión tecnológica para

implementar y/o modernizar

los sistemas de información.

Sistemas de información

implementados y/o modernizados.0 75%


implementar y/o modernizar

los sistemas de

conectividad voz, datos y

video.

Sistemas de conectividad

implementados y/o modernizados.0 75%

Recursos audiovisuales disponibles en

la Institución.198 75%

Recursos audiovisuales disponibles

para préstamo a la comunidad

académica y administrativa

42 75%

Implementación de

plataforma e-learning para

procesos de formación

virtual

Aumento de la cobertura educativa en

modalidad virtual0 75%

Actualización del material

bibliográfico

Recursos bibliográficos disponibles

para el uso de los usuarios26.577 75%

Centro de producción

audiovisual

Adecuación de un espacio f isco para

el centro de producción audiovisual0 75%

Ampliación y adecuación de

la infraestructura física de la

sede Bucaramanga

Número de etapas del proyecto en

ejecución.1 75%

Optimización y adecuación

de la infraestructura física

existente

Metros cuadrados optimizados y

adecuados de la infraestructura física655 75%

Inversión para el desarrollo

prospectivo de la

infraestructura tecnológica

Porcentaje de proyectos de inversión

ejecutados48% 75%

Dotación de la

infraestructura física

institucional

Número de metros cuadrados dotados 2120 75%

Capacitación adminsitrativaActualización del Personal

Administrativo

Número de beneficiarios de las

capacitaciones / Total de empleados no

docentes

39% 75%

Bienestar SocialBienestar Social de la

Comunidad InstitucionalPoblación beneficiada / Población total 54% 75%

Incentivos y estímulos

Sistema de estímulos al

desempeño del personal

administrativo

Cumplimiento del plan de incentivos y

estímulos10% 50%

Hábitos y estilos de vida

saludables Población beneficiada / Población total 13% 75%

Desarrollo humano y

formación en principiosPoblación beneficiada / Población total 10% 75%

Promoción de la salud y

prevención de

enfermedades

Población beneficiada / Población total 29% 60%

Fomento del deporte, arte y

cultura.

% de la población estudiantil vinculada

al proyecto30% 65%

Mejoramiento de las

condiciones

socioeconómicas del

estudiante

% de la población beneficiada con el

otorgamiento de estímulos

socioeconómicos

33% 75%

Bienestar Estudiantil

9. Bienestar

Institucional en

procura del

mejoramiento de la

calidad de vida de

los estudiantes,

docentes y

administrativos de

la institución.

70%Bienestar

Institucional

BIENESTAR

INSTITUCIONAL

Bienestar y calidad de vida

para la comunidad Institucional

8. Desarrollo

humano del

personal al servicio

de la Institución.

70%Gestión del Talento

Humano

GESTION DEL

TALENTO HUMANO

INFRAESTRUCTURA Y

LOGISTICA


actualizar y modernizar los

recursos audiovisuales

Ampliación de la

Infraestructura Física

7. Incorporación y

apropiación de las

Tecnología de

Información y

Comunicación TIC,

como soporte de la

plataforma

tecnológica,

educativa e

investigativa.

75%

Infraestructura

basada en

prospectiva

tecnológica

Infraestructura tecnológica

6. Sostenibilidad

f inanciera

institucional.

73%Gestión de recursos

f inancieros

GESTION

FINANCIERA

M ET A S 2016

30/ 09/ 2016

GEST ION P OR

P R OC ESOS



P OLIT IC A

IN ST IT UC ION A L

% A VA N C E

A N UA L P LA N

D ESA R R OLLO

EJE

EST R A T EGIC O

26

4.3 Resultados de seguimiento a indicadores de los procesos

En cumplimiento de los numerales de la norma GP1000:2009. - 8.2.3 Seguimiento y Medición de producto y/o servicio y los numerales 8.1 y 8.2 de la misma, se efectuó el seguimiento de los indicadores de los procesos del sistema de gestión de la calidad, el primer seguimiento a las actividades ejecutadas en el periodo comprendido del 30 de Junio a 30 de Diciembre de 2015, y el segundo seguimiento comprende las actividades del 1 de enero de 2016 al 30 de junio de 2016. En la siguiente grafica se presentan los resultados de desempeño de los indicadores por procesos con corte a 30 de Diciembre de 2015:

M ET A

C UM P LID A

VA LOR A C ION

(R A N GOS)

70% - 75%

50% - 69%

0 A L 49%

Alianzas estratégicas con el

sector académico

Número de nuevos acuerdos o

convenios de cooperación para el

desarrollo de actividades académicas

4 75%

Alianzas estratégicas con el

sector productivo

Número de convenios para el

desarrollo de practicas profesionales

en funcionamiento

156 75%

Alianzas redes de

cooperación

Número de vinculaciones a redes de

cooperación académica nacional4 75%

Número de convenios con el exterior

en funcionamiento11 75%

Número de programas académicos con

actores en movilidad académica

entrante y saliente.

7 75%

Número de profesores y estudiantes

participando en programas de

intercambio académico saliente y

entrante

23 75%

Número de vinculaciones a redes de

cooperación académica internacional. 1 75%

Número de productos académicos

generados de la cooperación

internacional

0 40%

Número de actividades de

internacionalización realizadas para la

comunidad UTS (congresos, cátedra

Internacional, seminarios, etc.) entrante

y saliente.

6 75%

71%

78% % EJEC. PPTAL

% AVAN. PLAN

DESARROLLO71%

% AVAN PLAN DE

ACCION

INDICADOR DE EFICACIA POR PROYECTO

Internacionalización Cooperación Internacional

10. Articulación

institucional con el

entorno local,

regional, nacional e

internacional

72%

Articulación con el

entorno: Alianzas

estratégicas con

sectores académico

y productivo e

Internacionalización

INTERNACIONALIZACI

ÓN

Vinculación y cooperación

con el entorno académico,

productivo y social a nivel

nacional

M ET A S 2016

30/ 09/ 2016

GEST ION P OR

P R OC ESOS



P OLIT IC A

IN ST IT UC ION A L

% A VA N C E

A N UA L P LA N

D ESA R R OLLO

EJE

EST R A T EGIC O

27

Se evidencia en general que los procesos se encuentran en un porcentaje de cumplimiento de los indicadores superior al 70%, excepto el proceso de Gestión del Conocimiento que obtuvo un porcentaje de cumplimiento indicadores del 50%, toda vez que el resultado de la medición del indicador del repositorio institucional arrojo un 0% de cumplimiento por cuanto la institución se encuentra en proceso de implementación del repositorio institucional. A continuación se presentan los resultados de desempeño de los indicadores por procesos con corte a 30 de Junio de 2016:

ACCIONES CORRECTIVAS INDICADORES Se evidencio que a 30 de diciembre de 2015 y a 30 de Junio de 2016, no se alcanzó el porcentaje mínimo de cumplimento de los indicadores en diferentes procesos, por tal razón se implementó la realización de ACCIONES CORRECTIVAS para la mejora, conforme se relaciona a continuación:

100% 95% 95% 93% 92% 90% 89% 89% 87% 86% 84% 84% 81% 79% 75% 74% 71%

50%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

GESTION DE LOS PROCESOS I SEMESTRE DE 2015

100%88% 86% 85% 82% 80%

72% 71% 71% 67% 65% 60% 59%50% 50% 50% 48% 44%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

GESTION DE LOS PROCESOS II SEMESTRE DE 2016

28

ACCIONES CORRECTIVAS INDICADORES CON CORTE A 30 DE DICIEMBRE DE 2015.

Se implementaron seis (6) acciones correctivas en los procesos de Admisiones, Infraestructura y logística, Investigaciones, desarrollándose en cada una de ellas el respectivo plan de acción, siendo cerrada las acciones correctivas en su totalidad por verificarse la eficacia de las mismas. ACCIONES CORRECTIVAS INDICADORES CON CORTE A 30 DE JUNIO DE 2016.

ESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA

Indicadores

II semestre 2015

Se evidencia que la medición del

indicador de satisfacción del

usuario para los procesos de

Admisiones y Matrículas y Gestión

Financiera no cumplía con la

meta y se encontraba en zona

problema

Cerrada

Indicadores

II semestre 2015

Se evidencia que el nivel de

satisfacción del usuario en el

indicador para el proceso de

Biblioteca se encontraba en zona

problema (menor de 60%)

Cerrada

Indicadores

II semestre 2015

Se evidencia incumplimiento en el

indicador de inconsistencias para

el sistema de información

académica (Recursos

informáticos)

Cerrada

Indicadores

II semestre 2015

Se evidencia incumplimiento en el

indicador de reportes de pérdidas

de material bibliográfico

(Biblioteca)

Cerrada

Indicadores

II semestre 2015

Se evidencia que el indicador de

número de visitas recibidas de

investigadores de otras

instituciones de orden nacional e

internacional no se le está dando

cumplimiento

Cerrada

Se cuenta para el año 2016 con un presupuesto

de movilidad para investigación, desarrollo

tecnológico, e innovación ( docentes

investigadores, capacitaciones y participación a

congresos, publicaciones y gastos de

desplazamiento) por un valor de $551.194.011

Mantener la aplicación del reglamento vigente de

Biblioteca aplicando las sanciones económicas

a los estudiantes que entreguen los libros con

mora. En caso de pérdida, deterioro o mutilación

del material bibliográfico por parte del estudiante

este debe realizar la reposición física de los

libros. Adicionalmente se cuenta con un

proyecto aprobado para el fortalecimiento en

seguridad y capacidad de almacenamiento para

la plataforma tecnológica en las Unidades

Tecnológicas de Santander Data Center por

$751.328.489

Jefe de oficina de Infraestructura

Profesional universitario encargado de

Biblioteca

Se debe replantear la encuesta de satisfacción

al usuario , diseñando unas preguntas que sean

acordes al proceso que se evalúa, para medir

objetivamente su grado de cumplimiento y

mejorar la atención al usuario .

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)

DESCRIPCION DE LA NO

CONFORMIDADACCION CORRECTIVA RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN

TRATAMIENTO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO

Jefe de la Oficina de Admisiones,

Registro y Control

Vicerrector Administrativo y Financiero

Para el año 2016 se cuenta con un proyecto

aprobado para la ampliación y mejoramiento de

la Biblioteca y sala de estudio en las Unidades

Tecnológicas de Santander por 751´328.489.

Este proyecto cuenta con la ampliación en 375

m2 de las zonas de estudio tanto individuales

como grupales, y un área de locker para facilitar el

uso de la Biblioteca. Se planea también adecuar

la encuesta de satisfacción del usuario con el fin

de diseñar unas preguntas que midan el

cumplimiento del proceso y la gestión de

Biblioteca.


Profesional universitario encargado de

Biblioteca

Se está gestionando la adquisición de las

actualizaciones para el Sistema de información

Academusoft con la Universidad de Pamplona

con el fin de para eliminar las inconsistencias

que se han presentado con algunos informes

académicos y cumplir con el indicador del

proceso

Jefe de la oficina de Recursos

Informáticas

Jefe de la Oficina de Investigaciones

29

Se implementaron cuatro (4) acciones correctivas en los procesos de Comunicaciones, Gestión del Conocimiento, Infraestructura y logística – Biblioteca y Secretaria General, desarrollándose en cada una de ellas el respectivo plan de acción, encontrándose a la fecha cerrada una (1) acción y en trámite tres (3) acciones. 4.4 Resultados en cuanto al control del producto no conforme

El numera el numeral 8 de la NTGP 1000:2009 y el numeral 8.3 de la norma ISO 9011:2008 estable que la organización debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos, sea identificado y controlado para prevenir su uso o entrega no intencional.

ESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA

A.C 012 Indicador

I Semestre 2016

Nivel de ejecución de impresos y

publ icaciones Abierta

A.C 013 Indicador

I Semestre de 2016

Vis ibi l idad insti tucional en

términos de producción intelectual Abierta

A.C 014 Indicador

I semestre 2016

Reducción en el reporte de

pérdidas de materia l bibl iográfico cerrada

A.C 015 Indicador

I Semestre 2016

Digi ta l i zación de los actos

adminis trativos de Secretaria

Genera l

Abierta

Gestión Adminis trativa y de Talento

Humano

Soporte Siguts

Coordinador Grupo de Recursos de

Información para la Enseñanza y

Aprendiza je

Secretario Genera l

Secretario Genera l

Jefe de la oficina de Comunicaciones

Vicerrector Académico

Jefe de Oficina de Investigaciones

Dirección Adminis trativa y de Ta lento

Humano

Coordinadora del RI-UTS

Oficina de Investigaciones


Decanos Coordinaciones Programas

académicos


Planeación Insti tucional

Dirección Adminis trativa y Financiera


Jefe Oficina de Investigaciones

Coordinadora RI-UTS


PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Gestionar la ejecución del contrato SA-008-2016

para el suminis tro de materia l pre impreso para

las Unidades Tecnológicas de Santander

*Contratar un profes ional de apoyo para el

proceso de Gestión del Conocimiento, que

proporcione apoyo a l Repos i torio Insti tucional

UTS para completar el equipo adminis trativo el

cual debe estar conformado por un Coordinador

del Repos i torio Insti tucional , un Ingeniero de

Soporte y un profes ional de Apoyo.

*Capaci tar a l personal de la oficina de

investigaciones , coordinadores y docentes

publ icadores y Revisores del repos i torio

insti tucional sobre el procedimiento P-GC-02

Publ icación de contenidos en el RI-UTS, software y

normatividad vigente.

*As ignación de docentes responsables

(veri ficador y publ icador) por cada coordinación

académica encargado de subir los documentos a l

repos i torio Insti tucional .

*Real izar la compra de un software antiplagio con

su respectiva l i cencia como parte del plan de

fomento a la ca l idad para el proceso de

investigaciones , para garantizar la confiabi l idad

del materia l científico de docentes y estudiantes .

*Completar actual izar y va l idar l i s ta de usuarios

del repos i torio insti tucional .

*Socia l i zar y apl icar por parte de los programas

académicos el procedimiento P-GC-02 Publ icación

de contenidos en el Repos i torio Insti tucional UTS.

*A través de Talento Humano se faci l i tará a

Bibl ioteca la clave de acceso de consulta a l

módulo GD referente a la contratación docente

y/o el l i s tado para consulta permanente de los

docentes contratados para el semestre y la

coordinación a la que pertenecen; para que en

el evento de préstamos bibl iográficos se

veri fique s i está vinculado a la insti tución, y

mensualmente informen las novedades de

cancelación de contratos o nuevas vinculaciones .

*Revisar y actual izar el procedimiento P-IL-02

Préstamo y Devolución de Materia l Bibl iográfico,

en el que se incluyan mecanismos de control y

desarrol lo de actividades y regis tros tendientes a

la recuperación de materia l bibl iográfico.

Gestionar la información de los archivos

digi ta l i zados de los actos adminis trativos que

han s ido transferidos a l archivo centra l , e iniciar

el proceso para la digi ta l i zación de los archivos

que hagan fa l ta conforme a los tiempos

estipulados en las tablas de retención

documental .

Gestionar la reparación ó configuración del

escáner para retomar el proceso de digi ta l i zación

de los actos adminis trativos .

30

Por lo anterior, se diligencio el Formato R-SS-23 Control de Servicio no conforme, incluyéndose en el treinta y siete (37) no conformidades, sobre las cuales se aplicó acciones correctivas de las cuales 31 fueron cerradas eficazmente y 6 se encuentran en trámite, como se observa en los cuados relacionados a continuación:

OBSERVACIONESESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA

Acción correctiva PQR

2015 Informe RxD

Inadecuada atención en el

consultorio de fi s ioterapia .

se hizo seguimiento

y cierre eficaz de la

acción

Cerrada


2015 Informe RxD

Inadecuada atención en algunas

dependencias : Dirección

Adminis trativa y Financiera ,

Oficina de Bienestar Insti tucional

y Coordinación de Idiomas.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


2015 Informe RxD

Atraso en la clas i ficación de obras

nuevas en la oficina de regis tros

Bibl iográficos

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


2015 Informe RxD

Se requiere mejorar la atención

de la oficina de Información y

Atención Insti tucional .

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


2015 Informe RxD

Reforzar la pedagogía y reca lcar la

buena acti tud de los docentes en

clase, para evitar confl ictos entre

el maestro y el estudiante.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Acción Correctiva PQR

I Semestre 2016

La insti tución neces i ta gente

capaci tada en la bibl ioteca, gente

joven y una mejor insta lación no

un '' hueco'', l ibros nuevos y un

mejor espacio mas grande.

Computadores actual izados . Donde

esta el dinero de todos nosotros .

Es preocupante que la Insti tución

no tenga una sala de

audiovisuales en la U somos mas

de 13.000 personas en la

Bibl ioteca. Solo hay capacidad para

500 personas . Preocupante

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


I Semestre 2016

Sol ici to que en la Bibl ioteca de las

UTS se puedan encontrar l ibros de

inglés I,I I I I I o en Genera l , también

sol ici to l ibros de investigación

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


aprobado para la ampl iación y mejoramiento de

la Bibl ioteca y sa la de estudio en las Unidades

Tecnológicas de Santander por 751´328.489. Es te

proyecto cuenta con la ampl iación en 375 m2 de

las zonas de estudio tanto individuales como

grupales , y un área de locker para faci l i tar el uso

de la Bibl ioteca.

A futuro se planea ampl iación de zonas de

estudio y tutorías en el edi ficio B en 300m2, lo

que prestaría una capacidad adicional a la

Bibl ioteca.

Adicionalmente la responsable de Bibl ioteca

rea l izó una sol ici tud a l Rector para que se

as igne un personal de apoyo para el proceso de

Bibl ioteca y mejorar la prestación del servicio.

Se presentó a planeación el proyecto para

Actual ización y Forta lecimiento del Catá logo

Bibl iográfico de las Unidades Tecnológicas de

Santander del cual es ta dependencia lo

gestionó ante el comité de compras insti tucional

lo cual quedo para ejecutar durante el año 2016.

Adicionalmente se tiene proyectado por parte de

la Coordinación de Idiomas la conformación de

un Centro de Aprendiza je ( Learning Center) , el

cua l contará con una Bibl ioteca Fís ica de Textos

en Inglés y una Bibl ioteca Digi ta l , con el fin de

satis facer las neces idades de textos y medios de

aprendiza je para los estudiantes .



Profes ional univers i tario encargado

de Bibl ioteca

Retroal imentar a l personal que tiene contacto

directo con la atención del es tudiante por parte

del responsable del proceso, para que mejore la

prestación del servicio y se dé una solución

asertiva , eficaz y respetuosa a la neces idad del

usuario.

Vicerrector Adminis trativo y

Financiero

Jefe de la Oficina de Bienestar

Insti tucional

Coordinación idiomas

Mantener el esquema de agenda abierta; con el

fin de atender los estudiantes por orden de

l legada, dándoles un buen trato y servicio a l

cl iente, por parte de la fi s ioterapeuta y el

personal de apoyo, as í mismo que los

estudiantes tengan un trato digno y respetuoso

hacia el equipo de profes ionales .

Jefe Oficina de Bienestar Insti tucional

Contratar un apoyo humano para el proceso de

clas i ficación, cata logación y proceso fís ico de

obras nuevas ; de forma tal que éstas ingresen

al inventario de Bibl ioteca para ponerlas a l

servicio del estudiante.

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Establecer y organizar de acuerdo a l decreto 115 1

de Gobierno en l ínea , la Oficina de Información y

Atención Insti tucional , nombrando una persona

de Planta el Dr. Ricardo Peña Pérez para que sea

el encargado del manejo de esta oficina y de las

Peticiones , Quejas y Reclamos, para mejorar la

atención eficaz de los estudiantes y partes

interesadas . Elaborar un protocolo para la oficina

de información y atención insti tucional .


profes ional responsable de la oficina

de Información y Atención al

estudiante


Jefe de la ODA

Coordinadores

Jefe de la Oficina de Infraestructura

Se debe capaci tar a l personal docente en cursos

vi rtua les como: planeación de la docencia ,

instrumentos de evaluación y cátedra UTS, para

mejorar las competencias en su desempeño como

docente.

31


CERRADA


I Semestre 2016

Adquis ición de l ibros ya que

algunos docentes exigen algunos

ejercicios de lo mismos y no

tenemos soporte para el los . Libros

como: res is tencia de materia les

sexta edición Ferdinand Beer,

termodinámica de Yunus Cengel

Séptima edición; máquinas

eléctricas y TRF.

Adquis ición de estatutos

tributarios actual izados .

Adquis ición de l ibro de Balance y

masas REKLAITIS

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


I Semestre 2016

El día de hoy me acerque a la

Univers idad a sol ici tar

información para el curso de

inglés nivel 3 y 4 después de

enviar correo a l coordinador de

idiomas me respondió que el

trámite debe rea l izarse

personalmente, a l di rigi rme la

funcionaria Rosa Sandoval me

informa que el desprendible de

pago debe ser doble fui y tome

copia . regreso, ahora me informa

que debe adjuntar copia de la

cédula ba jo nuevamente y tomo

copia y a l subir la respuesta es

que hasta 8 de febrero reciben

documentos , que fa l ta de respeto y

no tuvo cons ideración de mi estado

de embarazo.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Acción preventiva PQR

I Semestre 2016

El señor Manuel no sabe manejar

personal de aseo, nosotras

merecemos respeto

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


I Semestre 2016

Por favor colocar expendio de agua

ya que tengo clases a l mediodía y

ya no hay lugar para tomar agua

l impia . Colocar bebederos pues

creemos que es de debida

importancia , ademas que no han

vualto abri r la cafetería del

Edi ficio A.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


I Semestre 2016

Sugerencia embel lecimiento de la

entrada principa l que se

encuentra muy abandonado,

sembrar prado o plantas verdes

que se ve super bonito

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva

Indicadores

I I semestre 2015

Se evidencia que la medición del

indicador de satis facción del

usuario para los procesos de

Admis iones y Matrículas y Gestión

Financiera no cumpl ía con la

meta y se encontraba en zona

problema

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva

Indicadores

I I semestre 2015

Se evidencia que el nivel de

satis facción del usuario en el

indicador para el proceso de

Bibl ioteca se encontraba en zona

problema (menor de 60%)

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Se presentó a planeación un proyecto el cual

fue aprobado para la Actual ización y

forta lecimiento del catá logo Bibl iográfico de las

Unidades Tecnológicas de Santander, adicional

se tiene aprobado un proyecto de ampl iación y

mejoramiento de la Bibl ioteca y Sa las de

estudio en las UTS.


Se debe replantear la encuesta de satis facción

a l usuario , diseñando unas preguntas que sean

acordes a l proceso que se eva lúa, para medir

objetivamente su grado de cumpl imiento y

mejorar la atención a l usuario .

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Jefe de la Oficina de Admis iones ,

Regis tro y Control

Vicerrector Adminis trativo y Financiero


aprobado para la ampl iación y mejoramiento de

la Bibl ioteca y sa la de estudio en las Unidades

Tecnológicas de Santander por 751´328.489. Es te

proyecto cuenta con la ampl iación en 375 m2 de

las zonas de estudio tanto individuales como

grupales , y un área de locker para faci l i tar el uso

de la Bibl ioteca. Se planea también adecuar la

encuesta de satis facción del usuario con el fin

de diseñar unas preguntas que midan el

cumpl imiento del proceso y la gestión de

Bibl ioteca.


Profes ional univers i tario encargado de

Bibl ioteca

Enviar una carta a la estudiante dando

respuesta a su queja y ofreciendo disculpas s i

exis tió des información sobre el período de

inscripción de matriculas por parte de la

Secretaria de la Coordinación de Idiomas .

Reforzar la información suminis trada para los

estudiantes de las ofertas del departamento de

idiomas a través de los di ferentes canales de

información como son: información en ventani l la

verbal suminis trada por la secretaria , las

publ icaciones hechas en carretera, las

publ icaciones hechas en las redes socia les de la

insti tución y del departamento de idiomas .

Coordinador de Idiomas

Jefe de la Oficina de Infraestructura y

Logís tica

Se toma la decis ión por parte del Jefe de Oficina

de Infraestructura y Logís tica Dr Freddy Arturo

Peña Noriega de tras ladar a la seeñora Blanca

Flor Rodriguez de la Insti tución a un colegio con

el fin de evi tar mayores inconvenientes con el

señor Manuel Ja imes Parra

Jefe de la Oficina de Infraestructura y

Logís tica

Se autorizó por parte de la insti tución la

apertura nuevamente de la cafeteria del segundo

piso del edi ficio A y la remodelación de la

cafetería principa l la cual ya cuenta con

disponibi l idad presupuesta l .

Coordinador de Idiomas

Como una inici ta iva de los estudiantes motivada

desde el programa de recursos ambienta les se

está trabajando un proyecto de extens ión socia l

para el mejoramiento del entorno de la

Insti tución, mediante la s iembra de plantas

ornamentales y cobertura verde superficia l .

32


CERRADA

Accion Correctiva

Indicadores

I I semestre 2015

Se evidencia incumpl imiento en el

indicador de incons is tencias para

el s i s tema de información

académica (Recursos informáticos)

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva

Indicadores

I I semestre 2015

Se evidencia incumpl imiento en

el indicador de reportes de

pérdidas de materia l bibl iográfico

(Bibl ioteca)

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva

Indicadores

I I semestre 2015

Se evidencia que el indicador de

número de vis i tas recibidas de

investigadores de otras

insti tuciones de orden nacional e

internacional no se le está dando

cumpl imiento

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva

Riesgo Insti tucional

Gestión del

Conocimiento

A.C 001

Baja vis ibi l idad de la producción

intelectual de la insti tución

Se hizo seguimiento

a la acción

correctiva , se

reprogramó la

actividad de

contratación del

profes ional de

apoyo

Abierta

Riesgo Insti tucional

Bibl ioteca

A.C 002

Pérdida de materia l bibl iográfico

dentro del área de circulación y

préstamo.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Se cuenta para el año 2016 con un presupuesto

de movi l idad para investigación, desarrol lo

tecnológico, e innovación ( docentes

investigadores , capaci taciones y participación a

congresos , publ icaciones y gastos de

desplazamiento) por un va lor de $551.194.011

Mantener la apl icación del reglamento vigente de

Bibl ioteca apl icando las sanciones económicas a

los estudiantes que entreguen los l ibros con

mora. En caso de pérdida, deterioro o muti lación

del materia l bibl iográfico por parte del

estudiante este debe rea l izar la repos ición fís ica

de los l ibros . Adicionalmente se cuenta con un

proyecto aprobado para el forta lecimiento en

seguridad y capacidad de a lmacenamiento para

la plataforma tecnológica en las Unidades

Tecnológicas de Santander Data Center por

$751.328.489


Profes ional univers i tario encargado de

Bibl ioteca


Humano

Soporte Siguts



Aprendiza je

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Vicerrector Académico Jefe de Oficina

Investigaciones .


Humano.


Oficina de investigaciones


Decanos Coordinaciones de programas

académicos

Oficina de Investigaciones .






proporcione apoyo al Repos i torio Insti tucional
















su respectiva l icencia como parte del plan de









Se está gestionando la adquis ición de las

actual izaciones para el Sis tema de información

Academusoft con la Univers idad de Pamplona

con el fin de para el iminar las incons is tencias

que se han presentado con a lgunos informes

académicos y cumpl i r con el indicador del

proceso

Jefe de la oficina de Recursos

Informáticas

Jefe de la Oficina de Investigaciones











*Revisar y actual izar el procedimiento

P-IL-02 Préstamo y Devolución de Materia l

Bibl iográfico, en el que se incluyan mecanismos

de control y desarrol lo de actividades y regis tros

tendientes a la recuperación de materia l

bibl iográfico.

33


CERRADA

Accion Correctiva

II Informe trimestra l

de PQR A.C 003

No se le ha hecho entrega del

acta de grado correspondiente a

David El ías Farelo Contreras ,

profes ional graduado de

Contaduría Públ ica .

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva


de PQR A.C 004

No se evidencia que la plataforma

académica esté en funcionamiento

para tener acceso a la revis ión de

notas del segundo seguimiento de

la estudiante Ana Karina

Betancourt Henao.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva


de PQR A.C 005

No se evidencia el nombre de la

estudiante Mayra Alejandra

Restrepo Ja imes en la página de

ci taciones para las pruebas Saber

PRO.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva


de PQR A.C 006

En las Unidades Tecnológicas de

Santander de la sede San Gi l ,

exis te desorden por parte del

Coordinador y Coordinadores de

área en especia l el de

Contabi l idad. Deben poner gente

más di l igente para este caso.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

Accion Correctiva


de PQR A.C 007

Mejorar la atención de las

secretarias y personal que atiende

el públ ico

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

*Se les entregará mediante circular fi rmada por

cada uno de los estudiantes la clave para

inscribi rse a las pruebas SABER PRO,

adicionalmente se les enviará información al

correo electrónico de las fechas de inscripción y

como real izar el proceso, de igual manera se

mantendrá la información publ icada en las

carteleras insti tucionales y en la página web.

*Para mejorar la prestación del servicio se

gestionará con el SENA una capaci tación en

servicio a l cl iente con el fin de forta lecer la

atención a los estudiantes .

Coordinador Gestión Empresaria l

Oficina de Comunicaciones



Juan Carlos Cediel Coordinador Sede

San Gi l

Juan Carlos Cediel Coordinador Sede

San Gi l

Ruth Hernández Blanco

Coordinadora Bibl ioteca Virtual Vive

Lab.

Ruth Hernández Blanco

Coordinadora Bibl ioteca Virtual Vive

Lab

Admis iones regis tro y control

Secretaría Genera l

Secretaria Genera l

Jefe de la Oficina de Recursos

Informáticos

Informar mediante correo electrónico a la oficina

de Comunicaciones , que debe publ icar en la

página web de las Unidades Tecnológicas de

Santander, los pasos necesarios para la

inscripción del estudiante a las pruebas SABER

PRO.

Mantener la publ icación de la información

relacionada con la presentación de las pruebas

SABER PRO en la Coordinación de Gestión

Empresaria l , y en el Blog del Programa

www.utsadmonuts .blogspot.com para que sea

vis ible para los estudiantes .

Publ icar el l i s tado de contraseñas de los

estudiantes que entregaron el formato de

recaudo cancelado y la copia de la cédula en la

Coordinación de Gestión Empresaria l , para que

puedan hacer su inscripción de las pruebas SABER

PRO en la página del ICFES.

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




*Gestionar la ampl iación del margen de entrega

de documentos de grado respecto a la fecha de

ceremonia , ya que un (1) mes es un tiempo muy

corto para la revis ión de los documentos y el

procesamiento en el s is tema de información

académica; con el fin de que el envío de

información de los graduados al proveedor de

servicios l i tográficos se haga de manera

oportuna.

* Informar a l estudiante por escri to que debe

acercarse a la Secretaria Genera l con su diploma

de grado para tramitar la entrega del acta de

grado.

*Monitorear de manera permanente el

funcionamiento de la plataforma ACADEMUSOFT..

En caso de neces i tar programar un

mantenimiento preventivo enviar una circular a

comunicaciones expl icando las fechas en que se

va a real izar el mantenimiento preventivo a los

s is temas de información, y cuando estaría

disponible nuevamente la plataforma.

Si se presenta un mantenimiento correctivo se

investiga s i se originó por factores internos o

externos y de acuerdo a el lo se hace una

valoración del daño y se informa a

comunicaciones mediante circular cuando

pos iblemente será restablecido el servicio para

que se informe en la página web.

*Real izar retroal imentación en servicio a l cl iente

a la contratis ta Nancy Corzo Torres por parte de

la Coordinadora de la Bibl ioteca Virtual Ruth

Hernández Blanco con el fin de que no se

presenten quejas en la prestación del servicio.

*Inclui r a la contratis ta en una formación virtua l

y/o presencia l de servicio a l cl iente en entidades

como el SENA para mejorar su competencia

labora l para el cargo.

34


CERRADA


de PQR A.C 008

El quejoso anónimo cons idera que

el Sr Rector no tiene mujeres

dirigiendo la insti tución, as í mismo

que no hay participación de

mujeres en la mesa principa l en

las ceremonias de grado

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


de PQR A.C 009

No se cuenta con suficientes

venti ladores en los sa lones de

clase.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada


de PQR A.C 010

Se sol ici ta puntual idad de los

docentes de las materias bás icas

de los programa académicos .

se hizo seguimiento


acción

cerrado


de PQR A.C 011

No se cuenta con suficientes

l ibros de Algebra de Baldor en

Bibl ioteca.

se hizo seguimiento


acción

Cerrada

A.C 012 Indicador

I Semestre 2016

Nivel de ejecución de impresos y

publ icaciones

Se envío la acción

correctiva . Se dió

asesoria a la Dra

Aura y a Smith para

la elaboración de la

acción correctiva .

Pendiente

seguimiento

Abierta

*Garantizar la apl icación del procedimiento P-

DC-07 As ignación de Aulas y Control de As is tencia

Docente por parte de los Coordinadores y hacer

uso de todos los regis tros asociados a l

procedimiento.

*Comunicar a los Coordinadores , para que

socia l icen a los estudiantes en los sa lones , que

en caso de ausencia o incumpl imiento rei terativo

en los horarios de un docente a clases lo

informen de manera oportuna a Coordinación o

Decanatura.

*Socia l i zar por parte de las Coordinaciones a

todos los docentes de la insti tución, que s i por

a lguna razón va a fa l tar a la clase preavisen a

los estudiantes para as ignarles un trabajo o

actividad e informen previamente al Coordinador

el motivo de la ausencia

Si por a lgún motivo se presenta un inconveniente

al docente que afecte la puntual idad de la clase,

informar a su Coordinador para que ésta a su vez

informe a los estudiantes .

*Los docentes que no informen a las

coordinaciones de su ausencia o que

periódicamente tengan impuntual idad en sus

clases , no se hará meri torio de renovación de

Formular un proyecto para la implementación de

herramientas tecnológicas para el acceso a la

información Bibl iográfica de la Bibl ioteca de las

Unidades Tecnológicas de Santander por un va lor

de $1´305.193.783, el cual está compuesto por

textos fís icos como digi ta les y base de datos

para todos los programas con recursos propios de

las UTS y la parte restante de recursos del

Minis terio de Educación Nacional en convenio con

el Banco Interamericano de Desarrol lo.

Favio Eduardo Solano Castel lanos

Decano Facultad de Ciencias

Natura les e Ingeniería


Jefe de la oficina de Comunicaciones

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Gestionar la ejecución del contrato SA-008-2016

para el suminis tro de materia l pre impreso para

las Unidades Tecnológicas de Santander

Mantener la participación de la mujer mínimo en

el 30% de los cargos decisorios , conforme a la ley

581 de 2000

*Redis tribuir los venti ladores que quedaron

disponibles luego de la adquis ición de aire

acondicionado en a lgunas oficinas .

*Determinar los sa lones que tienen un mayor

número de estudiantes a l inicio del semestre y

redireccionar los venti ladores hacia esos

sa lones

Secretario Genera l

Jefe de Infraestructura

Coordinadora Grupo de Recursos

Fís icos

Jefe de Infraestructura

35


CERRADA

A.C 013 Indicador

I Semestre de 2016

Vis ibi l idad insti tucional en

términos de producción intelectual

Se hizo seguimiento

a la acción

correctiva , se

reprogramó la

actividad de la

contratación del

profes ional de

apoyo..

Abierta

A.C 014 Indicador

I semestre 2016

Reducción en el reporte de

pérdidas de materia l bibl iográfico

Es el mismo plan de

acción del riesgo

insti tuconal

cerrada

A.C 015 Indicador

I Semestre 2016

Digi ta l i zación de los actos

adminis trativos de Secretaria

Genera l

Fa l ta aprobar

acción correctiva .Abierta


Humano

Soporte Siguts



Aprendiza je

Secretario Genera l




Humano




Decanos Coordinaciones Programas

académicos





Jefe Oficina de Investigaciones

Coordinadora RI-UTS


PRODUCTO O SERVICIO

(Código)






proporcione apoyo a l Repos i torio Insti tucional
















su respectiva l i cencia como parte del plan de



















*Revisar y actual izar el procedimiento

P-IL-02 Préstamo y Devolución de Materia l

Bibl iográfico, en el que se incluyan mecanismos

de control y desarrol lo de actividades y regis tros

tendientes a la recuperación de materia l

bibl iográfico.

Gestionar la información de los archivos

digi ta l i zados de los actos adminis trativos que

han s ido transferidos a l archivo centra l , e iniciar

el proceso para la digi ta l i zación de los archivos

que hagan fa l ta conforme a los tiempos

estipulados en las tablas de retención

documental .

Gestionar la reparación ó configuración del

escáner para retomar el proceso de digi ta l i zación

de los actos adminis trativos .

36

5. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA En cumplimiento de los numerales de la norma GP1000:2009 y la norma ISO 9001:2008, se procede a presentar el estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora implementadas durante la vigencia 2016.


CERRADA

A..C 016 II Informe

trimestra l PQR

No se está prestando el servicio

de Odontología

Se aprobó la acción

correctivaAbierta

A..C 017 II Informe

ttrimestra l PQR

Mala atención de la Secretaria de

Petróleo y Gas en Superficie

se hizo seguimiento


acción

cerrada

A..C 018 II Informe

ttrimestra l PQR

Inconformidad en los horarios que

establecen a los estudiantes de

petróleo y gas .


correctivaAbierta

A..C 019 II Informe

ttrimestra l PQR

La mala atención de la secretaria

de Idiomas , no sabe atender a l

personal y no responde las

preguntas


correctivaAbierta

A.C 020 I I Encuesta

de satis facción

semestra l

En la encuesta de satis facción al

usuario apl icado en el segundo

semestre de 2016, a l indagarse s i

la atención telefónica que recibo

de las di ferentes oficinas es la

adecuada y oportuna para

solucionar inquietudes , de 229

encuestados , 140 manifestaron no

estar de acuerdo, estableciédose

un nivel de insatis facción del

61,14%

Ya exis te una

acción cerrada de

manera eficaz para

este ha l lazgo

Cerrada

Jenny Rocio Gutierrez Pi tta

Coordinadora del programa de

Tecnología de Petróleo y Gas en

supericie.

Jenny Rocio Gutierrez Pi tta

Coordinadora del programa de

Tecnología de Petróleo y Gas en

supericie.

Secretaría Genera l/Oficina de

atención a l ciudadano

Gestionar y hacer seguimiento a la ejecución del

contrato CMC-010-2016 para el suminis tro de

materia l e instrumental odontológico para el

consultorio odontológico adscri to a bienestar

insti tucional de las unidades tecnológicas de

Santander.

Real izar contrato por un proveedor de servicio

para el mantenimiento técnico preventivo y

correctivo de los equipos del consultorio

odontológico.

Programar el mantenimiento de las unidades

odontológicas . De acuerdo a las

recomendaciones de proveedor del servicio de

mantenimiento preventivo y correctivo. Como

mínimo dos veces en el año en los meses de

enero y jul io.

Formular un proyecto para la adquis ición de 2

nuevas unidades odontológicas para el

consultorio

MARISOL OLAYA RUEDA

Jefe Bienestar Insti tucional (e)

PEDRO CARRILLO CARDENAS Profes ional

de apoyo Univers i tario adscri to a la

oficina de Bienestar Insti tucional

Inscripción de la Secretaria Jenny Patricia Amado

Forero a curso vi rtua l del SENA sobre atención a l

cl iente.

Real izar búsqueda bibl iográfica de materia l

sobre atención a l cl iente para capaci tar a Jenny

Patricia Amado Forero, y rea l i zar eva luación para

veri ficar la compres ión del tema.

Sol ici tar Entrevis ta con Sicologa de las UTS para

que le de a lgunos consejo sobre cómo tratar a los

estudiantes

Seguimiento y veri ficación de las especi ficaciones

de los equipos sol ici tados para los laboratorio

de medición de crudo y medición de gas .

Programación de los horarios del primer semestre

2017

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Real izar una socia l i zación sobre el instructivo I-

GA-05 Protocolo de Atención a l Usuario para los

di ferentes funcionarios de las oficinas y

Coordinaciones de programas, que están en

contacto directo con el usuario durante la

prestación del servicio.

Adicionalmente se va rea l i zar una capaci tación

en Servicio a l Cl iente para mejorar las

competencias de los funcionarios de la

insti tución.

Retroal imentación a la secretaria en temas de

atención a l cl iente y comunicación asertiva . A

cargo del coordinador de área.

Inscripción de la Secretaria Dora Sandoval a curso

vi rtua l del SENA sobre atención a l cl iente.

SENASOFIAPLUS

Fabio Landinez Ardi la Coordinador de

Idiomas

37

ACCIONES CORRECTIVAS En la vigencia 2016 se implementaron 33 acciones correctivas, las cuales tienen su origen en seguimiento PQRSDyF, Resultados de Encuesta de Satisfacción al Usuario, Auditoria Interna, Seguimiento a los Mapas de Riesgos por procesos y evaluación de indicadores. A continuación se presenta cuadro resumen de las acciones correctivas implementadas y su estado.

ORIGEN NO CONFORMIDAD-ASPECTO POR MEJORAR-OPORTUNIDAD MEJORA PROCESO OBSERVACIONES ESTADO FECHA CIERRE

PQR Primer Informe

trimestral 2016

La institución necesita gente capacitada en la biblioteca, gente joven y una

mejor instalación no un '' hueco'', libros nuevos y un mejor espacio mas

grande. Computadores actualizados. Donde esta el dinero de todos nosotros.

Es preocupante que la Institución no tenga una sala de audiovisuales en la U

somos mas de 13.000 personas en la Biblioteca. Solo hay capacidad para

500 personas . Preocupante

Infraestructura y Logística/

Biblioteca

se hizo seguimiento y cierre

eficaz de la acciónCerrada 07/05/2016

PQR Primer Informe

trimestral 2016

Solicito que en la Biblioteca de las UTS se puedan encontrar libros de inglés

I,II III o en General, también solicito libros de investigación Docencia/ Biblioteca



PQR Primer Informe

trimestral 2016

Adquisición de libros ya que algunos docentes exigen algunos ejercicios de lo

mismos y no tenemos soporte para ellos. Libros como: resistencia de

materiales sexta edición Ferdinand Beer, termodinámica de Yunus Cengel

Séptima edición; máquinas eléctricas y TRF.

Adquisición de estatutos tributarios actualizados.

Adquisición de libro de Balance y masas REKLAITIS

Docencia se hizo seguimiento y cierre


PQR Primer Informe

trimestral 2016

El día de hoy me acerque a la Universidad a solicitar información para el

curso de inglés nivel 3 y 4 después de enviar correo al coordinador de

idiomas me respondió que el trámite debe realizarse personalmente, al

dirigirme la funcionaria Rosa Sandoval me informa que el desprendible de

pago debe ser doble fui y tome copia. regreso, ahora me informa que debe

adjuntar copia de la cédula bajo nuevamente y tomo copia y al subir la

respuesta es que hasta 8 de febrero reciben documentos, que falta de

respeto y no tuvo consideración de mi estado de embarazo.

Docencia/ Coordinador de

Idiomas



Indicadores segundo

Semestre 2015

Se evidencia que la medición del indicador de satisfacción del usuario para

los procesos de Admisiones y Matrículas y Gestión Financiera no cumplía

con la meta y se encontraba en zona problema

Admisiones, Registro y

Control

Gestión Financiera



Indicadores segundo

Semestre 2015

Se evidencia que el nivel de satisfacción del usuario en el indicador para el

proceso de Biblioteca se encontraba en zona problema (menor de 60%)


Biblioteca

Se adquirieron libros de

Legis, 430 libros para

Bucaramanga y 170 para

otras sedes. Se

implementaron controles

para minimizar la pérdida

de libros. (bloqueo del

estudiante para préstamo

de libros), y aplicación del

reglamento de biblioteca.

Cerrada 30/06/2016

Indicadores segundo

Semestre 2015

Se evidencia incumplimiento en el indicador de inconsistencias para el

sistema de información académica (Recursos informáticos)Recursos Informáticos



Indicadores segundo

Semestre 2015

Se evidencia incumplimiento en el indicador de reportes de pérdidas de

material bibliográfico (Biblioteca) Biblioteca se hizo seguimiento y cierre


Indicadores segundo

Semestre 2015

Se evidencia que el indicador de número de visitas recibidas de

investigadores de otras instituciones de orden nacional e internacional no

se le está dando cumplimiento

Investigaciones se hizo seguimiento y cierre


Riesgo Institucional Baja visibilidad de la producción intelectual de la institución Gestión del Conocimiento

Se hizo seguimiento de la

acción de mejora, se

reprogramó la actividad de

contratación del profesional

de apoyo

En trámite

Riesgo Institucional Pérdida de material bibliográfico dentro del área de circulación y préstamo. Biblioteca se hizo seguimiento y cierre


38


PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

No se le ha hecho entrega del acta de grado correspondiente a David Elías

Farelo Contreras, profesional graduado de Contaduría Pública.


Control Secretaría General



PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

No se evidencia que la plataforma académica esté en funcionamiento para

tener acceso a la revisión de notas del segundo seguimiento de la

estudiante Ana Karina Betancourt Henao.

Recursos informáticos se hizo seguimiento y cierre


PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

No se evidencia el nombre de la estudiante Mayra Alejandra Restrepo

Jaimes en la página de citaciones para las pruebas Saber PRO.

Docencia/Coordinación

Gestión Empresarial


eficaz de la acción Cerrada 19/08/2016

PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

En las Unidades Tecnológicas de Santander de la sede San Gil, existe un

desorden total por parte del Coordinador y Coordinadores de área en especial

el de Contabilidad. Deben poner gente más diligente para este caso.

Coordinación Sede San Gil se hizo seguimiento y cierre

eficaz de la acción

Cerrada

26/09/2016

PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

Mejorar la atención de las secretarias y personal que atiende el público. Coordinación Biblioteca

Vive Lab



PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

El quejoso anónimo considera que el Sr Rector no tiene mujeres dirigiendo la

institución, así mismo que no hay participación de mujeres en la mesa

principal en las ceremonias de grado

Secretaria General/

Gestión Administrativa de

Talento Humano



PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

No se cuenta con suficientes ventiladores en los salones de clase. Infraestructura y Logísticase hizo seguimiento y cierre

eficaz de la acción.Cerrado 07/10/2016

PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

Se solicita puntualidad de los docentes de las materias básicas de los

programa académicos

Decanatura de Ciencias

Naturales e Ingeniería


eficaz de la accióncerrada 19/10/2016

PQR Segundo

Informe Trimestral

2016

No se cuenta con suficientes libros de Algebra de Baldor en Biblioteca. Vicerrector Académico.se hizo seguimiento y cierre


Indicadores Primer

semestre 2016 Nivel de ejecución del presupuesto de impresos y publicaciones . Comunicación Institucional

Se envío la acción

correctiva. Se dió asesoria

a la Dra Aura y a Smith para

la elaboración de la acción

correctiva .

En trámite

Indicadores Primer

semestre 2016 Visibilidad institucional en términos de producción intelectual Gestión Conocimiento

Se hizo seguimiento a la

acción correctiva, se

reprogramó la actividad de

la contratación del

profesional de apoyo..

En trámite

Indicadores Primer

semestre 2016 Reducción en el reporte de pérdidas de material bibliográfico Biblioteca

Es el mismo plan de acción

del riesgo instituconal cerrada 02/09/2016

Indicadores Primer

semestre 2016 Digitalización de los actos administrativos de Secretaria General Secretaria general


correctivaEn trámite

PQR Tercer informe

Trimestral 2016No se está prestando el servicio de Odontología Bienestar Institucional



PQR Tercer informe

Trimestral 2016Mala atención de la Secretaria de Petróleo y Gas en Superficie

Coordinación de

Tecnología de Petróleo y

Gas en Superficie



PQR Tercer informe

Trimestral 2016

Inconformidad en los horarios que establecen a los estudiantes de petróleo y

gas.

Coordinación de

Tecnología de Petróleo y

Gas en Superficie

Ya se aprobó la acción


PQR Tercer informe

Trimestral 2016

La mala atención de la secretaria de Idiomas, no sabe atender al personal y

no responde las preguntasCoordinación de Idiomas

Ya se envío la acción

correctiva para aprobaciónCerrada 28/10/2016

Segunda Encuesta de

Satisfación a Usuario

En la encuesta de satisfacción al usuario aplicado en el segundo semestre

de 2016, al indagarse si la atención telefónica que recibo de las diferentes

oficinas es la adecuada y oportuna para solucionar inquietudes, de 229

encuestados, 140 manifestaron no estar de acuerdo, estableciédose un

nivel de insatisfacción del 61,14%

Secretaría General/Oficina

de atención al ciudadano

Ya existe una acción

cerrada de manera eficaz

para este hallazgo

Cerrada 06/09/2016

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si la atención que le ofrece el personal administrativo

de la Dirección Financiera es eficiente y resuelve las diferentes inquietudes

228 encuestados, 114 manifestaron no estar de acuerdo, estableciédose un

nivel de insatisfacción del 50%

Gestión Financiera

La cita para trabajar las

acción correctiva esta para

el 08/11/2016 a las 4:00

PM

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si la calidad de los equipos, materiales e instrumentos

de los laboratorios ofrecen resultados confiables y veraces de 219

encuestados, 128 manifestaron no estar de acuerdo, estableciédose un

nivel de insatisfacción del 58,45%

Docencia/Infraestructura y

Logística

Se ha trabajadao la acción

correctiva falta revision final

del Decano para el envío.

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si el personal de la Coordinación Académica le ofrece

atención oportuna y resuelve inquietudes de 235 encuestados, 122

manifestaron no estar de acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción

del 51,91%

Docencia /Decanaturas.

Se ha trabajadao la acción

correctiva falta revision final

del Decano para el envío.

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si los espacios físicos en biblioteca, aulas, baños,

pasillos, cafetería son lugares confortables y acogedores por su aseo,

limpieza, orden, iluminación y capacidad de 234 encuestados, 127


del 54,27%


Recursos Físicos

Ya existe una acción para

este hallazgo En trámite

39

Del total de las acciones correctivas implementadas treinta y tres (33 acciones), a la fecha se ha realizado un cierre eficaz de veintitres (23) de estas, encontrandose en proceso diez (10) acciones las cuales en su gran mayoria corresponden a planes de accion de adecuacion de infraestructura fisica de laboratorios, biblioteca, cafeteria, mantenimento de equipos de odontologia.

ACCIONES PREVENTIVAS Se implementaron 39 acciones preventivas, las cuales tienen su origen en seguimiento PQRSDyF, Resultados de Encuesta de Satisfacción al Usuario, Pre-auditoria de Icontec y Auditoria Interna. A continuación se presenta cuadro resumen de las acciones preventivas implementadas y su estado.

ACCIONES CORRECTIVAS

CERRADAS 70%

ACCIONES CORRECTIVAS EN

TRAMITE 30%

ESTADO ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS CERRADAS ACCIONES CORRECTIVAS EN TRAMITE


Preauditoría Icontec

Acción Preventiva

El fortalecimiento en la revisión por la dirección, en los cambios que podrían

afectar el sistema de gestión de calidad, de tal manera que se dé un mayor

despliegue y profundización que sirva de referencia para la toma decisiones

eficaces.

Seguimiento y Medición

Soporte SIGUTS

Representante de la

Dirección




Acción Preventiva

Es recomendable fortalecer los mecanismos para garantizar que el personal

entiende la política de calidad y como se relaciona con sus actividades.

Soporte SIGUST

Auditor Interno

Representante de la

Dirección




Acción Preventiva

Revisar el contenido de la lista de chequeo de los requisitos legales e

institucionales para la firma de convenios y acuerdos de cooperación, para

que se ajuste a todos los convenios.


Soporte SIGUTS




Acción Preventiva

El fortalecimiento en el uso de indicadores en los diferentes procesos,

mediante un análisis profundo de su conveniencia y aplicabilidad, de tal

manera que permitan ser una mejor herramienta para la mejora continua del

sistema de gestión de la calidad.

Soporte SIGUTS,

Representante de la

Dirección

Auditor Interno




Acción Preventiva

La implementación de metodologías dirigidas hacia el fortalecimiento en la

identificación y el análisis de causas de las acciones correctivas y preventivas

originadas en cada proceso, como herramienta de mejora para la

organización reflejado en la toma de decisiones para acciones eficaces.

Soporte SIGUTS

Auditor interno




Acción Preventiva

Contemplar la posibilidad de capacitar al personal en el manejo de

indicadores y la implementación de acciones correctivas, preventivas y de

mejora, con fin de fortalecer el sistema de gestión de la calidad.

Soporte SIGUTS

Representante de la

Dirección

Auditor interno



40



Acción Preventiva

Es conveniente establecer la viabilidad de la digitalización de las hojas de vida

de los estudiantes, con el fin de facilitar la búsqueda de la información,

disminuir el riesgo de deterioro, así como la disminución del uso del papel.


control

Infraestructura y logística




Acción Preventiva

La revisión física de los estantes del archivo de las hoja de vida ubicadas en

el sótano, algunos tienen problemas de estabilidad que pueden causar un

accidente.

Gestión Documental

Secretaria General,

Compras y suministros,

Gestión financiera




Acción Preventiva

El establecimiento de un diagrama de flujo para describir las etapas del

diseño y desarrollo, con el fin de facilitar la visualización de actividades a

realizar, consideraciones de entrada para el diseño, responsable de cada una

de las etapas, con el fin de evitar omisiones en su desarrollo.

Docencia/Oficina de

Desarrollo Académico




Acción Preventiva

El fortalecimiento del proceso de proyección social , mediante la

incorporación, de personal que tenga un mayor número de horas de

dedicación, así como una mejor articulación del proceso de investigación.

Proyección Social

Investigaciones




Acción Preventiva

Es recomendable profundizar en el reglamento de trabajo de grado aprobado

en el 2006, como opciones para graduarse comprende únicamente

prácticas empresariales, seminarios y trabajos de grado, considerar otras

opciones.

Investigaciones

Docencia

Oficina de Desarrollo

Académico

Decanaturas

Comité Curricular




Acción Preventiva

Fortalecer las herramientas para la comunicación de la institución con los

egresados, que permitan una mejor articulación para su desempeño laboral. Proyección Social




Acción Preventiva

Es recomendable el establecimiento de un sistema de identificación al

ingreso de las instalaciones para los estudiantes, profesores, administrativos

y visitantes, con el fin de evitar la entrada del personal extraño que pueda

afectar a la organización

Infraestructura y logística .

Recursos Informáticos




Acción Preventiva

La inclusión de los numerales de la norma en el plan de auditoría, en cada

actividad o proceso a auditar, de manera tal que permita evidenciar que

aspectos de la norma se tienen en cuenta en cada una de dichas actividades

o procesos.

Control de Evaluación

Soporte SIGUTS

Auditor Interno



Auditoria Interna

Acción Preventiva

*El procedimiento P-IN-04: Procedimiento para la participación del estudian en

semilleros de investigación, se observa que los Registros R-IN-06 y R-IN-07,

relacionados en la actividad 10, no corresponden a las acciones de

semilleros, sino, a actividades de Proyectos de Investigación, en los aspectos

de informe de avances e informe final, respectivamente.

Investigaciones se hizo seguimiento y cierre


Auditoria Interna

Acción Preventiva

Se debe integrar en una sola caracterización de proceso las actividades de

Gestión de Talento, Secretaría General y Seguridad y Salud en el Trabajo, ya

que el proceso se unificó como Gestión Administrativa, así mismo verificar y

actualizar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a este nuevo

proceso.

Gestión Administrativa se hizo seguimiento y cierre


Auditoria Interna

Acción Preventiva

Se debe cambiar la codificación del proceso de Talento Humano por el de

Gestión Administrativa, así mismo actualizar los contenidos y los

responsables en las actividades de los diferentes procesos teniendo en

cuenta el nuevo proceso.Gestión Administrativa



Auditoria Interna

Acción Preventiva

Se debe contar con una carpeta preferiblemente física con una o varias

contrataciones realizadas que permitan evidenciar la trazabilidad de los

registros de un proceso de compra como son: manifestación plan de

adquisiciones, ficha técnica, estudio de mercado, promedio de

cotizaciones y certificado de disponibilidad presupuestal.

Recursos físicos se hizo seguimiento y cierre


Auditoria Interna

Acción Preventiva

Se observa que los procedimientos P-GC-01 Gestión del Repositorio

Institucional y P-GC-02 Publicación de Contenidos en el repositorio

institucional , se están llevando de manera parcial en cuento a registros

y ejecución, debido a que el proyecto de repositorio institucional se

encontraba en fase de diseño e implementación.

Gestión del conocimiento se hizo seguimiento y cierre


PQR Informe de

Revisión por la

Dirección 2015

Mejora de WIFI institucional

Infraestructura y Logística

Recursos informaticos

Redes y Comunicaciones



PQR Informe de

Revisión por la

Dirección 2015

Exceso de ruido la BibliotecaInfraestructura y

Logística/Biiblioteca



41


PQR Informe de

Revisión por la

Dirección 2015

Demora en la devolución del dinero de matrículas Gestión Financiera se hizo seguimiento y cierre


PQR Informe de

Revisión por la

Dirección 2015

Se sugiere mantener las ventanillas de las oficinas del tercer piso abiertas

para la adecuada atención del público

Docencia /Coordinaciones

Proyección Social

Comunicación Institucional

Desarrollo Académico



PQR Primer Informe

trimestral 2016

El señor Manuel no sabe manejar personal de aseo, nosotras merecemos

respeto Infraestructura y Logística



PQR Primer Informe

trimestral 2016

Por favor colocar expendio de agua ya que tengo clases al mediodía y ya no

hay lugar para tomar agua limpia. Colocar bebederos pues creemos que es

de debida importancia, ademas que no han vualto abrir la cafetería del Edificio

A.

Infraestructura y Logística se hizo seguimiento y cierre


PQR Primer Informe

trimestral 2016

Sugerencia embellecimiento de la entrada principal que se encuentra muy

abandonado, sembrar prado o plantas verdes que se ve super bonito Infraestructura y Logística



Primera Encuesta

Satisfacción

R-IN-07, relacionados en la actividad 10, no corresponden a las acciones de

semilleros, sino, a actividades de Proyectos de Investigación, en los aspectos

de informe de avances e informe final, respectivamente.

Secretaría General

/Oficina de atención al

ciudadano



Primera Encuesta

Satisfacción

En la encuesta de satisfacción al usuario aplicado en el primer semestre de

2016, al indagarse si el espacio de Biblioteca ayuda al estudio y aprendizaje,

de 619 encuestados 263 manifestaron no estar de acuerdo, estableciéndose

un nivel de satisfacción del 58%.

Infraestructura y Logística Acción aprobada pendiente

seguimiento. En trámite

Primera Encuesta

Satisfacción

En la encuesta de satisfacción al usuario aplicada en el primer semestre de

2016, al indagarse si existen espacios colectivos para aprendizaje y estudio

en grupos, de 616 encuestados 316 manifestaron no están de acuerdo,

estableciéndose un nivel de satisfacción del 49%.



Primera Encuesta

Satisfacción


2016, al indagarse sobre si los laboratorios, espacios experimentales y su

equipamiento son adecuados, de 555 encuestados 274 manifestaron no

estar de acuerdo, estableciéndose un nivel de satisfacción del 51%.

Infraestructura y

Logística/Docencia

Acción aprobada pendiente


Primera Encuesta

Satisfacción


2016, al indagarse sobre si los espacios físicos en biblioteca, aulas, baños,

pasillos, cafetería son lugares confortables y acogedores por su aseo,

limpieza, orden, iluminación y capacidad, de 619 encuestados 332

manifestaron no estar de acuerdo, estableciéndose un nivel de satisfacción


Recursos Físicos

Acción aprobada pendiente


Primera Encuesta

Satisfacción


2016, al indagarse si los espacios destinados al profesorado para el

desarrollo de sus funciones (tutorías) son adecuados, de 611 encuestados

311 manifestaron no estar de acuerdo, estableciéndose un nivel de

satisfacción del 49%.



Primera Encuesta

Satisfacción


de 2016, al indagarse si son adecuados los mecanismos y/o canales de

comunicación utilizados por las UTS para difundir información de interés para

los estudiantes encuestados, de 238 encuestados, 107 manifestaron no

estar de acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción del 44,96%

Comunicación Institucional Se envió la acción

preventiva y fue aprobada. En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si la atención del personal administrativo en

Admisiones es ágil y oportuna , de 231 encuestados, 104 manifestaron no

estar de acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción del 45,02%

Admisiones, registro y

control

Se entregó el oficio, la

responsable de proceso ha

aplazado la reunion para

trabajarla, se tiene

programado para el

08/11/2016 en la mañana

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si la ayuda y orientación que brindan en la Biblioteca

es eficiente y veraz de 227 encuestados, 107 manifestaron no estar de

acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción del 47,14%

Biblioteca

Se entregó oficio , el

06/11/2016 se tiene

programado trabajar en la

acción.

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si los mecanismos de comunicación para los

diferentes servicios prestados por la Oficina de Bienestar Institucional

cumplen el destino y tiempo oportuno, de 229 encuestados, 104


del 45,41 %

Bienestar Institucional

Se trabajó la acción

preventiva con el

responsable del proceso

fue aprobada

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si los horarios establecidos por el Servicio

Odontológico para el otorgamiento de citas y la prestación del servicio son

amplios y suficientes de 194 encuestados, 80 manifestaron no estar de

acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción del 41,24%

Bienestar Institucional


preventiva con el


fue aprobada

En trámite

42

Del total de las acciones preventivas implementadas (39 acciones), a la fecha se ha realizado un cierre eficaz de veintisiete (27) de estas, encontrandose en tramite doce (12) acciones las cuales en su gran mayoria corresponden a planes de accion de adecuacion de la biblioteca, espacios colectivos para el aprendizaje, laboratorios, mantenimento de los espacios fisicos tales como aulas, pasillos, baños entre otros.

ACCIONES DE MEJORA En la vigencia 2016 se implementaron diecinueve (19) acciones de mejora, las cuales tienen su origen en el informe de Auditoria de Otorgamiento de Icontec. A continuación se presenta cuadro resumen de las acciones de mejora implementadas y su estado.


Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si en los programas de extensión la información es de

fácil acceso para la comunidad sobre programas de emprendimiento y apoyo

a la inserción laboral , de 217 encuestados, 92 manifestaron no estar de

acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción del 42,40,%

Proyección Social


preventiva con el


fue aprobada

En trámite

Segunda Encuesta de



de 2016, al indagarse si son eficientes los medios que utiliza la oficina de

Extensión para comunicar información de interés para los egresados, acerca

de los programas de educación continua (diplomados, cursos de extensión,

cursos de actualización) , de 216 encuestados, 107 manifestaron no estar

de acuerdo, estableciédose un nivel de insatisfacción del 49,54,%

Proyección Social


preventiva con el


fue aprobada

En trámite

ACCIONES PREVENTIVAS

CERRADAS 71%

ACCIONES PREVENTIVAS EN

TRAMITE 29%

ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

ACCIONES PREVENTIVAS CERRADAS ACCIONES PREVENTIVAS EN TRAMITE

No ORIGEN NO CONFORMIDAD-ASPECTO POR MEJORAR-OPORTUNIDAD MEJORA PROCESO OBSERVACIONES ESTADO FECHA CIERRE

AM001 Informe ICONTEC

La implementación de metodologías dirigidas hacia el fortalecimiento en la

identificación y el análisis de causas de las acciones correctivas y preventivas

originadas en cada proceso, como herramienta de mejora para la

organización, reflejado en la toma de decisiones para acciones eficaces.

Es conveniente descentralizar del área de calidad, el manejo de indicadores y

la toma de acciones correctivas y preventivas a cada proceso, de tal forma que

permita una mayor responsabilidad y dinámica del sistema de gestión.

Gestión Financiera

Gestión Talento Humano

Siguts

Se hizo el seguimiento a la

acción de mejora y las

evidencias presentadas y

se cierra de manera eficaz

Cerrada 15/09/2016

43

Del total de las acciones de mejora implementadas (19 acciones), a la fecha se ha realizado un cierre eficaz de nueve (9) de estas, encontrandose en tramite diez (10) acciones las cuales se estan ejecutados las acciones implenetadas en le plan de accion.

No ORIGEN NO CONFORMIDAD-ASPECTO POR MEJORAR-OPORTUNIDAD MEJORA PROCESO OBSERVACIONES ESTADO FECHA CIERRE


Es conveniente fortalecer conocimientos en el personal en uso de

indicadores, identificación y gestión de acciones correctivas y preventivas, para

una mejor dinámica del sistema de gestión.

El fortalecimiento en el uso de indicadores en los diferentes procesos,

mediante un análisis profundo de su conveniencia y aplicabilidad, de tal

manera que permitan ser una mejor herramienta para la mejora continua del

sistema de gestión de la calidad

Gestión Financiera


Siguts

Se hizo el seguimiento a la

acción de mejora, pero falta la

jornada de sensibilización al

personal en ISO 9001:2015 e

importancia de indicadores

proyectada para Octubre

2016, asi mismo la

comunicación dirigida a Talento

Humano para incluir a los

lideres de los procesos en la

formulación y uso indicadores

Vigencia 2017

En trámite


El fortalecimiento del empleo de trabajos de grado de los estudiantes dentro

de la misma institución en temas de medio ambiente y de bienestar

estudiantil, con el fin de fortalecer procesos, al tiempo que permita campos

de aplicación.

Investigaciones

Se hizo seguimiento el

29/09/2016 a la acción de

mejora no ha habido

avances significativos.

En trámite


La promoción de cultura de la evaluación del cliente interno por cada uno de

los procesos ya que es una excelente herramienta para la evaluación del

desempeño de los procesos al tiempo que permite oportunidades para la

mejora continua.

Infraestructura y Logística

Se hizo seguimiento y

cierre el 30/09/2016 a la

acción de mejora.

Cerrada 30/09/2016


La inclusión de los numerales de la norma en el plan de auditoría, en cada

actividad o procesos a auditar, de manera tal que permita evidenciar que

aspectos de la norma se tienen en cuenta en cada una de dichas actividades

o procesos.

Soporte Siguts

Se realizó el seguimiento y se

verif icaron evidencias P-SS-05

Procedimeinto auditorias al SIG,

y el R-SS- 27 Plan de

Auditorías Internas para cierre

eficaz.

Cerrada 15/09/2016


Es indispensable considerar en toda su dimensión los lineamientos de la

norma ISO 19011, con miras a fortalecer el contenido del programa anual de

auditoría y el desempeño de la auditoría interna como herramienta de

seguimiento y mejora del sistema de gestión

Soporte Siguts

Se realizó el seguimiento y se

verif icaron el procediimiento P-

SS-05 Auditorias al Sistema

Integrado de Gestión, R-SS-27

Plan de Auditorías Internas al

SIGUTS, R-SS-29 Programa

de auditorías al SIGUTS, R-SS-

30 Lista de chequeo norma de

caidad, R-SS-31 Informe de

auditorías internas al SIGUTS, R

-SS-32 Evaluación del auditor.

Cerrada 28/09/2016


El fortalecimiento en la generación de patentes de los diferentes trabajos de

grado, de tal forma que permita un mayor posicionamiento, al tiempo que

permita obtener provecho de estos.

Investigaciones

Se hizo seguimiento el dia


mejora.

En trámite


El fortalecimiento en el desarrollo implementación de revistas científicas, con

el fin de fortalecer los procesos de investigación y de divulgación de los

diferentes trabajos realizados por la institución.

Investigaciones



mejora

En trámite


Es conveniente realizar una mayor articulación entre investigación con su

banco de ideas con proyección social e internacionalización, con el fin de

hacer mayor sinergia y obtener mayores resultados.

Investigaciones

Proyección Social




mejora

En trámite


El fortalecimiento en la promoción y presencia de las Unidades Tecnológicas

de Santander, en las empresas, la generación de mayores estrategias para

su vinculación con el sector empresarial.

Proyección Social

Ya fue enviada para

revisión y aprobación,

pendiente seguimiento

En trámite


La presentación del organigrama por medio de cargos y su divulgación, de

tal forma que facilite a todo el personal su ubicación dentro de la

organización y su interacción con los demás cargos.


La acción fue enviada para

revisión y aprobación,

pendiente seguimiento

En trámite

AM 012 Informe ICONTEC

El establecimiento de criterios mas claros en el tipo de certificado requerido

en la educación y en la formación, para el personal que se establece en el

perfil y diferenciar claramente estos dos requisitos, con el fin de evitar

ambigüedades en el momento de la selección.

Gestión Talento Humano Se hizo seguimiento y se

cerró de manera eficazCerrada 04/10/2016


Un mayor incentivo en los docentes en el uso de los libros de biblioteca,

mayor divulgación y considerar la codificación QR para el contenido de los

libros existentes.

Biblioteca Se hizo seguimiento y se

cerró de manera eficaz Cerrada 12/09/2016


Es conveniente la incorporación de mecanismos para la verificación del

estado de extintores, actividades realizadas en la limpieza de los tanques de

almacenamiento de agua potable.

Infraestructura y LogísticaYa fue enviada para

revisión y aprobación.En trámite


Considerar el establecimiento de las solicitudes de mantenimientos en

forma escrita a través de correo electrónico y no telefónicamente, con el fin de

despejar la línea telefónica y poder dejar evidencia de las fechas de solicitud

de dichas solicitudes

Infraestructura y LogísticaSe hizo seguimiento y se



Considerar la centralización de las actividades de mantenimiento de equipos

de los laboratorios con el proceso de infraestructura y logística , con el fin de

descargar esta actividad del área docente, al tiempo que permita un mayor

control.

Docencia/Infraestructura y LogísticaYa fue enviada para

revisión y aprobación.En trámite


Es conveniente en la recepción de compras especializadas sea incluida una

firma del experto que acompaña para su aceptación, de tal manera que se

formalice y responsabilice de su evaluación.

Recursos Físicos Se hizo seguimiento y se



Para fortalecer la metodología de identificación de acciones preventivas, y

posibles cambios que puedan afectar el sistema de gestión de calidad, y la

organización conviene consultar la Norma ISO 31000:2009-Gestión Efectiva de

Riesgo. Esta norma tiene como objetivo ayudar a las organizaciones de todo

tipo y tamaño, a gestionar el riesgo con efectividad.

Soporte Siguts

Representante de la

Dirección

Se elaboró la Guia de

Administración del riesgo

conforme al DAFP y la ISO

31000:2009, falta la

presentación al Comité Interno

y de la Calidad y la aprobación

respectiva.

En trámite


El fortalecimiento del análisis de las conclusiones derivadas de la auditoría

interna y de revisión por la dirección, con el fin de visualizar fácialmente el

cumplimiento de los objetivos establecidos para estas actividades.

Soporte Siguts

Representante de la

Dirección

Se realizó seguimiento y se

verif icaron evidencias: R-SS-

31 Registro de Auditorías al

SIGUTS, y la inclusión de las

conclusiones en el P-PL-03

Procedimiento para la Revisiión

al Sistema Integrado de Gestión

para el cierre eficaz de la

acción correctiva

Cerrada 15/09/2016

44

6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN

El 11 de Noviembre de 2015 se llevó a cabo la Revisión por la Dirección con corte a 30 de octubre de 2015, estableciéndose realizar acciones correctivas sobre los hallazgos establecidos en la Pre Auditoria de Icontec. En total fueron implementadas 12 acciones correctivas, las cuales se encuentran cerradas en su totalidad, cumpliéndose en su totalidad con los compromisos adquiridos en el informe de revisión de la dirección de la vigencia 2015.

ACCIONES DE MEJORA CERRADAS

47%

ACCIONES DE MEJORA EN

TRAMITE 53%

ESTADO ACCIONES DE MEJORA

ACCIONES DE MEJORA CERRADAS ACCIONES DE MEJORA EN TRAMITE

ESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA


Acción Correctiva

5.6.1 La alta dirección debe revisar

el s is tema de gestión de la ca l idad

de la organización, a interva los

plani ficados , para asegurarse de

su conveniencia , adecuación y

eficacia continuas .

Evidencia:

El informe de revis ión por la

dirección del 17 de jul io de 2015 no

especi fica s i se asegura su

conveniencia , adecuación, eficacia ,

eficiencia y efectividad.

Cerrada


Acción Correctiva

5.6.2 g La información de entrada

para la revis ión por la dirección

debe inclui r:

g) las recomendaciones para la

mejora.

Evidencia:


dirección del 17 de jul io de 2015,

No incluyó las recomendaciones

para la mejora.

Cerrada


Acción Correctiva

5.6.3 Los resultados de la revis ión

por la di rección deben inclui r todas

las decis iones y acciones

relacionadas con:

a) la mejora de la eficacia del

s i s tema de gestión de la ca l idad y

sus procesos ,

b) la mejora del producto en

relación con los requis i tos del

cl iente, y

c) las neces idades de recursos .

Evidencia


di rección del 17 de jul io de 2015 No

incluyó decis iones y acciones .

Cerrada


Acción Correctiva

7.5.1 La organización debe

plani ficar y l levar a cabo la

producción y la prestación del

servicio bajo condiciones

controladas .

Evidencia

No se elaboró la propuesta anual

de gastos e invers iones en la

elaboración del Presupuesto de la

Insti tución del proceso de

internacional ización.

Cerrada

Adicionar a l informe de Revis ión por la Dirección

de Noviembre de 2015 las recomendaciones para

la mejora para que s i rvan de entrada a l proceso y

presentarlo a l Comité Interno y Gestión de la

Ca l idad. En las próximas revis iones por la

di rección del año 2016, en el numeral 5

desempeño de los procesos , debe especi ficarse

que el s i s tema de ca l idad debe revisarse a

interva los plani ficados para asegurar su

conveniencia , adecuación, eficacia , eficiencia y

efectividad; adicional veri ficar el estado de las

recomendaciones hechas en el informe de

Noviembre de 2015.

Jefe Oficina de Relaciones

Interinsti tucionales e Internacionales

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Soporte SIGUTS

Representante de la Dirección


Adicionar a l informe de Revis ión por la Dirección

de Noviembre de 2015 las recomendaciones para

la mejora para que s i rvan de entrada a l proceso y

presentarlo a l Comité Interno y Gestión de la

Ca l idad. En las próximas revis iones por la

di rección del año 2016, en el numeral 5

desempeño de los procesos , debe especi ficarse

que el s i s tema de ca l idad debe revisarse a

interva los plani ficados para asegurar su

conveniencia , adecuación, eficacia , eficiencia y

efectividad; adicional veri ficar el estado de las

recomendaciones hechas en el informe de

Noviembre de 2015.

Soporte SIGUTS



Soporte SIGUTS Planeación

Insti tucional


Retomar las decis iones y acciones del acta N°05-

2015 e inclui rlas dentro del informe de Revis ión

por la Dirección de Noviembre de 2015, en el

numeral 9 Acciones de seguimiento revis iones

por la Dirección previas .

Ajustar en la caracterización en el planear, esta

actividad. Se elaboró el Plan de ejecución de

presupuesto para la Ejecución de Intercambio-

Movi l idad Académica Estudianti l del año 2015.

Se debe elaborar la propuesta del presupuesto

para la movi l idad académica del año 2016.

Real izar con el Director Financiero una

socia l i zación del presupuesto para el 2016.

45

ESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA

Pre auditoría Icontec

Acción Correctiva


plani ficar y l levar a cabo la

producción y la prestación del

servicio bajo condiciones

controladas .

Evidencia:

No se ha rea l izado la aprobación

de los l ineamientos y pol íticas

para la movi l idad académica.

Cerrada


Acción Correctiva

8.5.2 La organización debe tomar

acciones para el iminar las causas

de las no conformidades con

objeto de prevenir que vuelvan a

ocurri r. Las acciones correctivas

deben ser apropiadas a los efectos

de las no conformidades

encontradas .

Evidencia:

No se evidenció que la

organización haya identi ficado

acciones correctivas en sus

procesos .

Cerrada


Acción Correctiva


determinar acciones para el iminar

las causas de no conformidades

potencia les para prevenir su

ocurrencia . Las acciones

preventivas deben ser apropiadas

a los efectos de los problemas

potencia les .

Evidencia:

No se evidenció que la

organización haya identi ficado

acciones preventivas en sus

procesos .

Cerrada


Acción Correctiva

7.3.6 Se debe rea l izar la va l idación

del diseño y desarrol lo de acuerdo

con lo plani ficado (véase 7.3.1)

para asegurarse de que el producto

resultante es capaz de satis facer

los requis i tos para su apl icación

especi ficada o uso previs to,

cuando sea conocido. Siempre que

sea factible, la va l idación debe

completarse antes de la entrega o

implementación del producto.

Deben mantenerse regis tros de los

resultados de la va l idación y de

cualquier acción que sea necesaria

(véase 4.2.4).

Evidencia:

No se evidenció la rea l i zación de

las va l idaciones de los programas

académicos .

Cerrada


Acción Correctiva

8.2.4 La organización debe hacer el

seguimiento y medir las

caracterís ticas del producto para

veri ficar que se cumplen los

requis i tos del mismo.

Evidencia:

No se ha rea l izado el estudio de

seguimiento e impacto de los

egresados de tecnología e

ingeniería ambienta l .

Cerrada


Acción Correctiva

6.2.1 El personal que rea l ice

trabajos que afecten a la

conformidad con los requis i tos del

producto debe ser competente con

base en la educación, formación,

habi l idades y experiencia

apropiadas .

Evidencia:

El manual de funciones del

acuerdo 01 -038 de 2008 no define

los requis i tos de competencia de

formación en los cargos .

Cerrada

Jefe Oficina de Relaciones

Interinsti tucionales e Internacionales

Soporte SIGUTS

Responsables de los procesos donde

se presente el ha l lazgo.

Soporte SIGUTS

Los responsables de los procesos

donde se presente el ha l lazgo.

Docencia/OACA/ODA

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Gestión de Talento

Humano/Secretaria Genera l

Actual izar el Manual de Funciones , teniendo en

cuenta los requis i tos de competencia en

formación para los cargos . Esta acción correctiva

se presentó ante el Consejo Directivo el 25 de

Noviembre quedando aprobada bajo resolución

No 02-854 de 29 de Diciembre de 2015.

Se cuenta con un reglamento para movi l idad,

pero debe actual izarse. Elaborar y aprobar el

nuevo Reglamento de Intercambio y Movi l idad

académica, por el Consejo Directivo de las

Unidades Tecnológicas de Santander Acuerdo 01-

021 de Noviembre 15 de 2015.

Real izar capaci tación por procesos sobre

tratamiento de no conformidades mediante

acciones correctivas , expl icando el manejo

adecuado del formato R-EV-07 Control de

Acciones Correctivas y Preventivas , para anál is i s

de causas e identi ficación de causa ra íz.

Real izar capaci tación por procesos sobre

tratamiento de Aspectos por mejorar/Debi l idades

mediante acciones preventivas , expl icando el

manejo adecuado del formato R-EV-07 Control de

Acciones Correctivas y Preventivas , para anál is i s

de causas e identi ficación de causa ra íz.

La Oficina de Autoevaluación y Acreditación

(OACA) y la Oficina de Desarrol lo Académico

(ODA), rea l izarán la revis ión de los documentos

de diseño curricular para evidenciar la rea l i zación

de las va l idaciones de los programas

académicos .

Se revisará toda la información de los programas

académicos (docencia) y documentarlo en el R-DC-

46 para todos los programas académicos . Revisar

que todos los programas académicos cuenten con

el estudio de seguimiento e impacto para los

programas académicos RENOVADOS.

Docencia/OACA/ODA

46

ESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA


Acción Correctiva

6.2.2 La organización debe:

a) determinar la competencia

necesaria para el personal que

rea l iza trabajos que afectan a la


producto,

b) cuando sea apl icable,

proporcionar formación o tomar

otras acciones para lograr la

competencia necesaria ,

c) eva luar la eficacia de las

acciones tomadas

Evidencia

No se encontró la evidencia que la

organización haya medido la

eficacia de la capaci tación de la

jornada de inducción y reinducción

del 30 de junio de 2015

Cerrada


Acción Correctiva

6.3 La organización debe

determinar, proporcionar y

mantener la infraestructura

necesaria para lograr la


producto.

Evidencia:

No hay his tórico de los equipos

insti tucionales como hojas de vida

No hay un programa de

mantenimiento preventivo, se

basan en los correctivos .

Cerrada


Acción Correctiva

4.2.4 Los regis tros establecidos

para proporcionar evidencia de la

conformidad con los requis i tos as í

como de la operación eficaz del

s is tema de gestión de la ca l idad

deben controlarse.

Evidencia:

No se encontró el regis tro de los

estudiantes matriculados en el

curso origami de bienestar socia l .

Cerrada


Acción Correctiva

7.4.1 La organización debe evaluar

y seleccionar los proveedores en

función de su capacidad para

suminis trar productos de acuerdo

con los requis i tos de la

organización.

Evidencia:

La organización no ha establecido

los mecanismos para eva luar a CPS

Cerrada


Acción Correctiva

5.4.2 La a l ta di rección debe

asegurarse de que:

a) la plani ficación del s i s tema de

gestión de la ca l idad se rea l i za con

el fin de cumpl i r los requis i tos

ci tados en el apartado 4.1, as í

como los objetivos de la ca l idad

Evidencia:

No se ha definido la capacidad

insta lada de la organización.

Cerrada

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Gestión de Talento


Gestión de Talento


Jefe Oficina de Infraestructura

Se diseñó el instrumento de medición (encuesta)

y se envió aleatoriamente a algunos as is tente a

la jornada por parte de Talento Humano, las

encuestas fueron enviadas a los funcionarios

seleccionados por el SIGUTS, por correo

electrónico el día 20 de Noviembre de 2015,

junto con las presentaciones real izada el día de

la jornada de inducción y re inducción. Las

inducciones , re inducciones y capaci taciones

deben ser evaluadas para asegurar que el

personal comprendió los temas tratados .

Gestionar con el responsable del proceso de

Infraestructura y Logís tica la elaboración e

implementación de las hojas de vida para los

equipos , además de planear y ejecutar un

programa de mantenimiento preventivo y

correctivo de equipos (a i res acondicionados ,

motobombas , plantas eléctricas y tablero de

control principa lmente).

Gestionar el regis tro de inscri tos a l cursos de

Origami de Agosto- Noviembre de 2015. Veri ficar

las l i s tas de otros cursos ofrecidos por Bienestar

Insti tucional y va l idar la inscripción de los

estudiantes en cada uno de el los durante el

segundo semestre de 2015. Comunicar a l

responsable del proceso que debe contar con

regis tros de inscripción para los cursos del 2016.

Real izar una comunicación a los docentes por

parte del Jefe de la oficina de Bienestar

Insti tucional , donde se les informe que deben

entregar los regis tros de inscripción y de

as is tencia máximo los cinco (5) primeros días de

cada mes .

Jefe Oficina de Infraestructura.


Jefe Oficina de Bienestar Insti tucional

El mecanismo para evaluar los Contratos de

Prestación de Servicios es a través del

cumpl imiento del objeto del contrato y las

funciones del contrato mes a mes al pasar la

cuenta de cobro. El supervisor del contrato es el

responsable de la ejecución del mismo. EL

seguimiento lo hace el supervisor del contrato a

través del formato R-GF-15 INFORME DE EJECUCIÓN

PARCIAL PARA EL PAGO DE UN CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

Elaborar un cuadro o anál is i s de la capacidad

insta lada de la organización teniendo en cuenta

los tres edi ficios (A, B y C) de las UTS, y las aulas

nocturnas en los sa lones de los Colegios Goretti ,

Aurel io Nacional , Pi lar y Pol i técnico, además de

contar con cuatro jornadas diurnas adicionales

a la nocturna en los edi ficios A,B, C de las UTS en

los horarios de 6:00 a 9:00 am, 9:00 am a 12 pm,

12:00 pm a 3:00 pm y 3:00 a 6:00 pm.

47

7. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1) La oferta de nuevos programas académicos en Modalidad Virtual a partir de la siguiente vigencia. Dentro de la planeación institucional se debe contemplar un plan estratégico para esta nueva oferta virtual, la política Elearning y la estructura de los procedimientos internos determinando los responsables para la gestión de los mismos, articulándose al sistema de gestión de la calidad.

1) Proceso de Transición del Sistema de Gestión de la Calidad de las UTS de la norma ISO 9001:2008 a la norma ISO 9001:2015, debido a los cambios contemplados que a grandes rasgos son:

La alta dirección tiene ahora una mayor implicación en el sistema de gestión y debe asegurar la integración de los requisitos del mismo en los procesos de la organización y que la política y los objetivos sean compatibles con la dirección estratégica de la organización. En el mismo contexto, debe comprender las fortalezas y debilidades internas de la organización y cómo éstas podrían tener un impacto en la capacidad de ofrecer sus productos o servicios. Esto fortalecerá el concepto de gestión de los procesos de negocio, incluyendo ahora la necesidad de asignar responsabilidades específicas para los procesos, y demostrar la comprensión de los principales riesgos asociados a cada proceso y el enfoque adoptado para gestionar, reducir o transferir el riesgo.

Dos nuevas clausulas (4.1 y 4.2) exigen mayor consideración del contexto alrededor

de la organización. Exigen un análisis del contexto, así como la identificación de las partes interesadas y de la comprensión de sus expectativas.

Planificación de las acciones para tratar los riesgos y oportunidades, la manera de

integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión y evaluar la eficacia de estas acciones

ESTADO: ABIERTA Ó

CERRADA


Acción Correctiva

8.2.2 La organización debe l levar a

cabo auditorías internas a

intervalos plani ficados para

determinar s i el s i s tema de

gestión de la ca l idad:

a) es conforme con las

dispos iciones plani ficadas (véase

7.1), con los requis i tos de esta

Norma Internacional y con los

requis i tos del s is tema de gestión

de la ca l idad establecidos por la

organización, y

b) se ha implementado y se

mantiene de manera eficaz

Evidencia:

No se ha concluido el ciclo de

auditorías internas .

Cerrada

PRODUCTO O SERVICIO

(Código)




Veri ficar que el cronograma de auditorias del

2015 se haya cumpl ido en su total idad. Sol ici tar el

plan de auditorias para el 2016. Revisar un

Informe de una Auditoría Interna real izada para

veri ficar su conformidad documental y el uso de

los regis tros correspondientes .

Control Eva luación/ Soporte SIGUTS

48

Eliminación de la acción preventiva e implementación de requisitos nuevos para la acción correctiva. El primero es el de reaccionar a las no conformidades y tomar medidas, según el caso, para controlar y corregir la no conformidad y hacer frente a las consecuencias. El segundo es determinar si existen no conformidades similares, o si podrían ocurrir potencialmente. El requisito de mejora continua se ha ampliado para abarcar la idoneidad y adecuación del SGC, así como su eficacia.

2) Implementación del Decreto 1443 del 31 de julio de 2014 Por el cual se dictan disposiciones

para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en el Proceso de Gestión Administrativa.

8. RESULTADOS DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA

INSTITUCIÓN.

La Oficina de Apoyo al Sistema Integrado de Gestión de Calidad realizó el seguimiento y revisión semestral a los mapas de riesgos por procesos y el institucional, en el mes de enero de 2016 y el mes de julio de 2016 con los responsables de cada proceso, se actualizaron los controles preventivos y correctivas por proceso y se verifico el cumplimiento de las acciones preventivas y en el proceso de docencia se replanteo la descripción de los riesgos. Se reclasificaron algunos riesgos existentes, determinándose dos (2) riesgos Institucionales, generándose una reducción de los riesgos Institucionales por cuanto a Octubre de 2015 se tenían 5 riesgos Institucionales, lo que demuestra efectividad en los controles preventivos y correctivos establecidos, así como en las acciones preventivas desarrolladas.

Mapa de Riesgo Institucional

Sobre los dos riesgos Institucionales en los procesos de Investigación e Infraestructura y Logística (Biblioteca) se implementaron acciones correctivas, de la cuales una (1) se encuentra cerrada eficazmente y otra en trámite como se evidencia a continuación:

Baja visibilidad de la

producion intelectual

de la institucion

x Insuficiente personal idoneo para

el soporte administrativo del RI-

UTS.

Falta de idoneidad de los

publicadores

Imposibilidad de

publicar los

contenidos

intelectuales.

Afectación d e lo s

indicadores de

producción

intelectual.

Pérd id a d e

visibilidad

institucional ante la

CONTROLES PREVENTIVOS:

Requerir a la alta direccion la

designacion de un adminstrador

idoneo para el repositorio

institucional.

Verif icar los perf iles de los

publicadores en los programas y

dependencias que tengan

coleccion en el repositorio

institucional.

CONTROLES CORRECTIVOS:

No aplica

Capacitacion a los publicadores sobre el

proceso de la publicacion de un recurso

intelectual

Oficina de

Investigaciones

Perdida de material

bibliográfico d e ntro

del áre a d e

circulación y

présta mo

x Las personas encargadas del áre a d e circula ción y p résta mo no

realizan el registro de los libros.

No se realizan inventarios

semestrales.

Falta de depuración e n la

información d e l e stud ia nte .

El control del Sistema de

Seguridad - Sensibilizador no

funciona.

Carencia de material

bibliográfico .

Sanciones para los

responsables de los

inventarios.

Controles preventivos

Ficha de prèsta mo , Re g istro d e

perdida y hurto .

Cumplimiento del Reglamento de

Biblioteca.

Controles Correctivos:

Realizar una verif icación a nua l a l

inventario.

Reducir

Hacer el inventario semestral de fondos

bibliogràfico s.

Realizar controles sorpresivos y aleatorios en

el présta mo d e ma te ria l b ib lio g ráfico ,

verif icando si el tex to prestado ha sido

registrado en el sistema. En caso contrario, se

realizará una a cción d e me jo ra co n la p e rso na

que efectuó e l p résta mo .

Implementar el bloqueo de los estudiantes

infractores en el sistema acadèmico p a ra

graduarse y matricularse.

Técnico

Administrativo

Grupo de Recursos

de Información

para la Enseña nza

y el Aprendizaje

CONTROLES

EXISTENTES ACCIONES PREVENTIVAS RESPONSABLE RIESGO

INTE

RN

O

EXTE

RN

O

CAUSAS CONSECUENCIAS

49

La acción correctiva implementada al riesgo del proceso de Investigaciones se encuentra en trámite por cuanto se está gestionando la compra de un software anti plagió con su respectiva licencia como parte integral de un proyecto de investigación para garantizar la confiabilidad del material científico de docentes y estudiantes. Otro aspecto importante a resaltar en la Gestión de los Riesgos Institucionales es la implementación de la Guía de Administración del riesgo de las Unidades Tecnológicas de Santander, conforme a los Lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública, a las políticas de modernización del Estado y la necesidad de Administrar de manera optimizada los riesgos de las Instituciones Públicas. Las Unidades Tecnológicas de Santander implementará la guía para la administración del riesgo y la formulación del mapa de riesgos administrativos, establecido en la Norma Técnica Colombiana “NTC 3100”, el “Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI- 2014”, la “Guía Metodológica del Departamento Administrativo de la Función Pública”, el Articulo 73 de la Ley 1474 de 2011, Decreto Nacional 124 de 2016. La Guía de Administración del Riesgo de las Unidades Tecnológicas de Santander, establece la metodología para la formulación efectiva del Mapa de Riesgos Institucional, por Proceso y de Anticorrupción, y en ella se contempla las actividades de: Análisis Estratégico de los riesgos potenciales de las Unidades Tecnológicas de Santander, identificación de riesgos, el análisis de los mismos su respectiva valoración y la consolidación del Mapa formulado. Por lo anterior la Oficina de Soporte SIGUTS procederá en el mes de Diciembre de 2016 a realizar la actualización de los mapas de riesgos por proceso y el Institucional, conforme a la Nueva Guía de Administración del Riesgo de las Unidades Tecnológicas de Santander. 9. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

La mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, identificó las siguientes acciones de mejora relacionados con la autoevaluación:

Hacer más efectivos los canales de comunicación interna.

Revisar y actualizar con los líderes de los procesos los indicadores de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, generando una real medición del desempeño de los procesos que conciba información más relevante para la toma de decisiones.

Incluir en las actividades de inducción para todos los cargos, el Sistema Integrado de Gestión.

ORIGEN DESCRIPCION NO CONFORMIDAD PROCESO ESTADO FECHA DE

CIERRE

Riesgo

Institucional

Baja Visibil idad de la produccion

intelectual

Gestion del

Conocimento En tramite

Riesgo

Institucional

Perdida de material Bibliografico

dentro del area de circulacion y

prestamo

Infraestructura -

Biblioteca Cerrada 02/09/2016

50

Generar acciones para asegurar la vigencia del Normograma institucional articulado con los procesos.

10. CONCLUSIONES DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad de las Unidades Tecnológicas de Santander: ES CONVENIENTE: Porque existe coherencia de la misión y visión institucional con los objetivos de los procesos, la política y objetivos de calidad y los indicadores de gestión. Porque los resultados de auditoría son útiles para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continúo del servicio. ES ADECUADO: Porque los resultados del Sistema son útiles para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continúo del servicio y en la generación de valor agregado. ES EFICAZ: porque permite el logro de los objetivos planteados. ES EFICIENTE: porque permite la optimización de los recursos en cada una de las actividades identificadas en el SIG.

ES EFECTIVO: Por el impacto positivo en la comunidad académica y en el entorno.

11. PLAN DE ACCIÓN FINAL DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Realizar a partir del segundo semestre de 2017, el proceso de transición del Sistema de Gestión de la Calidad de las UTS de la norma ISO 9001:2008 a la norma ISO 9001:2015. Responsable: Representante de la Dirección y Soporte SIGUTS

Realizar en el primer semestre de 2017, las Auditorías Internas de calidad que involucre la

revisión de los 18 procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de las UTS, contratándose personal idóneo y calificado para tal fin, conforme a lo dispuesto en el procedimiento P-SS-05 y en la Norma NTC ISO 19011:2012. Responsable: Representante de la Dirección

Realizar en el primer semestre del 2017 el seguimiento y verificación del cierre efectivo de las acciones correctivas y preventivas que se encuentran en trámite. Responsable: Representante de la Dirección y Soporte SIGUTS.

Gestionar la contratación antes del 2 de Julio de 2016 de la Auditoria de Seguimiento por parte de ICONTEC INTERNACIONAL, con el fin de lograr la renovación de los certificados de calidad NTCGP 1000:2009 E ISO 9001:2008. Responsable: Representante de la Dirección

Revisar con prioridad los resultados de las PQRS, analizar las causas del incremento, implementar planes y monitorear las acciones de mejora a través de la aplicación de

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acciones correctivas y preventivas a que haya lugar con los responsables de los procesos. Responsable: Representante de la Dirección y Soporte SIGUTS.

informe de revisiÓn por la direcciÓn –segundo …

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