Lastensuojelun dokumentointi ja sen kehittäminen osana

Kansa-koulu-hankettaValtakunnalliset lastensuojelupäivät 28.9.2016

Riikka RantanenKehittäjäsosiaalityöntekijä, aluekoordinaattori

Jyväskylän kaupunki & Keski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Rahoittaja:

28.9.2016 2

Sisältö• Kansa-koulu-hanke• Jyväskylän pilottitoiminta• Kirjaamisvalmentajien valmennus• Lastensuojelun dokumentoinnin haasteet ja

mahdollisuudet tulevaisuudessa

28.9.2016 3

Kansa-koulu-hanke• Kansa-koulu-hanke on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain

toimeenpanohanke• Hanke toteutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa

hyödyntäen ajalla 1.8.2015-30.6.2018• Hanketta hallinnoi Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy

Socom• Jokaisessa sosiaalialan osaamiskeskuksessa toimii hankkeen

aluekoordinaattori

• Hankkeen rahoittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos• Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta

kehittämiskokonaisuudesta• Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano• Kirjaamisosaamisen kehittäminen

28.9.2016 4

Kansa-koulu-hanke osana sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämistä• Sosiaalialan työn edellytyksenä on hyödynnettävä asiakastieto siellä, missä

asiakasta palvellaan• Sosiaalialan tiedonhallinnan kansallinen kehittämistyö tähtää sosiaali- ja

terveydenhuollon yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin • Kanta-palvelut myös sosiaalihuoltoon => asiakastiedot ammattihenkilöiden

käyttöön• Omakanta laajenee vastaamaan sosiaalihuollon tarpeita => asiakastiedot myös

asiakkaan käyttöön

• Kansa-koulu-hanke tukee sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautumista • Kirjaamisvalmennuksella yhdenmukaistetaan sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjä

ja parannetaan asiakastiedon hyödynnettävyyttä• Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksen käyttöönotolla ja kansallisten

luokitusten sekä asiakirjarakenteiden käytöllä vahvistetaan rakenteisuutta asiakastietojärjestelmissä

28.9.2016 5

Hankkeen toimenpiteet1. Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano • TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto • TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen • TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen

2. Kirjaamisosaamisen kehittäminen • TP 4 Kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottaminen • TP 5 Kirjaamisvalmentajien valmennus • TP 6 Kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus

28.9.2016 6

Toiminta- ja tietomääritysten kehittämiskokonaisuuden pilotit• Kehittämiskokonaisuuteen on valittu 7 pilottia

• Lastensuojelu: • Jyväskylä ja Turku, Effica YPH• Vaasa, Abilita

• Lapsiperheiden palvelut: Eksote ja Päijät-Hämeen maakunta, Effica YPH

• Omaishoidon tuki: Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä, Pegasos• Koko palvelutehtäväluokitus: Oulunkaaren kuntayhtymä, Pro

Consona, Effica Kotihoito• Pilotit ovat käynnistyneet helmikuussa 2016 ja päättyvät:

• Turku 12/16• Jyväskylä, Eksote, Vaasa ja Ylä-Savon SOTE 2/17• Oulunkaari ja Päijät-Hämeen maakunta 4/17

28.9.2016 7

Pilotoinnin vaiheet ja tehtävät• Kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen nykytila

ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat

• Selvitetään, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen vaatimukset

• Suunnitellaan toiminnalliset ja asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset

• Viedään palvelutehtäväluokitus asiakastietojärjestelmään• Määritellään käyttöoikeudet palvelutehtävien, työtehtävien ja tulevan

THL:n määräyksen mukaisesti• Muodostetaan sosiaalihuollon henkilörekisteri asiakasasiakirjalain

edellyttämällä tavalla

28.9.2016 8

Nykytilan kartoituksen työkalu• Asiakastietojen tallentamisen nykytilasta kerättyä tietoa voidaan

hyödyntää suunniteltaessa toiminnallista ja dokumentointiin liittyvää kehittämistä

• Nykytilan kartoituksen työkalu on kehitetty yhteistyössä pilottien kanssa • Työkalun avulla on tarkoitus

• Listata nyt käytettävät ja tallennettavat asiakasasiakirjat• Selvittää, missä prosessivaiheessa ja palvelutehtävässä tietty asiakasasiakirja

laaditaan• Selvittää onko käytössä itse laadittuja asiakasasiakirjoja • Nostaa esille mikäli jotain valtakunnallisesti määriteltyä asiakasasiakirjaa ei

käytetä

• Työkalu ja käyttöohje julkaistaan Kansa-koulu-hankkeen nettisivuilla syksyn 2016 aikana

28.9.2016 9

Jyväskylän lastensuojelun pilotti• Pilotissa mukana koko lastensuojelun

palvelutehtävä

Toimialajohtaja Kati KallimoSosiaalipalvelut

Palvelujohtaja Ulla Kuittu

LastensuojeluPalvelupäällikkö Anne Seppälä

Avohuollon sosiaalityö

Sijais- ja jälkihuollon sosiaalityö

Mattilan perhetukikoti Avopalvelut

Keski-Suomen Sijaishuolto-

yksikkö

Sosiaali-päivystys-

yksikkö

Hovilan nuorisokoti

Lotilan nuorisokoti

Myllyjärven nuorisokoti

Palokan nuorisokoti

28.9.2016 10

Palvelutehtävät• Palvelutehtävät ovat sosiaalihuollon palveluiden

kokonaisuus • Palvelutehtävä on laissa tai asetuksessa kunnalle

annettu tehtävä sosiaalipalveluiden ja niihin liittyvän taloudellisen tuen järjestämiseksi • Palvelutehtäväluokitus on tarkoitettu käytettäväksi

asiakastietojärjestelmissä kuvaamaan sitä palvelutehtävää, jonka järjestämisen yhteydessä asiakirja on syntynyt

28.9.2016 11

Jyväskylän pilotin nykytila ja tavoitteet• Nykytila:

• Määrämuotoista kirjaamista hyödynnetty jo paljon, mutta kirjaamiskäytännöt silti vaihtelevia sekä yksiköiden kesken että niiden sisällä

• Itse laadittuja asiakasasiakirjapohjia käytössä• Samasta asiakasasiakirjasta on käytössä erilaisia pohjia• Asiakaskertomustekstit usein pitkiä

• Tavoitteet:• Kansallisten määritysten testaaminen osana toimintaa ja

tietojärjestelmää• Toimintatapojen ja kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen ja

yhtenäistäminen

28.9.2016 12

Pilotin toimenpiteet ja jatkosuunnitelma• Asiakastietojärjestelmään tehtiin 1.9. alkaen uuden

palvelutehtäväluokituksen mukaisia muutoksia lastensuojelun palvelutehtävän sisällä

• Samalla otettiin käyttöön uudenlainen asiakaskertomuksen komponentti, joka jäsentää lastensuojelun asiakaskertomuksen laatimista ja mahdollistaa eri asiakirjojen kytkemisen selkeämmin osaksi lastensuojelun prosessin eri vaiheita

• Asiakastietojärjestelmään tehdyt muutokset tukevat myös sitä tavoitetta, että dokumentointia tehtäisiin mahdollisimman ajantasaisesti ja tiiviisti

• Yhteisten asiakasasiakirjojen tietosisältöjen yhtenäistäminen sekä kansallisten määritysten mukaisten asiakasasiakirjojen laatiminen ja testaaminen on parhaillaan käynnissä

28.9.2016 13

Mitä pilottien jälkeen?• Kootaan pilottien havainnot ja kokemukset 1-

4/2017• Laaditaan toimintamalleja, - ohjeita, -oppaita tms.

palvelutehtäväluokituksen ja asiakasasiakirjarakenteiden käyttöönottoon ja prosessikuvausten yhtenäistämiseen 1-5/2017• Levitetään piloteista saatua tietoa aluekierroksella

keväällä 2017

28.9.2016 14

Kirjaamisvalmentajien valmennus• Valmentajavalmennukset toteutetaan kahdessa vaiheessa

• 1. vaihe: sosiaalitoimistot, lastensuojeluyksiköt, perheoikeudelliset palvelut, työllistymispalvelut, kasvatus- ja perheneuvonta: 9/16 – 4/17

• 2. vaihe: kotihoito, asumispalvelut, erityishuoltopiirit, päivätoiminnan yksiköt, päihdehuolto: 9 – 12/17

• Lähikoulutuksen kesto yhteensä 4 työpäivää kahden viikon välein• Valmentajavalmennukseen liittyy ennakko- ja välitehtäviä

• Kirjaamisvalmennuksen materiaalit tallennetaan Moodleen• Kirjaamisvalmentajat kouluttavat omien organisaatioidensa

työntekijöille määrämuotoista kirjaamista Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattorien tuella

Kirjaamisvalmentajien valmennuksenkokonaisuus

15Hanna Lohijoki 22.9.2016

1. päivä:• Kirjaamisvalmentajien valmennuksen ja Kansa-

koulu-hankkeen esittely• Sosiaalihuollon kirjaamisen perusperiaatteet• Kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys• Määrämuotoinen kirjaaminen• Sosiaalipalvelujen luokitus ja sosiaalihuollon

asiakastietomalli

3. päivä:• Kirjaamisen käytännöt• Kirjaamisen erityispiirteet sosiaalihuollon

palvelutehtävissä• Kieli sosiaalihuollon kirjauksissa• Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto• Kansa-hanke ja sosiaalihuollon Kanta-palvelut• Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen

kokonaisarkkitehtuuri

4. päivä:• Koulutuskokonaisuuden yhteenveto• Kirjaamisvalmennusten järjestäminen• Kirjaamisosaamisen jalkauttaminen ja

motivointi • Palautekeskustelu

2. päivä:• Asiakasasiakirjalaki: asiakastietojen

kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä ja kirjattavat asiakastiedot

• Sosiaalihuollon asiakastietomallin ja luokitusten käyttö

• Tietosuoja • Tietoturva• Osallistava kirjaaminen

28.9.2016 16

Mitä kirjaamisvalmentajien valmennuksen jälkeen?• Käynnistyy kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus• Kirjaamisvalmentajat järjestävät kirjaamiskoulutukset omissa

organisaatioissaan• Organisaatiot päättävät, miten laajat kirjaamiskoulutukset

henkilöstölleen järjestävät• Hanketyöntekijät suunnittelevat kaksi vaihtoehtoista valmennuskokonaisuutta

a) kaksi puolikasta päivää tai b) kaksi kokonaista päivää.

• Hankkeen aluekoordinaattorit ovat kirjaamisvalmentajien tukena• Kirjaamisvalmentajista muodostuu alueellinen verkosto, joka tukee

kirjaamisosaamisen ylläpitoa ja edelleen kehittämistä hankeajan jälkeen

28.9.2016 17

Tulevaisuuden näkökulmia lastensuojelun dokumentointiin• Määrämuotoisuus yhdenmukaistaa kirjaamista lastensuojelussa

sekä parantaa tiedon laatua ja löydettävyyttä• Määrämuotoisuus ei poista valinnanvapautta

• Vain osa asiakasasiakirjarakenteiden tietosisällöistä on määritelty valtakunnallisesti pakollisiksi

• Näiden lisäksi myös organisaatiot voivat määritellä pakollisia kirjattavia tietoja

• Lopullisen valinnan kirjattavista asioista tekee aina työntekijä • Määrämuotoiseen kirjaamiseen siirtyminen lisää kirjaamisen

asiakaslähtöisyyttä ja jäsentää asiakkuusprosessia• Haasteina lastensuojelussa mm. asiakastyön resurssointi ja

asiakaslähtöistä kirjaamista tukevien välineiden saatavuus

28.9.2016 18

Tulevaisuuden näkökulmia lastensuojelun dokumentointiin• Kirjaaminen on muutoksessa ja jatkossa myös

lastensuojelun kirjaukset tulevat asiakkaan luettaviksi Kanta-palveluihin• Asiakkaat tulevat seuraamaan ja lukemaan heitä

koskevia kirjauksia tulevaisuudessa entistä ajantasaisemmin• Jo nyt on tärkeä muistaa kirjata aina siten, että

kirjoittaessa ajatellaan asiakas tekstin lukijaksi

28.9.2016 19

Lisätietoja: www.socom.fi/kansa-koulu• Keski-Suomen aluekoordinaattori

Riikka RantanenKeski-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Koskeriikka.rantanen@jkl.fi 050 442 4104

• HankejohtajaMaarit Hiltunen-TouraKaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socommaarit.hiltunen-toura@socom.fi044 748 5305

• Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntijaToiminta- ja tietomääritysten toimeenpanoTeppo Taskinenc/o Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISOteppo.taskinen@socom.fi040 717 0314

• Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntijaKirjaamisosaamisen kehittäminenHanna Lohijoki c/o Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Vassohanna.lohijoki@socom.fi050 467 0905