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Quick Tips I – SAP Business One

Publicado por hakanconsulting.pe el 07/12/2015 - Dar Click para verlo Virtual

Quick Tips I en SAP Business One ¿Se ha preguntado si su empresa esta explotando todo la funcionalidad que otorga SAP Business One? En esta segunda

entrega, continuaremos con algunos tips u opciones que tal vez desconocía que se podían realizar en su ERP.

1.- Ultimos Precios

Sabías que con CTRL-TAB en el campo precio del detalle de un formulario de ventas/Compras puedes ver los últimos

precios de ese artículo.

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2.- Barra de Estado

¿Sabias para qué sirve la barra de estados que está al lado derecho inferior de tu pantalla SAP?

Por ejemplo tú podrías desplazar 4 campos del maestro de proveedores sin soltar el mouse y ponerlos en esa barra.

Y después en cada formulario de ventas y/o compras, en donde coloques a este proveedor, podrás ver estos mismos

campos actualizados. Por ejemplo nosotros arrastramos los campos: Saldo, Nombre Comercial, Agente de retención,

Correo de la empresa, y al utilizar este proveedor en el formulario de factura de compras se visualiza automáticamente

esos campos. ¿Que te imaginas que podrías aplicar con esta simple pero poderosa opción del SAP?


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3.- Cambiar Descripción

¿Has intentado cambiar la descripción de un artículo en el detalle de un formulario y el SAP BO no te ha dejado?. Esto se

debe a que por defecto el SAP BO no deja que cambies la descripción del articulo que viene desde su maestro.


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Intentamos por ejemplo cambiar la descripción del articulo en una

oferta de ventas y SAP arroja este error:

Este problema se resuelve con solo darle CTRL – TAB sobre la descripción y el SAP ya te permite pasar a la siguiente

columna.

4.- Presupuesto SAP BO

Sabías que el presupuesto de SAP ya no solo es por cuenta contable, ahora también lo puedes gestionar por centro de costo

o proyecto.

Por Centro de Costo:


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Por Proyecto:

Sabias también que es posible en los reportes de presupuesto incluir todas las “órdenes de compra/Requerimientos de

Compra” que aún están pendientes de facturar, con esto puedes visualizar lo real (lo que ya esta facturado), como el gasto

futuro (pendiente por facturar).

Real Vs Presupuestado


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(Real + Gasto Futuro) Vs Presupuestado

5.- Stock Negativo

¿Alguna vez te ha sucedido que has ingresado a un artículo y en la pestaña de inventario tienes stock negativo en algún

almacén?


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Esto se debe a que se ha configurado tu SAP para que permita eso. Para solucionar este problema existen algunas

alternativas, por ejemplo entrar a la opción parametrizaciones de documento y colocar que no se permita stock negativo

por “Almacén”.


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6.- Precio Bruto

Sabías que es posible ingresar en los detalles de los documentos el precio bruto directamente para que el SAP calcule

automáticamente el precio y el impuesto.

7.- Ayuda SAP BO

Sabías que dando Shif+F1 sobre cualquier campo de SAP, se despliega un comentario acerca de este campo.


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8.- Centro de Costo Obligatorio

Sabías que se puede obligar al SAP a que una cuenta no se contabilice si es que no se le coloca un centro de Costo. Para

esto, se tiene que hacer check en el campo del centro de costo para la cuenta contable en particular en el plan de cuentas.

Previamente se tiene que configurar en “Parametrizaciones Generales”, en la pestaña contabilidad de costos, la opción de

bloquear contabilización.

Y cada vez que se quiera contabilizar esa cuenta sin registrar un centro de costo dará un mensaje de error.


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9.- Activos Fijos

Sabías que ahora se puede cancelar toda la ejecución de una depreciación de un mes en el módulo de activos fijos solo con

dar click derecho Cancelar en la pantalla misma de “Ejecución Valorización”.


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Después de Cancelar, el SAP revierte todo el asiento originado por la depreciación.

10.- Acceso Rápido

Sabías que puedes definir teclas de “acceso rápido” para abrir las ventanas de uso más recuente de manera automática.


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Tenemos 11 Teclas de acceso rápido de la F2 a la F12, tienes que buscar el formulario de cualquier modulo y asignarle una

tecla.

Después de asignar una tecla a cada formulario se vera una lista de la siguiente manera:


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Después es simplemente que aprietes una tecla de F2 a la F12 para que automáticamente aparezca el formulario asignado.

11.- Grupo de Autorizaciones

Sabías que ahora puedes crear “Grupos de Autorizaciones”. Estos grupos tendrán acceso a una lista de formularios SAP que

tú definas para cada uno y estos mismos grupos podrán asociarse a cada usuario.

Puedes crear todos los grupos que necesites y cada uno lo puedes asociar a los usuarios que consideres necesario. Después

por cada grupo de autorizaciones formas los permisos a los formularios SAP que tu creas conveniente.


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12.- Log de Modificaciones

Sabías que en muchos de los formularios de SAP BO puedes saber toda la historia de ese documento, todas las

actualizaciones que sufrió, que campos se modificó, por quien y en qué fecha. Todo esto lo logras con la opción “Log de

Modificaciones”.


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Con esta opción puedes saber todas las modificaciones que ha sufrido tu documento en el tiempo.


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Podrías ver cada una de las instancias del formulario con solo hacer

doble clic sobre ella.

Por ejemplo en la instancia #2, vemos que en ese momento no se encontraba registrado ni la referencia del documento, ni

el descuento del producto. ¿Existe también el botón “Visualizar diferencias”, te invito a que lo pruebes, que te salió?

13.- Importe Impuesto

Sabías que puedes modificar el importe del impuesto que automáticamente te coloca el SAP en los documentos de compras

de tipo articulo. Hay ciertos casos que el impuesto te viene en una factura de tu proveedor no es la misma que coloca el

SAP, veamos.


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Se coloca la cantidad, el precio unitario y el SAP te calcula automáticamente el impuesto, que pasa si este impuesto es

distinto al que viene impreso en la factura de tu proveedor (el sistema de tu proveedor puede dar otro valor por un tema

de redondeo), en este caso solo tienes que entrar al campo del recuadro y cambiar el valor del impuesto.


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Ahora si el registro de tu factura coincide con el documento físico de tu proveedor.

14.- Antigüedad de Saldos

Sabías que ahora existe en el reporte de antigüedad de saldos un check (Visualizar Clientes con Saldo Cero) para visualizar

las cuentas por cobrar a una fecha determinada.


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Si ejecutamos este reporte “sin el Check” obtendremos todos los documentos contabilizados antes del 31/03/2015 y que

hasta el día de hoy (01/08/2015) estén sin cancelar. Si un documento ya se canceló por ejemplo en Junio el SAP no lo

mostrará.

Pero si ejecutamos el mismo reporte “con el Check” obtendremos todos los documentos contabilizados antes del

31/03/2015 pero que a esa misma fecha aún no se hubieran cancelados (Cuentas por cobrar a una fecha determinada).


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Es por eso que cuando ejecutamos el reporte “con el Check” obtenemos

un documento adicional que hasta el 31/03/2015 aún no se había cancelado. Este documento se había cancelado en Junio.

15.- Reserva de Articulo

Sabías que puedes reservar los artículos que se manejan como lotes desde la Orden de Venta (OC del Cliente). Desde este

formulario al darle CTRL – TAB sobre la cantidad se abre la pantalla para seleccionar el lote que queremos reservar para

esa orden de Venta.

De ahí seleccionamos los lotes que queremos reservar pasándolos del lado izquierdo al derecho.


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Si intentamos hacer una salida de estos lotes para otro cliente, el SAP arrojaría el siguiente mensaje:


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Nota: Así como esta pequeña lista de opciones, existen muchas mas que

usted podría aplicar a su SAP, ¿actualmente sabes de todas ellas?. Te invito a que te comuniques con nosotros y juntos

podamos explotar verdaderamente todo el potencial del SAP Business One.

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