revista contabilidad general
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Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Extensión Mérida
Escuela de Ingeniería Eléctrica.
Integrante:
Carlos Pérez
C.I. 16.444.934
Mérida, Junio de 2014.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION. .................................................................... 4
LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS EN VENEZUELA ........................... 5
Tipos de libros de contabilidad o libros contables: ............................................................ 5
- Libro Diario: ............................................................................................................................. 5
- Libro Mayor: ............................................................................................................................ 5
- Libro de Inventario y Balance: ........................................................................................... 5
- Libro Auxiliar: ......................................................................................................................... 5
- Libro de Compra y Venta ..................................................................................................... 5
- Libro de Accionistas ............................................................................................................. 5
- Libro de Actas de la Asamblea: ......................................................................................... 6
- Libro de actas de la Junta Directiva: .............................................................................. 6
- Libro de Socios: ...................................................................................................................... 6
- Libro de Actas de la Administración: .............................................................................. 6
- Libro de Actas de las Asambleas. ..................................................................................... 6
AJUSTES CONTABLES .............................................................. 6
Ajustes de Gastos. ....................................................................................................................... 7
Gastos devengados: .......................................................................................................... 7
Gastos pagados por anticipado: .................................................................................... 7
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, .................... 7
Interés Acumulado. .......................................................................................................... 8
Ajustes de Ingresos. ....................................................................................................... 8
Ajustes de Ingresos. ................................................................................................................... 8
Otros Ajustes. ............................................................................................................................... 8
Balanza de comprobación ajustada. ............................................................................. 8
Ajustes por Inflación. ..................................................................................................... 9
BALANCE DE COMPROBACIÓN ..................................................... 9
Propósito del balance de prueba o comprobación. ............................................................. 10
Estructura del Balance de prueba o comprobación ........................................................... 11
Balance de comprobación por suma. ...................................................................................... 12
Balance de Comprobación por saldos. .................................................................................... 12
HOJA DE TRABAJO ............................................................... 13
Objetivo. ........................................................................................................................................ 13
Estructura de una hoja de trabajo ........................................................................................ 13
El Proceso de Ajuste y Cierre ................................................................................................. 14
La hoja de trabajo y los asientos de ajuste........................................................................ 14
La hoja de trabajo y los asientos de cierre ........................................................................ 15
EJEMPLOS: ......................................................................... 15
LIBRO DIARIO ........................................................................................................................... 15
LIBRO MAYOR ............................................................................................................................ 16
BALANCE DE COMPROBACION ............................................................................................ 17
HOJA DE TRABAJO ................................................................................................................. 18
INTRODUCCION.
En nuestra revista trataremos temas
contables como lo es el balance de
comprobación, que es un informe en donde se
presenta el resumen delos movimientos de
cuentas habidos en el Diario y pasados al
Mayor, en el cual se expone la situación
económica de la empresa en un momento
dado. Este documento es importante porque
permite comprobar el equilibrio de los saldos
registrados en los libros Diario y Mayor y
porque a partir de éste se preparan los
estados financieros fundamentales como son
el Balance General y el Estado de Resultados
sin errores; aunque esto es sólo una prueba
de exactitud del equilibrio de la ecuación
patrimonial. Las sumas iguales en un Balance
de Comprobación no son una garantía de que
las cifras sean exactas, ni de que las cuentas
manejadas sean las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos
e igualdad en los saldos deudores ya creedores. Es la demostración de haber
respectado la Teoría del Cargo y Abono.
Del mismo modo, se dará a conocer la hoja de trabajo, y cómo está conformado, es
importante saber esto porque es lo que utiliza el contador para reducir toda la
información contable de las ocupaciones hechas por la empresa durante un periodo
definido. Se empleara un dibujo donde expresa la estructura de la hoja de trabajo, y
también se explicara lo que se ubica en cada columna del dibujo anteriormente
nombrado. La importancia de la hoja de trabajo es su correcta elaboración que
indicara un adecuado registro además de la veracidad que presente en los estados
financieros elaborados, las partes que conforman la hoja de trabajo son el
encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un balance general es un documento
contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada
y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son encabezado cuerpo y
firmas.
LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS EN VENEZUELA
Los libros de contabilidad obligatorios
en Venezuela, están descritos en el
Código de Comercio de Venezuela, que
en su artículo 32 establece, que todos
los comerciantes deben llevar su
contabilidad en idioma castellano, la
cual comprenderá obligatoriamente, el
libro diario, el libro mayor y el libro de
Inventarios, y los libros auxiliares que
estime conveniente utilizar.
Tipos de libros de contabilidad o
libros contables:
- Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las
operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se
llaman asiento.
- Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de
activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que aparecen
en el libro diario.
- Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto
muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su comercio y
también refleja la situación del patrimonio de la empresa.
- Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.
- Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de todas las
compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
También el Código de Comercio de Venezuela en su artículo 260, hace referencia,
que adicionalmente los administradores de la compañía deben llevar:
- Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los
accionistas, como la cantidad de acciones que posea.
- Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos todas las asambleas
tanto ordinarias como extraordinarias.
- Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios
administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones tengan
validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se deciden por
mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa.
Las compañías de responsabilidad limitada, además de los libros indicados para todos
los comerciantes, deben llevar según el artículo 328:
- Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de los
socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las cesiones
efectuadas, incluso por vía de remate.
- Libro de Actas de la Administración: se utiliza cuando la administración de la
compañía está a cargo de más de una persona.
- Libro de Actas de las Asambleas.
Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la responsabilidad de
los administradores.
AJUSTES CONTABLES
Todo lo que suceda en el negocio debe
registrarse en el sistema contable, para
que el diario y el mayor contengan un
historial completo de todas las operaciones
mercantiles del periodo. Si no se ha
registrado una operación o transacción, los
saldos de las cuentas no mostrarán la cifra
correcta al final de periodo contable.
Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste.
Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de
resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es un
asiento de ajuste.
Ajustes de Gastos. Todos los
asientos de ajuste relacionados con
gastos acumulados pendientes de pago
y gastos que al pagarse fueron
registrados como activo, requieren un
cargo a una cuenta de gasto y un abono
a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tres tipos
de ajustes de gasto:
Gastos devengados: muchos
negocios incurren en ciertos gastos del
periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van
acumulando se llaman gastos devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un
activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es
un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más
periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya
incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el
cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y
que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se
puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto
cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para
anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para
bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una
cuenta del balance general.
Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil,
mediante el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el
costo de un activo fijo, con la excepción de terrenos, a lo largo de su vida útil
estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como
depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su
vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la
cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado. El interés que se carga en préstamos a corto plazo
(30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se
va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada más
el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo.
Ajustes de Ingresos. Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes
de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos,
ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o
pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el último
día del periodo contable.
Ajustes de Ingresos.
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.
Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen
se convertirán en ingresos.
Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del
cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos
ingresos que se han devengado pero que aún no se han recibido o registrado se
llaman ingresos devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de
efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de
clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de
pasivo al momento en que se recibe el pago. Cuando se usa una cuenta de resultados
para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una cuenta de ingresos
para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta de
pasivo.
Otros Ajustes.
Balanza de comprobación ajustada. Después de anotar en el diario los
asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de
comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de
preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por Inflación. El actualizar los estados financieros surge de la
necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de
una empresa y conocer hasta qué punto se han visto afectadas por la
inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el
transcurso del tiempo. Los ajustes que más se realizan en las empresas son
en las siguientes partidas:
Inventarios
Activos Fijos
Depreciación de activos fijos
Capital contable
Para ajustar los activos fijos por inflación,
al igual que en los inventarios, se requiere
del factor de ajuste. Una vez obtenido el
factor, se le aplica al valor histórico. El
ajuste se hará cargando a la cuenta del
activo fijo y acreditando a la cuenta de
exceso o insuficiencia de capital. La
depreciación acumulada es la contrapartida
del activo fijo por lo tanto debe mostrar un
saldo que este valuado con pesos del mismo
poder adquisitivo que el activo fijo.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Es el documento que se elabora para verificar si todos los cargos y abonos de los
asientos del diario principal han sido registrados en el libro mayor principal,
respetando el principio de la partida doble. Es el listado que resume los saldos de las
cuentas utilizadas en el Libro Mayor para verificar si los saldos deudores o
acreedores son iguales. Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista
de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un
momento determinado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su
presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente. Un balance
de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista
del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una
de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen
básico de un estado financiero
Propósito del balance de prueba o comprobación.
El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en
un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de
preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar
que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance de
sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa.
Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le
anotó dicho pago a otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la
práctica.
Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le permite
hacerse una idea sobre la situación de su empresa, y las operaciones realizadas en el
periodo. Se les denomina también Balances de Comprobación. El objetivo final de
este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad.
Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la
contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y
habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá
correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada. La revisión de las fichas
de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la
garantía de que todo está en orden. A diferencia del Balance final, el balance de
comprobación de sumas y saldos no requiere de periodicidad contable, del cálculo del
resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración. La
elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización delas sumas
de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso
siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber).
Por último, las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance
Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario para el
empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer con precisión el
estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la
elaboración de las cuentas anuales.
Estructura del Balance de prueba o comprobación
El balance de comprobación debe contener los siguientes datos:
1. Nombre de la empresa.
2. Frase “Balance de comprobación”
3. Período o fecha de presentación.
4. Folio del Mayor de cada cuenta.
5. Nombre de la cuenta.
6. Movimiento deudor y/o acreedor de las cuentas (en este balance sólo deben
aparecer las cuentas que tienen saldo diferente de cero “0”)
Para la elaboración del balance de comprobación se siguen los siguientes pasos:
1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como
en el Haber.
2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por
diferencia entre él Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En
caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el
Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe.
3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.
Si al elaborar el balance de comprobación, las sumas de las columnas del Debe y el
Haber no son iguales, es probable que ello se deba a cualquiera de las siguientes
causas:
Error en la suma de una o ambas columnas del balance.
Error en la suma de los movimientos de alguna cuenta en el Libro Mayor.
Haber cargado o abonado en las cuentas del Mayor una cantidad distinta de
la registrada en el Libro Diario.
Haber omitido, en el Libro Mayor, el registro de un cargo o un abono de uno o
varios asientos del Libro Diario.
Haber registrado en el Libro Diario un asiento sin considerar el equilibrio del
cargo y del abono.
Estos errores se pueden detectar con facilidad por medio del balance de
comprobación. Sin embargo, puede haber otros que no sea posible descubrir por
medio de éste, por ejemplo:
Haber omitido en el Libro Mayor el traslado completo de un asiento de
diario.
Haber repetido en el Libro Mayor el traslado de un asiento completo de
diario.
Haber cargado a una cuenta en lugar de otra.
Haber cargado a una cuenta en lugar de otra.
Estos cuatro errores no alteran la igualdad entre las sumas del debe y el haber del
Balance de comprobación. Por lo tanto, este balance no es una garantía absoluta de la
exactitud en el manejo de las cuentas del Mayor. Si el balance de comprobación
cuadra, ello sólo indica que se ha respetado la teoría del cargo y del abono en los
traslados a las cuentas del Libro Mayor. Pero no por ello el referido balance deja de
ser un instrumento contable importante, ya que representa el único estado que
muestra el resumen de los saldos de todas las cuentas del Libro Mayor.
Balance de comprobación por suma.
Se forma con el total de las sumas de las columnas del Debe y el total de las sumas
de las columnas del Haber de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro
Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de
Comprobación (Debe y Haber) se totalizarán y, tanto la columna del Debe como la
columna del Haber deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada
cuenta en el periodo analizado.
Balance de Comprobación por saldos.
Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se
registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en
el Debe si es un saldo Deudor o en el Haber si es un saldo Acreedor. Representa el
estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.
HOJA DE TRABAJO
Es un documento contable de carácter
interno propiedad del contador público
elaborada con la finalidad de ajustar los
saldos de las cuentas de mayor, para que
estos presenten información real, base
para preparar y presentar estados
financieros útiles, confiables y oportunos,
necesarios para la toma de decisiones.
Objetivo.
La hoja de trabajo se realiza para
verificar la exactitud de los registros
contables, hacer las correcciones
necesarias, llevar a cabo los ajustes
correspondientes y ordenar la información
para presentar los estados financieros.
Estructura de una hoja de trabajo
Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de
columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad
económica a la cual se dedique:
A. Parte superior, donde se colocará el nombre de la empresa, la fecha de cierre
del período contable.
B. Parte inferior o cuerpo de la hoja de trabajo, constituida por las siguientes
columnas:
1. Una columna para el número de la cuenta
2. Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta
3. Dos columnas para los saldos del balance de comprobación (una para el
saldo deudor y otro para el saldo acreedor.
4. Dos columnas para los ajustes (una para el debe y otra para el haber)
5. Dos columnas para el balance de comprobación ajustado, donde se
registrarán las cantidades de dinero respectivas tomando en cuenta a los
ajustes (una para el débito
6. y otra para el crédito)
7. Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para los gastos y una
para las rentas)
8. Dos columnas para las
ganancias o para las pérdidas retenidas (una
para el debe y otra para el haber)
9. Dos columnas para el balance
general (una para el activo y otra para el
pasivo).
El Proceso de Ajuste y Cierre
Tal como se mencionó anteriormente, la hoja
de trabajo es una herramienta para el
contador y no está destinada a la
administración ni a fines de publicación. Sin
embargo, tan pronto como se termina, el
contador la utiliza para preparar el estado
de resulta dos y el balance general que se entregan al administrador. Para poder
hacer esto, el contador reagrupa las partidas que aparecen en las columnas de la
hoja de trabajo tituladas "estado de ganancias y pérdidas", si desea elaborar un
estado de resultados formal; si desea elaborar un balance general formal, reagrupa
las partidas que aparecen en las columnas "balance general".
La hoja de trabajo y los asientos de ajuste
El hecho de que se registren los ajustes en las columnas de ajustes de la hoja de
trabajo no implica que tales movimientos afecten a las cuentas del libro mayor. Por
lo tanto, una vez que se ha terminado la hoja de trabajo y los estados financieros,
los asientos de ajuste, deben registrarse en el diario general, para luego pasarse al
libro mayor. Lo anterior no significa que la hoja de trabajo no simplifique este
trabajo, ya que sus columnas de ajustes proporcionan la información necesaria para
correr estos asientos, necesitándose únicamente contabilizar en los libros un
asiento por cada ajuste que aparezca en las columnas.
La hoja de trabajo y los asientos de cierre
La hoja de trabajo, además de servir para registrar los asientos de ajuste, se utiliza
también como fuente de información para los asientos de cierre, los cuales sirven
para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas
cuentas, sus saldos se transfieren a otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero).
Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general a las cuentas
respectivas del libro mayor
EJEMPLOS:
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE COMPROBACION
HOJA DE TRABAJO